การบันทึกรายการค้าในสมุดรายวันทั่วไป

- ความหมาย ความสาคญั และประเภทของ 1-2
สมดุ บนั ทึกรายการขน้ั ตน้ 3-5
- รปู แบบสมดุ รายวนั ทวั่ ไป
- การบนั ทึกรายการคา้ ในสมดุ รายวนั ทวั่ ไป 6-7
(Journalizing)

ความหมาย ความสาคญั และประเภทของสมดุ บนั ทกึ รายการ

ขน้ั ต้น

สมุดบัญชีขั้นต้น หรือ สมุดรายวัน เป็นสมุดบัญชีท่ีเราใช้เพ่ือจดบันทึก
รายการคา้ ต่างๆ ทเ่ี กดิ ขน้ึ เปน็ อยา่ งแรก โดยการจดบันทึกรายการคา้ ทเ่ี กดิ ขึน้
นั้น จะต้องจดบันทึกโดยเรียงตามลาดับก่อนหลังของการเกิดรายการค้า
ประเภทของสมุดบัญชีขั้นต้น สมุดบัญชีขั้นต้นสามารถแบ่งได้เป็น 2 ประเภท
ดังน้ี

1. สมุดรายวันเฉพาะ (SPECIAL JOURNAL) คือ สมุดรายวัน
หรอื สมุดบัญชีขั้นตน้ ทีใ่ ชบ้ นั ทึกรายการคา้ ทเ่ี กดิ ข้นึ เร่อื งใดเรอื่ งหน่งึ โดยเฉพาะ

1.1 สมุดรายวันรับเงิน (CASH RECEIVED JOURNAL) เป็น
สมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าที่เกี่ยวกับการรับเงินเท่านั้น เช่น การรับ
รายได้ การรบั ชาระหนี้ เปน็ ต้น

1.2 สมุดรายวันจ่ายเงิน (CASH PAYMENT JOURNAL) เป็น
สมุดรายวันท่ีใช้บันทึกรายการค้าที่เก่ียวกับการจ่ายเงินเท่าน้ัน เช่น จ่าย
คา่ ใชจ้ ่าย ซือ้ สินทรพั ย์ จ่ายเงนิ ชาระหน้ี เป็นตน้

1.3 สมุดรายวันซื้อ (PURCHASES JOURNAL) เป็นสมุดราย
วนั ทีใ่ ชบ้ ันทึกรายการค้าท่เี ก่ยี วกบั การซื้อสนิ ค้าเปน็ เงนิ เชื่อเทา่ นน้ั

1.4 สมุดรายวันขาย (SALES JOURNAL) เป็นสมุดรายวันที่ใช้
บนั ทึกรายการค้าทเี่ กี่ยวกับการขายสินคา้ เปน็ เงินเช่ือเทา่ น้ัน

1.5 สมุดรายวันส่งคืนสินค้า (PURCHASES RETURNS AND
ALLOWANCE JOURNAL) เป็นสมุดรายวันที่ใช้บันทึกรายการค้าท่ี
เกีย่ วกบั การสง่ คืนสนิ ค้าทซี่ ้ือมาเปน็ เงนิ เช่ือเทา่ น้ัน

1.6 ส มุ ด ร า ย วั น รั บ คื น สิ น ค้ า ( SALES RETURNS AND
ALLOWANCE JOURNAL) เป็นสมุดรายวันท่ีใช้บันทึกรายการค้าที่
เกี่ยวกบั การรบั คนื สนิ ค้าทข่ี ายเปน็ เงินเช่อื เท่าน้ัน

2. สมุดรายวันทั่วไป (GENERAL JOURNAL) คือ สมุดบัญชี
ข้ันตน้ หรือสมดุ รายวนั ท่ีใช้จดบันทึกรายการค้าที่เกิดข้ึนทุกรายการ ถ้ากจิ การ
นั้นไม่มีสมุดรายวันเฉพาะ แต่ถ้ากิจการน้ันมีการใช้สมุดรายวันเฉพาะ สมุด
รายวนั ทว่ั ไปก็จะมีไว้เพ่ือบันทกึ รายการคา้ อน่ื ๆ ทีเ่ กิดขึน้ และไม่สามาถนาไป
บันทึกในสมดุ รายวนั เฉพาะเล่มใดเล่มหน่งึ ได้

รูปแบบสมุดรายวันทวั่ ไป

รูปแบบสมดุ รายวันทวั่ ไปจะมหี ลายรปู แบบ ซ่ึงกิจการจะเลือกใช้ตาม
ความเหมาะสมทั้งน้ีขน้ึ อยู่กับขนาดและลกั ษณะของการดาเนนิ ธุรกจิ ของกิจการ
น้ันๆ แต่รูปทีง่ ่ายและถือเป็นแบบมาตรฐาน (Standard Form)

