Smarta Book

17 April 2018

Sveriges största event inom intranät
för 11:e gången.



17 April 2018

Sveriges största event inom intranät
för 11:e gången.

Copyright © 2018, All Rights Reserved By
Kompetensinstitutet Norden AB

Printed in
April, 2018
Cover & Layout Design
Digital Agency Nordic

www.danordic.com

Intranätet är allt mer det viktigaste verktyget för internt samarbete,
informationsspridning och kommunikation. För att lyckas med ditt intranät och
skörda stora framgångar är det viktigt att ta del av Best Practice och se hur andra
arbetar. Smarta Intranät är Sveriges största intranätkonferens och arrangeras
den 17 april för 11:e gången. Konferensens
För att hjulet inte ska behöva uppfinnas på nytt och för att hjälpa dig i ditt arbete
har vi samlat de organisationer som kommit långt med sina projekt. Vi kommer
ha en väldigt spännande dag framför oss.
Använd dessa två dagar till att knyta nya kontakter, utöka ert nätverk och ställ
frågor till föreläsarna.
Varmt välkommen till Arkivforum!

(Niko Fastman)

Projektledare Arkivforum & Årets Arkiv
Tel: 073-670 60 32
e-post: [email protected]
www.arkivforum.se

Det smarta i framtidens intranät
är din digitala assistent

Ett överflöd av ostrukturerad information Mer än 30% av tiden hos stora företag
väller över medarbetare i alla går åt till att leta och sammanställa
organisationer idag. Intranätet innehåller information1
mycket och bra information men ofta lite
för mycket och det är svårt att hitta det Den samlade informationen i en
man behöver. Vi ser därför en tydlig organisation kan liknas vid toppen av ett
trend i att användandet av det
traditionella intranätet isberg där toppen är det du behöver
minskar. veta för att utföra dina dagliga
arbetsguppgifter.

Nyckeln till framgång är För att sortera ut den
att ta greppet om informationen behöver vi
informationsflödet och intelligentare metoder
lyfta upp det som är och system för att förse
relevant vid rätt tillfälle medarbetarna med rätt
till rätt person. information vid rätt
tillfälle. Då ökar
Att lyckas med intranätet engagemanget och
effektiviteten i hela företaget
Det första steget är att göra drastiskt.
informationsflödet mobilt genom nyheter
med pushnotifikationer och 1. Enligt IDC, McKinsey
kontaktinformation.
“The future of personalized
De senaste åren har företag och customer experience is
organisationer infört molnbaserade inevitably tied to
tjänster för det dagliga arbetet. Inte bara ‘Intelligent Assistance’.”
för e-post, kalendrar och samarbetsytor
utan för alla system. Detta möjliggör att -Dan Miller, Founder, Opus Research
alla snabbt kan komma åt information och
agera när det sker en förändring.

När medarbetarna också kan arbeta från
intranätet och interagera med andra
verksamhetsnära system som utgår från
individens arbetsdag så skapas den
moderna digitala arbetsplatsen. Vi hjälper
företag i sin resa mot den digitala
arbetsplatsen genom att erbjuda både
mobilapp och API med färdiga
integrationer som SaaS-tjänst.

04

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

70 procent av alla medarbetare
läser ny information direkt i
samband med att pushnotisen
visas på mobilen *

* Enligt sammanställd kundstatistik från Avantime, 2018

Nu blir intranätet mobilt, intelligent och
använder röstigenkänning

Mobil åtkomst även till äldre system OM INPHIZ - EN TJÄNST
FRÅN AVANTIME
Äldre system är bra på det de är skapade för
och innehåller mycket verksamhetskritiska Inphiz är både en mobilapp och ett
data. Dessa görs tillgängliga i mobilen. API-gränssnitt som tillgängliggör
information från ditt befintliga intranät
Rätt information är serverad i ögonblicket och andra bakomliggande system med
då du behöver den hög säkerhet. Avantime Group har arbetat
med digital transformation i över 15 år
Med artificiell intelligens personaliseras vilket bidrar till högre engagemang hos
information som proaktivt serveras till anställda och skapar konkurrensfördelar
användaren baserat på plats, vilka denne åt uppdragsgivare. Avantime – avant, från
kommunicerar med och behöver i franskans före – time, från engelskans tid.
ögonblicket. Före i tiden helt enkelt. Namnet
återspeglar vår vilja att hela tiden ligga
Röststyrning och botar ersätter det gamla steget före och att hitta nya intressanta
användargränssnittet mixar, synergier och tillvägagångssätt.

Ny teknik för röstigenkänning och botar som Martin Sandahl
hämtar information från bakomliggande
system förvandlar intranätet till din digitala VD, Avantime Group
personliga assistent som låter dig [email protected]
kommunicera bortom skärmen med hjälp av 070 -255 09 77
röst och interagera precis som med en
människa.

05

10 tips för ett lyckat intranät

Vi älskar intranät och om ni befinner er i början av processen med att införa ett nytt intranät i
er organisation så har vi många tips och lärdomar som kan vara bra att ha med sig innan ni
börjar med utvecklingsarbetet. Tipsen är hämtade direkt utifrån vår erfarenhet av
framgångsrika projekt.

