หน่วยที่ 6 การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบบริหารสินค้าคงคลัง

วชิ าโปรแกรมสาเรจ็ รูปเพอ่ื งานบัญชี รหสั วิชา 30201-2102

หลกั สตู รประกาศนียบตั รวิชาชีพชน้ั สงู (ปวส.) พทุ ธศกั ราช 2563

หน่วยท่ี 6

การบันทึกข้อมลู ทางบัญชี
เกี่ยวกับระบบบริหารสนิ ค้าคงคลัง

6-1

หน่วยท่ี 6
การบันทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี ก่ียวกับระบบบริหารสินคา้ คงคลัง

สาระสาคญั
ธุรกิจซื้อมาขายไป จะมีการควบคุมปริมาณสินค้าในคลัง หรือ “ยอดสต๊อก” เพื่อให้มีปริมาณสินค้าใน

คลังสินค้าให้เพียงพอและในปริมาณที่พอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดสินค้าค้างในสต๊อก หรือมีน้อยไปจนไม่พอกับ
ความต้องการของลูกค้า ทาให้ไม่มีสินค้าส่งมอบให้กับลูกค้า และเกิดรายการสินค้าค้างส่ง การบริหารสินค้าคง
คลังให้พอดี จึงเป็นส่ิงจาเป็น เพื่อสร้างความพึงพอใจในการให้บริการแก่ลูกค้า และไม่เป็นภาระในการบริหาร
และจัดเกบ็ สินค้าของกจิ การ ในเรื่องต้นทุนสนิ คา้ คงคลงั ทมี่ ากเกนิ ไป

การบันทึกข้อมูลทางบัญชีในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปล่ียนแปลงของ
ปริมาณสินค้าคงคลังเกิดจากระบบอ่ืนเชื่อมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพ่ิมขึ้น จากการซ้ือ
สนิ ค้าเขา้ และปรมิ าณสินค้าคงคลังลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกคา้ นอกเหนอื จากนนั้ จะเป็นการเปลย่ี นแปลง
เล็กน้อย เช่น การตรวจนับสินค้าประจาปี การปรับยอดสินค้าอาจเน่ืองจากสินค้าแตกหกั ชารุดเสียหาย ทาให้
ยอดสินค้าจรงิ ในคลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรอื ทาการโอนย้ายสนิ ค้าระหว่างคลังหลกั ไปยังคลัง
สารอง เปน็ ต้น

สาระการเรยี นรู้
1. ภาพรวมของระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลงั
2. ประเภทเอกสารในระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง
3. เมนูในระบบบริหารสินค้าคงคลัง
4. การบันทกึ รายการในระบบบริหารสินค้าคงคลัง

สมรรถนะประจาหนว่ ย
1. แสดงความรู้เก่ยี วกับระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง
2. ทาการบันทึกรายการในระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ได้
3. ประยกุ ต์ใช้ความรู้ในชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชพี

จดุ ประสงคเ์ ชิงพฤติกรรม
1. อธบิ ายภาพรวมของระบบบริหารสินค้าคงคลังได้
2. บอกประเภทเอกสารในระบบบริหารสินค้าคงคลงั ได้
3. เลอื กใชเ้ มนูในระบบบริหารสินคา้ คงคลงั ได้
4. บนั ทึกรายการในระบบบรหิ ารสินค้าคงคลงั ได้
5. มีเจตคติทดี่ ีในการเรยี น และการน้อมนาหลักปรัชญาของเศรษฐกิจพอเพียงมาใช้ในชีวิตประจาวัน

และการประกอบอาชีพ

6-2

ภาพรวมของระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั

ธุรกิจซ้ือมาขายไป จะมีการควบคุมปริมาณสินค้าในคลัง หรือเรียกว่า “ยอดสต๊อก” เพ่ือให้มีปริมาณ
สินค้าในคลังสินค้าให้เพียงพอและในปริมาณท่ีพอดี ไม่มากเกินไปจนเกิดสินค้าค้างในสต๊อก หรือมีน้อยไปจน
ไม่พอกับความต้องการของลูกค้า ทาให้ไม่มีสินค้าส่งมอบใหก้ ับลกู ค้า และเกิดรายการสินค้าค้างส่ง การบริหาร
สนิ ค้าคงคลงั ใหพ้ อดี จงึ เป็นสงิ่ จาเปน็ เพ่อื สรา้ งความพงึ พอใจในการให้บริการแกล่ ูกค้า และไม่เปน็ ภาระในการ
บรหิ ารและจัดเกบ็ สินค้าของกจิ การ ในเรอื่ งต้นทนุ สินค้าคงคลังทม่ี ากเกินไป

