หน่วยที่ 3

E-book
วชิ าการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหัสวชิ า 20201-2007

หน่วยท่ี 3

การติดต้งั และการเรม่ิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting

เรยี บเรียงโดย
พนิ รฎั สตี ลวรางค์
บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจัดการทัว่ ไป
แผนกวชิ าการบญั ชี วิทยาลัยอาชีวศกึ ษาสุโขทัย
สานกั งานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

3-1

หนว่ ยท่ี 3
การติดตั้งและการเริ่มใชง้ านโปรแกรม Smartbiz Accounting

สาระสาคญั
การติดต้ังโปรแกรมบัญชีสาเร็จรูป Smartbiz แบ่งข้ันตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดต้ัง

ซอฟทแ์ วร์พน้ื ฐาน และการติดต้งั โปรแกรมบัญชีสาเร็จรปู โปรแกรม Smartbiz เปน็ โปรแกรมท่ีถูกออกแบบมา
ให้สามารถใช้ได้ท้ังภาษาไทย และภาษาอังกฤษ เม่ือทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz All version 10.2 คร้ัง
แรก จะแสดงช่ือเมนู และหน้าต่างการทางานเป็นภาษาอังกฤษ และใช้ปี ค.ศ. ซึ่งผู้ใช้สามารถเปล่ียนเมนูเป็น
ภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ได้

สาระการเรยี นรู้
1. การตดิ ตัง้ โปรแกรม Smartbiz Accounting
2. การกาหนดการใชภ้ าษาของโปรแกรม และการกาหนดรูปแบบ ปี พ.ศ./ค.ศ.
3. สาเหตุของการติดต้ังโปรแกรมไมส่ าเร็จ
4. การยกเลิกหรือถอนการติดตง้ั (Uninstall)
5. การลงทะเบยี น Register Online
6. การเข้าเมนูเพื่อใช้งานโปรแกรม
7. การ Copy ข้อมลู เพอื่ ยา้ ยไปทาเครื่องอื่น และการนาขอ้ มูลที่ Copy ไว้มาใช้
8. การบารุงรกั ษาข้อมลู
9. การแก้ไขปัญหาโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถกู ตอ้ ง

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. ทาการติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
2. ประยกุ ต์ใช้ความรู้เกีย่ วกับการตดิ ตั้ง และการเรม่ิ ใช้งานโปรแกรม Smartbiz Accounting ใน
ชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ

จดุ ประสงคก์ ารเรียนรู้
1. อธิบายการตดิ ตั้งโปรแกรม Smartbiz Accounting ได้
2. อธิบายการกาหนดการใช้ภาษาของโปรแกรม และการกาหนดรูปแบบ ปี พ.ศ./ค.ศ.ได้
3. บอกสาเหตุของการติดตั้งโปรแกรมไม่สาเรจ็ ได้
4. อธบิ ายการยกเลกิ หรอื ถอนการตดิ ต้ัง (Uninstall) โปรแกรมได้
5. อธิบายการลงทะเบียน Register Online ได้
6. อธบิ ายการเข้าเมนูเพ่ือใช้งานโปรแกรมได้
7. อธิบายการ Copy ข้อมูล เพอ่ื ยา้ ยไปทาเคร่อื งอื่น และการนาขอ้ มลู ที่ Copy ไวม้ าใชไ้ ด้
8. อธิบายการบารงุ รักษาข้อมูลได้
10. อธิบายการแก้ไขปญั หาโปรแกรมแสดงภาษาไม่ถูกต้องได้

3-2
 การตดิ ต้งั โปรแกรม Smartbiz Accounting

การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting เครื่องคอมพิวเตอร์สาหรับการติดตั้ง จะต้องมีคุณสมบัติ

ดังนี้

CPU Speed : ความเร็วอยา่ งตา่ 600 MHz

Memory (RAM) : หนว่ ยความจาขนาด 256 Mb ขึน้ ไป ( แนะนาที่ 512 Mb)

Harddisk : พื้นที่ว่างของโปรแกรมแต่ละโปรแกรมประมาณ 60 Mb

Software OS : ระบบปฏิบตั ิการ Windows XP, Windows Vista , Windows 2000

หรือ Windows 7 , Windows 8

การติดต้ังโปรแกรม Smartbiz Accounting แบ่งขั้นตอนการติดตั้งออกเป็น 2 ส่วน คือ การติดตั้ง
ซอฟท์แวรพ์ นื้ ฐาน และการตดิ ตัง้ โปรแกรมบัญชสี าเร็จรปู ในทีน่ จ้ี ะเป็นการตดิ ตง้ั โปรแกรม Smartbiz Version
10.2 ซึง่ มวี ธิ กี ารติดต้งั ดังน้ี

