เนื้อหา 2

คูม่ ือการปฏิบตั ิงานธุรการและงานสารบรรณ
สานกั ปลดั เทศบาล

เทศบาลตำบลรัษฎา

17/58 หมู่ที่ 3 ถนนรัษฎานุสรณ์ ตำบลรัษฎา อำเภอเมือง จังหวัดภูเก็ต 83000
เบอร์โทร 076-525779-85 แฟกซ์ 076-525788

PคEำRนFำACE

คู่มือการปฏิบัติงานธุรการฉบับนี้ จัดทำขึ้นเพื่อเป็นแนวทาง
การปฏิบัติงานของเจ้าพนักงานธุรการและผู้ปฏิบัติงานธุรการ หรือผู้ปฏิบัติงาน
ด้วยงานสารบรรณ สามารถนำไปอ้างอิงในการปฏิบัติงานแทนกันได้ ซึ่งคู่มือ
ปฏิบัติงานฉบับนี้ได้รวบรวมวิธีการ ขั้นตอนในการปฏิบัติงานด้วยงานสารบรรณ
รวมถึงแนวทางการแก้ไขปัญหาและอุปสรรคที่เกิดจากการปฏิบัติงานจริง
เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการปฏิบัติงาน ลดข้อผิดพลาด
ในกระบวนการดำเนินงานที่อาจเกิดขึ้นในการปฏิบัติงาน เป็นแนวทางในการ
พัฒนา ระบบการดำเนินงานต่าง ๆ ให้เป็นไปแนวทางเดียวกัน งานธุรการ
สำนักปลัดเทศบาลหวังเป็นอย่างยิ่งว่า คู่มือการปฏิบัติงานฉบับน้ี จะเป็นประโยชน์
แก่ผ้ปู ฏิบัติงานในตำแหนง่ เจ้าพนักงานธุรการและผูป้ ฏบิ ัติงานด้านธุรการทุกท่าน
นำความร้ทู ไี่ ดร้ ับไปใช้ประกอบเพอ่ื ปฏบิ ตั ิงานจริงได้

งานธุรการ สำนักปลดั เทศบาล
เทศบาลตำบลรัษฎา

บทนำ

๑. ความเปน็ มาและความสำคญั
ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง ๒ ฉบับ ได้แก่

ระเบียบนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ซง่ึ เป็นการ
เพิ่มเติมคำนิยามเกี่ยวกับเอกสาร “อิเล็กทรอนิกส์” และคำว่า “ระบบ
สารบรรณ อเิ ลก็ ทรอนิกส”์

งานสารบรรณ หมายถึง งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืมจนถึงการ
ทำลาย

ในทางปฏิบัติ “งานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๖ ให้ความหมาย
ของคำว่า “งานสารบรรณ” ไว้ว่า หมายถึง งานที่เกี่ยวข้องกับการ
บริหารงานเอกสารเริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา
การยืม จนถึงทำลาย ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงาน
สารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง แต่ในทางปฏิบัติการ
บริหารงานเอกสารทั้งปวงจะเริ่มต้นตั้งแต่ การคิด อ่าน ร่าง เสนอ ส่ัง
การ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าที่ ค้นหา ติดตามและทำลาย ทั้งนี้ ต้องทำ
เป็นระบบที่ทำให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ
เพ่อื ประหยัดเวลา แรงงาน และคา่ ใช้จา่ ย และในปี พ.ศ. ๒๕๔๘ มีการ
ประกาศ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณโดยเพิ่ม
คำนิยามของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของงานสารรณ ดังนี้
“อิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การประยุกต์ใช้วิธีต่าง ๆ เช่นว่านั้น

และ “ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” หมายความว่า การรับส่ง
ขอ้ มูล ข่าวสารหรอื หนงั สือผา่ นระบบสือ่ สารดว้ ยวธิ ีทางอเิ ล็กทรอนิกส์

ระเบยี บสำนักนายกรฐั มนตรี วา่ ด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
และฉบับที่ ๒ พ.ศ. ๒๕๔๘ กำหนดไว้ว่าหนังสือราชการคือ เอกสาร
ท่เี ป็นหลักฐานในราชการ ไดแ้ ก่

(๑) หนังสือท่มี ีไปมาระหว่างส่วนราชการ
(๒) หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ราชการ
หรือบคุ คลภายนอก
(๓) หนังสือที่หน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก
มมี าถงึ สว่ นราชการ
(๔) หนังสือทหี่ นว่ ยงานจัดทำข้นึ เพ่อื เป็นหลกั ฐานในราชการ
(๕) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือ
ข้อบังคับ

ลักษณะงานสารบรรณทีส่ ำคญั

(๑) การรับ-ส่งเอกสาร การตรวจสอบ คัดแยกประเภทเอกสาร
ลงทะเบยี นรบั ควบคมุ และกำหนดเลขทีร่ ับเอกสาร

(๒) การวิเคราะห์ คัดกรองเอกสาร การพิจราณาเรื่องที่ต้อง
ดำเนินการก่อน การจำแนก หน่วยงานตามภาระงานที่กำหนดไว้

(๓) การต้นเรอ่ื งเดิม การเตรียมขอ้ มูลท่ีเกี่ยวข้องเพ่อื ประกอบการ
พิจารณาการจัดเอกสาร ใส่แฟ้ม การนำเสนอผู้บริหารเพื่อพิจารณา/
ลงนาม

(๔) การจัดทำเอกสาร การวางแผน หาข้อมูล คิด ร่าง เขียน
พิมพ์ ทำสำเนา ตรวจทาง เอกสรโต้ตอบให้ถูกต้องตามหลักภาษาไว
ยกรณ์ ราชาศพั ท์และตามระเบียบงานสารบรรณ

(๕) การส่งเอกสาร การลวทะเบียน แจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง
ภายในโดยระบบสารบรรณ และภายนอกทางไปรษณยี ์

(๖) การจัดเก็เอกสาร การค้น ติดตามเรื่องที่อยู่ในระหว่าง
ดำเนินการ และดำเนินการเสรจ็ เสร็จ

ขอบเขตของคมู่ ือ

การจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานธุรการ ได้อธิบายถึงแนวทางการ
ปฏิบัติงาน ด้านงานสารบรรณ เนื้อหาในคู่มือจะนำเสนอแนวทางการ
ปฏิบัติงาน ขั้นตอน วิธีการดำเนินงาน แนวทางในการควบคุม กำกับ
ดูแลการปฏิบัติงานของระบบงานที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ผู้บริหาร
ปลัดเทศบาล หัวหน้าสำนักปลัด และผู้ปฏิบัติงานสารบรรณทราบถึง
หนา้ ท่ี และข้ึนตอนการปฏิบตั ิงาน

คำจำกัดความเบื้องต้น

คู่มือการปฏิบัติงาน หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวกับแนวทางการ
ปฏิบัติงาน ขั้นตอน วิธีการดำเนินงาน แนวทางในการควบคุม กำกับ
ดแู ลปฏิบัตงิ านด้านธรุ การของบคุ ลากร สำนกั ปลัดเทศบาลตำบลรัษฎา

งานสารบรรณ หมายถึง งานี่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร
เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืมจนถึงการ
ทำลาย

ระเบียบงานสารบรรณ หมายถึง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี
ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และที่แก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒)
พ.ศ. ๒๕๔๘

หนา้ ท่คี วามรบั ผิดชอบ

งานธุรการ สำนกั ปลัดเทศบาล มหี น้าที่รับผดิ ชอบ ดังน้ี
๑. งานธุรการ งานสารบรรณ งานบริหารทั่วไป ได้แก่ การรับ -