จากรูปแบบของสมุดรายวันทั่วไปข้างต้น จะสามารถอธิบายถึง
ส่วนประกอบต่าง ๆ ของสมดุ รายวันท่ัวไป ได้ดงั น้ี

1. จะต้องมีคาว่าสมุดรายวันท่ัวไป (General Journal) อยู่หัว
กระดาษตรงกลางเพือ่ ท่จี ะบอกวา่ แบบฟอรม์ ทจี่ ดั ทาน้ีคอื สมุดรายวนั ทั่วไป

2. จะต้องมีเลขที่หน้าของสมุดรายวันท่ัวไปอยู่ตรงมุมบนขวามือของ
กระดาษเพ่ือบอกวา่ สมดุ รายวนั ทวั่ ไปที่บนั ทกึ อย่นู เี้ ป็นหนา้ ท่เี ท่าไร

3. ช่องท่ี 1 ของสมดุ รายวนั ทั่วไปเปน็ ช่องที่แสดงวันท่ี ของรายการค้าที่
เกิดข้ึน ซึ่งจะต้องเป็นวันท่ีท่ีเรียงลาดับก่อนหลังของรายการค้าท่ีเกิดข้ึน ใน
การบันทึกรายการในช่องวันท่ีน้ัน ให้บันทึกปีพ.ศ.ก่อน โดยบันทึกไว้อยู่ตรง
กลาง ต่อมาบนั ทกึ เดือน โดยบันทกึ ไว้ดา้ นหน้า แลว้ ต่อมาจงึ บนั ทกึ วนั ที่ หาก
วันต่อไปของรายการค้าท่ีจะต้องบันทึกบัญชีหากเป็นปีเดียวกัน เดือนเดียวกัน
ก็ไมจ่ าเปน็ ที่จะตอ้ งบนั ทกึ ปี พ.ศ. และเดือนใหมอ่ ีก

4. ช่องท่ี 2 เป็นช่องรายการ ใช้บันทึกรายการบัญชีที่จะต้องบันทึก
ทางด้านเดบิต รายการที่จะต้องบันทึกทางด้านเครดิต และคาอธิบายรายการ
โดยในการบันทึกรายการในช่องนี้ให้บันทึกบัญชีท่ีจะต้องบันทึกทางด้านเดบิต
ก่อน โดยให้บนั ทกึ ทางด้านซา้ ยของช่องให้ชิดเสน้ ซ้ายมอื ของช่อง หากรายการ
ค้าใดที่มีบัญชีที่จะต้องบันทึกทางด้านเดบิตมากกว่า 1 บัญชีให้บันทึกบัญชี
ทางด้านเดบิตให้หมดเสียก่อน จากน้ันให้บันทึกบัญชีที่จะต้องบันทึกทางด้าน
เครดิต โดยเย้อื งมาทางดา้ นขวามือเล็กน้อยประมาณหน่ึงน้ิวถึงหนึ่งนิ้วคร่งึ

หากรายการค้าใดมบี ัญชที จี่ ะต้องบันทึกทางดา้ นเครดิตมากกวา่ 1
บัญชีให้บันทึกบัญชีทางด้านเครดิตให้หมด ซ่ึงหลักการบันทึกบัญชีว่า
บัญชีใดบันทึกทางด้านเดบิต และบัญชีใดบันทึกทางด้านเครดิตนั้น จะ
ได้อธิบายต่อไปในหัวข้อหลักการบันทึกบัญชีคู่ จากน้ันให้เขียน
คาอธิบายรายการเพื่ออธิบายว่าเกิดรายการค้าอะไรเกิดขึ้นจึงทาให้
ต้องบันทึกบัญชีเช่นนั้น โดยการเขียนคาอธิบายรายการให้เขียนโดยชิด
ซ้ายติดกับเส้นทางด้านซ้ายของช่อง สุดท้ายให้ขีดเส้นใต้เพ่ือแสดงการ
สิ้นสุดการบันทึกรายการค้าน้ัน ๆ ในการขีดเส้นใต้น้ีให้ขีดเส้นใต้
เฉพาะช่องรายการเทา่ นนั้

5. ช่องท่ี 3 เป็นช่องเลขทบ่ี ัญชี ใชบ้ ันทึกเลขท่ีบัญชที บ่ี ันทกึ ไวใ้ น
ช่องรายการทง้ั ทางดา้ นเดบติ และเครดติ ซ่งึ เรอื่ งเลขที่บญั ชนี จี้ ะได้
อธบิ ายให้ละเอียดในหวั ขอ้ ถดั ไป

