EBOOK 2

PENGERTIAN ARSIP DAN KEARSIPAN

Arsip :

Secara etimologis (asal usul kata), kata arsip berasal dari bahasa Yunani,
yaitu archium, yang bermakna peti untuk menyimpan sesuatu. Sementara itu,
arsip dalam bahasa Inggris dikenal dengan tiga istilah, yaitu archieve yang
bermakna kumpulan warkat, record yang bermakna catatan, dan file yang
bermakna sekumpulan Informasi/ warkat. Menurut salah satu ahli, The Liang
Gie, arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan, arsip tersebut
dapat cepat ditemukan kembali.

Kearsipan :

Secara definisi, pengertian kearsipan adalah suatu proses, mulai dari
penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian,
pemeliharaan, perawatan, hingga penyimpanan arsip atau warkat menurut
sistem tertentu. Kearsipan merupakan kegiatan untuk menyelamatkan arsip
yang berisi informasi penting dan menjadi bukti pertanggungjawaban yang
autentik, baik dari fisik maupun isi. Oleh karena itu, arsip harus disimpan
dengan baik dengan suatu sistem sehingga memudahkan jika suatu ketika
arsip tersebut dibutuhkan kembali.

PERATURAN PERUNDANGAN KEARSIPAN
UU :

1. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 19 Tahun 1961 tentang
Pokok-pokok Kearsipan Nasional

2. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 1961 tentang
tugas kewajiban dan lapangan pekerjaan dokumentasi dan
perpustakaan dalam lingkungan pemerintah.

3. Undang-undang nomor 7 tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan
pokok Kearsipan.

4. Keputusan presiden Republik Indonesia nomor 26 tahun 1974 tentang
arsip nasional Republik Indonesia.

5. Peraturan pemerintah Republik Indonesia nomor 34 tahun 1979 tentang
Penyusutan Arsip.

6. Surat Edaran Nomor SE/01/1981 tentang Penanganan Arsip Inaktif
sebagai Pelaksanaan Ketentuan Peralihan Peraturan Pemerintah
tentang Penyusutan Arsip.

7. Surat Edaran Nomor SE/02/1983 tentang Pedoman Umum untuk
Menentukan Nilai Guna Arsip.

8. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 105 Tahun 2004
tentang Pengelolaan Arsip Statis.

9. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan

TUJUAN PENGELOLAAN :

1. Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman.
2. Agar mudah mendapatkan kembali arsip yang dibutuhkan.
3. Untuk menghindari pemborosan waktu dan tenaga dalam mencari arsip

yang dibutuhkan.
4. Untuk menghemat tempat penyimpanan.
5. Untuk menjaga kerahasiaan arsip.
6. Untuk menjaga kelestarian arsip.
7. Untuk menyelematkan pertanggungjawabkan mengenai perencanaan,

pelaksankan, dan penyelenggaraan kegiatan-kegiatan kemasyarakatan.

LEMBAGA KEARSIPAN

1. ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia)
ANRI merupakan salah satu lembaga pemerintahan nondepartemen
yang mengurusi kearsipan dan bertanggung jawab langsung kepada
Presiden. ANRI memiliki tugas sebagai berikut.
1) Mengelola arsip statis yang berskala nasional, yang diterima dari
lembaga negara, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan.
2) Melaksanakan pembinaan kearsipan secara nasional terhadap
pencipta arsip tingkat pusat dan daerah, arsip daerah provinsi, arsip
daerah kabupaten/kota, dan arsipperguruan tinggi.

2. Arsip Daerah Provinsi
Arsip daerah provinsi merupakan unsur penunjang pemerintah daerah
di bidang kearsipan. Organisasi ini dipimpin oleh kepala kantor yang
bertanggung jawab langsung kepada gubernur melalui sekretaris
daerah. Berikut ini adalah tugas arsip daerah provinsi.
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan
kerja perangkat daerah (SKPD) dan penyelenggara pemerintahan
daerah provinsi, lembaga negara di daerah, perusahaan, organisasi
politik,organisasi kemasyarakatan, dan perorangan.
2) Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja
perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintahan daerah
provinsi.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap pencipta arsip di
lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip kabupaten/kota.