ส่งหนังสือ การลงทะเบียนรับหนังสือ การร่างโต้ตอบหนังสือราชการ
การบันทึกข้อมูล การจัดทำฎีกาเบิกจ่ายเงิน และการพิมพ์เอกสาร
จดหมาย และหนังสือราชการต่าง ๆ การเตรียมการประชุม เป็นต้น
เพื่อสนับสนุนให้งานต่าง ๆ ดำเนินไปด้วยความสะดวกเรียบร้อยตรง
ตามเปา้ หมายมหี ลักฐานตรวจสอบได้

๒ . จั ดเก็ บ เอ กสาร ห น ั ง ส ื อร าช การ ห ล ั กฐานหนังสือ
ตามระเบียบวิธีปฏิบัติเพื่อสะดวกต่อการค้นหา และเป็นหลักฐานทา
ราชการ

๓. รวบรวมข้อมูล จัดเก็บข้อมูลสถิติ เอกสารอื่น ๆ ที่เป็น
หลักฐานตามระเบียบวิธีการปฏิบัติเพ่ือสะดวกต่อการ ค้นหาสำหรับใช้
เปน็ หลักฐานตรวจสอบได้

๔. ตรวจสอบ และสอบทานความถูกต้องของเอกสาร หนังสือ
และจดหมายต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงาน เพื่อใหแ้ น่ใจเอกสาร
ทัง้ หมดมคี วามถกู ต้อง ครบถ้วน และปราศจากขอ้ ผดิ พลาด

๕. จัดทำและแจกจ่าย ข้อมูล เอกสาร หลักฐาน หนังสือเวียน
หรอื ระเบยี บวธิ ีปฏบิ ัติ เพือ่ แจง้ ให้หนว่ ยงานต่าง ๆ ทเี่ กยี่ วข้องรับทราบ
หรอื ดำเนินการต่าง ๆ ต่อไป

๖. ดำเนินการเกี่ยวกับพัสดุครุภัณฑ์ยานพาหนะ และอาคาร
สถานที่ของหนว่ ยงาน เช่น การจดั เก็บรกั ษา การเบิกจา่ ยพสั ดคุ รภุ ณั ฑ์
การจัดทำทะเบียนพัสดุคครุภัณฑ์ การดูแลรักษายานหาหนะ
และสถานที่เพื่อให้การดำเนินงานด้านพัสดุครุภัณฑ์ ยานพาหนะ
และอาคารทีเ่ ป็นไปอย่างถูกต้อง และมีความพร้อมใชง้ านอยู่เสมอ

๗. การรวบรวมรายงานผลการปฏิบัติงาน เช่น เอกสารตรวจ
รับรองมาตรฐาน (ธรรมาภิบาล) และเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการตรวจ
เพื่อนำไปใชป้ รบั ปรุงการปฏบิ ตั ิงาน

๘. จัดเตรียมการประชุม บันทึกการประชุม และจัดทำรายงาน
การประชุมเพื่อให้การประชุมเป็นไปด้วยความเรียบร้อย และมี
หลักฐานในการประชมุ

๙. จัดเตรียม และดำเนินการผลิตเอกสารต่าง ไ ที่เกี่ยวข้องกับ
การประชุม การฝึกอบรมสัมมนา นิทรรศการ และโครงการต่าง ๆ
เพื่อให้เอกสารที่ถูกต้อง ครบถ้วน และพร้อมใช้ในการดำเนินงานต่าง
ๆ อย่างมีประสทิ ธภิ าพ และตรงตอ่ เวลา

๑๐. ปฏิบัติงานศูนย์ข้อมูลข่าวสาร เช่น จัดเตรียมเอกสาร
เพื่อเปิดเผย ตาม พ.ร.บ. ข้อมูลข่าวสาร เพื่อให้ผู้ที่ต้องการข้อมูล
ขา่ วสารรับทราบขอ้ มลู ขา่ วสาร

๑๑. อำนวยความสะดวก ติดต่อ และประสานงานกบั ทกุ ภาคสว่ น
ของหน่วยงาน ในเรื่องการประชุม และการดำเนินงานต่าง ๆ ตามท่ี
ได้รับมอบหมาย เพื่อให้การปฏิบัติงานเป็นไปตาม กำหนดเวลา
และบรรลุวัตถุประสงค์

๑๒. จัดเตรียมแผนการจัดซื้อ จัดหา อนุมติ กำหนดแผนการ
จัดซื้อพัสดุ ครภุ ณั ฑป์ ระจำปี

๑๓. อำนวยความสะดวกให้กับประชาชนและผู้มาติดต่อราชการ
เพอ่ื ให้ไดร้ บั ความสะดวกรวดเร็ว ตามกระบวนการปฏบิ ัติงาน

๑๔. ให้คำปรึกษาและแนะนำในเบื้องต้นแก่บุคลากร ประชาชน
ผู้ที่มาติดต่อ และหน่วยงานต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้มีความรู้ความ
เขา้ ใจท่ถี กู ต้อง และสามารถไปปฏิบัตไิ ดอ้ ย่างถกู ต้อง

๑๕. ติดต่อประสานงงานกับบุคลภายในหน่วยงานเดียวกันหรือ
หน่วยงานท่ีเก่ียวข้องเพอ่ื ใหก้ ารปฏิบตั ิงานเปน็ ไปดว้ ยความราบรน่ื

๑๖. ให้บริการข้อมูลแก่ผู้มาติดต่อราชการ เพื่อให้ได้รับข้อมูลท่ี
จะนำไปใช้ประโยชน์

๑๗. ศึกษา และติดตามเทคโนโลยีองค์ความรู้ใหม่ ๆ กฎหมาย
และระเบียบต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับงานสารบรรณ งานธุรการ งาน
บรหิ ารทัว่ ไป งานการบรหิ ารบคุ คล งานพสั ดุครุภณั ฑ์ งานงบประมาณ
งานประชาสัมพันธ์ และงานประชุม เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการ
ปฏิบตั งิ านได้อยา่ งมีประสทิ ธิภาพสงู สุด

๑๘. ปฏิบัตงิ านดา้ นกิจการสภาเทศบาล
๑๙. งานอน่ื ๆ ท่ีได้รับมอบหมาย
ดังนั้น ตามหน้าที่ความรับผิดชอบในฐานะผู้ปฏิบัติงานตำแหน่ง
เจ้าพนักงานธุรการ สำนักปลดั เทศบาลตำบลรษั ฎาจงึ ไดจ้ ดั ทำคู่มือการ
ปฏิบัติงานธุรการ เพื่อเป็นแนวทางในการปฏิบัติงานให้เป็นไปในทาง
เดียวกัน พัฒนาการให้บริการ และใช้คู่มือสำหรับศึกษาเพื่อการ
ปฏิบัตงิ านของบุคคลากรในหน่วยงาน

หลกั เกณฑ์วธิ ีการปฏบิ ัติงาน

หลกั เกณฑ์วธิ ีการปฏิบตั งิ าน
“งานสารบรรณ” หมายถึง งานทีเ่ ก่ียวกับการบริหารงานเอกสาร

เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ - ส่ง การเก็บรักษา การยืม การทำลาย
ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนขอบข่ายของงานธุรการ ในทางปฏิบัติ
เกย่ี วกบั การบริหารงานเอกสาร เรมิ่ ต้ังแต่การคดิ อ่าน ร่าง เขียน แต่ง
พิมพ์ จด จำ ทำสำเนา ส่งหรือส่ือข้อความ รับ บันทึก จด รายงาน
การประชมุ สรปุ ย่อเรือ่ ง เสนอ สง่ั การ ตอบ ทำรหัส เก็บเข้าท่ี ค้นหา
ติดตามและทำลาย ต้องเป็นระบบที่ให้ความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้อง
และมปี ระสิทธภิ าพ

เป็นงานที่มีอยู่ทุกหน่วยงานต้องดำเนินงานด้วยระบบเอกสาร
ดังนั้น จึงต้องมีการกำหนดและการควบคุมงานสารบรรณให้เป็นไป
ด้วยความเรียบร้อย การปฏิบัติงานสารบรรณเป็นการปฏิบัติงาน
เกี่ยวกับหนงั สือราชการ ๖ ชนดิ

๑ • หนังสือภายนอก

๒ • หนังสอื ภายใน

๓ • หนังสอื ประทับตรา

๔ • หนงั สอื สัง่ การ

๕ • หนังสือประชาสัมพันธ์

๖ • หนังสอื ท่เี จ้าหน้าท่จี ดั ทาขึ้นหรือรับไวเ้ ป็นหลกั ฐานในราชการ

คู่มือการปฏิบัติงานธุรการ ด้านงานสารบรรณ งานบริหารทั่วไป
สำนกั ปลดั เทศบาลตำบลรษั ฎา มหี ลกั เกณฑว์ ิธีการปฏิบัติงาน ดงั น้ี

การรับหนงั สือราชการ

การรับหนังสือราชการ คือ การรับหนังสือจากส่วนราชการ
หน่วยงานเอกชนและบุคคล ซึ่งมีมาจากภายนอกและภายใน หนังสือ
ที่รับไว้แล้วนั้นเรียกว่า “หนังสือรับ” การรับหนังสือมีขั้นตอน
การปฏบิ ัตดิ ังนี้

๑ .๑ จัดลำดับความสำคั ญและความเร่ งด่วนของหน ั งสื อ
เพื่อดำเนินการก่อนหลัง และตรวจความถูกต้องของเอกสาร
หากไม่ถูกต้องให้ติดต่อส่วนราชการเจ้าของเรื่องหน่วยงาน
ที่ออกหนังสือ เพื่อดำเนินการให้ถูกต้องและบันทึกข้อบกพร่อง
ไว้เป็นหลักฐาน

๑.๒ การประทับตรารับหนังสือที่มุมบนด้านขวาหนังสือ
ในภาพ โดยกรอกรายละเอยี ด ดังน้ี

(๑) เลขรับ ใหล้ งเลขทรี่ บั ตามลำดบั ทะเบยี นหนังสือรับ
(๒) วันท่ี ใหล้ งวันท่ี เดือน ปีทรี่ บั

โดยตรารบั มี ขนาด 2.5 x 5 ซ.ม.
เลขรบั ...................................

วันท.ี่ ..................................... เวลา……………………………………

เทศบาลตาบลรัษฎา

เลขท่ีรับ………………………………………..
วนั ท่ี……………………………………………
เวลา…………………………………………..น.

(ตวั อย่างแบบตรารับรับหนงั สือ)

(ตวั อยา่ งหนงั สอื ทะเบยี นรับภายนอก)

3.1 ในสมดุ ทะเบียนหนงั สือรบั ช่องท่ี 1 เลขทะเบียนรับ
ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือรับเรียงลำดับติดต่อกันไป
ตลอดปีปฏิทิน เลขทะเบียนของหนังสือรับจะต้องตรงกับเลขที่ในตรา
รบั หนงั สอื
3.2 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสือรบั ชอ่ งที่ 2 ท่ี
ใหล้ งเลขทขี่ องหนังสอื ท่รี ับเขา้ มา
3.3 ในสมุดทะเบียนหนงั สือรับ ชอ่ งท่ี 3 ลงวันที่
ให้ลงวันท่ี เดอื น ปีของหนังสือทร่ี บั เขา้ มา
3.4 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสือรับ ช่องท่ี 4 จาก
ใหล้ งตำแหนง่ เจ้าของหนังสือหรอื ช่อื สว่ นราชการหรือชื่อบุคคลใน
กรณที่ไม่มตี ำแหน่ง
3.5 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสอื รบั ชอ่ งท่ี 5 ถงึ
ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึงหรือชื่อส่วนราชการหรือช่ือ
บคุ คล ในกรณี
3.6 ในสมุดทะเบยี นหนงั สือรบั ชอ่ งที่ 6 เร่อื ง
ให้ลงชื่อเรื่องของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่ไม่มีเรื่องให้ลงสรุป
เรอ่ื งยอ่
3.7 ในสมดุ ทะเบยี นหนงั สือรับ ชอ่ งที่ 7 การปฏิบตั ิ
ให้ลงวัน เดอื น ปที ี่รับหนงั สือฉบับนัน้
3.8 ในสมดุ ทะเบียนหนงั สือรับ ช่องที่ 8 หมายเหตุ
ให้บนั ทึกข้อความอน่ื ใด (ถา้ มี)
4. หนงั สือทลี่ งทะเบยี นรบั บแล้วดำเนนิ การผา่ นหนงั สอื เพือ่ เสนอ
4.1 กรณีหนังสือเกี่ยวข้องภารกิจของส่วนราชการใดมอบให้ส่วน
ราชการนั้นเพื่อเสนอต่อผู้อำนวยการกอง รองปลัดเทศบาล
ปลดั เทศบาล และนายกเทศมนตรี ตามลำดบั

วตั ถุประสงค์ของการรบั หนงั สือราชการ
1. เพอ่ื เปน็ หลักฐานทางราชการในการยืนยนั การรับหนงั สอื เข้า
2. ป้องกันหนงั สือราชการสูญหาย
3. ง่ายตอ่ การสืบค้น เมื่อต้องการตน้ เร่ืองของหนงั สอื ราชการ
4. ทำให้งานสารบรรณเปน็ ระบบ

ข้ันตอนการรับหนังสือ
ภายในและภายนอก

รับเอกสารจากสำนัก/กอง/สถาบนั /หรือหนว่ ยงานทีเ่ กย่ี วข้อง

ลงรบั ในทะเบยี นรบั หนังสือและประทบั ตรารับหนังสอื

เสนอเอกสารใหห้ วั หนา้ หนว่ ยงานตรวจสอบเพ่อื รบั ทราบตามลำดบั

ดำเนินการคัดแยกเอกสารสง่ ให้บุคลากรที่เก่ียวขอ้ งกบั งานท่ไี ดร้ ับ
มอบหมาย

การสง่ หนงั สอื ราชการ

การส่งหนงั สือ

หนังสือส่ง หมายถึง หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตาม
กำหนดไวใ้ นสว่ นนี้

การรบั หนงั สอื มขี ้นั ตอนการปฏิบตั ิดังนี้

1. ให้เจ้าของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ รวมทั้งที่จะ
ส่งไปด้วยให้ครบถ้วนแล้ว ทำการส่งเร่ืองให้กับเจ้าหน้าที่ธุรการเพื่อ
ส่งออก

2. เม่อื เจ้าหน้าท่ธี รุ การไดร้ บั เร่ืองแล้วใหป้ ฏิบตั ดิ งั น้ี
2.1 ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง โดยกรอก

รายละเอยี ดดงั น้ี
2.1.1 ในสมุดทะเบียนหนังสือส่ง ตรงบริเวณ วันท่ี

ดา้ นบน
2.1.2 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสอื สง่ ชอ่ งที่ 1 เลขทะเบยี นสง่
ให้ลงเลขลำดับของทะเบียนหนังสือส่งเรียงลำดับ

