ETE4033 K1 Menyelia perkembangan kerja

KEMENTERIAN BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN
PENDIDIKAN TEKNIKAL VOKASIONAL,

MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN

PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN 1

KOD DAN NAMA EE-320-3:2012
PROGRAM / THREE PHASE ELECTRICAL INSTALLATION & MAINTENANCE
PROGRAM’S CODE &
NAME LEVEL 3

TAHAP / LEVEL EE-320-3:2012-C07
SUPERVISORY FUNCTION
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

NO. DAN PERNYATAAN 1. MONITOR WORK PROGRESS
AKTIVITI KERJA /WORK 2. CONDUCT SECTION BRIEFING
ACTIVITIES NO. AND
STATEMENT 3. CARRY OUT STAFF TRAINING
4. PROVIDE APPRAISAL ACCOMMODATION

5. IMPLEMENT SAFETY MEASURES
6. CARRY OUT CUSTOMER AND INTER DEPARTMENTAL

LIAISON

7. PREPARE SECTION BUDGET
8. PREPARE TECHNICAL REPORT

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C07/P(1/8) Muka Surat/Page : 1
Drp / of : 14

TAJUK / TITLE : MENYELIA PERKEMBANGAN KERJA

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

TUJUAN: Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai fungsi penyeliaan
bagi menyelia dan menyelaras pelaksanaan kerja untuk memantau kemajuan kerja, mengadakan
perjumpaan dan taklimat, menganalisa keperluan latihan kakitangan, menilai tahap prestasi
kakitangan, melaksanakan langkah-langkah keselamatan, perhubungan dengan pelanggan dan
antara jabatan, menyediakan bajet serta menyediakan laporan teknikal mengikut persekitaran
kerja mereka dan mematuhi polisi syarikat, prosedur, kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan

1. PROSEDUR UNTUK MENYEDIAKAN JADUAL KERJA

1.1 Pengertian Jadual Kerja

1. Kerja merupakan satu perkara atau pekerjaan yang dibuat menghasilkan keputusan
daripada tindakan tersebut.

2. Jadual adalah satu perancangan atau jadual merancang peristiwa-peristiwa atau
kerja.

3. Sumber pula merupakan sesuatu pertolongan atau sokongan bagi mencapai tujuan
tertentu.

4. Jadual kerja bermaksud sesuatu dokumen dimana anda menyenaraikan tugas atau
kerja, tarikh dan masa untuk melaksanakan kerja, nama orang bertanggungjawab
dan alat-alat atau peralatan untuk memudahkan pelaksanaan. Dokumen yang
dikeluarkan akan memastikan kerja-kerja tersebut telah dibahagikan sama rata
antara pekerja bawahan. Ia juga membantu penyelia dalam memantau operasi
harian kerja-kerja tersebut. Biasanya dibina dalam bentuk jadual.

1.2 Prosedur Membina Jadual Kerja

Langkah-langkah membina Jadual Kerja adalah seperti di bawah:

a. Membuat jadual
b. Mengkaji semula jadual hari ini
c. Pilih pekerja dan kaji semula jadual semasa
d. Pilih arahan kerja yang dijadualkan untuk pekerja
e. Buat jadual kerja untuk pekerja yang dipilih
f. Cetak jadual dan arahan kerja
g. Edarkan kerja kepada pekerja

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Contoh Jadual Kerja Drp / Of : 14

Rajah 1: Contoh Jadual Kerja

2.1 Carta Organisasi
2.1.1 Struktur organisasi, peranan dan tanggungjawab

Struktur organisasi merupakan komponen penting yang menentukan kejayaan atau
kegagalan sesuatu urusan. lanya merupakan struktur atau corak tanggungjawab
yang dirancang dan berbeza bagi individu yang mempunyai urusan yang ada di dalam
organisasi. Oleh itu, struktur organisasi ialah tentang bagaimana segala
tanggungjawab itu ditentukan untuk dirancang dan dibahagikan untuk tindakan.

Di dalam bahagian organisasi, terdapat struktur kuasa rasmi yang bersangkutan dengan
pengambilan pekerja, perancangan kerja, penyeliaan kerja, kenaikan pangkat,
tatatertib dan pemberhentian pekerja. Hubungan-hubungan kuasa tidak rasmi pula

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

berkaitan dengan kerja rutin dan harian seperti memberi nasihat, penerangan dan
sebagainya dalam organisasi.

