128
129 LAMPIRAN 1 CONTOH MINIT MESYUARAT DAN MAKLUM BALAS MENENGAH KEBANGSAAN BAGAN TERAP MINIT MESYUARAT PANITIA SAINS Bilangan Mesyuarat : Tarikh : Masa : Tempat : Hadir -Senaraikan nama ahli-ahli yang menghadiri mesyuarat berkenaan, bermula dengan nama Pengerusi mesyuarat. Susunan nama ahli-ahli mesyuarat yang hadir hendaklah mengikut kekananan. 1. Guru Besar - Pengerusi ( En. Saidon bin Saat ) 2. Guru Penolong Kanan ( En. Eawan Johan bin Mohd Mahrol ) Tidak Hadir dengan Maaf Turut Hadir -Senaraikan nama-nama pegawai yang bukan merupakan ahli, tetapi dijemput khas untuk menghadiri mesyuarat atau telah turut sama menghadiri mesyuarat berkenaan. Susunan nama hendaklah mengikut kekananan. Urus Setia Panitia Sains SMK BAGAN TERAP Ketua Panitia (Puan Noraini binti Safri) I PERUTUSAN PENGERUSI -Ruangan ini mengandungi catatan mengenai perkara-perkara penting yang telah dibangkitkan oleh Pengerusi mesyuarat. Perkara-perkara penting ini tidak semestinya dibangkitkan semasa mesyuarat membincangkan perkara-perkara berbangkit atau semasa membincangkan kertas-kertas kerja atau di akhir mesyuarat. 1. Kata Alu-aluan YBhg. Pengerusi memulakan mesyuarat dengan mengucapkan salam
130 kegemilangan, salam perpaduan dan salam “1Malaysia: Rakyat Didahulukan, Pencapaian Diutamakan” serta mengucapkan terima kasih kepada ahli mesyuarat yang hadir. Makluman 2. Ucapan penghargaan dan tahniah YBhg. Pengerusi bagi pihak ahli mesyuarat mengucapkan penghargaan/tahniah yang setinggi-tingginya kepada ..... Makluman 3. Memaklumkan sesuatu perkara atau isu hasil daripada mesyuarat lain YBhg. Pengerusi memohon perhatian ahli mesyuarat tentang keputusan mesyuarat .....yang dipengerusikan oleh ....... pada ........ seterusnya memberikan peringatan dan pandangan seperti yang berikut: 3.1 bahawa....... Makluman II PENGESAHAN MINIT MESYUARAT (Catatan keputusan minit mesyuarat yang lepas, iaitu sama ada disahkan tanpa pindaan atau disahkan tertakluk kepada pindaan tertentu. Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan) 4. Minit Mesyuarat tanpa pindaan boleh direkodkan seperti yang berikut: Minit Mesyuarat ...... Bilangan ... Tahun ....pada .....disahkan tanpa pindaan. Sekiranya terdapat pindaan kepada minit mesyuarat: Minit mesyuarat yang diadakan pada ....... telah disahkan dengan pindaan seperti yang berikut: a) .......................... Cadangan : Sokongan : (Jika ada pindaan, nyatakan pindaan berkenaan) III PERKARA-PERKARA BERBANGKIT: (Ruangan ini mengandungi catatan tentang perkara yang dibangkitkan dalam mesyuarat yang lepas). Tajuk utama perkara berbangkit hendaklah dicatatkan. Untuk memudahkan rujukan, muka surat, dan perenggan minit mesyuarat lepas yang membincangkan perkara yang sama hendaklah dicatatkan. Jika perkara-perkara berbangkit itu masih memerlukan tindakan, catatkan juga agensi atau pegawai yang perlu mengambil tindakan. Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat. Antaranya termasuklah: mengusulkan, membahaskan, dibahaskan
131 mencadangkan, membincangkan, dibincangkan mengesyorkan, disyorkan 3.1. Tindakan: 3.2. Tindakan: IV PERBINCANGAN KERTAS KERJA Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas kerja dibentangkan untuk dibincangkan. Perkara yang perlu direkodkan dalam ruangan ini ialah: a) tajuk kertas kerja; b) pihak yang menyediakan kertas kerja; c) tujuan utama kertas kerja disediakan; d) isu-isu penting yang dibangkitkan dalam kertas kerja; e) pandangan/komen ahli mesyuarat berkaitan dengan isu-isu yang dibangkitkan dalam kertas kerja; dan f) keputusan mesyuarat tentangisu yang dibangkitkan serta tindakan susulan yang perlu diambil seterusnya. 1. Kertas Kerja daripada Bahagian Penyelidikan Pengurusan, MAMPU bertajuk “Penubuhan Jawatankuasa Tadbir Urus dan Integriti (JITU)” Mesyuarat: 1.1 mengambil maklum bahawa: a) Kertas kerja daripada Bahagian Penyelidikan Pengurusan, MAMPU bertajuk “Penubuhan Jawatankuasa Tadbir Urus dan Integriti (JITU)”; b) Taklimat oleh YBhg. Datuk/Dato’/Encik/Puan (nama, jawatan dan Bahagian) seperti nota taklimat yang diedarkan adalah seperti yang berikut: (i) bahawa ...... 1.2 bersetuju: a) supaya .... Tindakan: V KERTAS MAKLUMAN Bagi mesyuarat tertentu, beberapa kertas makluman dibentangkan untuk dimaklumkan kepada ahli mesyuarat. Perkara yang perlu direkodkan dalam ruangan ini ialah: a) tajuk kertas makluman; dan b) bahagian yang menyediakan kertas makluman
