Hal 1 dari 18
Hal 2 dari 18 Buku Saku Account Officer ( AO ) Pengertian: Buku Saku Account Officer adalah sebuah sarana memudahkan, memandu dan pengingat kegiatan yang dilakukan oleh Account Officer ( AO ) untuk memantapkan pemahaman dan penghayatan terhadap pekerjaan yang dilakukan. Buku ini terdiri atas: 1. Penjelasan Kegiatan AO. 2. Panduan Kegiatan Harian AO. 3. Penjelasan Fungsi dan Tanggung Jawab AO. Pengisian Buku: Pengisi Buku Saku Account Officer adalah Account Officer (AO) Bagian Monitoring Pelaksanaan nya adalah Leader di Area Pemasaran ( AP ) Petunjuk pengisian: Beri tanda checklist pada () dan (❑) pernyataan yang sesuai dengan kegiatan yang dilakukan atau penilaian berdasarkan pengamatan evaluator. Pelaporan: Buku yang sudah terisi WAJIB dibawa.
Hal 3 dari 18 DAFTAR ISI URAIAN HAL Bagian I Penjelasan Kegiatan AO ……………………………………………………………………….. 1. Survey Potensi Wilayah ( SPW )………………………………………………………………… 4 2. Pertemuan Umum ……………………………………………………………………………………. 4 3. Survey Analisa Pembiayaan………………………………………………………………………. 5 4. Agenda Kumpulan / Center Meeting………………………………………………………… 5-6 5. Tugas dan Kewajiban Anggota Kelompok…………………………………………………. 6 Bagian II Panduan Kegiatan Harian AO ………………………………………………………….. 1. Briefing Pagi………………………………………………..…………………………………………… 7 2. Kumpulan/ Center Meeting…………………………………………………………………….. 7 3. Penanganan Tunggakan ( Jika Ada )………………………………………………………… 7-8 Bagian III Fungsi - Tanggung Jawab AO …………………………………………………………. * Fungsi &Tanggung Jawab AO ………………………………………………………………….. 9 Lampiran …………………………………………………………………………………………………………… 10-11 Bagian III Evaluasi Account Officer……………………………………………………………………….. 12
Hal 4 dari 18 Bagian I PENJELASAN KEGIATAN AO 1. Survey Potensi Wilayah ( SPW ). Materi SPW : a. AO mengetahui wilayah garapan yang diberikan MM baik jumlah, nama kelurahan, RW dan RT nya. b. AO mulai mapping wilayah prioritas sebagai Garapan utama AO di Kelurahan, RW dan RT mana mana saja dari wilayah nya. c. AO mencari kumpulan-kumpulan competitor di wilayah Garapan nya untuk efektifitas kerja dan mengetahui potensi baik dan potensi buruj atas existing kumpulan yang ada. d. AO mulai melakukan kegiatan selanjut nya terkait PU dan Survey calon anggota dari wilayah Garapan yang ada. NB : Disesuaikan dengan target per hari, per pekan dan per bulan nya. 2. Pertemuan Umum ( PU ) Materi Pertemuan Umum : a. Perkenalan petugas & KSPPS Nur Insani sebagai penjual barang. b. Absensi Kehadiran Calon Anggota yang ikut PU ( terlampir sekaligus diminta foto KTP anggota ). c. Penjelasan dokumen yang mudah hanya KTP ( calona anggota dan penjamin ) dan KK. d. Penjelasan Mengenai Penting nya Kelompok : Harus saling mengenal dan saling tolong menolong jika ada salah satu anggota membutuhkan bantuan serta saling mengingatkan antar anggota. e. Penjelasan simulasi contoh besar nya Nominal Pembiayaan/ Jual Beli beserta nominal angsuran dan tabungan dalam tiap pekan nya. f. Informasi mengenai kapan akan di adakannya proses selanjutnya yaitu survey domisili/usaha dan validasi oleh atasan petugas. g. Penjelasan Hak & Kewajiban bagi para Calon Anggota h. Pembentukan Kelompok ( Nama Kelompok ) & Pengurus kelompok ( Ketua Kelompok ,Wakil Ketua) serta tugas dari pengurus kelompok tersebut. NB : Waktu pelaksanaan fleksible sesuai dengan waktu luang calon anggota ( atau bisa dibarengi dengan setelah kumpulan Lembaga lain ).
