หน่วยที่ 1 ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปที่ใช้จัดทำบัญชี

วิชาโปรแกรมสาเรจ็ รูปเพอ่ื งานบัญชี รหัสวชิ า 30201-2102

หลักสูตรประกาศนยี บัตรวชิ าชีพชัน้ สงู (ปวส.) พทุ ธศักราช 2563

หน่วยท่ี 1

ความรู้พนื้ ฐานเกี่ยวกบั
โปรแกรมสาเรจ็ รูปที่ใช้จดั ทาบญั ชี

1-1

หน่วยที่ 1
ความรพู้ ืน้ ฐานเก่ยี วกับโปรแกรมสาเรจ็ รปู ท่ีใช้จัดทาบญั ชี

สาระสาคญั
โปรแกรมสำเร็จรูปท่ีใช้จัดทำบัญชี หรือโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี (Accounting Software

Package) เป็นโปรแกรมที่ถูกพัฒนำข้ึนเพื่อใช้กับงำนบัญชี โดยเร่ิมตั้งแต่กำรบันทึกบัญชีในสมุดรำยวัน กำร
ผ่ำนรำยกำรไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท และกำรสรุปผลในรูปของรำยงำนทำงกำรเงิน กำรที่จะเข้ำใจ
ประสิทธิภำพของโปรแกรมสำเร็จรูปแต่ละตัวได้อย่ำงถ่ีถ้วนนั้น บุคคลผู้น้ันจะต้องมีควำมรู้พ้ืนฐำนในเร่ืองของ
กำรบัญชี และจะต้องมีควำมรู้พ้ืนฐำนในเรื่องของคอมพิวเตอร์ด้วย และที่สำคัญจะต้องเข้ำใจธุรกิจท่ีจะนำ
โปรแกรมนนั้ ไปใช้งำนไดเ้ ปน็ อย่ำงดีอีกด้วย

สาระการเรียนรู้
1. ควำมรู้เบ้ืองตน้ เกี่ยวกับโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี
2. องคป์ ระกอบและงำนพืน้ ฐำนของโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทำงกำรบญั ชี
3. วิธีกำรจัดหำโปรแกรมทำงกำรบัญชมี ำใชก้ บั ธุรกิจ
4. ควำมจำเปน็ ทธี่ รุ กิจต้องใชโ้ ปรแกรมทำงกำรบญั ชี
5. ขอ้ ควรพิจำรณำในกำรเลอื กใชโ้ ปรแกรมสำเรจ็ รปู ทำงกำรบัญชใี ห้เหมำะสมกบั ธรุ กิจ
6. ปญั หำและอุปสรรคจำกกำรใชโ้ ปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบญั ชี
7. ตัวอย่ำงโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทำงกำรบญั ชีของไทยท่ีใชส้ ำหรบั ธรุ กจิ ในปจั จบุ นั

สมรรถนะประจาหน่วย
1. แสดงควำมร้พู ืน้ ฐำนเก่ยี วกับโปรแกรมสำเรจ็ รูปที่ใช้จัดทำบัญชี
2. ประยุกตใ์ ช้ควำมรู้ในชวี ิตประจำวัน และกำรประกอบอำชีพ

จดุ ประสงค์เชิงพฤตกิ รรม
1. บอกควำมแตกต่ำงระหว่ำงโปรแกรมธรุ กิจ และโปรแกรมทำงกำรบญั ชีได้
2. บอกองค์ประกอบและงำนพืน้ ฐำนของโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทำงกำรบัญชีได้
3. บอกวธิ ีกำรจดั หำโปรแกรมทำงกำรบญั ชมี ำใช้กับธรุ กจิ ได้
4. บอกควำมจำเป็นทีธ่ ุรกิจต้องใช้โปรแกรมทำงกำรบญั ชีได้
5. บอกปจั จยั ท่ีควรนำมำพิจำรณำในกำรเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีทเี่ หมำะสมกับกำรใช้งำน

ของกจิ กำรได้
6. บอกปัญหำและอปุ สรรคจำกกำรใช้โปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบญั ชไี ด้
7. ยกตวั อย่ำงโปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบัญชีที่ใช้สำหรบั ธุรกจิ ในปจั จบุ นั ได้
8. มีเจตคติทีด่ ีในกำรเรียน และกำรน้อมนำหลกั ปรชั ญำของเศรษฐกิจพอเพยี งมำใชใ้ นชวี ติ ประจำวนั

และกำรประกอบอำชพี

1-2

ความรู้เบือ้ งตน้ เกีย่ วกับโปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบัญชี

กำรประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์เพื่อช่วยทำงำนบัญชี มีควำมจำเป็นมำกในยุคปัจจุบัน ซึ่งเป็นยุคแห่ง
เทคโนโลยีสำรสนเทศ เนื่องจำกควำมต้องกำรในกำรจัดกำรธุรกิจเพ่ิมมำกขึ้น ควำมต้องกำรข้อมูลที่ละเอียดซับซ้อน
มมี ำกขึ้น เช่น ควำมต้องกำรในแต่ละวันไม่เพียงแต่ต้องกำรทรำบว่ำรำยได้เท่ำใด แต่ตอ้ งกำรทรำบว่ำสินค้ำท่ีขำยไป
ในแต่ละวันเป็นจำนวนเท่ำใด สินค้ำใดขำยดีที่สุด สินค้ำใดขำยไม่ได้เลย เม่ือจัดโปรโมช่ันทำให้กำไรสุทธิเพิ่มขึ้น
หรือไม่เพียงใด จะเห็นได้ว่ำควำมต้องกำรเหล่ำนี้หำกปรำศจำกคอมพิวเตอร์แล้ว ก็ยำกท่ีจะได้สำรสนเทศตำมควำม
ต้องกำร ดังน้ัน กำรนำคอมพิวเตอร์เข้ำมำช่วยทำงำนทำงบัญชีมีควำมสำคัญอย่ำงมำก และกำรจะประสบ
ควำมสำเร็จนนั้ จะตอ้ งมีโปรแกรมทำงบัญชที ี่มีประสิทธภิ ำพ และสำมำรถตอบสนองต่อควำมต้องกำรใชง้ ำนได้

โปรแกรมสำเร็จรปู ทำงกำรบัญชี (Accounting Software Package) เปน็ โปรแกรมทจ่ี ัดอยูใ่ นประเภท
โปรแกรมเฉพำะกิจ (Specific Purpose) คือ ใช้กับงำนบัญชีหรือกำรบัญชีโดยเฉพำะ โปรแกรมสำเร็จรูปอีก
ประเภทหน่ึง คือโปรแกรมสำเร็จรูปประเภททั่วไป (General Purpose) เช่น โปรแกรมประเภทตำรำงทำกำร
(Spread Sheet) และโปรแกรมประเภทบริหำรจัดกำรฐำนข้อมูล (Database Management System : DBMS)
โปรแกรมทั้งสองประเภทเป็นโปรแกรมที่ใช้กันมำกในกำรบริหำรจัดกำรสำรสนเทศขององค์กร เพรำะสำมำรถ
นำเสนอข้อมูลที่ผู้บริหำรต้องกำรใช้ในกำรตัดสินใจได้เป็นอย่ำงดี เช่น งบแสดงฐำนะกำรเงินหรืองบกำไร
ขำดทุนท่ีอยู่บนแผ่นตำรำงทำกำรของไมโครซอฟท์เอกเซล (MS Excel) ผู้ใช้สำมำรถเขียนชุดสมกำรสั้นๆ เพื่อ
จัดทำงบแสดงฐำนะกำรเงินหรืองบกำไรขำดทุนเปรียบเทียบอัตรำร้อยละ หรือเปรียบเทียบระหว่ำงปี หรือหำ
อัตรำส่วนทำงกำรเงินจำกงบแสดงฐำนะกำรเงินหรืองบกำไรขำดทุนน้ันได้อย่ำงรวดเร็ว ในขณะท่ีโปรแกรม
สำเร็จรูปประเภททั่วไปท่ีนำมำใชก้ ับงำนบัญชี สำมำรถให้ควำมยืดหยุ่นและควำมคล่องตัวในกำรเสนอรำยงำน
เพ่ือกำรตัดสินใจของผู้บริหำร โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีชนิดเฉพำะกิจ ให้กำรควบคุมทำงกำรบัญชีได้
มำกกว่ำ เนื่องจำกกำรควบคุมเป็นส่ิงจำเป็นต่อระบบบัญชี โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีท่ีมักใช้ในธุรกิจจึง
เปน็ โปรแกรมเฉพำะกิจ โดยท่ีกจิ กำรใช้โปรแกรมประเภททว่ั ไปเป็นตัวเสริมเพื่อควำมคล่องตัวในกำรนำเสนอข้อมลู

โปรแกรมทำงธุรกิจ (Business Software) กับโปรแกรมทำงกำรบัญชี (Accounting Software) มีควำม
แตกต่ำงกัน แต่มักถูกนำมำใช้แทนกันเสมอ ซึ่งทำให้เกิดควำมสับสน โปรแกรมทำงธุรกิจ คือ โปรแกรมสำเร็จรูป
อะไรก็ได้ท่ีใช้ในธุรกิจ เช่น โปรแกรมประมวลผลคำ (Word processor) หรือโปรแกรมตำรำงทำกำร ส่วนโปรแกรม
ทำงกำรบัญชีหมำยถึง โปรแกรมที่บนั ทึก ประมวลผล และเสนอรำยงำนเก่ยี วกบั รำยกำรค้ำท่ีเกิดข้ึนของกิจกำร กำร
บันทึกมักเกี่ยวข้องกับกำรลงบัญชีในสมุดรำยวัน กำรผ่ำนบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท และสรุปผลรำยกำรค้ำใน
งบกำรเงินต่ำงๆ โปรแกรมทำงกำรบัญชีประกอบด้วยชุดคำส่ังหลำยชดุ เก็บอยู่ใน แฟ้มโปรแกรม (Program File) เรำ
ใช้ชุดคำส่ังเหล่ำนี้สร้ำง “แฟ้มข้อมูล” ของกิจกำร ซ่ึงแฟ้มข้อมูลนี้แบ่งออกเป็น 2 ลักษณะหลักๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก
เชน่ แฟ้มเจำ้ หนี้ แฟม้ ลกู หนี้ เป็นตน้ และแฟ้มรำยกำรค้ำ ได้แก่ รำยกำรค้ำท่ีเกิดข้ึนในแตล่ ะงวดบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีมักมีโครงสร้ำง ขั้นตอน และหน้ำท่ีหลักใกล้เคียงกัน แต่ขีด
ควำมสำมำรถในกำรทำงำนในหน้ำท่ีต่ำงๆ ของโปรแกรมแต่ละตัวมีควำมแตกต่ำงกันไป กำรที่จะเข้ำใจ
ประสิทธิภำพของโปรแกรมสำเร็จรูปแต่ละตัวได้อย่ำงถี่ถ้วนนั้น บุคคลผู้นั้นจะต้องมีควำมรู้พื้นฐำนในเรื่องของ
กำรบัญชี และจะต้องมีควำมรู้พื้นฐำนในเร่ืองของคอมพิวเตอร์ด้วย และท่ีสำคัญจะต้องเข้ำใจธุรกิจที่จะนำ
โปรแกรมน้ันไปใช้งำนไดเ้ ปน็ อยำ่ งดอี ีกดว้ ย

