หน่วยที่ 10

หนว่ ยท่ี 10

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี ก่ียวกบั ระบบเจา้ หน้ี

ความร้พู ้นื ฐานเกย่ี วกับโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี 0



หนว่ ยท่ี 10

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบเจา้ หน้ี

สาระสำคญั

หลงั จากซอื้ สินคา้ หรอื บริการที่ยังไม่ได้จ่ายเงนิ กจิ การจะตัง้ เจ้าหนี้ไวใ้ นระบบ เม่อื ครบกำหนดการชำระเงิน
ก็จะถูกติดตามหน้ีจากเจ้าหนี้ การบันทึกข้อมูลทางบัญชีเกี่ยวกับระบบเจ้าหนี้ เริ่มจากการพิมพ์เอกสารเพือ่ ดูวา่
ยอดหนี้ใดที่ถึงกำหนด บางธุรกิจจะรับใบวางบิลไว้ก่อน และบันทึกวันนัดชำระเงินให้เจ้าหนี้ จากนั้นจะพิมพ์
รายงาน เพอ่ื ดวู ่าใบวางบลิ ใดถึงกำหนดจ่ายเงนิ กจ็ ะเตรียมเชค็ จา่ ยเพอื่ จ่ายเงินให้เจ้าหน้ี เมื่อได้รับใบเสร็จรับเงิน
ก็จะเข้ามาบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน แต่ถ้าธุรกิจไม่มีขั้นตอนรบั วางบลิ ก็จะพิมพ์ “รายงานเจ้าหนี้ถงึ กำหนด
ชำระเงนิ ” มาตรวจสอบ และจดั เตรยี มเชค็ จ่ายโดยไม่ต้องผ่านข้ันตอนการรบั วางบลิ กรณีธรุ กจิ บรกิ าร จะมีการ
บนั ทกึ ภาษหี ัก ณ ที่จ่าย ที่ต้องหักเอาไว้ ซ่ึงทำใหย้ อดเงนิ ทจ่ี า่ ยลดลงตามมูลคา่ ภาษหี ัก ณ ที่จ่ายดว้ ย

สาระการเรียนรู้

1. ภาพรวมของระบบเจ้าหนี้
2. เมนูในระบบเจา้ หน้ี
3. การบนั ทึกรายการในระบบเจา้ หนี้

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรู้เกีย่ วกับระบบเจ้าหน้ี
2. ทำการบันทึกรายการในระบบเจา้ หนี้ตามลำดับขน้ั ตอน

จุดประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 อธบิ ายภาพรวมของระบบเจา้ หนี้ได้
1.2 เลอื กใช้เมนูในระบบเจ้าหนี้ได้

2. ดา้ นทักษะ

2.1 บนั ทกึ รายการในระบบเจ้าหน้ีได้

3. ด้านคุณลักษณะอนั พึงประสงค์

3.1 ความมวี นิ ยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรับผิดชอบ
3.4 ความซอ่ื สตั ยส์ จุ รติ

การบันทึกข้อมลู ทางบัญชีเกยี่ วกบั ระบบเจา้ หนี้ 1

ภาพรวมการทางานในระบบเจ้าหน้ี

หลังจากซื้อสินค้าหรือบริการท่ียังไม่ไดจ้ ่ายเงินโดยตั้งเจ้าหนี้ไว้ในระบบ เมื่อครบกำหนดการชำระเงินก็จะถกู
ติดตามหนี้จากเจ้าหนี้ การบันทึกรายการของระบบเจ้าหนี้ เริ่มจากการพิมพ์เอกสารเพื่อดูว่ายอดหนี้ใดที่ถึงกำหนด
สำหรับเจ้าหนี้บางรายไม่ต้องมีขั้นตอนรบั ใบวางบิล แต่บางธุรกิจจะรับใบวางบลิ ไว้ก่อน และบันทึกวันนัดชำระเงินให้
เจ้าหนี้ จากน้นั จะเปน็ การพมิ พร์ ายงาน เพอ่ื ดวู ่าใบวางบลิ ใดถึงกำหนดจ่ายเงิน กจ็ ะเตรยี มเช็คจ่ายเพ่ือจ่ายเงินให้เจ้าหน้ี
และจัดทำใบหกั ภาษี ณ ท่ีจ่ายใหเ้ จ้าหน้ี เมื่อได้รับใบเสรจ็ รบั เงนิ ก็จะเข้ามาบันทกึ รายการใบเสรจ็ รับเงิน แต่ถ้าธุรกิจไม่
มีขนั้ ตอนรบั วางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานเจ้าหน้ีถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและจัดเตรียมเช็คจ่าย โดยไม่ต้องผ่าน
ขั้นตอนการรับวางบิล กรณีธุรกิจบริการ จะมีการบันทึกภาษีหัก ณ ที่จ่าย ที่ต้องหักเอาไว้ ซึ่งทำให้ยอดเงินท่ีได้จ่าย
ลดลงตามมลู ค่าภาษีหัก ณ ทจ่ี ่ายด้วย การทำงานในระบบเจา้ หนม้ี ีขนั้ ตอนการทำงานสรปุ เปน็ แผนภาพได้ดงั น้ี

