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DER DIGITALE


UNTERSCHRIFTENPROZESS


IM MAKLERBÜRO
























































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DER ELEKTRONISCHE

UNTERSCHRIFTENPROZESS IM

VERSICHERUNGSMAKLERBÜRO


Unsere Gesellschaft befindet sich in einem digitalen Wandel. Veränderungen in der
Arbeitswelt stehen dabei an erster Stelle. Die Digitalisierung von Prozessen, die Ein-
führung neuer Technologien, und Anpassungen in der Zusammenarbeit – Herausfor-
derungen, denen sich Unternehmen stellen müssen, um auch in Zukunft weiterhin
wettbewerbsfähig zu sein und erfolgreich am Markt bestehen zu können. Auch die
Branche der Versicherungsmakler unterliegt aufgrund rechtlicher Änderungen wie
der DSGVO und der IDD einem starken Wandel und Anpassungen der Arbeitsweisen
werden notwendig. Die Art der Beratung am Kunden verändert sich und mit ihr wird
auch der digitale Unterschriftenprozess ein immer größeres Thema.

Dieses Whitepaper dient dazu, Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Stu-
fen der elektronischen Unterschrift zu geben und Ihnen Lösungsansätze aufzuzei-
gen, wie Sie eine geeignete Lösung in Ihrem Unternehmen integrieren.


WAS IST EINE

ELEKTRONISCHE SIGNATUR?


Egal ob in Papierform oder in der digitalen Variante, Probleme und Fragen die im
Zusammenhang mit Dokumenten auftauchen sind vor allem die folgenden:


• Ist die Person, die das Dokument unterschrieben hat, diejenige, die sie
vorgibt zu sein?
• Wie kann ich überprüfen, ob die Unterschrift gültig und nicht gefälscht ist?
• Wie validiere ich, ob das Dokument nach der Unterschrift noch verändert wurde?

Diese Fragen stellen sich sowohl im Bereich der handschriftlichen Unterschrift
auf einem Papierdokument, als auch im digitalen Bereich. Auch heute noch spie-
len Notare eine wichtige Rolle, die bei einer Transaktion den beteiligten Personen
zusichern, dass das Dokument authentisch ist und man ihm vertrauen kann. Für
den digitalen Bereich klären die digitale und die elektronische Signatur diese Fragen.
Im täglichen Sprachgebrauch werden die Begriffe digitale und elektronische Signatur
jedoch oftmals gleichbedeutend verwendet, obwohl sie inhaltlich unterschiedliche
Dinge betreffen. Dieser Unterschied ist in der folgenden Tabelle dargestellt.


Digitale Signatur Elektronische Signatur
Digitale Signaturen sind im Wesentlichen das Elektronische Signaturen sind das Äquivalent
virtuelle Äquivalent zu einer notariell beglau- zur digitalisierten handschriftlichen Unterschrift.
bigten Unterschrift. Bei digitalen Signaturen Diese elektronische Signatur dient dazu, Inhalte
übernimmt quasi eine vertrauenswürdige dritte in einem Dokument oder Bestimmungen in ge-
Partei, eine Zertifizierungsstelle (Certificate Au- nau einem Dokument zu bestätigen.
1 die jeweilige Identität.
thority (CA)), die Rolle des Notars und bestätigt

WELCHE RECHTLICHEN GRUNDLAGEN

GIBT ES IN ZUSAMMENHANG MIT DER

ELEKTRONISCHEN SIGNATUR?


Aufgrund der steigenden Verwendungsrate von elektronischen Signaturen bedarf
es auch rechtlicher Regelungen in diesem Bereich. Die aktuelle rechtliche Lage
basiert auf den folgenden Elementen:


• EU-Verordnung Nr. 910/2014 über die elektronische Identifizierung und
Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmark
• eIDAS-Verordnung vom 28. August 2016
• Bundesgesetz über elektronische Signaturen und Vertrauensdienste


WELCHE ARTEN EINER ELEKTRONISCHEN

SIGNATUR GIBT ES?


An die Stelle der analogen Unterschrift tritt die elektronische Signatur in mehreren
verschiedenen Varianten. Diese unterscheiden sich vor allem in ihrem Grad der
Rechtssicherheit. Denn Signatur ist nicht gleich Signatur.


