SLIDE CU3 LEVEL 3 (PART 1)

Bagi memastikan rekod - rekod yang dihasilkan daripada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
dikawal dan diuruskan dengan berkesan.

Meliputi semua rekod – rekod yang dihasilkan daripada pelaksanaan sistem pengurusan kualiti
selaras dengan keperluan MS ISO 9001.

Rekod : semua bukti berkaitan dengan perlaksanaan sistem pengurusan kualiti penyelidikan seperti
proposal, surat – menyurat, nota perbincangan, surat kelulusan agensi peruntukan / JPP – IMR dan

sekretariat NIH, rekod pengurusan pembelian, jadual aktiviti penyelidikan, senarai induk maklumat terperinci
untuk data penyendilikan, draf – draf penerbitan dan pembentangan.

a) JPP – IMR : Jawatankuasa Penyemakan Penyelidikan IMR
b) NH : National Institutes Of Health









ISO 9000 menetapkan supaya organisasi mendokumenkan sistem kualiti yang terdiri dasar dan objektif kualiti,
proses, prosedur, tanggungjawab dan kuasa serta skruktur bagi menguruskan proses- proses berkenaan

Clause 4.2.1 dalam ISO 9001 menyatakan bahawa :
Pembekal hendaklah mewujud, mendokumen dan menyenggarakan sistem kualiti bagi memastikan produk
yang dikeluarkan mematuhi spesifikasi-spesifikasi yang ditetapkan. Pembekal juga hendaklah menyediakan
Manual Kualiti.

Dokumen : Adalah terdiri daripada prosedur, dasar atau arahan bertulis yang dikeluarkan oleh
organisasi. Ia menyediakan panduan, penerangan dan arahan tentang bagaimana
hendak melaksanakan tugas dalam organisasi.

Rekod : Ialah maklumat yang dapat membuktikan bahawa sesuatu aktiviti bagi mencapai
objektif kualiti organisasi telah dijalankan. Rekod hanya wujud selepas sesuatu aktiviti
atau tugas dilaksanakan.

• Menyebarkan maklumat mengenai komiten pengurusan terhadap kualiti ke seluruh organisasi.
• Struktur organisasi dan tanggungjawab kakitangan dinyata dan dijelaskan
• Memberi penerangan yang jelas mengenai sistem pengurusan kualiti kepada semua onggota organisasi.
• Menyebarkan arahan dan penerangan mengenai tugas.
• Kaedah kerja dapat diseragamkan bagi menjamin produk dan perkhidmatan mencapai kualiti yang kosisten.
• Memudahkan standard – standard dipatuhi.
• Mewujudkan sistem kualiti.

Standard ISO 9000 menetapkan supaya organisasi mewujudkan dokumen mengikut empat peringkat seperti berikut.
• Manual kualiti
• Prosedur
• Arahan kerja
• Dokumen sokongan

Peringkat ini bertujuan untuk memudahkan pengenalpasti semua dokumen utama dalam sistem kualiti. Di
samping itu, juga memudahkan dokumen dikaitkan diantara satu sama lain.

❖ Manual kualiti merupakan dokumen yang wajib disediakan oleh organisasi.

❖ Dokumen ini mengandungi dasar dan objektif kualti, penerangan ringkas mengenai aktiviti
pengurusan kualiti organisasi termasuk bagaimana elemen dalam 150 9001 atau ISO 9002
dipatuhi, ia hendaklah rigkas, tepat dan jelas

❖ Dalam kebanyakan kes ia tidak melebihi 40 muka surat. Dokumen ini boleh dianggap
sebagai dokumen sign post atau roadniup bagi sistem kualiti.

• Menjelaskan komitmen pihak pengurusan terhadap kualiti menberi gambaran menyeluruh mengenal
sistem kualiti.

• Dijadikan sebagai alat untuk melatih pekerja baru.
• Menyebarkan maklumat mengenai program kualiti organisasi kepada pelanggan.
• Dijadikan rujukan asas semasa semakan pengurusan dijalankan.
• Menyediakan asas bagi mengaudit sistem kualiti, dan.

• Dijadikan sebagai dokumen penting bagi mendapat pengiktirafan ISO 9000.

*** Manual kualiti boleh diwujudkan dalam berbagai cara bergantung kepada saiz organisasi, jenis aktiviti yang dijalankan
dan skop operasi organisasi.

