หน่วยที่ 14 การจัดทำรายงานในรูปแบบต่างๆ

วิชาโปรแกรมสาเรจ็ รปู เพอ่ื งานบัญชี รหัสวชิ า 30201-2102

หลักสูตรประกาศนียบัตรวชิ าชีพชั้นสูง (ปวส.) พุทธศกั ราช 2563

หน่วยท่ี 14

การจดั ทารายงานในรปู แบบต่างๆ

14-1

หนว่ ยที่ 14
การจดั ทารายงานในรูปแบบตา่ งๆ

สาระสาคญั
เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ

รายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพ่ือเก็บไว้เป็น Hard copy
เผื่อไว้ด้วย ซ่ึงโปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพ่ือช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง
เช่น การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงที่ หรือการแสดงลายกระดาษเพ่ือช่วยในการดู
รายงานท่มี ขี อ้ มลู ในแนวยาวทาให้การดูรายงานง่ายข้นึ เป็นต้น

สาระการเรยี นรู้
1. รายงานของระบบต่างๆ
2. เคร่อื งมือที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน
3. การพิมพร์ ายงานออกทางจอภาพ
4. การพมิ พ์รายงานออกเป็นไฟล์
5. การพมิ พร์ ายงานออกทางเคร่อื งพิมพ์
6. ตัวอยา่ งการส่งั พิมพ์รายงานต่างๆ

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรู้เกยี่ วกับการจัดทารายงานของระบบต่างๆ
2. ทาการพิมพ์รายงานของระบบต่างๆได้
3. ประยกุ ต์ใชค้ วามรู้ในชวี ติ ประจาวัน และการประกอบอาชพี

จดุ ประสงค์เชิงพฤติกรรม
1. เลอื กพิมพร์ ายงานเพื่อใช้ตรวจสอบและวเิ คราะหร์ ายการจากระบบต่างๆ ได้
2. เลอื กใชเ้ คร่ืองมือในการดูและพิมพร์ ายงานได้
3. สั่งพมิ พ์รายงานออกทางจอภาพได้
4. ส่งั พิมพร์ ายงานออกเป็นไฟลไ์ ด้
5. สง่ั พมิ พ์รายงานออกทางเครอ่ื งพมิ พไ์ ด้
6. สั่งพิมพร์ ายงานจากระบบต่างๆ ได้
7. มีเจตคตทิ ดี่ ีในการเรยี น และการน้อมนาหลักปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพยี งมาใชใ้ นชีวติ ประจาวนั

และการประกอบอาชพี

14-2

รายงานของระบบตา่ งๆ

เม่ือผู้ใช้งานบันทึกรายการในแต่ละวันเรียบร้อยแล้ว ควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบ
รายการออกมาด้วย และเม่ือตรวจสอบรายงานเรียบร้อยแล้ว ก็ควรพิมพ์รายงานเพื่อเก็บไว้เป็น Hard copy
เผื่อไวด้ ว้ ย รายงานทมี่ ใี หใ้ นระบบ จะแบ่งเปน็ 3 ประเภทหลกั ๆ ได้แก่

1. รายงานเพ่อื การตรวจสอบรายการเอกสาร เพื่อใช้ตรวจสอบความครบถว้ นของเอกสาร และเกบ็
เปน็ สาเนากระดาษไว้ เปน็ การ Backup หลงั จากบนั ทึกรายการเขา้ ไปแล้ว

2. รายงานเพือ่ การตดิ ตามงาน เชน่ รายการสินค้าค้างรับ รายงานสนิ ค้าคา้ งส่ง
3. รายงานเพ่ือการวเิ คราะห์ จะเปน็ รายการที่เกดิ จากการรวมยอดจากหลายๆ เอกสาร เพือ่ นามาใช้
เป็นขอ้ มูลประกอบในการบริหารงาน หรือวางแผนในอนาคต

1. รายงานของระบบบริหารสินคา้ คงคลัง
1.1 รายงานเพ่ือการตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานของระบบบริหารสินค้าคงคลัง มีให้เลือก

พมิ พห์ ลายรายงาน ในท่นี ้ขี อเลอื กบางรายงานที่ใช้บอ่ ยๆ ดังนี้
1.1.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ FIFO รายงานนี้เป็นการควบคุมปริมาณท่ีรับเข้าและ

จ่ายออก ซ่ึงในตัวรายงานน้ีจะแสดงให้ทราบว่า มีปริมาณสินค้าและวัตถุดิบท่ีรับเข้าและจ่ายออกไปเป็นเท่าใด
และปริมาณที่คงเหลืออยยู่ ังคงมีเทา่ ใด โดยจะคานวณ สนิ ค้า/วัตถุดิบและตน้ ทุน โดยใชห้ ลกั การว่าถ้าซื้อเข้ามา
ก่อนก็จะตัดสินค้าและวัตถุดิบน้ันออกไปก่อนตามลาดับ โดยจะแสดงให้เห็นวันที่ของรายการที่เกิดข้ึน และ
เลขท่ีใบสาคัญรับและใบสาคัญจ่าย นอกจากนี้ยังบอกให้ทราบถึงต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้า และต้นทุนรวม
ท้งั หมดดว้ ย

1.1.2 รายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ AVERAGE รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณสินค้าท่ี
รับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกับรายงานข้างต้น เพียงแต่จะแตกต่างกันที่ วิธีคานวณราคาสินค้าท่ีต่างออกไป
เท่าน้ัน ส่วนรายละเอียดที่แสดงให้เห็นในรายงานจะมีเหมือนกันโดย จะคานวณสินค้า/วัตถุดิบ รวมท้ังต้นทุน
ด้วยวิธีเฉลี่ยจากการซ้ือและการขายทุกครั้ง คือแสดงให้เห็นปริมาณวัตถุดิบท่ี รับเข้า-จ่ายออกและปริมาณ
คงเหลือ โดยจะแสดงให้เหน็ เลขท่ขี องใบสาคัญรบั -จ่ายของแตล่ ะวันที่มีการรับสินคา้ เข้า และจ่ายออก พร้อมทั้ง
แสดงต้นทุนของสนิ ค้าตอ่ หนว่ ยและต้นทุนเฉล่ยี ทงั้ หมดด้วย

1.1.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบ ดูเฉพาะจานวนสินค้า รายงานน้ีเป็นการควบคุมปริมาณ
สินค้ารับเข้าและจ่ายออกเช่นเดียวกัน แต่ต่างจากรายงานสินค้าแบบ FIFO, AVERAGE ตรงที่รายงานสินค้าน้ี
จะแสดงเฉพาะปริมาณสินค้าท่ีรับเข้าและจ่ายออก และปริมาณสินค้าคงเหลือ โดยจะแสดงให้เห็นวันท่ีของ
รายการที่เกิดข้ึนและเลขท่ีของใบสาคัญรับ - สาคัญจ่าย สาหรับราคาต้นทุน ต่อหน่วยของสินค้าและราคาทุน
รวมของสินคา้ จะดไู ดจ้ ากรายงานแบบ FIFO, AVERAGE

