PENGELOLAAN RAPAT/PERTEMUAN Direktorat Sekolah Menengah Kejuruan Direktorat Jenderal Pendidikan Vokasi Kementrian Pendidikan Kebudayaan Riset dan Teknologi MODUL AJAR Program Keahlian Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis FASE F SMK (KELAS XI)
2023
DAFTAR ISI DAFTAR ISI………………………………………………………………………………... 3 I. INFORMASI UMUM………………………………………………………………….….. 4 A. Identitas Modul .........................................................................................................4 B. Kompetensi Awal.......................................................................................................4 C. Profil Pelajar Pancasila ............................................................................................4 D. Sarana dan Prasarana ..............................................................................................4 E. Target Peserta Didik..................................................................................................5 F. Model Pembelajaran..................................................................................................5 II. KOMPONEN INTI……………………………………………………………………… 5 A. Tujuan Pembelajaran ...............................................................................................5 B. Pemahaman Bermakna.............................................................................................5 C. Pertanyaan Pemantik ...............................................................................................6 D. Kegiatan Pembelajaran ............................................................................................6 F. Remedial dan Pengayaan………………………………………………………………… 13 G. Refleksi.....................................................................................................................14 1. Refleksi Guru ...........................................................................................................14 2. Refleksi Peserta Didik..............................................................................................14 III. LAMPIRAN……………………………………………………………………………. 14 A. Lembar Kerja Peserta Didik..................................................................................14 b. Fungsi Rapat ............................................................................................................15 Kesimpulan...................................................................................................................26 Daftar Pustaka .............................................................................................................27
I. INFORMASI UMUM A. Identitas Modul Satuan Pendidikan : SMK Harapan Bangsa Bidang Keahlian : Bisnis Manajemen Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Mata Pelajaran : Manajemen Perkantoran Elemen : Pengelolaan rapat/pertemuan Kelas : XI Fase : F Guru/Fasilitator : Aida Rahma Tahun Pelajaran : 2023/2024 Alokasi Waktu : 12 × 45 Menit B. Kompetensi Awal Peserta didik memahami: 1. Jenis data dan informasi, 2. Dasar-dasar komunikasi lisan dan tulisan C. Profil Pelajar Pancasila • Dimensi 1 : Beriman Kepada Tuhan YME • Dimensi 2 : Mandiri • Dimensi 3 : Kreatif • Dimensi 4 : Gotong royong • Dimensi 5 : Bernalar Kritis D. Sarana dan Prasarana • Digital dan non digital berupa buku paket, e-book, modul, internet • Video pembelajaran • Perangkat keras (Laptop, Smartphone) • Perangkat lunak (WhatsApp Group, Google Meet, Google Classroom, Youtube, Instagram,dll) • Jaringan Internet
• Alat tulis dan buku tulis • Ruang kelas/Laboratorium/Ruang Praktek/Unit Produksi E. Target Peserta Didik 1. Peserta didik regular/tipikal yang tidak memiliki kesulitan belajar dan memahami materi ajar. 2. Peserta didik dengan kesulitan belajar disesuaikan dengan gaya belajar peserta didik yaitu melalui auditori (dengan media tutorial) visual (dengan panduan handout), dan kinestetik (langsung meninjau ruang praktek/unit produksi di lingkungan sekolah). 3. Peserta didik dengan pencapaian yang tinggi. F. Model Pembelajaran Meodel Pembelajaran • Discovery Learnng (DL) Metode Pembelajaran • Diskusi, simulasi, penugasan, kokurikuler (tugas mandiri/kelompok) II. KOMPONEN INTI A. Tujuan Pembelajaran 1. Peserta didik mampu mendeskripsikan pengertian rapat/pertemuan 2. Peserta didik mampu memahami pengelolaan rapat/pertemuan 3. Peserta didik mampu memahami penyiapan bahan/materi presentasi rapat/pertemuan 4. Peserta didik mampu menjelaskan pengertian notulen dan mampu memahami teknik pembuatan notulen rapat/pertemaan B. Pemahaman Bermakna Setelah mempelajari materi ini, peserta didik : 1. Memahami pengertian rapat/pertemuan 2. Memahami pengelolaan rapat/pertemuan 3. Memahami prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan 4. Menerapkan prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan
5.Memahami pengertian notulen dan mampu memahami pembuatan notulen rapat/pertemuan C. Pertanyaan Pemantik Bagaimana prosedur persiapan kegiatan rapat/pertemuan yang benar? D. Kegiatan Pembelajaran Pertemuan 1 : 4 × 45 menit JP PENDAHULUAN (30 menit) 1. Guru memasuki ruang kelas dengan memberi salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan melaksanakan doa bersama untuk memulai pembelajaran. 2. Guru mengecek kehadiran dan kesiapan peserta didik 3. Guru memberikan apersepsi dengan menyampaikan pemahaman bermakna pentingnya materi pembelajaran untuk dipelajari. 4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran. 5. Guru menyampaikan teknik penilaian (Asessmen) 6. Guru memberikan motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya INTI (195 menit) • Guru menjelaskan tujuan pembelajaran pembelajaran yang ingin dicapai • Guru membagi kelas dalam beberapa kelompok heterogen. • Guru menjelaskan maksud pembelajaran dan tugas kelompok. • Guru memanggil ketua kelompok dan setiap kelompok mendapat tugas satu materi/tugas yang berbeda dari kelompok lain • Setelah selesai pembagian materi, guru menyuruh melakukan diskusi kelompok tentang : 1. Pengertian pertemuan/rapat 2. Tujuan dan fungsi rapat 3. Etika pertemuan/rapat • Setelah selesai berdiskusi, guru meminta masing-masing kelompok menyampaikan hasil diskusinya dan kelompok lain memberi tanggapan
PENUTUP (45 menit) 1.Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan. 2. Guru memberikan pertanyaan kepada peserta didik sebagai umpan balik selama proses pembelajaran berlangsung. 3. Guru menyampaikan agenda kegiatan untuk pertemuan berikutnya. 4. Guru menutup pembelajaran dengan berdoa Bersama dan mengucapkan salam. Pertemuan 2 : 4 × 45 JP PENDAHULUAN 1. Guru memasuki ruang kelas dengan memberi salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan melaksanakan doa bersama untuk memulai pembelajaran. 2. Guru mengecek kehadiran dan kesiapan peserta didik 3. Guru memberikan apersepsi dengan menyampaikan pemahaman bermakna pentingnya materi pembelajaran untuk dipelajari. 4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran. 5. Guru menyampaikan teknik penilaian (Asessmen) 6. Guru memberikan motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya INTI (195 menit) Guru menjelaskan tujuan pembelajaran pembelajaran yang ingin dicapai • Guru membagi kelas dalam beberapa kelompok heterogen. • Guru menjelaskan maksud pembelajaran dan tugas kelompok. • Guru memanggil ketua kelompok dan setiap kelompok mendapat tugas satu materi/tugas yang berbeda dari kelompok lain • Setelah selesai pembagian materi, guru menyuruh melakukan diskusi kelompok tentang : 1. Persiapan administrasi dalam rapat 2. Peralatan rapat 3. Teknik menyusun agenda dan acara rapat • Setelah selesai berdiskusi, guru meminta masing-masing kelompok menyampaikan hasil diskusinya dan kelompok lain memberi tanggapan
PENUTUP (45 menit) 1.Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan. 2. Guru memberikan pertanyaan kepada peserta didik sebagai umpan balik selama proses pembelajaran berlangsung. 3. Guru menyampaikan agenda kegiatan untuk pertemuan berikutnya. 4. Guru menutup pembelajaran dengan berdoa Bersama dan mengucapkan salam. Pertemuan 3 : 4 × 45 JP PENDAHULUAN 1. Guru memasuki ruang kelas dengan memberi salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan melaksanakan doa bersama untuk memulai pembelajaran. 2. Guru mengecek kehadiran dan kesiapan peserta didik. 3. Guru memberikan apersepsi dengan menyampaikan pemahaman bermakna pentingnya materi pembelajaran untuk dipelajari. 4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran. 5. Guru menyampaikan teknik penilaian (Asessmen) 6. Guru memberikan motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya INTI (195 menit) • Guru menjelaskan tujuan pembelajaran pembelajaran yang ingin dicapai • Guru membagi kelas dalam beberapa kelompok heterogen. • Guru menjelaskan maksud pembelajaran dan tugas kelompok. • Guru memanggil ketua kelompok dan setiap kelompok mendapat tugas satu materi/tugas yang berbeda dari kelompok lain • Setelah selesai pembagian materi, guru menyuruh melakukan diskusi kelompok tentang : 1. Undangan rapat 2. Menyusun daftar hadir • Setelah selesai berdiskusi, guru meminta masing-masing kelompok menyampaikan hasil diskusinya dan kelompok lain memberi tanggapan • Guru memberikan penjelasan singkat sekaligus memberikan kesimpulan
