หน่วยที่ 5 การเขียนเพื่อติดต่อกิจธุระ ความหมายของการเขียนเพื่อติดต่อกิจธุระ การเขียนเพื่อกิจธุระ หมายถึง การเขียนที่บุคคล ทั่วไปนำ ไปใช้ในโอกาสของการติดต่อธุรการงานบุคคล ทั่วไป และสามารถนำ ไปใช้ในการติดต่อกิจธุระกับหน่วย ราชการหรือบริษัทห้างร้านทั่วไป การเขียนเพื่อติดต่อกิจธุระ ได้แก่ การบันทึกรายงาน การประชุม การเขียนจดหมายกิจธุระ การเขียนบันทึก รายงานการปฏิบัติงาน การเขียนโครงการ ฯลฯ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
หลักการเขียนเพื่อติดต่อกิจธุระ 1. เขียนให้ชัดเจน ข้อความที่ชัดเจนจะทำ ให้ ผู้อ่านรับรู้และเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง 2. เขียนให้ถูกต้อง ภาษาที่ใช้ถูกต้องและสร้าง ความเข้าใจตรงกันทั้งสองฝ่าย 3. เขียนอย่างประณีต ความประณีต คือ ความละเอียด เรียบร้อย งดงาม อันแสดงถึงอุปนิสัย อย่างหนึ่งของผู้เขียน 4. เขียนอย่างสร้างสรรค์ ข้อความสร้างสรรค์ จะทำ ให้การสื่อสารบรรลุตามวัตถุประสงค์ 5. เขียนเพื่อสร้างสัมพันธภาพ การเขียนที่ดี จะเป็นการสร้างความสัมพันธภาพ ระหว่างบุคคล หน่วยงาน หรือองค์กร วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
การเขียนจดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระเป็นจดหมายที่บุคคลเขียน ติดต่อกับบุคคลอื่น บริษัท ห้างร้าน องค์กรต่างๆ เพื่อแจ้งกิจธุระ นัดหมาย ขอความช่วยเหลือและ คำ แนะนำ เพื่อประโยชน์ในด้านการงาน การศึกษา ค้นคว้า หรือภารกิจอื่นๆ ความหมายของจดหมายกิจธุระ จดหมายกิจธุระ หมายถึง จดหมายที่ใช้ติดต่อ กันเกี่ยวกับเรื่องงาน กิจธุระต่างๆ ที่เป็นส่วนหนึ่ง ของการดำ เนินชีวิต เพื่อประโยชน์ในการดำ เนินงาน รวมทั้งแสดงไมตรีจิตที่มีต่อกัน เช่น จดหมายเชิญ วิทยากร จดหมายขอเข้าชมสถานที่ จดหมายขอ ความช่วยเหลือ หรือขอความร่วมมือ จดหมาย ขอบคุณ การเขียนจดหมายกิจธุระ อาจจะเป็นการ ติดต่อระหว่างบุคคลกับบุคคล หรือบริษัท ห้างร้าน หน่วยงาน องค์กรต่างๆ โดยต้องพิจารณาการใช้ รูปแบบ ถ้อยคำ สำ นวนให้เหมาะสมกับกาลเทศะ บุคคล และโอกาส วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
รูปแบบของจดหมายกิจธุระ รูปแบบของจดหมายกิจธุระ จะมีลักษณะ เหมือนจดหมายทั่วไป ประกอบด้วยส่วนสำ คัญ 3 ส่วน คือ 1. ส่วนหัวจดหมาย ประกอบด้วย 1) สถานที่เขียนจดหมาย ระบุสถานที่ที่ ต้องการให้ผู้รับติดต่อกลับมาได้สะดวก โดยระบุ รายละเอียดอย่างชัดเจน 2) วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เช่น 4 มกราคม 2565 3) เรื่อง เรื่องของหนังสือฉบับนั้น 4) คำ ขึ้นต้น ใช้ให้เหมาะสมกับกับผู้รับ โดยคำ นึงถึงเพศ วัย ฐานะ และกาลเทศะ 2. ส่วนเนื้อหา ประกอบด้วย 1) เนื้อความ เขียนข้อความให้กะทัดรัด ตรงตามจุดประสงคฺที่ต้องการสื่อสารไม่อ้อมค้อม วกวน เยิ่นเย้อ หากเขียนด้วยลายมือต้องเขียนให้ ชัดเจน อ่านง่าย 2) คำ จบเนื้อความ สรุปความต้องการให้ ชัดเจนว่าต้องการให้ผู้รับปฏิบัติอย่างไร วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