ภาพท่ี 10-1 ภาพรวมข้นั ตอนการทำงานของระบบเจา้ หน้ี

เมอ่ื ทำการบนั ทกึ ข้อมูลในระบบเจ้าหนแี้ ล้ว โปรแกรมจะเชื่อมโยงขอ้ มูลไปที่ระบบอืน่ ทเี่ ก่ียวขอ้ ง ดงั ภาพที่ 10-2

ระบบเชค็ และ
เงนิ ฝากธนาคาร

จ่ายเชค็ / โอนเงิน

ภาษีซื้อ (บรกิ าร) ระบบเจา้ หนี้ ลงรายวนั เงนิ สดจ่าย
ภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย
ระบบบัญชี
รายงานภาษมี ลู คา่ เพ่มิ แยกประเภท
และภาษหี กั ณ ที่จา่ ย

ภาพท่ี 10-2 การเชอื่ มโยงจากระบบเจา้ หนไ้ี ปยงั ระบบอืน่ ทเี่ ก่ียวข้อง
2 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

เมนใู นระบบเจ้าหนี้
การบนั ทึกรายการของระบบเจา้ หนี้ มเี มนใู ห้เลือกใช้ดงั ภาพที่ 10-3

ภาพที่ 10-3 เมนูในระบบเจา้ หนี้
การบันทึกรายการในระบบเจา้ หนี้
การบันทกึ รายการของระบบเจา้ หน้ี สำหรับเจา้ หนีบ้ างรายไม่ต้องมีขนั้ ตอนรับใบวางบลิ แตบ่ างธรุ กิจจะ
รบั ใบวางบลิ ไวก้ ่อน และบันทึกวันนัดชำระเงินให้เจา้ หน้ี จากนน้ั จะเปน็ การพมิ พ์รายงาน เพือ่ ดูว่าใบวางบิลใด
ถึงกำหนดจา่ ยเงิน ก็จะเตรยี มเช็คจา่ ยเพือ่ จ่ายเงินให้เจ้าหน้ี และจัดทำใบหกั ภาษี ณ ทีจ่ ่ายให้เจา้ หนี้ เมอื่ ได้รับ
ใบเสร็จรับเงิน ก็จะเข้ามาบันทกึ รายการใบเสรจ็ รับเงนิ

การบันทึกข้อมลู ทางบญั ชเี ก่ยี วกบั ระบบเจา้ หน้ี 3

1. ตรวจสอบหน้ีคา้ งชำระของเจา้ หน้ี
การตรวจสอบหนจ้ี ะเรมิ่ จากการออกรายงาน เพ่อื ตรวจสอบยอดหนีข้ องเจา้ หนแ้ี ต่ละราย แล้วรบั วาง

บิลเพื่อนัดวนั จ่ายเงนิ แต่สำหรบั เจา้ หน้ีบางรายอาจใช้ใบสง่ ของทีไ่ ด้รบั จากเจ้าหน้ีต้ังแต่ข้ันตอนการซ้ือสินค้า/
บริการ มาใช้ในการจัดทำเช็คจ่าย โดยไมต่ ้องใหเ้ จา้ หนม้ี าวางบิลเพ่อื ชำระเงินอีก สรปุ เปน็ ขั้นตอนได้ ดงั น้ี

1.1 พิมพร์ ายงานเพอ่ื ตรวจสอบยอดหนค้ี า้ งชำระของเจ้าหนแ้ี ตล่ ะราย นอกจากนยี้ งั มีรายงานอื่นๆ
ทใี่ ชใ้ นการดูยอดหนค้ี รบกำหนดชำระ