3. Arsip Daerah Kabupaten

Arsip daerah kabupaten merupakan unsur penunjang pemerintah
daerah, khususnya kabupaten, di bidangkearsipan. Berikut ini adalah
tugas arsip daerah kabupaten.
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterimadari satuan

kerja perangkat daerah kabupaten /kota dan penyelenggara
pemerintahan daerah kabupaten/kota, desa, perusahaan,
organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan.
2) Mengelola arsip inaktif yang memiliki retensi sekurang-kurangnya
10 tahun, yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah
kabupaten/kota dan penyelenggara pemerintahan daerah ten/kota.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan terhadap penciptaarsip di
lingkungan daerah bupaten/kota.
4. Arsip Perguruan Tinggi
Arsip perguruan tinggi merupakan organisas yang mengatur
pengelolaan arsip di perguruan tinggi. Arsip di perguruan tinggi penting
untuk dikelola karena arsip dapat menggambarkan seluruh aktivitas
yang terjadi di perguruan tinggi itu. Berikut ini adalah tugas arsip
perguruan tinggi.
1) Melaksanakan pengelolaan arsip statis yang diterima dari satuan
kerja perguruan tinggi dan civitas academica di lingkungan
perguruan tinggi.
2) Melaksanakan pengelolaan arsip inaktif yang memiliki retensi
sekurang-kurangnya 10 tahun, yang berasal dari satuan kerja dan
civitas academica di lingkungan perguruan tinggi.
3) Melaksanakan pembinaan kearsipan di lingkungan perguruan tinggi
yang bersangkutan.

Syarat-syarat pegawai arsip

• Menurut Littlefield dan Peterson, ada enam syarat pokokyang harus
dimiliki oleh arsiparis, yaitu:

1. berpendidikan sekolah menengah dan memilikikecerdasan
normal,

2. memahami susunan abjad dengan baik dan memilikipenglihatan
yang tajam untuk dapat membedakannama kecil dan angka-
angka dalam warkat,

3. memiliki kerapian dalam bekerja,
4. memiliki pertimbangan yang baik,
5. memiliki kecermatan, dan
6. memiliki ketertarikan pada perincian-perincian kecil
• Menurut Drs. Anhar, ada empat syarat utama yang harusdimiliki oleh
arsiparis, yaitu:
1. ketelitian,
2. kecerdasan mengenai pengetahuan umum,
3. keterampilan, dan
4. kerapian.
Selain itu, seorang arsiparis disarankan untuk juga memilikisyarat
tambahan, yaitu:
1. menguasai pengetahuan mengenai tata kearsipan,
2. selalu mengikuti perkembangan di bidang pekerjaan,
sepertimemahami peralatan-peralatan baru yang lebih canggihyang
akan membantu tugasnya,
3. mengenal seluk-beluk organisasi/instansi serta tugas-tugasdan
jabatan-jabatan, serta
4. memiliki keterampilan dalam bidangnya dan memilikikepribadian
yang baik.
Berdasarkan uraian tersebut, dapat disimpulkan bahwaada syarat-
syarat yang harus dipenuhi untuk menjadi seorangarsiparis. Berikut ini adalah
penjelasannya.

• Syarat pengetahuan, yaitu:
a. berpendidikan minimal Sekolah Menengah Kejuruan,dan

b. mempunyai pemahaman yang luas mengenai
bidangkearsipan pada khususnya dan administrasi pada
umumnya.

• Syarat keterampilan, yaitu terampil dalam bekerja di
bidangkearsipan..

• Syarat kepribadian, yaitu:
a. sikap yang mencerminkan individu yang disiplin,
jujur,tanggung jawab, ramah, dan bertanggung jawab, serta
b. sikap profesional dalam bekerja.

• Kreatif, yaitu memiliki kemampuan kreatif yang dapatmenunjang
tugasnya di bidang kearsipan.

Fungsi Kearsipan

Arsip merupakan dokumen penting yang harus dijaga karenamemiliki beberapa
fungsi, yaitu sebagai berikut.

• Sebagai Alat Pengingat bagi Organisasi
Sebuah arsip berfungsi sebagai sumber pengingat bagi sebuah organisasi
karena di dalamnya terekam kegiatan-kegiatan yang pernah dilaksanakan oleh
organisasi tersebut. Dengan demikian, jika suatu saat organisasi hendak
melaksanakan kegiatan yang memerlukan dokumentasi kegiatan-kegiatan
sebelumnya, misalnya saat evaluasi tahunan organisasi, keberadaan arsip
dapat digunakan.