Die Definition der elektronischen Signatur ist technologieneutral formuliert und
schränkt dadurch auf keine bestimmte Signaturmethode ein. Dennoch werden un-
terschiedliche Qualitäten der Signatur unterschieden. Sie unterscheiden sich unter
anderem im Grad ihrer Verbindlichkeit. Je höher die erreichte Stufe in der unten
abgebildeten Pyramide ist, desto höher ist auch die Verbindlichkeit des Mediums.
Es kann dabei zwischen der einfachen, der fortgeschrittenen und der qualifizierten
elektronischen Signatur unterschieden werden.








Qualifizierte
elekt. Signatur
STUFEN DER VERBINDLICHKEIT E-Mail mit Empfangsbestätigung ca. 90% der
Fortgeschrittene
elektronische Signatur
Einfache elektronische
Signatur
Anwendungsfälle
elektronischer Signaturen

E-Mail
Stufen der
Verbindlichkeit
Mündliche Absprache
nach eIDAS
2

HÄUFIGKEIT DER ANWENDUNG

EINFACHE

ELEKTRONISCHE

SIGNATUR



Sie ist, wie der Name schon sagt, die einfachste Form der elektronischen Signatur.
Das bedeutet, dass sie in Form und Inhalt keinen strengen gesetzlichen Regeln
folgen muss. Eine einfache elektronische Signatur enthält Angaben zur Identität
eines Urhebers in Text- oder Bildform. Beispiele hierfür sind eine gescannte Unter-
schrift als Bild in einem Dokument oder die Freihandunterschrift mit der Kom-
mentarfunktion in einem PDF Programm. Es ist jedoch nicht nachprüfbar, ob die
angegebene Identität Richtigkeit hat. Dokumente, die mit einer einfachen elektro-
nischen Signatur versehen sind, müssen gemäß Art. 25 Abs. 1 eIDAS-Verordunng
als Beweismittel zugelassen werden und unterliegen somit der richterlichen Be-
weiswürdigung („Nichtdiskriminierungsklausel“). Das bedeutet, dass die einfache
elektronische Signatur bei juristischen Streitfällen unter Umständen nur eine ge-
ringe Beweiskraft hat.


FORTGESCHRITTENE

ELEKTRONISCHE

SIGNATUR



Im Gegensatz zu der einfachen elektronischen Signatur muss die fortgeschrittene
elektronische Signatur bestimmten Vorschriften entsprechen, welche europarecht-
lich bestimmt sind. Folgende drei Voraussetzungen müssen dabei erfüllt werden:


• Eine mögliche Manipulation von Daten muss erkennbar sein
• Die Signatur muss eindeutig mit einer bestimmten Person verknüpft sein
• Diese Person muss im Zweifelsfall belegen, dass diese Signatur sowohl von
ihr stammt als auch unter den erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen entstan-
den ist.


Bei den Sicherheitsmaßnahmen, von denen in diesem Zusammenhang die Rede
ist, handelt es sich um einen einmaligen und geheimen Software-Schlüssel. Durch
den Einsatz dieses Schlüssels ist die Authentizität des Signaturerstellers eindeu-
tig nachweisbar. Weiters kann, muss aber nicht, ein digitales Zertifikat verwendet
werden.



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QUALIFIZIERTE

ELEKTRONISCHE

SIGNATUR



Die qualifizierte elektronische Signatur ist eine fortgeschrittene elektronische Si-
gnatur, die zusätzlich auf einem qualifizierten Zertifikat beruht. Dieses Zertifikat
ist dabei eine elektronische Bescheinigung, die bestätigt, dass der Signaturprüf-
schlüssel einer bestimmten Person eindeutig zugeordnet wurde. Qualifizierte Zer-
tifikate müssen über einen Vertrauensdiensteanbieter (wie beispielsweise A-Trust)
bezogen werden. Um die Stufe einer qualifizierten elektronischen Signatur errei-
chen zu können, ist zusätzlich noch die Verwendung einer sogenannten qualifi-
zierten Signaturerstellungseinheit notwendig. Dabei kann es sich beispielsweise
um eine Handy-Signatur oder eine Chipkarte (Bürgerkarte) mit einem geeigneten
Chipkarten Lesegerät handeln. Im Vergleich zur fortgeschrittenen Signatur ist die
Identität des Erstellers einer qualifizierten Signatur so noch sicherer belegt.


