หน่วยท่ี 5

E-book
วิชาการใช้คอมพิวเตอร์ในงานบัญชี รหสั วิชา 20201-2007

หนว่ ยที่ 5

การเตรียมฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ

เรียบเรยี งโดย
พนิ รฎั สตี ลวรางค์
บธ.บ. การบญั ชี บธ.บ. การจดั การทั่วไป
แผนกวิชาการบญั ชี วิทยาลยั อาชวี ศึกษาสโุ ขทยั
สานักงานคณะกรรมการการอาชีวศกึ ษา

5-1

หนว่ ยที่ 5
การเตรยี มฐานข้อมลู ในแตล่ ะระบบ

สาระสาคัญ
ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะต้องมกี ารกาหนดฐานขอ้ มูลในแตล่ ะระบบก่อน เนอ่ื งจาก

ขณะท่เี ราบันทึกข้อมลู แต่ละระบบ เช่น ระบบซอื้ ระบบขาย ระบบลูกหน้ี และระบบเจ้าหน้ี เป็นต้น ต้องมีการ
เลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะ
บันทึกข้อมูลได้ โดยขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เม่ือเข้าไปที่ระบบท่ีต้องการเตรียมฐานข้อมูลแล้ว
เลือกเมนฐู านขอ้ มลู หรือ เปิด Work Flow แลว้ คลกิ ปุ่ม Setup Master Files

สาระการเรยี นรู้
1. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง
2. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบซอ้ื และระบบเจา้ หน้ี
3. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบขาย และระบบลูกหน้ี
4. การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร
5. การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบสินทรพั ยแ์ ละคา่ เสอื่ มราคา
6. การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบบญั ชีแยกประเภท

สมรรถนะประจาหน่วย
1. แสดงความรู้เกย่ี วกับการเตรียมฐานขอ้ มูลในแตล่ ะระบบ
2. ประยุกตใ์ ช้ความรู้เก่ยี วกับการเตรยี มฐานขอ้ มลู ในแตล่ ะระบบ ในชวี ิตประจาวัน และการประกอบ
อาชีพ

จุดประสงค์การเรียนรู้
1. เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบบริหารสินค้าคงคลังได้
2. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบซ้ือ และระบบเจ้าหน้ีได้
3. เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบขาย และระบบลกู หนี้ได้
4. เตรียมฐานขอ้ มลู ของระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้
5. เตรยี มฐานข้อมลู ของระบบสินทรัพยแ์ ละค่าเส่ือมราคาได้
6. เตรียมฐานข้อมลู ของระบบบัญชีแยกประเภทได้

5-2

การเตรียมฐานข้อมลู ในแต่ละระบบ

ก่อนเร่ิมใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการกาหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อน เนื่องจาก
ขณะท่ีเราบันทึกข้อมลู แต่ละระบบ เชน่ ระบบซ้ือ ระบบขาย ระบบลกู หนี้ และระบบเจ้าหน้ี เปน็ ต้น ต้องมีการ
เลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะ
บันทึกข้อมูลได้ โดยขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เม่ือเข้าไปท่ีระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมูลแล้ว
เลือกเมนูฐานขอ้ มูล หรอื เปิด Work Flow แลว้ คลิกปุม่ Setup Master Files

 การเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั
เมื่อจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลัง ข้ันตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลท่ีต้องใช้ในระบบ มี

ขน้ั ตอนท่ตี ้องเข้าไปบันทึกรายการก่อนเร่ิมทาการค้า โดยเขา้ ไปท่ี ระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง  ฐานข้อมูล
(Setup Master Files) ดงั ภาพท่ี 5-1

ภาพที่ 5-1 หน้าตา่ งเข้าบนั ทึกข้อมูลสนิ ค้าทาง Work Flow
1. การเพม่ิ และแกไ้ ข รายชื่อสนิ คา้ และวตั ถุดิบ

1.1 เข้าไปทเี่ มนู ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  เมนู
เพม่ิ /แกไ้ ขรายช่ือสินคา้ และวตั ถุดิบ

1.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดป่มุ F3-เพ่มิ
1.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของสินคา้ ท้งั 8 หน้า ตามลาดบั
1.4 บันทกึ เสรจ็ แล้วกดป่มุ F10-Save เพือ่ เก็บรายการ

5-3

ภาพที่ 5-2 หน้าตา่ งฐานข้อมลู บันทกึ รายการสนิ คา้ หน้าที่ 1

อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 1

รหสั ใสร่ หสั ของสนิ คา้ สามารถบนั ทึกได้ 20 ตัวอักษร ท้งั ตวั เลข และตวั อักษรไทยองั กฤษ

ชอ่ื ไทย ช่ือสินค้าท่เี ปน็ ภาษาไทย (สามารถบนั ทึกได้ 50 ตวั อกั ษร)

ชอื่ ย่อภาษาไทย ชื่อย่อของสินค้าทีเ่ ปน็ ภาษาไทย (จะมีประโยชน์ในการแสดงรายงาน เม่ือตอ้ งการให้

แสดงเฉพาะชอ่ื ย่อ)

ชนดิ สินค้า ชนดิ ของสินค้า เมือ่ ใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนดิ สินคา้ มาใหเ้ ลือก

ราคาทนุ มาตรฐาน ราคาทนุ มาตรฐานหรอื ราคาซื้อของสนิ ค้า โดยราคานจี้ ะปรากฏข้นึ มาเม่อื มีการซ้ือสนิ คา้

รายการนี้ หากไม่มีราคาซ้ือที่เปน็ มาตรฐานก็ไม่ต้องใสค่ ่า

รหัสกลุ่มสินค้า ใสร่ หสั กลุ่มของสินค้า เม่ือใช้ Hot Seek จะมีหนา้ ต่างฐานข้อมูลของกลุ่มสินค้าข้นึ มา

หากยังไม่มีการบนั ทกึ ฐานขอ้ มลู กลุม่ สินคา้ กส็ ามารถทาการเพ่มิ ท่ีหนา้ ต่างนี้ได้ทันที

ชื่อกลุ่มสนิ ค้า เปน็ ชือ่ กล่มุ ของสินค้า เมอื่ กาหนดรหสั กลุ่มสนิ ค้าแล้วช่ือสินค้าก็จะปรากฏขนึ้ ด้วย

ราคาเปน็ แบบภาษแี ยกนอกหรือรวมใน

ใส่ค่า Y หมายถึง เป็นราคาแบบคดิ ภาษีมลู ค่าเพ่ิมแยกต่างหาก

ใสค่ ่า N หมายถึง เปน็ ราคาที่รวมภาษมี ลู ค่าเพ่มิ แลว้

การนบั ยอดสต๊อก ระบุวธิ กี ารนับยอดสต๊อก มีให้เลอื ก 4 แบบ คอื

ใส่ค่า 1 หมายถึง สินค้ารายการนใ้ี หเ้ ร่ิมนบั ยอดสตอ๊ ก และไม่ให้มยี อดสตอ๊ กติดลบ ถ้า

ไมม่ สี ินค้ากจ็ ะทาการขายไม่ได้

ใส่คา่ 2 หมายถึง สนิ ค้ารายการน้ใี หเ้ รม่ิ นับยอดสต๊อก แต่ยอมให้สต๊อกตดิ ลบได้

ใสค่ า่ 3 หมายถึง สนิ ค้ารายการนี้ แม้จะทาการซื้อเขา้ หรือขายออกกต็ าม จะไม่มผี ลต่อ

