51 JAWATANKUASA PELAKSANA MESYUARAT AGUNG PIBG KALI KE –51 TAHUN 2024 Bil Jawatankuasa Kecil Bidang Tugas 1. Urusetia En. Hasmizar Bin Ali Pn. Nur Diyanah Maisarah Binti Zazuki Cik Norjamilah Binti Saffie (Floor Manager) -Bertanggungjawab kepada pengerusi -Menyelaras semua AJK kecil -Menguruskan urusan protokol -Menyediakan anggaran perbelanjaan -Bertanggungjawab mengawal perjalanan majlis. -Menyelaras hubungan antara Jawatankuasa PA sistem, Multimedia, Persembahan, jurugambar serta semua yang terlibat 2. Sambutan & Perasmian Pn. Nur Fariza Binti Talib (K) Pn. Safurah Binti Mohd. Hanafiah Para Pentadbir Guru Kanan -Bertanggungjawab kepada urusetia -Mengenal pasti tetamu yang akan hadir yang terdiri daripada VVIP (perasmi), AJK PIBG (ibu bapa) dan waris Menentukan cara sambutan dan perasmian -Mengiringi tetamu ke tempat mesyuarat -Memastikan tetamu duduk ditempat yang disediakan iaitu VVIP berhadapan pentas -Menyambut AJK PIBG yang hadir dan meminta duduk dikerusi yang disediakan dibarisan hadapan. (merujuk kehadiran di bahagian pendaftaran) -Mendapatkan gong untuk perasmian Mesyuarat Agung PIBG. -Mendapatkan dan mengedarkan buku program kepada VVIP daripada JK Penyusunan Buku Program 3 Persiapan Pentas dan Backdrop Pn. Kalsom Binti Ismail (K) Pn. Amnah Binti Ab Hamid Pn. Azira Binti Razali Pn. Jayalalidha a/p Vesovalingam Pn. Lydia Jaira Kaur a/p Gurmikh Singh Pn. Nur Izza Aina Binti Mohd Ridza -Bertanggungjawab kepada urusetia -Membuat anggaran perbelanjaan -Menyediakan hiasan dan backdrop -Menjaga keceriaan dan kekemasan pentas -Menetapkan masa, tarikh untuk persiapan pentas -Mengemaskan pentas selepas mesyuarat
52 4. Jemputan VVIP & AJK PIBG Pn. Muliana Binti Udding (K) Setiausaha PIBG -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menghantar surat jemputan kepada VVIP dan AJK PIBG. -Memastikan dan memaklumkan kehadiran VVIP dan AJK PIBG -Memastikan bilangan tetamu VVIP dan AJK PIBG yang akan hadir -Memaklumkan kehadiran tetamu VVIP pada Mesyuarat Agung Tahunan kepada JK yang berkaitan 5. Pendaftaran Pn. Sakinah Binti Mohd Fadzil (K) Pn. Noraini Binti Lokma @ Lokman Pn. Nemei Parinie Binti Othman Pn. Hayati Binti Samsudin Pn. Goh Sze Ying Cik Kalaivani a/p Balaya -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menyediakan laptop atau borang untuk pendaftaran para guru dan waris (ikut tingkatan) -Menyediakan meja beralas dan tempat pendaftaran -Melebelkan meja untuk pendaftaran AJK PIBG dan waris penerima sumbangan. -Menyediakan senarai pendaftaran -Mendapatkan senarai nama AJK PIBG. -Mendapatkan senarai nama waris penerima sumbangan daripada JK Jemputan Penerima Sumbangan. -Menaip senarai kehadiran waris dan waris penerima sumbangan (diperoleh lebih awal daripada JK Jemputan Penerima Sumbangan) ke dalam komputer dan diserahkan kepada pencatat minit (salinan). -Mengedarkan bahan edaran kepada waris semasa pendaftaran -Memilih dan mencalonkan 4 AJK PIBG baru yang sesuai untuk mendapatkan sokongan 6. Penyiaran Maklumat & Penyediaan Bahan Tayangan Pn. Siti Asiah Binti Md Ishak (K) Pn. Nur ‘Izzah Binti Othman En. Khairul Amali Bin Zakaria -Menyediakan laptop & LCD di dewan -Memaparkan agenda mesyuarat sewaktu dibincangkan -Memaparkan keputusan undian AJK -Menayangkan aktiviti-aktiviti sekolah -Mendapatkan teks ucapan daripada JK ucaptama. -Menyelaras tayangan seiring dengan teks ucapan Tuan pengetua. -Menyediakan data keputusan peperiksaan SPM - 2022 dan STPM 2022. -Menyenaraikan nama Pelajar-Pelajar Terbaik serta gambar -Menyediakan gambar-gambar aktiviti sekolah dan menyiarkannya.