1. นาแผ่น CD โปรแกรม ใส่เข้าไปใน Drive CD-ROM ของเครื่องคอมพิวเตอร์ เข้าไปที่ Drive CD-
ROM แล้วหาไฟล์ชื่อ “Setup.exe” จากน้ันดับเบิลคลิกท่ีไฟล์นี้ เพื่อเร่ิมขั้นตอนการติดต้ังโปรแกรม กรณีท่ี
download โปรแกรม Smartbiz All มาจาก website จะได้เป็น zip file ให้ทาการแตก zip ก่อน เม่ือดูใน
folder ของชุดติดต้ัง จะเหน็ file ตา่ งๆ ดังน้ี

ภาพที่ 3-1 ไฟลช์ อื่ “Setup.exe สาหรับตดิ ต้ังโปรแกรม

2. จะปรากฏหน้าต่างเตรียมการติดต้ัง ดงั ภาพที่ 3-2 รอจนกระทั่งปรากฏหนา้ ต่างการติดตัง้
โปรแกรม ดังภาพท่ี 3-3 คลกิ ปุ่ม “Next”

ภาพท่ี 3-2 หน้าตา่ งเตรียมการตดิ ต้งั ภาพที่ 3-3 หน้าต่างติดต้ังโปรแกรม

3-3

3. จะปรากฏหน้าต่างใหเ้ ลือกรปู แบบการติดตงั้ โปรแกรม (ภาพท่ี 3-4) ทาเครอ่ื งหมายเลอื กในชอ่ ง
“Anyone who uses this computer (all users)” แล้วคลกิ ปุม่ “Next”

4. จะปรากฏหน้าต่างให้เลือก Drive และ Folder ทจ่ี ะติดตง้ั โปรแกรม (ภาพท่ี 3-5) โดยเร่มิ ตน้
โปรแกรมจะแสดงท่ตี ดิ ตั้งโปรแกรมไวท้ ่ี C:\Program Files\SMARTBIZALL.WIN หากตอ้ งการติดตั้งไวท้ ี่
ตาแหน่งอ่นื ให้กดปุ่ม “Change…” เพ่ือระบุ Drive และ Folder ที่ต้องการ แลว้ คลิกปุม่ “Next”

ภาพท่ี 3-4 หนา้ ตา่ งให้เลอื กรูปแบบการติดตงั้ ภาพที่ 3-5 หนา้ ต่างให้เลือก Drive และ Folder
โปรแกรม ท่จี ะตดิ ต้งั โปรแกรม

5. จะปรากฏหนา้ ต่าง เริม่ ตดิ ต้ังโปรแกรม (ภาพที่ 3-6) คลกิ ปมุ่ “Install” จะปรากฏหน้าต่างแสดง
การติดตั้ง รอจนปรากฏหน้าต่างเสรจ็ สนิ้ การติดตั้ง (ภาพที่ 3-7) คลกิ ปุ่ม “Finish”

ภาพท่ี 3-6 หน้าตา่ งเรม่ิ ติดต้ังโปรแกรม ภาพที่ 3-7 หนา้ ตา่ งเสรจ็ สิน้ การติดตั้ง

6. เมื่อตวั โปรแกรมบญั ชสี าเรจ็ รูป Smartbiz ถูกตดิ ตง้ั เสร็จเรียบรอ้ ยแล้ว โปรแกรมชุดตดิ ต้งั จะทา
การติดตงั้ ในสว่ นของฐานข้อมูลใหอ้ ตั โนมตั ดิ ้วย โดยสามารถเลือกติดตงั้ ได้ 4 แบบ (ภาพท่ี 3-8) คือ

3-4

ภาพที่ 3-8 หน้าต่างแสดงข้อความว่าต้องการตดิ ต้ังฐานข้อมลู แบบใด
แบบที่ 1 “Update new version with retain existing data” (เพอื่ ใช้กบั ข้อมลู เดิมท่มี อี ยู่แลว้ )

การท่ีผู้ใชง้ านจะเลอื กตดิ ตั้งแบบท่ี 1 นี้ ก็ต่อเม่อื ผู้ใช้งานไดม้ กี ารใช้โปรแกรม Version เกา่
อยู่ก่อนแลว้ เมอื่ ติดตงั้ โปรแกรมใหมก่ วา่ กจ็ ะต้องทาการ Update ฐานขอ้ มูลเดิมใหใ้ ช้กบั
Version ใหม่ได้
แบบท่ี 2 “New Installation with example data” (ข้อมลู ใหม่มีผงั บัญชี แบบฟอร์ม และขอ้ มูล
บริษัทตัวอยา่ ง) การท่ีผ้ใู ช้งานจะเลือกตดิ ตัง้ แบบท่ี 2 นี้ ก็ตอ่ เมื่อ ตอ้ งการทดลองบันทึก
เอกสารต่างๆ หรอื ต้องการดกู ารกาหนดคา่ ในฐานข้อมลู จากบรษิ ทั ตวั อย่าง
แบบที่ 3 “New Installation with default forms and chart of account” (ขอ้ มลู ใหมแ่ บบมีผัง
บัญชีและแบบฟอร์มงบตัวอย่าง) ผใู้ ชง้ านควรจะเลือกการติดต้งั แบบท่ี 3 น้ีกต็ อ่ เม่ือมคี วาม
เข้าใจในการใชง้ านโปรแกรมพอสมควรแล้ว และต้องการท่ีจะเร่มิ ทางานจริง
แบบท่ี 4 “New Installation with default forms but without chart of account” (ขอ้ มูลใหม่
แบบข้อมลู ว่างทั้งหมด) การติดต้งั แบบที่ 4 น้ี ผู้ใชง้ านจะต้องทาการสรา้ งข้อมูลผงั บัญชี
แบบฟอร์มพิมพ์ แบบฟอร์มงบการเงนิ ใหม่ทั้งหมด
7. เมอ่ื เราเลอื กติดตัง้ ฐานข้อมูลแบบไหนแลว้ โปรแกรมก็จะระบวุ า่ ให้เก็บข้อมลู ไวท้ ่ีใด ถ้าเกบ็ ข้อมูล
ไว้ในสว่ นท่ีโปรแกรมแนะนา (C:\SMARTBIZ.WIN\FMDATA) ใหค้ ลกิ ที่ปมุ่ OK (ภาพที่ 3-9)

