หน่วยที่ 5

5-1หน่วยที่ 5การเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบสาระสำคัญก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการกำหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อน เนื่องจากขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะบันทึกข้อมูลได้โดยขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เมื่อเข้าไปที่ระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมูลแล้ว เลือกเมนูฐานข้อมูล หรือ เปิด Work Flow แล้วคลิกปุ่ม Setup Master Filesสาระการเรียนรู้1. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบริหารสินค้าคงคลัง2. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้3. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลูกหนี้4. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร5. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา6. การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภทสมรรถนะประจำหน่วย1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบ2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบ ในชีวิตประจำวัน และการประกอบอาชีพจุดประสงค์การเรียนรู้1. เตรียมฐานข้อมูลของระบบบริหารสินค้าคงคลังได้2. เตรียมฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้ได้3. เตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลูกหนี้ได้4. เตรียมฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคารได้5. เตรียมฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคาได้6. เตรียมฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภทได้

5-2การเตรียมฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz จะต้องมีการกำหนดฐานข้อมูลในแต่ละระบบก่อน เนื่องจากขณะที่เราบันทึกข้อมูลแต่ละระบบ เช่น ระบบซื้อ ระบบขาย ระบบลูกหนี้ และระบบเจ้าหนี้ เป็นต้น ต้องมีการเลือกฐานข้อมูลมาใช้งาน จึงต้องมีการเตรียมฐานข้อมูลไว้ก่อน แต่ฐานข้อมูลบางระบบสามารถเพิ่มเติมขณะบันทึกข้อมูลได้ โดยขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูลทุกระบบ เมื่อเข้าไปที่ระบบที่ต้องการเตรียมฐานข้อมูลแล้ว เลือกเมนูฐานข้อมูล หรือ เปิด Work Flow แล้วคลิกปุ่ม Setup Master Files❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบริหารสินค้าคงคลังเมื่อจะใช้งานระบบบริหารสินค้าคงคลัง ขั้นตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ มีขั้นตอนที่ต้องเข้าไปบันทึกรายการก่อนเริ่มทำการค้า โดยเข้าไปที่ ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล(Setup Master Files) ดังภาพที่ 5-1ภาพที่ 5-1 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลสินค้าทาง Work Flow1. การเพิ่มและแก้ไข รายชื่อสินค้าและวัตถุดิบ1.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อสินค้า และวัตถุดิบ1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม1.3 บันทึกรายละเอียดของสินค้า ทั้ง 8 หน้า ตามลำดับ1.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ

5-3ภาพที่ 5-2 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 1อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1รหัส ใส่รหัสของสินค้า สามารถบันทึกได้ 20 ตัวอักษร ทั้งตัวเลข และตัวอักษรไทยอังกฤษชื่อไทย ชื่อสินค้าที่เป็นภาษาไทย (สามารถบันทึกได้ 50 ตัวอักษร)ชื่อย่อภาษาไทย ชื่อย่อของสินค้าที่เป็นภาษาไทย (จะมีประโยชน์ในการแสดงรายงาน เมื่อต้องการให้แสดงเฉพาะชื่อย่อ)ชนิดสินค้า ชนิดของสินค้า เมื่อใช้ Hot Seek โปรแกรมจะแสดงชนิดสินค้ามาให้เลือกราคาทุนมาตรฐาน ราคาทุนมาตรฐานหรือราคาซื้อของสินค้า โดยราคานี้จะปรากฏขึ้นมาเมื่อมีการซื้อสินค้ารายการนี้ หากไม่มีราคาซื้อที่เป็นมาตรฐานก็ไม่ต้องใส่ค่ารหัสกลุ่มสินค้า ใส่รหัสกลุ่มของสินค้า เมื่อใช้ Hot Seek จะมีหน้าต่างฐานข้อมูลของกลุ่มสินค้าขึ้นมา หากยังไม่มีการบันทึกฐานข้อมูลกลุ่มสินค้า ก็สามารถทำการเพิ่มที่หน้าต่างนี้ได้ทันทีชื่อกลุ่มสินค้า เป็นชื่อกลุ่มของสินค้า เมื่อกำหนดรหัสกลุ่มสินค้าแล้วชื่อสินค้าก็จะปรากฏขึ้นด้วยราคาเป็นแบบภาษีแยกนอกหรือรวมใน ใส่ค่า Y หมายถึง เป็นราคาแบบคิดภาษีมูลค่าเพิ่มแยกต่างหากใส่ค่า N หมายถึง เป็นราคาที่รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้วการนับยอดสต๊อก ระบุวิธีการนับยอดสต๊อก มีให้เลือก 4 แบบ คือใส่ค่า 1 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก และไม่ให้มียอดสต๊อกติดลบ ถ้าไม่มีสินค้าก็จะทำการขายไม่ได้ใส่ค่า 2 หมายถึง สินค้ารายการนี้ให้เริ่มนับยอดสต๊อก แต่ยอมให้สต๊อกติดลบได้ใส่ค่า 3 หมายถึง สินค้ารายการนี้ แม้จะทำการซื้อเข้าหรือขายออกก็ตาม จะไม่มีผลต่อยอดสต๊อก ใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้วิธีการนับยอดสต๊อก เหมือนที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัทเป็นสินค้าเพื่อออกรายงานสินค้าคงเหลือด้วยหรือไม่ หมายถึง ต้องการให้สินค้าชนิดนั้นออกรายงานสินค้าคงเหลือ ถ้าใช่ให้ใส่ค่า Y เช่น สินค้าที่ส่งสรรพากร แต่ถ้าเป็นวัสดุสิ้นเปลืองใช้ไปไม่ได้ส่งรายงานให้กับสรรพากร ก็ใส่ค่า N

