หน่วยที่ 1

E-book

วิชาการใช้คอมพิวเตอรใ์ นงานบญั ชี รหัสวิชา 20201-2007

หนว่ ยที่ 1

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี
ของกิจการบรกิ ารและกิจการซื้อขายสินคา้

เรยี บเรียงโดย
พนิ รฎั สีตลวรางค์
บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทว่ั ไป
แผนกวชิ าการบัญชี วิทยาลัยอาชีวศกึ ษาสุโขทยั
สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

1-1

หน่วยท่ี 1
เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีของกิจการบรกิ ารและกิจการซือ้ ขายสนิ ค้า

สาระสาคัญ
พระราชบญั ญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 ในหมวด 3 มาตรา 20 กาหนดผู้ทาบญั ชตี ้องจัดทาบัญชเี พ่ือให้มี

การแสดงผลการดาเนินงาน ฐานะการเงนิ หรอื การเปลย่ี นแปลงฐานะการเงินของผู้มหี น้าที่จัดทาบัญชีท่เี ป็นอยู่
ตามความเป็นจริง และตามมาตรฐานการบัญชี โดยมีเอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง
ครบถ้วน นอกจากข้อกาหนดตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 แล้ว เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
ยังต้องจัดทาข้ึนให้สอดคล้องและถูกต้องกับข้อกาหนดในประมวลรัษฎากร ซ่ึงได้กาหนดลักษณะของใบกากับ
ภาษดี ว้ ย

สาระการเรียนรู้
1. ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชี
2. ลกั ษณะของเอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชี
3. เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีของกจิ การบริการ
4. เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกิจการซื้อ - ขายสนิ ค้า
5. ตวั อย่างเอกสารทีใ่ ชใ้ นการบันทึกบัญชี
6. การนาเอกสารมาบันทกึ บัญชีของกจิ การ
7. การปฏบิ ตั เิ กี่ยวกับการออกหนังสือรับรองการหกั ภาษี ณ ท่ีจา่ ย

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรเู้ กีย่ วกบั เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีของกจิ การบรกิ าร และกจิ การซ้ือ - ขาย
สินคา้
2. ประยกุ ตใ์ ช้ความรู้เก่ียวกบั เอกสารมาบันทึกบัญชีในชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ

จุดประสงคก์ ารเรยี นรู้
1. บอกความหมาย ความสาคัญ และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชไี ด้
2. บอกลกั ษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีได้
3. บอกเอกสารประกอบการบันทกึ บัญชขี องกจิ การบริการได้
4. บอกเอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชขี องกิจการซื้อ - ขายสินคา้ ได้
5. ยกตวั อยา่ งเอกสารทใี่ ช้ในการบันทกึ บัญชไี ด้
6. วิเคราะห์และนาเอกสารมาบันทกึ บัญชขี องกิจการได้
7. อธบิ ายแนวทางการปฏิบตั เิ กย่ี วกบั การออกหนังสอื รับรองการหักภาษี ณ ท่จี ่ายได้

1-2

1. ความหมาย ความสาคญั และประเภทของเอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชี
กรมพัฒนาธรุ กิจการค้า กระทรวงพาณิชย์ ใหค้ วามหมายของเอกสารใช้ประกอบการบนั ทกึ บัญชี ไวว้ า่

หมายถงึ บันทกึ หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ทีใ่ ชเ้ ป็นหลกั ฐานในการลงรายการในบัญชี ซ่ึงแบง่ ไดเ้ ปน็ 3 ประเภท
คอื

1. เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีที่ได้รับจากบุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารท่ี
บคุ คลภายนอกจดั ทาขน้ึ และออกให้ เพอ่ื ใชเ้ ปน็ หลกั ฐาน เนอื่ งจากการซ้อื ขาย แลกเปลยี่ น บริการ และตดิ ต่อ
ทางธุรกจิ เชน่ ตน้ ฉบบั ใบเสร็จรบั เงนิ ตน้ ฉบับใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี ซ่งึ ผู้ขายเป็นผอู้ อกให้

2. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทาข้ึนโดยผู้มีหน้าท่ีจัดทาบัญชีเพื่อออกให้แก่
บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารทก่ี ิจการต้อง

3. ออกให้แก่บุคคลภายนอก เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการซ้ือ ขาย แลกเปลี่ยน บริการ และติดต่อทาง
ธุรกจิ เช่น สาเนาใบเสรจ็ รับเงิน สาเนาใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี ซง่ึ กิจการเป็นผอู้ อกให้กับลกู ค้า

4. เอกสารที่ต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อใช้ในกิจการของ
ตนเอง หมายถึง เอกสารทจ่ี ัดทาขน้ึ เพื่อใชเ้ องในกิจการ เพือ่ เปน็ หลกั ฐานในการรับเงิน จ่ายเงนิ และติดต่อทาง
ธรุ กิจ เชน่ ใบสาคัญรบั เงนิ ใบสาคัญจ่ายเงิน ใบรับสนิ คา้ ใบเบิกสนิ ค้า เป็นตน้

การบันทึกบัญชีต้องใช้เอกสารประเภทท่ี 1 และ 2 แล้วแต่กรณี เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าวจึงใช้
เอกสารประเภทท่ี 3

เมื่อมีรายการค้าใดๆ เกิดขึ้นทั้งภายในและภายนอกกิจการ จะต้องมีการจัดทาเอกสารข้ึน เพ่ือให้
ผู้เกยี่ วข้องเกบ็ ไวเ้ ป็นหลักฐานในการบนั ทึกบญั ชี ซึง่ เอกสารเหลา่ นจ้ี ะต้องเก็บรักษาไว้เปน็ อย่างดีไม่ให้สูญหาย
หรือชารดุ ตามพระราชบัญญตั ิการบญั ชี พ.ศ.2543 กาหนดไวว้ า่ ผู้มีหนา้ ทจ่ี ัดทาบัญชีต้องเก็บรักษาบัญชีและ
เอกสารท่ีใช้ประกอบการบันทึกบัญชีไว้เป็นเวลาไม่น้อยกว่า 5 ปี นับแต่วันปิดบัญชี และต้องเก็บรักษาไว้ ณ
สถานประกอบธุรกิจ ได้แก่ สถานท่ีทาการ สถานที่ท่ีใช้เป็นท่ีทาการผลิต หรือเก็บสินค้าเป็นประจา สถานที่ที่
เปน็ ทที่ างานประจา หากประสงค์จะเก็บรกั ษาบัญชแี ละเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบญั ชีไว้ ณ สถานที่
อนื่ ผมู้ ีหนา้ ท่จี ดั ทาบัญชีตอ้ งขออนญุ าตจากสารวตั รใหญบ่ ญั ชี หรอื สารวัตรบัญชี และในกรณีจาเปน็ อธิบดโี ดย
ความเหน็ ชอบของรฐั มนตรี ขยายระยะเวลาจัดเก็บได้ แตต่ อ้ งไมเ่ กิน 7 ปี

เมื่อมีรายการค้าเกิดข้ึน ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสินทรัพย์ การจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ การรับค่าบริการต่างๆ
กิจการจะต้องเก็บเอกสารที่เก่ียวข้องไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี ในกรณีท่ีผู้รับเงินไม่สามารถออก
ใบเสร็จรับเงินให้ได้ เช่น จ่ายค่ารถรับจา้ ง จ่ายค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด กิจการจะต้องจัดทาใบสาคัญจ่ายขึ้น และให้
ผรู้ ับเงนิ หรือผทู้ เ่ี กย่ี วข้องลงลายมือช่ือไวเ้ ป็นหลกั ฐาน

2. ลักษณะของเอกสารประกอบการบันทึกบัญชี
เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชี มี 2 ลกั ษณะ ดงั น้ี
1. เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีตามพระราชบัญญตั กิ ารบัญชี พ.ศ.2543
2. เอกสารประกอบการบันทกึ บัญชตี ามประมวลรษั ฎากร

