ETE4033 K2 Mengurus taklimat bahagian

KEMENTERIAN BAHAGIAN PENDIDIKAN DAN LATIHAN
PENDIDIKAN TEKNIKAL VOKASIONAL,

MALAYSIA KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA,
ARAS 5&6, BLOK E14, PARCEL E,
PUSAT PENTADBIRAN KERAJAAN

PERSEKUTUAN,
62604 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN 2

KOD DAN NAMA EE-320-3:2012
PROGRAM / THREE PHASE ELECTRICAL INSTALLATION & MAINTENANCE
PROGRAM’S CODE &
NAME LEVEL 3

TAHAP / LEVEL EE-320-3:2012-C07
SUPERVISORY FUNCTION
NO DAN TAJUK UNIT
KOMPETENSI /
COMPETENCY UNIT NO.
AND TITLE

NO. DAN PERNYATAAN 1. MONITOR WORK PROGRESS
AKTIVITI KERJA /WORK 2. CONDUCT SECTION BRIEFING
ACTIVITIES NO. AND 3. CARRY OUT STAFF TRAINING
STATEMENT 4. PROVIDE APPRAISAL ACCOMMODATION

5. IMPLEMENT SAFETY MEASURES
6. CARRY OUT CUSTOMER AND INTER DEPARTMENTAL

LIAISON

7. PREPARE SECTION BUDGET
8. PREPARE TECHNICAL REPORT

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C07/P(2/8) Muka Surat/Page : 1
Drp / of : 14

TAJUK / TITLE : MENGURUS TAKLIMAT BAHAGIAN

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

TUJUAN: Kertas Penerangan adalah bertujuan untuk menerangkan mengenai fungsi penyeliaan
bagi menyelia dan menyelaras pelaksanaan kerja untuk memantau kemajuan kerja, mengadakan
perjumpaan dan taklimat, menganalisa keperluan latihan kakitangan, menilai tahap prestasi
kakitangan, melaksanakan langkah-langkah keselamatan, perhubungan dengan pelanggan dan
antara jabatan, menyediakan bajet serta menyediakan laporan teknikal mengikut persekitaran
kerja mereka dan mematuhi polisi syarikat, prosedur, kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan

2.0 MENGURUS TAKLIMAT BAHAGIAN

2.1 TAJUK TAKLIMAT

Taklimat boleh ditakrifkan sebagai penerangan ringkas tentang sesuatu yang dihasilkan atau
sesuatu yang berlaku. Lebih jelas lagi, taklimat dikatakan sebagai ucapan untuk memaklumkan
dan disampaikan sama ada secara komunikasi dua hala dalam situasi formal atau kombinasi
formal dan tidak formal. Dalam taklimat ada sesi soal jawab antara komunikator (penyampai)
dengan khalayak (hadirin).

2.1.1 Pemilihan Tajuk
Memilih tajuk merupakan langkah untuk mengenal pasti perkara-perkara yang perlu
diucapkan. Tajuk merupakan idea utama penyampaian. Kesemua pemilihan tajuk sangat
penting kepada penyampai supaya mesej yang disampaikannya dapat dihayati oleh audien
dengan berkesan.
Di antara perkara-perkara yang diketahui oleh penyampai ialah:
i. Pilihlah subjek yang anda telah biasa, diminati atau anda benar-benar mempercayainya.
ii. Pilihlah topik yang baik yang dapat mengutus maklumat baru kepada audien serta

sesuai dengan minat mereka.
iii. Gunakan kemudahan perpustakaan untuk membuat penyelidikan tentang tajuk.
iv. Buat temu bual secara persendirian semasa menyelidik.

2.1.2 Panduan Memilih Tajuk
i. Pilihlah subjek yang anda telah biasa, diminati atau anda benar-benar mempercayainya.
ii. Pilihlah topik yang baik yang dapat mengutus maklumat baru kepada audien serta
sesuai dengan minat mereka.
iii. Gunakan kemudahan perpustakaan untuk membuat penyelidikan tentang tajuk.
iv. Buat temu bual secara persendirian semasa menyelidik.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

2.1.3 Merangka dan Menyusun Tajuk
Setelah tajuk dipilih, penyampai hendaklah menyusun penyampaiannya supaya dapat
difahami oleh audien dengan berkesan.
Di antara panduan yang boleh dituruti ialah;

i. Susunlah taklimat bagi membolehkan anda menentukan maklumat yang penting.
ii. Jelaskan huraian tajuk sehingga menjadi rangka taklimat.
iii. Gunakan ayat-ayat yang penuh semasa merangka teks taklimat.
iv. Pastikan rangka taklimat anda ringkas dan senang untuk diikuti.