1.1.4 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือแยกหรือรวมคลัง รายงานน้ีเป็นการแสดงปริมาณ
สินค้าคงเหลือในช่วงเวลาที่ต้องการจะทราบ ซ่ึงผู้ใช้จะทราบวันเดือน ปีของเอกสารจากใบสาคัญรับและจ่าย
โดยจะแสดงปริมาณทร่ี ับหรอื จา่ ยในแต่ละเอกสาร สว่ นราคา ตน้ ทุนหรือ ตน้ ทนุ เฉล่ียและตน้ ทุนรวม ในรายงาน

14-3

สินค้าแบบแยกหรือรวมคลัง จะไม่แสดงในรายงานน้ี แต่สามารถดูได้จากรายงานสินค้าและวัตถุดิบแบบ
AVERAGE หรือแบบ FIFO

1.1.5 รายงานสินค้าและวัตถุดิบคงเหลือตามคลังต่างๆ รายงานนี้จะแสดงให้ทราบถึงยอด
คงเหลือของสินค้าและวัตถุดิบตามคลังต่างๆ ที่มีอยู่ โดยจะแสดงชื่อสินค้า รหัสสินค้าและยอดคงเหลือของ
สินค้าที่มเี หลืออย่ตู ามคลงั ตา่ งๆ นอกจากนจ้ี ะแสดงมูลคา่ คงเหลอื และราคาต่อหนว่ ยใหท้ ราบด้วย

1.1.6 รายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือ รายงานนี้เป็นการแสดงปริมาณยอดคงเหลือสินค้าและ
วัตถุดิบ ซ่ึงจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้า ยอดคงเหลือของสินค้าตามหน่วยนับมาตรฐานท่ีได้บันทึกยอดยกมา
ของสินค้า จานวนสินค้าที่ซ้ือเข้า จานวนสินค้าท่ีขายออก ปริมาณสินค้าท่ีปรับปรุงแล้ว ยอดคงเหลือของสินคา้
มูลคา่ ยกมาของสนิ คา้ มูลคา่ สนิ ค้าทีข่ ายได้ และมูลค่าคงเหลอื ทั้งสน้ิ

1.2 รายงานเพ่อื การติดตามงาน ได้แก่
1.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า เป็นรายงานท่ี

แสดงปริมาณสินค้าท่ียังไม่จัดส่งให้ลูกค้า ซึ่งจะทาให้ ผู้ประกอบการ ทราบว่ามีสินค้าและวัตถุดิบชนิดใดบ้างท่ี
ถึงกาหนดส่งและยังไม่จัดส่งให้ลูกค้า โดยรายงานจะแสดงให้ทราบวันท่ี ท่ีถึงกาหนดส่งสินค้า เลขท่ีของใบรับ
คาส่ังขาย ชอ่ื ลกู ค้า ยอดสง่ั ซื้อ จานวนท่ีค้างส่ง และหนว่ ยนับมาตรฐานในใบรับคาส่งั ซ้ือ

1.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า รายงานน้ีเป็นการแสดงรายงานสินค้าค้างรับแบบ
แยกตามสินคา้ จะทาให้ทราบถึงวนั ท่ีถงึ กาหนดรบั สนิ ค้า เลขทใ่ี บสัง่ ซื้อ บรษิ ทั ผจู้ าหนา่ ย ปริมาณสินค้าท่ีส่งั ซื้อ
ปริมาณสินค้าคา้ งรบั และหน่วยนับมาตรฐานในการสั่งซื้อสนิ คา้

1.2.3 รายงานสินค้าและวัตถดุ ิบคงเหลือ ค้างรับ/ค้างส่งและต้นทุนเฉลี่ย เป็นรายงานท่ีแสดง
ใหท้ ราบความเคล่อื นไหวของสนิ ค้าและวัตถุดิบคงเหลือ ท้ังแบบคา้ งรบั และคา้ งสง่ อกี ท้งั ยังแสดงต้นทนุ เฉลี่ยให้
ทราบด้วย การตรวจสอบสินค้าค้างรบั /ค้างสง่ นี้ สามารถเลอื กดูตามที่ต้องการได้ รายละเอียดท่ีผู้ใช้จะทราบได้
จากรายงานน้ี คือ ชื่อสินค้า รหัสสินค้า ปริมาณคงเหลือ หน่วยนับมาตรฐาน ราคาต่อหน่วย มูลค่าคงเหลือ
ทั้งส้ิน จานวนสนิ คา้ ค้างรับ จานวนสนิ คา้ คา้ งสง่ และยอดเงินสทุ ธิท้ังส้นิ

1.3. รายงานเพ่อื การวิเคราะห์ ขอแนะนารายงานเพ่อื การวเิ คราะหบ์ างสว่ น ดังน้ี
1.3.1 รายงานสินค้าและวัตถุดิบที่ให้กาไรหรือมูลค่าขายสูงเรียงลาดับ รายงานนี้เป็นการ

วิเคราะห์สินค้าและวัตถุดิบที่สร้างกาไรหรือมีปริมาณการจาหน่ายสูงสุด ซ่ึงสามารถเลือกการแสดงรายงาน
ตามลาดับได้ต้ังแต่ลาดับท่ี 1 ถึงลาดับที่ 10 หรือต้องการให้แสดงทุกลาดับของสินค้าท่ีสนใจ หรือของสินค้า
ทงั้ หมดกไ็ ด้ ในตวั รายงานจะแสดงใหท้ ราบชื่อสนิ ค้า รหสั สนิ ค้า หน่วยนับมาตรฐาน ปริมาณสินคา้ ที่จาหน่ายไป
มลู ค่าการจาหนา่ ยตน้ ทุนขายและกาไรขนั้ ต้น ซ่งึ สามารถดูไดท้ ้งั ทค่ี ดิ เป็นจานวนเงนิ หรอื คิดเปน็ เปอรเ์ ซ็นต์ก็ได้

1.3.2 รายงานสนิ ค้าทไี่ ม่มีการขาย รายงานนเี้ ปน็ การแสดงรายงานสินค้าท่ีไม่มีการขาย โดยจะ
แสดงเฉพาะสินค้าท่ีมียอดคงคลังเท่านั้น หากสินค้าใดท่ีไม่มียอดคงเหลืออยู่ รายงานน้ีจะไม่แสดงรายการให้
เห็นเลย แม้ว่าจะเป็นสินค้าท่ีไม่มีการขายก็ตาม ในรายงานจะแสดงให้ทราบช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับ
มาตรฐาน ยอดคงเหลือ วันทข่ี ายล่าสุด ยอดขายจากต้นปี และมูลคา่ ทีข่ ายได้ทั้งหมด

