Konspеkt_Taym mеnеdzhmеnt

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Миссия

По окончании изучения данного курса, вы сможете:

1 Определить свои жизненные приоритеты и ценности
2 Научиться правильно ставить цели
3 Использовать хронометрирование и другие методы для сокращения

потерь времени

4 Развить навык планирования и расстановки приоритетов, узнать о
правилах эффективного делегирования

5 Понять и научиться применять инструменты управления временем
6 Узнать об основных поглотителях времени
7 Ознакомиться с альтернативными подходами к управлению времени
8 Определить и выбрать лучшие инструменты планирования своей

деятельности

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Введение

Управление временем – один из ключевых навыков для успешного руководителя. В
условиях большого количества задач и направлений деятельности крайне важно
адекватно распределять собственные ресурсы.

Интересно

Один из экспертов по рационализации труда (А. Маккензи) опросил в
течение своей консультационной деятельности тысячи менеджеров и
пришел к следующим выводам. В среднем из каждой сотни
менеджеров:

 лишь один имеет достаточно времени;
 десятерым требуется на 10% больше времени;
 сорока менеджерам нужно 25% дополнительного времени;
 остальным не хватает 50% времени.

Система управления временем включает в себя:

 Грамотное целеполагание.
 Адекватное планирование и расстановку приоритетов.
 Оптимальное делегирование полномочий.
 Отдельные технологии контроля над использованием времени, оптимизации

расхода временного ресурса.

Со всеми этими составляющими и знакомит данный курс. Технологии и методы тайм-
менеджмента, изучаемые в данном курсе, можно и нужно начинать практиковать, даже
если в данный момент вы не занимаете руководящую должность. Этот навык будет
полезен абсолютно в любой деятельности.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

1. Целеполагание как основа управления
временем

Управление временем – не просто технический навык, в его основе лежит умение
осознавать собственные ценности, ставить цели и расставлять приоритеты.

Для визуализации системы собственных ценностей можно использовать схему
«Жизненный круг». Каждую из спиц круга разделите на несколько равных частей и
оцените выбранные сферы жизни по десятибалльной системе, начиная от нулевого
центра. Полученные точки соедините между собой по порядку. В результате получится
«колесо» вашей жизни.

Друзья

Развлечения Семья/Личные отношения
и отдых Здоровье, спорт

Социальная
деятельность

Саморазвитие, Деньги/Материальное
совершенствование благополучие

Карьера
Рис. 1. Пример «Жизненного круга»

Есть очень простое правило, которое позволяет определить жизненные приоритеты:
смотрите на то, что вы уже делаете.

В ситуациях, когда нужно выбирать между разными вещами, ваши истинные ценности
проявляются по-настоящему.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

На основе системы ценностей формируются цели. Процесс целеполагания был более
подробно рассмотрен в первом курсе модуля. Вспомним модель SMART, в рамках
которой заданы основные требования к постановке целей.

S MA R T

S specific цель должна быть конкретной: каждая
M measurable цель должна быть описана как четкий,
A achievable конкретный результат.
R
T relevant цель должна быть измеримой с помощью
time related конкретных индикаторов и стандартных
процедур измерения.

цель должна быть реальной, достижимой
в принципе.

цель должна быть неслучайной,
обоснованной, доказанной, жизненно
необходимой для вас.

цель должна быть четко определена во
времени с конкретными сроками (и
контрольными точками) ее достижения.

Рис. 2. Система постановки целей SMART

Интересно

Классические психологические эксперименты Эдвина Локка
продемонстрировали следующую закономерность: в большинстве
случаев люди, ставящие перед собой более высокие цели (или
принимающие высокие цели, поставленные другими), прикладывают
больше усилий и выполняют работу лучше.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Некоторые типичные ошибки при постановке целей

Ошибка Описание Неверная Верная

формулировка формулировка

Негативная Правильно «Снизить текучесть «Повысить
формулировка поставленная цель кадров в отделе» лояльность
цели должна выражаться в персонала в отделе»
движении к желаемому
результату, а не в
«бегстве» от проблемы.

Размытая Правильно «Повысить «Добиться
формулировка поставленная цель собственную повышения уровня
цели должна быть относима к эффективность продаж на 10% в
конкретному случаю работы» этом месяце по
(компании, сравнению с
направлению работы), а предыдущим»
не содержать общие
слова, которые может
отнести к себе любая
компания

Заявленные Цели формулируются «Моя цель – «Получать обратную
цели не таким образом, чтобы оставить каждого связь от каждого
отвечают находить отражение в клиента клиента и выяснять
реальности ежедневной довольным!» причины
деятельности, цель – не недовольства»
рекламный лозунг.

Таблица 1. Некоторые типичные ошибки при постановке целей

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Правило

Перед тем, как приниматься за задачу любого рода, следует всегда
задаваться вопросами:

 Каковы последствия выполнения или невыполнения этой задачи

в будущем?

 Как эта работа отразится на мне через год, 3, 5, 10 лет? Будет

ли это, вообще, иметь значение? Если нет – тогда зачем на это
тратить время?

Практикум

1. Возьмите чистый лист бумаги и составьте список, состоящий из 10
целей, которых вы хотели бы достигнуть в течение ближайшего года.

Формулируйте их так, словно год уже прошел и они стали реальностью.
Используйте настоящее время и ведите речь от первого лица, для того
чтобы перечисляемые цели были позитивно восприняты вашим
подсознанием. Например, можно написать так: «Я зарабатываю 10000
долларов в месяц», «Я вешу XX килограммов» или «У меня такая-то
машина».

2. Сформулируйте вашу цель на ближайшие выходные или отпуск,
используя технологию SMART.

Система целеполагания по Франклину

Целеполагание по Франклину предусматривает, что любая задача, стоящая перед
человеком, разделяется на подзадачи, а те, в свою очередь, – на еще более мелкие
подзадачи.
Визуально это можно изобразить в виде многоступенчатой пирамиды. Применение
системы – процесс «возведения» этой пирамиды.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

План на день
Краткосрочный план

Долгосрочный план
Генеральный план
Жизненные цели
Жизненные ценности

Рис. 3. Пирамида Франклина

1) Сначала «укладывается основание пирамиды», служащее опорой для всех остальных
этажей, – человек определяет свои жизненные ценности.

2) Следующий этап – построение второго этажа пирамиды. Исходя из составленного
списка, человек должен решить, каких целей он хочет добиться.

3) Третий этаж пирамиды опирается на второй. Составляется генеральный план: что
необходимо сделать, чтобы достичь поставленной цели.

4) Четвертый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с
указанием конкретных целей и конкретных сроков.

5) Пятый этаж – краткосрочный план (на срок от нескольких недель до нескольких
месяцев). Глядя на краткосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать
в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или иной цели?»

6) Шестой этаж пирамиды – план на день. Составляется на основе краткосрочного
плана: малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на
подзадачи.

Все эти планы отнюдь не являются чем-то постоянным – наоборот, их рекомендуется
регулярно пересматривать.

В рамках системы Франклина планирование времени перестает быть просто
составлением перечня текущих дел. Данная система предусматривает постановку
долго- и краткосрочных целей и детализацию действий для их достижения с учетом
временного фактора. При этом конкретные краткосрочные цели обязательно
согласуются с долгосрочными.

