ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี

หน่วยท่ี 1

ความรูพ้ ้นื ฐานเก่ยี วกบั
โปรแกรมสาเรจ็ รูปท่ใี ชจ้ ดั ทาบญั ชี

วชิ าโปรแกรมสาเรจ็ รูปเพอ่ื งานบญั ชี (3201-2102)
โดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

สมรรถนะประจาหน่วย

1. แสดงความรูพ้ ้นื ฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปท่ใี ชจ้ ดั ทาบญั ชี
2. ประยกุ ตใ์ ชค้ วามรูใ้ นชีวติ ประจาวนั และการประกอบอาชีพ

By : Pinnarat Seetalawarang รูปถ่ายน้ี โดย ผเู้ขยี นทีไ่ ม่รูจ้ กั ไดร้ ับสิทธ์ิการใชง้ านภายใต้ CC BY-NC-ND

ความรูเ้ บ้อื งตน้ เก่ยี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบญั ชี

(Accounting Software Package)

เป็นโปรแกรมท่จี ดั อยูใ่ นประเภทโปรแกรม
เฉพาะกจิ (Specific Purpose) คือ ใชก้ บั
งานบญั ชีหรอื การบญั ชีโดยเฉพาะ

By : Pinnarat Seetalawarang

ความรูเ้ บ้อื งตน้ เก่ยี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

โปรแกรมสำเร็จรูปประเภททว่ั ไป (General Purpose)

เช่น โปรแกรมประเภทตารางทาการ (Spread Sheet)
และโปรแกรมประเภทบรหิ ารจดั การฐานขอ้ มลู (Database
Management System : DBMS) โปรแกรมทง้ั สอง
ประเภทเป็นโปรแกรมท่ใี ชก้ นั มากในการบรหิ ารจดั การ
สารสนเทศขององคก์ ร

By : Pinnarat Seetalawarang

โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

หมายถงึ โปรแกรมท่ีบนั ทกึ ประมวลผล และเสนอรายงานเก่ยี วกบั รายการคา้
ท่เี กดิ ข้ึนของกจิ การ การบนั ทึกมกั เก่ยี วขอ้ งกบั การลงบญั ชีในสมดุ รายวนั การ
ผ่านบญั ชีไปสมดุ บญั ชีแยกประเภท และสรุปผลรายการคา้ ในงบการเงนิ ต่างๆ
โปรแกรมทางการบญั ชีประกอบดว้ ยชุดคาสงั่ หลายชุดเกบ็ อยูใ่ นแฟ้ มโปรแกรม
(Program File) เราใชช้ ุดคาสงั่ เหล่าน้ีสรา้ ง “แฟ้ มขอ้ มูล” ของกิจการ ซ่ึง
แฟ้ มขอ้ มูลน้ีแบ่งออกเป็ น 2 ลกั ษณะหลกั ๆ ไดแ้ ก่ แฟ้ มหลกั เช่น แฟ้ ม
เจา้ หน้ี แฟ้ มลูกหน้ี เป็นตน้ และ แฟ้ มรายการคา้ ไดแ้ ก่ รายการคา้ ท่เี กดิ ข้ึน

By : Pinnarat Seetalawarang

โปรแกรมสาเรจ็ รูปประเภททวั่ ไป

หมายถงึ โปรแกรมสาเรจ็ รูปอะไรกไ็ ดท้ ่ใี ชใ้ นธุรกจิ
เช่น โปรแกรมประมวลผลคา (Word processor)
หรอื โปรแกรมตารางทาการ (Spread Sheet)

By : Pinnarat Seetalawarang

โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี ใหก้ ารควบคมุ ทางการบญั ชีไดม้ ากกว่า เน่ืองจากการ
ควบคมุ เป็นสง่ิ จาเป็นต่อระบบบญั ชี

โปรแกรมสาเรจ็ รูปประเภททวั่ ไป ใหค้ วามยดื หยุน่ และความคลอ่ งตวั ในการเสนอ
รายงานเพอ่ื การตดั สนิ ใจของผูบ้ รหิ าร
ดงั นนั้ ธุรกจิ จึงมกั ใชโ้ ปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบญั ชีในกำรจดั ทำบญั ชี และใช้
โปรแกรมประเภททว่ั ไปเป็นตวั เสริมเพ่ือควำมคล่องตวั ในกำรนำเสนอขอ้ มูล

