หน่วยที่ 1

หนว่ ยท่ี 1

ความรพู้ ื้นฐานเกย่ี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบญั ชี

ความรู้พ้ืนฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี 0



หน่วยท่ี 1

ความรพู้ ื้นฐานเกย่ี วกบั โปรแกรมสาเรจ็ รปู ทางการบญั ชี

สาระสำคญั

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี (Accounting Software Package) หมายถึง โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นเพ่ือ
ใช้กับงานบญั ชีโดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกีย่ วกบั รายการค้าท่เี กดิ ข้นึ ของกจิ การ

วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้กับธุรกิจ สามารถทำได้ 3 วิธี ได้แก่ การพัฒนาโปรแกรมขน้ึ
ใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) การซื้อโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน
ท้องตลาด (Software Package) และการวา่ จ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing)

การเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ มีข้อควรพิจารณาใน 5 ด้าน ได้แก่
ด้านบุคลากร ดา้ นคุณภาพของโปรแกรม ด้านการเลือกผู้พฒั นาโปรแกรมท่นี ่าเช่ือถือ ดา้ นเครื่องมือที่ใช้ในการ
พัฒนาโปรแกรม และดา้ นความค้มุ ค่าตอ่ การลงทนุ ใรการเลือกซื้อ

สาระการเรยี นรู้

1. ความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบญั ชี
2. วธิ ีการจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใช้กบั ธรุ กิจ
3. ข้อควรพจิ ารณาในการเลอื กใชโ้ ปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี

สมรรถนะประจำหน่วย

1. มคี วามรู้ความเขา้ ใจเบ้ืองต้นเกี่ยวกับโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบญั ชี

จดุ ประสงคเ์ ชงิ พฤตกิ รรม
1. ดา้ นความรู้

1.1 บอกความหมายและความสำคัญของโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชไี ด้
1.2 บอกวิธีการจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใช้กับธรุ กิจได้
1.3 บอกขอ้ ควรพิจารณาในการเลือกโปรแกรมสำเรจ็ รูปทางการบัญชีใหเ้ หมาะสมกบั ธรุ กิจได้

2. ดา้ นทกั ษะ

-

3. ดา้ นคุณลกั ษณะอนั พงึ ประสงค์

3.1 ความมีวินยั
3.2 ความสนใจใฝ่รู้
3.3 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซอื่ สัตย์สุจริต

ความรู้พ้นื ฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชี 1

ความหมายและความสาคัญของโปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี (Accounting Software Package) หมายถึง โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขนึ้
เพื่อใช้กับงานบัญชีโดยเฉพาะ เป็นโปรแกรมที่บันทึก ประมวลผล และเสนอรายงานเกี่ยวกับรายการค้าที่เกิดขึ้น
ของกิจการ การบันทึกมักเกี่ยวข้องกับการลงบัญชีในสมุดรายวัน การผ่านบัญชีไปสมุดบัญชีแยกประเภท และ
สรุปผลรายการค้าในงบการเงินต่างๆ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีประกอบดว้ ยชุดคำสง่ั หลายชุดเก็บอยู่ใน
แฟ้มโปรแกรม (Program File) เราใช้ชุดคำสั่งเหล่านี้สร้าง “แฟ้มข้อมูล” ของกิจการ ซึ่งแฟ้มข้อมูลนี้แบ่ง
ออกเป็น 2 ลักษณะหลักๆ ได้แก่ แฟ้มหลัก เช่น แฟ้มเจ้าหนี้ แฟ้มลูกหนี้ เป็นต้น และแฟ้มรายการค้า ได้แก่
รายการคา้ ท่ีเกิดขึ้นในแตล่ ะงวดบญั ชี

