หน่วยที่ 2

E-book
วชิ าการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหสั วชิ า 20201-2007

หนว่ ยท่ี 2

ความรเู้ บอ้ื งตน้ เกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting

เรยี บเรียงโดย
พนิ รัฎ สตี ลวรางค์
บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทวั่ ไป
แผนกวิชาการบัญชี วิทยาลัยอาชีวศกึ ษาสุโขทัย
สานกั งานคณะกรรมการการอาชวี ศกึ ษา

2-1

หนว่ ยที่ 2
ความรู้เบอ้ื งต้นเกีย่ วกับโปรแกรม Smartbiz Accounting

สาระสาคญั
โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกส้ันๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรม

สาเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหน่ึงท่ีบริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) และบริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า
จากัด ได้พัฒนาขึ้นเพ่ือให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ที่สนใจท่ัวไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบ
บัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจากัดการใช้งาน สามารถใช้กับธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจ
บริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้ DOWNLOAD โปรแกรม
Smartbiz และคู่มอื การใชง้ านไดท้ ่ี www.crystalsoftwaregroup.com page Download

สาระการเรียนรู้
1. คุณลกั ษณะทวั่ ไปเกี่ยวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting
3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรเู้ กีย่ วกบั ความรเู้ บ้อื งต้นเกี่ยวกบั โปรแกรม Smartbiz Accounting
2. ประยุกต์ใช้ความรู้ในชวี ติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ

จุดประสงค์การเรยี นรู้
1. บอกคุณลกั ษณะท่ัวไปของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
2. บอกภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
3. บอกประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชใี นโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้

2-2

1. คณุ ลกั ษณะทั่วไปเก่ียวกับโปรแกรม Smartbiz Accounting
โปรแกรม Smartbiz Accounting หรือเรียกสั้นๆ ว่า โปรแกรมบัญชี Smartbiz เป็นโปรแกรม

สาเร็จรูปทางการบัญชีโปรแกรมหนง่ึ ท่ีบริษัท คริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) บริษัท คริสตอลฟอร์มูล่า จากดั
ร่วมกับมหาวิทยาลัยรามคาแหง ได้พัฒนาขึ้นเพ่ือให้ผู้ประกอบการไทย (SME) นักเรียน นักศึกษา ผู้ท่ีสนใจ
ท่ัวไป ได้ใช้ซอฟท์แวร์ระบบบัญชีที่ใช้งานได้จริง ไม่มีการล็อคการใช้งาน หรือจากัดการใช้งาน สามารถใช้กับ
ธุรกิจซื้อมา-ขายไป ธุรกิจบริการ และธุรกิจผลิตอย่างง่าย โดยบริษัทคริสตอลซอฟท์ จากัด (มหาชน) เปิดให้
DOWNLOAD โปรแกรม Smartbiz และคู่มือการใช้งานได้ท่ี www.crystalsoftwaregroup.com page Download
โปรแกรม Smartbiz มีการพฒั นามาอย่างต่อเนื่อง จนถึงปัจจบุ นั โปรแกรมท่ใี ช้ในเอกสารเลม่ นี้เปน็ Version 10.2

โปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบด้วย ระบบจัดซื้อและวิเคราะห์ซ้ือ (Purchase Order
and Purchase Analysis System : PO) เพอื่ ใช้ในการจัดซ้ือสินค้าหรอื จ้างทางาน ระบบขายและวเิ คราะห์
ขาย (Sale Order Entry and Sale Analysis System : SO) เพ่ือใช้ในการออกเอกสารขาย รายงาน
วเิ คราะห์รายการขาย ระบบลูกหนี้และวิเคราะหล์ ูกหน้ี (Account Receivable System : AR) เพือ่ ทาการ
ติดตามหน้ี พิมพ์ใบเสร็จรับเงิน ภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย ระบบเจ้าหน้ีและวิเคราะห์เจ้าหนี้ (Account Payable
and Analysis System : AP) เพ่ือทาการชาระหน้ี และวิเคราะห์เจ้าหน้ี ระบบควบคุมสินค้าคงคลัง
(Inventory Control System : IC) เพ่ือช่วยในการบริหารจัดการสินค้าคงเหลือ ระบบเช็คและเงินฝาก
ธนาคาร (Cheque and Bank transaction System: CQ) เพ่ือใช้ในการบันทึกรายละเอียดการรับ-
จ่ายเงิน ระบบสินทรัพย์และค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation System : FA)
ใช้ในการจัดทาทะเบียนสินทรัพย์ของธุรกิจและคานวณค่าเสื่อมราคา ระบบบัญชีแยกประเภท (General
Ledger System : GL) เพ่ือจัดทางบการเงินของธุรกิจ ซ่ึงระบบย่อย ต่างๆ ใน Smartbiz Accounting จะมี
การทางานเช่ือมโยงกัน ดังภาพท่ี 2-1 นอกจากน้ียังมีระบบงานท่ีใช้ในการเช่ือมต่อ และส่งข้อมูลกับสานักงานบัญชีท่ี
รับทาบัญชี ด้วยคริสตอลออนไลน์ โดยส่งผ่านข้อมูลทางอินเตอร์เน็ต และมีระบบ Business Intelligent อย่างง่าย ซึ่ง
เปน็ โปรแกรมสร้างรายงานสาหรบั ผู้บริหาร (แบบ viewer)

