การจัดงาน Event Planning

การจดั งาน Event Planning

BY MONSTERMOM · PUBLISHED FEBRUARY 2, 2016 · UPDATED FEBRUARY 8, 2017

เนื่องจากที่บ้านของเรามีงานเลยี้ งบอ่ ย ทงั้ แบบทางการ เชน่ งานเปิดตัวโครงการตา่ งๆ งานแถลงขา่ ว แบบกึ่ง
ทางการ เช่น งานเปดิ นิทรรศการศิลปะ งานอ่านบทกวี และงานสงั สรรค์เฮฮาสว่ นตัวในหมูม่ ติ รสหาย จงึ อยาก
ถ่ายทอดประสบการณท์ เี่ ป็นประโยชน์ สาหรับลกู ๆหลานๆ ทจ่ี ะจดั งานในวนั ข้างหน้า
ดว้ ยความโชคดีท่ีเราเปน็ คนทางานหลายอยา่ ง หลายบทบาท จึงมปี ระสบการณ์ทเ่ี ก่ยี วข้องกบั การจดั งานในหลาย
สถานะ ไม่ว่าจะเป็น ผู้จดั งาน แขกรับเชญิ พธิ กี ร สื่อมวลชน จึงมมี ุมมองจากหลายด้านมาแบง่ ปัน เพื่อใหก้ ารจัด
งานบรรลุเปา้ หมาย แฮปปีท้ ุกฝา่ ย ไม่มีใครด่าตามหลัง
กอ่ นที่จะจัดงานอะไรสกั งานหน่ึงนั้น ควรเรยี บเรียงความคิดใหช้ ัดเจนกอ่ นวา่ ตอ้ งการจะทาอะไร เพ่อื อะไร แล้ว
จากนนั้ จงึ มาดูวา่ เราต้องทาอะไรบ้าง และเพอ่ื ให้เห็นเปน็ หัวข้อชดั เจน เข้าใจง่ายๆ จงึ ขอไล่ลาดับดังนี้
1. ตอบตัวเองใหไ้ ด้จริงๆว่า เหตผุ ลหรือวัตถปุ ระสงค์ของการจัดงานคอื อะไร

การทคี่ นเราอยูด่ ๆี จะนกึ อยากจัดงานนัน้ ไม่ใชเ่ รือ่ งแปลก แต่ความอยากจัดงานของแตล่ ะคนนน้ั ยอ่ มมเี หตุผลมา
จากส่วนลกึ ในจิตใจวา่ ต้องการจดั เพอ่ื อะไร มวี ตั ถปุ ระสงค์อยา่ งไร งานของเราเปน็ งานอะไร มลี ักษณะแบบไหน
บรรยากาศแบบไหน เชน่

 จดั เพอื่ โปรโมทหรือประชาสัมพันธ์อะไรบางอยา่ ง เช่น สินค้า บรกิ าร สถานที่ หรือเพื่อสร้างชอ่ื เสยี งใหก้ บั
ตวั บุคคล
ในการจดั งานท่มี ีวตั ถปุ ระสงค์เพอ่ื การประชาสัมพันธ์ หรือพูดให้สั้นๆวา่ จัดเพราะอยากดัง อยากมีชือ่ เสยี ง
หรืออยากเปน็ ข่าว กจ็ ะมุง่ เป้าไปทก่ี ารทาใหเ้ ป็นข่าวได้ในวงกว้าง หรอื ไปใหถ้ งึ กล่มุ เป้าหมายไดม้ ากท่ีสดุ
วตั ถุประสงคน์ จ้ี ะเป็นตัวกาหนดว่า เราตอ้ งเชญิ ใครมางานบ้าง เพ่ือใหเ้ กดิ เปน็ ข่าว และเกดิ การนาเสนอข่าว
เช่น เชิญคนดังมางานเพื่อให้เป็นขา่ ว และเชิญส่อื มวลชนมาร่วมงานและทาขา่ ว เพื่อให้เกดิ การนาเสนอข่าว
เมอื่ เรารวู้ ่า ตอ้ งเชิญใคร แขกของเราน่าจะเป็นใครแล้ว ก็จะทาให้คดิ ต่อไปได้วา่ งานนา่ จะเป็นแบบไหน
กิจกรรมของงานควรเป็นอย่างไร

 จดั เพือ่ กระชับมติ ร หรือเพ่ือสรา้ งสัมพันธอ์ ันดีขึ้นในกลุ่มบุคคลทเ่ี ป็นกลุ่มเป้าหมาย
การจดั งานสานสัมพนั ธ์ ไมว่ า่ จะเป็น ญาติ เพื่อนฝูง เพ่อื นร่วมงาน เพ่ือนในแวดวงตา่ งๆ พนั ธมิตรทางธรุ กิจ
ส่อื มวลชน หัวใจสาคญั คือความร้สู ึกเป็นมิตร ใจกว้าง ความจริงใจ ที่ไม่มีอยา่ งอนื่ มาเคลือบแฝง ถา้ คิดจะจัด
งานประเภทนี้ ต้องเร่มิ ต้นที่ความจริงใจเปน็ อันดับแรก อย่าไดเ้ ผลอแอบขายของ หรือโปรโมทตัวเองจนนา่
เกลยี ด แตต่ อ้ งม่งุ ที่ความสุข ความสนุกสนานรื่นรมย์ ความประทับใจทผี่ ู้เข้ารว่ มงานจะได้รับเปน็ สงิ่ สาคัญ
สงู สดุ ตั้งแตว่ นั เชิญไปจนถงึ หลังจบงาน ซึง่ ไม่ได้แปลวา่ คุณต้องทุ่มหมดตัว เทหมดหน้าตัก แตต่ อ้ งทาทุก
อย่างให้เต็มท่ี แสดงความเต็มใจและให้เกยี รตแิ ขกทุกคนอย่างถึงท่ีสุด ถ้าเรางบน้อย ก็อาจเป็นงานเล้ยี ง
บ้านๆ ตามสถานะของเรา แต่ตอ้ งใชห้ วั คดิ แบบสดุ ๆ ที่จะทาให้แขกรูว้ ่า เขาคือคนสาคัญของเราจรงิ ๆ ซ่งึ บาง
ทีคนรวยบางคนก็จัดงานหว่ ยๆให้คนดา่ ตามหลงั ว่าขี้งก ขเี้ หนยี ว ไดผ้ ลทางความรสู้ ึกน้อยกว่างานเล็กๆใน
บา้ นคนธรรมดาเสยี อีก

2. บคุ คลหรอื แขกทีเ่ ปน็ กลุ่มเป้าหมายคอื ใคร จัดแล้วตอ้ งการใหใ้ ครมารว่ มงานบา้ ง
การที่เรากาหนดวัตถปุ ระสงค์ของงานชดั เจน จะทาให้เราเชญิ แขกได้ถูกประเภท ไมเ่ ชญิ แบบสะเปะสปะ เพราะ
การเชญิ แขกน้ันเปน็ เร่ืองท่ลี ะเอียดอ่อนมาก บางครั้งการเชิญแขก อาจหมายถงึ การรบกวนเวลาอันมีค่าของเขา แต่
ในบางคร้ัง การทเ่ี ราไมไ่ ดเ้ ชิญแขกบางคน ก็อาจหมายถึงการละเลย หรอื ตดั รอนมิตรภาพกบั เขาไปโดยไมร่ ตู้ ัว
โดยทว่ั ไปแล้ว โครงสรา้ งของการเชิญแขกหรือบุคคลใหม้ าในงานตา่ งๆจะมคี วามคลา้ ยคลึงกนั ประกอบดว้ ย