ติดตอ่ ไป ตลอดปปี ฏทิ ิน
2.1.3 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสือสง่ ชอ่ งที่ 2 ที่

ใหล้ งรหสั ตัวพยัญชนะ และเลขประของส่วนราชการเจ้าของเร่ือง
ใน หนังสือท่จี ะส่งออก ถา้ ไมม่ ีท่ดี ังกล่าว ชอ่ งนวี้ า่ ง

2.1.4 ในสมุดทะเบยี นหนงั สือสง่ ช่องท่ี 3 ลงวนั ที่
ใหล้ งวนั เดอื น ปีท่จี ะส่งหนงั สอื ออก
2.1.5 ในสมุดทะเบยี นหนังสือสง่ ช่องที่ 4 จาก
ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ
หรอื ชอื่ บุคคลในกรณที ี่ ไมม่ ตี ำแหนง่
2.1.6 ในสมดุ ทะเบียนหนังสอื สง่ ชอ่ งที่ 5 ถงึ

ให้ลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อส่วนราชการ
หรอื ชื่อบคุ คลในกรณที ี่ไมม่ ีตำแหนง่

2.1.7 ในสมดุ ทะเบยี นสง่ ช่องที่ 6 เรื่อง
ใหล้ งช่อื เรอื่ งของหนงั สือฉบบั นน้ั ใรกรณที ี่ไม่มชี ือ่ เร่อื งให้ลง
สรปุ เรื่องย่อ

2.1.8 ในสมุดทะเบียนหนังสือสง่ ช่องที่ 7 การปฏบิ ตั ิ
ให้บันทึกการปฏิบตั ิเกย่ี วกับหนงั สอื ฉบับน้นั

2.1.9 ในสมดุ ทะเบยี นหนังสือส่ง ชอ่ งที่ 8 หมายเหตุ
ใหบ้ ันทกึ ข้อความอน่ื ใด (ถ้ามี)

2.2 การลงเลขท่ี และวนั เดอื น ปี ในหนังสือทีจ่ ะส่งออกทั้ง
ในต้นฉบับ และสำเนาคู่ฉบับให้ตรง กับเลขทะเบียนส่ง และวัน เดือน
ปีในทะเบยี นหนงั สอื ส่งตามขอ้ 2.1. 2 และข้อ 2.1

แบบตวั อย่างหนังสอื สง่

การทำเสาเนาเอกสาร
สำเนา หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นเหมือนกับต้นฉบบั ไมว่ า่ จะทำ
จากต้นฉบับ สำเนาคู่ฉบับ หรือจาก สะเนาอีกชั้นหนึ่ง ในกรณีมีความ
จำเป็นต้องใช้เอกสารราชการนั้น ๆ และไม่ได้จัดทำไว้หลายฉบับ
จำเป็นต้องจัดทำสำเนาขึ้นเพื่อใช้เป็นหลักฐานในการประกอบการ
พจิ ารณาของทางราชการทำไดด้ งั น้ี
1. จดั ทำพรอ้ มตน้ ฉบับ เชน่ พมิ พต์ ้นฉบบั พร้อมสำเนา
2. วิธีการทำสำเนา เช่น การถ่ายดว้ ยเคร่ืองถ่ายเอกสาร หรอื
ประทับตรายาง
สำเนาแบง่ ออกเปน็ 2 ประเภท คอื
1. “สำเนาคู่ฉบับ” เป็นสำเนาที่จัดทำพร้อมกับตน้ ฉับ และเหมือน
ต้นฉบับ ผู้ลงลายมือชื่อในต้นฉบับจะลงลายมือชื่อไว้ และให้ผู้ร่าง
ผู้พิมพ์ ปละผู้ตรวจลงลายมือชื่อไว้ที่ข้างท้านขอบล่างด้านขวา
ของหนงั สือ

2. “สำเนา” เป็นสำเนาที่ส่วนราชการหรือเจ้าหน้าที่จัดทำขึ้น
สำเนานี้อาจทำขึ้นด้วยการถ่าย คัด อัดสำเนา หรือด้วยวิธีอื่นใด
สำเนาชนดิ น้ีโดยปกติตอ้ งมีการรบั รองความถกู ตอ้ งดว้ ย

การรับรองสำเนา ให้มีคำรับร้องว่า “สำเนาถูกต้อง” โดยให้
เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือเทียบเท่า ขึ้นไป ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำ
สำเนานั้น ลงลายมอื ช่ือรับรอง พร้อมลงชอ่ื ตัวบรรจง ตำแหน่งและวัน
เดือน ปี ที่รับรอง และโดยปกติให้มีคำว่า “สำเนา” ไว้ที่กึ่งกลางหน้า
เหนือบรรทัดแรกของสำเนาหนงั สอื ด้วย

หนังสอื ที่หน่วยงานจัดทำขึ้นควรมีสำเนาคูฉ่ บับเกบ็ ไว้ที่หน่วยงาน
ตน้ เรื่อง 1 ฉบบั และมชี ่ือ เร่ือง ผรู้ า่ ง ผพู้ มิ พ์ และผูต้ รวจ ไว้ที่ข้างท้าย
ขอบล่างด้านขวาของหนังสือ หน่วยงานอื่นเกี่ยวข้องด้วย ถ่ายสำเนา
แจ้งไปให้ทราบด้วยโดยทำหนังสือ ประทับตรา หรือผู้บริหารลงนาม
แลว้

การรับรองสำเนาถูกต้อง ให้เจ้าหน้าที่ตั้งแต่ระดับ 2 หรือ
เทียบเท่าขึ้นไปที่เป็นเจ้าของเรื่องลงลายมือชื่อรับรอง พร้อมทั้งลงช่ือ
ตัวบรรจงและตำแหน่งที่ขอบล่างของหนังสือด้วย ขั้นตอนการส่ง
หนังสอื

ขน้ั ตอนการส่งหนังสอื
ภายในและภายนอก

ผูบ้ งั คบั บญั ชามอบหมายงานพิมพ์
จดั พิมพ์รายงาน - เอกสาร

ตรวจสอบความถูกตอ้ งของเอกสารงานพมิ พ์ให้เรยี บรอ้ ย
เสนอเอกสารใหห้ ัวหนา้ หน่วยงานตรวจสอบภายในเซ็นลงนามตามลำดบั

ออกเลขทะเบียนสง่ และวันทส่ี ง่

ทำสำเนาเอกสารเก็บไว้ที่หน่วยงาน
จดั ส่งเอกสารใหแ้ กห่ น่วยงานท่ีเกย่ี วข้อง

(ตวั อยา่ งหนงั สอื ทะเบยี นส่งภายใน)

(ตวั อยา่ งหนงั สอื ทะเบยี นส่งภายนอก)



การสง่ หนังสือภายนอก
หนังสือภายนอก คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นพิธีโดยใช้ตรา
ครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึง
หน่วยงานอื่นใดซึ่งมใิ ช่ส่วนราชการหรือที่มี ถึงบุคคลภายนอกตามแบบ
หนังสอื ภายนอกในภาพ ดงั นี้
(๑) ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจำของเจ้าของเรื่องตามที่
จังหวัดภูเก็ต กำหนดหมายเลขประจำส่วนราชการของเทศบาลที่ได้ยก
ฐานะเป็นเทศบาล เลขรหสั ของเทศบาลตำบลรัษฎา คอื ๕๒๗ lส่วนเลข
รหัสสองตัวหลังให้ใช้เลขประจำตัวกอง โดยเริ่มด้วยเลข ๐๑ เรื่อยไป
ตามลำดับส่วนราชการ ตามกฎว่าด้วยการแบ่งส่วนราชการของ
เทศบาลตำบลรษั ฎา ดังน้ี