1-3

องค์ประกอบและงานพน้ื ฐานของโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบญั ชี

งำนพ้ืนฐำนของโปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบญั ชี มอี งคป์ ระกอบกำรทำงำนดังนี้
1. เทคโนโลยีทเี่ ป็นรากฐานของโปรแกรมทางการบัญชี ได้แก่

1.1 ระบบปฏิบัติการ แต่ละผลิตภัณฑ์มีควำมแตกต่ำงกันในเรื่องระดับควำมสำมำรถในกำร
ทำงำน และระดับควำมสำมำรถในกำรควบคุม เมื่อกิจกำรตัดสินใจเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี
กจิ กำรนน้ั จะต้องเลือกระบบปฏบิ ัตกิ ำรทเี่ หมำะสม หรอื สำมำรถใช้รว่ มกบั โปรแกรมได้ และจะต้องมีบุคลำกรที่
มีควำมรู้ควำมเข้ำใจกำรทำงำนของระบบปฏิบัติกำรน้ันเป็นอย่ำงดี บำงโปรแกรมถูกพัฒนำขึ้นเพื่อใช้บน
ระบบปฏิบัติกำรเฉพำะ เช่น UNIX หรือ Windows ดังน้ัน กำรเลือกระบบปฏิบัติกำรท่ีเหมำะสมกับระดับ
ควำมสำมำรถในกำรทำงำนและกำรควบคมุ ท่เี ปน็ ที่ต้องกำรของแตล่ ะกิจกำร

1.2 คอมพิวเตอร์ลูกข่าย-แม่ข่าย โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีในปัจจุบันส่วนใหญ่มักอยู่บน
โครงสร้ำงเครือข่ำยคอมพิวเตอร์แบบลูกข่ำย-แม่ข่ำย (client-server) บุคลำกรทำงด้ำนสำรสนเทศขององค์กร
จึงมีควำมจำเป็นท่ีจะต้องศึกษำและเข้ำใจโครงสร้ำงเครือข่ำยท่ีถูกพัฒนำข้ึนใหม่อย่ำงรวดเร็วและต่อเน่ือง ใน
ปัจจุบันโครงสร้ำงเครือข่ำยแบบลูกข่ำย-แม่ข่ำย กำลังถูกแทนท่ีด้วยเครือข่ำยอินเตอร์เน็ต (internet) ซ่ึง
ระบบงำนไม่ว่ำจะอยู่บนโครงสร้ำงเครือข่ำยแบบใด จำเป็นจะต้องมีกำรควบคุมที่เพียงพอ บุคลำกรจึงต้องมี
ควำมร้คู วำมสำมำรถในกำรดแู ลและควบคุมโครงสร้ำงเครือข่ำยไดเ้ ป็นอย่ำงดี

1.3 ความสามารถในการทางานบนเครือข่าย โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีมักทำงำนบน
เครือข่ำยคอมพิวเตอร์ เพื่อที่จะสำมำรถกำหนดระดับของควำมสำมำรถในกำรใช้ระบบงำนของผู้ใช้แต่ละคน
โดยเฉพำะในกรณีที่กำรเข้ำถึงข้อมูลอำจทำได้โดยผ่ำนอินเทอร์เน็ต เครือข่ำยภำยในองค์กร (intranet) หรือ
เครือข่ำยท่ีอนุญำตให้บุคคลภำยนอกองค์กรเข้ำสู่ระบบงำนขององค์กรได้ (extranet) ควำมสำมำรถในกำร
รักษำควำมปลอดภัยให้แก่เครือข่ำย ส่งผลโดยตรงต่อเรื่องควำมปลอดภัยให้ข้อมูลที่อยู่ในโปรแกรมบัญชี
นอกจำกน้ี เครือข่ำยที่มีขนำดใหญ่ไม่เพียงพอท่ีจะรองรับกำรใช้งำนของโปรแกรมต่ำงๆ ที่อยู่บนเครือข่ำย
เดยี วกันนัน้ สง่ ผลให้กำรทำงำนของระบบชำ้ ลง และไมส่ ำมำรถทำงำนได้ตำมที่กำหนด

2. ทางเลอื กของผใู้ ชร้ ะบบงาน
ทำงเลือกของผู้ใช้ระบบงำนมักปรำกฏในข้ันตอนของกำรติดต้ังโปรแกรม หรือปรำกฏอยู่บนเมนูหลัก
ของโปรแกรม โปรแกรมท่ีมีทำงเลือกมำกเป็นโปรแกรมที่มีควำมยืดหยุ่นในกำรใช้สูง และสำมำรถนำไปใช้กับ
งำนธุรกิจได้จริง ผู้ใช้จะต้องตอบคำถำมหรือเลือกแนวทำงปฏิบัติ กำรตอบคำถำมเหล่ำนี้มักต้องใช้ควำมรู้
ทำงกำรบัญชี ซึ่งในบำงครั้งควำมรู้ทำงกำรบัญชีข้ันพ้ืนฐำนไม่เพียงพอที่จะตอบคำถำมเหล่ำน้ี เมื่อเลือก
ทำงเลือกผิด จะมีทำงเปล่ียนแปลงทำงเลือกได้หรือไม่ หรือถ้ำเปลี่ยนได้ขั้นตอนกำรเปล่ียนยำกง่ำยแค่ไหน
ตัวอย่ำงของคำถำมเหล่ำน้ี เช่น รำยงำนนี้เป็นรำยงำนในระดับไหนของกิจกำร แผนก สำขำ นโยบำยทำงบัญชี
ของกจิ กำรเปน็ อยำ่ งไร เปน็ ต้น
3. การกาหนดรหัสผา่ น หน่วยรายงาน และการกาหนดงวดบัญชี
โปรแกรมสำเร็จรูปบำงตัวไม่มีกำรใช้รหัสผ่ำนเลย กิจกำรท่ีเลือกใช้โปรแกรมเหล่ำน้ีควรเป็นกิจกำร
ขนำดเล็กที่มีเจ้ำของหรือผู้ท่ีไว้ใจได้เป็นผู้ทำบัญชีเอง โปรแกรมอำจมีรหัสผ่ำนระดับเดียว (single level) เพ่ือ

1-4

ใช้ในกำรควบคุมกำรใช้หน้ำจอ ผู้ท่ีมีรหัสผ่ำนเท่ำนั้นที่จะเข้ำใช้หน้ำจอน้ีได้ ซึ่งกำรมีรหัสผ่ำนระดับเดียวนี้ไม่
สำมำรถทจ่ี ะควบคุมกำรเข้ำไปในแฟ้มข้อมลู หลัก และกำรปฏิบัติกำรอ่ืนท่ีไมเ่ กย่ี วข้องกับหน้ำจอน้ันๆ รหสั ผ่ำน
หลำยระดับ (multi-level) มีข้ันตอนท่สี ลับซับซ้อนกวำ่ สำมำรถควบคุมกำรเข้ำไปใช้แฟ้ม และควบคุมข้ันตอน
กำรทำงำนในระบบบัญชยี ่อยต่ำงๆ ของกจิ กำรได้ รหัสผ่ำนหลำยระดบั สำมำรถกำหนดให้พนักงำนขำยสำมำรถ
เขำ้ ไปดูขอ้ มูลในแฟ้มลกู ค้ำหรอื แฟ้มสินค้ำได้ แตไ่ ม่สำมำรถปอ้ นขอ้ มูลหรอื แก้ไขข้อมูลใดๆ ได้

โปรแกรมสำเร็จรูปบำงตัวใช้ทำบัญชีของกิจกำรมำกกว่ำหน่ึงกิจกำรในขณะเดียวกันได้ หรือต้องกำร
รำยงำนแยกเปน็ แผนก สำขำ หรือหนว่ ยงำนยอ่ ย จงึ จำเป็นตอ้ งมกี ำรกำหนดหนว่ ยรำยงำน โปรแกรมบำงตวั นำ
กำรกำหนดหน่วยรำยงำนไปไวใ้ นโปรแกรมช่วยงำน

งวดบัญชี เป็นอีกส่ิงหน่ึงที่จะต้องกำหนดโดยผู้ใชโ้ ปรแกรม โปรแกรมสำเร็จรูปหลำยตัวใช้กำรแยกงวดบญั ชี
ตำมปีปฏทิ นิ โปรแกรมบำงตวั แยกงวดบัญชเี ปน็ 12 งวด แต่ผใู้ ช้สำมำรถกำหนดให้เดือนอะไรเป็นงวดบัญชแี รกก็ได้

4. การสรา้ งแฟ้มหลัก การเพิ่ม ลด และเปลีย่ นแปลงขอ้ มูลในแฟม้ หลัก
แฟ้มหลัก หมำยถึง แฟ้มที่ประกอบด้วยข้อมูลที่แสดงสถำนะของบัญชีต่ำงๆ เช่น แฟ้มหลักลูกหนี้

แฟม้ หลักเจ้ำหน้ี แฟม้ หลกั สนิ คำ้ คงคลงั เปน็ ตน้
แฟ้มรายการค้า หมำยถึง แฟ้มท่ีประกอบด้วยข้อมูลท่ีจะทำให้สถำนะของบัญชีในแฟ้มหลัก

เปลย่ี นแปลงไป เชน่ ในระบบบัญชยี อ่ ย-บญั ชแี ยกประเภททวั่ ไป แฟม้ รำยกำรคำ้ คือ สมุดรำยวนั น่นั เอง
โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี แยกข้อมูลเข้ำที่มีลักษณะเป็นข้อมูลหลักที่เกิดขึ้นคร้ังเดียวเม่ือ

ตอนเร่ิมต้นระบบ ออกจำกข้อมูลท่ีเป็นรำยกำรค้ำ รำยกำรค้ำท่ีเกิดขึ้นทุกๆ งวดบัญชี จะถูกบันทึกลงในแฟ้ม
รำยกำรค้ำ โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีโดยทั่วไป สำมำรถเพิ่มและเปลี่ยนแปลงข้อมูลในแฟ้มหลักได้ ซ่ึง
กำรเพม่ิ -ลด หรือเปลย่ี นแปลงขอ้ มูลในแฟม้ หลักเกิดขน้ึ อย่ำงไมส่ ม่ำเสมอ เช่น กำรเพิ่มรำยชอ่ื ลกู หนีห้ รือเจ้ำหน้ี
กำรเพิ่มรำยกำรสนิ คำ้ กำรวำ่ จ้ำงพนกั งำนใหม่ (กำรเพ่ิม) กำรลำออกของพนกั งำน (กำรลด) เป็นตน้