5-4ภาพที่ 5-3 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 2อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 2หน่วยนับมาตรฐาน ใส่หน่วยนับมาตรฐาน ซึ่งควรเป็นหน่วยที่เล็กที่สุดหน่วยซื้อส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าที่ซื้อเข้าเป็นส่วนใหญ่หน่วยขายส่วนใหญ่ ใส่หน่วยนับของสินค้าที่ใช้ขายเป็นส่วนใหญ่บัญชีซื้อสด* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีซื้อสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีซื้อเชื่อ* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินเชื่อ และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีซื้อเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีขายสด* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีขายสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีขายเชื่อ* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีขายเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการหมายเหตุ : * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อนภาพที่ 5-4 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 3อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 3ราคาขายมาตรฐาน ใส่ราคาขายมาตรฐานซึ่งสามารถกำหนดได้ 5 ราคา สำหรับหน่วยขายที่ต่างกัน บรรทัดแรกสุด เป็นราคาขายต่อหน่วยนับมาตรฐาน ส่วน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายต่อหน่วยนับอื่นราคาต่ำสุด ใส่ราคาขายต่ำสุด ตามหน่วยนับมาตรฐาน ห้ามขายต่ำกว่าราคาที่กำหนด

5-5ภาพที่ 5-5 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 4 และหน้าที่ 5อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 4 และหน้าที่ 5ราคาขาย A ใส่ราคาขายสำหรับเกรด A สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรด Aเมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด A เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆราคาขาย B ใส่ราคาขายสำหรับเกรด B สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรด Bเมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด B เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆราคาขาย C ใส่ราคาขายสำหรับเกรด C สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรด Cเมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด C เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆราคาขาย D ใส่ราคาขายสำหรับเกรด D สำหรับหน่วยนับแบบต่างๆ คือ บรรทัดแรกสุดเป็นราคาขายเกรดDเมื่อขายที่หน่วยนับมาตรฐาน 4 ช่องถัดมาเป็นราคาขายเกรด D เมื่อขายที่หน่วยนับแบบอื่นๆภาพที่ 5-6 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 6อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 6หมายเหตุ 1-10 ใส่หมายเหตุประจำสินค้าแต่ละรายการที่ซ้ำๆ และต้องการ ให้โปรแกรมดึงไปอัตโนมัติ เมื่อทำการบันทึกเอกสารขาย เพื่อลดเวลาการคีย์หมายเหตุขณะออกเอกสารทุกครั้ง ภาพที่ 5-7 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 7

5-6อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 7ใส่รูปของสินค้าไว้ โดยต้องมีไฟล์ภาพของสินค้าเตรียมไว้ก่อน (นามสกุล BMP , JPEG ) มักใช้กับสินค้าที่มีลักษณะเฉพาะ มูลค่าสูง อธิบายยาก จำเป็นต้องมีรูปภาพประกอบ หากต้องการใส่รูปภาพให้คลิกที่เครื่องหมายกากบาท คำสั่ง “Load” หากต้องการยกเลิกรูปภาพนั้นให้คลิกที่เครื่องหมายกากบาท คำสั่ง “Clear” หากใช้งานระบบ LAN ซึ่งมีผู้ใช้งานหลายคน จะต้องเก็บไฟล์รูปภาพไว้ที่ Saver ที่เก็บข้อมูล FORMULA ด้วย หากเก็บรูปภาพไว้ที่เครื่องคอมพิวเตอร์ที่ใช้งานอยู่เครื่องเดียว จะทำให้ผู้ใช้งานคนอื่นไม่เห็นรูปภาพสินค้าภาพที่ 5-8 หน้าต่างฐานข้อมูลบันทึกรายการสินค้า หน้าที่ 8อธิบายการบันทึกรายการ หน้าที่ 8ใช้สำหรับบันทึกรายละเอียดสินค้ากรณีผลิตสินค้าเพื่อจำหน่าย (ใช้ในโปรแกรม MRP)2. การเพิ่มและแก้ไขรายการกลุ่มสินค้า2.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายการกลุ่มสินค้า 2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม2.3 บันทึกรายละเอียดกลุ่มสินค้า ตามลำดับ2.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการภาพที่ 5-9 หน้าต่างบันทึกกลุ่มสินค้าอธิบายการบันทึกรายการ

