หน่วยที่ 3

หนว่ ยที่ 3

การกำหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี

หนว่ ยที่ 3

การกาหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี

สาระสำคญั

ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบญั ชี Smartbiz ผ้ใู ชง้ านจะต้องกำหนดโครงสร้างองคก์ ร เช่น ข้อมลู เก่ียวกับ
บรษิ ทั สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถึงนโยบายทางบญั ชี และขอ้ มูลสำคญั ทีไ่ ดแ้ จ้งจดไว้กับกรมทะเบียนการค้า
หรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุวิธีการ
คำนวณราคาสนิ คา้ คงเหลอื การบันทกึ บัญชีตน้ ทนุ ขาย ซ่งึ ข้อมูลเหล่าน้จี ะไม่คอ่ ยเปลี่ยนแปลง แต่เมื่อกำหนด
แล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไขภายหลัง
ไม่ได้ หรืออาจมีผลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบันทึก ควรปรึกษากับผูว้ างระบบบญั ชีของบริษัท หรือ
ตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กบั หนว่ ยงานราชการก่อนบนั ทกึ ลงไป

สาระการเรยี นรู้

1. เมนใู นการกำหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบญั ชี
2. การเพมิ่ บรษิ ัท การกำหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบญั ชที ส่ี ำคัญ

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรู้เก่ยี วกับการกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี
2. เพ่มิ บรษิ ัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บริษทั และนโยบายทางบัญชที ่ีสำคญั ตามลำดบั ขั้นตอน

จดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤตกิ รรม
1. ด้านความรู้

1.1 อธิบายวธิ กี ารเพ่ิมบรษิ ัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บริษทั และนโยบายทางบญั ชที สี่ ำคญั ได้
1.2 เลือกใช้เมนูในการกำหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบัญชีได้

2. ดา้ นทกั ษะ

2.1 เพิ่มบริษัทใหม่ และกำหนดขอ้ มลู บริษทั และนโยบายทางบัญชีทสี่ ำคัญได้

3. ดา้ นคุณลกั ษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมีวนิ ยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซือ่ สตั ยส์ ุจรติ
3.5 มีเจตคตทิ ดี่ ใี นการเรียน และนอ้ มนำหลักปรัชญาของเศรษฐกจิ พอเพียงมาใช้ในชีวิตประจำวัน

การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี

เมนูในการกาหนดโครงสร้างองค์กรและนโยบายการบัญชี
ก่อนเริ่มใช้งานโปรแกรมบัญชี Smartbiz ผู้ใช้งานจะต้องกำหนดโครงสร้างองค์กร เช่น ข้อมูล
เก่ียวกบั บรษิ ัท สาขา ฝ่าย และแผนก รวมถงึ นโยบายทางบัญชี และขอ้ มลู สำคัญทไ่ี ดแ้ จง้ จดไวก้ บั กรมทะเบียน
การค้าหรือกรมสรรพากร เช่น รอบระยะเวลาบัญชีของบริษัท หรือกรณีที่เป็นธุรกิจซื้อขายสินค้าก็ต้องระบุ
วิธีการคำนวณราคาสินค้าคงเหลอื การบันทึกบญั ชีต้นทุนขาย ซึ่งข้อมลู เหล่านี้จะไม่ค่อยเปลี่ยนแปลง แต่เม่อื
กำหนดแล้วจะมีผลกับการทำงานทั้งบริษัท ซึ่งค่าที่กำหนดเป็นนโยบายบัญชีของบริษัท หากเป็นค่าที่แก้ไข
ภายหลงั ไม่ได้ หรืออาจมผี ลกระทบมากต้องระมัดระวังในการบนั ทกึ ควรปรกึ ษากับผ้วู างระบบบัญชขี องบรษิ ทั
หรือตรวจสอบจากเอกสารที่ได้จดทะเบียนไว้กับหน่วยงานราชการก่อนบันทึกลงไป ซึ่งเมนูในการกำหนด
โครงสรา้ งองค์กรและนโยบายการบญั ชี เป็นดังภาพที่ 3-1