Die qualifizierte elektronische Signatur wird vom Gesetz her einem „richtigen“ Do-
kument in Papierform und einer realen Unterschrift gleichgestellt und bietet somit
die höchste Beweislast.


WIE VERWENDE ICH IN MEINEM

VERSICHERUNGSMAKLERBÜRO EINE


ELEKTRONISCHE SIGNATUR?


Der Beratungsprozess eines Versicherungsmaklers hat sich im Rahmen der Digita-
lisierung stark verändert. Egal ob Beratungen beim Kunden oder Fernberatungen
per Telefon oder Videokonferenz, die Anforderungen an Versicherungsmakler und
die Gestaltung ihrer Prozesse haben sich stark verändert. Im Beratungsprozess
eines Versicherungsmaklers können die folgenden Szenarien unterschieden wer-
den:


• Szenario 1: Der Kunde kommt zum Versicherungsmakler, die Beratung findet
im Versicherungsmaklerbüro statt (übliche Hardware wie PC, Monitor, Note-
book, Tablet)
• Szenario 2: Der Versicherungsmakler berät den Kunden bei diesem vor Ort
• Szenario 3: Es findet eine Fernberatung, beispielsweise telefonisch oder per
Videokonferenz, statt

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WELCHE BEISPIELE


FÜR LÖSUNGEN

GIBT ES AM MARKT?



A-Trust Handy-Signatur

Mit der Handy-Signatur können Dokumente elektronisch unterschrieben werden.
Sie stellt eine rechtsverbindliche Unterschrift dar, die vollkommen orts- und zeit-
unabhängig ist. Alle Rechtsgeschäfte, die eine eindeutige Personenidentifikation
erfordern, können so unterzeichnet werden. Die Handy-Signatur kann von jeder
Person beantragt werden. Sowohl ihre Ausstellung als auch ihre Nutzung sind kos-
tenlos.


Signotec signoSign

Die signoSign/2 Sofwarelösung der Firma signotec dient zum Erstellen von PDF
Dokumenten und elektronischem Unterzeichnen von diesen. Als Eingabegeräte
für die eigenhändige Unterschrift können signotec Unterschriftenpads, ein Win-
dows Tablet-PC oder ein Apple iPhone bzw. iPad zum Einsatz kommen. SignoSign
lässt sich einfach in bestehende Prozesse integrieren. Es handelt sich um ein li-
zenzpflichtiges Produkt.

Together Sign


Auch in Together und CCA9 wird die elektronische Signatur unterstützt. Together
Sign ermöglicht es, Verträge und andere Schriftstücke orts- und technologieun-
abhängig elektronisch zu signieren. Es werden sowohl Touch-Endgeräte als auch
eine Fernunterschrift unterstützt.


Die Basisfunktionen dieser Lösung sind ab Stufe 1 des Together Zertifikats inklu-
diert, die erweiterten Funktionen erst ab Stufe 2.

Varias Sign App

Die Sign App der Varias bietet ebenso die Möglichkeit Dokumente vollkommen
ungebunden an einen Ort elektronisch unterzeichnen zu lassen. Der Unterzeich-
nende erhält dabei einen Link auf sein mobiles Endgerät und unterschreibt das Do-
kument direkt dort. Auch eine Unterschrift beim Versicherungsmakler auf einem
Touch-Endgerät wird unterstützt. Es handelt sich um ein lizenzpflichtiges Produkt
mit monatlichen Mietkosten.




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XiTrust Moxis

Die Moxis Lösung der Firma XiTrust garantiert durch den Einsatz von Handy-Sig-
natur und Video Ident Verfahren die höchste Rechtsverbindlichkeit, auf der Stufe
einer qualifizierten elektronischen Signatur. Weiters stehen vielfältige Möglichkei-
ten zur Integration in verschiedene Anwendungen zur Verfügung. Die Unterschrift
ist per Touch mittels Freigabefunktion möglich. Auch die Moxis Lösung basiert auf
einem monatlichen Mietpreis-Modell.