ภาพที่ 3-9 หน้าต่างแสดงข้อความวา่ ต้องการตดิ ต้ังฐานข้อมูลไวท้ ่ีใด
8. เมอื่ เราระบวุ า่ ใหเ้ ก็บข้อมูลไว้ทีใ่ ดแล้ว ถา้ เคยมีการลงโปรแกรมไปแลว้ กอ่ นหน้า จะมหี น้าตา่ งแจ้ง
ให้ทราบว่ามขี ้อมลู แล้ว ตอ้ งการลบข้อมลู เดิมแล้วลงข้อมูลใหมห่ รอื ไม่ ให้คลกิ ทปี่ ่มุ “Yes” (ภาพที่ 3-10) รอ
จนกระทัง่ ปรากฏหน้าต่างเสร็จสิน้ การติดตั้ง (ภาพที่ 3-11)

3-5

ภาพที่ 3-10 หนา้ ตา่ งแจ้งให้ทราบว่ามีข้อมลู แลว้ ต้องการลบขอ้ มลู เดิมแล้วลงขอ้ มูลใหมห่ รือไม่

ภาพท่ี 3-11 หน้าต่างเสรจ็ สน้ิ การติดต้งั

9. โปรแกรมจะทาการสร้าง Shortcut ไว้ทีห่ นา้ Desktop ใหอ้ ตั โนมัติ (ภาพท่ี 3-12) เพือ่ ใหผ้ ู้ใชง้ าน
สามารถเรยี กใชโ้ ปรแกรมได้สะดวก

ภาพท่ี 3-12 Shortcut โปรแกรม Smartbiz ที่สรา้ งไว้ทหี่ น้า Desktop

10. เม่ือจะเปิดใชง้ านโปรแกรมจะคลิกขวาที่ Shortcut จะปรากฏเมนู ดงั ภาพที่ 3-13
เลอื ก “Run as administrator”

ภาพท่ี 3-13 หน้าต่างเมนู “Run as administrator” เร่มิ เข้าใชง้ านโปรแกรม

11. จะมหี นา้ ต่าง Login ใหใ้ ชง้ านโปรแกรม ใหใ้ ส่ User Name : BIGBOSS และ Password :
BIGBOSS (ภาพท่ี 2-24) แลว้ กดปุ่ม “Login” จะปรากฏหน้าตา่ งแสดงลขิ สิทธิโ์ ปรแกรม (ภาพที่ 2-25) กดป่มุ
“Accept/ยอมรับ”

3-6

ภาพที่ 3-14 หน้าตา่ ง Login เข้าใชง้ านโปรแกรม ภาพท่ี 3-15 หนา้ ต่างแสดงลิขสทิ ธิ์โปรแกรม
12. จะปรากฏหน้าต่าง “เลือก directory ขอ้ มูลของบรษิ ัทท่ีตอ้ งการทางาน” (ภาพที่ 3-16) การเริม่

เข้าทางานกับโปรแกรมครั้งแรกจะเลือก ชือ่ บริษัท [Undefine] หรือ [ยงั ไมร่ ะบุเจา้ ของ] ที่ Folder “FMDATA”
คลิกปุ่ม “Enter” จะปรากฏหน้าตา่ งโปรแกรม Smartbiz (ภาพที่ 3-17) เพื่อเข้าใช้งานโปรแกรมบัญชี

ภาพท่ี 3-16 หน้าต่างเลอื ก directory ขอ้ มูล ภาพที่ 3-17 หน้าต่างโปรแกรม Smartbiz

 การกาหนดการใช้ภาษาของโปรแกรม และการกาหนดรปู แบบ ปี พ.ศ./ค.ศ.

