คู่มือปฏิบัติงานใช้อบรม

การเขยี นคู่มอื
การปฏบิ ตั งิ าน

Operating Manual

รูปแบบการฝึ กอบรม
1. การแบ่งปันประสบการณ์
2. การทาํ กจิ กรรมกล่มุ
3. การระดมความคดิ
4. การแลกเปลย่ี นความคดิ เห็น

วชิ าการ 35% และกจิ กรรม 65%

เป้ าหมายวนั นี้

• เขา้ ใจกระบวนการธุรกิจ (Business process)
• เขยี น Flow chart ได้
• เขยี น Procedure Manual ได้
• เขยี น Work Instruction ได้

13.30 – 14.00 น. กระบวนการธุรกิจ
14.00 – 15.00 น. Work Flow
15.00 – 15.15 น. Break
15.15 – 16.00 น. ขนั้ ตอนการปฏบิ ตั งิ าน(Procedure)
16.00 – 16.45 น. วิธีการปฏบิ ตั งิ าน (Work Instruction)
16.45 – 17.00 น. ประเมินผล / ถาม-ตอบ

การจัดทาํ คู่มือ

• การจดั ทาํ คูม่ อื ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั งิ าน วธิ กี ารปฏบิ ตั งิ านและ
เอกสารสนบั สนุนอน่ื ๆ เป็ นลายลกั ษณ์อกั ษรเพอ่ื เป็ นมาตรฐานใน
การปฏบิ ตั งิ านขององคก์ ร เป็ นหลกั ฐานการปฏบิ ตั งิ าน เพ่อื สอ่ื สาร
ช้ีแจงขอ้ มูลใหแ้ กผ่ ูเ้ ก่ยี วขอ้ ง (ผูบ้ รหิ าร – ผูป้ ฏบิ ตั งิ าน)

• Number One ทาํ แลว้ ใชบ้ า้ ง ไมใ่ ชบ้ า้ ง บางอยา่ ง
ลา้ สมยั ไม่มกี ารUpdate

• เอกสารควรไดร้ บั การทบทวนอยา่ งนอ้ ย ปี ละ 1 ครง้ั

5

ระดบั เอกสารคณุ ภาพทหี่ น่วยงานต้องจดั ทาํ

ระดบั คู่มอื คุณภาพ เป็ นเอกสารระดบั นโยบายเพอื่ กาํ หนดกรอบหรือทศิ ทาง
๑ (Quality Manual) ดาํ เนินงานอย่างกว้างๆสําหรับหน่วยงานหรือองค์กร
(กรณที อี่ งค์การทาํ ISO)
ระดบั ข้ันตอนการปฏิบัติงาน
๒ (Procedure) เป็ นเอกสารกาํ หนดวธิ ีการปฏบิ ตั ิงานระหว่างหน่วยงาน /
บุคคล / ตาํ แหน่ง จัดทาํ ขนึ้ โดยหน่วยงาน
ระดบั วธิ ีการปฏิบัติงาน บอกเส้นทางการทาํ งานทม่ี จี ุดเร่ิมต้นและสิ้นสุด
๓ (Work Instruction)
เพอ่ื กาํ หนดวธิ ีการปฏบิ ตั งิ านในหน่วยงาน แสดง
ระดบั แบบฟอร์ม (Form) รายละเอยี ดวธิ ีการทาํ งานแต่ละข้นั ตอน(Step by
บันทกึ (Record) step) เพอ่ื ให้เกดิ ผลลพั ธ์เหมือนกนั ทุกคร้ัง
๔ เอกสารสนับสนุน ได้แก่คู่มอื ต่างๆ (เป็ นเอกสารภายนอก เช่นคู่มอื การช่วย
คนจมนํา้ ฯ ) แบบฟอร์ม หรือแบบบันทกึ ข้อมูลต่างๆทใ่ี ช้
(Support Document) ในหน่วยงานน้ันๆ ใช้เพอ่ื การรวบรวมข้อมูล หรือให้
ข้อมูล

FLOW CHART

Flow Chart หมายถึง วิธีการท่ีใชอ้ ธิบายกระบวนการต่าง ๆ
โดยการใชร้ ูปสญั ลกั ษณ์ เสน้ หรอื คาํ ท่แี สดงหรอื ทาํ ใหเ้ หน็ ภาพ
ของกจิ กรรมหรอื ลาํ ดบั ของกระบวนการน้นั เพอ่ื
• แสดงลาํ ดบั ขน้ั ตอนของกระบวนการปฏบิ ตั งิ าน
• แสดงความสมั พนั ธข์ องหน่วยงานต่างๆ ในการกระบวนการ
ปฏบิ ตั งิ าน
• ทาํ ความเขา้ ใจไดง้ า่ ยและเหน็ ภาพรวมของกระบวนการ

7

แนวทางการเขยี น Flow Chart

Flow Chart คืออะไร ?