ภจ ๕๒๗๐๑ สำนักปลัดเทศบาล

ภจ ๕๒๗๐๒ กองคลัง
ภจ ๕๒๗๐๓ กองชา่ ง

ภจ ๕๒๗๐๔ กองสาธารณสุข

ภจ ๕๒๗๐๕ กองศึกษา

ภจ ๕๒๗๐๖ กองสวสั ดกิ าร

(๒) ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการ สถานที่
ราชการซ่ึงเปน็ เจ้าของหนังสอื นั้น และโดยปกติให้ลงทตี่ ง้ั ไว้ดว้ ย

(๓) วนั เดือน ปี ใหล้ งตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลข
ของปีพุทธศกั ราช ทอ่ี อกหนงั สือ เร่ืองให้ลงช่อื เรือ่ งของหนังสือฉบบั นนั้
หรือเร่ืองย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือ ฉบับนั้น คำขึ้นต้นใชคำ
ขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือหรือลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือ นั้นมี
ถงึ หรอื ชื่อบุคคลในกรณีท่มี ตี วั บคุ คลไมเ่ กย่ี วกับตำแหนง่ หน้าที่

(๔) อา้ งถึง (ถา้ มี) ให้อ้างถึงหนงั สอื ที่เคยมตี ดิ ตอ่ กนั เฉพาะหนงั สอื
ที่ส่วนราชการ ผู้รับหนังสือได้รับมาก่อนแล้วจะจากส่วนราชการใดก็
ตาม โดยให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของหนังสือ และเลขที่หนังสือ วันที่
เดือน ปีพุทธศักราชของหนังสือนั้น การอ้างถึง ให้อ้างถึงหนังสือฉบับ
สุดท้ายทตี่ ิดต่อเพียงฉบับเดียว เวน้ แต่ มเี ร่อื งอื่นทีเ่ ปน็ สาระสำคัญต้อง
นำมาพิจารณา จึงอ้างถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องน้ัน
โดยเฉพาะ ใหท้ ราบด้วย

(๕) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ให้ลงชือ่ เอกสาร บรรณสารหรือสิ่งของ
ที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือนั้น ในกรณีที่ไม่สามารถส่งไปในซองเดียวกัน
ไดใ้ หแ้ จ้งดว้ ยวา่ สง่ โดยทางใด

(๖) ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
หากมคี วามประสงค์ หมายประการให้แยกเปน็ ข้อ ๆ

(๗) คำลงทา้ ย ให้ใช้คำลงทา้ ยตามฐานะของผ้รู บั หนงั สือ
(๘) คำลงท้าย ใหใ้ ช้คำลงทา้ ยตามฐานะของผรู้ ับหนังสือ
(๙) ลงชื่อ ให้ลงายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของ
เจ้าของลายมือชื่อ ไว้ใต้ลายมือชื่อนายกเทศมนตรีหรือผู้ที่ได้รับ
มอบหมาย

(๑๐) ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งของเจ้าของนายกเทศมนตรี
หรือผทู้ ่ไี ด้รบั มอบหมาย

(๑๑) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรอื หนว่ ยงานท่ีออกหนังสือ

(๑๒) โทร. ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของเทศบาลตำบลรัษฎา ต่อ
ด้วยเลขภายส่วนราชการ

(๑๓) โทรสาร ให้ลงหมายเลขโทรสารของเทศบาลตำบลรษั ฎา

(ตวั อย่างหนงั สือราชการภายนอก)

การออกหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)

หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบพิธีน้องกว่า
หรือหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม
หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้ประดาษบันทึกข้อความตามแบบ หนังสือ
ภายใน (บนั ทึกข้อความ)

(๑) สว่ นราชการ ให้ลงช่อื ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ งหรอื หน่วยงาน
ทีอ่ อกหนงั สือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร ปกตถิ ้าส่วนราชการที่ออก
หนังสืออยู่ในระดับกรขึ้นไปให้ลงชื่อส่วนราชการ เจ้าของของเรื่องทั้ง
ระดับกรมและกอง ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่า
กรมลมาให้ลงชื่อ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องเพียงระดับกองหรือ
ส่วนราชการเจ้าของเรอื่ งพร้อมท้ังหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

(๒) ที่ ให้ลงรหัสพยัญชนะและเลขทะเบียนหนังสือส่งทับด้วยปี
พทุ ธศักราชท่อี อกหนงั สอื

(๓) วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือนและตัวเลขของปี
พทุ ธศกั ราชที่ออก หนงั สือ

(๔) เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องย่อที่เป็นในความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับ
นั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือ ต่อเนื่องโดยปกติให้ลงเรื่องของหนังสือฉบบั
เตม็

(๕) คำข้นึ ต้น ใหใ้ ช้คำขึ้นต้นตามฐานะหรอื ตำแหน่งของผทู้ ี่หนงั สอื
มีถงึ หรอื งบุคคลในกรณที มี่ ีถงึ ตัวบคุ คลไม่เกี่ยวกบั ตำแหนง่ หน้าท่ี

(๖) ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย
หากมีประสงค์ หลายประการให้แยกเป็นข้อ ๆ ในกรณีที่มีการอ้างถึง
หนังสือทีเ่ คยมีตดิ ตอ่ กันหรอื มีส่ิงทส่ี ่งมาดว้ ยใหร้ ุ ไว้ในขอ้ นี้

(๗) ลงชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือและให้
พิมพ์ชื่อเต็มของ เจ้าของลายมือชื่อไว้ได้ ลายมือชื่อ และตำแหน่ง
ของเจา้ ของหนังสือ

วิธีพิมพ์บันทึกข้อความ ในโปรแกรมการพิมพ์ในเครื่องคอมพิวเตอร์

การพมิ พบ์ ันทึกขอ้ ความสามารถพมิ พ์ได้ 2 แบบ คือ
❖แบบ 3 ย่อหนา้
❖แบบองค์ 5

แบบที่ 1 การพิมพ์บันทึกขอ้ ความ แบบ 3 ยอ่ หนา้
1. ตง้ั หนา้ กระดาษ กั้นหนา้ 3 เซนตเิ มตร กน้ั หลงั 2 เซนติเมตร
2. ขนาดครุฑ 1.5 เซนติเมตร โดยวางตัวครุฑห่าง จา ก

ขอบกระดาษประมาณ 1.5 เซนตเิ มตร
3. คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวขนาด 29 พอยท์

และปรบั ค่าระยะบรรทดั จาก 1 เท่าเปน็ คา่ แนน่ อน (Exactly) 35 พอยท์
4. ชั้นความลับ (ถ้ามี) ให้ปั๊มตรงกึ่งกลางด้านบนและด้านล่างของ

บนั ทึก โดยใช้หมกึ สแี ดง
5. ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ให้ปั๊มระหว่าง ครุฑ กับ บันทึกข้อความ

โดยใช้หมึกสีแดง
6. คำว่า “ส่วนราชการ” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์

สำหรับชื่อส่วนราชการให้ลงชื่อหน่วยงานของเรื่อง หรือหน่วยงานท่ี
ออกหนังสือ/ โทรศัพท์ พร้อมด้วยไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ของส่วน
ราชการเจ้าของเรอ่ื ง โดยพิมพ์ดว้ ยอกั ษรขนาด 16 พอยท์