ก่อนทาการขายสินค้า จะต้องจัดเตรียมข้อมูลสินค้า และยอดสต๊อกยกมา ในระบบสินค้าคงคลังให้
เสรจ็ กอ่ น ระบบบริหารสนิ ค้าคงคลงั มขี ้ันตอนการทางานสรุปเป็นแผนภาพได้ ดงั นี้

ภาพที่ 6-1 ขั้นตอนการทางานของระบบบริหารสินค้าคงคลงั

ประเภทเอกสารในระบบบริหารสินคา้ คงคลัง ใชบ้ นั ทกึ ปรบั ยอดสินค้า
ใชบ้ ันทึกปริมาณสินคา้ ที่ตรวจนับได้
AJ ใบปรับยอด ใชโ้ อนสนิ ค้าระหว่างคลัง
CS ใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสนิ คา้
TR ใบโอนสินค้า

6-3
เมนูในระบบบริหารสินคา้ คงคลัง

การทางานในระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลัง มเี มนตู ่างๆ ดงั น้ี

ภาพที่ 6-2 เมนูในระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง

6-4

การบันทกึ รายการในระบบบริหารสินค้าคงคลงั
การบนั ทกึ รายการในระบบบริหารสินค้าคงคลังมีไม่มากนัก เนื่องจากการเปล่ยี นแปลงของปริมาณสินค้า
คงคลังเกิดจากระบบอ่ืนเช่ือมโยงข้อมูลเข้ามา เช่น ปริมาณสินค้าคงคลังเพิ่มขึ้น จากการซ้ือสินค้าเข้า และ
ปริมาณสินค้าคงคลังลดลงจากการขายสินค้าให้ลูกค้า นอกเหนือจากน้ันจะเป็นการเปล่ียนแปลงเล็กน้อย เช่น
การตรวจนับสินค้าประจาปี การปรับยอดสินค้าอาจเนอ่ื งจากสนิ ค้าแตกหัก ชารุดเสียหาย ทาให้ยอดสินค้าจรงิ
ในคลังสินค้าไม่ตรงกับในระบบคอมพิวเตอร์ หรือทาการโอนย้ายสินค้าระหว่างคลังหลักไปยังคลังสารอง
เปน็ ต้น
1. การสรา้ งเลม่ เอกสารทตี่ ้องใช้ในระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง

โปรแกรมได้จัดเตรียมเล่มเอกสารที่ต้องใช้ในระบบบริหารสินค้าคงคลังไว้แล้วอย่างละ 1 เล่ม เช่น
เล่มใบปรับยอดสินค้า 1 เล่ม ใบปรับยอดจากการตรวจนับสินค้า 1 เล่ม แต่ถ้าผู้ใช้งานต้องการเพ่ิมเติมเล่ม
เอกสารกส็ ามารถทาการเพิ่มได้ ซึ่งไดจ้ ัดแบ่งตามประเภทของเอกสาร มวี ิธกี ารดังน้ี

1.1 เข้าไปท่เี มนู ระบบบริหารสินคา้ คงคลงั  ฐานขอ้ มลู (Setup Master Files) 
A-เพิ่มและแกไ้ ขเล่มของเอกสารและการเชื่อมโยง

1.2 เลือก “สาขา” ท่ีจะเขา้ ทางาน
1.3 เลอื กประเภทเอกสารที่ตอ้ งการ เชน่ เลอื ก “ใบปรับยอด”
1.4 โปรแกรมจะมีเล่มเอกสารให้แลว้ 1 เล่ม คือ เลม่ ท่ี 001 ชอื่ เลม่ “ใบปรบั ยอด” เลือกแกไ้ ข
หรอื เพิ่มเอกสาร ตามต้องการ เสรจ็ แล้วกดปุ่ม F10-Save เพอ่ื เก็บรายการ

ภาพท่ี 6-3 หน้าตา่ งให้เลือกประเภทเอกสารกอ่ นเพม่ิ เล่มเอกสาร

ภาพที่ 6-4 หน้าตา่ งให้เลือกเพ่ิมหรือแกไ้ ขเล่มเอกสาร

6-5

ภาพท่ี 6-5 หนา้ ตา่ งบันทกึ เอกสารประเภทใบปรบั ยอดสินคา้ หน้าท่ี 1

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ

รหัสประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงประเภทของเอกสารทีเ่ ลือกเขา้ มา