ขั้นตอนกำรสร้ำงแฟ้มข้อมูลหลักเป็นขั้นตอนที่ใชเ้ วลำและแรงงำนมำก กำรสร้ำงแฟ้มหลักเป็นกำร
ทำงำนคร้ังเดียว เม่ือเร่ิมใช้โปรแกรม และแฟ้มหลักนี้จะต้องได้รับกำรเก็บรักษำ มีกำรเพิ่มลด แก้ไขข้อมูลใน
แฟ้ม ซึง่ ตำ่ งจำกกำรปรบั ปรงุ ยอดบัญชีทเี่ กดิ ข้นึ ทุกๆ งวดบัญชี

5. การปอ้ นรายการคา้ และการตรวจทานรายการคา้
รำยกำรค้ำเป็นข้อมูลทำงกำรบัญชีที่เกิดข้ึนจริง มีหลักฐำนว่ำเกิดขึ้นแล้วแน่นอน และเกี่ยวข้องกับเงินตรำ
รำยกำรค้ำเกิดข้ึนทุกๆ งวดบัญชี ผู้ใช้จะต้องนำรำยกำรค้ำเหล่ำน้ีมำประมวลผลร่วมกับแฟ้มหลัก เพื่อทำให้ยอด
คงเหลอื ของบัญชีต่ำงๆ ในแฟ้มหลกั แสดงยอดทที่ นั สมัยเสมอ กำรประมวลผลนเ้ี รียกวำ่ “กำรปรบั ปรุงยอดบญั ชี”
กำรประมวลผลเพื่อให้ได้ยอดบัญชีใหม่ อำจทำได้ 2 ลักษณะ คือ แบบรวม (batch) หรือแบบแยกทีละ
รำยกำรค้ำ (online) ในกำรประมวลผลแบบรวม รำยกำรคำ้ จะถูกรวบรวมเขำ้ เปน็ กล่มุ และเกบ็ รักษำไว้ในแฟ้มรำยกำร
ค้ำ เมื่อถึงสิ้นงวดบัญชี หรือเมื่อต้องกำรจะประมวลผลพร้อมๆ กันทีละหลำยรำยกำรค้ำ อำจเป็นเมื่อสิ้นวัน สิ้น
สัปดำห์ สิ้นเดือน หรือสิ้นงวดบัญชี ส่วนกำรประมวลผลแบบแยกทีละรำยกำรค้ำ เครื่องจะประมวลผลทันทีเมื่อเกิด
รำยกำรคำ้ ขึน้ 1 รำยกำร ทำใหย้ อดคงเหลอื ในแฟม้ หลักเปน็ ยอดทที่ นั สมยั กว่ำแบบประมวลผลรวม แตอ่ ยำ่ งไรก็ตำม
โปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบัญชสี ว่ นใหญจ่ ะใช้กำรประมวลผลแบบรวมทีจ่ ะต้องมีกำรสร้ำงแฟ้มรำยกำรคำ้ เพื่อจะได้

1-5

ใช้รำยกำรค้ำในแฟ้มรำยกำรค้ำเป็นหลักฐำนในกำรตรวจสอบที่มำของข้อมูลทำงกำรบัญชี นอกจำกนี้ยังเป็นกำรเปิด
โอกำสใหผ้ ใู้ ชไ้ ดต้ รวจทำนควำมถกู ตอ้ งของรำยกำรค้ำก่อนทจี่ ะนำไปประมวลผลรว่ มกับแฟม้ หลัก

ประสิทธิภำพในกำรป้อนข้อมูลเก่ียวกับรำยกำรค้ำ ขึ้นอยู่กับควำมสำมำรถของผู้ป้อนข้อมูล และกำร
ออกแบบหน้ำจอเพื่อรอรับข้อมูล โปรแกรมสำเร็จรูปแต่ละตัวให้ควำมสำมำรถในกำรป้อนข้อมูลต่ำงกัน ควำม
ยำกง่ำยในกำรแก้ไขข้อมูลท่ีป้อนผิดพลำดและกำรควบคุมท่ีต่ำงกัน โปรแกรมบำงตัวมีกำรควบคุมกำรป้อน
ข้อมูลเข้ำ เช่น กำรบังคับให้เขตข้อมูลน้ันเป็นเขตข้อมูลที่จำเป็นต้องใส่ข้อมูล เว้นว่ำงไว้ไม่ได้ กำรตรวจสอบ
ชนิดของข้อมูลเข้ำ และเลขโดดตรวจสอบ เพ่ือตรวจควำมถูกต้องของข้อมูลเข้ำท่ีเป็นรหัสบัญชี หรือเลขท่ี
เอกสำรเบอื้ งตน้ ตำ่ งๆ ลว้ นเป็นกำรควบคมุ กำรนำข้อมลู เขำ้ ทีเ่ ปน็ ท่ีนยิ มใชก้ ันอยำ่ งแพรห่ ลำย

6. การผา่ นบญั ชี
กำรผ่ำนบัญชีจำกแฟ้มรำยกำรค้ำไปปรับปรุงยอดบัญชีในแฟ้มหลัก ข้ันตอนนี้เป็นขั้นตอนท่ีต้องใช้เวลำ
โปรแกรมสำเรจ็ รูปบำงตวั จะข้ึนข้อควำมหนำ้ จอให้ผู้ใช้ทำกำรสำรองข้อมูลไว้เพ่ือควำมไมป่ ระมำท เป็นกำรปอ้ งกันกำร
สูญหำยหรือข้อมูลถูกทำลำยในขณะทำกำรปรับปรุงยอดบัญชี โปรแกรมบำงตัวกำหนดให้มีกำรพิมพ์สมุดรำยวันโดย
อตั โนมตั ิทกุ คร้ังกอ่ นที่จะมกี ำรผำ่ นบัญชี กำรเช่ือมโยงระบบบัญชยี อ่ ยกับบัญชีคมุ ยอดในระบบบญั ชีแยกประเภททั่วไป
(General Ledger : GL) เป็นข้ันตอนท่ีสลับซับซ้อน กำรควบคุมท่ีอยู่ในขั้นตอนน้ีติดตั้งยำกและเข้ำใจยำก แต่ถ้ำ
โปรแกรมใดมกี ำรเชือ่ มโยงระหว่ำงระบบยอ่ ยท่มี ีประสทิ ธิภำพ กจ็ ะสำมำรถทำให้ผู้ใช้ลดเวลำและแรงงำนได้อย่ำงมำก
7. การปิดบัญชเี มือ่ ส้ินงวด
งวดบัญชีสำหรับโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี อำจหมำยถึงระยะเวลำ 1 รอบท่ีกิจกำรจะต้องทำ
งบกำรเงินเพื่อหำผลกำไรหรือขำดทุน อำจเป็นรอบ 1 เดือน รอบ 6 เดือน หรือรอบปี หรือหมำยถึงช่วง
กำหนดเวลำท่ีเคร่ืองคอมพิวเตอร์จะทำกำรล้ำงข้อมูลที่ได้บันทึกไว้ในบัญชีต่ำงๆ ถึงปัจจุบันให้เป็นศูนย์
โปรแกรมสำเร็จรูปท่ีมีควำมยดื หยนุ่ ในกำรปดิ บัญชสี ้ินงวดน้อยที่สดุ คือ โปรแกรมที่อนุญำตใหเ้ ปดิ บญั ชีได้เพียง
งวดเดียว เมื่องวดบัญชีใดถูกปิดแล้วแต่มีรำยกำรปรับปรุงที่ควรจะเกิดข้ึนในงวดบัญชีที่ปิดไปแล้วปรำกฏข้ึน
ภำยหลัง รำยกำรน้ันจะต้องถูกยกไปใส่ในงวดบัญชีต่อไป ระบบกำรทำบัญชีด้วยมือกิจกำรมักจะเปิดบัญชีของ
แต่ละงวดไว้ระยะหนึ่ง เพ่ือรอรำยกำรปรับปรุง เพรำะต้องกำรจะให้รำยได้และค่ำใช้จ่ำยปรำกฏในงบกำรเงิน
อย่ำงถูกต้องที่สุด โปรแกรมสำเร็จรูปบำงตัวให้ควำมยืดหยุ่นในเร่ืองของกำรเปิดงวดบัญชีหลำยงวด
ขณะเดียวกันได้สูงมำก คือ ผู้ใช้สำมำรถกลับเข้ำไปในงวดบัญชีใดก็ได้ เพื่อทำรำยกำรปรับปรุงเม่ือส้ินงวด บำง
โปรแกรมสำมำรถใช้รหัสผ่ำนควบคุมกำรเข้ำไปทำรำยกำรปรบั ปรุงในงวดบญั ชที ี่ปิดไปแลว้ โปรแกรมสว่ นใหญ่
มีคำสั่งพิเศษไว้ให้ผู้ใช้ลบข้อมูลท่ีบนั ทึกไวแ้ ล้วถึงปัจจุบัน เช่น ยอดขำยเช่ือท่ีกิจกำรต้องปิดบัญชีขำยเพื่อหำผล
กำไร จงึ ต้องยำ้ ยยอดขำยเข้ำไปรวมไว้ในยอดขำยรวมต่อปี เพ่อื สะสมหำตัวเลขทีเ่ ป็นยอดขำยเชื่อต่อปีต่อไป
8. การพมิ พแ์ บบฟอร์ม
กำรพิมพ์แบบฟอร์มหรือเอกสำรทำงกำรบัญชี สำมำรถกำหนดให้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี
จัดทำให้ แต่ก็มีโปรแกรมหลำยตัวท่ีไม่สำมำรถทำหน้ำท่ีน้ีได้ บำงตัวสำมำรถจัดทำได้บ้ำง หรือบำงตัวมี
ควำมสำมำรถในกำรเปลี่ยนแปลงข้อมูลบนแบบฟอร์มหรือเอกสำรได้ โปรแกรมสำเร็จรูปบำงตัวมีแบบฟอร์มที่
เหมำะสมกับกิจกำรที่ขำยบริกำร และโปรแกรมบำงตัวมีแบบฟอร์มที่เหมำะสมกับกิจกำรผลิตสินค้ำ โปรแกรม
บำงตวั ใหผ้ ้ใู ชส้ ำมำรถควบคุมกำรส่งั พมิ พ์ได้