PENUTUP (45 menit) 1.Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan. 2. Guru memberikan pertanyaan kepada peserta didik sebagai umpan balik selama proses pembelajaran berlangsung. 3. Guru menyampaikan agenda kegiatan untuk pertemuan berikutnya. 4. Guru menutup pembelajaran dengan berdoa Bersama dan mengucapkan salam. Pertemuan 4 : 4 × 45 JP PENDAHULUAN 1. Guru memasuki ruang kelas dengan memberi salam, memanjatkan syukur kepada Tuhan YME dan melaksanakan doa bersama untuk memulai pembelajaran. 2. Guru mengecek kehadiran dan kesiapan peserta didik. 3. Guru memberikan apersepsi dengan menyampaikan pemahaman bermakna pentingnya materi pembelajaran untuk dipelajari. 4. Guru menyampaikan tujuan pembelajaran. 5. Guru menyampaikan teknik penilaian (Asessmen) 6. Guru memberikan motivasi dengan membimbing peserta didik memahami pentingnya INTI (195 menit) • Guru menjelaskan tujuan pembelajaran pembelajaran yang ingin dicapai • Guru membagi kelas dalam beberapa kelompok heterogen. • Guru menjelaskan maksud pembelajaran dan tugas kelompok. • Guru memanggil ketua kelompok dan setiap kelompok mendapat tugas satu materi/tugas yang berbeda dari kelompok lain • Setelah selesai pembagian materi, guru menyuruh melakukan diskusi kelompok tentang : 1. Menjelaskan pengertian notulen 2. Memahami teknik pembuatan notulen 3. Dapat membuat contoh notulen dengan benar • Setelah selesai berdiskusi, guru meminta masing-masing kelompok menyampaikan hasil diskusinya dan kelompok lain memberi tanggapan • Guru memberikan penjelasan singkat sekaligus memberikan kesimpulan
PENUTUP (45 menit) 1.Guru mengajak peserta didik melakukan refleksi terhadap kegiatan pembelajaran yang sudah dilakukan. 2. Guru memberikan pertanyaan kepada peserta didik sebagai umpan balik selama proses pembelajaran berlangsung. 3. Guru menyampaikan agenda kegiatan untuk pertemuan berikutnya. 4. Guru menutup pembelajaran dengan berdoa bersama dan mengucapkan salam. F. Asesmen Bentuk Asessmen Tertulis Menggunakan tes objektif pilihan ganda Performa Melalui Teknik observasi, guru mengamati kinerja peserta didik dilihat dari hasil pekerjaan dan kelengkapannya serta dari kegiatan presentasi hasil pekerjaan. Sikap • Disiplin (Dapat dilihat dari timestamp saat mulai mengerjakan) • Kerja keras dan tanggung jawab (Dapat dilihat dari kelengkapan dalam mengerjakan soal) Penilaian Sikap a. Jenis/teknik penilaian : Pengamatan b. Bentuk instrumen dan instrument : Lembar Pengamatan No. Aspek yang dinilai Nilai 1 Rasa ingin tahu 1 2 3 4 2 Kepemimpinan 3 Tanggung jawab 4 Keaktifan 5 Ketekunan c. Pedoman Penilaian Skala Penilaian : 1 s/d 4 Keterangan : 4 = Sangat Baik Nilai Minimal : 1 3 = Baik Nilai Maksimal : 4
2 = Cukup Baik 1 = Kurang Baik C. Asesmen Pada Akhir Proses Pembelajaran (Sumatif) PILIHAN GANDA Jawablah pertanyaan berikut dengan memilih jawaban A, B, C, dan D yang paling tepat! INSTRUMEN PENELITIAN PRE-TEST DAN POST-TEST Materi Pembelajaran : Mengelola pertemuan/rapat Pokok Bahasan : Mempersiapkan pertemuan/rapat Waktu : 45 Menit 1. Berdasarkan sifatnya pertemuan dibedakan menjadi dua yaitu… a. Pertemuan formal dan diskusi b. Pertemuan formal dan pertemuan informal c. Pertemuan informal dan symposium d. Seminar dan Lokakarya 2. Suatu rapat dikatakan berhasil apabila... a. Peserta rapat tidak memberi komentar b. Pemimpin yang demokratis c. Terjadi mufakat d. Jawaban B dan C benar 3. Yang bukan merupakan jenis rapat ditinjau dari jangka waktunya adalah… a. Rapat rutin b. Rapat mingguan c. Rapat bulanan d. Rapat semesteran 4. Surat undangan sebaiknya disampaikan… a. Jauh hari sebelum acara rapat dimulai b. Antara 3 sampai 7 hari sebelum acara rapat dimulai c. Sepuluh sebelum acara rapat dimulai d. Sehari sebelum rapat dimulai 5. Yang bukan merupakan isi wajib undangan rapat adalah… a. Hari, tanggal, dan jam
b. Tempat rapat c. Acara rapat d. Nama pemimpin rapat 6. Pencatatan hasil rapat/pertemuan merupakan catatan singkat mengenai hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam rapat hal tersebut dicatat pada….. a. Block Note b. LPT c. Notula d. Laporan 7. Salah satu teknik pembuka rapat adalah... a. Kalimat pembuka harus baik b. Gunakan kalimat yang panjang dan lucu c. Mengulangi inti pembicaraan d. Berisi pujian 8. Salah satu mesin pengganda yang dapat digunakan dalam rapat adalah... a. Mesin foto copi.dan Komputer b. Mesin foto copi, Mesin stensil, Komputer c. Mesin Stensil, Mesin Foto copi dan Mesin perekam stensil d. Mesin Stensil dan mesin fotokopi 9. Notula yang berisi kesimpulan-kesimpulan dari jalanya rapat disebut … a. Catatan b. Notula resume c. Notula verbatim d. Memo 10. Notula lengkap tentang semua pembicaraan dalam rapat, tanpa ditambah ataupun dikurangi disebut… a. Notula resume b. Notula verbatim c. Memo d. Risalah Soal Essay Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan singkat dan jelas! 1. Apa yang Anda ketahui tentang pertemuan/rapat?