ภาพที่ 3-1 เมนูในการกำหนดโครงสรา้ งองคก์ รและนโยบายการบญั ชี

จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

การเพ่ิมบรษิ ทั การกาหนดขอ้ มลู บรษิ ทั และนโยบายทางบญั ชที ส่ี าคญั
ก่อนเริ่มใช้งานในแต่ละระบบ จะต้องทำการเพิ่มชื่อบริษัท กำหนดข้อมูลประจำบริษัทและกำหนด
นโยบายทางบญั ชที ี่มีผลในระดบั บริษัท ดังนี้
1. การเพิม่ /แกไ้ ขรายช่อื บริษทั
1.1 เข้าท่ีระบบ โครงสร้างองค์กร (ORGANIZATION STRUCTURE)  เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายชื่อบรษิ ัท
หรือ เข้าท่รี ะบบ โครงสร้างองคก์ ร  เปดิ work flow  Organization Structure  เพ่ิม/แก้ไข
รายละเอยี ดของบรษิ ัท

ภาพที่ 3-2 หน้าต่าง work flow ระบบโครงสรา้ งองคก์ ร (Organization Structure)
1.2 ปกตเิ ม่อื ตดิ ตง้ั โปรแกรมบญั ชี Smartbiz จะมีบรษิ ัทให้แลว้ 1 บริษทั ช่อื วา่ “ยังไม่ระบเุ จา้ ของ”
ถา้ ต้องการเพม่ิ บริษัทใหม่ ใหก้ ดปุ่ม F3-เพ่ิม เพอ่ื เพิ่มรายช่อื บรษิ ัท ถ้าต้องการแกไ้ ขขอ้ มูลบริษัทท่ีสร้างไว้แล้ว
ให้เลือกชือ่ บริษัทแลว้ กดปุ่ม F2-แกไ้ ข
1.3 บันทึกรายละเอยี ดของบรษิ ทั ในหนา้ ตา่ งๆ
1.4 กดป่มุ F10-SAVE เพอ่ื ให้โปรแกรมเกบ็ รายละเอียดทบี่ ันทึกเข้าเคร่อื ง

ภาพที่ 3-3 หนา้ ต่าง เพ่มิ /แกไ้ ขรายช่ือบริษัท

การกำหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี

ภาพที่ 3-4 หน้าตา่ งรายละเอียดของบรษิ ทั หนา้ ที่ 1

อธบิ ายการบันทกึ หน้าท่ี 1
เปน็ การบนั ทึกขอ้ มลู ทัว่ ไป เช่น รหสั บรษิ ทั ชอ่ื บรษิ ทั ที่อยู่ เปน็ ต้น มหี ัวข้อทสี่ ำคัญดงั นี้

วนั เร่ิมรอบบญั ชี วันเริ่มต้นของรอบระยะเวลาบัญชีที่บริษัทเคยระบุไว้เมื่อจัดตั้งบริษัท ปกติรอบ
ระยะเวลาบญั ชี คอื วันท่ี 1 เดอื นมกราคม จะบันทึกค่าวันเร่ิมรอบบัญชี เป็น 01/01 (ใส่
เฉพาะวันและเดือน ทีเ่ ริ่มรอบบัญช)ี
(*วนั เร่ิมรอบบญั ชี หากบันทึกรายการรายวนั แลว้ ไมส่ ามารถแก้ไขได้ จึงควรตรวจสอบ
ว่าได้แจง้ จดรอบบญั ชบี รษิ ทั กบั กรมทะเบยี นการค้าไว้เปน็ แบบใด)