1.2 การรับวางบลิ จากเจา้ หน้ี และนดั วันจ่ายชำระเงนิ เจา้ หนี้
1.3 พิมพร์ ายงานใบวางบลิ ที่ครบกำหนดจ่ายเงนิ เปน็ การสง่ั พมิ พร์ ายงาน เพ่อื จ่ายเงนิ ใหเ้ จา้ หนี้
ตามวนั ทีถ่ ึงกำหนดจา่ ย สำหรับธรุ กิจท่ีไมต่ ้องมขี ั้นตอนรบั วางบิล สามารถขา้ มหวั ข้อที่ 2) และ 3) ไปได้
2. การตรวจสอบยอดหนี้ของเจา้ หน้ี
ทำโดยพมิ พร์ ายงานยอดหนค้ี รบกำหนดของเจ้าหนี้ เพอื่ ตรวจสอบวา่ มเี จา้ หนรี้ ายใดทบ่ี ริษทั ต้องทำ
การชำระหน้ี เพอ่ื ทราบประมาณการจ่ายชำระหน้ี และบรหิ ารเงนิ สดหมนุ เวยี นของธรุ กิจไวล้ ว่ งหน้า
2.1 บนั ทึกรับวางบลิ เจา้ หน้ี

2.1.1 เข้าท่ี ระบบเจา้ หน้ี  ตรวจสอบหนี้  รบั วางบลิ เจา้ หน้ี หรอื เปดิ work flow
ระบบเจา้ หนี้  ใบรบั วางบลิ

2.1.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
2.1.3 เลอื กเล่ม “ใบวางบลิ ” ที่จะใช้งาน
2.1.4 กดปุม่ F3-เพิ่ม เพอ่ื เพิ่มใบวางบลิ ใหม่ จะเข้ามาที่หนา้ ต่างใบวางบลิ
2.1.5 บนั ทึกรายละเอยี ดของใบวางบลิ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่ือเกบ็ ข้อมลู
ตัวอย่างที่ 10-1 วนั ท่ี 22/11/63 บริษทั ฮวดหลี จำกดั มาวางบิล ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจ้งหน้ี เลขท่ี HL01
ไดร้ บั ใบวางบลิ เลขที่ HLL01 กำหนดจา่ ยหนเ้ี ปน็ วนั ท่ี 21/12/63 ทำการบันทึกรายการดังภาพที่ 10-4 ถงึ 10-6 ตามลำดบั

เมนูใบรับวางบิล

ภาพที่ 10-4 หน้าต่างเขา้ บนั ทกึ ใบรบั วางบลิ โดยใช้ Work Flow ระบบเจ้าหนี้

4 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์

กด F3-เพ่ิม

ภาพท่ี 10-5 หน้าตา่ งเข้าบันทึกใบรับวางบลิ

ภาพที่ 10-6 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการใบรบั วางบลิ

อธิบายการบันทกึ รายการสว่ นหัว

เล่ม เล่มของใบวางบิลทเ่ี ลือกเข้ามาทำงาน

เลขที่ เลขทภ่ี ายในของใบวางบลิ ถ้าวา่ งไว้โปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมตั ิ

เลขทีอ่ า้ งอิง เลขท่ีอ้างอิงของใบวางบลิ ถา้ วา่ งไวโ้ ปรแกรมจะ Running ให้อัตโนมตั ิ

วนั ท่ี วันท่ีของใบวางบลิ โปรแกรมจะข้นึ วันทป่ี ัจจุบนั ของเครอ่ื งคอมพวิ เตอรท์ ใ่ี ช้งานอยู่

รหัส/ชือ่ /ทอ่ี ย่ลู กู คา้ ระบรุ หสั หรือชอ่ื ลกู ค้าทีจ่ ะทำใบวางบลิ

พนง.เก็บเงิน ใสร่ หัสพนกั งานเก็บเงินทท่ี ำหนา้ ทเี่ กบ็ เงิน

พนง.ขาย ใส่รหสั พนกั งานขายทด่ี แู ลลูกหน้ีรายน้ี

เครดติ เทอม ระบเุ ครดติ เทอมเพ่อื ใชค้ ำนวณวันครบกำหนดชำระเงนิ

วนั วางบลิ ใสว่ ันท่จี ะไปวางบลิ อาจจะไม่ใช่วันท่ขี องใบวางบลิ กไ็ ด้

วันนดั ชำระเงิน โปรแกรมจำคำนวณวันนัดชำระเงนิ จากวันวางบลิ บวกด้วยเครดติ เทอม

อธบิ ายส่วนรายการยอ่ ย

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงรหสั ประเภทเอกสารทีเ่ ลอื กมาวางบลิ เช่น BI คือ INVOICE ซอื้ เชอื่