2. Sebutkan tujuan adanya pertemuan/rapat? 3. Jelaskan prosedur kegiatan rapat! Lembar Asessmen Diagnostik non Kognitif 1. Bagaimana perasaanmu saat ini? Pilih emoji berikut yang mewakili perasaanmu (silang pada kotakan di bawah emoji tersebut) 2. Apakah yang anda ketahui tentang rapat? 3. Apakah anda tahu cara pelaksanaan rapat? 4. Apa yang perlu kamu persiapkan jika anda akan melaksanakan rapat secara? Keterangan: - Jika jawaban positif/ya lebih dominan, maka peserta didik memilki kesiapan yang cukup baik untuk mengikuti pembelajaran. - Jika jawaban negatif/tidak lebih dominan, maka peserta didik membutuhkan pemahaman yang lebih dalam tentang pembelajaran. Ini (bila diperlukan akan dilakukan pendekatan secara personal dengan bantuan dari guru BP/BK). F. Remedial dan Pengayaan Hasil tes formatif diolah kemudian dianalisis agar diperoleh butir soal yang lebih banyak jawaban salahnya dan diketahui peserta didik yang memiliki nilai di bawah KKTP. 1. Remedial Peserta didik yang memiliki nilai di bawah KKTP akan diberikan pendalaman materidan tes remedial. Soal-soal yang diberikan untuk mereka jawab adalah soal-soal yang belum mampu mereka tuntaskan pada saat mengikuti penilaian. Nilai yang diberikan sebagai nilai akhir bagi para peserta didik yang menempuh remedial adalah nilai akhir yang berhasil diraih dan dengan pertimbangan lainnya dari guru. 2. Pengayaan
Bagi siswa yang nilainya sudah baik (memenuhi atau melebihi nilai KKTP dan hanya memiliki beberapa soal dengan jawaban salah, maka akan diberikan pengayaan dan pembahasan soal yang dijawab salah G. Refleksi 1. Refleksi Guru 1. Apakah ada kendala pada kegiatanpembelajaran? 2. Apakah semua peserta didik aktif dalamkegiatan pembelajaran? 3. Apa saja kesulitan peserta didik dapatdiidentifikasi pada kegiatan pembelajaran? 4. Apakah peserta didik yang memilikikesulitan dapat dibantu? 2. Refleksi Peserta Didik 1. Apakah kamu menyukai pembelajaran hari ini? 2. Apa saja yang kau dapatkan setelah mengikuti pembelajaran hari ini? 3. Kesulitan apa yang ditemukan selama proses pembelajaran? 4. Gaya belajar seperti apa yang membantumu lebih memahami materi dan keseluruhan proses belajar? III. LAMPIRAN A. Lembar Kerja Peserta Didik LEMBAR KERJA PESERTA DIDIK Teknik Dasar Aktivitas Perkantoran di Bidang Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis A. Soal Praktik Lakukan exploring melalui jejaring internet tentang prosedur penanganan rapat yang baik dan benar. B. Prasyarat Peserta telah memenuhi syarat pengetahuan 80% dan melakukan koordinasi perijinan untuk melakukan kunjungan sesuai prosedur. C. Alat dan bahan ATK, HP, Lembar pengamatan yang telah disusun bersama guru. D. Langkah kerja 1. Peserta didik melakukan exploring dengan mempergunakan smartphone tentang rapat.
2. Hasil exploring didiskusikan bersamadalam kelompok kecil (3-4 orang). 3. Hasil diskusi bisa dituangkan dalam bentuk gambar ataupun narasi. 4. Setiap kelompok mempresentasikan hasil diskusi di depan kelas untuk mendapatkan penilaian dan masukan dari kelompok lain. 5. Guru menyimpulkan hasil exploring siswa yang diperkuat dengan pemaparan materi yang dipelajari. E. Penilaian • 30% tugas-tugas • 60% projek kelompok dan individu • 10% ketepatan waktu mengerjakan B. BAHAN BACAAN GURU dan PESERTA DIDIDK 1. Rapat a. Pengertian Rapat/pertemuan Rapat sebagai kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti pertemuan atau kumpulan untuk membicarakan sesuatu. Penelitian lain memandang rapat sebagai alat yang secara efisien dapat memfasilitasi pertukaran informasi diantara beberapa orang. Rapat adalah bentuk media komunikasi (umumnya secara tatap muka) dalam rangka memperlancar kerja sama untuk kepentingan bersama organisasi atau perusahaan dalam rangka menciptakan koordinasi kerja yang lebih harmonis. Rapat juga bisa diartikan sebagai pengambilan keputusan bersama untuk kepentingan bersama melalui musyawarah dan mufakat. Rapat bisa dilakukan antaranggota kelompok, antarkelompok/bagian, antardepartemen, antarperusahaan, bahkan antarnegara. Alasan perlu dilakukan rapat yaitu karena setiap