การใช้สัญลกั ษณ์ต่างๆ ในการเขียนแผนผังการทํางาน เพื่อให้เห็นถึงลกั ษณะ และความสัมพนั ธ์ก่อน
หลงั ของแต่ละข้นั ตอนในกระบวนการทาํ งาน

ประโยชน์ของ Flow Chart

• ช่วยให้เข้าใจกระบวนการทาํ งานง่ายขนึ้
• เป็ นเคร่ืองมอื สําหรับฝึ กอบรมพนักงาน
• การบ่งชี้ถึงปัญหา และโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ
• ช่วยให้เห็นภาพความสัมพนั ธ์ระหว่างบุคคล
• สะดวกในการนําไปเขยี นเป็ นระเบยี บปฏิบตั ิ คู่มอื การปฏบิ ตั ิงานหรือวธิ ีการปฏบิ ตั งิ านในลาํ ดบั ต่อไป

การเขยี น Flowchart

• ผู้เขียนควรเข้าใจกระบวนการและการปฏิบัตงิ านจริง
• กาํ หนดกระบวนการทตี่ ้องเขียน Flowchart
• เขยี นข้นั ตอน กจิ กรรม การตดั สินใจ
• จัดลาํ ดบั ก่อน-หลงั ของข้ันตอนดังกล่าว
• เขยี น Flowchart โดยใช้สัญลกั ษณ์ทเี่ หมาะสม
• ตรวจสอบและปรังปรุง Flowchart ทเ่ี ขยี นเสร็จ

- ปฏิบัตไิ ด้
- กระบวนการมีประสิทธิภาพ
- ไม่ซํ้าซ้อน
- ทาํ ได้แล้วได้ประโยชน์

สัญลักษณ์ใน Work Flow กระบวนการ

No จดุ เรมิ่ ตน้ และ
Yes สนิ้ สดุ ของกระบวนการ
กจิ กรรมและการปฏบิ ตั งิ าน
No
Yes การตดั สนิ ใจ

ทศิ ทาง/การเคลอ่ื นไหว
ของงาน

11

ชอื่ กระบวนการ..........................................................................
ตวั ชวี้ ดั ทส่ี ําคญั ของกระบวนการ...................................................

ลาํ ดบั ที่ ผงั กระบวนการ รายละเอยี ดงาน ผรู้ บั ผดิ ชอบ เอกสารท ี่
เกย่ี วขอ้ ง

No
Yes

No
Yes

จดุ เรมิ่ ตน้ และ กจิ กรรมและ การตดั สนิ ใจ ทศิ ทาง/ จดุ เชอื่ มตอ่ ระหวา่ งขนั้ ตอน
สนิ้ สดุ ของกระบวนการ การปฏบิ ตั งิ าน การเคลอ่ื นไหว (เชน่ กรณีการเขยี นกระบวนการ
ของงาน ไมส่ ามารถจบไดภ้ ายใน 1 หนา้ )

ภาพรวมโครงสรา้ งระบบเอกสาร

นโยบายและ

วตั ถุประสงค์

ระดบั 1 คู่มอื ระบบ คุณภาพ

ระดบั 2 ขน้ั ตอน
การปฏบิ ตั งิ าน

ระดบั 3 วธิ กี ารปฏบิ ตั งิ าน

เอกสารสนับสนุน
ระดบั 4 แบบฟอรม์ บนั ทกึ

13

โครงสรา้ งของระบบเอกสาร

ระดบั 1 คูม่ ือ นโยบายและ
ระดบั 2 ระบบ วตั ถุประสงค์
ระดบั 3 คุณภาพ
ระดบั 4 ขน้ั ตอนการปฏบิ ตั ิ
14
วธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน

เอกสารสนบั สนุน เช่น แบบฟอรม์
บนั ทกึ

คู่มอื การปฏบิ ตั งิ าน

• เปรียบเสมือนแผนท่ีบอกเส้ นทางการทํางานท่ีมีจุดเริ่มต้น และ
สิ้นสุดของกระบวนการ

• ระบุถึงข้ันตอน และรายละเอียดของกระบวนการต่างๆขององค์กร
และวธิ ีควบคุมกระบวนการน้ัน

• มักจัดทําขึ้นสําหรับลักษณะงานท่ีซับซ้อนมีหลายข้ันตอน และ
เกยี่ วข้องกบั คนหลายคน

• สามารถปรับปรุงเปลย่ี นแปลงเมอ่ื มีการเปลย่ี นแปลงการปฏิบตั ิงาน

วตั ถุประสงค์ของการจัดทาํ คู่มอื การปฏบิ ัตงิ าน

• เพอื่ ให้การปฏบิ ัตงิ านในปัจจุบนั เป็ นมาตรฐานเดียวกนั
• ผู้ปฏิบัติงาน ผู้ใช้บริการทราบ และเข้าใจว่าควรทาํ อะไรก่อนและหลงั
• ผู้ปฏิบัตงิ าน ผ้ใู ช้บริการทราบว่าควรปฏิบัติงานอย่างไร เมอื่ ใด กบั ใคร
• เพอ่ื ให้การปฏิบัติงานสอดคล้องกบั นโยบาย วสิ ัยทศั น์ ภารกจิ และเป้ าหมาย

ขององค์กร
• เพอ่ื ให้ผู้บริหารตดิ ตามงานได้ทุกข้นั ตอน
• เป็ นเครื่องมอื ในการฝึ กอบรม
• ใช้เป็ นเอกสารอ้างองิ ในการทาํ งาน
• ใช้เป็ นสื่อในการประสานงาน

ประโยชน์ของการจดั ทาํ คู่มือการปฏบิ ตั งิ าน

• ได้งานท่ีมคี ุณภาพตามทกี่ าํ หนด
• ผู้ปฏิบัตงิ านไม่เกดิ ความสับสน
• แต่ละหน่วยงานรู้งานซ่ึงกนั และกนั
• บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่สามารถทํางานแทนกนั ได้
• สามารถเร่ิมปฏบิ ัตงิ านได้อย่างถูกต้อง และรวดเร็วเมื่อมีการโยกย้ายตาํ แหน่ง
• ลดข้นั ตอนการทาํ งานที่ซับซ้อน
• ลดข้อผดิ พลาดจากการทํางานที่ไม่เป็ นระบบ
• ช่วยเสริมสร้างความมัน่ ใจในการทาํ งาน
• ช่วยให้เกดิ ความสม่าํ เสมอในการปฏิบัตงิ าน
• ช่วยลดความขดั แย้งที่อาจเกดิ ขึน้ ในการทาํ งาน
• ช่วยลดการตอบคาํ ถาม
• ช่วยลดระยะเวลาในการสอนงาน
• ช่วยให้การทาํ งานเป็ นมอื อาชีพ
• ช่วยในการออกแบบระบบงานใหม่ และปรับปรุงงาน

สาเหตุทห่ี ลายองค์กรไม่จดั ทาํ คู่มอื การปฏิบัตงิ าน

• อ้างอิงบุคคลในหน่วยงานที่ทํางานมานาน มีประสบการณ์สูง
จึงไม่เห็นความจําเป็ นในการจดั ทาํ ค่มู อื

• บางหน่วยงานมีลักษณะงานที่ไม่ซํ้าซ้อน มีข้ันตอนน้อยและไม่มี
การเปล่ียนแปลง จํานวนบุคลากรไม่มาก จึงไม่เห็นความจําเป็ นใน
การจัดทาํ ค่มู ือ

• บางหน่วยงานไม่เคยมีคนใหม่เข้ามาทาํ งาน คนเดิมหรือคนปัจจุบัน
รู้งานหมดแล้ว จงึ ไม่เห็นความจาํ เป็ นในการจัดทาํ ค่มู อื

โครงสร้างของคู่มอื การปฏบิ ัตงิ าน

ประกอบด้วย

1. วตั ถุประสงค์
2. ขอบเขต

3. คาํ นิยามศัพท์ (คาํ จาํ กดั ความ)

