หน่วยที่ 5

หนว่ ยท่ี 5

การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ

ความรู้พน้ื ฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี 0



หนว่ ยที่ 5

การบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ

สาระสำคัญ

กิจการที่มีการดำเนินงานมาก่อนที่จะเริม่ นำโปรแกรมบัญชีมาใช้ จะต้องทำการใส่ยอดยกมาต้นงวด
ของบัญชีแยกประเภท เจ้าหน้ี ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ และเช็ค โดยจะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเม่ือเริ่มใช้
ระบบเพียงครง้ั เดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบญั ชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอตั โนมัติ แม้จะยัง
ไมป่ ิดงวดบญั ชีกต็ าม บางครัง้ ผ้ใู ช้อาจไม่ไดเ้ รมิ่ ใช้งานโปรแกรมตรงกบั วนั ทเี่ รม่ิ รอบบญั ชกี ็ได้ กรณีที่ผู้ใช้ยังหา
ยอดยกมาจากรอบบัญชีกอ่ นไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพ่ือเริ่มทำงานกอ่ นได้ และเมื่อหายอดยกมาได้
แลว้ จงึ คอ่ ยยอ้ นกลับไปบนั ทกึ รายการยอดยกมา

สาระการเรียนรู้

1. การบนั ทึกยอดยกมาตน้ งวดของบญั ชแี ยกประเภท
2. การบันทึกเจา้ หนี้ยกมาตน้ งวด
3. การบนั ทึกลกู หนี้ยกมาต้นงวด
4. การบนั ทกึ สินค้าคงเหลือยกมาตน้ งวด
5. การบนั ทกึ เชค็ ยกมาตน้ งวด

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความร้เู กยี่ วกบั การบันทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบ
2. บนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบตามลำดบั ขน้ั ตอน

จุดประสงค์เชิงพฤตกิ รรม
1. ด้านความรู้

1.1 อธบิ ายวิธีการบนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบได้

2. ด้านทกั ษะ

2.1 บนั ทกึ ยอดยกมาในแตล่ ะระบบได้

3. ด้านคุณลกั ษณะอนั พงึ ประสงค์

3.1 ความมีวินัย
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.4 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซอ่ื สัตย์สจุ ริต

การบันทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 1

การบนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยกประเภท
การใส่ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเม่ือเร่ิมใช้ระบบเพียง
ครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบญั ชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวด
บัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบญั ชวี ันท่ี 01/01 แต่
อาจเร่ิมใช้โปรแกรมทำงานตอนกลางปี (1 มิถนุ ายน) ก็ให้ระบุวันเริม่ ใชร้ ะบบเปน็ 01/06 และเริ่มใส่ยอดยกมา
ในวนั น้ี โดยนำยอดยกไปของงบทดลองหลงั ปดิ บัญชี หรอื งบฐานะการเงิน ณ วันท่ี 31 พฤษภาคม มาระบลุ งไป
กรณีทผ่ี ูใ้ ช้ยงั หายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไมไ่ ด้ สามารถลงรายการรายวนั เพ่ือเร่ิมทำงานไปก่อนได้
และเมอ่ื หายอดยกมาได้แล้ว จงึ ค่อยย้อนกลับมาบนั ทกึ ยอ้ นหลังไป ทำให้ผใู้ ชส้ ามารถเรม่ิ งานใหม่ได้ โดยไม่ตอ้ งรอ
ยอดยกมา
1. เขา้ ที่ ระบบบญั ชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล  บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยก
ประเภท หรอื เปิด Work Flow ระบบบญั ชแี ยกประเภท  Set Balance Data  ใส่ยอดยกมา
เริ่มตน้ ตงั้ บรษิ ทั และสาขา
2. เลอื่ นแถบสว่าง หรอื ใชเ้ มา้ ส์คลิกไปยังรายการบัญชที ่จี ะเขา้ ไปบันทึกรายการ
3. กดปุ่ม F2-แก้ไข เพอ่ื เขา้ ไปใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีนัน้
4. บันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชี ซ่ึงอาจจะเปน็ ยอดยกมาดา้ นเดบิตหรือเครดิตก็ได้
5. บนั ทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเกบ็ ขอ้ มูล

Set Balance Data ระบบบญั ชแี ยกประเภท

ภาพท่ี 5-1 หนา้ ต่างเข้าบันทกึ ยอดยกมาต้นงวดของบญั ชแี ยกประเภททาง Work Flow

2 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

ภาพที่ 5-2 หน้าตา่ งรายการจากผงั บญั ชเี พอื่ บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวด

ภาพที่ 5-3 หน้าตา่ งบนั ทกึ ยอดยกมาตน้ งวดแตล่ ะบญั ชี

การบันทึกเจ้าหน้ียกมาต้นงวด
เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชคี รั้งแรก หากเป็นธรุ กิจที่ดำเนนิ กิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระ
หน้ีอยูจ่ ำนวนหนึง่ จงึ จำเปน็ ต้องบันทึกยอดหน้ขี องเจา้ หนีย้ กมาตน้ งวด ซึ่งจะทำเพยี งคร้งั แรกเม่ือเร่ิมใช้ระบบ
เท่าน้ัน สำหรับยอดเจ้าหนีใ้ นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดใหอ้ ตั โนมตั ิ
การบนั ทกึ ยอดยกมาของเจ้าหนี้ จะบนั ทึกหลงั จากออกเอกสารซ้อื ไปแล้วกไ็ ด้ นนั่ คือ เราสามารถเริ่ม
ทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหน้ี เพราะในความเปน็ จรงิ เราจะไม่หยดุ งานท้ังหมดเพ่ือปิดบัญชี
เจ้าหน้ีเดิมใหเ้ สรจ็ ก่อนจงึ เริ่มระบบใหม่

การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 3

การบันทึกยอดยกมาตน้ งวด เลือกบันทกึ ได้ 2 แบบ คอื
วิธที ี่ 1 บนั ทึกรายการ Invoice ท่ียังไม่ไดถ้ ูกชำระหน้ี ตามท่ีมที งั้ หมด

ข้อดี เห็นรายละเอยี ดว่า ยอดหนท้ี ีย่ กมาเกิดจาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวนั ท่ีเทา่ ใด ยอดเงินเท่าใด
ข้อเสยี ถ้ามีปรมิ าณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ มาก
วธิ ที ่ี 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของเจา้ หนรี้ ายเดียวกนั บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการ
ขอ้ ดี ใช้เวลาน้อย ในการบนั ทึกยอดยกมา
ข้อเสยี จะไมเ่ หน็ รายละเอียดว่ายอดหน้ีทยี่ กมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวนั ทเ่ี ทา่ ใด
เพราะเป็นการสรปุ ยอดหน้ยี กมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเรม่ิ ใช้ระบบวนั เดยี ว
(แนะนำใหใ้ ชว้ ิธที ่ี 1 หากจะเลือกใช้วธิ ีท่ี 2 ควรปรึกษาผ้วู างระบบบญั ชี หรอื ผตู้ รวจสอบบญั ชขี องบริษทั วา่ ควร
ใช้วธิ ีน้หี รือไม่ เพ่อื ให้การบนั ทึกบญั ชขี องธุรกจิ เปน็ ไปอยา่ งถูกต้องตามหลกั การบญั ชีท่ดี ี)
การบันทึกรายละเอียดเจ้าหนยี้ กมาตน้ งวด มดี ังน้ี
1. เขา้ ท่ี ระบบเจา้ หน้ี  ฐานข้อมลู  เมนู บันทกึ Invoice ซ้ือยกมาตน้ งวด หรือ เปิด
Work Flow ระบบเจา้ หนี้  Set Balance Data  เพ่มิ /แกไ้ ขขอ้ มูล Invoice คา้ งชำระยกมา
2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน ในท่นี เ้ี ลอื ก “สำนกั งานใหญ”่
3. เลอื กประเภทเอกสารท่มี ียอดหนยี้ กมา เชน่
- มี Invoice ซอื้ เช่อื ยกมา ก็จะใชเ้ อกสารเปน็ BI
- มี ใบลดหน้ี ซอ้ื เชื่อยกมา ก็จะใชเ้ อกสารเปน็ BM
- มี ใบเพิ่มหนี้ ซ้อื เชอ่ื ยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น BX
4. เลอื กเลม่ เอกสาร ทเ่ี คยสรา้ งไว้ หากเป็นเอกสารทเ่ี ป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ
เอกสารไวเ้ ฉพาะ สำหรบั รายการประเภทนี้ เพ่ือใหต้ รวจสอบรายการไดง้ ่าย
5. กดปุ่ม F3-เพ่ิม เพ่ือเพิม่ รายการ
6. บนั ทึกรายละเอยี ดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บขอ้ มูล
7. จากนน้ั จะกลับมาที่หนา้ ต่าง รายการ INVOICE ซ้ือยกมา หากมรี ายการอื่นกใ็ หท้ ำรายการเพิ่มเข้าไปจนครบ

Set Balance Data ระบบเจา้ หนี้

ภาพที่ 5-4 หนา้ ตา่ งเข้าบันทกึ ยอดเจา้ หนีย้ กมาต้นงวดทาง Work Flow ระบบเจ้าหนี้
4 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