Rajah 1: Contoh Gambaran Taklimat

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

2.2 MAKLUMAT TAKLIMAT
2.2.1 Penyediaan taklimat
Taklimat memerlukan persediaan yang rapi dengan mempertimbangkan beberapa faktor
semasa menyediakannya.

i. Pertimbangan Khalayak/Hadirin
Penentuan siapakah khalayak yang boleh membantu untuk menentukan jenis taklimat
yang mereka perlukan. Penentuan taraf khalayak dapat menjelaskan bahasa, suasana
dan kandungan taklimat. Menentukan bilangan khalayak yang boleh membantu dalam
penyedian nota, tempat, jamuan dan lain-lain lagi.

ii. Pertimbangan Suasana
Suasana dikatakan formal apabila khalayak terdiri daripada orang kenamaan, pegawai
kerajaan/swasta dan pelawat luar Negara dan ada D.Y.T.M Tengku Mahkota atau Raja
Muda. Suasana dianggap kombinasi formal dan tidak formal jika khalayaknya terdiri
daripada ibubapa, murid, belia, penduduk kampung, buruh, petani dan sebagainya.
Lazimnya suasana formal memerlukan teks taklimat yang kompleks manakala teks
taklimat bagi suasana kombinasi formal dan tidak formal adalah ringkas dan mudah.

2.2.2 Kandungan Taklimat
i. Apa yang hendak dimaklumkan :
Taklimat begini mempunyai tujuan untuk memberitahu maklumat tentang pihak
yang menyampaikan taklimat itu.

ii. Apa yang hadirin ingin tahu :
Taklimat jenis ini memerlukan penyedian yang teliti terlebih dahulu, seperti
membuat penyelidikan, pengumpulan data dari soal selidik, atau temubual serta
menyusunnya dengan baik.

2.2.3 Penentuan Bahan
i. Penentuan bahan-bahan taklimat melibatkan proses-proses memilih topik,
penyelidikan tajuk,merangka dan menyusun tajuk ,menyusun idea, merangka
taklimat dan sebagainya. Kesemua pekara di atas merupakan proses menyusun
ucapan.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

ii. Proses ini membolehkan penyampai meneliti dan membatas idea-idea serta
menentukan maklumat-maklumat yang ada itu sesuai atau tidak

2.2.4 Menyusun Taklimat
Penyusunan taklimat boleh:

i. Membantu penyampai mengembangkan ideanya selengkap-lengkapnya
ii. Membantu penyampai membicarakan sesuatu tajuk dalam tempoh yang terbatas
iii. Membantu audien menganalisis maklumat yang disampaikan
iv. Membantu audien memahami konsep-konsep utama.

2.2.5 Langkah-langkah Penyusunan Idea
Diantara langkah yang perlu diambil dalam menyusun idea ialah

i. Mengenal pasti subjek yang mahu disampaikan.
ii. Setelah diteliti ketepikan perkara-perkara yang tidak penting dengan topik.
iii. Sediakan satu senarai idea-idea hujah utama.
iv. Kumpulkan maklumat yang menyokong perkara-perkara utama
v. Teliti dan halusi rangka sebelum menulis teks ucapan

2.2.6 Gaya Bahasa Dalam Memberi Taklimat
i. Disampaikan dalam keadaan formal dan rasmi.
ii. Pemilihan atau penggunaan kata mestilah tepat supaya mudah difahami oleh
pendengar.
iii. Susunan ayat lebih ringkas dan tidak meleret-leret.
iv. Sebutan, intonasi, dan gaya pengucapan yang betul akan dapat menarik minat
pendengar.