1-3

2.1 เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีตามพระราชบัญญตั กิ ารบัญชี พ.ศ.2543
เอกสารประกอบการบนั ทกึ บัญชีทุกประเภทต้องมีรายการตามท่ีกาหนด ดงั น้ี
2.1.1 ช่ือของผจู้ ดั ทาเอกสารซ่ึงอาจใชช้ ือ่ ที่ใชใ้ นการประกอบธรุ กิจของผจู้ ดั ทาเอกสารก็ได้
2.1.2 ชือ่ ของเอกสาร
2.1.3 เลขทีข่ องเอกสาร และเล่มท่ี (ถา้ ม)ี
2.1.4 วัน เดอื น ปี ที่ออกเอกสาร
2.1.5 จานวนเงินรวม
นอกจากเอกสารประกอบการบันทึกบัญชีต้องมีรายการที่กาหนดตามข้างตน้ แลว้ เอกสารแต่ละ

ประเภทยังต้องมรี ายการเพ่ิมเตมิ ดงั น้ี
1) กรณเี ป็นหลกั ฐานในการรบั ชาระเงนิ รับฝากหรือตวั๋ เงิน เช่น ใบเสร็จรบั เงนิ ต้องมีรายการ
(1) เลขประจาตวั ผ้เู สียภาษอี ากรของกิจการท่จี ัดทาเอกสาร
(2) สถานที่ตงั้ ของกิจการท่ีจดั ทาเอกสาร
(3) รายละเอยี ดเกีย่ วกับการรบั เงินหรอื ต๋วั เงิน
(4) ชื่อ ชนดิ จานวน หน่วยนบั ราคาต่อหน่วย และราคาของสินค้าหรอื บรกิ ารแตล่ ะรายการ
(5) ลายมือชื่อของผูร้ ับเงิน เวน้ แตเ่ ปน็ เอกสารทจ่ี ัดทาและส่งมอบด้วยคอมพิวเตอร์
2) กรณีเป็นหลักฐานในการจาหนา่ ย จ่าย โอน สง่ มอบสินค้า หรอื บริการโดยทย่ี ังไม่ไดช้ าระเงิน หรือ

ตัว๋ เงิน เชน่ ใบกากบั สินค้า ต้องมรี ายการ
(1) เลขประจาตวั ผูเ้ สียภาษีอากรของกจิ การทจ่ี ัดทาเอกสาร
(2) สถานที่ตงั้ ของกจิ การทจ่ี ัดทาเอกสาร
(3) ชอื่ ชนิด จานวน หนว่ ยนบั ราคาตอ่ หนว่ ย และราคาของสนิ ค้าหรอื บริการแตล่ ะรายการ
(4) ชอ่ื หรอื ชอ่ื ที่ใชใ้ นการประกอบธุรกจิ และทีอ่ ยู่ของผู้ซื้อหรอื ผูร้ บั สินค้าหรือผรู้ บั บริการ
(5) ลายมือชือ่ ผู้จดั ทาเอกสาร
(6) ลายมอื ช่อื ผรู้ ับสินค้าหรือรบั บรกิ าร

3) กรณีเป็นเอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีได้จัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชีเพื่อใช้ใน
กิจการของตนเอง เช่น ใบสาคัญจ่าย ใบสาคัญรายวันท่ัวไป จะต้องมีรายการดังต่อไปนี้เพ่ิมขึ้น จากรายการ
ท่วั ไปคอื

(1) คาอธบิ ายรายการ
(2) วธิ ีการและการคานวณตา่ ง ๆ (ถ้ามี)
(3) ลายมือชื่อของผมู้ หี น้าท่ีจัดทาบญั ชี หรือผู้ได้รับมอบหมายใหเ้ ป็นผอู้ นุมัติรายการ
เอกสารท่ีต้องใช้ประกอบการบันทึกบัญชีท่ีจัดทาขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทาบัญชี เพื่อออกให้แก่
บุคคลภายนอก ต้องมีสาเนาเกบ็ ไว้อยา่ งนอ้ ย 1 ฉบบั

2.2 เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีตามประมวลรัษฎากร
2.2.1 เอกสารประกอบการบันทึกบัญชเี กี่ยวกบั การขายสนิ คา้ ซง่ึ ออกโดยผู้ประกอบการ

1-4

1) เอกสารทีใ่ ชบ้ ันทกึ รายการขายสินค้าเป็นเงนิ สด บนั ทึกในสมดุ รายวนั ขาย เช่น
ใบเสรจ็ รับเงนิ /ใบกากบั ภาษี

2) เอกสารที่ใช้บนั ทึกรายการขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชื่อ บนั ทึกในสมุดรายวันขาย เช่น ใบกากับ
สนิ คา้ /ใบกากบั ภาษี

กรณีที่เอกสารไม่ไดอ้ อกเปน็ ชุด เม่อื มีการขายสินคา้ ความรับผิดในภาษจี ะเกดิ ขึ้นเมื่อมีการขาย หรอื
สง่ มอบสนิ ค้า ไมว่ ่าจะมกี ารชาระเงินโดยทนั ทีหรือไม่ก็ตาม ดังน้นั ใบสง่ ของหรอื ใบกากบั สินค้าจะต้องแสดงเปน็
ใบกากับภาษดี ว้ ย เพ่ือใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการย่ืนชาระภาษีในเดือนท่ีมีการขายหรือส่งมอบสนิ คา้

2.2.2 ใบกากับภาษี (Tax Invoice) คือ เอกสารหลักฐานสาคัญท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียน
ภาษีมูลค่าเพิ่มต้องจัดทา และออกให้กับผู้ซ้ือสินค้าและบริการ ทุกคร้ังที่มีการขายสินค้าหรือบริการ เพ่ือแสดง
มูลค่าของสินค้าหรือบริการ และจานวนภาษีมูลค่าเพ่ิม ท่ีผู้ประกอบการเรียกเก็บหรือพึงเรียกเก็บการผู้ซ้ือ
สินค้าหรือรับบริการในแต่ละครั้ง ซ่ึงอัตราภาษีมูลค่าเพ่ิมในปัจจุบันเก็บร้อยละ 7 แต่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตาม
นโยบายของรัฐบาลแต่ละสมัย ขน้ึ อย่กู บั เศรษฐกิจโดยรวมของประเทศ

ใบกากบั ภาษี แบ่งไดเ้ ป็น 3 รปู แบบ ได้แก่
1) ใบกากับภาษีเตม็ รปู แบบ (Full invoice) มคี วามสาคัญตอ่ ระบบภาษีมลู ค่าเพ่ิมและระบบภาษี
สรรพากรไทยเปน็ อย่างมาก เพราะเปน็ เอกสารสาคญั ท่ีแสดงรายละเอียดข้อเทจ็ จริงเกี่ยวกบั รายการขายสนิ ค้า
หรอื การให้บริการตา่ งๆ อยา่ งครบถว้ น ผู้ประกอบการต้องจัดทาและส่งมอบต้นฉบบั ใบกากบั ภาษแี บบเต็มรปู
ให้แก่ผซู้ ื้อเม่ือมกี ารส่งมอบสินค้า ส่วนสาเนาจะเกบ็ รักษาไวเ้ ป็นหลักฐานประกอบการบันทึกบัญชี และรายงาน
ภาษีขาย
ใบกากับภาษีเต็มรูปแบบ ต้องมีรายการครบถ้วนตามท่ีกฎหมายกาหนดทุกรายการ โดยไม่สามารถ
แสดงรายการย่อได้แม้แต่รายการเดียว และผู้ประกอบการท่ีจดทะเบียนไม่ว่าจะประกอบกิจการในลักษณะใด
ตอ้ งจดั ทาใบกากับภาษแี ละสาเนาใบกากับภาษแี บบเตม็ รปู มขี อ้ ความอยา่ งน้อยดงั ต่อไปนี้

