جديدالدليل التنظيمي منسق..

‫‪ .3.4‬الاتصالات الإدارية‬

‫الهدف العام‪:‬‬
‫متابعة المعاملات الواردة والصادرة وتوزيعها على جهات الاختصاص‪.‬‬

‫الارتباط التنظيمي‪:‬‬
‫مساعد مدير المكتب للشؤون المدرسية‪.‬‬

‫الأقسام المشرف عليها‪:‬‬
‫وارد وصادر الإدارة العامة‪ ،‬وارد وصادر المدارس‪ ،‬برامج التعاميم‪ ،‬وارد وصادر المكتب‪.‬‬

‫المهام ‪:‬‬
‫‪ .1‬تصدير المعاملات إلى الإدارة العامة للتعليم‪.‬‬
‫‪ .2‬تصدير المعاملات إلى المدارس بمراحلها المختلفة الحكومية والأهلية‪.‬‬
‫‪ .3‬تسجيل المعاملات الواردة من الإدارة العامة للتعليم‪.‬‬

‫‪ .4‬تسجيل المعاملات الواردة من المدارس‪.‬‬
‫‪ .5‬توزيع المعاملات التي يتم توجيهها من قِبل مدير المكتب ومساعديه إلى بقية الأقسام والشعب‬

‫داخل المكتب‪.‬‬
‫‪ .6‬الاتصال على المدارس وحثهم على سرعة التواصل وأخذ ما يخصهم من المعاملات‪.‬‬
‫‪ .7‬توزيع ما يخص المدارس من أوراق ومعاملات على صناديق المدارس حسب التوجيه من إدارة‬

‫المكتب‪.‬‬
‫‪ .8‬التواصل مع الإدارة العامة للتعليم من خلال برنامج التعاميم ومندوب المكتب‪.‬‬

‫‪ .9‬أرشفة المعاملات في السجلات الخاصة بالصادر والوارد‪.‬‬
‫‪ .10‬حفظ المعاملات في برنامج الصادر وبرنامج الوارد على الحاسب الآلي‪.‬‬

‫‪50‬‬

‫‪ .3.5‬التخطيط المدرسي‬

‫الهدف العام‪:‬‬
‫رصد النمو والتراجع الكمي في أعداد المدارس والفصول والقيام بالدراسات الاستشرافية اللازمة‬

‫لمعالجة ذلك‪.‬‬

‫الارتباط التنظيمي‪:‬‬
‫مساعد مدير المكتب للشؤون المدرسية‪.‬‬

‫الأقسام المشرف عليها‪:‬‬
‫منسق التخطيط المدرسي بالمكتب‪.‬‬

‫المهام ‪:‬‬
‫‪ .1‬تحديد احتياج المكتب من المدارس والفصول سنويًا ( التعليم العام‪ ،‬مدارس تحفيظ القرآن الكريم‪،‬‬

‫برامج تعليم الكبار‪ ،‬وبرامج التربية الخاصة )‪.‬‬
‫‪ .2‬اقتراح افتتاح المدارس أو إغلاقها أو ضمها أو نقلها أو فصلها وفق الضوابط المنظمة لذلك‪،‬‬

‫بالتنسيق مع الجهات ذات العلاقة بالإدارة العامة للتعليم و وزارة التعليم‪.‬‬
‫‪ .3‬اقتراح نقل الفصول بين المدارس وفقاً للعدد المحدد للمنطقة‪.‬‬

‫‪ .4‬إعطاء الرأي حول المباني المدرسية التي لا تتسع لطلاب وفصول بعض المدارس واقتراح استئجار‬
‫دور بديلة أو ملاحق لها أو بناء غرف إضافية‪.‬‬