2.3 SASARAN PENDENGAR (AUDIEN)
Audien merupakan orang atau kumpulan orang yang akan mendengar sesuatu
penyampaian. Pengetahuan mengenai audien seperti latar belakang, kepercayaan,
kedudukan sosial, pengetahuan, serta penglibatan mereka dalam topik sangat penting.
Seseorang penyampai perlulah menganalisis audiennya bagi menyesuaikan topik sangat
penting, mesej dan bahasa serta gaya bahasa pengucapannya.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Analisis audien juga boleh memberi gambaran umum tentang sifat-sifat dan sikap-sikap
audien terhadap idea dan diri penyampai. Analisis audien melibatkan proses-proses
menganalisis

2.3.1 Taraf Khalayak/Audien
Penyampai taklimat perlu mengetahui jenis khalayaknya. Pengetahuan ini dapat
membantu penyampai dalam menyediakan ucapan.

a. Satu taraf khalayak
Tetamu yang hadir terdiri orang kenamaan ketua-ketua jabatan dan sebagainya
Taklimat satu taraf khalayak mengandungi:
 Tajuk
 Salam, sapaan biasa atau salutasi berprotokol
 Kata-kata aluan
 Pengenalan diri /organisasi/ jawatan/ dan sedikit ringkasan taklimat.
 Kandungan taklimat
 Penutup
 Sesi soal jawab

b. Dua taraf khalayak
Tetamu yang hadir terdiri daripada D.Y.M.M Sultan atau D.Y.T.M Raja Muda dan
sebagainya.
Taklimat dua taraf khalayak mengandungi:
 Tajuk
 Salam, salutasi berprotokol dan sapaan biasa
 Puji-pujian
 Ringkasan sembah taklimat
 Kandungan
 Sesi soal jawab

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

2.3.2 Ciri-ciri Demografi
Di antara maklumat-maklumat demografi yang perlu diketahui ialah

i. Umur
ii. tahap pendidikan
iii. jenis pekerjaan
iv. status politik
v. pengaruh-pengaruh lain.

Pengetahuan kepada ciri-ciri demografi membolehkan penyampai membuat jangkaan
terhadap tindak balas audien terhadap cadangan-cadangan yang dikemukakan dan
membantu penyampai memilih strategi yang paling berkesan.

i. Kelakuan Umum
Kelakuan umum audien juga boleh memberi gambaran reaksi yang bakal
ditonjolkan oleh audien terhadap idea, mesej, cadangan dan harapan penyampai.

ii. Sikap Terhadap Cadangan
Maklumat demografi boleh memberi gambaran reaksi yang bakal ditonjolkan oleh
audien idea, mesej, cadangan dan harapan penyampai.

iii. Sikap Terhadap Penyampai
Maklumat demografi biasanya boleh memberi gambaran kepada penyampai akan
tanggapan audien terhadap penyampai. Lebih-lebih lagi jika kalangan audien
merupakan kenalan penyampai.

2.3.3 Kemahiran Memberi Maklumbalas
a. Fokus kepada isu, bukan orang/personalitinya
I. Tujukan kepada perkara yang di dalam kawalannya, yang berkuasa
diubahnya
II. Tepat pada waktunya
III. Beri cadangan pilihan
IV. Dengar penjelasannya – walaupun tidak bersetuju dengannya.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

b. Bagi mengatasi masalah perbezaan bahasa, penyampai boleh
menggunakan teknik dibawah :
i. Alat Bantuan Visual
ii. Demonstrasi
iii. Penterjemahan

2.4 KEMAHIRAN KOMUNIKASI

2.4.1 Definisi Komunikasi
Sesuatu proses pemindahan maklumat, perasaan idea dan pemikiran daripada seseorang
individu kepada individu yang lain. Penyampaian dan penukaran maklumat dalam bentuk
yang boleh difahami oleh kedua-dua pihak.

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

Rajah 2: Konsep Asas Komunikasi

2.4.2 Bentuk Komunikasi
Terdapat 2 jenis bentuk komunikasi, iaitu:

i. Interpersonal
a) Komunikasi seseorang dengan seorang yang lain atau lebih seorang
b) Dibantu oleh alat-alat komunikasi seperti telefon, faks, emel , surat , memo ,
presentation, laporan.
c) Jenis-jenis komunikasi
(i) Arahan / Standard Operating Procedures /Manual

(ii) Menganalisa mesej

(iii) Mendapatkan maklumat

(iv) Memikirkan teknik-teknik yang sesuai

d) Proses Komunikasi Inter Personal

Sama ada kita berkomunikasi melalui lisan, penulisan atau pembacaan ,
Komunikasi merupakan suatu proses yang boleh dipecahkan kepada 5 fasa :

