BAHAN AJAR ENDRI

BAHAN AJAR

“Otomatisasi Sarana dan Prasarana
Kantor”

Nama : Endri Nurwati, S.Pd.
No. UKG : 201501623304
NIM : 22802299004

PROGRAM PROFESI GURU DALAM JABATAN
UNIVERSITAS NEGERI YOGYAKARTA

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

Bahan Ajar

A. Kompetensi dasar dan Indikator Pencapaian Kompetensi

Kompetensi Dasar (KD) Indikator Pencapaian Kompetensi(IPK)
3.4.1 Menjelaskan definisi peralatan / perlengkapan kantor
3.4 Menganalisis peralatan 3.4.2 Menguraikan jenis-jenis peralatan / perlengkapan kantor

atau perlengkapan

kantor (office

supplies)

4.4 Memilih peralatan atau 4.4.1 Melakukan identifikasi peralatan / perlengkapan kantor yang
perlengkapan kantor digunakan sesuai dengankebutuhan pekerjaan
(officesupplies)

B. Tujuan Pembelajaran

1. Melalui penugasan dan diskusi kelompok peserta didik dapat menjelaskan
definisi perlengkapan kantor dengan benar.

2. Melalui penugasan dan diskusi kelompok peserta didik dapat menguraikan
jenis-jenis perlengkapan kantor tepat.

3. Melalui penugasan dan diskusi kelompok peserta didik dapat melakukan
identifikasi perlengkapan kantor yang digunakan sesuai dengan kebutuhan
pekerjaan dengan benar

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

C. Materi Inti

Peralatan dan Perlengkapan
Kantor

Peralatan Kantor

A. Pengertian Peralatan Kantor
Menurut The Liang Gie
“Peralatan kantor adalah benda-benda yang dipakai habis dalam
pelaksanaan sehari-hari oleh pegawai tata usaha.”
Menurut KBBI
“Peralatan kantor berarti sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat
dalam mencapai maksud dan tujuan. Jadi dapat dikatakan bahwa
peralatan kantor merupakan suatu media dalam mencapai suatu
tujuan yang diinginkan, secara keseluruhan dapat disimpulkan
bahwa yang dimaksud dengan peralatan kantor adalah suatu
sarana dan prasarana yang dapat memperlancar atau
mempercepat pelaksanaan pekerjaan kantor.”
Menurut Sri Endang R, Sri Mulyani dan Suyyeti (2010;43)
Peralatan kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk
membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan
suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat dan
lebih baik.

Pengertian Peralatan Kantor (Office Equipment) adalah :
Alat-alat atau perlengkapan-perlengkapan yang dipakai dalam kantor guna
kelancaran perusahaan dalam melakukan/ melaksanakan kegiatan-kegiatan
administrasinya.
Yang termasuk dalam Peralatan Kantor (Office Equipment) antara lain :

- Meja-meja tulis.

- Mesin ketik

- Komputer

-Printer

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

- Almari Kantor
- Filling Cabinet.
- Kursi-kursi
- Mesin hitung/kalkulator.
- Balpoint.

- Pensil

Perlengkapan kantor

Perlengkapan kantor adalah istilah generik

yang mengacu kepada semua perlengkapan yang

umumnya digunakan

di kantor, perusahaan dan organisasi lainnya mulai dari

perorangan sampai pemerintah, yang bekerja

pengumpulan, perbaikan, dan keluaran informasi (dalam

bahasa sehari-hari disebut dengan "kertas kerja").

Istilah perlengkapan kantor ini meliputi barang-barang

kecil yang digunakan sehari-hari seperti penjepit

kertas, staples, pelubang kertas, bolpen dan kertas, tetapi

juga mencakup perlengkapan mahal seperti komputer, pencetak, mesin

faksimile, mesin fotokopi dan mesin kasir, serta furnitur kantor seperti bilik, lemari

arsip dan meja, buku

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

BERBAGAI MACAM PERLENGKAPAN KANTOR DAN
FUNGSINYA

Berikut ini beberapa perlengkapan kantor (Office Stationary) yang sering digunakan
dalam perusahaan :
1. Kertas
2. Pensil dan Penghapus
3. Pulpen
4. Tipe-x
5. Penjepit kertas
6. Tinta printer
7. Flashdisk, Memory-card dan Eksternal Hardisc
8. Tempat Kartu Nama
9. Kop Surat
10. Amplop
11. Stop Map
12. Stempel

Manfaat Perlengkapan Kantor

a. Mendukung aktivitas dan pekerjaan kantor.
b. Mempermudah, mempercepat proses pengerjaan dan pelaksanaan kegiatan

kantor.
c. Memperoleh hasil pekerjaan yang maksimal dan memaksimalkan.
d. Sebagai aset kantor dan perlengkapan kantor.

Manfaat Peralatan Kantor

a. Mendukung aktivitas menyelesaikan pekerjaan kantor.
b. memudahkan mempercepat kegiatan kantor.
c. memperoleh hasil yg maksimal, optimal, dan memuaskan

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

Tips Memilih Peralatan dan Perlengkapan Kantor

1. Tujuan penggunaan peralatan
Dalam memilih peralatan kantor, satu hal yang
harus menjadi pertimbangan adalah tentang
tujuan penggunaan peralatan kantor tersebut.
Banyak orang yang memiliki kantor baru
terkadang membeli semua perlengkapan namun
pada kenyataanya tidak semua dipakai saat
bekerja.