รหัสเลม่ เอกสาร เลขทขี่ องเลม่ เอกสารท่ีตอ้ งการเพมิ่ เปน็ ตัวเลขหรือตวั อักษรกไ็ ด้

ชอ่ื (ไทย) ชอื่ เลม่ เอกสารภาษาไทย

ชอ่ื (ภาษา 2) ชอ่ื เล่มเอกสารในภาษาท่ี 2

รปู แบบการ Running ว่าง = Running แบบเดมิ จานวนหลกั เลขที่ Running จะมีคา่ เทา่ กับ 7

ค่า 1 , 2 Running ข้นึ ต้นดว้ ย พ.ศ. หรอื ค.ศ. ตามด้วยเดือน

จานวนหลกั เลขที่ Running จะมีค่าระหว่าง 4 ถงึ 7

เลขท่เี ร่มิ ตน้ เลขท่ีเรม่ิ ต้นของเอกสารในเล่มนี้ ถา้ ว่างไว้จะเร่ิมตน้ ดว้ ยเลขที่ 1

ลงบญั ชีที่สมุดรายวัน* กรณบี นั ทึกบญั ชีแบบ perpetual ต้องการใหโ้ ปรแกรมสร้างรายการรายวันไวท้ ส่ี มดุ

รายวันเลม่ ใด หากไมท่ ราบให้ใชต้ ามทโ่ี ปรแกรมจดั เตรยี มไวใ้ หไ้ ปก่อน

รายละเอยี ดที่ใหแ้ สดงใน VC* เมอ่ื มีการบนั ทึกบัญชีจะใหห้ ัวรายการรายวนั มีข้อความใดอัตโนมัติ

สภาวการณล์ งบัญชีท่ใี ช้* กรณีต้องการบนั ทกึ บัญชเี ฉพาะแบบ

อักษรนาเลขทเี่ อกสาร* อักษรท่ใี ชน้ าเลขที่อ้างอิงของเอกสาร หากไม่ต้องการใช้ประเภทของเอกสาร

บันทึกเอกสารแบบ หากตอ้ งการแยกเล่มใบปรับยอดเป็น 2 กรณี คอื เลม่ ท่ีใช้ในการบนั ทกึ ปรับยอดเพม่ิ

เพียงอย่างเดยี ว เพ่ือป้องกันการบันทกึ ผิดพลาด ก็ใหร้ ะบุค่าเปน็ “1” แต่ถา้ ใหป้ รับ

ยอดลดได้อย่างเดยี วให้ใส่ค่าเป็น “2”

หมายเหตุ : * ควรใหผ้ ู้วางระบบบญั ชี เป็นผูก้ าหนดให้ ผ้ใู ช้งานควรใช้ตามท่ีโปรแกรมจัดเตรยี มไวใ้ ห้ไปก่อน

6-6
ภาพท่ี 6-6 หนา้ ตา่ งบนั ทกึ เอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าที่ 2

ภาพท่ี 6-7 หน้าต่างบนั ทึกเอกสารประเภทใบปรับยอดสินค้า หน้าท่ี 3

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการ

รหัสแบบฟอรม์ พิมพ์ เลอื กแบบฟอร์มพิมพ์ทอ่ี อกแบบไว้ที่เมนู “ออกแบบฟอร์มพมิ พ์เอกสาร” ไว้แล้ว

ลาดับที่ 1-5 ผใู้ ช้งานสามารถเลือกแบบฟอร์มพมิ พ์ไว้ไดห้ ลายแบบ โดยระบใุ ห้แบบฟอร์มทใี่ ชบ้ ่อย

ทส่ี ุดอยู่เปน็ ลาดบั ที่ 1

2. เพิ่มและแก้ไขรายช่อื ชดุ สนิ คา้
สาหรบั ธรุ กจิ ที่มกี ารขายสินค้าพรอ้ มๆ กันหลายๆ รายการ ควรจัดทาเป็นชุดสินคา้ ไว้ เม่ือทาการ

ขายก็ใช้วิธีการดงึ รายการชุดสินคา้ มา ช่วยให้ลดเวลาในการบนั ทึกรายการสนิ คา้ ลงได้ มีขั้นตอนดงั น้ี
2.1 เขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบบรหิ ารสนิ ค้าคงคลัง  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files) 

เมนู เพม่ิ และแกไ้ ขรายชื่อชดุ สินคา้
2.2 ทาการเพ่ิมรายการโดยกดป่มุ F3-เพิ่ม
2.3 บนั ทกึ รายละเอียดของชุดสินค้า ตามลาดบั
2.4 บนั ทึกเสร็จแลว้ กดปมุ่ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ

6-7

ภาพที่ 6-8 หน้าต่างบนั ทึกชุดสินคา้

อธิบายการบันทึกสว่ นหัวเอกสาร

รหัสชุดสินค้า รหสั ของชดุ สนิ ค้า

ชื่อชุดสนิ คา้ (ไทย) ชอ่ื ชดุ สินค้า เปน็ ภาษาไทย

ชื่อชุดสนิ ค้า (องั กฤษ) ช่ือชุดสินค้า เปน็ ภาษาอังกฤษ

หน่วยนบั ใสร่ หสั หรอื ชือ่ หน่วยนบั ของชดุ สนิ คา้

พิมพ์รายการย่อย ถ้าใส่ค่า 0 หมายถึง ให้ใช้ค่าท่ีเคยกาหนดไวท้ ่ีฐานข้อมูลบริษทั

ถ้าใส่คา่ 1 หมายถงึ ถ้ามีการพมิ พ์เอกสารขาย ให้พิมพ์รายการย่อยออกมาด้วย

ถา้ ใส่คา่ 2 หมายถงึ ถ้ามีการพิมพ์เอกสารขาย ไม่ต้องพิมพ์รายการย่อย

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุของชุดสนิ คา้

หมายเหตุ (องั กฤษ) ใส่หมายเหตุของชดุ สนิ คา้ ท่ีใช้ เปน็ ภาษาองั กฤษ

อธบิ ายการบนั ทกึ รายการยอ่ ย

PF ใส่คา่ P ถ้าเปน็ สินค้าย่อย ใส่คา่ F ถา้ เปน็ ชุดสนิ คา้

ชนิดสนิ คา้ ใสช่ นิดสนิ ค้า เช่น 1 = สินค้าสาเรจ็ รูป , 2 = วตั ถุดบิ เป็นตน้

รหัสสินคา้ ใส่รหสั สินค้าท่ีอยูใ่ นชุดสนิ คา้ (เป็นรายการสินค้าทเี่ คยบันทึกไว้แลว้ )

ช่อื สนิ ค้า ใสช่ อ่ื สินค้าท่ีอยู่ในชุดสนิ ค้า

ชือ่ หน่วยนับ ใสช่ อื่ หนว่ ยนบั ของสนิ ค้า

รหสั หน่วยนับ ใส่รหัสหนว่ ยนบั ของสินคา้

จานวนสินค้า ใส่จานวนสนิ คา้ ท่ีประกอบใน 1 ชดุ สนิ ค้า

6-8

3. กาหนด Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q
การกาหนดค่า Reorder Point, Safety Stock และ E.O.Q จะแตกต่างกันไปในแต่ละธุรกิจ และ

ชนิดของสินค้า จึงต้องกาหนดแยกตามสินค้าแต่ละรายการ และเม่ือกิจการมีการซื้อขายมากข้ึน ค่าเหล่าน้ีอาจ
เปลี่ยนแปลงได้อีก โดยการสังเกตจากรายงานการเคลือ่ นไหวของสินค้าว่า สินค้ารายการใดมีการหมุนเวียนเข้า
ออกบ่อยแค่ไหน หรือสินค้าใดทาให้เกิดต้นทุนในการสั่งซื้อมาก หรือสินค้าใดที่ใช้เวลาในการส่ังซื้อนาน หากมี
ปริมาณคงคลงั ไว้ไม่เพียงพอ อาจทาใหเ้ กิดการขาดสตอ๊ กได้ ซงึ่ มีผลต่อการใหบ้ ริการลกู คา้

ดังนั้น การพิจารณาว่าค่าใดที่เหมาะสม จึงต้องอาศัยองค์ประกอบหลายอย่างประกอบกัน ผู้ใช้
เร่ิมต้นสามารถประมาณการคร่าวๆ ไปกอ่ นได้ เม่ือมขี อ้ มลู ท่ี update สามารถมาแก้ไขภายหลังได้ ค่าเหล่านจ้ี ะ
ใช้ประกอบในรายงานเกย่ี วกับ Reorder Point

3.1 เขา้ ไปทเี่ มนู ระบบบริหารสินค้าคงคลงั  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เมนู
กาหนดจุดสงั่ ซื้อ ของสินคา้ และวัตถุดิบ

3.2 เลือก “สาขา” ทีจ่ ะเข้าทางานโดยกดปุ่ม ENTER
3.3 เลือก “คลงั สินคา้ ” ทีจ่ ะกาหนด Reorder Point, Safety Stock , E.O.Q
3.4 จะเหน็ รายการสนิ ค้าท่ีมอี ยู่ในทะเบียน เขา้ ไปบนั ทึกคา่ ของสินคา้ รายการใด ให้กดป่มุ F2-
แกไ้ ข
3.5 บนั ทึกเสรจ็ แลว้ กดปมุ่ F10-Save เพ่ือเกบ็ รายการ