7. คำว่า “ที่” พิมพ์ตัวอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์ โดยลงรหัส
ตัวพยญั ชนะและเลขประจำของเจ้าของเร่ือง โดยพิมพด์ ว้ ยอักษรขนาด
16 พอยท์

8. คำว่า “วันที่” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์ โดยลง
ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออก
หนงั สือ ดว้ ยอักษรขนาด 16 พอยท์

9. คำว่า “เรื่อง” พิมพ์ตัวอักษรตัวหนาขนาด 20 พอยท์ โดยลง
เรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับบนั้น ในกรณีที่เป็น
หนังสือต่อเนื่อง ให้ลงเรื่องของหนังสือฉบับเดิม ด้วยอักษรขนาด
16 พอยท์

10. พิมพ์ “คำขึน้ ต้น” ให้มรี ะยะบรรทดั หา่ งจากเรื่องเทา่ กับระยะ
บรรทัดปกติ และเพิ่มค่าก่อนหน้าอีก 6 พอยท์ (1Enter + Before 6
pt) และมีระยะย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5
เซนตเิ มตร (2 Tab)

11. พิมพ์ ขอ้ ความภาคเหตุ ภาคประสงค์ และภาคสรุป โดยพิมพ์
สาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ให้มีระยะบรรทัดปกติ
และเพิ่มค่ากอ่ นหน้าอีก 6 พอยท์ (1 Enter + Before 6pt) และมรี ะยะ
ย่อหน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์ เท่ากับ 2.5 เซนติเมตร
(2 Tab)

12. ลงชื่อ พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ พร้อมกับตำแหน่ง
เจ้าของลายมือชอื่ โดยเวน้ ระยะบรรทดั การพมิ พ์ 3 บรรทัด (4 Enter)

สำหรับจำนวนบรรทัดในการพิมพ์หนังสือราชการในแต่ละหน้า
ใหเ้ ป็นไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ และความสวยงาม

แบบที่ 2 การพมิ พ์บันทึกข้อความ แบบองค์ 5

1. ตั้งหน้าประดาษ กั้นหน้า 3 เซนติเมตร กั้นหลัง 2
เซนตเิ มตร

2. ขนาดครุฑ 1.5 เซนติเมตร โดยวางตัวครุฑห่างจากขอบ
ประดาษประเมาณ 1.5 เซนติเมตร

3. คำว่า “บันทึกข้อความ” พิมพ์ด้วยอักษรตัวหนาขนาด
29 พอยท์ และปรับค่าระยะบรรทัดจาก 1 เท่าเป็นคา่ แน่นอน (Exactly)
35 พอยท์

4. ชั้นความลับ (ถ้ามี) ให้ปั๊มตรงกึ่งกลางด้านบน และด้านล่าง
ของบันทกึ ข้อความ โดยใช้หมกึ สแี ดง

5. ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ให้ปั๊มระหว่าง ครุฑ กับ บันทึก
ข้อความ โดยใช้หมกึ สแี ดง

6. คำว่า “ส่วนราชการ” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด
29 พอยท์ สำหรับชื่อส่วนราชการใหล้ งชื่อหน่วยงานเจา้ ของเรื่อง หรอื
หนว่ ยงานทีอ่ อกหนังสือ/ โทรศัพท์ พรอ้ มดว้ ยไปรษณยี อ์ เิ ล็กทรอนิกส์
ของสว่ นราชการของเร่อื ง โดยพิมพ์ด้วยอักษรขนาด 16 พอยท์

7. คำว่า “ที่” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ โดยลงรหัสตัว
พยญั ชนะและเลขประจำของเจา้ ของเรื่อง ด้วยอักษรขนาด 16 พอยท์

8. คำว่า “วันที่” พิมพ์อักษรตัวหนาขนาด 29 พอยท์ โดยลง
ตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขปีพุทธศักราชที่ออก
หนังสือ ดว้ ยอักษรขนาด 16 พอยท์

9. คำวา่ “เรอื่ ง” พมิ พอ์ ักษรตวั หนาขนาด 29 พอยท์ โดยลงเรื่อง
ย่อที่เป็นในความสั้นที่สุดของหนังสือฉับนั้น ใรกรณีที่เป็นหนังสือ
ต่อเนื่อง ใหล้ งเรือ่ งของหนงั สือฉบับเดมิ ดว้ ยอกั ษรขนาด 16 พอยท์

10. พิมพ์ “คำขึ้นต้น” ให้มีระยะยบรรทัดห่างจากเรื่องเท่ากับ
ระยะบรรทดั ปกติ และเพิ่มคา่ ก่อนหนา้ อีก 6 พอยท์ (1Enter + Before
6pt) การพมิ พ์คำขึน้ ต้นให้ใชต้ ามฐานะของผรู้ ับหนังสือ

11. พิมพ์ย่อหน้าแรก “1. เรื่องเดิม” ให้มีระยะบรรทัดปกติ และ
เพิ่มค่าก่อนหน้านี้อีก 6 พอยท์ (1enter + Before 6pt) และพิมพ์
“2. ข้อเท็จจริง “ “3. กฎหมาย ระเบียบที่เกี่ยวข้อง” 4.ข้อพิจารณา”
“5. ข้อเสนอแนะ” ให้มีระยะบรรทดั ปกติ โดยแต่ละหัวข้อให้มีระยะย่อ
หน้าตามค่าไม้บรรทัดระยะการพิมพ์เท่ากัน 2.5 เซนติเมตร (2 Tab)
และพมิ พ์ภาคสรปุ โดย ใหม้ ีระยะบรรทัดปกติ และพิมพ์คา่ ก่อนหนา้ อีก

12. ลงชื่อ พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ พร้อมกับตำแหน่ง
ของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ โดยเว้นระยะบรรทัดการพิมพ์
3 บรรทดั (4 Enter)

สำหรับจำนวนบรรทัดในการพิมพห์ นังสอื ราชการในแต่ละหน้าให้
เปน็ ไปตามความเหมาะสมกับจำนวนข้อความ และความสวยงาม

 หมายเหตุ ส่วนหัวของแบบกระดาษบันทึกขอ้ ความจะตอ้ งใช้
จ ุ ด ไ ข ่ ป ล า แ ส ด ง เ ส ้ น บ ร ร ท ั ด ท ี ่ เ ป ็ น ช ่ อ ง ว ่ า ง ห ล ั ง ค ำ ว่ า
ส่วนราชการ… ที่… วันที่… เรื่อง… ทั้งนี้บันทึกข้อความไม่ต้องมี
คำลงท้าย และกรณีที่มีความจำเป็น อาจปรับพิมพ์หนังสือ
ราชการให้แตกต่างได้ตามความเหมาะสม โดยคำนึงถึงความ
สวยงามและรปู แบบของหนงั สอื ราชการเปน็ สำคญั

(ตวั อยา่ งหนงั สือราชการภายใน แบบ ๓ ยอ่ หนา้ )

(ตวั อยา่ งหนงั สอื ราชการภายใน แบบองค์ ๕)

การออกหนงั สือประทับตรา

หนังสือประทับตรา คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ
หัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับ
กองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการ ระดับกรมขึ้นไป
เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ท้ัง
ระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่าง ส่วนราชการ และ
ระหว่าง ส่วนราชการกับบุคคลภายนอกเฉพาะกรณี่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ
ไดแ้ ก่