• Sebagai Alat Bukti yang Autentik
Seperti yang telah disinggung sebelumnya, autentik merupakan salah satu
syarat yang harus dimiliki suatu arsip.Sifat autentik yang dimiliki arsip bertujuan
agar saat hendak digunakan di kemudian hari, arsip tersebut dapat menjadi
salah satu bukti tunggal yang sah.

• Sebagai Bahan untuk Perencanaan dan Pengambilan Keputusan
Ketika dibutuhkan pada saat tertentu, arsip diharapkan dapat menjadi salah
satu bahan pertimbangan untuk merencanakan dan mengambil keputusan.
Biasanya, saat sebuahperusahaan atau organisasi mengalami masalah
tertentu, langkahpertama yang dilakukan adalah mengecek arsip yang ada.
Olehkarena itu, keberadaan arsip harus benar-benar dijaga dan disimpan
dengan baik.

• Sebagai Barometer Kemajuan Organisasi
Arsip dapat menjadi tolok ukur majunya sebuah organisasi atau kegiatan yang
dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan.Keberadaan arsip menjadi salah
satu faktor penting untuk kemajuan organisasi. Jika organisasi makin banyak
menerimasurat dan mengirimkan surat, itu berarti organisasi itu maju karena
sering berkomunikasi secara terus-menerus dengan pihak lain.

• Membantu Kelancaran Organisasi
Dengan adanya arsip, suatu kegiatan pun akan dapat.berjalan dengan baik.
Seperti yang telah disinggung sebelumnya,arsip berisi informasi terkait segala
sesuatu yang dimiliki danpernah dilaksanakan organisasi. Masalah-masalah
yang pernahdialami oleh organisasi juga turut terekam dalam arsip. Oleh
karena itu, keberadaan arsip akan menghindarkan organisasi dari terjadinya
kesalahan dan masalah yang sama di kemudian hari.Dengan demikian,
pelaksanaan tujuan dan kegiatan organisasi dapat berjalan dengan lancar.

• Sebagai Bahan Dokumentasi
Arsip merupakan bagian dari dokumentasi.Dokumentasi adalah sebuah cara
yang dilakukan untuk menyediakan dokumen-dokumen dengan menggunakan
bukti yang akurat dari pencatatan sumber-sumber informasi khusus dari
karangan, tulisan, wasiat, buku, undang-undang, dan sebagainya.

Pengarsipan horizontal, vertikal, dan lateral

1. Horizontal
Pengarsipan horizontal merupakan istilah untuk menyebut penyimpanan arsip
dan dokumen dengan posisi mendatar(horizontal) atau menumpuk satu sama
lain. Penyimpanan arsip dengan cara ditumpuk seperti ini dapat dilakukan di
dalam laci ataupun di atas meja.

2. Vertikal
Pengarsipan vertikal merupakan istilah untuk menyebut penyimpanan arsip
dan dokumen secara tegak lurus (vertikal), tidak ditumpuk, serta menjadi
susunan yang berjajar ke belakang atau kesamping. Pengarsipan vertikal
dapat ditemukan pada seperti penyimpanan arsip berupa map yang disusun
berjajar ke belakang.

3. Lateral
Pengarsipan lateral merupakan istilah untuk menyebut penyimpanan arsip dan
dokumen secara berdiri (lateral) dan disusun berjajar menyamping.
Pengarsipan jenis ini dilakukan untuk penyimpanan arsip berupa buku atau
ordner yang disusun secara menyamping. Contoh pengarsipan lateral dapat
ditemukan pada penempatan buku di rak.

Kegiatan kearsipan merupakan bagian dari pekerjaan administrasi yang saling
berkaitan dan tidak dapat dipisahkan. Oleh karena itu, peralatan yang
digunakan juga sebagian besar sama dengan peralatan administrasi. Peralatan
kearsipan dalam hal ini adalah peralatan yang umumnya digunakan untuk
kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).

Macam-macam peralatan kearsipan dan cara
pengunaan nya.