ยอดสตอ๊ ก

ใสค่ า่ 0 หมายถงึ ให้ใช้วิธีการนบั ยอดสต๊อก เหมือนที่เคยกาหนดไวท้ ีฐ่ านข้อมูลบริษัท

เป็นสนิ คา้ เพื่อออกรายงานสินค้าคงเหลือด้วยหรอื ไม่ หมายถึง ตอ้ งการใหส้ นิ ค้าชนิดน้นั ออกรายงานสนิ คา้

คงเหลอื ถ้าใช่ใหใ้ ส่คา่ Y เช่น สนิ คา้ ทสี่ ง่ สรรพากร แตถ่ า้ เป็นวัสดุสน้ิ เปลอื งใช้ไปไม่ได้ส่ง

รายงานให้กบั สรรพากร ก็ใส่ค่า N

5-4

ภาพท่ี 5-3 หนา้ ตา่ งฐานข้อมูลบนั ทึกรายการสนิ คา้ หน้าท่ี 2

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ หนา้ ที่ 2

หน่วยนับมาตรฐาน ใส่หนว่ ยนบั มาตรฐาน ซ่งึ ควรเป็นหนว่ ยท่ีเล็กท่ีสดุ

หน่วยซ้ือส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าทซ่ี ื้อเข้าเปน็ ส่วนใหญ่

หน่วยขายสว่ นใหญ่ ใสห่ นว่ ยนบั ของสนิ คา้ ทใ่ี ชข้ ายเปน็ สว่ นใหญ่

บัญชซี ื้อสด* ถ้ามกี ารซ้อื สินค้ากลุ่มนเ้ี ปน็ เงินสด และตอ้ งการให้ลงบญั ชเี ปน็ แบบอ่นื นอกเหนือ

จากบญั ชีซอื้ สด ใหร้ ะบรุ หสั บัญชที ่ตี อ้ งการ

บญั ชซี ้ือเชื่อ* ถา้ มกี ารซื้อสินค้ากลุม่ นี้เปน็ เงินเชอื่ และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอื่นนอกเหนือ

จากบญั ชซี อื้ เชื่อ ให้ระบรุ หัสบญั ชีทตี่ ้องการ

บญั ชขี ายสด* ถา้ มีการขายสนิ คา้ กลมุ่ นี้เปน็ เงนิ สด และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอน่ื

นอกเหนือจากบัญชขี ายสด ใหร้ ะบรุ หสั บญั ชีที่ต้องการ

บัญชขี ายเชอ่ื * ถ้ามกี ารขายสนิ คา้ กลุม่ นเ้ี ป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอน่ื

นอกเหนือจากบัญชขี ายเช่ือ ใหร้ ะบุรหสั บัญชีทต่ี อ้ งการ

หมายเหตุ : * ควรใหผ้ ู้วางระบบบญั ชี เป็นผกู้ าหนดให้ ผู้ใช้งานควรใชต้ ามท่โี ปรแกรมจดั เตรยี มไว้ให้ไปก่อน

ภาพที่ 5-4 หนา้ ต่างฐานข้อมูลบนั ทึกรายการสนิ ค้า หน้าท่ี 3

อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ที่ 3

ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซ่ึงสามารถกาหนดได้ 5 ราคา สาหรบั หนว่ ยขายที่ตา่ งกัน

บรรทดั แรกสุด เปน็ ราคาขายตอ่ หนว่ ยนบั มาตรฐาน สว่ น 4 ชอ่ งถดั มาเป็นราคาขาย

ต่อหน่วยนบั อน่ื

ราคาตา่ สดุ ใส่ราคาขายตา่ สุด ตามหนว่ ยนับมาตรฐาน หา้ มขายต่ากวา่ ราคาท่ีกาหนด

5-5

ภาพที่ 5-5 หนา้ ตา่ งฐานข้อมลู บนั ทกึ รายการสนิ ค้า หนา้ ที่ 4 และหน้าท่ี 5

อธิบายการบนั ทึกรายการ หนา้ ท่ี 4 และหนา้ ที่ 5
ราคาขาย A ใส่ราคาขายสาหรับเกรด A สาหรบั หนว่ ยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรด A

เมื่อขายท่ีหนว่ ยนบั มาตรฐาน 4 ชอ่ งถัดมาเป็นราคาขายเกรด A เมือ่ ขายท่ีหนว่ ยนบั แบบอนื่ ๆ
ราคาขาย B ใสร่ าคาขายสาหรบั เกรด B สาหรบั หน่วยนับแบบตา่ งๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรด B

เม่อื ขายที่หนว่ ยนบั มาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเปน็ ราคาขายเกรด B เม่อื ขายท่ีหน่วยนบั แบบอืน่ ๆ
ราคาขาย C ใส่ราคาขายสาหรบั เกรด C สาหรบั หน่วยนบั แบบต่างๆ คือ บรรทดั แรกสุดเปน็ ราคาขายเกรด C

เมอ่ื ขายทหี่ นว่ ยนับมาตรฐาน 4 ชอ่ งถดั มาเป็นราคาขายเกรด C เมอื่ ขายทหี่ น่วยนบั แบบอ่ืนๆ
ราคาขาย D ใสร่ าคาขายสาหรบั เกรด D สาหรบั หนว่ ยนบั แบบตา่ งๆ คือ บรรทดั แรกสดุ เปน็ ราคาขายเกรดD

เมอ่ื ขายทห่ี นว่ ยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด D เม่ือขายที่หนว่ ยนับแบบอืน่ ๆ

ภาพท่ี 5-6 หน้าต่างฐานข้อมลู บันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 6

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ หนา้ ท่ี 6

หมายเหตุ 1-10 ใส่หมายเหตปุ ระจาสนิ ค้าแตล่ ะรายการทีซ่ า้ ๆ และตอ้ งการ ให้โปรแกรมดงึ ไป

อตั โนมตั ิ เม่ือทาการบนั ทึกเอกสารขาย เพื่อลดเวลาการคีย์หมายเหตขุ ณะออก

เอกสารทุกครัง้

ภาพท่ี 5-7 หน้าตา่ งฐานข้อมลู บันทึกรายการสนิ คา้ หนา้ ที่ 7

5-6

อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 7
ใสร่ ปู ของสินคา้ ไว้ โดยต้องมไี ฟลภ์ าพของสินคา้ เตรียมไวก้ ่อน (นามสกลุ BMP , JPEG ) มกั ใชก้ บั สนิ ค้าท่ี

มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จาเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิกที่
เคร่ืองหมายกากบาท คาสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพนั้นให้คลิกท่ีเคร่ืองหมายกากบาท คาสั่ง
“Clear”

หากใช้งานระบบ LAN ซง่ึ มผี ูใ้ ชง้ านหลายคน จะต้องเกบ็ ไฟลร์ ปู ภาพไว้ท่ี Saver ทเี่ ก็บขอ้ มลู FORMULA
ดว้ ย หากเกบ็ รปู ภาพไวท้ ี่เครอ่ื งคอมพวิ เตอรท์ ่ีใช้งานอยเู่ ครอื่ งเดยี ว จะทาใหผ้ ใู้ ชง้ านคนอื่นไม่เหน็ รูปภาพสินค้า