orang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan yang berbeda sehingga perlu koordinasi, komitmen, dan kerjasama yang baik. Alasan lain yaitu setiap orang memiliki ide, pengetahuan, dan pengalaman yang berbeda sehingga perlu dilakukan rapat untuk mencapai mufakat, solusi, dan keputusan bersama. b. Fungsi Rapat Setiap organisasi dan perusahaan memiliki specific environment masing-masing yang belum tentu sama untuk organisasi dan perusahaan yang sejenis sekalipun. Setiap perusahaan dan organisasi memiliki stakeholder masing-masing dengan kelebihan dan kekuatan masing-masing. Setiap perusahaan dan organisasi memiliki variabel eksternal
yang dinamis yang selalu berubah dan berbeda setiap saat, yang bisa saja memberikan peluang dan/atau ancaman. Akibatnya, topik yang akan dibahas dalam rapat bisa sama, lanjutan materi sebelumnya, berkembang terus sesuai kebutuhan, beragam sesuai kebutuhan, bersifat rutin, atau bersifat insidentil.nn Manfaat rapat kantor adalah sebagai berikut. 1. Memudahkan komunikasi dan koordinasi kerja kantor 2. Mengumpulkan dan menciptakan data serta informasi, merekapitulasi data dan informasi. 3. Membuat perencanaan baru atau melakukan revisi terhadap perencanaan yang ada. Di dalamnya termasuk membuat keputusan yang terbaik. 4. Melakukan pembagian tugas berdasarkan kemampuan dan kesanggupan masingmasing. 5. Mengolah data dan informasi, menyelesaikan tugas/pekerjaan secara Bersama-sama. 6. Menciptakan saling pegertian peran masing-masing anggota 7. Mengevaluasi tugas/pekerjaan. 8. Memantau tugas/pekerjaan 9. Menemukan masalah yang menghambat kinerja/pencapaian target kerja dan mencari solusi terhadap masalah. 10. Melakukan koreksi dan umpan balik tugas/pekerjaan kantor. c. Etika Pertemuan/Rapat Etika pertemuan adalah norma, nilai, kaidah atau ukuran tingkah laku yang baik ketika melakukan pertemuan. Beberapa etika pertemuan atau rapat yang harus diperhatikan dan diterapkan, yaitu sebagai berikut: 1. Pihak panitia penyelenggaraan rapat • Menyelenggarakan pertemuan sesuai prosedur • Menata ruang dengan baik • Menempatkan tempat duduk sesuai dengan jabatan atau kedudukan • Mengundang peserta rapat beberapa hari sebelum pelaksanaan rapat • Menghargai seluruh peserta rapat • Membagikan makalah dengan sopan • Menggunakan bahasa yang baik, santun dan dapat dipahami 2. Pihak peserta rapat
• Hadir tepat waktu • Mengikuti tata tertib • Bersikap menghargai orang yang sedang berbicara • Tidak bersikap emosional, egois • Bersikap sopan, santun dan bijaksana • Menggunakan bahasa yang santun • Mematikan HP • Tidak merokok ketika rapat berlangsung apalagi ruangan ber-AC Komunikasi yang efektif dapat berlangsung apabila memenuhi beberapa syarat, antara lain sebagai berikut ; • Persepsi, peserta rapat harus mampu menyesuaikan pesan, pendapat, pandangan dengan tepat sehingga dapat diterima orang lain. • Ketepatan, harus mampu menyampaikan pemikiran sesuai dengan kerangka berpikir lawan bicara sehingga terhindar miscommunication. • Kredibilitas, setiap peserta harus memiliki rasa saling percaya. • Kecocokan/keserasian, harus berusaha menjalin hubungan komunikasi yang baik dengan semua orang bersikap bersahabat, menyenangkan, menghormati dan berhasil memberi kesan yang baik terhadap lawan bicara. Syarat tersebut harus diterapkan dalam gaya komunikasi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam gaya komunikasi, antara lain : • Bahasa isyarat ialah gerakan badan/tubuh atau ekspresi wajah. • Bahasa yang digunakan jelas, singkat, tepat dan santun serta dapat dipahami oleh orang lain. • Budi pekerti, watak dan etika turut mempengaruhi gaya komunikasi seseorang. • Gaya bahasa yang digunakan menentukan gaya komunikasi. Gaya bahasa yang sering digunakan antara lain gaya bahasa hiperbola, gaya bahasa kilmaks, gaya bahasa antiklimaks, gaya bahasa simbolik Hal-hal menarik yang dapat mempengaruhi pembicaraan antara lain: • Pakaian, cara seseorang berpakaian mencerminkan kepribadiannya. Cara berpakaian yang bersih, rapi, tepat (sesuai situasi) akan menumbuhkan rasa percaya diri dan harga diri.
