2-1หน่วยที่ 2ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accountingสาระสำคัญโปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรมบัญชีSmartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) และบริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ได้พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ที่สนใจทั่วไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจำกัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์จำกัด (มหาชน) เปิดให้DOWNLOAD โปรแกรมSmartbiz และคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Downloadสาระการเรียนรู้1. คุณลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting2. ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม Smartbiz Accountingสมรรถนะประจำหน่วย1. แสดงความรู้เกี่ยวกับความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting2. ประยุกต์ใช้ความรู้ในชีวิตประจำวัน และการประกอบอาชีพจุดประสงค์การเรียนรู้1. บอกคุณลักษณะทั่วไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้2. บอกภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้3. บอกประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
2-21. คุณลักษณะทั่วไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accountingโปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรมบัญชีSmartbiz เป็นโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหนึ่งที่บริษัท คริสตอลซอฟท์ จำกัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จำกัด ร่วมกับมหาวิทยาลัยรามคำแหง ได้พัฒนาขึ้นเพื่อให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ที่สนใจทั่วไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจำกัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์จำกัด(มหาชน) เปิดให้DOWNLOAD โปรแกรม Smartbizและคู่มือการใช้งานได้ที่ www.crystalsoftwaregroup.com page Downloadโปรแกรม Smartbiz มีการพัฒนามาอย่างต่อเนื่อง จนถึงปัจจุบัน โปรแกรมที่ใช้ในเอกสารเล่มนี้เป็น Version 10.2โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซื้อ (Purchase Order and Purchase Analysis System : PO) เพื่อใช้ในการจัดซื้อสินค้าหรือจ้างทำงาน ระบบขายและวิเคราะห์ขาย (Sale Order Entry and Sale Analysis System : SO) เพื่อใช้ในการออกเอกสารขาย รายงานวิเคราะห์รายการขาย ระบบลูกหนี้และวิเคราะห์ลูกหนี้ (Account Receivable System : AR) เพื่อทำการติดตามหนี้ พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ระบบเจ้าหนี้และวิเคราะห์เจ้าหนี้ (Account Payable and Analysis System : AP) เพื่อทำการชำระหนี้ และวิเคราะห์เจ้าหนี้ ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง(Inventory Control System : IC) เพื่อช่วยในการบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ) เพื่อใช้ในการบันทึกรายละเอียดการรับจ่ายเงิน ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System : FA)ใช้ในการจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคำนวณค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System : GL) เพื่อจัดทำงบการเงินของธุรกิจ ซึ่งระบบย่อย ต่างๆ ใน Smartbiz Accounting จะมีการทำงานเชื่อมโยงกัน ดังภาพที่ 2-1 นอกจากนี้ยังมีระบบงานที่ใช้ในการเชื่อมต่อ และส่งข้อมูลกับสำนักงานบัญชีที่รับทำบัญชี ด้วยคริสตอลออนไลน์ โดยส่งผ่านข้อมูลทางอินเตอร์เน็ตและมีระบบ Business Intelligent อย่างง่าย ซึ่งเป็นโปรแกรมสร้างรายงานสำหรับผู้บริหาร (แบบ viewer)ภาพที่ 2-1 ระบบย่อยและการเชื่อมโยงระหว่างระบบต่างๆ ใน Smartbiz Accountingที่มา : ขวัญฤดี (2558)