‫‪ .5‬حصر أعداد المدارس سنويًا ) التعليم العام‪ ،‬مدارس تحفيظ القرآن الكريم‪ ،‬برامج تعليم الكبار‪ ،‬برامج‬
‫التربية الخاصة ) وتحديد نسبة النمو فيها‪ ،‬وإيجاد قاعدة بيانات آلية شاملة عن المدارس وأماكنها‬
‫والمستحقين للتعليم العام وتحديثها باستمرار‪ ،‬وتصنيفها وفقاً للمراحل التعليمية وأعداد الفصول‬
‫والطلاب‪.‬‬
‫‪ .6‬مراجعة أوضاع المدارس القائمة‪ ،‬وأعداد الطلاب بها‪ ،‬والتأكد من مدى انطباق شروط وضوابط‬
‫إغلاقها أو نقلها أو فصلها‪.‬‬
‫‪ .7‬دراسة الطلبات الفردية ( لإحداث المدارس‪ ،‬فصل المراحل‪ ،‬نقل تبعية )‪.‬‬
‫‪ .8‬النظر في فصل المراحل المشتركة معًا في المبنى‪.‬‬
‫‪ .9‬متابعة افتتاح المدارس التي صدرت قرارات إحداثها‪.‬‬
‫‪ .10‬النظر في استغلال الغرف الزائدة في بعض المباني الحكومية بضم مدارس إلى المبنى‪.‬‬

‫‪51‬‬

‫المهام ‪:‬‬
‫‪ .11‬إعداد الخارطة المدرسية وتحديد ما يلزم من احتياجات لتوفير التعليم بالمحافظة‪.‬‬
‫‪ .12‬رصد النمو والتراجع الكمي في أعداد المدارس والفصول والقيام بالدراسات الاستشرافية اللازمة‬

‫لمعالجة ذلك‪.‬‬
‫‪ .13‬المشاركة مع الجهات واللجان ذات العلاقة في تحديد مواقع الأراضي المطلوبة لإنشاء المدارس‬
‫عليها‪ ،‬والمباني المراد استئجارها كمدارس والمدارس المستأجرة المراد التخلص منها والتي توفرت‬

‫لها مبا ٍن حكومية‪ ،‬واقتراح نماذج المباني المدرسية‪.‬‬
‫‪.14‬تنظيم المعاملات والمعلومات الخاصة وحفظها بشكل يساعد على استخراجها بيسر وسهولة‪.‬‬
‫‪ .15‬دراسة مقترحات إدارات التعليم حول تسمية المدارس الجديدة أو تغيير مسميات المدارس القائمة‪.‬‬

‫‪.16‬أ ّي مهام أخرى يكلف بها في مجال اختصاصه‪.‬‬

‫‪52‬‬

‫‪ .3.6‬الأمن والسلامة‬

‫الهدف العام‪:‬‬
‫العمل على توفير وسائل الأمن والسلامة في المنشأة التعليمية‪.‬‬

‫الارتباط التنظيمي‪:‬‬
‫مساعد مدير المكتب للشؤون المدرسية‪.‬‬

‫الأقسام المشرف عليها‪:‬‬
‫مبنى المكتب‪ ،‬المدارس‪ :‬ما يخص أجهزة الأمن والسلامة بالمدارس‪.‬‬

‫المهام ‪:‬‬
‫‪ .1‬متابعة تطبيق اشتراطات الأمن والسلامة في مبنى المكتب والمدارس‪.‬‬
‫‪ .2‬متابعة صلاحية أجهزة الأمن والسلامة في مبنى المكتب ومباني المدارس‪.‬‬

‫‪ .3‬متابعة تنفيذ عمليات الإخلاء وتدريب الطلاب عليها‪.‬‬
‫‪ .4‬متابعة الجهات المعنية فيما يخص الأمن والسلامة‪.‬‬
‫‪ .5‬متابعة توفير أجهزة الأمن والسلامة في مبنى المكتب ومباني المدارس‪.‬‬

‫‪53‬‬

‫‪ .3.7‬شؤون الموظفين‬

‫الهدف العام‪:‬‬
‫متابعة الدوام الرسمي للموظفين حضوراً وانصرافًا واتخاذ الإجراءات اللازمة حيال ذلك‪.‬‬