วันทเี่ ร่มิ ใชร้ ะบบ วันทย่ี อดยกมาของขอ้ มลู (ไม่ใชว่ ันท่ีเริ่มใชซ้ อฟท์แวร์น)ี้ ซง่ึ มีได้ 2 ลักษณะ คอื
1. ยกยอดข้อมลู มา เร่มิ งานต้นรอบบญั ชี วันเรม่ิ ใช้ระบบกจ็ ะเป็น 01/01/25xx
2. ยกยอดขอ้ มูลมาไม่ใช่เรมิ่ ตน้ รอบบญั ชี เช่น ยกยอดมา 01/11/25xx ดงั นัน้ วันเร่ิมใช้
ระบบกจ็ ะเปน็ 01/11/25xx มกั ใชเ้ มือ่ มกี ารทำงานไปแลว้ บางสว่ นจากระบบงานเดิม
แลว้ มาเรมิ่ ใชซ้ อฟทแ์ วร์นี้ และอาจไมม่ เี วลาบนั ทกึ รายการรายวนั ยอ้ นหลัง กจ็ ะทำการ
สรปุ ยอดรายการทง้ั หมดมาบนั ทึกครง้ั เดยี ว
(*วนั ที่เร่ิมใช้ระบบ แมจ้ ะบนั ทกึ รายการรายวนั แลว้ ยงั ทำการแก้ไขวันเรมิ่ ใชร้ ะบบ
ยอ้ นหลงั ได้ แต่แกไ้ ขใหว้ นั ทีเ่ รมิ่ ใชร้ ะบบเรว็ ขึ้นกว่าเดิมไมไ่ ด้ เชน่ สามารถแก้ไขวนั ที่เร่ิม
ใชร้ ะบบ 01/11/63 ใหเ้ ป็น 01/01/63 ได้)

** หัวข้อตงั้ แต่หนา้ 2 เปน็ ต้นไป ผูใ้ ช้งานไมจ่ ำเป็นต้องใสร่ ายละเอยี ดทง้ั หมด เลือกแกไ้ ขเฉพาะคา่ ท่ี
ตอ้ งการใชง้ านในธรุ กจิ เทา่ นั้น สามารถเลอื กใช้คา่ ที่โปรแกรมกำหนดมาแลว้ กไ็ ด*้ *

จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 3-5 หน้าตา่ งรายละเอียดของบริษทั หนา้ ท่ี 2

อธบิ ายการบันทึกหน้าท่ี 2

จำนวนหลักตวั เลขสงู สดุ ทใี่ ชแ้ สดงในการบนั ทึกขอ้ มลู เป็นการกำหนดจำนวนหลักของตัวเลขเพอื่ ใช้ในการ
บันทกึ ขอ้ มลู ควรกำหนดคา่ ใหเ้ หมาะสมสำหรบั ธรุ กจิ หากกำหนดมากเกนิ ไปกจ็ ะทำ
ให้หน้าตา่ งแสดงขอ้ มลู รายการอนื่ ไดน้ อ้ ยลงไป

การนบั ยอดสต๊อก ระบุวธิ กี ารนบั ยอดสต๊อก มีใหเ้ ลอื ก 3 แบบ คือ
ค่า 1 หมายถงึ สนิ คา้ รายการน้ีใหเ้ ร่มิ นบั ยอดสตอ๊ ก และไม่ใหม้ ยี อดสต๊อกตดิ ลบ ถ้าไม่มี
ค่า 2 สินค้าก็จะทำการขายไมไ่ ด้
หมายถงึ สนิ คา้ รายการนีใ้ ห้เร่ิมนบั ยอดสตอ๊ ก แต่ยอมใหม้ ียอดสต๊อกติดลบได้ (ใช้
คา่ 3 กรณีเร่มิ ตน้ ระบบงาน ไม่สามารถบนั ทกึ รายการซือ้ สินคา้ เขา้ ได้ทนั ตามเอกสารซ้ือ
การกำหนดคา่ แบบนข้ี อให้ใชเ้ ปน็ การช่วั คราว และเร่งทำการบันทกึ เอกสารซ้อื เข้าให้
ถูกต้องโดยเร็วที่สุด แลว้ เปล่ียนเปน็ การนบั ยอดสตอ๊ กแบบท่ี 1)
หมายถงึ สนิ ค้ารายการน้ี แม้จะทำการซอ้ื สนิ ค้าหรือขายออกก็ตาม จะไมม่ ีผลตอ่
ยอดสตอ๊ ก (ใชก้ รณสี ินค้าชนดิ ท่เี ป็นงานบริการซง่ึ เปน็ สนิ ค้าท่ีไมต่ อ้ งสนใจยอดสตอ๊ ก)