ภาพท่ี 2-1 ระบบย่อยและการเชอ่ื มโยงระหวา่ งระบบตา่ งๆ ใน Smartbiz Accounting
ทม่ี า : ขวญั ฤดี (2558)

2-3

2. ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting
ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting ประกอบดว้ ย 4 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังน้ี

ภาพที่ 2-2 ภาพรวมการทางานของโปรแกรม Smartbiz Accounting

2.1 การกาหนดโครงสร้างองค์กร ( Organization Structure ) เช่น บริษัทท่จี ะใช้งานมบี ริษัทใด
มีกี่สาขา มฝี ่าย และแผนกในการทางานอะไรบ้าง นอกจากนี้ ยังมีการกาหนดนโยบายทางบญั ชีท่สี าคัญ ซงึ่ จะ
กาหนดไวท้ ฐี่ านข้อมลู บริษทั หรือ ฐานข้อมูลสาขา เน่อื งจากมีผลตอ่ การทางานทงั้ บริษัท เชน่ ที่ฐานข้อมูลบริษัท
มีให้กาหนดวิธีการบันทึกบญั ชีสนิ คา้ วา่ เป็นแบบ Perpetual หรอื Periodic กาหนดการตีราคาสินคา้ สาเร็จรปู
เปน็ แบบ FIFO , Average หรอื Specific เปน็ ต้น

2.2 การบันทึกฐานข้อมูลของระบบต่างๆ ( Setup Master files ) เป็นการเตรียมฐานข้อมูลของ
ระบบต่างๆ ท่ีถูกเรียกใช้งานซ้าๆ เอาไว้เป็น Master files เช่น ในระบบขาย Master files ที่ต้องเตรียมก็คือ
รายช่ือลูกค้า เมื่อมีการบันทึกรายการค้าต่างๆ ก็ดึงรายช่ือลูกค้าจาก Master files มาใช้ ไม่ต้องมาคีย์รายช่ือ
ลูกค้าซ้าๆ ทุกคร้ังที่ทารายการ ในระบบบริหารสินค้าคงคลัง Master files ที่ต้องเตรียม ก็คือรายช่ือสินค้า
รายชือ่ หน่วยนบั ของสนิ คา้ เป็นต้น

2.3 การบนั ทึกยอดยกมากอ่ นเริ่มใชง้ านโปรแกรม ( Set Balance data ) เปน็ การบันทกึ ยอดยกมา
ของรายการค้าท่ีเกิดข้นึ ก่อนท่ีมาเรม่ิ ใชง้ านโปรแกรม แตถ่ ้าธุรกจิ ใด เร่มิ ใช้โปรแกรม พร้อมกบั การจดทะเบยี น
จดั ตงั้ บรษิ ัทฯ กจ็ ะไมต่ ้องทาข้ันตอนนี้ ตัวอย่างยอดยกมาของระบบต่างๆ เช่น ยอดยกมาทจ่ี ะมาบันทึกเขา้ ใน
ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั ก็คือ ยอดสินคา้ คงเหลอื ยกมา ซง่ึ เราจะได้จาก รายงานมลู ค่าสนิ คา้ คงเหลือของรอบ
บญั ชีก่อนมาบันทกึ เปน็ ยอดยกมาในรอบบัญชีนี้ ยอดยกมาทจ่ี ะมาบนั ทกึ เขา้ ในระบบลกู หน้ี กค็ ือ รายการใบสง่
ของทีย่ งั คา้ งชาระ ใบลดหน้ี ทย่ี งั ค้างชาระ ยอดยกมาที่จะมาบันทึกเข้าในระบบบัญชีแยกประเภท กค็ ือ ยอดยก
มาของบัญชีต่างๆ โดยเอาตวั เลขมาจากงบแสดงฐานะการเงิน ของรอบบญั ชีก่อน เปน็ ตน้