4. เอกสารอ้างองิ

5. หน้าทค่ี วามรับผดิ ชอบ

6. รายละเอยี ด (ข้นั ตอนการปฏิบตั ิงาน)

7. เอกสารทใี่ ช้ 7.1 Flow Chart 7.2 แบบฟอร์มท่ใี ช้

1. วตั ถุประสงค์ (Objectives)

• ความหมาย
เป็ นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทําเอกสาร
เรื่องนีข้ ึน้ มา

• ตัวอย่างวัตถุประสงค์เรื่อง : ค่มู อื การปฏบิ ัติงานซ่อมบํารุง

เพื่อให้มั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามขั้นตอนท่ีกําหนดได้อย่างถูกต้อง
ครบถ้วน สมํ่าเสมอ อย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ผู้พักอาศัยพึง
พอใจ

2. ขอบเขต (Scope)

• ความหมาย
เป็ นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่า
ครอบคลมุ ต้งั แต่ข้ันตอนใด ถงึ ข้ันตอนใด หน่วยงานใด กบั ใคร ที่ใด
และเมอ่ื ใด

• ตัวอย่างขอบเขตเร่ือง : ค่มู ือการปฏิบัติงานซ่อมบาํ รุง (APT)

กคบ่าูมํารรือสุงกรกาุปารผรปลบฏแําิลบรุะงัตรกิงักาารษนบานันก้ีคทารรกึ อเใบนบิกกคจจิ ล่ากุมยาวรขัสอ้ันพดตุากอรา์นทรเกจมาัด้นรจทแ้า์จง้งกซา่รอรมับกมาอรบซง่อานม

• 3ควา.มหมคายาํ จํากดั ความ (Definition)
ใช้อธิบายคําศัพท์เทคนิคเฉพาะ / คําที่น่าจะแปลหรือมีความหมายหลายนัย
เพื่อให้ผู้ใช้เข้าใจเหมือนกัน หรืออธิบายคําย่อที่ไม่ต้องการเขียนยืดยาวใน
รายละเอยี ด

• ตวั อย่างคาํ จํากดั ความ เร่ือง : ค่มู อื การฝึ กอบรม
OJT = การสอนงานในขณะปฏิบตั งิ าน
JD = ใบกาํ หนดหน้าทงี่ าน
IDP = แผนการพฒั นารายบุคคล

คาํ จาํ กัดความ

• เอกสาร หมายถงึ ขอ้ มลู และสอ่ื ท่ใี ชส้ นบั สนุนขอ้ มลู
สอ่ื อาจรวมถงึ กระดาษ เทปแมเ่ หลก็ ซีดีสาํ หรบั คอมพวิ เตอร์
รูปภาพ แผ่นบนั ทกึ ขอ้ มลู หรอื หลายสง่ิ รวมกนั

• ระบบเอกสาร หมายถงึ กลมุ่ ของเอกสารท่จี ดั ทาํ ข้ึน
• วธิ ีการปฏบิ ตั งิ าน หมายถงึ วธิ ีการท่เี ฉพาะเจาะจงท่ใี ชท้ าํ งานหรอื

ดาํ เนินการกจิ กรรม
• บนั ทกึ หมายถงึ เอกสารท่แี สดงถงึ ผลของการปฏบิ ตั ิ หรอื แสดง

ถงึ หลกั ฐานของการปฏบิ ตั ิ

23

4. เอกสารอ้างองิ (Reference Document)
• ความหมาย

เป็ นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอืน่ ใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กัน
หรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้ การปฏิบัติงานน้ันๆ สมบูรณ์ ได้แก่
Procedure / WI อน่ื ๆ ทเี่ กยี่ วข้อง เป็ นต้น

• ตัวอย่างเอกสารอ้างอิง : Precedure เร่ือง การจัดซ้ือ
- การขอซื้อ การเขยี นใบ PR

5. หน้าทค่ี วามรับผดิ ชอบ (Responsibilities)

• ความหมาย
เป็ นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่ามใี ครบ้างทเ่ี กย่ี วข้องกบั ข้ันตอนการปฏิบัติงาน
น้ันๆ โดยมักจะเรียงจากผู้มอี าํ นาจหรือตาํ แหน่งสูงสุดลงมา

