หน่วยที่ 8

หน่วยท่ี 8

การบนั ทกึ ข้อมูลทางบญั ชเี ก่ยี วกบั ระบบขาย

ความรพู้ ืน้ ฐานเก่ียวกับโปรแกรมสำเรจ็ รปู ทางการบญั ชี 0



หนว่ ยท่ี 8

การบนั ทกึ ขอ้ มลู ทางบญั ชเี กย่ี วกบั ระบบขาย

สาระสำคัญ

การทำงานในระบบขาย เป็นขั้นตอนหลังจากท่มี ีสินค้าในคลงั สินค้าแล้ว ธรุ กจิ จะทำรายการขายสินค้าหรือ
บรกิ ารแกล่ ูกคา้ ซง่ึ มที ้ังขายสินคา้ เป็นเงินสด และเปน็ เงินเชอื่ โดยอาจจะทำใบเสนอราคาให้ลกู ค้า หรือออกเอกสาร
รับคำสง่ั ซ้ือจากลกู ค้า (ใบส่งั ขาย) ให้กับลูกค้ากอ่ นทำการขาย หรอื อาจจะทำการขายโดยไม่ตอ้ งผา่ นขน้ั ตอนการทำใบ
เสนอราคา หรอื ออกใบส่งั ขายกไ็ ด้ และในบางครั้ง ถา้ สินค้าชำรดุ ก็จะมีการรับคืนสินค้าจากลกู คา้ โดยออกใบลดหน้ี
ให้ลกู ค้า หรอื ถ้าเปน็ งานบรกิ ารก็จะ ถูกหกั ภาษี ณ ท่จี า่ ย ตงั้ แต่ขั้นตอนขายสด เป็นตน้

สาระการเรียนรู้

1. ภาพรวมของระบบขาย
2. ประเภทเอกสารในระบบขาย
3. เมนูในระบบขาย
4. การสร้างเลม่ เอกสารท่ใี ชใ้ นระบบขาย
5. การบันทกึ รายการในระบบขาย

สมรรถนะประจำหนว่ ย

1. แสดงความรูเ้ กย่ี วกบั ระบบขาย
2. ทำการบันทกึ รายการในระบบขายตามลำดับข้ันตอน

จุดประสงค์เชงิ พฤตกิ รรม
1. ด้านความรู้

1.1 อธิบายภาพรวมของระบบขายได้
1.2 บอกประเภทเอกสารในระบบขายได้
1.3 เลือกใชเ้ มนูในระบบขายได้

2. ด้านทกั ษะ

2.1 สร้างเล่มเอกสารท่ีใชใ้ นระบบขายได้
2.2 บันทึกรายการในระบบขายได้

3. ดา้ นคุณลักษณะอันพึงประสงค์

3.1 ความมวี ินยั
3.2 ความสนใจใฝร่ ู้
3.4 ความรบั ผดิ ชอบ
3.4 ความซื่อสตั ยส์ ุจริต

การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชเี กยี่ วกับระบบขาย 1

ภาพรวมการทางานในระบบขาย

การทำงานในระบบขาย เปน็ ขั้นตอนหลงั จากท่มี ีสนิ ค้าในคลังสนิ ค้าแลว้ ธรุ กจิ จะทำรายการขายสนิ ค้า
หรอื บรกิ ารแก่ลูกค้า ซ่ึงมที ั้งขายเป็นเงินสด และเป็นเงนิ เชื่อ โดยอาจจะออกใบเสนอราคา เอกสารรับคำสั่งซ้ือ
จากลูกค้า (ใบสัง่ ขาย) ให้กับลูกค้าก่อนทำการขาย หรืออาจจะทำการขายโดยไม่ตอ้ งผ่านขั้นตอนการออกใบ
เสนอราคา หรือใบสั่งขายก็ได้ และในบางครั้ง ถา้ สนิ คา้ ชำรดุ กจ็ ะมีการรบั คนื สนิ ค้าจากลูกคา้ โดยออกใบลดหน้ี
ให้ลูกค้า หรือถ้าเป็นงานบริการก็จะ ถูกหักภาษี ณ ที่จ่าย ตั้งแต่ขั้นตอนขายสด เป็นต้น การทำงานในระบบ
ขายมขี ้ันตอนการทำงานสรปุ เปน็ แผนภาพไดด้ งั นี้

ภาพที่ 8-1 ขั้นตอนการทำงานของระบบขาย
เม่ือทำการบนั ทกึ ขอ้ มลู ในระบบขายแลว้ โปรแกรมจะเชือ่ มโยงข้อมลู ไปทร่ี ะบบอน่ื ทเ่ี กยี่ วข้อง ดังภาพที่ 8-2

ระบบลกู หน้ี

ต้งั ลูกหนี้

ระบบ ระบบขาย ระบบบรหิ าร
ภาษีมลู คา่ เพมิ่ สินคา้ คงคลงั
ลดสินค้าในสตอ๊ ก
เพม่ิ ภาษีขาย ลงรายวนั ขายสด,ขายเชอ่ื

ระบบบัญชีแยกประเภท

ภาพท่ี 8-2 การเชอ่ื มโยงจากระบบขายไปยังระบบอื่นทีเ่ กย่ี วขอ้ ง
2 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

ประเภทเอกสารในระบบขาย

QS ใบเสนอราคา (Sale Quotation) ใชท้ ำใบเสนอราคา

SO ใบส่งั ขาย (Sale Order) ใช้ทำใบสัง่ ขาย

สำหรบั ธรุ กิจซอื้ มา-ขายไป

SR ใบส่งของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบเสรจ็ รับเงนิ (บลิ เงนิ สด) ใช้กรณีขายสนิ คา้ เป็นเงินสด

SC ใบลดหน้ี เงินสด (สินค้า) ใชส้ ำหรบั ลดหน้เี ป็นเงินสด (สินคา้ )

SD ใบเพม่ิ หนี้ เงนิ สด (สนิ ค้า) ใชส้ ำหรบั เพมิ่ หนเี้ ป็นเงินสด (สินค้า)

SI ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษ/ี ใบแจง้ หนี้ ใชก้ รณขี ายสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชื่อ

SM ใบลดหนี้ เงินเชื่อ (สนิ ค้า) ใชส้ ำหรบั ลดหนี้ กรณีขายสินคา้ เป็นเงินเชอ่ื

SX ใบเพม่ิ หนี้ เงินเช่อื (สินค้า) ใช้สำหรบั เพม่ิ หนี้ กรณขี ายสนิ คา้ เป็นเงนิ เช่อื

สำหรบั ธุรกิจบริการ

SU ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสรจ็ รับเงิน(บลิ เงินสด) ใชก้ รณใี หบ้ รกิ ารเปน็ เงินสด

SA ใบลดหนี้ เงนิ สด (บรกิ าร) ใช้สำหรบั ลดหนีเ้ ป็นเงนิ สด (บรกิ าร)

SB ใบเพ่มิ หน้ี เงนิ สด (บรกิ าร) ใช้สำหรบั เพมิ่ หนเ้ี ปน็ เงินสด (บริการ)

SV ใบสง่ ของ/ใบแจ้งหน้ี ใชก้ รณใี หบ้ ริการเป็นเงนิ เช่อื และมีภาษยี งั ไมถ่ ึง

กำหนด

SN ใบลดหน้ี เงินเชอ่ื (บรกิ าร) ใช้สำหรบั ลดหนี้ เปน็ เงินเชอ่ื (บริการ)

SZ ใบเพิ่มหน้ี เงนิ เช่ือ (บรกิ าร) ใช้สำหรบั เพม่ิ หนเี้ ปน็ เงินเชื่อ (บริการ)