Такая система позволяет человеку в любой момент точно знать, куда он движется и
какой конкретной цели ему необходимо достичь.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Практикум

Постройте собственный план на основе пирамиды Франклина. Для
упрощения задачи можно рассмотреть только какую-то одну сферу
жизни - например, профессиональную.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

2. Эффективное планирование и
расстановка приоритетов

Для реализации целей необходимо разработать сжатый рабочий план, содержащий:

 четко и кратко сформулированную цель;
 показатели (преимущественно количественные), по которым можно будет

определить достижение цели;

 возможные проблемы на пути к цели;
 несколько основных шагов с указанием дат их завершения.

Правило

Как бы вы ни были заняты, вы всегда должны заниматься
планированием. И чем меньше у вас свободного времени, тем важнее
тщательное его планирование.

Для эффективного планирования и расстановки приоритетов разработан ряд моделей и
технологий.

 Правило 80/20 (принцип Парето)
 Метод АБВГД
 Матрица приоритетов Эйзенхауэра
 Правило 6П

Правило 80/20 (Принцип Парето)

Правило 80/20 (другое название – принцип Парето) представляет собой одну из самых
удачных концепций в деле рационального использования времени и планирования.

Парето заметил, что люди в обществе делятся на тех, кого он называл «влиятельным
меньшинством» (на чью долю с точки зрения распределения богатства и влиятельности
приходилось «верхних» 20 процентов населения), и на тех, кого он называл «среднее
большинство» (на них приходилось «нижних» 80 процентов).

Позднее он обнаружил, что практически любая сфера деятельности в экономике
подчиняется выведенному им принципу. Например: 20 % произведенной работы
обеспечивает 80% результатов; 20% клиентов обеспечивают 80% продаж; 20 %
товаров из ассортимента обеспечивают 80% доходов; 20% времени обеспечивает 80
% всех результатов за день и т. д.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Главный вывод этой теории с точки зрения управления временем таков: лишь малый
процент дел приносит прибыль и результаты. 80% дел можно отложить на потом или не
делать вовсе без ущерба для результата, но 20% задач откладывать нельзя – это
ключевые дела.

Например, если у вас имеется перечень из десяти дел, которые необходимо совершить,
то только всего лишь два из них окажутся по выгоде равноценными (или даже более
ценными) оставшимся восьми, вместе взятым.

Правило

Приступая к очередной задаче, обязательно задавайте себе вопрос:
«Входит ли эта задача в число 20% приоритетных задач или же в число
80% второстепенных?»

Интересно

Google использует правило 70/20/10

Рабочее время сотрудников компании организовано следующим
образом:

70% – времени специалист работает над основным проектом;
20% – над проектами, которые ему интересны, а также над вопросами
из смежных областей;
10% – по желанию и выбору специалиста, полная свобода (над новыми
идеями, на перспективу).

И иногда из этих 10% получаются полномасштабные новые проекты.

Практикум

Попробуйте использовать принцип Парето для анализа
собственной деятельности.

 Составьте перечень всех важнейших целей, мероприятий,

проектов и задач в вашей жизни на сегодняшний момент.

 Ответьте на вопрос, какие из них входят в число главных 10-20

процентов задач, решение которых приводит к достижению 80-90
процентов результатов.

 Решите для себя уже сегодня, что отныне вы будете уделять все

больше времени работе над выбранным вами 20% задач, которые
после их реализации способны положительно повлиять на вашу
жизнь и карьеру.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

 Такой перечень дел дает обзорную картину ваших целей и задач.

Ну, а теперь осталось самое простое – определить самые важные
дела на завтра и начинать их выполнять. Это существенно
увеличит вероятность того, что вы достигнете заранее
определенной цели в точно намеченный срок.

Метод АБВГД

Это очень простой способ планирования. Суть его заключается в том, что при
составлении любого списка задач каждой из них необходимо присвоить приоритет ее
выполнения.

А Самая важная задача

Б Задача второй важности

В Задача средней важности

Г Незначимая задача

Д Ненужная задача ("долой")

Рис. 4. Метод АБВГД
Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена
задача А, а за дело В – пока открыта задача Б и т. д.
Внутри каждой группы для расстановки приоритетов используйте цифры, которые
будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное
дело в списке должно быть обозначено как А1.
Такая простая работа с любым списком дел помогает быстро выделить наиболее
важные задачи и сосредоточиться именно на них.
Чтобы определить задачи категории А можно опираться на следующие
вопросы:

 Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к

воплощению моих главных целей (целей года, месяца, недели, дня)?

 Могу ли я за счет выполнения какой-то задачи решить сразу несколько других?

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

 Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в

достижение общих целей компании, подразделения?

 Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и

долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?

 Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Матрица приоритетов Эйзенхауэра

Данная технология считается одной из самых простых и эффективных в тайм-
менеджменте.

Согласно этой модели, все задачи необходимо распределять на категории по критериям
важности и срочности.

Несрочные Срочные

Важные Важные-несрочные Важные-срочные
Неважные («сектор благополучия») («сектор кризисов»)

 Планирование  Кризисы
 Восстановление сил  Критические ситуации
 Поиск новых  Неотложные проблемы
 «Горящие» проекты
возможностей
Неважные – срочные
Неважные-несрочные («сектор иллюзий»)
(«сектор разрушения»)
 Отвлечения
 Мелочи, отнимающие  Звонки
 Некоторые встречи
время  Предстоящие

 Почта неотложные дела
 Случайные звонки
 Праздное

времяпрепровождение

Таблица 2. Матрица приоритетов

Срочные/важные задачи

Несвоевременное решение этих вопросов приведет к значительному ущербу и
серьезным проблемам. За них следует приниматься немедленно и держать на
постоянном личном контроле их выполнение. Пример – сдача квартальной налоговой
отчетности.

Несрочные/важные задачи

Это задачи, которые можно отложить. Однако «ловушка» в том, что эти задачи рано
или поздно превращаются в срочные. Поэтому очень важно обеспечить плановое
решение данного типа задач, не упускать их из вида. Руководителю задачи этого типа

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

целесообразно полностью или частично делегировать. Пример – разработка вариантов
расширения производственного цеха за счет аренды дополнительных помещений.

Срочные/неважные дела

Эмоциональное давление срочности задачи может заставить выполнять ее, тратя
ценный временной ресурс на неважную работу. Если задача является не столь важной,
то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не
требуется каких-либо особых ресурсов. Пример – телефонный звонок на номер
руководителя с просьбой продиктовать все имеющиеся вакансии для службы занятости
для немедленного выставления на ярмарке вакансий.

Несрочные/неважные задачи

Часто руководитель берется за эти дела автоматически, просто разбирая бумаги на
собственном рабочем столе. В эту же категорию попадают задачи, актуальность
которых давно утеряна, которые выполняются по привычке, «на автомате». Важно
вовремя распознать такие задачи и полностью исключить их из планирования. Пример
– ведение картотеки клиентов на бумажных носителях при введенной в компании
электронной базе данных.