ภาพที่ 5-8 หน้าต่างฐานข้อมลู บนั ทกึ รายการสนิ คา้ หน้าท่ี 8

อธบิ ายการบันทึกรายการ หนา้ ท่ี 8
ใช้สาหรบั บันทกึ รายละเอียดสินคา้ กรณีผลติ สนิ ค้าเพ่ือจาหน่าย (ใช้ในโปรแกรม MRP)

2. การเพิ่มและแกไ้ ขรายการกลุ่มสินคา้
2.1 เข้าไปทเ่ี มนู ระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลงั  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เมนู

เพ่มิ /แก้ไข รายการกล่มุ สนิ ค้า
2.2 ทาการเพิ่มรายการโดยกดปมุ่ F3-เพิม่
2.3 บันทกึ รายละเอยี ดกล่มุ สินค้า ตามลาดบั
2.4 บันทึกเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

ภาพท่ี 5-9 หนา้ ตา่ งบันทึกกลมุ่ สนิ ค้า

อธบิ ายการบนั ทึกรายการ

5-7

รหสั ใสร่ หสั ของกลุ่มสนิ คา้
ช่ือไทย ใสช่ อื่ กลมุ่ สนิ ค้า เป็นภาษาไทย
ชือ่ (ภาษา 2) ใสช่ ื่อกลมุ่ สินค้า เป็นภาษาท่ี 2
บญั ชซี ื้อสด* ถา้ มกี ารซื้อสินค้ากลมุ่ นีเ้ ปน็ เงินสด และตอ้ งการใหล้ งบญั ชเี ป็นแบบอ่นื นอกเหนือ
จากบัญชีซ้อื สด ให้ระบรุ หัสบัญชีท่ตี ้องการ
บัญชซี ื้อเช่ือ* ถ้ามีการซอ้ื สนิ ค้ากลุ่มนี้เป็นเงินเชอื่ และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอืน่
นอกเหนือจากบัญชซี ื้อเช่อื ให้ระบุรหัสบญั ชีที่ตอ้ งการ
บัญชขี ายสด* ถา้ มกี ารขายสินค้ากล่มุ นี้เปน็ เงนิ สด และต้องการให้ลงบัญชีเปน็ แบบอน่ื
นอกเหนือจากบัญชขี ายสด ใหร้ ะบุรหสั บัญชที ต่ี ้องการ
บัญชีขายเชอื่ * ถา้ มกี ารขายสนิ คา้ กลมุ่ นีเ้ ปน็ เงินสด และตอ้ งการใหล้ งบัญชเี ป็นแบบอน่ื
นอกเหนือจากบัญชีขายเชือ่ ให้ระบุรหสั บัญชที ี่ต้องการ

หมายเหตุ * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เปน็ ผกู้ าหนดให้ ผใู้ ช้งานควรใช้ตามท่โี ปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน

3. เพ่ิมและแกไ้ ข รายการหน่วยนบั ของสนิ คา้
3.1 เขา้ ไปทีเ่ มนู ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู

เพม่ิ /แกไ้ ข รายการหน่วยนับ
3.2 ทาการเพิ่มรายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่มิ
3.3 บนั ทึกรายละเอียดของหนว่ ยนบั ตามลาดบั
3.4 บันทึกเสรจ็ แลว้ กดปุ่ม F10-Save เพือ่ เกบ็ รายการ

ภาพท่ี 5-10 หน้าต่างฐานข้อมูลหน่วยนบั

 การเตรียมฐานข้อมูลของระบบซ้อื และระบบเจา้ หนี้

เม่ือจะใช้งานระบบซ้ือ หรือระบบเจ้าหน้ี ข้ันตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ คือ
การเพิ่ม/แก้ไขรายช่ือผู้จาหน่าย (ฐานข้อมูล “เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จาหน่าย” ในระบบซ้ือนี้ เป็นฐานข้อมูล
เดียวกับเมนู “เพ่ิม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี้” ในระบบเจ้าหนี้ วิธีการทางานเหมือนกัน ซึ่งผู้ใช้จะบันทึกข้อมูลที่
ไดที่หนึ่งก็ได้ เพราะขอ้ มูลจะเชอื่ มโยงถึงกนั ทั้ง 2 เมน)ู

1. เข้าท่ี ระบบซื้อ หรือ เข้าท่ี ระบบเจา้ หน้ี  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files)  เมนู
เพ่มิ และแกไ้ ขรายช่ือผู้จาหน่าย

5-8
2. ทาการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพมิ่
3. บนั ทกึ รายละเอียดเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมลู เข้าระบบคอมพิวเตอร์

ภาพที่ 5-11 หนา้ ตา่ งเขา้ บันทึกข้อมลู ผูจ้ าหนา่ ย ทาง Work Flow ของระบบซ้ือ หรือระบบเจ้าหนี้

ภาพที่ 5-12 หน้าต่างการบันทึกข้อมลู ผู้จาหนา่ ย หนา้ ที่ 1

อธิบายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 1

รหสั ใส่รหสั ของผูจ้ าหนา่ ย (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างใหอ้ ัตโนมตั ิ)

ชือ่ ภาษาไทย ใส่ชอ่ื ผู้จาหน่าย ภาษาไทย

ชอ่ื ย่อภาษาไทย ใส่ชอ่ื ย่อผู้จาหนา่ ย เพื่อช่วยในการคน้ หาขณะบนั ทึกรายการ

ท่ีอย่ภู าษาไทย ใสท่ ่ีอยขู่ องผูจ้ าหน่าย ทเี่ ป็นภาษาไทย

ชอื่ ภาษา 2 ใสช่ อ่ื ผูจ้ าหน่าย ท่ีใช้เปน็ ภาษาที่ 2

ชือ่ ย่อภาษา 2 ใส่ชอ่ื ย่อของผู้จาหน่าย ท่ีใช้เปน็ ภาษาท่ี 2

ที่อยูภ่ าษา 2 ใส่ท่อี ยขู่ องผจู้ าหน่าย ที่ใช้เปน็ ภาษาท่ี 2

รหัสไปรษณยี ์ ใสร่ หัสไปรษณยี ์

5-9

โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์
FAX ใส่หมายเลขโทรสาร

ภาพที่ 5-13 หน้าตา่ งการบันทกึ ข้อมูลผูจ้ าหน่าย หน้าที่ 2

อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ที่ 2

เป็นนติ ิบุคคล ถ้าผจู้ าหนา่ ยเป็นนิติบคุ คลให้ใส่ค่า “Y” ถา้ เปน็ บุคคลธรรมดาใหใ้ ส่คา่ “N”

เลขผูเ้ สียภาษี เลขประจาตัวผเู้ สียภาษี ใช้ในรายงานสง่ สรรพากร เช่น ภงด.53

เลขท่บี ตั รประชาชน หากเปน็ บคุ คลธรรมดาใหใ้ สเ่ ลขที่บตั รประชาชน เพ่ือใชร้ ายงานใน ภงด.3

รหสั บญั ชี* ระบรุ หัสบัญชที ีใ่ ชใ้ นการบนั ทึกบัญชที ่ีทาหน้าที่ “เจา้ หน้กี ารค้า”