1. Filing Cabinet
Filing cabinet merupakan lemari arsip yang terdiri atas beberapa laci. Jumlah
laci dalam filing cabinet bervariasi, mulai dari satu laci hingga enam laci. Namun,
jenis filing cabinet yang paling banyak digunakan adalah filing cabinet dengan
empat dan enam laci. Setiap laci filing cabinet dapat menampung kurang lebih
5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun tegak lurus (vertikal) berderet ke
belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang
masih bersifat inaktif. Sebelum arsip disimpan ke laci, arsip-arsip tersebut
dimasukkan ke folder atau hanging folder.

Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak terlalu padat.Hal ini disebabkan
oleh kebutuhan akan ruang longgar untukmemudahkan dalam memasukkan
dan mengeluarkan arsip.Jika laci terlalu padat, petugas akan sulit memasukkan
dan mengeluarkan arsip, serta meningkatkan risiko kerusakan arsip.Dengan
demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari4.000 surat, dengan
jumlah folder sekitar 10 - 50 buah dan jumlah guide sebanyak 20-40 lembar.Laci
dalam filing cabinet biasanya dilengkapi dengan sepasang gawang yang
dipasang pada sisi kiri dan kanan,dengan bagian atas memanjang ke belakang
sepanjang lacinya.Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging
folder. Laci filing cabinet umumnya terbuat dari plastik atau logam. Namun, jenis
filing cabinet yang paling baik adalah yangterbuat dari logam karena lebih kuat.
Berikut adalah tata cara penggunaan filing cabinet.
• Tentukan laci mana yang akan digunakan sebagai tempat penyimpanan arsip
yang telah ditandai dengan kode arsip.
• Bukalah laci filing cabinet dengan kunci.
• Tariklah laci tersebut dengan hati-hati.
• Carilah posisi hanging folder tempat arsip akan disimpan atau dicari.
• Letakkan atau ambil arsip yang diinginkan.
• Tutup kembali laci dengan rapat, lalu kunci.

2. Rotary Filling System (Alat Penyimpanan Berputar)

Rotary filing system adalah semacam filing cabinet, tetapi penyimpanan
arsipnya dilakukan secara berputar. Alat ini dapatdigerakkan secara berputar
sehingga proses penempatan dan penemuan kembali arsip tidak banyak
menghabiskan waktu dan tenaga. Rotary filing system biasanya terbuat dari
bahan yang kuat, seperti logam atau besi. Arsip yang disimpan pada alat ini
dilakukan secara lateral.
Cara menggunakan rotary filing system adalah sebagai berikut.
• Arsip disimpan dalam ordner terlebih dahulu dan setiap ordner sudah diberi

kode sesuai dengan system penyimpanan yang digunakan.
• Ordner disusun di dalam rotary dengan posisi ordner yang ada kodenya

berada pada posisi tampak depan.
• Ordner disusun secara lateral.
• Tutup lemari rotary dengan rapat.

0
3. Lemari Arsip Lemari
arsip merupakan lemari tempat menyimpan berbagai bentuk arsip. Lemari ini
dapat terbuat dari kayu atau besi yang dilengkapi dengan pintu. Jenis pintu
lemari arsip bervariasi,mulai dari daun pintu yang menggunakan engsel, pintu
dorong,hingga pintu kaca. Penyusunan arsip dapat dilakukan dengancara
berdiri menyamping (lateral) dengan arsip terlebih dahulu dimasukkan ke

ordner. Arsip juga dapat ditumpuk secara mendatar (horizontal) dengan arsip
terlebih dahulu dimasukkan ke map.
Cara penggunaan lemari arsip adalah sebagai berikut.
a. Buka lemari arsip.
b.Tempatkan /cari arsip pada ordner sesuai dengan sistem penyimpanan yang

digunakan.
C. Susun ordner di lemari arsip secara lateral dengan posisikode ordner
tampak depan.
d. Tutup kembali lemari arsip jika sudah selesai menempatkan/mencari arsip.
e.Kunci lemari arsip.

