MS EXCEL INTERMEDIATE NAJMAH BINTI NASIMAN
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 1 | P a g e MEMULAKAN DENGAN MS EXCEL 1.0 PENGENALAN Program hamparan (spreadsheet) yang membolehkan anda menyimpan, menyusun dan menganalisis maklumat. 1.1 Skrin Mula Excel Apabila anda membuka Excel buat kali pertama, Skrin Mula Excel akan muncul. Dari sini, anda akan dapat membuat buku kerja baharu, memilih templat dan mengakses buku kerja anda yang diedit baru-baru ini. Daripada Skrin Mula Excel, cari dan pilih Buku kerja Kosong (Blank workbook) untuk mengakses antara Excel interface. 1.2 Bahagian tetingkap Excel (Excel Window) Bar Alat Akses Pantas (Quick Access Toolbar) Bar Alat Akses Pantas membolehkan anda mengakses arahan biasa tidak kira tab mana yang dipilih. Anda boleh menyesuaikan arahan bergantung pada pilihan anda. Kotak nama (Name Box) Kotak Nama memaparkan lokasi, atau nama, sel yang dipilih. Formula Bar Dalam bar formula, anda boleh memasukkan atau mengedit data, formula atau fungsi yang akan muncul dalam sel tertentu. (Column) Lajur ialah sekumpulan sel yang berjalan dari bahagian atas halaman ke bahagian bawah. Dalam Excel, lajur dikenal pasti dengan huruf.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 2 | P a g e Reben (The Ribbon) Ribbon mengandungi semua arahan yang anda perlukan untuk melaksanakan tugas biasa dalam Excel. Ia mempunyai berbilang tab, setiap satu dengan beberapa kumpulan arahan. Beritahu saya (Tell Me) Kotak Beritahu saya berfungsi seperti bar carian untuk membantu anda mencari alat atau arahan dengan cepat yang ingin anda gunakan. Sel (Cell) Setiap segi empat tepat dalam buku kerja dipanggil sel. Sel ialah persilangan baris dan lajur. Hanya klik untuk memilih sel. Baris (Row) Baris ialah sekumpulan sel yang berjalan dari kiri halaman ke kanan. Dalam Excel, baris dikenal pasti dengan nombor. Lembaran kerja (Worksheets) Fail Excel dipanggil buku kerja. Setiap buku kerja mengandungi satu atau lebih lembaran kerja. Klik tab untuk bertukar antara tab tersebut atau klik kanan untuk mendapatkan lebih banyak pilihan. Kawalan zum (Zoom Control) Klik dan seret peluncur untuk menggunakan kawalan zum. Nombor di sebelah kanan peluncur mencerminkan peratusan zum. Pilihan Paparan Lembaran Kerja (Worksheet View Options) Terdapat tiga cara untuk melihat lembaran kerja. Hanya klik arahan untuk memilih paparan yang dikehendaki. Bar skrol menegak dan mendatar (Vertical and Horizontal Scroll Bars) Bar skrol membolehkan anda menatal ke atas dan ke bawah atau sisi ke sisi. Untuk melakukan ini, klik dan seret bar skrol menegak atau mendatar.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 3 | P a g e 1.3 Bekerja dengan persekitaran Excel (Working with the Excel Environment) Reben (Ribbon) dan Bar Alat Akses Pantas (Quick Access Toolbar) ialah tempat anda akan menemui arahan untuk melaksanakan tugas biasa dalam Excel. Pandangan Belakang pentas memberi anda pelbagai pilihan untuk menyimpan, membuka fail, mencetak dan berkongsi dokumen anda. 1.3.1 Reben (Ribbon) Excel menggunakan sistem reben bertab dan bukannya menu tradisional. Reben mengandungi berbilang tab, setiap satu dengan beberapa kumpulan arahan. Anda akan menggunakan tab ini untuk melaksanakan tugas yang paling biasa dalam Excel. 1.3.2 Bar Alat Akses Pantas (Quick Access Toolbar) Terletak betul-betul di atas Reben, Bar Alat Akses Pantas membolehkan anda mengakses arahan biasa tidak kira tab mana yang dipilih. Secara lalai, ia termasuk perintah Simpan, Buat asal dan Ulang. Anda boleh menambah arahan lain bergantung pada pilihan anda. Untuk menambah arahan pada Bar Alat Akses Pantas: 1. Klik anak panah lungsur di sebelah kanan Bar Alat Akses Pantas. 2. Pilih arahan yang anda mahu tambah daripada menu lungsur. Untuk memilih daripada arahan tambahan, pilih Lagi Perintah.