Практикум

Проанализируйте один свой рабочий день на основе модели
Эйзенхауэра. Какой сектор преобладает в вашем распорядке дня?

Правило 6 «П»

Правило 6П гласит:
Правильное Предварительное Планирование Предотвращает Плохие Показатели

Перечень задач – это своего рода карта для движения к цели, поэтому планировать
нужно всегда «на бумаге». Работа со списком запланированных дел в первый же день
увеличивает производительность на 25%.

Рекомендации

 Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к

краткосрочному, от целей жизни до плана на день.

 Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.
 Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо

помогает дерево решений, где ключевая задача – дерево, а
подзадачи для ее выполнения – ветви. Продолжайте

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

«разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи
не станет простым и прозрачным.

 Самый простой способ избежать паники при виде все

увеличивающегося объема работы – это сделать глубокий вдох и
начать спокойно составлять список. Анализируя задачи, вы всегда
увидите, что времени для решения жизненно важных вопросов
всегда достаточно.

 Помните, что каждая минута, потраченная на планирование,

экономит не менее 20 минут в ходе практического воплощения
идей.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

3. Делегирование в управлении временем

Находясь на руководящей позиции, невозможно эффективно управлять своим
временем, если не освоить основные правила делегирования.
Делегирование – процесс передачи части управляющих функций другим менеджерам
или сотрудникам организации.
Адекватное делегирование возможно только на основе сформированной цели
деятельности и расстановки приоритетов.

Основные этапы делегирования

1 Выбор полномочий, которые стоит передать

2 Определение исполнителя, объективно способного справиться с задачей

3 Подготовка исполнителя к выполнению задачи

4 Контроль качества и своевременности выполнения переданных полномочий

Рис. 5. Основные этапы делегирования

1. Выбор полномочий для передачи

Передать возможно не все полномочия. Пользуясь рассмотренной выше матрицей
Эйзенхауэра, можно сказать, что нельзя передавать те дела, которые являются
важными и срочными.
Делегировать можно задачи, которые:

 Являются рутинными;
 Могут быть реализованы сотрудником на более высоком профессиональном

уровне (при владении специфическими навыками) или с меньшими
временными или денежными потерями;

 Соответствуют квалификации человека, которому они будут переданы;
 Помогут повысить квалификацию персонала.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Интересно

Брайан Трейси в своей книге предлагает использовать метод «Работа с
почасовой оплатой» для определения тех видов задач, которые
необходимо делегировать.

 Спросите себя: «Сколько я получаю в час?» Положим, вы

зарабатываете 100 000 долларов в год. В год вы работаете
примерно 2000 часов. Значит, в час вы получаете 50 долларов.

 Вы никогда не должны делать того, что не стоит 50 долларов в час.

Не нужно заниматься ксерокопированием или варить кофе, или
просматривать газеты и т. д. Не нужно делать то, что стоит 5
долларов в час, если вы хотите зарабатывать 50. Нужно передавать
такие задачи, назначать их другим, делать так, чтобы эти задачи
выполняли люди с меньшей почасовой зарплатой, чтобы вы могли
заниматься теми задачами, которые можете выполнять только вы с
вашим уровнем почасовой зарплаты.

2. Выбор исполнителя, который способен справиться с задачей

Исполнитель должен не только обладать достаточной квалификацией, но и иметь
свободное время для выполнения задания. Не стоит назначать исполнителем человека,
который и так загружен работой.

3. Подготовка исполнителя к выполнению задачи

 Знакомство с требованиями к поставленной задаче и сроками ее реализации.
 Точное обозначение степени полномочий сотрудника (все ли решения по

переданному вопросу он может принимать самостоятельно или же возможны
ситуации, в которых ему нужно советоваться с кем-то еще).

4. Контроль качества и своевременности выполнения переданных
полномочий

Необходимо быть уверенным в том, что переданная работа выполняется грамотно и
в срок. В рамках контроля важно:

 Составлять план для основного проекта;
 Контролировать действия всех членов команды;
 Вознаграждать и поощрять исполнителей по завершению проекта и на

промежуточных его этапах.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Правило

Заранее установите для себя сроки контроля по каждой из
делегированных задач. Периодичность контроля должна различаться в
зависимости от степени важности и срочности дела. Полезно
фиксировать сроки в ежедневнике, использовать программы-
«напоминалки», чтобы не держать все задачи постоянно в зоне
внимания, не перегружать внимание.

Уровни делегирования

 делегировать часть своей функции;
 делегировать функцию полностью;
 делегировать выполнение работы, но по-прежнему самому принимать ключевые

решения;

 делегировать, но требовать частого отчета о ходе выполнения работы;
 делегировать и потребовать отчета только по завершении работы.

Правила делегирования

 Останавливайте свой выбор на том сотруднике, у которого есть желание и

способности справиться с заданием.

 Объясняйте исполнителю, какой вы хотите получить результат, а при

необходимости предлагайте способы выполнения задания. Утвердите график
сдачи отчетов о состоянии выполняемой работы.

 Определяйте приоритетность порученного задания, при этом учитывая, как его

выполнение будет влиять на основную работу сотрудника.

 Убедитесь, что работник, принимающий поручение, имеет соответствующие

полномочия и может нести за него ответственность. Прежде всего, не
привлекайте к таким делам неподготовленных сотрудников, которые не владеют
ситуацией, особенно если это не предусмотрено политикой компании.

 Помните, что важно не только четко объяснить, какой нужен результат.

Выдвигая требования, обязательно дайте человеку понять, что он может
рассчитывать на вашу поддержку. Зная, что вы беспокоитесь об успешном
выполнении задания, он тоже будет работать с полной отдачей.

 Регулярно анализируйте ход выполнения работы и обсуждайте все проблемы,

возникающие в процессе, особенно если вы обучаете сотрудников новым
умениям.

 Если вы четко не сформулируете требования, задание всякий раз будет

возвращаться к вам на доработку. Учитывайте это.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Делегирование не должно быть только способом избавиться от неприятных, рутинных
задач, важно поручать сотрудникам и интересные задания, в которых они могут
реализовать себя!
В то же время нельзя поручать сотруднику задание, трудное даже для вас, с которым он
по умолчанию не сможет справиться успешно, в этом случае эффективнее привлечь
экспертов, внешних консультантов.

Решение

Стратегия делегирования

Шаги Вопросы Ответы

1 Соглашение о Кому?
делегировании
Что мы хотим? В какие
2 Соглашение о сроки?
результате и сроках
выполнения Что не надо делать?

3 Соглашение об
ограничениях

4 Соглашение о ресурсах Какие ресурсы
необходимо выделить?

Люди, финансы,

технические и

организационные

ресурсы.

5 Соглашение о сроках Какой стандарт будет
отчетов и использован при оценке

подтверждающих результатов?

критериях

6 Соглашение о Что произойдет, если вы
последствиях получите результат? И

что будет, если

достигнуть его не

удастся?

Таблица 3. Стратегия делегирования

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Практикум

Оцените, насколько хорошо вы используете свое время и время
сотрудников, ответив на следующие вопросы:

 Поручаете ли вы другим выполнение некоторых заданий?
 Соблюдаете ли вы этапы, правила делегирования?
 Всегда ли вы даете понять, что беспокоитесь о результатах

выполнения задания, которое поручаете?