6. ช่องที่ 4 เป็นช่องเดบิต ใชบ้ ันทกึ จานวนเงนิ ทีบ่ ันทึกบญั ชแี ตล่ ะ
บญั ชีทางดา้ นเดบิต โดยแบง่ เป็น 2 ช่องยอ่ ย คอื ช่องบาท และช่อง
สตางค์

7. ชอ่ งที่ 5 เปน็ ช่องเครดติ ใชบ้ ันทกึ จานวนเงนิ ทีบ่ นั ทึกบญั ชแี ต่
ละบัญชที างด้านเครดติ โดยแบง่ เปน็ 2 ช่องย่อย คือช่องบาท และช่อง
สตางค์

การบนั ทกึ รายการคา้ ในสมดุ รายวนั ทว่ั ไป

หลกั การบันทึกบัญชี

การบันทึกบัญชจี ะมี 2 ระบบ คือ ระบบบัญชีเด่ียวและระบบบัญชี
คู่ ระบบบัญชีเด่ียวมักจะเกิดขึ้นในกิจการเจ้าของคนเดียว และมีการ
บันทึกบัญชีโดยผู้ที่ไม่มีความรู้ทางด้านบัญชี ซ่ึงอาจจะเป็นเจ้าของ
กิจการเป็นผู้บันทึกเอง การบันทึกบัญชีเป็นไปอย่างง่ายๆ และไม่มีการ
วิเคราะห์รายการค้า เม่ือกิจการต้องการทราบผลการดาเนินงานและ
ฐานะการเงินก็จะนาแนวคิดของระบบบัญชีคู่ไปปรับ ส่วนระบบบัญชีคู่
นั้นเป็นการบันทึกบัญชีอย่างมีหลักเกณฑ์ โดยนาผลจากการวิเคราะห์
รายการค้าไปบันทึกบัญชี ระบบบัญชีคู่เป็นระบบบัญชีท่ีเป็นที่ยอมรับ
และนยิ มใช้โดยทว่ั ไป

ลักษณะของการบันทึกรายการบัญชีจะแบ่งออกเป็น 2 ด้าน คือ
ด้านซา้ ยมอื เรยี กว่าดา้ นเดบิต สว่ นด้านขวามอื เรียกวา่ ด้านเครดติ

คาว่า เดบิตและเครดิตน้ัน เป็นทั้งคานามและคากริยา คานาม
หมายถึงด้านซ้ายมือและด้านขวามือ ส่วนคากริยาหมายถึงการบันทึก
บัญชีด้านซ้ายมือและด้านขวามือ

จากหลกั เกณฑข์ า้ งตน้ จะเหน็ ได้วา่

 ถา้ สินทรัพย์เพม่ิ ขนึ้ จะบันทกึ รายการทางดา้ นเดบติ
 ถา้ สนิ ทรพั ยล์ ดลงจะบันทึกรายการทางด้านเครดิต
 ถ้าหน้ีสินเพิ่มขึน้ จะบันทึกรายการทางดา้ นเครดติ
 ถ้าหนีส้ ินลดลงจะบนั ทึกรายการทางดา้ นเดบติ
 ถ้าส่วนของเจ้าของเพิ่มขึน้ จะบันทกึ รายการทางดา้ นเครดติ
 ถา้ ส่วนของเจา้ ของลดลงจะบนั ทกึ รายการทางดา้ นเดบิต
การบันทึกบัญชีในท่ีน้ีจะเป็นการบัญชีของกิจการเจ้าของคนเดียวและเป็น
ธุรกิจให้บริการดังนั้นการบันทึกบัญชีเกี่ยวกับส่วนของเจ้าของนั้น จะมีบัญชี
เพียง 3 บัญชีเท่าน้ันคือบัญชีทุน บัญชีถอนใช้ส่วนตัว/เงินถอน และบัญชี
สรุปผลกาไรขาดทุน สาหรับบัญชีรายได้และบัญชีค่าใช้จ่าย จะแยกไปเป็น
หมวด 4 และ 5 ตามลาดบั แต่หลักเกณฑ์ในการบันทึกบัญชีจะยดื หลักเกณฑ์
การบนั ทกึ หมวดสว่ นของเจา้ ของ โดยมรี ายละเอยี ดดังนี้

แบบทดสอบหลงั เรยี น การบนั ทกึ รายการคา้ ในสมดุ รายวนั ท่วั ไป