การจัดทำบัญชีของธุรกิจต้องจัดทำตามหลักบัญชีที่รับรองทั่วไป (Generally Accepted Accounting
Principle) การบันทึกรายการตามหลักบัญชคี ู่ และการบันทึกรายการตามมาตรฐานการบัญชี จึงเป็นสิ่งสำคญั
ในการถอื ปฏบิ ัติ อย่างไรก็ตามการนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ จะทำใหเ้ หตุการณ์ทางเศรษฐกจิ ท่เี กิดขึ้นถูกนำเข้า
และจัดเก็บในแฟ้มรายการค้า (Transaction File) ซึ่งเปรียบเสมือนการบันทึกบัญชีในสมุดรายวันขั้นต้น ของ
การทำบัญชีด้วยมือ (Manual System) จากนั้นแฟ้มรายการค้าจะถูกส่งไปประมวลผลโดยปรับปรุงข้อมูลให้มียอด
คงเหลือถูกต้องในแฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เช่นเดียวกับการผ่านรายการค้าไปยังบัญชีแยกประเภท ในระบบ
การทำบญั ชดี ว้ ยมือ การทำบญั ชีด้วยมือจะใช้เอกสารแบบฟอร์มตา่ งๆ จำนวนมาก และปฏิบัติงานตามขั้นตอน
รวมถึงการตรวจทาน การอนุมัติรายการ นอกจากน้ี กระบวนการทางบัญชีจำเป็นต้องสร้างร่องรอยการ
ตรวจสอบ (Audit Trial) หรือร่องรอยทางการบัญชีซึ่งหมายถึงการอ้างอิงการผ่านบัญชี เพื่อค้นหารายการท่ี
บันทึกไว้ ซึ่งการจัดทำบัญชีด้วยมือนั้นการสร้างร่องรอยในการตรวจสอบต้องใช้เอกสาร และแฟ้มจัดเก็บ
เอกสาร เปน็ จำนวนมาก การใชโ้ ปรแกรมทางการบัญชเี ข้ามาช่วยทำงาน โดยอาศยั เทคโนโลยีสารสนเทศต่างๆ
ยังคงเป็นไปตามลำดับขั้นตอนของการประมวลผลด้วยมือ ซึ่งบางขั้นตอนถูกกำหนดไว้ในเงื่อนไขของโปรแกรม
ทำให้นักบัญชีไม่ต้องดำเนินการแต่โปรแกรมจะช่วยทำงานให้ ดังนั้น การนำโปรแกรมทางการบัญชีมาใช้ใน
ธุรกิจ จะช่วยลดข้อผิดพลาดในการทำงาน ลดปริมาณการใชก้ ระดาษ เพิ่มประสทิ ธภิ าพในการประมวลผล และ
สามารถการนำเสนอรายงานทางการเงนิ ได้อยา่ งถูกต้อง ทันเวลา ทำให้ผใู้ ช้รายงานทางการเงนิ สามารถนำไปใช้
ในการตดั สินใจไดอ้ ยา่ งถูกตอ้ ง

วิธกี ารจดั หาโปรแกรมทางการบญั ชีมาใชก้ บั ธุรกิจ

Romney and Steinbart (2006) กล่าวถึงวิธีการจัดหาโปรแกรมทางบัญชีมาใช้กับธุรกิจ สามารถทำได้
3 วธิ ี ดงั นี้

วิธีท่ี 1 การพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้เองภายในธุรกิจ (In-house Development) ธุรกิจที่มีความ
ตอ้ งการระบบบัญชีท่สี ลับซับซ้อนแตกตา่ งจากธุรกิจทั่วไป มกั จะพฒั นาโปรแกรมทางบัญชีข้ึนมา เพื่อใช้งานให้
ตรงตามความต้องการของธุรกจิ ทำให้เกดิ ผลดี คอื โปรแกรมท่ีได้ตรงตามความตอ้ งการของผใู้ ชง้ านภายในธรุ กิจ และ

2 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

การทำงานมีความยืดหยุ่นสูง กล่าวคือ การปรับเปลี่ยนส่วนประกอบต่างๆ ภายในโปรแกรมสามารถทำได้ตาม
ความตอ้ งการ เพอ่ื ใหเ้ หมาะสมกับการใช้งาน แตม่ ผี ลเสยี คือ ตอ้ งใชเ้ วลาในพฒั นาอันยาวนาน มีโอกาสท่ีจะไม่เสร็จ
ตามกำหนดเวลา หรือมีโอกาสที่โปรแกรมนั้นจะพัฒนาไม่สำเร็จมี นอกจากนี้ยังพบว่าการลงทุนพัฒนา
โปรแกรมเองค่อนข้างสูง ยากต่อการประมาณต้นทุนล่วงหน้า งบประมาณอาจจะบานปลาย และการหา
ผู้พัฒนาต่อทำได้ยาก กลา่ วคอื หากทีมงานในการพัฒนาโปรแกรมลาออก จะทำใหไ้ ม่มีผรู้ ับผิดชอบต่อ