3. ส่วนความลงท้าย ประกอบด้วย 1) คำ ลงท้าย ต้องให้เหมาะสมกับผู้รับและ กาลเทศะ 2) ลายมือชื่อผู้เขียน เขียนให้อ่านง่าย โดยวงเล็บ ชื่อ นามสกุลเต็มไว้ใต้ลายมือชื่อ ในการเขียนจดหมายกิจธุระติดต่ออย่างเป็น ทางการ อาจใช้แบบฟอร์มในลักษณะเดียวกับ หนังสือราชการหรือจดหมายราชการก็ได้ ตัวอย่าง : แบบฟอร์มจดหมายกิจธุระ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ตัวอย่าง : การเขียนคำ ลงท้าย วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
การเขียนโครงการ โครงการ เป็นแผนงานของกิจกรรมของ องค์กร หรือหน่วยงานที่มาดำ เนินงานอย่างใดอย่าง หนึ่งที่องค์กรกำ หนดขึ้น การดำ เนินตามโครงการใน แต่ละโครงการมีส่วนสำ คัญในการพัฒนาศักยภาพ ในการดำ เนินงานขององค์กรให้พัฒนายิ่งขึ้น จุดมุ่งหมายของโครงการ แบ่งออกได้ 2 ประเภท 1. เพื่อแก้ปัญหา เป็นการปรับปรุงแก้ไข เมื่อเกิดปัญหาขึ้นในบุคคล กลุ่มบุคคล องค์กรต่างๆ หน่วยงานทั้งภาครัฐและเอกชน 2. เพื่อพัฒนางาน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพ ในการทำ งาน หรือเพิ่มปริมาณของผลผลิตในบุคคล กลุ่มบุคคล องค์กรต่างๆ หน่วยงานทั้งภาครัฐและ เอกชน วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ความสำ คัญของโครงการ โครงการ คือ แนวทางในการแก้ปัญหา ร่วมกันที่มีความชัดเจน และเข้าใจง่าย ช่วยให้การปฏิบัติงานตามแผนงานดำ เนิน ไปอย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยลดภาวะความขัดแย้ง และความซ้ำ ซ้อน ความรับผิดชอบของหน่วยงาน เนื่องจากในแต่ละแผนงานของหน่วยงานจัดทำ โครงการแยกออกจากกันชัดเจน ช่วยให้บุคลากรของหน่วยงานเกิดความ สามัคคี และมีความรับผิดชอบร่วมกัน มีส่วนเสริมสร้างให้บุคลากรมีโอกาสแสดง ความรู้ ความสามารถ และศักยภาพของแต่ละ บุคคลอย่างเต็มที่ เป็นปัจจัยสำ คัญที่นำ ไปสู่แนวทางการ พัฒนาและความเจริญของหน่วยงาน วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ประเภทของโครงการ โครงการอาจแบ่งออกได้ 4 ประเภทใหญ่ๆ ดังนี้ 1. โครงการที่แบ่งตามระยะเวลาดำ เนินการ มี 2 ประเภท คือ 1) โครงการระยะสั้น หรือโครงการใหม่ เป็นโครงการใหม่ที่แต่ละหน่วยงานกำ หนดและ เขียนขึ้นเพื่อเป็นแนวปฏิบัติภายในปีงบประมาณ อาจจะเป็นช่วงระยะเวลา 6 เดือน หรือ 10 เดือน ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับแผนการปฏิบัติงานของโครงการ โครงการระยะสั้นมักจะสิ้นสุดลงภายใน 1 ปี เท่านั้น เมื่อถึงปีต่อไปก็จะมีโครงการใหม่ๆ ซึ่งไม่ใช่ โครงการเดิม 2) โครงการระยะยาว หรือโครงการ ต่อเนื่อง จะปฏิบัติสืบต่อกันปีต่อปี ถึงแม้ว่าจะสิ้น สุดปีงบประมาณแล้ว ในปีงบประมาณต่อไปก็ทำ โครงการนี้อีกต่อเนื่องไปเรื่อยๆ จนกว่าจะเปลี่ยน โครงการ ทั้งนี้ ขึ้นอยู่กับความต้องการของหน่วย งาน เช่น โครงการแข่งขันกีฬาภายใน โครงการ สัปดาห์วิทยาศาสตร์ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