แผนก DEFAULT หมายถงึ รหัสแผนก ทีใ่ หโ้ ปรแกรมดงึ มาอัตโนมตั ิ เมื่อทำการบันทกึ รายการ
โดยทว่ั ไปจะกำหนดไวใ้ หเ้ ปน็ แผนกทม่ี ักจะใช้บอ่ ยๆ

หนว่ ยเงนิ DEFAULT หมายถงึ หนว่ ยเงินท่ีให้โปรแกรมดงึ มาอัตโนมัติ เมอ่ื ทำการบันทกึ รายการ ปกตจิ ะ
กำหนดไวใ้ ห้เป็นหน่วยเงินบาท (กรณีใช้หนว่ ยเงนิ บาทไม่ต้องระบุทชี่ ่องน)้ี

การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบัญชี

ภาพท่ี 3-6 หนา้ ต่างรายละเอยี ดของบรษิ ทั หน้าที่ 3

อธบิ ายการบันทกึ หนา้ ที่ 3 (การกำหนดคา่ ที่เกี่ยวกบั นโยบายบญั ชขี องบรษิ ทั ทีส่ ำคญั )
วธิ ีคำนวณตน้ ทนุ สินค้าและวตั ถดุ ิบ

คา่ F การคำนวณแบบเข้ากอ่ นออกกอ่ น หรอื FIFO
คา่ A การคำนวณแบบเฉลี่ย หรือ Weight Average โปรแกรมจะคำนวณให้แบบ Moving

Weight Average คอื คำนวณย้อนหลงั ไปใหแ้ มจ้ ะมีรายการย้อนหลังเกนิ กว่า 1 รอบ
บญั ชี ทำให้ได้ต้นทนุ ทลี่ ะเอยี ดตามจรงิ มากทสี่ ุด
ค่า T การคำนวณแบบเฉพาะเจาะจง หรอื Specific Lot
วธิ ีการลงบญั ชีสนิ คา้ สำเร็จรปู และวัตถุดบิ
ค่า P การบนั ทึกบญั ชแี บบตอ่ เนื่อง (Perpetual)*
ค่า R การบนั ทึกบญั ชีแบบส้นิ งวด (Periodic)
หมายเหตุ : * การกำหนดเพิ่มเตมิ กรณบี ันทึกบัญชีสนิ คา้ สำเร็จรปู และวตั ถดุ ิบ แบบตอ่ เนื่อง (Perpetual)
เมอื่ กำหนดรปู แบบการการบนั ทึกบญั ชีสินค้าสำเร็จรูปและวตั ถุดบิ แบบตอ่ เนื่อง (P) ท่ีหน้าท่ี 3 แล้ว
ให้ตรวจสอบการจับคหู่ น้าท่บี ญั ชีทตี่ ้องใชง้ านแบบ Perpetual ท่ี ระบบบญั ชแี ยกประเภท เมนู กำหนดหนา้ ที่
บญั ชตี ามสภาวะทว่ั ไป โดยจบั คหู่ น้าที่บญั ชี “ส่วนลดรับ” กบั “บัญชสี นิ คา้ สำเรจ็ รูป” ดงั ภาพท่ี 3-7

จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 3-7 การจับคหู่ นา้ ท่บี ญั ชี “ส่วนลดรับ” กับ “บญั ชสี นิ คา้ สำเรจ็ รปู ”
กรณบี ันทกึ บญั ชีสินคา้ สำเรจ็ รปู แบบต่อเนือ่ ง

ภาพที่ 3-8 หน้าตา่ งรายละเอียดของบริษทั หน้าที่ 4
อธบิ ายการบนั ทกึ หนา้ ที่ 4
กรณีที่มกี ารขออนมุ ตั ิใช้แบบพมิ พ์คอมพิวเตอรแ์ ทนใบตอ่ แบบ ภ.ง.ด.3,53 ของสรรพากร