ขอ้ ควรคำนึงถึงสำหรับธรุ กิจท่จี ะพัฒนาโปรแกรมบัญชเี อง มดี งั นี้
1. ต้องระมัดระวังในการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรม ควรเป็นผู้มีประสบการณ์ในธุรกิจ มีความเข้าใจ
ลกั ษณะทางธุรกิจเปน็ อยา่ งดี และตอ้ งมคี วามเขา้ ใจอยา่ งลึกซ้ึงวา่ ควรปฏบิ ตั ิอย่างไรเมอื่ เกิดปญั หา
2. ตอ้ งทำสัญญาระหวา่ งผูพ้ ฒั นาโปรแกรมกบั ธุรกิจ สัญญาจะเปน็ ตวั แทนของความรับผิดชอบ ที่นักพัฒนา
โปรแกรมมีต่อธรุ กิจ และเพ่ือใหเ้ กดิ ความเข้าใจท่ชี ัดเจนตรงกันท้ังสองฝา่ ย
3. วางแผนและตดิ ตามผลเป็นระยะ ในระหวา่ งการเขียนโปรแกรมอาจต้องออกแบบในรายละเอยี ด จงึ
ต้องตดิ ตามผลงานเป็นระยะ
4. รักษาความสัมพันธ์อันดีในการติดต่อสื่อสาร ระหวา่ งธุรกิจกับนกั พัฒนาโปรแกรม เป็นสิ่งสำคัญท่ไี ม่ควร
ละเลยเปน็ อยา่ งยิง่
5. ควบคุมต้นทุนอย่างเข้มงวด ธุรกิจต้องพยายามควบคุมต้นทุนที่จะเกิดขึ้นให้มีน้อยที่สุด จนกว่า
โปรแกรมจะสำเรจ็ และเปน็ ทีย่ อมรับของธรุ กิจ
วิธที ่ี 2 การซอ้ื โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชีทว่ี างจำหนา่ ยในทอ้ งตลาด (Software Package)
ธุรกิจที่มีความต้องการระบบบัญชีตามรูปแบบปกติทั่วไป มักจะเริ่มต้นการจัดหาโปรแกรมทางบัญชี ด้วยการซื้อ
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี เนื่องจากสามารถหาซื้อได้ง่าย ต้นทุนต่ำ และเริ่มต้นการใช้งานได้เร็ว ทำให้
เกดิ ผลดี คือ ต้นทนุ ต่ำกว่าเมอื่ เทียบกบั การพัฒนาโปรแกรมบัญชขี ึ้นใชเ้ อง และสามารถประมาณตน้ ทุนไดล้ ่วงหน้า
นอกจากนี้ยังได้รับการบำรุงรักษา และบริการหลังการขายจากบริษัทผู้ขายอีกด้วย แต่มีผลเสีย คือ ขาดความ
ยดื หยุน่ ในการใช้งาน กล่าวคอื โอกาสที่จะปรับเปลี่ยนส่วนประกอบต่างๆ ของโปรแกรมทำได้ยาก และในบางครั้ง
อาจพบวา่ ความสามารถในการทำงานของโปรแกรม อาจไมต่ รงตามความต้องการของผู้ใช้งานทง้ั หมด
ข้อควรคำนึงถงึ สำหรับธรุ กิจท่ซี ้ือโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีท่ีวางจำหน่ายในท้องตลาด มีดงั น้ี
1. การตระหนักถึงความสำคัญในการเลือกผ้ขู ายโปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี หากไม่รจู้ กั หรือไม่มี
ความรู้ในโปรแกรม ผู้ซื้อสามารถค้นหาบริษัทที่จำหน่ายโปรแกรมผ่านทางสมุดโทรศัพท์ อินเตอร์เน็ต การ
สอบถามผู้ที่เคยใชม้ าก่อน วารสารทางบัญชี หรือวารสารเกี่ยวข้องกับการบัญชี นอกจากนี้ ผู้ซื้อสามารถศึกษา
ข้อมลู ได้จากการเขา้ ร่วมสมั มนา หรือคน้ หาธรุ กจิ ทใ่ี ชโ้ ปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชนี ั้นๆ ในปัจจบุ ัน
2. ให้ความสำคัญกับบริการหลังการขาย ซึ่งปัจจุบันพบว่าทุกบริษัทจะต้องมีบริการหลังการขายอยู่แล้ว
แต่สิ่งที่ธุรกิจพึงระวัง คือ ประสบการณ์ และเงินลงทุนของบริษัทผู้ผลิตซอฟต์แวร์ เนื่องจากบริษัทที่มี
ประสบการณ์ และเงินลงทุนน้อย อาจไม่สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ หากได้รับผลกระทบจากปัจจัยภายใน
เช่น เงินทุนน้อยจึงไม่สามารถขยายกิจการ หรือพัฒนาบริษัทให้ต่อสู้กับคู่แข่งขันได้ หรือจากปัจจัยภายนอก
เช่น สภาพเศรษฐกิจ สังคม การเมือง สภาพแวดล้อมท่ีจะทำให้บริษัทอาจต้องเลิกกิจการ ดังน้ัน ประสบการณ์
และความม่ันคงของบรษิ ัท จึงเป็นอีกหนง่ึ ปัจจัยทต่ี ้องคำนงึ ถึง

ความรพู้ ืน้ ฐานเก่ยี วกบั โปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบัญชี 3