14-4

1.3.3 รายงานสินค้าและวัตถุดิบท่ีถึงจุดส่ังซื้อ รายงานน้ีเป็นรายงานสินค้าและวัตถุดิบท่ีถึงจุด
สั่งซ้อื ซ่ึงจะมีประโยชน์ต่อการบริหารงาน ด้านการควบคุมสต๊อกสินค้าและการวางแผนการขาย และโปรโมชั่น
นอกจากจะแสดงช่ือสินค้า รหัสสินค้า หน่วยนับของสินค้า ยอดคงเหลือ ปริมาณสินค้าท่ีถึงจุดสั่งซื้อ แล้วยัง
แสดงให้ทราบปริมาณสินค้า/วัตถุดิบค้างรับ – ค้างส่ง และยอดสั่งเพ่ิมด้วย นอกจากนั้นยังแสดงให้ทราบราคา
ต้นทนุ ท่ซี อ้ื สินคา้ ชุดล่าสดุ นด้ี ว้ ย

1.3.4 รายงานการเคล่ือนไหวของสินค้า รายงานนี้เป็นรายงานแสดงการเคล่ือนไหวของสินค้า
แสดงให้เห็นถึงยอดซื้อเข้า , ขายออก, ลดหน้ี, เพิ่มหนี้ โดยแสดงเป็นยอดรวมของจานวนที่มีการเคล่ือนไหวใน
ช่วงเวลาท่ีกาหนด

2. รายงานของระบบซื้อ
2.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตาม

วันที่ของเอกสาร หรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสาร ทาให้ตรวจสอบได้ว่าจานวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามท่ี
บันทึกไว้ในระบบคอมพวิ เตอรห์ รือไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสาร ชว่ ยในการตรวจ
นับเอกสารจริงได้สะดวกขึ้น นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์
รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดข้ึนว่า รายการสินค้าที่คีย์เข้าไปตรงกันหรือไม่
ตัวอย่างของรายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ พิมพ์รายการใบสั่งซื้อของผู้จาหน่าย พิมพ์รายการบิลซ้ือสด
พิมพ์รายการใบส่งของซื้อเชื่อ พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหน้ีแยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ซื้อสด
พิมพ์รายการใบลดหนซี้ ื้อเช่ือ พมิ พ์รายการใบเพิ่มหนี้ซ้ือสด พิมพ์รายการใบเพิ่มหน้ีซื้อเชื่อ พมิ พร์ ายการบิลเงิน
สด งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเชื่อ งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก
งานบรกิ าร พมิ พร์ ายการใบลดหน้ีเงินสด งานบรกิ าร พิมพ์รายการใบลดหนเี้ งนิ เชอื่ งานบริการ พมิ พร์ ายการใบ
เพม่ิ หนีเ้ งินสด งานบริการ และพมิ พร์ ายการใบเพมิ่ หน้เี งินเชื่อ งานบริการ

2.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน รายงานประเภทน้ี ใช้ในการติดตามงาน หรือบรหิ ารจัดการ
ภายใน เชน่

2.2.1 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามผู้จาหน่าย ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดท่ียัง
ไม่ไดร้ บั จากผจู้ าหนา่ ยรายน้ีบ้าง โดยรายงานจะแสดงรหสั สินคา้ ชื่อสนิ ค้า จานวนสนิ ค้าทค่ี ้างส่ง หน่วยนับของ
สินค้า วันทีส่ ินคา้ นัน้ ควรจะถูกส่งมายังบริษัท เลขทีใ่ บส่งั ซ้ือของผู้จาหน่ายหรือ ใบสั่งซื้อ หากสนิ คา้ รายการน้ัน
คา้ งสง่ จากหลายใบส่ังซื้อ กจ็ ะแสดงยอดรวมให้เหน็

2.2.2 รายงานสินค้าค้างรับแยกตามสินค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดท่ีค้างส่ง
จาแนกตามสินค้า โดยแสดงวนั ทจ่ี ะส่ง เลขที่ใบสง่ั ซอื้ ช่อื ผจู้ าหนา่ ย ยอดทส่ี ัง่ ไวท้ ้งั หมด ยอดท่ยี งั คา้ งรบั และชื่อ
หน่วยนับทาให้ทราบว่าสินค้ารายการนั้นค้างรับเป็นจานวนท้ังหมดเท่าใด จะได้ทาการส่ังซื้อเพิ่มเติมได้ตรงกับ
ความต้องการ

2.2.3 รายงานสินค้าค้างแยกตามใบสั่งซ้ือ ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างรับเช่นกัน แต่ดูว่า
รายการทต่ี อ้ งรับในวนั ทตี่ ่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเป็นใบสง่ั ซ้อื แตล่ ะใบ โดยรายงานจะแสดงรหัสสนิ ค้า ชอ่ื
สินคา้ ยอดสั่ง ยอดที่ค้างรับ และหน่วยนับ

14-5

2.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทน้ี ใช้ในการบริหารและการ
วางแผนงาน ไดแ้ ก่ รายงานวิเคราะห์ยอดซื้อแยกตามผจู้ าหน่าย เป็นต้น

3. รายงานของระบบขาย
3.1 รายงานเพ่ือตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานประเภทน้ี ผู้ใช้งานสามารถเลือกพิมพ์เรียงตาม

วันท่ีของเอกสารหรือเรียงตามเลขท่ีของเอกสาร ทาให้ตรวจสอบได้ว่าจานวนเอกสารจริงมีครบถ้วนตามท่ี
บันทึกไว้ในระบบคอมพิวเตอรห์ รอื ไม่ โดยในท้ายรายงานจะแสดงยอดรวมของจานวนเอกสารช่วยในการตรวจ
นับเอกสารจริงได้สะดวกข้ึน นอกจากนี้ยังเลือกพิมพ์โดยดูเฉพาะส่วนหัวของเอกสาร หรือจะเลือกพิมพ์
รายละเอียดของเอกสารออกมาด้วย เป็นการตรวจสอบละเอียดขึ้นว่า รายการสินค้าที่คีย์เข้าไปตรงกันหรือไม่
ตัวอย่างของรายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ พิมพ์รายการใบส่ังซ้ือของลูกค้า พิมพ์รายการบิลขายสด พิมพ์
รายการใบส่งของขายเช่ือ พิมพ์รายการใบส่งของขายเชื่อ พิมพ์ใบแจ้งหนี้แยก พิมพ์รายการใบลดหนี้ขายสด
พิมพ์รายการใบลดหนี้ขายเช่ือ พมิ พร์ ายการใบเพิ่มหน้ีขายสด พิมพร์ ายการใบเพม่ิ หนี้ขายเชื่อ พมิ พ์รายการบิล
เงินสด งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของซ้ือเช่ือ งานบริการ พิมพ์รายการใบส่งของขายเช่ือ พิมพ์ใบแจ้งหน้ี
แยก งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหนี้เงินสด งานบริการ พิมพ์รายการใบลดหน้ีเงินเช่ือ งานบริการ พิมพ์
รายการใบเพ่มิ หนี้เงินสด งานบริการ และพิมพร์ ายการใบเพ่มิ หนเี้ งินเชอ่ื งานบรกิ าร