2.4 บันทึกรายการค้า และการทารายงาน (Entry Transactions and Reporting) เป็นการ
บนั ทึกรายการคา้ ต่างๆ ท่ีเกดิ ขน้ึ และการจัดทารายงาน ซึ่งจะเกยี่ วข้องกบั การทางานระบบต่างๆ เชน่

2-4
2.4.1 ระบบซ้ือ (Purchase Order System หรือ PO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทา
รายงานท่ีเก่ียวกับการซื้อสินค้า และบริการ อาจจะเร่ิมตั้งแต่ การทาใบเสนอขออนุมัติจัดซื้อ การสั่งซื้อสินค้า
การซื้อสินคา้ และบริการ ทัง้ การซอ้ื สด ซื้อเชื่อ การสง่ คนื สนิ ค้า และไดร้ บั ใบลดหนีจ้ ากเจ้าหนี้ เปน็ ต้น

ภาพท่ี 2-3 ภาพรวมการทางานของระบบซ้ือ
2.4.2 ระบบขาย (Sales Order System หรือ SO) จะมีการบันทึกรายการค้าและการจัดทา
รายงานท่ีเกี่ยวกับการขายสินค้าและบริการ อาจจะเริ่มตั้งแต่ การทาใบเสนอราคา การรับคาส่ังขาย การขาย
สินค้าและบริการ ท่ีเป็นการขายสด ขายเช่ือ การรับคืนสินค้าจากลูกค้าและออกเป็นใบลดหนี้ให้กับลูกหนี้
เปน็ ตน้

ภาพที่ 2-4 ภาพรวมการทางานของระบบขาย

2-5
2.4.3 ระบบเจ้าหนี้ (Account Payable System หรือ AP) จะมกี ารบนั ทึกรายการค้าและการ
จัดทารายงานท่ีเก่ียวกับเจ้าหนี้ เช่น การรับวางบิล การจ่ายชาระหน้ีค่าสินค้าและค่าบริการให้กับเจ้าหน้ี และ
รายการเช็คจ่าย การบนั ทึกรายการภาษีหัก ณ ทจ่ี ่ายสาหรับงานบริการ และให้กับเจา้ หน้ี เป็นตน้

ภาพท่ี 2-5 ภาพรวมการทางานของระบบเจา้ หน้ี
2.4.4 ระบบลูกหนี้ (Account Receivable System หรือ AR ) จะมีการบันทึกรายการค้าและ
การจัดทารายงานท่ีเกี่ยวกับลูกหน้ี เช่น การติดตามหนี้ โดยจัดทาใบวางบิล ซ่ึงมีท้ังแบบจัดทาเองทีละใบ หรือ
ให้โปรแกรมสร้างใบวางบิลให้อัตโนมัติ สาหรับ invoice ค้างชาระท้ังหมดของลูกหน้ีทุกราย การรับชาระหน้ี
ค่าสินค้าและค่าบริการจากลูกหน้ี และรายการเช็ครับ หรือ ใบโอนเงิน การบันทึกรายการภาษีหัก ณ ท่ีจ่าย
สาหรบั งานบรกิ าร เป็นตน้

ภาพที่ 2-6 ภาพรวมการทางานของระบบลกู หน้ี

2-6

2.4.5 ระบบบริหารสินค้าคงคลัง (Inventory Control System หรือ IC) โดยส่วนใหญ่การ
เพิ่มข้ึน หรือลดลงของสินค้าคงคลัง จะได้มาจากการบันทึกรายการซื้อ ขาย ในระบบซ้ือและระบบขาย ซ่ึง
โปรแกรมจะทาการปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือ (update inventory balance) ให้อัตโนมัติแล้ว โดยผู้ใช้งาน
ไม่ตอ้ งมาบนั ทกึ รายการซ้าซ้อนอีก แตก่ ารเพิ่มขน้ึ หรือลดลงของสนิ คา้ อาจเกิดจากกรณีอืน่ ๆ ได้อกี เชน่