WL ใบภาษีหกั ณ ทจ่ี ่าย บรษิ ัทถูกหักไมน่ ำส่ง ธุรกิจเป็นนิติบคุ คล ถูกหกั ภาษี ณ ทจี่ า่ ย

WP ใบภาษีหกั ณ ท่จี ่าย บุคคลธรรมดาถกู หกั ไม่นำสง่ ธรุ กจิ เป็นบุคคลธรรมดา ถูกหักภาษี ณ ทจ่ี า่ ย

การบนั ทึกขอ้ มูลทางบัญชเี ก่ียวกับระบบขาย 3

เมนูในระบบขาย
การทำงานในระบบขาย มีเมนทู ่ใี หผ้ ใู้ ชง้ านเลอื กใช้ดังภาพที่ 8-3

ภาพท่ี 8-3 เมนใู นระบบขาย

4 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

การสรา้ งเล่มเอกสารทใี่ ช้ในระบบขาย

โปรแกรมไดจ้ ัดเตรียมเลม่ เอกสารทตี่ ้องใชใ้ นระบบขาย ไว้แล้วประเภทละ 1 เลม่ เชน่ เอกสารใบเสนอ
ราคา เอกสารใบรับคำสั่งซื้อ เอกสารขายสด เอกสารขายเชื่อ เป็นต้น แต่ถ้าผู้ใช้ต้องการเพิ่มเล่มเอกสาร ก็
สามารถทำการเพ่ิมได้ หรือถา้ ผู้ใช้ต้องการแก้ไขเลขท่ีเล่มเอกสารให้ตรงกับทีก่ ิจการกำหนด ก็สามารถทำการ
แก้ไขได้ เช่น ถา้ ตอ้ งการเพิม่ เลม่ เอกสารขายเชือ่ เล่มท่ี 0002 ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์ สามารถทำได้ ดังนี้

1. เขา้ ที่ ระบบขาย  เปิด Work Flow  Setup Master Files  A-เพม่ิ และแก้ไขเลม่ เอกสาร
และการเชอื่ มโยงในระบบขาย

2. เลอื กประเภทเอกสารทีต่ อ้ งการเพิม่ (SI)
3. จะเป็นหน้าต่าง “แกไ้ ขฐานข้อมลู เลม่ เอกสาร” ทำการบันทึกรายละเอยี ดเลม่ เอกสาร และอกั ษรนำเลขท่ี
เอกสาร ตามท่ตี อ้ งการ
4. ระบุสภาวการณ์ลงบญั ชที ่ใี ช้ โดยสรา้ งสภาวการณ์ ขายเชื่อ-ประเทศเมียนมาร์ แล้วจบั ค่หู น้าท่ีบญั ชี
ขายเชอื่ กับบัญชขี ายเชอื่ -ประเทศเมียนมาร์ และหนา้ ที่บัญชลี กู หนี้การคา้ กบั บัญชลี ูกหน้ี-ประเทศเมยี นมาร์
(การเพ่ิมเลม่ เอกสารสามารถทำได้อกี วธิ หี นึ่ง โดยเข้าทำงานทรี่ ะบบท่ตี ้องการเพม่ิ เลม่ เอกสาร แล้วทำ
การเพิ่มเล่มโดยกดปุ่มใดๆ ที่ช่องประเภทเอกสาร แล้วเลือก F3-เพิ่ม และบันทึกรายละเอียดเล่มเอกสาร
เช่นเดียวกับข้อ 1.3 – 1.4)

Setup Master Files ของระบบขาย

เลือก A-เพิ่มและแก้ไขเลม่ เอกสาร
และการเชอ่ื มโยงในระบบขาย

ภาพท่ี 8-4 การเพิ่มเลม่ เอกสารในระบบขาย
การบนั ทึกขอ้ มูลทางบญั ชีเกีย่ วกับระบบขาย 5

เลือก ประเภทเอกสารทตี่ ้องการเพ่ิม

ภาพที่ 8-5 หน้าตา่ งเลอื กประเภทเอกสารที่ต้องการเพ่ิม (เอกสารขายเชือ่ สินคา้ )

ภาพท่ี 8-6 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายละเอยี ดเอกสารทตี่ อ้ งการเพิม่ หนา้ ท่ี 1 (เอกสารขายเชือ่ สนิ คา้ )

ภาพที่ 8-7 หน้าต่างกำหนดสภาวการณ์ลงบญั ชี (ขายเช่อื -ประเทศเมยี นมาร)์
6 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

1.5 หากตอ้ งการกำหนดแบบฟอรม์ พมิ พ์เอกสาร ให้เปิดหนา้ ตา่ งบันทกึ รายละเอียดเลม่ เอกสาร
ขายเช่ือ หนา้ ท่ี 3 เลือกแบบฟอร์มเอกสารทตี่ ้องการ กดปมุ่ F10-SAVE เพ่อื เกบ็ ขอ้ มลู เข้าระบบ

เลือกแบบฟอรม์ พิมพเ์ อกสารขายเชื่อ

ภาพที่ 8-8 หนา้ ตา่ งบนั ทึกรายละเอียดเลม่ เอกสารขายเชอื่ หน้าท่ี 3 (กำหนดแบบฟอรม์ พมิ พ)์

การบนั ทึกรายการของระบบขาย
การทำงานในระบบขาย มีเอกสารต่างๆ และมขี ัน้ ตอนการทำงาน โดยอาจจะทำใบเสนอราคาใหล้ ูกคา้
หรือออกเอกสารรับคำสั่งซื้อจากลูกค้า (ใบสั่งขาย) ให้กับลูกค้าก่อนทำการขาย หรืออาจจะทำการขายโดย
ไม่ต้องผ่านขัน้ ตอนการทำใบเสนอราคา หรือออกใบส่งั ขายก็ได้
1. การทำใบเสนอราคาให้ลูกค้า

เม่ือลูกคา้ สนใจสินค้าของบรษิ ทั พนกั งานขายกจ็ ะทำใบเสนอราคาไปยงั ลกู ค้า เพือ่ นำเสนอรายการ
สินคา้ ในเบ้อื งตน้ มรี ายละเอียดการทำงาน ดงั น้ี

1.1 เข้าท่ีเมนู ระบบขาย  ขายสินคา้ และบรกิ าร  ทำใบเสนอราคาให้ลกู คา้ หรือ เปดิ
Work Flow ระบบขาย  ใบเสนอราคา

1.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
1.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบเสนอราคา” ที่ต้องการ
1.4 จะเปน็ หน้าต่างรายการใบเสนอราคา กดปุม่ F3-เพมิ่ เพอื่ เพิ่มรายการใหม่
1.5 จะเข้าสู่หน้าต่างการบันทึกใบเสนอราคา เมอ่ื บันทกึ รายละเอยี ดในเอกสารเรยี บร้อยแล้ว กดปุ่ม
F10-SAVE เพื่อเก็บขอ้ มลู
ตัวอย่างท่ี 8-1 วนั ที่ 4/11/63 ออกใบเสนอราคา เลขที่ภายใน 001 ให้กบั บริษทั นวัตกรรมไทย จำกดั
มีรายการสินค้าคือ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 5 เครื่อง ราคาเครื่องละ 14,000 บาท และ
DESKJET PRINTER 7 เครื่อง ราคาเครื่องละ 4,700 บาท คาดว่าจะส่งสินค้าได้ 15/11/63 ทำการบันทึก
รายการดงั ภาพที่ 8-9 ถึง 8-13 ตามลำดบั

การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชเี กี่ยวกับระบบขาย 7

ภาพที่ 8-9 หนา้ ต่างการเข้าระบบขายเพอื่ บันทกึ รายการใบเสนอราคา โดยใชเ้ มนู

เมนูใบเสนอราคา

ภาพท่ี 8-10 หน้าตา่ งการเขา้ บนั ทกึ รายการใบเสนอราคา ทาง Work Flow ระบบขาย

กด F3-เพม่ิ

ภาพท่ี 8-11 หน้าต่างการเขา้ บนั ทกึ รายการใบเสนอราคา

8 จดั ทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 8-12 หน้าต่างบนั ทกึ รายละเอียดใบเสนอราคา

อธิบายการบนั ทกึ ส่วนหวั ของเอกสาร

เลม่ ที่ เลม่ ทข่ี องใบเสนอราคาทเี่ ลอื กเข้ามา

เลขท่ี เลขที่ของใบเสนอราคา

1. ผใู้ ชบ้ ันทกึ เขา้ ไปเองแตต่ อ้ งเปน็ เลขทไี่ ม่ซำ้ กนั

2. ถา้ ว่างไวโ้ ปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสดุ ท้ายในปจั จบุ ัน หรือถ้าเคยกำหนดว่า

ตอ้ งการให้เอกสารเรม่ิ ต้นด้วยเลขท่เี ท่าใด โปรแกรมจะดูจากคา่ น้นั

เลขอ้างองิ เลขทเ่ี พ่ือใชใ้ นการอ้างอิงกบั เอกสารใบเสนอราคาใบน้ี จะใชเ้ ลขเดยี วกบั เลขท่ภี ายในก็ได้

วันท่ี วันทปี่ ัจจุบัน ซึง่ โปรแกรมจะแสดงค่าวันท่ีปจั จุบันนไี้ ว้

รหสั ลูกค้า ใหร้ ะบรุ หสั ลูกคา้

ชื่อ โปรแกรมจะแสดงชอื่ ลกู ค้าที่เลือกไว้

แผนก ใสร่ หัสแผนก (ไมใ่ สก่ ไ็ ด้)

ชนิด VAT ชนิดของภาษีมลู คา่ เพมิ่ ตามที่ระบไุ วท้ ฐี่ านขอ้ มลู อัตราภาษีมลู คา่ เพ่ิม

อตั รา อัตราภาษีมูลคา่ เพม่ิ เชน่ 10% หรือ 1.5% เปน็ ค่าที่ไดจ้ ากการเลือกชนดิ VAT

แยกนอก การคิดภาษีมลู คา่ เพม่ิ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลือก 2 แบบ

ใส่ค่า “Y” ถา้ เป็น VAT แบบแยกนอก ใสค่ ่า “N” ถา้ เป็น VAT แบบรวมใน

แกไ้ ขรายละเอยี ดอน่ื ๆ ใส่ค่า “Y” เม่ือตอ้ งการใสร่ ายละเอยี ดเพม่ิ เตมิ จะปรากฏหน้าต่างดงั ภาพที่ 8-8

สถานะ ระบสุ ถานะของใบเสนอราคา ซ่งึ มหี ลายสถานะแตกต่างกัน ดังนี้

1 = รวบรวมข้อมลู , 3 = ข้ันจัดทำใบเสนอราคา , 5 = รอผมู้ อี ำนาจอนมุ ัตใิ บเสนอราคา

7 = รอรบั คำส่ังซือ้ จากลูกค้า , 8 = ลกู ค้าอนุมตั ิใบเสนอราคาน้แี ล้ว

การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชเี กยี่ วกบั ระบบขาย 9

ภาพท่ี 8-13 หนา้ ตา่ งรายละเอียดเพิม่ เติม หน้าท่ี 1

อธบิ ายการบนั ทกึ สว่ นรายการย่อย

ชนดิ สนิ คา้ ชนดิ ของสนิ ค้า มใี หเ้ ลอื กบันทึกได้ 2 กรณี คอื

ใสค่ ่า “F” ถา้ เป็นชุดสินค้า ใส่ค่า “P” ถ้าเป็นรายการสินคา้

รหสั สนิ คา้ รหสั ของสนิ คา้ หรือชุดสนิ ค้า ถ้าจำรหสั ไมไ่ ด้ ค้นหาโดยใช้ Hot seek ได้

ชอื่ ชือ่ ของสินค้า ซง่ึ จะปรากฏข้ึนภายหลงั จากเลอื กรหสั สินคา้ แลว้ คน้ หาโดยใช้ Hot

seek ได้

หมายเหตุ เป็นหมายเหตปุ ระกอบรายการสินคา้ ถ้าดูที่หน้าต่างจะเหน็ เป็นช่อง 1 ตวั อกั ษร แต่

สามารถเหน็ หมายเหตุทงั้ หมดไดท้ สี่ ว่ นลา่ งของจอภาพ สามารถใส่รายละเอยี ด

เพ่มิ เตมิ ได้โดยการกดปุม่ END แล้วคยี ร์ ายละเอียดทต่ี ้องการ

ล๊อต ล๊อตสนิ ค้า

จำนวน จำนวนสินคา้ ทจี่ ะเสนอขาย ถา้ สินคา้ เปน็ ชิน้ จำนวนในท่นี ีจ้ ะหมายถึง จำนวนชน้ิ ของ

สนิ คา้ แต่ถา้ เปน็ ชุดสนิ ค้า จำนวนในที่นจ้ี ะหมายถงึ จำนวนของชดุ สินค้า

ราคา : หน่วยซ้อื ราคาของสินคา้ หากชนิดสนิ คา้ ถูกบนั ทกึ เป็นแบบ P ราคาตอ่ หนว่ ยในทน่ี ี้จะหมายถึง

ราคาต่อสนิ ค้า 1 หนว่ ย แต่ถ้าบันทึกชนดิ สนิ ค้าเป็นแบบ F ราคาต่อหน่วยจะหมายถึง

ราคาต่อชุด

ส่วนลด สว่ นลดของสินคา้ แต่ละรายการสามารถลดได้หลายขัน้ หากบนั ทึกเป็นจำนวนตัวเลข

จะหมายถงึ ส่วนลดเป็นจำนวนเงิน (บาท) แตถ่ า้ ตอ้ งการใหล้ ดเปน็ เปอรเ์ ซ็นต์ ใหใ้ ส่

เครอ่ื งหมาย % ไว้ดว้ ยเสมอ หรอื จะลดท้งั % และจำนวนเงนิ เชน่ 10%+10 จะ

เทา่ กับ ลด 10% และลดอกี 10 บาท

รายละเอยี ดด้านลา่ งของรายการยอ่ ย

จำนวนสนิ คา้ โปรแกรมจะรวมจำนวนสินคา้ มาแสดงให้เห็น (แก้ไขไม่ได้)

มูลคา่ สินคา้ โปรแกรมจะคำนวณมลู คา่ สนิ ค้ามาแสดงให้เหน็ (แก้ไขไม่ได)้

ส่วนลด ส่วนลดทา้ ยเอกสารเพมิ่ เตมิ จากสว่ นลดในแตล่ ะรายการ และลดได้หลายชนั้

เหมอื นกบั ส่วนลดทร่ี ายการย่อย

มลู ค่าสว่ นลด มลู ค่าสว่ นลดทที่ ้ายรายการ

10 จัดทำโดย : ครพู ินรัฎ สีตลวรางค์

มลู คา่ กอ่ น VAT มูลคา่ สนิ คา้ ทงั้ หมดในใบเสนอราคาที่ยังไมร่ วมภาษมี ูลค่าเพมิ่
มลู คา่ VAT ยอดเงนิ ภาษีมลู คา่ เพมิ่ ของสินคา้ ทงั้ หมดในใบเสนอราคา ไมว่ า่ ผใู้ ชจ้ ะระบุใหค้ ำนวณ
ภาษี เปน็ แบบแยกนอกหรอื รวมในก็ตาม โปรแกรมกจ็ ะทำการแยกจำนวนเงินของ
ยอดสทุ ธิ สินค้าทย่ี ังไมร่ วม VAT และจำนวน VAT แยกไว้ใหเ้ ห็นเสมอ
ยอดเงินสุทธติ ามใบเสนอราคา

