หน่วยที่ 1

1-1หน่วยที่ 1เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการและกิจการซื้อขายสินค้าสาระสำคัญพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กำหนดผู้ทำบัญชีต้องจัดทำบัญชีเพื่อให้มีการแสดงผลการดำเนินงาน ฐานะการเงิน หรือการเปลี่ยนแปลงฐานะการเงินของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีที่เป็นอยู่ตามความเป็นจริง และตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้องครบถ้วน นอกจากข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึกบัญชียังต้องจัดทำขึ้นให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกำหนดในประมวลรัษฎากร ซึ่งได้กำหนดลักษณะของใบกำกับภาษีด้วย สาระการเรียนรู้1. ความหมาย ความสำคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี2. ลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี3. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการ 4. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซื้อ - ขายสินค้า 5. ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชี6. การนำเอกสารมาบันทึกบัญชีของกิจการ7. การปฏิบัติเกี่ยวกับการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายสมรรถนะประจำหน่วย1. แสดงความรู้เกี่ยวกับเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการ และกิจการซื้อ - ขายสินค้า2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับเอกสารมาบันทึกบัญชีในชีวิตประจำวัน และการประกอบอาชีพจุดประสงค์การเรียนรู้1. บอกความหมาย ความสำคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้2. บอกลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้3. บอกเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการได้4. บอกเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซื้อ - ขายสินค้าได้5. ยกตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชีได้6. วิเคราะห์และนำเอกสารมาบันทึกบัญชีของกิจการได้7. อธิบายแนวทางการปฏิบัติเกี่ยวกับการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้

1-21. ความหมาย ความสำคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ให้ความหมายของเอกสารใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้ว่าหมายถึง บันทึก หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่ใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี ซึ่งแบ่งได้เป็น 3 ประเภทคือ1. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่บุคคลภายนอกจัดทำขึ้น และออกให้ เพื่อใช้เป็นหลักฐาน เนื่องจากการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยน บริการ และติดต่อทางธุรกิจ เช่น ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบส่งของ/ใบกำกับภาษีซึ่งผู้ขายเป็นผู้ออกให้2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่กิจการต้องออกให้แก่บุคคลภายนอก เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการซื้อ ขาย แลกเปลี่ยน บริการ และติดต่อทางธุรกิจ เช่น สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ซึ่งกิจการเป็นผู้ออกให้กับลูกค้า3. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง หมายถึง เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อใช้เองในกิจการ เพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน จ่ายเงิน และติดต่อทางธุรกิจ เช่น ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่ายเงิน ใบรับสินค้า ใบเบิกสินค้า เป็นต้นการบันทึกบัญชีต้องใช้เอกสารประเภทที่ 1 และ 2 แล้วแต่กรณี เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงใช้เอกสารประเภทที่ 3เมื่อมีรายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกกิจการ จะต้องมีการจัดทำเอกสารขึ้น เพื่อให้ผู้เกี่ยวข้องเก็บไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ซึ่งเอกสารเหล่านี้จะต้องเก็บรักษาไว้เป็นอย่างดีไม่ให้สูญหายหรือชำรุด ตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 กำหนดไว้ว่า ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี และต้องเก็บรักษาไว้ ณ สถานประกอบธุรกิจ ได้แก่ สถานที่ทำการ สถานที่ที่ใช้เป็นที่ทำการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจำ สถานที่ที่เป็นที่ทำงานประจำ หากประสงค์จะเก็บรักษาบัญชีและเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้ ณ สถานที่อื่น ผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีต้องขออนุญาตจากสารวัตรใหญ่บัญชี หรือสารวัตรบัญชี และในกรณีจำเป็น อธิบดีโดยความเห็นชอบของรัฐมนตรี ขยายระยะเวลาจัดเก็บได้ แต่ต้องไม่เกิน 7 ปีเมื่อมีรายการค้าเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินทรัพย์ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ การรับค่าบริการต่างๆ กิจการจะต้องเก็บเอกสารที่เกี่ยวข้องไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ในกรณีที่ผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ เช่น จ่ายค่ารถรับจ้าง จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะต้องจัดทำใบสำคัญจ่ายขึ้น และให้ผู้รับเงินหรือผู้ที่เกี่ยวข้องลงลายมือชื่อไว้เป็นหลักฐาน2. ลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี มี 2 ลักษณะ ดังนี้1. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543 2. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามประมวลรัษฎากร

1-32.1 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการตามที่กำหนด ดังนี้2.1.1 ชื่อของผู้จัดทำเอกสารซึ่งอาจใช้ชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสารก็ได้2.1.2 ชื่อของเอกสาร2.1.3 เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่ (ถ้ามี)2.1.4 วัน เดือน ปี ที่ออกเอกสาร2.1.5 จำนวนเงินรวมนอกจากเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีต้องมีรายการที่กำหนดตามข้างต้นแล้ว เอกสารแต่ละประเภทยังต้องมีรายการเพิ่มเติมดังนี้1) กรณีเป็นหลักฐานในการรับชำระเงิน รับฝากหรือตั๋วเงิน เช่น ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีรายการ (1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร(2) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร(3) รายละเอียดเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน(4) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ(5) ลายมือชื่อของผู้รับเงิน เว้นแต่เป็นเอกสารที่จัดทำและส่งมอบด้วยคอมพิวเตอร์2) กรณีเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน ส่งมอบสินค้า หรือบริการโดยที่ยังไม่ได้ชำระเงิน หรือตั๋วเงิน เช่น ใบกำกับสินค้า ต้องมีรายการ (1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร(2) สถานที่ตั้งของกิจการที่จัดทำเอกสาร(3) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรือบริการแต่ละรายการ(4) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ และที่อยู่ของผู้ซื้อหรือผู้รับสินค้าหรือผู้รับบริการ (5) ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร(6) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือรับบริการ3) กรณีเป็นเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีได้จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของตนเอง เช่น ใบสำคัญจ่าย ใบสำคัญรายวันทั่วไป จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้เพิ่มขึ้น จากรายการทั่วไปคือ(1) คำอธิบายรายการ(2) วิธีการและการคำนวณต่าง ๆ (ถ้ามี)(3) ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี หรือผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี เพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก ต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ2.2 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีตามประมวลรัษฎากร2.2.1 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการขายสินค้า ซึ่งออกโดยผู้ประกอบการ

1-41) เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินสด บันทึกในสมุดรายวันขาย เช่น ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี2) เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ บันทึกในสมุดรายวันขาย เช่น ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี กรณีที่เอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เมื่อมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้า ไม่ว่าจะมีการชำระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนั้นใบส่งของหรือใบกำกับสินค้าจะต้องแสดงเป็นใบกำกับภาษีด้วย เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการยื่นชำระภาษีในเดือนที่มีการขายหรือส่งมอบสินค้า 2.2.2 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสำคัญที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทำ และออกให้กับผู้ซื้อสินค้าและบริการ ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ เพื่อแสดงมูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม ที่ผู้ประกอบการเรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บการผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการในแต่ละครั้ง ซึ่งอัตราภาษีมูลค่าเพิ่มในปัจจุบันเก็บร้อยละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขึ้นอยู่กับเศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ ใบกำกับภาษีแบ่งได้เป็น 3 รูปแบบ ได้แก่1) ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (Full invoice) มีความสำคัญต่อระบบภาษีมูลค่าเพิ่มและระบบภาษีสรรพากรไทยเป็นอย่างมาก เพราะเป็นเอกสารสำคัญที่แสดงรายละเอียดข้อเท็จจริงเกี่ยวกับรายการขายสินค้าหรือการให้บริการต่างๆ อย่างครบถ้วน ผู้ประกอบการต้องจัดทำและส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปให้แก่ผู้ซื้อเมื่อมีการส่งมอบสินค้า ส่วนสำเนาจะเก็บรักษาไว้เป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชีและรายงานภาษีขาย ใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ ต้องมีรายการครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนดทุกรายการ โดยไม่สามารถแสดงรายการย่อได้แม้แต่รายการเดียว และผู้ประกอบการที่จดทะเบียนไม่ว่าจะประกอบกิจการในลักษณะใดต้องจัดทำใบกำกับภาษีและสำเนาใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป มีข้อความอย่างน้อยดังต่อไปนี้(1) คำว่า “ใบกำกับภาษี” ในที่ที่เห็นได้ชัด(2) ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี (3) ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ(4) หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)(5) ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ(6) จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกออกจากมูลค่าของสินค้าและหรือบริการให้ชัดเจน(7) วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี(8) ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนดตามประกาศฯ เช่น- คำว่า “เอกสารออกเป็นชุด” กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนประสงค์จะจัดทำใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป รวมกับเอกสารทางการค้าอื่น เช่น ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ซึ่งมีหลายฉบับอยู่ในชุดเดียวกัน