โปรแกรม Smartbiz เป็นโปรแกรมที่ถูกออกแบบมาให้สามารถใช้ได้ทั้งภาษาไทย และภาษาอังกฤษ
เม่ือทาการติดตั้งโปรแกรม Smartbiz All version 10.2 คร้ังแรก จะแสดงช่ือเมนู และหน้าต่างการทางาน
เป็นภาษาองั กฤษ และใชป้ ี ค.ศ. ดงั นั้นหากผูใ้ ช้ต้องการเปล่ียนเมนเู ป็นภาษาไทย และใช้ ปี พ.ศ. ในการบันทึก
รายการบญั ชี จะต้องดาเนินการดงั น้ี

1. การเปลี่ยนเมนูเป็นภาษาไทย ใหเ้ ขา้ ที่ Organization Structure หัวข้อ Configuration เลือกเมนู
Change Screen Interface’s Language และ Change Menu’s Language เลอื กเป็น Thai (ภาพที่ 3-18)

2. เมอ่ื ทาการเปล่ียนภาษาของโปรแกรม เรยี บรอ้ ยแล้ว ให้ Log out ออกจากโปรแกรมก่อน แลว้ จงึ
เขา้ ใชโ้ ปรแกรมใหม่อีกคร้ังหนึง่ โปรแกรมจึงจะแสดงเมนเู ป็นภาษาไทย

3-7

ภาพที่ 3-18 หนา้ ตา่ งเปลยี่ นภาษาของโปรแกรม Smartbiz
3. การเปล่ียนปี ค.ศ. เป็น ปี พ.ศ. ใหเ้ ข้าที่ Organization Structure หัวข้อ Configuration เลือก
เมนู Set Century Mode (B.E/C.E) โดยเลือกเปน็ B.E. (ภาพที่ 3-19)

ภาพท่ี 3-19 หนา้ ต่างเปลีย่ นปี พ.ศ. ของโปรแกรม Smartbiz
 สาเหตขุ องการติดตั้งโปรแกรมไมส่ าเรจ็

หากตดิ ต้งั โปรแกรมไมส่ าเรจ็ อาจเกิดจากสาเหตดุ ังน้ี
1. เคร่อื งคอมพิวเตอร์ (Hardware) หรอื ระบบปฏิบตั ิการ (OS) ไมต่ รงตาม System Requirement
2. มีการติดต้งั โปรแกรมปอ้ งกนั ไวรัส (บางโปรแกรม) หรือโปรแกรมป้องกนั การรนั Auto ฉะนน้ั หาก
ติดตั้งไม่สาเร็จให้ปดิ โปรแกรมป้องกันไวรสั หรอื โปรแกรมป้องกนั การรัน Auto เสียกอ่ น
3. มกี ารกาหนดค่าที่ Windows ไมใ่ ห้ Drive CDROM รนั อตั โนมตั ิ ให้เขา้ ไปคลิกท่ี Drive CDROM
หรอื เข้าไปคลิกที่ Setup.bat หรอื Setup.exe หรอื Dotnetsetup.bat ไดเ้ ลย
4. Window XP บางรุ่นไม่มี Visual Foxpro Library ดงั น้ันใหต้ ดิ ตัง้ โปรแกรม "Fox9Library.exe"
ก่อน โดยเขา้ ไปที่CDROM:\InstallFile\SetupFile\swprequirement\
5. CDROM อาจมีปัญหา ให้ลองคัดลอก (copy) ไฟลท์ งั้ หมดไปไวใ้ นฮารด์ ดสิ (Harddisk) ก่อนแลว้
ตดิ ตัง้ โปรแกรมจากฮารด์ ดิส โดยคลกิ ท่ีไฟล์ Setup.exe หรอื Setup.bat
6. มีการกาหนดสิทธิ์ไวท้ ่ี Window ใหเ้ ปน็ User Account แบบ Limited คือ ถา้ User Account น้ี
Log in เขา้ Windows จะไม่มีสิทธิ์ในการติดต้ังโปรแกรมใด ๆ