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

1. เทคโนโลยที ่เี ป็นรากฐานของโปรแกรมทางการบญั ชี

1.1 ระบบปฏบิ ตั กิ าร
1.2 คอมพวิ เตอรล์ ูกข่าย-แม่ข่าย
1.3 ความสามารถในการทางานบนเครอื ข่าย

รูปถ่ายน้ี โดย ผเู้ขยี นทีไ่ ม่รู้จกั ไดร้ ับสิทธ์ิการใชง้ านภายใต้ CC BY-NC

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

2. ทางเลอื กของผูใ้ ชร้ ะบบงาน

มกั ปรากฏในขน้ั ตอนของการตดิ ตง้ั โปรแกรม หรอื ปรากฏอยูบ่ น
เมนูหลกั ของโปรแกรม โปรแกรมท่มี ีทางเลอื กมากเป็นโปรแกรม
ท่มี ีความยดื หยนุ่ ในการใชส้ ูง และสามารถนาไปใชก้ บั งานธุรกจิ
ไดจ้ รงิ ผูใ้ ชจ้ ะตอ้ งตอบคาถามหรอื เลอื กแนวทางปฏบิ ตั ิ

รูปถ่ายน้ี โดย ผเู้ ขียนท่ีไมร่ ู้จกั ไดร้ ับสิทธ์ิการใชง้ านภายใต้ CC BY-NC-ND

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

3. การกาหนดรหสั ผ่าน หน่วยรายงาน และการกาหนดงวดบญั ชี

• โปรแกรมอาจมีรหสั ผ่านระดบั เดียว (single level) เพอ่ื ใชใ้ นการควบคมุ การใชห้ นา้ จอ หรอื
รหสั ผ่านหลายระดบั (multi-level) ซ่งึ มีขน้ั ตอนท่สี ลบั ซบั ซอ้ นกวา่ สามารถควบคมุ การเขา้ ไปใช้
แฟ้ ม และควบคมุ ขน้ั ตอนการทางานในระบบบญั ชียอ่ ยตา่ งๆ ของกจิ การได้

• โปรแกรมสาเรจ็ รูปบางตวั ใชท้ าบญั ชีของกจิ การมากกวา่ หน่ึงกจิ การในขณะเดียวกนั ได้ หรอื ตอ้ งการ
รายงานแยกเป็นแผนก สาขา หรอื หน่วยงานยอ่ ย จงึ จาเป็นตอ้ งมกี ารกาหนดหน่วยรายงาน

• งวดบญั ชี เป็นอกี สง่ิ หน่ึงท่จี ะตอ้ งกาหนดโดยผูใ้ ชโ้ ปรแกรม

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

4. การสรา้ งแฟ้ มหลกั การเพม่ิ ลด และเปล่ยี นแปลงขอ้ มลู ในแฟ้ มหลกั

• แฟ้ มหลกั หมายถงึ แฟ้ มท่ปี ระกอบดว้ ยขอ้ มูลท่แี สดงสถานะของบญั ชีต่างๆ เช่น แฟ้ ม
หลกั ลูกหน้ี แฟ้ มหลกั เจา้ หน้ี แฟ้ มหลกั สนิ คา้ คงคลงั เป็นตน้

• แฟ้ มรายการคา้ หมายถงึ แฟ้ มท่ปี ระกอบดว้ ยขอ้ มูลท่จี ะทาใหส้ ถานะของบญั ชีในแฟ้ ม
หลกั เปล่ยี นแปลงไป เช่น ในระบบบญั ชียอ่ ย-บญั ชีแยกประเภททวั่ ไป แฟ้ มรายการคา้
คอื สมดุ รายวนั

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

5. การป้ อนรายการคา้ และการตรวจทานรายการคา้

รูปถ่ายน้ี โดย ผเู้ขียนท่ไี ม่รูจ้ กั ไดร้ บั สิทธ์ิการใชง้ านภายใต้ CC BY-NC-ND รายการคา้ เป็นขอ้ มลู ทางการบญั ชีท่เี กดิ ข้ึนจรงิ มหี ลกั ฐานว่า
เกดิ ข้ึนแลว้ แน่นอน และเกย่ี วขอ้ งกบั เงนิ ตรา รายการคา้
เกดิ ข้ึนทกุ ๆ งวดบญั ชี ผูใ้ ชจ้ ะตอ้ งนารายการคา้ เหลา่ น้ีมา
ประมวลผลร่วมกบั แฟ้ มหลกั เพอ่ื ทาใหย้ อดคงเหลอื ของ
บญั ชีต่างๆ ในแฟ้ มหลกั แสดงยอดท่ที นั สมยั เสมอ การ
ประมวลผลน้ีเรยี กว่า “การปรบั ปรุงยอดบญั ชี”