53 7. Penyusunan Buku Program Pn. Yogeswary a/p Sandra (K) Pn. Nadimah Binti Mohamed @ Sembok Pn. Norazian Binti Shariff Pn. Azlina Binti Muhammad Noor Pn. Simitha a/p Sugumaran En, Mohd Fadzli Bin Ahmad Shukri -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menyediakan buku program -Berbincang dengan tuan pengetua kandungan yang diperlukan dalam buku program -Memastikan buku program untuk tetamu khas disediakan (30 naskhah) dan diserahkan kpd JK Sambutan dan Perasmian -Memperbanyak buku program dan menyerahkannya kepada JK pendaftaran utk diedarkan kpd waris yang hadir mengikut jumlah kehadiran daripada JK jemputan. 8. Siaraya En. Ahmad Mazini Bin Isahak (K) En. Saifulafindi Bin Sulaiman -Bertanggungjawab kepada urusetia -Memastikan pembesar suara berkeadaan baik -Memastikan sistem siaraya disediakan sebelum mesyuarat bermula -Mengemas peralatan selepas mesyuarat -Menyediakan skrin untuk tayangan 9. Persiapan Tempat En. Syamsudin Bin Mohd Shahari (K) En. Muhammad Nor Khairuddin Bin Zakaria En. Md. Basri Bin Ahmed En. Pandiyan a/l Anbalagan Ustaz Azizi Bin Ibrahim -Bertanggungjawab kepada urusetia -Mendapatkan anggaran bilangan tetamu iaitu VVIP, AJK PIBG dan waris (penerima sumbangan dan bukan penerima sumbangan) -Menyediakan tempat duduk untuk tetamu -Melebelkan tempat duduk untuk para AJK PIBG dan ibu bapa. -Menyediakan tempat duduk & meja beralas untuk juruacara majlis, pencatat minit mesyuarat, meja penyampaian hadiah serta meja makanan (untuk edaran) -Menyediakan meja hadiah yang beralas -Melabel kerusi kedudukan penerima sumbangan mengikut pelan yang ditetapkan -Mengemas semula tempat duduk selepas mesyuarat tamat.
54 10. Pandu Penerima Sumbangan En. Liang Chee Seng (K) En. Syaiful Sazwan Bin Indra Jaya En. Mohd Ali Anapiaa Bin Abu Seman Pn. Norhayaty Binti Amran En. Tan Hua Siang -Bertanggungjawab terhadap urusetia -Mendapatkan senarai nama pelajar dan nama waris penerima sumbangan daripada JK jemputan penerima sumbangan. -Memberi taklimat pemakaian yang sesuai iaitu berpakaian sopan, kemas dan bersih kepada waris penerima sumbangan dgn memaklumkannya kepada penerima sumbangan. Pelajar perlu memakai uniform sekolah. -Mengambil dan memaklumkan kehadiran semua penerima sumbangan dan waris penerima sumbangan -Memastikan waris hadir dan duduk bersama-sama penerima sumbangan. Sumbangan tidak akan diberikan jika salah seorang tidak hadir. -Menunjukkan cara menerima sumbangan kepada waris penerima sumbangan. -Menyusun dan mengatur penerima sumbangan berdasarkan senarai nama penerima sumbangan. -Memaklumkan perubahan nama waris yang menerima sumbangan semasa hari Mesyuarat Agung PIBG kepada JK baucar, penajaan/sijil dan pengerusi majlis . 11. Kebersihan Pn. Teo Chai Lan (K) Pekerja pembersihan -Bertanggungjawab kepada urusetia -Memastikan kawasan tempat mesyuarat dan kawasan meletak kenderaan bersih sepanjang masa termasuk selepas mesyuarat tamat (menyediakan tong sampah) -Memastikan kebersihan sebelum dan selepas Mesyuarat Agung PIBG. 12. Publisiti dan Seranta Pn. Noor Dalina Binti Ibrahim (K) Pn. Kavitha Dewi a/p Ramayah -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menguar-uarkan Mesyuarat Agung Tahunan melalui telegram Guru tingkatan seminggu sebelum mesyuarat diadakan utk disampaikan kepada waris sebagai peringatan mesra. -Membuat anggaran perbelanjaan -Menyiapkan dan menempah kain rentang seminggu sebelum mesyuarat. -Memasang kain rentang di tempat tertentu dan pentas. 