 Поручая другим выполнение срочной работы, уверены ли вы в

том, что ее действительно нужно выполнить незамедлительно и
дело нельзя отложить до завтра?

 Даете ли вы четкие инструкции о сути задания и

целесообразности его выполнения?

 Всегда ли вы точно понимаете, что от вас требуют?
 Уточняете ли вы надлежащим образом все неясные детали, чтобы

не проделывать одну и ту же работу дважды?

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

4. Методы и технологии управления
временем

На настоящий момент в менеджменте разработано достаточно много эффективных
техник и методик, позволяющих оптимизировать процесс управления временем. Эти
технологии объединяются в рамках такого направления науки управления, как тайм-
менеджмент (time management). Тайм-менеджмент – это система методов,
позволяющих организовать эффективное использование времени и за счет этого
повышать результативность деятельности.

Примечание

Изначально технологии тайм-менеджмента касались в
профессиональной деятельности, бизнеса, но в настоящий момент это
понятие расширилось. Включив в себя и использование в любой личной
деятельности.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

4.1. Техника хронометрирования

Хронометрирование (хронометраж) – метод изучения затрат времени и управления
временем, основанный на фиксации продолжительности всех выполняемых действий.

Спросите себя

Чтобы определить, эффективно ли вы используете время,
проанализируйте свои ответы на следующие вопросы:

 Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня?
 Сложно ли вам укладываться в сроки?
 Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно?
 Часто ли вы выполняете работу вместо других?
 Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы

тратите больше времени, чем необходимо?

 Сложно ли вам вовремя приходить на встречи?
 Часто ли вы забываете, что собирались сделать?

Если вы утвердительно ответили на большинство вопросов, возможно,
следует уделять больше внимания организации своего времени.

Хронометрирование позволяет достигнуть следующих результатов:

 Определять моменты потери времени, разобраться с их причинами
 Повышать коэффициент полезного использования времени
 Выработать способность с высокой точностью оценивать в часах любую

предстоящую работу

 Позволяет сравнивать эффективность разных способов выполнения одной и той

же работы и ориентироваться в дальнейшем на более эффективные способы

 Осуществлять более точное планирование

Система хронометрирования Александра Любищева

Интересно

С 26 лет Любищев начал вести почасовой учет расходуемого времени.
На протяжении 56 лет он ежедневно записывал данные: сколько
времени потрачено на основную научную работу, а сколько – на
дополнительную; какие были еще работы, какое количество времени

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

потеряно и почему. Каждый месяц составлялась сводка, каждый год
«подбивался» годовой баланс. Учитывалось только «чистое» время –
без потерь на организацию, пустые заседания, пустые разговоры,
ожидания и пр. Точность учета – 10 минут. Дела по продолжительности
менее 10 минут не учитывались, это время просто включалось в состав
предыдущего (последующего) дела.

Принцип, по которому работает система Любищева, довольно прост. Хронометраж
использования времени необходимо вести прежде всего для того, чтобы постепенно
выработать в себе чувство времени.

В течение шести недель (или более) стоит задача просто хронометрировать все
действия, ничего не предпринимая для изменения своих привычек, связанных с
использованием времени. В ходе такой работы постепенно нарастает чувство
дискомфорта, явное ощущение того, что время расходуется неэффективно.

С каждым днем чувство времени усиливается, можно научиться различать «медленное»
и «быстрое» время, выделять моменты, когда время объективно «ускоряется». Когда
подобные ощущения уже достаточно развиты, можно нарабатывать опыт управления
временем, то есть учиться тому, как воздействовать на него с целью «замедления».

Цель работы по системе Любищева – научиться по максимуму находиться в состоянии
«медленного» времени и «тормозить» его каждый раз, когда оно начинает
«ускоряться». В состоянии «медленного времени» огромное количество дел и событий
происходит за небольшой интервал объективного времени, а значит, можно успевать
сделать гораздо больше. В конечном счете становится вполне реальным ежедневно
проживать 2–3 «обычных» дня, как это делал сам Любищев и как делает большинство
тех, кто освоил данную технологию и использует ее с целью эффективного управления
собственным временем.

Составление реестра времени

Регулярное хронометрирование рассчитано на определенный тип личности:
упорядоченный, прагматичный, сосредоточенный. Несколько отличается технология,
называемая составлением реестра времени. Реестр времени ведется по определенной
форме в течение нескольких дней, после чего делаются выводы об эффективности
использования временного ресурса.

Вести реестр времени удобнее всего в виде таблицы, например, вот такого вида:

Время Занятия Запланировано Прервано Срочно Люди
09:00 –
09:30 Обзор почты Да

09:30 – Составление Да Да
10:00 отчета
для руководства Сидоров Р.
10:00 – (коллега)
10:15 Перерыв Нет
на кофе

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

10:15 – Подготовка Нет Да Да Иванов П.
11:30 презентации (внезапно (родственник)
для встречи назначенная
… с клиентом встреча)
…

Таблица 4. Реестр времени

В эту таблицу необходимо заранее внести дела, которые вы запланировали, а также
дополнять ее в течение всего дня. Важно вносить записи в колонки «Время» и
«Занятия», по возможности делая отметки в колонках «Запланировано», «Прервано» и
«Срочно», при необходимости отмечая людей, с которыми проведено время.

Вести учет времени, можно используя разные инструменты:

 Дневник, записная книжка, бумажные бланки.
 Гаджеты – мобильный телефон, IPad и т. д.
 Диктофон. Требует переноса на бумажный или в электронный носитель.
 ПК. Используется специализированый софт, как локальный, так и он-лайн

решения.

Методика «баланс времени»

Еще один вариант проведения анализа потраченного времени – техника, которую
называют «баланс времени» (по аналогии с бухгалтерским балансом).

Этот метод заключается в составлении своего рода балансового отчета, в котором
производится подсчет остатка времени к моменту истечения типичной недели вашей
жизни.

Баланс подводится примерно следующим образом:

Количество часов в неделе 168

Сон - 52 116
Еда - 10 106
Дорога - 16
Работа - 40 90
Вынужденное ожидание (очередь и т.п.) 50
Общение с друзьями -3 47
Общение с семьей -2 45
Творчество -10 35
-1 34

Таблица 5. Баланс времени

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Практикум

1. Проведите работу по составлению реестра времени в
течение одной рабочей недели.

2. Проанализируйте сделанные записи, опираясь на
следующие вопросы:

 Сколько времени вы потратили на определенные сферы своей

жизни (работа, личные отношения, семья, хозяйственные
работы, здоровье, саморазвитие и др.) в процентном
соотношении?

 Соотносится ли такое распределение ресурсов с вашими целями

и жизненными ценностями?

 Какой процент ваших занятий можно, не задумываясь, назвать

важными?

 Каков объем срочных дел? Как часто возникали срочные, но

незапланированные дела, можно ли было их предусмотреть?

 С кем из своего окружения вы проводите больше всего времени?
 Сколько из ваших действий было запланировано заранее?
 Что чаще всего заставляло вас прерывать работу?