3.2 รายงานเพื่อช่วยในการตดิ ตามงาน รายงานประเภทนี้ ใช้ในการติดตามงาน หรอื บริหารจัดการ
ภายใน เช่น

3.2.1 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามลูกค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดที่ยังไม่ได้
สง่ ให้ลูกคา้ รายน้ีบา้ ง โดยรายงานจะแสดงรหัสสินค้า ชื่อสินค้า จานวนสนิ คา้ ทคี่ ้างส่ง หนว่ ยนับของสนิ ค้า วนั ที่
สินค้าน้ันควรจะส่งให้ลูกค้า เลขท่ีใบสั่งขายของลูกค้าหรือ ใบสั่งขาย หากสินค้ารายการนั้นค้างส่งจากหลาย
ใบสง่ั ซ้อื ก็จะแสดงยอดรวมใหเ้ หน็

3.2.2 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามสินค้า ใช้สาหรับตรวจสอบว่ามีสินค้ารายการใดท่ีค้างส่ง
จาแนกตามสินค้า โดยแสดงวันที่จะส่ง เลขท่ีใบส่ังขาย ชื่อลูกค้า ยอดที่สั่งไว้ท้ังหมด ยอดที่ยังค้างส่งและช่ือ
หนว่ ยนบั ทาให้ทราบวา่ สินค้ารายการนัน้ ค้างสง่ เปน็ จานวนท้ังหมดเทา่ ใด จะไดท้ าการสง่ ใหเ้ พ่มิ เตมิ ได้จนครบ

3.2.3 รายงานสินค้าค้างส่งแยกตามใบส่ังขาย ใช้ตรวจสอบรายการสินค้าค้างส่งเชน่ กัน แต่ดู
ว่ารายการทต่ี ้องส่งในวันท่ีต่างๆ มีรายการอะไรบ้าง แยกเป็นใบสั่งขายแต่ละใบ โดยรายงานจะแสดงรหสั สินค้า
ชอ่ื สนิ คา้ ยอดสั่ง ยอดทีค่ า้ งส่ง และหนว่ ยนับ

3.2.4 รายงานใบสง่ ของต่างๆ เช่น รายงานใบสง่ ของแยกตามลกู คา้ รายงานใบส่งของแยก
ตามพนักงานขาย รายงานใบสง่ ของแยกตามทมี ขายและพนักงานขาย ยอดขายสนิ ค้าเรียงตามใบสง่ ของแยก
ตามลกู คา้

3.3 รายงานวิเคราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน รายงานประเภทน้ี ใช้ในการบริหารและการ
วางแผนงาน ได้แก่ รายงานสรปุ ต้นทุน-กาไรขั้นตน้ ของสินค้าแต่ละรายการ รายงานตรวจสอบสินค้าท่ีเคยขาย
จากเอกสารขาย สรุปยอดขายประจางวดแยกตามลูกค้า สรุปยอดขายแยกตามลูกค้าเปรียบเทียบแต่ละเดือน

14-6

รายงานสินค้าที่ขายสูงสุดเรียงตามกาไรและยอดขาย จากมากไปน้อย รายงานสินค้าท่ีขายสูงสดุ เรียงตามกาไร
และยอดขาย จากนอ้ ยไปมาก

4. รายงานของระบบลูกหน้ี
4.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานที่จัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ รายการใบเสร็จ

(ธรุ กจิ ซื้อมา-ขายไป) ในแตล่ ะวัน รายการใบเสรจ็ (ธรุ กิจบรกิ าร) ในแต่ละวัน รายการใบวางบิล
4.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ

กาหนดรับเงิน รายการใบส่งของที่ครบกาหนดแยกตามลูกค้า รายงานลูกหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์อายุ
หนี้แยกตามลกู คา้ แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายหุ น้ีแยกตามลูกค้า แบบสรุป (ดยู อดหนี้ ปจั จบุ ันเท่าท่คี า้ ง
ชาระ)

4.3 รายงานวิเคราะห์เพื่อช่วยในการบริหารงาน รายงานท่จี ดั อยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายงานสถานะ
ลูกหน้ี รายงานวิเคราะห์อายุหน้ีแยกตามลูกค้า แบบละเอียด (ย้อนวันท่ี) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตาม
ลกู คา้ แบบสรปุ (ยอ้ นวันท่ี) การด์ ลกู หน้ี สรปุ รายการเอกสารของลูกหนรี้ ายตัว รายงานยอดคา้ งรับจากลูกหน้ี
พร้อมรายละเอียด

5. รายงานของระบบเจ้าหนี้
รายงานตามรายการด้านล่างน้ี ใช้ในการตรวจสอบว่าเอกสารจรงิ ตรงและครบถ้วนกับที่บันทกึ เขา้ ไป

ในระบบหรือไม่ เช่น ยงั ไม่ได้รบั ใบเสร็จรบั เงินจากเจ้าหน้ี การพิมพ์รายการเอกสารออกมาตรวจสอบจงึ ช่วยใน
การควบคมุ และชว่ ยในการติดตามเอกสารให้ทันในรอบบัญชไี ดเ้ ป็นอย่างดี

5.1 รายงานเพื่อตรวจสอบรายการเอกสาร รายงานท่ีจัดอยู่ในประเภทน้ี ได้แก่ รายการ
ใบเสรจ็ รบั เงิน (ธุรกิจซ้อื มา-ขายไป) ในแต่ละวัน รายการใบเสร็จรับเงิน (ธุรกิจบริการ) ในแต่ละวนั รายการใบ
วางบลิ

5.2 รายงานเพ่ือช่วยในการติดตามงาน รายงานที่จัดอยู่ในประเภทนี้ ได้แก่ รายการใบวางบิลครบ
กาหนดจ่ายเงิน รายการใบส่งของท่ีครบกาหนดแยกตามผู้ขาย รายงานเจ้าหนี้เกินวงเงิน รายงานวิเคราะห์
อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบละเอียด รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบสรุป (ดูยอดหนี้
ปัจจุบนั เทา่ ทีค่ ้างชาระ)

5.3 รายงานวเิ คราะห์เพ่ือช่วยในการบริหารงาน รายงานท่ีจดั อยู่ในประเภทนี้ ไดแ้ ก่ รายงานสถานะ
เจ้าหนี้ รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยกตามผู้จาหน่าย แบบละเอียด (ย้อนวันที่) รายงานวิเคราะห์อายุหนี้แยก
ตามผู้จาหน่าย แบบสรุป (ย้อนวันที่) การ์ดเจ้าหน้ี สรุปรายการเอกสารของเจา้ หน้ีรายตัว รายงานยอดค้างจา่ ย
เจา้ หนพ้ี รอ้ มรายละเอยี ด

6. รายงานของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร
รายงานที่ใช้ในการตรวจสอบว่าข้อมูลท่ีเราบันทึกเข้าไปนั้น ครบถ้วนและถูกต้อง เพียงใด มีให้เลือก