BM คอื ใบลดหนี้ซอื้ เชอื่ เป็นตน้

เลม่ เอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ช่วยคน้ หาได้

เลขท่ี ระบเุ ลขทเ่ี อกสารของเลม่ เอกสารที่ระบุ ใช้ Hot Seek ชว่ ยคน้ หาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดงึ วนั ทค่ี รบกำหนดทเี่ คยระบไุ วใ้ นเอกสารนัน้ มาให้

จำนวนเงิน โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงนิ สทุ ธิ ในเอกสารทเ่ี ลือกไว้มาให้

คา้ งชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงนิ ค้างชำระ ในเอกสารทเี่ ลือกไวม้ าให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงนิ ทจี่ ะตอ้ งชำระในคร้ังน้ี ซง่ึ โปรแกรมจะขึ้นจำนวนเงินทค่ี ง

คา้ งของเอกสารมาให้อัตโนมตั ิ

การบนั ทึกข้อมูลทางบัญชเี ก่ียวกบั ระบบเจ้าหนี้ 5

2.2 การจ่ายชำระหนใ้ี หเ้ จา้ หนี้
หลังจากทำการนดั ชำระเงินตามใบวางบลิ แล้ว เมอื่ ถงึ กำหนดจา่ ยเงินให้เจา้ หน้ี จะพิมพ์ “รายงาน

ใบวางบลิ ทถ่ี ึงกำหนดจา่ ยเงนิ ” มาตรวจสอบ จากน้ัน จะจดั เตรยี มเช็คจ่ายและบนั ทกึ ใบเสรจ็ รับเงินพรอ้ มภาษี
แต่ถ้าธุรกิจไม่มีขั้นตอนรับวางบิล ก็จะพิมพ์ “รายงานเจ้าหนี้ถึงกำหนดชำระเงิน” มาตรวจสอบและใช้
จดั เตรียมเช็คจา่ ยได้ โดยไม่ตอ้ งผ่านข้นั ตอนการรับวางบลิ (กรณธี รุ กิจบรกิ าร จะมกี ารบันทกึ ภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย
ทต่ี อ้ งหกั เอาไว้ ซง่ึ ทำให้ยอดเงนิ ทไ่ี ดจ้ ่ายลดลงตามมลู ค่าภาษีหกั ณ ท่ีจา่ ยด้วย)

2.2.1 บันทึกใบเสร็จรบั เงนิ กรณซี อื้ สนิ คา้ และรายละเอยี ดการจา่ ยเงนิ
2.2.1.1 เข้าไปท่เี มนู ระบบเจา้ หน้ี  ชำระหนคี้ า่ สนิ คา้  จา่ ยหนคี้ า่ สนิ คา้

(ใบเสร็จรบั เงิน) หรือ เปดิ work flow ระบบเจา้ หนี้ ใบเสร็จสินค้า
2.2.1.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทำงาน
2.2.1.3 เลอื กเลม่ “ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ทีจ่ ะใชง้ าน
2.2.1.4 กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพือ่ เพิ่มรายการ
2.2.1.5 บันทกึ รายละเอียดของใบเสรจ็ รบั เงิน และรายการชำระเงนิ
2.2.1.6 กดปุ่ม F10-SAVE เพ่อื เกบ็ รายการ

ตัวอยา่ งท่ี 10-2 วนั ที่ 27/11/63 ไดร้ บั ใบเสรจ็ รบั เงนิ เลขท่ี ADR01 บริษทั เอดสิ นั จำกัด จากการจ่าย
ยอดคา้ งชำระตามใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หน้ี เลขที่ AD01 และ เลขท่ี AD02 โดยจา่ ยเป็นเช็คเลขที่ 921716
ลงวนั ท่ี 17/12/63 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพท่ี 10-7 ถึง 10-14 ตามลำดับ

เมนูใบเสรจ็ รบั เงิน(สินคา้ )

