คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 86 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 11.2 การแก้ไขไฟล์เอกสาร นำเมาส์คลิกที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการแก้ไข เพื่อเข้าสู่หน้าแก้ไขไฟล์เอกสาร ดังภาพตัวอย่าง นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อทำการแก้ไขไฟล์เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขไฟล์เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขไฟล์เอกสาร
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 87 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 11.3 การลบไฟล์เอกสาร นำเมาส์คลิกที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการลบ เพื่อเข้าสู่หน้าปฏิทินไฟล์เอกสาร ดังภาพตัวอย่าง นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อทำการลบไฟล์เอกสาร คลิกเพื่อลบไฟล์เอกสาร คลิกเพื่อแก้ไขไฟล์เอกสาร
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 88 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 11.4 การดาวน์โหลดไฟล์เอกสาร นำเมาส์คลิกที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการดาวน์โหลด เพื่อเข้าสู่หน้าเอกสาร ดังภาพตัวอย่าง คลิกเพื่อดาวน์โหลด ไฟล์เอกสาร
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 89 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 12. จองห้องประชุม เป็นระบบงานที่ใช้ในการบริหารจัดการเรื่องจองห้องประชุม โดยสามารถสืบค้น ได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถเรียกใช้งานได้ดังนี้ นำเมาส์คลิกที่ “จองห้องประชุม” ดังภาพตัวอย่าง จากนั้นจะเข้าสู่หน้าการจองห้องประชุม ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 90 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 12.1 การจองห้องประชุม นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อเข้าสู่หน้าการจองห้องประชุม ดังภาพตัวอย่าง - เลือกห้องประชุม ที่ต้องจองเพื่อขอใช้งาน ในช่อง “ห้องประชุม” - พิมพ์ชื่อเรื่องที่ต้องการประชุม หรือวัตถุประสงค์ ในช่อง “ขอใช้เพื่อ” - เลือกวันที่เริ่มประชุม ในช่อง “เริ่มวันที่” - เลือกวันที่สิ้นสุดประชุม ในช่อง “ถึงวันที่” - พิมพ์จำนวนผู้เข้าร่วมประชุม ในช่อง “ผู้เข้าประชุม” - พิมพ์รายละเอียดต่างๆ ของการประชุม ในช่อง “หมายเหตุ” - นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม “Browse” เพื่อต้องการแนบไฟล์ ในช่อง “ไฟล์แนบ” - นำเมาส์คลิกที่ปุ่ ม เพื่อทำการนำเข้าข้อมูล หากต้องการตรวจสอบผลการจองห้องประชุม นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม ผลการอนุมัติเพื่อเข้าสู่หน้าผลการ อนุมัติจองห้องประชุม ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 91 CVP TECHNOLOGY SYSTEM หากการจองห้องเสร็จแล้วระบบจะแสดงข้อความสถานะ “รอการอนุมัติ” ให้รอผู้ดูแลห้องประชุมอนุมัติ หากผู้แลห้องประชุมอนุมัติ สถานะ ของการจองห้องประชุมจะแสดงว่า “อนุมัติ ” หากการจองห้องไม่สำเร็จจะแสดงข้อความ “ไม่อนุมัติ”การจองห้องประชุม