พิมพห์ ลายรายงาน เชน่ รายงานเชค็ รบั เรยี งตามวนั ท่เี ชค็ รายงานสถานะเชค็ รบั แยกตามลูกค้า รายงานเชค็ จา่ ย

14-7

เรียงตามวันที่จ่ายเช็ค รายงานเช็คจ่ายเรียงตามเลขที่เช็ค รายงานสถานะเช็คจ่ายแยกตามเจ้าหนี้ รายงาน
Bank statement ทะเบยี นเชค็ รายวนั เรียงตามบญั ชีและเลขท่ี VOUCHER

เมื่อตรวจสอบรายการแล้ว หากพบว่าเช็ค หรือเอกสารธนาคารรายการใดมีปัญหาต้องปรับปรุง ก็ให้
เขา้ ไปทาการปรับปรงุ รายการ ตามวธิ กี ารท่ไี ดก้ ลา่ วมาก่อนหน้าน้ี

7. รายงานของระบบสินทรัพย์และค่าเสอ่ื มราคา
หลังจากท่ีผู้ใชง้ านบันทึกรายการสินทรัพย์เข้าไปแล้ว ส่ิงท่ีต้องทาก่อนจะส่ังคานวณค่าเสอื่ มราคา ควร

จะพิมพ์รายงาน “ทะเบียนสินทรัพย์ท่ีมีท้ังหมด” ออกมาตรวจสอบเบื้องต้นก่อนว่า มีการบันทึกรายละเอียด
ของสินทรัพย์ผิดพลาดหรือไม่ เช่น บันทึกชื่อบัญชีของสินทรัพย์ผิด หรือ บันทึกมูลค่าของสินทรัพย์ที่ใช้ในการ
คานวณค่าเส่ือมราคาผิดไป เปน็ ตน้ และเมือ่ สง่ั คานวณค่าเสื่อมราคาแลว้ กค็ วรพิมพ์ “รายงานตารางคา่ เส่ือม
ราคาสะสม” ออกมา ตรวจสอบว่ามีรายการค่าเสื่อมราคาใดท่ีไม่ถูกต้อง ซึ่งมักจะเกิดจากการบันทึก
รายละเอียดสินทรัพย์ท่ีไม่ถูกต้อง เป็นส่วนใหญ่ เช่น ระบุบัญชีที่จะบันทึกบัญชี ด้านเดบิตผิดบัญชี หรือระบุ
อัตราค่าเส่ือมราคาผิดไป เป็นต้น ความผิดพลาดเหล่านี้จะหมดไป ถ้าได้ตรวจสอบ การบันทึกรายละเอียดของ
สินทรพั ยไ์ ด้ครบถว้ น

8. รายงานของระบบบญั ชแี ยกประเภท
เมื่อผู้ใช้งานบันทึกรายการรายวนั แลว้ ในแต่ละวันควรพิมพ์รายงาน เพื่อช่วยในการตรวจสอบรายการ

ออกมาด้วย ซง่ึ รายงานที่จาเป็นและมกั จะต้องใชง้ านกันสว่ นใหญ่ มีดงั น้ี
8.1 รายงานรายวันเรียงวันที่ เป็นการพิมพ์รายการรายวันที่เราบันทึกเข้าไป โดยเรียงตามวันที่ของ

VOUCHER ใช้สาหรับตรวจสอบรายการเบื้องต้น ซ่ึงควรจะต้องทาก่อนที่จะทาการปิดบัญชีหรือส่ัง POST
รายการ

8.2 รายงานรายวันเรียงเลขที่ เปน็ การพิมพร์ ายการรายวนั ท่เี ราบันทึกเข้าไป โดยเรยี งตามเลขที่ของ
VOUCHER ใช้สาหรับตรวจสอบ รายการเบ้ืองต้นเช่นกัน แต่ช่วยตรวจสอบจานวนเอกสารด้วยว่าครบถ้วน
หรือไม่ เพราะอาจจะมี VOUCHER ทว่ี นั ทีข่ องเอกสารอาจจะไม่เรียงกัน ซ่งึ ทาให้เมื่อเราสั่งพิมพเ์ รียงตามเลขท่ี
กบั เรียงตามวันที่ของเอกสาร จะมลี าดบั ของ VOUCHER ไมเ่ หมอื นกันก็ได้

8.3 บญั ชแี ยกประเภทแบบ 3 ช่อง เป็นการตรวจสอบรายการของแต่ละบัญชยี ่อย โดยดูวา่ มีบญั ชีใด
มากระทบกบั บญั ชนี ี้บา้ ง

8.4 รายการแยกประเภท คล้ายรายงานบัญชีแยกประเภท แต่แสดงเฉพาะรายการท่ีเกิดขึ้นใน
ช่วงเวลาเทา่ นั้น ไมถ่ กู กระทบจากยอดยกมา ใช้ในการตรวจสอบเฉพาะรายการเคลอ่ื นไหวในชว่ งเวลาหนึ่ง

8.5 รายวันเรียงวันที่ (บัญชีเป็นแนวคอลัมน์ Dr-Cr) รูปแบบรายงานเหมือนกับ "สมุดรายวัน
เฉพาะ" นนั่ เอง เหมาะสาหรับ เลอื กดูรายการของบัญชีท่ีสนใจเป็นพิเศษ มาแสดงไว้ในคอลมั น์ แต่ถา้ บญั ชีไหน
เป็นรายการทไ่ี มเ่ กดิ ข้ึนบ่อย กจ็ ะแสดงรวมไวใ้ นช่อง “อ่นื ๆ”

8.6 รายวนั เรยี งวันท่ี มีรายละเอียดเอกสารประกอบ แยกตามระบบงาน รูปแบบรายงานเหมอื นกับ
สมุดรายวัน แต่แยกรายการ VOUCHER ที่ถูกสร้างขึ้นจากระบบงานต่าง ๆ ได้เหมาะกับผู้ใช้งานซอฟท์แวร์

14-8

ทางด้าน Front End ด้วย เช่น ระบบขาย ระบบจัดซ้ือ ระบบลูกหน้ี ระบบเจ้าหน้ี ระบบเช็คและเงินฝาก
ธนาคาร เป็นต้น ซ่ึงมีการบันทึกบัญชีให้อัตโนมัติในระบบบัญชี ดังนั้น หากผู้ใช้งานต้องการตรวจสอบดูว่า มี
รายการรายวันใดบา้ งท่ีถกู สร้างจากระบบงานอื่น ๆ กส็ ามารถตรวจสอบไดจ้ ากรายงาน

8.7 รายการรายวันท่ียังไม่ POST รายงานทีค่ วรจะพิมพ์ก่อนที่จะส่ัง POST รายการ เพอ่ื ให้ผู้ใช้งาน
ตรวจสอบดูให้แนใ่ จก่อนว่า รายการเหลา่ นม้ี ีสว่ นใดตอ้ งแก้ไขหรอื ไม่ เพราะถ้าสั่ง POST รายการแล้ว จะแก้ไข
รายการไม่ได้อกี ต้องใช้วิธที ารายการปรบั ปรุงเขา้ ไปแทน

