DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 10 Bincangkan Yang Berikut : a. Apa pandangan anda mengenai Ali sebagai seorang penyelia. b. Jika Ali digantikan dengan seorang penyelia yang mengamil berat mengenai perhubungan kemanusiaan, apa akan terjadi? c. Apakah peranan seorang penyelia di dalam mempastikan matlamat syarikat yang dapat dicapai.
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 11 Definasi Delegasi : Delegasi adalah pemindahan kuasa dari seorang ketua kepada pekerjanya. Ini membolehkan pekerja untuk membuat keputusan iaitu memindahkan kuasa untuk membuat keputusan dari satu peringkat yang tinggi kepada peringkat yang lebih rendah. Adalah penting untuk membezakan delegasi dengan partisipasi kerana partisipasi adalah penyertaan untuk membuat keputusan bersama yang dikongsi manakala delegasi adalah keputusan sendiri. Delegasi berlaku di dalam EMPAT peringkat: 1. Pembahagian (Alokasi) Tugas. 2. Delegasi (Pemindahan) Kuasa. 3. Pemberian atau pengagihan tanggungjawab. 4. Penciptaan situasi bagi di pertanggungjawabkan. Kenapa Delegasi Penting? Delegasi adalah penting dan mempunyai banyak faedah. Antaranya adalah: 1. Delegasi melapangkan masa ketua untuk melakukan kerja baru yang lebih mencabar. 2. Delegasi boleh memperbaiki skil membuat keputusan yang lebih cemerlang. 3. Delegasi membangunkan dan mengalakkan pekerja. 4. Delegasi menambahkan komitmen atau semangat kesungguhan bekerja di kalangan pekarja. 5. Delegasi memperbaiki dan menambahkan kemesraan hubungan dikalangan pekerja dan ketua. UNIT 2: DELEGASI DAN PENGAGIHAN KERJA YANG BERKESAN
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 12 Faktor bagi menentukan Proses Delegasi. 1. Kebolehan dan kecekapan bekerja. 2. Kepentingan keputusan yang akan dibuat. 3. Beban tugas atau kerja seorang ketua. Proses Delegasi. 1. Tugasan yang hendak didelegasikan a. Apa yang hendak diagihkan b. Apa yang boleh diagihkan. 2. Siapa yang patut buat dan kenapa. a. Sebab untuk delegasi - Mengurangkan beban kerja sendiri. - Menyediakan pengganti semasa ketiadaan ketua - Membangunkan pengetahuan kakitangan. b. Kepada siapa hendak diagihkan ? Adakah dia…….. - Mempunyai kebolehan untuk melakukan tugas tersebut. - Mempunyai keyakinan diri untuk melakukannya. - Mampu untuk menjalankan tugas tambahan ini. 3. Berbincang dan berjumpa dengan pekerja yang ditugaskan. a. Bersetuju melakukan tugasan. b. Menerangkan tugasan. c. Menguji kefahaman. d. Berbincang bagaimana hendak melakukan tugasan. e. Memberi latihan. f. Bersetuju mengenai tarikh perbincangan seterusnya. g. Tetapkan “date line” dan tarikh perbincangan akhir. 4. Prestasi Tugasan a. Tentukan review tugasan, b. Jangan menggangu c. Jangan mengambil balik tugasan yang diberikan.
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 13 5. Pemeriksaan akhir dan Penilaian a. Bagaimana tugasan dijalankan. b. Apa yang telah dipelajari. 6. Penilaian Diri a. Bagaimana Proses delegasi yang diberikan. b. Adalah proses ini akan diulangi dan diteruskan.
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 14 HALANGAN- HALANGAN DIDALAM DELEGASI Bincangkan didalam kumpulan anda kenapa……………………….. 1. Ketua tidak mahu menjalankan delegasi atau pengagihan kerja ? ________________________________________________ ________________________________________________ 2. Pekerja tidak mahu menerima delegasi atau takut bila pengagihan kerja diberikan ?
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 15 KAJIAN KES: DELEGASI Banyak pakar pengurusan berpendapat bahawa konsep delegasi adalah satu elemen yang sangat penting apabila pihak pengurusan ingin melaksanakan amalan hubungan manusia dalam organisasinya. Tetapi proses delegasi yang tidak dilakukan dengan menggunakan strategi-strategi tertentu tidak menghasilkan kesan- kesan yang diharapkan. Apabila melakukan delegasi terhadap pekerja beberapa langkah tertentu dapat dijadikan panduan: Langkah 1 Huraikan kepentingan proses delegasi kepada pekerja bawahan. Langkah 2 Gunakan tugas yang di delegasikan itu sebagai asas untuk mendorong pekerja bawahan. Langkah 3 Huraikan satu persatu kepada pekerja bawahan tugasan yang perlu dilakukan dan mendapatkan pandangan dan maklumbalas darinya. Langkah 4 Nyatakan secara spesifik segala tanggungjawab dan kuasa yang terlibat. Langkah 5 Pastikan pekerja bawahan benar-benar faham tentang tugas yang didelegasikan, segala tanggungjawab dan kuasa yang terlibat. Tetapkan tarikh untuk membuat semakan semula.