(1) คาว่า “ใบกากับภาษ”ี ในที่ท่ีเห็นไดช้ ัด
(2) ช่อื ทอี่ ยู่ และเลขประจาตวั ผู้เสยี ภาษอี ากร ของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออก
ใบกากบั ภาษี
(3) ช่อื ท่อี ยู่ ของผซู้ ื้อสินค้าหรอื ผู้รับบริการ
(4) หมายเลขลาดับของใบกากับภาษี และหมายเลขลาดบั ของเล่ม (ถ้ามี)
(5) ชื่อ ชนิด ประเภท ปรมิ าณ และมลู ค่าของสนิ ค้าหรือบริการ
(6) จานวนภาษมี ลู ค่าเพมิ่ ท่ีคานวณจากมูลคา่ ของสินค้าหรือบริการ โดยให้แยกออกจาก
มลู ค่าของสินคา้ และหรือบริการใหช้ ดั เจน
(7) วนั เดอื น ปี ท่อี อกใบกากับภาษี
(8) ข้อความอน่ื ที่อธิบดีกรมสรรพากรกาหนดตามประกาศฯ เชน่

- คาว่า “เอกสารออกเป็นชดุ ” กรณีทีผ่ ปู้ ระกอบการจดทะเบยี นประสงคจ์ ะจัดทา
ใบกากับภาษแี บบเต็มรปู รวมกับเอกสารทางการคา้ อนื่ เช่น ใบเสรจ็ รบั เงิน ใบส่งของ ใบแจ้งหน้ี ซ่งึ มีหลาย
ฉบับอยู่ในชุดเดียวกัน

1-5

- คาวา่ “สาขาทอ่ี อกใบกากับภาษีคือ……” กรณีทผี่ ู้ประกอบการจดทะเบยี นมี
สถานประกอบการหลายแห่ง และสถานประกอบการทม่ี ใิ ช่สานกั งานใหญ่ ไดน้ าใบกากบั ภาษีของสถาน
ประกอบการที่เป็นสานกั งานใหญไ่ ปสง่ มอบให้ผซู้ ้ือสนิ ค้าหรือบรกิ าร

2) ใบกากับภาษีอย่างย่อ (Invoice summary) เป็นเอกสารท่ีผู้ขายสินค้าหรือผู้ให้บริการในระบบ
ภาษมี ูลคา่ เพมิ่ ท่ีเป็นผู้คา้ ปลีกหรือผู้ให้บริการรายย่อยแก่บุคคลจานวนมาก โดยมจี ุดประสงค์ที่จะเป็นเอกสารที่
ง่าย สะดวก และเหมาะสมแก่การประกอบธรุ กจิ ของผู้ประกอบการ

ใบกากับภาษีอย่างย่อจะใช้เป็นหลักฐานในการหักภาษีซ้ือไม่ได้ ผู้มีสิทธิออกใบกากับภาษีอย่างย่อ
ได้แก่ผู้ประกอบการจดทะเบียนท่ีประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีก หรือให้บริการในลักษณะ
บริการรายยอ่ ยแก่บคุ คลจานวนมาก เช่น รา้ นขายของชา ร้านขายยา หา้ งสรรพสนิ ค้า โรงแรม กิจการซ่อมแซม
ทุกชนิด โรงภาพยนตร์ เป็นตน้

(1) ใบกากับภาษีอย่างย่อ ตอ้ งมีรายการอย่างน้อยดังต่อไปนี้
- คาว่า “ใบกากับภาษีอย่างย่อ” ในท่ีท่ีเหน็ ไดเ้ ด่นชดั
- ชือ่ หรือชอ่ื ย่อ และเลขประจาตวั ผเู้ สียภาษอี ากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนทอี่ อก

ใบกากับภาษี
- หมายเลขลาดบั ของใบกากบั ภาษี และหมายเลขลาดับของเลม่ (ถ้ามี)
- ช่ือ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมลู ค่าของสนิ ค้าหรอื บริการซงึ่ จะออกเปน็ รหสั ก็ได้
- ราคาสนิ ค้าหรือค่าบริการ ตอ้ งมีขอ้ ความระบชุ ดั เจนว่า ไดร้ วมภาษมี ลู คา่ เพม่ิ แลว้
- วัน เดือน ปี ที่ออกใบกากับภาษี
- รายการอื่นท่อี ธิบดีกรมสรรพากรกาหนด

(2) ใบกากบั ภาษอี ยา่ งย่อ ทอี่ อกโดยเครือ่ งบนั ทกึ เงนิ อัตโนมัติ จะมีรายการดังน้ี
- คาว่า "ใบกากับภาษอี ย่างยอ่ " หรอื คาว่า Tax Invoice (ABB)
- ชอื่ หรือชอ่ื ย่อ ขอผูป้ ระกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกากับภาษี
- เลขประจาตวั ผูเ้ สียภาษีอากรของผูอ้ อกใบกากบั ภาษี
- ชอ่ื ชนิด ประเภท ปรมิ าณ และมูลคา่ ของสนิ คา้ หรอื บริการซึง่ จะออกเป็นรหัสก็ได้
- ราคาสินค้าหรือคา่ บริการ ตอ้ งมีข้อความระบชุ ดั เจนวา่ ได้รวมภาษมี ูลคา่ เพม่ิ แล้ว
- วนั เดือน ปี ท่อี อกใบกากับภาษี
- เลขรหัสประจาเคร่อื งบนั ทึกการเกบ็ เงิน
- หมายเลขลาดับของใบกากับภาษี

3) เอกสารทถ่ี ือเป็นใบกากับภาษี
(1) ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) เป็นเอกสารท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซ้ือ หรือ

ผู้รบั บรกิ ารเมื่อพบว่ามูลค่าสนิ คา้ หรือบรกิ ารท่ีออกใบกากับภาษีไปแล้วมีจานวนตา่ กวา่ ความเปน็ จริง ซงึ่ อาจจะ
เกิดจากการคานวณราคาต่าไป ส่งสินค้าเกินไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงต้องเพ่ิมมูลค่าสินค้าหรือ
บริการ รวมทั้งจานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบเพิ่มหนี้ ซ่ึงถือเป็นใบกากับภาษีอย่างหนึ่ง มีผลทาให้
ยอดขายและภาษีขายเพ่มิ ขน้ึ ในจานวนทถี่ กู ต้อง

1-6

ใบเพ่ิมหนี้ ต้องมีข้อความตามท่ีกฎหมายกาหนด ดงั นี้
- คาวา่ “ใบเพ่ิมหน"้ี
- ช่อื ที่อยู่ เลขประจาตวั ผูเ้ สียภาษอี ากรของผ้ปู ระกอบการท่ีออกใบเพ่มิ หนี้
- ช่อื ทอี่ ยู่ ของผู้ซ้ือสินคา้ หรือรับบรกิ าร
- วนั เดือน ปี ท่อี อกใบเพ่ิมหน้ี
- เลขทอี่ อกใบกากับภาษเี ดิม และเล่มท่ี (ถ้าม)ี
- มูลคา่ สินค้าหรือบรกิ ารท่แี สดงไว้ในใบกากับภาษเี ดิม มูลค่าสนิ ค้าหรือบริการที่ถูกต้อง

ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง และจานวนภาษที ่ีเรยี กเกบ็ เพิม่ เติม
(2) ใบลดหน้ี (Credit Note) เป็นเอกสารที่ผู้ประกอบการจดทะเบียน ออกให้กับผู้ซื้อ หรือ

ผู้รับบริการ เม่ือพบว่ามูลค่าสินค้าหรือบริการที่ออกใบกากับภาษีไปแล้ว มีจานวนสูงกว่าความเป็นจริง ซ่ึง
อาจจะเกิดจากการลดราคาสินค้า สินค้าชารุด คานวณราคาสูงไป เป็นต้น ผู้ประกอบการจดทะเบียนจึงตอ้ งลด
มูลค่าสินค้าหรือบริการ รวมทั้งจานวนภาษีมูลค่าเพิ่ม โดยการออกใบลดหน้ี ซึ่งถือเป็นใบกากับภาษีอย่างหน่ึง
มผี ลทาให้ยอดขายและภาษีขายลดลงในจานวนทีถ่ กู ตอ้ ง