3-8
7. โปรแกรม Windows ทต่ี ิดต้งั ไวแ้ ล้ว ไม่ไดต้ ดิ ตง้ั ไวท้ ี่ Drive C:\WINDOWS
8. โปรแกรม Windows ตดิ ตงั้ แบบ Ghost ไม่ได้ Setup จากแผ่น Windows ทาให้อาจเกิด Error
เม่ือเข้าโปรแกรม หรือเมื่อใช้งาน
 การยกเลกิ หรือถอนการตดิ ต้ังโปรแกรม (Uninstall)
การยกเลกิ หรือถอนการตดิ ตั้งโปรแกรมออก ใหล้ บไฟล์ 2 Folder ดังนี้
1. ไฟล์โปรแกรม ซ่ึงปกติจะกาหนดไว้ที่ C:\Program Files\ชื่อโปรแกรม.WIN เช่น C:\Program
Files\SMARTBIZALL.WIN
2. ไฟลข์ ้อมูล ซึ่งปกติจะกาหนดไวท้ ี่ C:\ชอื่ โปรแกรม.WIN\FMDATA เชน่ C:\SMARTBIZ.WIN\
FMDATA
 การลงทะเบียน Register Online
โปรแกรมโดยทั่วไปจะให้ทาการ Register ทันทีเม่ือติดตั้งเสร็จ แต่สาหรับโปรแกรมน้ี สามารถใช้งาน
ไปก่อนได้ แต่เม่ือครบ 6 เดือน จะต้องทาการ Register Online ซึ่งทาเพียงคร้ังเดียวเท่าน้ัน หากผู้ใช้งานลืม
Regtister ภายใน 6 เดือน เม่ือเข้าใช้งานโปรแกรมจะเปลี่ยนเป็น mode “Read Only” ซ่ึงทาให้ View
รายการเดิมได้ แต่ไมส่ ามารถ เพ่ิมรายการใหม่ หรือแก้ไขรายการเก่าได้ จงึ แนะนาว่าควร Register ก่อนครบ 6
เดอื น โดยตอ้ งต่อ Internet ไว้ด้วย และทาดงั นี้
1. เข้า โครงสร้างองค์กร (Configuration)  Smartbiz Register เข้าเมนู Smartbiz
Register จะได้หน้าต่างลงทะเบยี นผใู้ ช้งาน ดงั ภาพที่ 3-20

ภาพท่ี 3-20 หน้าตา่ งลงทะเบยี นผู้ใช้งาน (Register)

3-9

2. กรอกรายละเอยี ดของผใู้ ช้งาน โดยเฉพาะช่องทจ่ี าเปน็ ต้องใสใ่ ห้ครบ จากนัน้ กดปมุ่ “F10-
Register” เพื่อทาการลงทะเบียน

 การเขา้ เมนเู พอ่ื ใช้งานโปรแกรม

การเข้าเมนู เพื่อใชง้ านโปรแกรมบญั ชี Smartbiz สามารถเลอื กเขา้ เมนไู ด้ 4 วธิ ี คอื
1. เข้าตาม Work Flow ท่ีโปรแกรมเตรียมให้ วิธีน้ีเหมาะสาหรับผู้เร่ิมใช้งานโปรแกรม
ประกอบดว้ ย Overview Flow แสดงภาพรวมการใชง้ านโปรแกรม และ Work Flow ของ 8 ระบบหลัก ซง่ึ จะ
เน้นการทางานในขั้นตอนการเตรยี มฐานข้อมลู การบันทกึ ยอดยกมาเมื่อเรม่ิ ต้นใช้งานครั้งแรก และการบันทึก
รายการค้า
2. เขา้ ตาม My Work Flow คอื Work Flow ท่ีผู้ใชง้ านจัดทาข้ึนมาเองได้ หรือไดร้ บั การออกแบบมา
จากที่ปรึกษา หรือผู้วางระบบบัญชีคอมพิวเตอร์ออกแบบไว้ เพื่อทางานเฉพาะ ซึ่งผู้ใช้งานสามารถออกแบบ
Work Flow เองได้ไม่จากัด และออกแบบ Work Flow ได้หลาย level ซ่ึงการมี My Work Flow จะช่วยลด
การเรยี นร้ขู องพนักงานใหม่ ทาใหพ้ นักงานใหมส่ ามารถทางานตามข้ันตอนที่ถูกต้องได้ โดยเดินตาม My Work
Flow ทวี่ างระบบเอาไว้
3. เข้าตาม Menu เหมาะกับการพิมพ์รายงานและ Export File ต่างๆ เน่ืองจากโปรแกรมมีรายงาน
ให้เลือกใชจ้ านวนมาก อาจใส่ใน Work Flow แบบที่ 1 ไดไ้ มห่ มด การเข้าเมนูมี 2 ตาแหนง่ คือ

3.1 เมนูดา้ นล่าง เปน็ วธิ ีการเขา้ แบบเมนูท่แี นะนาใหใ้ ช้
3.2 เมนดู ้านบน
4. เขา้ โดยการค้นหาดว้ ยรหัสเมนู (Short cut) โดยการพิมพ์รหสั เมนู ที่ช่อง Search menu แล้ว
กดปมุ่ คน้ หา วธิ นี ้เี ป็นวิธกี ารเขา้ เมนทู รี่ วดเร็วทีส่ ดุ

ภาพที่ 3-21 การเข้าเมนเู พื่อใชง้ านโปรแกรมบญั ชี โดยวธิ ตี า่ งๆ

ป่มุ ฟังก์ชั่นทีส่ าคญั

F2-แกไ้ ข เมอ่ื ต้อการแก้ไขรายการทีบ่ นั ทกึ ไปแล้ว

F3-เพิ่ม 3-10
F5-พิมพ์
F7-Link เมอ่ื ต้องการเพม่ิ รายการใหม่
สงั่ พิมพ์ Voucher ใบที่ทารายการอยู่
F9 ใชส้ าหรับเข้าไปดูเอกสารประกอบการลงบญั ชีที่ทามาจากระบบอื่น หรือเข้าไป
F10-บนั ทกึ บนั ทกึ เอกสารเพ่ิมเตมิ
F11 การเปดิ หน้าต่างเพื่อแก้ไขรายละเอยี ดอื่น
Esc เมือ่ ต้องการบันทึกรายการ
การเปิดใชง้ านเครือ่ งคานวณ (calculator)
การออกจากหน้าตา่ งท่ีทางานอยู่ หรือการออกจากโปรแกรม