1-6

9. การพิมพร์ ายงาน
รำยงำนเป็นส่วนสำคัญยิ่งต่อโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี โปรแกรมท่ีด้อยประสิทธิภำพกวำ่ มักจะ
มีรำยงำนท่ีจำกัด โปรแกรมบำงตัวช่วยให้ผู้ใช้สำมำรถสร้ำงรำยงำนเองจำกข้อมูลในแฟ้มข้อมูลหลัก และ
โปรแกรมบำงตัวสำมำรถปรับให้พิมพ์ตัวอักษรขนำดต่ำงๆ ได้ บำงโปรแกรมกำหนดให้มีกำรพิมพ์รำยงำนบำง
รำยงำน หรือทุกรำยงำนโดยอัตโนมตั ิ หรือบำงโปรแกรมกำหนดใหพ้ ิมพต์ ำมคำส่ัง
บำงโปรแกรมนำเสนอรำยงำนบนหน้ำจอควบคู่กับกำรจัดพิมพ์รำยงำนลงสู่กระดำษได้ รำยงำนบน
หน้ำจอทำให้ผู้ใช้สำมำรถเจำะลึกเพื่อหำรำยละเอียดเกี่ยวกับข้อมูลในรำยงำนแต่ละตัวได้ ซึ่งรำยงำนท่ีถูก
นำเสนอบนหน้ำจอคอมพวิ เตอร์มักเป็นข้อมูลทท่ี ันสมัยกว่ำรำยงำนบนกระดำษ
โปรแกรมบำงตัวอนุญำตให้ผู้ใช้จัดเก็บรำยงำนต่ำงๆ ในรูป HTML เพ่ือนำข้ึนแสดงบนเครือข่ำยอินทรำเน็ต
(intranet) ขององค์กร บำงโปรแกรมอนุญำตให้ผู้ใช้เคล่ือนย้ำยรำยงำนไปสู่โปรแกรมอื่น เช่น MS Excel หรือ โปรแกรม
ประเภทประมวลผลคำ (word processor) เพ่ือให้สำมำรถจัดทำรำยงำนในรปู แบบทตี่ ้องกำรได้มำกขึน้
10. การแลกเปลีย่ นโยกยา้ ยขอ้ มูลระหว่างระบบบัญชีย่อยและระหวา่ งโปรแกรม
โปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบัญชีมคี วำมสำมำรถในกำรแลกเปล่ยี น โยกย้ำยขอ้ มลู ได้ 3 ลกั ษณะ ได้แก่

10.1 การแลกเปล่ียนโยกย้ายข้อมูลระหว่างระบบย่อย หมำยถึง ควำมสำมำรถในกำรเช่ือมโยง
ข้อมูลในระบบบัญชีย่อย เช่น เมื่อผู้ใช้บันทึกรำยกำรค้ำเกี่ยวกับกำรขำยเช่ือลงในระบบกำรประมวลผลใบส่ัง
ขำย โปรแกรมที่มคี วำมสำมำรถในกำรเชื่อมต่อระหว่ำงโมดลู จะปรับปรุงยอดลูกหนย้ี ่อยแต่ละรำยในระบบบัญชี
แจง้ หนี้และเรยี กเกบ็ เงนิ และปรับปรุงยอดบญั ชีคมุ ยอดลกู หนี้ในระบบสมุดบญั ชีแยกประเภททว่ั ไปด้วย

10.2 การแลกเปล่ียนโยกย้ายข้อมูลภายในเครือข่าย โปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบัญชีท่ีทำงำน
บนเครือข่ำย ท่ีรวมโปรแกรมและแฟ้มข้อมูลไว้ท่ีเดียวกัน โดยมีผู้ใช้โปรแกรมและแฟ้มข้อมูลได้หลำยคน กำร
ประมวลผลอำจเกิดข้ึนท่ีหน่วยกลำงหรือหน่วยทำงำนต่ำงๆ ก็ได้ แต่กำรเก็บรักษำแฟ้มข้อมูลและโปรแกรมจะ
อยูท่ ่หี นว่ ยกลำง โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีบำงตัวมรี ุ่นที่ทำงำนบนเครือข่ำย (network version) ได้ แต่
ขั้นตอนกำรติดตั้ง กำรดำเนินงำน และกำรควบคุมโปรแกรมเหล่ำน้จี ะยุ่งยำกมำกกว่ำระบบที่ทำงำนแยกอิสระ
ระบบเดียว (stand-alone) ซ่ึงมผี ใู้ ช้คนเดยี ว

10.3 การโยกย้ายข้อมูลไป-มากับโปรแกรมอื่น โปรแกรมสำเร็จรูปท่ีสำมำรถโยกย้ำยข้อมูลไป-
มำกับโปรแกรมอื่นได้ จะสำมำรถสร้ำงควำมคล่องตัวแก่ผูใ้ ช้ข้อมูลเป็นอย่ำงมำก เช่น สำมำรถโยกยำ้ ยงบแสดง
ฐำนะกำรเงนิ หรอื งบกำไรขำดทนุ ออก (export) ไปอยู่ใน MS Excel ทำใหผ้ ู้ใช้สำมำรถวิเครำะห์งบกำรเงินนั้น
ไดร้ วดเร็ว และคลอ่ งตวั ยิง่ ขนึ้ หรือขอ้ มูลนนั้ อำจถูกสง่ ไปยังโปรแกรมประมวลผลคำ เพือ่ ใหผ้ ้ใู ช้สำมำรถตกแต่ง
รำยงำนดว้ ยคำอธบิ ำย หรอื ตัวพมิ พท์ ่สี วยงำมกวำ่ ก็ได้

วิธกี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชมี าใช้กับธุรกจิ

โปรแกรมทำงกำรบญั ชี (Accounting Software) เป็นโปรแกรมท่ถี กู พัฒนำขึ้นเพอ่ื ใชก้ ับงำนบัญชี โดย
เรม่ิ ต้ังแตก่ ำรบนั ทกึ บัญชีในสมุดรำยวนั กำรผำ่ นรำยกำรไปยังสมุดบญั ชีแยกประเภท และกำรสรปุ ผลในรูปของ
รำยงำนทำงกำรเงิน

1-7

Romney and Steinbart (2006) กล่ำวถึงวิธกี ำรจดั หำโปรแกรมทำงบัญชี สำมำรถทำได้ 3 วิธดี งั น้ี
วิธีท่ี 1 การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) ธุรกิจที่มีควำม
ต้องกำรระบบบัญชีที่สลบั ซับซ้อนแตกต่ำงจำกธรุ กิจท่ัวไป มักจะพัฒนำโปรแกรมทำงบัญชขี ้ึนมำ เพื่อใช้งำนให้
ตรงตำมควำมต้องกำรของธุรกิจ ทำให้เกิดผลดี คือ โปรแกรมท่ีได้ตรงตำมควำมต้องกำรของผู้ใช้งำนภำยใน
ธรุ กจิ และกำรทำงำนมีควำมยดื หย่นุ สูง กล่ำวคือ กำรปรบั เปลี่ยนส่วนประกอบต่ำงๆ ภำยในโปรแกรมสำมำรถ
ทำได้ตำมควำมต้องกำร เพื่อให้เหมำะสมกับกำรใช้งำน แต่มีผลเสีย คือ ต้องใช้เวลำในพัฒนำอันยำวนำน
มีโอกำสที่จะไม่เสร็จตำมกำหนดเวลำ หรือมีโอกำสที่โปรแกรมนั้นจะพัฒนำไม่สำเร็จมี นอกจำกน้ียังพบว่ำกำร
ลงทุนพัฒนำโปรแกรมเองค่อนข้ำงสูง ยำกต่อกำรประมำณต้นทุนล่วงหน้ำ งบประมำณอำจจะบำนปลำย และ
กำรหำผ้พู ัฒนำตอ่ ทำไดย้ ำก กลำ่ วคือ หำกทีมงำนในกำรพัฒนำโปรแกรมลำออก จะทำให้ไมม่ ีผรู้ ับผดิ ชอบต่อ
ขอ้ ควรคานึงถงึ สาหรบั ธรุ กจิ ท่ีจะพัฒนาโปรแกรมบญั ชเี อง มดี ังน้ี
1. ต้องระมัดระวังในกำรเลือกผู้พัฒนำโปรแกรม ควรเป็นผู้มีประสบกำรณ์ในธุรกิจ มีควำมเข้ำใจ
ลกั ษณะทำงธรุ กิจเป็นอยำ่ งดี และตอ้ งมีควำมเขำ้ ใจอยำ่ งลึกซง้ึ ว่ำควรปฏบิ ัติอย่ำงไรเม่อื เกดิ ปัญหำ
2. ตอ้ งทำสัญญำระหว่ำงผู้พัฒนำโปรแกรมกับธรุ กิจ สัญญำจะเป็นตัวแทนของควำมรับผิดชอบ ที่นักพัฒนำ
โปรแกรมมีตอ่ ธุรกิจ และเพ่อื ใหเ้ กดิ ควำมเขำ้ ใจทช่ี ัดเจนตรงกนั ทัง้ สองฝ่ำย
3. วำงแผนและตดิ ตำมผลเป็นระยะ ในระหวำ่ งกำรเขยี นโปรแกรมอำจต้องออกแบบในรำยละเอยี ด จงึ
ตอ้ งตดิ ตำมผลงำนเป็นระยะ
4. รักษำควำมสัมพันธ์อันดีในกำรติดต่อสื่อสำร ระหว่ำงธรุ กิจกับนักพัฒนำโปรแกรม เป็นส่ิงสำคัญทีไ่ มค่ วร
ละเลยเปน็ อยำ่ งย่งิ
5. ควบคุมต้นทุนอย่ำงเข้มงวด ธุรกิจต้องพยำยำมควบคุมต้นทุนท่ีจะเกิดขึ้นให้มีน้อยท่ีสุด จนกว่ำ
โปรแกรมจะสำเรจ็ และเปน็ ท่ยี อมรับของธุรกจิ

วิธที ่ี 2 การซอ้ื โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบญั ชีทว่ี างจาหน่ายในท้องตลาด (Software Package)
ธุรกิจที่มีควำมต้องกำรระบบบัญชีตำมรูปแบบปกติทั่วไป มักจะเร่ิมต้นกำรจัดหำโปรแกรมทำงบัญชี ด้วยกำรซ้ือ
โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี เน่ืองจำกสำมำรถหำซ้ือได้ง่ำย ต้นทุนต่ำ และเร่ิมต้นกำรใช้งำนได้เร็ว ทำให้
เกิดผลดี คอื ตน้ ทนุ ต่ำกวำ่ เมอ่ื เทียบกับกำรพฒั นำโปรแกรมบัญชีขึน้ ใช้เอง และสำมำรถประมำณตน้ ทุนได้ล่วงหน้ำ
นอกจำกนี้ยังได้รับกำรบำรุงรักษำ และบริกำรหลังกำรขำยจำกบริษัทผู้ขำยอีกด้วย แต่มีผลเสีย คือ ขำดควำม
ยืดหยุ่นในกำรใช้งำน กล่ำวคือ โอกำสท่ีจะปรับเปล่ียนส่วนประกอบต่ำงๆ ของโปรแกรมทำได้ยำก และในบำงคร้ัง
อำจพบว่ำ ควำมสำมำรถในกำรทำงำนของโปรแกรม อำจไมต่ รงตำมควำมต้องกำรของผู้ใช้งำนทั้งหมด