Organisasi bermaksud satu unit sosial yang terdiri daripada manusia yang
bekerjasama dan saling bergantung antara satu sama lain bagi mencapai matlamat
individu, kumpulan dan organisasi.
Ciri-ciri Organisasi :
i) Adanya hieraki atau tingkat autoriti
ii) Terdapat struktur organisasi atau pembahagian kerja
iii) Mempunyai peraturan, dasar, prosedur dan sistem hubungan bagi

menjalankan aktiviti

Carta organisasi merupakan satu bentuk rajah grafik yang menunjukkan struktur
susunan, kedudukan tempat atau posisi seseorang individu di dalam sesuatu/
sesebuah organisasi, selaras dengan bidang kuasa (autoriti), tugas dan
tanggungjawab

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Rajah 2 : Contoh Carta Organisasi

2.1.2 Prinsip-prinsip struktur organisasi mestilah menitikberatkan tiga perkara yang sangat
penting iaitu:

 Pencapaian tanggungjawab pengurusan yang berkesan dengan pembahagian atau
pengagihan tugas yang jelas dan tertentu secara bertulis.

 Menjaga tindakan gabungan bersepadu supaya matlamat organisasi tercapai.
 Struktur organisasi tidak sepatutnya dianggap kekal dan beku. Ia mesti boleh dibentuk

untuk menerima segala pengubahsuaian mengikut keadaan apabila diperlukan.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

2.1.3 Keberkesanan struktur organisasi mestilah menjadikan :
 Seorang ketua bertanggungjawab kepada organisasi dan menyediakan dasar
supaya tindak tanduk pergerakan lebih berkesan di dalam organisasi tersebut.
 Keputusan hendaklah diagihkan melalui penurunan kuasa atau penugasan
tanggungjawab yang penting.
 Garis tangggungjawab yang jelas menghubungkan ketua eksekutif dengan pelbagai
peringkat pengurusan bawahan.
 Had jangkauan tanggungjawab atau penyeliaan seseorang ketua atau penyelia
dibataskan kepada bilangan yang tidak terlalu ramai dan aktiviti mereka itu ada
hubung kait.

2.1.4 Jenis -Jenis Organisasi
Terdapat 2 jenis organisasi di dalam sistem pentadbiran iaitu:

i. ORGANISASI FORMAL

Di dalam organisasi formal, ciri-ciri autoritatif yang mutlak kepada seseorang
pengurus jelas kelihatan berbanding dengan pengurus di organisasi tidak
formal.

Kewibawaan dan kuasa seseorang pengurus diperolehi daripada jawatannya
di dalam hierarki pengurusan. Kuasa terletak di tangan pegawai atasan dan
setiap pengurus yang tertakluk di bawahnya.

Di dalam organisasi formal, proses membuat keputusan kurang berbentuk
pemusatan di mana keputusan di buat bergantung kepada jabatan.

Organisasi formal wujud kerana ia mengawal pencapaian matlamat organisasi
yang mengutamakan daya pengeluaran.

ii. ORGANISASI TIDAK FORMAL

Bagi organisasi tidak formal, ciri-ciri autokratik jelas tergambar. Keputusan
yang di ambil oleh golongan pengurus yang konservatif ini biasanya
menggambarkan pertanyaan nilai di antara pihak yang bersifat pragmatik dan
dogmatik.

Organisasi tidak formal wujud bagi memenuhi keberuntungan sosial dan
mementingkan ciri kemanusiaan serta interaksi sosial.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

3.1 Skop kerja Pekerja

3.1.1 Peranan Seorang Pekerja
Peranan adalah komponen kepada tanggungjawab. Peranan boleh menjelaskan garis
kerja supaya tidak menganggu-gugat tanggungjawab yang jelas dan juga sistem
memberi perintah atau arahan yang bersangkutan. Oleh itu, peranan setiap pekerja
berkemungkinan tidak sama.
i. peranan seorang penyelia adalah :

 Menyelia kerja-kerja
 Memantau pekerja-pekerja dan persekitaran kerja
 Membuat laporan kemajuan kerja
 Menyediakan laporan prestasi pekerja
 Menyemak keperluan bahan dan alatan kerja dari masa ke masa dan lain-lain.

ii. Manakala peranan seorang pekerja pula adalah:
 Melaksanakan kerja
 Mengikut jadual kerja
 Mematuhi arahan kerja
 Mengurangkan kesilapan semasa kerja
 Mengelakkan pembaziran
 Melaporkan masalah-masalah kerja kepada penyelia dan lain-lain.

Hieraki juga merupakan unsur struktur yang penting dan bersepadu. la merupakan
mekanisma yang penting bagi mengkoordinasikan pelbagai tugas, mengawasi
pekerja ke arah pencapaian matlamat organisasi, menyelesaikan konflik dan boleh
mencapai matlamat melalui cara hieraki tersebut.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Terdapat dua jenis hieraki iaitu jangka kawalan mendatar dan jangka kawalan
menegak. Dalam jangka kawalan mendatar, tugas yang dilaksanakan oleh setiap
pekerja melibatkan skop yang lebih kecil. la juga membolehkan pengurus
mengadakan pengawasan yang lebih mudah. Kawalan menegak pula mempunyai
pekerja yang terlibat dalam skop aktiviti dan tugas yang lebih luas. Di samping itu,
aliran maklumat lebih lambat dan kurang tepat setelah melalui beberapa tahap.