ให้ใส่เลขท่ี วนั ท่ี หนังสอื ที่ไดร้ ับอนมุ ตั จิ ากสรรพากร ช่ือผู้จ่ายเงิน และตำแหนง่ ผจู้ ่ายเงนิ เพือ่ ใช้แสดง
ในรายงาน
การกำหนดคา่ เพ่ือใช้ในระบบสนิ ทรพั ยแ์ ละคา่ เสือ่ มราคา
กรณีสินทรพั ยล์ งบญั ชีทสี่ มุดรายวัน (Asset Voucher Which Journal)
เป็นการกำหนดสมุดรายวนั เพ่ือให้โปรแกรมบนั ทึกรายการรายวันให้อัตโนมตั ิ หลงั จากสง่ั คำนวณค่า
เสื่อมราคาสินทรพั ยใ์ นระบบสินทรัพย์

การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบัญชี

ภาพที่ 3-9 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดของบริษทั หน้าท่ี 5
อธบิ ายการบันทกึ หน้า 5
จำนวนหลักตวั เลขสงู สุดที่ใชแ้ สดงในรายงาน เป็นการกำหนดจำนวนหลกั ของตัวเลขเพอ่ื ใชใ้ นการพมิ พ์

รายงาน ควรกำหนดใหเ้ หมาะสมกบั ธรุ กิจ หากกำหนดมากเกนิ ไปกท็ ำใหร้ ายงานแสดงข้อมลู
รายการอน่ื ไดน้ อ้ ยลง เชน่ ความกว้างของช่อื สนิ คา้ เล็กลง แตถ่ ้ากำหนดไวน้ อ้ ยเกินไป เมอ่ื พิมพ์
รายงานจะเห็นเป็นสญั ลกั ษณ์ ***** กใ็ หม้ าขยายความกวา้ งของหลักตวั เลขทน่ี ่ี
ความยาวของรหสั ในการออกรายงาน เปน็ การกำหนดจำนวนหลกั ของรหัสฐานข้อมลู ต่างๆ เพอื่ ใชใ้ นการพมิ พ์
รายงาน สามารถกำหนดไดต้ ง้ั แต่ 4 ตัวอกั ษร จนถงึ จำนวนหลักทม่ี ากทส่ี ดุ ของความกว้างของรหสั
ฐานข้อมลู ประเภทนัน้ ๆ
โหมดสีในการพมิ พ์รายงาน หากใช้เครือ่ งพิมพส์ ี สามารถเลอื กใหพ้ มิ พส์ ีอน่ื ๆ ได้ นอกจากสีขาวดำ

ภาพท่ี 3-10 หนา้ ต่างรายละเอยี ดของบริษทั หน้าท่ี 6

อธิบายการบันทึกหน้า 6
เปน็ การกำหนดอัตราภาษีเงนิ ไดน้ ิตบิ คุ คล ซ่ึงกจิ การสามารถแก้ไขอตั ราภาษีตามนโยบายของรัฐบาล

เพือ่ ให้โปรแกรมนำไปใชใ้ นการคำนวณต่อไป

จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

อธบิ ายเพิม่ เตมิ การเพ่มิ บริษัทใหม่
1. หลังจากท่ีกดปุ่ม F10-SAVE เพื่อให้โปรแกรมบันทกึ ขอ้ มลู แล้ว โปรแกรมจะถามว่าเก็บข้อมูลไว้ที่ไหน

ซง่ึ ปกตโิ ปรแกรมจะทำการเกบ็ ข้อมลู ไว้ที่ C:\SMARTBIZ.WIN\(ชื่อบริษทั ทต่ี ัง้ ไว)้ แตผ่ ู้ใช้งานสามารถแกไ้ ข
เปลยี่ นแปลงได้ ในท่นี ี้จะเก็บข้อมลู ไว้ที่ D:\SMARTBIZ.WIN\บริษัท เอสทีวีซี-ปวส จำกัด

ภาพท่ี 3-11 หน้าตา่ งเลอื กตำแหน่งในการเกบ็ ขอ้ มลู บรษิ ทั ท่สี รา้ งใหม่
2. โปรแกรมจะให้ผใู้ ชง้ านเลอื กวา่ จะใชข้ ้อมลู อะไรบา้ งจากบริษทั ทจี่ ะเอามาเปน็ ตน้ ฉบบั หลงั จากท่กี ด
ปุ่ม OK แลว้ โปรแกรมจะขึน้ ชอ่ื บรษิ ทั ทจ่ี ะนำมาเป็นต้นฉบบั ให้เลอื ก