ขอ้ ควรคานงึ ถึงสาหรับธุรกิจทซ่ี ื้อโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบัญชที ่ีวางจาหน่ายในท้องตลาด มีดงั นี้
1. กำรตระหนกั ถึงควำมสำคัญในกำรเลือกผู้ขำยโปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบัญชี หำกไม่รู้จกั หรือไม่มี
ควำมรู้ในโปรแกรม ผู้ซ้ือสำมำรถค้นหำบริษัทท่ีจำหน่ำยโปรแกรมผ่ำนทำงสมุดโทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต กำร
สอบถำมผู้ที่เคยใช้มำก่อน วำรสำรทำงบัญชี หรือวำรสำรเก่ียวข้องกับกำรบญั ชี นอกจำกนี้ ผู้ซ้ือสำมำรถศึกษำ
ข้อมูลได้จำกกำรเขำ้ รว่ มสัมมนำ หรอื คน้ หำธุรกิจท่ีใชโ้ ปรแกรมสำเร็จรปู ทำงกำรบัญชนี ั้นๆ ในปัจจุบัน

1-8

2. ให้ควำมสำคัญกับบริกำรหลังกำรขำย ซึ่งปัจจุบันพบว่ำทุกบริษัทจะต้องมีบริกำรหลังกำรขำยอยู่แล้ว
แต่ส่ิงท่ีธุรกิจพึงระวัง คือ ประสบกำรณ์ และเงินลงทุนของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ เนื่องจำกบริษัทที่มี
ประสบกำรณ์ และเงินลงทุนน้อย อำจไม่สำมำรถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ หำกได้รับผลกระทบจำกปัจจัยภำยใน
เช่น เงินทุนน้อยจึงไม่สำมำรถขยำยกิจกำร หรือพัฒนำบริษัทให้ต่อสู้กับคู่แข่งขันได้ หรือจำกปัจจัยภำยนอก
เช่น สภำพเศรษฐกิจ สังคม กำรเมือง สภำพแวดล้อมที่จะทำให้บริษัทอำจต้องเลิกกิจกำร ดังนั้น ประสบกำรณ์
และควำมม่ันคงของบริษัท จงึ เปน็ อีกหนึง่ ปจั จยั ที่ตอ้ งคำนึงถึง

3. ควำมต้องกำรฮำร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) เพื่อรองรับกำรทำงำนของ
โปรแกรมสำเร็จรูปท่ีซื้อมำ โดยพิจำรณำจำกเทคโนโลยี และอุปกรณ์ท่ีโปรแกรมรองรับ ซึ่งเป็นส่ิงสำคัญท่ีต้อง
พิจำรณำ เพรำะจะช่วยประหยัดเวลำ ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ำยข้ึน ลดควำมผิดพลำดในกำรตัดสินใจ หลีกเล่ียง
ควำมขัดแยง้ ท่ีอำจเกิดข้ึน ระหว่ำงผซู้ ือ้ กับผูข้ ำย เพรำะควำมเข้ำใจท่ไี มต่ รงกัน

วธิ ที ี่ 3 การว่าจา้ งหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing) ธุรกิจอำจต้องกำรลดควำม
เสี่ยงในกำรประมวลผลรำยกำรค้ำที่มีจำนวนมำก หรือมีควำมสำคัญสูง โดยว่ำจ้ำงบุคคลภำยนอกท่ีมีควำม
ชำนำญสงู สำมำรถเลอื กใช้เทคโนโลยที ่กี ้ำวหนำ้ มำควบคมุ ดแู ลกำรประมวลผลข้อมลู ทงั้ หมด หรอื บำงส่วนของ
ธรุ กจิ ทำให้เกดิ ผลดี คือ ประหยดั เวลำเมือ่ เทียบกับกำรพฒั นำโปรแกรมข้ึนใชง้ ำนเอง สำมำรถควบคุมตน้ ทุนได้
เพรำะกำรว่ำจ้ำงบุคคลภำยนอกจะต้องมีสัญญำว่ำจ้ำงระหว่ำงกัน นอกจำกนี้โปรแกรมที่ถูกพัฒนำข้ึนจะเสร็จ
ตำมกำหนดเวลำที่ตกลงกันไว้ตำมสัญญำ แต่หำกเสร็จไม่ทันเวลำ ธุรกิจจะได้รับเงินค่ำปรับตำมที่ได้ระบุไว้ใน
สัญญำ แตม่ ผี ลเสียคือ กำรพฒั นำหรอื แก้ไขปญั หำของโปรแกรมเป็นไปได้ชำ้ หรืออำจไม่มีเม่ือเทยี บกบั โปรแกรม
สำเร็จรูปทำงบัญชีท่ีวำงจำหน่ำยตำมท้องตลำดซ่ึงจะพัฒนำเวอร์ชัน (version) ใหม่ๆ อย่ำงต่อเน่ือง เพื่อ
แก้ปัญหำเวอร์ชนั (version) เดิม และพัฒนำให้ทันกับเทคโนโลยีที่เปลีย่ นแปลง ในขณะที่กำรว่ำจ้ำงหนว่ ยงำน
ภำยนอกพัฒนำโปรแกรมนั้นจะหยุดพัฒนำ ต่อเม่ือส่งมอบงำนให้แก่ลูกค้ำเรียบร้อยแล้ว และนอกจำกน้ี
โปรแกรมทีไ่ ดอ้ ำจไมต่ รงตำมควำมต้องกำรของผูใ้ ช้งำนทง้ั หมด

ขอ้ ควรคานงึ ถึงสาหรับธรุ กิจทว่ี ่าจ้างหนว่ ยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม มีดงั น้ี
1. ควำมเชื่อถือได้ของบริษัทท่ีพัฒนำโปรแกรมให้ สิ่งสำคัญของโปรแกรมนั้นไม่ได้อยู่เพียงแค่สำมำรถ
ใช้งำนได้ตรงตำมควำมต้องกำร แต่หำกเกิดปัญหำใหม่ๆ จะต้องมีผู้แก้ไขปัญหำ เพ่ือให้กำรทำงำนเป็นไปอย่ำง
ต่อเนอ่ื ง ดังนนั้ ควำมรบั ผดิ ชอบ และกำรบริกำรหลังกำรขำย เปน็ ส่ิงสำคญั ท่ตี ้องคำนึงถงึ
2. ควำมคลอ่ งตวั ในกำรปรบั เปลย่ี นกำรใชง้ ำนธรุ กิจ ต้องคำนึงถึงด้วยวำ่ หำกโครงสรำ้ งของกจิ กำรเกิด
กำรเปล่ียนแปลง เช่น กำรควบรวมกิจกำร กำรขยำยกิจกำร โปรแกรมท่ีใช้อยู่จะสำมำรถปรับเปลี่ยน
องคป์ ระกอบไดต้ ำมควำมต้องกำรเพยี งใด
3. กำรสูญเสยี กำรควบคุม เนือ่ งจำกข้อมลู ทเ่ี ป็นควำมลับ และระบบงำนทงั้ หมด หรือบำงสว่ น ถกู แบง่
ใหบ้ ุคคลภำยนอกมสี ่วนรว่ มในกำรทำงำน ดงั นน้ั ผู้บริหำรกจิ กำรต้องเปรียบเทยี บควำมคุ้มค่ำท่ีเกิดขึ้นดว้ ย
4. กำรบริกำรหลังกำรขำยหลังส่งมอบงำนไปแล้ว จะเชื่อมั่นได้อย่ำงไรว่ำหำกเกิดปัญหำในกำรใช้งำน
จะติดต่อผู้พัฒนำโปรแกรมเพื่อให้แก้ไขปัญหำให้แก่ธรุ กิจได้ทันเวลำ วิธีน้ีอำจทำให้เกิดค่ำใชจ้ ำ่ ยที่สูงขึ้นมำกใน
ระยะยำว

1-9

วธิ ีกำรจัดหำโปรแกรมทำงกำรบัญชีทง้ั 3 วิธี น้นั แตล่ ะวิธีมีข้อคำนงึ ถงึ ที่มีควำมโดดเด่นแตกต่ำงกัน ดังน้ี
วธิ ที ่ี 1 การพัฒนาโปรแกรมขึน้ ใชเ้ องภายในธรุ กิจ จะต้องคำนึงถึงกำรควบคมุ ตน้ ทนุ และระยะเวลำ
ทใี่ ชใ้ นกำรพฒั นำโปรแกรมอำจจะบำนปลำย ทำใหร้ ะบบงำนท่ตี ้องกำรเสรจ็ ไม่ทนั เวลำท่ีกำหนด
วธิ ีท่ี 2 การซื้อโปรแกรมสาเร็จรปู ทางการบญั ชที ี่วางจาหนา่ ยในทอ้ งตลาด จะต้องคำนงึ ถงึ กำร
คดั เลอื กบรษิ ัทผูจ้ ำหน่ำยทมี่ คี วำมนำ่ เชอ่ื ถือ และคุณภำพของกำรให้บรกิ ำรหลังกำรขำย
วิธีที่ 3 การว่าจา้ งหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม จะต้องคำนึงถึงข้อมูลของธรุ กิจท่ีจะต้องเปิดเผย
แก่บคุ คลภำยนอก และกำรช่วยแกไ้ ขปัญหำของระบบงำนทจี่ ะไดร้ บั จำกบริษัทผู้พัฒนำโปรแกรมหลงั ส่งมอบงำน