1-5- คำว่า “สาขาที่ออกใบกำกับภาษีคือ……” กรณีที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีสถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการที่มิใช่สำนักงานใหญ่ ได้นำใบกำกับภาษีของสถานประกอบการที่เป็นสำนักงานใหญ่ไปส่งมอบให้ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ2) ใบกำกับภาษีอย่างย่อ (Invoice summary) เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการในระบบภาษีมูลค่าเพิ่มที่เป็นผู้ค้าปลีกหรือผู้ให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก โดยมีจุดประสงค์ที่จะเป็นเอกสารที่ง่าย สะดวก และเหมาะสมแก่การประกอบธุรกิจของผู้ประกอบการใบกำกับภาษีอย่างย่อจะใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซื้อไม่ได้ ผู้มีสิทธิออกใบกำกับภาษีอย่างย่อ ได้แก่ผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีก หรือให้บริการในลักษณะบริการรายย่อยแก่บุคคลจำนวนมาก เช่น ร้านขายของชำ ร้านขายยา ห้างสรรพสินค้า โรงแรม กิจการซ่อมแซมทุกชนิด โรงภาพยนตร์ เป็นต้น (1) ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ต้องมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้- คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ” ในที่ที่เห็นได้เด่นชัด- ชื่อ หรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี และหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี)- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการซึ่งจะออกเป็นรหัสก็ได้- ราคาสินค้าหรือค่าบริการ ต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่า ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี- รายการอื่นที่อธิบดีกรมสรรพากรกำหนด (2) ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ที่ออกโดยเครื่องบันทึกเงินอัตโนมัติจะมีรายการดังนี้- คำว่า \"ใบกำกับภาษีอย่างย่อ\" หรือคำว่า Tax Invoice (ABB) - ชื่อ หรือชื่อย่อ ขอผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี- เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ออกใบกำกับภาษี- ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการซึ่งจะออกเป็นรหัสก็ได้- ราคาสินค้าหรือค่าบริการ ต้องมีข้อความระบุชัดเจนว่า ได้รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี- เลขรหัสประจำเครื่องบันทึกการเก็บเงิน- หมายเลขลำดับของใบกำกับภาษี3) เอกสารที่ถือเป็นใบกำกับภาษี(1) ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซื้อ หรือผู้รับบริการเมื่อพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้วมีจำนวนต่ำกว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดจากการคำนวณราคาต่ำไป ส่งสินค้าเกินไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องเพิ่มมูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมทั้งจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบเพิ่มหนี้ ซึ่งถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทำให้ยอดขายและภาษีขายเพิ่มขึ้นในจำนวนที่ถูกต้อง

1-6 ใบเพิ่มหนี้ ต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้- คำว่า “ใบเพิ่มหนี้\"- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบเพิ่มหนี้- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้า หรือรับบริการ- วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้- เลขที่ออกใบกำกับภาษีเดิม และเล่มที่ (ถ้ามี)- มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้อง ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มเติม(2) ใบลดหนี้ (Credit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซื้อ หรือผู้รับบริการ เมื่อพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว มีจำนวนสูงกว่าความเป็นจริง ซึ่งอาจจะเกิดจากการลดราคาสินค้า สินค้าชำรุด คำนวณราคาสูงไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องลดมูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมทั้งจำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบลดหนี้ ซึ่งถือเป็นใบกำกับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทำให้ยอดขายและภาษีขายลดลงในจำนวนที่ถูกต้องใบลดหนี้ ต้องมีข้อความตามที่กฎหมายกำหนด ดังนี้- คำว่า \"ใบลดหนี้\"- ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหนี้- ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้า หรือรับบริการ- วัน เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้- เลขที่ออกใบกำกับภาษีเดิม และเล่มที่ (ถ้ามี)- มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าสินค้าหรือบริการที่ถูกต้อง และจำนวนภาษีที่ต้องจ่าย(3) ใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด(4) ใบเสร็จรับเงินของกรมสรรพากร กรมศุลกากรหรือกรมสรรพสามิต เฉพาะส่วนที่เป็นภาษีมูลค่าเพิ่ม2.2.3 รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกภาษีขายที่เรียกเก็บกับลูกค้า เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมทั้งใช้บันทึกภาษีขายตามใบเพิ่มหนี้ ซึ่งมีผลทำให้ภาษีขายเพิ่มขึ้น และบันทึกภาษีขายตามใบลดหนี้ ซึ่งมีผลทำให้ภาษีขายลดลง ภาษีขายที่เกิดขึ้นในเดือนใดถือเป็นภาษีขายของเดือนนั้น โดยจะต้องบันทึกภาษีขายในรายงานภาษีขายให้แล้วเสร็จภายใน 3 วัน นับแต่วันที่มีการออกใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้หรือใบลดหนี้2.2.4 รายงานภาษีซื้อ (Input Tax) เป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จัดทำขึ้น เพื่อใช้ในการบันทึกภาษีซื้อที่เกิดจากการซื้อสินค้าหรือบริการ จากผู้ประกอบการจดทะเบียน เมื่อซื้อสินค้า หรือรับบริการในแต่ละเดือน ทั้งใช้บันทึกภาษีซื้อตามใบเพิ่มหนี้ ซึ่งมีผลทำให้ภาษีซื้อเพิ่มขึ้น และบันทึกภาษีซื้อตามใบลดหนี้ ซึ่งมีผลทำให้ภาษีซื้อลดลง ภาษีซื้อที่เกิดขึ้นในเดือนใดถือเป็นภาษีซื้อของเดือนนั้น โดยจะพิจารณาจากวันที่ที่ปรากฏในใบกำกับภาษี หากผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่ได้บันทึกภาษีซื้อในรายงานภาษี