3. ความต้องการฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) เพื่อรองรับการทำงานของ
โปรแกรมสำเร็จรูปทีซ่ ื้อมา โดยพิจารณาจากเทคโนโลยี และอุปกรณ์ที่โปรแกรมรองรับ ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่ตอ้ ง
พิจารณา เพราะจะช่วยประหยัดเวลา ช่วยให้ตัดสินใจได้ง่ายขึ้น ลดความผิดพลาดในการตัดสินใจ หลีกเลี่ยง
ความขดั แยง้ ท่อี าจเกิดข้ึน ระหวา่ งผ้ซู ้ือกับผู้ขาย เพราะความเข้าใจทไี่ มต่ รงกัน

วธิ ที ่ี 3 การวา่ จ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม (Outsourcing) ธุรกิจอาจต้องการลดความ
เสี่ยงในการประมวลผลรายการค้าที่มีจำนวนมาก หรือมีความสำคัญสูง โดยว่าจ้างบุคคลภายนอกที่มีความ
ชำนาญสงู สามารถเลอื กใชเ้ ทคโนโลยที ก่ี า้ วหน้า มาควบคมุ ดูแลการประมวลผลขอ้ มลู ท้ังหมด หรอื บางสว่ นของ
ธรุ กจิ ทำใหเ้ กดิ ผลดี คอื ประหยดั เวลาเมอ่ื เทยี บกับการพัฒนาโปรแกรมขึ้นใช้งานเอง สามารถควบคมุ ต้นทุนได้
เพราะการว่าจ้างบุคคลภายนอกจะต้องมีสัญญาว่าจ้างระหว่างกัน นอกจากนี้โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นจะเสร็จ
ตามกำหนดเวลาที่ตกลงกันไว้ตามสัญญา แต่หากเสร็จไม่ทันเวลา ธุรกิจจะได้รับเงินค่าปรับตามที่ได้ระบุไว้ใน
สัญญา แตม่ ีผลเสียคือ การพัฒนาหรือแก้ไขปญั หาของโปรแกรมเป็นไปไดช้ ้าหรืออาจไม่มเี ม่ือเทยี บกบั โปรแกรม
สำเร็จรูปทางบัญชีที่วางจำหน่ายตามท้องตลาดซึ่งจะพัฒนาเวอร์ชัน (version) ใหม่ๆ อย่างต่อเนื่อง เพื่อ
แก้ปัญหาเวอร์ชนั (version) เดมิ และพัฒนาให้ทนั กับเทคโนโลยีทเ่ี ปลี่ยนแปลง ในขณะที่การว่าจ้างหน่วยงาน
ภายนอกพัฒนาโปรแกรมนั้นจะหยุดพัฒนา ต่อเมื่อส่งมอบงานให้แก่ลูกค้าเรียบร้อยแล้ว และนอกจากนี้
โปรแกรมทีไ่ ด้อาจไมต่ รงตามความตอ้ งการของผู้ใชง้ านทั้งหมด

ข้อควรคำนงึ ถึงสำหรับธุรกิจท่วี า่ จา้ งหนว่ ยงานภายนอกพฒั นาโปรแกรม มีดงั น้ี
1. ความเชื่อถือได้ของบริษัททีพ่ ัฒนาโปรแกรมให้ สิ่งสำคัญของโปรแกรมน้ันไม่ไดอ้ ยู่เพียงแค่สามารถ
ใช้งานได้ตรงตามความต้องการ แต่หากเกิดปัญหาใหม่ๆ จะต้องมีผู้แก้ไขปัญหา เพ่ือให้การทำงานเป็นไปอย่าง
ต่อเนอื่ ง ดังน้ัน ความรบั ผดิ ชอบ และการบรกิ ารหลงั การขาย เป็นสิ่งสำคญั ท่ีตอ้ งคำนงึ ถงึ
2. ความคลอ่ งตัวในการปรับเปลี่ยนการใชง้ านธรุ กิจ ตอ้ งคำนึงถงึ ด้วยวา่ หากโครงสรา้ งของกิจการเกิด
การเปลี่ยนแปลง เช่น การควบรวมกิจการ การขยายกิจการ โปรแกรมที่ใช้อยู่จะสามารถปรับเปลี่ยน
องค์ประกอบได้ตามความต้องการเพียงใด
3. การสญู เสียการควบคุม เนื่องจากขอ้ มลู ท่เี ปน็ ความลบั และระบบงานทัง้ หมด หรือบางสว่ น ถูกแบง่
ให้บุคคลภายนอกมีส่วนร่วมในการทำงาน ดงั นนั้ ผู้บรหิ ารกิจการต้องเปรียบเทียบความคุ้มคา่ ท่ีเกดิ ขึ้นด้วย
4. การบริการหลังการขายหลังส่งมอบงานไปแล้ว จะเชื่อมั่นได้อย่างไรว่าหากเกิดปัญหาในการใช้งาน จะ
ติดตอ่ ผู้พัฒนาโปรแกรมเพ่อื ใหแ้ กไ้ ขปญั หาให้แกธ่ ุรกิจได้ทนั เวลา วธิ นี ีอ้ าจทำใหเ้ กิดคา่ ใช้จ่ายทสี่ ูงขน้ึ มากในระยะยาว
วิธีการจัดหาโปรแกรมทางการบญั ชที ง้ั 3 วิธี แต่ละวิธมี ีข้อคำนงึ ถึงท่ีมีความโดดเด่นแตกต่างกนั ดังน้ี
วธิ ที ี่ 1 การพัฒนาโปรแกรมขน้ึ ใช้เองภายในธุรกิจ จะต้องคำนงึ ถึงการควบคมุ ต้นทุนและระยะเวลา
ท่ีใชใ้ นการพัฒนาโปรแกรมอาจจะบานปลาย ทำให้ระบบงานท่ตี อ้ งการเสรจ็ ไม่ทนั เวลาที่กำหนด
วิธีท่ี 2 การซ้ือโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชที ว่ี างจำหน่ายในทอ้ งตลาด จะตอ้ งคำนึงถงึ การ
คดั เลือกบรษิ ัทผจู้ ำหน่ายท่ีมคี วามนา่ เชอื่ ถือ และคุณภาพของการให้บรกิ ารหลังการขาย
วธิ ีท่ี 3 การว่าจ้างหน่วยงานภายนอกพัฒนาโปรแกรม จะต้องคำนงึ ถึงข้อมูลของธรุ กิจที่จะต้องเปิดเผย
แกบ่ คุ คลภายนอก และการชว่ ยแก้ไขปญั หาของระบบงานที่จะไดร้ บั จากบริษทั ผู้พัฒนาโปรแกรมหลงั ส่งมอบงาน