 บคุ คลท่เี ปน็ หัวใจสาคญั ของงาน (Key Persons) ผู้ทีจ่ ะมาร่วมปรากฎตัวในกจิ กรรมหลักของงาน เชน่
พิธีกร วิทยากรหรือผ้รู ่วมกิจกรรมบนเวที บุคคลผู้มชี อื่ เสียงทจ่ี ะมากล่าวเปิดงาน ฯลฯ คนกลุ่มน้จี ะมีผลมาก

ในการกาหนดระดบั ความน่าสนใจของงาน ในท่นี ขี้ อเรียกทบั ศัพท์ว่า Key Persons ถ้าเราเชิญ Key
Persons มาให้ตอบโจทย์ตรงกับวตั ถุประสงค์ ก็จะทาให้แขกและ/หรือสอ่ื มวลชนสนใจที่จะมารว่ มงานหรือ
ทาข่าวของเรามาก ทงั้ นี้การเลือก Key Persons กต็ ้องดูให้เหมาะกับคอนเซ็ปต์หรือระดบั ของงานด้วย เช่น
งานด้านศิลปะ ก็ควรเชญิ ศลิ ปินท่ีมชี อ่ื เสยี ง งานดา้ นวรรณกรรม กค็ วรเชิญนักเขยี นดังๆหรือคนดงั ท่ีมีงาน
เขียนเป็นทย่ี อมรับในวงกว้าง งานดา้ นบันเทิงกค็ วรเชิญนกั แสดงหรอื ดารานักร้องทก่ี าลังมีชื่อเสยี งโดดเดน่ ใน
ขณะนัน้ รวมไปถึงการเชิญศิลปนิ นักรอ้ งมาแสดงอะไรตา่ งๆในงาน ก็ต้องให้สอดคลอ้ งกบั คอนเซ็ปต์และ
วตั ถปุ ระสงค์ของงาน และไม่ลืมวา่ เปน็ งานท่ีจัดเพ่ืออะไร อยา่ ให้กิจกรรมการแสดงออกของ Key Persons
มากลบสาระสาคญั ที่เจา้ ของงานต้องการนาเสนอ
 บคุ คลท่ีเป็นแมเ่ หลก็ ดงึ ดูดแขกคนอืน่ ๆ (Magnets) เพราะส่ิงสาคญั ท่สี ดุ ทจ่ี ะทาใหง้ านเล้ียงดดู หี รอื ไม่ดี
ไมใ่ ชแ่ ค่ความหรูหราของสถานที่ ของแจก หรอื อาหาร แตเ่ ป็นตัวบุคคลทีม่ ารว่ มงานเลีย้ ง งานบางงานเราไป
แล้วคนแนน่ แทบจะเหยียบกันตาย แต่เราอาจไปแลว้ รสู้ กึ ว่า ไม่มีคนน่าสนใจ เจอื ปนอย่ใู นงานนั้นเลย หรอื ไม่
มคี นท่เี ป็นกลุม่ เปา้ หมายประเภทเดียวกับเรา น่นั เป็นเพราะคนที่ถูกเชิญมาในงานน้ัน ไม่มีแรงดงึ ดดู สาหรับ
เรา – – – การคดั สรรคนท่ีเป็น “แมเ่ หล็ก” ของงานเป็นเรื่องท่ีละเอยี ดอ่อนมากเชน่ กนั เราตอ้ งประเมนิ ให้ได้
วา่ คนที่แขกของเราอยากเหน็ หรืออยากเจอในงานของเราควรเป็นใคร หรือเปน็ คนแบบไหน แต่ที่แน่ๆ เรา
ตอ้ งใช้กฎของแรงดึงดูดมาช่วยคดิ นัน่ กค็ ือ คนที่เหมือนๆกันย่อมมีแรงดงึ ดูดต่อกัน ถ้าต้งั ใจจะจดั งานให้ได้
บรรยากาศของสังคมแบบไหน เรากต็ อ้ งคัดเอาคนที่เป็นแม่เหลก็ จริงๆของสังคมแบบนั้นมา เป็นเคร่อื งสรา้ ง
แรงดงึ ดดู แขกคนอน่ื ๆในงานของเรา เช่น ถา้ เราจะเปิดแกลเลอรี ก็ต้องเชญิ ศิลปนิ เชิญนกั วจิ ารณศ์ ลิ ปะ เชญิ
เศรษฐีนักสะสมศิลปะ หรือคนดังในแวดวงศิลปะ มาเปน็ แม่เหล็ก ไม่ใช่เชิญนกั การเมืองมาเป็นแม่เหลก็
เพราะเขาอาจดึงความนา่ สนใจมาใหก้ ับงานไดเ้ พยี งวูบวาบแคต่ อนมาเปดิ งาน แตไ่ มอ่ าจสรา้ งบรรยากาศท่ดี ี
จรงิ ๆไดต้ ลอดงาน
 บุคคลที่เปน็ แขกสว่ นใหญใ่ นงาน (Crowds) ส่ิงท่ีกาหนดบรรยากาศและความสาเร็จของงานที่จดั ก็คอื สภาพ
ของบุคคลสว่ นใหญ่ที่มาในงาน ถา้ เขาเป็นบุคคลกลุ่มเป้าหมายตามวัตถุประสงค์ของผจู้ ดั งาน กม็ ีแนวโนม้
ความเป็นไปได้วา่ งานนั้นประสบความสาเรจ็ ไปแล้วครง่ึ ทาง เพราะการลากคนใหแ้ ตง่ ตัวและเดนิ ทางอย่าง
ยากลาบากจากท่ตี ่างๆมารว่ มงานไดน้ ้นั ไม่ใชเ่ รื่องงา่ ย ถา้ แขกส่วนใหญข่ องงานเปน็ คนที่คุณตงั้ ใจเชิญ ไม่ใช่
ใครก็ไม่รู้ ทบ่ี ังเอิญมา หรือโดนคนอืน่ ลากมา แสดงว่า ในบัตรเชิญของคณุ คงมีอะไรดีๆ หรือวิธีการเชญิ ของ
คุณอาจจะเหมาะเจาะมากๆ แต่ทง้ั นีก้ ็ต้องตรวจสอบดว้ ยวา่ บคุ คลท่มี าจนเต็มงานนน้ั ทาให้งานของคุณบรรลุ
เปา้ หมายทวี่ างไว้หรอื ไม่ เชน่ ถ้าคุณต้องการเปดิ โรงเรียนสอนศลิ ปะ หรือเปิดร้านอาหาร แต่คนท่ีมาในงาน
กลบั เป็นเพ่ือนกลุ่มที่ไมม่ ีความสนใจในเรื่องท่คี ุณอยากจะเผยแพรห่ รอื โปรโมท คุณก็อาจจะไมบ่ รรลเุ ป้าหมาย
ในการจัดงาน
ขอ้ ควรระวัง – ภาพลกั ษณข์ องบุคคลสว่ นใหญ่ทมี่ าในงาน เป็นตวั กาหนดบรรยากาศและภาพลักษณ์ของ