1-7ซื้อของเดือนนั้นด้วยเหตุจำเป็นหรือเหตุสุดวิสัยสามารถนำภาษีซื้อไปบันทึกในรายงานภาษีซื้อของเดือนหลังจากนั้นได้ แต่ต้องไม่เกิน 3 ปี นับจากวันที่ระบุไว้ในใบกำกับภาษี ใบเพิ่มหนี้ หรือใบลดหนี้2.2.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ เป็นเอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถุดิบ ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มา และจ่ายไป ในแต่ละเดือน เนื่องจากการซื้อ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสำคัญรับสินค้าและใบสำคัญจ่ายสินค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกรายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สำหรับผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ประกอบการที่ซื้อมาขายไปต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการให้บริการไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ3. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการ กิจการบริการ (Service Firm) เป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจกรรมในลักษณะที่ให้ผลประโยชน์หรือการสร้างความพึงพอใจเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยจะได้รับผลตอบแทนในรูปของค่าบริการ เช่น โรงภาพยนตร์ โรงพยาบาลโรงแรมและรีสอร์ท สำนักงานทนายความ สำนักงานรับทำบัญชี อู่ซ่อมรถยนต์ ร้านเสริมสวย เป็นสินค้าที่ไม่สามารถจับต้องได้ ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการจะไม่สามารถมองเห็น หรือเกิดความรู้สึกได้ก่อนที่จะมีการใช้บริการ ดังนั้นผู้ให้บริการต้องสร้างความเชื่อมั่นในแง่ของสถานที่ บุคคลผู้ให้บริการ เครื่องมือและวัสดุที่ใช้ในงานบริการ สัญลักษณ์และราคา เป็นต้นเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการบริการ ได้แก่3.1 ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้3.2 ใบเสร็จรับเงิน หรือ ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี เป็นเอกสารที่แสดงการชำระเงิน ถ้ากิจการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มก็ต้องมีใบกำกับภาษีมาเกี่ยวข้องนอกเหนือจากใบเสร็จรับเงิน ซึ่งสามารถใช้ใบกำกับภาษีกับใบเสร็จรับเงินในฉบับเดียวกันได้ 3.3 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี /ใบแจ้งหนี้ กรณีการให้บริการของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้รับรายได้ค่าบริการเป็นเงินสด ต้องออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ผู้รับบริการทันทีที่ได้รับชำระค่าบริการ4. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซื้อ - ขายสินค้า กิจการซื้อ - ขายสินค้า (Merchandising Firm) เป็นธุรกิจที่ดำเนินกิจกรรมในลักษณะซื้อสินค้ามาและขายสินค้าไป รายได้เกิดจากการขายสินค้า ส่วนค่าใช้จ่าย คือ ต้นทุนสินค้าที่ขาย รวมถึงค่าใช้จ่ายในการซื้อ และค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการทำให้สินค้าอยุ่ในสภาพพร้อมที่จะขาย นอกจากนี้ยังมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินการ และดอกเบี้ยจ่าย ธุรกิจซื้อ - ขายสินค้า ได้แก่ ห้างสรรพสินค้า ร้านจำหน่ายเสื้อผ้า ร้านจำหน่ายหนังสือ เป็นต้นเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซื้อ – ขายสินค้า ได้แก่4.1 ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารที่ใช้ในการเรียกเก็บเงินจากลูกหนี้ กรณีมีการซื้อ-ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ของผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม4.2 ใบเสร็จรับเงิน เป็นเอกสารที่แสดงการชำระเงินจากการซื้อ-ขายสินค้า

1-84.3 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี /ใบแจ้งหนี้ กรณีผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้รับรายได้ค่าสินค้าเป็นเงินสด ต้องออกใบกำกับภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ลูกค้าทันทีที่ได้รับชำระค่าสินค้า5. ตัวอย่างเอกสารที่ใช้ในการบันทึกบัญชี5.1 เอกสารที่เกี่ยวกับการขายสินค้า เอกสารที่นำมาใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการขายสินค้า จะเป็นเอกสารสำเนา เนื่องจากต้นฉบับจะต้องมอบให้กับผู้ซื้อสินค้า5.1.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ ได้แก่ สำเนาใบกำกับสินค้า ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เมื่อมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อมีการขาย หรือส่งมอบสินค้า ไม่ว่าจะมีการชำระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนั้น ใบส่งของหรือใบกำกับสินค้าจะต้องแสดงเป็นใบกำกับภาษีด้วย เพื่อเป็นหลักฐานในการชำระภาษีในเดือนที่มีการขาย หรือส่งมอบสินค้า (ภาพที่ 1-1)5.1.2 เอกสารที่ใช้บันทึกรายการรับชำระหนี้จากการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เมื่อมีการชำระเงิน ได้แก่ สำเนาใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็นใบกำกับภาษีอีก เนื่องจากใบกำกับภาษีแสดงอยู่ในเอกสารใบส่งของหรือใบกำกับสินค้า เมื่อมีการขายหรือส่งมอบสินค้าแล้ว ในกรณีนี้ใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและบันทึกบัญชีเท่านั้น ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการชำระภาษี (ภาพที่ 1-2)5.1.3 เอกสารที่บันทึกเกี่ยวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินสด ได้แก่ สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบเสร็จรับเงิน /ใบกำกับภาษี (ภาพที่ 1-3)