1) สนิ ค้าแตกหัก ชารดุ ทาใหต้ อ้ งตดั สนิ คา้ ท่ีชารดุ ออกมาจากคลัง ก็จะบนั ทึกปรับปรุงยอด
ให้ถกู ต้อง โดยใช้ใบปรับยอดสนิ ค้า

2) ทาการตรวจนับสนิ คา้ ประจาปี เมอื่ ตรวจนับจานวนสินค้าท่ีมอี ย่จู รงิ ไดเ้ ทา่ ไหร่ กจ็ ะมา
บันทึกใบตรวจนับสนิ คา้ เพื่อตรวจสอบกับจานวนสนิ คา้ ในระบบ

3) การเบิกวัสดสุ นิ้ เปลอื ง/วัสดุสานกั งาน ไปใช้
4) บางธุรกจิ ทมี่ ีคลงั สนิ คา้ หลายคลงั อาจจะมกี ารบันทึกโอนสินคา้ ระหวา่ งคลังต่างๆ โดยใช้
ใบโอนสนิ คา้ ระหว่างคลัง
5) ธรุ กจิ ผลติ อาจทาการบนั ทึกเบิกวตั ถดุ บิ ไปใช้ในการผลติ การบนั ทกึ รับสนิ คา้ สาเร็จรูปท่ี
ผลติ เสร็จแล้วเข้าคลงั เปน็ ต้น

ภาพท่ี 2-7 ภาพรวมการทางานของระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง

2.4.6 ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร (Cheque and Bank Account System หรือ CQ) ซง่ึ
โดยท่ัวไป เรามักจะบันทึกรายการเช็ครับ เช็คจ่ายไปพร้อมกับการบันทึกใบเสร็จรับเงิน ในระบบลูกหน้ี ระบบ
เจ้าหน้ี ไปแล้ว ซึ่งรายการเชค็ ท่ีบันทึกจากระบบลูกหน้ี ระบบเจ้าหน้ี ก็จะมาปรากฏให้เห็นท่ีระบบเช็คและเงิน
ฝากนี้ดว้ ย แต่ยงั มบี างกรณีที่เราจะมาบนั ทึกรายการในระบบเชค็ โดยตรง เชน่

1) นาฝากเช็ครับที่ถงึ กาหนดนาฝาก โดยทาเป็นใบนาฝาก (Pay in)
2) ปรับปรงุ สถานะของเช็ครบั วา่ ผ่านบญั ชี โดยทาการปรับปรงุ สถานะเชค็ รับตามวนั ทีท่ เ่ี ชค็ ได้
ผ่านบญั ชีแล้ว
3) ปรับปรงุ สถานะของเช็คจา่ ยวา่ ผา่ นบญั ชีแลว้ โดยทาการปรบั ปรงุ สถานะเช็คจ่าย ตามวนั ที่
ทีเ่ จา้ หนี้นาเช็คมาขึ้นเงนิ

2-7
4) ปรบั ปรงุ สถานะของเชค็ รบั ทไ่ี ม่ผ่านบญั ชี (เช็คเด้ง) โดยทาการปรับปรุงสถานะของเชค็ และ
ระบุสาเหตทุ ี่ไมผ่ ่านบญั ชี ตามเอกสารที่ไดจ้ ากธนาคาร
5) ปรบั ปรุงสถานะของเชค็ จา่ ยทไ่ี มผ่ ่านบัญชี (เช็คเด้ง) โดยทาการปรบั ปรุงสถานะของเชค็
และระบุสาเหตุที่ไม่ผ่านบัญชี ตามเอกสารที่ไดจ้ ากธนาคาร
6) บนั ทึกใบถอนเงนิ จากบญั ชีออมทรพั ย์ เพอ่ื นาฝากเขา้ บญั ชกี ระแสรายวนั สาหรบั เชค็ ที่ได้
จา่ ยออกไป ซ่ึงเรามักจะทาไปพร้อมกับการบันทึกใบสาคัญลงบัญชี

