UNIT 5

DPP C2(b)

Institut Kemahiran MARA
Kuching Sarawak

INFORMATION SHEET

PROGRAM : DCS SEMESTER : 4
SESSION :
CODE/ COURSE: NYV 4027 PROJECT SHEET NO : IS 5
LECTURER :
MANAGEMENT

WEEK : 8,9

TOPIC : 5.0 PROJECT COST CONTROL
SUB-TOPIC :
5.1 Monitoring project cost.
Control supply of material
Control time element
Control workforce
Control wastage

LEARNING At the end of the lesson, the students will be able to :
OUTCOME :
1. Define the project cost control.
2. Monitoring the project cost control..
3. Solve problem / cause project cost control.

1.0 PENGENALAN
Sebagai seorang Penyelia, disamping bertanggungjawab mengawal pekerja

dibawah seliaannya dan mempastikan pekerja dapat digerakkan dengan tugasan
masing-masing dengan sempurna. Disamping mengawal, mengawas serta memberi
bimbingan kepada pekerja dibawah kawalanya, satu tugas yang jua penting perlu juga
dipertanggungjawab kepada seseorang yang dipanggil Penyelia iaitu berhubung bahan
dan alat kelengkapan bengkel atau projek yang dikendalikan.

Penyelia peru tahu bila masanya alat atau bahan itu perlu dilengkapkan supaya tidak
tergendala bagi sesuatu kerja atau proses pembuatan pengeluaran produktiviti. Jika

Page 1 of 17

DPP B2(b)

penyelia dikehendakki rnelengkapkan bengkel baru umpamanya beliau diarahkan
melengkapkan keperluan bahan dan alatan haruslah diusahakan dengan kadar segera.

Penyelia tidak boleh mengelak dan melaksanakan tugas tersebut. Untuk itu
diturunkan beberapa perkara yang peru dipelajari dan dihayati supaya seorang penyelia
itu benar-benar faham dan tahu akan tanggungjawabnya sebagai seorang penyelia
apabiIa menjawat jawatan tersebut.

2.0 PEMBELIAN ALATAN DAN BAHAN
Beberapa Iangkah harus diperhatikan sebelum permohonan pembelian

dilakukan oleh seorang penyelia.
2.1 Penyelia akan diarahkan membuat permohonan pernbelian alat pada
pertengahan tahun untuk bekalan persiapan bagi tahun yang akan datang.
Seorang pengurus perlulah merujuk kepada pekerja dibawahnya apa-apa
alatan yang rosak untuk digantikan dan membuat forecasting (ramalan)
akan kerja dan matlamat bagi tahun hadapan (Perlu diadakan mesyuarat
khas dengan anggota dibawahnya dan dengan orang atasan bagi
mendapatkan makiumat).
2.2 Hasil daripada perbincangan pengurus akan diberikan satu senarai.
“Pecahan peruntukan belanja” pembangunan bagi setiap seksyen dibawah
kawalan masing-masing. Penyelia bolehlah menulis alatan dan bahan yang
diperlukan dan terangkan sebab-sebab diperlukan alatan tersebut.dalam
satu borang dan majukan keperingkat atasan bagi mendapatkan kelulusan.
2.3 Kedapatan diantara borang diturunkan jenis-jenis Vote dan keterangan serta
sesyen-seksyen berkaitan dengan permohonan alatan tersebut.
2.4 Votenya akan terdiri daripada penyataan alatan yang dinyatakan melebihi RM
1,000 dan kurang dan RM 1,000.
2.5 Penyelia perlu menyenaraikan semua alat yang hendak dibeli, didalam
“Borang senarai peralatan untuk setiap seksyen (Format borang ini berbeza
dan satu organisasi dengan yang lain).
2.6 Penyelia perlu penuhkan semua ruangan borang tersebut dengan lengkap
dan nyatakan Vote Priority dan Kod Kelasifikasi Alatan dan Bahan. (Sila
tunjukan borang yang digunakan dalam organisasi anda).
2.7 Setelah semua urusan selesai, perlu pengurus serahkan kepada majikan
untuk ketulusan pembelian.