2. Memilih peralatan yang sesuai

Setiap bidang pekerjaan dalam kantor biasanya akan memiliki perbedaan
perlengkapan yang dibutuhkan. Untuk itulah dibutuhkan kejelian dalam
memilih perlengkapan kantor agar dapat sesuai dengan bidang pekerjaan yang
ada di kantor tersebut

3. Tingkat kegunaan peralatan;

Masing-masing peralatan kantor memiliki fungsi yang berbeda-beda, baik
dalam tingkat kegunaannya maupun tujuan dalam penggunaannya, untuk itu
buatlah skala prioritas dalam daftar belanja. Dengan membuat skala prioritas,
diharapkan apa yang dibeli akan benar-benar terpakai dalam pekerjaan.
Peralatan yang memiliki tingat kegunaan paling tinggi (sering digunakan),
itulah yang harus menjadi prioritas untuk dibeli.

4. Spesifikasi peralatan;

Seiring perkembangan teknologi yang ada saat ini, spesifikasi peralatan kantor
juga memiliki banyak ragam. Hampir setiap merek juga memiliki fitur yang
berbeda, memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing, oleh karena

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

itu dalam memilih peralatan kantor juga harus disesuaikan dengan kebutuhan
kantor.

5. Biaya peralatan
Setiap jenis peralatan dan perlengkapan kantor selain memiliki spesifikasi yang
berbeda tentu juga memiliki harga yang berbeda. Perbedaan harga ini bisa
dipegaruhi oleh kualitas produk maupun brand yang melekat pada produk
tersebut.

6. Roses operasional peralatan;
Proses operasional peralatan kantor, dari merek satu dengan merek yang lain
biasanya memiliki perbedaan. Berbagai informasi mengenai cara penggunaan
dan proses operasional harus didapatkan saat memilih peralatan tersebut. Jika
peralatan butuh perakitan atau pengoperasian secara khusus maka pastikan
peralatan tersebut mempunyai buku petunjuk. Beberapa peralatan kantor bisa
juga dilakukan uji coba pemakaian di toko untuk memastikan kondisi barang
bisa bekerja dengan normal.

7. Fitur keamanan
Keamanan dan kenyamanan dalam bekerja dibutuhkan semua orang yang ada
dalam kantor, untuk itulah dalam memilih peralatan kantor usahakan yang
memiliki fitur keamanan yang baik. Fitur keamanan ini sebenarnya bisa
diartikan secara luas, baik keamanan untuk peralatan itu sendiri, keamanan
terhadap akses peralatan, maupun keamanan alat bagi pemakainya.

8. EKsibilitas peralatan
Peralatan yang baik tentu peralatan yang memiliki fleksibilitas yang tinggi,
mudah dipindahkan, mudah diletakkan di berbagai tempat, dan peralatan
tersebut bisa disesuaikan dengan kebutuhan ruang kantor. Misalnya saja untuk
kebutuhan almari atau filing canbinet, akan lebih mudah jika dibawahnya
terdapat roda yang bisa memudahkan untuk memindah tempat. Begitu juga
dengan kursi, rak, dan lain sebagainya.

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

9. Kemudahan penggunaan peralatan
Saat melakukan belanja, ada baiknya Anda memilih peralatan kantor yang
sekiranya mudah digunakan oleh pegawai kantor yang akan mengoperasikan
peralatan tersebut. Semakin mudah penggunaan peralatan maka akan semakin
mempermudah dan mempercepat proses pekerjaan.

10. Kecepatan operasi peralatan
Tidak bisa dipungkiri, untuk masalah peralatan kantor yang berbasis mesin
atau digital memang memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih tinggi
daripada yang manual. Begitu juga dengan mesin-mesin dengan teknologi
terbaru biasanya juga memiliki tingkat kecepatan operasi yang lebih cepat
daripada yang menggunakan teknologi yang lama. Beberapa contoh nyata
misalnya peralatan komputer, printer, mesin fotocopy, dan lain sebagainya.
Memilih peralatan yang up to date memang akan memakan biaya yang lebih
banyak, namun sebagai investasi dan sarana efektivitas kerja, pembelian alat
keluaran terbaru juga tidak ada salahnya.

11. Masukan dari operator peralatan
Setiap pembelian peralatan kantor khususnya yang berupa mesin, operator ahli
yang bertugas di toko biasanya akan memberi masukan, saran dan rekomendasi
terkait dengan peralatan yang akan dibeli dan dipergunakan di kantor. Untuk
itu lakukan semua yang disarankan tersebut agar peralatan bisa bekerja dengan
baik, optimal, dan tahan lama.

12.Standarisasi peralatan.
Setiap perusahaan selalu memiliki standarisasi peralatan yang digunakan,
untuk itu sesuaikan standar yang digunakan dengan biaya yang tersedia. Jika
alokasi dana untuk peralatan cukup banyak bisa memilih peralatan yang baru
dan berkualitas, namun jika dana terbatas bisa juga membeli peralatan kantor
yang sederhana namun bisa dipakai secara optimal.

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd

RPP 1 SARANA DAN PRASARA KANTOR – ENDRI NURWATI, S. Pd