หน่วยที่ 6

6-1หน่วยที่ 6การบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบสาระสำคัญการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ เป็นการบันทึกยอดยกมาของรายการค้าที่เกิดขึ้นก่อนที่มาเริ่มใช้งานโปรแกรม แต่ถ้าธุรกิจใด เริ่มใช้โปรแกรมพร้อมกับการจดทะเบียนจัดตั้งบริษัทฯ ก็จะไม่ต้องทำขั้นตอนนี้ โดยจะบันทึกเฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ระบบเพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม กรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทำให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาสาระการเรียนรู้1. การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท2. การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด 3. การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวด 4. การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดสมรรถนะประจำหน่วย1. แสดงความรู้เกี่ยวกับการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ2. ประยุกต์ใช้ความรู้เกี่ยวกับการบันทึกยอดยกมาในแต่ละระบบ ในชีวิตประจำวัน และการประกอบอาชีพจุดประสงค์การเรียนรู้1. อธิบายการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภทได้2. อธิบายการบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดได้ 3. อธิบายการบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวดได้ 4. อธิบายการบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดได้

6-2❖ การบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภทการใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท จะใส่เฉพาะยอดที่ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้ระบบเพียงครั้งเดียว ส่วนยอดยกมาในรอบบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองโดยอัตโนมัติ แม้จะยังไม่ปิดงวดบัญชีก็ตาม บางครั้งผู้ใช้อาจไม่ได้เริ่มใช้งานตรงกับวันที่เริ่มรอบบัญชีก็ได้ เช่น เริ่มรอบบัญชีวันที่ 01/01 แต่อาจเริ่มใช้โปรแกรมทำงานตอนกลางปี(1 มิถุนายน) ก็ให้ระบุวันเริ่มใช้ระบบเป็น 01/06 และเริ่มใส่ยอดยกมาในวันนี้ โดยนำยอดยกไปของงบทดลองหลังปิดบัญชี (งบฐานะการเงิน) ณ วันที่ 31/05 มาระบุลงไปกรณีที่ผู้ใช้ยังหายอดยกมาจากรอบบัญชีก่อนไม่ได้ สามารถลงรายการรายวันเพื่อเริ่มทำงานไปก่อนได้ และเมื่อหายอดยกมาได้แล้วจึงค่อยย้อนกลับมาบันทึกย้อนหลังไป ทำให้ผู้ใช้สามารถเริ่มงานใหม่ได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมา1. เข้าที่ ระบบบัญชีแยกประเภท  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภท หรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  ใส่ยอดยกมาเริ่มต้นตั้งบริษัทและสาขา2. เลื่อนแถบสว่างหรือใช้เม้าส์คลิกไปยังรายการบัญชีที่จะเข้าไปบันทึกรายการ3. กดปุ่ม F2-แก้ไข เพื่อเข้าไปใส่ยอดยกมาต้นงวดของบัญชีนั้น4. บันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชี ซึ่งอาจจะเป็นยอดยกมาด้านเดบิตหรือเครดิตก็ได้5. บันทึกรายละเอียดเสร็จแล้วกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูลภาพที่ 6-1 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดยกมาต้นงวดของบัญชีแยกประเภททาง Work Flow

6-3ภาพที่ 6-2 หน้าต่างรายการจากผังบัญชีเพื่อบันทึกยอดยกมาต้นงวดภาพที่ 6-3 หน้าต่างบันทึกยอดยกมาต้นงวดแต่ละบัญชี❖ การบันทึกเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากธุรกิจธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วจะมีเจ้าหนี้ที่ยังค้างชำระหนี้ อยู่จำนวนหนึ่ง จึงจำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านั้น สำหรับยอดเจ้าหนี้ในงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติการบันทึกยอดยกมาของเจ้าหนี้ จะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารซื้อไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่มทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของเจ้าหนี้ การบันทึกยอดยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือวิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมดข้อดี เห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใดข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมาก

6-4วิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของเจ้าหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมาข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะเป็นการสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว(แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควรใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี)การบันทึกรายละเอียดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวด” มีรายละเอียดดังนี้1. เข้าที่ ระบบเจ้าหนี้  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู บันทึก Invoice ซื้อยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่”3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น- มี Invoice ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BI- มี ใบลดหนี้ ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น BM- มี ใบเพิ่มหนี้ ซื้อเชื่อยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น BX4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของเอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ซื้อยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไปจนหมดภาพที่ 6-4 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดเจ้าหนี้ยกมาต้นงวดทาง work flow

6-5ภาพที่ 6-5 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวดภาพที่ 6-6 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด❖ การบันทึกลูกหนี้ยกมาต้นงวดเมื่อเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชีครั้งแรก หากธุรกิจธุรกิจที่ดำเนินกิจการมาแล้วจะมีลูกหนี้ที่ยังค้างชำระอยู่จำนวนหนึ่ง จึงจำเป็นต้องบันทึกยอดหนี้ของลูกหนี้ยกมาต้นงวด ซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกเมื่อเริ่มใช้ระบบเท่านั้น สำหรับยอดลูกหนี้ในงวดถัดๆ ไป โปรแกรมจะทำการยกยอดให้อัตโนมัติการบันทึกยอดยกมาของลูกหนี้ จะเข้ามาบันทึกหลังจากออกเอกสารขายไปแล้วก็ได้ นั่นคือ เราสามารถเริ่มทำงานไปได้โดยไม่ต้องรอยอดยกมาของลูกหนี้ เพราะในความเป็นจริงหากเราหยุดงานทั้งหมดเพื่อปิดบัญชีลูกหนี้เดิมให้เสร็จก่อนจึงเริ่มระบบใหม่ได้ก็คงเป็นเรื่องที่วุ่นวายอยู่ไม่น้อย การบันทึกยอดยกมาต้นงวด เลือกบันทึกได้ 2 แบบ คือวิธีที่ 1 บันทึกรายการ Invoice ที่ยังไม่ได้ถูกชำระหนี้ ตามที่มีทั้งหมดข้อดี เห็นรายละเอียดว่า ยอดหนี้ที่ยกมาเกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด ยอดเงินเท่าใดข้อเสีย ถ้ามีปริมาณ Invoice ยกมาจำนวนมาก จะใช้เวลาในการบันทึกมากวิธีที่ 2 ทำรายการรวมยอดหนี้ของลูกหนี้รายเดียวกัน บันทึกรวมเป็น Invoice ยกมาเพียง 1 รายการข้อดี ใช้เวลาน้อย ในการบันทึกยอดยกมาข้อเสีย จะไม่เห็นรายละเอียดว่ายอดหนี้ที่ยกมา เกิดจาก Invoice ใบใดบ้าง เป็นวันที่เท่าใด เพราะเป็นการสรุปยอดหนี้ยกมา โดยใช้วันที่ก่อนวันเริ่มใช้ระบบวันเดียว