2. โครงการที่แบ่งตามเนื้อหา มี 2 ประเภท คือ 1) โครงการวิชาการ เป็นโครงการที่มุ่งเน้น วิธีการและกระบวนการตามหลักวิชาการ และการ ประยุกต์หลักการต่างๆ เพื่อใช้ในการบริการชุมชน และสังคมทั่วไป 2) โครงการทางธุรกิจ เป็นโครงการที่ มุ่งเพื่อให้เกิดประสิทธิผลในการพัฒนาธุรกิจหรือ ส่งเสริมธุรกิจให้ประสบความสำ เร็จ หรือมี ประสิทธิภาพยิ่งขึ้น วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
3. โครงการที่แบ่งตามผู้เสนอ มี 3 ประเภท คือ 1) โครงการที่เสนอโดยบุคคลเพียงคนเดียว เป็นโครงการที่ผู้ใดผู้หนึ่งทำ เพื่อเสนอต่อหน่วยงาน หรือเป็นผู้บังคับบัญชามอบหมายให้ทำ โครงการขึ้น เพื่อประโยชน์แก่หน่วยงาน หรืออื่นๆตามความ เหมาะสม 2) โครงการที่เสนอโดยกลุ่มบุคคล เป็น โครงการที่เสนอโดยกลุ่มบุคคลตั้งแต่ 2 คนขึ้นไป การดำ เนินโครงการจะเป็นไปตามวัตถุประสงค์ของ กลุ่มบุคคล หรือหน่วยงานมอบหมายให้กลุ่มบุคคล ดำ เนินการ ซึ่งมีจุดมุ่งหมายร่วมกัน ตลอดจนการ ปฏิบัติงานร่วมกันเพื่อพัฒนา และสร้างความเจริญ ให้แก่หน่วยงาน 3) โครงการที่เสนอโดยหน่วยงาน เป็น โครงการใหม่ที่รับผิดชอบโดยหน่วยงาน แต่จะต้อง มีบุคคลเป็นผู้ประสานงานร่วมมือตลอดจนควบคุม ให้การดำ เนินงานเป็นไปตามโครงการเพื่อเกิด ประโยชน์แก่หน่วยงานอย่างแท้จริง วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
4. โครงการที่แบ่งตามลักษณะ ได้แก่ โครงการที่เป็นรูปธรรม เช่น โครงการศูนย์ซ่อม สร้างเพื่อชุมชน และโครงการที่เป็นนามธรรม เช่น โครงการพัฒนาคุณธรรมจริยธรรม ประโยชน์ของโครงการ 1. การเขียนโครงการ ทำ ให้การปฏิบัติงาน มีประสิทธิภาพ 2. มีการวางแผนการปฏิบัติงานล่วงหน้า 3. มีแนวทางในการปฏิบัติที่แน่นอน 4. ช่วยให้การปฏิบัติงานเป็นไปตามขั้นตอน 5. มีหลักฐานยืนยันผลงาน 6. สามารถควบคุมและติดตามผลการปฏิบัติ งานได้อย่างต่อเนื่อง วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
หลักการเขียนโครงการ การเขียนโครงการอย่างถูกต้อง ควรคำ นึงถึง หลัก 6W + 1H คือการตั้งคำ ถามและตอบคำ ถาม ก่อนลงมือเขียนโครงการ ดังนี้ 1. W1 = WHAT (จะทำ อะไร) : โครงการนี้มี วัตถุประสงค์และเป้าหมายอย่างไร ความสอดคล้อง กับนโยบายหลักมากน้อยเพียงใด และเป็นโครงการ ที่ควรอยู่ในแผนงานใด 2. W2 = WHY (จะทำ ไปทำ ไม) : มีเหตุผล หรือความจำ เป็นอย่างไรที่จะต้องจัดทำ โครงการนี้ ทำ แล้วจะแก้ปัญหาหรือพัฒนาองค์กรให้ดีขึ้นได้ หรือไม่เพียงใด 3. W3 = WHEN (จะทำ เมื่อใด) : โครงการนี้ จะเริ่มดำ เนินการและสิ้นสุดเมื่อใด ระยะเวลาและ ช่วงการดำ เนินงานเหมาะสมหรือไม่ 4. W4 = WHERE (จะทำ ที่ไหน) : สถานที่ใน การปฏิบัติงานโครงการอยู่ที่ใด เป็นสถานที่ที่เหมาะ สมหรือไม่ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