3. Подумайте о возможных коррективах и действиях:

 Каким образом можно перераспределить затраты времени, чтобы

это соответствовало вашим ценностям и глобальным целям?

 Можно ли отказаться от некоторых занятий? Каких?
 Можно ли делегировать кому-либо или упростить

некоторые занятия? Можно ли пожертвовать качеством
исполнения какой-либо задачи ради экономии времени?

 Можно ли сэкономить время, совместив похожие занятия?
 Как можно избежать основных отвлекающих факторов?

Примечание. Будет наиболее эффективным провести подобный
анализ при работе над каким-либо проектом, на который не хватает
ресурсов. В таком случае анализ даст возможность разобрать путь к
поставленной цели с точки зрения грамотной траты временных
ресурсов.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

4.2. Методика GTD

Getting Things Done (GTD)– это методика тайм-менеджмента, основанная Дэвидом
Аленом.

Основная идея метода заключается в том, что человеку необходимо разгрузить голову
от лишней рутинной информации, перенеся ее на внешний носитель – в блокнот,
ежедневник или электронный органайзер. Ален предлагает алгоритм, который можно
применять для эффективной обработки большого количества информации, для
организации своего времени.

Согласно методу GTD, поступающую информацию лучше разбивать в несколько стадий
обработки:

1 Сбор
2 Обработка
3 Организация
4 Обзор (информация)
5 Действия

Рис. 6. Getting Things Done

1. Сбор

Основная идея состоит в том, что любую поступившую задачу, идею, информацию и т.
д. нужно зафиксировать на каком-либо носителе: на бумаге, в почте, в ноутбуке или
карманном компьютере. Можно комбинировать эти инструменты. Это позволяет:

 ничего не забыть;
 разгрузить голову от большого объема рутинной информации.

Информацию, записанную на бумаге, можно собирать в лотки, файлы, а приходящие по
e-mail письма – в определенные папки. И так далее, в зависимости от инструментов
сбора.

Чтобы эта схема работала, папки входящей информации необходимо обрабатывать с
определенной периодичностью, например, раз в неделю, фактически опустошая их.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

2. Обработка

Обработка собранной информации (корзины, лотка, контейнера «Входящие») идет
строго по следующему алгоритму:

 Берем верхний элемент корзины «Входящие».
 Если он требует действий, отнимающих немного времени (до 5 минут), то сразу

делаем эти действия или делегируем их кому-либо; или откладываем, если
задача требует большого количества времени.

 Если же элемент корзины «Входящие» не требует действий, то оставляем его

где-то в архиве как справочную информацию, выбрасываем или помещаем в
корзину в список «Когда-нибудь/может быть».

3. Организация

Для организации работы над теми задачами, которые требуют дальнейших действий,
Дэвид Ален предлагает разбивать такие задачи на несколько списков:

Следующие действия
Список дальнейших конкретных действий, которые необходимо предпринять. Только в
этом случае возможно работать максимально эффективно, перерабатывая большое
количество дел.

Проекты
Задачи, для решения которых требуется более чем одно действие, по сути, являются
проектами. Например, для подготовки к презентации нужно созвониться с
организаторами, оплатить счет за аренду помещения и т. д. По каждому проекту
должно быть определено дальнейшее действие.

Отложенное
Если задачи были делегированы или могут быть выполнены несколько позже по каким-
то причинам, то их стоит поместить в отдельный список.

«Когда-нибудь/может быть»
Задачи, неактуальные на данный момент. И непонятно, станут ли они таковыми в
дальнейшем. Если вероятность этого существует, их также помещают в отдельный
список.

Рекомендации

Дэвид Ален рекомендует отказаться от классического жесткого
планирования дня, когда весь день расписан по минутам. Такой подход
редко применим на практике, поскольку вас могут в любой момент
отвлечь, а планы – поменяться.

Задачи делятся на жесткие и гибкие.

Гибкие - это задачи, которые могут быть выполнены в любой момент
времени, поэтому их можно выполнять по порядку. К данной категории

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

обычно относится большинство задач. Эти задачи записываются
простым списком.

Жесткие задачи привязаны к конкретному времени (например, встреча,
конференция, запланированный звонок).

Имеет смысл оставить в календаре только жесткие задачи и
просматривать их список в начале дня. Удобнее всего, когда список
задач и календарь располагаются на одной странице – так проще
планировать.

Если в начале дня жестких дел не просматривается, выполняйте гибкие
задачи по порядку. Как только пришло время жесткой задачи, вы
прерываетесь, выполняете ее, после чего опять возвращаетесь к
выполнению дел по списку.

4. Обзор

Созданные списки нужно периодически просматривать, выполняя задачи, находящиеся
в них. В списке ближайших дел задачи должны быть отсортированы по порядку: от
самых важных к менее значимым.

Если вы хотите выполнить очередную задачу, то выбирайте самую важную из них – ту,
которую сейчас сможете выполнить исходя из наличия времени, энергии и ресурсов.

5. Действия

Как утверждает Дэвид Ален, организованная система должна быть простой для того,
чтобы человек тратил больше времени на саму деятельность, нежели на организацию
этой самой деятельности.

Из инструментов Ален предлагает листы бумаги, лотки и стол. Если каждую задачу или
идею записывать на отдельные листки бумаги, складываемые в лоток «Входящие», то
их легко перекладывать из одного лотка в другой и сортировать.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Проект Входящие Мусор
План проекта
С этим можно что-то Может быть,
сделать? когда-нибудь

Какое следующее Справочные
действие? материалы

Займет ли действие
меньше 2х минут?

Перепоручить Запланировать

Жесткое Гибкое

планирование планирование

Выполнить

Рис. 7. Схема «GTD Алгоритм»

Практикум

Проанализируйте собственную систему организации времени, если вы
ведете ежедневник в электронном или «бумажном» виде.

 Какие виды дел записаны в вашем ежедневнике?
 Все ли они привязаны к конкретному дню и времени выполнения?
 Куда вписаны дела, которые необходимо выполнить в течение недели,

месяца, квартала, неважно в какой именно момент? Как вы отслеживаете
такие дела?

 Вписаны ли в ежедневнике задачи «на перспективу» («если будет

свободное время»)? Какого типа эти задачи? Находите ли вы в
реальности время для них?

 Как часто вы сверяетесь с ежедневником? Помогает ли вам ваша система

организации времени: а) ничего не забыть; б) не держать в голове
слишком много информации?

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

4.3. Десять «золотых правил» Л. Зайверта

Лотар Зайверт предложил систему из 10 основных правил, выполнение которых
позволит значительно повысить эффективность управления временем.

Правило первое

Формируйте рабочие блоки, в которые вы будете включать выполнение крупных или
сходных по характеру заданий.

Тому, кто постоянно прерывает свою работу или кому мешают посторонние, для
выполнения задания нужно значительно больше времени, чем сосредоточившемуся
исключительно на выполнении работы такого же объема. Перерывы требуют
дополнительных затрат времени и усилий для очередного «разбега» и «погружения» в
работу.

Правило второе

Намеренно уединяйтесь и устанавливайте неприемные часы.