ที่อยู่ทใี่ ชต้ ดิ ต่อ

ที่อย่ภู าษาไทย ท่ีอยูใ่ นการตดิ ต่อหากไมต่ รงกับทีอ่ ยใู่ นหน้าแรก

ทีอ่ ยู่ภาษา 2 ทอี่ ยใู่ นการติดต่อหากไม่ตรงกับทอ่ี ยู่ในหน้าแรก ภาษาท่ี 2

รหัส ปณ. ใสร่ หสั ไปรษณยี ์

หมายเหตุใบรบั วางบลิ ใส่หมายเหตทุ ี่จะให้แสดงในใบรับวางบลิ เฉพาะของผูจ้ าหน่ายรายน้ี

หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุอืน่ ๆ ที่ตอ้ งการบันทกึ เก็บไว้

หมายเหตภุ าษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2

Email Email Address ของผจู้ าหนา่ ย

หมายเหตุ * ควรปรึกษาผูว้ างระบบบญั ชกี ่อนทจ่ี ะเปลยี่ นแปลง หรอื ใชต้ ามท่ีโปรแกรมจัดเตรยี มให้ไปก่อน

ภาพที่ 5-14 หน้าตา่ งการบันทึกข้อมลู ผูจ้ าหน่าย หนา้ ท่ี 3

อธิบายการบนั ทึก หนา้ ที่ 3

เครดิตเทอม ระบเุ ครดติ เทอมที่ไดร้ ับจากผู้จาหน่ายรายนี้

5-10

วงเงินเครดติ วงเงินเครดิตท่ีได้รับจากผ้จู าหน่ายรายน้ี
ช่ือผตู้ ิดต่อ ผทู้ ี่ติดต่อประจาเมื่อต้องการติดต่อกบั ผจู้ าหนา่ ยรายน้ี
กาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบิล
กาหนดเกบ็ เงิน ใส่เงอ่ื นไขในการเก็บเงนิ
ชนดิ VAT ผู้จาหนา่ ยรายนเ้ี ปน็ นิตบิ คุ คล ไดจ้ ดทะเบยี นภาษมี ูลค่าเพ่ิมเป็นแบบใด
สาขาสานกั งานใหญห่ รือไม่ Y = ใช่ N = ไมใ่ ช่
รหสั สาขาในรายงานภาษี ระบุรหสั สาขาเพ่ือใชใ้ นรายงานภาษี
ชื่อสาขาในรายงานภาษี ระบุชอ่ื สาขาเพ่ือใช้ในรายงานภาษี

 การเตรยี มฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลกู หนี้

การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบขาย เป็นการบันทกึ ฐานข้อมูลของระบบขาย แตเ่ มื่อบนั ทึกแลว้ จะ
เช่อื มโยงไปใช้กับระบบลูกหนด้ี ้วย เช่น ฐานข้อมลู รายชื่อลกู คา้ เมื่อบันทึกท่ีระบบน้แี ลว้ กจ็ ะไปเปน็ ฐานข้อมลู
ของลกู หน้ีดว้ ย ข้นั ตอนการเตรยี มฐานขอ้ มลู ของระบบขาย เปน็ ดังนี้

1. บันทกึ รายช่ือลูกค้า
1.1 เข้าท่ี ระบบขาย  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  เมนู เพ่ิมและแกไ้ ข

รายชือ่ ลูกคา้ หรือ เข้าที่ ระบบลกู หนี้  ฐานข้อมูล  เมนู เพ่ิม/แก้ไข ทะเบียนลกู หน้ี
1.2 ทาการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม
1.3 บันทึกรายละเอยี ดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมลู เขา้ ระบบคอมพิวเตอร์

ภาพที่ 5-15 หนา้ ตา่ งเขา้ บันทึกข้อมูลลกู คา้ ทาง Work Flow

5-11

ภาพที่ 5-16 หนา้ ตา่ งการบันทกึ ข้อมูลลูกค้า หนา้ ที่ 1

อธบิ ายการบันทึก หน้าที่ 1

รหัส ใส่รหสั ของลูกคา้ (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งใหอ้ ัตโนมตั )ิ

ชือ่ ภาษาไทย ใส่ชือ่ ลูกค้า ภาษาไทย

ชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชือ่ ย่อลกู ค้า เพ่ือชว่ ยในการคน้ หาขณะบันทึกรายการ

ทอ่ี ยู่ภาษาไทย ใสท่ ่อี ยขู่ องลกู ค้า ท่ีเป็นภาษาไทย

ชื่อภาษา 2 ใสช่ ่อื ลูกค้า ท่ีใชเ้ ปน็ ภาษาที่ 2

ชอื่ ย่อภาษา 2 ใสช่ ่ือยอ่ ของลกู คา้ ทีใ่ ชเ้ ปน็ ภาษาท่ี 2

ที่อยภู่ าษา 2 ใส่ที่อยขู่ องลูกค้า ทใ่ี ช้เปน็ ภาษาที่ 2

รหสั ไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณยี ์

โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์

FAX ใสห่ มายเลขโทรสาร

ภาพที่ 5-17 หนา้ ตา่ งการบันทกึ ข้อมลู ลูกคา้ หนา้ ที่ 2

อธบิ ายการบนั ทึก หน้าที่ 2

เลขผ้เู สยี ภาษี เลขประจาตัวผ้เู สียภาษขี องลูกคา้ เพ่ือใชบ้ นั ทึกภาษหี ัก ณ ทจี่ า่ ย

เปน็ นติ ิบุคคล ? ถ้าลกู ค้าเป็นนิติบุคคลใหใ้ ส่คา่ “Y” ถ้าเปน็ บคุ คลธรรมดาให้ใส่คา่ “N”

ชื่อผตู้ ิดต่อ ใส่ชื่อบคุ คลเมื่อต้องตดิ ต่อกับลูกคา้ รายน้ี

รหสั บัญชี* ระบรุ หสั บัญชีทีใ่ ช้ในการบันทึกบัญชีทที่ าหน้าที่ “ลกู หนีก้ ารคา้ ”

5-12

ทอี่ ยู่ทีใ่ ช้ตดิ ต่อ

ท่ีอยูภ่ าษาไทย ที่อยู่ในการตดิ ต่อหากไม่ตรงกับทอ่ี ยใู่ นหนา้ แรก

ทอ่ี ยภู่ าษา 2 ทอี่ ยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับทอี่ ย่ใู นหนา้ แรก ภาษาที่ 2

รหสั ปณ. ใสร่ หัสไปรษณยี ์

หมายเหตุใบวางบลิ ใส่หมายเหตุทจี่ ะให้แสดงในใบวางบิล

หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตขุ องลูกค้า ทเ่ี ปน็ ภาษาไทย

หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุของลูกค้า ท่เี ป็นภาษาที่ 2

หมายเหตุ * ควรปรึกษาผูว้ างระบบบญั ชกี ่อนทจี่ ะเปลี่ยนแปลง หรือใชต้ ามที่โปรแกรมจัดเตรยี มให้ไปก่อน

ภาพท่ี 5-18 หนา้ ต่างการบันทึกข้อมูลลกู ค้า หน้าท่ี 3

อธิบายการบนั ทึก หน้าท่ี 3

กลมุ่ ลกู ค้า ระบรุ หัสกลมุ่ ลูกค้า ท่เี คยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อกลุ่มลกู คา้ มาให้อัตโนมตั ิ