5-7รหัส ใส่รหัสของกลุ่มสินค้าชื่อไทย ใส่ชื่อกลุ่มสินค้า เป็นภาษาไทยชื่อ (ภาษา 2) ใส่ชื่อกลุ่มสินค้า เป็นภาษาที่ 2บัญชีซื้อสด* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีซื้อสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีซื้อเชื่อ* ถ้ามีการซื้อสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินเชื่อ และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีซื้อเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีขายสด* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีขายสด ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการบัญชีขายเชื่อ* ถ้ามีการขายสินค้ากลุ่มนี้เป็นเงินสด และต้องการให้ลงบัญชีเป็นแบบอื่นนอกเหนือจากบัญชีขายเชื่อ ให้ระบุรหัสบัญชีที่ต้องการหมายเหตุ * ควรให้ผู้วางระบบบัญชี เป็นผู้กำหนดให้ ผู้ใช้งานควรใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมไว้ให้ไปก่อน3. เพิ่มและแก้ไข รายการหน่วยนับของสินค้า3.1 เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่ม/แก้ไข รายการหน่วยนับ3.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม3.3 บันทึกรายละเอียดของหน่วยนับ ตามลำดับ3.4 บันทึกเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการภาพที่ 5-10 หน้าต่างฐานข้อมูลหน่วยนับ❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบซื้อ และระบบเจ้าหนี้เมื่อจะใช้งานระบบซื้อ หรือระบบเจ้าหนี้ ขั้นตอนแรกคือ การเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบ คือการเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย (ฐานข้อมูล “เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย” ในระบบซื้อนี้ เป็นฐานข้อมูลเดียวกับเมนู “เพิ่ม/แก้ไขทะเบียนเจ้าหนี้” ในระบบเจ้าหนี้ วิธีการทำงานเหมือนกัน ซึ่งผู้ใช้จะบันทึกข้อมูลที่ไดที่หนึ่งก็ได้ เพราะข้อมูลจะเชื่อมโยงถึงกันทั้ง 2 เมนู)1. เข้าที่ ระบบซื้อ หรือ เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่มและแก้ไขรายชื่อผู้จำหน่าย

5-82. ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม3. บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ภาพที่ 5-11 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย ทาง Work Flow ของระบบซื้อ หรือระบบเจ้าหนี้ภาพที่ 5-12 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 1อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1รหัส ใส่รหัสของผู้จำหน่าย (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ)ชื่อภาษาไทย ใส่ชื่อผู้จำหน่าย ภาษาไทยชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชื่อย่อผู้จำหน่าย เพื่อช่วยในการค้นหาขณะบันทึกรายการที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยู่ของผู้จำหน่าย ที่เป็นภาษาไทยชื่อภาษา 2 ใส่ชื่อผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชื่อย่อของผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2ที่อยู่ภาษา 2 ใส่ที่อยู่ของผู้จำหน่าย ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณีย์

5-9โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์FAX ใส่หมายเลขโทรสารภาพที่ 5-13 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 2อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2เป็นนิติบุคคล ถ้าผู้จำหน่ายเป็นนิติบุคคลให้ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่ค่า “N”เลขผู้เสียภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ใช้ในรายงานส่งสรรพากร เช่น ภงด.53เลขที่บัตรประชาชน หากเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่เลขที่บัตรประชาชน เพื่อใช้รายงานใน ภงด.3รหัสบัญชี* ระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชีที่ทำหน้าที่ “เจ้าหนี้การค้า”ที่อยู่ที่ใช้ติดต่อที่อยู่ภาษาไทย ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรกที่อยู่ภาษา 2 ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ภาษาที่ 2รหัส ปณ. ใส่รหัสไปรษณีย์หมายเหตุใบรับวางบิล ใส่หมายเหตุที่จะให้แสดงในใบรับวางบิลเฉพาะของผู้จำหน่ายรายนี้หมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุอื่นๆ ที่ต้องการบันทึกเก็บไว้หมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุ ภาษา 2Email Email Address ของผู้จำหน่ายหมายเหตุ * ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีก่อนที่จะเปลี่ยนแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อนภาพที่ 5-14 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลผู้จำหน่าย หน้าที่ 3อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3เครดิตเทอม ระบุเครดิตเทอมที่ได้รับจากผู้จำหน่ายรายนี้

5-10วงเงินเครดิต วงเงินเครดิตที่ได้รับจากผู้จำหน่ายรายนี้ชื่อผู้ติดต่อ ผู้ที่ติดต่อประจำเมื่อต้องการติดต่อกับผู้จำหน่ายรายนี้กำหนดวางบิล ใส่เงื่อนไขในการวางบิลกำหนดเก็บเงิน ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงินชนิด VAT ผู้จำหน่ายรายนี้เป็นนิติบุคคล ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มเป็นแบบใดสาขาสำนักงานใหญ่หรือไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุรหัสสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษีชื่อสาขาในรายงานภาษี ระบุชื่อสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย และระบบลูกหนี้การเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นการบันทึกฐานข้อมูลของระบบขาย แต่เมื่อบันทึกแล้วจะเชื่อมโยงไปใช้กับระบบลูกหนี้ด้วย เช่น ฐานข้อมูลรายชื่อลูกค้าเมื่อบันทึกที่ระบบนี้แล้ว ก็จะไปเป็นฐานข้อมูลของลูกหนี้ด้วย ขั้นตอนการเตรียมฐานข้อมูลของระบบขาย เป็นดังนี้1. บันทึกรายชื่อลูกค้า1.1 เข้าที่ ระบบขาย  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่มและแก้ไขรายชื่อลูกค้า หรือ เข้าที่ ระบบลูกหนี้  ฐานข้อมูล  เมนู เพิ่ม/แก้ไข ทะเบียนลูกหนี้1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม1.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ภาพที่ 5-15 หน้าต่างเข้าบันทึกข้อมูลลูกค้า ทาง Work Flow