1. SÄTT MÅL

För att kunna lyckas med utvecklingen av ett nytt intranät är det en stor fördel att på förhand
definiera konkreta målsättningar med intranätet och tydliggöra de behov som finns. Dessutom
hjälper det er internt genom att trigga igång en diskussion om vad ni vill uppnå med intranätet,
men framförallt kommer underlaget vara till stor hjälp för leverantören som kommer kunna
föreslå bra lösningar för att uppnå det önskade resultatet.

2. UTSE EN DEDIKERAD PROJEKTANSVARIG

Ett intranät är ett stort system som påverkar hela organisationens arbete vilket innebär ett stort
jobb med att samla in behov och koordinera dessa mellan olika avdelningar och funktioner.
Den som blir ansvarig för projektet bör vara mycket intresserad av uppgiften och få den
ordentligt förankrad i hela organisationen.

3. SKAPA AMBASSADÖRER

Som stöttning till den projektansvariga är det en fördel att skapa olika nätverk inom
organisationen. Vi brukar föreslå att skapa ett nätverk för redaktörer och administratörer som
samtidigt kan agera goda ambassadörer för intranätet ute i sin organisation. Genom nätverket
kan man sprida kunskap, samsyn och inte minst samarbeta och hjälpa varandra att skapa
intranätet. Dessutom tjänar ambassadörer som en förlängd arm för supportorganisationen
som kan komma närmare slutanvändaren i sitt dagliga arbete.

4. EN SAK I TAGET OCH DET VIKTIGASTE FÖRST

Att försöka genomföra alla önskemål från hela organisationen i en enda stor leverans är ofta en
otroligt komplex uppgift och kan medföra stora risker. Därför rekommenderar vi att prioritera
de viktigaste behoven först och lansera en första version av intranätet. Naturligtvis med alla
basfunktioner och ett antal nyckelfunktioner för organisationen. Efter en första lansering har ni
också möjlighet att utvärdera intranätet vilket ofta påverkar och inspirerar till nya lösningar.

5. SATSA PÅ ANVÄNDARNA

Intranätet är ett dagligt verktyg för alla medarbetare, och användarvänligheten är avgörande
för hur portalen kommer att användas. Därför vill vi gärna att ni satsar resurser på en bra
användarupplevelse så att intranätet gladligen besöks frekvent. Betrakta även intranätet som
ett nyckelverktyg för att sprida organisationens känsla och kultur. Sätt därför en hög ambition
med designen så att detta får en möjlighet att kommuniceras ut.

06

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

6. IDENTIFIERA NYCKELFUNKTIONER

Förutom att intranätet självklart kommer bli en naturlig plats för att dela information och
samarbeta, så bör det även innehålla ett antal nyckelfunktioner för att dels locka besökare men
även tillhandahålla verktyg som direkt förenklar vardagen för användarna. För många
organisationer kan en så enkel funktion som en kontaktlista över alla medarbetare skapa ett
stort värde.

7. UPPGIFTSORIENTERAT

Att dela in intranätet i vilka arbetsuppgifter och projekt man arbetar i istället för att dela in
organisatoriskt främjar till samarbete, och gör att intranätet blir mer personligt. Den stora
vinsten med en uppgiftsorienterad indelning är att man får en god översikt över hur projekten
och uppgifterna fortskrider, vilka ofta gör att effektiviteten ökar och uppgifterna löses
snabbare.

7. ANALYSERA OCH FÖRBÄTTRA

Content is king. Ett intranät är ofta inte bättre än sitt innehåll. Det är därför viktigast att ständigt
arbeta med att analysera vilket innehåll som är populärt, hur kan det göras bättre? Vad söker
användarna på, går det att göra mer lätt-hittat? Sist, men inte minst, var inte rädd för att rensa
innehåll då och då.

8. PERSONLIGT OCH SOCIALT

Att anpassa intranätets funktioner och innehåll efter varje medarbetare är idag en självklarhet.
Varje medarbetare bör därför ha sin egen profil med möjlighet att själv välja sina viktigaste
verktyg, arbetsytor, grupper, länkar m.m. Att information sorteras efter personer eller roller
och inte på hela organisationen underlättar dessutom för redaktörerna när de ska
kommunicera budskap och information på intranätet och gör det mer relevant och intressant
för slutanvändarna. Det gör att användandet av intranätet kommer att vara högt.

9. LANSERING & UTBILDNING

Att lansera ett nytt arbetsredskap och arbetssätt i en organisation kan vara en tuff uppgift. Men
tänk på att förändringen för den enskilde användaren är minst lika tuff. Att kommunicera
nyttan på ett annorlunda och kreativt sätt är nyckeln till att få med sig alla användare. Ett
kommunikationskoncept för framgångsrik lansering kan innehålla alltifrån film, trycksaker,
nyhetsbrev och e-learning.

10. DET SKA VARA ROLIGT

Glöm inte att det är roligt att införa ett nytt intranät! Ert jobb har stor inverkan på
organisationen och vi är övertygade att om ni har roligt under projektets gång så kommer
intranätet att bli bättre och effektivare.