Для выполнения чрезвычайно важных заданий необходимо иметь возможность работать
спокойно, без каких-либо помех извне. Недопустимо, чтобы двери вашего рабочего
кабинета были открыты всегда и для всех. Лучше, если «приемные» и «неприемные»
часы будут определены заранее.

Правило третье

При проведении переговоров устанавливайте регламент, а также определяйте
необходимые затраты времени для выполнения определенных заданий.

Не позволяйте деловым встречам превращаться в затянувшееся общение ни о чем.
Заранее устанавливайте четкое время начала и окончания встречи, старайтесь
максимально соблюдать регламент, не отходя от обсуждения основных тем в частности.

Правило четвертое

Придерживайтесь принципа установления приоритетов при выполнении всех видов
работ.

Никто не в состоянии справиться со всеми делами, которые необходимо или хотелось
бы сделать. Широко распространенной проблемой является стремление сделать сразу
слишком много дел. Единственная возможность справиться с потоком заданий, деловых
встреч, договоренностей – это четко и однозначно установить для них приоритеты,
ориентируясь на достижение собственных целей и выполнение действительно важных
дел.

Правило пятое

По возможности выполняйте только действительно важные дела.

Помните, что согласно принципу Парето, лишь 20% дел имеют ключевое значение.
Стремитесь к тому, чтобы именно им посвящать основное время своей работы.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Правило шестое

В полной мере используйте делегирование как оплачиваемую услугу.

Ни один руководитель, дорожащий своим временем, не должен делать все сам. Те
задания, выполнение которых могли бы взять на себя другие, непременно должны
выполнять именно они. Поскольку делегирование полномочий влечет за собой
значительную экономию времени, иногда выгоднее и дешевле пользоваться платными
услугами вне своей фирмы, прибегая к помощи различных агентств, консультационных
фирм и организаций, оказывающих различные услуги.

Правило седьмое

Крупные задания выполняйте небольшими частями (тактика «нарезания салями»).

Цели и проекты следует делить на небольшие порции и выполнять их в течение
достаточно длительного времени, каждый день отводя на эту работу примерно по два
часа. По достижении первой промежуточной цели выявятся и определенные
результаты, которые будут стимулировать на выполнение последующих шагов.

Правило восьмое

Устанавливайте для самого себя сроки выполнения дел категории «А».

Записи о планируемых собственных А-делах точно так же, как и записи о деловых
встречах, совещаниях и так далее нужно дополнить конкретными сведениями, то есть
цифрами, датами и фактами.

Правило девятое

Главные задачи выполняйте рано утром – это дает ощущение успеха.

Секрет успеха многих предпринимателей заключается в том, что они еще ранним утром
дома или на рабочем месте непосредственно перед началом рабочего дня успевают
выполнить то или иное важное для них дело или, по крайней мере, начать его.

Правило десятое

Сознательно учитывайте в рабочих планах колебания уровня работоспособности.

Большинство из нас на себе ощущает, что производительность труда в течение
рабочего дня меняется, она то достигает пика, то резко снижается. Происходит это
независимо от того, является ли человек «жаворонком» или «совой».

В любом случае следует планировать выполнение наиболее важных работ на периоды
повышения работоспособности. Работы рутинного характера, не имеющие большого
значения, следует выполнять в послеобеденное время.

При планировании дел на день следует помнить, что самые важные дела выполняются
в начале рабочего дня. В период наивысшей работоспособности целесообразно
проводить собеседования с сотрудниками, совещания и деловые встречи с клиентами.
Период спада работоспособности посвятите консультациям и телефонным звонкам.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

4.4. Управления временем по Стивену Кови

Существует ряд критических замечаний в адрес традиционных систем тайм-
менеджмента. В основном это громоздкость и их излишняя рациональность. Многие
методики также рассчитаны на определенный психологический тип личности.
Традиционные системы не рассчитаны на апериодичные виды работ и людей
спонтанных, с творческим складом мышления.

Стивен Кови предлагает 6 принципов построения системы
управления временем:

1) Когерентность (согласованность) – взаимосвязанность, единство всех элементов
индивидуальной системы тайм-менеджмента: единство между видением и миссией,
ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной.

2) Сбалансированность – под «балансом» Кови понимает гармоничное
распределение времени таким образом, чтобы его было достаточно на достижение
важных целей в различных сферах жизнедеятельности (семья, работа, здоровье и т.
д.).

3) Сосредоточенность – необходимо постоянно помнить о ключевом значении видов
активности второго квадрата матрицы Эйзенхауэра («важные – несрочные)» для своей
жизни и концентрироваться в первую очередь именно на таких делах.

Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию,
а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие
отрезки времени (полдня – день) для важных, но несрочных дел.

4) «Человечность» – в отношениях с другими людьми традиционный тайм-
менеджмент ориентирован на точность в расписании и субординацию. Кови считает,
что эффективность гораздо важнее, чем соблюдение «ритуалов». Если ваше общение с
человеком вышло за установленные расписанием рамки, но при этом помогает
установлению глубоких и полноценных отношений, не следует испытывать чувство
вины.

5) Гибкость – планы должны быть удобными для вас, соответствуя вашим привычкам,
стилю работы и т. д. В случае необходимости вы можете легко изменить
запланированное, не попадая в зависимость от составленного ранее плана.

6) Компактность – ваши инструменты (например органайзер) должны быть
максимально компактными и удобными для работы в любых «полевых» условиях.
Подобная портативность поможет вам не потерять ни одной важной идеи, вовремя
зафиксировав ее.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Бизнес-решение

«Дневник времени»

Классическое «календарное» планирование в ежедневнике не
позволяет учесть все нюансы управления временем и гибко подходить
к составлению планов.

Более эффективным инструментом является дневник времени, который
можно вести как в «бумажном», так и в электронном виде.
Структура дневника времени.

Календарная часть

 Формы для квартальных, месячных и недельных планов.
 Планы на день. Основной принцип: один лист на день.

Раздел служебных и частных дат
Здесь в соответствующих разделах записывается следующая
информация:

 сроки подготовки проектов;
 сроки проведения ярмарок и семинаров;
 организационные мини-планы;
 сроки проведения всевозможных мероприятий и т. д.

Раздел перспективных планов
Здесь записываются задачи, которые пока не имеют точных сроков
исполнения, задачи на перспективу, задачи, «ожидающие
вдохновения»

Раздел адресов и телефонов.
Важнейшие телефонные номера и адреса, которыми вы наиболее часто
пользуетесь.

Важно

Выбор конкретной технологии управления временем зависит от ваших
личностных особенностей. Чтобы найти «свой» метод, важно пробовать
различные технологии и адаптировать их под себя.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

5. Основные поглотители времени

Поглотители времени (пожиратели времени, хронофаги) – термин, обозначающий
любые виды объектов и дел, отвлекающих от выполнения основных задач и
запланированной работы.

К основным поглотителям времени можно отнести:

1. Выполнение ненужных дел.
2. Исполнение чужих обязанностей.
3. Нерациональную трату времени.
4. Трату чужого времени.

1 Выполнение ненужных дел

Очень характерный пример пустой траты времени. Может оказаться так,
что вы занимаетесь делом, бесполезным не только лично для вас, но и не
нужным всему окружающему миру.