คลิกเลือกรายการทจี่ ะคดั ลอกมาจากบริษัทท่ีใชเ้ ป็นตน้ ฉบับ
คลิกเลือกช่ือบริษัทท่ใี ช้เป็นต้นฉบบั

ภาพท่ี 3-12 หน้าตา่ งเลอื กบริษัทต้นฉบบั
3. คลิกเลอื กช่อื บริษัททต่ี อ้ งการใชเ้ ป็นตน้ ฉบบั ในทนี่ ี้คือ บรษิ ัท (ยังไมร่ ะบเุ จ้าของ) หลงั จากเลอื ก
บรษิ ัทตน้ ฉบบั แลว้ โปรแกรมจะทำการคดั ลอกข้อมลู ใหร้ อจนกว่าโปรแกรมจะขน้ึ ขอ้ ความทม่ี ุมขวาดา้ นบน ว่า
“เกบ็ ขอ้ มลู แลว้ ...เพมิ่ ได้อีกทันที”

ภาพที่ 3-13 หนา้ ต่างเม่ือทำการเพ่มิ บริษัทใหม่
4. กด Esc เพื่อออกจากโปรแกรม
*** เมอ่ื เพ่มิ บริษทั ใหมเ่ สรจ็ แลว้ ให้ทำการออกจากโปรแกรมทนั ที แลว้ จึงเขา้ อกี ครง้ั ***

การกำหนดโครงสรา้ งองค์กร และนโยบายทางการบัญชี

5. เขา้ โปรแกรมอกี ครงั้ หากเขา้ โปรแกรมแล้วไม่เห็นชอ่ื บริษทั ท่เี พม่ิ ไว้ ให้คลิกท่ี (ลกู ศรชี้ 1) และ
เลอื กชื่อบรษิ ัทในโฟลเดอร์ SMARTBIZ.WIN (ลกู ศรชี้ 2) ก็จะปรากฏชอื่ บริษทั ทีเ่ พ่ิมไวข้ ึ้นมาใหเ้ ลอื ก ทำการคลิกเลอื ก
ช่ือบริษัทท่สี ร้างไว้ (ลกู ศรช้ี 3) จะเห็นวา่ มีบริษัทเพ่มิ เขา้ มา (ลูกศรชี้ 4) ซ่ึงจะมีชอื่ Folder ทเ่ี ก็บข้อมลู ซำ้ กบั บริษัท
ท่ีนำมาเป็นตน้ ฉบับ ใหเ้ ลือกชื่อบริษทั และชื่อ Folder ทจ่ี ะใช้งานใหถ้ กู ต้อง หลังจากน้ันโปรแกรมจะทำการลบข้อมลู
ของบริษัทท่ีไมเ่ ก่ียวข้องออกให้ และเมอื่ เข้าโปรแกรมในครั้งต่อไป กจ็ ะเหลอื เพียงบรษิ ัทท่ีจะใช้งานเทา่ น้นั

ภาพท่ี 3-14 หน้าตา่ งเลอื กบรษิ ทั ที่ต้องการทำงาน
2. การเพ่ิม/แก้ไข รายละเอยี ดสาขา

2.1 เข้าทรี่ ะบบ โครงสรา้ งองค์กร  โครงสร้างองคก์ ร  เมนู เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขา
หรอื เปิด work flow  Organization Structure  เพมิ่ /แกไ้ ขรายละเอียดสาขา

2.2 ถ้าบริษัทมสี ำนักงานใหญ่แหง่ เดยี ว ใหก้ ดปุ่ม F2-แก้ไข เพือ่ เข้าไปแกไ้ ขรายละเอียดสาขา
“สำนกั งานใหญ”่ แตถ่ า้ มีสาขาอ่นื ๆ ดว้ ย ใหก้ ดปุ่ม F3-เพ่ิม เพือ่ เพม่ิ รายช่อื สาขา