4 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์

สำหรับโปรแกรมทางบัญชีในปัจจุบัน โดยเฉพาะโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายใน
ทอ้ งตลาดถูกพฒั นาขนึ้ ให้ครอบคลุมระบบงานทางบัญชที ง้ั หมด ได้แก่ ระบบงานขาย ระบบควบคมุ ลกู หนี้ และ
รายได้อนื่ ๆ ระบบงานจัดซ้อื ระบบควบคุมเจา้ หนี้ และคา่ ใช้จา่ ยอืน่ ๆ ระบบควบคุมสนิ คา้ ระบบสนิ ทรัพย์ถาวร
ระบบควบคุมเช็คและเงินฝากธนาคาร ระบบภาษี ระบบบัญชีแยกประเภท อีกท้ังยังมีระบบรักษาความ
ปลอดภัย ที่สามารถกำหนดสิทธิในการเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานแต่ละคน เพื่อป้องกันผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องเข้าไป
ละเมิดสิทธิของผู้อื่น รวมถึงการช่วยสำรองข้อมูลให้ปลอดภัยจากภัยพิบัติต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้น ดังนั้น การใช้
โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่วางจำหน่ายในท้องตลาด จะทำให้ธุรกิจลดความยุ่งยากในการทำงาน
เนื่องจากโปรแกรมทางบัญชีจะออกแบบมาเพื่อลดการทำงานท่ีซำ้ ซ้อน ระบบงานย่อยต่างๆ สามารถเชื่อมโยง
ข้อมูลกนั ได้ และช่วยเพม่ิ ประสิทธิภาพในการทำงาน เกดิ ความรวดเร็ว และความถูกต้องในเวลาที่น้อยกว่าเดิม
และนอกจากน้ยี งั พบวา่ ก่อใหเ้ กดิ ความประหยดั มากกวา่ การลงทุนด้วยการจัดหาโปรแกรมทางบญั ชวี ิธีอน่ื โดย
สามารถตอบสนองความต้องการของเจ้าของกิจการได้เป็นอย่างดี โดยเฉพาะรายงานในเชิงบริหาร ที่มีความ
หลากหลายและมีความยืดหยุ่น สามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการ มีความสามารถรองรับการขยายตัว
ทางธุรกิจในอนาคต ซึ่งแม้ว่าอาจจะพบปัญหาและอุปสรรคจากการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีอยู่บ้าง
แตผ่ ูซ้ ือ้ สามารถปรึกษาทีมงานขายทม่ี ีความเชี่ยวชาญเพื่อชว่ ยจดั การปญั หาต่างๆ ทเี่ กิดข้นึ ได้

ข้อควรพิ จารณาในการเลือกใช้โปรแกรมสาเร็จรูปทางการบัญชี

โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีของไทยที่ใช้ในปัจจุบันมีมากมาย มีทั้งโปรแกรมที่แจกฟรี และ
โปรแกรมที่จำหน่าย เช่น Express , Formula , SmartBiz , Autoflight , BC-Account , Easy-ACC , EasyWin ,
WINSpeed เป็นต้น การตัดสินใจเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีให้เหมาะสมกับธุรกิจ จำเป็นต้อง
พิจารณาใหร้ อบคอบ เพ่อื จะได้ไม่ต้องหาโปรแกรมอืน่ มาทดแทนโปรแกรมทไ่ี มส่ ามารถตอบสนองความต้องการ
ได้อย่างแท้จริง ซึ่งมีขอ้ ควรพจิ ารณาใน 5 ดา้ น ดังนี้