เครอื่ งมอื ที่ใช้ในการดูและพิมพ์รายงาน

โปรแกรมได้เตรียมเครื่องมือเพื่อช่วยในการดูรายงาน และการพิมพ์รายงานต่างๆ ไว้ หลายอย่าง เช่น
การ Lock ข้อความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน ให้คงท่ี หรอื การแสดงลายกระดาษเพอ่ื ชว่ ยในการดรู ายงานท่ี
มขี อ้ มูลในแนวยาวทาให้การดรู ายงานงา่ ยข้ึน เปน็ ตน้ มีรายละเอียดดงั ภาพท่ี 14-1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
1. Lock ขอ้ ความคงท่ี (แถบสีเขียว)
2. แสดงเสน้ แบ่งกระดาษให้เห็น?
3. Zoom ดูข้อมลู ด้วยสัดสว่ นเท่าใด
4. แสดงลายกระดาษบนจอภาพ?
5. พิมพล์ ายกระดาษออกทางเครือ่ งพิมพ?์
6. ตงั้ รอยพับกระดาษ
7. ส่ังพับกระดาษตามรอยทต่ี งั้ ไว้
8. Mark เคร่ืองหมายในตาแหน่งทต่ี อ้ งการ
9. ซ่อนเคร่ืองหมายที่เคย Mark ไว้
10. สง่ั ใหพ้ มิ พ์ลายน้าจากไฟลท์ ก่ี าหนด

ภาพท่ี 14-1 เครื่องมือท่ีใชใ้ นการดูและพิมพ์รายงาน

1. การ Lock ขอ้ ความในแนวคอลัมน์ และแนวนอน เพื่อเลื่อนตามไปกับข้อความส่วนอ่ืน
การ Lock ข้อความ ทาไดโ้ ดยใช้เมาสเ์ ล่อื นไปยังแถบสเี ขียวที่อย่ดู า้ นบน และขยบั แถบสเี ขียวไปยงั

ข้อความท่ตี ้องการ Lock ดงั ภาพท่ี 14-2 ต้องการ Lock คอลัมน์ “เลขทอ่ี ้างอิง และชื่อผู้ซื้อสินคา้ ” และ Lock

14-9
แนวนอน “หวั ตาราง” เมื่อได้ตาแหน่ง Lock แล้ว ให้ Double Click (คลิกซ้ายของเมาส์ติดกนั 2 ครง้ั ) หรือ
Right Click (คลิกขวาของเมาส)์ ที่แถบสีเขยี ว จะเกิดแนว Lock ข้อความ ดังภาพที่ 14-3

ภาพที่ 14-2 แสดงการกาหนดการ Lock ข้อความ

ภาพท่ี 14-3 แสดงการกาหนดช่วงการ Lock ข้อความ
2. การใหแ้ สดงเสน้ แบ่งแนวกระดาษ

เมอ่ื เรยี กดูรายงาน หากรายงานนั้นมีข้อมูลล้นจอภาพ จะเห็นเส้นสเี หลืองแสดงถึงแนวกระดาษ ดงั
ภาพที่ 14-4 ซ่งึ ถ้าสัง่ พมิ พ์ออกเคร่อื งพิมพ์ จะใชก้ ระดาษตามจานวนเส้นแบง่ แนวกระดาษท่เี ห็น

14-10

ภาพท่ี 14-4 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเสน้ แบ่งแนวกระดาษสเี หลอื ง

3. การ Zoom เพือ่ ดขู อ้ มลู

บางครง้ั ผูใ้ ชง้ านอาจต้องการขยายดขู อ้ มูลใหม้ ีขนาดใหญข่ ึ้น หรือยอ่ ให้มีขนาดเลก็ ลง สามารถยอ่ ขยาย

(Zoom) โดยคลิกทสี่ ัญลักษณ์ แล้วเลอื กสดั สว่ นทีต่ ้องการ ดังภาพที่ 14-5

ภาพที่ 14-5 หน้าตา่ งรายงานเมอื่ เรยี กดูด้วยขนาด 100%

4. การแสดงลายกระดาษบนจอภาพ และการแสดงลายกระดาษเมื่อสั่งพิมพ์ทางเคร่อื งพิมพ์
ถา้ รายงานมีข้อมูลในแต่ละแถวมาก การมีเส้นนอนเพ่ือเทียบข้อมลู ในแนวนอนจะช่วยให้ดขู ้อมูลไดง้ ่าย

ขนึ้ โปรแกรมจงึ เตรียมลายกระดาษไว้ เป็นแนวทบึ สลบั กับแนวเส้นโปรง่ โดยคลิกทสี่ ัญลกั ษณ์ และหาก
ยกเลกิ แสดงลายกระดาษ ก็คลกิ ที่ปมุ่ เดิม ส่วนการส่ังพิมพ์รายงานให้มลี ายกระดาษออกทางเคร่ืองพิมพ์ด้วย
ใหค้ ลกิ ทส่ี ัญลักษณ์

14-11

ภาพท่ี 14-6 หนา้ ตา่ งรายงานหลงั สงั่ ใหแ้ สดงลายกระดาษ
5. การต้ังรอยพบั กระดาษ สาหรับคอลัมน์ที่ไมต่ ้องการแสดง

การดรู ายงานที่มคี วามยาวมากๆ หรอื มีคอลัมน์ทตี่ ้องการปิดไว้ ไม่ต้องแสดงออกมาให้เห็นทางจอภาพ
หรอื เม่ือสง่ั พิมพร์ ายงานออกทางเครื่องพิมพ์ สามารถพับกระดาษได้ โดยตัง้ รอยพบั กระดาษก่อน โดยการคลิก
ทสี่ ัญลักษณ์ เมื่อเลือ่ นเมาส์ไปท่แี นวไมบ้ รรทัดด้านบนจะเห็นสัญลกั ษณ์ และถา้ เลอ่ื นเมาสไ์ ปขอบ
ซา้ ยของหน้าตา่ ง จะเห็นสญั ลักษณ์ ซงึ่ จะใชใ้ นการกาหนดตาแหน่งทีต่ ้องการพบั กระดาษ ตอ้ งการพบั
ตาแหนง่ ใด ใหค้ ลิกเมาสต์ าแหน่งน้ัน ดังภาพท่ี 14-7

ภาพที่ 14-7 หนา้ ต่างรายงานแสดงแนวการพับกระดาษในแนวคอลมั น์

6. การส่ังพบั กระดาษ หรือยกเลิกการพับกระดาษ
หลังจากทาการกาหนดตาแหนง่ การพบั กระดาษตามข้อ 5 แลว้ จะสง่ั พบั กระดาษเพ่ือปดิ ข้อความทไี่ ม่

ต้องการใหแ้ สดง โดยการคลิกที่สัญลกั ษณ์ จะไดด้ ังภาพที่ 14-8 และหากต้องการยกเลิกการพับกระดาษ
กใ็ ห้กดปุ่มเดมิ