5-11ภาพที่ 5-16 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 1อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1รหัส ใส่รหัสของลูกค้า (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ)ชื่อภาษาไทย ใส่ชื่อลูกค้า ภาษาไทยชื่อย่อภาษาไทย ใส่ชื่อย่อลูกค้า เพื่อช่วยในการค้นหาขณะบันทึกรายการที่อยู่ภาษาไทย ใส่ที่อยู่ของลูกค้า ที่เป็นภาษาไทยชื่อภาษา 2 ใส่ชื่อลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2ชื่อย่อภาษา 2 ใส่ชื่อย่อของลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2ที่อยู่ภาษา 2 ใส่ที่อยู่ของลูกค้า ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2รหัสไปรษณีย์ ใส่รหัสไปรษณีย์โทรศัพท์ ใส่หมายเลขโทรศัพท์FAX ใส่หมายเลขโทรสารภาพที่ 5-17 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 2อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2เลขผู้เสียภาษี เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของลูกค้า เพื่อใช้บันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่ายเป็นนิติบุคคล ? ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคลให้ใส่ค่า “Y” ถ้าเป็นบุคคลธรรมดาให้ใส่ค่า “N”ชื่อผู้ติดต่อ ใส่ชื่อบุคคลเมื่อต้องติดต่อกับลูกค้ารายนี้รหัสบัญชี* ระบุรหัสบัญชีที่ใช้ในการบันทึกบัญชีที่ทำหน้าที่ “ลูกหนี้การค้า”

5-12ที่อยู่ที่ใช้ติดต่อที่อยู่ภาษาไทย ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรกที่อยู่ภาษา 2 ที่อยู่ในการติดต่อหากไม่ตรงกับที่อยู่ในหน้าแรก ภาษาที่ 2รหัส ปณ. ใส่รหัสไปรษณีย์หมายเหตุใบวางบิล ใส่หมายเหตุที่จะให้แสดงในใบวางบิลหมายเหตุภาษาไทย หมายเหตุของลูกค้า ที่เป็นภาษาไทยหมายเหตุภาษา 2 หมายเหตุของลูกค้า ที่เป็นภาษาที่ 2หมายเหตุ * ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชีก่อนที่จะเปลี่ยนแปลง หรือใช้ตามที่โปรแกรมจัดเตรียมให้ไปก่อนภาพที่ 5-18 หน้าต่างการบันทึกข้อมูลลูกค้า หน้าที่ 3อธิบายการบันทึก หน้าที่ 3กลุ่มลูกค้า ระบุรหัสกลุ่มลูกค้า ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อกลุ่มลูกค้ามาให้อัตโนมัติเขตลูกค้า ระบุรหัสเขตลูกค้า ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อเขตลูกค้ามาให้อัตโนมัติพนักงานขาย ระบุรหัสพนักงานขาย ที่เคยบันทึกไว้ โปรแกรมจะดึงชื่อพนักงานขายมาให้อัตโนมัติวงเงินเครดิต ใส่วงเงินเครดิตที่ให้กับลูกค้ารายนี้เพื่อใช้ตรวจสอบวงเงินเครดิตBLACK LIST จัดเป็นลูกค้าที่อยู่ใน Blacklist หรือไม่เครดิตเทอม ระบุเครดิตเทอมที่ให้กับลูกค้ารายนี้เพื่อใช้ระบุในเอกสารขายใช้ราคาขายเกรด ลูกค้ารายนี้ จะใช้ราคาขายที่เคยกำหนดไว้ที่ฐานข้อมูลสินค้า ว่าเป็นราคาขายเกรดใดศักยภาพ ลูกค้ารายนี้มีศักยภาพอยู่ในขั้นใด เช่น A = ศักยภาพดีเลิศ B = ดี C = ปานกลางD = ค่อนข้างมีปัญหากำหนดวางบิล ใส่เงื่อนไขในการวางบิลกำหนดเก็บเงิน ใส่เงื่อนไขในการเก็บเงินวิธีชำระเงิน ใส่ค่า “Q” ถ้าส่วนใหญ่ชำระเป็นเช็ค ค่า “C” ถ้าส่วนใหญ่ชำระเป็นเงินสด และใส่ค่า “T” ถ้าส่วนใหญ่ชำระโดยการโอนเงินเข้าบัญชี