2.3 บนั ทกึ รายละเอียดของสาขา รหัสสาขา ช่อื สาขา ทอี่ ยู่ ฯลฯ
2.4 เม่ือบันทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื บันทกึ ขอ้ มูลเขา้ เครื่อง

จัดทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

ภาพที่ 3-15 หนา้ ต่างรายละเอียดของสาขา หน้าท่ี 1
อธิบายการบนั ทกึ หนา้ 1
คลงั ซ้อื หลกั ชอ่ื คลงั สินคา้ ท่ีใหโ้ ปรแกรมแสดงข้ึนมาใหอ้ ตั โนมตั ิ เมอ่ื มกี ารบนั ทกึ ซื้อสนิ คา้ เข้า
คลงั ขายหลัก ชอ่ื คลังสนิ ค้าทีใ่ หโ้ ปรแกรมแสดงขึ้นมาใหอ้ ัตโนมตั ิ เมอ่ื มีการบนั ทกึ ขายสนิ ค้าเข้า
รูปแบบการ POST

ค่า I หมายถึง เมื่อบันทึก Voucherแล้ว รายการดังกล่าวจะยังไม่ถูก POST ไปยังระบบบัญชีแยก
ประเภททำใหผ้ ใู้ ช้งานสามารถตรวจสอบรายการให้เรียบรอ้ ยกอ่ นPOSTเพราะถา้ POSTแลว้ จะ
เขา้ ไปแก้ไขรายการเดมิ ไมไ่ ด้ ตอ้ งใชว้ ธิ ีการบันทึกรายการปรบั ปรงุ (เปน็ รปู แบบท่แี นะนำให้ใช้)

ค่าว่าง หมายถึง เมื่อบันทึก Voucher แล้ว รายการดังกล่าวจะถูก POST ไปยังระบบบัญชี
แยกประเภททันที ทำให้รายการนนั้ ไมส่ ามารถแก้ไขได้

ค่า X หมายถงึ เมื่อบนั ทึกรายการจากโปรแกรม Front End เชน่ บันทกึ Invoice ขาย จาก
ระบบขายจะยังไม่บันทึก Voucher ในระบบบัญชีแยกประเภท ต้องมีการเปลี่ยน
รูปแบบการ POST ของรายการเหล่าน้ี

(ทัง้ รปู แบบการ POST แบบ I และ X สามารถสั่ง POST รายการภายหลงั ได้ โดยจะมรี ายการสำหรบั
POST รายการรายวนั เพ่ือสง่ั ให้ POST รายการเป็นช่วง (BATCH) หรือจะสงั่ POST ทีละ Voucher กไ็ ด)้
สมุดบญั ชเี งินฝาก (กรณีเชค็ จ่าย) ใสส่ มุดบญั ชีเงินฝากธนาคารทใ่ี ช้สำหรบั จา่ ยเชค็ เปน็ ประจำ (จะบันทึกได้

ก็ต่อเมอ่ื บันทกึ ฐานขอ้ มลู สมดุ บัญชเี งินฝากกระแสรายวันแลว้ )

ภาพที่ 3-16 หนา้ ตา่ งรายละเอียดของสาขา หนา้ ที่ 2

การกำหนดโครงสรา้ งองคก์ ร และนโยบายทางการบญั ชี

อธบิ ายการบันทกึ หน้า2

ใบนำฝากบนั ทกึ บญั ชีแบบ

ค่า วา่ ง หมายถึง ใหบ้ ันทกึ บญั ชโี ดยใชย้ อดรวมของใบนำฝาก

ค่า 1 หมายถงึ ใหบ้ นั ทกึ บญั ชีแบบแตกยอดเงินตามรายการเชค็

ค่า 2 หมายถึง ใหบ้ ันทกึ บัญชีแบบแตกยอดเงนิ ตามรายการเช็คและสมดุ ธนาคาร

การอนมุ ัติเอกสารผา่ นทาง Mail (Mobile Approve)

ใบรับคำสัง่ ซ้อื จากลูกค้า ว่าง = ไม่ตอ้ ง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะคน้ ได้