14-12

ภาพที่ 14-8 หนา้ ต่างรายงานหลงั จากสงั่ พบั กระดาษตามรอยที่กาหนด
7. การ Mark เคร่ืองหมายที่ตอ้ งการเน้น หรือการใชป้ ากกาไวท์บอร์ด

หากตอ้ งการทาเคร่ืองหมายไวท้ ข่ี ้อความบางอยา่ ง เพอื่ ใหส้ ังเกตไดช้ ดั เจน เชน่ การดรู ายงานที่มีความ
ยาวมากๆ ทาให้สังเกตเหน็ ตาแหนง่ ท่ที าสญั ลักษณ์ไวไ้ ด้ชัดเจน เม่อื พลิกไปดูหนา้ อ่นื กลบั ไปมากห็ าตาแหน่งเดมิ
ได้ง่าย โดยการคลิกท่ีสัญลักษณ์ แล้วนาไป Mark ตาแหน่งที่ต้องการ จะได้ดงั ภาพท่ี 14-9 หากตอ้ งการ
ซ่อนเครื่องหมายท่ี Mark ไว้ก็ให้คลิกปุ่ม และหากต้องการใหแ้ สดงเครอ่ื งหมายก็ใหค้ ลกิ ปุ่ม

ภาพท่ี 14-9 หนา้ ตา่ งรายงานแสดงเครื่องหมายที่ Mark ไว้ จะเห็นเปน็ วงกลมสีเหลอื งขอบแดง
8. การสงั่ ให้พิมพ์ลายนา้ จากไฟล์รปู ภาพที่สร้างไว้

ในกรณีที่ตอ้ งการพิมพ์รายงาน หรือเอกสารออกทางเคร่ืองพิมพ์ โดยมลี ายน้าเปน็ พ้นื หลังของขอ้ ความ
ในเอกสาร (เป็น Background) สามารถทาได้ดงั น้ี

14-13
8.1 สร้างไฟลล์ ายน้าท่จี ะใช้ไว้ลว่ งหน้า เชน่ ไฟลน์ ามสกุล .bmp หรือ .jpg เปน็ ตน้
8.2 ส่ังให้โปรแกรมดึงไฟลล์ ายนา้ มาใชใ้ นการสง่ั พมิ พ์ โดยคลิกท่สี ญั ลกั ษณ์ โปรแกรมจะขนึ้ มาให้
ระบุไฟลท์ ่ีจะดงึ มาใชด้ งั ภาพที่ 14-10 ใหร้ ะบุไฟล์ทต่ี อ้ งการ แลว้ คลกิ ปุม่ Open จะเปน็ ดังภาพ 14-11

ภาพที่ 14-10 หนา้ ตา่ งแสดงการเลอื กไฟลล์ ายนา้ ทสี่ รา้ งไว้มาใช้พมิ พ์

ภาพท่ี 14-11 หน้าตา่ งแสดงภาพลายน้าที่เลือกไว้ มาแสดงในรายงาน
การพมิ พ์รายงานออกทางจอภาพ
การพิมพ์รายงานออกทางจอภาพ เป็นการเรียกดรู ายงานทางจอภาพก่อนส่ังพิมพ์ ซงึ่ สามารถสั่งพิมพ์
ได้จากทุกระบบ เชน่ การสงั่ พิมพ์รายงานภาษขี ายจากระบบภาษมี ลู ค่าเพ่มิ เมื่อระบุ Option ในการดขู ้อมูล
เรยี บร้อยแล้ว ใหก้ ดปุม่ OK ท่อี ยู่ด้านลา่ ง จะข้นึ หน้าต่างมาใหเ้ ลอื กการพิมพ์ ให้คลกิ เลือกทีช่ ่อง “จอภาพ” ดงั
ภาพท่ี 14-12 และ 14-13 โปรแกรมจะแสดงรายละเอียดรายงานทส่ี ั่งพิมพ์ออกทางจอภาพ ดังภาพที่ 14-14

14-14

ภาพท่ี 14-12 หน้าต่างระบุ Option ในการดูข้อมูลรายงานภาษขี าย
ภาพที่ 14-13 หน้าต่างสง่ั พิมพร์ ายงานภาษขี ายทางจอภาพ
ภาพท่ี 14-14 หน้าต่างแสดงรายละเอยี ดรายงานท่สี ั่งพิมพ์

14-15

การพิมพร์ ายงานออกเป็นไฟล์

สามารถส่ังให้โปรแกรมพิมพ์รายงานออกเป็นไฟล์ประเภทต่างๆ เช่น Text file , Excel หรือ REP
เปน็ ต้น (ไฟล์ชนดิ REP eArchive จะมีรปู แบบเหมอื นรายงานของโปรแกรม) ซึง่ ไฟล์ท่สี งั่ พิมพ์น้สี ามารถจัดเก็บ
และเรียกดูเพ่ือส่ังพิมพ์เป็นเอกสารภายหลังได้ เช่น การส่ังพิมพ์รายงานภาษีขายจากระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม เม่ือ
ระบุ Option ในการดูข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่ม OK ท่ีอยู่ด้านล่าง จะขึ้นหน้าต่างมาให้เลือกการพิมพ์ ให้
คลิกเลอื กทชี่ ่อง “ออกเปน็ ไฟล์” และเลอื กชนิดของไฟล์ ดังภาพท่ี 14-15

ภาพท่ี 14-15 หนา้ ต่างการเลอื กหวั ข้อในการพมิ พ์ (เลือกออกเปน็ ไฟล)์ และเลอื กชนิดของไฟล์

เมอื่ กาหนดชนิดของไฟล์แลว้ จะตอ้ งระบุ Directory ท่จี ะใชเ้ ก็บไฟลร์ ายงาน โดยให้คลิกท่ีปุ่ม ที่
อยู่ด้านข้างชนิดของไฟล์ (ภาพท่ี 14-16) จะมีหน้าต่างกาหนดรูปแบบรายงานสาหรับออกไฟล์ขึ้นมาให้เลือก
Directory ที่จะเก็บไฟล์ ซึ่งโปรแกรมจะระบุไว้ที่ไดร์ฟ C\PROGRAM FILES\SMARTBIZ.WIN\FMSB8

สามารถเปล่ียนได้โดยคลิกท่ีปุ่ม ท่ีอยู่ด้านข้าง (ภาพท่ี 14-17) เม่ือเลือกท่ีเก็บไฟล์ได้แล้ว คลิกท่ีปุ่ม
Select

ภาพท่ี 14-16 หน้าต่างการเลือกชนิดไฟล์ทต่ี ้องการ และการกาหนดรปู แบบรายงานสาหรบั ออกไฟล์

14-16

ภาพที่ 14-17 หนา้ ต่างการเลอื ก Directory ที่จะใชใ้ นการจัดเก็บไฟล์รายงาน
การพิมพร์ ายงานออกทางเคร่ืองพิมพ์
1. การเลอื กรปู แบบและขนาดตัวอักษร (Font) โดยการกดป่มุ Ctrl+F หรอื คลกิ ทปี่ ่มุ ทีอ่ ยู่
ดา้ นข้าง Font จะปรากฏหน้าต่าง Font ใหเ้ ลอื กรูปแบบ และขนาดตัวอกั ษร เมอื่ เลือกแล้ว คลกิ ปุ่ม OK