2. การรบั คำส่ังซอื้ จากลูกคา้ (ทำใบสง่ั ขาย) โดยคน้ ใบเสนอราคา
เม่ือลกู คา้ ตอ้ งการสงั่ ซอื้ สินคา้ ของบริษทั พนักงานขายกจ็ ะออกเอกสารรบั คำส่ังซ้ือ เพื่อยืนยันกับ

ลกู คา้ ตามรายละเอยี ด และใชใ้ นการตดิ ตามว่าไดจ้ ดั สง่ สนิ คา้ ให้ลกู ค้าครบตามใบสั่งขายหรอื ไม่ มรี ายละเอียด
การทำงาน ดงั น้ี

2.1 เข้าท่เี มนู ระบบขาย  ขายสนิ ค้าและบริการ  รบั คำส่ังซ้อื จากลกู คา้ หรือ เปิด
Work Flow ระบบขาย  ใบสงั่ ขาย

2.2 เลอื กสาขาทจี่ ะเข้าไปทำงาน
2.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบสงั่ ขาย” ทีต่ อ้ งการ
2.4 จะเป็นหน้าตา่ งรายการใบส่ังขาย กดปุ่ม F3-เพิม่ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่
2.5 จะเขา้ สู่หน้าต่างการบนั ทกึ ใบสั่งขาย มรี ายละเอยี ดการบนั ทกึ รายการคลา้ ยกบั ใบเสนอราคา
แต่มีการอ้างองิ ใบเสนอราคาทเ่ี คยทำไว้ เพื่อมาตดั รายการทเ่ี คยเสนอราคาไวโ้ ดยเขา้ ไปที่ “ค้นใบเสนอราคา”
2.6 เม่อื ไดร้ ายการใบเสนอราคาทีต่ อ้ งการแล้ว ให้กดปมุ่ Enter เพอ่ื เลอื กรายการน้นั โปรแกรม
กจ็ ะดึงรายละเอียดสนิ คา้ ทเ่ี คยบนั ทกึ ไว้มาใหอ้ ัตโนมัติ
2.7 บันทกึ รายละเอยี ดอืน่ ๆ ในใบสงั่ ขายจนครบ กดปุม่ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ขอ้ มลู
(ลกู ค้าอาจทยอยส่งั ซอ้ื สินค้า เช่น สงั่ สนิ ค้ามาจำนวนหน่ึงไมเ่ ต็มตามทบี่ รษิ ัทไดเ้ สนอราคาไป ให้ผู้ใชง้ าน
บนั ทกึ จำนวนและรายการตามที่ลกู คา้ ส่ังซอ้ื ในครง้ั นัน้ หากสินค้ารายการใดทลี่ กู ค้ายงั ไม่ได้สงั่ ซื้อในครงั้ น้ีก็ให้
ลบรายการทีโ่ ปรแกรมดึงมาให้จากใบเสนอราคาออกไปก่อน)
2.8 กรณที มี่ กี ารรบั เงนิ มดั จำล่วงหนา้ (ไม่ได้ออกเอกสารการรบั เงินให้ลกู คา้ ) ลกู ค้าอาจจ่ายด้วย
เงนิ สดหรอื เช็ค จะตอ้ งบันทกึ รายละเอียดเงินมดั จำในรายการย่อย “รายการชำระเงินมดั จำ” เม่อื บันทกึ
รายละเอยี ดของเงนิ มัดจำเสรจ็ แลว้ กดป่มุ F10-SAVE เพอื่ เก็บขอ้ มูล

ตัวอยา่ งที่ 8-2 วนั ที่ 11/11/63 ได้รับใบสงั่ ซอื้ (PO) เลขที่ 888 จาก บจก.นวัตกรรมไทย นำมาทำใบ
รบั คำสงั่ ซอ้ื จากลูกคา้ (Sale Order) เลขที่ 003 มรี ายการสนิ คา้ ตามใบเสนอราคาเลขท่ี 001 ลกู ค้าสงั่ ซอื้ ตามท่ี
เสนอราคาไป แต่ให้ส่วนลด DESKJET PRINTER รายการละ 100 บาท กำหนดส่งสินค้าให้ลูกค้าวันท่ี
18/12/63 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพท่ี 8-14 ถึง 8-19 ตามลำดบั

การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชีเกยี่ วกับระบบขาย 11

ภาพท่ี 8-14 หน้าตา่ งการเขา้ ระบบขายเพอื่ บนั ทึกรายการใบส่งั ขาย โดยใชเ้ มนู

เมนใู บสง่ั ขาย

ภาพท่ี 8-15 หน้าตา่ งการเขา้ ระบบขายเพอ่ื บันทกึ รายการใบสั่งขาย โดยใช้ Work Flow

กด F3-เพม่ิ

ภาพที่ 8-16 หน้าต่างการเขา้ บนั ทึกรายการใบสง่ั ขาย

12 จัดทำโดย : ครพู นิ รัฎ สีตลวรางค์

ภาพท่ี 8-17 หนา้ ต่างบันทึกใบสงั่ ขายโดยค้นใบเสนอราคา

ภาพที่ 8-18 หนา้ ตา่ งรายการใบรบั คำส่งั ซอื้ (ใบสงั่ ขาย) เมื่อค้นใบเสนอราคามาแลว้
ภาพท่ี 8-19 หน้าตา่ งบันทกึ รายละเอียดกำหนดสง่ สินค้าใหล้ กู คา้
การบนั ทึกขอ้ มูลทางบัญชีเกยี่ วกบั ระบบขาย 13

ภาพที่ 8-20 หนา้ ต่างรายละเอียดเอกสารธนาคารเพื่อรบั เงนิ มดั จำ

อธบิ ายการบันทึก รายการชำระมดั จำ

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสารธนาคาร (ดูไดจ้ ากตารางสรุปประเภทเอกสารธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใสค่ ่า D ถ้าเป็นรายการรบั หรือฝากเขา้ (deposit)

ใสค่ ่า W ถ้าเปน็ รายการจ่ายหรือถอนออกจากบญั ชี (withdrawal)

เลขทีเ่ ชค็ /เอกสาร ใส่เลขที่เชค็ หรอื เลขทเ่ี อกสารทเี่ ก่ียวข้องกับรายการน้ันๆ

วนั ทรี่ บั -จา่ ยเชค็ /เอกสาร ใสว่ ันท่รี บั จ่ายเชค็ หรอื วันทีข่ องเอกสารธนาคารประเภทนนั้ ๆ

วันท่ีเช็ค/เอกสาร DUE วันที่ที่เชค็ หรอื วันท่ีท่ีเอกสารถึงกำหนด

ผู้รบั /จ่าย (ไทย) ช่อื ในเชค็ ทีเ่ ป็นชอื่ ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเช็คหรอื เอกสารใบนัน้ คน้ หาโดยใช้ Hot Seek

มลู ค่า มูลค่าของเชค็ หรือเอกสารใบนั้น โปรแกรมจะดงึ ยอดเงนิ ทเ่ี คยมกี ารตดั ชำระ

ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสงั่ ซ้ืออืน่ มาแลว้ ซง่ึ จะใชใ้ นกรณที ่มี กี ารรบั เชค็ 1 ใบ

จากบลิ เงินสดหรอื ใบสง่ั ซื้อหรือใบเสร็จหลายใบ

คงเหลือ ยอดเงนิ ในเชค็ ทเ่ี หลือหลงั จากตัดจ่ายจากรายการอน่ื ๆ มากอ่ น

ตดั ชำระใบเสรจ็ /INVOICE อน่ื แลว้ เป็นยอดเงินของเชค็ ทมี่ ีการตัดชำระแบบแบง่ การชำระเงนิ เปน็ งวดๆ

ด้วย INVOICE ใบอ่ืนกอ่ นแล้ว

ชำระสำหรบั เอกสารน้ี ยอดเงนิ ในเช็คทตี่ ัดชำระสำหรับเอกสารใบน้ี กรณีทเ่ี ชค็ 1 ใบ จา่ ยหลาย

เอกสาร ยอดเงินตรงนจ้ี ะเท่ากบั ยอดในเอกสารปจั จบุ นั

STEP ถ้าใสค่ า่ วา่ ง = ยงั ไม่ระบเุ งนิ เข้าธนาคาร

ถา้ ใสค่ ่า B = นำเชค็ เข้าธนาคารแล้ว

14 จัดทำโดย : ครูพนิ รฎั สตี ลวรางค์

สถานะ จะระบุค่าในชอ่ งนไี้ ด้ เมื่อระบคุ า่ ในช่อง STEP = B แลว้
สมุดบญั ชีเงนิ ฝาก ถ้าใส่คา่ ว่าง = ยงั ไมร่ ะบสุ ถานะ
ถา้ ใสค่ า่ P = เชค็ ผา่ น
ถา้ ใสค่ ่า R = เช็คคืน
จะระบคุ ่าในชอ่ งนี้ได้เมอ่ื ระบุคา่ ใน STEP = B แล้ว
จะนำเชค็ หรอื เอกสารธนาคารรายการน้ี เข้าสมดุ บญั ชเี งนิ ฝากได้

3. การขายสนิ ค้าเป็นเงินสด
3.1 เขา้ ท่เี มนู ระบบขาย  ขายสนิ คา้  ขายสด (ใบกำกับภาษ/ี ใบสง่ ของ/

ใบเสร็จรับเงนิ ) หรอื เปดิ Work Flow ระบบขาย  Invoice สินคา้  ขายสด
3.2 เลอื กสาขาที่จะเข้าไปทำงาน
3.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ขายสด” ท่ตี ้องการ
3.4 จะเห็นรายการ “ใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบเสรจ็ รบั เงนิ ” ทเี่ คยสร้างไว้ กดป่มุ F3-เพิม่

เพื่อเพิม่ รายการใหม่
3.5 บันทึกรายละเอยี ดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ เกบ็ ข้อมูล
3.6 หากสนิ ค้าหรือบรกิ ารเป็นรายการทีถ่ กู ลูกคา้ หักภาษี ณ ทจี่ ่ายไว้ จะตอ้ งบันทกึ รายละเอยี ด

การหกั ภาษี โดยคลิกเมาสท์ ีช่ ่อง “บนั ทึกหักภาษี ณ ท่จี า่ ย” ท่ีอยดู่ ้านล่างของสว่ นรายการยอ่ ยดา้ นขวามอื โดย
ใส่ค่า “Y” เพอื่ เขา้ ไปใสร่ ายละเอยี ดของใบภาษี แลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เกบ็ ขอ้ มลู

3.7 หากลกู ค้าชำระคา่ สนิ คา้ เป็นเชค็ จะตอ้ งบนั ทกึ รายการเช็ครับ ทหี่ นา้ ตา่ ง “รายการชำระเงนิ
มัดจำ” หลังจากบนั ทึกรายการสนิ ค้า แลว้ กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เกบ็ ขอ้ มลู

ตัวอยา่ งท่ี 8-3 วนั ท่ี 1/11/63 ออกใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบเสร็จรับเงิน เลขท่ีอา้ งองิ SR0001/001
ให้กับ บรษิ ทั ธงชยั เซอรว์ สิ จำกัด โดยมีรายการสนิ ค้า คอื DESKJET PRINTER จำนวน 1 เคร่ือง ราคาเคร่ือง
ละ 4,500 บาท และ TOUCH SCREEN MONITOR จำนวน 1 เครื่อง ราคาเครื่องละ 16,000 บาท ทำการ
บนั ทกึ รายการดงั ภาพท่ี 8-21 ถึง 8-24 ตามลำดบั

ภาพที่ 8-21 หนา้ ตา่ งการเข้าระบบขายเพื่อบันทกึ รายการขายสด (สินคา้ ) โดยใชเ้ มนู
การบนั ทึกข้อมูลทางบญั ชีเกี่ยวกบั ระบบขาย 15

เมนู Invoice สินค้า

ภาพที่ 8-22 หน้าต่างการเข้าบันทกึ รายการขายสด (สินคา้ ) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
ภาพท่ี 8-23 หน้าตา่ งการเข้าบันทึกรายการขายสด (สนิ คา้ )

ภาพที่ 8-24 หน้าตา่ งบนั ทกึ รายละเอยี ดการขายสนิ ค้าเปน็ เงนิ สด
16 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สีตลวรางค์

อธบิ ายการบันทกึ สว่ นหวั ของเอกสาร

เล่มท่ี เลม่ ท่ีของใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรบั เงิน ที่เลอื กเขา้ มา

เลขท่ี เลขท่ขี องใบส่งของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบเสรจ็ รบั เงิน

1. ผ้ใู ช้บนั ทึกเข้าไปเองแต่ต้องเปน็ เลขที่ไมซ่ ำ้ กนั

2. ถา้ ว่างไว้โปรแกรมจะ Running ต่อจากเลขสดุ ท้ายในปจั จุบัน หรือถา้ เคยกำหนดว่า

ตอ้ งการให้เอกสารเริ่มตน้ ด้วยเลขทีเ่ ท่าใด โปรแกรมจะดูจากค่านนั้

เลขอ้างอิง เลขทเี่ พอ่ื ใชใ้ นการอ้างองิ กบั เอกสารใบสง่ ของใบนี้ หรอื ใช้เลขเดียวกบั เลขที่ภายในก็ได้

วันท่ี วันทปี่ ัจจบุ ัน ซึง่ โปรแกรมจะแสดงค่าวันท่ีปจั จุบนั นไ้ี ว้

รหสั ลกู ค้า ให้ระบรุ หสั ลกู คา้

ชอ่ื โปรแกรมจะแสดงชื่อลกู ค้าที่เลอื กไว้

แผนก ใสร่ หัสแผนก (ไม่ใสก่ ็ได)้

ชนิด VAT ชนิดของภาษมี ูลคา่ เพ่มิ ตามทรี่ ะบุไวท้ ฐ่ี านขอ้ มลู อตั ราภาษมี ูลค่าเพิม่

อตั รา อตั ราภาษีมลู คา่ เพมิ่ เช่น 10% หรือ 1.5% เป็นค่าที่ได้จากการเลอื กชนดิ VAT