1-9ภาพที่ 1-1 ตัวอย่างสำเนาใบกำกับภาษี/ใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้(ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ)

1-10ภาพที่ 1-2 ตัวอย่างสำเนาใบเสร็จรับเงิน (รับชำระหนี้จากลูกหนี้)

1-11ภาพที่ 1-3 ตัวอย่างสำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (ขายสินค้าเป็นเงินสด)5.2 เอกสารที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้า เอกสารที่นำมาใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับการซื้อสินค้า จะเป็นเอกสารต้นฉบับที่ได้รับมาจากผู้ขาย5.2.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ได้แก่ ใบกำกับสินค้า ใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี ใบส่งคืนสินค้า (ภาพที่ 1-4)5.2.2 เอกสารที่ใช้บันทึกรายการจ่ายชำระหนี้จากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เมื่อมีการชำระเงิน ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน (ภาพที่ 1-5)5.2.3 เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบส่งคืนสินค้า (ภาพที่ 1-6)

1-12ภาพที่ 1-4 ตัวอย่างใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ที่มา : ขวัญฤดี (2558)ใช้ประกอบการเรียนการสอนเท่านั้น

1-13ภาพที่ 1-5 ตัวอย่างใบเสร็จรับเงินที่มา : ขวัญฤดี (2558)ใช้ประกอบการเรียนการสอนเท่านั้น

1-14ภาพที่ 1-6 ตัวอย่างใบส่งสินค้า/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินที่มา : ขวัญฤดี (2558)ใช้ประกอบการเรียนการสอนเท่านั้น

1-155.3 เอกสารอื่นๆ 5.3.1 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันรับเงิน ได้แก่1) ใบสำคัญรับ (ภาพที่ 1-7)2) ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กรณีที่กิจการมีเงินได้จากการให้บริการ ซึ่งผู้จ่ายเงินมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ในกรณีนี้เปรียบเสมือนกิจการถูกหักภาษีไว้ล่วงหน้า กิจการจะต้องนำภาษีนี้ไปหักยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย จะมียอดอยู่ทางด้าน เดบิต ถือเป็นสินทรัพย์ 5.3.2 เอกสารที่บันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน ได้แก่1) ใบสำคัญจ่าย (ภาพที่ 1-8)2) ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กรณีที่กิจการจ่ายเงินจากการรับบริการ ซึ่งกิจการมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่าย และนำส่งสรรพากรภายใน 7 วัน นับแต่วันสิ้นเดือน ดังนั้น กิจการจึงมีภาระที่จะต้องนำส่งภาษี บัญชีภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย จะมียอดอยู่ทางด้าน เครดิต ถือเป็นหนี้สิน (ภาพที่ 1-9) ภาพที่ 1-7 ตัวอย่างใบสำคัญรับ ภาพที่ 1-8 ตัวอย่างใบสำคัญจ่าย

1-16ภาพที่ 1-9 ตัวอย่างใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย6. การนำเอกสารมาบันทึกบัญชีของกิจการ6.1 การจัดกลุ่มเอกสารการนำเอกสารมาบันทึกบัญชี โดยทั่วไปจะทำการแยกเอกสารแต่ละชนิดเพื่อความสะดวกในการบันทึกบัญชี เนื่องจากในทางปฏิบัติกิจการมักจะแบ่งหน้าที่การทำงานของพนักงานบัญชีออกเป็นหลายฝ่าย เช่น พนักงานบันทึกบัญชีซื้อและบัญชีเจ้าหนี้ พนักงานบันทึกบัญชีขายและบัญชีลูกหนี้ พนักงานบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นต้น ดังนั้นจึงสามารถแยกเอกสารให้พนักงานแต่ละฝ่ายทำการบันทึกบัญชี และเก็บรักษา