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

6. การผ่านบญั ชี การผ่านบญั ชีจากแฟ้ มรายการคา้ ไปปรบั ปรุงยอดบญั ชีใน
แฟ้ มหลกั ขน้ั ตอนน้ีเป็นขน้ั ตอนท่ตี อ้ งใชเ้ วลา โปรแกรมบาง
รูปถ่ายน้ี โดย ผเู้ขยี นทไ่ี ม่รูจ้ กั ไดร้ บั สิทธ์ิการใชง้ านภายใต้ CC BY-SA-NC ตวั กาหนดใหม้ กี ารพมิ พส์ มดุ รายวนั โดยอตั โนมตั ิทกุ ครง้ั
กอ่ นท่จี ะมกี ารผ่านบญั ชี การเช่ือมโยงระบบบญั ชียอ่ ยกบั
บญั ชีคมุ ยอดในระบบบญั ชีแยกประเภททวั่ ไป เป็นขน้ั ตอนท่ี
สลบั ซบั ซอ้ น การควบคมุ ท่อี ยูใ่ นขน้ั ตอนน้ีตดิ ตง้ั ยากและ
เขา้ ใจยาก

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

7. การปิดบญั ชีเม่อื ส้นิ งวด

งวดบญั ชีสาหรบั โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี อาจหมายถงึ
ระยะเวลา 1 รอบท่กี จิ การจะตอ้ งทางบการเงนิ เพอ่ื หาผลกาไร
หรอื ขาดทนุ อาจเป็นรอบ 1 เดอื น รอบ 6 เดอื น หรอื รอบปี
หรอื หมายถงึ ช่วงกาหนดเวลาท่เี คร่อื งคอมพวิ เตอรจ์ ะทาการ
ลา้ งขอ้ มูลท่ไี ดบ้ นั ทกึ ไวใ้ นบญั ชีตา่ งๆ ถงึ ปจั จุบนั ใหเ้ ป็นศูนย์

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

8. การพมิ พแ์ บบฟอรม์

การพมิ พแ์ บบฟอรม์ หรอื เอกสารทางการบญั ชี สามารถ
กาหนดใหโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีจดั ทาให้ แตก่ ม็ ี
โปรแกรมหลายตวั ท่ไี ม่สามารถทาหนา้ ท่นี ้ีได้ บางตวั สามารถ
จดั ทาไดบ้ า้ ง หรอื บางตวั มคี วามสามารถในการเปล่ยี นแปลง
ขอ้ มลู บนแบบฟอรม์ หรอื เอกสารได้

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

9. การพมิ พร์ ายงาน

รายงานเป็นสว่ นสาคญั ยง่ิ ตอ่ โปรแกรมสาเรจ็ รูป
ทางการบญั ชี โปรแกรมท่ดี อ้ ยประสทิ ธภิ าพกว่า
มกั จะมีรายงานท่จี ากดั

By : Pinnarat Seetalawarang

องคป์ ระกอบและงานพ้นื ฐานของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

10. การแลกเปล่ยี นโยกยา้ ยขอ้ มลู ระหว่างระบบบญั ชีย่อยและระหวา่ งโปรแกรม

โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีมีความสามารถในการแลกเปล่ยี น โยกยา้ ยขอ้ มูลได้ 3 ลกั ษณะ
10.1 การแลกเปล่ยี นโยกยา้ ยขอ้ มูลระหว่างระบบย่อย
10.2 การแลกเปล่ยี นโยกยา้ ยขอ้ มลู ภายในเครอื ข่าย
10.3 การโยกยา้ ยขอ้ มูลไป-มากบั โปรแกรมอน่ื