• ตัวอย่างหน้าที่ความรับผดิ ชอบเร่ือง : ค่มู ือการฝึ กอบรม

กรรมการผู้จัดการ, กรรมการบริหาร
- กาํ หนดนโยบายและอนุมตั ิแผนฝึ กอบรม/สมั มนา ประจาํ ปี
- พจิ ารณาและอนุมตั ิหลกั สูตรการจดั ฝึ กอบรมโดยวทิ ยากรภายนอก
- พิจารณาและอนุมตั ิการส่งพนกั งานไปอบรมภายนอก

6. ข้นั ตอนการปฏิบัตงิ าน (Procedure)

• ความหมาย
เป็ นการอธิบายข้นั ตอนการทาํ งานอย่างละเอยี ด ว่าใคร ทาํ อะไร ท่ไี หน อย่างไร เมอ่ื ใด โดย
สามารถจดั ทําได้ในรูปแบบต่างๆ ได้แก่ การใช้ข้อความอธิบาย การใช้ตาราง อธิบาย การใช้
แผนภูมิ และการใช้ Flow Chart

• ตัวอย่างการเขยี นขน้ั ตอนการปฏบิ ตั งิ าน เรื่อง การฝึ กอบรม
6.1การสํารวจความจาํ เป็ นในการฝึ กอบรม

6.2การจดั ทาํ แผนฝึ กอบรม/สัมมนาประจาํ ปี

6.3ดาํ เนินการฝึ กอบรม

6.4การประเมินผลการอบรม / สัมมนา
6.5 บนั ทกึ การฝึ กอบรม (TRAINING RECORD)

7. เอกสารแนบท้าย

7.1 Flow chart
• ความหมาย

ผงั แสดงข้นั ตอนลาํ ดบั เหตุการณ์ในการทาํ งาน ในรูปแบบของสัญลกั ษณ์

7. เอกสารแนบท้าย

7.2 แบบฟอร์มทใ่ี ช้ (Form)
• ความหมาย

เป็ นการชี้แจงให้ผ้อู ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่างๆ ทต่ี ้องใช้ในการบันทกึ ข้อมูล
ผู้เกย่ี วข้องในการปฏบิ ัตงิ านของกระบวนการน้ันๆ

• ตัวอย่างแบบฟอร์มเรื่อง : การสรรหา และคดั เลอื ก

- ใบสัมภาษณ์งาน
- ใบขออนุมัติการจ้าง
- ใบขออัตรากาํ ลงั

การจัดเกบ็ แบบฟอร์มทเ่ี ป็ นบนั ทกึ

• ความหมาย
เป็ นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่าบนั ทกึ ใดบ้างทต่ี ้องจัดเกบ็ เพอ่ื เป็ น
ข้อมูลหรือหลกั ฐานของการปฏบิ ัตงิ านน้ันๆ พร้อมท้งั ระบุถงึ
ผู้รับผดิ ชอบในการจดั เกบ็ สถานที่ ระยะเวลา และวธิ ีการจัดเกบ็

• ตวั อย่างเอกสารบันทกึ เร่ือง : การจัดซื้อ

ชื่อเอกสาร ผ้รู ับผดิ ชอบ สถานท่จี ดั เกบ็ ระยะเวลา วธิ ีการจดั เกบ็
ใบ PO เจ้าหน้าทจี่ ดั ซือ้ แฟ้ ม “ใบ PO” 2 ปี เรียงตามวนั ที่

วธิ ีการเขยี นข้นั ตอนการปฏบิ ตั งิ าน

• ในการเขียนข้นั ตอนการปฏบิ ัติงาน (หัวข้อที่ 6) ของโครงสร้างคู่มอื
การปฏบิ ตั งิ านอาจอยู่ในรูปของ
- เป็ นผงั การไหลของการปฏิบัตงิ าน (Flow Chart)
- รายละเอยี ดข้อความท้งั หมด (Wording)

ผรู้ ับผดิ ชอบ กิจกรรม ผู้ /หน่วยงานที่ เอกสารที่
เกี่ยวขอ้ ง เกี่ยวขอ้ ง

ตวั อย่างการเขยี นรายละเอยี ด

ข้นั ตอนการรับการฝึ กอบรมภายนอก
5.1 ผู้ขอรับการฝึ กอบรม
5.1.1 ศึกษาข้อมูลหรือหลกั สูตรทจี่ ําเป็ นต่อการปฏบิ ตั งิ าน
5.1.2 กรอกแบบคาํ ร้องขอรับการฝึ กอบรมภายนอกพร้อมแนบหลกั ฐานหรือข้อมูล