‫الارتباط التنظيمي‪:‬‬
‫مساعد مدير المكتب للشؤون المدرسية‪.‬‬

‫الأقسام المشرف عليها‪:‬‬
‫موظفو المكتب‪.‬‬
‫المهام ‪:‬‬

‫‪ .1‬متابعة الموظفين في الحضور والانصراف وغيابهم‪.‬‬
‫‪ .2‬مساءلة الموظفين عن أسباب الغياب والتأخر‪.‬‬

‫‪ .3‬حصر ساعات التأخر والانصراف المبكر قبل نهاية الدوام‪.‬‬
‫‪ .4‬متابعة الموظفين أثناء تواجدهم في المكتب‪.‬‬

‫‪ .5‬عمل بيان عن كل موظف ورصيده من الإجازات الاضطرارية مع بداية كل عام ماليّ‪.‬‬

‫‪54‬‬

‫ثالثًا‪:‬‬
‫لجان المكتب ومنسقو‬

‫البرامج‬

‫وهي لجان منبثقة من الوحدات والشعب الإشرافية‪،‬‬
‫مكلفة بتفعيل صلاحيات مدير المكتب‪.‬‬

‫‪55‬‬

‫أولاً ‪ 9‬اللجان المكلفة بتفعيل صلاحيات مدير المكتب‬

‫الأعضاء المهام‬ ‫رئيس اللجنة‬ ‫اللجنة‬ ‫م‬

‫‪ ‬تسهيل عملية قبول الطلاب واستيعابهم في الددارس‪.‬‬ ‫‪ ‬مشرفو القيادة الددرسية‪.‬‬ ‫رئيس الشؤون‬ ‫قبول الطلاب‬ ‫‪0‬‬
‫‪ ‬توزيع معالجةكثافة الطلاب في الددارس‪.‬‬ ‫‪ ‬الدشرف على نظام نور‪.‬‬ ‫التعليمية‬
‫اختيار القيادات‬ ‫‪1‬‬
‫‪ ‬التواصل مع قادة الددارس في قبول الطلاب‪.‬‬ ‫رئيس الشؤون‬ ‫‪2‬‬
‫‪ ‬تعميد إدارات الددارس بقبول الطلاب الذين تنطبق‬ ‫التعليمية‬ ‫التميز‬ ‫‪3‬‬
‫البحوث‬
‫عليهم شروط القبول والتسجيل‪.‬‬ ‫مشرف تربوي‬ ‫والدراسات‬
‫‪ ‬تزويد الشؤون التعليمية بتقرير مفصل عن أعمال اللجنة‬ ‫رئيس وحدة‬ ‫التربوية‬
‫الإشراف‬
‫ومهامها‪.‬‬

‫‪ ‬حصر الدعلمٌن الذين لديهم قدرات قيادية للترشيح‬ ‫‪ ‬رئيس وحدة الإشراف‬
‫للوكالة وفق ضوابط شاغلي الوظائف التعليمية‪.‬‬ ‫‪ ‬رئيس شعبة الإدارة الددرسية‪.‬‬

‫‪ ‬تأىيل الصف الثاني من القيادات ( قادة – مشرفٌن )‪.‬‬ ‫‪ ‬مشرفو الإدارة الددرسية‪.‬‬
‫‪ ‬إعداد حركة تنقلات قادة ووكلاء الددارس بالدكتب وفق‬
‫‪ ‬مشرف التعليم الأىلي‪.‬‬
‫ضوابط الحركة‪.‬‬
‫‪ ‬إعداد تقرير عن عمل القيادة الددرسية بالدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬حصر وبرديد الدستحقٌن للتحفيز‪.‬‬ ‫‪ ‬ثلاثة من الدشرفٌن التربويٌن‪.‬‬
‫‪ ‬تعميم الأفكار الرائدة الدميزة على مدارس الدكتب‬