ภาพที่ 10-7 หนา้ ต่างเพอ่ื เขา้ ไปบันทกึ ใบเสรจ็ รบั เงิน โดยใช้ Work Flow ระบบเจ้าหน้ี

6 จัดทำโดย : ครพู นิ รฎั สตี ลวรางค์

กด F3-เพม่ิ

ภาพที่ 10-8 หนา้ ตา่ งเพ่อื เข้าไปบันทกึ ใบเสรจ็ รับเงนิ ระบบเจา้ หนี้

ภาพที่ 10-9 หน้าตา่ งบนั ทึกรายการใบเสรจ็ รบั เงนิ ระบบเจ้าหนี้ (การบนั ทึกรายการส่วนบน)

อธิบายการบนั ทึกรายการสว่ นบน

เล่มท่ี เล่มที่ของเอกสารที่เลอื กเขา้ มา

เลขที่ เลขท่ขี องเอกสาร จะใสเ่ อง หรือว่างไว้เพือ่ ให้โปรแกรม Running ใหเ้ ม่ือ SAVE

เลขอ้างอิง เลขทเี่ พอ่ื ใช้ในการอา้ งองิ กบั เอกสารใบนี้ จะใสเ่ อง หรือว่างไว้เพ่ือใหโ้ ปรแกรม Running

ใหก้ ไ็ ด้

วันที่ ใส่วันท่ใี นใบเสรจ็ รบั เงิน

รหัสผูข้ าย ใส่รหสั ผู้ขาย ใช้ Hot Seek ช่วยคน้ หาได้

ช่ือผู้ขาย โปรแกรมจะแสดงชอื่ ผขู้ ายทเ่ี ลอื กไว้

คน้ ใบวางบลิ กรณที ีม่ กี ารบนั ทกึ ใบวางบลิ มาก่อนขนั้ ตอนการทำใบเสรจ็ รบั เงิน จะมกี ารอา้ งถงึ ใบวาง

บิล เพอื่ เปน็ การตดั รายการใบวางบลิ ว่าได้ชำระเงินแลว้ ใหเ้ ลอื กใบวางบลิ ทจี่ ะจดั ทำ

ใบเสร็จรับเงิน แต่ถา้ ไม่เคยจดั ทำใบวางบลิ ก็ให้ขา้ มชอ่ งน้ีไปได้

แกไ้ ขรายละเอียดอืน่ ใสค่ ่า Y เพอ่ื เข้าไปบันทึกรายละเอยี ดเพิ่มเติม

ภาพท่ี 10-10 หนา้ ตา่ งเลอื กรายการ Invoice ท่ีจะนำมาตัดชำระ (การบันทึกส่วนรายการยอ่ ย)
การบันทึกขอ้ มลู ทางบญั ชเี ก่ียวกับระบบเจา้ หนี้ 7

อธบิ ายการบันทกึ สว่ นรายการยอ่ ย

รหสั ประเภทเอกสาร โปรแกรมจะแสดงเอกสารรหสั ประเภทเอกสารท่เี ลือกมาวางบิล เชน่ BI คอื

INVOICE ซ้ือเช่ือ , BM คอื ใบลดหน้ีซอ้ื เชือ่ เป็นตน้

เล่มเอกสาร ระบเุ ลม่ เอกสารของประเภทเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ช่วยค้นหาได้

เลขท่ี ระบเุ ลขทเ่ี อกสารของเล่มเอกสารทร่ี ะบุ ใช้ Hot Seek ชว่ ยค้นหาได้

ครบกำหนด โปรแกรมจะดงึ วันที่ครบกำหนดทเี่ คยระบุไวใ้ นเอกสารนนั้ มาให้

จำนวนเงนิ โปรแกรมจะคำนวณจำนวนเงินสุทธิ ในเอกสารทีเ่ ลือกไว้มาให้

ค้างชำระ โปรแกรมจะแสดงจำนวนเงนิ ค้างชำระ ในเอกสารทเี่ ลอื กไวม้ าให้

ยอดชำระ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินทจ่ี ะจ่ายให้เจ้าหน้ีในครงั้ นี้ ซึ่งโปรแกรมจะขน้ึ จำนวนเงินที่