1-17เอกสาร เอกสารฉบับใดมีความจำเป็นต้องใช้มากกว่า 1 แผ่น ให้ทำสำเนาเพื่อส่งให้กับผู้ที่ต้องการใช้เอกสารนั้นๆ การนำเอกสารมาบันทึกบัญชีอาจจะใช้การบันทึกจากเอกสารโดยตรง หรือบันทึกจากใบสำคัญที่ใช้ปะหน้าเอกสารก็ได้6.1.1 เอกสารการรับเงิน เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับเงินทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะออกให้กับบุคคลภายนอก ในกรณีที่ได้รับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด การรับชำระหนี้ หรือได้รับรายได้อื่นๆ เป็นเงินสด จะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขที่ตามเอกสารที่ออก เอกสารที่นำมาบันทึกบัญชี ได้แก่ สำเนาใบเสร็จรับเงิน สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับเงิน สำเนาใบส่งคืนสินค้า เป็นต้น 6.1.2 เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการจ่ายเงินทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอก กิจการได้เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเหล่านี้มาเนื่องจากการซื้อสินค้าเป็นเงินสด การซื้อสินทรัพย์เป็นเงินสด การจ่ายชำระหนี้ รวมทั้งการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสด จะบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน โดยจะเรียงลำดับเลขที่ขึ้นมาใหม่ ซึ่งการให้เลขรหัสขึ้นอยู่กับผู้บันทึกบัญชีว่าจะกำหนดอย่างไร ทั้งนี้จะต้องสื่อความหมายถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี เอกสารที่นำมาบันทึกบัญชี ได้แก่ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ใบสำคัญจ่ายเงิน เป็นต้น 6.1.3 เอกสารเงินเชื่อ เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการซื้อและขายเป็นเงินเชื่อทุกประเภท ซึ่งผู้ประกอบการจะได้รับทั้งจากบุคคลภายนอกและเป็นผู้ออกให้แก่บุคคลภายนอก ประกอบด้วย1) เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เมื่อได้รับเอกสารจากบุคคลภายนอก กิจการต้องกำหนดลำดับเลขที่เอกสารขึ้นมาใหม่เพื่อใช้อ้างอิง ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้นที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันซื้อ หรือกรณีซื้อสินทรัพย์อื่น ๆ เป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันทั่วไป ตัวอย่างเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือต้นฉบับใบส่งของ/ใบกำกับภาษี เป็นต้น 2) เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกไม่ต้องกำหนดลำดับเลขที่เอกสารขึ้นมาใหม่ เพราะเอกสารได้จัดเรียงลำดับเพื่อการควบคุมภายในไว้เรียบร้อยแล้ว ได้แก่ เอกสารเกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ การรับคืนสินค้าที่ขายเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันขาย ตัวอย่างเอกสาร เช่น สำเนาใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี หรือสำเนาใบส่งของ/ใบกำกับภาษี เป็นต้น 6.1.4 เอกสารอื่น ๆ เป็นเอกสารที่กิจการได้รับหรือออกให้แก่บุคคลภายนอกที่นอกเหนือจากที่กล่าวมาข้างต้น และใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีได้เอกสารที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน เช่น ใบสำคัญรับ ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย ที่ออกให้กับบุคคลอื่น และเอกสารที่นำไปบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน เช่น ใบสำคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้ หัก ณ ที่จ่าย ที่ได้รับจากภายนอก ใบสำคัญที่ทางราชการออกให้ เช่น ใบค่าปรับ ใบค่าธรรมเนียม หนังสือรับรองการจ่ายเงิน ใบอนุโมทนาบุญ เป็นต้น

1-186.2 การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารขั้นตอนแรกของการปฏิบัติงานการจัดทำบัญชีตามวงจรบัญชีผู้ทำบัญชีต้องพิจารณาตรวจสอบและวิเคราะห์เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี ซึ่งมีลำดับขั้นการปฏิบัติดังนี้ 6.2.1 ตรวจสอบข้อความและรายการที่กฎหมายกำหนดไว้ในเอกสารประเภทต่างๆ ที่ต้องมีปรากฏให้ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ถูกต้องครบถ้วนสมบูรณ์ตามข้อกำหนดของกฎหมาย ไม่สามารถใช้เป็นหลักฐานในประกอบการบันทึกบัญชีได้ 6.2.2 วิเคราะห์ประเภทของเอกสาร ตามลักษณะรายการที่เกิดขึ้นทางการบัญชี ดังนี้ 1) เอกสารด้านรายรับ หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการรับเงิน ซึ่งแบ่งเป็นรายได้และรายรับ (1) รายได้ หมายถึง ผลประโยชน์ที่ได้รับเป็นประจำจากการประกอบกิจการโดยปกติเช่น รายได้จากการขายสินค้า รายได้จากการให้บริการ รายได้ดอกเบี้ย รายได้ค่าเช่า เป็นต้น (2) รายรับ หมายถึง การรับเงินอื่นๆ ที่นอกเหนือจากการประกอบกิจการหลัก เช่น การรับเงินจากการกู้ยืม การรับเงินจากการขายสินทรัพย์ถาวร เป็นต้น 2) เอกสารด้านรายจ่าย หมายถึง เอกสารที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินของกิจการ ซึ่งแบ่งเป็นค่าใช้จ่ายและรายจ่าย (1) ค่าใช้จ่าย หมายถึง ค่าใช้จ่ายหลักที่เกิดเป็นประจำจากการประกอบกิจการ เช่น ต้นทุนการขาย ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน เป็นต้น (2) รายจ่าย หมายถึง การจ่ายเงินอื่นๆ ที่นอกเหนือจากการประกอบกิจการหลัก เช่น การจ่ายเงินเพื่อชำระหนี้เงินกู้การจ่ายเงินเพื่อซื้อ ต่อเติม ก่อสร้างสินทรัพย์ถาวร เป็นต้น 3) เอกสารด้านเงินเชื่อ หมายถึง เอกสารทั้งที่ได้รับจากบุคคลภายนอกและออกให้กับบุคคลภายนอก ซึ่งมีผลทางการค้าเกิดขึ้นแล้วเพียงแต่ยังไม่ได้รับเงินหรือยังไม่ได้จ่ายเงินเท่านั้น (1) เอกสารเงินเชื่อที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่เกิดขึ้นเนื่องจากการซื้อสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ เช่น ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ต้นฉบับใบแจ้งหนี้ เป็นต้น (2) เอกสารเงินเชื่อที่ออกให้กับบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารที่เกิดขึ้นเนื่องจากการขายสินค้าหรือบริการเป็นเงินเชื่อ เช่น สำเนาใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสำเนาใบแจ้งหนี้ เป็นต้นตารางที่ 1-1 แสดงการวิเคราะห์ประเภทเอกสารกับสมุดบันทึกบัญชีขั้นต้นรายการค้า ชื่อเอกสาร ประเภทเอกสาร สมุดบัญชีขั้นต้นรับเงิน จ่ายเงิน เงินเชื่อขายสินค้าเป็นเงินสด สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันรับเงินซื้อสินทรัพย์เงินเชื่อ ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันทั่วไป