• Pentadbiran dokumen (document administarion)
• Dasar kualiti organisasi
• Penerangan menyeluruh mengenai sistem kualiti
• Dasar dan penerangan mengenai setiap elemen system outline ISO 9001 atau ISO 9002
• Rujukan system outline kepada prosedur

MS ISO 10013 “ Guidelines For Developing Quality Manual ” adalah sumber rujukan bagi penyediaan
manual kualiti.

NOTA : Siri MS ISO 10013 boleh diperolehi daripada SIRIM.

Prosedur adalah tujuan dan turutan langkah – langkah (proses kerja) bagi melaksanakan sesuatu aktiviti.
Prosedur juga menerangkan mengenai aktiviti – aktiviti yang dilaksanakan dengan lebih baik terperinci dari
asrek – aspek berikut :

• Bagaimana ia dilaksanakan, bila perlu dilaksanakan, di mana ia dilaksanakan.
• Mengapa tindakan perlu dibuat.
• Siapa yang melaksanakannya.

Prosedur boleh juga didokumenkan dalam bentuk penerangan carta aliran kerja. Prosedur – prosedur yang
didokumenkan hendaklah mematuhi keperluan –keperluan elemen yang berkaitan sistem kualiti ISO 9000
dan proses – proses utaman dalam organisasi.

Prosedur bertujuan untuk :
• Memberi panduan dan arahan yang jelas bagi menjalankan sesuatu aktiviti.
• Menerangkan hubungkait satu aktiviti dengan aktiviti – aktiviti lain.

Perkara –perkara yang perlu didalam kandungan prosedur adalah seperti berikut :
• Pengenalan
• Prosedur
• Kawalan dokumen

Arahan kerja menerangkan bagaimana melaksanakan sesuatu langkah tugas, demi langkah –langkah
tersebut mengikut turutan secara terperinci.

Arahan – arahan kerja yang diperlukan hendaklah dikenalpasti dan didokumenkan. Keperluan bagi menyediakan
arahan kerja adalah bergantung kepada faktor – faktor berikut

• Pengalaman dan pengetahuan individu yang menjalankan tugas contohnya, pekerja baru dan kurang

berpengalaman memerlukan arahan kerja.
• Kelayakan yang diperlukan contohnya, Doktor bedah tidak memerlukan arahan kerja untuk membedah

pesakit.
• Tahap kerumitan (complexity) sesuatu tugas

✓Borang ✓Kaedah Pengujian ✓Rujukan Standard

✓Lakaran ✓Rekod ✓Manual Penyenggaraan

✓Buku

Standard ISO 9000 memerlukan organisasi mengawal semua dokumen yang mewujudkan dalam sistem
kualiti. Dokumen – dokumen ini perlu dikawal bagi memastikan ianya :

• Diwujud dan dilulus mengikut prosedur yang telah ditetapkan
• Diedarkan dalam keadaan terkawal bagi memastikan yang dokumen tersebut hanya boleh dimiliki oleh

mereka yang dibenarkan sahaja.
• Dipinda secara terancang dan terkawal serta diluluskan oleh pihak yang diberikan kuasa.

• Ditarik balik secara sistematik apabila ianya tidak digunapakai lagi.

• Penyediaan dan kuasa meluluskan dokumen. • Memberi nombor pengenalan dokumen
• Pengedaran dan kawalan dokumen. • Penyenggaraan senarai induk.

Dalam menyediakan dokumen bagi prosedur – prosedur baru atau membuat pindaan ke atas prosedur –
prosedur yang sedia ada, organisasi perlu menentukan pihak – pihak yang bertanggungjawab bagi
meluluskan dokumen mengikut peringkat dalam organisasi seperti contoh dibawah :

Organisasi hendaklah memastikan dokumen – dokumen yang diedarkan kepada pihak – pihak yang
memerlukannya. Untuk itu organisasi perlu :

• Menentukan dokumen dan pihak yang patut menerimanya
• Mengenalpasti dan menyenaraikan pihak yang menerima dokumen iaitu dengan memperuntukkan nombor

– nombor tertentu kepada penerima.
• Mendapatkan kembali dokumen – dokumen daripada penerima sekiranya ada pindaan dan menggantikan

dengan dokumen yang telah dikemaskinikan.
• Menandakan dokumen yang tidak digunakan contohnya, dengan mengecop OBSOLETE sekiranya

dokumen – dokumen tersebut perlu disimpan.