Page 2 of 17

DPP B2(b)

3.0 PROSES SEBUTHARGA
Apabila kelulusan diperolehi sebutharga akan dikeluarkan oieh pibak organisasi,

seterusnya penyelia perlu membuat senarai semula Alat / Bahan berasingan, Borang
sebutharga yang standard (borang standard organisasi) perlu dilengkapkan dengan
jelas agar semua butiran seperti spesifikasinya dan kuantiti dapat disahankan.

3.1 Lakukan permilihan beberapa Syarikat yang sememangnya arif dan betul
diyakini barangan bekalannya. Penyelia boleh memajukan permohonan
untuk ditender kepada 5 hingga 7 syarikat, tetapi sekiranya tender dilakukan
secara terbuka (open tender) dan alat melebihi RM 50,000, mungkin berlaku
syarikat yang memberi respon melebihi 7 syarikat.

3.2 Pihak Pentadbiran pusat-akan seterusnya menghantar sebutharga tersebut
kepada syarikat serta menetapkan jangka masa mesti dikembalikan, setelah
dikembalikan, bahagian pentadbiran akan menyerahkan kembali kepada
penyelia untuk proses menganalisis tawaran-tawaran tender, disini pengurus
dapatlah menentukan dan memilih tawaran yang paling rendah tapi
berkualiti mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

4.0 MEMBUAT ANALISIS SEBUTHARGA.
(Borang sebutharga yang disediakan oleb Organisasi masing-masing)
4.1 Penyelia akan senaraikan semula alat/bahan keatas borang analisis
sebutharga serta masukkan spesifkasi asal dan spesifikasi syarikat dan
penuhkan semua butir-butir yang diperlukan dengan sejelas-jelasnya.
4.2 Setelah semua maklumat diisi, penyelia bersama Ahli Jawatankuasa
sebutharga akan bersidang untuk memilih syarikat yang rnenawarkan harga
yang murah atau berpatutan.

5.0 MEMBUAT PROSES MENGELUARKAN PESANAN (Local Order)
5.1 Pihak majikan akan mengeluarkan pesanan kepada syarikat yang berjava
menawarkan barangan yang harganya murah serta mengikut spesifikasi
yang ditetapkan.
5.2 Tempoh penghantaran juga dinyatakan seperti yang ditetapkan oleh syarikat
atad pihak majikan (Sila rujuk borang pesanan kerajaan atau mara).

Page 3 of 17

DPP B2(b)

6.0 PENERIMAAN PESANAN (ALAT / BAHAN ) DARIPADA SYARIKAT.
6.1 Stor induk akan terima barangan tersebut, direkod dan disimpan. Pihak stor
akan maklumkan kepada Ketua-ketua seksyen atau penyelia supaya pihak
tersebut boleh ambilnya.

7.0 PENGELUARAN ALAT / BAHAN DARI STOR INDUK
7.1 Ketua Kursus/Ketua Seksyen atau jelasnya penyelia akan dapatkan
barangan keperluan dan Stor Induk untuk dikeluarkan dengan rnengunakan
borang, pengeluaran alat atau bahan untuk digunakan dan seterusnya
membawa barangan tersebut ke bahagian kerja masing-masing.
7.2 Penyelia kemudiannya perlu merekodkan dalarn buku Ledger keluar/masuk
(Alat / Bahan) mengikuLkeperluan semasa dengan menguna borang keluar
alat / Bahan yang disediakan oleh Stor Induk.
7.3 Barangan yang diperolehi kemudiannya bolehlah disimpan dalam substor
bahagian masing-masing kiranya ada.