ภาพที่ 2-8 ภาพรวมการทางานของระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร
2.4.7 ระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ (Fixed Assets and Depreciation
System หรือ FA ) การทางานในระบบน้ี จะเป็นการคานวณค่าเส่ือมราคาสินทรัพย์ โดยผู้ใช้งานเพียงแค่ส่ัง
ประมวลค่าเสือ่ มราคาสนิ ทรัพย์ในช่วงเดือนท่ีต้องการเท่าน้ัน แล้วโปรแกรมก็จะทาการคานวณคา่ เส่ือมราคาให้
ละเอียดตามจานวนวันของแต่ละเดือน และทาการลงบัญชใี หอ้ ัตโนมัติไปยังระบบบัญชีแยกประเภทให้ด้วย แต่
ในกรณีท่ีผู้ใช้งาน ต้องการปรับปรุงตัวเลขค่าเสื่อมราคาที่ได้จากการคานวณจะต้องมาทาการปรับปรุงท่ีระบบ
สนิ ทรพั ยใ์ หเ้ รียบร้อยก่อน แลว้ โปรแกรมจะupdate รายการไปลงบญั ชีให้ถกู ตอ้ ง

ภาพที่ 2-9 ภาพรวมการทางานของระบบสินทรัพย์และคา่ เสอื่ มราคาสนิ ทรพั ย์
2.4.8 ระบบบัญชีแยกประเภท (General Ledger System หรือ GL) เป็นระบบ BACK
END ซึ่งได้ข้อมูลมาจาก 2 แหล่ง คือ ส่วนท่ี 1 ได้จากการบันทึกบัญชีจากระบบ FRONT END ต่างๆ เช่น จาก
ระบบขาย จากระบบซอื้ จากระบบควบคุมสนิ ค้าคงคลัง เปน็ ตน้ สว่ นท่ี 2 ได้จากการบนั ทึกรายการบญั ชีเข้าไป

2-8
เองโดยตรง เช่น บันทึกรายการรายวันเงินสดจ่าย บันทึกรายวันปรับปรุงสินค้าคงเหลือสิ้นงวดบันทึกปรับปรุง
กาไรสะสม เปน็ ต้น

นอกจากรายการรายวันท่ีบันทึกผ่าน Voucher แล้ว โปรแกรมยังมีความสามารถเพ่ิมเติมในการ
เชอ่ื มโยงไปยงั ระบบยอ่ ย หรือระบบ FRONT END ตา่ งๆ โดยใชห้ นา้ เชื่อมโยง (LINK) โดยมรี ูปแบบดงั น้ี

รูปแบบแรก เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซ่ึงผู้ใช้งานไม่สามารถ
แก้ไขเอกสารต้นตอได้ แตส่ ามารถแก้ไขหรือปรับปรุงรายการบัญชีที่หน้า Voucher ได้ด้วย

รูปแบบทสี่ อง ผ้ใู ช้งานบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี เสมอื นวา่ ทางาน FRONT END ดว้ ยขณะที่
บันทึกรายการ Voucher ถา้ เปน็ ลกั ษณะน้ี ผ้ใู ช้งานเปน็ ผู้สรา้ งเอกสารตน้ ตอเอง ดงั นนั้ ผูใ้ ช้งานก็สามารถแก้ไข
เอกสารประกอบการลงบญั ชไี ด้

การทางานในระบบบัญชีแยกประเภท มีขั้นตอนการทางานสรปุ เปน็ แผนภาพไดด้ ังน้ี

ภาพท่ี 2-10 ภาพรวมการทางานของระบบบัญชแี ยกประเภท

1) การตรวจสอบย้อนกลับรายการและเอกสารที่บันทึกมาจากระบบอ่ืน (Trace back) ใน
ระบบนี้ จะมีเมนูที่ใช้ในการบันทึกเอกสาร คือ เมนูบันทึกรายการรายวัน โดยจะมีสมุดรายวันให้เลือกเข้า
ทางาน ซ่ึงส่วนใหญ่รายการรายวันเหล่านี้จะ เกิดจากการลงบัญชีอัตโนมัติมาจากระบบต่างๆ เข้ามาที่ระบบ
บัญชีแยกประเภท เป็นการตรวจสอบเอกสารที่ถูกส่งมาจากระบบ FRONT END ซ่ึงผู้ใช้งานไม่สามารถแก้ไข
เอกสารต้นตอได้ แตส่ ามารถแกไ้ ขหรอื ปรับปรงุ รายการบญั ชีท่หี น้า Voucher ไดด้ ว้ ย