บันทกึ ใบขอซื้อ วา่ ง = ไมต่ ้อง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะค้นได้

ใบเสนอราคาขาย วา่ ง = ไม่ต้อง Approve , A = ตอ้ ง Approve จงึ จะค้นได้

บนั ทึกใบสั่งซื้อสนิ คา้ วา่ ง = ไมต่ ้อง Approve , A = ต้อง Approve จงึ จะค้นได้

การแสดงการบนั ทกึ บญั ชี

คา่ วา่ ง หมายถึง แสดงเฉพาะระดับ Top และการบันทกึ แบบ Periodic

คา่ 1 หมายถึง แสดงเฉพาะระดบั Top และการบนั ทึกบัญชีทกุ แบบ

คา่ 2 หมายถงึ แสดงทกุ ระดบั Top และการบนั ทกึ บญั ชที ุกแบบ

ลงบัญชเี อกสารใบนำฝาก

ค่า ว่าง หมายถงึ ลงบัญชีแบบปกติ

ค่า A หมายถงึ ลงบญั ชคี ่าธรรมเนียมธนาคารทเี่ อกสารใบนำฝาก

ระบุการกำหนดราคาในเอกสารซ้ือ/ขาย

ค่า ว่าง หมายถงึ ใชร้ าคาตามลำดับข้ันการกำหนดราคา

คา่ 1 หมายถึง ใช้ราคาตามเอกสารอา้ งองิ

ภาพที่ 3-17 หน้าตา่ งรายละเอยี ดของสาขา หนา้ ท่ี 3

อธิบายการบนั ทึกหนา้ 3 เปน็ การกำหนดสมุดรายวัน เพอื่ ใหโ้ ปรแกรมบนั ทกึ รายการรายวัน
กรณี Revalue ลงบญั ชีท่ีสมุดรายวนั ให้อัตโนมัติ หลงั จากสง่ั Revalue ใช้ในกรณีท่ใี ช้ Multi Currency
และตอ้ งการทำการ Revalue ตอนสิ้นงวดบญั ชี

3. การเพิ่ม/แกไ้ ข รายชอื่ ฝา่ ย
3.1 เขา้ ที่ระบบ โครงสร้างองคก์ ร  โครงสรา้ งองคก์ ร  เมนู เพิม่ /แก้ไขรายชื่อฝ่าย หรอื

เปดิ Work Flow  Organization Structure  เพ่มิ /แก้ไขรายชื่อฝา่ ย

จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สตี ลวรางค์

3.2 กดปุ่ม F3-เพม่ิ เพอ่ื เพิม่ รายชื่อฝา่ ย
3.3 บนั ทึกรายละเอียดของฝ่าย เชน่ รหัสฝา่ ย ชอ่ื ฝ่าย
3.4 เม่ือบนั ทกึ รายละเอียดครบแล้ว กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ บนั ทึกข้อมูลเขา้ เครื่อง

ภาพท่ี 3-18 หน้าตา่ งรายละเอียดของฝ่าย
4. การเพ่มิ /แกไ้ ข รายช่อื แผนก

4.1 เข้าท่ีระบบ โครงสรา้ งองค์กร  โครงสร้างองคก์ ร  เมนู เพิ่ม/แก้ไขรายช่อื แผนก หรือ
เปดิ Work Flow  Organization Structure  เพิม่ /แก้ไขรายชื่อแผนก

4.2 กดป่มุ F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายช่อื แผนก
4.3 บันทึกรายละเอียดของแผนก เช่น รหัสแผนก ช่ือแผนก รหสั ฝ่าย
4.4 เมอ่ื บนั ทกึ รายละเอียดครบแลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื บันทกึ ขอ้ มลู เข้าเครื่อง

ภาพท่ี 3-19 หน้าต่างรายละเอียดของแผนก

การกำหนดโครงสร้างองคก์ ร และนโยบายทางการบัญชี

Note :
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…
…………………………………………………………………………………………………………………………………….…

จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

การกำหนดโครงสร้างองค์กร และนโยบายทางการบญั ชี