ใบลดหน้ี ตอ้ งมีขอ้ ความตามที่กฎหมายกาหนด ดังนี้
- คาว่า "ใบลดหนี"้
- ชอ่ื ท่อี ยู่ เลขประจาตวั ผเู้ สยี ภาษีอากรของผู้ประกอบการที่ออกใบลดหน้ี
- ชอ่ื ทีอ่ ยู่ ของผ้ซู ื้อสนิ คา้ หรือรับบริการ
- วัน เดือน ปี ทีอ่ อกใบลดหน้ี
- เลขที่ออกใบกากบั ภาษเี ดิม และเล่มท่ี (ถ้าม)ี
- มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกากบั ภาษเี ดิม มูลคา่ สินค้าหรือบริการท่ถี ูกต้อง

และจานวนภาษที ตี่ ้องจา่ ย
(3) ใบเสรจ็ รบั เงนิ ทส่ี ว่ นราชการออกให้ในการขายทอดตลาด
(4) ใบเสรจ็ รบั เงินของกรมสรรพากร กรมศลุ กากรหรอื กรมสรรพสามิต เฉพาะส่วนทเ่ี ป็น

ภาษีมลู ค่าเพม่ิ
2.2.3 รายงานภาษีขาย (Output Tax) เป็นเอกสารทก่ี ฎหมายกาหนดให้ผปู้ ระกอบการจดทะเบียน

จัดทาขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกภาษีขายท่ีเรียกเก็บกับลูกค้า เมื่อขายสินค้าหรือให้บริการในแต่ละเดือน รวมท้ัง
ใช้บนั ทึกภาษขี ายตามใบเพม่ิ หนี้ ซง่ึ มผี ลทาใหภ้ าษขี ายเพม่ิ ขนึ้ และบนั ทึกภาษขี ายตามใบลดหน้ี ซงึ่ มผี ลทาให้
ภาษีขายลดลง ภาษีขายที่เกิดขึ้นในเดือนใดถือเป็นภาษีขายของเดือนน้ัน โดยจะต้องบันทึกภาษีขายใน
รายงานภาษีขายใหแ้ ลว้ เสร็จภายใน 3 วนั นบั แตว่ ันทีม่ กี ารออกใบกากบั ภาษี ใบเพม่ิ หนห้ี รอื ใบลดหนี้

2.2.4 รายงานภาษีซ้ือ (Input Tax) เป็นเอกสารท่ีกฎหมายกาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน
จดั ทาขน้ึ เพื่อใช้ในการบันทึกภาษีซื้อทเ่ี กิดจากการซ้ือสินค้าหรือบริการ จากผู้ประกอบการจดทะเบียน เมื่อซ้ือ
สินค้า หรือรบั บริการในแต่ละเดือน ทัง้ ใช้บนั ทึกภาษีซื้อตามใบเพิ่มหนี้ ซง่ึ มีผลทาให้ภาษีซ้ือเพิ่มข้ึน และบันทึก
ภาษซี ้อื ตามใบลดหน้ี ซ่งึ มผี ลทาใหภ้ าษซี อื้ ลดลง ภาษซี อื้ ทเ่ี กดิ ขนึ้ ในเดือนใดถอื เป็นภาษีซอ้ื ของเดือนนน้ั โดยจะ
พิจารณาจากวันที่ที่ปรากฏในใบกากับภาษี หากผู้ประกอบการจดทะเบียนไม่ได้บันทึกภาษีซ้ือในรายงานภาษี

1-7

ซื้อของเดือนน้ันด้วยเหตุจาเป็นหรือเหตุสุดวิสัยสามารถนาภาษีซ้ือไปบันทึกในรายงานภาษีซื้อของเดือน
หลงั จากนนั้ ได้ แต่ต้องไมเ่ กนิ 3 ปี นบั จากวันท่ีระบไุ วใ้ นใบกากับภาษี ใบเพ่มิ หน้ี หรอื ใบลดหนี้

2.2.5 รายงานสนิ คา้ และวัตถุดิบ เป็นเอกสารท่ีกฎหมายกาหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน จดั ทา
ข้ึนเพ่ือใช้ในการบันทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถุดิบ ท่ีผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มา
และจ่ายไป ในแต่ละเดือน เน่ืองจากการซ้ือ ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสาคัญรับสินค้าและใบสาคัญจ่าย
สินค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกรายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ สาหรับผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตสินค้า
หรอื ผู้ประกอบการทีซ่ ื้อมาขายไปต้องจดั ทารายงานสนิ ค้าและวตั ถุดิบ แตถ่ ้าเป็นผูป้ ระกอบการให้บริการไม่ต้อง
จัดทารายงานสินคา้ และวตั ถดุ ิบ

3. เอกสารประกอบการบนั ทึกบัญชีของกิจการบรกิ าร
กิจการบริการ (Service Firm) เป็นธุรกิจที่ดาเนินกิจกรรมในลักษณะท่ีให้ผลประโยชน์หรือการ

สร้างความพึงพอใจเพ่ือตอบสนองความต้องการของลูกค้า โดยจะได้รับผลตอบแทนในรูปของค่าบริการ เช่น
โรงภาพยนตร์ โรงพยาบาลโรงแรมและรีสอร์ท สานักงานทนายความ สานักงานรับทาบัญชี อู่ซ่อมรถยนต์ ร้าน
เสริมสวย เป็นสินค้าที่ไม่สามารถจับต้องได้ ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการจะไม่สามารถมองเห็น หรือเกิดความรู้สึกได้
ก่อนที่จะมีการใช้บริการ ดังน้ันผู้ให้บริการต้องสร้างความเชื่อม่ันในแง่ของสถานท่ี บุคคลผู้ให้บริการ เคร่ืองมือ
และวสั ดุท่ีใชใ้ นงานบริการ สัญลักษณ์ และราคา เปน็ ตน้

เอกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชขี องกจิ การบริการ ได้แก่
3.1 ใบแจ้งหนี้ เป็นเอกสารทใี่ ชใ้ นการเรียกเก็บเงนิ จากลูกหน้ี
3.2 ใบเสร็จรับเงนิ หรอื ใบเสรจ็ รับเงิน/ใบกากบั ภาษี เป็นเอกสารทีแ่ สดงการชาระเงนิ ถา้ กิจการ
จดทะเบยี นภาษีมูลค่าเพม่ิ ก็ต้องมีใบกากับภาษีมาเกยี่ วข้องนอกเหนือจากใบเสร็จรับเงิน ซึ่งสามารถใช้ใบกากับ
ภาษีกบั ใบเสร็จรบั เงินในฉบับเดียวกนั ได้
3.3 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี /ใบแจ้งหน้ี กรณกี ารให้บริการของผูป้ ระกอบการที่จดทะเบียน
ภาษีมูลค่าเพิ่ม ได้รับรายได้ค่าบริการเป็นเงินสด ต้องออกใบกากับภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมท้ังส่งมอบให้แก่
ผูร้ บั บริการทนั ทที ่ไี ดร้ ับชาระคา่ บริการ
4. เอกสารประกอบการบนั ทึกบญั ชขี องกจิ การซ้อื - ขายสนิ ค้า
กิจการซ้ือ - ขายสินค้า (Merchandising Firm) เป็นธุรกิจที่ดาเนินกิจกรรมในลักษณะซ้ือสินค้า
มาและขายสินค้าไป รายได้เกิดจากการขายสินค้า ส่วนค่าใช้จ่าย คือ ต้นทุนสินค้าที่ขาย รวมถึงค่าใช้จ่ายใน
การซื้อ และค่าใช้จ่ายท่ีเกิดขึ้นจากการทาให้สินค้าอยุ่ในสภาพพร้อมที่จะขาย นอกจากน้ียังมีค่าใช้จ่ายในการ
ดาเนินการ และดอกเบ้ียจ่าย ธุรกิจซื้อ - ขายสินค้า ได้แก่ ห้างสรรพสินค้า ร้านจาหน่ายเสื้อผ้า ร้านจาหน่าย
หนงั สอื เป็นต้น
เอกสารประกอบการบันทกึ บญั ชีของกจิ การซื้อ – ขายสนิ ค้า ไดแ้ ก่
4.1 ใบแจ้งหนี้/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เป็นเอกสารที่ใช้ในการ
เรยี กเกบ็ เงนิ จากลกู หนี้ กรณมี กี ารซื้อ-ขายสินคา้ เปน็ เงนิ เชือ่ ของผปู้ ระกอบการทจ่ี ดทะเบยี นภาษีมลู คา่ เพิม่
4.2 ใบเสรจ็ รบั เงนิ เปน็ เอกสารทแ่ี สดงการชาระเงนิ จากการซ้ือ-ขายสินคา้