13. Pencatat Minit Pn. Yeoh Lay See (K) Pn. Rohana Binti Salleh Cik Nurul Husna Binti Mohamad En. Muhamad Ruzi Bin Mohamed Shamsudin Cik Lee Lay Ean -Bertanggungjawab kepada urusetia -Membuat agihan tugas untuk mencatat minit -Mencatat minit mengikut atur cara -Mencatat minit dengan tepat, jelas dan kemas -Ketua perlu Menyerahkan catatan minit mesyuarat— yang lengkap kepada Setiausaha PIBG dalam masa 1 minggu selepas Mesyuarat Agung. (sebelum 15 Jun 2024) 14. Jamuan VVIP Pn. Nor Suhada Binti Azhari (K) Cik Farisha Nurazlin Binti Effandi -Bertanggungjawab kepada urusetia -Membuat anggaran perbelanjaan -Mendapatkan jumlah tetamu VVIP yang akan hadir daripada JK Jemputan VVIP. -Menentukan menu jamuan -Menghidangkan makanan -Mengemas peralatan makanan
55 15. Jamuan Ibu Bapa, Guru dan pembantu guru Pn. Norzawani Binti Abd Razak (K) Pn. Er Shiaw Shiaw Tze Cik Norarifah Nazirah Binti Mat Cik Siti Nur Fazilah Binti Rosli -Bertanggungjawab kepada urusetia -Membuat anggaran perbelanjaan -Mendapatkan jumlah waris yg akan hadir termasuk waris penerima sumbangan. -Menentukan menu jamuan -Mengedarkan bungkusan makanan semasa pendaftaran 16. Juruacara Majlis dan Perasmian Pn. Siti Solehah Binti Hussain (K) Pn. Nor Amira binti Nordin En. Sivajiganason a/l Sinnathamby (pengerusi sementara) Ustaz. Azizi Bin Ibrahim (bacaan doa) -Bertanggungjawab kepada urusetia Pengerusi sementara mengendalikan pelantikan AJK PIBG yang baru -Menyelaras bersama Setiausaha PIBG berkaitan atur cara majlis 17. Keselamatan Lalu Lintas & Tempat Meletak Kereta YM Tengku Nor Azmi Bin Tengku Ahmad (K) En. Amir Rozani Bin Yusof Ahli PKBM -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menyediakan pasukan petugas -Menentukan kawasan meletak kenderaan tetamu/VVIP -Menjaga keselamatan kenderaan di kawasan letak kereta. 18. Dokumentasi Cik Azlinnor Hanim Binti Abd Razak (K) Pn. Koid Sok Ping -Bertanggungjawab kepada urusetia -Membuat anggaran perbelanjaan -Mengambil gambar semasa majlis berlangsung -Menyusun gambar, mendokumentasikan maklumat dan menyerahkannya kepada urusetia dalam masa 2 minggu selepas mesyuarat tamat sebanyak dua salinan. 19. Penyediaan Sijil Guru (kehadiran penuh) dan AJK PIBG (waris) Cik Chin Wah Yin (K) Pn. Rabiatul Adawiyah Binti Abd Wahab Pn. Vasumathy a/p Sukumaran -Menyediakan sijil penghargaan kepada guru-guru yang mencatatkan kehadiran penuh pada tahun 2023/24 (rujuk PKP) -Menyediakan sijil AJK PIBG (ibu bapa) dengan memperoleh senarai nama drpd setiausaha PIBG. -Memastikan sijil yang siap ditandatangani diserahkan kepada JK Baucar, Penajaan Cenderahati/Sijil. -Bertanggungjawab kepada urusetia