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 92 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 13. จองยานพาหนะ เป็นระบบงานที่ใช้ในการบริหารจัดการเรื่องการใช้พาหนะ โดยสามารถสืบค้น ได้อย่างรวดเร็ว โดยสามารถ เรียกใช้งานได้ดังนี้ นำเมาส์คลิกที่ “จองพาหนะ” ดังภาพตัวอย่าง จากนั้นจะเข้าสู่หน้าการจองพาหนะประชุม ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 93 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 13.1 การจองยานพาหนะ นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อเข้าสู่หน้าการจองยานพาหนะ ดังภาพตัวอย่าง - เลือกการขออนุมัติใช้รถยนต์ในแผน หรือขออนุมัติใช้รถยนต์นอกแผน - พิมพ์ระยะทาง (ไป-กลับ) ในช่อง “ระยะทาง” - พิมพ์จำนวนผู้โดยสาร ที่ต้องการเดินทาง ในช่อง “คนนั่ง” - พิมพ์ชื่อภารกิจ ที่ต้องการเดินทาง ในช่อง “เพื่อภารกิจ” - เลือกวันที่ออกเดินทาง ในช่อง “ในวันที่” - เลือกวันที่เดินทางกลับ ในช่อง “ถึงวันที่” - พิมพ์รายละเอียดต่างๆ ของการเดินทาง ในช่อง “หมายเหตุ” - นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อทำการนำเข้าข้อมูล
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 94 CVP TECHNOLOGY SYSTEM หากการจองพาหนะสำเร็จจะแสดงข้อความ การจองพาหนะ และแสดงข้อมูลในปฏิทิน ดังภาพตัวอย่าง หากการจองพาหนะไม่สำเร็จจะแสดงข้อความ การจองพาหนะ
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 95 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 14. ดาวน์โหลดเอกสาร เป็นระบบงานที่เก็บรวมรวมเอกสาร งานฟอร์ม โปรแกรม และข้อมูลต่างๆ แยกเป็นหมวดหมู่ เพื่อใช้ ประโยชน์ในการค้นหา และสามารถใช้งานได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาดาวน์โหลดไฟล์ใหม่ โดยสามารถเรียกใช้งาน ได้ดังนี้ นำเมาส์คลิกที่ “ดาวน์โหลด” ดังภาพตัวอย่าง จากนั้นจะเข้าสู่หน้าดาวน์โหลด ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 96 CVP TECHNOLOGY SYSTEM นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม เพื่อเข้าสู่หน้าการเพิ่มข้อมูลสำหรับดาวน์โหลด ดังภาพตัวอย่าง - พิมพ์ชื่อไฟล์ตามที่ต้องการ ในช่อง “ชื่อไฟล์” - เลือกประเภทของไฟล์ที่ต้องการเพิ่มเข้าไป ในช่อง “ประเภทไฟล์” - พิมพ์รายละเอียด หรือคำอธิบายของไฟล์ ในช่อง “รายละเอียด” - นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม Browse เพื่อต้องการแนบไฟล์ - เมื่อพิมพ์ข้อความ และแทรกไฟล์เสร็จแล้ว นำเมาส์คลิกที่ปุ่ม - หากต้องการแก้ไข และลบข้อมูล ให้ติดต่อแจ้งผู้ดูแลระบบ - หากต้องการค้นหาข้อมูลไฟล์ ให้พิมพ์ชื่อไฟล์ ที่ต้องการในช่องค้นหา ดังภาพตัวอย่าง พิมพ์ชื่อไฟล์ที่ต้องการค้นหา