5. W5 = WHO (ใครทำ ) : ใครเป็นผู้รับผิดชอบโครงการนั้น เป็นผู้มีคุณสมบัติ และความเหมาะสมหรือไม่ 6. W6 = WHOM (ทำ เพื่อใคร) : ใครเป็นผู้ได้รับประโยชน์จากการจัดทำ โครงการ และได้รับไปมากน้อยเพียงใด ผู้รับประโยชน์มีความ เหมาะสมหรือไม่ เป็นบุคคลส่วนใหญ่หรือส่วนน้อย เป็นการบอกให้ทราบถึงผลที่คาดว่าจะได้รับจาก การปฏิบัติโครงการ เป็นเครื่องบ่งชี้ถึงความคุ้มค่า ของโครงการ 7. H = HOW (ทำ อย่างไร) : มีวิธีในการ ดำ เนินงานอย่างไรบ้าง ใช้ทรัพยากรอย่างไร และ เท่าไร เพื่อให้บรรลุถึงวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย ที่กำ หนดไว้ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ส่วนประกอบของโครงการ โครงการ มีส่วนประกอบสำ คัญ 3 ส่วน ดังนี้ 1. ส่วนนำ หมายถึง ข้อมูลเบื้องต้นของ โครงการว่าเป็นโครงการอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ โครงการ ความสำ คัญของโครงการ ผู้เสนอโครงการ จะต้องเข้าใจถึงขอบเขตของส่วนนำ ของโครงการ เพื่อให้เขียนได้ถูกต้องตามลำ ดับขั้นตอน ส่วนนำ ของโครงการ ประกอบด้วย 1) ชื่อโครงการ 2) ผู้รับผิดชอบโครงการ 3) หลักการและเหตุผล 4) วัตถุประสงค์ของโครงการ 5) เป้าหมาย - เป้าหมายเชิงปริมาณ - เป้าหมายเชิงคุณภาพ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
2. ส่วนเนื้อความ หมายถึง ส่วนที่สำ คัญที่สุด ของโครงการ เพราะกล่าวถึงวิธีดำ เนินโครงการเพื่อ ให้งานบรรลุเป้าหมายตามแผนงาน ประกอบด้วย 1) สถานที่ดำ เนินโครงการ 2) วิธีดำ เนินโครงการ , ลำ ดับขั้นตอน การปฏิบัติงาน 3) ระยะเวลาดำ เนินการ 3. ส่วนขยายความ หมายถึง ส่วนที่ให้ รายละเอียดต่างๆ ที่เกี่ยวกับโครงการ เพื่อให้ผู้ เกี่ยวข้องพิจารณาตัดสินใจให้อนุมัติดำ เนินโครงการ ประกอบด้วย 1) งบประมาณ 2) แหล่งเงินทุน 3) ค่าใช้จ่าย 4) ผลที่คาดว่าจะได้รับ 5) การติดตามและประเมินผล 6) ปัญหา อุปสรรค และแนวทางการแก้ไข วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
การเขียนโครงการที่มีส่วนประกอบครบถ้วน มีเนื้อความที่น่าสนใจและเป็นลำ ดับขั้นตอนจะช่วย ให้การเสนอโครงการให้ผู้พิจารณาอนุมัติคล้อยตาม และเห็นด้วย และได้รับการอนุมัติในที่สุด การเขียนหลักการและเหตุผล หลักการและเหตุผล หรือภูมิหลังเป็นส่วน หนึ่งที่แสดงถึงปัญหาสำ คัญ อันเป็นสาเหตุที่ต้องมี โครงการในการปฏิบัติงาน ผู้เขียนต้องเสนอปัญหา เหตุผล และข้อมูลสนับสนุนอื่นๆ ที่สอดคล้องและ สัมพันธ์กับแผนงานหลักของหน่วยงานนั้น การเขียนหลักการและเหตุผลผู้เขียนต้อง นำ เสนออย่างน่าสนใจ สมเหตุสมผลและมีหลักการ เพื่อให้ผู้บังคับบัญชาพิจารณาเห็นชอบและอนุมัติให้ ดำ เนินงานในโครงการดังกล่าว วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ตัวอย่าง : แบบฟอร์มการเขียนโครงการ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