ภาพท่ี 14-18 หนา้ ตา่ งสัง่ พิมพร์ ายงาน เพื่อเลือกรูปแบบและขนาดตวั อักษร

14-17

ภาพท่ี 14-19 หนา้ ตา่ งการเลอื กรูปแบบและขนาดตัวอักษร
2. การเลอื กชนิดเคร่ืองพมิ พ์ โดยการคลิกทป่ี ุ่ม ท่อี ย่ดู า้ นลา่ งในหวั ขอ้ “เคร่อื งพิมพ์” จะปรากฏ
หนา้ ต่าง Print Setup ใหเ้ ลือกชนดิ เครื่องพมิ พ์ พร้อมทง้ั ตัง้ คา่ การพมิ พ์ ไดแ้ ก่ การกาหนดขนาดกระดาษ และ
การวางแนวการพมิ พ์ ถ้าต้องการพิมพแ์ นวต้งั เลือก “Portrait” และถ้าต้องการพมิ พ์แนวนอน เลือก
“Landscape” เม่ือเลือกแล้ว คลกิ ป่มุ OK

ภาพท่ี 14-20 หนา้ ตา่ งสั่งพิมพร์ ายงาน เพือ่ เลือกชนิดเคร่ืองพิมพ์

14-18

ภาพที่ 14-21 หน้าตา่ งการเลอื กชนดิ เครื่องพิมพ์ และตั้งค่าการพิมพ์
3. การกาหนดกัน้ หน้าในการพมิ พร์ ายงาน โดยการใสต่ วั เลขที่ตอ้ งการในช่อง “กั้นหน้าซ้าย” เม่อื
กาหนดรายละเอยี ดในการพิมพเ์ รียบรอ้ ยแลว้ คลกิ ปุ่ม Print

ภาพที่ 14-22 หน้าตา่ งกาหนดกน้ั หนา้ ในการพิมพ์รายงาน
ตวั อยา่ งการส่งั พิมพ์รายงานต่างๆ
1. การสงั่ พิมพ์รายงานรายวันเรียงตามวันท่ี (ทุกเลม่ )

1.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  รายงาน  พิมพ์รายวันเรยี งตามวนั ท่ี
1.2 เลอื กการพมิ พส์ มดุ รายวัน “ทุกเล่ม”
1.3 กาหนดชว่ งวนั ทีข่ องรายงาน ในช่อง “ต้ังแตว่ นั ที่” เมื่อกาหนดรายละเอยี ดแล้ว กดปุ่ม OK

14-19

ภาพที่ 14-23 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสัง่ พมิ พ์รายงานรายวันเรียงตามวันที่ (ทกุ เลม่ )
2. การสัง่ พิมพร์ ายงานงบกาไรขาดทุน (กรณบี นั ทึกบัญชีแบบ Periodic)
2.1 เขา้ ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท  พิมพง์ บการเงิน  พมิ พ์งบกาไร-ขาดทุน (กรณี

บนั ทึกบัญชแี บบ Periodic)
2.2 จะมีหนา้ ตา่ งให้เลือกแบบฟอร์มงบ เลือก “AUTOMATIC”
2.3 กาหนดชว่ งวันทีข่ องรายงาน ในชอ่ ง “ตงั้ แตว่ นั ที่” เมื่อกาหนดรายละเอียดแลว้ กดปุ่ม OK

ภาพท่ี 14-24 หนา้ ต่างใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “AUTOMATIC”

14-20

ภาพท่ี 14-25 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสัง่ พิมพ์งบกาไรขาดทนุ (กรณีบันทึกบัญชแี บบ Periodic)
3. การสง่ั พมิ พ์รายงานงบแสดงฐานะการเงนิ
3.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชแี ยกประเภท  พมิ พ์งบการเงิน  พมิ พ์งบแสดงฐานะการเงิน
3.2 จะมีหนา้ ตา่ งใหเ้ ลือกแบบฟอร์มงบ เลอื ก “AUTOMATIC”
3.3 กาหนดวนั ทขี่ องรายงาน ในช่อง “ณ วนั ท่ี” และเลือกพมิ พ์เฉพาะ “บัญชีทมี่ ยี อดเคล่อื นไหว”
3.4 เมอ่ื กาหนดรายละเอยี ดแล้ว กดปมุ่ OK

ภาพท่ี 14-26 หน้าตา่ งให้เลอื กแบบฟอร์มงบ เลอื ก “AUTOMATIC”

14-21

ภาพท่ี 14-27 หน้าตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสงั่ พิมพ์งบแสดงฐานะการเงิน
4. การส่งั พิมพร์ ายงานสนิ คา้ และวัตถุดิบแบบ FIFO

4.1 เข้าท่ี ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลงั  รายงานสนิ คา้ และ Pricelist  พมิ พ์รายงาน
สินค้าและวตั ถุดิบแบบ FIFO

4.2 กาหนดช่วงวันทีข่ องรายงาน ในช่อง “ตั้งแตว่ ันท”่ี และเลอื ก “พิมพ์” ยอดยกมา
4.3 เมอื่ กาหนดรายละเอยี ดแลว้ กดปมุ่ OK

ภาพท่ี 14-28 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการส่ังพมิ พ์พิมพร์ ายงานสนิ คา้ และวตั ถดุ ิบแบบ FIFO

14-22
5. การสง่ั พิมพร์ ายงานการด์ ลกู หน้ี

5.1 เข้าท่ี ระบบลกู หน้ี  พมิ พร์ ายงาน  การ์ดลูกหน้ี
5.2 กาหนดช่วงวันท่ขี องรายงาน ในชอ่ ง “ตง้ั แตว่ ันท่ี” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา
5.3 เมื่อกาหนดรายละเอยี ดแล้ว กดปมุ่ OK

ภาพท่ี 14-29 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอียดในการสง่ั พมิ พ์การด์ ลกู หนี้
6. การสัง่ พิมพร์ ายงานการด์ เจ้าหน้ี

6.1 เขา้ ท่ี ระบบเจา้ หนี้  พิมพ์รายงาน  การ์ดเจ้าหนี้
6.2 กาหนดช่วงวนั ทีข่ องรายงาน ในช่อง “ต้ังแตว่ นั ที่” และเลือก “พิมพ์” ยอดยกมา
6.3 เมอื่ กาหนดรายละเอียดแลว้ กดปุ่ม OK

ภาพที่ 14-30 หนา้ ตา่ งกาหนดรายละเอยี ดในการสง่ั พมิ พ์การ์ดเจ้าหนี้

14-23

วดิ ีโอ YouTube
วชิ าโปรแกรมสาเรจ็ รปู เพื่องานบญั ชี

https://bit.ly/3oQPFr7