8.0 PERLUPUSAN ALAT
(Perlu mengunakan borang khas untuk pelupusan)
8.1 Perlupusan hanyalah kepada barangan alatan dan tidak bahan ini kerana
bahan diertikan barangan yang diguna dan habis.
8.2 Perlupusan bermaksud sesuatu alat sudah tidak lagi dapat berfungsi atau
alat tersebut telah rosak, tetapi sudah tidak boleh Iangsung diperbaiki dan
kalau dibaiki akan menyebabkan kos lebih tinggi dari membeli alat baru.
8.3 Tindakan seorang penyelia haruslah mengenalpasti dan senaraikan alat-alat
yang rosak untuk dibuat segaraan dari masa kesemasa. Ada kalanya
tempoh-tempoh hayat sesuatu alat belum tamat ,maka alat tersebut perlu
disenaraikan dan disimpan hingga tempohnya cukup untuk pelupusan.
8.4 Semua alat yang perlu dilupus disenaraikan dalam borang permohonan
perlupusan harti benda.
8.5 Ahli Jawatankuasa perlupusan akan membuat pemeriksaan keatas semua
alat dan setelah berpuashati akan mengeluarkan laporan pengesahan
membolehkan alat-alat tersebut dilupuskan. Maka alat tersebut bolehlah

Page 4 of 17

DPP B2(b)

dilupuskan sama ada dimusnahkan atau ditanam, dibakar atau dijual
sebagai besi buruk.
9.0 LAPORAN KEDUDUKAN STOK AKHIR TAHUN.
(Gunakan borang laporan kedudukan stok fizikal pada 31/12/………… )
Tujuan.
Untuk kenalpastikan jumlah bahan yang masih ada dan berapa banyak alat yang
telah rosak serta perlu dibeli untuk tahun berikutnya. Laporan ini perlu diserahkan
kepada majikan pada setiap akhir tahun.

Cara Kawalan
Perlu didiingatkan sebagai penyelia bukan sahaja ditugaskan mengawal,
mengawas dan membantu pekerja dibawah kawalannya tetapi
dipertanggungjawabkan dalam banyak hal seperti pembelian alat dan bahan,
selenggaraan, perlupusan alat dan kelengkapan, menyimpan rekod dan data
(Alat / Bahan serta menjaga kebajikan pekerja dibawah seliaannya. Walaupun
begitu setengah agensi rnenyediakan penjaga stor bagi membantu penyelia

merekodkan alat / bahan dan penyelia akan mempastikan untuk pengesahan).
Ada setengah organisasi mengunakan Tag brass atnu Tag aluminium
sebagai alat tukar ganti pengambilan alat dan stor contohnya schiranva
seorang pekerja ingin menganibil hand drill untuk digunakan dalam
keijanya,beliau akan rnenyerahkan tag tersebut kepada penvelia stor sebagai
rekod dan penyelia stor barulah rnenyerahkan hand drill kepada
pekerja,sehingga]ah hand drill dipulangkan barulah tag di kembali kan
kepada pekeija tersebut. Sekiranya hand drill tidak dipulangkan penyclia stor
akan menhubungi pekeija tersebut atau penyelianya untuk tindakan.
Perlupusan peralatan rosak (scrapping idle tool) dilakukan dengan merujuk
dan dalam rekod kawalan alatan, perlu dinyatakan berapa larna peralatan
atau alat tersebut boleh digunakan. Umor alat / peralatan perlu dinyatakan
dan sebarang kerosakan atau kehilangan Juga perlu di maklumkan dan
diisikan laporan dalam borang khas.

Jika tidak dimaklumkan kerosakan atau kehilangan alat, ia akan menyebabkan
rekod peralatan tersebut menjadi berganda. Oleh itu amat penting sesabuah

Page 5 of 17

DPP B2(b)

syarikat yang mengeluarkan sesuatu alat menjelaskan berapa larna
ketahanan alat tersebut.

KAWALAN KEWANGAN MERUJUK KEPADA KERJA

SELENGGARAAN

RAMALAN JANGKA PANJANG UNTUIK PEMBAIKAN DAN PENYENGGARAAN.
Banyak organisasi mengira perbelanjaan tahunan penyenggaraan berasaskan

perbelanjaan tahunan sebelumnya ditambah dengan faktor untuk inflasi dan
peningkatan. Kaedah ini tidak memuaskan dan tidak ekonomi untuk menyenggara
dengan secukupnya aset modal utama organisasi. Kaedah ini terutamanya tidak
mengambil kira jumlah beban kerja yang dinilai dan pengaturan perkhidrnatan.