Например, человек делает что-то совершенно бесполезное только потому, что привык,
«делал так всегда». Ситуация может давно измениться, и раньше полезные дела уже не
несут никакой пользы.

Сюда же можно отнести выполнение вручную дел, которые давно уже
автоматизированы. Или дублирование одной и той же работы на разных носителях «на
всякий случай» (например, при переходе на электронный документооборот некоторые
предпочитают продолжать вести и привычный, бумажный, хотя в этом уже нет никакой
необходимости).

2 Исполнение чужих обязанностей

Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень
увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда вы
профессионально сильны в возникшем вопросе. Однако если
руководитель не будет поручать часть заданий другим, у него останется
очень мало времени на управление.

Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время
на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно
устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности.

У исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей.
Однако в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же
проблемой, поскольку:

 Истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другим.
 Подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них.
 Не сможете справиться с задачами, стоящими непосредственно перед вами.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

В результате эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете
вынуждены поручать те задания, за которые несете персональную ответственность,
другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им
снова потребуется ваша помощь.

3 Нерациональная трата времени

Вы тратите на выполнение работы больше времени, чем нужно,
поскольку проповедуете вмешательство. И в следующий раз вы опять
столкнетесь с той же проблемой, поскольку:

1. Не организованы и не можете найти все необходимое для завершения
дела.
2. Считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей
информации, необходимой для его выполнения.
3. Начинаете действовать стремительно, без предварительной
разработки четкого плана.
4. Пытаетесь все сделать самостоятельно.

4 Трата чужого времени

Мы с большой неохотой признаем, что тратим чужое время. Многие
возразят, дескать, они не успевают реализовывать собственные планы,
поэтому просто не могут занимать еще чье-то время.

Мы тратим чужое время, когда:

 Выдаем полезные мысли «вдогонку», когда человеком уже проделана большая

часть работы.

 Забываем поделиться новой информацией, и исполнители работают с

устаревшими данными.

 Просим помочь в чем-то, но при этом не предоставляем необходимые документы

или материалы.

 Назначаем спонтанные встречи без определенной повестки. Соответственно,

приглашенные не имеют ни малейшего представления о том, о чем пойдет речь,
и не могут должным образом подготовиться.

 Позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся

чрезмерно длительными, и как результат – менее эффективными.

 Заставляем пунктуальных людей ждать (объясняя или не объясняя причины)

только потому, что сами опаздываем.

Если хоть что-то из вышеперечисленного присуще вам, то становится понятным,
сколько времени другие люди потеряли из-за этого. Например, вы недостаточно
подготовились к десяти встречам, из-за чего последние длились на 25 минут дольше
необходимого. В итоге потраченными впустую оказались 250 минут, то есть более
половины рабочего дня.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Перечислим отдельные поглотители времени, проблемы, из-за которых происходит
серьезная потеря времени:

 отсутствие понимания о задачах и путях их решения;
 попытка делать много дел одновременно;
 стремление сделать все самому и самому контролировать все процессы,

неумение делегировать полномочия;

 неэффективная сортировка документов и систематизация информации;
 неудачное, неэффективное программное обеспечение, частые ошибки в работе

техники, низкая компьютерная грамотность;

 выполнение чужой работы, неспособность сказать «нет» на просьбу;
 обсуждение сложных вопросов без предварительной подготовки;
 прокрастинация (привычка откладывать «на потом», отвлекаться до момента,

пока не останется крайне мало времени);

 назначение личных встреч для вопросов, которые можно решить заочно (по

телефону, электронной почте);

 неэффективные совещания;
 отрывающие от основной работы телефонные звонки, письма и разговоры;
 слишком частые и незапланированные поездки (время на дорогу);
 социальные сети, веб-серфинг;
 перекуры, частые перерывы в работе.

Рекомендации по борьбе с основными поглотителями времени

Внеплановые  Спокойно, но уверенно скажите, что вы заняты, и
посетители
назначьте удобное время для встречи
Телефонные
разговоры  Старайтесь организовать рабочее место так, чтобы не

оказаться в месте, где проходит много народу
(используйте перегородку, переставьте стол и т.д.)

 Уберите дополнительный стул от вашего стола, ставьте

его только тогда, когда назначена встреча

 Повесьте на дверь кабинета график приема посетителей
 Проводите деловые встречи не на своем рабочем месте,

а в переговорной (на нейтральной территории)

 Установите в своем дневном или недельном графике

определенное время для телефонных звонков

 Поручайте не самые важные телефонные переговоры

вашим подчиненным

 По возможности, отправляйте информацию по

электронной почте или факсу, в том числе используйте
коллективные рассылки

 Если вы знаете склонность человека растягивать

телефонные разговоры, сразу обозначайте для него
время, которым располагаете на беседу

 Заранее составляйте краткий план телефонного

разговора и оценивайте его примерную длительность

 Имейте под рукой документы, которые могут

понадобиться при разговоре

 Используйте определитель номера, автоответчик,

голосовую почту

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Неэффективные  Не бойтесь отключать телефон, если вы сосредоточены
совещания
на срочной и важной задаче. Будет гораздо
эффективнее перезвонить позже, когда задача будет
выполнена.

 Ставьте для себя цель каждого собрания, совещания и

доводите ее до участников

 Убедитесь, что проведение совещания необходимо, его

нельзя заменить на коллективную рассылку по
электронной почте, внутренней сети, несколько
телефонных звонков и т.д.

 Приглашайте для участия в совещании только тех

сотрудников, участие которых действительно
необходимо

 Проработайте заранее повестку дня и разошлите всем

участникам с просьбой подготовиться

 Во время совещания жестко придерживайтесь

регламента и тематики

 Если в ходе обсуждения возникают другие важные

вопросы, фиксируйте их на будущее, но не
переключайте внимания в данный момент

 Не отвлекайтесь во время совещания на телефонные

разговоры и другие дела

Время Используйте время ожидания для выполнения различных
ожидания задач, чтобы это время не было потерянным:
(очереди,
опоздание  сделайте несколько телефонных звонков;
партнера на  подготовьте черновики писем, служебные записки;
встречу, пробки  прочитайте новости или статьи на профессиональных
и т.д.)
ресурсах (используя смартфон или планшет);

 просмотрите планы, откорректируйте их, вычеркните

сделанные дела;

 подумайте над темами, обозначенными в ваших планах

как «на перспективу»;

 подготовьте вопросы к ближайшему совещанию;
 договоритесь о будущих встречах.

Таблица 6. Рекомендации по борьбе с основными поглотителями времени

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Интересно

Билл Гейтс так высказался в одном из интервью об использовании
рабочего времени «Например, когда я иду на собрание, то всегда
держу в голове определённые цели. Светских разговоров мы не ведём,
особенно с коллегами, которых я давно знаю. Мы обсуждаем
потерянные вклады или слишком высокие накладные расходы и
заканчиваем. Всё! Проблем всегда больше, чем времени, зачем же
терять драгоценные минуты?»

Практикум

1. Составьте собственный список поглотителей времени,
опираясь на примеры выше. Проанализируйте список.

 Что отнимает у вас времени больше всего?
 Что можно было бы исключить полностью из вашей жизни, а что

свести к минимуму?