5-13สาขาสำนักงานใหญ่หรือไม่ Y = ใช่ N = ไม่ใช่รหัสสาขาในรายงานภาษี ระบุรหัสสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษีชื่อสาขาในรายงานภาษี ระบุชื่อสาขาเพื่อใช้ในรายงานภาษี2. กำหนดราคาขายประจำลูกค้าแต่ละรายในการขายสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า อาจจะมีราคาขายที่แตกต่างกันไปในลูกค้าแต่ละราย เช่น ลูกค้าที่ซื้อประจำ ลูกค้าที่มีการชำระเงินตรงเวลา จะได้ราคาพิเศษ โดยให้เป็นส่วนลดที่มากกว่าลูกค้ารายอื่นก็ได้ โดยจะกำหนดราคาขายและส่วนลดของลูกค้าแต่ละรายไว้ล่วงหน้า เพื่อลดความผิดพลาดในการให้ส่วนลดแก่ลูกค้า2.1 เข้าที่ ระบบขาย  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  กำหนดราคาขายประจำลูกค้าแต่ละราย (SET PRICE FOR EACH CUSTOMER)2.2 เลือกลูกค้าที่จะกำหนดราคาขายและส่วนลดเป็นพิเศษ2.3 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเลือกสินค้าที่จะกำหนดราคาและส่วนลดให้สำหรับลูกค้ารายนี้ ภาพที่ 5-19 หน้าต่างกำหนดราคาขายประจำลูกค้าแต่ละรายภาพที่ 5-20 หน้าต่างรายการสินค้าที่จะกำหนดราคาขายและส่วนลดเฉพาะลูกค้าภาพที่ 5-21 หน้าต่างบันทึกราคาขายของแต่ละรายการสินค้าสำหรับลูกค้าที่เลือกเข้ามา

5-142.4 เมื่อบันทึกเสร็จแต่ละรายการสินค้าแล้ว ให้กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลเข้าระบบคอมพิวเตอร์ แล้วกลับไปทำรายการข้อ 3 เพื่อกำหนดราคาและส่วนลดของสินค้ารายการอื่นตามต้องการ จนครบทุกรายการ เมื่อกลับมาที่หน้าต่างรายการสินค้าก็จะเห็นสินค้าที่เรากำหนดไปแล้ว ดังภาพที่ 5-22ภาพที่ 5-22 หน้าต่างรายการสินค้าที่กำหนดราคาขายและส่วนลดแล้ว สำหรับลูกค้าที่เลือกเข้ามา❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบเช็คและเงินฝากธนาคารเมื่อจะใช้งานระบบเช็คและเงินฝากธนาคาร จะเริ่มด้วยการเตรียมฐานข้อมูลที่ต้องใช้ในระบบดังนี้1. การบันทึกรายชื่อธนาคาร1.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/แก้ไขรายชื่อธนาคาร1.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม1.3 บันทึกรายละเอียดของธนาคาร1.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการภาพที่ 5-23 หน้าต่างบันทึกรายการธนาคาร2. การบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝากและยอดยกมาต้นงวด2.1 เข้าที่ระบบเช็คและบัญชีเงินฝาก  ฐานข้อมูล (Setup Master Files) เมนูเพิ่ม/แก้ไขบัญชีเงินฝาก2.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม2.3 บันทึกรายละเอียดของสมุดบัญชีเงินฝาก2.4 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้ว กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บรายการ

5-15ภาพที่ 5-24 หน้าต่างเข้าบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก ทาง Work Flowภาพที่ 5-25 หน้าต่างบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก หน้าที่ 1อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1รหัส ใส่รหัสบัญชีเงินฝาก (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ)เลขที่บัญชี ใส่เลขที่บัญชีเงินฝากธนาคารชื่อสมุด (ไทย) ใส่ชื่อสมุดบัญชีเงินฝากแต่ละเล่มชื่อสมุด (ภาษา 2) ใส่ชื่อสมุดบัญชีเงินฝากแต่ละเล่ม ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2ธนาคาร ใส่รหัส / ชื่อธนาคารของสมุดบัญชี ใช้ Hotseek ค้นหาจากฐานข้อมูลธนาคารชื่อสาขาของธนาคาร ใส่ชื่อสาขาของธนาคารประเภทบัญชี S = Saving -ออมทรัพย์ C = Current -กระแสรายวัน F = Fixed -ฝากประจำวันที่เปิดบัญชี ใส่วันที่เปิดบัญชีเงินฝาก ซึ่งอาจจะเปิดบัญชีเล่มนี้ไว้ก่อนมาใช้ระบบก็ได้ยอดเงิน Balance ใส่ยอดเงินฝากยกมาต้นงวด ณ วันที่ที่ระบุในช่องถัดไปณ วันที่ ใส่วันที่ของยอดเงินฝากธนาคารยกมา