การเขียนบันทึก บันทึก หมายถึง การจดข้อความเพื่อเตือน ความทรงจำ เพื่อเป็นหลักฐาน เช่น บันทึกรายงาน การประชุม บันทึกการปฏิบัติงาน วัตถุประสงค์ของบันทึก แบ่งออกได้ 2 ประการ ดังนี้ 1. เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องรับทราบและปฏิบัติ เมื่อได้ทราบแล้วให้ปฏิบัติตามข้อความในบันทึกนั้น โดยผู้เขียนบันทึกจะแสดงจุดประสงค์ไว้ในตอนท้าย ของบันทึก เช่น เพื่อทราบ เพื่อโปรดพิจารณา เพื่อโปรดอนุมัติ เพื่อโปรดดำ เนินการ 2. เพื่อให้เรื่องราวที่ติดต่อกันปรากฏอย่าง เป็นลายลักษณ์อักษร สามารถนำ มาอ้างอิงได้ใน ภายหลัง แม้ว่าจะมีการติดต่อด้วยวาจากันแล้ว หากเป็นเรื่องสำ คัญอาจมีการบันทึกย้ำ อีกครั้ง เพื่อเป็นหลักฐาน วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
รูปแบบของบันทึก 1. แบบบันทึกข้อความ บันทึกข้อความ ตามระเบียบงานสารบรรณมีแบบเดียว แต่กำ หนด ไว้ 3 ขนาดดังนี้ 1) ขนาดใหญ่ กว้าง 20.5 เซนติเมตร/ยาว 33 เซนติเมตร 2) ขนาดกลาง กว้าง 20.5 เซนติเมตร/ยาว 26 เซนติเมตร 3) ขนาดเล็ก กว้าง 13 เซนติเมตร/ยาว 20.5 เซนติเมตร วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
2. รายละเอียดของแบบบันทึกข้อความ 1) บันทึกข้อความ เป็นแบบชื่อพิมพ์ จะพิมพ์ไว้ที่กลางหน้ากระดาษ 2) ครุฑ ต้องพิมพ์ด้วยครุฑมาตรฐานขนาด 1.5 เซนติเมตร ด้วยหมึกดำ ไว้มุมบนด้านซ้าย 3) ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือโดยมี รายละเอียดพอสมควร ปกติถ้าส่วนราชการที่ออก หนังสืออยู่ในระดับกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการ ที่ออกหนังสืออยู่ในระดับกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วน ราชการเจ้าของเรื่องพร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ 4) ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำ ของเจ้าของเรื่อง ทับเลขทะเบียนหนังสือส่งสำ หรับ หนังสือของคณะกรรมการให้กำ หนดรหัสพยัญชนะ เพิ่มเติมขึ้นได้ตามความจำ เป็น วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
5) วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของ เดือน แปลงตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ 6) เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุด ของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่อง โดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม 7) คำ ขึ้นต้น ให้ใช้คำ ขึ้นต้นตามฐานะของ ผู้รับหนังสือ แล้วลงตำ แหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคลในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับ ตำ แหน่งหน้าที่ 8) ข้อความ ให้ลงสาระสำ คัญของเรื่องให้ ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลาย ประการให้แยกเป็นข้อๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึง หนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วยให้ระบุ ไว้ในข้อนี้ 9) ลงชื่อและตำ แหน่ง ลงชื่อให้ลงลายมือ ชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของ ลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ส่วนตำ แหน่งนั้นให้ลง ตำ แหน่งของเจ้าของหนังสือ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