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 16 Bakar adalah seorang Pengetua di Institut Kemahiran MARA di Kuala Lumpur. Dia telah menerima arahan dari Pengarah Kemahiran MARA untuk membeli sebuah Mesin Fotostat untuk kegunaan di Unit Peperiksaan di IKM tersebut. Oleh kerana sibuk dengan beberapa tugas lain, Bakar bercadang untuk membuat delegasi dan menyerahkan tanggungjawab tersebut kepada Rosnani, salah seorang pegawai di Institut tersebut. Baca dialog berikut dan berpandukan kepada langkah 1 hingga 5, jawab soalansoalan seterusnya. Bakar: Terima kasih kerana datang berjumpa saya, Rosnani. Silakan duduk. Tujuan saya ingin berjumpa awak adalah untuk memberitahu awak bahawa Pengarah Bahagian Kemahiran telah mengarahkan kita untuk membeli sebuah mesin fotostat untuk kegunaan Unit Peperiksaan. Jadi sebelum kita membuat keputusan mengenai mesin yang hendak dibeli, kita perlu mendapatkan beberapa maklumat tertentu. Oleh kerana saya agak sibuk, saya minta awak untuk mengambil alih tugas pembelian ini. Rosnani: Hm….. Sebenarnya saya tidak berapa berpengalaman dalam soal mesin fotostat ini. Bos. Bakar: Itu soal kecil, Nani. Apa yang penting kita perlu seorang yang cekap dalam mengumpulkan maklumat tentang pendapat-pendapat kakitangan dalam kilang ini, dan orang yang dapat saya percayai untuk melaksanakan tugas ini adalah awak. Saya tidak yakin orang lain dapat menyempurnakan tugas ini seperti awak. Rosnani: Sebenarnya saya menghargai kepercayaan bos terhadap saya, tetapi bos perlu terangkan apa yang perlu saya lakukan. Bakar : Saya mahu awak hubungi pembekal dan dapatkan butir-butir tentang sifatsifat brand mesin fotostat yang terkenal. Kemudian kemukakan butir-butir tersebut kepada semua kakitangan Unit Peperiksaan ini dan minta mereka nyatakan pilihan mereka dalam jumlah purata salinan fotostat yang boleh mereka buat dalam sebulan. Serahkan maklumat tersebut seminggu dari sekarang. Bagaimana boleh, Rosnani ? Rosnani: Saya tidak beberapa jelas dengan sifat- sifat mesin fotostat yang bos nyatakan itu ! Bakar: Sifat-sifatnya adalah seperti automatik atau tidak, ada kemudahan untuk membesar atau mengecilkan teks, salinan kedua-dua muka dan lain-lain yang berkaitan. Rosnani: Oh…begitu… barulah saya faham. Bakar: Dan apabila awak jumlahkan pilihan kakitangan mengikut brand mesin, saya mahu cadangan awak mengenai mesin yang sesuai yang patut dibeli dalam memenuhi keperluan semua.
DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4) NYV 3082 SUPERVISORY SKILL _______________________________________________________________________________________________________ BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 17 Rosnani: Ok. Cuma saya muskil ialah sama ada kakitangan Unit Peperiksaan bersedia untuk menyatakan pilihan mereka kapada saya atau lebih suka untuk memberitahu terus kepada bos. Bakar: Saya yakin awak tidak akan menghadapi sebarang masalah. Saya akan mengeluarkan notis bahawa awak telah memperolehi autiriti daripada saya dan tugasan ini amat penting. Rosnani: Saya rasa tindakan bos ini akan membantu dam memudahkan kerja saya. Bakar: O.k, sekarang ada apa-apa soalan lagi ? Rosnani: Berapa lama masa yang Bos berikan, dan bila patut saya mulakan tugas ini ? Bakar: Mulakan pagi ini dan ambillah seberapa banyak masa diperlukan untuk membolehkan ia siap dalam masa seminggu. Saya akan arahkan Mamat untuk membantu awak menjalankan tugas menaip yang awak lakukan hari-hari itu. Rosnani: Hm…… Saya tak ada apa-apa soalan untuk setakat ini. Mungkin kalau ada soalan yang timbul kemudian, saya akan datang berjumpa bos. Bakar: Awak boleh jumpa saya bila-bila masa kalau menghadapi kesulitan. Jadi sebelum awak pergi, biar kita pastikan yang saya telah memberi penjelasan yang jelas. Cuba awak ringkaskan arahan saya tadi ? Rosnani: Bos mahu saya membuat senarai tentang cirri-ciri mesin fotostat yang popular masa kini dan buat analisis terhadap pilihan semua kakitangan dalam Unit Peperiksaan dan jumlahkan pilihan-pilihan mereka mengikut jenama mesin. Bos juga mahukan saya bertanyakan tentang jumlah salinan yang mereka buat dalam sebulan kemudian jumlahkan keseluruhannya. Akhirnya bos minta cadangan saya tentang jenis mesin yang paling sesuai yang memenuhi kehendak semua. Bakar: Tepat sekali, Nani, sesungguhnya awak telah menambahkan keyakinan saya yang awak akan dapat menjalankan tugas ini dengan baik. Rosnani: Saya harap begitulah bos!, terima kasih kerana memberi peluang kepada saya untuk menjalankan tugas yang penting ini. Bakar: O.k. Saya rasa elok awak mulakan tugas ini secepat mungkin. Dan saya ingin mendengar laporan awak minggu depan di sini jam 10 pagi. Rosnani: O.k Bos, saya akan tunaikan tugas ini.