‫لمحاكاتها وتطويرىا‪.‬‬
‫‪ ‬منح الحوافز للمدارس والطلاب وشاغلي الوظائف‬

‫التعليمية الدتميزين على مستوى الدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬اعتماد الدوافقة على تنفيذ البحوث وتطبيق التجارب‬ ‫‪ ‬اثنان من الدشرفٌن التربويٌن‬
‫التربوية التعليمية لدنسقي الدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬إجراء البحوث والدراسات التي تسهم في حل‬
‫مشكلات الديدان التربوي والارتقاء بدستوى الإدارة‪.‬‬

‫‪56‬‬

‫تابع لللجان المكلفة بتفعيل صلاحيات مدير المكتب‬

‫المهام‬ ‫الأعضاء‬ ‫رئيس اللجنة‬ ‫اللجنة‬ ‫م‬

‫‪ ‬اعتماد برويل الاختبارات الفصلية للمدارس الدسائية‬ ‫‪ ‬ثلاثة من الدشرفٌن التربويٌن‬ ‫رئيس الشؤون‬ ‫المدارس المسائية‬ ‫‪0‬‬
‫التابعة للمكتب إلى الفترة الصباحية‪.‬‬ ‫الددرسية‬
‫‪ ‬رئيس الشؤون التعليمية‪.‬‬ ‫اللجنة المالية‬ ‫‪1‬‬
‫‪ ‬متابعة وضع الددارس الدسائية ووضع الحلول العلاجية‬ ‫‪ ‬رئيس وحدة الإشراف‬ ‫رئيس الشؤون‬ ‫الإعلام التربوي‬ ‫‪2‬‬
‫للعقبات التي تواجو الأداء الفني والإداري والتربوي في‬ ‫التربوي‪.‬‬ ‫الددرسية‬
‫‪ ‬مشرف رياضيات‪.‬‬
‫الددرسة‪.‬‬ ‫مشرف تربوي‬
‫‪ ‬اثنان من الدشرفٌن التربويٌن‬
‫‪ ‬تنظيم الدوارد الدالية للمكتب وعمليات صرفها بدا يسهم‬ ‫أحدهما لغة عربية‪.‬‬
‫في برقيق أىداف الدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬قبول الذبات والتبرعات الدالية والعينية من الذيئات‬
‫والأفراد‪.‬‬

‫‪ ‬فتح حساب مصرفي بأحد البنوك‪.‬‬

‫‪ ‬متابعة الدناسبات والفعاليات التي تتم في مدارس الدكتب‬
‫والعمل على إبرازىا في وسائل الإعلام والدواقع التربوية‪.‬‬
‫‪ ‬الاتفاق مع القطاع الخاص لرعاية برامج الدكتب وفق‬

‫الخطة الدعتمدة‪.‬‬

‫‪57‬‬

‫ثانياً‪ 9‬منسقو البرامج والمشاريع‬

‫منسق البرنامج‬ ‫الارتباط التنظيمي‬ ‫م البرنامج ‪ /‬المشروع‬

‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬ ‫الشؤون الددرسية‬ ‫التخطيط المدرسي‬ ‫‪1‬‬
‫الددرسية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬ ‫الشؤون التعليمية‬
‫الشؤون التعليمية‬ ‫جائزة التميز‬ ‫‪2‬‬
‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬ ‫الشؤون التعليمية‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬ ‫الشؤون التعليمية‬ ‫التدريب‬ ‫‪3‬‬
‫الشؤون التعليمية‬
‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬ ‫الشؤون التعليمية‬ ‫مشروع فينا خير‬ ‫‪4‬‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬ ‫الشؤون التعليمية‬
‫نظام نور‬ ‫‪5‬‬
‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬ ‫الجودة الشاملة‬ ‫‪6‬‬
‫‪7‬‬
‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬ ‫الاختبارات‬ ‫‪8‬‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬ ‫التحصيلية‬

‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬ ‫التعلم النشط‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬

‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬

‫مشرف تربوي يتم اختياره عن طريق الدساعد للشؤون‬
‫التعليمية بالتنسيق مع رئيس الإشراف التربوي‪.‬‬