• Pandangan mata, pada saat berbicara pandangan mata perlu terarah dengan baik karena pandangan mata seseorang memperlihatkan kepribadian, tata karma dan kewibawaan • Mimik wajah, pada saat berbicara mimik wajah harus disesuaikan dengan isi pembicaraan. • Sikap badan ketika berbicara baik duduk maupun berdiri harus tegak. Kuasailah diri sendiri sebelum menguasai para pendengar atau peserta rapat sehingga pembicara terlihat dan terkesan berwibawa • Suara, dapat berbunyi lebih baik apabila jelas, intonasi, semangat, ekspresi. • Tulisan, harus dengan jelas sehingga dapat terbaca orang lain. d. Aktivitas dalam Manajemen Rapat Dalam manajemen rapat, terdapat beberapa aktivitas yang secara prinsip dapat dijalankan, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. a. Perencanaan Rapat Kegiatan pertama yang harus dilakukan adalah perencanaan, kegiatan ini biasanya dikerjakan oleh pimpinan dan juga agendaris. Perencanaan merupakan suatu proses mengidentifikasi, memprediksi, meramal dan memilih tujuan yang tepat berikut langkahlangkah Tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Ada dua hal yang penting dalam perencanaan rapat yaitu : menetapkan tujuan rapat dan menetapkan Tindakan yang dibutuhkan dalam pemenuhan tujuan organisasi. Dengan dua hal ini, aktifitas rapat akan terkontrol perjalanannya dan tak akan kehilangan arah. Merencanakan dan mempersiapkan rapat agar dapat berjalan lancer bukanlah suatu hal yang mudah, harus ada beberapa pihak yang bertanggung jawab dalam menyelenggarakan rapat tersebut, sehingga rapat bisa terorganisir dengan baik. Selain pemimpin rapat, notulen/sekretaris rapat juga sangat penting dalam melancarkan proses berlangsungnya rapat. Adapun tanggung jawab sekretaris dalam persiapan penyelenggaraan rapat yakni membuat agenda rapat, membagikan undangan kepada peserta rapat, membuat daftar hadir rapat, mempersiapkan bahan-bahan rapat, dan mengatur ruangan rapat dan perlengkapannya. b. Pengorganisasian Rapat Unsur kedua dalam kegiatan rapat adalah pengorganisasian. Di dalam rapat, organizing di sini yaitu menentukan pembagian tugas yang harus dilakukan, agar tujuan rapat dapat tercapai secara efisien. Misalnya : menentukan tugas pemimpin rapat, tugas masing-
masing pembicara, tugas sekretaris rapat, peserta rapat dan juga eksekutor dari keputusan yang telah disepakati. Tugas-tugas ini harus dikomunikasikan sebelumnya dengan jelas agar hasilnya tidak menyimpang dari yang diharapkan. Karena dengan tanpa adanya sinkronisasi antar personal, maka pembagian-pembagian tersebut tidak akan berjalan optimal. c. Pengarahan dalam Rapat Unsur selanjutnya dalam aktivitas rapat adalah adanya sebuah arahan. Memberikan pengarahan merupakan tugas dari pemimpin rapat. Pemimpin rapat diharapkan mampu memberikan pengarahan, memberikan semangat pada peserta yang berpendapat, dan membuat para anggota organisasi sadar akan perannya sebagai peserta rapat agar turut berpartisipasi dalam memberikan saran dalam mencapai tujuan organisasi. Pada awal rapat sebaiknya pemimpin rapat memberitahu para peserta mengenai tujuan rapat, agar seluruh peserta fokus pada materi yang akan dibahas dalam rapat dan tidak menyimpang dari tujuan rapat yang mengakibatkan penyelesaian suatu permasalahan berjalan kurang maksimal. d. Pengendalian Unsur yang satu ini seolah menjadi kegiatan inti secara fungsional dalam sebuah rapat. Namun, biasanya pengendalian terkesan diabaikan begitu saja dan yang terjadi adalah seringkali hasil rapat dibiarkan begitu saja secara berlarut-larut, tanpa ada tindak lanjut, sehingga akhirnya terlupakan.Hasil akhirnya dapat ditebak jika sebuah pembahasan panjang yang terkadang menghabiskan waktu dan biaya cukup banyak terlantar begitu saja tanpa tindak lanjut yang final. Selain itu, dalam rangka penyelenggaraan rapat, ada beberapa prinsip dasar yang dapat dijadikan pedoman dalam mempersiapkannya yaitu: 1. Why? Yang bermakna “mengapa rapat perlu diselenggarakan?”. Hal ini bertujuan untuk menentukan urgensi diselenggarakannya rapat tersebut. 2. What? Yang mengandung maksud “apa masalah yang akan dibicarakan dalam rapat?” Hal ini bertujuan untuk mempersiapkan agenda rapat yang akan dijalankan. 3. Who? Yang berarti “Siapa saja yang akan diundang dalam rapat tersebut?” Hal ini untuk menentukan peserta rapat. 4. Where? Yang berarti “di mana rapat akan diselenggarakan?” Hal ini menentukan lokasi penyelenggaraan rapat. 5. When? “Kapan rapat akan diselenggarakan? Hal ini untuk menentukan hari, tanggal, dan waktu rapat akan diselenggarakan.