 การ Copy ขอ้ มลู เพื่อย้ายไปทาเครื่องอ่นื และการนาข้อมูลที่ Copy ไว้มาใช้

การ copy ขอ้ มูล เพอื่ ย้ายไปทาเครือ่ งอื่นหรือจัดเก็บไวต้ าแหนง่ อน่ื และการนาขอ้ มูลท่ี Copy ไวม้ าใช้
เป็นการ Backup ข้อมูลวิธีหนึ่ง แต่ทาได้รวดเร็วและง่ายกว่าการใช้ Backup1 ในโปรแกรม สามารถทาได้โดย
ไม่ต้องเข้าใช้งานโปรแกรม Smartbiz เช่น การ copy ข้อมูลเพ่ือต้องการย้ายไปทางานเคร่ืองอื่น การ copy
ข้อมูลเก็บไว้ก่อนจะติดต้ังโปรแกรม version ใหม่ โดยเลือกติดตั้งแบบ update ข้อมูลเดิม การ copy ข้อมูล
เพ่ือส่งให้สานักงานบัญชี สาหรับโปรแกรมที่ไม่รองรับ Accounting Online แบบที่มีในโปรแกรม Smartbiz
ซ่งึ การ copy ขอ้ มูลจะทาเหมือนการ copy folder ตามปกติ ดังน้ี

1. เปดิ ไดร์ฟทีเ่ กบ็ ขอ้ มลู บรษิ ัท
2. เลอื ก folder ชอ่ื บรษิ ทั ท่ีต้องการ
3. เลือกคาสั่ง copy
4. เปิดตาแหน่งที่จะใช้เก็บข้อมลู ที่คัดลอกมา
5. เลอื กคาส่งั Paste

ภาพท่ี 3-22 หนา้ ต่างเมนูการบารงุ รกั ษาข้อมูล

3-11
 การบารุงรักษาข้อมูล

เมนูการบารุงรักษาข้อมูล (Maintenance Data System) เป็นเมนูสาหรับการทาสาเนาข้อมูล และ
การนาขอ้ มลู กลับมาใช้เมอื่ จาเป็น รวมท้ังการจัดเรียงข้อมลู และการสง่ั ใหโ้ ปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆ
ใหมอ่ ีกคร้ัง (ภาพท่ี 3-23)

ภาพท่ี 3-23 หน้าต่างเมนูการบารงุ รักษาขอ้ มูล
1. การ Backup ข้อมลู เพ่ือทาสาเนาข้อมูล

การทาสาเนาข้อมูลไวเ้ ป็นเร่อื งสาคัญมาก และควรทาสมา่ เสมอต่อเนอ่ื งเป็นประจา เช่น ทาทกุ สัปดาห์
หรอื ถา้ ช่วงใดที่มกี ารบนั ทกึ ข้อมลู มากเป็นพเิ ศษ ก็ควรทาสาเนาขอ้ มูลไว้ หรือท่เี รยี กว่า Backup Data และควร
ทาสาเนาไว้ในสื่อเกบ็ ข้อมลู นอกเคร่ืองคอมพวิ เตอร์ที่ทางาน เชน่ ใส่ CD-ROM , Flash Drive เปน็ ต้น เพราะถ้า
หากวา่ เครอ่ื งคอมพวิ เตอรเ์ กิดความเสียหาย เราจะได้มสี าเนาขอ้ มลู ทเ่ี ก็บไว้ และนาข้อมูลมาทางานต่อไปได้ ซง่ึ
ถา้ ทาสาเนาไว้เป็นประจา ข้อมูลทีส่ าเนาไวก้ จ็ ะ Update ไดใ้ กล้เคียงกบั ข้อมลู ในระบบมากยง่ิ ขน้ึ ดว้ ย วธิ ีการ
Backup ขอ้ มูล มีข้ันตอน ดงั นี้

1.1 เข้าไปทเ่ี มนู “บารงุ รักษาข้อมลู ”
1.2 เขา้ ไปที่เมนู “BACKUP 1 – ปอ้ งกันขอ้ มลู สญู หาย”
1.3 โปรแกรมจะใหร้ ะบทุ เี่ ก็บขอ้ มูลชุดสาเนา โดยระบชุ ื่อ directory มาใหอ้ ัตโนมัติ ท้ังนี้เพ่อื ความ
รวดเรว็ ในการ Backup ข้อมูล จะเก็บไวท้ ่ีฮารด์ ดสิ ท่ีใชง้ านก่อน แลว้ จงึ คดั ลอก ไปใสใ่ นส่ือเก็บขอ้ มลู อ่นื นอก
เคร่อื ง (ภาพที่ 3-24)