1. ดา้ นบุคลากร ในการเลือกโปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชีนนั้ ผบู้ รหิ ารระดับสงู ของธุรกจิ จะต้องให้การ
สนับสนุน ทั้งการกำหนดเป็นนโยบายให้มีการใช้โปรแกรมสำเร็จรูป และการสนับสนุนด้านการเงิน สำหรับการ
ตดั สินใจเลอื กโปรแกรมใดนั้น ควรใหผ้ เู้ กย่ี วข้องรว่ มพิจารณา ไดแ้ ก่ ฝา่ ยบัญชี ฝ่ายการเงนิ ฝา่ ยจดั ซือ้ ฝ่ายคลังสินค้า
และควรมีส่วนร่วมในการทดสอบระบบ เพื่อให้โปรแกรมที่เลือกใช้นั้นสามารถตอบสนองต่อความต้องการใช้งานได้
อยา่ งแท้จรงิ ไมเ่ กิดการต่อต้าน และควรสง่ เสริมให้ฝกึ อบรมการใช้โปรแกรมจนผู้ใชเ้ กิดความชำนาญ

2. ด้านคณุ ภาพของโปรแกรม โดยพจิ ารณาในประเดน็ ดงั ต่อไปนี้
2.1 ความถกู ตอ้ งในการบนั ทึกบญั ชี การประมวลผลและการออกรายงานมคี วามถูกต้อง ครบถว้ น

โดยให้ทดสอบจากการใช้ข้อมูลจริงแล้วดูผลลัพธ์ที่ได้จากรายงานทางการเงิน นอกจากนี้ควรพิจารณาความ
สมบูรณ์ของโปรแกรม เสถียรภาพการใช้งานของโปรแกรม ความง่ายในการใช้งานโปรแกรมที่มีคุณสมบัติ
ครบถว้ นแต่ใชง้ านยากกไ็ ม่ควรซ้ือ

ความรู้พ้นื ฐานเก่ยี วกับโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี 5

2.2 ให้ทดลองใช้ก่อนตัดสินใจซื้อ โดยเลือกบริษัทที่มีชุดทดลอง (Demo) ไว้ให้ทดลองใช้ อย่า
หลงเชื่อคำโฆษณาหรือคำกล่าวอ้างของผู้ขาย โดยการทดลองใช้ให้นำข้อมูลจำนวนมากมาทดสอบว่าผลลัพธ์ที่
ได้เป็นไปตามความต้องการเพยี งใด เช่น ความเร็วของการประมวลผล ความสามารถในการออกรายงานพร้อม
กนั จากคอมพิวเตอรห์ ลายเคร่อื ง

2.3 เลือกระบบบัญชีที่พัฒนาบน Windows ดีกว่าระบบบัญชที ี่พัฒนาบน DOS เพราะ การพัฒนาบน
Windows มีอย่างต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพในการใช้งานมากกว่า การนำข้อมูลออก (Export) เพื่อเข้าสู่
Windows สามารถทำได้ การใช้งานทำได้ง่าย มีความสวยงามน่าใช้ อีกทั้งยังทำงานได้หลายงานพร้อมกันบน
เครื่องคอมพวิ เตอรเ์ ดยี ว (Multitasking)

2.4 เลือกโปรแกรมที่มีเครื่องมือช่วยกู้ข้อมูลจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟดับแล้วข้อมูลสูญหายไป
หรือช่วยซอ่ มแซมฐานข้อมลู เม่ือเกดิ ความบกพร่อง

2.5 พิจารณาการจดั เก็บข้อมลู ทางบัญชี ซงึ่ สามารถจดั เกบ็ ขอ้ มูลได้ 2 แบบ คอื ระบบแฟม้ ขอ้ มูล
(Filebase) และระบบฐานข้อมูล (Database) ซึ่งการเก็บข้อมูลในระบบฐานขอ้ มูลจะทำใหเ้ กิดความปลอดภยั
มากกวา่ ซึ่งจะต้องมรี ะบบการรกั ษาความปลอดภยั ท่ีดีพอ

2.6 อยา่ คำนงึ ถึงสีสันที่สวยงาม เพราะจะเปน็ ปัญหาแกส่ ายตาในระยะยาว
3. ด้านการเลือกผู้พัฒนาโปรแกรมที่น่าเชื่อถือ โดยรายชื่อผู้ประกอบการที่จำหน่ายซอฟต์แวร์ตาม
มาตรฐานซอฟต์แวร์ของกรมสรรพากร สามารถหาข้อมูลได้จากเว็บไซด์ (website) ของกรมสรรพากร คือ
www.rd.go.th ซง่ึ มขี อ้ ควรพิจารณามดี งั น้ี