By : Pinnarat Seetalawarang

วธิ ีการจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกจิ

สามารถทาได้ 3 วธิ ีดงั น้ี

วธิ ที ่ี 1 การพฒั นาโปรแกรมข้ึนใชเ้ องภายในธุรกจิ (In-house Development)
วธิ ที ่ี 2 การซ้ือโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีท่วี างจาหน่ายในทอ้ งตลาด (Software Package)
วธิ ที ่ี 3 การวา่ จา้ งหน่วยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม (Outsourcing)

By : Pinnarat Seetalawarang

วธิ กี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกจิ

วธิ ที ่ี 1 การพฒั นาโปรแกรมข้ึนใชเ้ องภายในธุรกจิ (In-house Development)

ขอ้ ดี ขอ้ เสยี
โปรแกรมท่ไี ดต้ รงตามความตอ้ งการของ ตอ้ งใชเ้ วลาในพฒั นานาน มีโอกาสท่จี ะไม่เสรจ็
ผูใ้ ชง้ านภายในธุรกจิ และการทางานมีความ ตามกาหนดเวลา ยากต่อการประมาณตน้ ทนุ
ยดื หยุ่นสูง ลว่ งหนา้ งบประมาณอาจจะบานปลาย และการ
หาผูพ้ ฒั นาตอ่ ทาไดย้ าก

By : Pinnarat Seetalawarang

วธิ กี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกจิ

วธิ ที ่ี 2 การซ้อื โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีท่วี างจาหน่ายในทอ้ งตลาด (Software Package)

ขอ้ ดี ขอ้ เสยี
ตน้ ทนุ ตา่ กวา่ เม่อื เทยี บกบั การพฒั นา ขาดความยดื หยุ่นในการใชง้ าน กล่าวคอื
โปรแกรมบญั ชีข้ึนใชเ้ อง และสามารถ โอกาสท่จี ะปรบั เปลย่ี นสว่ นประกอบต่างๆ ของ
ประมาณตน้ ทนุ ไดล้ ว่ งหนา้ นอกจากน้ียงั โปรแกรมทาไดย้ าก และในบางครง้ั อาจพบว่า
ไดร้ บั การบารุงรกั ษา และบรกิ ารหลงั การขาย ความสามารถในการทางานของโปรแกรม อาจ
จากบรษิ ทั ผูข้ ายอกี ดว้ ย ไม่ตรงตามความตอ้ งการของผูใ้ ชง้ านทง้ั หมด

By : Pinnarat Seetalawarang

วธิ กี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกจิ

วธิ ที ่ี 3 การวา่ จา้ งหน่วยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม (Outsourcing)

ขอ้ ดี ขอ้ เสยี
ประหยดั เวลาเม่อื เทยี บกบั การพฒั นา การพฒั นาหรอื แกไ้ ขปญั หาของโปรแกรม
โปรแกรมข้ึนใชง้ านเอง สามารถควบคมุ เป็นไปไดช้ า้ หรอื อาจไม่มีเม่ือเทยี บกบั
ตน้ ทนุ ได้ เพราะการวา่ จา้ งบคุ คลภายนอก โปรแกรมสาเรจ็ รูปทางบญั ชีท่วี างจาหน่ายตาม
จะตอ้ งมสี ญั ญาว่าจา้ งระหวา่ งกนั ทอ้ งตลาด โปรแกรมท่ไี ดอ้ าจไม่ตรงตามความ
ตอ้ งการของผูใ้ ชง้ านทง้ั หมด

By : Pinnarat Seetalawarang

วธิ กี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกจิ

วธิ กี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีทง้ั 3 วธิ ี มขี อ้ คานึงถงึ ท่มี คี วามโดดเดน่ แตกต่างกนั ดงั น้ี

วธิ ที ่ี 1 การพฒั นาโปรแกรมข้นึ ใชเ้ องภายในธุรกจิ จะตอ้ งคานึงถงึ การควบคมุ ตน้ ทนุ และระยะเวลาท่ใี ชใ้ นการ
พฒั นาโปรแกรมอาจจะบานปลาย ทาใหร้ ะบบงานท่ตี อ้ งการเสรจ็ ไม่ทนั เวลาท่กี าหนด

วธิ ที ่ี 2 การซ้ือโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีท่วี างจาหน่ายในทอ้ งตลาด จะตอ้ งคานึงถงึ การคดั เลอื กบรษิ ทั
ผูจ้ าหน่ายท่มี คี วามน่าเช่ือถอื และคณุ ภาพของการใหบ้ รกิ ารหลงั การขาย