4. Rak Arsip
Rak arsip adalah lemari tanpa pintu tempat menyimpan arsip yang disusun
secara lateral (menyamping). Arsip-arsip yang akan disimpan di rak terlebih
dahulu harus dimasukkan ke ordner atau kotak arsip. Ordner dan kotak arsip
ditempatkan di rak arsip sehingga tampak bagian punggung dari ordner atau
kotak arsip tersebut. Biasanya, rak arsip terbuat dari kayu atau besi.
Cara menggunakan rak arsip adalah sebagal berikut.
a. Arsip disimpan terlebih dahulu di dalam boks atau kotak arsip.
b. Boks arsip disimpan di rak arsip dengan posisi kode boks ada di bagian
depan.
c. Boks arsip disusun berurutan secara lateral.

5. Map Arsip
Map arsip merupakan tempat lipatan yang terbuat dari karton/kertas tebal atau
plastik yang digunakan untuk menyimpan arsip/surat-surat. Arsip yang
disimpan tidak terlalu banyak, berkisar 1-50 lembar. Sebaiknya jangan sampai
terlalu banyak sehingga map sulit untuk ditutup.
Map dibagi menjadi beberapa macam map, yaitu sebagai berikut.
A. Map folio
Map folio merupakan map yang memiliki daun penutup pada setiap sisinya.

Cara penggunaan map folio sebagai berikut.
1) Buka map dan daun penutup yang ada pada setiap sisimap.
2) Tempatkan arsip pada bagian map yang memilikipenutup.
3) Tutup kembali bagian daun penutup map.
4) Jika jumlah arsip banyak dan bersifat inaktif, ikat map dengan tali agar

arsip tidak mudah lepas dari map.
B. Map snelhecter

Map snelhecter adalah jenis map yang mempunyai penjepit pada bagian
tengah map.

Cara penggunaan map snelhecter adalah sebagai berikut.
1) Lubangi arsip menggunakan perforator.
2) Buka penjepit snelhecter, lalu lepas penjepit.
3) Masukkan arsip yang sudah dilubangi.
4) Rapikan arsip dan tutup kembali dengan penjepit snelhecter.
C.Folder (map tanpa daun penutup)
Folder merupakan jenis map yang memiliki bentuk berupa lipatan kertas
tebal atau plastik, serta tidak dilengkapidengan daun penutup.

Cara penggunaan folder mudah sekall, cukup dengan langsung
memasukkan arsip-arsip kefolder tersebut.

D.Hanging folder
Hanging folder adalah folder yang mempunyai besi penggantung. Fungsi
besi penggantung ini adalah untuk dipasang pada gawang yang ada di
dalam filing cabinet.

Cara menggunakan hanging folder juga sama seperti penggunaan map
folder.

6. Guide
Guide merupakan lembaran kertas tebal atau karton manilayang digunakan
sebagai penunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip.

Guide terdiri atas dua bagian, yaitu sebagai berikut.
a.Tab guide

merupakan bagian yang menonjol untuk menuliskan kode-kode, tanda-
tanda, atau indeks(pengelompokan) arsip. Biasanya, tab guide berukuran
sekitar2-3 cm.
b. Badan guide
adalah bagian guide yang berfungsi menopang arsip-arsip yang ada di
belakangnya.
Guide ditempatkan di depan folder jika penyimpanan arsip menggunakan
filing cabinet atau dapat juga di depan arsip jika penyimpanan menggunakan

ordner ataupun map snelhecter. Guide dapat dibuat menjadi berbagai
ukuran yang disesuaikan dengan bentuk arsip. Jika arsip berupa surat-surat
yang menggunakan kertas ukuran folio atau A4, badan guide akan dibuat
sesuai ukuran arsip tersebut. Namun, jika arsip yang disimpan berukuran
kecil, ukuran guide yang digunakan juga kecil.Untuk menempatkan posisi
tab guide, terdapat beberapa aturan yang harus diikuti, yaitu sebagai berikut.
a.Tab guide pertama terletak pada posisi sebelah kiri atas.Tab guide

pertama digunakan untuk menuliskan kelompok utama (main subject) dari
arsip yang disimpan.
b. Tab guide kedua terletak pada posisi bagian tengah atas..Tab guide kedua
digunakan untuk menuliskan kelompok sekunder (sub-subject) dari arsip
yang disimpan.
C. Tab guide ketiga terletak pada posisi sebelah kanan atas.Tab guide ketiga
digunakan untuk menuliskan kelompok tersier(sub-sub subject) atau
untuk yang lebih khusus lagi.