แยกนอก การคิดภาษีมูลคา่ เพม่ิ แบบแยกนอก หรอื รวมใน มใี หเ้ ลอื ก 2 แบบ

ใสค่ ่า “Y” ถา้ เป็น VAT แบบแยกนอก ใสค่ า่ “N” ถ้าเปน็ VAT แบบรวมใน

แกไ้ ขรายละเอยี ดอน่ื ๆ ใสค่ า่ “Y” เมือ่ ต้องการใสร่ ายละเอยี ดเพิม่ เติม

อธิบายการบนั ทึกสว่ นรายการยอ่ ย

ชนิดสินคา้ ชนิดของสินค้า มใี ห้เลือกบนั ทึกได้ 2 กรณี คอื

ใสค่ ่า “F” ถา้ เป็นชดุ สนิ คา้ ใสค่ า่ “P” ถ้าเป็นรายการสนิ คา้

รหสั สนิ คา้ รหสั ของสินคา้ หรือชดุ สนิ ค้า ถ้าจำรหัสไมไ่ ด้ ค้นหาโดยใช้ Hot seek ได้

ช่ือ ชอื่ ของสนิ คา้ ซึ่งจะปรากฏขนึ้ ภายหลังจากเลือกรหสั สนิ คา้ แล้ว ค้นหาโดยใช้ Hot seekได้

หมายเหตุ เป็นหมายเหตปุ ระกอบรายการสนิ คา้ ถ้าดทู ่ีหนา้ ต่างจะเห็นเป็นชอ่ ง 1 ตวั อักษร แต่

สามารถเหน็ หมายเหตุทง้ั หมดได้ทสี่ ว่ นลา่ งของจอภาพ สามารถใส่รายละเอียดเพม่ิ เติมได้

โดยการกดปุ่ม END แลว้ คยี ์รายละเอยี ดท่ีตอ้ งการ

ลอ๊ ต ล๊อตสินคา้

จำนวน จำนวนสนิ คา้ ท่ีขาย ถ้าสินคา้ เป็นชนิ้ จำนวนในทน่ี จ้ี ะหมายถงึ จำนวนชิ้นของสนิ ค้า แต่

ถา้ เปน็ ชุดสนิ ค้า จำนวนในที่นี้จะหมายถงึ จำนวนของชุดสินค้า

ราคา : หนว่ ยซ้อื ราคาของสินค้า หากชนิดสินค้าถกู บันทึกเป็นแบบ P ราคาต่อหน่วยในท่ีน้ีจะหมายถงึ ราคา

ต่อสนิ ค้า 1 หน่วย แต่ถา้ บนั ทึกชนดิ สนิ ค้าเปน็ แบบ F ราคาต่อหนว่ ยจะหมายถึง ราคาต่อชุด

ส่วนลด ส่วนลดของสินค้าแตล่ ะรายการสามารถลดได้หลายขน้ั หากบันทกึ เป็นจำนวนตวั เลขจะ

หมายถึง สว่ นลดเป็นจำนวนเงนิ (บาท) แตถ่ ้าต้องการใหล้ ดเป็นเปอรเ์ ซน็ ต์ ให้ใส่

เคร่ืองหมาย % ไว้ด้วยเสมอ หรอื จะลดท้งั % และจำนวนเงนิ เช่น 10%+100 จะ

เทา่ กบั ลด 10% และลดอีก 100 บาท

การบนั ทึกขอ้ มลู ทางบัญชีเก่ยี วกับระบบขาย 17

รายละเอยี ดดา้ นลา่ งของรายการยอ่ ย

รวมเปน็ เงนิ คิดเป็นเงินทั้งสิ้น ซง่ึ เท่ากบั ยอดเงนิ ทหี่ ักส่วนลดแลว้

ส่วนลด ส่วนลดทน่ี อกเหนอื จากส่วนลดแตล่ ะรายการ หรอื จะหมายถึงส่วนลดโดยรวมก็ได้ ซึ่ง

สามารถลดไดห้ ลายช้นั เหมอื นกับส่วนลดทรี่ ายการย่อย

มลู ค่าสนิ คา้ ไม่รวม VAT มูลค่าสินค้าทง้ั หมดในบลิ เงนิ สด ท่ียงั ไมร่ วมภาษีมูลคา่ เพ่มิ

VAT ยอดเงนิ ภาษมี ูลคา่ เพมิ่ ของสินคา้ ทง้ั หมดในบลิ เงินสด ไมว่ า่ ผใู้ ช้จะระบุใหค้ ำนวณภาษี

เป็นแบบแยกนอกหรอื รวมในกต็ าม โปรแกรมกจ็ ะทำการแยกจำนวนเงนิ ของสินคา้ ทยี่ งั

ไม่รวม VAT และจำนวน VAT แยกไวใ้ ห้เห็นเสมอ

NET ยอดเงินสทุ ธิรวมภาษีมลู คา่ เพม่ิ แล้ว

ภาพที่ 8-25 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายการชำระเงินมัดจำ

ภาพท่ี 8-26 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายละเอียดเอกสารการชำระเงนิ มดั จำ (เช็ครับ)
18 จดั ทำโดย : ครพู นิ รฎั สตี ลวรางค์

อธบิ ายการบันทึก รายการชำระมดั จำ

ประเภทเอกสารธนาคาร ใสร่ หสั ประเภทเอกสารธนาคาร (ดูได้จากตารางสรุปประเภทเอกสาร

ธนาคาร)

เป็นรายการฝาก/ถอน ใส่คา่ D ถา้ เป็นรายการรบั หรือฝากเขา้ (deposit)

ใส่ค่า W ถ้าเป็นรายการจา่ ยหรอื ถอนออกจากบัญชี (withdrawal)

เลขท่เี ช็ค/เอกสาร ใสเ่ ลขท่ีเช็คหรือเลขทเ่ี อกสารทเ่ี ก่ียวข้องกับรายการนนั้ ๆ

วันทร่ี ับ-จา่ ยเชค็ /เอกสาร ใสว่ นั ทร่ี ับจ่ายเชค็ หรอื วันท่ขี องเอกสารธนาคารประเภทนัน้ ๆ

วนั ทเ่ี ชค็ /เอกสาร DUE วนั ที่ที่เช็คหรอื วนั ท่ีท่เี อกสารถึงกำหนด

ผูร้ บั /จ่าย (ไทย) ช่อื ในเช็คท่ีเปน็ ชือ่ ภาษาไทย

รหสั ธนาคารของเชค็ รหสั ธนาคารของเชค็ หรือเอกสารใบนน้ั ค้นหาโดยใช้ Hot Seek

มูลคา่ มลู คา่ ของเช็คหรือเอกสารใบนนั้ โปรแกรมจะดงึ ยอดเงนิ ทีเ่ คยมกี ารตัดชำระ

ในใบเสร็จ/INVOICE/ใบสงั่ ซอ้ื อืน่ มาแล้ว ซงึ่ จะใช้ในกรณที ม่ี กี ารรบั เช็ค 1 ใบ

จากบลิ เงนิ สดหรอื ใบสง่ั ซ้อื หรอื ใบเสร็จหลายใบ

คงเหลือ ยอดเงนิ ในเช็คทเ่ี หลอื หลงั จากตดั จา่ ยจากรายการอื่นๆ มากอ่ น

ตดั ชำระใบเสร็จ/INVOICE อ่นื แล้ว เปน็ ยอดเงนิ ของเชค็ ทมี่ กี ารตัดชำระแบบแบง่ การชำระเงนิ เป็นงวดๆ

ดว้ ย INVOICE ใบอ่ืนกอ่ นแลว้

ชำระสำหรบั เอกสารนี้ ยอดเงินในเช็คทต่ี ดั ชำระสำหรบั เอกสารใบน้ี กรณีทเี่ ช็ค 1 ใบ จา่ ยหลาย