‫‪58‬‬

‫ثالااً‪ 9‬الوحدات الإررافية‬

‫المهام‬ ‫الأعضاء‬ ‫رئيس الوحدة‬ ‫الوحدة‬ ‫م‬
‫رؤون المعلمين‬ ‫‪0‬‬
‫‪ ‬برديد الشواغر من مدارس الدكتب‪.‬‬ ‫‪ ‬منسق شؤون الدعلمٌن‪.‬‬ ‫الدساعد للشؤون‬
‫‪ ‬عمل حركة التكليف والإشراك وسد العجز‪.‬‬ ‫‪ ‬مشرف القضايا‪.‬‬ ‫الددرسية‬
‫‪ ‬إصدار قرارات التكليف ومتابعة مباشرات الدعلمٌن‬
‫‪ ‬اثنان من الدشرفٌن‪.‬‬
‫الدكلفٌن‪.‬‬

‫‪ ‬برديد الدواقع الدقترحة لفصول وبرامج التربية الخاصة‪.‬‬ ‫‪ ‬اثنان من الدشرفٌن التربويٌن‪.‬‬ ‫الدساعد للشؤون‬ ‫التخطيط المدرسي‬ ‫‪1‬‬
‫‪ ‬برديد مواقع الددارس المحدثة في نطاق الدكتب‪.‬‬ ‫‪ ‬مسئول الدباني بالدكتب‪.‬‬ ‫الددرسية‬

‫‪ ‬الدشاركة في لجنة استئجار الدباني الددرسية المحدثة التابعة‬
‫للمكتب‪.‬‬

‫‪ ‬اعتماد وتنفيذ نشاط مدرسي لزدد في مدارس الدكتب‬ ‫‪ ‬مشرفو النشاط‪.‬‬ ‫الدساعد للشؤون‬ ‫النشاط الطلابي‬ ‫‪2‬‬
‫خارج وقت الدوام الرسمي‪.‬‬ ‫‪ ‬أحد مشرفي التربية البدنية‪.‬‬ ‫التعليمية‬
‫‪ ‬أحد مشرفي التربية الفنية‪.‬‬
‫‪ ‬اعتماد الرحلات والزيارات الطلابية التعليمية التي تزيد‬
‫مدتها عن يوم دراسي واحد‪.‬‬

‫‪ ‬إيقاف تنفيذ أي برنامج أو نشاط مدرسي في كافة‬
‫مدارس الدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬اعتماد الزيارات التي تقوم بها مؤسسات في القطاع‬
‫الخاص أو العام لددارس الدكتب‪.‬‬

‫‪ ‬اعتماد برامج التنمية الدهنية لدنسوبي الدكتب وفق الخطة‬ ‫‪ ‬منسق التدريب بالدكتب‪.‬‬ ‫الدساعد للشؤون‬ ‫التدريب و النمو‬ ‫‪3‬‬
‫الدعتمدة‪.‬‬ ‫‪ ‬مشرف تربوي‪.‬‬ ‫التعليمية‬ ‫المهني‬

‫‪ ‬الاتفاق مع مؤسسات التدريب الأىلي الدعتمد لتنفيذ‬ ‫‪ ‬سكرتًن الشؤون التعليمية‪.‬‬
‫برامج تدريبية لدنسوبي الدكتب‪.‬‬ ‫‪ ‬سكرتًن وحدة الإشراف‪.‬‬

