Feuille de route - 16 Mars LENS 1998 1. Préparation du lieu Réunion générale le 13 mars : repérage des lieux, réaliser des plans pour voir emplacement de chaque personne du staff + emplacement des caméras. 15 Mars (2h) : - Faire une liste pour accès parking intérieur - Réception du champagne (16h) : mettre au frais
2. Arrivée des joueurs Arrivée Nom Date Heure Lieu Locomotion povenir jusqu’au lieRDV Frédéric Déhu 16 8h50 Lille Infinity NavettJean-Guy Wallemme 16 11h30 Tourcoing (adresse) Infinity navetteGuillaume Warmuz 16 11h40 Gare Arras Bastien Michaël Debève 16 12h - Voiture personneYoann Lachor 16 12h - Voiture personneTony Vairelles 16 13h13 Gare Arras Julie Eric Sikora - 19h (soirée uniquement) - Voiture personne
Départ our eu de Besoins locatifs Date Heure Lieu Locomotion pour départ e du 16.03 9h30 au 17 après-midi 17 Vol 16h20 Lille Bastien e Nuit 16 au 17 17 Départ 13h Wasquehal Infinity navette Nuit 16 au 17 17 Tôt matin Gare d’Arras Bastien elle - - - - Voiture personnelle elle - - - - Voiture personnelle Nuit 16 au 17 17 Train 7h00 Gare d'Arras Bastien elle - - - - Voiture personnelle
Invités faisant partie de l’effectif 1998 (staff, autres joueurs, etc.) et qui sété préparée en amont (boissons et encas) : Joueurs - Guillaume Warmuz - Tony Vairelles - Frédéric Déhu - Michaël Debève - Eric Sikora - Jean-Guy Wallemme - Yoann Lachor Staff 1998 - André Lannoy - Cédric Berthelin - Denis Bucher - François Brisson - Georges Tournay - Hervé Arsène - René Mignon - Stéphane Bigeard - Xavier Meride Invités - Arnaud Pouille - Benjamin Parrot - Chérif Oudjani - Fabien Simon - Franck Haise - Martine Mauriaucourt - Laurent Duporge - Patricia Leclerc Média - France bleu Nord : Sylvain Charley - France 3 : Jean-Luc Douchet Peut-être : familles des joueurs Debève, Lachor et Warmuz
seront reçu dès 18h dans la petite salle (= salle dans l’Arena qui aura
3. Journée 16 Mars : 1ere partie Fairway : - Repas avec les joueurs au restaurant du Fairway - Diffusion du match au fairway hotel du golf d’Arras - France 3 : Réalisation de petits clips vidéos avant le départ pour l’Aréna - Départ 17h05 pour l’Arena Arena : - Dès 15h Installation multimédia : (2 caméras dont 1 à la console avec l’ordinateur et 1 en frontale) et filage + 1 responsable hôtesses Baudimont - Installation du mobilier - Accueil traiteur et installation du buffet (15h) (besoin de 2 étudiants) - Placement des invités staff 98 avec micro à disposition (devant côté) - Placement des invités premium (rangées devant milieu) - Placement des journalistes (devant côté) - Préparation de la « salle d’attente » des invités et des joueurs (boissons et en cas) - (Mettre au frais si besoin : alimentation et boissons) - Disposer les fauteuils dans l’amphithéâtre (9) + bouteilles d’eau à chaque siège + verre, livre et fiches Bastien table bas côté porte - Installer écran retour - Explication des missions, installation et consignes pour chaque équipe. 4. 2eme partie : petite salle / arrivée et installation du public - Arrivée des invités faisant partie de l’effectif 1998 (staff, autres joueurs, etc.) qui seront reçus à partir de 18h (Xavier Meride 17h45) et jusqu’à 18h45 dans un salon privé de l’Arena, afin qu’ils se retrouvent tous ensemble. Les invités staff qui arriveront après 18h45 seront directement conduits dans l’amphithéâtre. - 18h : photos portrait de 3 invités pour la revue : Stéphane Bigeard, Johan Molly et Jérôme Lepagnot - 18h30/18h55 : Scan des billets à l'entrée - Accueil et orientation public (entrée par le bas de l’amphi) - Accueil et orientation des invités (entrée par le bas de l’amphi) - Accueil et orientation des invités premium et accompagnement jusqu’à la petite salle (Mélanie à l’accueil et accompagnement jusqu’à la petite salle par une hôtesse). Une fois que le staff 1998 est entièrement arrivé, envoyer un message à Mélanie. - Placement du public (entrée par le bas de l’amphi) + réserver sièges pour invités (12 places milieu, 4 de chaque côté, rangée complète = 20) Les invités premium, staff 1998 et journalistes auront des places attitrées. Enlever le papier du siège lorsque l’on place une personne. - Petite salle : joueurs, invités staff 98 + premium - réalisation de petits clips vidéo par France 3 et direct de 3 minutes (19:05 - 19:08) - 18h55 : Mélanie va chercher tout le monde dans la petite salle (sauf Bastien et les joueurs qui arriveront après). - 19:15 : arrivée des joueurs dans l’amphithéâtre (Mélanie ira les chercher). Entrée par le haut et Bastien par le bas. 5. 3eme partie : conférence - Échange 1h30 : répartition du temps de parole : ⅔ joueurs et ⅓ interactions avec le public.
- Clips vidéo pour illustrer les propos… - Moment des remerciements partenaires : affichage logos partenaires - 1 hôtesse qui fait passer le micro dans le public (responsable des hôtesses). - Julie qui fait passer un micro aux journalistes - Mélanie fait passer le micro entre les invités staff 1998 - Fin de la conférence 21h 6. 4eme partie cocktail - Interviews réalisées par les étudiants dans l’une des “ailes” du hall (affiche partenaires). - Distribution du buffet par les hôtesses (4) - Service au bar (2) - Table et hôtesse pour vente de livres Stéphane Bigeard Besoin en hôtesses : 16 personnes Référente : Mélanie - 07 88 00 06 33 - [email protected] Responsable des hôtesses : 06 58 56 03 45 - [email protected] Tenue : pantalon et chaussures noires, t-shirt blanc et veste ou chemise blanche Repas : les étudiants pourront se restaurer pendant une pause durant la soirée (repas non pris en charge). Salle de pause mise à disposition pour vous restaurer et déposer vos affaires. - Accueil public (entrées : 2 personnes, scannage des billets ?) - Installation traiteur (15h : 2 personnes) - Orientation public : 5 personnes dispersées dans les couloirs et hall pour orienter vers l’amphithéâtre et qu’il n’y ait pas de stagnation de groupes éparpillés. - Accueil invités : 2 personnes : les orienter dans la « salle d’attente ». 1 des 2 personnes toujours à l’accueil quand l’autre amène les personnes à la salle. - Placement public : 1 personne à la porte, 2 personnes en bas, 2 personnes en haut : but : éviter au maximum les vides entre les places. - Placement invités 2 personnes (+dont 1 qui restera et fera circuler le micro entre les invités staff 98) - Si besoin vestiaire, 1 personne d’orientation pourra venir au vestiaire - Buffet : 2 personnes Bar, 4 personnes service, 1 personne vente de livres Stéphane Bigeard - Désinstallation traiteur (23h - 2 personnes)