(๑) การขอรายละเอยี ดเพิ่มเตมิ
(2) การส่งสำเนาหนงั สอื สิง่ ของ เอกสารหรือบรรณสาร
(3) การตอบรับทราบที่ไมเ่ กี่ยวกับราชการสำคญั หรอื การเงนิ
(4) การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินการไปแล้วให้ส่วนราชการ
ทีเ่ กีย่ วขอ้ งรับทราบ
(๕) ตราชื่อส่วนราชการ ให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึก
แดง และให้ผูร้ บั ผดิ ชอบ ลงลายมอื ช่อื ยอ่ กำกับตรา
(๖) วัน เดือน ปี ให้ลงคัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และ
ตัวเลขของปีพุทธศกั ราช ที่ออกหนงั สอื
(๗) ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
หรอื หน่วยงานทอ่ี อกหนงั สอื
(๘) โทร. หรือที่ตั้ง ให้ลงนามหมายเลขโทรศัพท์ของส่วนราชการ
เจ้งของเรื่องและหมายเลข ภายในต้าขา (ถ้ามี) ด้วย ในกรณีที่ไม่มี
โทรศัพท์ให้ลงที่ตั้งของส่วนราชการเจ้าของเรื่องดดยให้ลงตำบล ที่อยู่
ตามความจำเป็น และแขวงไปรษณยี ์ (ถา้ มี)

(ตวั อย่างหนงั สอื ประทับตรา)

การเสนอคำส่งั

คำสั่ง คือ บรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติ
โดยชอบด้วยกฎหมาย ใช้กระดาษตราครฑุ ตามแบบคำสั่งในภาพ โดยมี
รายละเอยี ดดงั นี้

(1) คำสั่ง ให้ลงชื่อส่วนราชการหรือตำแหน่งของผู้มีอำนาจที่ออก
คำสั่ง

(2) ท่ี ให้ลงเลขที่ทีอ่ อกคำสง่ั
(3) เรื่อง ให้ลงชื่อเรอื่ งทีอ่ อกคำสั่ง
(4) ข้อความ ให้อ้างเหตุที่ออกคำสั่ง และอ้างถึงอำนาจที่ให้ออก
คำสง่ั (ถา้ มี) ไว้ดว้ ย แล้วจึงลงข้อความทสี่ ง่ั และวนั ใช้บังคบั
(5) สั่ง ณ วันท่ี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน
และตัวเลขของปีพุทธศกั ราช ที่ออกคำส่งั
(6) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกคำสั่งและพิมพ์ชื่อเต็ม
ของเจ้าของลายมอื ช่อื ไวไ้ ด้ ลายมอื ช่ือ
(7) ตำแหนง่ ให้ลงตำแหน่งของผอู้ อกคำส่งั

(ตวั อยา่ งหนังสือคำส่งั )

การจดั ทำประกาศ

ประกาศ คือ บรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือแนะ
แนว ทางปฏิบัติใช้กระดาษครุฑตามแบบประกระกาศในภาพ โดยมี
รายละเอียด ดงั นี้

(๑) ประกาศ ใหล้ งชือ่ ส่วนราชการที่ออกประกาศ
(๒) เรอ่ื ง ใหล้ งช่อื เรอ่ื งท่ีประกาศ
(๓) ข้อความ ให้อ้างเหตุท่อี อกประกาศ และข้อความที่ประกาศ
(๔) ประกาศ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน
และตัวเลขของปีพทุ ธศักราชท่ีออกประกาศ
(๕) ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อผู้ออกประกาศ และพิมพ์ชื่อเต็ม
ของเจา้ ของลายมอื ชอื่ ไวไ้ ดล้ ายช่ือ
(๖) ตำแหนง่ ให้ลงตำแหนง่ ของผอู้ อกประกาศ

(ตวั อยา่ งหนังสอื ประกาศ)

รายงานการประชุม

รายงานการประชุม เป็นข้อมูลข่าวสารที่สามารถเผยแพร่ให้
บุคลากรใสหน่วยงานได้รับทราบและถือว่าเป็นรูปแบบหนึ่งของการ
ประชุมสัมพันธ์ภายใน เพื่อสร้างความเข้าใจอันดีต่อเทศบาล รายงาน
การประชุมจะมีรูปแบบในการเขียนอยู่ ๒ แบบด้วยกัน คือ รายงาน
การประชุม แบบเป็นทางการแบบไม่เป็นทางการ รายงานการประชุม
อย่างเป็นทางการนั้นจะมีรายละเอียดที่มากกว่า อย่างไม่เป็นทางการ
รวมทั้งคำศัพท์ที่ได้เลือกใช้ยังมีความเป็นทางการและยังถือเป็นศัพท์
เฉพาะทางอีกด้วย รายงานการประชุมอย่างไม่เป็นทางการนั้นจะมี
แนวทางเขียนที่ทำให้ผู้อ่านเข้าใจง่ายและมีความเป็นทางการ น้อยกว่า
ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม
ผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐานตามแบบรายงาน
การประชมุ ในภาพ โดยมรี ายละเอียด ดังน้ี

(๑) รายงานการประชุม ให้ลงชื่อคณะที่ประชุมหรือชื่อการ
ประชมุ นน้ั

(๒) ครัง้ น้ี ให้ลงครง้ั ท่ีประชมุ

(๓) เมือ่ ให้ลงวนั เดือนปีท่ีประชุม

(๔) ณ ให้ลงสถานท่ที ป่ี ระชมุ

(๕) ผู้มาประชมุ ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ได้รับแตง่ ตัง้ เปน็
คณะที่ประชุม ซึ่งมาประชุมในกรณีที่มีผู้มาประชุมแทนให้ลงชื่อผู้มา
ประชุมแทน และลงว่ามาประชุมแทนผใู้ ดหรือ ตำแหนง่ ใด

(๖) ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการ
แตง่ ตง้ั เปน็ คณะ ทีเ่ ป็นปนะชุมซ่ึงได้เข้าร่วมประชมุ (ถา้ มี)

(๗) ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อและหรือตำแหน่งผู้ที่มิได้รับการ
แตง่ ตงั้ เปน็ คณะ ที่ประชมุ ซึง่ ได้เข้ารว่ มประชุม (ถ้ามี)

(๘) เร่ิมประชุมเวลา ให้ลงเวลาท่ีเริม่ ประชมุ
(๙) ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มต้นด้วย
ประธานกล่าวเปิด ประชุม และเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปท่ี
ประชมุ ในแต่ละเร่ืองตามลำดบั
(๑๐) เลิกประชมุ เวลา ให้ลงเวลาทีเ่ ลกิ ประชมุ
(๑๑) ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม
ครง้ั นั้น

(ตวั อยา่ งหนงั สือรายงานการประชมุ )

(ตวั อยา่ งหนงั สือรายงานการประชมุ )

หนังสือรับรอง คือ หนังสือส่วนราชการออกให้เพื่อรับรองแก่บุคคล
นิติบุคคล หรือหน่วยงานเพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏ
แกบ่ ุคคลโดยทั่วไป ไม่จำเพาะเจาะจง ใหใ้ ชก้ ระดาษครุฑ

(ตัวอยา่ งหนังสอื รบั รอง)

มาตรฐาน แบบพมิ พ์ และซอง

▪ ตราครฑุ สำหรบั แบบพมิ พ์ ให้ใช้ตามแบบท่ี 26 มี 2 ขนาด คือ
1. ขนาดครุฑสงู 3 เซนตเิ มตร
2. ขนาดตวั ครฑุ สูง 1.5 เซนตเิ มตร
* มาตรฐานกระดาษโดยปกติให้ใช้กระดาษปอนด์ขาว น้ำหนัก 60 กรัม ต่อตารางเมตร
มี 3 ขนาด