งาน หากในงานคณุ มีเพ่ือนร่วมรุน่ นักดม่ื ก๊วนใหญม่ ารว่ มงานในชุดลาลอง แบบกนั เองสุดๆ พรอ้ มท่จี ะเมาแอ๋
กลางงาน ภาพงานของคุณกจ็ ะมลี ักษณะแบบหน่ึง หากในงานของคณุ มีแต่แขกในแวดวงธุรกจิ การงาน มาด
ดีๆ โกๆ้ สภุ าพเรยี บร้อย ภาพงานของคณุ ก็จะมีลักษณะแบบหนงึ่ ภาพงานจะออกมาแบบไหน ก็ขนึ้ อยู่กับ
CROWDS ในงานของคุณเปน็ สาคญั แตท่ ั้งนี้ทง้ั นั้น การคดิ ถึงแต่ภาพลักษณ์อยา่ งเดยี ว โดยหลงลมื ทจ่ี ะเชญิ
คนทีส่ นิทๆ หรอื คนใกลช้ ดิ ท่คี วรเชญิ กไ็ ม่ใช่เรื่องทีถ่ ูกต้อง เวน้ เสียแต่ว่า คอนเซ็ปตข์ องงานน้นั ไมไ่ ดเ้ ก่ียวกบั
เขาจริงๆ เชน่ คณุ จะจัดงานเล้ยี งเพือ่ นร่วมงานในองค์กร ก็ไมจ่ าเป็นต้องชวนญาติ หรอื พ่อแม่ของคณุ มาร่วม
ด้วย เพราะเขาไม่เกีย่ วกบั งานน้ี
 บคุ คลท่จี ะเผยแพรข่ า่ วของงาน หรือสื่อมวลชน (Press) ถา้ งานของคุณมีเป้าหมายเพ่อื การประชาสัมพนั ธ์
คณุ จะต้องเชญิ ส่ือมวลชนมาร่วมงาน ซึง่ ในการเชญิ ส่ือนัน้ นอกจากจะต้องมีความรจู้ กั มักคุ้นกับเขาอย่บู่้าง
แลว้ สง่ิ สาคัญที่สดุ คอื เขามาแลว้ จะได้อะไรจากงานของคุณบา้ ง ถา้ คณุ จัดงานเปดิ นิทรรศการศลิ ปะ แตด่ ัน
ไปเชญิ นกั ข่าวการเมือง เขาย่อมไม่มาทาข่าวของคณุ เวน้ เสยี แต่ว่า คุณจะเป็นนกั การเมืองที่เป็นศิลปินวาดรูป
ดว้ ย นน่ั ก็อีกเร่ืองหน่งึ แต่โดยปกติแล้ว คุณจะจดั งานประเภทไหน ก็ควรจะเชิญสื่อสายนั้นๆมาทาข่าวใหต้ รง
สาย โดยวิธกี ารก็ไม่ง่ายหรือยากจนเกนิ ไป แตค่ ุณกต็ ้องลงทุนศึกษาดูบ้างว่า จะเชิญสอ่ื รายการใด นิตยสาร
หนังสือพิมพ์ฉบับใด หรือ เว็บไซต์อะไร ก็ต้องไปเปิดดสู ื่อของเขาก่อนว่ามคี อลัมนืหรือข่าวอะไรลงบ้าง
จากนั้นกเ็ ชิญบคุ คลใหต้ รงกบั เนือ้ หาคอลมั นท์ ี่คณุ อยากลง เชน่ ถ้าคณุ จะจัดงานเสวนาเร่อื งการลงทุน การ
เลน่ หุ้น ก็ควรเชิญนกั ข่าวธรุ กิจ หรือสายหนุ้ ถา้ คณุ จะจัดงานปารต์ สี้ งั คมไฮโซ ก็ควรเชิญบก.หรือนกั ข่าว
คอลัมนส์ ังคม ไม่ใชไ่ ปเชญิ นักข่าวยานยนตห์ รอื นกั ขา่ วสายท่องเที่ยว ดังนี้เปน็ ต้น – – – ซึ่งกต็ ้องเร่มิ จากการ
หาชื่อบุคคลท่เี ก่ียวข้อง เพ่ือติดตอ่ เขา้ ไปในส่ือน้นั ๆ อย่าส่งเชิญซีซ้ ั้ว เพราะเขาอาจไม่มา แต่ท่ีแยก่ ว่านน้ั คือ
ถา้ เขามา แล้วไม่ได้ข่าวอะไรที่ดี หรือคุ้มค่าแก่การเสยี เวลาและค่ารถของเขาในงานของคุณ รายชอ่ื ผู้จดั งาน
อย่างคุณก็มสี ทิ ธิ์ทจ่ี ะเขา้ ไปอยู่ใน Blacklist ของเขาโดยไม่ตั้งใจ
 ข้อควรระวงั สาหรบั การเชิญบุคคลท่เี ป็น Key Persons หรือ Magnets ของงาน คอื คณุ ควรมที ีมงานชดุ หน่ึง
ท่ีคอยเกาะตดิ ดูแลบุคคลกลุ่มนีเ้ ป็นพเิ ศษ เพ่ืออานวยความสะดวก และดูแลให้เขาไดร้ บั ความสุขและความพงึ
พอใจมากทส่ี ดุ ตลอดระยะเวลางาน อย่าให้เขารูส้ กึ เบ่ือ เหนอ่ื ย หรือไมไ่ ดร้ ับความใสใ่ จมากพอ ร้สู ึกวา่ ไม่
คมุ้ คา่ เสยี เวลาที่มาร่วมงานของคุณ เพราะถา้ เขาเซ็งจนหนีกลบั กอ่ น งานของคุณกจ็ ะกร่อย และถ้าเขาต้อง
ทนอยู่ในบรรยากาศแย่ๆ จนงานเลิก เขากจ็ ะกลบั ไปพร้อมกบั ความรสู้ ึกลบๆจากงานของคณุ ซ่งึ ไมด่ ีแน่ๆ

3. เม่อื เชิญแขกมาร่วมงานแลว้ เขาจะได้ความรสู้ ึกแบบไหน หรือได้ความประทับใจอะไรกลบั ไป จากเงือ่ นไข
ใดบา้ ง
แนน่ อนวา่ ทกุ คนทจ่ี ัดงานย่อมอยากใหผ้ ้มู าร่วมงานทกุ คนได้ความรู้สึกท่ีดีกลบั ไป ซึ่งไม่ว่าคณุ จะจัดงานลกั ษณะ
ไหน เหตุผลทเี่ ป็นโครงสร้างของความประทบั ใจท่ีดีนัน้ กค็ ล้ายๆกนั ได้แก่

 ขั้นตอนการเชิญ ผู้ไดร้ บั เชญิ ร้สู กึ ว่าตนเองได้รบั การใหเ้ กยี รตอิ ยา่ งเหมาะสม และมีความหมายตอ่ เจา้ ภาพ
 สถานทใี่ นการจัดงาน มคี วามเหมาะสม สะดวกสบายต่อการเดนิ ทางมากแคไ่ หน มีทจี่ อดรถไหม บางงานให้

แขกแต่งตัวหรู แตไ่ ม่มีทีจ่ อดรถใกล้ๆ แขกแต่ตวั ดีๆมาถึงแล้ว ต้องเดินกระย่องกระแยง่ มางานบนเสน้ ทางแย่ๆ
ฝนตกกเ็ ปียก ก็ทาให้เสียความรู้สกึ ได้มาก
 บรรยากาศของงาน ควรจะมีระดับมาตรฐานเทา่ กับหรือเหนือความคาดหมายของแขกที่ไดร้ บั เชิญ ซ่งึ
บรรยากาศน้ี ประกอบข้ึนจากรปู รส กลิน่ เสยี ง และสมั ผสั