ความจาเปน็ ทธี่ รุ กิจต้องใช้โปรแกรมทางการบัญชี

กำรจัดทำบัญชีของธุรกิจ นั้นต้องจัดทำตำมหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป ( Generally Accepted
Accounting Principle) กำรบันทึกรำยกำรตำมหลักบัญชีคู่ และกำรบันทึกรำยกำรตำมมำตรฐำนกำรบัญชีจึง
เป็นสิ่งสำคัญในกำรถือปฏิบัติ อย่ำงไรก็ตำมกำรนำโปรแกรมทำงกำรบัญชีมำใช้ จะทำให้เหตุกำรณ์ทำง
เศรษฐกิจที่เกิดขนึ้ ถูกนำเขำ้ และจดั เก็บในแฟ้มรำยกำรคำ้ (Transaction File) ซึ่งเปรยี บเสมอื นกำรบนั ทึกบัญชี
ในสมุดรำยวนั ข้ันตน้ ของกำรทำบญั ชดี ว้ ยมือ (Manual System) ดงั ในอดตี จำกนั้นแฟม้ รำยกำรคำ้ จะถูกส่งไป
ประมวลผลโดยปรับปรุงข้อมูลให้มียอดคงเหลือถูกต้องในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เช่นเดียวกับกำรผ่ำน
รำยกำรค้ำไปยังบัญชีแยกประเภทในระบบกำรทำบัญชีด้วยมือ ในอดีตกำรทำบัญชีด้วยมือจะใช้เอกสำร
แบบฟอร์มต่ำงๆ จำนวนมำก และปฏิบัติงำนตำมขั้นตอนรวมถึงกำรตรวจทำน กำรอนุมัติรำยกำร นอกจำกน้ี
กระบวนกำรทำงบัญชีจำเป็นต้องสร้ำงร่องรอยกำรตรวจสอบ (Audit Trial) หรือร่องรอยทำงกำรบัญชีซ่ึง
หมำยถึงกำรอ้ำงอิงกำรผ่ำนบัญชี เพ่ือค้นหำรำยกำรท่ีบันทึกไว้ ซ่ึงกำรจัดทำบัญชีด้วยมือนั้นกำรสร้ำงร่องรอย
ในกำรตรวจสอบ ต้องใชเ้ อกสำร และแฟม้ จัดเกบ็ เอกสำร เปน็ จำนวนมำก ดงั นน้ั กำรใช้โปรแกรมทำงกำรบัญชี
เข้ำมำช่วยทำงำน โดยอำศัยเทคโนโลยีสำรสนเทศต่ำงๆ ยังคงเป็นไป ตำมลำดับข้ันตอนของกำรประมวลผล
ด้วยมือ ซึ่งบำงขั้นตอนถูกกำหนดไว้ในเง่ือนไขของโปรแกรม ทำให้นักบัญชีไม่ต้องดำเนินกำร แต่โปรแกรมจะ
ช่วยทำงำนให้ ดังนั้น กำรนำโปรแกรมทำงกำรบัญชีมำใช้ในธุรกิจ จะช่วยลดข้อผิดพลำดในกำรทำงำน ลด
ปริมำณกำรใช้กระดำษ เพ่ิมประสิทธิภำพในกำรประมวลผล และสำมำรถกำรนำเสนอรำยงำนทำงกำรเงินได้
อยำ่ งถกู ตอ้ ง ทนั เวลำ ทำใหผ้ ู้ใชร้ ำยงำนทำงกำรเงนิ สำมำรถนำไปใชใ้ นกำรตัดสินใจไดอ้ ย่ำงถกู ตอ้ ง

สำหรับโปรแกรมทำงบัญชีในปัจจุบัน โดยเฉพำะโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีที่วำงจำหน่ำยใน
ทอ้ งตลำดถูกพัฒนำข้ึนให้ครอบคลมุ ระบบงำนทำงบัญชที ั้งหมด ไดแ้ ก่ ระบบงำนขำย ระบบควบคุมลูกหนี้ และ
รำยไดอ้ นื่ ๆ ระบบงำนจัดซอ้ื ระบบควบคุมเจำ้ หน้ี และค่ำใช้จำ่ ยอ่นื ๆ ระบบควบคมุ สนิ คำ้ ระบบสนิ ทรพั ย์ถำวร
ระบบควบคุมเช็คและเงินฝำกธนำคำร ระบบภำษี ระบบบัญชีแยกประเภท อีกท้ังยังมีระบบรักษำควำม
ปลอดภัย ที่สำมำรถกำหนดสิทธิในกำรเข้ำถึงข้อมูลของผู้ใช้งำนแต่ละคน เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่เก่ียวข้องเข้ำไป
ละเมิดสิทธิของผู้อ่ืน รวมถึงกำรช่วยสำรองข้อมูลให้ปลอดภัยจำกภัยพิบัติต่ำงๆ ที่อำจเกิดขึ้น ดังนั้น กำรใช้
โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีที่วำงจำหน่ำยในท้องตลำด จะทำให้ธุรกิจลดควำมยุ่งยำกในกำรทำงำน
เนื่องจำกโปรแกรมทำงบัญชีจะออกแบบมำเพื่อลดกำรทำงำนท่ีซ้ำซ้อน ระบบงำนย่อยต่ำงๆ สำมำรถเชื่อมโยง

1-10

ข้อมูลกันได้ และช่วยเพิ่มประสิทธิภำพในกำรทำงำน เกิดควำมรวดเร็ว และควำมถูกต้องในเวลำที่น้อยกว่ำเดิม
และนอกจำกน้ียังพบว่ำ ก่อให้เกิดควำมประหยัดมำกกว่ำกำรลงทุนด้วยกำรจัดหำโปรแกรมทำงบัญชีวิธีอ่ืน โดย
สำมำรถตอบสนองควำมต้องกำรของเจ้ำของกิจกำรได้เป็นอย่ำงดี โดยเฉพำะรำยงำนในเชิงบริหำร ที่มีควำม
หลำกหลำยและมีควำมยืดหยุ่น สำมำรถปรับเปลี่ยนได้ตำมควำมต้องกำร มีควำมสำมำรถรองรับกำรขยำยตัวทำง
ธุรกิจในอนำคต ซึ่งแม้ว่ำอำจจะพบปัญหำและอุปสรรคจำกกำรใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีอยู่บ้ำง ซึ่งจะ
กล่ำวในหวั ข้อถดั ไป แตผ่ ู้ซอื้ สำมำรถปรกึ ษำทีมงำนขำยท่ีมีควำมเชย่ี วชำญเพื่อชว่ ยจัดกำรปัญหำต่ำงๆ ทเ่ี กดิ ขึ้นได้

ข้อควรพิจารณาในการเลือกใช้โปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชใี ห้เหมาะสมกบั ธุรกิจ

กำรตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีให้เหมำะสมกับธุรกิจ จำเป็นต้องพิจำรณำให้
รอบคอบ เพ่ือจะได้ไม่ต้องหำโปรแกรมอ่ืนมำทดแทนโปรแกรมที่ไม่สำมำรถตอบสนองควำมต้องกำรได้อย่ำง
แทจ้ รงิ ซง่ึ มขี อ้ ควรพิจำรณำใน 5 ดำ้ น ดังนี้

1. ด้านบคุ ลากร ในกำรเลอื กโปรแกรมสำเรจ็ รูปทำงกำรบญั ชีนน้ั ผู้บริหำรระดับสงู ของธุรกจิ จะต้องให้
กำรสนับสนนุ ท้ังกำรกำหนดเป็นนโยบำยให้มีกำรใช้โปรแกรมสำเรจ็ รปู และกำรสนบั สนุนดำ้ นกำรเงิน สำหรับ
กำรตัดสินใจเลือกโปรแกรมใดน้ัน ควรใหผ้ ู้เกยี่ วข้องร่วมพจิ ำรณำ ได้แก่ ฝำ่ ยบัญชี ฝำ่ ยกำรเงนิ ฝำ่ ยจดั ซ้ือ ฝ่ำย
คลังสินค้ำ และควรมีส่วนร่วมในกำรทดสอบระบบ เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกใช้นั้นสำมำรถตอบสนองต่อควำม
ต้องกำรใช้งำนได้อย่ำงแท้จริง ไม่เกิดกำรต่อต้ำน และควรส่งเสริมให้ฝึกอบรมกำรใช้โปรแกรมจนผู้ใช้เกิดควำม
ชำนำญ

2. ด้านคุณภาพของโปรแกรม โดยพิจำรณำในประเดน็ ดงั ตอ่ ไปนี้
2.1 ควำมถกู ตอ้ งในกำรบันทกึ บญั ชี กำรประมวลผลและกำรออกรำยงำนมีควำมถูกต้อง ครบถว้ น

โดยให้ทดสอบจำกกำรใช้ข้อมูลจริงแล้วดูผลลัพธ์ที่ได้จำกรำยงำนทำงกำรเงิน นอกจำกน้ีควรพิจำรณำควำม
สมบูรณ์ของโปรแกรม เสถียรภำพกำรใช้งำนของโปรแกรม ควำมง่ำยในกำรใช้งำนโปรแกรมที่มีคุณสมบัติ
ครบถว้ นแต่ใช้งำนยำกก็ไมค่ วรซื้อ

2.2 ให้ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจซื้อ โดยเลือกบริษัทที่มีชุดทดลอง (Demo) ไว้ให้ทดลองใช้ อย่ำ
หลงเช่ือคำโฆษณำหรือคำกล่ำวอ้ำงของผู้ขำย โดยกำรทดลองใช้ให้นำข้อมูลจำนวนมำกมำทดสอบว่ำผลลพั ธท์ ่ี
ได้เป็นไปตำมควำมต้องกำรเพียงใด เช่น ควำมเร็วของกำรประมวลผล ควำมสำมำรถในกำรออกรำยงำนพร้อม
กนั จำกคอมพวิ เตอร์หลำยเครือ่ ง

2.3 เลือกระบบบัญชีที่พัฒนำบน Windows ดีกว่ำระบบบัญชีท่ีพัฒนำบน DOS เพรำะ กำร
พัฒนำบน Windows มีอย่ำงต่อเนื่องและมีประสิทธิภำพในกำรใช้งำนมำกกว่ำ กำรนำข้อมูลออก (Export)
เพ่ือเข้ำสู่ Windows สำมำรถทำได้ กำรใช้งำนทำได้ง่ำย มีควำมสวยงำมน่ำใช้ อีกท้ังยังทำงำนได้หลำยงำน
พร้อมกันบนเคร่อื งคอมพิวเตอร์เดียว (Multitasking)

2.4 เลือกโปรแกรมท่ีมเี ครอื่ งมอื ช่วยกูข้ ้อมูลจำกเหตุกำรณ์ทีไ่ ม่คำดคิด เช่น ไฟดบั แลว้ ข้อมูลสญู
หำยไป หรือช่วยซ่อมแซมฐำนขอ้ มลู เมื่อเกิดควำมบกพรอ่ ง

2.5 พจิ ำรณำกำรจัดเก็บข้อมลู ทำงบัญชี ซ่งึ สำมำรถจดั เกบ็ ขอ้ มลู ได้ 2 แบบ คือ ระบบแฟม้ ขอ้ มลู

1-11

(Filebase) และระบบฐำนข้อมูล (Database) ซึ่งกำรเก็บข้อมูลในระบบฐำนข้อมูลจะทำให้เกดิ ควำมปลอดภยั
มำกกว่ำ ซึง่ จะต้องมีระบบกำรรกั ษำควำมปลอดภัยท่ีดีพอ

2.6 อยำ่ คำนึงถงึ สีสันท่ีสวยงำม เพรำะจะเป็นปัญหำแกส่ ำยตำในระยะยำว
3. ด้านการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรมท่ีน่าเชื่อถือ โดยรำยชื่อผู้ประกอบกำรท่ีจำหน่ำยซอฟต์แวร์ตำม
มำตรฐำนซอฟต์แวร์ของกรมสรรพำกร สำมำรถหำข้อมูลได้จำกเว็บไซด์ (website) ของกรมสรรพำกร คือ
www.rd.go.th ซงึ่ มขี ้อควรพิจำรณำมีดงั นี้

3.1 เลอื กบรษิ ัทที่มีควำมมง่ั คงและประสบกำรณ์มำก อย่ำซ้ือโปรแกรมกับบริษัททไี่ ม่นำ่ เชื่อถือ
เพรำะหำกบริษัทผูข้ ำยเลิกกิจกำร จะทำให้ระบบงำนของธุรกิจต้องหยดุ ชะงกั