เขตลูกคา้ ระบุรหัสเขตลูกคา้ ท่เี คยบนั ทึกไว้ โปรแกรมจะดงึ ชอ่ื เขตลูกค้ามาให้อัตโนมัติ

พนกั งานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย ท่เี คยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดงึ ช่ือพนักงานขายมาให้อตั โนมตั ิ

วงเงนิ เครดิต ใส่วงเงนิ เครดติ ท่ใี ห้กบั ลกู ค้ารายน้ี เพ่ือใชต้ รวจสอบวงเงินเครดติ

BLACK LIST จัดเป็นลกู คา้ ที่อยู่ใน Blacklist หรอื ไม่

เครดติ เทอม ระบุเครดติ เทอมท่ีให้กบั ลกู ค้ารายนี้ เพอ่ื ใชร้ ะบุในเอกสารขาย

ใช้ราคาขายเกรด ลกู คา้ รายนี้ จะใช้ราคาขายทเ่ี คยกาหนดไว้ทีฐ่ านข้อมูลสนิ ค้า ว่าเป็นราคาขายเกรดใด

ศักยภาพ ลูกค้ารายนี้มีศกั ยภาพอยูใ่ นข้ันใด เช่น A = ศกั ยภาพดีเลิศ B = ดี C = ปานกลาง

D = คอ่ นขา้ งมปี ญั หา

กาหนดวางบิล ใสเ่ งอ่ื นไขในการวางบิล

กาหนดเกบ็ เงนิ ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงนิ

วิธชี าระเงนิ ใสค่ า่ “Q” ถ้าสว่ นใหญช่ าระเป็นเช็ค ค่า “C” ถ้าสว่ นใหญ่ชาระเปน็ เงินสด และใส่คา่

“T” ถา้ ส่วนใหญช่ าระโดยการโอนเงนิ เข้าบัญชี

5-13

สาขาสานกั งานใหญห่ รอื ไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่
รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุรหัสสาขาเพ่ือใชใ้ นรายงานภาษี
ช่อื สาขาในรายงานภาษี ระบชุ ่ือสาขาเพ่ือใช้ในรายงานภาษี

2. กาหนดราคาขายประจาลูกคา้ แตล่ ะราย
ในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า อาจจะมีราคาขายท่ีแตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละราย

เชน่ ลกู ค้าทซี่ อ้ื ประจา ลูกคา้ ท่ีมกี ารชาระเงนิ ตรงเวลา จะได้ราคาพิเศษ โดยให้เปน็ สว่ นลดท่มี ากกว่าลูกค้าราย
อื่นก็ได้ โดยจะกาหนดราคาขายและส่วนลดของลูกค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพ่ือลดความผิดพลาดในการให้
สว่ นลดแก่ลูกค้า

2.1 เข้าที่ ระบบขาย  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  กาหนดราคาขายประจา
ลูกค้าแตล่ ะราย (SET PRICE FOR EACH CUSTOMER)

2.2 เลือกลูกค้าทีจ่ ะกาหนดราคาขายและสว่ นลดเป็นพเิ ศษ
2.3 กดปมุ่ F3-เพ่ิม เพื่อเลือกสนิ คา้ ทจ่ี ะกาหนดราคาและส่วนลดให้สาหรบั ลูกค้ารายน้ี

ภาพท่ี 5-19 หน้าต่างกาหนดราคาขายประจาลูกคา้ แตล่ ะราย
ภาพที่ 5-20 หนา้ ต่างรายการสนิ ค้าท่จี ะกาหนดราคาขายและส่วนลดเฉพาะลกู ค้า

ภาพที่ 5-21 หน้าตา่ งบนั ทึกราคาขายของแต่ละรายการสนิ ค้าสาหรบั ลกู ค้าทีเ่ ลือกเข้ามา

5-14

2.4 เมื่อบนั ทึกเสรจ็ แต่ละรายการสนิ ค้าแลว้ ใหก้ ดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เก็บข้อมูลเขา้ ระบบ
คอมพวิ เตอร์ แล้วกลบั ไปทารายการข้อ 3 เพ่อื กาหนดราคาและส่วนลดของสินคา้ รายการอนื่ ตามต้องการ จน
ครบทกุ รายการ เมื่อกลบั มาที่หนา้ ตา่ งรายการสนิ ค้าก็จะเห็นสนิ ค้าท่เี รากาหนดไปแลว้ ดังภาพที่ 5-22

ภาพที่ 5-22 หนา้ ตา่ งรายการสินค้าที่กาหนดราคาขายและส่วนลดแล้ว สาหรบั ลกู คา้ ทเ่ี ลอื กเข้ามา

 การเตรียมฐานข้อมลู ของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร

เม่ือจะใชง้ านระบบเชค็ และเงินฝากธนาคาร จะเร่ิมดว้ ยการเตรยี มฐานข้อมลู ทตี่ อ้ งใช้ในระบบดังนี้
1. การบันทึกรายชื่อธนาคาร

1.1 เข้าท่ีระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/
แก้ไขรายช่อื ธนาคาร

1.2 ทาการเพม่ิ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพิ่ม
1.3 บนั ทกึ รายละเอียดของธนาคาร
1.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเกบ็ รายการ

ภาพท่ี 5-23 หน้าต่างบันทกึ รายการธนาคาร
2. การบนั ทึกรายการสมุดบญั ชีเงินฝากและยอดยกมาต้นงวด

2.1 เข้าท่ีระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพ่ิม/
แก้ไขบัญชีเงินฝาก

2.2 ทาการเพิม่ รายการโดยกดปุ่ม F3-เพม่ิ
2.3 บนั ทกึ รายละเอยี ดของสมุดบัญชเี งินฝาก
2.4 บันทึกรายละเอยี ดเสร็จแล้ว กดปุม่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ รายการ

5-15

ภาพท่ี 5-24 หนา้ ตา่ งเข้าบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก ทาง Work Flow

ภาพท่ี 5-25 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการสมดุ บญั ชเี งินฝาก หน้าที่ 1

อธิบายการบนั ทึก หน้าที่ 1

รหสั ใส่รหัสบญั ชเี งนิ ฝาก (ถ้าวา่ งไว้ โปรแกรมจะสรา้ งให้อตั โนมัติ)

เลขท่บี ัญชี ใส่เลขที่บญั ชีเงินฝากธนาคาร

ชอ่ื สมุด (ไทย) ใสช่ อ่ื สมดุ บญั ชีเงนิ ฝากแต่ละเลม่

ช่ือสมุด (ภาษา 2) ใสช่ อ่ื สมดุ บัญชเี งนิ ฝากแตล่ ะเลม่ ที่ใชเ้ ปน็ ภาษาที่ 2

ธนาคาร ใส่รหัส / ช่อื ธนาคารของสมดุ บัญชี ใช้ Hotseek คน้ หาจากฐานข้อมูลธนาคาร

ชื่อสาขาของธนาคาร ใส่ช่ือสาขาของธนาคาร

ประเภทบัญชี S = Saving -ออมทรพั ย์ C = Current -กระแสรายวนั F = Fixed -ฝากประจา

วันที่เปิดบญั ชี ใสว่ นั ท่เี ปดิ บัญชีเงินฝาก ซงึ่ อาจจะเปิดบญั ชเี ล่มนี้ไว้ก่อนมาใช้ระบบก็ได้