- ขนาด เอ 4 = 210 * 297 มลิ ลเิ มตร
- ขนาด เอก 5 = 148 * 210 มลิ ลเิ มตร
- ขนาด เอ 8 = 52 * 74 มิลลเิ มตร
* มาตรฐานซอง โดยปกติให้ใช้กระดาษสีขาวหรือสีน้ำตาล น้ำหนัก 80 กรัม
ต่อตารางเมตร เว้นแต่ขนาดวองซี 4 ให้ใช้กระดาษน้ำหนัก 120 กรัมต่อตารางเมตร
มี 4 ขนาด
- ขนาด ซี 4 = 229 * 324 มิลลเิ มตร
- ขนาด ซี 5 = 162 * 229 มลิ ลเิ มตร
- ขนาดซี 6 = 114 * 162 มิลลเิ มตร
- ขนาด ดแี อล = 110 * 220 มลิ ลิเมตร
▪ กระดาษตราครุฑ ให้ใช้ประดาษขนาดเอ 4 พิมพ์ครุฑด้วยหมึกสีดำ หรือทำเป็น
ครุฑดุน ทกี่ ่งึ กลางส่วนบนของกระดาษ
▪ กระดาษบันทึกข้อความ ให้ใช้กระดาษขนาดเอ 4 หรือขนาดเอ 5 พิมพ์ครุฑด้วยหมึก
สีดำทีม่ มุ บนด้านซา้ ย
ซองหนังสอื ให้พมิ พ์ครุฑด้วยหมกึ สีดำท่ีมุมบนด้านซ้ายบนของซอง
- ขนาด ซี 4 ใช้สำหรับบรรจุหนังสือกระดาษตราครุฑ โดยไม่ต้องพับมีชนิด
ธรรมดาและขยายขา้ ง
- ขนาด ซี 5 ใชส้ ำหรบั บรรจุหนังสอื กระดาครุฑพบั 2
- ขนาด ซี 6 ใชส้ ำหรับระดาษตราครุฑพบั 4
- ขนาด ดีแอล ใช้สำหรบั บรรจุหนงั สือกระดาษตราครุฑพับ 3
▪ ตรารับหนังสือ คือ ตราที่ใช้ประทับตราบนหนังสือ เพื่อลงเลขทะเบียนรับ

มลี ักษณะเปน็ รปู ส่ีเหล่ียมผืนผ้าขนาด 2.5 เซนตเิ มตร × 5 เซนติเมตร
▪ทะเบียนหนังสือรับ ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้รับเข้าเป็นประจำ มีขนาดเอ 4
พมิ พส์ องหนา้ มีสองชนิด คือ ชนิดเป็นเล่มและชนดิ เป็นแผน
▪ทะเบียนหนังสือส่ง ใช้สำหรับลงรายการหนังสือที่ได้ส่งออกเป็นประจำ มีขนาดเอ 4
พิมพ์สองหนา้ มีสองขนาด คือ ชนดิ เป็นเล่มและชนิดเป็นแผน

ตวั แบบการจ่าหนา้ ซอง

อ่ืน ๆ ควรรู้ ไดแ้ ก่
1. เรอ่ื งราชการท่ดี ำเนนิ การหรือสงั่ การดว้ ยหนังสือไม่ทนั ให้สง่ ขอ้ ความทางเคร่อื งมือส่ือสาร

เช่น โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร ให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่ต้องยืนยันเป็นหนังสือ
ให้ทำหนังสือยืนยนั ไปทันที่

2. การส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสารไปปรากฏหลักฐานชัดแจ้ง ให้ส่งและผู้รับบันทึก
ขอ้ ความไว้เปน็ หลักฐาน สำเนาคู่ฉบับ ให้ลงชือ่ ผรู้ ่าง - ผู้พมิ พ์ - ผตู้ รวจ (ไม่มผี ทู้ าน)

3. ถ้าหนังสือที่เป็นเอกสารสิทธิตามกฎหมาย หรือหนังสือสำคัญที่แสดง เอกสารสิทธิ
สูญหายใหด้ ำเนินการแจง้ ความตอ่ (พนักงานสอบสวน)

4. หนังสือเวียน คือ หนังสือที่มีถึงผู้รับเป็นจำนวนมากมีใจความอย่างเดียวกันให้เพิ่มตัว
พยญั ชนะ ว

5. หนงั สือราชการปกตทิ ำ 3 ฉบบั และสำเนาค่ฉู บบั 2 ฉบบั
6. ผูล้ งนามรับรองหนังสอื ราชการ ใหม้ ีคำรบั รองว่า สำเนาถกู ต้อง โดยใหข้ ้าราชการพลเรือน
หรือพนักงานส่วนท้องถิ่นประเภทวิชาการ ระดับปฏิบัติการ หรือประเภททั่วไประดับชำนาญงาน
ขึ้นไปหรือเจ้าหน้าที่ของรัฐที่เทียบเท่า หรือพนักงานราชการ ซึ่งเป็นเจ้าของเรื่องที่ทำสำเนาหนังสือ
นัน้ ลงลายมือช่อื รับรอง พร้อมท้งั ลงชอื่ ตัวบรรจง

ตราครุฑในหนังสื อราชการไทย มี ๒ แบบ
(ตามระเบียบสานักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๕๖ หมวด ๔)

๑ ครุฑเท้าต้ัง หรือ ครุฑดุน

ใช้ กับ พระมหากษัตริย์ เท่าน้ัน

โดยใช้ เป็ นตราราชการของกรมราชองค์ รักษ์ และ
หน่วยงานในกระทรวงการต่างประเทศ รวมถึง
ใช้ บนหน้ าปกราชกิ จจานุ เบกษาและหนั งสื อ

๒ เดินทาง
ครุฑเท้าเหยียดตรง

๒.๑ หนังสื อราชการภายนอก
ใช้ ขนาดครุฑ ๓ เซนติเมตร

๒.๒ หนังสื อราชการภายใน
ใช้ ขนาดครุฑ ๑.๕ เซนติเมตร

ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ. ๒๕๔๔
ข้อ ๑๒ กาหนดช้ั นความลับของข้อมูลข่าวสารลับ แบ่งออกเป็ น ๓ ช้ั น คื อ

๑ ลบั ที่สดุ ข้อมูลข่าวสารซ่ึ งหากเปิ ดเผยท้ังหมด หรือเพียง
บางส่วน จะเกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่ งรัฐ
อย่างร้ายแรงที่สุด

๒ ลบั มาก ข้อมูลข่าวสารซ่ึ งหากเปิ ดเผยท้ังหมด หรือเพียง
บางส่วน จะเกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่ งรัฐ
อย่างร้ายแรง

๓ ลับ ข้อมูลข่าวสารซ่ึ งหากเปิ ดเผยท้ังหมด หรือเพียง
บางส่วน จะเกิดความเสียหายแก่ประโยชน์แห่ งรัฐ

หมายเหตุ : ใหร้ ะบุ ชน้ั ความลบั ดว้ ย หมกึ สแี ดง ไวก้ งึ่ กลางหนา้ กระดาษทงั้
ดา้ นบนและดา้ นลา่ งของเอกสารและหนา้ ซองเอกสารดว้ ยตวั อกั ษร
ขนาดไมเ่ ลก็ กวา่ ตวั พมิ พโ์ ปง้ ๓๒ พอยต์



ตวั อย่างรปู แบบ
หนงั สือภายนอก