Bil Peranan Tanggungjawab
1 Pengurus Atasan
i.Menyediakan hala tuju
2 Pengurus ii.Memikirkan strategi
3 Penyelia
4 Pekerja Bawahan  pemasaran
 produk baru
 kewangan
i.Melaksanakan strategi pihak atasan melalui
 maksimum ekonomi
 pembahagian tugas
 kawalan
i.Pengurusan operasi harian
 jadual pengurusan
 pengawalan stok / sumber
 pembahagian tenaga kerja
ii. Menlaksanakan tugasan seperti yang telah
diarahkan oleh penyelia atau pihak atasan
syarikat.

Rajah 3: Skop Kerja Pekerja

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

4.1 Prosedur Untuk Mengagihkan Jadual Kerja
4.1.1 Kerja Berkumpulan

Kerja berkumpulan adalah satu kerja berpasukan di mana setiap individu di dalamnya
bertanggungjawab untuk mencapai halatuju atau matlamat pasukan tersebut.
Bagaimanapun, semua itu hanya diperolehi jika ahli kumpulan memberi kerjasama yang
baik. Biasanya masalah berlaku apabila ada ahli tidak membuat kerja yang setimpal
berbanding dengan ahli lain.

Contohnya : A dan B bersungguh-sungguh menyiapkan tugasan sedangkan C dan D
cuma duduk rehat saja. Tentu ia tidak adil.
Untuk memastikan ahli kumpulan sentiasa bersemangat dan bersungguh-sungguh
menyiapkan tugasan yang diberikan, beberapa perkara seperti di bawah boleh di
amalkan dalam kerja berkumpulan.

• Ketua
Ketua di dalam sesuatu kumpulan perlu ada dan memiliki ciri-ciri kepimpinan, tegas
dan disegani. Sekurang-kurangnya ini akan membuatkan ahli lain lebih serius untuk
menyiapkan tugasan tepat pada waktu yang diberikan.

• Fahami tugasan
Pastikan semua ahli kumpulan memahami tugasan diberikan. Dengan penjelasan
dan pemahaman menyeluruh, masing-masing mudah melaksanakan kerja yang
perlu di selesaikan.

• Saling menghargai
Biasanya kerja yang dilaksanakan secara berkumpulan bukanlah satu tugasan mudah.
Sehubungan itu kerjasama setiap ahli kumpulan sememangnya sangat diperlukan.
Masing-masing perlu menghargai dan menghormati komitmen dan k e r j a s a m a y a n g
diberikan setiap ahli kumpulan.

• Santai

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Jangan terlalu serius ketika menyiapkan tugasan kerana ia boleh m e n d a t a n g k a n
tekanan; Wujudkan suasana lebih mesra dan berehat jika berasa letih. Sekali sekala
bersembang dan berjenaka boleh menghilangkan rasa bosan.

Ciri-ciri pasukan yang berkesan :
i) Mempunyai matlamat pasukan yang jelas
ii) Mempunyai peranan yang jelas
iii) Komunikasi yang jelas/ berkesan
iv) Mempunyai pelan penambahbaikan
v) Kelakuan ahli kumpulan (kerjasama)

4.1.2 Faedah Bekerja Sebagai Satu Pasukan

i- Wujud semangat berkumpulan

Bekerja sebagai satu pasukan dengan ahli yang sentiasa menghargai dan
menghormati di antara satu sama lain boleh memudahkan semangat berkumpulan dan
meningkatkan moral pekerja. Semangat berkumpulan amat penting untuk menentukan
kejayaan atau keruntuhan sesuatu kumpulan.

ii- Keputusan Cepat

Bekerja sebagai satu pasukan boleh mempercepatkan keputusan dibuat. Apabila
bekerja dalam kumpulan diamalkan, semua ahli tahu apa perkara yang dibincang atau
dibuat kerana semuanya terlibat. Jadi apabila sesuatu keputusan hendak lakukan, ianya
boleh dibuat dengan cepat dengan mendapat persetujuan bersama.

iii- Komunikasi Yang Baik

Komunikasi yang baik boleh melahirkan kumpulan yang cekap. Ahli akan terlatih untuk
menyampaikan mesej dalam bentuk yang boleh diterima dan mudah difahami antara
satu sama lain.

iv- Memudahkan proses menyelesaikan beban kerja yang pelbagai

Bekerja sebagai satu pasukan juga boleh menyelesaikan beban kerja yang pelbagai
apabila agihan kerja dapat dilaksanakan dengan betul. Idea-idea yang bernas yang

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

dapat dikongsi bersama ahli kumpulan juga akan membantu menyelesaikan sesuatu
beban kerja.

v- Kemahiran Berunding

Apabila semua ahli mengambil bahagian dalam perbincangan untuk melaksanakan
tugasan, ini akan menggalakkan ahli-ahli berhujah, memberikan idea-idea serta
berunding di antara satu sama lain. Dengan itu secara tidak langsung boleh
melahirkan kemahiran berunding di kalangan ahli.