Med SharePoint & Office 365 gör vi din vardag enklare.

07

ÅRETS INTRANÄT 2017

“Vi fick snabbt förtroende för Bouvet som
kunde uppvisa starka referenser”

Järfälla kommun gick från 6 000 till 250 sidor tack vare ett smartare intranät. Per
Rydén, kommunikationschef, var en av personerna bakom uppdraget att göra
kommunens information mer lättillgänglig. Efter upphandling gick uppdraget till
Bouvet som utvecklade siten utifrån de mål och visioner som satts upp. Så här berättar
Per om projektet som genererade en vinst i tävlingen Guldhanden* och gav
utmärkelsen Årets förbättrare på Web Service Award.

"Järfälla kommuns intranät hade blivit eftersom de upplevde att Bouvet hade
omodernt. Det baserades på ett perspektiv extremt bra kunskap inom Sitevision, med
som inte tog hänsyn till mottagaren. Där många seniora konsulter som kan ta sig an
fanns för mycket information, det var svårt hela paketet av lösningar, från
för medarbetarna att hitta rätt. Dessutom det informationsarkitektur, UX och grafisk
blivit svårt och tungt att förvalta innehållet. Vi design till den fullödiga
ville gå från att vara en lagringsplats med plattformsexpertisen.
dubbletter och motsägelsefull information, till
att bli en lätt överskådlig och modern Resultatet
informationsplats."
Ett rejält lyft för internkommunikationen.
Målet var alltså att skapa ett intranät med Andelen positiva användare har ökat med
goda förutsättningar för samarbeten och 67 procent enligt en nyligen genomförd
dialog, där det även skulle vara lätt för utvärdering, WSA (Web Service Awards).
besökare att hitta information.
Det som gör vårt intranät så bra är att jag
Om projektet som användare direkt ser vad som är
relevant just för mig. Det blir särskilt tydligt
"Vi fick snabbt förtroende för Bouvet som på startsidan, där nyheter presenteras
kunde uppvisa starka referenser som utifrån den förvaltningstillhörighet
exempelvis Falkenberg och bussbolaget besökaren har. Och i det sociala flödet får
Nobina samt efter de initiala mötena. Vi man inlägg i de grupper man själv är
förstod att det fanns en gedigen erfarenhet medlem i. Vi ser de sociala grupperna som
av att bygga intranät. I synnerhet när det ett vinnande koncept för att nå ut med
gäller utveckling av Sitevision som var den riktad information till smalare målgrupper,
CMS-lösning vi valde som plattform för att säger Per.
bygga vårt intranät."

Per berättar att kommunen var mycket
nöjda med resultatet av upphandlingen,

*Guldhanden är det årliga pris som delas ut i tre kategorier (bästa kommersiella webbplats, bästa offentliga webbplats och bästa
intranät) av Sitevision vid Sveriges största enskilda CMS-evenemang "Sitevisiondagarna"

08

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Från vänster : Per Rydén kommunikationschef, Conny Andersson webbansvarig och Lisa Hagsten
kommunikatör vid Järfälla kommun.

Om du skulle ge tre tips till en organisation som är i
färd att utveckla sitt Intranät vad skulle du lyfta
fram då?

1. Våga rensa ordentligt bland gammal Bouvet är ett börsnoterat
information. Ta utgångspunkt i att allt innehåll skandinaviskt
skall vara relevant. konsultföretag med ca
1300 anställda som
2. Gör syftet med Intranätet tydligt. Skall levererar utvecklings- och
Intranätet vara en kommunikationskanal? En rådgivningstjänster inom
lagringsplats? Eller en digital arbetsplats? Eller informationsteknik (IT).
ska det som Järfälla kommuns fall vara en Bouvet har kontor på elva
kombination av dessa? Det är oerhört viktigt för orter i Norge samt tre
resultatet att man har svaret klart för sig innan kontor i Sverige (Borlänge,
man börjar. Det lägger strukturellt grunden för Stockholm och Örebro).
det nya intranätet. Dessutom finns det en
mängd aspekter som kan påverka de
övergripande kostnaderna. Till exempel
integrationer mellan olika system.

3. Sätt upp en förvaltningsplan för det nya
intranätet så att det behåller sin fräschör lång
tid framöver.

09

CASE : PENSIONSMYNDIGHETEN

»En intranätsstrategi som gjorde skillnad«

Sök är den viktigaste funktionen på intranätet
och ändå visste vi från användarundersökningar
att många användare var missnöjda med hur
söket fungerade.

Trots att det gjorts flera förbättringar av
sökfunktionen som en del av det kontinuerliga
arbetet med att förbättra intranätet, fortsatte
användarna vara missnöjda med söket. Vi
behövde en ny taktik.

I samband med ett annat projekt vars syfte var Petra Graus
att ge bättre stöd till pensionsadministratörerna
på vårt intranät fick vi möjlighet att skapa en Intranätsansvarig
sökstrategi. Att arbeta med strategin hjälpte oss
att konsolidera våra idéer och aktiviteter och Pensionsmyndigheten
därmed bättre strukturera arbetet att förbättra
söket, både på kort och lång sikt.