คงค้างของเอกสารมาใหอ้ ตั โนมตั ิ

ภาพที่ 10-11 หน้าต่างการบนั ทกึ ส่วนรายการทา้ ยของใบเสร็จรบั เงิน

อธิบายการบันทกึ สว่ นทา้ ย

ยอดตดั ชำระ เป็นยอดเงินรวมทต่ี ดั ชำระหนสี้ ำหรบั ใบเสรจ็ รบั เงนิ ใบนี้

บันทกึ ภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ย กรณที ่ีเราต้องหกั ภาษี ณ ทจี่ ่ายไว้ ให้ใสค่ า่ Y เพือ่ เข้าไปบนั ทกึ รายละเอยี ดภาษหี ัก ณทีจ่ า่ ย

หกั เงนิ มัดจำ กรณีมีเงนิ มดั จำท่ีเคยบันทกึ ไว้ เมือ่ มีการอ้างถงึ INVOICE กจ็ ะดงึ รายการเงนิ มดั จำ

มาใหอ้ ตั โนมัติ

หัก ส่วนลด กรณีมสี ่วนลดหนา้ งาน เช่น ได้รับสว่ นลดจากผขู้ ายเพม่ิ เตมิ จาก INVOICE ซ้ือ

หัก ภาษี มลู ค่าของภาษหี กั ณ ท่จี ่าย ถา้ มกี ารบันทกึ รายการภาษหี กั ณ ทจ่ี ่าย ไวแ้ ลว้ ยอดเงนิ

ที่จา่ ยจรงิ จะลดลงไปเท่ากับยอดเงินภาษีหกั ณ ที่จ่าย

บวก ดอกเบ้ีย กรณีมกี ารคิดดอกเบี้ย เนอื่ งจากกจิ การชำระเงนิ ลา่ ช้า สามารถบนั ทกึ มลู ค่าดอกเบี้ยทช่ี ่องน้ี

ยอดสุทธิ โปรแกรมจะแสดงยอดเงินสทุ ธิ ทคี่ วรจะจา่ ยใหเ้ จา้ หน้ี

ภาพที่ 10-12 หน้าตา่ งเลอื กรายการจา่ ย เพอื่ บันทกึ รายการชำระหน้ี
8 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 10-13 หนา้ ต่างเลือกประเภทเอกสารที่ใช้ชำระหนี้

ภาพท่ี 10-14 หน้าตา่ งบันทึกรายการเอกสารธนาคาร (เชค็ จ่าย)

อธิบายการบันทกึ รายการเอกสารธนาคาร

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หัสประเภทเอกสารธนาคาร (ดูไดจ้ ากสรปุ ประเภทเอกสารธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ ่า D ถา้ เป็นรายการรบั หรือฝากเข้า (deposit)

ใสค่ า่ W ถา้ เปน็ รายการจ่ายหรอื ถอนออกจากบัญชี (withdrawal)

เลขท่ีเช็ค/เอกสาร ใสเ่ ลขท่เี ชค็ หรอื เลขทเี่ อกสารทเ่ี กย่ี วขอ้ งกบั รายการนั้นๆ

วันทรี่ ับ-จา่ ยเชค็ /เอกสาร ใสว่ นั ทีร่ ับจ่ายเช็ค หรือวันที่ของเอกสารธนาคารประเภทนน้ั ๆ

วันท่ีเชค็ /เอกสาร DUE วันทท่ี ีเ่ ชค็ หรอื วนั ทที่ ีเ่ อกสารถึงกำหนด

การบนั ทึกข้อมลู ทางบัญชีเกย่ี วกบั ระบบเจา้ หน้ี 9

ผรู้ ับ/จ่าย (ไทย) ช่ือในเช็คที่เปน็ ช่อื ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเช็ค รหสั ธนาคารของเช็คหรอื เอกสารใบนั้น คน้ หาโดยใช้ Hot Seek

มูลค่า มูลค่าของเชค็ หรอื เอกสารใบนน้ั โปรแกรมจะดงึ ยอดเงินทีเ่ คยมกี ารตดั ชำระ

ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสง่ั ซอ้ื อ่นื มาแลว้ ซงึ่ จะใชใ้ นกรณที ่ีมกี ารรบั เชค็ 1 ใบ

จากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสงั่ ซ้ือหรอื ใบเสร็จหลายใบ