5-16ภาพที่ 5-26 หน้าต่างบันทึกรายการสมุดบัญชีเงินฝาก หน้าที่ 2อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2รหัสแบบฟอร์มที่ใช้พิมพ์เช็คลำดับที่ 1-5 ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์เช็ค ที่เคยออกแบบไว้แล้ว ซึ่งอาจกำหนดไว้หลายแบบ โดยมีให้กำหนดได้ถึง 5 แบบรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนำฝากหน้าแรก) ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ใบนำฝากหน้าแรกที่เคยออกแบบรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ (ใบนำฝากหน้าหลัง) ระบุรหัสแบบฟอร์มพิมพ์ใบนำฝากหน้าหลังที่เคยออกแบบรหัสบัญชี(จากผังบัญชี) ใส่รหัสบัญชี ถ้ามีการทำรายการสมุดบัญชีเล่มนี้กรณีใบนำฝาก ลงบัญชีที่สมุดรายวัน เมื่อบันทึกใบนำฝากจะให้บันทึกบัญชีที่สมุดรายวันเล่มใดกรณีกลับรายการเช็คจ่าย ลงบัญชีที่สมุดรายวัน* เมื่อนำเงินเข้าบัญชีสำหรับเช็คที่ได้จ่ายไป จะให้บันทึกบัญชีที่สมุดรายวันเล่มใดบัญชีเช็คจ่าย* กรณีเป็นบัญชีกระแสรายวัน เมื่อมีการจ่ายเช็ค จะให้บันทึกบัญชีหน้าที่ “เช็คจ่าย” ตรงกับบัญชีชื่ออะไรในผังบัญชีบัญชีเช็ครับ* กรณีเป็นบัญชีที่นำฝากเช็คเข้าบัญชีเงินฝาก จะให้บันทึกบัญชีหน้าที่ “เช็ครับ” ตรงกับบัญชีชื่ออะไรในผังบัญชีหัวข้อที่มีสัญลักษณ์ * ให้ใช้ตามค่าที่โปรแกรมขึ้นให้อัตโนมัติไปก่อน การเปลี่ยนแปลงค่านี้ควรทำโดยนักบัญชี❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบสินทรัพย์และค่าเสื่อมราคา1. การเพิ่มรายการสินทรัพย์1.1 เข้าที่ ระบบสินทรัพย์  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เพิ่ม/แก้ไข รายการสินทรัพย์1.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ1.3 บันทึกรายละเอียดของสินทรัพย์ตามต้องการ1.4 กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล

5-17ภาพที่ 5-27 หน้าต่างเข้าบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ ทาง Work Flowภาพที่ 5-28 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 1อธิบายการบันทึก หน้าที่ 1รหัสสินทรัพย์ ใส่รหัสของสินทรัพย์ที่กำหนด (ถ้าว่างไว้ โปรแกรมจะสร้างให้อัตโนมัติ)ชื่อสินทรัพย์(ไทย) ใส่ชื่อสินทรัพย์ที่กำหนดชื่อสินทรัพย์(ภาษา 2) ใส่ชื่อสินทรัพย์ที่ใช้เป็นภาษาที่ 2เป็นสินทรัพย์ของแผนก ระบุแผนกที่ใช้สินทรัพย์นั้นอยู่ กรณีที่ทำ Cost Center ซึ่งโปรแกรมจะลงรายการบัญชีแยกตามแผนกตามที่ระบุไว้ให้ด้วยรหัสบัญชีสินทรัพย์ หมายถึง รหัสบัญชีสินทรัพย์นั้น เช่น เก้าอี้ จัดอยู่ในบัญชีสินทรัพย์ชื่อ “บัญชีอุปกรณ์สำนักงาน” รหัสบัญชีสินทรัพย์เดียวกันอาจจะมีสินทรัพย์ได้หลายรายการ และเมื่อสั่งพิมพ์รายงานตารางค่าเสื่อมราคา โปรแกรมก็จะพิมพ์โดยเรียงตามรหัสบัญชีสินทรัพย์ที่ระบุไว้ที่นี่Dr-บัญชีค่าเสื่อม ใส่รหัส หรือชื่อบัญชีที่ให้โปรแกรมเดบิตบัญชีค่าเสื่อมราคาCr-บัญชีค่าเสื่อมสะสม ใส่รหัส หรือชื่อบัญชีที่ให้โปรแกรมเครดิตบัญชีค่าเสื่อมราคาสะสมราคาตลาด ใส่ราคาของสินทรัพย์ตามท้องตลาดทั่วไป มักเป็นราคาจริงตามท้องตลาดขณะนั้น

5-18ราคาซื้อ ใส่ราคาที่ซื้อมา ซึ่งอาจจะไม่ใช่ราคาที่จะใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคาก็ได้ค่าใช้จ่ายในการขนส่ง ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการขนส่งสินทรัพย์นั้นค่าติดตั้ง ใส่ค่าใช้จ่ายที่เสียไปในการติดตั้งสินทรัพย์ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ด ใส่ค่าใช้จ่ายเบ็ดเตล็ดอื่นๆ ที่เสียไปเพื่อให้ได้สินทรัพย์มาราคาซื้อ+ค่าใช้จ่าย ในส่วนนี้โปรแกรมจะคำนวณค่าใช้จ่ายต่างๆ ทั้งหมด แล้วนำผลรวมที่ได้มาไว้ให้เองโดยอัตโนมัติ ผู้ใช้ไม่สามารถเข้าไปแก้ไขในส่วนนี้ได้ และจำนวนเงินของช่องนี้จะเปลี่ยนแปลงไป ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงการบันทึกค่าใช้จ่ายในช่องใดช่องหนึ่งราคาซื้อหรือได้มา หมายถึง ราคาซื้อหรือได้มาที่ใช้แสดงในตารางค่าเสื่อมมูลค่าสินทรัพย์ ใส่มูลค่าของสินทรัพย์ที่ผู้ใช้ต้องการนำมาใช้ในการคำนวณค่าเสื่อมราคา อาจเป็นราคาที่เกิดจากการนำค่าใช้จ่ายส่วนต่างๆ มารวมด้วยก็ได้ หรือจะนำเฉพาะราคามูลค่าสินทรัพย์จริงก็ได้ภาพที่ 5-29 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 2อธิบายการบันทึก หน้าที่ 2วันที่ซื้อ ใส่วันที่ซื้อหรือได้สินทรัพย์นั้นมา ซึ่งอาจจะไม่ใช่วันที่เริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาก็ได้วันเริ่มคำนวณค่าเสื่อม ใส่วันที่จะให้โปรแกรมเริ่มคำนวณค่าเสื่อม เช่น วันที่ซื้อทรัพย์สินมาจริงคือ 01/08/2556 อาจจะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาวันที่ 01/08/2558 แต่โปรแกรมจะใส่วันที่เริ่มใช้ระบบที่เคยระบุไว้ที่ฐานข้อมูลบริษัทให้ก่อนวิธีคำนวณค่าเสื่อม ถ้าใส่ค่า 1 คือ เลือกคำนวณโดยใช้วิธีเส้นตรงถ้าใส่ค่า 2 คือ เลือกคำนวณโดยใช้วิธีลดน้อยถอยลงการลงบัญชีค่าเสื่อม หมายถึง การกำหนดการลงบัญชีค่าเสื่อมให้เป็นแบบ เดือนละครั้ง หรือ ปีละครั้งอัตราค่าเสื่อม ใส่อัตราค่าเสื่อมราคา ที่ให้โปรแกรมใช้คำนวณมีทั้งแบบเปอร์เซ็นต์ต่อเดือน หรือเปอร์เซ็นต์ต่อปี ก็ได้