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 4 | P a g e 1.3.3 Pandangan lembaran kerja (Worksheet views) Excel mempunyai pelbagai pilihan paparan yang mengubah cara buku kerja anda dipaparkan. Pandangan ini boleh berguna untuk pelbagai tugas, terutamanya jika anda merancang untuk mencetak hamparan. Untuk menukar paparan lembaran kerja, cari arahan di sudut kanan bawah tetingkap Excel dan pilih Paparan Normal (Normal View), Paparan Tata Letak Halaman (Page Layout View) atau Paparan Pecah Halaman (Page Break View) 1. Paparan biasa (Normal view) ialah paparan lalai untuk semua lembaran kerja dalam Excel. 2. Paparan Tata Letak Halaman (Page Layout View) memaparkan cara lembaran kerja anda akan muncul apabila dicetak. Anda juga boleh menambah pengepala dan pengaki dalam paparan ini. 3. Paparan Pecah Halaman (Page Break View) membolehkan anda menukar lokasi pemisah halaman, yang sangat membantu apabila mencetak banyak data daripada Excel.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 5 | P a g e 2.0 PENGURUSAN PANGKALAN DATA (DATABASE MANAGEMENT) 2.1 Menyusun Data (Sorting Data) Sorting data Sort sheet iaitu susun helaian menyusun semua data dalam lembaran kerja anda mengikut satu lajur Sort range dalam julat sel, yang boleh membantu apabila bekerja dengan helaian yang mengandungi beberapa jadual 2.1.1 Untuk Menyusun helaian (To sort a sheet) Contoh : Menyusun borang pesanan bajuT mengikut abjad Nama Akhir (lajur C). 1. Pilih sel dalam lajur yang ingin diisih mengikut. Dalam contoh kami, kami akan memilih sel C2. 2. Pilih tab Data pada Reben, kemudian klik perintah A-Z untuk mengisih A hingga Z, atau perintah Z-A untuk mengisih Z kepada A. Dalam contoh kami, kami akan mengisih A hingga Z. 3. Lembaran kerja akan diisih mengikut lajur yang dipilih. Dalam contoh kami, lembaran kerja kini diisih mengikut nama keluarga. Aktiviti 01
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 6 | P a g e 2.1.2 Untuk menyusun julat (To sort a range) Contoh : Memilih jadual berasingan dalam borang tempahan baju-T kami untuk mengisih bilangan baju yang ditempah dalam setiap gred. 1. Pilih julat sel yang anda mahu isi. Dalam contoh kami, kami akan memilih julat sel G2:H6. 2. Pilih tab Data pada Reben, kemudian klik perintah Isih. 3. Kotak dialog Isih akan muncul. Pilih lajur yang anda mahu isih mengikut. Dalam contoh kami, kami ingin mengisih data mengikut bilangan pesanan baju-T, jadi kami akan memilih Pesanan. 4. Tentukan susunan isihan (sama ada menaik atau menurun). Dalam contoh kami, kami akan menggunakan Terbesar kepada Terkecil. 5. Setelah anda berpuas hati dengan pilihan anda, klik OK. 6. Julat sel akan diisih mengikut lajur yang dipilih. Dalam contoh kami, lajur Pesanan akan diisih dari tertinggi ke terendah.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 7 | P a g e 2.2 Menapis Data (Filtering Data) Filter boleh digunakan untuk mengecilkan data dalam lembaran kerja anda, membolehkan anda melihat maklumat yang anda perlukan sahaja. 2.2.1 Untuk Menapis Data (To Filter Data) Untuk menapis berfungsi dengan betul, lembaran kerja anda hendaklah mengandungi baris pengepala (header row), yang digunakan untuk mengenal pasti nama setiap lajur. Aktiviti 02 1. Masukkan data: ID#, Type, Equipment Detail, dan seterusnya. 2. Pilih tab Data, kemudian klik arahan Penapis. 3. Anak panah lungsur akan muncul dalam sel pengepala (header cell) untuk setiap lajur. 4. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang ingin anda tapis. Dalam contoh kami, kami akan menapis lajur B untuk melihat jenis peralatan tertentu sahaja.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 8 | P a g e 5. Menu Penapis (Filter) akan muncul. 6. Nyahtanda kotak di sebelah Pilih Semua untuk menyahpilih semua data dengan cepat. 7. Tandai kotak di sebelah data yang ingin anda tapis, kemudian klik OK 8. Data akan ditapis (Filter)