 การต้อนรับ ในทนี่ ้หี มายถึงบุคคลทีม่ าต้อนรบั และระบบการต้อนรบั ที่เหมาะสม แขกทกุ คนควรไดร้ บั การ
รบั รองจากเจ้าภาพในระดับท่ีค่คู วรเสมอกนั บ่อยคร้ังท่เี จ้าภาพบางงาน ให้ความสาคัญแต่เฉพาะแขกทีเ่ ปน็
คนเดน่ คนดัง หรือคนที่แต่งตัวหรหู รา และหลงลมื ใสใ่ จแขกอื่นๆทเ่ี หลอื รวมถึงสื่อมวลชนท่ีอาจมาในชดุ
ธรรมดาๆ ไมโ่ กเ้ กเ่ หมือนเซเล็บไฮโซ พอมาถึงแล้วร้สุ กึ เหมือนโดนทอดทงิ้ เจ้าภาพต้องแบ่งทีมงานในส่วน
ต้อนรบั แขกทุกประเภทเอาไวอ้ ยา่ ใหต้ กหลน่ เพราะถ้าปล่อยให้มใี ครท่ีมางานรู้สึกว่า ไมน่ ่าเสียเวลามางานนี้
เลย เจ้าภาพกก็ าลังตกท่นี ่ังลาบากแล้วโดยไม่รตู้ ัว

 อาหารและเครอื่ งดื่ม แม้วา่ แขกท่ีมางานของคณุ จะไม่ไดต้ ั้งใจมาเพื่อกินอะไรเป็นหลกั แต่การเสิรฟ์ อาหาร
และเครื่องดม่ื อย่างเหมาะสมก็เป็นสิ่งที่ทาใหบ้ รรยากาศของงานดีข้ึนไดม้ ากมาย เพราะอาหารอรอ่ ย และ
เครอ่ื งด่ืมดๆี ทาใหค้ นอารมณ์ดี มคี วามสขุ บง่ บอกถึงนา้ ใจอนั กว้างใหญ่ไพศาล ความมีระดบั และความใสใ่ จ
ของเจ้าภาพ นอกเหนอื จากคุณภาพอาหารและเคร่ืองดืม่ จะต้องพอสมควรแล้ว ปริมาณทีเ่ พียงพอก็มีส่วน
สาคัญมาก บ่อยครั้งทคี่ นต้องรอคิวยาวในงานหรูเพ่ือตักอาหารหรอื รอเครื่องด่ืม ซ่ึงนอกจากจะเสยี อารมณ์
แล้ว ยังทาให้บรรยากาศของงานดไู มด่ ี แขกทไี่ ม่ไดร้ ับการบริการท่ีเพยี งพอจะหงดุ หงดิ และกลบั ไปพร้อมกับ
ความรู้สกึ แย่ๆจากงานที่คุณจัด

 ระยะเวลาและลาดับกิจกรรมของงาน ช่วงเวลาที่จดั งานตอ้ งไมย่ าวหรอื สัน้ เกินไป คานึงถงึ ความสะดวกของ
ผู้มารว่ มงานเปน็ สาคญั กิจกรรมท่ีเปน็ พิธกี ารมาก หรือกจิ กรรมท่ีตอ้ งพุ่งความสนใจไปท่ีจุดเดยี ว เชน่
กิจกรรมบนเวที งานแถลงข่าว หรอื การเสวนา ตอ้ งควบคุมเวลาไมใ่ ห้นานเกินไป เพราะคนจะเบอ่ื และเหนื่อย
ท่จี ะฟัง แต่ถ้าเป็นกจิ กรรมเพ่ือการบนั เทงิ หรอื ดนตรี แขกอาจใหค้ วามสนใจได้นานกวา่ น้ัน ทางทด่ี ที สี่ ดุ คือ
ควรควบคุมให้ลงตัว และให้แขกไม่รู้สกึ เหน่ือยหรือเครยี ดท่ีต้องถูกบงั คับใหต้ ้องจดจ่อรับร้อู ะไรมากเกินไป ถ้า
งานของคณุ เป็นปารต์ ที้ ี่ใช้เวลานาน หากจะมีการเล่นดนตรีหรอื เปิดเพลง อาจเป็นการเล่นคลอไปกับการกิน
ดมื่ สังสรรค์ จะเหมาะกว่าการนง่ั เพ่งการแสดงบนเวทีอย่างจรงิ จัง นอกจากนี้ ควรวางแผนลาดบั กจิ กรรมให้
กระชับ เพื่อให้แขกอย่กู บั คุณได้จนจบงาน ไม่หนกี ลบั ก่อน และในทางกลบั กนั ก็ไมใ่ หม้ แี ขกคนไหนอย่ยู าว
ยดื เยอ้ื ไมย่ อมกลับ โดยเจา้ ภาพต้องกะเวลาทแ่ี ขกกลับใหด้ ี เพอ่ื ที่จะไดผ้ ันตัวเองจากในงานไปดกั รอ ณ จุดส่ง
แขกได้ทนั ทว่ งที

 ของทีร่ ะลึก/ของชารว่ ย แมว้ ่าแขกจะไม่ได้มางานคณุ เพราะอยากได้ของท่รี ะลึก แต่การใหแ้ ขกกลับบ้านมือ
เปล่าถอื เปน็ ความไม่สมควรอย่างยงิ่ สาหรบั ผู้จดั งาน เพราะการใหข้ องท่ีระลึก แสดงถงึ การใหเ้ กยี รติ และการ
แสดงความขอบคุณที่แขกไดก้ รุณาสละเวลาอนั มีค่ามารว่ มงานของคณุ ให้ประสบความสาเร็จบรรลุเปา้ หมาย
อีกทั้งยงั เปน็ สง่ิ ที่สรา้ งความประทับใจอันดีและเปน็ เครื่องบันทกึ ความทรงจาดีๆทไี่ ด้มาร่วมงาน เปน็ หนึ่งใน
เครอ่ื งมือสื่อสารภาพลักษณ์อันดีของเจา้ ภาพ ไม่วา่ คณุ จะมีทุนมากหรือน้อย จงกันงบประมาณส่วนหนงึ่ ไว้
สาหรบั การเตรียมของทร่ี ะลกึ ทน่ี า่ ประทบั ใจใหแ้ ขกติดมือกลบั ไปเสมอ ทน่ี ่าราคาญที่สดุ คือการตั้งโตะ๊ ขาย
ของที่ดูแล้วนา่ จะเปน็ ของแจกหรอื ของท่ีระลกึ ให้แขกนากลับไปฟรๆี มากกวา่ การขาย และเมื่อแขกเดินไป ณ

จุดทีว่ างของเหลา่ นั้นก่อนกลับ หรือขณะลงทะเบียนก็ตาม แลว้ แขกเข้าใจว่าเปน็ ของแจก เผลอหยิบขนึ้ มา
ปรากฏวา่ เป็นของขาย ทาให้แขกหนา้ แตก และแขกหน้าบางกอ็ าจจาใจควกั เงนิ ซอ้ื ทั้งท่ีไมเ่ ตรียมใจมาซื้อ
คนจดั งานคงไม่รหู้ รอกว่ามนั เสียความรูส้ กึ ขนาดไหน ถ้าคุณตง้ั ใจจะขายอะไร ควรวางแยกให้ชดั เจน อย่าเอา
มาวางให้แขกเขา้ ใจผิดว่าเป็นของแจกฟรีเด็ดขาด