Die folgenden Tabellen stellen die Eigenschaften der einzelnen Lösungen im Ver-
gleich dar.


PDF Reader Handysignatur signoSign Einzelplatzlizenz signoSign Tablet PC Together Sign Varias Sign XiTrust Moxis


Signaturqualität A-Trust


Einfache elektronische Signatur


Fortgeschrittene elektronische
Signatur
Qualifizierte elektronische Signatur 1)



1) Für eine qualifizierte elektronische Unterschrift benötigt der Kunde die Handysignatur



PDF Reader Handysignatur signoSign Einzelplatzlizenz signoSign Tablet PC Together Sign Varias Sign XiTrust Moxis


Einsatzszenario A-Trust


Beratung im Maklerbüro 2) 3) 4) 2) 2) 6) 6)

Beratung beim Kunden vor Ort 2) 3) 4) 2) 2) 6) 6)


Fernberatung 5) 6) 6)


2) Touch-Display wird benötigt
3) Kunde muss sein Signaturkennwort eingeben
4) Unterschrift über Signatur-Pad, dieses muss gegebenenfalls mitgenommen werden
5) Unterschriftenlink kann versendet werden, Link ist nur fünf Minuten lang gültig
6) Smartphone oder Tablet mit E-Mail oder SIM Karte wird benötigt



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PDF Reader Handysignatur signoSign Einzelplatzlizenz signoSign Tablet PC Together Sign Varias Sign XiTrust Moxis



Features A-Trust

Touch Display Unterstützung


Signatur Pad Unterstützung


Signatur-Link Verteilung per SMS

Signatur-Link Verteilung per E-Mail

Signatur-Link Verteilung per
QR-Code
Handy-Signatur

Unterschreibender kann bei 7) 8)
Unterschriftenabgabe prüfen,
was er unterschreibt
Unterschreibender bekommt 9)
automatisch fertig unterzeichnetes
Dokument
In einem Dokument können für
einen Unterschreibenden mehrere
Unterschriften gesetzt werden
Ein Dokument kann von mehreren
Unterschreibenden unterzeichnet
werden
Dokumentenübergabe - Dokument
wird über Software geöffnet
Dokumentenübergabe an
Signaturserver per Druckertreiber
Dokumentenübergabe an
Signaturserver per Webportal
Dokumentenübergabe an Signatur- 10)
server über Verwaltungssoftware
Dokumentenübergabe an
Signaturserver über Word Plugin
Dokumentenübergabe an Signatur- 12) 12)
server über Adobe Reader Plugin
Aus Windows-Explorer

Rückgabe des Dokuments 13) 13) 13) 13) 14) 15) 16)


Unterschriftenposition in Formular-
vorlagen kann fixiert werden
Definition von Unterschriftenfeldern
in Vorlagen
Unlimitierte Dokumentgröße 17)
7

7) Je nach Unterschriften Pad auch Ja möglich
8) Nur eingeschränkt möglich
9) Optional
10) Verwaltungssoftware CCA
11) PDF Druckfunktion
12) Teilweise möglich, für PDF Formulare mit definiertem Unterschriftenfeld
13) Über „Dokument speichern“ im Filesystem
14) Wenn der Unterschriftenprozess aus CCA gestartet wird, dann speichert Together das Doku-
ment ins CCA retour. Wenn der Unterschriftenprozess über das Webportal gestartet wird, steht ein
Dokumentendownload zur Verfügung.
15) Über die Unterschriften App wird der Signaturstatus aller Dokumente angezeigt. Dokumenten-
download steht zur Verfügung.
16) Dokumentendownload steht über Moxis Dokumentenmappe zur Verfügung. Optional sind auch
Anbindungen anderer Softwareprodukte möglich.
17) Dokumente mit einer Größe von kleiner als 3 MB



PDF Reader Handysignatur signoSign Einzelplatzlizenz signoSign Tablet PC Together Sign Varias Sign XiTrust Moxis


Zubehör A-Trust


Benötigte Hardware 18) 19) 20) 20)


18) Unterschriften Pad
19) Windows Endgerät mit Touch Display, Unterschriften Pad oder Unterschriften Display
20) Je nach gewünschtem Prozess


Worauf muss ich bei der Einführung einer elektronischen Signaturlösung
achten?