6-6(แนะนำให้ใช้วิธีที่ 1 หากจะเลือกใช้วิธีที่ 2 ควรปรึกษาผู้วางระบบบัญชี หรือผู้ตรวจสอบบัญชีของบริษัทว่าควรใช้วิธีนี้หรือไม่ เพื่อให้การบันทึกบัญชีของธุรกิจเป็นไปอย่างถูกต้องตามหลักการบัญชีที่ดี)การบันทึกรายละเอียดลูกหนี้ยกมาต้นงวด มีรายละเอียดดังนี้1. เข้าที่ ระบบลูกหนี้  ฐานข้อมูล (Setup Master Files)  เมนู บันทึก Invoice ขายยกมาต้นงวด หรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  เพิ่ม/แก้ไขข้อมูล Invoice ค้างชำระยกมา2. เลือกสาขาที่จะเข้าไปทำงาน ในที่นี้เลือก “สำนักงานใหญ่”3. เลือกประเภทเอกสารที่มียอดหนี้ยกมา เช่น- มี Invoice ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SI- มี ใบลดหนี้ ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้เอกสารเป็น SM- มี ใบเพิ่มหนี้ ขายเชื่อยกมา ก็จะใช้ประเภทเอกสารเป็น SX4. เลือกเล่มเอกสาร ที่เคยสร้างไว้ หากเป็นเอกสารที่เป็นรายการยกมาต้นงวด ควรจะแยกเล่มของเอกสารไว้เฉพาะ สำหรับรายการประเภทนี้ เพื่อให้ตรวจสอบรายการได้ง่าย 5. กดปุ่ม F3-เพิ่ม เพื่อเพิ่มรายการ6. บันทึกรายละเอียดจนครบ กดปุ่ม F10-SAVE เพื่อเก็บข้อมูล7. จากนั้นจะกลับมาที่หน้าต่าง รายการ INVOICE ขายยกมา หากมีรายการอื่นก็ให้ทำรายการเพิ่มเข้าไป จนหมดภาพที่ 6-7 หน้าต่างเข้าบันทึกยอดลูกหนี้ยกมาต้นงวดทาง Work Flowภาพที่ 6-8 หน้าต่างรายการ INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด

6-7ภาพที่ 6-9 หน้าต่างบันทึก INVOICE ค้างชำระยกมาต้นงวด❖ การบันทึกสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวดเมื่อจัดเตรียมฐานข้อมูลของระบบแล้ว หัวข้อนี้จะเป็นการบันทึกยอดยกมาต้นงวดของสินค้าคงเหลือซึ่งจะทำเพียงครั้งแรกที่เริ่มใช้งานโปรแกรมเท่านั้น สำหรับเดือนต่อๆ ไป หรืองวดบัญชีถัดไปโปรแกรมจะทำการยกยอดให้เองอัตโนมัติ การบันทึกยอดสินค้ายกมาต้นงวด มีขั้นตอนดังนี้1. เข้าไปที่เมนู ระบบบริหารสินค้าคงคลัง  บันทึก (EDIT)  บันทึกปรับปรุงยอดสินค้าหรือ เปิด Work Flow  Set Balance Data  ใบปรับยอด2. เลือก “สาขา” ที่จะเข้าทำงานโดยกดปุ่ม ENTER3. เลือกเล่มเอกสาร “ใบปรับยอด” ที่เคยสร้างไว้ที่ทะเบียนเล่มเอกสาร (โปรแกรมจะสร้างไว้ให้แล้ว 1 เล่ม สามารถใช้ร่วมกับรายการปรับยอดทั่วไปได้)4. จะเข้ามาที่รายการใบปรับยอด ให้ทำการเพิ่มรายการ โดยกดปุ่ม F3-เพิ่ม5. บันทึกวันที่เอกสารใบปรับยอด จะต้องเป็นวันที่ก่อนเริ่มใช้ระบบ 1 วัน (หรือวันที่ตามงบแสดงฐานะการเงิน) เช่น ถ้าเริ่มใช้ระบบวันที่ 01/08/58 ก็จะต้องลงวันที่ในใบปรับยอดสินค้าเป็นวันที่ 31/07/58 ซึ่งเมื่อบันทึกวันที่แล้ว โปรแกรมจะแสดงหน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post เป็น N คือ ไม่มีการบันทึกบัญชี (ภาพที่ 6-12) ให้คลิก OK6. บันทึกรายการสินค้าคงเหลือยกมาต้นงวด โดยบันทึกจำนวนสินค้าในช่อง “จำนวนเพิ่ม” เสร็จแล้วกดปุ่ม F10-Save เพื่อเก็บรายการ

6-8ภาพที่ 6-10 หน้าต่างเพื่อเข้าบันทึกรายการเอกสารใบปรับยอดทาง Work Flowภาพที่ 6-11 หน้าต่างบันทึกรายการใบปรับยอดภาพที่ 6-12 หน้าต่างแจ้งรูปแบบการ Post (ไม่มีการบันทึกบัญชี)ภาพที่ 6-13 หน้าต่างบันทึกรายการสินค้าคงเหลือต้นงวด

6-9