2. Обратите внимание, что некоторые поглотители времени
могут не являться ими в полной мере (общение с коллегами,
чтение новостей и т.д.). Эти виды деятельности могут вносить
косвенный вклад в эффективность работы, давая возможность
наладить психологический климат в коллективе, помогая быть в курсе
основных новостей и так далее.

Попробуйте, опираясь на составленный вами список, прописать четкий
хронометраж времени, который вы готовы отводить подобным делам.
Например, чтение информационной ленты не более 10 минут в день,
уборка на столе – 5 минут и т.д.

3. Установите программу хронометрирования работы на
компьютере. К примеру, http://www.manictime.com/. В конце
рабочего дня или недели изучите реальную активность вашей работы.
При необходимости отключите или заблокируйте наиболее
«агрессивные» сайты-поглотители. Уже сам анализ и осознание
реальных затрат времени, может дать неожиданный эффект.

4. Заполните анкету оценки потери времени при работе,
позволяющую выявить «слабые места» в управлении временем
(Приложение к курсу)

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Резюме

Технологии тайм- Целеполагание
менеджмента
«Жизненный круг»
Хронометрирование Модель SMART
Реестр времени
Методика GTD Пирамида Франклина

10 золотых правил Зайверта

6 принципов управления временем
по Кови

Управление временем

Делегирование Планирование

Этапы Принцип АБВГД
Правила Матрица Эйзенхауэра

Правило 6 «П»
Принцип Парето

В данном курсе мы рассмотрели вопросы управления временем. Давайте подведем итог
и пройдемся по основным моделям и алгоритмам, представленным в курсе.

Управление временем начинается с определения своих жизненных ценностей. Чтобы
определить ценности и жизненные приоритеты, вы можете воспользоваться примером
«жизненного круга».

Далее вам необходимо сформулировать цели и разработать план. Схематически вы
можете зафиксировать цели с помощью пирамиды Франклина.

Задачи эффективнее всего формулировать в соответствии с системой SMART.

Инструменты планирования лучше использовать в соответствии с контекстом вашей
деятельности. Это может быть принцип АБВГД, принцип Парето, матрица Эйзенхауэра,
правило 6 «П». Особое внимание при планировании следует уделять стратегическому
квадрату матрицы Эйзенхауэра - «важное - несрочное». Успешные люди тратят до 80%
своего времени именно на решение задач данного типа. Так или иначе, самое важное –

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

это расстановка приоритетов, без осознания более важных и менее важных задач
невозможно эффективно управлять собственным временем.

Чтобы освободить время под выполнение наиболее важных для вас задач, делегируйте
часть задач в соответствии с вашими возможностями.

Для эффективного управления временем разработан ряд интересных методик и техник.
Используйте методы хронометрирования, составления реестра времени или методику
GTD, учитывайте правила Зайверта и принципы управления временем Кови. Также
очень важно представлять, какие основные поглотители времени мешают вам
действовать эффективно.

Помните, что навык управления временем необходимо развивать не только для
выполнения руководящих функций. Это важно для повышения личной эффективности
применительно к любым сферам жизни.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Глоссарий

Время – физическое явление, ключевым свойством которого для целей организации
деятельности является необратимость. Также время – это измеримый ресурс,
допускающий осуществление по отношению к нему операций распределения, обмена,
структурирования, «конвертации» в другие ресурсы (например, деньги, информацию,
энергию).

Гибкое планирование – планирование, в которое заложены механизмы
оперативного изменения планов в зависимости от обстоятельств. Под этим названием
можно обобщить методики планирования различной степени «гибкости»: обычный план
с заложенными в него резервами по времени; план с вариантами реагирования на
различные варианты развития ситуации; контекстный план (список задач,
«привязанных» к контекстам, а не к астрономическому времени).

Дедлайн, критический срок (deadline) – дата и/или время, к которому должна быть
выполнена задача; получение результата после этого срока, как правило, снижает его
ценность до нуля.

Делегирование – передача задача для выполнение подчиненным, коллегам, внешним
поставщикам; передача прав и ресурсов, необходимых для выполнения задачи.

Контроль – создание обзора указателей на личные либо делегированные задачи,
позволяющего обеспечить их своевременное исполнение либо заблаговременное
стимулирование исполнителя.

Лестница тайм-менеджмента – модель управления собой, разбивающая личный
тайм-менеджмент на три уровня: эффективность (управление сроками, задачами,
ресурсами времени, производительностью труда и т. д.), стратегию (определение
личной стратегии и долгосрочных целей) и философию (определение личных
ценностей). Модель позволяет связать мировоззренческий и оперативный уровни в
деятельности и управлении личным временем.

Органайзер – средство фиксации и структурирования целей и задач, привязки их к
времени выполнения. Кроме классических бумажных и электронных органайзеров
возможны нетривиальные варианты, например, разграфленный каким-либо
содержательным образом лист ватмана на стене, на который прикрепляются стикеры с
задачами.

Пинарик (календарик-пинарик; от слова «пинать») – календарь года, в котором
ежедневно вычеркивается проходящий день. Является способом «материализации»
времени, привлечения внимания к его ограниченности. Автор метода и термина –
участник ТМ-сообщества Дмитрий Литвак.

Поглотители времени (пожиратели времени, хронофаги) – термин, обозначающий
любые виды объектов и дел, отвлекающих от выполнения основных задач и
запланированной работы.

Приоритеты – критерии, влияющие на определение сравнительной важности задач и,
соответственно, на выбор при наличии между ними «конфликта интересов»,
обусловленного ограниченностью ресурсов.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Хронометрирование (хронометраж) – метод изучения затрат времени и управления
временем, основанный на фиксации продолжительности всех выполняемых действий.

Цели – более или менее четкие описания желаемой конечной ситуации (результата,
продукта действий).

Эффективность – «результат делить на затраты», показатель рациональности
организации процесса с точки зрения окупаемости затрат на него.

City Business School www.e-mba.ru

Курс: «ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ»

Литература

1. Архангельский Г. Тайм-менеджмент. Полный курс. М., 2013
2. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса.

М., 2007
3. Бакшт К.А. Вкус жизни. Как достигать успеха, финансовой свободы и управлять

своей судьбой. СПб., 2013
4. Васильченко Ю.Л., Таранченко З.В. Черныш М.В. Самоучитель по тайм-

менеджменту. СПб., 2007
5. Дитмер Р.Э. Как управлять своим временем. 151 быстрая идея. М., 2007
6. Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках. М., 2006
7. Калинин С. И. Тайм-менеджмент. Практикум по управлению временем. СПб.,

2006
8. Кноблаух Й., Вельте Х. Управление временем. М., 2006
9. Моргенстерн Д. Тайм-менеджмент. Искусство планирования и управления своим

временем и своей жизнью. М., 2013
10. Моргенстерн Д. Технологии эффективной работы. 9 ключевых навыков

самоорганизации. М., 2006
11. Тайлер Д. Управление временем. М., 2006
12. Трейси Б. Результативный тайм-менеджмент: эффективная методика управления

собственным временем. М., 2007
13. Халан И. Управление временем. М., 2006

City Business School www.e-mba.ru