3.1 เลือกบริษัททีม่ ีความมง่ั คงและประสบการณ์มาก อยา่ ซื้อโปรแกรมกบั บริษัทที่ไม่น่าเชอื่ ถือ
เพราะหากบรษิ ัทผขู้ ายเลกิ กิจการ จะทำใหร้ ะบบงานของธุรกจิ ต้องหยดุ ชะงกั

3.2 เลือกบริษัทที่มีการพัฒนาซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่อง โดยพิจารณาว่าผู้ผลิตพัฒนาโปรแกรม
อย่างต่อเนื่องเพียงใด มีรุ่น (Version) ใหม่ๆ ออกมาอย่างต่อเนื่องหรือไม่ เนื่องจากโปรแกรมที่พัฒนาใน
ช่วงแรก อาจมหี ลมุ ดำ (Bug) ซ่ึงจะทำให้เกิดการหยดุ ชะงักในการทำงาน หรือทเี่ รียกว่า error โปรแกรมจึงต้อง
มกี ารพัฒนาอยา่ งต่อเนื่อง

3.3 สอบถามจากผู้ใชง้ านจริง โดยถามผู้ขายวา่ โปรแกรมดังกลา่ วมีผู้ใช้งานมากน้อยเพียงใด และ
ขอตวั อยา่ งรายชื่อลูกคา้ เพือ่ สอบถามจากผู้ใช้งานจริงประมาณ 4-5 ราย เกย่ี วกบั ความพอใจในการใช้งาน
บรกิ ารหลงั การขาย และปัญหาทเ่ี กดิ ข้ึน

3.4 ควรพิจารณาการบริการหลังการขาย โดยพิจารณาจากความเชี่ยวชาญ ประสบการณ์ของ
พนกั งานดูแลลกู ค้าหลังการขาย (Customer support) จะตอ้ งเป็นทีมงานท่ีมคี วามรแู้ ละประสบการณ์ มีความ
ชำนาญด้านบญั ชี และมคี วามสามารถแกไ้ ขปัญหาที่เกดิ ขน้ึ หลงั การขายได้

4. ด้านเครื่องมือที่ใช้ในการพัฒนาโปรแกรม การเลือกใช้เครื่องมือในการพัฒนาโปรแกรมที่ดีจะ
รองรบั การปรบั เปล่ยี นรปู แบบ (Feature) ต่างๆ ทีจ่ ะเกิดขึน้ ในอนาคตเม่ือเทคโนโลยีเปลย่ี นแปลง หากทีมงาน
ผู้เขียนโปรแกรมใช้เครื่องมือที่ไม่เหมาะสม จะทำให้ข้อมูลเสียหายบ่อย จะต้องจัดเรียงข้อมูล (Reindex) อยู่
เป็นประจำ นอกจากนี้ควรคำนึงถึงเทคโนโลยีทีโ่ ปรแกรมนั้นต้องการใช้ ธุรกิจควรประมาณการงบประมาณท้งั
ในส่วนของฮาร์ดแวร์ (Hardware) และซอฟต์แวร์ (Software) ที่สามารถรองรับการทำงานของโปรแกรม ควรเลือก

6 จัดทำโดย : ครูพินรฎั สตี ลวรางค์

โปรแกรมที่ง่ายในการใช้งาน (User Friendly) เช่น ใช้เมาส์ (Mouse) แทนคีย์บอร์ด (Keyboard) ได้ทุกหน้าจอ
การค้นหาขอ้ มูลทำได้สะดวก หนา้ จอบนั ทกึ ข้อมูลชดั เจน เข้าใจได้งา่ ย และขอ้ มูลสามารถเชอ่ื มโยงไปยงั หน้าจอ
อนื่ ๆ ทเี่ กี่ยวข้องกนั ได้ และสิง่ สำคัญอกี ประการหนงึ่ คอื มีระบบรักษาความปลอดภัยที่นา่ เชอื่ ถือ

5. ด้านความคุ้มค่าต่อการลงทุนในการเลือกซื้อ ควรเปรียบเทียบระหว่างประโยชน์ที่จะได้รับกับ
ต้นทุนที่คาดว่าที่เสียไป ในด้านกำลังการผลิตที่เพิ่มขึ้น ระยะเวลาในการตอบสนองความต้องการของผู้ใช้งาน
ความผิดพลาดที่ลดลง ระยะเวลาในการคืนทุน การเลือกโปรแกรมที่ไม่มีคุณภาพจะเพิ่มค่าใช้จ่ายในระยะยาว
แต่ไม่ควรซื้อโปรแกรมโดยตัดสินใจที่ราคาเป็นสำคัญ เพราะโปรแกรมราคาถูกอาจไม่คุ้มค่ากับเงินที่ลงทุนไป
และสำหรับโปรแกรมที่ราคาแพงก็ไม่ได้หมายความว่าจะดีเสมอไป ดังนั้น ผู้ซื้อควรคำนึงถึงคุณภาพของ
โปรแกรม และความสามารถในการตอบสนองความต้องการใชง้ าน