ภาพที่ 3-24 หนา้ ตา่ งให้ระบุที่เก็บข้อมูลที่ทาสาเนา

3-12

ควรจะตั้งช่อื directory ทจ่ี ะเกบ็ ข้อมลู เพ่ือให้สะดวกในการจดจา และการค้นหาข้อมูลที่ทาสาเนาไว้
เชน่ ทาข้อมูลของวันท่ี 01/11/2557 กต็ ้ังชอ่ื directory เป็น 25571101 โดยเรียงดว้ ยปี พ.ศ. ตามดว้ ยเดือน
และวันที่ โดยเข้าไประบุช่อื directory ท่ีเราต้องการดังภาพที่ 3-25

ภาพท่ี 3-25 หนา้ ตา่ งระบทุ ี่เกบ็ ข้อมูลท่ีทาสาเนาไว้

1.4 หลังจากนัน้ โปรแกรมจะทาการ Backup ข้อมลู ให้ และจะแสดงข้อความให้ทราบวา่ ไดท้ าการ
Backup ขอ้ มลู เสร็จเรยี บร้อยแลว้ เรากจ็ ะคดั ลอก ข้อมลู ใน directory ทง้ั หมดไว้ในแผ่น CD-ROM หรือสอื่ เก็บ
ขอ้ มูลอ่นื โดยอย่าลมื เขยี นวนั ทท่ี าสาเนาไว้ดว้ ย จะได้ไมส่ ับสนเม่ือจาเป็นต้องนากลบั มาใชภ้ ายหลงั
2. การ Restore ข้อมลู กลบั มาใชเ้ มอ่ื จาเป็น

การนาข้อมลู ทเี่ คย Backup กลับมาใช้ เรยี กวา่ Restore Data จะทาเม่ือข้อมลู ในระบบเสียหายไม่
สามารถใชง้ านได้ และจาเปน็ ตอ้ งนาข้อมูลทเ่ี คย Backup ไวช้ ดุ ลา่ สุดกลับมาใชง้ าน โปรดระวังวา่ จะได้ข้อมูล
เทา่ ทีเ่ คย Backup ไวเ้ ทา่ นน้ั ดงั น้ันจึงควรมอบหมายใหผ้ ู้ใช้งานท่มี คี วามระมัดระวงั เป็นผรู้ ับผดิ ชอบในการทา
เรอื่ งนี้ โดยกาหนดสิทธิการทางานเมนนู ใี้ ห้กบั บคุ คลทม่ี ีหน้าทน่ี ีเ้ ทา่ นัน้ ไมค่ วรให้ผ้ทู ่ไี มเ่ กี่ยวข้องเข้าไปทางานได้
ซง่ึ การ Restore ขอ้ มูลกลบั มาใช้ มขี ้ันตอน ดงั นี้

2.1 เขา้ ไปท่เี มนู “บารงุ รักษาขอ้ มลู ”
2.2 เข้าไปที่เมนู “Restore1- เรียกขอ้ มูลจาก Backup 1”
2.3 โปรแกรมจะใหร้ ะบุ directory หรอื สอ่ื ท่เี ก็บข้อมูล Backup ท่ีจะนามาใชง้ าน
2.4 หลงั จากนั้นโปรแกรมก็จะทาการ Restore ข้อมูลให้ และจะแสดงข้อความใหท้ ราบวา่ ไดท้ าการ
Restore ขอ้ มลู เสรจ็ เรยี บร้อยแลว้
3. การ REINDEX
การ REINDEX เปน็ การจัดเรยี งขอ้ มูลทอ่ี ยู่ในฐานข้อมลู ใหม่อีกคร้ัง เพ่ือใหเ้ กดิ ความรวดเร็วในการดึง
ข้อมูลต่างๆ มาใช้งาน และเพื่อตรวจสอบว่าฐานข้อมูลเสียหายหรือไม่ โดยปกติแล้วผู้ใช้งานควรใช้เมนู
REINDEX สัปดาห์ละคร้ังหรือทกุ ครง้ั ทเี่ ข้าโปรแกรมกไ็ ด้ ขึน้ อยูก่ ับปริมาณขอ้ มูลทไี่ ด้บนั ทกึ เข้าไป
4. การ RECALCULATE – ประมวลผลขอ้ มูลสถิติ
การ RECALCULATE เป็นการส่ังให้โปรแกรมทาการคานวณค่าสถิติต่างๆ ใหม่อีกคร้ัง มักใช้ในกรณีที่
เคยทางานแล้วเครื่องแฮงค์ หรือเลิกงานไม่ถูกวิธี หรือบางครั้งขาดการ REINDEX ฐานข้อมูลนั้นนานๆ แล้ว ทา
ให้การเก็บข้อมูลไม่ถูกต้อง ก็จะมาทางานท่ีเมนูน้ีก่อน แล้วจึงเรียกดูรายงานอีกคร้ัง การ RECALCULATE
ประกอบดว้ ยรายการต่างๆ ดงั น้ี