3. แบบบันทึกข้อความที่ใช้ในวงการธุรกิจ หรือองค์กรต่างๆ ทำ ขึ้นใช้ภายในองค์กรและหน่วย งานธุรกิจของตนเอง จะมีลักษณะเป็นไปตามความ ต้องการขององค์การนั้นๆ ตัวอย่าง : แบบฟอร์มบันทึกข้อความ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ประเภทของบันทึกข้อความ บันทึกข้อความที่ใช้สื่อสารในราชการหรือใน สำ นักงานธุรกิจ มีความคล้ายคลึงกันแต่แตกต่างกัน ตามโอกาสที่ใช้ ดังนั้นประเภทของบันทึกข้อความ แบ่งตามลักษณะงานที่เขียนหรือติดต่อแบ่งออกเป็น 4 ประเภทดังนี้ 1. บันทึกย่อเรื่อง คือ การเขียนย่อสรุป ข้อความจากเรื่อง แนบหน้าหนังสือฉบับสมบูรณ์ เพื่อเสนอผู้บังคับบัญชาสั่งการ ซึ่งมีหลักการเขียน ดังนี้ 1) อ่านเรื่องโดยตลอดและสรุปสาระสำ คัญ 2) เรียบเรียงข้อความเป็นลำ ดับขั้นตอน โดยใช้สำ นวนภาษาที่ถูกต้อง 3) ขีดเส้นใต้ข้อความสำ คัญ เพื่อเน้นให้ ผู้บังคับบัญชาสังเกตเป็นพิเศษ วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
ตัวอย่าง : บันทึกย่อเรื่อง ตัวอย่าง : บันทึกรายงาน วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
2. บันทึกรายงาน คือ การเขียนเรื่องที่ตนได้ ปฏิบัติ ตรวจสอบ สอบสวน หรือพบเห็น อาจเป็น เรื่องในหน้าที่การงาน หรือเรื่องที่ได้รับมอบหมาย หรือไม่ก็ตาม ซึ่งมีหลักการเขียนดังนี้ 1) อ้างถึงข้อความที่ได้รับว่าเป็นคำ สั่งของ ใคร ให้รายงานในเรื่องใด 2) เขียนเฉพาะใจความสำ คัญ 3) หากมีใจความสำ คัญหลายประเด็นให้ แยกเป็นข้อๆ 4) หากมีข้อคิดเห็น หรือข้อเสนอแนะต้อง เขียนแยกมาต่อท้าย เป็นอีกส่วนหนึ่งต่างหาก และ ข้อคิดเห็นหรือข้อเสนอแนะนั้นต้องมีเหตุผลสมควร ด้วย วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
3. บันทึกความเห็น คือ การเขียนเสนอ ผู้บังคับบัญชาตามลำ ดับชั้น เพื่อแสดงความคิดเห็น เพื่อประกอบการพิจารณาของผู้บังคับบัญชา อาจเป็นบันทึกสั้นๆ ต่อท้ายเรื่องใดเรื่องหนึ่ง หรือ ต่อท้ายบันทึกย่อเรื่อง หรือต่อท้ายบันทึกรายงาน มีวิธีเขียนดังนี้ 1) ควรสรุปประเด็นสำ คัญที่เป็นเหตุ แล้วเสนอความเห็นที่เป็นผล 2) ถ้าเป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการได้ หลายทาง อาจเสนอให้รายละเอียดว่าถ้าสั่งการ อย่างไร จะเกิดผลอย่างไร 3) ถ้าเหตุผลนั้นอ้างถึงกฎหมาย ข้อบังคับ ระเบียบ คำ สั่ง ก็ควรเสนอประกอบด้วย วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
4. บันทึกติดต่อและสั่งการ คือ การเขียน ข้อความติดต่อภายในระหว่างข้าราชการในหน่วย งานเดียวกัน หรือสถาบันธุรกิจเดียวกัน ซึ่งอาจจะ เป็นเรื่องที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการไปยังผู้ใต้บังคับ บัญชา มีวิธีเขียนดังนี้ 1) เขียนข้อความให้ครบถ้วนตาม จุดประสงค์ที่ต้องการ 2) ใช้ภาษาที่สั้น กะทัดรัด ได้ใจความ สำ คัญ 3) ใช้ถ้อยคำ สุภาพ เหมาะสมตามหลักการ เขียนบันทึก 4) หากมีหลายประเด็นให้แยกเป็นข้อๆ ให้ชัดเจน วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