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 9 | P a g e 2.2.2 Untuk menggunakan berbilang penapis (To apply multiple filters) Penapis adalah terkumpul, yang bermaksud anda boleh menggunakan berbilang penapis (multiple filters) untuk membantu mengecilkan hasil anda. 1. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang ingin anda tapis. Dalam contoh ini, kami akan menambah penapis pada lajur D untuk melihat maklumat mengikut tarikh. 2. Menu Penapis akan muncul. 3. Tandai atau nyahtanda kotak bergantung pada data yang ingin anda tapis, kemudian klik OK. Dalam contoh kami, kami akan menyahtanda semua kecuali pada bulan Ogos. 4. Penapis baharu akan digunakan.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 10 | P a g e 2.2.3 Untuk mengosongkan penapis To Clear a Filter) Selepas menggunakan penapis (Filter), anda mungkin mahu mengalih keluar—atau mengosongkannya—dari lembaran kerja anda supaya anda boleh menapis kandungan dengan cara yang berbeza. 1. Klik anak panah lungsur turun untuk penapis yang ingin anda kosongkan. Dalam contoh kami, kami akan mengosongkan penapis dalam lajur D. 2. Menu Penapis akan muncul. 3. Pilih Kosongkan Penapis Daripada [NAMA KOLOM] daripada menu Penapis. Dalam contoh kami, kami akan memilih Kosongkan Penapis Daripada "Didaftar Keluar". 4. Penapis akan dikosongkan daripada lajur
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 11 | P a g e 2.2.4 Penapisan lanjutan (Advanced filtering) Alat penapisan lanjutan, termasuk penapisan carian, teks, tarikh dan nombor, yang boleh menyempitkan hasil anda untuk membantu mencari perkara yang anda perlukan. 2.1.4.1 Untuk membuat penapisan dengan pencarian. (To filter with search) 1. Pilih tab Data, kemudian klik arahan Penapis 2. Klik anak panah lungsur untuk lajur yang ingin anda tapis. Dalam contoh kami, kami akan menapis lajur C. 3. Menu Penapis akan muncul. Masukkan istilah carian ke dalam kotak carian. Hasil carian akan muncul secara automatik di bawah medan Penapis Teks semasa anda menaip.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 12 | P a g e 4. Lembaran kerja akan ditapis mengikut istilah carian anda
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 13 | P a g e 2.3 Kumpulan (Groups) Kumpulan, membolehkan anda memaparkan dan menyembunyikan bahagian lembaran kerja anda dengan mudah 2.3.1 Untuk mengumpulkan baris atau lajur (To group rows or columns) 1. Pilih baris atau lajur yang anda mahu kumpulkan. Dalam contoh ini, kami akan memilih lajur B, C dan D. 2. Pilih tab Data pada Reben, kemudian klik arahan Kumpulan. 3. Baris atau lajur yang dipilih akan dikumpulkan. Dalam contoh kami, lajur B, C dan D dikumpulkan. Aktiviti 03 2.3.2 Untuk menyembunyikan dan menunjukkan kumpulan (To hide and show groups) 1. Untuk menyembunyikan kumpulan, klik tanda tolak, juga dikenali sebagai butang Sembunyikan Butiran.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 14 | P a g e 2. Kumpulan itu akan disembunyikan. Untuk menunjukkan kumpulan tersembunyi, klik tanda tambah, juga dikenali sebagai butang Tunjukkan Butiran.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 15 | P a g e 3.0 PEMFORMATAN BERSYARAT (CONDITIONAL FORMATTING) 3.1 Memahami pemformatan bersyarat (Undertanding conditional formatting) Pemformatan bersyarat membolehkan anda menggunakan pemformatan secara automatik— seperti warna, ikon dan bar data—kepada satu atau lebih sel berdasarkan nilai sel. Untuk melakukan ini, anda perlu membuat peraturan pemformatan bersyarat. Contoh : Jika nilainya kurang daripada $2000, warnakan sel merah Aktiviti 04 3.1.1 Untuk membuat peraturan pemformatan bersyarat (To create a conditional formatting rule) 1. Pilih sel yang dikehendaki untuk peraturan pemformatan bersyarat. 2. Daripada tab Laman Utama, klik arahan Pemformatan Bersyarat. Menu lungsur turun akan muncul. 3. Tuding tetikus pada jenis pemformatan bersyarat yang dikehendaki, kemudian pilih peraturan yang dikehendaki daripada menu yang muncul. Dalam contoh kami, kami ingin menyerlahkan sel yang lebih besar daripada $4000.