Beban kerja yang dinilai ialah jumlah beban kerja untuk setiap tahun.la dikira
untuk memenuhi standard khidrnat penyenggaraan atau polisi yang telah ditetapkan
oleh organisasi. Ia juga untuk menghindari hartanah daripada menjadi keadaan yang
tidak boleh dibaiki lagi.

Bagi penyenggaraan yang berkesan adalah penting untuk mengadakan satu
perbelanjaan tahunan yang rnencerminkan keperluan beban kerja dan
menggambarkannya berasaskan tahap prestasi buruk yang diterima serta nilai untuk
wang.

Penggunaan kejuruteraan pengeluaran, pengawalan kos, teknik pengurusan
seperti pengurusan melalui objektif (MBO) dan prosedur kawalan belanjaan adalah
penting untuk rnendapatkan pengurusan kewangan yang efektif dan perancangan
keperluan beban kerja. Ia seterusnya merupakan prasyarat yang perlu untuk mencapai
matlamat perancangan penyenggaraan yang digariskan.

CONTOH PENYEDIAAN ANGGARAN TAHUNAN
Contoh yang baik bagi menggambarkan prinsip-prinsip yang digunakan untuk

menyediakan anggaran tahunan ialah dengan membuat anggaran bagi satu kumpulan
bangunan seperti diberikan dibawah.

Anggaran tahunan disediakan untuk sebahagian dan estet yang terdiri dan
pelbagai bangunan berusia purata 30 tahun dan keluasan 300,000 meter persegi. Nilai
penggantian superstruktur tanpa kos tapak, katakan RM 150.00 bagi semester persegi
ialah RM 45 Juta.

Page 6 of 17

DPP B2(b)
Anggaran disediakan mengikut empat subkepala perbelanjaan tahunan, jni
merupakan contoh sahaja dan tidak boleh dikaitkan dengan kewangan bangunan
semasa;
a. Bangunan, lekapan dan perabot;
b. Elektrik
c. Mekanikal Peralatan dan Loji
d. Pembaharuan.

Bangunan, Lekapan dan Loji

Page 7 of 17

DPP B2(b)

Elektrik

Mekanikal Termasuk Peralatan dan Jentera.

Page 8 of 17

DPP B2(b)

Pembangunan

Sebagai tambahan, penubahan kepada kos buruh untuk kadar sejam dan
kewangan, bahan, jentera dan sebagainya hendaklah dikira dengan tepat pada
selangan tententu. Pengurus penyenggaraan boleh mendapat ramalan yang tepat
dengan mengambil kira kedua-dua kos tadi.

MENANGANI KEWANGAN
Pengurus penyenggaraan yang efisyen akan memeriksa kos pengendalian

jabatan termasuk rnana-mana bangunan jabatan dan penjagaannya sekurangkurangnya
sekali setabun. Pengurus penyenggaraan mestilah memeriksa kosnya mengikut kategori
umum seperti berikut

a. Setor dan baban-bahan
b. Buruh
c. Khidmat profesional dan teknikal.

Setor dan Bahan-Bahan
Modal untuk menvediakan kemudahan dan membeli bahan-bahan mesti ada untuk

memenuhi polisi pemilik yang mahu menyimpan bahan disetor. Menyimpan bahan disetor
adalah perlu dalam kes-kes dimana pembekalan bahan terdedah pada kelewatan.

Merancang beban kerja penyenggaraan amat diperlukan supaya bekalan vahan-
bahan perlu dapat diperolehi pada masa yang sesuai. Jika kadar faedah yang tinggi
dikenakan, maka penyimpanan bahan disetor untuk tempoh masa yang lama adalah tidak
ekonomik. Adalah perlu untuk menyimpan stok bahan-bahan yang berkemungkinan besar
akan diperlukan jika pemilik bangunan memerlukan respon yang cepat dari jabatan

Page 9 of 17

DPP B2(b)

penyenggaraan kerana kerosakan mesin atau kemudahan lain akan rnenyebabkan
kehilangan pengeluaran dan keuntungan. Penyimpan stok utama untuk item-item
berkenaan bagi jabatan lain dan organisasi induk, saiz setor dan kakitangannya akan
bergantung kepada jumlah stok yang disimpan.