Sökstrategin hanterar våra viktigaste utmaningar
och innebär följande:

• Allt innehåll som publiceras på intranätet
ska också kunna hittas

• Vad som inte publiceras är inte sökbart

• Att märka innehåll gör att olika
användargrupper kan hitta rätt
information

• Lagring av innehåll i dokument är sämre ur funktionalitetssynpunkt

• Namnsättning av dokument och innehåll samt innehållet i sig är mycket viktigt

• All information ska anpassas till en specifik målgrupp, följa specificerade regler för
skapande av innehåll och använda ett förståeligt språk

Sökstrategin innehåller också ett antal stöd- dokument. Dessa dokument beskriver
förvaltningsarbetet kring söket och ger riktlinjer till de olika intressenterna :

Informationstagningsstrategi - en verktygslåda med riktlinjer som gör att vi kan nå
användbarhetsmålen. Hur taggarna fungerar och hur du tillämpar dem på ditt innehåll.

Förvaltning och styrning kring sök – en beskrivning av roller och ansvarsområden och hur
man arbetar med utveckling.

10

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Publicera för att hitta - praktiska riktlinjer för att stödja alla redaktörer som skapar och
publicerar innehåll på intranätet.

Avslutningsvis, en sammanfattning av de aktiviteter vi hittills vidtagit. Samtliga i linje med
strategin :

• Feedbackformulär på söksida
• Analys av sökstatistik och beteende
• Rensa och ta bort gammalt innehåll från index
• Ny sökresultatsida
• Fler webbsidor, färre dokument
• Dokument presenteras endast en gång i resultat
• Uppstädning av metadatataggar
• Justerad relevansmodell

Åtgärderna har lett till positiva resultat. I den senaste användarundersökningen kan vi se
en signifikant förbättring av användarnas upp- levelse av intranätsöket.

35% Medel 2012-2016

30%

25%

»Svaranden som påstår att 20%
användare är nöjda eller
mycket nöjda med söket« 15%

10%

5%

0% Organisations
without strategy
Organisations
with strategy

Källa: Enterprise Search and Findability Survey 2016

Vill du också komma igång med en sökstrategi?
Ladda ner Sökstrategi-guiden på
www.findwise.com/sv/strategi

11

STRATEGI DESIGN

TEKNIK

Maria Ravegård Linda Holmqvist Annika Jansson
UX-Strateg UX-Strateg Affärsansvarig

maria.ravegard@ffcg.se linda.holmqvist@ffcg.se annika.jansson@ffcg.se

12

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Tips till dig som
ska bygga intranät

STRATEGI
- Ta fram syfte och mål
- Tydligt ägarskap och mandat
- Arbeta agilt från start
- Ett intranät blir aldrig färdigt
- Var modig!
DESIGN
- Involvera användarna tidigt
- Utgå från användarnas behov
- Bygg prototyper och iterera
- Lägg kärlek på användarupplevelsen!
TEKNIK
- Glöm inte support och vidareutveckling
- Välj en flexibel teknik
- Ett intranät kan bestå av flera olika system

Läs mer på :
https://www.ffcg.se/aktuellt/ta-fram-ett-bra-intranat

13

NYTT INTRANÄT – HUR?

Under början av 2017 utvecklade HiQ ett nytt intranät åt Norrköpings kommun. Drygt ett halvår
har gått sedan införandet och vi vill tillsammans med Lena Wärn Lundgren från Norrköpings
kommun dela med oss av våra erfarenheter och lärdomar.

Intranätet utvecklades i SiteVision som är ett av de CMS som vi på HiQ jobbar med. Vi utvecklar
även intranät och externwebbar i Sharepoint, Episerver och Wordpress.

HiQ fick chansen att komma in tidigt i skede under utformningen
av det nya intranätet och bemannade projektet med
interaktionsdesigner, grafisk designer och webbutvecklare. Lena
Wärn Lundgren, Norrköpings kommun, var projektledare för
utvecklingen. Hon är den som har bäst inblick i hela processen från
identifiering av behov, genom hela genomförandet till resultatet av
införandet. Nedan följer en intervju med henne :

Vad fick er att vilja utveckla ett nytt intranät?

Vårt gamla intranät lanserades 2011 upplevdes som omodernt och
svårnavigerat. Det var svårt att hitta den information man sökte, Lena Wärn Lundgren
informationen var i många fall gammal och det fanns inga
utpekade innehållsägare till respektive sida som kunde säkerställa att informationen var
uppdaterad och korrekt. Medarbetare som inte sitter vid en dator var svåra att nå och det
tidigare intranätet var inte responsivt. Vi behövde samtidigt ett nytt CMS så då passade det bra
att göra ett helomtag av vårt intranät.

Hur gick ni tillväga?

• Först gjordes en genomlysning av design, innehåll och funktionalitet – behovsanalys och
kravfångst.

• Utifrån ovanstående togs en förbättrad informationsstruktur fram.
• Designskisser togs fram tillsammans med HiQ.
• All aktuell information skrevs om i klarspråk och fick informationsägare utsedda
• En projektgrupp bestående av kommunikatörer för respektive kontor plus några

extraresurser arbetade i projektet.
• I projektet togs det också fram ett förslag på hur ansvar, roller, processer och rutiner skall se

ut när intranätet övergår i förvaltning.

