PTPA-BIL-2-2018-MYMESYUARAT-EKOSISTEM-PENGURUSAN-MESYUARAT-ERA-DIGITAL

NO. LANGKAH-LANGKAH
6. Pengesahan Kehadiran

a) Klik pada ikon Tugasan di halaman utama;

b) Klik pada jemputan mesyuarat; dan

c) Klik pada senarai dropdown Adalah dimaklumkan

bahawa untuk mengesahkan kehadiran.

7. Lihat dan Semak Minit

a) Klik pada ikon Tugasan ;

b) Klik pada tugasan Semakan Minit;

c) Tambah Subjek Induk dengan mengklik pada butang

Tambah di bahagian bawah halaman untuk menambah

Subjek Induk; dan

d) Isikan maklumat yang diperlukan dan setiap perkara

yang direkodkan di dalam minit boleh ditentukan jenis
tindakan sebagai ‘makluman’ atau ‘perhatian’ atau
‘tindakan’ yang ditugaskan kepada individu atau

kumpulan berkenaan.

8. Kemas kini Minit

a) Klik ikon Pensil di sebelah kanan untuk

mengemaskini butiran yang dikehendaki;

b) Klik butang Simpan untuk menyimpan minit; dan

c) Klik ikon untuk hapus.

9. Tambah atau Papar Komen

a) Klik ikon Komen ; dan

b) Masukkan komen. Klik pada butang Hantar.

47

NO. LANGKAH-LANGKAH
10. Lihat Minit Terdahulu

a) Klik pada ikon Tugasan ;

b) Klik pada tugasan Semakan Minit; dan

c) Klik pada Lihat Minit Terdahulu di bahagian bawah

halaman.

11. Lihat Laporan Terdahulu

a) Klik pada ikon Tugasan ; dan

b) Klik pada tugasan Semakan Minit. Klik pada Lihat

Laporan Terdahulu di bahagian bawah halaman.

12. Kemas kini Semula Minit

a) Klik pada ikon Tugasan ;

b) Klik pada tugasan Semakan Minit; dan

c) Klik pada Kemas kini Semula Minit dan minit akan

dihantar kepada urusetia untuk pengemaskinian.

13. Melihat Cabutan Minit

a) Klik Cabutan Minit dari menu sisi pada halaman
jawatankuasa; dan

b) Klik pada mana-mana perkara Cabutan Minit dari
senarai cabutan Minit.

14. Melihat Maklum Balas

a) Klik pada ikon Tugasan pada halaman utama;

b) Klik pada tugasan Maklum Balas dan halaman maklum

balas akan dipaparkan; dan

48

NO. LANGKAH-LANGKAH
c) Klik pada butang Papar Maklum Balas atau Kemas
kini Maklum Balas.

15. Tambah Maklum Balas

a) Klik butang Tambah di halaman Maklum Balas; dan
b) Klik butang Kemas kini Maklum Balas.

16. Kemas kini Maklum Balas

a) Klik butang Kemas kini untuk mengemaskini maklum
balas; dan

b) Klik butang Kemas kini Maklum Balas.

17. Komen Maklum Balas

a) Klik pada Mesyuarat di menu sisi di halaman
jawatankuasa;

b) Klik pada Maklum Balas daripada jadual senarai
mesyuarat;

c) Klik butang Papar Maklum Balas atau Kemas kini
Maklum Balas;

d) Klik butang Tambah/Papar di kolum Komen;
e) Masukkan komen; dan
f) Klik Hantar Komen.

18. Rekod Maklum Balas

a) Klik pada Mesyuarat di menu sisi di halaman
jawatankuasa;

b) Klik butang Lihat/Kemas kini Maklum Balas; dan

49

NO. LANGKAH-LANGKAH
c) Klik butang Papar dari kolum Sejarah.

19. Laporan Maklum Balas
a) Klik pada Mesyuarat di menu sisi di halaman
jawatankuasa;
b) Klik butang Lihat dari kolum Laporan (berwarna hijau)
dari jadual senarai mesyuarat; dan
c) Klik Perincian Maklum Balas untuk melihat maklum
balas terperinci.