1-19ตารางที่ 1-1 (ต่อ)รายการค้า ชื่อเอกสาร ประเภทเอกสาร สมุดบัญชีขั้นต้นรับเงิน จ่ายเงิน เงินเชื่อซื้อสินค้าเป็นเงินสด ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันจ่ายเงินขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ สำเนาใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันขายรับชำระหนี้ สำเนาใบเสร็จรับเงิน สมุดรายวันรับเงินซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันซื้อจ่ายชำระหนี้ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงินจ่ายเงินค่าใช้พาหนะ ใบสำคัญจ่าย สมุดรายวันจ่ายเงินรับรายได้ค่าบริการ สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันรับเงินส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ ต้นฉบับใบลดหนี้ สมุดรายวันทั่วไป(สมุดรายวันซื้อ)จ่ายเงินเดือนพนักงาน ทะเบียนจ่ายเงินเดือน สมุดรายวันจ่ายเงิน 6.2.3 วิเคราะห์แหล่งที่ได้มาของเอกสาร แหล่งที่มีของเอกสารมี 3 แหล่ง ตามการจัดประเภทของเอกสาร กล่าวคือ เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการเอง การวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สังเกตเบื้องต้นคือ ถ้าเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเป็นต้นฉบับ (ตัวจริง) แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสำเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการค้า รายการค้าที่ปรากฏเป็นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากชื่อเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี วิเคราะห์ได้ว่าเป็นเอกสารที่เกิดจากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ผู้ขายเป็นคนจัดทำขึ้นแล้วมอบต้นฉบับให้กับผู้ซื้อ สำหรับผู้ขายเก็บฉบับที่เป็นสำเนาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี นอกจากนี้อาจวิเคราะห์รายการค้าจากรายการหรือข้อความต่างๆ ในเอกสาร เช่น เงื่อนไขการชำระเงิน การลงนามความรับผิดของผู้ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เช่น ผู้ส่งสินค้า ผู้รับสินค้า ผู้รับเงิน ผู้อนุมัติ เป็นต้น 6.2.4 วิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารตามหลักสมการบัญชี เมื่อทราบรายการค้าที่เกิดขึ้นจากเอกสารแล้วขั้นตอนต่อไปจะนำรายการค้ามาวิเคราะห์เพื่อพิจารณาว่า รายการค้านั้น มีผลกระทบต่อฐานะทางการเงินตามหลักสมการบัญชีอย่างไร สมการบัญชี สินทรัพย์ = หนี้สิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน)ตารางที่ 1-2 แสดงการวิเคราะห์เอกสารกับหลักสมการบัญชี

1-20ชื่อเอกสาร รายการค้าวิเคราะห์ตามหลักสมการบัญชีสินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุนสินทรัพย์ หนี้สิน ทุนสำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ขายสินค้าเป็นเงินสด เพิ่มขึ้น - เพิ่มขึ้นต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ซื้อสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อ เพิ่มขึ้น เพิ่มขึ้น -ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี ซื้อสินค้าเป็นเงินสด เพิ่มขึ้นลดลง- -สำเนาใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ เพิ่มขึ้น - เพิ่มขึ้นสำเนาใบเสร็จรับเงิน รับชำระหนี้ เพิ่มขึ้นลดลง- -ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน จ่ายชำระหนี้ ลดลง ลดลง -ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ เพิ่มขึ้น เพิ่มขึ้น -ใบสำคัญจ่าย จ่ายค่าใช้พาหนะเป็นเงินสด ลดลง - ลดลงสำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษี รับรายได้ค่าบริการ เพิ่มขึ้น - เพิ่มขึ้นต้นฉบับใบลดหนี้ ส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อ ลดลง ลดลง -ทะเบียนจ่ายเงินเดือน จ่ายเงินเดือนพนักงาน ลดลง - ลดลงตารางที่ 1-3 แสดงการวิเคราะห์เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มกับสมุดบัญชีขั้นต้น และการบันทึกบัญชีรายการค้า ชื่อเอกสาร ภาษีมูลค่าเพิ่ม สมุดบัญชีขั้นต้น การบันทึกบัญชี เกี่ยว ไม่เกี่ยวขายสินค้าเป็นเงินสด สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันรับเงิน Dr.เงินสด Cr.ขายสินค้า ภาษีขายซื้อเครื่องจักรเงินเชื่อ ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันทั่วไป Dr.เครื่องจักร ภาษีซื้อ Cr.เจ้าหนี้ซื้อสินค้าเป็นเงินสด ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันจ่ายเงินDr.ซื้อสินค้า ภาษีซื้อ Cr.เงินสดขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ สำเนาใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันขาย Dr.ลูกหนี้ Cr.ขายสินค้า ภาษีขายตารางที่ 1-3 (ต่อ)