6. How? “Bagaimana rapat akan diselenggarakan?” Hal ini untuk mekanisme pelaksanaan rapat, apakah rapat akan diselenggarakan secara berkala atau hanya satu kali, tertutup atau terbuka, dengan bahan rapat yang dibagikan terlebih dahulu, atau dengan penggunaan media LCD Projector, tape, video dan alat lainnya. e. Teknik Menyusun Agenda dan Acara Agar suatu acara berjalan dengan baik dan sukses, maka pantia penyelenggara rapat terutama penyusun acara harus mengetahui agenda rapat dan mengetahui agenda rapat dan teknik menyusun acara. Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Adapun hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun agenda rapat, yaitu : 1. Mengetahui dan menguasai pokok masalah yang akan dibicarakan dalam rapat 2. Mengetahui tema dan tujuan rapat 3. Mengetahui keadaan calon peserta rapat dari segi : a. Peserta rapat dari luar organisasi (ekstern) b. Peserta rapat dari dalam organisasi (intern) c. Peserta rapat dari luar dan dalam organisasi (campuran) d. Jenis kelamin, usia, jabatan, status social dan pendidikan secara umum 4. Mengetahui waktu, tempat, lamanya rapat dan pelaksanaan rapat 5. Mengetahui peralatan yang akan digunakan 6. Mengetahui keadaan calon pemimpin rapat 7. Mengetahui keadaan ruang rapat 8. Mengetahui makanan berat/ringan dan minuman yang akan dihidangkan serta waktu istirahat 9. Mengetahui tata tertib rapat. Untuk menyusun acara rapat, hal-hal yang harus diperhatikan sama dengan menyusun agenda rapat ditambah dengan : 1. Cara disusun sesuai dengan pokok permasalahan 2. Secara umum urutan rapat terdiri atas : a. Pembukaan b. Pengarahan dari pemimpin rapat c. Pelaksanaan rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan rapat dan situasi, sebagai contoh: • Penjelesan atau pengarahan dari pemimpin rapat
• Pembagian tugas berdasrkan kriteria/ukuran tertentu yang dilakukan pemimpin rapat • Setiap kelompok mendiskusikan materi yang telah diterima • Mengemukakan hasil tugas kelompok oleh setiap kelompok • Mengkaji permasalahan yang timbul • Melaksanakan tahap tanya jawab dan adu argumentasi • Tahap mengambil keputusan • Tahap menyimpulkan • Pemimpin rapat atau pembawa acara membacakan hasil rapat atau kesimpulan rapat dan diakhiri dengan penutupan. 3. Menyusun harus memperhatikan waktu Contoh Agenda Rapat PT TOYOKO HAMARJAYA Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur Telp. (021) 456474 AGENDA RAPAT INOVASI PRODUK 1. Pembukaan 2. Pengarahan Pimpinan Rapat 3. Laporan Bagian Produksi 4. Laporan Bagian Keuangan 5. Laporan Bagian Pemasaran 6. Pembahasan dan Tanya Jawab 7. Penutup Contoh Susunan Acara Rapat PT TOYOKO HAMARJAYA Jalan Kemang Raya 12 Jakarta Timur Telp. (021) 456474
SUSUNAN ACARA RAPAT INOVASI PRODUK 08.00 – 08.30 Regristasi 08.30 – 09.00 Pembukaan 09.00 – 09.30 Pengarahan Pimpinan Rapat 09.30 – 09.45 Laporan Bagian Produksi 09.45 – 10.00 Laporan Bagian Keuangan 10.00 – 10.15 Laporan Bagian Pemasaran 10.15 – 11.00 Pembahasan dan Tanya Jawab 11.00 Penutup f. Teknik Menyusun Undangan Rapat Surat undangan merupakan pemberitahuan yang sifatnya mengharapakan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Dalam menulis surat, diperlukan suatu keterampilan dalam hal merumuskan buah pikiran dan menuangkannya dalam kata-kata, sehingga mendapat feedback/reaksi sesuai yang diharapkan. Dalam hal menulis surat, seseorang diharuskan menguasai halhal berikut : 1. Memahami atau menguasai pemakaian bahasa/tata bahas yang baik, 2. Mengetahui permasalahan dan latar belakangnya, 3. Memahami peraturan yang berkaitan dengan surat dan pekerjaannya, 4. Mengetahui dan memahami kepada siapa ia membuat atau menulis surat, 5. Mengenal dan menguasai teknik menyusun surat dengan baik. Ada macam-macam variasi surat undangan, tergantung apakah itu rapat intern atau rapat ekstern. 1. Undangan rapat intern. Rapat intern adalah rapat yang dihadiri oleh pejabat di dalam organisasi yang bersangkutan. Undangan yang dipakai untuk rapat intern dapat berbentuk surat undangan biasa atau dapat juga berbentuk edaran 2. Undangan rapat ekstern. Rapat ekstern adalah rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi. Undangan rapat yang dihadiri peserta dari luar organisasi mempergunakan surat undangan biasa yang lazim digunakan. Undangan rapat dibuat setelah daftar peserta rapat disusun. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut : 1. Menggunakan kepala surat atau kop surat;
2. Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya; 3. Mencantumkan perihal undangan rapat; 4. Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat; 5. Mencantumkan tanggal, hari, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan; 6. Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut. Letak atau penempatan bagian-bagian surat terdir dari empat bagian utama, yaitu sebagai berikut; 1. Kepala surat, dicantumkan nama instansi atau lembaga, alamat instansi atau lembaga, nomr telepon, lambing instansi dan lain-lain. 2. Pembukaan, pada bagian ini terdapat tanggal surat, nomor surat, lampiran, hal atau perihal, nama dan alamat surat, salam pembuka 3. Isi surat atau tubuh surat, merupakan uraian lengkapdan jelas tentang masalah yang menyebabkan surat itu dibuat dan dikirmkan. 4. Penutup, berisikan salam penutup dan pejabat penandatangan g. Pengertian Notula Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas. 1. Bentuk catatan pertemuan - Notula harfiah.Yang dimaksud dengan notula harfiah adalah laporan atau pencatatan secara kata demi kata seluruh pembicaraan dalam rapat, tanpa menghilangkan atau menambahka kata lain (kata dari notulis). Notula harfiah biasanya berbentuk dikte atau catatan stenografi, menulis kembali hasil rekaman, dan gabungan dari keduanya. - Notula rangkuman Notula rangkuman adalah laporan ringkas tentang pembicaraan dalam rapat. Oleh karena itu, notulis harus terampil menilai isi pembicaraan setiap peserta rapat. Notulis harus dapat memilah dan memilih setiap pembicaraan. 2. Fungsi catatan pertemuan - Sebagai Alat Bukti Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
- Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak HadiR Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat. - Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman. - Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat. - Sebagai Dokumen Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem pengarsipan. - Sebagai Alat Untuk Rapat Semu Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum. 3. Teknik menyusun notula - Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan, dan tahun rapat. Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007 - Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau rapat pengambilan keputusan. - Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda tangan pimpinan dan notulis rapat - Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara perlu disebutkan namanya, misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang - Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap - Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula 4. Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan notula : - Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda. - Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis - Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara penulisannya agar tidak membingungkan - Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta materi yang berupa keputusan - Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.