2-32. ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accountingภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้ภาพที่ 2-2 ภาพรวมการทำงานของโปรแกรม Smartbiz Accounting2.1 การกำหนดโครงสร้างองค์กร ( Organization Structure ) เช่น บริษัทที่จะใช้งานมีบริษัทใด มีกี่สาขา มีฝ่าย และแผนกในการทำงานอะไรบ้าง นอกจากนี้ยังมีการกำหนดนโยบายทางบัญชีที่สำคัญ ซึ่งจะกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัท หรือฐานข้อมูลสาขา เนื่องจากมีผลต่อการทำงานทั้งบริษัท เช่น ที่ฐานข้อมูลบริษัทมีให้กำหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้า ว่าเป็นแบบ Perpetual หรือ Periodic กำหนดการตีราคาสินค้าสำเร็จรูปเป็นแบบ FIFO , Average หรือ Specific เป็นต้น2.2 การบันทึกฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรียมฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ที่ถูกเรียกใช้งานซ้ำๆ เอาไว้เป็น Master files เช่น ในระบบขาย Master files ที่ต้องเตรียมก็คือ รายชื่อลูกค้า เมื่อมีการบันทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดึงรายชื่อลูกค้าจาก Master files มาใช้ไม่ต้องมาคีย์รายชื่อลูกค้าซ้ำๆ ทุกครั้งที่ทำรายการ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง Master files ที่ต้องเตรียม ก็คือรายชื่อสินค้า รายชื่อหน่วยนับของสินค้า เป็นต้น2.3การบันทึกยอดยกมาก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรม ( Set Balance data ) เป็นการบันทึกยอดยกมาของรายการค้าที่เกิดขึ้นก่อนที่มาเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใด เริ่มใช้โปรแกรม พร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบบริหารสินค้าคงคลัง ก็คือ ยอดสินค้าคงเหลือยกมา ซึ่งเราจะได้จาก รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของรอบบัญชีก่อนมาบันทึกเป็นยอดยกมาในรอบบัญชีนี้ ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบลูกหนี้ก็คือ รายการใบส่งของที่ยังค้างชำระ ใบลดหนี้ที่ยังค้างชำระ ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภท ก็คือ ยอดยกมาของบัญชีต่างๆ โดยเอาตัวเลขมาจากงบแสดงฐานะการเงิน ของรอบบัญชีก่อน เป็นต้น2.4 บันทึกรายการค้า และการทำรายงาน (Entry Transactions and Reporting) เป็นการบันทึกรายการค้าต่างๆ ที่เกิดขึ้น และการจัดทำรายงาน ซึ่งจะเกี่ยวข้องกับการทำงานระบบต่างๆ เช่น
2-42.4.1 ระบบซื้อ (Purchase Order System หรือ PO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทำรายงานที่เกี่ยวกับการซื้อสินค้า และบริการ อาจจะเริ่มตั้งแต่ การทำใบเสนอขออนุมัติจัดซื้อ การสั่งซื้อสินค้าการซื้อสินค้าและบริการ ทั้งการซื้อสด ซื้อเชื่อ การส่งคืนสินค้า และได้รับใบลดหนี้จากเจ้าหนี้เป็นต้นภาพที่ 2-3 ภาพรวมการทำงานของระบบซื้อ2.4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทำรายงานที่เกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มตั้งแต่ การทำใบเสนอราคา การรับคำสั่งขาย การขายสินค้าและบริการ ที่เป็นการขายสด ขายเชื่อ การรับคืนสินค้าจากลูกค้าและออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหนี้เป็นต้นภาพที่ 2-4 ภาพรวมการทำงานของระบบขาย