20. Log Keluar
a) Klik pada butang Log Keluar pada menu sisi atau klik
ikon kemudian klik Log Keluar.

50

CARTA PERBATUAN PEN

SEBELUM MESYUARAT SEMA

15 14 13 12 11 10 9 8 7 6 5 4 3 2

Penghantaran PPeennggeeddaarraann
Jemputan Kertas KKeerrttaass
Pembentangan
PPeemmbbeennttaanngg
(jika perlu) Penerimaan

Nota: Pengiraan bilangan hari Kertas
adalah mengikut bilangan Pembentangan
hari bekerja
Penghantaran Pen
Surat Jemputan Keh
Pe
Mesyuarat
Pe
Me

5

Lampiran B

NGURUSAN MESYUARAT

ASA MESYUARAT SELEPAS MESYUARAT

21 HARI
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

nn Kelulusan
Minit

ggaann Mesyuarat Pengedaran
Minit Mesyuarat
dan Borang
Maklum Balas

ngesahan Perekodan dan
hadiran & Penyimpanan
ersediaan
eralatan Minit
esyuarat Mesyuarat

51

Lampiran C

SENARAI SEMAK KEPERLUAN MESYUARAT

(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil. ….. Tahun …..

Tarikh (Hari) :

Masa : Mula-Tamat

Tempat :

Pengerusi :

BIL. TINDAKAN TANDA(/) CATATAN

1. Tempahan Logistik Urus setia perlu
a. Nama Bilik Mesyuarat memastikan
Tempat peralatan telah diuji
b. Peralatan ICT cuba sebelum
Komputer riba mesyuarat
Projektor
Keperluan- Keperluan
lain (Nyatakan)

c. Makan/Minum Urus setia perlu
Minum pagi memastikan
Makan tengah hari makanan dan
Minum petang minuman tersedia
Lain-lain (nyatakan) sekurang-kurangnya
setengah jam
sebelum waktu
hidangan

52

BIL. TINDAKAN TANDA(/) CATATAN
d. Pengangkutan (jika
berkaitan)

Barang-barang
keperluan mesyuarat

Urus setia

Ahli mesyuarat

Kad keselamatan

Keperluan parkir khas

2 Keperluan di Bilik Mesyuarat

a. Tanda nama ahli
mesyuarat

b. Perakam suara

c. Peralatan menulis

d. Senarai kehadiran ahli
mesyuarat mengikut
kekananan

e. Dokumen mesyuarat

f. Lain-lain peralatan
mengikut
keperluan

3 Penyediaan susunan
kekananan ahli mesyuarat

a. Senarai ahli mesyuarat

i. Senarai jemputan

ii. Senarai kehadiran
semasa

53

BIL. TINDAKAN TANDA(/) CATATAN

Susun atur kedudukan ahli-ahli
mesyuarat.

Nota: Senarai kekananan
boleh dirujuk kepada
Bahagian Istiadat dan
Urus Setia Persidangan
Antarabangsa, Jabatan
Perdana Menteri

54

Lampiran D

CARTA ALIR TANGGUNGJAWAB URUS SETIA MESYUARAT

MULA

Menentukan Agenda, Tarikh, Masa dan Tempat Mesyuarat
Bersama Pengerusi Mesyuarat

Tindakan Membuat Tempahan Bilik Mesyuarat
Sebelum Mesyuarat
Menguruskan Kertas-Kertas Pembentangan
Memaklumkan semua yang terlibat
Menghantar Surat Jemputan Mesyuarat

Perbincangan Sebelum Mesyuarat
Mengesahkan Kehadiran Ahli Mesyuarat

Tangguh Memastikan Persediaan Kemudahan-Kemudahan
Bilik Mesyuarat

Menangguh atau Membatalkan Mesyuarat

Tidak

Tindakan Memberitahu Ahli-Ahli Mesyuarat Tentang Etika Mesyuarat.
Semasa Mesyuarat
Menyemak Kehadiran Ahli Mesyuarat Sebelum Mesyuarat
Tindakan Berlangsung
Selepas Mesyuarat
Mengemas Kini Senarai Kehadiran.
Tiada
Mencatat Perkara-Perkara Penting Bagi Membantu
Penyediaan Minit Mesyuarat