1-8

4.3 ใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี /ใบแจ้งหนี้ กรณีผู้ประกอบการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม
ได้รับรายได้ค่าสินค้าเป็นเงินสด ต้องออกใบกากับภาษีมูลค่าเพิ่มพร้อมทั้งส่งมอบให้แก่ลูกค้าทันทีท่ีได้รับชาระ
ค่าสนิ คา้

5. ตวั อย่างเอกสารท่ใี ชใ้ นการบนั ทึกบัญชี
5.1 เอกสารทเ่ี กีย่ วกบั การขายสินค้า เอกสารทีน่ ามาใชเ้ ป็นหลักฐานในการบันทึกบญั ชเี กยี่ วกบั การ

ขายสนิ คา้ จะเปน็ เอกสารสาเนา เนื่องจากต้นฉบบั จะต้องมอบใหก้ ับผูซ้ ื้อสนิ คา้
5.1.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเกี่ยวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินเช่ือ ได้แก่ สาเนาใบกากับสินค้า

ใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี หรือ ใบส่งของ/ใบกากับภาษี เอกสารที่ใช้บันทึกรายการขายสินค้าเป็นเงินเช่ือ
กรณีเอกสารไม่ได้ออกเป็นชุด เมื่อมีการขายสินค้า ความรับผิดในภาษีจะเกิดขึ้นเมื่อมีการขาย หรือส่งมอบ
สินค้า ไม่ว่าจะมีการชาระเงินโดยทันทีหรือไม่ก็ตาม ดังนั้น ใบส่งของหรือใบกากับสินค้าจะต้องแสดงเป็น
ใบกากบั ภาษดี ้วย เพื่อเป็นหลักฐานในการชาระภาษใี นเดอื นที่มีการขาย หรอื ส่งมอบสนิ คา้ (ภาพท่ี 1-1)

5.1.2 เอกสารท่ีใช้บันทึกรายการรับชาระหนี้จากการขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้
ออกเป็นชุด เม่ือมีการชาระเงิน ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะไม่มีข้อความแสดงเป็นใบกากับภาษีอีก
เน่ืองจากใบกากับภาษีแสดงอยู่ในเอกสารใบส่งของหรือใบกากับสนิ ค้า เม่ือมีการขายหรอื ส่งมอบสนิ ค้าแลว้ ใน
กรณีนี้ใบเสร็จรับเงินใช้เป็นหลักฐานในการเรียกเก็บเงินและบันทึกบัญชีเท่านั้น ไม่ได้ใช้เป็นหลักฐานในการ
ชาระภาษี (ภาพท่ี 1-2)

5.1.3 เอกสารท่ีบันทึกเก่ียวกับรายการขายสินค้าเป็นเงินสด ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนา
ใบเสรจ็ รบั เงนิ /ใบกากบั ภาษี (ภาพท่ี 1-3)

1-9
ภาพท่ี 1-1 ตวั อยา่ งสาเนาใบกากบั ภาษ/ี ใบส่งสนิ ค้า/ใบแจง้ หนี้ (ขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เช่อื )

1-10
ภาพที่ 1-2 ตัวอยา่ งสาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน (รบั ชาระหน้จี ากลกู หน้)ี

1-11

ภาพท่ี 1-3 ตวั อยา่ งสาเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รับเงนิ (ขายสนิ คา้ เปน็ เงินสด)
5.2 เอกสารท่ีเกย่ี วกับการซื้อสินคา้ เอกสารทีน่ ามาใชเ้ ปน็ หลกั ฐานในการบนั ทกึ บญั ชเี กยี่ วกบั การซ้ือ
สินค้า จะเปน็ เอกสารตน้ ฉบบั ท่ไี ดร้ ับมาจากผูข้ าย

5.2.1 เอกสารที่ใช้บันทึกเก่ียวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเช่ือ ได้แก่ ใบกากับสินค้า ใบกากับสินค้า/
ใบกากบั ภาษี หรือ ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี ใบส่งคนื สนิ ค้า (ภาพท่ี 1-4)

5.2.2 เอกสารที่ใช้บันทึกรายการจ่ายชาระหน้ีจากการซ้ือสินค้าเป็นเงินเชื่อ กรณีเอกสารไม่ได้
ออกเปน็ ชดุ เมอ่ื มีการชาระเงิน ได้แก่ ใบเสรจ็ รับเงิน (ภาพท่ี 1-5)

5.2.3 เอกสารที่ใช้บันทึกเก่ียวกับการซ้ือสินค้าเป็นเงินสด ได้แก่ ใบเสร็จรับเงิน ใบเสร็จรับเงิน/
ใบกากับภาษี ใบสง่ คืนสินคา้ (ภาพท่ี 1-6)

1-12

ภาพที่ 1-4 ตวั อยา่ งใบกากับสนิ คา้ /ใบกากบั ภาษี/ใบแจ้งหน้ี
ที่มา : ขวญั ฤดี (2558)

1-13

ภาพที่ 1-5 ตัวอย่างใบเสรจ็ รบั เงิน
ที่มา : ขวัญฤดี (2558)

1-14

ภาพที่ 1-6 ตัวอยา่ งใบสง่ สินคา้ /ใบกากับภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน
ที่มา : ขวัญฤดี (2558)

1-15

5.3 เอกสารอน่ื ๆ
5.3.1 เอกสารทบ่ี นั ทึกในสมุดรายวนั รับเงนิ ไดแ้ ก่
1) ใบสาคัญรบั (ภาพท่ี 1-7)
2) ใบรบั รองภาษเี งนิ ไดห้ กั ณ ที่จ่าย กรณีทกี่ จิ การมีเงินได้จากการให้บริการ ซ่งึ ผจู้ ่ายเงนิ มี

หน้าท่ีหักภาษี ณ ท่ีจ่ายตามกฎหมาย และจะออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ท่ีจ่าย ในกรณีน้ีเปรียบเสมือน
กิจการถูกหักภาษีไว้ล่วงหน้า กิจการจะต้องนาภาษีนี้ไปหักยอดภาษีเงินได้ในตอนปลายปี ภาษีเงินได้หัก ณ ที่
จา่ ย จะมยี อดอยู่ทางด้าน เดบติ ถอื เปน็ สนิ ทรัพย์

5.3.2 เอกสารทีบ่ นั ทึกในสมุดรายวนั จ่ายเงิน ได้แก่
1) ใบสาคญั จ่าย (ภาพท่ี 1-8)
2) ใบรับรองภาษีเงินไดห้ ัก ณ ท่ีจ่าย กรณีที่กจิ การจ่ายเงินจากการรับบริการ ซง่ึ กจิ การมี

หนา้ ท่หี กั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย และนาสง่ สรรพากรภายใน 7 วัน นบั แตว่ ันส้ินเดอื น ดังนน้ั กิจการจงึ มีภาระทีจ่ ะต้อง
นาส่งภาษี บญั ชภี าษีเงินได้หัก ณ ท่ีจ่าย จะมยี อดอยทู่ างด้าน เครดติ ถือเปน็ หน้ีสนิ (ภาพท่ี 1-9)

ภาพที่ 1-7 ตวั อย่างใบสาคัญรับ ภาพที่ 1-8 ตัวอย่างใบสาคญั จ่าย

1-16

ภาพท่ี 1-9 ตวั อยา่ งใบรบั รองภาษีเงินไดห้ ัก ณ ท่จี า่ ย
6. การนาเอกสารมาบนั ทกึ บัญชีของกิจการ