ของหลกั สูตรดงั กล่าว
5.1.3 เสนอให้ผู้บงั คบั บญั ชาจนถงึ ระดบั กรรมการผู้จัดการอนุมตั ิ
5.1.4 นําส่งฝ่ ายทรัพยากรบุคคลล่วงหน้าก่อนวนั สัมมนาหรือฝึ กอบรม 15 วนั

5.2 เจ้าหน้าทฝ่ี ่ ายทรัพยากรบุคคล
5.2.1 ติดต่อสถาบนั หรือหน่วยงานทจี่ ัดฝึ กอบรม
5.2.2 ส่งเรื่องไปยงั หน่วยงานการเงนิ เพอ่ื ของบประมาณ

5.3 ผู้เข้ารับการฝึ กอบรม
5.3.1 เข้ารับการฝึ กอบรมตามวนั และเวลาทกี่ าํ หนด
5.3.2 เมอื่ เสร็จสิ้นการฝึ กอบรม จดั ทาํ รายงานพร้อมนําส่งเอกสารประกอบการฝึ กอบรม
5.3.3 นําความรู้ทไ่ี ด้รับไปจดั ทาํ แผนพฒั นาและปรับปรุงตนเอง

ตวั อย่างการเขยี นข้นั ตอนแบบตาราง

ผ้รู ับผดิ ขอบ ข้ันตอนการดําเนินงาน ระยะเวลา แบบฟอร์มทใี่ ช้

เจ้าหน้าที่ 1. สํารวจความจําเป็ น เดือนพฤศจิกายน แบบสํารวจความจํา
ฝึ กอบรม ในการฝึ กอบรม ของทุกปี เป็ นในการฝึ กอบรม

หัวหน้าแผนก 2 . ก ร อ ก ร า ย ล ะ เ อี ย ด ค ว า ม ภายในเดอื นธันวาคม แบบสํารวจความจํา
ต้องการในการฝึ กอบรม และส่ ง ของทุกปี เป็ นในการฝึ กอบรม
กลบั คนื ฝ่ ายบุคคล

หัวหน้าแผนกบุคคล 3. พิจารณา รวบรวมและจัดทํา ภายในเดอื นมกราคม แผนการฝึ กอบรม
แผนการฝึ กอบรมประจําปี ส่ งให้ ของปี ถัดไป ประจําปี
ผู้จัดการฝ่ าย HR

ตวั อย่างการเขยี นข้นั ตอนแบบ Flow Chart

ลาํ ดบั ท่ี ผงั กระบวนการ รายละเอยี ดงาน ผู้รับผดิ ชอบ บนั ทกึ เอกสารอ้างองิ

1 ออกเอกสารขอซื้อ หน่วยงานท่ีขอซื้อกรอกรายละเอียดสินค้าท่ี ผ้ขู อซื้อ ใบ PR PU-F-001
2 จะซื้อ
3 (PR) ผ้มู อี าํ นาจลงนาม ใบ PR
4 ผู้มีอํานาจลงนามอนุมัติ หากไม่อนุมัติให้ผู้ขอ
No อนุมตั ิ ซื้อนํากลบั ไปพจิ ารณาหรือแก้ไข
5
Yes บันทึกเลขที่ PR ในสมุดบันทึกเพ่ือเป็ น เจ้าหน้าที่จัดซือ้ Log PU-F-002
6 หลกั ฐานอ้างองิ เจ้าหน้าที่จัดซื้อ Book PU-F-003
ลง Log Book เปิ ดเอกสาร PO โดยกรอกรายละเอยี ดตาม
เอกสาร PR ใบ PO
ออกใบ PO
ส่งใบส่ังซื้อสินค้า (PO) ให้กบั ทางผู้ขาย โดย เจ้าหน้าทจี่ ดั ซือ้ ใบ PO QC-F-001
ส่งใบ PO ทาง Fax หรือ E – mail และยืนยัน เจ้าหน้าท่ี
การซื้อ ตรวจสอบ ใบตรวจ
ส่งคนื No ตรวจรับสินค้า ตรวจรับสินค้าจากทางผู้ขาย หากไม่ตรงตาม รับสินค้า
ข้อกาํ หนดให้ส่งคนื และไม่ต้องชําระเงิน
Yes
จั ด เ ก็บ สิ น ค้ า ท่ี ผ่ า น ก า ร ต ร ว จ ส อ บ ยั ง เจ้าหน้าที่ Stock WH-F-001
จดั เกบ็ เข้าคลงั คลงั สินค้า และบันทึก stock ให้ตรงกับ คลงั สินค้า
สินค้า Card