Memastikan Kemudahan-Kemudahan Bilik Mesyuarat
Disusun Kembali

Penyediaan Minit Mesyuarat

Pengesanan Maklum Balas Pelaksanaan Keputusan

ETdainradnakManinSituMsuelasnyuMareantddaapnatBkoarnaMngaMkluakmluBmalBasala

Ada
Pelaporan Maklum Balas
TAMAT

55

Lampiran E

SENARAI KEHADIRAN MESYUARAT

(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil. …… Tahun ……

Tarikh/Hari :

Masa : Mula – Tamat

Tempat :

Pengerusi :

BIL. NAMA DAN BAHAGIAN/UNIT MAKLUMAT TANDA
JAWATAN DAN AGENSI PERHUBUNGAN TANGAN

1. No. Telefon :
Pejabat

No. Telefon :
Bimbit

E-mel :

56

Lampiran F

STRUKTUR MINIT MESYUARAT

(Catatkan Nama Mesyuarat)
Bil. ..... Tahun ......

Tarikh :
Masa : (Masa mula dan masa tamat mesyuarat)
Tempat :

Hadir
Senarai nama ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan
nama Pengerusi Mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

Hadir Bersama
Senarai nama pegawai yang bukan merupakan ahli mesyuarat tetapi dijemput
khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut serta menghadiri
mesyuarat. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan.

Urus Setia
Senarai nama pegawai yang menjadi urus setia mesyuarat. Susunan nama
hendaklah mengikut kekananan.

(i) Perutusan Pengerusi
Ruangan yang mengandungi catatan mengenai perkara-perkara
penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi Mesyuarat. Perkara-
perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan oleh Pengerusi
Mesyuarat pada awal mesyuarat. Ia mungkin dibangkitkan semasa
mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa
membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat.

57

(ii) Pengesahan Minit Mesyuarat
Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas, iaitu sama ada
disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan-
pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan-pindaan
berkenaan.

(iii) Perkara-Perkara Berbangkit

(a) Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara
yang dibangkitkan di dalam mesyuarat yang lepas;

(b) Tajuk utama perkara berbangkit yang dibincangkan hendaklah
dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan dibuat, muka surat
dan perenggan minit mesyuarat lepas membincangkan
perkara yang sama hendaklah dicatatkan; dan

(c) Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan
tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu
mengambil tindakan.

(iv) Perbincangan
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara baharu yang dibincangkan
oleh ahli-ahli mesyuarat. Susunan tajuk adalah mengikut agenda
mesyuarat yang telah ditetapkan.

(v) Pembentangan Kertas Kerja
Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk
perbincangan. Perkara yang perlu direkodkan di dalam ruangan ini
ialah:

(a) Tajuk kertas kerja berkenaan;

58

(b) Nama Agensi dan pegawai yang menyediakan kertas kerja
berkenaan;

(c) Tujuan utama kertas kerja berkenaan disediakan;

(d) Isu-isu penting yang dibangkitkan di dalam kertas kerja
berkenaan;

(e) Pandangan/ulasan ahli-ahli mesyuarat berkenaan isu-isu yang
dibangkitkan di dalam kertas kerja berkenaan; dan

(e) Keputusan mesyuarat mengenai isu-isu yang dibangkitkan
serta tindakan-tindakan susulan yang perlu diambil
seterusnya.

(vi) Hal-Hal Lain
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara lain yang tidak terkandung
dalam agenda utama mesyuarat.

(vii) Penutup
Ruangan ini merekodkan perkara-perkara seperti:
(a) Masa mesyuarat tamat atau ditangguhkan;
(b) Ucapan terima kasih daripada Pengerusi Mesyuarat; dan
(c) Catatan mengenai tarikh mesyuarat yang akan datang jika
tarikhnya telah ditentukan.

59

FORMAT MAKLUM BALAS DARIPAD
BIL. KEPUTUSAN

Tinda
Tinda

6

Lampiran G

DA KEMENTERIAN/JABATAN/AGENSI
MAKLUM BALAS

akan:

akan:

60