‫‪59‬‬

‫تابع للوحدات الإررافية‬

‫المهام‬ ‫الأعضاء‬ ‫رئيس الوحدة‬ ‫الوحدة‬ ‫م‬

‫‪ ‬دراسة ومتابعة التقارير من لجان التوجيو والإرشاد بالددارس‪.‬‬ ‫‪‬مشرفو التوجيو والإرشاد‪.‬‬ ‫الدساعد للشؤون‬ ‫التوجيه والإرراد‬ ‫‪4‬‬
‫‪ ‬متابعة تنفيذ أسابيع ( التمهيدي ‪ /‬التهيئة )ومتابعة التقارير التي‬ ‫‪‬أحد مشرفي الصفوف‬ ‫التعليمية‬ ‫‪5‬‬
‫الأولية‪.‬‬ ‫التخطيط والتطوير‬
‫ترسل من الددارس‪.‬‬ ‫التربوي‬ ‫‪6‬‬
‫‪ ‬الاطلاع على التقارير الواردة من الددارس ودراسة شأن بعض‬ ‫‪‬الدساعد للشؤون التعليمية‪.‬‬ ‫مدير مكتب التعليم‬ ‫‪7‬‬
‫الحالات الطلابية وإجراء اللازم وفق ما ورد في لائحة السلوك‪.‬‬ ‫‪‬الدساعد للشؤون الددرسية‪.‬‬

‫‪‬‬ ‫‪‬رئيس وحدة الإشراف‪.‬‬
‫‪‬رئيس وحدة الدعلومات‪.‬‬
‫‪ ‬تشخيص الواقع وبناء الخطة التشغيلية للمكتب‪.‬‬ ‫‪‬منسق التخطيط بالدكتب‪.‬‬
‫‪ ‬إعداد خطة مهنية شاملة لجميع برامج كل قسم وبرديد‬

‫الدشرفٌن عليها والدشاركة فيها‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة أعمال المجالس واللجان‪.‬‬
‫‪ ‬الإشراف والدشاركة في الخطة العامة للمكتب‪.‬‬
‫‪ ‬متابعة تنفيذ البرامج التشغيلية لأقسام الدكتب‪.‬‬

‫‪‬‬ ‫‪‬رئيس وحدة الدعلومات‪.‬‬ ‫مدير مكتب التعليم‬ ‫وحدة المعلومات‬
‫‪‬مشرف الحاسب الآلي‪.‬‬ ‫الأمن والسلامة‬
‫‪ ‬إنشاء بيانات ومعلومات إحصائية لددارس الدكتب من معلمٌن‬ ‫الدساعد للشؤون‬
‫وطلاب وموظفٌن‪.‬‬ ‫‪‬مشرف تربوي‬ ‫الددرسية‬

‫‪ ‬إنشاء قاعدة بيانات لدنسوبي الدكتب من موظفٌن ومشرفٌن‬ ‫‪‬ثلاثة من الدشرفٌن التربويٌن‪.‬‬
‫تربويٌن‪.‬‬

‫‪ ‬متابعة موقع الدكتب ووسائل التواصل الالكتروني للمكتب‪.‬‬
‫‪ ‬رفع متابعة تقارير الدكتب‪.‬‬

‫‪‬‬

‫‪ ‬تعليق الدوام الدراسي في الحالات الطارئة لددارس الدكتب كاملة‬
‫أو لرموعة منها‪.‬‬

‫‪ ‬إيقاف الدراسة أو العمل في الدباني الددرسية والإدارية التابعة‬
‫للمكتب التي تشكل خطراً على الطلاب أو الدوظفٌن‪.‬‬

‫‪ ‬التأكد من استيفاء شروط الأمن والسلامة في جميع مدارس‬
‫الدكتب‪.‬‬

‫‪60‬‬

‫المراجع‬

‫وثيقة سياسة التعليم في المملكة العربية السعودية‪.‬‬ ‫‪-1‬‬
‫وثيقة مكاتب التعليم‪.‬‬ ‫‪-2‬‬
‫‪-3‬‬
‫صلاحيات مديري ومديرات مكاتب التعليم‪.‬‬ ‫‪-4‬‬
‫الدليل التنظيمي والإجرائي لمدارس التعليم العام‬
‫‪-5‬‬
‫( الإصدار الثالث ‪1437/1436‬هـ )‪.‬‬
‫الدليل الإجرائي لمهام المشرف التربوي‬

‫( الطبعة الأولى ‪1433‬هـ‪1434/‬هـ )‪.‬‬

‫‪61‬‬