Vilka var era syften och mål med intranätet?

Syfte med det nya intranätet :

1. Vara ett forum för intern kommunikation och medarbetare emellan.
2. Bidra till samordning och styrning av kommunen.
3. Förenkla informationsspridning från chefer till medarbetare.

14

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Mål med det nya intranätet :
1. Effektivisera och förenkla för medarbetarna.
2. Ha relevant och aktuell information.
3. Vara tillgängligt för alla medarbetare oavsett vilken enhet de väljer att besöka intranätet med.

Hur blev resultatet ? Vad är största fördelarna? Har målen uppfyllts ?
Resultatet blev väldigt bra. Samarbetsytorna används flitigt i verksamheten och med Sitevision
som CMS sparar vi tid för både
kommunikatörer och redaktörer. Vi är inte
helt i mål ännu då vi har viss funktionalitet
kvar att utveckla och har inte kontrollerat
våra mål och effektmål helt ännu.

Hur har det nya intranätet
tagits emot ?
Det har varit blandat. De
flesta upplever vårt nya
intranät som modernt och
lättnavigerat och att det är
lättare att hitta det man söker
efter.

Vilka är era viktigaste lärdomar ?
En av de viktigaste lärdomarna är att ha tydliga projektavgränsningar. Projektet växte och ny
funktionalitet skulle med vilket gjorde att tidplanen till slut fick flyttas flera gånger. Viktigt också
att ha dedikerad tid för projektet för de som är med i projektgruppen och att ha en
delprojektledare från IT som kan ansvara för de tekniska bitarna, integrationer mm.

Framgångsfaktorerna för oss har varit att alla i projektet har haft ett gemensamt mål och viljan
att lyckas. Att ha återkommande arbetsträffar där tid kan avsättas för att arbeta med innehållet
har också varit lyckat. Likaså att vi i projektet, och jag som
projektledare, har haft mandat internt och kunde vara tydliga kring
beslut, tidplan och resurser.
Tack Lena för att du delade med dig av dina och Norrköpings
kommuns erfarenheter.
Anna Östh, kundansvarig från HiQ, delar Lenas uppfattning kring
framgångsfaktorerna. Det gemensamma målet och ett tätt
samarbetet under projektets gång och efter lansering har varit en
viktigt nyckel till att resultatet blev så bra.

Anna Östh

15

10 saker du måste veta för att lyckas
med framtidens intranät
– My Digital Workplace

Framtidens intranät, My Digital Workplace, är ett modernt synsätt och arbetsverktyg
som ger användaren en individualiserad och mobil ”helhetsvy” av relevant information,
samarbeten och annat som är av vikt i ens dagliga arbete.

Att införa en ny modern digital arbetsplats kräver inte större investeringar än tidigare,
snarare tvärtom då det finns färdiga lösningar att tillgå.

Det moderna intranätet, Digital 2. Säkerställ att produkten kommer att
Workplace, handlar om att finnas kvar under lösningens hela livstid
underlätta det dagliga arbetet för och att den har en roadmap som pekar i
användarna oavsett var de befinner sig och önskvärd riktning.
vilken klient de arbetar med. För att lyckas
med et krävs ett nytt synsätt. Istället för att 3. Överväg att köpa intranätet som en tjänst
göra stora investeringar i en egenutvecklad istället för att äga hela ansvaret själv.
lösning handlar det idag om att använda
standardprodukter och se till att de Införandeprojekt
verkligen används. Vi tar vår utgångspunkt
i Office 365 och i vår produkt Omnia Vi rekommenderar att skapa en bra första
Intranet, men tipsen gäller oavsett vilken version av intranätet baserat på Office 365
lösning man väljer. Du hittar fler tips och och en standardprodukt, som exempelvis
tankar om Digital Workplace i Omnia Intranet, för att kunna göra ett
Kunskapsbanken på tidseffektivt införande av en lösning som
www.omniaintranet.se. möter alla grundläggande behov. Under
införandeprojektet tänk på :
Här bjuder vi på våra 10 bästa tips på hur
en intranätsatsning bör planeras och 4. Etablera en bra första version av
genomföras för att lyckas. lösningen, som möter de viktigaste och
grundläggande kraven.
Upphandling

Office 365 gör att framtidens intranät, My
Digital Workplace, finns inom räckhåll utan
de stora investeringar som krävdes för bara
3-4 år sedan, men för att få en bra
upplevelse för användare och en välanvänd
lösning krävs en produkt som kompletterar
Office 365 och driver själva användandet.

När man upphandlar produkt och partner
för kommande intranätsatsning är följande
av största vikt :

1. Välj en standardprodukt som ihop med
Office 365 uppfyller era viktigaste och
grundläggande krav.

16

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

5. Ett intranät får bara effekt om det används. Satsa
resurser på förankring och införande istället för att
samla in och specificera verksamhetskrav för att
anpassa produkterna.

6. Låt användare hellre vara delaktiga tidigt i
projektet, till exempel i en pilot, än att låta dem
spåna fram funktioner som man önskar sig.