4.1.3 Spesifikasi kerja (Job Specification)
 Merupakan satu penerangan tentang tugas dan tanggungjawab yang diberikan kepada
jawatan yang sedia ada :-
a) Kesemua kerja yang mahu dilaksanakan dalam jawatan diterangkan.
b) Setiap kerja dipecahkan kepada tanggungjawab, tugas dan sebagainya.

 Ini boleh dilakukan melalui:-
a) Analisa kerja yang lengkap.
 Dimana kesemua kedudukan kerja diambil penerangan terperinci tentang tugas –
tugas kerja yang disediakan.
b) Analisa kerja yang kritikal.
 Dimana konsentrasi kepada kerja utama dalam kedudukan yang kritikal dengan
mengenepikan kerja yang lain.
c) Analisa kerja yang bermasalah.
 Dimana hanya kerja yang mempunyai masalah diambil untuk dianalisa tanpa
menghiraukan kerja – kerja yang lain.

4.1.4 Job-Oriented Training Analysis (JOTA)
Analisa kerja adalah proses pembelajaran, pengumpulan maklumat dan
memeriksapelbagai aspek pekerjaan.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

5.1 Prosedur untuk memantau jadual kerja

5.1.1 Pengurusan Prestasi Pekerja

 Carta Organisasi Firma

 Status Perjawatan Pekerja

1) Prestasi Kontrak/Percubaan
2) Prestasi Pantau
3) Prestasi Kajian Semula

 Penentuan Prestasi Pekerja

1) Kualiti
2) Kuantiti
3) Kos
4) Ketetapan masa

 Penilaian Pekerja dibuat berdasarkan standard skala yang ditentukan oleh firma

1 A Peranan model
2 B Buat dan bantu
3 C Buat tanpa bantuan
4 D Buat dengan bantuan
5 E Meminta bantuan tanpa

melakukan

5.1.2 Penjadualan kerja

Jadual Kerja @ Critical Path Method (CPM)

Projek bermaksud sesuatu kerja yang telah ditawarkan oleh pihak Klien bagi
dilaksanakan oleh pihak kontraktor yang terpilih. Pihak kontraktor yang dipilih perlu
merancang kerja supaya ia dapat disiapkan dalam masa yang ditetapkan mengikut
kehendak yang ditetapkan oleh pihak klien. Ia perlu mengintegrasikan penggunaan
sumber-sumber seperti buruh dan bahan binaan.

Kegagalan kontraktor merancang atau menjadualkan kerja akan mengakibatkan
permasalahan-permasalahan seperti kelewatan penyiapan, projek tertangguh atau gagal
disiapkan.

Oleh demikian, adalah menjadi satu keperluan kepada pihak kontraktor untuk
menyediakan satu jadual kerja yang teratur bagi memastikan projek dapat dilaksanakan
dengan teratur dan disiapkan dalam waktu yang ditetapkan. Seperti sedia maklum, pada

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

setiap kontrak, ada memperuntukan untuk kos menyediakan jadual kerja atau work
programme yang selalu dimasukan dalam item kerja-kerja awalan atau preliminaries.

Terdapat beberapa kaedah dalam penyediaan Jadual Kerja iaitu seperti menggunakan
perisian excel, microsoft project atau primavera. Kaedah yang paling meluas dan selalu
digunakan untuk menyediakan Jadual Kerja CPM adalah melalui microsoft project.

Rajah 4: Contoh penjadualan kerja menggunakan Microsoft project.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Soalan:

1. Apakah yang dikatakan struktur organisasi?

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

( Skor : 2 )

2. Mengapa ketua kumpulan perlu ada di dalam sesuatu kumpulan?

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

( Skor : 2 )

3. Berikan 4 faedah bekerja sebagai satu kumpulan.

………………………………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

( Skor : 4 )

4. Nyatakan jenis-jenis organisasi yang terdapat di dalam sistem pentadbiran?

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

( Skor : 2 )

5. Nyatakan 4 langkah-langkah membina Jadual Kerja :

………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………

( Skor : 4 )

RUJUKAN/REFERENCE :
1. http://www.bing.com/pengenalan kepada Penyeliaan, Pengurusan Kewangan, 02 Dec
2014, 14.40
2. Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.
3. https://www.osha.gov/ law-reg-html.constructions, 01 Dec 2014, 21:19