2-52.4.3 ระบบเจ้าหนี้(Account Payable System หรือ AP) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทำรายงานที่เกี่ยวกับเจ้าหนี้ เช่น การรับวางบิล การจ่ายชำระหนี้ค่าสินค้าและค่าบริการให้กับเจ้าหนี้และรายการเช็คจ่าย การบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับงานบริการ และให้กับเจ้าหนี้เป็นต้นภาพที่ 2-5 ภาพรวมการทำงานของระบบเจ้าหนี้2.4.4 ระบบลูกหนี้(Account Receivable System หรือ AR ) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทำรายงานที่เกี่ยวกับลูกหนี้ เช่น การติดตามหนี้โดยจัดทำใบวางบิล ซึ่งมีทั้งแบบจัดทำเองทีละใบ หรือให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้อัตโนมัติ สำหรับ invoice ค้างชำระทั้งหมดของลูกหนี้ทุกราย การรับชำระหนี้ค่าสินค้าและค่าบริการจากลูกหนี้และรายการเช็ครับ หรือ ใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษีหัก ณ ที่จ่ายสำหรับงานบริการ เป็นต้นภาพที่ 2-6 ภาพรวมการทำงานของระบบลูกหนี้
2-62.4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การเพิ่มขึ้น หรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซื้อ ขาย ในระบบซื้อและระบบขาย ซึ่งโปรแกรมจะทำการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัติแล้ว โดยผู้ใช้งานไม่ต้องมาบันทึกรายการซ้ำซ้อนอีก แต่การเพิ่มขึ้นหรือลดลงของสินค้า อาจเกิดจากกรณีอื่นๆ ได้อีก เช่น1) สินค้าแตกหัก ชำรุด ทำให้ต้องตัดสินค้าที่ชำรุดออกมาจากคลัง ก็จะบันทึกปรับปรุงยอดให้ถูกต้อง โดยใช้ใบปรับยอดสินค้า2) ทำการตรวจนับสินค้าประจำปีเมื่อตรวจนับจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงได้เท่าไหร่ก็จะมาบันทึกใบตรวจนับสินค้าเพื่อตรวจสอบกับจำนวนสินค้าในระบบ3) การเบิกวัสดุสิ้นเปลือง/วัสดุสำนักงาน ไปใช้4) บางธุรกิจที่มีคลังสินค้าหลายคลัง อาจจะมีการบันทึกโอนสินค้าระหว่างคลังต่างๆ โดยใช้ใบโอนสินค้าระหว่างคลัง5) ธุรกิจผลิต อาจทำการบันทึกเบิกวัตถุดิบไปใช้ในการผลิต การบันทึกรับสินค้าสำเร็จรูปที่ผลิตเสร็จแล้วเข้าคลัง เป็นต้นภาพที่ 2-7 ภาพรวมการทำงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง2.4.6 ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ) ซึ่งโดยทั่วไป เรามักจะบันทึกรายการเช็ครับ เช็คจ่ายไปพร้อมกับการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ในระบบลูกหนี้ระบบเจ้าหนี้ไปแล้ว ซึ่งรายการเช็คที่บันทึกจากระบบลูกหนี้ระบบเจ้าหนี้ก็จะมาปรากฏให้เห็นที่ระบบเช็คและเงินฝากนี้ด้วย แต่ยังมีบางกรณีที่เราจะมาบันทึกรายการในระบบเช็คโดยตรง เช่น1) นำฝากเช็ครับที่ถึงกำหนดนำฝาก โดยทำเป็นใบนำฝาก (Pay in)2) ปรับปรุงสถานะของเช็ครับว่าผ่านบัญชีโดยทำการปรับปรุงสถานะเช็ครับตามวันที่ที่เช็คได้ผ่านบัญชีแล้ว3) ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายว่าผ่านบัญชีแล้ว โดยทำการปรับปรุงสถานะเช็คจ่าย ตามวันที่ที่เจ้าหนี้นำเช็คมาขึ้นเงิน
2-74) ปรับปรุงสถานะของเช็ครับที่ไม่ผ่านบัญชี(เช็คเด้ง) โดยทำการปรับปรุงสถานะของเช็คและระบุสาเหตุที่ไม่ผ่านบัญชีตามเอกสารที่ได้จากธนาคาร5) ปรับปรุงสถานะของเช็คจ่ายที่ไม่ผ่านบัญชี(เช็คเด้ง) โดยทำการปรับปรุงสถานะของเช็คและระบุสาเหตุที่ไม่ผ่านบัญชีตามเอกสารที่ได้จากธนาคาร6) บันทึกใบถอนเงินจากบัญชีออมทรัพย์เพื่อนำฝากเข้าบัญชีกระแสรายวัน สำหรับเช็คที่ได้จ่ายออกไป ซึ่งเรามักจะทำไปพร้อมกับการบันทึกใบสำคัญลงบัญชีภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทำงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร2.4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System