(1) ระบบซ้ือ เม่ือทารายการซื้อเช่ือ ลดหนี้เงินเช่ือ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมา
สร้างใบสาคัญซ้ือเชื่อ ไว้ในสมุดรายวันซื้อเช่ือ (Purchase on Credit Journal ; PD) หรือ เม่ือทาการซื้อสด
ลดหนี้เงินสด จะลงบญั ชีท่ีสมดุ รายวนั เงินสดจ่าย (Purchase on Cash Journal ; PC)

2-9

(2) ระบบเจ้าหนี้ เมื่อทาการจ่ายชาระหน้ี โปรแกรมจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมา
สร้างใบสาคัญเงนิ สดจ่าย ไว้ในสมดุ รายวนั เงนิ สดจ่าย

(3) ระบบขาย เม่ือทารายการขายเช่ือ ลดหน้ีเงินเชอื่ จะบันทึกบัญชีอัตโนมัติ โดยมา
สร้างใบสาคัญขายเช่ือ ไว้ในสมุดรายวันขายเชื่อ (Sale on Credit Journal ; SD) หรือ เม่ือทาการขายสด ลด
หนเี้ งินสด จะลงบัญชีทส่ี มุดรายวันเงนิ สดรบั (Sale on Cash Journal ; SC)

(4) ระบบลกู หนี้ เมอ่ื ทาการรับชาระหนี้ โปรแกรมจะบนั ทกึ บญั ชีอัตโนมัติ โดยมาสร้าง
ใบสาคัญเงินสดรบั ไว้ในสมุดรายวนั เงนิ สดรบั

(5) ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร เมอ่ื ทาการนาฝากเช็ค (Pay in) โปรแกรมจะสร้าง
ใบสาคัญท่ัวไป ไว้ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป (General Journal ; GJ)

2) การบันทึกรายการโดยตรงท่ีระบบบัญชีแยกประเภท นอกจากรายการรายวันที่เกิดจาก
การลงบญั ชอี ัตโนมัติท่ีเกดิ จากการบันทึกรายการคา้ จากระบบอืน่ ๆ แล้ว ผใู้ ช้ยังสามารถบันทึกรายการคา้ ต่างๆ
ไดเ้ อง โดยบนั ทึกเป็นเอกสารประกอบการลงบัญชี ขณะบนั ทึกรายการ เสมอื นว่าทางาน FRONT END ด้วย ถ้า
เป็นลกั ษณะน้ี ผใู้ ชง้ านเป็นผ้สู รา้ งเอกสารตน้ ตอเอง ดงั นน้ั ผใู้ ชง้ านก็สามารถแกไ้ ขเอกสารประกอบการลงบัญชี
ได้ เช่น

(1) บันทึกตั้งค้างจ่ายค่าน้า ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ซึ่งเป็นใบส่งของ/ใบแจ้งหน้ี 3 รายการ แต่
จดั ทาใบสาคญั ซอื้ เช่อื (Voucher) 1 ใบ เรากจ็ ะมาบันทึกในสมดุ รายวันทวั่ ไปของระบบบญั ชแี ยกประเภท

(2) บนั ทกึ ใบเสรจ็ จ่ายคา่ น้า คา่ ไฟ คา่ โทรศัพท์ ท่ีเคยตงั้ หนไ้ี ว้ ซ่ึงเปน็ ใบเสร็จ 3 รายการ แตม่ ี
ใบสาคญั จ่าย (Voucher) เพียง 1 ใบ เรากจ็ ะมาบันทึกในระบบบญั ชแี ยกประเภท ทเ่ี มนู “บันทึกรายการรายวัน” และเขา้
ไปบนั ทึกใบเสร็จท้งั 3 ใบ โดยใบเสร็จนตี้ ดั ชาระใบสง่ ของ/ใบแจง้ หนี้ ที่เคยต้ังหนเี้ อาไวไ้ ดด้ ้วย

(3) บนั ทกึ ขายสด ขายเช่อื สนิ คา้ แบบไมบ่ นั ทึกรายการสินค้า เชน่ รายการท่ีไม่
ต้องการควบคุมยอดสนิ คา้ คงเหลอื ก็จะบันทึกท่ีรายการรายวนั หน้า Link-เชือ่ มโยง (F7-Link)

(4) บันทกึ ซื้อสด ซอ้ื เชอ่ื สนิ คา้ แบบไม่บันทึกรายการสนิ ค้า เช่น รายการทไ่ี มต่ ้องการ
ควบคมุ ยอดสินค้าคงเหลือ ก็จะบันทึกทร่ี ายการรายวนั หน้า Link-เชอื่ มโยง (F7-Link)