โครงสรา้ งของระบบเอกสาร

นโยบายและ

วตั ถุประสงค์

ระดบั 1 คูม่ ือระบบ คุณภาพ

ระดบั 2 ขน้ั ตอน
การปฏบิ ตั ิ

ระดบั 3 วธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน

ระดบั 4 เอกสารสนบั สนุน
เช่น แบบฟอรม์ บนั ทกึ

35

วธิ ีปฏบิ ตั งิ าน (Work Instruction)

• เป็ นเอกสารอธิบายรายละเอยี ดวธิ กี ารทาํ งานอยา่ งละเอยี ด
• ทาํ ใหผ้ ูอ้ น่ื สามารถอา่ น เขา้ ใจและปฏบิ ตั ติ ามไดโ้ ดยงา่ ย
• แสดงวธิ ที าํ Step by step หรอื อาจมรี ูปภาพประกอบ
• ตวั อย่าง : วธิ ีการใชเ้ คร่อื งถา่ ยเอกสาร วธิ กี ารใชโ้ ปรแกรม
อพารเ์ มน้ ท์ วธิ ีเกบ็ เงนิ จากลูกคา้
• ไดผ้ ลลพั ธท์ ่เี หมือนกนั ทกุ ครง้ั

36

โครงสรา้ งของวธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน

• ไม่มรี ูปแบบท่แี น่นอน เขียนไดห้ ลายลกั ษณะข้ึนกบั องคก์ ร
อาจประกอบดว้ ย

- Flowchart

- ภาพถา่ ย หรอื รูปภาพ หรอื วดี ิทศั น์
- คาํ อธบิ ายวธิ ที าํ งานทลี ะขน้ั ตอน
• ช่ือ รหสั เอกสาร แกไ้ ขครง้ั ท่ี
วนั ท่ปี ระกาศใช้
ผูจ้ ดั ทาํ ผูท้ บทวนและผูอ้ นุมตั ใิ ช้

37



ตวั อย่างโครงสรา้ งของวธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน

• ปกหนา้ ระบุ ช่ือ รหสั เอกสาร แกไ้ ขครง้ั ท่ี วนั ท่ปี ระกาศใช้ และลง
นามผูจ้ ดั ทาํ ผูท้ บทวน และผูอ้ นุมตั ใิ ช้

1. วตั ถปุ ระสงค์
2. ผูป้ ฏบิ ตั งิ าน
3. คาํ นิยาม
4. เอกสารท่เี ก่ยี วขอ้ ง เช่น เอกสารและแบบฟอรม์ ท่ใี ชใ้ น WI น้ี, เอกสาร

อน่ื ท่เี ก่ยี วขอ้ ง เช่น กฎหมาย หรอื มาตรฐานอน่ื ๆ
5. วสั ดอุ ปุ กรณ์ท่ใี ช้
6. รายละเอยี ดวธิ ปี ฏบิ ตั งิ าน

39

Workshop # 2

40

ขัน้ ตอนในการจดั ทาํ เอกสาร

กาํ หนดเอกสารท่จี าํ เป็ น ให้ผู้บริหารทบทวนและอนุมัติ
ทบทวนความเหมาะสมกับการใช้งาน
ทบทวนเอกสารท่มี ีอยู่ปัจจุบนั ทบทวนความถกู ต้องตามข้อกาํ หนดของระบบการจดั การ

กาํ หนดเอกสารท่ตี ้อง
จดั เตรียมเพ่มิ เตมิ

มอบหมายความรับผดิ ชอบ ร่างเอกสารเพ่มิ เตมิ หรือ
ในการจดั ทาํ เอกสาร ปรับปรุงเอกสารท่มี ีอยู่

