ebook komunikasi kantor (1)

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1 Pengertian Komunikasi
Kantor
Peta Konsep
Komponen
Pengertian dan Komponen Komunikasi
Komunikasi
Proses Komunikasi
Komunikasi Kantor
Bentuk-Bentuk
Komunikasi

Fungsi Komunikasi
Kantor

Jenis dan Prinsip Jenis Komunikasi
Komunikasi Kantor
Sarana Komunikasi
Kantor

Efektivitas Komunikasi
Kantor

1

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

A. PENGERTIAN DAN KOMPONEN KOMUNIKASI

Komunikasi merupakan komponen penting dalam suatu perusahaan,
terutama bagi para pelaku dalam perkantoran. Tanpa adanya suatu komunikasi
yang baik dalam suatu kantor, maka akan sulit mencapai tujuan yang telah
ditetapkan.

1. Pengertian Komunikasi Kantor

Kata komunikasi berasal dari kata bahasa Latin communication, yang
artinya ‘sama’. Kata ‘sama’ dapat diartikan ‘sama makna’. Oleh karena itu,
komunikasi dapat diartikan sebagai proses saling mengirim informasi oleh
beberapa pihak yang mempunyai perihal sama. Secara luas pengertian
komunikasi adalah proses saling menukarkan informasi antarindividu maupun
kelompok melalui sebuah sistem yang lazim, baik dengan sinyal-sinyal, symbol-
simbol, atau tindakan.

Komunikasi kantor adalah proses penyampaian informasi dari suatu
individu atau suatu pihak tertentu kepada pihak lain, yang berlangsung dalam
suatu kantor. Komunikasi kantor dapat dilakukan secara lisan (langsung maupun
dengan alat komunikasi), maupun dalam bentuk tulisan.

Sumber : https://docplayer.info/docs-images/110/193355084/images/1-5.jpg

2. Komponen Komunikasi

Komponen komunikasi merupakan hal-hal yang harus ada supaya
komunikasi dapat berlangsung dengan baik. Aspek-aspek komponen komunikasi
antara lain sebagai berikut.

2

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

a) Pengirim atau komunikator (sender), yaitu orang yang mengirimkan pesan
kepada orang lain.

b) Pesan (message), yaitu isi yang akan disampaikan oleh pengirim pesan atau
satu pihak kepada pihak lain.

c) Saluran (channel), merupakan media yang digunakan untuk
menyampaikan pesan.

d) Penerima (receiver), yaitu orang/pihak yang menerima pesan dari orang
lain.

e) Umpan balik (feedback), merupakan tanggapan atau reaksi (dapat berupa
balasan) dari penerima atas isi pesan yang disampaikannya.

f) Aturan yang telah disepakati oleh para pelaku komunikasi tentang cara
komunikasi akan dijalankan (protokol).

3. Proses Komunikasi

Sering kali proses komunikasi dipandang sebagai kerangka model yang
menunjukkan suatu rangkain tahap demi tahap. Tujuan penyajian model
komunikasi, yaitu untuk mempermudah memahami proses komunikasi dan
melihat komponen dasar yang harus ada dalam suatu komunikasi. Proses
komunikasi dibagi menjadi dua, yakni secara primer dan secara sekunder.

a. Proses Komunikasi secara Primer

Merupakan proses penyampaian pesan/gagasan kepada orang lain yang
medianya berupa lambing/symbol. Lambang atau symbol tersebut dapat berupa
bahasa, isyarat, gambar, atau warna yang secara langsung dapat menerjemahkan
pikiran komunikator kepada komunikan.

b. Proses Komunikasi secara Sekunder

Merupakan penyampaian pikiran/gagasan kepada pihak atau orang lain
menggunakan alat sebagai media kedua untuk memperlancar komunikasi. Media
sekunder digunakan karena komunikan berada di tempat yang berbeda (jauh) atau
jumlahnya banyak. Media kedia ini dapat berupa surat, telepon, teleks, surat
kabar, majalah, radio, televisi, dan film.