(5) เมอื่ ทาใบเสรจ็ รบั เงนิ ที่เป็นงานบรกิ าร จะบันทึกใบเสรจ็ และใบภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ย
รวมถงึ เชค็ รับไปพร้อมกนั ก็จะบนั ทกึ ทร่ี ายการรายวัน และบันทึกเอกสารประกอบการลงบัญชี ทงั้ ใบเสรจ็ ใบ
หกั ณ ที่จ่าย เช็ครับไปพรอ้ มกัน เอกสารประกอบการลงบัญชีทไ่ี ดบ้ นั ทึกไว้จากหน้า F7-Link น้ี จะไปปรากฏ
ที่ระบบนัน้ ๆ ดว้ ย เชน่ บนั ทกึ invoice ขายเชอ่ื ไวท้ ีหนา้ เอกสารประกอบการลงบญั ชี F7-Link ทร่ี ะบบบัญชี
แยกประเภท เม่อื เข้าไปที่ระบบขาย ท่ีเลม่ ขายเชอื่ ก็จะเหน็ invoice ขายเช่อื รายการน้ดี ้วย

3) การกาหนดการบนั ทึกบัญชอี ัตโนมตั ิ กาหนดได้ 4 ระดบั ดังน้ี
(1) ใหล้ งบญั ชเี หมอื นกันท้ังบริษทั ทาที่ เมนู “กาหนดหนา้ ทขี่ องผงั บญั ชใี นสภาวะทวั่ ไป”
(2) ให้ลงบัญชีแยกตามเลม่ เอกสาร เช่น บริษทั ฯ จะเพ่มิ เล่มขายเชอ่ื เล่มที่ 2 โดยใหม้ ี

การลงบญั ชีอัตโนมัตติ ่างจากการขายเชอ่ื เล่มเดมิ
(3) ให้ลงบญั ชีแยกตามกลุ่มฐานขอ้ มลู เชน่ ลงบัญชีตา่ งกนั ตามกลุ่มสินค้า กลุ่มลูกคา้

2-10

(4) ใหล้ งบญั ชีแยกตามฐานข้อมูล เชน่ ลงบัญชีต่างกนั ในสินคา้ แตล่ ะรายการ ลกู ค้าแต่
ละราย หรือ ต่างกนั ตามผูจ้ าหน่ายแตล่ ะราย

4) การปรบั ปรุงรายการตอนสน้ิ งวด และปิดบญั ชี นอกจากรายการรายวนั ท่ีกล่าวมาแล้ว ยัง
มีรายการรับ – จ่าย ต่างๆ เช่น การจ่ายเงินเดือนเป็นเงินสด การนาส่งเงินสมทบประกันสังคมให้กับสานักงาน
ประกันสังคม ซ่ึงเป็นการบันทึกรายการตามปกติ โดยทาการเดบิต เครดิต บัญชีที่ต้องการ และถ้ารายการ
เหล่านี้ไม่มีเอกสารประกอบการลงบัญชี ก็ไม่ต้องเข้าไปคีย์รายการท่ีหน้า link และเมื่อถึงสิ้นงวดบัญชี ในท่ีน้ี
สมมติว่า งวดบัญชี คือส้ินเดือน เราจะทาการปรับปรุงรายการต่างๆ เช่น ต้ังค้างรับรายได้ค้างรับ ตั้งค้างจ่าย
ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย คานวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ แล้วทาการปิดบัญชีภาษีซ้ือ ภาษีขาย การโอนปิดสินค้า
คงเหลอื ต้นงวด และบนั ทึกยอดสินค้าคงเหลือปลายงวด การปดิ บญั ชรี ายได้– คา่ ใช้จ่าย และการปดิ บญั ชีกาไร-
ขาดทนุ เข้าบญั ชกี าไรสะสม

5) การยกเลิกการปิดบญั ชี หลงั จากทาการปดิ บญั ชแี ล้ว หากพบว่ามรี ายการที่ตอ้ งแก้ไขเรา
จะกลับไปแก้ไขรายการที่อย่ใู นงวดทปี่ ิดบัญชีไม่ได้ จะต้องทาการยกเลกิ การปิดบญั ชแี ล้วจึงจะกลบั ไปแก้ไข
รายการเดิมได้