ยอดเงนิ Balance ใส่ยอดเงนิ ฝากยกมาตน้ งวด ณ วันทท่ี ร่ี ะบใุ นช่องถดั ไป

ณ วันท่ี ใส่วนั ที่ของยอดเงนิ ฝากธนาคารยกมา

5-16

ภาพท่ี 5-26 หน้าต่างบันทกึ รายการสมุดบญั ชีเงนิ ฝาก หนา้ ที่ 2

อธบิ ายการบันทึก หน้าท่ี 2

รหสั แบบฟอร์มทีใ่ ชพ้ ิมพ์เช็คลาดบั ท่ี 1-5 ระบรุ หสั แบบฟอรม์ พมิ พเ์ ช็ค ท่เี คยออกแบบไว้แล้ว ซงึ่ อาจ

กาหนดไวห้ ลายแบบ โดยมใี ห้กาหนดได้ถงึ 5 แบบ

รหสั แบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนาฝากหน้าแรก) ระบุรหสั แบบฟอรม์ พมิ พใ์ บนาฝากหนา้ แรกทีเ่ คยออกแบบ

รหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนาฝากหน้าหลงั ) ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพใ์ บนาฝากหนา้ หลงั ทเ่ี คยออกแบบ

รหัสบญั ชี (จากผังบัญชี) ใสร่ หัสบญั ชี ถ้ามกี ารทารายการสมุดบัญชเี ลม่ นี้

กรณีใบนาฝาก ลงบัญชีทีส่ มุดรายวนั เมื่อบันทึกใบนาฝากจะใหบ้ ันทกึ บัญชที ส่ี มดุ รายวนั เลม่ ใด

กรณกี ลับรายการเชค็ จา่ ย ลงบัญชีท่ีสมดุ รายวัน* เมือ่ นาเงนิ เขา้ บัญชีสาหรับเช็คท่ีได้จ่ายไป จะใหบ้ ันทึก

บญั ชีท่สี มดุ รายวันเล่มใด

บญั ชีเช็คจ่าย* กรณีเป็นบัญชีกระแสรายวนั เมือ่ มีการจา่ ยเชค็ จะใหบ้ นั ทึกบัญชี

หน้าที่ “เชค็ จา่ ย” ตรงกับบัญชชี ื่ออะไรในผังบัญชี

บญั ชีเช็ครับ* กรณเี ป็นบัญชีที่นาฝากเช็คเข้าบญั ชีเงินฝาก จะให้บนั ทึกบัญชี

หน้าที่ “เชค็ รบั ” ตรงกบั บัญชีชื่ออะไรในผงั บัญชี

หัวข้อท่มี สี ัญลักษณ์ * ใหใ้ ชต้ ามคา่ ทโี่ ปรแกรมขนึ้ ให้อตั โนมัติไปก่อน การเปล่ียนแปลงค่านค้ี วรทาโดยนกั บัญชี

 การเตรยี มฐานข้อมลู ของระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสือ่ มราคา

1. การเพ่ิมรายการสินทรัพย์
1.1 เขา้ ที่ ระบบสนิ ทรัพย์  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เพ่มิ /แก้ไข รายการ

สนิ ทรัพย์
1.2 กดป่มุ F3-เพิม่ เพือ่ เพ่ิมรายการ
1.3 บนั ทึกรายละเอยี ดของสินทรัพยต์ ามต้องการ
1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ข้อมูล

5-17
ภาพท่ี 5-27 หนา้ ตา่ งเข้าบนั ทึกรายละเอียดสินทรัพย์ ทาง Work Flow

ภาพท่ี 5-28 หน้าตา่ งบนั ทกึ รายละเอยี ดสนิ ทรัพย์ หนา้ ท่ี 1

อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ที่ 1

รหสั สนิ ทรัพย์ ใส่รหัสของสนิ ทรัพยท์ ่กี าหนด (ถา้ วา่ งไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัต)ิ

ชอ่ื สนิ ทรัพย์ (ไทย) ใสช่ ่ือสินทรพั ยท์ ี่กาหนด

ช่ือสนิ ทรัพย์ (ภาษา 2) ใส่ช่ือสินทรัพย์ ทใ่ี ช้เป็นภาษาท่ี 2

เปน็ สนิ ทรัพยข์ องแผนก ระบแุ ผนกท่ีใชส้ นิ ทรพั ยน์ ัน้ อยู่ กรณีท่ีทา Cost Center ซึ่งโปรแกรมจะลงรายการ

บญั ชีแยกตามแผนกตามท่ีระบไุ วใ้ หด้ ว้ ย

รหัสบัญชีสินทรพั ย์ หมายถงึ รหสั บัญชสี นิ ทรพั ยน์ ้ัน เชน่ เก้าอ้ี จัดอยู่ในบัญชีสนิ ทรัพย์ช่อื “บัญชอี ปุ กรณ์

สานักงาน” รหัสบัญชีสินทรพั ยเ์ ดยี วกนั อาจจะมีสินทรัพย์ไดห้ ลายรายการ และเม่ือ

สง่ั พิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคา โปรแกรมก็จะพิมพ์โดยเรียงตามรหสั บัญชี

สินทรพั ยท์ ีร่ ะบุไว้ที่น่ี

Dr-บญั ชคี ่าเส่อื ม ใสร่ หัส หรือชือ่ บัญชที ่ีใหโ้ ปรแกรมเดบิตบัญชคี ่าเส่อื มราคา

Cr-บญั ชีค่าเส่อื มสะสม ใสร่ หัส หรอื ชือ่ บัญชีทใี่ หโ้ ปรแกรมเครดิตบัญชคี า่ เสอื่ มราคาสะสม

ราคาตลาด ใส่ราคาของสนิ ทรัพยต์ ามทอ้ งตลาดท่วั ไป มักเป็นราคาจริงตามท้องตลาดขณะนนั้

5-18

ราคาซื้อ ใส่ราคาที่ซื้อมา ซึ่งอาจจะไมใ่ ชร่ าคาทจี่ ะใชใ้ นการคานวณค่าเส่อื มราคาก็ได้

คา่ ใช้จา่ ยในการขนสง่ ใสค่ ่าใชจ้ ่ายทเี่ สียไปในการขนสง่ สินทรพั ยน์ น้ั

คา่ ติดตง้ั ใส่ค่าใชจ้ า่ ยทเี่ สียไปในการติดตง้ั สนิ ทรัพย์

ค่าใชจ้ า่ ยเบด็ เตลด็ ใสค่ ่าใชจ้ า่ ยเบด็ เตล็ดอืน่ ๆ ทเี่ สยี ไปเพ่ือให้ไดส้ ินทรพั ย์มา

ราคาซ้ือ+คา่ ใช้จา่ ย ในสว่ นนี้โปรแกรมจะคานวณค่าใช้จา่ ยตา่ งๆ ทั้งหมด แล้วนาผลรวมท่ไี ดม้ าไว้ให้เอง

โดยอัตโนมัติ ผูใ้ ช้ไมส่ ามารถเข้าไปแกไ้ ขในสว่ นนี้ได้ และจานวนเงินของช่องน้จี ะ