132 1.Kertas Makluman daripada Bahagian Dasar dan Transformasi, MAMPU bertajuk “Kerangka Pelan Transformasi Sektor Awam” 1.1 Mesyuarat: a) akan Kertas Makluman daripada Bahagian Dasar dan Transformasi, MAMPU bertajuk “Kerangka Pelan Transformasi Sektor Awam”; b) akan keterangan bahawa .....: Tindakan: Semua Ahli Mesyuarat VI HAL-HAL LAIN (Ruangan ini merekodkan perkaralain yang dibincangkan dalam mesyuarat, yang tidak termasuk dalam agenda mesyuarat). I. Pelaksanaan IKON MAMPU 1.1 Mesyuarat mengambil maklum akan keterangan bahawa ....... / mesyuarat mengambil maklum bahawa…… VII PENUTUP Ruangan ini merekodkan perkara yang berikut: a) Masa mesyuarat itu tamat atau ditangguhkan. b) Catatan tentang tarikh mesyuarat yang akan datang jika tarikhnya telah ditentukan. Contoh: Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 5.00 petang. Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan MAMPU Bilangan 2 Tahun 2014 akan diadakan pada .. Urus Setia - Nama Bahagian/Jawatankuasa yang bertanggungjawab sebagai urus setia mesyuarat. Panitia Sains SMK Bagan Terap Tarikh : 28 Februari 2023(Tarikh diminitkan)
133
Contoh penulisan maklum balas BORANG MAKLUMPERKARA : MESYUARAT PANITIA PENDIDIKAN ISLAM BIL 1TARIKH : 9 MAC 2023 TEMPAT : BILIK Dian M/S PARA PERKARA TINDAKAN 3 4.1 Program Ihya Ramadan akan diadakan sepanjang Bulan Ramadan dan pelancaran pula akan diadakan sebelum cuti pertengahan tahun iaitu pada 1 April 2023 Semua 4 4.3 Jadual pelaksanaan Program Ihya Ramadhan adalah seperti berikut : 13, 14, 15 – Penutup Ihya Rramadhan 16.April. 2023- Nuzul Al-Quran ( Sesi Ceramah dari Ustaz jemputan) - Majlis Berbuka Puasa ( Pemberian sumbangan anak yatim ) - Majlis Penutup Khatam Al-Quran Semua GurDisediakan oleh: ………………………………………………… ( Aliya Sofiyah binti Amri ) Setiausaha Pendidikan Islam Tarikh : ………………
134 M BALAS MESYUARAT /2023 MAKLUMBALAS guru GPI/GBA Program Ihya Ramadan telah dapat dilaksanakan dengan jayanya pada tarikh 1 April 2023 bertempat di Dataran Zaaba dengan dirasmikan oleh Tn Pengetua SMKBT ru Pendidikan Islam Semua Program yang dirancang telah berjaya dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan pada 13 hingga 16 April 2023 Disemak oleh: ………………………………………………… ( Amirah Syahirah binti Amri ) Ketua Panitia Pendidikan Islam ………………….
135 LAMPIRAN 2 KERTAS KERJA SEKOLAH MENEGAH KEBANGSAAN BAGAN TERAP 45300 SUNGAI BESAR SELANGOR AKTIVITI/PROGRAM :_________________________________________________________ TOPIK NAMA PROGRAM PENGENALAN MATLAMAT OBJEKTIF TARIKH/MASA TEMPAT SENARAI AHLI JAWATAN KUASA SASARAN/ PENYERTAAN PELAKSANAAN/TENTATIF PROGRAM SUMBER KEWANGAN ANGGARAN PERBELAJAAN PENUTUP DISEDIAKAN OLEH DISEMAK OLEH ___________________ __________________________ ( ) ( ) DISAH OLEH: _________________________ ( )
136 KELULUSAN PERMOHONAN Kertas kerja _______________________bagi tahun 2023 ini diluluskan / tidak dilulusakan dengan peruntukan sebanyak ______________________ sahaja (Rm______________) daripada PcG _________________. Pengetua __________________
137 LAMPIRAN 3 LAPORAN AKTIVITI/ PROGRAM SEKOLAH MENEGAH KEBANGSAAN BAGAN TERAP 45300 SUNGAI BESAR SELANGOR FORMAT LAPORAN PROGRAM/ POSTMORTEM 1. Nama Program : 2. Tarikh : 3. Hari / Masa : 4. Tempat : 5. Objektif : 6. Sasaran : 7. Butiran aktiviti : 8. Penilaian Program : 8.1 Kekuatan Program : 8.2 Kelemahan Program : 8.3 Cadangan Penambahbaikan : 9. Dokumentasi Bergambar : Disediakan : Disahkan oleh :
138 Catatan