3-13

4.1 ปรับปรงุ ข้อมูลบัญชีแยกประเภท (Recalculate all General Ledger Data) รายการ
นเี้ ป็นการปรบั ปรุงข้อมูลบัญชแี ยกประเภท ซงึ่ ผใู้ ช้งานสามารถเลือกไดว้ า่ ต้องการปรับปรุงเฉพาะบางบัญชีหรือ
ทงั้ หมดก็ได้

4.2 การปรับปรุงยอดหน้ีปัจจุบันของลูกหน้ี (Recalculate all A/R Transections) รายการ
น้ีเป็นการปรบั ปรุงยอดหน้ีคงค้างของลูกหนรี้ ายตวั ซงึ่ ผู้ใช้งานสามารถเลือกไดว้ า่ ต้องการปรับปรงุ เฉพาะลูกหน้ี
บางราย หรอื ทงั้ หมดก็ได้

4.3 การปรับปรงุ ยอดหน้ีปัจจุบนั ของเจา้ หน้ี (Recalculate all A/P Transections) รายการ
น้ีเป็นการปรับปรุงยอดหนี้คงค้างของเจ้าหน้ีรายตัว ซึ่งผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการปรับปรุงเฉพาะ
เจ้าหนี้บางราย หรอื ทัง้ หมดกไ็ ด้

4.4 การปรับปรุงยอดคงคลังปัจจุบัน และยอดต้นทุนขาย (Recalculate Stock and Cost)
รายการน้ีเป็นการปรับปรุงยอดสินค้าคงคลัง และยอดต้นทุนขาย ล่าสุดให้ใหม่ ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่า
ตอ้ งการปรบั ปรงุ สินค้าเฉพาะบางรายการ หรอื ทั้งหมดท่ตี อ้ งการโดยเรียงตามรหสั สนิ คา้ หรือช่อื สินค้ากไ็ ด้

4.5 การปรับปรุงยอดคา้ งส่งใบส่ังซื้อ/ใบสั่งขาย (Recalculate Back orders) รายการนีเ้ ปน็ การ
ปรับปรุงยอดค้างส่งใบสั่งซ้ือ (PO) หรือยอดค้างส่งในส่ังขาย (SO) ซ่ึงผู้ใช้งานสามารถเลือกได้ว่าต้องการ
ปรบั ปรงุ รายการไหน โดยระบุชว่ งวนั ท่ีทตี่ อ้ งการให้มกี ารคานวณ

5. การ LOCK ขอ้ มูลหา้ มแก้ไข และการยกเลกิ การ LOCK ขอ้ มูล
เป็นเมนทู ่ีใช้ส่งั หา้ มการเข้าทางานในชว่ งเวลาที่ถกู LOCK ไว้ การ LOCK ขอ้ มูลโดยท่ัวไป มจี ดุ ประสงค์

เพ่ือต้องการไม่ให้ผู้อ่ืนเข้ามาเพิ่ม หรือแก้ไขข้อมูล ในช่วงวันเวลาที่ LOCK ข้อมูลได้ เช่น ฝ่ายบัญชีทาการ
ตรวจสอบบัญชีมาถึงสิ้นเดือนมีนาคม 2557 แล้ว ถ้าจะป้องกันไม่ให้ผู้อ่ืนเข้ามาแก้ไขรายการบัญชีที่ทาการ
ปรบั ปรุงและตรวจสอบไว้ดีแล้ว กใ็ หท้ าการ LOCK ขอ้ มลู ถึงวนั ที่ 31 มีนาคม 2557 เป็นต้น

โดยเข้าท่ีเมนู บารุงรักษาข้อมูล  LOCK ข้อมูลห้ามแก้ไข เมื่อเข้ามาแล้ว ให้ใส่วันที่ ที่ต้องการให้
LOCK ห้ามแกไ้ ขไว้ (31 มนี าคม 2557)

การยกเลิกการ LOCK ข้อมูล ทาโดยเข้าไปท่ีเมนู บารุงรักษาข้อมูล  เปลี่ยนวันที่ LOCK ข้อมูล
และเปล่ียนวันที่ให้ถอยไปจนถึงวันท่ีท่ีต้องการ เช่น เดิม LOCK ไว้ถึงวันที่ 31 มีนาคม 2557 แต่ต้องการแก้ไข
รายการในชว่ งเดือนกมุ ภาพนั ธ์ ก็ให้เปลยี่ นวันท่ี LOCK ข้อมูลเป็นวันท่ี 31 มกราคม 2557 เปน็ ตน้

ภาพท่ี 3-26 หนา้ ตา่ งการ LOCK ขอ้ มูลห้ามแก้ไข และการยกเลิกการ LOCK ขอ้ มูล

3-14