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 97 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 15. ระบบลา ระบบลางาน เป็นระบบที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถขออนุมัตการลา จากผู้อนุมัติการลา และผู้ใช้งานยังสามารถ เป็นผู้อนุมัติการลา หากมีผู้ใช้งานขออนุมัติมา โดยระบบออกแบบให้ยืดยุ่นต่อการใช้งาน เพื่อรองรับการทำงานในแต่ละ องค์กร และสามารถใช้งานได้ทันที โดยสามารถเรียกใช้งานได้ดังนีนำเมาส์คลิกที่ “ระบบลา” ดังภาพตัวอย่าง จากนั้นคลิกที่เมนูระบบลาจะเข้าสู่หน้าโปรแกรม ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 98 CVP TECHNOLOGY SYSTEM โดยเมนูระบบลา มีดังนี้ เมนูระบบลา ประกอบไปด้วย 2. หน้าจอแสดงผลเมนู 1. เมนู เมนูระบบลา ประกอบไปด้วย 1. รายการขออนุญาตลา 2. ประวัติการลา 3. เสนอใบลา 4. รายงานข้อมูลการลา
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 99 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 1. การขอเสนอใบลา เป็นเมนูที่ผู้ใช้งานขออนุมัติการลา โดยการเสนอใบลาในระบบ โดยกรอกข้อมูลตามฟอร์มที่กำหนด พร้อมทั้ง แนบเอกสารแบบฟอร์มการลาตามหน่วยงาน โดยการเสนอใบลาผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนโดยจะประกอบไปด้วย 1. ประเภทการลา 2. วันที่เริ่มการลา 3. วันที่สิ้นสุดการลา 4. สาเหตุการลา 5. เอกสารการลา (แบบฟอร์มตามหน่วยงานกำหนด) 6. เอกสารแนบประกอบการลา (ถ้ามี) 7. เลือกผู้ตรวจสอบ ผู้ที่ต้องการเสนอการลา เมื่อกรอกข้อมูลเบื้องต้นครบถ้วนแล้วให้ทำการกดปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 100 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 2. รายการขออนุญาตลา เป็นเมนูที่จะแสดงรายการที่มีการขออนุมัติการลา หากผู้ใช้งานท่านอื่นในระบบทำการเสนอใบลามายังผู้ใช้งาน โดยรายการลาจะประกอบไปด้วย 1. ลำดับการลา 2. ชื่อ สกุล ผู้ขออนุญาตลา 3. ประเภทการลา 4. วันที่ส่งใบลา ตัวอย่าง กรณีที่มีการร้องขออนุญาตลา 5. วันที่เริ่มลา 6. วันที่สิ้นสุดการลา 7. สรุประยะเวลาการลา 8. สถานการอนุมัติ
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 101 CVP TECHNOLOGY SYSTEM การอนุมัติการลา เมื่อมีการเสนอการลาจะมีข้อมูลแสดงในส่วนรายการ ขออนุญาตลา ผู้ใช้งานสามารถจัดการได้โดยคลิกที่ชื่อผู้ ขออนุญาต เพื่อดำเนินการขั้นตอนต่อไป การลงนามเอกสาร หมายเหตุ ในรูปแบบการลา แต่ละหน่วยงานสามารถออกแบบขั้นตอนการยื่นใบลาได้โดยระบบ จะมีเมนูให้เลือก นำเสนอต่อ ให้ผู้บังคับบัญชาขั้นถัดไปอนุมัติ หรือจะจบในขั้นตอนอนุมัติ ที่บุคคลที่ถูกส่งใบลา ได้เลย 1. คลิกที่ชื่อผู้ขออนุญาตลา 2. คลิกที่รูปปากกาเพื่อลงนาม
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 102 CVP TECHNOLOGY SYSTEM การจัดการอนุมัติ เมื่อทำการลงนามเอกสารเสร็จแล้ว ให้ผู้ใช้งานเลือกสถานะการอนุมัติ โดยเลือกที่สถาน ตามภาพประกอบ และยังแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม ก่อนบันทึกข้อมูล สถานะการอนุมัติ 1. นำเสนอต่อ : หากผู้ใช้งานต้องการนำเสนอการอนุมัติการลา สามารถกดเลือกผู้ลงนามแล้วกดบันทึกข้อมูล 2. อนุญาต : หากผู้ใช้งานต้องการอนุญาตการลา สามารถกดเลือกอนุญาตแล้วกดบันทึกข้อมูล 3. ไม่อนุญาต : หากผู้ใช้งานต้องการไม่อนุญาตการลา สามารถกดเลือกไม่อนุญาตแล้วกดบันทึกข้อมูล 4. ส่งคืน(ผู้เสนอ) : หากผู้ใช้งานต้องการส่งคืน(กรณีที่เอกสารผิด หรือต้องการให้ผู้เสนอดำเนินการแก้ไข) สามารถกดเลือกส่งคืนแล้วกดบันทึกข้อมูล