ภาพท่ี 6-9 หนา้ ต่างรายการสนิ คา้ ทีม่ ีอยู่ในทะเบยี น

ภาพท่ี 6-10 หน้าตา่ งบนั ทึก Reorder Point,
Safety Stock และ E.O.Q

6-9

อธิบายการบันทึกรายการ

รหัสสนิ ค้า โปรแกรมจะแสดงรหัสสนิ คา้ ทเี่ ลือกเข้ามา

ชือ่ สนิ คา้ โปรแกรมจะแสดงชอื่ สนิ ค้าทเ่ี ลือกเขา้ มา

หนว่ ยนับมาตรฐาน โปรแกรมจะแสดงชอ่ื หน่วยนับมาตรฐานของสนิ ค้านน้ั

ราคาทุนมาตรฐาน ระบุราคาทุนมาตรฐาน

มลู คา่ ของคลัง : 00000000001 (คลงั หลกั ) เปน็ การกาหนดคา่ ในระดบั คลังสินคา้

MINIMUM STOCK 1 ให้ผใู้ ชร้ ะบุคา่ MINIMUM STOCK

MAXIMUM STOCK 2 ให้ผูใ้ ชร้ ะบุค่า MAXIMUM STOCK

SAFETY STOCK 3 ใหผ้ ใู้ ชร้ ะบุคา่ SAFETY STOCK

REORDER POINT 4 ใหผ้ ้ใู ช้ระบุค่า REORDER POINT

มลู ค่าของสาขา : 00000 (สานกั งานใหญ่) เปน็ การกาหนดค่าในระดับสาขา

SAFETY STOCK ใหผ้ ใู้ ชร้ ะบคุ า่ SAFETY STOCK

REORDER POINT ให้ผูใ้ ชร้ ะบคุ ่า REORDER POINT

E.O.Q. 5 ให้ผใู้ ช้ระบคุ า่ ปรมิ าณสัง่ ซ้ือที่ค้มุ ทนุ ของสาขา (Economy Order

Quantity)

หมายเหตุ :
1. Minimum Stock หมายถงึ ปรมิ าณสนิ คา้ คงคลงั ท่นี ้อยท่ีสุดที่จะต้องมีเพือ่ ใช้ในการตอบสนองตอ่

ความต้องการของลูกค้า
2. Maximum Stock หมายถงึ ปริมาณสนิ คา้ คงคลงั ทม่ี ากท่สี ุดท่สี ามารถมีได้แต่ไมค่ วรจะมีสินคา้ คง

คลังมากกว่านี้
3. Safety Stock หมายถงึ สินค้าคงคลังจานวนหนงึ่ ทเ่ี ก็บไวเ้ กินจากจานวนหรอื ปริมาณท่ีเก็บไวต้ าม

รอบปกติเนื่องจากความต้องการสินคา้ ของลกู คา้ หรือช่วงเวลารอคอย (Lead-time) ในการสั่งสนิ คา้ น้ันมีความ
ไมแ่ นน่ อน ดงั นน้ั จึงจาเป็นต้องมีสินค้าคงคลังสารองไวใ้ นปริมาณทเ่ี พยี งพอกับการนาไปใช้กอ่ น

4. Reorder Point หมายถึง จุดสัง่ ซื้อสินคา้ เมื่อพบวา่ สินค้าคงคลงั ลดเหลอื ระดบั หนงึ่ กจ็ ะสั่งซอื้ ของ
มาใหมใ่ นปริมาณการสั่งซ้ือที่กาหนดไว้

5. E.O.Q หมายถงึ ปรมิ าณการสั่งซอ้ื ท่ีมตี ้นทุนต่าทีส่ ดุ (Economic Order Quantity : E.O.Q ) ใน
แตล่ ะคร้ัง ซ่ึงถา้ ผปู้ ระกอบการสามารถคานวณหาปริมาณการสงั่ ซื้อท่ีทาให้ทงั้ ต้นทนุ ในการส่งั ซอื้ และต้นทุนใน
การเกบ็ รักษาน้ีได้ ก็จะทาให้ทราบวา่ เม่ือสนิ ค้าในคลังสนิ ค้าถกู ขายออกไปจนหมด จะต้องส่งั ซื้อสินคา้ เข้ามา
ใหม่ในจานวนเท่าใดจงึ จะประหยัดทส่ี ดุ