BURUH LANGSUNG (PROSEDUR MENYEDIAKAN BELANJAWAN SUMBER
MANUSIA).

Jurutera kajian kerja terlebih dahulu akan membuat ramalan perbelanjaan
tenaga kerja melalui tred sebelum penyediaan anggaran tahunan. Belanjawan tenaga
kerja ini disemak semula enam bulan kemudiannya bagi sebarang perubahan
berhubung dengan aliran kerja terkini sebelum tahun kewangan akan datang.

Prosedur yang akan digariskàn ini boleh digunakan untuk menyediakan perbelanjaan
tenaga kerja buruh langsung sebagai sebahagian dan anggaran kewangan.

* Asas Pengiraan - Semua Tred(Kecuali tukang cat)

Beban kerja yang masuk - Pembaikan clan penyenggaraan.
Sesiapa yang betanggungjawab terhadap kajian kerja mesti tnenyirnpan

rekodrekod bilangan permintaan pembaikan dan anggaran beban kerja.Rekod-rekod
iniyang mungkin meliputi beberapa tahun lepas dapat memberi gambaran tentang aliran
masa lalu dan masa kini yang bermakna.Oleh itu,ramalan untuk rnasa depan yang
rasional dapat disediakan.Wajaran yang lebih diberikan kepada basil prestasi yang
te?baru dan sebarang aliran utania disiasat dengan berhati-hati.Bilangan ramalan kerja
yang diperuntukan untuk talftin akan datang hendakiab mengambU kira faktor berikut.

a. Perubahan bilangan/jenis unit yang rneliputi estet.
Secara amnya, bilangan kerja akan berkadar terus dengan penambahan atau

pengurangan bilangan unit yang akan disenggarakan,walaupun perlu diambil kira jenis
hartanah dan kemudahannya.Contohnya pembelian dan pembinnan bangunan baru
serta pengambilan peralatan baru.

b. Standard Rhidmat penyenggaraan.
Standard khidmat penyenggaraan mestilab dipersetujui bagi setiap tahun

kewangan.Standard ini menspesifikasikan kehendak servis dan masa respon purata

Page 10 of 17

DPP B2(b)

untuk setiap trod serta tempoh penyiapan kerja rnaksirnurn yang diterima.Periibahan
kepada standard ini rnungkin mempengaruhi bilangan kerja yang boleh disiapkan pada
setiap minggu. Undang-undang seperti Akta Kesihatan dan Keselarnatan ditempat kerja,
Akta Kerosakan Premis, Akta Perumahan dan Kilang dan sebagainya turut
mempengaruhi standard tersebut dan perlu diambil kira.

Organisasi penyenggaraan perlu menetapkan bilangan program penyenggaraan
rutin yang perlu disiapkan pada setiap tahun.Rekod bilangan unit yang disiapkan bagi
setiap ogram akan disimpan.Rekod tersebut perlu disemak o[eh mereka yang
tertanggungjawab keatas kajian keija untuk menetapkan bilangan kerja bagi keija
penyenggaraan rutin.

c. Perubahan kepada bilangan kerja yang masuk.
Pada setiap minggu terdapat perubahan terhadap bilangnn kerja yang masuk

yang diminta oleh penghuni dan sumber-sumber lain disebabkan olek faktor cuaca dan
keadaan keceniasan. Dalam amalan, turun-naik ini jika berada ditahap rendah boleh
diatasi dengan menggunakan tenaga kerja untuk melakukan tugas penyenggaraan rutin
dan tugas penyenggaraan mencegah yang telah di programkan.

Kontraktor akan digunakan bila kerja terlalu banyak dan tidak boleb
diprograrnkan untuk tenaga buruh secara ekonomi. Anggaran tahunan mestilah meliputi
peruntukan tersebut.