Hal 5 dari 18 3. Survey atau Kunjungan Rumah dan Tempat Usaha Anggota Materi Survey : a. AO memastikan lokasi rumah dan tempat usaha “setiap anggota” secara langsung ( bukan hanya dilokasi center meeting atau di rumah salah satu anggota saja ). b. AO bertemu langsung dengan setiap anggota dan penjamin nya. c. AO melakukan cross-check atau informasi kepada sekitar calon anggota. d. AO melakukan Analisa singkat atas usaha da kemampuan bayar anggota. NB : Menggunakan form aplikasi pembiayaan dan Buku Panduan Analisa Pembiayaan yang sudah ada. 4. Agenda Kumpulan/ Center Meeting a. Doa Pembuka. b. Absensi & tanda tangan kehadiran melalui bukti angsuran. c. Agenda Ketua di mana ketua menginformasikan bilamana ada Anggota yang tidak hadir pada waktu itu dan menyampaikan alasan ketidak hadirannya serta tanya jawab bilamana ada yang perlu di tanyakan kepada petugas. d. Agenda Petugas di mana petugas menyampaikan bilamana ada informasi atau Pelatihan langsung atau lewat artikel yang perlu di sampaikan. e. Pembayaran angsuran dan tabungan. f. Pelatihan atau Informasi tentang Pola Hidup Sehat, Resep Masakan dan atau Usaha Mikro Kecil dan Menengah. g. Doa Penutup. 5. Tugas Ketua Kumpulan / Center Meeting a. Menghadiri dan mengawasi pertemuan kelompok secara rutin. b. Bertanggung jawab atas kehadiran anggota secara bergilir. c. Bertanggung jawab atas kebijakan dan prosedur administrasi. d. Bertanggung jawab untuk memberikan solusi apabila ada masalah atau konflik antar anggota. e. Bertanggung jawab membantu AO apabila ada masalah dalam pembayaran angsuran dari anggota.
Hal 6 dari 18 f. Bertanggung jawab untuk membantu AoObilamana ada anggota yang di tanggung renteng dengan cara mengunjungi di rumahnya dan memastikan pembayaran angsuran terjadi. 6. Tugas dan Kewajiban Anggota Kelompok a. Menghadiri pertemuan kelompok secara rutin secara bergilir. b. Bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran baik angsuran Pembiayaan/ Jual Beli maupun tabungan tepat waktu. c. Melaksanakan peraturan dari KSPPS. d. Bertanggung jawab menjaga keharmonisan kelompok. e. Bertanggung jawab untuk bertanggung renteng bilamana ada anggota kelompok yang macet.
Hal 7 dari 18 Bagian II PANDUAN KEGIATAN HARIAN AO 1. Briefing Pagi a. Menyampaikan Progres NoA : • Jadwal PU Pembiayaan Baru ( P1 ) • Jadwal Survey • Data yang harus di Validasi. • Rencana DO : nama anggota, center dan alas an nya. • Jumalah angsuran ke-18 b. Menyampaikan kondisi center hari kemarin/ yang sudah berlalu : • Menjelaskan Kondisi Center setiap AO , Yang rawan dan atau butuh penanganan khusus. • Tagging dan Update Tagging Sebaran Setiap Center Meeting. • Inform dan Update No. HP Ketua Center ( Baik dilakukan di Lembar Print G-Map ataupun System Informasi Anggota ). 2. Kumpulan/ Center Meeting a. Mengucapkan Salam Dan Menanyakan Kabar Anggota serta Berbincang Keakraban sebentar. b. Membuat Anggota merasa "di-orang-kan", dan hubungan dengan Nur Insani bukan sekedar transaksional pembiayaan tapi lebih dari itu sebagai partner dan atau keluarga yang saling menjaga. c. Menginformasikan anggota yang sudah angsuran ke-18, untuk persiapan Pembiayaan Lanjutan. d. Penagihan Angsuran ( Angsuran & Selisih Setoran dengan Angsuran ); Uang Simpanan Wajib 5% ( untuk anggota baru wakalah ). e. Menjalankan kafalah ( Tanggng Renteng ) dari anggota-anggota center tersebut jika ada yang berhalangan atau kesulitan pembayaran. 3. Penanganan Tunggakan ( Jika Ada ) a. Mendatangi Ketua Center : Menanyakan : Kenapa dengan anggota tersebut ? Bagaimana dengan Kafalah anggota lain ? ( Di hari yang sama ( sore atau malam hari nya ) dan Memberitahukan ke SAO & MM ). b. Mendatangi Rumah Anggota dan Penjamin : Langsung ketemu dengan anggota dan penjamin untuk Mengetahui dan memberitahu serta mengingatkan komitmen ttd aplikasi dan akad yang sudah dilakukan.