เอกสาร ยอดเงินตรงน้ีจะเท่ากบั ยอดในเอกสารปจั จบุ ัน

STEP ถ้าใส่ค่า วา่ ง = ยงั ไมร่ ะบเุ งนิ เขา้ ธนาคาร

ถ้าใสค่ ่า B = นำเชค็ เขา้ ธนาคารแลว้

สถานะ จะระบคุ า่ ในช่องนี้ได้ เม่อื ระบคุ า่ ในช่อง STEP = B แล้ว

ถา้ ใส่คา่ ว่าง = ยงั ไม่ระบสุ ถานะ

ถา้ ใส่ค่า P = เช็คผ่าน

ถา้ ใส่คา่ R = เชค็ คนื

สมดุ บัญชเี งินฝาก จะระบุคา่ ในชอ่ งนี้ได้เมอื่ ระบคุ า่ ใน STEP = B แล้ว

จะนำเช็คหรือเอกสารธนาคารรายการน้ี เขา้ สมุดบญั ชเี งนิ ฝากได้

4. การขายสินค้าเป็นเงนิ เชอ่ื โดยค้นใบสัง่ ขายทลี่ ูกคา้ เคยสัง่ ไว้
4.1 เขา้ ที่เมนู ระบบขาย  ขายสนิ คา้  ขายเช่ือ (ใบกำกับภาษ/ี ใบสง่ ของ/ใบแจง้ หน้)ี

หรือ เปดิ Work Flow ระบบขาย  Invoice สินคา้  ขายเช่อื
4.2 เลอื กสาขาทจ่ี ะเข้าไปทำงาน
4.3 เลือกเล่มเอกสาร “ขายเช่ือ” ทีต่ ้องการ
4.4 จะเห็นรายการ “ใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบแจง้ หน”้ี ทีเ่ คยสร้างไว้ กดป่มุ F3-เพมิ่ เพอ่ื

เพม่ิ รายการใหม่

การบันทึกข้อมลู ทางบญั ชีเกีย่ วกบั ระบบขาย 19

4.5 ทำการค้นใบสงั่ ขายที่ชอ่ งคน้ เอกสาร ใส่คา่ “Y” เพอ่ื เขา้ ไปคน้ ใบสั่งขาย โดยเลือกปมุ่ “คน้
ระบเุ ปน็ ใบ” จะขึ้นหนา้ ตา่ งระบุเลขทเ่ี อกสาร ใหเ้ ลือกรายการใบสง่ั ขายท่ีจะอ้างองิ

4.6 บนั ทึกรายละเอยี ดจนครบ กดปมุ่ F10-SAVE เพอ่ื เกบ็ ข้อมลู
ตวั อย่างที่ 8-4 วันที่ 17/11/63 ออกใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษ/ี ใบแจง้ หน้ี เลขที่ SI0001/003 ให้กบั
บรษิ ทั นวัตกรรมไทย จำกัด ตามใบสงั่ ซ้อื ของลกู คา้ เลขท่ี 888 ทำการบันทกึ รายการดงั ภาพท่ี 8-27 ถึง 8-31
ตามลำดับ

ภาพท่ี 8-27 หน้าตา่ งการเขา้ ระบบขายเพอื่ บนั ทึกรายการขายเช่อื (สนิ ค้า) โดยใช้เมนู

เมนู Invoice สนิ ค้า

ภาพท่ี 8-28 หน้าต่างการเข้าบนั ทกึ รายการขายเช่อื (สนิ คา้ ) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
20 จดั ทำโดย : ครูพินรฎั สีตลวรางค์

กด F3-เพิม่

ภาพที่ 8-29 หนา้ ตา่ งการเขา้ บนั ทึกรายการขายเชอื่ (สนิ คา้ )

ภาพท่ี 8-30 หนา้ ตา่ งบันทึกรายการใบสง่ ของ/ใบกำกบั ภาษี/ใบแจง้ หน้ี (สินค้า) เมอื่ ค้นเอกสาร

เลือกใบสั่งขาย

ภาพที่ 8-31 หนา้ ตา่ งแสดงรายการใบสั่งขายทีเ่ คยสร้างไว้ เม่ือคน้ เอกสารแบบระบเุ ป็นใบ
5. การลดหนี้ขายสด/ขายเชอ่ื และรบั คนื สนิ คา้ จากลูกคา้

5.1 เขา้ ทเี่ มนู ระบบขาย  ขายสินคา้  ใบลดหนขี้ ายสด/ขายเช่ือ หรือ เปดิ Work
Flow ระบบขาย  Invoice สนิ ค้า  ใบลดหน้ี ขายสด/ขายเชือ่

5.2 เลอื กสาขาที่จะเข้าไปทำงาน
5.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบลดหนี้ขายสด” หรือ “ใบลดหนข้ี ายเช่ือ” ทตี่ ้องการ
5.4 กดปมุ่ F3-เพม่ิ เพอ่ื เพมิ่ รายการใหม่

การบนั ทึกข้อมลู ทางบญั ชเี กี่ยวกบั ระบบขาย 21

5.5 บนั ทึกรายละเอียดของใบลดหน้ี ซึ่งมวี ิธีการบนั ทกึ คลา้ ยคลงึ กบั การบนั ทกึ บลิ ขายสด แตม่ ี
สว่ นทแ่ี ตกต่างกันเลก็ นอ้ ย คือ เราจะคน้ Invoice ขายท่ีทำใหเ้ กดิ การลดหนีค้ รง้ั น้ี โดยเข้าไปท่ีช่อง “ค้น
เอกสาร” ซง่ึ มรี ายละเอียดการบันทึกตามหวั ขอ้ “ลดหนโ้ี ดยอ้างองิ ใบสง่ ของ”

5.6 เมอื่ อา้ งอิงใบสง่ ของทต่ี อ้ งการแลว้ ใหแ้ กไ้ ขจำนวนสินคา้ ทจ่ี ะลดหน้ี หรือรบั คืนจากลกู คา้
เชน่ ขายสินคา้ ไป 10 เคร่ือง แตร่ บั คืนมา 2 เครื่อง ก็ให้แก้ตวั เลขในชอ่ งจำนวนเป็น “2”

5.7 กดปมุ่ F10-SAVE เพือ่ เกบ็ ขอ้ มลู
ตัวอย่างที่ 8-5 วันท่ี 20/11/63 ออกใบลดหน้/ี ใบกำกบั ภาษี เลขท่ี 002 ใหก้ บั บจก.นวัตกรรมไทย
เพ่อื รบั คนื DIGITAL TV จำนวน 1 เคร่อื ง อ้างถงึ ใบสง่ ของ/ใบกำกับภาษี/ใบแจง้ หนี้ เลขท่ี SI0001/003 ทำ
การบันทึกรายการดงั ภาพท่ี 8-32 ถึง 8-36 ตามลำดับ

ภาพท่ี 8-32 หน้าตา่ งการเข้าระบบขายเพื่อบนั ทึกรายการใบลดหน้ี โดยใชเ้ มนู

เมนู ใบลดหนี้สินค้า

ภาพที่ 8-33 หน้าต่างการเขา้ บนั ทกึ รายการใบลดหนี้ โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
22 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สีตลวรางค์

พมิ พ์ “Y” คน้ เอกสาร

ระบุเอกสารอ้างอิง

ภาพท่ี 8-34 หนา้ ตา่ งเพ่อื เขา้ ไปบนั ทึกใบลดหนี้ โดยคน้ เอกสารอ้างองิ

เลือก “Yes” (รบั คนื สนิ ค้า)