h. Macam Rapat Menurut Sedarmayanti (1007: 211), pada dasarnya ada dua macam rapat, yaitu rapat formal dan informal. Dalam praktiknya, penjabaran ada dua macam rapat tersebut adalah sebagai berikut. 1. Rapat formal Rapat formal merupakan rapat yang diselenggarakan setelah para peserta rapat mendapat pemberitahuan memalui surat undangan rapat. Dalam rapat formal biasanya sudah direncanakan terlebih dahulu hal-hal berikut. a. Agenda rapat ditentukan oleh “mengapa” dan “apa” yang akan dibahas dalam rapat. b. Pimpinan dan peserta rapat menentukan “siapa” yang akan diundang. c. Jadwal rapat. d. Tempat/ruangan rapat diselenggarakan. e. Hal-hal lainnya yang perlu dipersiapkan, misalnya penerima tamu, daftar hadir, komputer dan LCD, layer, alat pengeras suara, whiteboard lengkap dengan penghapus dan spidol, podium, lay out kursi dan meja rapat, notula rapat, bahan rapat, draft notula rapat sebelumnya unutk dikoreksi bersama dalam rapat, alat tulis kantor, dokumentasi, konsumsi, dan lain-lain. Rapat formal ini dapat dibedakan lagi berdasarkan jangka waktu rapat dan sifat rapat. a. Menurut jangka waktunya, rapat dibedakan menjadi 1) Rapat rutin: mingguan, bulanan, trisemesteran, semesteran, tahunan dan 2) Rapat insidentil: tidak berdasarka jadwal. Biasanya dibuat jika ada masalah darurat yang harus segera dipecahkan bersama dalam rapat formal. b. Menurut sifatnya rapat dibedakan menjadi 1) Rapat terbuka: dapat dihadiri oleh setiap anggota dan 2) Rapat tertutup: hanya dapat dihadiri oleh beberapa anggota yang terkait dengan urusan yang bersifat rahasia. 2. Rapat Informal Rapat informal merupakan rapat yang umumnya bersifat mendadak, dilakukan untuk mendiskusikan masalah yang perlu segera didiskusikan. Sebelumnya tidak ada pemberitahuan melalui surat undangan dan umumnya tanpa persiapan atau persiapan seperlunya.
Kesimpulan Rapat adalah bentuk media komunikasi (umumnya secara tatap muka) dalam rangka memperlancar kerja sama untuk kepentingan bersama organisasi atau perusahaan dalam rangka menciptakan koordinasi kerja yang lebih harmonis. Rapat juga bisa diartikan sebagai pengambilan keputusan bersama untuk kepentingan bersama melalui musyawarah dan mufakat. Rapat bisa dilakukan antaranggota kelompok, antarkelompok/bagian, antardepartemen, antarperusahaan, bahkan antarnegara. Dalam manajemen rapat, terdapat beberapa aktivitas yang secara prinsip dapat dijalankan, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian. Agar suatu acara berjalan dengan baik dan sukses, maka pantia penyelenggara rapat terutama penyusun acara harus mengetahui agenda rapat dan mengetahui agenda rapat dan teknik menyusun acara. Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan acara rapat adalah perincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat Dalam akhir rapat biasanya terdapat notula. Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.
Daftar Pustaka Nuraida, R. I., & SE, M. (2008). Manajemen Perkantoran. PT Kanisius. (2023). Retrieved 10 May 2023, from https://files1.simpkb.id/guruberbagi/rpp/557732- 1673268877.pdf Kristiyani, I. (2011). Penerapan Etika Kantor dalam Pencitraan Organisasi. Efisiensi: Kajian Ilmu Administrasi, 11(1). Siregar, Y. B. Materi Pelatihan dengan topik" Teknik Menyusun Notula" di PT Taspen. Ramanda, C. (2021). SISTEM INFORMASI AGENDA RAPAT DAN DIGITALISASI DATA RAPAT (ABSENSI, NOTULEN HASIL RAPAT, HONOR) PADA BAGIAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KABUPATEN BANJAR (Doctoral dissertation, Universitas Islam Kalimantan MAB). Marianti, M. M. (2004). Pembicara Rapat Selain Gm, Adalah Marketing Manager, Operat/on/manajemen Rapat yang Efektif dan Efisien. Bina Ekonomi, 8(2). Nugraha, I. A., Pradana, F., & Arwan, A. (2020). Pengembangan Sistem Manajemen Notulensi dan Dokumentasi Rapat Berbasis Web (Studi Kasus: Jurusan Teknik Informatika Fakultas Ilmu Komputer Universitas Brawijaya). Jurnal Pengembangan Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer e-ISSN, 2548, 964X.