ภาพท่ี 5-5 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาตน้ งวด

ภาพที่ 5-6 หนา้ ตา่ งบันทึก INVOICE คา้ งชำระยกมาตน้ งวด

การบนั ทกึ ลูกหน้ียกมาตน้ งวด
เมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชคี รั้งแรก หากเป็นธุรกิจท่ีดำเนินกจิ การมาแล้วมีลูกหน้ีที่ยังคา้ งชำระอยู่
จำนวนหนึ่ง จำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของลกู หน้ียกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมือ่ เริ่มใช้ระบบเทา่ น้นั
สำหรบั ยอดลกู หนใี้ นงวดถดั ๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดใหอ้ ัตโนมตั ิ
การบนั ทกึ ยอดยกมาของลูกหน้ี จะบันทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแลว้ ก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่ม
ทำงานไปไดโ้ ดยไมต่ อ้ งรอยอดยกมาของลูกหนี้ เชน่ เดียวกับการบนั ทึกเจา้ หน้ยี กมาตน้ งวด
การบนั ทึกยอดลกู หนี้ยกมาต้นงวด เลอื กบนั ทึกได้ 2 แบบ คอื
วิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ทยี่ งั ไม่ไดถ้ กู ชำระหน้ี ตามท่ีมีทั้งหมด

ข้อดี เหน็ รายละเอียดวา่ ยอดหน้ีท่ยี กมาเกิดจาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวนั ทเ่ี ท่าใด ยอดเงินเทา่ ใด
ข้อเสยี ถา้ มปี รมิ าณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใชเ้ วลาในการบนั ทกึ มาก

การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 5

วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหน้ีของลกู หนรี้ ายเดยี วกนั บันทกึ รวมเปน็ Invoice ยกมาเพยี ง 1 รายการ
ข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบนั ทกึ ยอดยกมา
ข้อเสีย จะไมเ่ หน็ รายละเอียดว่ายอดหนที้ ี่ยกมา เกดิ จาก Invoice ใบใดบา้ ง เป็นวันที่เท่าใด เพราะ

เปน็ การสรุปยอดหนย้ี กมา โดยใชว้ นั ที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวนั เดยี ว
(แนะนำให้ใชว้ ธิ ที ี่ 1 หากจะเลือกใชว้ ิธที ี่ 2 ควรปรกึ ษาผวู้ างระบบบญั ชี หรือผู้ตรวจสอบบญั ชีของบริษัทวา่ ควร
ใช้วิธีน้ีหรือไม่ เพื่อใหก้ ารบันทึกบญั ชีของธรุ กจิ เปน็ ไปอยา่ งถกู ตอ้ งตามหลักการบญั ชีท่ีด)ี

การบนั ทกึ รายละเอียดลูกหนี้ยกมาตน้ งวด” มรี ายละเอียดดงั นี้
1. เขา้ ท่ี ระบบลูกหน้ี  ฐานข้อมูล  เมนู บนั ทึก Invoice ขายยกมาตน้ งวด หรอื เปดิ
Work Flow ระบบลูกหน้ี  Set Balance Data  เพ่ิม/แกไ้ ขข้อมูล Invoice คา้ งชำระยกมา
2. เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน ในทน่ี เ้ี ลอื ก “สำนกั งานใหญ่”
3. เลอื กประเภทเอกสารทม่ี ียอดหนยี้ กมา เชน่

- มี Invoice ขายเชอื่ ยกมา กจ็ ะใช้เอกสารเป็น SI
- มี ใบลดหน้ี ขายเชอ่ื ยกมา กจ็ ะใชเ้ อกสารเปน็ SM
- มี ใบเพมิ่ หน้ี ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเปน็ SX
4. เลือกเล่มเอกสาร ทีเ่ คยสรา้ งไว้ หากเป็นเอกสารท่เี ปน็ รายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของ
เอกสารไว้เฉพาะ สำหรบั รายการประเภทนี้ เพอ่ื ให้ตรวจสอบรายการได้งา่ ย
5. กดปุ่ม F3-เพิม่ เพอ่ื เพ่มิ รายการ
6. บันทกึ รายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู
7. จากนนั้ จะกลับมาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมรี ายการอ่ืนก็ให้ทำรายการเพม่ิ เข้าไปจนครบ

Set Balance Data ระบบลกู หน้ี

ภาพท่ี 5-7 หนา้ ต่างเข้าบนั ทึกยอดลกู หนีย้ กมาตน้ งวดทาง Work Flow ระบบลกู หน้ี
6 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพที่ 5-8 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด

ภาพที่ 5-9 หนา้ ตา่ งบนั ทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด

การบนั ทึกสินคา้ คงเหลอื ยกมาตน้ งวด
เมื่อสร้างฐานข้อมูลของระบบสินค้าคงเหลือแล้ว หัวข้อนี้จะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของ
สินค้าคงเหลือ ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกท่ีเริ่มใชง้ านโปรแกรมเท่านั้น สำหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไป
โปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองอตั โนมตั ิ การบันทกึ ยอดสินค้าคงเหลอื ยกมาต้นงวด มีข้ันตอนดงั น้ี
3.1 เข้าไปทเี่ มนู ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลงั  บันทกึ  บนั ทึกปรบั ปรุงยอดสินคา้ หรอื เปดิ
Work Flow ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง  Set Balance Data  ใบปรบั ยอด
3.2 เลอื ก “สาขา” ทจ่ี ะเขา้ ทำงานโดยกดป่มุ ENTER
3.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบปรบั ยอด” ที่เคยสรา้ งไว้ทท่ี ะเบยี นเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสรา้ งไวใ้ ห้
แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกับรายการปรบั ยอดทั่วไปได้)

การบนั ทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ 7

3.4 จะเขา้ มาทร่ี ายการใบปรับยอด ให้ทำการเพม่ิ รายการ โดยกดปุ่ม F3-เพิม่
3.5 บันทกึ วนั ทเ่ี อกสารใบปรับยอด จะต้องเปน็ วนั ทีก่ ่อนเรมิ่ ใชร้ ะบบ 1 วัน (หรือวนั ทีต่ ามงบแสดงฐานะ
การเงนิ ) เช่น ถ้าเริ่มใชร้ ะบบวันท่ี 01/11/63 กจ็ ะต้องลงวนั ท่ีในใบปรบั ยอดสนิ ค้าเป็นวันท่ี 31/10/63 ซึ่งเมอ่ื บนั ทกึ
วนั ทีแ่ ล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post เปน็ N คือ ไมม่ กี ารบันทึกบัญชี (ภาพท่ี 5-12) ใหค้ ลกิ OK
3.6 บันทึกรายการสนิ ค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบนั ทกึ จำนวนสนิ ค้าในชอ่ ง “จำนวนเพ่มิ ” เสรจ็ แลว้
กดป่มุ F10-Save เพอ่ื เก็บรายการ

Set Balance Data ระบบบริหาร
สินคา้ คงคลงั

ภาพที่ 5-10 หนา้ ตา่ งเพ่ือเขา้ บันทึกรายการเอกสารใบปรบั ยอดทาง Work Flow ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง

ภาพที่ 5-11 หน้าตา่ งบันทกึ รายการใบปรับยอด

ภาพที่ 5-12 หน้าตา่ งแจ้งรปู แบบการ Post (ไมม่ กี ารบนั ทกึ บัญชี)
8 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 5-13 หน้าต่างบันทกึ รายการสนิ คา้ คงเหลอื ต้นงวด

การบันทกึ เช็คยกมาต้นงวด
การบนั ทกึ เช็คยกมาต้นงวด จะทำเพยี งครงั้ แรกทเี่ ริม่ ใชร้ ะบบเท่านั้น เช่น เช็คจ่ายทลี่ งวนั ทล่ี ว่ งหนา้
(เจ้าหน้ียังไม่นำไปขนึ้ เงิน) หรือเชค็ รบั ยงั ไมถ่ ึงกำหนดนำฝาก มีขน้ั ตอนดงั นี้
1. เขา้ ระบบเชค็ และเงนิ ฝากธนาคาร  บนั ทึก  บันทึกการเคลื่อนไหวบญั ชเี งนิ ฝาก หรอื เปิด
WorkFlow ระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร  Set Balance Data  จะเข้าไปทเ่ี มนู “บันทึกการ
เคล่อื นไหวบัญชีเงนิ ฝาก”
2. จะเขา้ มาที่หน้าตา่ งรายการเอกสารธนาคาร ใหก้ ดปมุ่ F3-เพ่มิ เพอ่ื เพม่ิ รายการ
3. บันทึกรายละเอยี ดเช็ครบั / เช็คจ่าย
4. บันทึกเสรจ็ แลว้ กดปุม่ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการเขา้ ระบบ

Set Balance Data ระบบเช็คและ
เงินฝากธนาคาร

ภาพที่ 5-14 หนา้ ต่างเพ่ือเขา้ บันทกึ การเคล่อื นไหวบญั ชเี งนิ ฝากทาง Work Flow ระบบเชค็
การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 9

ภาพท่ี 5-15 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการเช็ครบั ยกมาตน้ งวด
10 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์

การบนั ทึกยอดยกมาในแตล่ ะระบบ 11

12 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์