3.2 เลือกบริษัทที่มีกำรพัฒนำซอฟต์แวร์อย่ำงต่อเนื่อง โดยพิจำรณำว่ำผู้ผลิตพัฒนำโปรแกรม
อย่ำงต่อเน่ืองเพียงใด มีรุ่น (Version) ใหม่ๆ ออกมำอย่ำงต่อเน่ืองหรือไม่ เนื่องจำกโปรแกรมท่ีพัฒนำใน
ช่วงแรก อำจมีหลมุ ดำ (Bug) ซึง่ จะทำให้เกดิ กำรหยุดชะงักในกำรทำงำน หรือท่เี รยี กว่ำ error โปรแกรมจึงต้อง
มีกำรพัฒนำอย่ำงตอ่ เนอื่ ง

3.3 สอบถำมจำกผู้ใช้งำนจริง โดยถำมผู้ขำยว่ำโปรแกรมดังกล่ำวมีผูใ้ ช้งำนมำกนอ้ ยเพียงใด และ
ขอตัวอยำ่ งรำยช่ือลูกคำ้ เพื่อสอบถำมจำกผู้ใช้งำนจริงประมำณ 4-5 รำย เก่ยี วกบั ควำมพอใจในกำรใช้งำน
บริกำรหลงั กำรขำย และปญั หำท่เี กดิ ขึน้

3.4 ควรพิจำรณำกำรบริกำรหลังกำรขำย โดยพิจำรณำจำกควำมเชี่ยวชำญ ประสบกำรณ์ของ
พนกั งำนดแู ลลูกคำ้ หลังกำรขำย (Customer support) จะต้องเปน็ ทีมงำนทม่ี คี วำมรแู้ ละประสบกำรณ์ มีควำม
ชำนำญด้ำนบัญชี และมีควำมสำมำรถแกไ้ ขปญั หำทเี่ กิดขน้ึ หลงั กำรขำยได้

4. ด้านเคร่ืองมือที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรม กำรเลือกใช้เครื่องมือในกำรพัฒนำโปรแกรมท่ีดีจะ
รองรับกำรปรับเปลี่ยนรูปแบบ (Feature) ตำ่ งๆ ทีจ่ ะเกดิ ข้ึนในอนำคตเมื่อเทคโนโลยเี ปลี่ยนแปลง หำกทีมงำน
ผู้เขียนโปรแกรมใช้เครื่องมือท่ีไม่เหมำะสม จะทำให้ข้อมูลเสียหำยบ่อย จะต้องจัดเรียงข้อมูล (Reindex) อยู่
เป็นประจำ นอกจำกน้ีควรคำนึงถึงเทคโนโลยีท่ีโปรแกรมนั้นต้องกำรใช้ ธุรกิจควรประมำณกำรงบประมำณท้ัง
ในส่วนของฮำร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ที่สำมำรถรองรับกำรทำงำนของโปรแกรม ควร
เลือกโปรแกรมที่ง่ำยในกำรใช้งำน (User Friendly) เช่น ใช้เมำส์ (Mouse) แทนคีย์บอร์ด (Keyboard) ได้ทุก
หน้ำจอ กำรค้นหำข้อมูลทำได้สะดวก หน้ำจอบันทึกข้อมูลชัดเจน เข้ำใจได้ง่ำย และข้อมูลสำมำรถเช่ือมโยงไป
ยงั หนำ้ จออื่นๆ ที่เกี่ยวขอ้ งกันได้ และสง่ิ สำคัญอีกประกำรหนงึ่ คอื มีระบบรักษำควำมปลอดภัยทนี่ ำ่ เชื่อถือ

5. ด้านความคุ้มค่าต่อการลงทุนในการเลือกซ้ือ ควรเปรียบเทียบระหว่ำงประโยชน์ท่ีจะได้รับกับ
ต้นทุนที่คำดว่ำท่ีเสียไป ในด้ำนกำลังกำรผลิตที่เพิ่มข้ึน ระยะเวลำในกำรตอบสนองควำมต้องกำรของผู้ใช้งำน
ควำมผิดพลำดท่ีลดลง ระยะเวลำในกำรคืนทุน กำรเลือกโปรแกรมที่ไม่มีคุณภำพจะเพ่ิมค่ำใช้จ่ำยในระยะยำว
แต่ไม่ควรซ้ือโปรแกรมโดยตัดสินใจที่รำคำเป็นสำคัญ เพรำะโปรแกรมรำคำถูกอำจไม่คุ้มค่ำกับเงินท่ีลงทุนไป
และสำหรับโปรแกรมท่ีรำคำแพงก็ไม่ได้หมำยควำมว่ำจะดีเสมอไป ดังน้ัน ผู้ซ้ือควรคำนึงถึงคุณภำพของ
โปรแกรม และควำมสำมำรถในกำรตอบสนองควำมต้องกำรใช้งำน

โดยสรุป ธุรกิจที่ต้องกำรเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชี จะต้องพิจำรณำใน 5 ด้ำน ได้แก่
ด้ำนบุคลำกร ด้ำนคุณภำพของโปรแกรม ด้ำนกำรเลือกผู้พัฒนำโปรแกรมที่น่ำเช่ือถือ ด้ำนเคร่ืองมือท่ีใช้ในกำร

1-12

พัฒนำโปรแกรม และด้ำนควำมคุ้มค่ำต่อกำรลงทุน เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกมำน้ันช่วยอำนวยควำมสะดวกใน
กำรทำงำน เกดิ ควำมรวดเร็วในกำรตอบสนองต่อควำมต้องกำรของลูกค้ำ ช่วยทำภำระงำนประจำที่ต้องทำซ้ำๆ
ทำใหม้ ีเวลำสรำ้ งสรรคผ์ ลงำนอ่ืนๆ และแก้ปัญหำระบบงำนปจั จบุ นั ได้

สิ่งที่ต้องพึงระวังคือ ไม่ควรเลือกโปรแกรมท่ีรองรับอนำคตมำกเกินไป สำหรับธุรกิจท่ีทำบัญชีด้วย
ระบบมอื (Manual system) แล้วตง้ั เป้ำว่ำจะนำโปรแกรมสำเรจ็ รูปมำใช้แล้วต้องเปน็ ระบบบัญชีทเ่ี ช่ือมโยงกับ
อินเตอร์เน็ตได้ (Web based accounting) อำจจะทำให้เกิดควำมล้มเหลว ดังนั้นควรทำทีละข้ันตอน แบบ
ค่อยเป็นค่อยไป กำรเลือกโปรแกรมท่ีเผ่ืออนำคตไว้มำกเกินไป จะทำให้สูญเสียต้นทุนโดยเปล่ำประโยชน์
ถึงแม้ว่ำปัจจุบันเร่ิมเปลี่ยนเป็นระบบอิงเว็บ (Web based system) มำกขึ้น นั่นคือ สำมำรถจัดเก็บ ค้นคืน
ประมวลผล และแสดงรำยงำนต่ำงๆ ผำ่ นเว็บมำกขึน้ ก็ตำม

ควำมเสียหำยของกำรเลอื กใช้โปรแกรมบัญชที ่ีไม่มีคุณภำพ คอื กำรทำงำนไมม่ ีประสิทธภิ ำพ เกดิ ควำม
ลำ่ ชำ้ ขำดข้อมูลชว่ ยในกำรตดั สินใจ สรำ้ งปญั หำให้กบั กำรทำงำน เพิ่มค่ำใช้จ่ำยในระยะยำว ขำดควำมสำมำรถ
ในกำรแข่งขันทำงธุรกิจ เพรำะขำดเทคโนโลยีท่ีมีคุณภำพ รวมถึงกำรเลือกโปรแกรมที่มีประสิทธิภำพสูงเกิน
ควำมจำเป็น ทำให้เพ่ิมต้นทุนซึ่งไม่คุ้มค่ำต่อกำรใช้ประโยชน์ กำรเลือกโปรแกรมบัญชีที่ไม่มีคุณภำพจะเพ่ิม
ค่ำใช้จ่ำยในระยะยำว นอกจำกนี้ข้อควรระวังในกำรใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีคือ ควำมเสี่ยงจำกกำร
หยุดชะงักของระบบ อันเกิดจำกไวรัสคอมพิวเตอร์ ควำมเสี่ยงท่ีอำจเกิดข้ึนจำกเหตุกำรณ์ท่ีไม่คำดคิด เช่น ไฟ
ไหม้ แผน่ ดนิ ไหว ดงั นั้น ผ้ใู ช้ตอ้ งใหค้ วำมสำคญั กับกำรสำรองขอ้ มูล เพอ่ื ใหส้ ำมำรถนำกลับมำใช้ไดอ้ ยำ่ งรวดเร็ว
ที่สดุ เพือ่ ลดควำมเสียหำยทีจ่ ะเกดิ ขึ้นกับธุรกจิ

คณุ สมบตั ขิ องโปรแกรมสาเร็จรปู ทางการบญั ชที ด่ี ี
1. โปรแกรมบญั ชี ระดับมำตรฐำน มีผูใ้ ชก้ ันอย่ำงแพรห่ ลำย และกรมสรรพำกรยอมรบั
2. พฒั นำโดยบรษิ ทั ทีม่ ่ันคง และ มีช่ือเสยี งมำยำวนำน ด้วยทีมโปรแกรมเมอรม์ ืออำชพี
3. ทำงำนบน Windows ด้วย ระบบบัญชี ต่ำงๆ ครบวงจร
4. ใชง้ ำนงำ่ ย สะดวก ลดเวลำกำรทำงำน และมีรำยงำนทส่ี มบูรณแ์ บบ
5. กำรอบรมเพ่ือกำรใชง้ ำนไดจ้ ริงก่อนซ้ือและมีบริกำรหลงั กำรขำยท่ีดีเยี่ยม
6. สำมำรถรองรบั ธรุ กิจในอนำคตได้ เชน่ E- Commerce

ลักษณะการเลือกโปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชีทไ่ี ม่มคี ุณภาพ
1. เลือกบรษิ ัทที่ไมม่ ัน่ คง เลิกกจิ กำรแล้วไม่มีใครบริกำรหลังกำรขำย
2. สถำนทต่ี ิดต่อไม่สะดวก กอ่ นซอ้ื ไมเ่ คยเขำ้ ไปบริษัททีจ่ ำหน่ำยโปรแกรม
3. เลือกบรษิ ัทท่ีไมม่ ีควำมรู้ทำงด้ำนบัญชที ีจ่ ะคอยให้คำแนะนำในกำรประยุกตใ์ ชโ้ ปรแกรม
4. เลอื กโปรแกรมทใี่ ช้ฐำนข้อมูล (Database) ไมด่ ีพอ
5. เลอื กโปรแกรมทไ่ี ม่สำมำรถ Modification ให้ได้
6. ผจู้ ำหนำ่ ยโปรแกรมขำดวสิ ัยทัศน์ในกำรพัฒนำโปรแกรมเพ่ือเชื่อมต่อกับระบบงำนอ่ืน ๆ ในอนำคต
7. ไมม่ ีคำแนะนำในกำรเลอื กซื้อ Software ใหเ้ หมำะสมกับ Hardware
8. ผู้พฒั นำและจำหนำ่ ยไม่มคี วำมรู้ควำมเข้ำใจทำงด้ำนบญั ชี