หรือ FA ) การทำงานในระบบนี้จะเป็นการคำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่สั่งประมวลค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ในช่วงเดือนที่ต้องการเท่านั้น แล้วโปรแกรมก็จะทำการคำนวณค่าเสื่อมราคาให้ละเอียดตามจำนวนวันของแต่ละเดือน และทำการลงบัญชีให้อัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภทให้ด้วย แต่ในกรณีที่ผู้ใช้งาน ต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาที่ได้จากการคำนวณจะต้องมาทำการปรับปรุงที่ระบบสินทรัพย์ให้เรียบร้อยก่อน แล้วโปรแกรมจะupdate รายการไปลงบัญชีให้ถูกต้องภาพที่ 2-9 ภาพรวมการทำงานของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์2.4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) เป็นระบบ BACK END ซึ่งได้ข้อมูลมาจาก 2 แหล่ง คือ ส่วนที่ 1 ได้จากการบันทึกบัญชีจากระบบ FRONT END ต่างๆ เช่น จากระบบขาย จากระบบซื้อ จากระบบควบคุมสินค้าคงคลัง เป็นต้น ส่วนที่ 2 ได้จากการบันทึกรายการบัญชีเข้าไป
2-8เองโดยตรง เช่น บันทึกรายการรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือสิ้นงวดบันทึกปรับปรุงกำไรสะสม เป็นต้นนอกจากรายการรายวันที่บันทึกผ่าน Voucher แล้ว โปรแกรมยังมีความสามารถเพิ่มเติมในการเชื่อมโยงไปยังระบบย่อย หรือระบบ FRONT END ต่างๆ โดยใช้หน้าเชื่อมโยง (LINK) โดยมีรูปแบบดังนี้รูปแบบแรก เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซึ่งผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขเอกสารต้นตอได้ แต่สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงรายการบัญชีที่หน้า Voucher ได้ด้วยรูปแบบที่สอง ผู้ใช้งานบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เสมือนว่าทำงาน FRONT END ด้วยขณะที่บันทึกรายการ Voucher ถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้ใช้งานเป็นผู้สร้างเอกสารต้นตอเอง ดังนั้น ผู้ใช้งานก็สามารถแก้ไขเอกสารประกอบการลงบัญชีได้ การทำงานในระบบบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนการทำงานสรุปเป็นแผนภาพได้ดังนี้ภาพที่ 2-10 ภาพรวมการทำงานของระบบบัญชีแยกประเภท 1) การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารที่บันทึกมาจากระบบอื่น (Trace back) ในระบบนี้จะมีเมนูที่ใช้ในการบันทึกเอกสาร คือ เมนูบันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมุดรายวันให้เลือกเข้าทำงาน ซึ่งส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่านี้จะ เกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบบัญชีแยกประเภท เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซึ่งผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไขเอกสารต้นตอได้ แต่สามารถแก้ไขหรือปรับปรุงรายการบัญชีที่หน้า Voucher ได้ด้วย(1) ระบบซื้อ เมื่อทำรายการซื้อเชื่อ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้างใบสำคัญซื้อเชื่อ ไว้ในสมุดรายวันซื้อเชื่อ (Purchase on Credit Journal ; PD) หรือ เมื่อทำการซื้อสดลดหนี้เงินสด จะลงบัญชีที่สมุดรายวันเงินสดจ่าย (Purchase on Cash Journal ; PC)