4. บันทกึ มูลคา่ ของตวั แปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP
ค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP เป็นค่าท่ีจะใช้ในการออกแบบงบการเงินในระบบ

บัญชีแยกประเภทท่ีต้องการเรียกดูงบการเงิน อาจเนื่องจากยังไม่ได้ตรวจนับสินค้า แต่ก็จาเป็นต้องทราบยอด

6-10
ประมาณการของมูลคา่ สินค้าสาเร็จรูป ($STOCK) และสาหรับธุรกิจผลติ กต็ ้องทราบยอดมูลค่าวตั ถุดบิ คงเหลือ
($MATERIAL) และมลู ค่าสินคา้ ระหวา่ งทา หรอื WORK IN PROCESS ($WIP) จงึ ใช้ยอดจากระบบคอมพวิ เตอร์
บันทกึ เข้าไปกอ่ น

ฝ่ายคลังสินค้าเป็นผู้ให้ข้อมูลแก่ฝ่ายบัญชี โดยเรียกดูรายงานมูลค่าสินค้าคงเหลือของ 3 รายการ
และบันทึกค่าเหล่าน้ีไว้ท่ีเมนูน้ี เพื่อให้ฝ่ายบัญชีสามารถเรียกดูมูลค่าสินค้าคงเหลือจากระบบคอมพิวเตอร์ได้
จนกว่าจะมีการตรวจนับสินค้าจริงในคลังสินค้า เพื่อยันยอดกันในภายหลัง แล้วฝ่ายบัญชีจึงทาการบันทึก
รายวัน จึงทาให้ฝ่ายคลังสินค้าและฝ่ายบัญชีสามารถทางานต่อเน่ืองไปได้ ไม่ต้องรอซ่ึงกันและกัน ทั้งนี้ค่าท่ีได้
จากระบบน้ี จะต้องใช้วิธีนบั ยอดสต๊อกแบบ “ใหน้ ับยอดสต๊อกและไมใ่ ห้ยอดติดลบ”

4.1 เขา้ ไปทเ่ี มนู ระบบบรหิ ารสนิ คา้ คงคลัง  ฐานขอ้ มูล (Setup Master Files)  เมนู
บันทกึ มลู ค่าของตัวแปร $STOCK, $MATERIAL, $WIP แต่ละเดอื น

4.2 เลือก “สาขา” ทจี่ ะเขา้ ทางานโดยกดปุ่ม ENTER
4.3 จะมีใหใ้ ส่ มูลค่าสินค้าคงคลงั (ตวั แปร $STOCK), มลู ค่าวตั ถดุ บิ คงคลัง (ตวั แปร
$MATERIAL) และมูลคา่ งานระหว่างทา ($WIP) ของยอดต้นเดือนทงั้ 12 เดอื น
4.4 แกไ้ ขเสรจ็ แลว้ กดปุ่ม F10-Save เพอ่ื เกบ็ รายการ

ภาพท่ี 6-11 การบันทึกมูลคา่ สินคา้ คงเหลือ วัตถุดบิ คงเหลือ และสนิ ค้าระหวา่ งทาคงเหลอื ยกมาต้นเดอื น
5. การโอนสนิ คา้ ระหวา่ งคลัง
5.1 เขา้ ไปท่ีเมนู ระบบบรหิ ารสินคา้ คงคลงั  บันทึก  บันทึกโอนสินค้าระหวา่ งคลงั
5.2 เลอื ก “สาขา” ท่ีจะเขา้ ทางาน

6-11

5.3 เลือกเล่ม “เอกสารใบโอนสินคา้ ” ที่เคยสร้างไว้ทท่ี ะเบียนเลม่ เอกสาร
5.4 จะเขา้ มาท่รี ายการ “ใบโอนสนิ คา้ ” ให้ทาการเพิม่ รายการโดยกดปมุ่ F3-เพ่ิม
5.5 บันทึกรายละเอียดของใบโอนสินค้า เสร็จแล้วกดปมุ่ F10-Save เพ่อื เกบ็ รายการ

ภาพท่ี 6-12 หนา้ ตา่ งของใบโอนสินคา้ ระหว่างคลัง

อธิบายการบนั ทกึ ส่วนหัวของเอกสาร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เลม่ ที่ เลม่ ทีข่ องใบโอนที่เลอื กเขา้ มาทางาน

เลขท่ี เลขทข่ี องใบโอน ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมัติ

เลขทอ่ี ้างอิง เลขทอ่ี า้ งอิงของใบโอน ถ้าว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ตั โนมตั ิ