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 16 | P a g e 4. Kotak dialog akan muncul. Masukkan nilai yang dikehendaki ke dalam medan kosong. Dalam contoh kami, kami akan memasukkan 4000 sebagai nilai kami. 5. Pilih gaya pemformatan daripada menu lungsur. Dalam contoh kami, kami akan memilih Isi Hijau dengan Teks Hijau Gelap, kemudian klik OK. 6. Pemformatan bersyarat akan digunakan pada sel yang dipilih. Dalam contoh kami, mudah untuk melihat jurujual yang mencapai matlamat jualan $4000 untuk setiap bulan. 3.2 Pratetap Pemformatan Bersyarat (Conditional Formatting Presents) Mereka dikelompokkan kepada tiga kategori: Bar Data ialah bar mendatar yang ditambahkan pada setiap sel, sama seperti graf bar. Skala Warna menukar warna setiap sel berdasarkan nilainya. Setiap skala warna menggunakan kecerunan dua atau tiga warna. Set Ikon menambah ikon tertentu pada setiap sel berdasarkan nilainya.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 17 | P a g e 3.2.1 Untuk menggunakan pemformatan bersyarat pratetap (To create a conditional formatting rule) 1. Pilih sel yang dikehendaki untuk peraturan pemformatan bersyarat. 2. Klik arahan Pemformatan Bersyarat 3. Tuding tetikus pada pratetap yang dikehendaki, kemudian pilih gaya pratetap daripada menu yang muncul. 4. Pemformatan bersyarat akan digunakan pada sel yang dipilih.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 18 | P a g e 3.3 Membuang Pemformatan Bersyarat (Removing conditional formating) 3.3.1 Untuk membuang pemformation bersyarat (To remove condtional formatting) 1. Klik arahan pemformatan bersyarat 2. Tuding tetikus ke atas peraturan yang jelas, dan pilih peraturan yang ingin anda jelaskan. Dalam contoh kami, kami akan memilih peraturan yang jelas dari keseluruhan lembaran untuk menghapuskan semua pemformatan bersyarat dari lembaran kerja. 3. Pemformatan bersyarat akan dikeluarkan.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 19 | P a g e 4.0 MEMBEKUKAN ANAK TETINGKAP DAN PILIHAN PAPARAN (FREEZING PANES AND VIEW OPTIONS) Menjadikannya lebih mudah untuk melihat kandungan daripada bahagian berlainan buku kerja anda pada masa yang sama, termasuk keupayaan untuk membekukan anak tetingkap dan membelah lembaran kerja anda. 4.1 Untuk membekukan baris (To freeze rows) 1. Pilih baris di bawah baris yang anda mahu bekukan. Dalam contoh kami, kami ingin membekukan baris 1 dan 2, jadi kami akan memilih baris 3 Aktiviti 05 2. Pada tab Paparan, pilih perintah Freeze Panes, kemudian pilih Freeze Panes daripada menu lungsur. 3. Baris akan dibekukan di tempatnya, seperti yang ditunjukkan oleh garis kelabu. Dalam contoh kami, kami telah menatal ke bawah ke baris 18.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 20 | P a g e 4.2 Untuk membekukan lajur (To freeze columns) 1. Pilih lajur di sebelah kanan lajur yang anda mahu bekukan. Dalam contoh kami, kami ingin membekukan lajur A, jadi kami akan memilih lajur B. 2. Pada tab Paparan, pilih perintah Freeze Panes, kemudian pilih Freeze Panes daripada menu lungsur. 3. Lajur akan dibekukan di tempatnya, seperti yang ditunjukkan oleh garis kelabu.. Dalam contoh kami, kami telah menatal ke lajur E. 4.3 Untuk menyahbekukan tetingkap (To freeze panes) 1. Klik arahan Freeze Panes, kemudian pilih Unfreeze Panes daripada menu lungsur.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 21 | P a g e 5.0 FORMULA Keupayaan untuk mengira maklumat berangka menggunakan formula. Formula standard Semua formula dalam Excel mesti bermula dengan tanda sama dengan (=) Aktiviti 06 5.1 Untuk mencipta formula (To create a formula) 1. Pilih sel yang akan mengandungi formula. Dalam contoh kami, kami akan memilih sel D12. 2. Taipkan tanda sama dengan (=). Perhatikan bagaimana ia muncul dalam kedua-dua sel dan bar formula. 3. Taipkan alamat sel sel yang ingin anda rujuk dahulu dalam formula: sel D10 dalam contoh kami. Sempadan biru akan muncul di sekeliling sel yang dirujuk. 4. Taip operator matematik yang anda mahu gunakan. Dalam contoh kami, kami akan menaip tanda tambah (+).