เปล่ยี นแปลงไป ถา้ มกี ารเปล่ียนแปลงการบนั ทึกคา่ ใชจ้ า่ ยในช่องใดชอ่ งหนงึ่

ราคาซอ้ื หรอื ไดม้ า หมายถงึ ราคาซ้ือหรือได้มาท่ีใช้แสดงในตารางค่าเสื่อม

มลู คา่ สนิ ทรพั ย์ ใส่มลู ค่าของสินทรัพยท์ ่ีผู้ใช้ต้องการนามาใชใ้ นการคานวณค่าเส่ือมราคา อาจเป็น

ราคาท่ีเกิดจากการนาคา่ ใช้จา่ ยสว่ นตา่ งๆ มารวมด้วยก็ได้ หรือจะนาเฉพาะราคา

มลู ค่าสนิ ทรัพยจ์ ริงกไ็ ด้

ภาพที่ 5-29 หนา้ ตา่ งบันทกึ รายละเอียดสินทรัพย์ หน้าท่ี 2

อธิบายการบันทกึ หนา้ ที่ 2

วันท่ีซ้ือ ใสว่ นั ทซ่ี ้อื หรอื ได้สินทรัพย์นัน้ มา ซึ่งอาจจะไม่ใช่วันท่ีเร่ิมคานวณค่าเส่อื มราคาก็ได้

วันเรมิ่ คานวณค่าเส่อื ม ใสว่ นั ท่จี ะใหโ้ ปรแกรมเรมิ่ คานวณค่าเสอื่ ม เช่น วันทซี่ ื้อทรัพยส์ นิ มาจรงิ คือ

01/08/2556 อาจจะเร่ิมคานวณค่าเสอ่ื มราคาวนั ท่ี 01/08/2558 แต่โปรแกรมจะใส่

วันที่เรม่ิ ใช้ระบบท่เี คยระบุไว้ท่ีฐานขอ้ มลู บรษิ ัทให้ก่อน

วธิ คี านวณค่าเสอ่ื ม ถา้ ใส่คา่ 1 คือ เลอื กคานวณโดยใช้วิธเี ส้นตรง

ถ้าใส่คา่ 2 คือ เลือกคานวณโดยใช้วธิ ลี ดนอ้ ยถอยลง

การลงบัญชีคา่ เสื่อม หมายถงึ การกาหนดการลงบัญชีคา่ เสอื่ มใหเ้ ป็นแบบ เดือนละครง้ั หรือ ปลี ะคร้งั

อตั ราคา่ เสอื่ ม ใส่อตั ราค่าเส่ือมราคา ทีใ่ ห้โปรแกรมใช้คานวณมีทั้งแบบเปอรเ์ ซ็นต์ต่อเดือน หรือ

เปอรเ์ ซน็ ตต์ ่อปี ก็ได้

5-19

ราคาซาก ใสร่ าคาซากของสนิ ทรพั ย์ ที่คาดวา่ จะมรี าคาเหลืออยเู่ ทา่ ใด ณ วันที่หมดอายุการใช้

งาน

ค่าเสือ่ มสะสมก่อนวันเร่ิมคานวณคา่ เสือ่ ม

ใสค่ ่าเสอื่ มราคาสะสมก่อนทีจ่ ะมาใช้ซอฟทแ์ วร์ หรือบางคร้ังอาจเป็นค่าเสอื่ มราคา

สะสมยกมาต้นรอบบัญชี บวกกบั คา่ เสื่อมราคาในงวดบญั ชีปัจจบุ นั บางสว่ น เช่น ใน

กรณที ่ีจะเรมิ่ คานวณค่าเสื่อมราคาไม่ตรงกับวันเร่ิมใช้ระบบ

วนั ท่ีขายไป ใสว่ ันทขี่ ายสนิ ทรัพย์นั้นไป ซึ่งจะใชใ้ นกรณที มี่ ีการจาหนา่ ยสนิ ทรัพยอ์ อกไปเท่านนั้

แต่ถ้าจาหน่ายสินทรัพยน์ ั้นแล้ว และมาใส่วันทข่ี ายสินทรัพย์ทีน่ ่ี โปรแกรมจะหยดุ

การคานวณนับจากวันที่ขายไป

ราคาขาย ใส่ราคาขายทจี่ าหนา่ ยสนิ ทรัพยอ์ อกไป สาหรับการบันทึกรายการบัญชีนนั้ ผใู้ ชง้ าน

ต้องทาการบนั ทึกรายการด้วยที่เมนู “ลงรายวัน”

เลขทเี่ อกสารประกอบการขาย ใส่เลขท่ขี องเอกสารทีเ่ กดิ จากการขายสนิ ทรัพยน์ ้นั ๆ

ภาพที่ 5-30 หนา้ ตา่ งบันทึกรายละเอียดสนิ ทรัพย์ หน้าที่ 3
รายละเอยี ดในหน้าที่ 3 เปน็ รายละเอยี ดเพมิ่ เตมิ เก่ียวกับสนิ ทรัพย์ แต่ไม่มผี ลต่อการคานวณคา่ เส่อื ม
ราคาของสนิ ทรัพย์ จะไม่ระบุค่าก็ได้

ภาพที่ 5-31 หน้าต่างบนั ทกึ รายละเอยี ดสินทรัพย์ หน้าที่ 4

5-20

รายละเอยี ดในหนา้ ท่ี 4 เปน็ การเกบ็ ภาพสินทรัพยเ์ ข้าไปในระบบ ทาโดยใช้เมาสค์ ลิกทชี่ ่องส่เี หล่ยี ม
- คลิกท่ี Load เพื่อนาภาพสนิ ทรัพยเ์ กบ็ เข้าระบบ
- คลิกท่ี Clear เพอื่ ลบภาพสนิ ทรพั ยท์ ีเ่ คยเก็บ ออกจากระบบ

 การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบัญชแี ยกประเภท

1. เพ่มิ และแก้ไขผังบญั ชี
1.1 เข้าท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เพม่ิ และ

แกไ้ ข ผงั บัญชี
1.2 กดปมุ่ F3-เพิ่ม เพอ่ื เพ่ิมรายการ
1.3 บันทึกรายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูล

ภาพที่ 5-32 หนา้ ต่างบนั ทึกรายละเอยี ดผงั บัญชี

อธบิ ายการบันทกึ รายละเอียดผงั บัญชี

รหสั ใส่รหสั บญั ชี

ชือ่ บัญชี (ภาษาไทย) ใส่ชอ่ื บัญชี

ชือ่ บัญชี (ภาษา 2) ใส่ช่ือบัญชที เ่ี ปน็ ภาษาท่ี 2

หมวดบัญชี ให้เลอื ก A หรอื 1 = สินทรัพย์ , L หรอื 2 = หนี้สนิ , C หรอื 3 = ทนุ ,

R หรอื 4 = รายได้ , X หรือ 5 = ค่าใช้จ่าย , M หรือ 6 = ค่าใชจ้ ่ายในการผลิต

ชนิดของบญั ชี ถ้าใส่ค่า D หมายถงึ บญั ชีย่อย คอื บัญชีท่ใี ช้ในการบันทึกรายการ

ถ้าใส่ค่า G หมายถงึ กลมุ่ บญั ชี จะเป็นการดงึ ค่ายอดรวมของบัญชีท่ีอยู่ในกลุ่มนี้มา