วนั ที่ วนั ที่ของใบโอน

จากคลัง ใสร่ หัสหรือชอ่ื คลังสินค้าท่จี ะโอนสนิ ค้าออกไป

เขา้ คลัง ใสร่ หัสหรอื ชื่อคลังสนิ ค้าทจ่ี ะโอนสนิ คา้ เข้าไป

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุ หรอื รายละเอียดของการโอนสนิ ค้าคร้ังน้ี

อธบิ ายการบนั ทึกรายการยอ่ ย

PF ใส่คา่ P ถ้าเปน็ สนิ ค้าย่อย ใส่คา่ F ถา้ เปน็ ชดุ สินคา้

ชนิดสนิ คา้ ใส่ชนิดสินคา้ เช่น 1 = สินค้าสาเรจ็ รปู , 2 = วัตถุดิบ เปน็ ต้น

รหัสสินคา้ ใส่รหสั สินคา้ ท่จี ะโอน

ชือ่ สนิ ค้า ใสช่ ือ่ สนิ คา้ ท่จี ะโอน

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตเุ พ่ิมเตมิ ของแต่ละรายการสนิ ค้า (ถา้ ม)ี

ล๊อต ระบเุ ลขลอ๊ ตของสนิ ค้าท่ีทาการโอน หากจาไม่ได้ให้ใช้ Hot seek จะแสดงรายการ

ล๊อตสนิ ค้าท่ีมีในระบบมาให้เลือก

6-12

ภาพที่ 6-13 หนา้ ตา่ งแสดงรายการลอ๊ ตสินค้าข้นึ มาใหเ้ ลือก

ภาพที่ 6-14 หน้าตา่ งแสดงหน่วยนบั ทจ่ี ะโอน และจานวนต่อหน่วยนับมาตรฐาน
6. บนั ทกึ จานวนสินคา้ จากการตรวจนับสต๊อกจริง

สาหรับธุรกิจซ้ือมาขายไปท่ีมีสินค้าคงคลัง จาเป็นต้องมีการตรวจนับสินค้าคงคลังประจาปี หรือบาง
ธุรกิจอาจมีการตรวจนับท้ังกลางปีและปลายปี เพ่ือเป็นการตรวจสอบว่ามีสินค้าจริงในคลังสินค้าเท่าใด มีมาก
หรือน้อยกว่าปริมาณสินค้าคงเหลือในระบบคอมพิวเตอร์ การท่ีสินค้าจากการตรวจนับจริงกับในระบบ
คอมพิวเตอร์ไม่ตรงกัน เป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นได้ เช่น สินค้ามีการแตกหัก เสียหาย ลืมบันทึกเมื่อรับคืนสินค้า
มาจากลูกค้า หรอื มกี ารสูญหายไป

การบันทึกแบบตรวจนับสินค้า จะทาเมื่อมีการตรวจนับสินค้าจริง และไม่ทราบปริมาณสินค้าท่ี
แตกต่างกัน ระหว่างปริมาณสินค้าจริงกับในระบบคอมพิวเตอร์ เมื่อบันทึกยอดเข้าไป โปรแกรมจะคานวณ
ผลต่างทไ่ี ด้ ใส่เข้าไปให้อัตโนมัติ แต่ถ้าทราบยอดสินค้าจริงในระบบคอมพวิ เตอรแ์ ลว้ และนายอดนี้ไปตรวจนับ
กับสินค้าจริงในคลังสินค้า แล้วนาเอาผลต่างมาบันทึกเองก็ใช้เมนู บันทึกปรับยอดสินค้า ได้เช่นกัน โดยบันทึก
วา่ ปรบั ยอดเพมิ่ เป็นจานวนเทา่ ใด หรือปรบั ยอดลดเป็นจานวนเทา่ ใด

การบันทึกยอดสต๊อกจริงทีต่ รวจนบั ได้ สามารถทาได้ 2 แบบ คือ
วธิ ีที่ 1 นาจานวนทน่ี ับไดจ้ ริงมาบันทึกเข้าท่ีเมนูบนั ทึกจานวนสินค้าจากการตรวจนบั สินคา้ หรือ
ใบปรับยอดจากการตรวจนบั สนิ ค้า ซึง่ โปรแกรมจะหายอดท่ีแตกต่างระหวา่ งยอดทต่ี รวจนบั ได้จรงิ กบั จานวน
สนิ ค้าทีม่ ีในระบบคอมพิวเตอรใ์ หอ้ ตั โนมตั ิ
วิธีท่ี 2 หาจานวนที่แตกต่างระหว่างยอดสต๊อกจริง กับยอดสต๊อกที่ได้จากรายงานสินค้าคงเหลือ
เม่ือได้จานวนท่ีแตกต่าง เช่น สินค้าที่นับได้มีมากกว่าที่แสดงในรายงาน ก็จะเป็นยอดท่ีต้องปรับยอดเพิ่ม หรือ
ถ้าสนิ ค้าทน่ี บั ไดม้ นี ้อยกว่าที่แสดงในรายงาน กจ็ ะเป็นยอดท่ตี อ้ งปรบั ลดลง ซงึ่ จะบนั ทึกโดยใชใ้ บปรบั ยอด