Hal 8 dari 18 c. Melaporkaan Kondisi Riil Penunggak Baru dan atau Penunggak Lama ( Jika Ada ) : Melakukan Pencatatan dan Perekaman Visit Anggota Menunggak dengan 5W + 1H : 1. Kenapa Anggota Menunggak ? 2. Kapan Anggota Bisa Ditemui ? 3. Dimana Anggota Bisa Ditemui ? 4. Siapa Yang Bisa Membantu Anggota untuk bisa Ditemui dan atau Membayar Tunggakan ? 5. Berapa Anggota Membayar ? 6. Bagaimana Cara Menemui Anggota ?
Hal 9 dari 18 Bagian III FUNGSI & TANGGUNG JAWAB AO 1. Fungsi AO : a. Menjadi Kepanjangan Tangan / Representasi KSPPS Nur Insani di depan anggota. b. Menjadi Garda Terdepan untuk Pelayanan yang baik terhadap anggota. c. Menjadi Ujung tombak Pencapain Target KSSPS Nur Insani ( baik NoA maupun Plafon Pembiayaan ). d. Menjadi bagian penting dalam keluarga besar KSPPS Nur Insani untuk saling mendukung, bekerjasama dan menguatkan serta mengingatkan antar karyawan dalam proses operasional maupun interpersonal dengan semua pihak yang ada di KSPPS Nur Insani. 2. Tanggung Jawab AO : a. Berpenampilan Rapi, Bersih dan Wangi. b. Bertutur Bahasa yang baik , sopan ( bisa menggunaka Bahasa Indonesia atau Bahasa Jawa yang Kromo Inggil / Sunda ). c. Berperilaku yang Tegas tapi tidak Kasar ( dalam menyampaikan atau mengingatkan anggota dan keluarga nya ). d. Berbicara, bertindak dan bersikap yang Jujur dan berintegritas tinggi ( Amanah ). e. Terus belajar dalam mengembangkan kemampuan dan memperbaiki kualitas diri serta pelayanan kepada anggota yang senantiasa terus berubah /dinamis. f. Tidak bosan dalam menyampaikan akad akad dan syarat ketentuan yang ada di KSPPS Nur Insani kepada semua anggota dan penjamin baik yang baru maupun yang lama/ lanjutan. 3. Target AO : Bulan 1 Bulan 2 Bulan 3 Bulan 4 Bulan 5 Bulan 6 ➢ 6 NoA 50 50 75 75 50 50 325-380 RR 100% 100% 100% 100% 100% 100% 100%
Hal 10 dari 18
Hal 11 dari 18 Daftar Hadir PU Nama AO : Kecamatan : Kelurahan : No. Nama Calon Anggota RW RT Nama Penjamin Nama Center Terbentuk Ket Di buat oleh AO, Di ketahui oleh SAO/ MM, ttd ttd ….......................... …..............................
Hal 12 dari 18 Daftar Anggota Menunggak Nama AO : Nama Center : Kelurahan : No. Nama Anggota Angsuran Tunggakan 5W 1H Di buat oleh AO, Di ketahui oleh SAO/ MM, ttd ttd ….......................... …..............................
Hal 13 dari 18 Laporan Evaluasi AO I. Kompetensi Spesifik Kemampuan 1. Membuat perencanaan kerja secara konsisten Baik Cukup Kurang 2. Memeriksa Ulang untuk memastikan pencapaian kualitas dan keteraturan Baik Cukup Kurang 3. Menyimak dan memahami pembicaraan orang lain Baik Cukup Kurang II. Kompetensi Teknis Kemampuan 1. Melakukan penggalian informasi terkait profil Anggota dan profil usaha Anggota. Baik Cukup Kurang 2. Mealakukan komunikasi yang baik untuk Anggota Baik Cukup Kurang 3. Pengelolaan waktu bekerja & pelaporan hasil kerja setiap hari dengan disiplin Baik Cukup Kurang Catatan Evaluator: ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………… (Evaluator)