7. Ordner
Ordner merupakan map besar dengan ukuran punggung sekitar 5 cm yang
di dalamnya terdapat besi penjepit.

Cara penggunaan ordner adalah sebagai berikut.
A. Lubangi arsip yang akan disimpan dengan menggunakan perforator.
B. Buka ordner dan penjepitnya dengan menekan kunci penjepitnya.
C.Geser kunci penjepit kertas ke bagian kiri.

D. Tarik kait penjepit ke atas sehingga penjepit terbuka.
E.Masukkan kertas yang sudah dilubangi dengan posisi kertas yang

berlubang tepat pada tiang penjepit.
F..Tutup kembali kait dengan menekan ke bawah.
G. Geser kunci penjepit ke bagian yang ada arsipnya.
H.Tekan dan kunci penjepit sehingga arsip tidak mudah digeser
8. Stapler
Stapler adalah alat yang digunakan untuk menyatukan sejumlah kertas
dengan cara memasukkan isi stapler (staples)berbentuk huruf "U" yang
terlipat di bagian bawah kertas jika panjang kedua ujung staples melebihi
tebal kertas. Menurut kemampuan dan bentuknya, stapler dibedakan
menjadi tiga jenis, yaitu sebagai berikut.
a.Stapler kecil, yaitu stapler yang bentuknya kecil dan mampu menyatukan

maksimal 10 lembar kertas.

b. Stapler sedang, yaitu stapler yang bentuknya sedang dan mampu
menyatukan 10-20 lembar kertas.

C.Stapler besar, yaitu stapler yang bentuknya besar dan mampu mengikat
lebih dari 20 lembar kertas.

Cara penggunaan stapler adalah sebagai berikut.
A. Satukan arsip yang akan distapler.
B. Posisikan stapler pada bagian arsip yang akan disatukan(perhatikan

ukuran stapler, semakin besar ukurannya, makasemakin banyak arsip
yang dapat disatukan).
C.Tekan stapler dengan hati-hati pada saat menyatukan kertas.Jika tidak
hati-hati, tangan dapat terluka.
D. Jika stapler tidak dapat menyatukan kertas, periksa isi stapler/staplesnya,
apakah masih ada atau sudah habis dan perlu diisi ulang.
E.Cara memasukkan staples ke dalam stapler adalah dengan membuka besi
tempat staples secara perlahan sampai terbuka.
F. Masukkan staples dengan posisi bagian yang tajam berada pada bagian
bawah.

9. Perforator
Perforator adalah alat yang digunakan untuk melubangi kertas/kartu
Perforator dibedakan menjadi tiga, yaitu sebagai berikut.
A. Perforator dengan satu pelubang digunakan untuk melubangi kartu
perpustakaan, papan nama, plastik, dan lain sebagainya.

B. Perforator dengan dua pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang

akan disimpan di dalam map snelhecter atau ordner.

C.Perforator dengan lima pelubang digunakan untuk melubangi kertas yang
akan dimasukan ke binder ring.

Perforator digunakan secara mekanis atau
dengan menggunakan tenaga manusia. Perforator dapat membuat lubang
dengan diameter 5 mm. Biasanya, perforator terbuat dari bahan dasar
logam.
Cara menggunakan perforator adalah sebagai berikut.
a.Satukan kertas yang akan dilubangi. Banyaknya kertas disesuaikan
dengan besarnya perforator. Lembar paling atas dilipat sama lebar untuk
menentukan titik tengah, lalu tepikertas diratakan.
b. Kertas diletakkan di papan kertas pada posisi tengah (center)sampai tepi
kertas menyentuh batas tepi perforator.
c. Tangkai perforator ditekan dengan telapak tangan sampai kertas
berlubang.

10. Numerator
Numerator adalah alat yang digunakan untuk membubuhkan angka atau
nomor pada lembaran dokumen.Numerator juga dikenal sebagai stempel
angka. Menurut bentuk dan ukurannya, numerator dibedakan menjadi dua,
yaitu sebagai berikut.
a.Numerator kecil, yaitu numerator yang ukuran angkanya kecil dan terdiri
atas 4-6 digit.

b. Numerator besar, yaitu numerator yang ukuran angkanya lebih besar dan
terdiri atas lebih dari 6 digit.