6.1 การจัดกลุ่มเอกสาร
การนาเอกสารมาบันทึกบัญชี โดยท่ัวไปจะทาการแยกเอกสารแต่ละชนิดเพื่อความสะดวกในการ
บันทึกบัญชี เนื่องจากในทางปฏิบัติกิจการมักจะแบ่งหน้าท่ีการทางานของพนักงานบัญชีออกเป็นหลายฝ่าย
เช่น พนักงานบันทึกบัญชีซื้อและบัญชีเจ้าหน้ี พนักงานบันทึกบัญชีขายและบัญชีลูกหน้ี พนักงานบันทึกบัญชี
สินค้าคงเหลือ เป็นต้น ดังนั้นจึงสามารถแยกเอกสารให้พนักงานแต่ละฝ่ายทาการบันทึกบัญชี และเก็บรักษา

1-17

เอกสาร เอกสารฉบับใดมีความจาเป็นต้องใช้มากกว่า 1 แผ่น ให้ทาสาเนาเพ่ือส่งให้กับผู้ที่ต้องการใช้เอกสาร
นน้ั ๆ

การนาเอกสารมาบันทึกบัญชีอาจจะใช้การบันทึกจากเอกสารโดยตรง หรือบนั ทกึ จากใบสาคัญท่ีใช้ปะ
หนา้ เอกสารก็ได้

6.1.1 เอกสารการรับเงิน เป็นเอกสารท่ีบันทึกรายการเกี่ยวกับการได้รับเงินทุกประเภท ซ่ึง
ผู้ประกอบการจะออกให้กับบุคคลภายนอก ในกรณีท่ีได้รับเงินจากการขายสินค้าเป็นเงินสด การรับชาระหนี้
หรือได้รับรายได้อ่ืนๆ เป็นเงินสด จะบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน โดยเรียงเลขที่ตามเอกสารท่ีออก เอกสารที่
นามาบันทึกบัญชี ได้แก่ สาเนาใบเสร็จรับเงิน สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ใบกากับภาษี ใบสาคัญรับเงิน สาเนาใบ
ส่งคนื สินค้า เป็นตน้

6.1.2 เอกสารการจ่ายเงิน เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการจ่ายเงินทุกประเภท ซึ่ง
ผู้ประกอบการจะได้รับจากบุคคลภายนอก กิจการได้เอกสารประกอบการบันทึกบัญชีเหล่าน้ีมาเน่ืองจากการ
ซ้ือสินค้าเป็นเงินสด การซ้ือสินทรัพย์เป็นเงินสด การจ่ายชาระหน้ี รวมท้ังการจ่ายค่าใช้จ่ายต่างๆ เป็นเงินสด
จะบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน โดยจะเรียงลาดับเลขที่ข้ึนมาใหม่ ซ่ึงการให้เลขรหัสขึ้นอยู่กับผู้บันทึกบัญชีว่า
จะกาหนดอย่างไร ท้ังน้ีจะต้องส่ือความหมายถึงเอกสารท่ีเกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี เอกสารท่ีนามาบันทึกบัญชี
ได้แก่ ต้นฉบบั ใบเสร็จรับเงิน ต้นฉบับใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากับภาษี ใบสาคญั จา่ ยเงิน เป็นตน้

6.1.3 เอกสารเงินเชื่อ เป็นเอกสารที่บันทึกรายการเกี่ยวกับการซ้ือและขายเป็นเงินเช่ือทุกประเภท
ซึง่ ผปู้ ระกอบการจะไดร้ ับทั้งจากบคุ คลภายนอกและเปน็ ผอู้ อกให้แกบ่ ุคคลภายนอก ประกอบด้วย

1) เอกสารท่ีได้รับจากบุคคลภายนอก เมื่อได้รับเอกสารจากบุคคลภายนอก กิจการต้องกาหนด
ลาดับเลขที่เอกสารข้ึนมาใหม่เพื่อใช้อ้างอิง ในการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันข้ันต้นที่เกี่ยวข้อง ได้แก่ เอกสาร
เกี่ยวกับการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ การส่งคืนสินค้าที่ซื้อเป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันซื้อ หรือกรณีซ้ือ
สินทรัพย์อ่ืน ๆ เป็นเงินเชื่อ จะบันทึกในสมุดรายวันท่ัวไป ตัวอย่างเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกากับสินค้า/
ใบกากับภาษี หรอื ต้นฉบบั ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษี เป็นตน้

2) เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกไม่ต้องกาหนดลาดับ
เลขที่เอกสารข้ึนมาใหม่ เพราะเอกสารได้จัดเรียงลาดับเพ่ือการควบคุมภายในไว้เรียบร้อยแล้ว ได้แก่ เอกสาร
เกี่ยวกับการขายสินค้าเป็นเงินเช่ือ การรับคืนสินค้าท่ีขายเป็นเงินเช่ือ จะบันทึกในสมุดรายวันขาย ตัวอย่าง
เอกสาร เชน่ สาเนาใบกากบั สินคา้ /ใบกากับภาษี หรอื สาเนาใบส่งของ/ใบกากับภาษี เปน็ ต้น

6.1.4 เอกสารอนื่ ๆ เป็นเอกสารทกี่ ิจการได้รับหรือออกใหแ้ ก่บุคคลภายนอกทนี่ อกเหนอื จากที่กล่าว
มาข้างต้น และใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชีได้ เอกสารที่นาไปบันทึกในสมุดรายวันรับเงิน เช่น ใบสาคัญ
รับ ใบรับรองภาษีเงินได้หัก ณ ท่ีจ่าย ที่ออกให้กับบุคคลอ่ืน และเอกสารท่ีนาไปบันทึกในสมุดรายวันจ่ายเงิน
เช่น ใบสาคัญจ่าย ใบรับรองภาษีเงินได้ หัก ณ ท่ีจ่าย ท่ีได้รับจากภายนอก ใบสาคัญที่ทางราชการออกให้ เช่น
ใบคา่ ปรับ ใบค่าธรรมเนียม หนงั สือรับรองการจ่ายเงนิ ใบอนโุ มทนาบญุ เป็นตน้

1-18

6.2 การวิเคราะหร์ ายการค้าจากเอกสาร
ขัน้ ตอนแรกของการปฏบิ ตั งิ านการจดั ทาบญั ชีตามวงจรบญั ชีผทู้ าบญั ชีตอ้ งพิจารณาตรวจสอบและ

วิเคราะหเ์ อกสารประกอบการบนั ทกึ บญั ชี ซง่ึ มีลาดบั ขนั้ การปฏิบัติดงั นี้
6.2.1 ตรวจสอบข้อความและรายการทก่ี ฎหมายกาหนดไว้ในเอกสารประเภทตา่ งๆ ทต่ี ้องมีปรากฏ

ใหถ้ ูกต้องครบถ้วนสมบรู ณ์ เพราะเอกสารที่ไม่ถกู ต้องครบถว้ นสมบรู ณ์ตามข้อกาหนดของกฎหมาย ไม่สามารถ
ใช้เปน็ หลกั ฐานในประกอบการบนั ทกึ บญั ชีได้

6.2.2 วเิ คราะหป์ ระเภทของเอกสาร ตามลักษณะรายการทีเ่ กิดข้ึนทางการบัญชี ดังน้ี
1) เอกสารดา้ นรายรบั หมายถึง เอกสารท่ีเกี่ยวข้องกับการรบั เงิน ซึ่งแบง่ เป็นรายไดแ้ ละรายรบั
(1) รายได้ หมายถึง ผลประโยชน์ทีไ่ ดร้ ับเป็นประจาจากการประกอบกิจการโดยปกตเิ ชน่

รายได้จากการขายสินคา้ รายไดจ้ ากการใหบ้ รกิ าร รายได้ดอกเบี้ย รายได้ค่าเช่า เป็นต้น
(2) รายรบั หมายถงึ การรับเงินอ่ืนๆ ท่ีนอกเหนือจากการประกอบกจิ การหลกั เชน่ การรับเงิน

จากการกู้ยมื การรับเงนิ จากการขายสินทรพั ย์ถาวร เปน็ ต้น
2) เอกสารดา้ นรายจ่าย หมายถึง เอกสารที่เก่ียวข้องกับการจา่ ยเงนิ ของกจิ การ ซ่งึ แบง่ เปน็