Neben dem Funktionsumfang der Unterschriftenlösung gilt es noch weitere Fakto-
ren zu beachten, die für einen erfolgreichen Einsatz einer elektronischen Signatur-
lösung in Ihrem Unternehmen eine große Rolle spielen.


1. „Unternehmerische Anwendung vor technischer Umsetzung und juristischer
Gültigkeit“.

Beherzigen Sie diesen Grundsatz. Selbst bei einer Unterschriftenlösung, die die
höchste Stufe der Verbindlichkeit erreicht und vollen technischen Funktionsum-
fang bietet, kann es möglich sein, dass Ihr Unternehmen keinen Mehrwert dar-
aus zieht, wenn beispielsweise die umliegenden Prozesse durch die Lösung nur
verkompliziert werden. Somit steht die unternehmerische Anwendung immer an
erster Stelle.
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2. Aufklärung im eigenen Unternehmen

Ist die Einführung einer elektronischen Signatur im Unternehmen geplant, so be-
darf es einer Aufklärung zum Thema von der Geschäftsführung über die Mitarbei-
ter bis hin zu den Partnern und Kunden. Auch Einschulungen mit dem neuen Sys-
tem sind für einen reibungslosen Arbeitsalltag mit der neuen Lösung unerlässlich.


3. Commitment aller Mitarbeiter


Die Einführung einer neuen Signaturlösung zieht Veränderungen der Arbeitswei-
sen mit sich. Um das Kosten-Nutzen-Verhältnis für das Unternehmen optimal zu
gestalten und hohe Akzeptanz der neuen Lösung sowohl innerhalb des Unterneh-
mens, als auch bei Kunden zu erreichen, ist die Einholung des Commitments von
allen Mitarbeitern, für die ausgewählte Lösung unbedingt erforderlich.


4. Auswahl nach Häufigkeit der Verwendung, Kritikalität und Stufe der
Verbindlichkeit

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösungen müssen neben der Häufigkeit ihrer
Verwendung auch ihre Kritikalität und die notwendige Stufe der Verbindlichkeit, die
erreicht werden soll, betrachtet werden. Auf Basis dessen sollte dann das Kos-
ten-Nutzen-Verhältnis für das Unternehmen abgewogen werden.


5. Anpassung unternehmensinterner Prozesse


Die Einführung einer neuen Unterschriftenlösung zieht eine Vielzahl an unterneh-
mensinternen Prozessänderungen mit sich. Alle entsprechenden Workflows müs-
sen an die geänderten Anforderungen der neuen Lösung angepasst werden.

WELCHE LÖSUNG

IST NUN DIE RICHTIGE

FÜR MICH?



Die Wahl der richtigen Lösung hängt vom gewünschten Einsatzszenario in Ihrem
Unternehmen ab. Je nachdem welcher Prozess mit der Unterschriftenlösung ab-
gebildet werden soll und abhängig von der gewünschten Stufe der Verbindlichkeit,
kann eine entsprechende Lösungen in Ihren täglichen Workflow integriert werden.
Eine pauschale Antwort ist in einem solchen komplexen Gebiet mit zahlreichen Lö-
sungen am Markt schwierig zu geben. Jedoch analysieren wir gerne gemeinsam
mit Ihnen Ihre Anforderungen und finden die passende Lösung für die Integration
einer elektronischen Signatur in Ihren Arbeitsalltag!

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IHR ANSPRECHPARTNER

BEI SPECIALIS IT:


Ing. Christian Dvorak

Geschäftsführung, Verkauf
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Quellen

https://www.globalsign.com/de-de/blog/electronischen-signaturen-vs-digita-
len-signaturen/


https://www.digitales.oesterreich.gv.at/elektronische-signaturen


https://acrobat.adobe.com/content/dam/doc-cloud/de/pdfs/whitepaper_tgcg_
esign_de.pdf


https://www.ser.at/themen/elektronische-signatur.html


https://digitaler-mittelstand.de/business/ratgeber/elektronische-signatur-die-4-ar-
ten-im-ueberblick-25622


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