2-9(2) ระบบเจ้าหนี้เมื่อทำการจ่ายชำระหนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้างใบสำคัญเงินสดจ่าย ไว้ในสมุดรายวันเงินสดจ่าย(3) ระบบขาย เมื่อทำรายการขายเชื่อ ลดหนี้เงินเชื่อ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้างใบสำคัญขายเชื่อ ไว้ในสมุดรายวันขายเชื่อ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือ เมื่อทำการขายสด ลดหนี้เงินสด จะลงบัญชีที่สมุดรายวันเงินสดรับ (Sale on Cash Journal ; SC)(4) ระบบลูกหนี้เมื่อทำการรับชำระหนี้โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติโดยมาสร้างใบสำคัญเงินสดรับ ไว้ในสมุดรายวันเงินสดรับ(5) ระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร เมื่อทำการนำฝากเช็ค (Pay in) โปรแกรมจะสร้างใบสำคัญทั่วไป ไว้ในสมุดรายวันทั่วไป (General Journal ; GJ)2) การบันทึกรายการโดยตรงที่ระบบบัญชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวันที่เกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติที่เกิดจากการบันทึกรายการค้าจากระบบอื่นๆ แล้ว ผู้ใช้ยังสามารถบันทึกรายการค้าต่างๆได้เอง โดยบันทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชีขณะบันทึกรายการ เสมือนว่าทำงาน FRONT END ด้วย ถ้าเป็นลักษณะนี้ ผู้ใช้งานเป็นผู้สร้างเอกสารต้นตอเอง ดังนั้น ผู้ใช้งานก็สามารถแก้ไขเอกสารประกอบการลงบัญชีได้เช่น(1) บันทึกตั้งค้างจ่ายค่าน้ำค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซึ่งเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้3 รายการ แต่จัดทำใบสำคัญซื้อเชื่อ(Voucher) 1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในสมุดรายวันทั่วไปของระบบบัญชีแยกประเภท(2) บันทึกใบเสร็จจ่ายค่าน้ำค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ที่เคยตั้งหนี้ไว้ ซึ่งเป็นใบเสร็จ3 รายการแต่มีใบสำคัญจ่าย(Voucher) เพียง1 ใบ เราก็จะมาบันทึกในระบบบัญชีแยกประเภท ที่เมนู“บันทึกรายการรายวัน” และเข้าไปบันทึกใบเสร็จทั้ง3 ใบ โดยใบเสร็จนี้ตัดชำระใบส่งของ/ใบแจ้งหนี้ ที่เคยตั้งหนี้เอาไว้ได้ด้วย(3) บันทึกขายสด ขายเชื่อ สินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการที่ไม่ต้องการควบคุมยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบันทึกที่รายการรายวันหน้า Link-เชื่อมโยง (F7-Link)(4) บันทึกซื้อสด ซื้อเชื่อ สินค้า แบบไม่บันทึกรายการสินค้า เช่น รายการที่ไม่ต้องการควบคุมยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบันทึกที่รายการรายวันหน้า Link-เชื่อมโยง (F7-Link)(5) เมื่อทำใบเสร็จรับเงินที่เป็นงานบริการ จะบันทึกใบเสร็จ และใบภาษีหัก ณ ที่จ่ายรวมถึง เช็ครับไปพร้อมกัน ก็จะบันทึกที่รายการรายวัน และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้งใบเสร็จ ใบหัก ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพร้อมกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีที่ได้บันทึกไว้จากหน้า F7-Link นี้จะไปปรากฏที่ระบบนั้นๆ ด้วย เช่น บันทึก invoice ขายเชื่อ ไว้ทีหน้าเอกสารประกอบการลงบัญชีF7-Link ที่ระบบบัญชีแยกประเภท เมื่อเข้าไปที่ระบบขาย ที่เล่มขายเชื่อก็จะเห็น invoice ขายเชื่อรายการนี้ด้วย3) การกำหนดการบันทึกบัญชีอัตโนมัติ กำหนดได้4 ระดับ ดังนี้(1) ให้ลงบัญชีเหมือนกันทั้งบริษัท ทำที่ เมนู“กำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวะทั่วไป”(2) ให้ลงบัญชีแยกตามเล่มเอกสาร เช่น บริษัทฯ จะเพิ่มเล่มขายเชื่อเล่มที่ 2 โดยให้มีการลงบัญชีอัตโนมัติต่างจากการขายเชื่อเล่มเดิม(3) ให้ลงบัญชีแยกตามกลุ่มฐานข้อมูลเช่น ลงบัญชีต่างกันตามกลุ่มสินค้า กลุ่มลูกค้า