4. งานของเราเปน็ งานอะไร มลี ักษณะแบบไหน บรรยากาศแบบไหน
สงิ่ สาคญั ในการจดั งานคือต้องตอบได้ชัดเจนวา่ งานเราเปน็ งานอะไร เช่น งานศิลปะ งานแฟชัน่ งานชิมอาหาร
งานเวริ ค์ ชอ็ ป งานเสวนาการเมอื ง งานไวน์เทสต้ิง งานเปิดตวั หนังสือ งานเปดิ ตัวสินคา้ งานเลยี้ งรนุ่ งานวนั เกดิ
ฯลฯ คนท่ีมางานจะได้เตรยี มตวั ถกู และเจ้าภาพก็จะไดว้ างแผนถูก
เมอ่ื รู้ชดั ว่าเปน็ งานอะไร จดั ทาไม จากน้ันจงึ มาคิดว่า จะให้มลี กั ษณะแบบไหน บรรยากาศแบบไหน ซ่งึ ควรมคี วาม
ชดั เจน อยา่ จบั แพะชนแกะมาชนกันจนเลอะเทอะ ถ้าจะจดั งานหรู เปน็ พิธีการ กต็ ้องให้ถูกต้องตามลาดบั พิธีการ
จริงๆ ถ้าจะจัดงานแนวกันเอง บ้านๆ กต็ ้องใหก้ นั เองจริงๆ หรอื ถา้ อยากได้บรรยากาศแฟนซี พิสดารอะไร กร็ ะบุให้
ชัด เพ่ือให้การเตรียมงานเปน็ ไปในทิศทางทช่ี ดั เจน ไม่เลอะเทอะ สามารถคมุ บรรยากาศโดยรวมให้ออกมาตาม
โจทยไ์ ด้มากทีส่ ดุ เชน่ อยากจัดงานแนวลูกทงุ่ ก็เดนิ หน้าหารายละเอยี ดทเ่ี ป็นลูกทุ่งมาใส่ไวใ้ หค้ รบวงจร ท้งั รูป รส
กลน่ิ เสยี ง สมั ผัส ต้องสอดคล้องกันไปหมด ทาใหภ้ าพรวมของงานออกมาดูดตี ามคอนเซ็ปต์ทว่ี างไว้

แต่ไม่วา่ จะจัดงานแบบไหนก็ตาม สิ่งที่ต้องคมุ ใหค้ งท่เี ท่ากันเสมอ คือคณุ ภาพของการรับรอง และการต้อนรบั ที่
อบอุน่ สาหรบั แขกทุกคน ความสะอาดเรยี บรอ้ ยและความสะดวกสบายของสถานที่ อาหารอรอ่ ย กิจกรรมดนี ่า
ตดิ ตาม ห้องน้าสะอาด ของท่ีระลึกดีงามนา่ ประทบั ใจ

5. ตัวเรามีความพรอ้ มแคไ่ หนในการจัดงาน มที รพั ยากรหรอื ต้นทุนอะไรอยแู่ ลว้ บา้ ง
ในการจะเริ่มจัดงาน ต้องเรม่ิ ทารายการสิง่ ทจี่ าเปน็ ท้ังหมดออกมา แลวั มองทตี่ ัวเองก่อนวา่ เรามีทรัพยากรอะไรที่
พร้อมอยูแ่ ลว้ บ้าง และทาลสิ ตอ์ อกมาให้ชัดเจน ระหว่างสงิ่ ทเ่ี รามกี ับไม่มี เพื่อทีจ่ ะได้รวู้ ่า เราต้องหา ตอ้ งเตรียม
อะไรบ้าง เช่น เรามีสถานที่ มีตัวบคุ คลทีเ่ ป็นแก่นแกนของงาน มคี วามสามารถในการจดั กจิ กรรม แต่ไมม่ ีอาหาร-
เคร่ืองดื่ม ไม่มคี นต้อนรบั ไมม่ ีคนประชาสัมพนั ธ์ ก็ตอ้ งทารายการสิ่งท่ีเราต้องหา
6. เรายงั ขาดอะไรบา้ ง ท่ีต้องหามาเพิ่มเติม เพ่ือใหไ้ ดง้ านตามรปู แบบทเ่ี ราคิด
การทารายการสง่ิ ท่ีเรายงั ขาดหรือจาเปน็ ต้องมใี นการจดั งานเป็นสิ่งสาคญั ซง่ึ ไมใ่ ช่แค่ส่งิ ของ หรอื คน แตย่ งั รวมถึง
งบประมาณ โดยเฉพาะงบประมาณนน้ั ถา้ มีไมเ่ พยี งพอก็ต้องวางแผนวา่ จะหาแหล่งสนบั สนนุ จากท่ีใดได้บา้ ง
เพราะงานทต่ี ้องว่ิงหาสปอนเซอรน์ น้ั กจ็ ะมลี าดบั ข้นั ตอนท่ีมากขึ้นกว่างานท่ีมเี งินทุนเป็นของตัวเอง
7. การหาผสู้ นบั สนนุ

การหาสปอนเซอรใ์ นการจดั งาน หลกั คดิ สาคญั ทต่ี อ้ งจาใส่ใจเสมอ คือตอ้ งไม่ไปรบกวนหรอื ร้องขออะไรจากใคร
ฟรีๆ แตค่ วรเสนอข้อแลกเปล่ียนทเ่ี หมาะสมและเปน็ ธรรมให้กับผ้สู นับสนนุ ไมว่ า่ จะเป็นการส่อื สารภาพลักษณ์อนั
ดผี ่านสอื่ หรือการไดม้ ีส่วนรว่ มในผลประโยชน์จากการจัดกิจกรรมนน้ั ๆ

การทาเอกสารเพอ่ื เสนอขอสปอนเซอร์ ต้องมขี ้อมูลรายละเอียดเกยี่ วกับการจัดงานอย่างครบถ้วน โดยมีการเขยี น
โครงการทานองคล้ายๆกับการเขียนแผนธุรกิจ เพื่อขอกเู้ งนิ ธนาคารนั่นเอง และทข่ี าดไมไ่ ดค้ อื ข้อเสนอวา่ เม่ือ
ผ้สู นบั สนนุ ตกลงใจทีจ่ ะช่วยเหลอื เรา ไม่ว่าจะในรปู ตวั เงินงบประมาณ สนิ คา้ หรอื บริการ แล้ว เขาจะได้อะไรจาก
การสนับสนุนน้ีบ้าง โดยเราต้องคิดอยา่ งรอบคอบว่า ผสู้ นับสนุนเองก็ควรไดร้ ับผลตอบแทนทค่ี มุ้ คา่ และคู่ควรกบั
เมด็ เงนิ ทเ่ี ขาสนบั สนุนเรา ไม่เช่นนนั้ จะเปน็ การกระทาทีไ่ ม่ต่างกับการรีดไถ หรือขอทาน

โดยผจู้ ดั งานตอ้ งประเมนิ วา่ กิจกรรมท่เี ราจัด มีความสอดคลอ้ งกบั ทิศทางธรุ กิจหรือภาพลักษณ์องค์กรของ
ผู้สนับสนนุ มากน้อยเพียงใด หากมีความสอดคล้องกัน ก็มโี อกาสมากที่จะไดร้ ับความสับสนุนโดยไมย่ ากลาบากนกั

ในบางกรณี ผู้สนับสนุนจะเข้ามามสี ว่ นร่วมในงานชดั เจน เชน่ มาเปน็ ผกู้ ลา่ วเปดิ งาน มาต้ังซ้มุ โปรโมทสนิ ค้าบริการ
แตใ่ นบางกรณี ผูจ้ ดั การกเ็ พยี งแตต่ ิดปา้ ยตราสญั ลักษณผ์ สู้ นบั สนนุ ในบริเวณงาน และแสดงชอ่ื ผู้สนบั สนุนใน
เอกสารประชาสัมพนั ธต์ ่างๆ ขึ้นอยกู่ ับเงือ่ นไขทีต่ กลงกัน