41

การปรับปรุงคู่มอื การปฏบิ ตั งิ าน

 การปรับปรุงย่อยควรทาํ ทุกปี

 การปรับปรุงใหญ่ทาํ ทุก ๓ ปี

P: วางแผน

A: นําสู่การ D: ลองทาํ
ปฏบิ ตั ิ

C: ประเมนิ

ปัญหา และอปุ สรรคในการจดั ทาํ และใช้งาน

• ผู้จัดทําเอกสารขาดความรู้ ความเข้าใจในกระบวนการปฏิบัติงานน้ันๆ อย่าง
ถองแท้

• ผู้จัดทําเอกสารไม่ทราบวิธีการเลือกประเภทของคู่มือให้เหมาะสมกับการ
ปฏิบัตงิ านทาํ ให้ผู้ใช้เข้าใจยาก และไม่นําไปปฏบิ ตั ติ าม

• ไม่ได้รับความร่วมมอื จากบุคคลต่างๆ ทเี่ กยี่ วข้องในการให้ข้อมูล
• ขาดอุปกรณ์ทเ่ี พยี งพอและเทคโนโลยที ท่ี นั สมยั
• ไม่มกี ารสื่อสาร หรือฝึ กอบรมวธิ ีการใช้คู่มอื หลงั จากทาํ เสร็จแล้ว
• ไม่มกี ารนําเอกสารทจ่ี ัดทาํ เสร็จแล้วไปใช้อย่างจริงจัง
• ไม่มกี ารแก้ไขปรับปรุงให้ทนั สมยั
• ผู้ทท่ี าํ การแก้ไขเปลยี่ นแปลงไม่ใช่เจ้าของเรื่องเดมิ

เม่ือใดทตี่ ้องปรับปรุงคู่มือ และทาํ อย่างไร

เมอ่ื ใด
• เมอื่ มกี ารปรับเปลย่ี นนโยบาย กระบวนการทาํ งาน
• เมอื่ มกี ารปรับเปลย่ี นผู้รับผดิ ชอบ แบบฟอร์ม หรือเอกสารอ้างองิ ต่างๆ
• ควรมกี ารทบทวนกระบวนการทไ่ี ม่มกี ารเปลยี่ นแปลง อย่างน้อยทุกๆ

1 ปี เพอื่ ให้แน่ใจว่ายงั เป็ นฉบับปัจจุบัน

อย่างไร
• เสนอเร่ืองเพอ่ื ขออนุมตั จิ ากเจ้าของเร่ืองเดมิ หรือผู้มอี าํ นาจอนุมตั ิ
• ดาํ เนินการปรับปรุงตามความเหมาะสมต่อการปฏิบตั งิ าน
• บนั ทกึ ประวตั กิ ารปรับปรุงว่าได้เปลย่ี นแปลงเรื่องใด
• ดาํ เนินการแจกจ่ายเพอื่ ทดแทนเอกสารคู่มอื ฉบบั เดมิ
• นําเอกสารคู่มอื ฉบับเดมิ กลบั มาทาํ ลาย
• เกบ็ เอกสารคู่มอื ต้นฉบับของเดมิ เพอื่ ใช้อ้างองิ

ปัจจัยสู่ความสําเร็จ

• มีการประชุมชี้แจงให้ทุกหน่วยงานทราบว่าจะมีการจัดทําเอกสาร
การปฏบิ ัติงานขนึ้ มาอย่างเป็ นระบบ

• มีการแต่ งต้ังตัวแทนของแต่ ละหน่ วยงานเพ่ือจัดทําและ
ประสานงานตดิ ตามผล

• ผู้บริหาร หรือระดับหัวหน้างานต้องให้การสนับสนุน และมีความรู้
ในการจัดทาํ เอกสารเช่นเดยี วกนั

• จัดกิจกรรมในการสื่อสาร หรือเผยแพร่เอกสารที่จัดทําให้เป็ นท่ี
เข้าใจ

เทคนิคการส่ือสารคู่มอื ไปยงั ผู้ใช้

• พิจารณาว่าต้องแจกจ่าย (Distribute) ให้ผู้ใดบ้าง
ได้แก่ ผู้ใช้งาน หรือผู้เกยี่ วข้องทตี่ ้องรับทราบ

• จะใช้ช่องทางใดในการแจกจ่าย
- สําเนาเอกสาร พร้อมแนบจดหมายชี้แจง
- จดั ฝึ กอบรมวธิ ีการใช้
- Post บน Internet หรือ Intranet และ
เปิ ดโอกาสให้ซักถาม

* ถาม - ตอบ

* ปัญหา อปุ สรรค แนวทางการ
ดาํ เนินการ และข้อเสนอแนะ