Menurut The Liang Gie di dalam bukunya “Administrasi Kantor Modern”
mengatakan bahwa proses komunikasi di dalam kantor dibedakan menjadi dua
macam, yaitu ;

3

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

1) Hubungan tegak atau vertikal, merupakan proses penyampaian suatu pesan
dari pihak atasan/pimpinan kepada para karyawan (vertikal ke bawah)
maupun dari pihak bawahan/karyawan kepada pimpinan (vertikal ke atas).

2) Hubungan datar atau horizontal, yaitu hubungan antarpejabat atau pegawai
pada tingkat jenjang organisasi yang lebih kurang sederajat.

4. Bentuk-Bentuk Komunikasi

a. Komunikasi Personal
Komunikasi personal merupakan komunikasi yang terjadi antarindividu,
komunikasi ini umumnya bersifat dialog.

b. Komunikasi Organisasi
Organisasi adalah suatu unit social yang dikoordinasikan secara structural
dan terdiri dari dua orang atau lebih serta direncanakan dalam waktu yang
panjang. Dengan begitu, komunikasi organisasi dapat didefinisikan
sebagai komunikasi yang terjadi di dalam lingkungan organisasi.

c. Komunikasi Massa/Publik
Komunikasi massa terdiri atas sebagian keterampilan, sebagian seni, dan
sebagian ilmu.

5. Fungsi Komunikasi Kantor

a. Fungsi Kontrol

Dalam garis hierarki dapat terjadi komunikasi formal dan informal.
Komunikasi formal dan informal dapat digunakan untuk mengotrol
karyawan.
b. Fungsi Motivasi
Fungsi motivasi dilakukan melalui pemberian feedback kepada karyawan,
baik berupa koreksi pekerjaan maupun hal-hal yang harus dicapai pada
masa yang akan datang.
c. Fungsi Emosi
Sering kali pegawai mengalami tekanan kemudian mengomunikasikan
segala emosinya kepada karyawan lain, baik berupa keluhan atau kritikan.
d. Fungsi Informasi
Karyawan akan memperoleh informasi dengan berkomunikasi.
Komunikasi dapat memperlancar pengambilan keputusan saat terjadi
diskusi.

4

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

B. JENIS DAN PRINSIP KOMUNIKASI KANTOR

Komunikasi mempunyai jenis yang beragam. Ragam komunikasi
dibedakan oleh beberapa hal, seperti ruang lingkup, cara penyampaian,
kelangsungan komunikasi, dan lain-lain. Selain itu, komunikasi juga mempunyai
prinsip-prinsip tertentu yang harus dipenuhi.

1. Jenis Komunikasi

Komunikasi dapat dibedakan menjadi beberapa jenis. Jenis-jenis
komunikasi antara lain sebagai berikut.

a. Komunikasi Menurut Ruang Lingkup

1) Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah komunikasi yang terjadi di dalam organisasi.
Pelaku komunikasi yaitu anggota organisasi yang bersangkutan.
Komunikasi internal terdiri atas dua bentuk, yaitu komunikasi vertikal dan
komunikasi horizontal.

2) Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan oleh para
pegawai kantor dengan pihak lain di luar kantornya. Komunikasi eksternal
bertujuan untuk mendapat kepercayaan, pengertian, bantuan, dan kerja
sama dengan masyarakat. Komunikasi eksternal terdiri atas beberapa
bentuk, antara lain sebagai berikut.
a) Eksposisi, promosi, dan publikasi.
b) Konferensi pers (pressrelease)
c) Siaran televisi dan siaran radio
d) Pengabdian pada masyarakat dan bakti social

b. Komunikasi Menurut Cara Penyampaian Informasi

1) Komunikasi Lisan
Komunikasi secara lisan dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi
secara langsung, seperti dialog, wawancara, serta rapat, dan komunikasi
secara tidak langsung, seperti komunikasi melalui sambungan telepon.

2) Komunikasi Tertulis
Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang dilakukan dalam bentuk
tulisan dan surat. Komunikasi tertulis digunakan untuk menyampaikan
pemberitahuan, pesan, atau berita yang sifatnya singkat dan jelas, namun
dipandang perlu untuk ditulis dengan tujuan tertentu. Contoh komunikasi
tertulis, yaitu surat dinas dan memo.