การเขียนจุดประสงค์ในบันทึก บันทึกมักใช้ติดต่องานในหลายลักษณะ ดังนั้นในการเขียนบันทึกทุกครั้ง ต้องมีจุดประสงค์ ว่าผู้บันทึกต้องการให้ทำ อะไร หรือทำ อย่างไร ในการใช้บันทึกจึงคำ นึงถึงลักษณะงานดังต่อไปนี้ 1. การแจ้งเพื่อทราบ เป็นการบันทึกเพื่อแจ้ง ข้อมูลทั่วไป ที่ติดต่อกับบุคคลทุกระดับ บันทึกเพื่อ การนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” 2. การขออนุมัติ เป็นการบันทึกติดต่อกับ บุคคลระดับสูงกว่า เพื่อขอให้พิจารณาเห็นชอบ และอนุญาตให้ผู้เขียนบันทึก ดำ เนินการในเรื่อง ที่ร้องขอ บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดอนุมัติ” 3. การเสนอความเห็น เป็นบันทึกติดต่อกับ บุคคลระดับสูงกว่าเพื่อเสนอข้อคิดเห็น ข้อเสนอ แนะ ข้อมูลประกอบการพิจารณาทางเลือกเพื่อ การตัดสินใจ บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา” วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
4. การรายงานผลการปฏิบัติงาน เป็นบันทึก ติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่า หรือระดับเดียวกัน เพื่อแจ้งผลการดำ เนินงานที่ผู้เขียนบันทึกได้รับ มอบหมายให้ไปปฏิบัติ บันทึกเพื่อการนี้มักจะ ลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อทราบ” “จึงขอรายงานมาเพื่อโปรดทราบ” 5. การขอร้อง ขอความร่วมมือ เป็นบันทึก ติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่า หรือระดับเดียวกัน เพื่อขอให้อีกฝ่ายหนึ่งให้ความช่วยเหลือในเรื่องใด เรื่องหนึ่ง บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณาให้ความอนุเคราะห์” 6. การหารือการขอความเห็น เป็นบันทึก ติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่า หรือระดับเดียวกัน เพื่อขอทราบความเห็น แนวทาง ข้อแนะนำ ในเรื่อง ใดเรื่องหนึ่ง บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดให้คำ แนะนำ ในเรื่องดังกล่าว ด้วยจะขอบพระคุณยิ่ง” วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101
7. การยืนยันเรื่องที่ตกลงกันด้วยวาจา เป็นบันทึกติดต่อกับบุคคลระดับสูงกว่า หรือระดับ เดียวกัน เพื่อย้ำ เรื่องที่ได้ตกลงกันด้วยวาจา ส่วนใหญ่มักเป็นเรื่องที่ผู้เขียนบันทึกต้องการให้มี ลายลักษณ์อักษรเป็นสิ่งยืนยัน หรือเตือนความจำ ของอีกฝ่ายหนึ่ง บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้ายว่า “จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบ” 8. การแจ้งให้ปฏิบัติ เป็นบันทึกติดต่อกับ บุคคลระดับต่ำ กว่า หรือระดับเดียวกัน เพื่อแจ้งให้ อีกฝ่ายหนึ่งดำ เนินการเรื่องใดเรื่องหนึ่งตามที่ ผู้เขียนบันทึกต้องการ บันทึกเพื่อการนี้มักจะลงท้าย ด้วยถ้อยต่ำ ที่ต้องการให้อีกฝ่ายหนึ่งปฏิบัติ เช่น “จึงเรียนมาเพื่อโปรดดำ เนินการในส่วนที่เกี่ยวข้อง ต่อไป” “จึงเรียนมาเพื่อโปรดเข้าร่วมประชุมโดย พร้อมเพรียงกัน” “จึงเรียนมาเพื่อโปรดแจ้งให้ผู้ เกี่ยวข้องทราบ” วิชาทักษะภาษาไทยเชิงวิชาชีพ 30000-1101