Förvaltning

Flytta fokus i förvaltningsarbetet från dyr utveckling
till de ”best practices” som finns i
standardprodukterna. Ett värdefullt tips är att
istället engagera sig i produktens ”roadmap” genom
att komma med förslag till förbättringar.

Det är viktigt att tänka långsiktigt vid upphandlingen
och förstå hur arbetet med produkten kommer att
fortsätta de kommande åren. Tänk därför på :

Digital 7. Fokusera förvaltning på att sprida förståelse för Ett intranät får bara effekt om det
Workplace. hur standardprodukterna ska användas, snarare än används. För bästa resultat flytta
Att som att bygga dem. Basera förvaltning och investeringar från systemutveckling
användare vidareutveckling av lösningen på produkternas av det egna intranätet till att istället
kunna uppdateringar. driva förankring hos och införande
arbeta till användare.
oavsett var 8. Få förståelse för produkternas roadmap samt hur
man man kan påverka fortsatt utveckling av produkterna.
befinner
sig och på 9. Skapa anpassningar då det behövs, men följ
vilken rekommendationerna från Microsoft.
klient man
väljer. 10. Regelbunden uppföljning är en central del av
förvaltning.

Framtidens intranät är redan här, men för att lyckas
med det så krävs ett skifte i synsätt. Från att tidigare
ha handlat om att göra stora investeringar i att
utveckla sin egen lösning handlar det idag om att
nyttja standardprodukter och se till att de verkligen
används.

Precio Fishbone – vi bygger välanväda lösningar

Rätt intranät skapar inkapslar erfarenhet från över Kontakta oss för en demo eller
engagemang och ger samtidigt 900 intranätsprojekt och som besök www.omniaintranet.se
förutsättningar till förbättrat erbjuder alla de funktioner, för mer information
samarbete och delaktighet hos verktyg och egenskaper som ett
de människor som använder väl använt intranät ska
det. Precio Fishbone innehålla. Ett intranät som
presenterar Omnia Intranet. Ett sätter användarupplevelse och
prisvinnande intranät som smarta funktioner i centrum.

17

Intranätet som räddar liv

Sveriges blodcentraler finns från Ystad i söder till Kiruna i norr,
i olika regioner och landsting. I kommunikationen utåt är man enad, men internt
behövde man en gemensam plattform och samordning av blodtillgången i
Sverige. Ett nytt intranät blev lösningen.

Blodtillgången i Sverige är i regel god, men 500 användare
det händer att den är ojämn. Det innebär
att en del blodcentraler i landet kan ha ett Flertalet integrationer
överskott, medan andra har ett underskott.
Då behövs en kommunikationsplattform Lösning
där blodcentralerna kan samarbeta och
hjälpa varandra att omfördela tillgången. År 2015 började man undersöka de olika
intranäten på marknaden och la ut en
– Användandet av vårt förra intranät var offertförfrågan. Valet föll på SiteVisions
lågt, vilket är förståeligt med tanke på i lösning som implementerades av Consid,
vilket skick det var i. Vi behövde ett verktyg SiteVisions implementationspartner.
som bättre stöttade våra behov, säger
Malin Joelsson, vice ordförande GeBlod – Vi valde den lösningen för att vi skulle
Kommunikation. kunna använda de befintliga modulerna,
men även utveckla specialanpassade
För att öka det nationella samarbetet lösningar. Lösningen hjälpte oss att hålla
bestämde man sig för att investera i ett nytt nere kostnaderna. Vi ville också att den
intranät som bättre kunde stödja det övergripande känslan skulle vara ett
dagliga arbetet för medarbetarna. Det var levande och socialt intranät som kunde
också viktigt att på ett lätt sätt kunna se samla den geografiskt socialt intranät som
organisationens tillgängliga blodlager i kunde samla den geografiskt spridda
verktyget för att vid behov kunna flytta verksamheten och skapa en vi-känsla, säger
blodpåsar från en blodcentral i Sverige till Malin Joelsson.
en annan.

18

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Intranätet baserades på SiteVisions paketering GeBlod Kommunikation har till exempel en
Social Collaboration som består av många egen grupp där man till exempel delar
färdiga moduler vilket gjorde det snabbt att kalendrar och årsplaneringar.
komma igång. Vid sidan av de färdiga Dokumenthanteringen i intranätet gör att man
modulerna gjordes anpassningar och en inte behöver göra lika många mejlutskick och
integration mot blodbanken som visar telefonen går inte lika varm som tidigare.
tillgången på blod fördelat på
– Det är väldigt smidigt att kunna dela
Ökad samverkan dokument i olika nätverk. Där har vi till exempel
pågående projekt som man sedan kan ta bort
Minskad mejlskörd när de är avslutade, säger Malin Joelsson.

blodgrupper. Intranätet infördes under 2016 Intranätet underlättar och effektiviserar
och alla verksamhetschefer har kunnat lägga till samarbetet mellan blodcentralerna och
konton för sina medarbetare. framöver kommer fler funktioner att lanseras,
till exempel att man ska kunna indexera
– Jag tycker vi har ett bra flöde, även om vi inte blodpåsar efter antigener. Malin Joelsson tror
har varit igång så länge så ser vi att intranätet att verktyget kommer tjäna dem under lång tid
används och gör nytta, säger Malin Joelsson. framöver:

Intranätet samordnar tillgången på blod – I och med att verktyget inte har några
krångliga speciallösningar som det tidigare
I intranätet kan användarna lägga upp en intranätet hade känner man sig numera trygg
annons där man skriver om man kan avvara vid uppdateringar och ny funktionalitet.
eller behöver blod samt hur många påsar och
vilken blodtyp det rör sig om. Då kan alla Resultat
blodcentraler i landet enkelt och snabbt se och
svara på annonsen. Att flytta blodpåsar från en Intranätet förenklar vardagen för medarbetarna
blodcentral till en annan är nu en helt annan på Sveriges blodcentraler, men underlättar
process än tidigare. också vid mer extraordinära händelser, berättar
Malin Joelsson:
– Tidigare fick vi ringa runt till alla olika
centraler, eller logga in på varje blodcentral för – I somras var det blodbrist i landet. På min
sig för att kunna se behovet. Det här sparar första dag tillbaka från semestern fick jag
otroligt mycket tid, säger Malin Joelsson. massor av samtal från pressen om hur läget såg
ut. Då kunde jag snabbt logga in på intranätet
Ökad samverkan och se exakt hur mycket blod och av vilken sort
det fanns runt om i landet. Det var en stor hjälp
Förutom samordningen av blodtillgången i och gjorde att vi kunde vara snabba och precisa
landet låg samverkan högst upp på önskelistan. i vår kommunikation.
I intranätet kan nu olika arbetsgrupper,
regionala grupper och grupper inom olika Med minskat tryck på mejl och telefon kan
professioner samverka snabbt och smidigt. Sveriges blodcentraler ägna sig åt det de gör
bäst: hjälpa till att rädda liv.

SiteVision AB står bakom Sveriges mest omtyckta plattform (CMS) för externa webbplatser HUR 2010 - 2017 T 2017
och sociala intranät. SiteVision kombinerar avancerad funktionalitet med ett
användarvänligt och prisbelönt gränssnitt. Detta syns inte minst i trendrapporterna från MÅR SVERIGES INTRANÄ
det oberoende undersökningsföretaget Web Service Award. Där framgår det att SiteVision
är den plattform med nöjdast kunder åtta år i rad.

Bland kunderna finns Scania, NIBE, Interflora och ett stort antal myndigheter samt över
50% av Sveriges kommuner.

Besök vår webbplats för mer information www.sitevision.se

19

VÅGA KOMBINERA OLIKA
PLATTFORMAR FÖR ATT
MAXIMERA DITT INTRANÄT

En säker dokumenthantering är viktig för att underlätta och effektivisera
arbetet. Likaså kan ett webbpubliceringsverktyg som är användarvänligt
och intuitivt spara både tid och pengar. I jakten på den bästa
plattformen kan det vara svårt att hitta den lösning som uppfyller alla
behov, men vem har sagt att man måste välja endast en plattform? Vårt
tips för att få ett effektivt och långsiktigt hållbart intranät är att
kombinera ett bra CMS med en stabil plattform för dokumenthantering
och samarbetsfunktioner. Här berättar vi om vad du kan tjäna på det.

Viktigt! ORDNING OCH REDA MED VERSIONSHANTERING

Med en bra grund för dokumenthantering får du en bättre,
effektivare och säkrare dokumentlagring. Du slipper dubbellagring
av samma dokument i många versioner och kan vara säker på vilket
dokument som innehåller korrekt information. Inga filer fastnar på
någons hårddisk och du kan också alltid spåra ändringar. Du får helt
enkelt ordning och reda och medarbetarna kan vara trygga i att det
senaste dokumentet alltid finns på intranätet.

EFFEKTIVA SAMARBETSGRUPPER

En annan viktig del för att underlätta arbetsvardagen är förstås
möjligheten till att samarbeta med kollegorna. Här föredrar vi en
plattform där medarbetare i till exempel olika projektgrupper kan
nå gemensam information, chatta och dela dokument med
varandra.

VILL DU VETA MER OM INTRANÄT ?
Per Johansson, VD
[email protected]
073-370 06 92

20

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

ANVÄNDARVÄNLIGT WEBBPUBLICERINGSVERKTYG CMS

När du väl har din grund på plats bör du addera ett skalbart, responsivt,
flexibelt och kostnadseffektivt CMS. Detta blir en oslagbar kombination
som ger dig ett effektivt och användarvänligt digitalt arbetsverktyg. Ett
bra CMS är lätt att integrera med olika verksamhetssystem och är
mycket lätt att jobba i för redaktörer. Det bör också ge stor flexibilitet
vad gäller design. För att stärka varumärket internt spelar det lika stor
roll att intranätet har en tydlig avsändare, som att externwebben
genomsyras av den grafiska profilen.