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 103 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 3. ประวัติการลา ประวัติการลา จะเป็นรายการประวัติการลาของผู้ใช้งาน โดยสามารถแสดงข้อมูลเป็นปี พ.ศ. และแสดงแยกประเภทได้ 4. รายงานข้อมูลการลา รายงานข้อมูลการลา เป็นการสรุปการลาของทุกคนในหน่วยงาน ภายใต้SmartOffice และยังสามารถคัดกรองแยก ตามหน่วยงานได้ หรือค้นหารายบุคคลได้ การค้นหาข้อมูลการลา ตัวอย่าง รายงานข้อมูลการลา ตัวอย่าง การค้นข้อมูลการลา โดยการพิมพ์ชื่อค้นหา
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 104 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 5. การตั้งค่าการใช้งาน(สำหรับผู้ดูแลระบบ) การตั้งค่าการใช้งาน เป็นเมนูสำหรับอัพโหลดแบบฟอร์มการลาให้ผู้ใช้งานสะดวกต่อการทำไปทำการเสนอ ใบลาโดยแบบฟอร์มที่อัพโหลดแล้วจะถูกไปใช้งานในเมนูเสนอใบลา ดังนี้ ดาวน์โหลดฟอร์มใบลา
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 105 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 16. ระบบขอไปราชการ ระบบไปราชการ เป็นระบบที่ทำให้ผู้ใช้งานสามารถขออนุมัติขอไปราชการ จากผู้อนุมัติ และผู้ใช้งานยัง สามารถเป็นผู้อนุมัติการขอไปราชการ หากมีผู้ใช้งานขออนุมัติมา โดยระบบออกแบบให้ยืดยุ่นต่อการใช้งาน เพื่อรองรับ การทำงานในแต่ละองค์กร และสามารถใช้งานได้ทันที โดยสามารถเรียกใช้งานได้ดังนีนำเมาส์คลิกที่ “ระบบขอไปราชการ” ดังภาพตัวอย่าง จากนั้นคลิกที่เมนูขอไปราชการ จะเข้าสู่หน้าโปรแกรม ดังภาพตัวอย่าง
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 106 CVP TECHNOLOGY SYSTEM โดยเมนูระบบขอไปราชการ มีดังนี้ 2. หน้าจอแสดงผลเมนู 1. เมนู เมนูระบบไปราชการ ประกอบไปด้วย 1. รายการขอไปราชการ 2. ประวัติการขอไปราชการ 3. เสนอขอไปราชการ 4. รายงานข้อมูลการขอไปราชการ 5. ตั้งค่าการใช้งาน (เฉพาะผู้ดูแลระบบ)
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 107 CVP TECHNOLOGY SYSTEM เมนูระบบไปราชการ ประกอบไปด้วย 1. การขอเสนอไปราชการ เป็นเมนูที่ผู้ใช้งานขอเสนอไปราชการ โดยการเสนอไปราชการ ในระบบ โดยกรอกข้อมูลตามฟอร์มที่กำหนด พร้อมทั้งแนบเอกสารแบบฟอร์มการเสนอไปราชการ ตามหน่วยงาน โดยการเสนอขอไปราชการผู้ใช้งานจะต้องกรอกข้อมูลให้ครบถ้วนโดยจะประกอบไปด้วย 1. คณะที่ไปราชการ(ถ้ามี) 2. ประเภทการไปราชการ 3. เรื่อง สถานที่ไปราชการ 4. วันที่เริ่มการการไปราชการ วันที่สิ้นสุดการการไปราชการ 5. เอกสารการการไปราชการ (แบบฟอร์มตามหน่วยงานกำหนด) 6. เอกสารแนบประกอบการไปราชการ (ถ้ามี) 7. เลือกผู้ตรวจสอบ ผู้ที่ต้องการเสนอการไปราชการ เมื่อกรอกข้อมูลเบื้องต้นครบถ้วนแล้วให้ทำการกดปุ่ม เพื่อบันทึกข้อมูล