56 20. Penajaan Cenderahati dan sijil Pn. Nur Anis Binti Mohd Mokhtar (K) Pn. Mashutha Binti Mohamed Perdows Khan Pn. Chin Sin Keng Cik Jerolyn Khoo Ai Ling (Pelajar T6) -Bertanggungjawab kepada urusetia -Mencari penaja untuk cenderahati -Menyediakan hadiah untuk perasmi (rujuk bendahari) -Menyediakan cenderahati kepada AJK PIBG 2023/2024 (rujuk bendahari) -Menyediakan folder dan memasukkan sijil guru yang mencatatkan kehadiran penuh 2023 dan sijil AJK PIBG (waris) -Menyediakan dan melabel cenderahati/ /sijil -Mendapatkan baucar tunai yang telah siap (penerima sumbangan PIBG) daripada jk sumbangan PIBG. -Menyelaras urusan berhubung dengan penyampaian cenderahati/sijil -Mengurus acara penyampaian cenderahati/sijil 21. Sumbangan PIBG Pn. Khotijah Binti Wahab (K) Pn. Beh Lee Fang Pn. Siti Hawa Binti Abdul Rahim -Mengenal pasti dan melakukan pemilihan nama pelajar yang akan menerima sumbangan PIBG iaitu seramai 70 orang (menyelaras bersama Setiausaha PIBG) -Menyediakan baucar tunai kepada penerima sumbangan PIBG (menyelaras bersama Bendahari PIBG) -Menyenaraikan nama pelajar yang layak menerima sumbangan PIBG secara bertaip dan menyerahkannya kepada jk yang terbabit -Memasukkan baucar tunai ke dalam sampul dan melebelkan. -Menyerahkan sampul berserta baucar tunai yang telah siap dilabel kepada jk baucar, hadiah dan penajaan cenderahati/sijil 22. Jemputan Penerima Sumbangan PIBG Pn. Salmiah Binti Osman (K) Pn. Ooi Ling Pei Cik Ng Mau Wei Pn. Siti Nur Adilah Binti Borhanudin Pn. Komathi a/p Kandasamy -Mendapatkan senarai nama penerima sumbangan PIBG 2023 daripada JK Pemilihan Penerima Sumbangan -Memperbanyak surat jemputan dan mengedarkan kepada penerima sumbangan -Mengumpul semula surat kehadiran dan mengesahkan jumlah kehadiran waris yang akan hadir menerima sumbangan. -Memaklumkan kepada pelajar supaya waris perlu hadir bersama-sama pelajar untuk menerima sumbangan -Memaklumkan kepada pelajar waris perlu berpakaian kemas dan sopan semasa menerima sumbangan -Menyediakan senarai nama penerima sumbangan (diperoleh daripada JK Pemilihan Penerima Sumbangan PIBG) dan waris penerima sumbangan yang akan hadir secara bertaip serta memaklumkan kepada JK berkaitan.
57 23. Jemputan Ibu Bapa Dan Usul Pn. Nor Habsah Binti Mat Salleh (K) Pn. Yamuna Devi a/p Rada Keresnal Pn. Zurina Binti Mat Pn. Lee Mei Ling Pn. Kesumawati Binti Abd Kadir -Bertanggungjawab kepada urusetia -Mengedarkan surat jemputan kepada waris dan mendapatkan usul daripada waris -Mendapatkan bilangan waris / penjaga yang akan hadir -Mengumpulkan dan menaip usul-usul dan menyerahkannya kepada urusetia -Memaklumkan usul pihak sekolah semasa Mesyuarat Agung PIBG . 24. Rakaman Video dan Gambar En. Mohd Firdaus Bin Mohd Hasnu (K) En. Muhammad Fairulazam Bin Isahak -Bertanggungjawab kepada urusetia -Merakam video dan menangkap gambar sepanjang aktiviti berlangsung. 25. Ucaptama Cik Tan Zer Zan (K) En. Azrul Hisham Bin Ahmad -Bertanggungjawab kepada urusetia -Menyediakan teks ucapan kepada perasmi (VVIP), YDP PIBG dan pengetua. 26. Persembahan Pn. Renuga Devi a/p Ramiah (K) Pn. Hum Yee Mei -Bertanggungjawab kepada urusetia -Mengenal pasti pelajar yang akan membuat persembahan koir -Menyelaras aktiviti berkaitan persembahan Catatan : Para pelajar yang menerima sumbangan perlu hadir bersama-sama waris. Pelajar berpakaian uniform sekolah dan waris berpakaian sopan. Waris yang akan naik ke pentas
58 Nasi goreng rasanya gurih Dimakan di dekat Kualanamu Kami ucapkan terima kasih Atas perhatian dan kehadiranmu
59
60