8. การเขียนแผนงาน
การเขยี นแผนงานเป็นส่งิ สาคัญมาก โดยส่ิงท่ีต้องมีในแผนงานคือ การระบรุ ายละเอยี ดของงานทั้งหมด ระยะเวลา
วธิ กี าร บคุ คลทร่ี ับผิดชอบ ปัญหา อปุ สรรคที่อาจจะเกิดขึ้น และแนวทางแกป้ ัญหาท่เี ป็นแผนสารอง เชน่ ในการจดั
งานกลางแจ้ง หากเกดิ ไฟดับ ฝนตก จะปรบั เปลยี่ นรูปแบบงานอย่างไร

เรมิ่ จากการเขียนโครงสร้างให้เห็นภาพรวมตามเปา้ ประสงค์ทวี่ างไว้เปน็ ลาดบั แลว้ คอ่ ยๆมาใส่รายละเอยี ดในแตล่ ะ
สว่ นให้ครบถว้ นสมบูรณ์ ระบุตัวบุคคล วิธกี ารจัดการ งบประมาณ ระยะเวลา ใหช้ ัดเจนทุกข้ันตอน

9. การเตรียมตัวบุคคลผรู้ บั ผิดชอบในส่วนต่างๆ
การเขียนแผนงานท่ีละเอยี ด จะทาใหเ้ ราร้วู า่ งานท้งั หมดประกอบไปด้วยรายละเอียดส่วนใดบา้ ง และเมอื่ เรารู้ว่า
งานมีกี่ส่วน กจ็ ะสามารถพิจารณาไดว้ า่ เรามีบุคลากรที่พร้อมสาหรับงานสว่ นต่างๆ อยู่ครบพอหรือไม่ หากส่วนใด
ท่ีบคุ ลากรภายในไม่เพยี งพอ ก็ควรแก้ปัญหาดว้ ยการจา้ งบุคคลภายนอกมารบั ผดิ ชอบ ตัวอย่างเช่น ในการจัดงาน
นิทรรศการ ชนชัน้ กลวง ท่ผี า่ นมา เรามีทมี งานประจาเพยี งไม่กี่คน ตา่ งจากสมัยก่อนที่มีพนักงานประจาเกือบยี่สิบ
คน เมอ่ื มีคนน้อย เรากใ็ ชว้ ธิ ี Outsource งานไปใหม้ ืออาชพี ในสว่ นต่างๆมารบั แทน ทาให้หมดภาระทจี่ ะต้องกงั วล
ในภารกจิ น้นั ไปไดอ้ ยา่ งสบาย เช่น

ใชบ้ รกิ าร Cattering อาหารและเครอ่ื งดื่มจาก White cafe ซ่งึ ได้บรกิ ารเกรดพรเี มี่ยม อาหารอร่อย มาพร้อมคน
เสิร์ฟมอื อาชีพ บุคคลกิ ดี และการจดั พน้ื ทีบ่ รกิ ารอาหารแบบมอื อาชพี / ใชบ้ ริการ Sound system จาก
IamMusic Room ทม่ี าวางระบบเดนิ สายเคร่ืองเสียงสาหรับการแสดงดนตรีและการเสวนาบนเวทีให้อย่างครบ
วงจร / ใช้บรกิ าร photography ของชา่ งภาพมืออาชพี ท่ีมาคอยถา่ ยบรรยากาศงานท้ังหมด ควบคู่กับช่างภาพ
inhouse เพื่อเสริมความมนั่ ใจ ทาใหไ้ ดภ้ าพงานที่ออกมาสวยงามและครบถ้วน

นอกจากนนั้ เม่อื ถงึ วันงาน เรากแ็ บง่ ทีมออกเป็น แผนกต้อนรับด้านหน้า แผนกลงทะเบียน แผนกรบั รองแขก
ภายในงาน ทาใหง้ านลื่นไหลไมส่ ะดุด เจ้าภาพท่ตี อ้ งเปน็ ผดู้ าเนินรายการก็ไม่ต้องกังวลว่า เม่อื ถงึ จังหวะท่ตี นต้อง
ขนึ้ เวที แลว้ จะไม่มีใครคอยรับรองแขก เพราะแบ่งทมี เอาไวค้ รบถ้วน รวมถึงแมบ่ ้านและคนดแู ลเรื่องที่จอดรถ ที่
คอยอานวยความสะดวกในส่วนรายละเอียดของสถานท่ี ซงึ่ เม่อื สรุปแลว้ เราแจกแจงทีมงานออกมาได้ ดงั น้ี

 ผดู้ ูแลเรอ่ื งการเชญิ แขก
 ผดู้ แู ลเรอ่ื งการเชิญสื่อมวลชน
 ผดู้ แู ลการทา Press kit สาหรบั ส่อื มวลชน
 ผู้ดูแลเรอ่ื งของท่ีระลึก
 ผู้รบั ผิดชอบสว่ นอาคารสถานท่ี / ดูแลเรอื่ งการจอดรถ/ความสะอาดของหอ้ งน้า
 ผู้รับรองแขกหน้างาน ร่วมกับเจ้าภาพ และเป็นตัวแทนเจา้ ภาพในชว่ งทเ่ี จา้ ภาพไม่อยู่
 ผู้ดูแลจดุ ลงทะเบียน ให้แขกลงชื่อ ถา่ ยภาพ มอบของทรี่ ะลึก
 ผู้ดแู ลแขกภายในงาน คอยเดินดูความเรียบร้อย แนะนาแขกแตล่ ะทา่ นให้ร้จู กั กัน
 ชา่ งภาพหลัก ประจา ณ จดุ ลงทะเบียน เพ่อื เกบ็ ภาพทกุ คน ณ จดุ ถา่ ยภาพ
 ชา่ งภาพบรรยากาศ เดนิ เกบ็ ภาพแขกทุกคน ในงาน และภาพกิจกรรมบนเวที
 ผ้ดู แู ลเรอ่ื งอาหารเคร่ืองด่ืม
 ผูด้ แู ลเรอ่ื งเครื่องเสยี งและเวที
 ผแู้ สดงดนตรี
 ผดู้ าเนินรายการ/พิธีกร
 ผดู้ แู ลเรื่องบญั ชี-การเงิน ของงาน
 ผูป้ ระสานงานรับรองสื่อมวลชน การสมั ภาษณแ์ ละเผยแพร่ขา่ ว
 ผู้ดูแลเรอื่ งการสง่ Post Release ให้ส่อื มวลชน
 ผู้ดูแลเรอ่ื งการเผยแพรข่ ่าวและรปู ภาพในสื่อของงาน
10. การกาหนดวันเวลาท่จี ัดงาน / ระยะเวลาของงาน
การกาหนดวันเวลาที่จดั งาน ต้องดูหลายปัจจัย เริม่ ตน้ ต้องดูความสะดวกของผูจ้ ดั งานเป็นอนั ดบั แรก จากนั้นกด็ ู
ปฏิทินว่า ไปตรงวนั หยดุ หรือวนั อะไรที่ผู้คนอาจจะไม่สะดวกมางานเราบ้าง เช่น วนั หยุดยาวทีค่ นไปเทีย่ ว
ตา่ งจังหวัดกนั เยอะๆ หรือช่วงหน้าฝนที่ฝนมักจะตกหนักตอนเย็นๆ รถราติดขดั แขกมาไมส่ ะดวก จดั งานกลางแจง้
ไ่มไ่ ด้