1-13

9. คำนึงถึงโปรแกรมรำคำถกู อย่ำงเดยี ว ลมื คำนึงถึงคุณภำพโปรแกรมและกำรบริกำรหลงั กำรขำย
และโปรแกรมที่ดีต้องมุ่งเนน้ ทำงดำ้ นกำรบริกำรเปน็ หลัก

10. เลอื กบริษัทที่ไม่มีกำรพัฒนำโปรแกรมอยำ่ งต่อเนอื่ ง โปรแกรมล้ำสมัย ระบบบญั ชีของเรำไม่
สำมำรถนำเสนอข้อมูลเพ่ือกำรตัดสินใจไดร้ วดเรว็ เท่ำกับคู่แขง่ ขัน

11. รำยงำน (Report) ทไ่ี ด้ไม่ตอบสนองควำมต้องกำรของผู้บริหำร โดยเฉพำะ Software ท่ีเปน็
Package เพรำะบำงครงั้ ผบู้ ริหำรลมื ให้ควำมสำคัญกับข้อมูลบำงสว่ น ดูรำยละเอียดไมค่ ลอบคมุ ทัง้ หมด

12. ไมม่ ีโอกำสได้ทดลองใช้งำนจริง ก่อนตัดสนิ ใจซอื้ ควรจะได้ทดลองใชง้ ำนจริงกอ่ น
13. เลือกโปรแกรมท่ีใช้งำนยำก โปรแกรมบำงตวั คุณสมบตั ิอำจจะครบถว้ น แตส่ ิง่ ที่จะลมื ไม่ได้คือ
ต้องง่ำยในกำรใช้งำน สะดวก รวดเร็ว ครบถ้วน ถูกต้อง อย่ำลืมว่ำเรำนำโปรแกรมเข้ำมำใช้เพื่อประหยัดเวลำ
และคำ่ ใช้จำ่ ย ขอ้ มูลต้องตอบสนองตอ่ ธรุ กจิ
14. หลงเชอ่ื ในโฆษณำ เรำถำมอะไรเขำจะตอบว่ำได้หมด ฝ่ำยขำยไมม่ ีจรรยำบรรณ ฝำ่ ยขำยควร
นำเสนอส่งิ ทีด่ ี ที่มอี ยู่ในโปรแกรมนน้ั ๆเปน็ หลกั ไม่ควรท่ีจะเน้นกำรขำยให้ไดเ้ พยี งอย่ำงเดียว
15.เลือกบริษัทท่ีไมม่ ีทีมบริกำรหลังกำรขำย ส่งิ ที่สำคัญท่ีสดุ คอื กำรบริกำรหลังกำรขำย เพรำะธุรกิจ
ของคุณจะต้องใช้ Software ไปอีกนำนตรำบท่ีธุรกจิ ของคุณต้องดำเนินต่อไป บรษิ ัทท่ีขำยโปรแกรมอำจบอกท่ำน
ว่ำไม่รู้เรื่องบัญชีก็ยังใช้งำนได้ ท่ำนเคยคิดไหมว่ำทำไมบริษัทใหญ่ ๆ ถึงเลือกโปรแกรมที่มีคุณภำพพร้อมบริกำร
แม้เขำจะมฝี ่ำยบญั ชที ี่มคี วำมสำมำรถ ฝำ่ ย IT ประจำบริษทั เพรำะงำน Software คอื งำนบรกิ ำรหลงั กำรขำย
16. ไม่สำมำรถรองรบั ธรุ กิจในอนำคต เช่น E- Commerce โปรแกรม DOS ไม่สำมำรถรองรับได้แน่นอน
ส่วนระบบอืน่ ๆ ต้องพจิ ำรณำอยำ่ งรอบคอบด้วย

ปัญหาและอปุ สรรคจากการใชโ้ ปรแกรมสาเรจ็ รูปทางการบญั ชี

มีผลของกำรวิจัย พบว่ำ กำรนำโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีมำใช้ ก่อให้เกิดปัญหำสำหรับกิจกำร
เช่น เกิดควำมยำกในกำรประยุกต์โปรแกรมให้เข้ำกับลักษณะของธุรกิจ มีปัญหำเกี่ยวกับกำรเช่ือมต่อกัน
ระหว่ำงระบบย่อย เกิดควำมยุ่งยำกในกำรใช้งำน และกำรออกรำยงำน ผู้ใช้ขำดควำมรู้ควำมเข้ำใจ ขำดคว ำม
เชี่ยวชำญ รำยงำนท่ีได้ไม่ตรงกับควำมต้องกำรของกิจกำร และไม่มีบริกำรหลังกำรขำยที่ดี (มำนพ สีเหลือง
2549 ; ประจิต หำวัตร และ ศรัณย์ ชูเกียรติ 2548 ; สุตรำวดี บัวเทศ 2547 ; นันทพร ลิขิตไพบูลย์ศิลป์ จุฑำ
ทิพย์ สองเมือง และ ปรีชำ เจริญสุข 2545) ฉะน้ัน ในกำรเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีน้ัน ผู้ซื้อ
จะต้องพิจำรณำให้ละเอียดรอบคอบอย่ำงรอบด้ำน เพื่อใหโ้ ปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีท่ีเลือกใช้น้ันมีควำม
เหมำะสมกบั ธรุ กจิ อนั จะก่อใหเ้ กิดประโยชน์ แทนท่ีจะเกดิ ปัญหำในระยะยำว

จำกปญั หำและอุปสรรคท่ีกล่ำวมำ ทำใหธ้ รุ กจิ ต้องตระหนักในกำรตดั สินใจเลือกซ้ือโปรแกรมสำเร็จรูป
ทำงกำรบัญชี ซึ่งจำกกำรศึกษำจำกบทควำมและงำนวิจัยบำงส่วนในประเทศไทย พบว่ำ ปัจจัยที่มีผลต่อกำร
ตัดสินใจเลือกซ้ือโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีท่ีเกิดข้ึนในรอบสิบปีท่ีผ่ำนมำ ได้แก่ รำคำของผลิตภัณฑ์
ต้นทุนในกำรบำรุงรักษำ ควำมสำมำรถของโปรแกรม ควำมยืดหยุ่นในกำรใช้งำน (เช่น กำรแก้ไขหน้ำจอ
รำยงำนแบบฟอร์ม หรอื รหัสตน้ ฉบับ) ควำมยืดหยุ่นในกำรนำเสนองบกำรเงิน (เชน่ แสดงรำยงำนออกทำงหน้ำ

1-14

จอคอมพิวเตอร์ กำรเจำะลึกรำยงำน กำรนำเสนอข้อมูลในรูปกรำฟ แผนภูมิ ตลอดจนกำรเช่ือมโยงข้อมูลกับ
โปรแกรมอ่ืนๆ เช่น Microsoft Excel) ควำมน่ำเช่ือถือของโปรแกรมและผู้ผลิตหรือผู้จัดจำหน่ำย คุณสมบัติ
เสริมของโปรแกรม กำรควบคุมภำยใน เทคโนโลยีท่ีโปรแกรมนั้นต้องกำรใช้ (ได้แก่ ควำมต้องกำร
ระบบปฏิบัติกำรพื้นฐำน เช่น DOS, Windows, Unix) ระบบกำรจัดกำรฐำนข้อมูล ขอบเขตกำรใช้งำน รำยได้
รวม ขนำดของกิจกำร ลักษณะของธุรกิจ โปรแกรมง่ำยต่อกำรเข้ำใจ กำรสนับสนุนกำรฝึกอบรมและใหบ้ ริกำร
หลงั กำรขำย ลักษณะกำรทำงำนของโปรแกรม ระบบรักษำควำมปลอดภยั คุณสมบตั หิ ลกั ของโปรแกรม (ได้แก่
กำรมรี ะบบสำรองข้อมูล มรี ำยงำนตรงกับควำมต้องกำรของกิจกำร) คุณสมบัติของผู้ผลิตและผู้จำหนำ่ ย (ได้แก่
กำรมีคู่มือกำรใช้งำนของโปรแกรมท่ีสมบูรณ์) ข้อจำกัดของซอฟต์แวร์ ระบบกำรตัดสินใจของผู้บริหำร โดย
รำคำของผลิตภัณฑ์เป็นปัจจัยท่ีมีผลต่อกำรเลือกโปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีมำกกว่ำปัจจัยอื่นๆ (นันทพร
ลิขิตไพบูลย์ศิลป์ จุฑำทิพย์ สองเมือง และ ปรีชำ เจริญสุข 2545 ; สุตรำวดี บัวเทศ 2547 ; มำนพ สีเหลือง
2549 ; นงนิภำ ตุลยำนนท์ ศิริเดช คำสุพรหม และ ธีระเดช อังธีระปัญญำ 2549 ; พลพธู ปียวรรณ และ
สุภำพร เชิงเอี่ยม 2550 ; รุ่งทิพย์ อนันต์จรุงสุข 2553) นอกจำกนี้ งำนวิจัยของรุ่งทิพย์ อนันต์จรุงสุข (2553)
ที่ศึกษำกำรวิเครำะห์ปัจจัยในกำรเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีของสำนักงำนบัญชี ในเขต
กรุงเทพมหำนคร พบว่ำ สำนักงำนบัญชีในกรุงเทพมหำนครจะให้ควำมสำคัญในประเด็นอ่ืนๆ ด้วยท่ี
นอกเหนือจำกท่ีกล่ำวมำแล้วข้ำงต้น ได้แก่ ลักษณะกำรทำงำนของโปรแกรม กำรสนับสนุนกำรฝึกอบรมและ
ให้บริกำรหลังกำรขำย และระบบรกั ษำควำมปลอดภยั

ตัวอยา่ งโปรแกรมสาเร็จรปู ทางการบญั ชีของไทย ทใ่ี ชส้ าหรับธุรกิจในปจั จบุ ัน

โปรแกรมสำเร็จรูปทำงกำรบัญชีของไทย ที่ใช้ในปัจจุบัน มีมำกมำย มีท้ังโปรแกรมที่แจกฟรี และ
โปรแกรมท่ีจำหน่ำย เช่น Express , Formula , SmartBiz , Autoflight , BC-Account , Easy-ACC , EasyWin ,
WINSpeed เป็นตน้

*************************************

1-15

วิดีโอ YouTube
วชิ าโปรแกรมสาเร็จรปู เพื่องานบญั ชี

https://bit.ly/3oQPFr7