SKRÄDDARSYTT INNEHÅLL MED INTEGRERADE
VERKSAMHETSSYSTEM

Ett modernt intranät är även målgruppsanpassat. Varje användare vill
hitta den information som behövs i arbetet och snabbt kunna tillgodose
sig nödvändig information. Det är därför vi ser stora fördelar med att
kunna integrera olika verksamhetssystem med CMS:et. Det kan
exempelvis innebära att uppgifter hämtas ur personaldatabasen för att
olika nyheter ska visas för olika roller och arbetsgrupper.

Enkelt! ENKLA OCH KOSTNADSEFFEKTIVA UPPGRADERINGAR

Och förstås, sist men inte minst. Ur ett hållbart och långsiktigt
perspektiv bör din digitala arbetsplats vara enkel att uppdatera, så att
intranätet kan utvecklas i takt med verksamheten. Se till att välja ett
CMS som inte tvingar dig till omfattande uppgraderingar och dyra
utvecklingskostnader i onödan.

21

GLÖM INTE DINA
AMBASSADÖRER!

Du har säkert fixat med inköp från ledningen. Du har satt ihop en stark
redaktörsgrupp och ni har haft era första workshops kring intranätet eller den
digitala arbetsplatsen.

Nu börjar det bli dags att identifiera och engagera dina ambassadörer i
organisationen. Ambassadörerna glöms lätt bort men är bland de absolut
viktigaste individerna och komponenterna i en lyckad lansering.

När jag hjälper våra kunder att lyckas med sina intranät så brukar jag redan på
uppstartsmötet med kunden prata om värdet av ambassadörerna. Så som jag
ser det har ambassadörerna flera syften;

- Att hjälpa dig förstå vad organisationen behöver i form av innehåll och stöd.
Dvs, vad ska vi centrera innehållet kring (utöver knäckebrödsinnehållet typ
rutiner och policys)

- Att börja sprida snacket om att det nya intranätet eller den digitala
arbetsplatsen (och förhoppningsvis) det nya sättet att arbeta

- Att vara referensgrupp innan ni lanserar ert intranät eller er digitala
arbetsplats. En referensgruppsträff för ambassadörer är ett gyllene tillfälle för
dig att samla in synpunkter och åsikter för att göra en sista polering innan du
lanserar till organisationen.

- Att vara din förlängda arm när det kommer till att samla in synpunkter,
reflektioner och idéer efter lanseringen, inför kommande iterationer av
intranätet. För är det något som är viktigt, så är det att intranätet inte står stilla
eller blir en plats med statiskt innehåll. Bättre att lansera förr istället för
senare.

22

Sveriges största event inom intranät för 11:e gången | April 2018

Ambassadörerna hittar du förslagsvis ute i verksamheten och ska vara så
mycket snitt- eller typanvändare som möjligt. Ju mindre färgade, desto bättre.
Detta är bättre för att du slipper ja-sägare och de har lättare att relatera till sitt
arbete och till sina kollegors behov.

Glöm inte att det nya intranätet är ”bättre lanserat än perfekt” och med en
stark ambassadörsorganisation har du alla förutsättningar att lyckas med din
lansering och ditt nya intranät!

Daniel Hagenfeldt Daniel Hagenfeldt som författat texten om ambassadörer är
VD, Spintr grundare och VD för Spintr i Örebro.

Spintr är en svenskutvecklad molntjänst. En molntjänst som ger
dig en startklar, välutvecklad, mobil och digital arbetsplats och
ett socialt intranät i ett – utvecklat på Microsoftteknik och
dessutom direkt integrerat med er Office 365-instans.

Precis som Office 365 är Spintr en mjukvarutjänst som du
betalar per användare istället för att betala stora licens-,
utvecklings- och projektkostnader.

Kort sagt kan man säga att vi tycker det är bättre att du
fokuserar dina resurser på vad du ska säga till din målgrupp
istället för att du funderar på användarflöden, var knappar ska
vara positionerade eller vilken design du ska ha på era
call-to-actions. Mer intranät för pengarna, helt enkelt.

Vi hjälper dig självklart att komma igång med intranätet och den
digitala arbetsplatsen och vi finns tillgängliga för dig vid frågor
och funderingar med svensk support så länge som du är kund
hos oss. Vår support hjälper våra kunder hela dagarna och vi
finns tillgängliga via telefon, mejl och chatt.

Välkommen att prova Spintr på spintr.com

23

Smarta Intranät är Sveriges ledande konferens inom intranät och digital arbetsplats och
arrangeras för 11:e gången.
Målsättningen med Smarta Intranät är att öka kompetensen inom intranät och digital
arbetsplats. Vi anser att genom närmare samarbete och kunskapsutbyte behöver inte hjulet
uppfinnas på nytt.
Smarta Intranät arrangeras av Kompetensinstitutet. Kompetensinstitutet är en ledande
arrangör av konferenser och kurser inom kommunikation, ledarskap och
informationshantering.
Några av våra andra evenemang :
○ Stora Ledarskapsdagen 22 november 2018
○ Ledarskapsdagarna Tylösand 8-9 maj 2018
○ Kurs: Juridiken kring elektronisk kommunikation 7 november 2018
○ Arkivforum 8-9 november 2018

www.kompetensinstitutet.se