เม่ือไดว้ ันที่ดแู ล้วน่าจะโอเคที่สุด กม็ าดูว่า กจิ กรรมท่ตี ้องการนนั้ อยากได้ใครมาเป็น Key Person ก็ต้องไป
ทาบทามกอ่ นวา่ เขาวา่ งวันไหน ถา้ ตกลงกนั ได้เหมาะเจาะแลว้ กด็ เู รอ่ื งสถานที่ ว่าที่ไหนเขาสะดวกใหเ้ ราไปจดั งาน

ในวนั ท่เี ราต้องการ ถ้าสถานท่ีบางแห่งมันดีมาก แต่วนั ที่เราวางไว้ ไมโ่ อเค กต็ ้องย้อนกลับมาเปล่ียนวนั หรือถ้าวัน
มนั โอเคแลว้ แต่สถานทไ่ี มโ่ อเค ก็ต้องเปลี่ยนสถานที่ แต่คงวนั ท่อี ยากจดั เอาไว้

ระยะเวลาจดั งานสาคญั มาก ขนึ้ อย่กู ับลักษณะงาน งานบางประเภทเหมาะจะจดั ยามสายๆแล้วจบด้วยการเลี้ยงมอ้ื
เท่ียง บางประเภทเหมาะทีจ่ ะจดั ชว่ งบา่ ย เล้ียงน้าชาเบาๆเก๋ๆ และบางงานก็เหมาะจะจัดตอนเยน็ เลย้ี งดินเนอรช์ ดุ
ใหญ่ หรอื ค็อกเทลปารต์ ีร้ ว่ มด้วย แต่ท้งั น้ที ้งั นนั้ ระยะเวลาทเ่ี ป็นทางการของงาน ไมว่ ่าจะจัดชว่ งไหน ไม่น่าจะเกนิ
3-4 ชว่ั โมง เพราะเปน็ เวลาที่คนมาร่วมงานไมร่ ู้สึกว่า มากหรือน้อยจนเกนิ ไป สว่ นใครจะอยู่ต่อยดื ยาวกวา่ นน้ั กอ็ ีก
เรอ่ื งหนึ่ง การเชญิ แขกมาเสยี เวลากับเรานานๆ เป็นเรือ่ งสุ่มเสยี่ ง เพราะเขาอาจไม่ว่าง ไมต่ อบตกลง ยิ่งถ้าเชญิ คน
ทม่ี ีความสาคญั มีภารกจิ เยอะๆ ต้องคานึงถึงเวลาอันมคี า่ ของเขาใหม้ ากๆ

ช่วงเวลาท่ีจดั งานต้องไม่ยาวหรือสนั้ เกนิ ไป คานึงถึงความสะดวกของผ้มู าร่วมงานเปน็ สาคัญ กิจกรรมทเี่ ปน็ พธิ กี าร
มาก หรอื กจิ กรรมท่ีตอ้ งพงุ่ ความสนใจไปที่จดุ เดยี ว เช่น กจิ กรรมบนเวที งานแถลงขา่ ว หรอื การเสวนา ตอ้ ง
ควบคุมเวลาไม่ใหน้ านเกินไป เพราะคนจะเบื่อและเหนื่อยท่ีจะฟงั แต่ถ้าเปน็ กจิ กรรมเพื่อการบนั เทิงหรือดนตรี
แขกอาจให้ความสนใจได้นานกว่านน้ั ทางทด่ี ีทีส่ ดุ คือ ควรควบคมุ ใหล้ งตัว และให้แขกไม่รู้สึกเหนื่อยหรอื เครียดที่
ตอ้ งถูกบงั คับใหต้ ้องจดจ่อรับร้อู ะไรมากเกินไป ถ้างานของคณุ เปน็ ปาร์ตี้ทใ่ี ช้เวลานาน หากจะมีการเล่นดนตรีหรือ
เปดิ เพลง อาจเป็นการเลน่ คลอไปกบั การกินด่ืมสังสรรค์ จะเหมาะกวา่ การน่ังเพง่ การแสดงบนเวทอี ยา่ งจรงิ จัง
นอกจากน้ี ควรวางแผนลาดบั กิจกรรมให้กระชบั เพอื่ ให้แขกอยู่กบั คณุ ไดจ้ นจบงาน ไม่หนีกลบั กอ่ น และในทาง
กลบั กัน ก็ไมใ่ หม้ ีแขกคนไหนอย่ยู าวยดื เยื้อไม่ยอมกลบั โดยเจา้ ภาพต้องกะเวลาท่แี ขกกลับให้ดี เพ่ือทีจ่ ะไดผ้ นั
ตัวเองจากในงานไปดกั รอ ณ จดุ สง่ แขกไดท้ นั ทว่ งที

11. การเตรียมสถานทจ่ี ัดงาน
หลังจากทีไ่ ปงานมาเยอะๆ และจดั งานบอ่ ยๆ ได้ข้อสรปุ ว่า สถานทจี่ ัดงานควรมีลักษณะดังนี้

 เปน็ สถานทซ่ี ่งึ ไปมาสะดวก มีที่จอดรถ และเข้าถงึ ได้งา่ ยไม่ว่าจะมาด้วยรถสว่ นตัวหรอื รถสาธารณะ
 หากมีทจ่ี อดรถแยก ควรมผี ดู้ ูแลในส่วนจอดรถดว้ ย
 มบี รรยากาศที่สอดคลอ้ งกับคอนเซป็ ตง์ าน
 มหี อ้ งนา้ เพยี งพอและสะดวก

 ไมจ่ าเป็นต้องมีขนาดใหญ่มาก สถานทเี่ ล็กอาจจะแคบแต่ทาใหง้ านดไู ม่เงียบเหงา ในขณะที่พน้ื ที่ใหญเ่ กินไป
ทาให้งานดูโหรงเหรง

 ไมเ่ ปียกฝนและไมร่ ้อนเกินไป ถ้าเปน็ งานกลางแจ้ง ควรที่พ้ืนทีใ่ นรม่ เตรียมไวด้ ้วยเผ่ือในกรณฝี นตก
 ควรเตรยี มจดุ ตอ้ นรับ ลงทะเบยี น รับของทรี่ ะลึก และจดุ ถ่ายภาพหลัก ไว้ด้านหน้าของงานเพยี งจุดเดียว