6-13

ในที่น้ีจะอธิบายตามวิธีท่ี 1 คือ บันทึกจานวนที่ตรวจนับได้จริงท่ี “ใบตรวจนับสินค้า” ส่วนวิธีที่ 2
ใหด้ วู ธิ ีการบนั ทึกรายการในหวั ขอ้ “บนั ทกึ ยอดยกมาต้นงวด” ซ่งึ เปน็ การบันทึกรายการดว้ ยใบปรับยอด

6.1 เข้าไปทเ่ี มนู ระบบบริหารสนิ คา้ คงคลัง  บนั ทกึ ปรมิ าณสินคา้ ทต่ี รวจนบั ได้
6.2 เลือก “สาขา” ทจี่ ะเข้าทางาน
6.3 เลอื กเล่ม “เอกสารใบปรับยอดจากการตรวจนับสนิ ค้า” ท่ีเคยสรา้ งไว้ทท่ี ะเบียนเล่ม
เอกสาร
6.4 จะเขา้ มาทรี่ ายการ “ใบปรับยอดจากการตรวจนับสนิ คา้ ” ให้ทาการเพมิ่ รายการโดยกด
ป่มุ F3-เพ่มิ
6.5 บันทึกรายละเอยี ดของเอกสาร เสรจ็ แล้วกดปุม่ F10-Save เพอื่ เก็บรายการ

ภาพที่ 6-15 หน้าตา่ งรายการใบปรบั ยอดจากการตรวจนับสินคา้

ภาพท่ี 6-16 หนา้ ต่างใบปรับยอดจากการตรวจนับสินคา้

อธิบายการบันทึกสว่ นหัวของเอกสาร

Step โปรแกรมจะแสดง Step ของเอกสาร

เลม่ ที่ เล่มทีข่ องใบตรวจนับสินค้าท่ีเลือกเข้ามาทางาน

เลขที่ เลขทีข่ องใบตรวจนับสินคา้ ถ้าวา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ใหอ้ ัตโนมตั ิ

วนั ท่ี วันท่ีของใบตรวจนบั สนิ ค้า

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตุ หรือรายละเอยี ดของการตรวจนบั สนิ คา้ ครั้งนี้

6-14

รปู แบบการ Post ระบุรูปแบบการ Post ของใบตรวจนบั สินคา้ ใบน้ี โปรแกรมจะดึงค่าจากที่เคยกาหนด
ไว้ท่ีฐานข้อมูลสาขามาให้ก่อน

อธิบายการบนั ทึกรายการยอ่ ย

PF ใสค่ ่า P ถ้าเป็นสินค้าย่อย ใส่คา่ F ถา้ เป็นชุดสนิ ค้า

ชนดิ สนิ คา้ ใสช่ นดิ สนิ ค้า เช่น 1 = สินคา้ สาเร็จรปู , 2 = วตั ถุดบิ เปน็ ตน้

รหัสสินคา้ ใสร่ หัสสนิ คา้ ทตี่ รวจนบั ได้

ชอ่ื สินค้า ใสช่ อื่ สินคา้ ท่ีตรวจนับได้

หมายเหตุ ใสห่ มายเหตเุ พิ่มเตมิ ของแตล่ ะรายการสินค้า (ถา้ มี)

ล๊อต ระบุเลขล๊อตของสินคา้ ทต่ี รวจนบั ได้

จานวนท่ีนบั ได้ ใสจ่ านวนสินคา้ ท่ตี รวจนบั ได้

M ว่างๆ = ปกติ 1 = ใชต้ ้นทนุ ตามทรี่ ะบุ

ราคาทนุ ราคาทุนของสนิ ค้าท่บี ันทึกไว้ในฐานขอ้ มลู

************************************

6-15

วิดีโอ YouTube
วชิ าโปรแกรมสาเร็จรปู เพื่องานบญั ชี

https://bit.ly/3oQPFr7