5

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

c. Komunikasi Menurut Perilaku
1) Komunikasi Formal
Komunikasi formal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi. Tata
caranya sudah diatur menurut garis hirarki dan struktur keorganisasian.
Contoh komunikasi formal, yakni konferensi pers, rapat kerja, dan
seminar.
2) Komunikasi Informal
Komunikasi informal adalah komunikasi yang terjadi dalam organisasi dan
tidak terikat oleh aturan maupun struktur organisasi. Contoh komunikasi
informal, yakni desas-desus dan kabar burung.
3) Komunikasi Nonformal
Komunikasi nonformal merupakan gabungan dari komunikasi formal dan
informal, yaitu komunikasi yang berhubungan dengan pelaksanan tugas
pekerjaan organisasi atau perusahaan dengan kegiatan yang bersifat pribadi
anggota organisasi atau perusahaan. Contoh komunikasi nonformal, yakni
rapat tentang ulang tahun perusahaan.

d. Komunikasi Menurut Aliran Informasi
1) Komunikasi Satu Arah (Simplex)
Komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja atau juga disebut one
way communication. Biasanya, komunikasi satu arah terjadi jika suatu
keadaan mengharuskan demikian atau situasi darurat, misalnya untuk
menjaga kerahasiaan dan menjaga kewibawaan pimpinan.
2) Komunikasi Dua Arah (Duplex)
Komunikasi yang berlangsung dari dua arah dan bersifat timbal balik.
Komunikasi ini juga disebut two ways communication. Komunikasi dua
arah memungkinkan kedua belah pihak saling berinteraksi.

e. Komunikasi Menurut Jaringan Kerja
1) Komunikasi Jaringan Kerja Rantai
Komunikasi jaringan kerja rantai terjadi menurut saluran hirarki organisasi
dengan jaringan komando. Komunikasi ini mengikuti pola komunikasi
formal.

6

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

2) Komunikasi Jaringan Kerja Lingkaran
Komunikasi jaringan kerja lingkaran terjadi melalui saluran komunikasi
yang berbentuk seperti lingkaran. Saluran komunikasi jaringan kerja
lingkaran terjadi lebih singkat. Komunikasi ini merupakan kebalikan dari
komunikasi jaringan kerja rantai.

3) Komunikasi Jaringan Bintang
Komunikasi jaringan bintang terjadi melalui satu sentral (pola bintang) dan
saluran yang dilalui dalam komunikasi jaringan bintang lebih pendek.

2. Sarana Komunikasi Kantor

Supaya proses komunikasi dapat berjalan lancer, efektif, dan efisien, suatu
organisasi atau perusahaan membutuhkan sarana komunikasi yang memadai.
Macam-macam sarana komunikasi yang digunakan di kantor, antara lain sebagai
berikut.
a. Surat

Surat merupakan media komunikasi tertulis yang dibuat dengan cara-cara
tertentu sesuai fungsinya. Peranan surat dalam suatu organisasi atau kantor,
antara lain sebagai berikut.

1) Fungsi Surat
(a) Sebagai tanda bukti tertulis uang otentik
(b) Sebagai pedoman menjalankan tugas
(c) Sebagai alat pengingat

7

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

(d) Sebagai duta atau wakil perusahaan

2) Tujuan Penulisan Surat
(a) Untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain
(b) Sebagai sumber informasi penjelasan atau tanggapan
(c) Memperlancar arus informasi

b. Telepon
Telepon merupakan media komunikasi dua arah sehingga antara

komunikator dan komunikan dapat berbicara secara langsung. Antonio Santi
Giuseppe Meucci merupakan pria berkebangsaan Italia, ia adalah orang pertama
yang menemukan alat komunikasi modern yaitu telepon. Ada dua jenis sistem
telepon yang bisa digunakan di beberapa perusahaan antara lain sebagai berikut.