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 108 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 2. รายการขออนุญาตไปราชการ เป็นเมนูที่จะแสดงรายการที่มีการขออนุมัติการลา หากผู้ใช้งานท่านอื่นในระบบทำการเสนอใบลามายังผู้ใช้งาน โดยรายการขอไปราชการจะประกอบไปด้วย 1. ลำดับการขออนุญาต 2. ชื่อ สกุล ผู้ขออนุญา 3. ประเภทการไปราชการ 4. วันที่เสนอ ตัวอย่าง กรณีที่มีการร้องขออนุญาตไปราชการ 5. วันที่เริ่มขออนุญาต 6. วันที่สิ้นสุดการขออนุญาต 7. สรุประยะเวลาที่ไปราชการ 8. สถานการอนุมัติ
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 109 CVP TECHNOLOGY SYSTEM การอนุมัติการไปราชการ เมื่อมีการเสนอการขอไปราชการจะมีข้อมูลแสดงในส่วนรายการ รายการขอไปราชการ ผู้ใช้งานสามารถ จัดการได้โดยคลิกที่ชื่อผู้ขออนุญาต เพื่อดำเนินการขั้นตอนต่อไป ลงนามหรือรายละเอียดการอนุมัติ 1. คลิกที่ชื่อผู้ขอไปราชการ 2. คลิกที่รูปปากกาเพื่อลงนาม 3. ทำการลงนามแล้วกดบันทึก
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 110 CVP TECHNOLOGY SYSTEM การจัดการอนุมัติ เมื่อทำการลงนามเอกสารเสร็จแล้ว ให้ผู้ใช้งานเลือกสถานะการอนุมัติ โดยเลือกที่สถาน ตามภาพประกอบ และยังแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติม ก่อนบันทึกข้อมูล สถานะการอนุมัติ 1. นำเสนอต่อ : หากผู้ใช้งานต้องการนำเสนอการอนุมัติ สามารถกดเลือกผู้ลงนามแล้วกดบันทึกข้อมูล 2. อนุมัติ: หากผู้ใช้งานต้องการอนุมัติสามารถกดเลือกอนุมัติแล้วกดบันทึกข้อมูล 3. ไม่อนุมัติ: หากผู้ใช้งานต้องการไม่อนุญาตการลา สามารถกดเลือกไม่อนุญาตแล้วกดบันทึกข้อมูล 4. ส่งคืน(ผู้เสนอ) : หากผู้ใช้งานต้องการส่งคืน(กรณีที่เอกสารผิด หรือต้องการให้ผู้เสนอดำเนินการแก้ไข) สามารถกดเลือกส่งคืนแล้วกดบันทึกข้อมูล 3. ประวัติการขอไปราชการ ประวัติการขอไปราชการ จะเป็นรายการประวัติการไปราชการของผู้ใช้งาน โดยสามารถแสดงข้อมูลเป็นปี พ.ศ. และ แสดงแยกประเภทได้ ตัวอย่าง ประวัติการไปราชการ
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 111 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 4. รายงานข้อมูลการไปราชการ รายงานข้อมูลการไปราชการ เป็นการสรุปการไปราชการของทุกคนในหน่วยงาน ภายใต้SmartOffice และยังสามารถ คัดกรองแยกตามหน่วยงานได้ หรือค้นหารายบุคคลได้ การค้นหาข้อมูลการไปราชการ ตัวอย่าง รายงานข้อมูลการไปราชการ ตัวอย่าง การค้นข้อมูลการไปราชการ โดยการพิมพ์ชื่อค้นหา
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 112 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 5. การตั้งค่าการใช้งาน(สำหรับผู้ดูแลระบบ) การตั้งค่าการใช้งาน เป็นเมนูสำหรับอัพโหลดแบบฟอร์มการไปราชการให้ผู้ใช้งานสะดวกต่อการไปใช้งานโดย แบบฟอร์มที่อัพโหลดแล้วจะถูกไปใช้งานในเมนูขอไปราชการ ดังนี้ ดาวน์โหลดฟอร์ม