วธิ ที ่ี 3 การว่าจา้ งหน่วยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม ตอ้ งคานึงถงึ ขอ้ มลู ของธุรกจิ ท่จี ะตอ้ งเปิดเผยแกบ่ คุ คลภายนอก
และการช่วยแกไ้ ขปญั หาของระบบงานท่จี ะไดร้ บั จากบรษิ ทั ผูพ้ ฒั นาโปรแกรมหลงั สง่ มอบงาน

By : Pinnarat Seetalawarang

ความจาเป็นท่ธี ุรกจิ ตอ้ งใชโ้ ปรแกรมทางการบญั ชี

การนาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชใ้ นธุรกจิ จะช่วยลด
ขอ้ ผิดพลาดในการทางาน ลดปริมาณการใชก้ ระดาษ
เพ่ิมประสิทธิภาพในการประมวลผล และสามารถ
นาเสนอรายงานทางการเงินไดอ้ ย่างถูกตอ้ ง ทนั เวลา
ทาใหผ้ ูใ้ ชร้ ายงานทางการเงนิ สามารถนาไปใช้ในการ
ตดั สนิ ใจไดอ้ ย่างถกู ตอ้ ง

By : Pinnarat Seetalawarang

ขอ้ ควรพจิ ารณาในการเลอื กใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีใหเ้ หมาะสมกบั ธุรกิจ

มีขอ้ ควรพจิ ารณาใน 5 ดา้ น

บคุ ลากร คณุ ภาพ ผูพ้ ฒั นา เคร่อื งมอื ท่ใี ช้ ความคมุ้ ค่า
ของโปรแกรม โปรแกรม พฒั นา ต่อการลงทนุ
โปรแกรม

By : Pinnarat Seetalawarang

คุณสมบตั ิของโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีท่ดี ี

1. โปรแกรมบญั ชี ระดบั มาตรฐาน มผี ูใ้ ชก้ นั อยา่ งแพรห่ ลาย และกรมสรรพากรยอมรบั
2. พฒั นาโดยบรษิ ทั ท่มี นั่ คง และ มีช่ือเสยี งมายาวนาน ดว้ ยทมี โปรแกรมเมอรม์ อื อาชีพ
3. ทางานบน Windows ดว้ ย ระบบบญั ชี ตา่ งๆ ครบวงจร
4. ใชง้ านงา่ ย สะดวก ลดเวลาการทางาน และมีรายงานท่สี มบูรณ์แบบ
5. การอบรมเพอ่ื การใชง้ านไดจ้ รงิ กอ่ นซ้อื และมีบรกิ ารหลงั การขายท่ีดีเย่ยี ม
6. สามารถรองรบั ธุรกจิ ในอนาคตได้ เช่น E- Commerce

By : Pinnarat Seetalawarang

ปญั หาและอปุ สรรคจากการใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

• เกดิ ความยากในการประยกุ ตโ์ ปรแกรมใหเ้ ขา้ กบั ลกั ษณะของธุรกจิ
• มีปญั หาเกย่ี วกบั การเช่ือมต่อกนั ระหว่างระบบยอ่ ย
• เกดิ ความยงุ่ ยากในการใชง้ าน และการออกรายงาน
• ผูใ้ ชข้ าดความรูค้ วามเขา้ ใจ ขาดความเช่ียวชาญ
• รายงานท่ไี ดไ้ ม่ตรงกบั ความตอ้ งการของกจิ การ
• ไม่มีบรกิ ารหลงั การขายท่ดี ี

By : Pinnarat Seetalawarang

ตวั อยา่ งโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีของไทย ท่ใี ชส้ าหรบั ธุรกจิ ในปจั จุบนั

• ACCPAC • CD ORGANIZER • Impress Professional
• JANE SOFT
• ACCSTAR • DACCOUNT • Kingdee K/3 ERP
• MAC-4 Professional
• Amanda • Easy-ACC • MyAccount
• Nanosoft Mini Account
• Autoflight • EasyWin • SME ACCOUNT

• BCAccount for windows • Express

• Business Controller • Formula

• Business Plus Account • SmartBiz

By : Pinnarat Seetalawarang