1) Key System
Sistem telepon yang memungkinkan pengguna telepon memilih sendiri
jalan yang diinginkan. Sistem ini mampu melayani 3-30 jalur telepon
sekaligus. Sistem ini juga membuat pengguna telepon lebih mandiri karena
dapat menelepon tanpa bantuan operator.

2) PMBX (Privare Manual Branch Exchange)
Sistem telepon PMBX penerapannya semua
panggilan masuk dan keluar harus melalui
switchboard. Akan tetapi, untuk panggilan
dalam kantor (intern) tidak melalui operator.
Sistem PMBX mampu melayani 30-10.000
pesawat telepon yang disebut dengan station
atau extension.

c. Teleks (Teleprinter Exchange)
Teleks merupakan mesin atau pesawat yang

berfungsi untuk mengirimkan pesan singkat.
Teleks merupakan teleprinter, sehingga berita
yang dikirim melalui teleks akan tercetak pada
lembar penerimaan pesawat teleks tujuan.

8

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

d. Faksimile
Faksimile atau Facsimile Transmission (FAX) merupakan

perangkat komunikasi jarak jauh berupa pengiriman pesan teks.
Penerima teks mendapatkan Salinan teks dari sang pengirim.
Faksimile dapat dikatakan sebagai fotokopi jarak jauh.

e. Email (Electronic Mail)
Email merupakan kependekan dari electronic mail. Dalam bahasa

Indonesia disebut surat elektronik. Dinamakan surat elektronik karena surat
dikirim melalui media elektronik dengan memanfaatkan jaringan internet.
Pengguna email harus memiliki akun email dan hanya dapat dikirim kepada orang
lain yang memiliki akun email juga. Penyedia email yang terkenal antara lain
Gmail (Google Mail) dan Ymail (Yahoo Mail).

f. Voice Mail
Voice mail mempunyai fungsi yang sama dengan electronic mail, yaitu

untuk mengirim pesan. Hanya saja, pesan yang dikirim berupa pesan suara. Untuk
itu, pengiriman voice mail hanya dapat dilakukan dengan perangkat telepon.

3. Efektivitas Komunikasi Kantor

Efektif artinya dapat membawa hasil, sehingga efektivitas komunikasi
kantor dapat diartikan sebagai keberhasilan penyampaian pesan dalam suatu
kantor sehingga memberikan umpan balik (feedback) sesuai dengan tujuan yang
telah ditetapkan.
a. Indikator Efektivitas Komunikasi

1) Perbedaan Persepsi
Perbedaan persepsi sering kali menimbulkan perdebatan. Perdebatan dapat
menghambat proses komunikasi kantor sehingga pesan yang disampaikan
dapat dikatakan tidak berhasil.

2) Reaksi Emosional
Ketika emosi menimbulkan masalah, pendekatan yang terbaik adalah
menerimanya sebagai dari proses komunikasi dan mencoba untuk
memahaminya.

9

SHAKIRA EARLY DEVANY X OTKP 1

3) Ketidakkonsistenan Komunikasi Verbal dan Nonverbal
Ketidakkonsistenan komunikasi verbal dan nonverbal mencakup semua
stimulus dalam suatu peristiwa komunikasi baik yang dihasilkan oleh
manusia maupun lingkungan.

4) Kecurigaan
Kepercayaan atau kecurigaan seorang komunikan terhadap suatu pesan
yang disampaikan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas
pengiriman dan pemikiran dari penerima pesan.

b. Prinsip Komunikasi Efektif
1) Prinsip Berbicara Efektif
Komunikasi yang efektif adalah komunikasi yang menarik didengar,
sasaran tercapai (instruktif, ajakan/himbauan, argumentatif, informatif,
dan klarifikatif). Indikasi komunikasi yang efektif, antara lain jelas
artikulasinya, bahasa yang mudah dimengerti, dan hemat kata-kata.
2) Mendengar dengan Aktif
Mendengar merupakan hal utama dalam berkomunikasi. Mendengar
dengan aktif berarti mendengar untuk memahami isi pesan.

10