2-10(4) ให้ลงบัญชีแยกตามฐานข้อมูล เช่น ลงบัญชีต่างกันในสินค้าแต่ละรายการ ลูกค้าแต่ละราย หรือ ต่างกันตามผู้จำหน่ายแต่ละราย4) การปรับปรุงรายการตอนสิ้นงวด และปิดบัญชีนอกจากรายการรายวันที่กล่าวมาแล้ว ยังมีรายการรับ – จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนำส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสำนักงานประกันสังคม ซึ่งเป็นการบันทึกรายการตามปกติโดยทำการเดบิต เครดิต บัญชีที่ต้องการ และถ้ารายการเหล่านี้ไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชี ก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการที่หน้า link และเมื่อถึงสิ้นงวดบัญชีในที่นี้สมมติว่า งวดบัญชี คือสิ้นเดือน เราจะทำการปรับปรุงรายการต่างๆ เช่น ตั้งค้างรับรายได้ค้างรับ ตั้งค้างจ่ายค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์แล้วทำการปิดบัญชีภาษีซื้อ ภาษีขาย การโอนปิดสินค้าคงเหลือต้นงวด และบันทึกยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด การปิดบัญชีรายได้– ค่าใช้จ่าย และการปิดบัญชีกำไรขาดทุนเข้าบัญชีกำไรสะสม5) การยกเลิกการปิดบัญชี หลังจากทำการปิดบัญชีแล้ว หากพบว่ามีรายการที่ต้องแก้ไขเราจะกลับไปแก้ไขรายการที่อยู่ในงวดที่ปิดบัญชีไม่ได้จะต้องทำการยกเลิกการปิดบัญชีแล้วจึงจะกลับไปแก้ไขรายการเดิมได้3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม Smartbiz Accounting3.1 เอกสารที่ใช้สำหรับธุรกิจซื้อมา-ขายไป หรือค่าใช้จ่ายอื่นๆชื่อเอกสาร ประเภทเอกสารซื้อ/จ่าย ขาย/รับ1. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บิลเงินสด) BR SR2. ใบเพิ่มหนี้เงินสด BD SD3. ใบลดหนี้เงินสด BC SC4. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (บิลเงินเชื่อ) BI SI5. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก - SQ6. ใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ BX SX7. ใบลดหนี้เงินเชื่อ BM SM8. ใบเสร็จรับเงิน PI RI
2-113.2 เอกสารที่ใช้สำหรับธุรกิจงานบริการ (เป็นภาษีไม่ถึงกำหนด)ชื่อเอกสาร ประเภทเอกสารซื้อ/จ่าย ขาย/รับ1. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน (บิลเงินสด) BU SU2. ใบเพิ่มหนี้เงินสด BB SB3. ใบลดหนี้เงินสด BA SA4. ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหนี้ (บิลเงินเชื่อ) BV SV5. ใบเพิ่มหนี้เงินเชื่อ BZ SZ6. ใบลดหนี้เงินเชื่อ BN SX7. ใบเสร็จรับเงิน PV RV• ตัวอย่างประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม ที่ใช้สำหรับธุรกิจตัวอย่างกิจกรรมทางธุรกิจ ให้เลือกใช้ทำการซื้อ-ขายสินค้าเป็นเงินสดทำการซื้อ-ขายสินทรัพย์เป็นเงินสดจ่ายค่าน้ำ-ค่าไฟฟ้า-ค่าโทรศัพท์เป็นเงินสดBR , SRทำการเพิ่มหนี้เป็นเงินสด สำหรับการซื้อ-ขายสินค้า BD , SDทำการลดหนี้เป็นเงินสด สำหรับการซื้อ-ขายสินค้า BC , SCทำการซื้อ-ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อทำการซื้อ-ขายสินทรัพย์เป็นเงินเชื่อจ่ายค่าน้ำ-ค่าไฟฟ้าเป็นเงินเชื่อBI , SI ทำการเพิ่มหนี้ซื้อ-ขายสินค้า โดยตั้งหนี้ไว้ และจะเรียกมาตัดจ่ายเมื่อมีใบเสร็จ BX , SXทำการลดหนี้ซื้อ-ขายสินค้า โดยตั้งหนี้ไว้ และจะเรียกมาตัดจ่ายเมื่อมีใบเสร็จ BM , SMรายรับ-รายจ่ายงานบริการเป็นเงินสด เช่น จ่ายค่าโฆษณาเป็นเงินสด BU , SUทำการเพิ่มหนี้เป็นเงินสด สำหรับงานบริการ BB , SBทำการลดหนี้เป็นเงินสด สำหรับงานบริการ BA , SAรายรับ-รายจ่าย งานบริการเป็นเงินเชื่อ เช่น ค้างจ่ายค่าโฆษณา BU , SUทำการเพิ่มหนี้เป็นเงินเชื่อสำหรับงานบริการ และจะเรียกมาตัดจ่ายเมื่อมีใบเสร็จ BB , SBทำการลดหนี้เป็นเงินสดสำหรับงานบริการ และจะเรียกมาตัดจ่ายเมื่อมีใบเสร็จ BA , SA****************************
2-12
2-13