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

ii. Intrapersonal
Komunikasi intra personal ialah komunikasi yang terjadi dengan diri sendiri. Ia
melibatkan proses :
(a) Memperbaiki diri agar dapat berkomunikasi dengan baik
(b) Pembangunan diri ( prinsip , akhlak , sikap )
(c) Pembangunan fikiran ( kreatif & inovatif )
(d) Bermulanya komunikasi berkesan

2
Idea menjadi

mesej

1 3
“ Sender Mesej
“ mempunyai
dihantar
idea

5 4
Penerima Penerima

memberi mendapat

maklumbalas mesej

Rajah 3: Proses Komunikasi Yang Berlaku

(e) Kaedah Mendapatkan Maklumat
(i) Pembelajaran
(ii) Rujukan
(iii) Perbincangan

(iv) Pemerhatian

(f) Menyediakan bahan Komunikasi

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

(g) Proses Persiapan Untuk Berkomunikasi

Analisis situasi Dapat maklumat Buat persiapan
/ masalah

(h) Jenis Format Bahan Komunikasi
(i) Angka & fakta
(ii) Sampel atau gambarajah
(iii) Penerangan
(iv) Visual Aid - Graf , Jadual , gambar

(i) Pergerakan Badan (Body Language) dan Tanda (signs) semasa

Berkomunikasi

(i) Air muka Ia menunjukkan perasaan sebenar
semasa berkomunikasi, seperti
fokus, bosan , marah atau suka dan
sebagainya banyak mempengaruhi
komunikasi

(ii) Isyarat Terdapat isyarat tangan tertentu yang
tangan memberikan maksud tertentu ,
sebagai
(iii) Nada suara contoh , Lambaian tangan menunjukkan

tanda mengatakan “ Hello “

Perlulah jelas dan sesuai dengan
keadaan . Contoh : Kita perlu
menggunakan suara yang tegas
semasa menyampaikan arahan
keselamatan dan disiplin

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

(j) Kepada siapa kita bercakap dipengaruhi oleh protokol yang perlu
diikuti mengikut pangkat dan status.

(i) Pekerja Komunikasi hendaklah jelas dan
bawahan boleh disampaikan dalam bentuk
arahan dan memo.

(ii) Penyelia Komunikasi perlu dijelaskan dalam
atasan bentuk taklimat atau perbincangan
serta
penghantaran laporan. Tidak boleh
menggunakan memo atau arahan
ringkas.

(k) Memperbaiki cara bercakap
(i) Keberkesanan percakapan
(ii) Meningkatkan perbendaharaan kata dan tatabahasa
(iii) Bahasa yang sesuai dan jelas
(iv) Membina keyakinan diri
(v) Mentafsirkan maklumat secepat mungkin

(l) Rintangan – rintangan komunikasi
(i) Tanggapan yang berbeza
(ii) Perbezaan bahasa
(iii) Kebisingan
(iv) Keadaan emosi
(v) Komunikasi tidak kekal
(vi) Tiada keyakinan

(m) Komunikasi yang Baik
(i) Tahu apa yang dibincangkan
(ii) Berusaha memberi kefahaman

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14
(iii)
(iv) Meneliti tujuan sebenar komunikasi
(v) Berbincang
(vi) Berfikir sebelum berkomunikasi
(vii) Mengambil peluang
(viii) Komunikasi susulan
Menjadi pendengar yang baik

NO. KOD / CODE NO. EE-320-3:2012/C06/P(3/8) Muka Surat / Page : 2
Drp / Of : 14

SOALAN
1. Berikan definisi taklimat.

2. Nyatakan dua faktor yang perlu dipertimbangkan semasa membuat persediaan
sebelum memberi sesuatu taklimat.

3. Nyatakan dua perkara yang perlu ada dalam kandungan taklimat.

4. Nyatakan empat kaedah utama dalam berkomunikasi.

5. Terdapat 2 jenis komunikasi yang perlu difahami terlebih dahulu. Nyatakan dua jenis
komunikasi tersebut.

RUJUKAN/REFERENCE :
1. http://www.bing.com/pengenalan kepada Penyeliaan, Pengurusan Kewangan, 02 Dec
2014, 14.40
2. Omardin Haji Ashaari. Kaedah Mengendalikan Mesyuarat. 1996. Kuala Lumpur: Dewan
Bahasa dan Pustaka.
3. https://www.osha.gov/ law-reg-html.constructions, 01 Dec 2014, 21:19