คา่ ใช้จา่ ยและรายจ่าย
(1) คา่ ใชจ้ ่าย หมายถึง ค่าใชจ้ า่ ยหลกั ท่ีเกดิ เปน็ ประจาจากการประกอบกิจการ เชน่ ต้นทุน

การขาย ค่าใชจ้ า่ ยในการดาเนนิ งาน เป็นตน้
(2) รายจ่าย หมายถึง การจา่ ยเงินอน่ื ๆ ที่นอกเหนือจากการประกอบกิจการหลัก เชน่ การ

จ่ายเงินเพื่อชาระหนเี้ งินกู้ การจา่ ยเงนิ เพ่ือซื้อ ต่อเตมิ ก่อสร้างสนิ ทรัพยถ์ าวร เปน็ ตน้
3) เอกสารด้านเงินเช่ือ หมายถึง เอกสารทั้งที่ได้รับจากบุคคลภายนอกและออกให้กับ

บคุ คลภายนอก ซึง่ มผี ลทางการคา้ เกิดขึ้นแลว้ เพยี งแตย่ งั ไม่ได้รับเงนิ หรือยังไม่ได้จา่ ยเงนิ เทา่ นั้น
(1) เอกสารเงนิ เชื่อทีไ่ ด้รับจากบุคคลภายนอก หมายถงึ เอกสารทเี่ กดิ ข้ึนเน่อื งจากการซื้อ

สินคา้ หรอื บริการเปน็ เงินเชอื่ เชน่ ต้นฉบบั ใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากับภาษี ตน้ ฉบับใบแจ้งหนี้ เป็นต้น
(2) เอกสารเงนิ เชอื่ ทอ่ี อกใหก้ บั บุคคลภายนอก หมายถึง เอกสารทีเ่ กดิ ข้ึนเน่ืองจากการขาย

สินคา้ หรอื บริการเป็นเงนิ เชอื่ เช่น สาเนาใบกากบั สนิ ค้า/ใบกากบั ภาษี สาเนาใบแจง้ หน้ี เปน็ ต้น

ตารางที่ 1-1 แสดงการวเิ คราะหป์ ระเภทเอกสารกบั สมุดบันทึกบัญชีขน้ั ตน้

รายการคา้ ชือ่ เอกสาร ประเภทเอกสาร สมดุ บัญชีข้ันต้น
รับเงิน จา่ ยเงิน เงนิ เชือ่ สมุดรายวนั รับเงนิ

ขายสนิ ค้าเป็นเงนิ สด สาเนาใบเสร็จรบั เงนิ / สมดุ รายวันทัว่ ไป

ใบกากับภาษี

ซื้อสินทรพั ย์เงนิ เชือ่ ตน้ ฉบับใบกากับ

สินคา้ /

ใบกากับภาษี

1-19

ตารางท่ี 1-1 (ตอ่ ) ชอื่ เอกสาร ประเภทเอกสาร สมดุ บญั ชขี น้ั ตน้
รายการค้า รับเงิน จา่ ยเงิน เงนิ เชอ่ื สมดุ รายวันจา่ ยเงิน
ตน้ ฉบับใบเสร็จรับเงนิ / สมุดรายวันขาย
ซ้อื สนิ คา้ เป็นเงินสด ใบกากบั ภาษี สมดุ รายวนั รับเงนิ

ขายสนิ คา้ เปน็ เงนิ เช่ือ สาเนาใบกากับสินคา้ /
ใบกากบั ภาษี
รับชาระหน้ี
ซอ้ื สนิ ค้าเปน็ เงินเช่อื สาเนาใบเสรจ็ รับเงนิ

จ่ายชาระหน้ี ต้นฉบบั ใบกากับสนิ ค้า/ สมุดรายวันซอื้
ใบกากบั ภาษี สมดุ รายวันจา่ ยเงนิ

ตน้ ฉบับใบเสร็จรบั เงิน

จา่ ยเงินค่าใชพ้ าหนะ ใบสาคัญจ่าย สมดุ รายวนั จ่ายเงนิ
รับรายได้คา่ บริการ สมดุ รายวันรบั เงนิ
สาเนาใบเสรจ็ รับเงนิ /
สง่ คนื สินคา้ ท่ซี ื้อเป็นเงินเชื่อ ใบกากบั ภาษี สมุดรายวนั ทั่วไป
ต้นฉบับใบลดหนี้ (สมุดรายวนั ซ้อื )
สมุดรายวนั จา่ ยเงิน
จ่ายเงินเดือนพนกั งาน ทะเบยี นจา่ ยเงินเดอื น

6.2.3 วเิ คราะหแ์ หลง่ ทไ่ี ด้มาของเอกสาร
แหล่งท่ีมีของเอกสารมี 3 แหล่ง ตามการจัดประเภทของเอกสาร กล่าวคือ เอกสารที่ได้รับจาก

บุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก และเอกสารท่ีกิจการจัดทาข้ึนเพื่อใช้ในกิจการเอง การ
วิเคราะห์แหลง่ ที่มาใหใ้ ห้สังเกตเบอ้ื งต้นคือ ถ้าเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเป็นตน้ ฉบับ (ตัว
จริง) แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสาเนาติดเล่ม หรือวิเคราะห์จากรายการค้า
รายการค้าท่ีปรากฏเป็นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากชื่อเอกสาร เช่น ต้นฉบับใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี
วเิ คราะห์ไดว้ า่ เปน็ เอกสารท่เี กิดจากการซ้ือสินคา้ เป็นเงินเช่ือ ผขู้ ายเปน็ คนจัดทาขนึ้ แล้วมอบตน้ ฉบบั ให้กับผู้ซื้อ
สาหรับผู้ขายเก็บฉบับที่เป็นสาเนาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี นอกจากน้ีอาจวิเคราะห์รายการค้าจาก
รายการหรือข้อความต่างๆ ในเอกสาร เช่น เง่ือนไขการชาระเงิน การลงนามความรับผิดของผู้ท่ีเกี่ยวข้องกับ
เหตุการณ์ เช่น ผสู้ ง่ สินค้า ผ้รู บั สินคา้ ผูร้ บั เงิน ผอู้ นุมตั ิ เป็นต้น

6.2.4 วิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารตามหลักสมการบญั ชี
เมือ่ ทราบรายการคา้ ท่ีเกิดขึ้นจากเอกสารแล้วข้ันตอนต่อไปจะนารายการค้ามาวิเคราะหเ์ พอ่ื

พิจารณาว่า รายการคา้ นั้น มีผลกระทบต่อฐานะทางการเงินตามหลักสมการบัญชอี ย่างไร

สมการบญั ชี สนิ ทรัพย์ = หนีส้ ิน + ส่วนของเจ้าของ (ทุน)

1-20

ตารางท่ี 1-2 แสดงการวิเคราะหเ์ อกสารกบั หลักสมการบัญชี

วเิ คราะห์ตามหลักสมการบัญชี

ช่อื เอกสาร รายการคา้ สินทรัพย์ = หน้สี ิน + ทุน

สินทรพั ย์ หนีส้ ิน ทนุ

สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน/ใบกากับภาษี ขายสนิ คา้ เปน็ เงนิ สด เพมิ่ ขึ้น - เพ่ิมขนึ้
ตน้ ฉบับใบกากบั สนิ คา้ /ใบกากับภาษี ซ้ือสินทรพั ย์เปน็ เงนิ เชื่อ
ตน้ ฉบับใบเสร็จรบั เงิน/ใบกากับภาษี ซ้อื สนิ ค้าเปน็ เงนิ สด เพมิ่ ขึ้น เพมิ่ ขน้ึ -