คงเหลอื ยอดเงินในเชค็ ทเี่ หลอื หลงั จากตัดจา่ ยจากรายการอ่นื ๆ มากอ่ น

ตัดชำระใบเสรจ็ /INVOICE อน่ื แล้ว เปน็ ยอดเงนิ ของเชค็ ทม่ี ีการตดั ชำระแบบแบง่ การชำระเงนิ เป็นงวดๆ

ดว้ ย INVOICE ใบอ่นื ก่อนแล้ว

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงินในเชค็ ทต่ี ดั ชำระสำหรบั เอกสารใบน้ี กรณีทเี่ ชค็ 1 ใบ จ่ายหลาย

เอกสาร ยอดเงินตรงนจ้ี ะเท่ากบั ยอดในเอกสารปจั จบุ นั

STEP ถ้าใสค่ ่า วา่ ง = ยังไม่ระบเุ งินเข้าธนาคาร

ถา้ ใส่คา่ B = นำเชค็ เข้าธนาคารแลว้

สถานะ จะระบคุ า่ ในช่องนีไ้ ด้ เมอื่ ระบคุ ่าในช่อง STEP = B แล้ว

ถา้ ใสค่ ่า ว่าง = ยังไมร่ ะบสุ ถานะ ถ้าใสค่ ่า P = เชค็ ผา่ น

ถ้าใส่คา่ R = เชค็ คืน

สมดุ บัญชเี งินฝาก จะระบคุ ่าในช่องน้ีไดเ้ มอ่ื ระบคุ า่ ใน STEP = B แล้ว

จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการน้ี เขา้ สมดุ บญั ชเี งินฝากได้

สรุปประเภทเอกสารธนาคาร

รหัส รายละเอียด ตวั อยา่ งการใชง้ าน

CD บัตรเครดติ รายการบตั รเครดิต

CHI รายการเงนิ สดรบั รับเงนิ สด (ไมเ่ กย่ี วกบั ยอดเงินในบัญช)ี

CHO รายการเงนิ สดจ่าย จ่ายเงินสด (ไม่เกี่ยวกับยอดเงนิ ในบญั ช)ี

CL ฝากโดยเช็คธนาคารอน่ื เช็ครับของธนาคารอื่นท่ไี มต่ รงกบั ธนาคารของสมดุ บญั ชี

CW ถอนโดยเช็ค (เชค็ จา่ ย) เม่อื จา่ ยเช็คจากสมุดบญั ชที ี่ระบุ

HC ฝากโดยเชค็ (เช็ครบั ) เมือ่ ไดร้ บั เชค็ (รอนำฝากเขา้ บัญชีเงินฝาก)

LC เล็ตเตอรอ์ อฟเครดติ รายการที่เปน็ เลต็ เตอรอ์ อฟเครดติ

TRD ฝากโดยการโอน โอนเงินเขา้ บญั ชบี รษิ ทั

TRW ถอนโดยการโอน โอนเงนิ จากบญั ชขี องบรษิ ทั

2.2.2 บนั ทกึ ใบเสร็จรบั เงิน กรณใี ห้บรกิ าร มีการบนั ทกึ ภาษหี กั ณ ท่จี ่าย
2.2.2.1 เข้าไปท่เี มนู ระบบเจา้ หน้ี  ชำระหน้ีค่าบริการ  จ่ายหนคี้ ่าบรกิ าร

(ใบเสร็จรับเงิน/ ใบกำกบั ภาษ)ี หรอื เปิด work flow ระบบเจ้าหนี้  ใบเสรจ็ บรกิ าร

2.2.2.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
2.2.2.3 เลือกเลม่ “ใบเสรจ็ รบั เงิน” ทจี่ ะใชง้ าน

2.2.2.4 กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพม่ิ รายการ
2.2.2.5 บันทกึ รายละเอียดของใบเสรจ็ รบั เงนิ และรายการจ่ายเงิน
2.2.2.6 กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ รายการ

10 จดั ทำโดย : ครพู นิ รัฎ สตี ลวรางค์

ตวั อย่างท่ี 10-3 วันท่ี 26/12/63 จา่ ยชำระหน้ีให้บริษัท แอลพี จำกัด (เลขผเู้ สยี ภาษี 6100111222333)
สำหรบั ใบส่งของ/ใบแจง้ หนี้ เลขทอี่ า้ งองิ LP01 โดยจา่ ยเปน็ เช็คเลขท่ี 921721 ลงวันที่ 28/01/58 ทำการหกั
ณ ท่จี ่าย ตามอตั ราทถ่ี กู ตอ้ ง ไดร้ บั ใบเสร็จรับเงนิ /ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี LPR01 ทำการบนั ทกึ รายการดงั ภาพที่
10-15 ถงึ 10-21 ตามลำดับ