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 113 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 17. เมนูทะเบียนหนังสือ (เฉพาะผู้ดูแลระบบ) เป็นระบบงานที่จัดเก็บเอกสาร และทำลายเอกสาร เพื่อตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ โดยสามารถเลือกจัดการกับเอกสารโดย นำเมาส์คลิกที่ “ทะเบียนหนังสือ” ดังภาพตัวอย่าง เมนูทะเบียนหนังสือ
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 114 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 17.1 การจัดเก็บเอกสาร การจัดเก็บเอกสารเป็นส่วนสำคัญอย่างหนึ่งที่จะสนับสนุนการดำเนินงานภายในหน่วยงาน ให้มีประสิทธิภาพ เพราะเอกสารหรือหนังสือราชการมีการจัดทำขึ้นเป็นจำนวนมากและมีจำนวนเพิ่มมากขึ้น ตลอดเวลา ซึ่งเอกสารเหล่านั้นมีความสำคัญต่อการบริหารงาน จึงจำเป็นต้องมีการจัดเก็บให้เป็นระบบ ระเบียบ สามารถค้นหาได้ง่าย สะควก รวคเร็ว ทันตามความต้องการใช้งาน โดยการจัดเก็บเอกสาร สามารถทำได้ดังต่อไปนี้ 1. เลือกที่เมนู จัดเก็บเอกสาร 2. เลือกช่วงปี พ.ศ. ที่ต้องการจัดเก็บเอกสาร 3. กดปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อ จัดเก็บเอกสาร หมายเหตุเมื่อทำการจัดเก็บข้อมูลแล้ว ระบบสารบรรณกลาง จะไม่สามารถค้นหาทะเบียนในปีที่ถูกจัดเก็บได้ 1 2 3
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 115 CVP TECHNOLOGY SYSTEM ทะเบียนจัดเก็บเอกสาร เป็นรายงานทะเบียน เอกสารที่ถูกจัดเก็บ โดยผู้ดูแลระบบ สามารถ พิมพ์รายงาน รายละเอียดเลขทะเบียน เอกสารทั้งหมดที่ถูกจัดเก็บไว้ โดยสามารถเลือกรายงาน โดยกำหนด ปี พ.ศ. เอกสาร และยังสามารถส่งออกข้อมูลใน รูปแบบต่างๆ เช่น Excel ,PDF ,Word ตัวอย่างการส่งออกข้อมูล
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 116 CVP TECHNOLOGY SYSTEM 17.2 การทำลายเอกสาร ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 กำหนดให้ส่วนราชการถือปฏิบัติ ในการทำลายเอกสารเป็นประจำทุกปีการทำลายเอกสารที่หมดความจำเป็นในการใช้ปฏิบัติงานหรือครบ กำหนดอายุการจัดเก็บ เป็นการลดการะการจัดเก็บเอกสารที่ไม่จำเป็นลง สภาพแวดล้อมภายในหน่วยงานจะดู เป็นระเบียบ รวมทั้งประหยัดงบประมาณในการจัดซื้อวัสดุ อุปกรณ์สำหรับการจัดเก็บเอกสาร โดยขั้นตอนการทำลายเอกสาร สามารถทำได้ดังต่อไปนี้ 1. เลือกที่เมนู ทำลายเอกสาร 2. เลือกช่วงปี พ.ศ. ที่ต้องการทำลายเอกสาร 3. กดปุ่ม บันทึกข้อมูล เพื่อ ทำลายเอกสาร หมายเหตุการทำลายเอกสาร จะต้องทำการจัดเก็บเอกสารก่อน จึงจะแสดงข้อมูลปีที่จะทำลายเอกสารได้ 1 2 3
คู่มือการใช้งาน ระบบสำนักงานอัจฉริยะ (SMART OFFICE) | 117 CVP TECHNOLOGY SYSTEM ทะเบียนทำลายเอกสาร เป็นรายงานทะเบียน เอกสารที่ถูกทำลาย โดยผู้ดูแลระบบ สามารถ พิมพ์รายงาน รายละเอียดเลขทะเบียน เอกสารทั้งหมดที่ถูกทำลายไว้ โดยสามารถเลือกรายงาน โดยกำหนด ปี พ.ศ. เอกสาร และยังสามารถส่งออกข้อมูลใน รูปแบบต่างๆ เช่น Excel ,PDF ,Word ตัวอย่างการส่งออกข้อมูล