เพิ่มข้นึ - -

ลดลง

สาเนาใบกากบั สินค้า/ใบกากับภาษี ขายสนิ ค้าเปน็ เงินเช่ือ เพิ่มขน้ึ - เพ่มิ ขึน้

สาเนาใบเสรจ็ รบั เงิน รบั ชาระหนี้ เพม่ิ ข้ึน - -

ลดลง

ต้นฉบบั ใบเสร็จรบั เงนิ จ่ายชาระหนี้ ลดลง ลดลง -
ต้นฉบับใบกากับสินค้า/ใบกากับภาษี ซอ้ื สินค้าเป็นเงินเชือ่
ใบสาคญั จ่าย จ่ายคา่ ใชพ้ าหนะเป็นเงินสด เพมิ่ ขน้ึ เพิ่มข้นึ -
สาเนาใบเสร็จรบั เงนิ /ใบกากับภาษี รบั รายไดค้ ่าบริการ
ต้นฉบับใบลดหนี้ สง่ คืนสินค้าที่ซอ้ื เปน็ เงนิ เช่อื ลดลง - ลดลง
ทะเบยี นจ่ายเงนิ เดือน จ่ายเงินเดอื นพนักงาน
เพมิ่ ขน้ึ - เพิม่ ขน้ึ

ลดลง ลดลง -

ลดลง - ลดลง

ตารางที่ 1-3 แสดงการวิเคราะห์เอกสารภาษีมูลค่าเพิ่มกบั สมดุ บัญชีขนั้ ต้น และการบนั ทึกบัญชี

รายการค้า ช่อื เอกสาร ภาษีมูลค่าเพ่มิ สมดุ บญั ชขี น้ั ต้น การบนั ทึกบญั ชี
เกยี่ ว ไมเ่ กย่ี ว

ขายสนิ ค้าเปน็ เงินสด สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ สมุดรายวันรับเงนิ Dr.เงินสด

ใบกากับภาษี Cr.ขายสนิ ค้า

ภาษีขาย

ซื้อเคร่ืองจักรเงินเช่อื ต้นฉบับใบกากับสินค้า/ สมดุ รายวันทว่ั ไป Dr.เครื่องจักร

ใบกากบั ภาษี ภาษีซือ้

Cr.เจ้าหน้ี

ซื้อสินค้าเป็นเงินสด ต้นฉบับใบเสร็จรบั เงนิ / สมดุ รายวนั Dr.ซ้ือสินค้า

ใบกากับภาษี จา่ ยเงนิ ภาษีซ้ือ

Cr.เงินสด

ขายสนิ ค้าเปน็ เงินเชื่อ สาเนาใบกากับสินคา้ / สมุดรายวันขาย Dr.ลกู หนี้

ใบกากับภาษี Cr.ขายสนิ ค้า

ภาษีขาย

1-21

ตารางที่ 1-3 (ตอ่ ) ชอ่ื เอกสาร ภาษีมลู ค่าเพ่ิม สมุดบญั ชีขัน้ ต้น การบันทกึ บญั ชี
รายการค้า สาเนาใบเสร็จรับเงนิ เก่ยี ว ไมเ่ ก่ยี ว สมดุ รายวันรับเงนิ
ต้นฉบับใบกากบั สนิ คา้ / Dr.เงินสด
รับชาระหนี้ สมดุ รายวันซือ้ Cr.ลกู หน้ี
ซื้อสินคา้ เปน็ เงนิ เช่อื ใบกากับภาษี
ตน้ ฉบบั ใบเสรจ็ รับเงิน สมุดรายวัน Dr.ซอ้ื สนิ คา้
จ่ายชาระหนี้ จ่ายเงนิ ภาษีซือ้
จา่ ยเงินคา่ ใชพ้ าหนะ ใบสาคัญจ่าย สมดุ รายวัน Cr.เจา้ หนี้
รับรายได้ค่าบริการ สาเนาใบเสร็จรับเงิน/ จา่ ยเงนิ
สมดุ รายวันรับเงนิ Dr.เจ้าหนี้
สง่ คืนสินคา้ ที่ซื้อเปน็ ใบกากับภาษี Cr.เงินสด
เงนิ เชือ่ ต้นฉบบั ใบลดหน้ี สมดุ รายวนั ซอ้ื
จา่ ยเงนิ เดือนพนักงาน หรือ Dr.คา่ พาหนะ
ทะเบียนจา่ ยเงนิ เดอื น Cr.เงนิ สด
สมดุ รายวันทัว่ ไป
สมดุ รายวนั Dr.เงินสด
จา่ ยเงนิ Cr.รายได้
ภาษขี าย

Dr.เจา้ หนี้
Cr.ส่งคนื ฯ
ภาษีซือ้

Dr.เงินเดือน
Cr.เงินสด

7. การปฏบิ ัตเิ กีย่ วกับการออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จา่ ย
ผ้ปู ระกอบการที่เป็นนติ บิ ุคคลเป็นผรู้ ับบริการเมื่อต้องจ่ายเงินค่าบริการบางประเภทท่ีกฎหมายกาหนดไว้ จะต้อง

มีหน้าท่ีออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย ให้กับผู้ให้บริการที่เป็นนิติบุคคลที่ประกอบกิจการในประเทศไทย
โดย

การออกหนังสือรับรองหักภาษี ณ ท่จี า่ ย มีแนวทางในการปฏิบัติดังนี้
7.1 ออกหนังสอื รับรองการหกั ภาษี ณ ทจี่ ่ายใหผ้ รู้ ับเงินท่กี ฎหมายกาหนด
7.2 จัดเกบ็ เขา้ แฟ้มเพ่ือการตรวจสอบ
7.3 เม่ือครบกาหนด 7 วันของเดือนถัดไป จัดทาใบสาคัญจ่ายโดยแนบหนังสอื รบั รองการหักภาษี ณ ท่ี
จา่ ย เพื่อให้ผู้อานาจลงนามก่อนสง่ ใหพ้ นักงานจัดทาเช็คจา่ ยเพื่อนาสง่ สรรพากร
7.4 กรอกแบบ ภ.ง.ด.3 กรณผี ู้ถูกหักมหี น้าที่เสียภาษเี งนิ ได้บุคคลธรรมดา หรือแบบ ภ.ง.ด. 53 กรณผี ู้
ถูกหกั มหี นา้ ที่เสียภาษเี งนิ ได้นติ บิ คุ คล เพื่อประกอบการนาส่งเงินแก่สรรพากร

1-22

ภาพท่ี 1-10 แบบ ภ.ง.ด. 3
ท่มี า : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND3_140255.pdf

1-23

ภาพท่ี 1-11 แบบ ภ.ง.ด. 53
ทีม่ า : http://www.rd.go.th/publish/fileadmin/tax_pdf/withhold/PND53_140255.pdf

ตวั อยา่ ง การคานวณภาษเี งนิ ไดห้ กั ณ ทจ่ี า่ ย

กจิ การจ่ายคา่ โทรศัพทใ์ ห้บริษัท ทโี อที จากัด(มหาชน) โดยมีรายละเอยี ดในในเสร็จรับเงนิ ดงั นี้

คา่ เชา่ ค่าใช้โทรศัพท์ รวม

ค่าโทรศพั ท์ 100 1,500 1,600

การคานวณภาษีเงนิ ไดห้ ัก ณ ท่จี า่ ยเปน็ ดังนี้

- ค่าเชา่ คู่สายโทรศัพท์ หัก ณ ท่ีจา่ ย 5%

- ค่าใช้บรกิ ารโทรศพั ท์ หกั ณ ทจี่ ่าย 3%

ดังนน้ั คา่ เช่า 5%X100 = 5 บาท

คา่ ใช้บรกิ าร 3%X1,500 = 45 บาท

รวมภาษีหกั ณ ทจี่ ่ายทั้งสิน้ = 50 บาท

1-24

สรุปการคานวณคา่ โทรศัพทส์ ุทธิทต่ี ้องจา่ ย

ค่าโทรศพั ท์ 1,600.-

บวก ภาษีมลู ค่าเพิ่ม 112.-

รวม 1,712.-

หัก ภาษีหกั ณ ท่จี า่ ย 50.-

เงินคา่ โทรศัพทส์ ุทธทิ ่ีต้องจ่าย 1,662.-

การบันทึกบัญชี

Dr. ค่าโทรศัพท์ 1,600.-

ภาษีซอ้ื 112.-

Cr. เงนิ สด 1,662.-
50.-
ภาษเี งินไดห้ ัก ณ ทจ่ี ่าย

************************************

1-25