เมนูใบเสรจ็ บรกิ าร

ภาพที่ 10-15 หน้าต่างเพือ่ เข้าไปบนั ทึกใบเสรจ็ บริการ ระบบเจา้ หน้ี โดยใช้ Work Flow

กด F3-เพ่ิม

ภาพที่ 10-16 หน้าต่างเพอ่ื เข้าไปบนั ทกึ ใบเสร็จรบั เงิน/ใบกำกบั ภาษี งานบรกิ าร

ภาพท่ี 10-17 หนา้ ต่างบันทึกรายการใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกบั ภาษี งานบริการ
การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชีเก่ียวกบั ระบบเจ้าหน้ี 11

ภาพท่ี 10-18 หนา้ ต่างเลือกรายการ Invoice ทจ่ี ะนำมาตัดชำระ

ภาพท่ี 10-19 หนา้ ตา่ งเพอื่ เปิดหนา้ ต่างบันทึกภาษหี ัก ณ ทจ่ี า่ ย (พมิ พ์ y)

ภาพที่ 10-20 หน้าต่างบนั ทึกรายการภาษีหกั ณ ทีจ่ ่าย
12 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

อธบิ ายการบันทึกภาษหี ัก ณ ที่จา่ ย

ประเภทเอกสารหัก ณ ท่ีจ่าย โปรแกรมจะขึ้นประเภทเอกสารท่ีค้นได้

เอกสารภายในเล่มที่ ใส่เล่มทีข่ องประเภทเอกสารท่ีเลอื กเขา้ มาทำงาน

เลขท่ี ใสเ่ ลขทขี่ องเลม่ ที่เลอื กเขา้ มาทำงาน

เลขที่อ้างอิง ใสเ่ ลขท่ีของใบหกั ภาษี ณ ทีจ่ า่ ย ท่ลี ูกคา้ ออกเอกสารมาให้

วันท่ี ใสว่ ันทีใ่ นใบหกั ภาษี ณ ทีจ่ ่าย

ช่อื ผู้หกั /ผ้ถู กู หักภาษี ใส่ชือ่ บรษิ ทั เจ้าหนี้

ทอ่ี ยู่ (บรรทดั 1,2,3) ใส่ทีอ่ ยขู่ องบริษทั เจ้าหน้ี จะดงึ มาใหจ้ ากฐานขอ้ มูลผขู้ าย

เลขผ้เู สยี ภาษี ใสเ่ ลขประจำตวั ผเู้ สียภาษขี องเจ้าหน้ี

เงื่อนไขการหกั ภาษี 1 = หัก ณ ทจ่ี ่าย , 2 = ออกภาษีให้ (กรณใี สค่ า่ 1)

หัก ณ ทีจ่ า่ ยตามมาตรา 1 = มาตรา 3 เตรส , 2 = มาตรา 65 จตั วา , 3 = มาตรา 69 ทวิ

ประเภทเงนิ ได้ท่จี ่าย ใส่ประเภทเงนิ ได้ทจ่ี ะหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย ในครงั้ น้ี

จำนวนเงนิ ใส่จำนวนเงนิ ทใ่ี ช้คำนวณภาษหี ัก ณ ทีจ่ ่าย

อตั ราภาษี ใส่อตั ราภาษหี กั ณ ท่ีจา่ ย โดยใสเ่ ป็นเปอรเ์ ซ็นต์

ยอดสำหรับใบเสร็จนี้ ยอดภาษหี ัก ณ ทีจ่ ่าย สำหรบั ใบเสร็จน้ี กรณหี ลายใบภาษี ตอ่ 1

ใบเสรจ็ รบั เงนิ

รวมมลู คา่ ภาษีท้งั ใบ มลู ค่าภาษีหัก ณ ทีจ่ า่ ย ของใบน้ี

ภาพท่ี 10-21 หน้าตา่ งบนั ทกึ รายการจา่ ยชำระหน้ี (เช็คจา่ ย)
การบันทึกข้อมูลทางบญั ชเี กี่ยวกับระบบเจา้ หน้ี 13

14 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์