1-21รายการค้า ชื่อเอกสาร ภาษีมูลค่าเพิ่ม สมุดบัญชีขั้นต้น การบันทึกบัญชี เกี่ยว ไม่เกี่ยวรับชำระหนี้ สำเนาใบเสร็จรับเงิน สมุดรายวันรับเงิน Dr.เงินสด Cr.ลูกหนี้ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันซื้อ Dr.ซื้อสินค้า ภาษีซื้อ Cr.เจ้าหนี้จ่ายชำระหนี้ ต้นฉบับใบเสร็จรับเงิน สมุดรายวันจ่ายเงินDr.เจ้าหนี้ Cr.เงินสดจ่ายเงินค่าใช้พาหนะ ใบสำคัญจ่าย สมุดรายวันจ่ายเงินDr.ค่าพาหนะ Cr.เงินสดรับรายได้ค่าบริการ สำเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีสมุดรายวันรับเงิน Dr.เงินสด Cr.รายได้ ภาษีขายส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเชื่อต้นฉบับใบลดหนี้ สมุดรายวันซื้อ หรือสมุดรายวันทั่วไปDr.เจ้าหนี้ Cr.ส่งคืนฯ ภาษีซื้อจ่ายเงินเดือนพนักงาน ทะเบียนจ่ายเงินเดือน สมุดรายวันจ่ายเงินDr.เงินเดือน Cr.เงินสด7. การปฏิบัติเกี่ยวกับการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ผู้ประกอบการที่เป็นนิติบุคคลเป็นผู้รับบริการเมื่อต้องจ่ายเงินค่าบริการบางประเภทที่กฎหมายกำหนดไว้ จะต้องมีหน้าที่ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้กับผู้ให้บริการที่เป็นนิติบุคคลที่ประกอบกิจการในประเทศไทยโดย การออกหนังสือรับรองหักภาษี ณ ที่จ่าย มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้ 7.1 ออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายให้ผู้รับเงินที่กฎหมายกำหนด 7.2 จัดเก็บเข้าแฟ้มเพื่อการตรวจสอบ 7.3 เมื่อครบกำหนด 7 วันของเดือนถัดไป จัดทำใบสำคัญจ่ายโดยแนบหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย เพื่อให้ผู้อำนาจลงนามก่อนส่งให้พนักงานจัดทำเช็คจ่ายเพื่อนำส่งสรรพากร 7.4 กรอกแบบ ภ.ง.ด.3 กรณีผู้ถูกหักมีหน้าที่เสียภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด. 53 กรณีผู้ถูกหักมีหน้าที่เสียภาษีเงินได้นิติบุคคล เพื่อประกอบการนำส่งเงินแก่สรรพากร

1-22ภาพที่ 1-10 แบบ ภ.ง.ด. 3ที่มา : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND3_140255.pdf

1-23ภาพที่ 1-11 แบบ ภ.ง.ด. 53ที่มา : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND53_140255.pdfตัวอย่าง การคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย กิจการจ่ายค่าโทรศัพท์ให้บริษัท ทีโอที จำกัด(มหาชน) โดยมีรายละเอียดในในเสร็จรับเงินดังนี้ ค่าเช่า ค่าใช้โทรศัพท์ รวม ค่าโทรศัพท์ 100 1,500 1,600 การคำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายเป็นดังนี้ - ค่าเช่าคู่สายโทรศัพท์ หัก ณ ที่จ่าย 5% - ค่าใช้บริการโทรศัพท์ หัก ณ ที่จ่าย 3% ดังนั้น ค่าเช่า 5%X100 = 5 บาท ค่าใช้บริการ 3%X1,500 = 45 บาท รวมภาษีหัก ณ ที่จ่ายทั้งสิ้น = 50 บาท

1-24 สรุปการคำนวณค่าโทรศัพท์สุทธิที่ต้องจ่าย ค่าโทรศัพท์ 1,600.- บวก ภาษีมูลค่าเพิ่ม 112.- รวม 1,712.- หัก ภาษีหัก ณ ที่จ่าย 50.- เงินค่าโทรศัพท์สุทธิที่ต้องจ่าย 1,662.- การบันทึกบัญชี Dr. ค่าโทรศัพท์ 1,600.- ภาษีซื้อ 112.- Cr. เงินสด 1,662.- ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย 50.-************************************

1-25