ภาพท่ี 8-35 หน้าต่างใบลดหน้ี โดยรบั คนื สนิ ค้า

ภาพท่ี 8-36 หนา้ ตา่ งรายละเอยี ดใบลดหน้ี โดยรับคืนสนิ คา้ (บนั ทึกเฉพาะสนิ คา้ ทรี่ บั คนื )
การบันทึกข้อมูลทางบญั ชเี กย่ี วกับระบบขาย 23

6. การลดหนข้ี ายสด/ขายเชอื่ และแบบไม่มีการรบั คนื สินค้า
6.1 เขา้ ทเ่ี มนู ระบบขาย  ขายสินค้า  ใบลดหนข้ี ายสด/ขายเช่ือ หรอื เปดิ Work

Flow ระบบขาย  Invoice สนิ ค้า  ใบลดหน้ี ขายสด/ขายเชื่อ
6.2 เลือกสาขาทจ่ี ะเขา้ ไปทำงาน
6.3 เลือกเลม่ เอกสาร “ใบลดหนีข้ ายสด” หรือ “ใบลดหน้ีขายเชื่อ” ท่ีตอ้ งการ
6.4 กดป่มุ F3-เพมิ่ เพอ่ื เพม่ิ รายการใหม่
6.5 บันทึกรายละเอียดของใบลดหนี้ ซึ่งมีวิธีการบันทึกคล้ายคลึงกับการบันทึกใบลดหนี้แบบรับคนื

สินคา้ แต่มสี ่วนทแี่ ตกตา่ งกันเลก็ น้อย คือ เม่ือค้นเอกสารอา้ งอิงแลว้ จะมีข้อความถามว่า “ตอ้ งการลดจำนวน”
ให้เลือกตอบ “No”

6.6 บันทึกรายละเอยี ดการลดหน้ี กดปมุ่ F10-SAVE เพอื่ บันทกึ ขอ้ มูลเขา้ ระบบ
ตัวอยา่ งท่ี 8-6 วนั ท่ี 6/12/63 บริษัท ธงชัยเซอรว์ สิ จำกดั แจง้ ว่าสินคา้ DIGITAL TV ที่ได้รบั ไปตาม
INVOICE เลขท่ีอ้างอิง SR0001/004 มีปัญหาในการใช้งาน แต่ไม่อยากคนื สนิ ค้า บรษิ ัทฯ จงึ ลดหน้ีให้ 1,000
บาท (ยังไมร่ วม VAT 7%) ออกใบลดหน/้ี ใบกำกับภาษี เลขท่ี 002 ทำการบนั ทกึ รายการดังภาพท่ี 8-37 ถึง
8-38 ตามลำดบั

ภาพที่ 8-37 หน้าต่างใบลดหนี้ โดยไม่รับคืนสินคา้

24 จัดทำโดย : ครูพินรัฎ สตี ลวรางค์

ภาพที่ 8-38 หนา้ ต่างรายละเอียดใบลดหน้ี โดยไมร่ ับคนื สนิ คา้ (บันทกึ จำนวนเงินที่คืนใหล้ ูกค้า)
7. การเพม่ิ หนขี้ ายสด/ขายเชือ่ แบบรบั คนื สนิ คา้ และแบบไม่มีการรบั คนื สินคา้

กรณนี ้ีจะมวี ิธีการบนั ทึกรายการเช่นเดยี วกับการลดหนี้ (หวั ขอ้ ที่ 5 และ 6) เพยี งแตเ่ ปลี่ยนเปน็ เขา้
ทำงานทเ่ี มนใู บเพ่ิมหนี้

เมนู ใบเพิ่มหนสี้ ินค้า

ภาพที่ 8-39 หนา้ ตา่ งการเข้าบันทกึ รายการใบเพิม่ หน้ี โดยใช้ Work Flow ระบบขาย
การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี กยี่ วกับระบบขาย 25

8. การขาย (งานบรกิ าร) เปน็ เงินสด/เงนิ เชือ่
การขาย (งานบริการ) จะมวี ิธกี ารบนั ทกึ รายการเชน่ เดียวกบั การขายสินค้า เพียงแตเ่ ปล่ียนเปน็ เขา้ ทำงานท่ี

เมนู Invoice บริการ และเมอ่ื ได้รบั ค่าบริการ จะต้องทำเอกสารการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ยดว้ ย

เมนู Invoice บริการ

ภาพที่ 8-40 หน้าตา่ งการเขา้ บันทึกรายการขาย (งานบรกิ าร) โดยใช้ Work Flow ระบบขาย

ภาพท่ี 8-41 หนา้ ต่างบนั ทกึ รายละเอยี ดเอกสารการหกั ภาษี ณ ทจ่ี า่ ย
26 จัดทำโดย : ครพู ินรฎั สีตลวรางค์

อธบิ ายการบนั ทึกภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ย

ประเภทเอกสารหัก ณ ทีจ่ ่าย โปรแกรมจะขน้ึ ประเภทเอกสารท่ีค้นได้

เอกสารภายในเล่มท่ี ใส่เล่มทข่ี องประเภทเอกสารท่ีเลือกเขา้ มาทำงาน

เลขท่ี ใส่เลขท่ขี องเลม่ ที่เลอื กเขา้ มาทำงาน

เลขทีอ่ า้ งองิ ใสเ่ ลขทอ่ี า้ งองิ ของใบภาษี

วนั ท่ี ใส่วนั ที่ ที่หักภาษี ณ ท่จี า่ ย

ชอื่ ผูห้ กั /ผู้ถูกหักภาษี ใส่ชอ่ื ผหู้ กั /ผ้ถู กู หกั ภาษี ณ ที่จา่ ย

ทอี่ ยู่ (บรรทดั 1,2,3) ใสท่ ีอ่ ยขู่ องผหู้ ัก/ผู้ถกู หักภาษี ณ ที่จา่ ย

เลขประจำตัวผเู้ สยี ภาษี ใส่เลขประจำตัวผูถ้ กู หกั ภาษี ณ ที่จ่าย ซ่ึงถ้าเคยบันทกึ ไว้แลว้ ท่ีฐานขอ้ มูล

ของผจู้ ำหนา่ ยรายนี้ โปรแกรมจะดงึ ค่ามาใหเ้ อง

ประเภทเงินได้ ใสร่ ายละเอยี ดประเภทเงนิ ได้ทีท่ ำให้ตอ้ งหักภาษี ณ ที่จ่าย

จำนวนเงนิ ได้ ใส่จำนวนเงนิ ทจ่ี ะใช้คำนวณภาษหี กั ณ ท่ีจ่าย

อตั ราภาษี ใสอ่ ัตราภาษหี ัก ณ ท่ีจา่ ย โดยใสเ่ ปน็ เปอร์เซ็นต์

ยอดสำหรับใบเสรจ็ น้ี กรณีที่รวบรวมหลายใบเสรจ็ หรือหลายบิลเงนิ สด เพ่อื ทำการออกใบภาษีหัก

ณ ที่จ่าย 1 ใบ โปรแกรมจะแสดงบิลเงินสด ทไี่ ด้ตัดยอดภาษหี ัก ณ ท่จี า่ ย

ไปแล้ว โดยยอดรวมของทุกใบเสรจ็ ตอ้ งไมเ่ กนิ มลู คา่ ภาษีทั้งใบ

รวมมูลค่าภาษีหกั ณ ทจ่ี า่ ย โปรแกรมจะคำนวณมูลคา่ ภาษีให้จาก จำนวนเงนิ ทจ่ี ่าย คูณด้วย อัตราภาษี

การบันทึกขอ้ มลู ทางบัญชเี ก่ียวกบั ระบบขาย 27

28 จดั ทำโดย : ครพู ินรฎั สตี ลวรางค์