โดยสรุป ธุรกิจที่ต้องการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี จะต้องพิจารณาใน 5 ด้านดังกล่าว
ข้างต้น เพื่อให้โปรแกรมท่เี ลือกมานั้นชว่ ยอำนวยความสะดวกในการทำงาน เกดิ ความรวดเรว็ ในการตอบสนอง
ต่อความต้องการของลูกค้า ช่วยทำภาระงานประจำที่ต้องทำซ้ำๆ ทำให้มีเวลาสร้างสรรค์ผลงานอื่นๆ และ
แก้ปัญหาระบบงานปจั จุบันได้ ซง่ึ โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีท่ดี ี ควรมคี ุณสมบัติ ดังน้ี

1. เป็นโปรแกรมบัญชีระดับมาตรฐาน มผี ใู้ ช้กนั อยา่ งแพร่หลาย และกรมสรรพากรยอมรับ
2. พัฒนาโดยบริษทั ที่มัน่ คง และ มชี ื่อเสยี งมายาวนาน ดว้ ยทีมโปรแกรมเมอรม์ ืออาชีพ
3. ทำงานบน Windows ดว้ ย ระบบบญั ชี ตา่ งๆ ครบวงจร
4. ใชง้ านง่าย สะดวก ลดเวลาการทำงาน และมีรายงานท่สี มบูรณแ์ บบ
5. การอบรมเพ่ือการใชง้ านไดจ้ ริงกอ่ นซ้ือและมีบริการหลงั การขายท่ดี เี ยีย่ ม
6. สามารถรองรบั ธรุ กจิ ในอนาคตได้ เชน่ E- Commerce

การนำโปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชมี าใช้ อาจกอ่ ใหเ้ กิดปญั หาสำหรับกจิ การ เช่น เกิดความยากใน
การประยุกต์โปรแกรมให้เข้ากับลักษณะของธุรกิจ มีปัญหาเกี่ยวกับการเชื่อมต่อกันระหว่างระบบย่อย เกิด
ความยงุ่ ยากในการใชง้ าน และการออกรายงาน ผ้ใู ชข้ าดความรูค้ วามเขา้ ใจ ขาดความเชย่ี วชาญ รายงานทไ่ี ด้ไม่
ตรงกับความต้องการของกิจการ และไม่มีบริการหลังการขายที่ดี ดังนั้น ในการเลือกซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป
ทางการบญั ชี ผซู้ อื้ จะต้องพจิ ารณาให้ละเอยี ดรอบคอบอย่างรอบด้าน เพือ่ ให้โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชีท่ี
เลอื กใชม้ คี วามเหมาะสมกับธุรกิจ อันจะก่อใหเ้ กดิ ประโยชน์ แทนท่จี ะเกิดปัญหาในระยะยาว

ความเสียหายของการเลือกใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชีที่ไม่มีคุณภาพ คือ การทำงานไม่มี
ประสิทธิภาพ เกิดความล่าช้า ขาดข้อมูลช่วยในการตัดสินใจ สร้างปัญหาให้กับการทำงาน เพิ่มค่าใช้จ่ายใน
ระยะยาว ขาดความสามารถในการแข่งขันทางธุรกิจ เพราะขาดเทคโนโลยีที่มีคุณภาพ รวมถึงการเลือก
โปรแกรมที่มีประสิทธิภาพสูงเกินความจำเป็น ทำให้เพิ่มต้นทุนซึ่งไม่คุ้มค่าต่อการใช้ประโยชน์ การเลือก
โปรแกรมบัญชที ่ไี ม่มีคุณภาพจะเพ่ิมค่าใช้จ่ายในระยะยาว

นอกจากนี้ ข้อควรระวังในการใช้โปรแกรมสำเร็จรูปทางการบัญชี คือ ความเสี่ยงจากการหยุดชะงักของ
ระบบ อันเกิดจากไวรัสคอมพิวเตอร์ ความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิด เช่น ไฟไหม้ แผ่นดินไหว
ดังนั้น ผู้ใช้ต้องให้ความสำคัญกับการสำรองข้อมูล เพื่อให้สามารถนำกลับมาใช้ได้อย่างรวดเร็วที่สุด เพื่อลด
ความเสียหายท่ีจะเกดิ ขน้ึ กับธรุ กจิ

ความรูพ้ ้ืนฐานเกยี่ วกบั โปรแกรมสำเร็จรปู ทางการบัญชี 7

8 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์