5-19ราคาซาก ใส่ราคาซากของสินทรัพย์ที่คาดว่าจะมีราคาเหลืออยู่เท่าใด ณ วันที่หมดอายุการใช้งานค่าเสื่อมสะสมก่อนวันเริ่มคำนวณค่าเสื่อมใส่ค่าเสื่อมราคาสะสมก่อนที่จะมาใช้ซอฟท์แวร์ หรือบางครั้งอาจเป็นค่าเสื่อมราคาสะสมยกมาต้นรอบบัญชี บวกกับค่าเสื่อมราคาในงวดบัญชีปัจจุบันบางส่วน เช่น ในกรณีที่จะเริ่มคำนวณค่าเสื่อมราคาไม่ตรงกับวันเริ่มใช้ระบบวันที่ขายไป ใส่วันที่ขายสินทรัพย์นั้นไป ซึ่งจะใช้ในกรณีที่มีการจำหน่ายสินทรัพย์ออกไปเท่านั้น แต่ถ้าจำหน่ายสินทรัพย์นั้นแล้ว และมาใส่วันที่ขายสินทรัพย์ที่นี่ โปรแกรมจะหยุดการคำนวณนับจากวันที่ขายไปราคาขาย ใส่ราคาขายที่จำหน่ายสินทรัพย์ออกไป สำหรับการบันทึกรายการบัญชีนั้น ผู้ใช้งานต้องทำการบันทึกรายการด้วยที่เมนู “ลงรายวัน”เลขที่เอกสารประกอบการขาย ใส่เลขที่ของเอกสารที่เกิดจากการขายสินทรัพย์นั้นๆภาพที่ 5-30 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 3รายละเอียดในหน้าที่ 3 เป็นรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสินทรัพย์ แต่ไม่มีผลต่อการคำนวณค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์ จะไม่ระบุค่าก็ได้ภาพที่ 5-31 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดสินทรัพย์ หน้าที่ 4

5-20รายละเอียดในหน้าที่ 4 เป็นการเก็บภาพสินทรัพย์เข้าไปในระบบ ทำโดยใช้เมาส์คลิกที่ช่องสี่เหลี่ยม - คลิกที่ Load เพื่อนำภาพสินทรัพย์เก็บเข้าระบบ- คลิกที่ Clear เพื่อลบภาพสินทรัพย์ที่เคยเก็บ ออกจากระบบ❖ การเตรียมฐานข้อมูลของระบบบัญชีแยกประเภท1. เพิ่มและแก้ไขผังบัญชี1.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เพิ่มและแก้ไข ผังบัญชี1.2 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ1.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลภาพที่ 5-32 หน้าต่างบันทึกรายละเอียดผังบัญชีอธิบายการบันทึกรายละเอียดผังบัญชีรหัส ใส่รหัสบัญชีชื่อบัญชี (ภาษาไทย) ใส่ชื่อบัญชีชื่อบัญชี (ภาษา 2) ใส่ชื่อบัญชีที่เป็นภาษาที่ 2หมวดบัญชี ให้เลือก A หรือ 1 = สินทรัพย์ , L หรือ 2 = หนี้สิน , C หรือ 3 = ทุน , R หรือ 4 = รายได้ , X หรือ 5 = ค่าใช้จ่าย , M หรือ 6 = ค่าใช้จ่ายในการผลิตชนิดของบัญชี ถ้าใส่ค่า D หมายถึง บัญชีย่อย คือบัญชีที่ใช้ในการบันทึกรายการถ้าใส่ค่า G หมายถึง กลุ่มบัญชี จะเป็นการดึงค่ายอดรวมของบัญชีที่อยู่ในกลุ่มนี้มาแสดง เมื่อสั่งพิมพ์รายงานเป็นกลุ่มบัญชี หรือเมื่อออกแบบงบการเงิน2. สร้างแบบฟอร์มการบันทึกบัญชีเพื่อช่วยลงรายการซ้ำๆ2.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เพิ่ม/แก้ไขแบบฟอร์มการบันทึกบัญชีรูปแบบที่ใช้บ่อยๆ2.2 ทำการเพิ่มรายการโดย กดปุ่ม F3-เพิ่ม2.3 บันทึกรายละเอียดของแบบฟอร์มบัญชีที่ต้องการ เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล

5-21ภาพที่ 5-33 หน้าต่างบันทึกแบบฟอร์มบัญชีที่ใช้บ่อยอธิบายการบันทึกรายละเอียดผังบัญชีรหัสแบบฟอร์ม ใส่รหัสของแบบฟอร์มชื่อแบบฟอร์ม ใส่ชื่อของแบบฟอร์มประเภทแบบฟอร์ม ใส่ค่า S ถ้าเป็นแบบฟอร์มบัญชี แบบทั่วไปใส่ค่า A ถ้าเป็นแบบฟอร์มบัญชีแบบ Allocate (แยกตามแผนก)รายละเอียด (ส่วนหัว) ใส่รายละเอียดที่ใช้อธิบายรายการรายวันจำนวนเงินเดบิต/เครดิต ให้ใส่ค่า 1 ไว้เพื่อให้ทราบว่าบัญชีนั้นอยู่ด้านเดบิต หรือเครดิต หรือจะไม่ใส่ก็ได้P ใช้สำหรับการกำหนดสัดส่วนของยอดเงินในการ Allocate ค่าใช้จ่ายแผนก ถ้ามีการ Allocate ค่าใช้จ่ายแตกเข้าแต่ละแผนก ก็ให้ใส่รหัสแผนกไว้ โปรแกรมจะทำการกระจายค่าใช้จ่ายให้เอง3. การกำหนดหน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป3.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  กำหนดหน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป (MAPPING ACCOUNT CHART TO ACCOUNT FUNCTION)3.2 เข้าไประบุรหัสบัญชี หรือชื่อบัญชีที่ตรงกับหน้าที่ ที่มีไว้ให้3.3 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลภาพที่ 5-34 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไปที่โปรแกรมเตรียมไว้ให้

5-22ปกติโปรแกรมจะกำหนดหน้าที่ของบัญชีตามสภาวะทั่วไป สำหรับกรณีบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Periodic ไว้แล้ว ถ้าไม่มีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี ก็ไม่ต้องแก้ไขรายการอะไร แต่ถ้ามีการเพิ่มบัญชีในผังบัญชี เช่น ต้องการเพิ่มบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย จะต้องดำเนินการดังนี้1. เพิ่มชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า” ในผังบัญชีโดยเข้าทำงานที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู เพิ่มและแก้ไขผังบัญชีภาพที่ 5-35 หน้าต่างเพิ่มและแก้ไขบัญชีในผังบัญชี2. กำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป โดยจับคู่ชื่อหน้าที่ “ค่าใช้จ่ายที่เป็นต้นทุนขาย” กับชื่อบัญชี “ค่าขนส่งเข้า”ภาพที่ 5-36 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไปแต่หากกิจการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ แบบ Perpetual เมื่อทำการกำหนดวิธีการบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือ เป็นแบบ Perpetual ที่เมนูเพิ่มแก้ไขรายชื่อบริษัทแล้ว จะต้องแก้ไขการจับคู่หน้าที่บัญชีที่ต้องใช้งานแบบ Perpetual ที่ เมนู“กำหนดหน้าที่บัญชีตามสภาวะทั่วไป” และจับคู่หน้าที่บัญชี “ส่วนลดรับ” กับชื่อบัญชี “สินค้าสำเร็จรูป” ดังภาพที่ 5-37 ส่วนหน้าที่บัญชีอื่นๆ ได้แก่ ซื้อสด ซื้อเชื่อ และสินค้าส่งคืนและส่วนลด โปรแกรมจะจับคู่กับบัญชี “สินค้าสำเร็จรูป” ให้อัตโนมัติ

5-23ภาพที่ 5-37 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของผังบัญชีในสภาวการณ์ทั่วไป4. การกำหนดหน้าที่ของบัญชีที่จะใช้งานในแบบเฉพาะ (สภาวการณ์)4.1 เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  กำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ภาพที่ 5--38 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์4.2 ทำการเพิ่มรายการโดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม4.3 ใส่รหัสสภาวการณ์และชื่อสภาวการณ์ที่ต้องการ4.4 กำหนดรหัสบัญชีและชื่อบัญชี ตรงหน้าที่ที่ต้องการเปลี่ยนแปลง เช่น หน้าที่ “ขายเชื่อ” ตามสภาวการณ์ทั่วไป จะจับคู่กับบัญชี “ขายเชื่อ” แต่ต้องการที่จะเปลี่ยนเป็นบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์” ก็ให้เลื่อนไปที่หน้าที่ “ขายเชื่อ” และใส่รหัสบัญชีหรือชื่อบัญชี “ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์” เข้าไป4.5 บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล

5-24ภาพที่ 5--39 หน้าต่างกำหนดหน้าที่ของบัญชีแยกตามสภาวการณ์ (ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์)***************************************

5-25