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 22 | P a g e 5. Taipkan alamat sel sel yang anda ingin rujuk kedua dalam formula: sel D11 dalam contoh kami. 6. Tekan Enter pada papan kekunci anda. Formula akan dikira, dan nilai akan dipaparkan dalam sel. 5.2 Untuk mencipta formula menggunakan kaedah titik dan klik 1. Pilih sel yang akan mengandungi formula. Dalam contoh kami, kami akan memilih sel D4. 2. Taip tanda sama dengan (=). 3. Pilih sel yang ingin anda rujuk dahulu dalam formula: sel B4 dalam contoh kami.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 23 | P a g e 4. Taip operator matematik yang anda mahu gunakan. Dalam contoh kami, kami akan menaip tanda darab (*). 5. Pilih sel yang anda ingin rujuk kedua dalam formula: sel C4 dalam contoh kami. 6. Tekan Enter pada papan kekunci anda. Formula akan dikira, dan nilainya 5.3 Menyalin formula dengan pemegang isian 1. Pilih sel yang mengandungi formula yang anda ingin salin. Klik dan seret pemegang isian ke atas sel yang ingin anda isi. 2. Selepas anda melepaskan tetikus, formula akan disalin ke sel yang dipilih
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 24 | P a g e 5.4 Mencipta Formula Lebih Kompleks 5.4.1 Perintah AutoSum Perintah AutoSum membolehkan anda mengembalikan hasil secara automatik untuk fungsi biasa, seperti SUM, AVERAGE dan COUNT. 5.4.2 Butang ‘Auto Functions’ di bawah butang AutoSum Alatan ini amat membantu pengguna-pengguna Microsoft Excel kerana ianya dapat menjimatkan masa. Pilih julat cell-cell dan satu ‘function’ dan hasil pengiraan akan dipaparkan pada kadar segera. Berikut adalah contohnya: =AVERAGE(C5:C11) Untuk mengirakan purata di dalam senarai =MAX(C5:C11) Kirakan nilai MAX di dalam senarai. =MIN(C5:C11) Kirakan nilai MIN di dalam senarai. Aktiviti 07
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 25 | P a g e 6.0 CARTA Carta membolehkan anda menggambarkan data buku kerja anda secara grafik, yang memudahkan untuk menggambarkan perbandingan dan arah aliran. Tajuk Carta / Chart Title Tajuk hendaklah menerangkan dengan jelas apa yang digambarkan oleh carta. Siri Data / Data Series Siri data terdiri daripada titik data yang berkaitan dalam carta. Paksi menegak / Vertical Axis Paksi menegak (juga dikenali sebagai paksi y) ialah bahagian menegak carta. Paksi Mendatar/ Horizontal Axis Paksi mendatar (juga dikenali sebagai paksi x) ialah bahagian mendatar carta. Lagenda / Legend Legenda mengenal pasti siri data yang diwakili oleh setiap warna pada carta.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 26 | P a g e 6.1 Untuk memasukkan carta / To insert chart 1. Pilih sel yang anda mahu carta, termasuk tajuk lajur dan label baris. Aktiviti 08 2. Daripada tab Sisipkan, klik arahan Carta yang dikehendaki. Dalam contoh kami, kami akan memilih Lajur. 3. Pilih jenis carta yang dikehendaki daripada menu lungsur. 4. Carta yang Dipilih akan dimasukkan ke dalam lembaran kerja.
MS EXCEL INTERMEDIATE ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 27 | P a g e