และมที ีมงานรับรองประจาในจดุ น้ีตลอดเวลา เพื่อให้มนั่ ใจว่า แขกทุกคนได้ลงทะเบยี น ไดถ้ ่ายภาพ และ
ไดร้ บั ของทร่ี ะลึกครบถ้วน ไม่วา่ แขกจะมาตอนไหนกลบั ตอนไหน กม็ ีคนดูแลตลอด
 ควรมปี า้ ยและขอ้ มลู ตดิ บอกไว้ วา่ อะไรอย่ทู ่ไี หน เชน่ ห้องนา้ หอ้ งแสดงงาน ห้องนิทรรศการ ฯลฯ
 ถา้ มพี ืน้ ท่ีหวงห้าม ควรกั้นไวใ้ หเ้ ปน็ กิจลักษณะ ให้แขกรู้ จะไดไ้ มเ่ ขา้ ไป เพราะถ้าแขกเขา้ ไปแล้วตอ้ งไปไล่
ออกมา จะเสยี มารยาทกับแขก
 ดูแลทกุ จดุ ของสถานทีใ่ หส้ ะอาด แยกโซนบริการ หรอื back office เอาไวใ้ ห้ชดั เจน
 หากเป็นงานรูปแบบคอ็ กเทล ไม่ต้องน่งั ประจาท่ี ควรมโี ต๊ะ หรอื จุดพัก ให้แขกวางแก้วหรือจานอาหารบ้าง
และมเี กา้ อ้ีบ้างเป็นบางจุด สาหรบั แขกผูส้ งู วยั หรอื คนท่ยี นื นานๆไม่ไหว
 หากเปน็ งานทน่ี ่ังประจาโต๊ะ และเป็นการเสริ ์ฟอาหารทมี่ ลี าดบั พ่ิะการชดั เจน ควรมชี อ่ื แขกระบุตามท่ีน่ัง
เสมอ
 หากเป็นงานที่มกี ารนง่ั โต๊ะ แต่เป็นแบบสบายๆไมเ่ ปน็ ทางการ แขกสามารถเลือกน่งั ตรงไหนก็ได้ ควรเตรยี ม
พ้นื ทีใ่ ห้เพียงพอกบั จานวนแขก
 การแบ่งพ้ืนทบี่ างสว่ นเป็นโซน VIP ควรหลีกเลยี่ งการเขยี นป้ายติดไวว้ ่า VIP แตใ่ ช้การประดับตกแต่ง หรือ
เฟอร์นิเจอร์แบบท่ดี หู รหู ราพิเศษ ร่วมกบั การจดั ตาแหน่ง ให้แขกคนอ่นื ๆเขา้ ใจได้ว่า เปน็ โซนสาคญั จะดีกวา่
การตดิ ป้ายเพ่อื แบง่ ชนช้ันวรรณะ ซึ่งสรา้ งความร้สู กึ แย่ๆให้กับแขกท่ีไม่ไดเ้ ปน็ VIP
 การใช้สใี นการตกแตง่ สถานท่ี ควรมีการคุมโทนสตี ามคอนเซป็ ต์งาน หรอื ถ้าไม่มสี ีตามคอนเซป็ ต์ ก็ควรจะคุม
โทนให้ดมู ีรสนยิ ม ด้วยการใช้ผ้าปูโต๊ะ แบ็คดร็อป ร่วมกบั การจดั ดอกไมป้ ระดบั สถานท่ี และผ้าคลุม
เฟอร์นเิ จอร์ (ถ้าม)ี
 การเดินสายไฟสาหรับไฟแสงสวา่ ง สปอตไลท์ เวที เครื่องเสียง ตอ้ งหลีกเลย่ี งให้พ้นเสน้ ทางสัญจรหลกั ของ
แขก
 ควรมีพืน้ ที่เตรียมไวส้ าหรบั เป็น Back stage และส่วนเทคนิคของงานระบบต่างๆ
 ห้องนา้ ต้องสะอาด พรอ้ มใชต้ ลอดเวลา ควรมผี ู้ดแู ลประจา ตลอดเวลางาน
 จัดพน้ื ทใ่ี นแตล่ ะโซนใหแ้ ขกสามารถถา่ ยภาพสวยๆกลบั ไปได้ โดยเฉพาะแขกท่ีชอบเซลฟ่ี ควรมพี น้ื ทแ่ี บ
คกราวน์ท่ีสวยงาม เพอื่ ส่ือสารภาพทด่ี ขี องงานออกไปมากที่สุด

12. การเตรียมอาหารและเครือ่ งดม่ื
แม้วา่ แขกทีม่ างานของคุณจะไม่ได้ตั้งใจมาเพ่ือกนิ อะไรเปน็ หลกั แต่การเสริ ์ฟอาหารและเครื่องดื่มอย่างเหมาะสมก็
เป็นส่ิงทีท่ าให้บรรยากาศของงานดขี นึ้ ได้มากมาย เพราะอาหารอร่อย และเคร่ืองดืม่ ดีๆ ทาใหค้ นอารมณ์ดี มี
ความสุข บง่ บอกถึงน้าใจอนั กวา้ งใหญ่ไพศาล ความมรี ะดบั และความใส่ใจของเจ้าภาพ นอกเหนือจากคณุ ภาพ
อาหารและเครื่องดม่ื จะต้องพอสมควรแลว้ ปรมิ าณที่เพียงพอก็มีสว่ นสาคัญมาก บอ่ ยครั้งทค่ี นต้องรอควิ ยาวในงาน
หรูเพ่ือตักอาหารหรือรอเคร่ืองดื่ม ซึ่งนอกจากจะเสยี อารมณแ์ ล้ว ยงั ทาให้บรรยากาศของงานดูไม่ดี แขกท่ีไม่ได้รับ
การบริการที่เพียงพอจะหงุดหงดิ และกลับไปพร้อมกบั ความรูส้ กึ แยๆ่ จากงานท่คี ุณจัด

13. การเตรยี มกจิ กรรมในงาน ลาดับงาน กาหนดการ
14. การเตรยี มของทร่ี ะลึกท่ีเหมาะสม
แม้ว่าแขกจะไมไ่ ด้มางานคุณเพราะอยากได้ของทีร่ ะลึก แต่การใหแ้ ขกกลบั บา้ นมือเปลา่ ถือเป็นความไม่สมควร
อย่างย่ิงสาหรับผจู้ ดั งาน เพราะการให้ของท่รี ะลึก แสดงถึงการให้เกยี รติ และการแสดงความขอบคณุ ท่ีแขกได้
กรณุ าสละเวลาอันมคี า่ มาร่วมงานของคุณใหป้ ระสบความสาเรจ็ บรรลุเปา้ หมาย อีกทง้ั ยงั เป็นส่งิ ท่ีสรา้ งความ

ประทับใจอนั ดีและเปน็ เคร่ืองบนั ทึกความทรงจาดีๆท่ไี ด้มารว่ มงาน เป็นหนึ่งในเคร่ืองมือส่อื สารภาพลักษณอ์ นั ดี
ของเจ้าภาพ ไม่วา่ คุณจะมที นุ มากหรือน้อย จงกนั งบประมาณสว่ นหนึ่งไว้สาหรับการเตรียมของท่ีระลึกท่นี า่
ประทับใจให้แขกตดิ มือกลบั ไปเสมอ ท่ีน่าราคาญที่สดุ คอื การตงั้ โต๊ะขายของทด่ี แู ล้วน่าจะเปน็ ของแจกหรอื ของที่
ระลึกให้แขกนากลับไปฟรๆี มากกว่าการขาย และเม่ือแขกเดนิ ไป ณ จดุ ท่วี างของเหลา่ น้ันกอ่ นกลบั หรอื ขณะ
ลงทะเบียนกต็ าม แล้วแขกเข้าใจว่าเป็นของแจก เผลอหยบิ ข้ึนมา ปรากฏว่าเปน็ ของขาย ทาใหแ้ ขกหนา้ แตก และ
แขกหน้าบางก็อาจจาใจควักเงินซื้อ ทั้งท่ีไม่เตรยี มใจมาซ้ือ คนจัดงานคงไม่รู้หรอกว่ามันเสียความรู้สกึ ขนาดไหน ถา้
คุณตง้ั ใจจะขายอะไร ควรวางแยกใหช้ ดั เจน อยา่ เอามาวางให้แขกเข้าใจผิดว่าเป็นของแจกฟรเี ดด็ ขาด

15. การจดั เตรียมข้อมูลสาหรับสือ่ มวลชน
16. การเชิญแขก
 บุคคลทเ่ี ปน็ หัวใจสาคัญของงาน (Key Persons)
 บคุ คลทเ่ี ปน็ แมเ่ หล็กดงึ ดดู แขกคนอนื่ ๆ (Magnets)
 บุคคลท่ีเปน็ แขกสว่ นใหญ่ในงาน (Crowds)
 ส่อื มวลชน (Press)
17. การรบั รองแขก
18. การถ่ายภาพและบันทึกกจิ กรรมท้ังหมดของงาน
19. การส่งข่าว/เผยแพรข่ า่ วและรูปภาพหลังการจัดงาน