แสดง เมอ่ื สงั่ พมิ พ์รายงานเป็นกลุ่มบัญชี หรอื เมื่อออกแบบงบการเงนิ

2. สร้างแบบฟอร์มการบนั ทึกบัญชีเพ่ือช่วยลงรายการซา้ ๆ
2.1 เข้าท่ี ระบบบญั ชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เพม่ิ /แกไ้ ข

แบบฟอร์มการบันทึกบัญชีรูปแบบท่ใี ช้บ่อยๆ
2.2 ทาการเพิ่มรายการโดย กดปุ่ม F3-เพม่ิ
2.3 บันทึกรายละเอยี ดของแบบฟอรม์ บญั ชีที่ต้องการ เสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมลู

5-21

ภาพที่ 5-33 หน้าต่างบันทึกแบบ
ฟอร์มบัญชที ี่ใช้บอ่ ย

อธิบายการบันทกึ รายละเอียดผังบัญชี

รหัสแบบฟอร์ม ใสร่ หัสของแบบฟอร์ม

ชือ่ แบบฟอรม์ ใสช่ ่อื ของแบบฟอร์ม

ประเภทแบบฟอร์ม ใส่คา่ S ถา้ เปน็ แบบฟอร์มบญั ชี แบบทวั่ ไป

ใส่คา่ A ถา้ เป็นแบบฟอรม์ บัญชีแบบ Allocate (แยกตามแผนก)

รายละเอยี ด (ส่วนหัว) ใส่รายละเอยี ดที่ใช้อธบิ ายรายการรายวัน

จานวนเงนิ เดบติ /เครดิต ให้ใสค่ า่ 1 ไวเ้ พื่อให้ทราบว่าบัญชนี นั้ อย่ดู า้ นเดบติ หรือเครดิต หรอื จะไม่ใสก่ ็ได้

P ใช้สาหรับการกาหนดสดั สว่ นของยอดเงนิ ในการ Allocate คา่ ใช้จา่ ย

แผนก ถา้ มกี าร Allocate ค่าใชจ้ า่ ยแตกเข้าแต่ละแผนก กใ็ ห้ใสร่ หัสแผนกไว้ โปรแกรมจะ

ทาการกระจายค่าใช้จ่ายให้เอง

3. การกาหนดหนา้ ท่ขี องบัญชีตามสภาวะทั่วไป
3.1 เขา้ ท่ี ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมลู (Setup Master Files)  กาหนด

หนา้ ท่ขี องบญั ชีตามสภาวะทั่วไป (MAPPING ACCOUNT CHART TO ACCOUNT FUNCTION)
3.2 เข้าไประบรุ หสั บญั ชี หรือชือ่ บัญชที ่ตี รงกับหน้าท่ี ที่มไี ว้ให้
3.3 บนั ทึกรายละเอียดเสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพ่ือเก็บข้อมูล

ภาพที่ 5-34 หนา้ ตา่ งกาหนดหน้าทข่ี อง
ผังบัญชีในสภาวการณท์ ัว่ ไป
ทโี่ ปรแกรมเตรยี มไว้ให้

5-22
ปกติโปรแกรมจะกาหนดหน้าท่ีของบญั ชตี ามสภาวะทัว่ ไป สาหรับกรณบี ันทกึ บัญชีสนิ ค้าคงเหลือ แบบ
Periodic ไว้แล้ว ถ้าไม่มีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี ก็ไม่ต้องแก้ไขรายการอะไร แต่ถ้ามีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี
เช่น ต้องการเพมิ่ บญั ชี “คา่ ขนสง่ เข้า” ซง่ึ เปน็ คา่ ใชจ้ ่ายทเ่ี ปน็ ตน้ ทุนขาย จะตอ้ งดาเนนิ การดังนี้
1. เพม่ิ ชือ่ บัญชี “ค่าขนสง่ เข้า” ในผังบัญชี โดยเขา้ ทางานท่ี ระบบบัญชแี ยกประเภท  ฐานขอ้ มูล
(Setup Master Files)  เมนู เพมิ่ และแกไ้ ขผงั บัญชี

ภาพท่ี 5-35 หนา้ ต่างเพิ่มและแก้ไขบญั ชใี นผงั บัญชี
2. กาหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ท่ัวไป โดยจับคู่ชื่อหน้าท่ี “ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย” กับ
ช่ือบญั ชี “ค่าขนสง่ เข้า”

ภาพที่ 5-36 หน้าต่างกาหนดหนา้ ที่ของผงั บัญชใี นสภาวการณ์ทว่ั ไป
แตห่ ากกิจการบันทึกบญั ชสี นิ คา้ คงเหลอื แบบ Perpetual เมอื่ ทาการกาหนดวธิ ีการบันทึกบญั ชสี ินค้า
คงเหลือ เป็นแบบ Perpetual ท่ีเมนูเพ่ิมแก้ไขรายชื่อบริษัทแล้ว จะต้องแก้ไขการจับคู่หน้าท่ีบัญชีท่ีต้องใชง้ าน
แบบ Perpetual ท่ี เมนู “กาหนดหน้าท่ีบัญชีตามสภาวะทั่วไป” และจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับชื่อ
บัญชี “สินค้าสาเร็จรูป” ดังภาพที่ 5-37 ส่วนหน้าท่ีบัญชีอ่ืนๆ ได้แก่ ซ้ือสด ซื้อเชื่อ และสินค้าส่งคืนและ
ส่วนลด โปรแกรมจะจับค่กู บั บัญชี “สนิ คา้ สาเรจ็ รปู ” ใหอ้ ัตโนมตั ิ

5-23

ภาพท่ี 5-37 หน้าต่างกาหนดหนา้ ที่ของผังบญั ชใี นสภาวการณ์ทว่ั ไป
4. การกาหนดหน้าทขี่ องบัญชที ่จี ะใชง้ านในแบบเฉพาะ (สภาวการณ)์

4.1 เขา้ ที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  กาหนด
หน้าทขี่ องบญั ชีแยกตามสภาวการณ์

ภาพท่ี 5--38 หน้าตา่ งกาหนดหน้าทข่ี องบญั ชแี ยกตามสภาวการณ์
4.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดปุ่ม F3-เพ่ิม
4.3 ใส่รหสั สภาวการณ์และชื่อสภาวการณท์ ตี่ อ้ งการ
4.4 กาหนดรหัสบญั ชี และช่ือบญั ชี ตรงหนา้ ทีท่ ่ตี อ้ งการเปลยี่ นแปลง เช่น หน้าท่ี “ขายเชือ่ ”
ตามสภาวการณท์ ่ัวไป จะจบั คกู่ ับบัญชี “ขายเชอ่ื ” แต่ตอ้ งการท่จี ะเปล่ียนเป็นบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียน
มาร”์ กใ็ หเ้ ล่ือนไปทหี่ น้าที่ “ขายเชื่อ” และใสร่ หสั บัญชหี รือช่อื บญั ชี “ขายเชอ่ื -ประเทศเมยี นมาร์” เข้าไป
4.5 บันทกึ รายละเอยี ดเสรจ็ แล้วกดปมุ่ F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมลู

5-24

ภาพที่ 5--39 หน้าตา่ งกาหนดหน้าท่ีของบัญชแี ยกตามสภาวการณ์ (ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์)
***************************************

5-25