3. ประเภทเอกสารประกอบการลงบัญชีในโปรแกรม Smartbiz Accounting
3.1 เอกสารท่ใี ชส้ าหรบั ธรุ กิจซอ้ื มา-ขายไป หรือค่าใช้จา่ ยอืน่ ๆ

ชอ่ื เอกสาร ประเภทเอกสาร
ซ้อื /จา่ ย ขาย/รับ
1. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงิน (บลิ เงินสด)
2. ใบเพ่ิมหนเ้ี งนิ สด BR SR
3. ใบลดหน้เี งนิ สด BD SD
4. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี (บลิ เงนิ เชอื่ ) BC SC
5. ใบสง่ ของ/ใบกากบั ภาษ/ี พิมพใ์ บแจ้งหนแี้ ยก BI SI
6. ใบเพ่มิ หน้ีเงนิ เช่ือ - SQ
7. ใบลดหน้เี งินเช่ือ BX SX
8. ใบเสรจ็ รบั เงนิ BM SM
PI RI

2-11

3.2 เอกสารที่ใชส้ าหรบั ธุรกิจงานบรกิ าร (เปน็ ภาษไี มถ่ ึงกาหนด)

ช่ือเอกสาร ประเภทเอกสาร
ซ้อื /จา่ ย ขาย/รบั
1. ใบสง่ ของ/ใบกากับภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน (บิลเงินสด)
2. ใบเพม่ิ หนเี้ งินสด BU SU
3. ใบลดหนี้เงินสด BB SB
4. ใบส่งของ/ใบกากบั ภาษ/ี ใบแจง้ หนี้ (บิลเงินเชื่อ) BA SA
5. ใบเพ่มิ หนเ้ี งินเช่ือ BV SV
6. ใบลดหนเ้ี งินเชอ่ื BZ SZ
7. ใบเสรจ็ รับเงิน BN SX
PV RV

 ตัวอยา่ งประเภทเอกสารประกอบการลงบญั ชใี นโปรแกรม ทีใ่ ช้สาหรับธรุ กิจ ให้เลือกใช้
BR , SR
ตัวอยา่ งกิจกรรมทางธรุ กจิ
ทาการซ้ือ-ขายสินค้าเปน็ เงินสด BD , SD
ทาการซ้ือ-ขายสนิ ทรัพย์เปน็ เงนิ สด BC , SC
จา่ ยคา่ น้า-ค่าไฟฟา้ -ค่าโทรศพั ทเ์ ปน็ เงนิ สด BI , SI
ทาการเพมิ่ หนี้เป็นเงนิ สด สาหรับการซือ้ -ขายสินคา้
ทาการลดหนเี้ ป็นเงินสด สาหรบั การซอ้ื -ขายสนิ ค้า BX , SX
ทาการซ้ือ-ขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชื่อ BM , SM
ทาการซื้อ-ขายสินทรัพยเ์ ป็นเงินเชือ่ BU , SU
จ่ายคา่ นา้ -ค่าไฟฟา้ เป็นเงินเชื่อ BB , SB
ทาการเพม่ิ หนีซ้ ื้อ-ขายสินค้า โดยตงั้ หนี้ไว้ และจะเรยี กมาตดั จา่ ยเมอื่ มีใบเสรจ็ BA , SA
ทาการลดหนีซ้ ื้อ-ขายสินคา้ โดยต้งั หนี้ไว้ และจะเรยี กมาตัดจ่ายเม่ือมใี บเสรจ็ BU , SU
รายรบั -รายจา่ ยงานบริการเป็นเงนิ สด เช่น จา่ ยคา่ โฆษณาเป็นเงนิ สด BB , SB
ทาการเพ่ิมหนีเ้ ป็นเงินสด สาหรบั งานบรกิ าร BA , SA
ทาการลดหนี้เป็นเงนิ สด สาหรบั งานบรกิ าร
รายรับ-รายจ่าย งานบริการเป็นเงินเชือ่ เชน่ คา้ งจ่ายค่าโฆษณา
ทาการเพิ่มหนีเ้ ปน็ เงินเชื่อสาหรับงานบริการ และจะเรยี กมาตดั จ่ายเมื่อมีใบเสร็จ
ทาการลดหนเี้ ป็นเงินสดสาหรับงานบริการ และจะเรยี กมาตดั จา่ ยเม่อื มีใบเสร็จ

****************************

2-12