Cara kerja numerator adalah sebagai berikut.
1. Beri atau tuangkan tinta pada bantalan.
2. Atur nomor awal pada numerator.
3. Tekankan numerator pada bantalan yang telah diberi tinta.
4. Cetak angka pada arsip dengan cara menekankan tangkai numerator

yang telah diberi tinta pada arsip.

11. Kotak
Kotak merupakan wadah yang digunakan untuk menyimpan arsip yang
bersifat inaktif.

Cara penggunaan kotak adalah sebagai berikut.
a.Masukkan arsip ke map folder.
b. Buka penutup kotak.
c.Masukkan folder ke kotak.
d. Tutup kembali penutup kotak.
e.Simpan kotak di lemari atau rak arsip.
12. Alat Sortir
Alat sortir merupakan alat yang digunakan untuk memisahkan surat atau
warkat yang diterima, diproses,dikirimkan, kemudian disimpan ke dalam
folder masing-masing.Alat ini mempunyai beragam bentuk dan bahan. Ada
alat sortir yang berbentuk rak, kotak, bertingkat, dan sebagainya.
Biasanya,alat sortir terbuat dari bahan baku logam, kayu, plastik, ataukarton
(kertas tebal).

Cara Penggunaan Alat Sortir Sebagai Berikut:
1. Surat/Warkat disortir atau diurutkan berdasarkan aturan penyortiran
2. Letakkan pada rak/kotak yang terdapat pada alat sortir.

13. Label
Label merupakan alat yang digunakan untuk memberi judul pada map/folder.
Label biasanya diletakkan pada bagian tab dari sebuah folder/guide. Label
terbuat dari bahan kertas denganberbagai ukuran dan mempunyai perekat
pada bagian belakang sehingga tidak perlu diberi lem lagi jika ingin
menempelkan label pada tempat yang diinginkan.

Cara Penggunaan Label Sebagai Berikut:
Label terbuat dari bahan kertas dengan berbagai ukuran dan mempunyai
perekat pada bagian belakang, sehingga tidak perlu diberi lem lagi ketika
ingin menempelkannya. Beberapa label memiliki alat tertentu dengan
pengungkit di bagian handlenya untuk menempelkan kertas label pada
tempat yang diinginkan.

14. Tickler File
Tickler file adalah kotak yang terbuat dari kayu atau besi untuk menyimpan
arsip berbentuk kartu atau lembaran yang berukuran kecil, seperti lembar
pinjam arsip, atau kartu-kartu lain yang memiliki jatuh tempo. Tickler file juga
dapat digunakan untuk menyimpan kartu nama atau kartu
perpustakaan.Bagian dalam tickler file dilengkapi dengan guide atau
pembatas.Tickler file berfungsi sebagai alat pengingat bagi petugas arsip.

Cara penggunaan tickler file adalah sebagai berikut.
a. Buka penutup tickler file (jika ada).
b. Masukkan kartu-kartu ke dalam tickler file sesuai dengansistem yang

digunakan.
C.Tutup kembali penutupnya.

15. Cardex (Card Index Cabinet)
Cardex merupakan alat yang digunakan untuk menyimpankartu indeks
dengan menggunakan laci-laci yang dapat ditarikkeluar secara memanjang.
Pada bagian dalam cardex, terdapatsemacam kantong plastik yang
digunakan sebagai tempatmenyimpan kartu indeks. Biasanya, cardex
terbuat dari bahanbesi baja dan terdiri atas tumpukan laci sebanyak 8-15
buah.Namun, terkadang ada juga cardex yang terbuat dari bahan kayu.

Cara Penggunaan Cardex Sebagai Berikut:
kartu indeks diletakkan didalam laci Cardex Cabinet. Di dalam cardex
terdapat semacam kantung plastik tempat menyimpan kartu indeks. Alat ini
terbuat dari bahan besi baja.

16. Rak Kartu
Berbeda dengan rak arsip yang sifatnya terbuka, rak kartu terdiri atas
deretan laci yang disusun secara teratur dalam rak.Rak kartu digunakan
untuk menyimpan kartu-kartu berukuran kecil yang disusun secara vertikal.
Biasanya, rak kartu terbuat darikayu. Banyaknya laci dapat disesuaikan
dengan kebutuhan.