Kos rningguan akan didarabkan dengan anggaran bilangan minggu kerja yang
produktif bagi mendapatkan kos tahunan yang asas untuk setiap kelas pekerja.
Anggaran tersebut tidak termasuk cuti tahunan, cuti sakit dan cuti urnum dalam setahun.

Caj Ongkos
Ongkos satu peraturan tambahan dikira dicampurkan kepada kos buruh bagi

untuk membiayai kern berikut :
a) Bayaran cub umum dan cuti sakit;
b) Insuran nasional,pemberhentian kerja dengan berpencen dan geran kematian.
c) Sewa dan cukai pintu untuk penginapan.
d) Pembelian, pajak atau sewa kenderaan, Ioji dan peralatan mekanikal
(termasuk penyenggaraan dan pembaikan).
e) Perbelanjaan penubuhan dan caj-caj oleh jabatan lain.
f) Bayaran saguhati (contoh bayaran belas-kasihan)

Page 11 of 17

DPP B2(b)

g) Pulangan keatas modal yang digunakan.

Komponen peratusah tambahan mi diawasi setiap bulan dan makiuniat kos dan
selaras bagi memastikan kadar pembiayaan yang mencukupi.

Kos Penubuhan dan Kos Kakitangan.

Sebagai tambahan kepada caj ongkos, satu peratusan kos tambahan dibuat
untuk rnembiayai gaji kakitangan pentadbiran, profesional, teknikal, eksekutif dan
kakitangan perkeranian yang diambil untuk aktiviti pengurusan penyenggaraan.

Bahan Binaan

Anggaran kos binaan dikira dngan operasi pegurusan bahan binaan mengikut
asas perbelanjaan semasa. Jumlah kos untuk perbelanjaan diagihkan kepada berbagai-
bagai tred mengikut nisbah jumlah anggaran bahan binaan yang digunakan bagi satu-
satu tred atau aktiviti.

Jumlah Kos Tenaga Buruh.

Bagi mendapatkan jurnlah anggaran kos tenaga buruh,kos asas setahun untuk setiap
tred dicampur dengan ongkos,kos penubuhan dan kos bahan binaan dan kemudiannya
didarabkan dengan bilangan kakitangan dalarn budget pekerja.Jumlah kos diperuntukan
berasaskan kepada anggaran beban kerja bagi semua aktiviti penyenggaraan estet
termasuk penyenggaraan sernua aktiviti penyenggaraan estet termasuk penyenggaraan
khas,rnenjaga kebun dan gelanggang sukan,kerja peningkatan sanapingan,pernbaikan
dan peningkatan untuk semua hartanah,tempat letak keretajalan,longkang,kerj a
tambahan dan sebagainya.

ANGGARAN KOS KERJA KONTRAK.

Disebabkan oleh turun naik jumlah beban kerja mana-mana tenaga buruh
langsung tidak mampu untuk menjalankan kerja dengan ekonorni melebihi dan 75
peratus jumlab beban kerja keselurohan. Bagi mengatasi masalah ini sesetengah kerja
dikontrakkan. Kerja kontrak boleh dibahagikan kepada tiga kategeri utama iaitu :

Page 12 of 17

DPP B2(b)

a) Sokongan tred untuk memenuhi beban kerja mernuncak atau kekurangan
tenaga kerja.

b) Kontrak tempatan untuk kerja pakar,oontohnya bumbung ,jalan dan
sebagainya.

c) Kontrak utama untuk kerja-kcrja besar yang sukar untuk menagunakan buruh
Iangsung.

Kerja-kerja dibawah (a) dan (b) selalunya dilaksanakan rnelalui kontrak penggal
sementara untuk kontrak utama (c) meliputi semua kerja penyenggaraan utama, kerja
pembaikan dan peningkatan. Anggaran kos untuk kerja-kerja tersebut disediakan untuk
perbelanjaan. Satu siasatan yang mendalam diperlukan sebelurn penyediaan semua
lukisan, spesifikasi dan anggaran. Kaedah ini juga boleb digunakan bagi sesuatu
organisasi yang tidak mempunyai buruh Iangsung.

KHIDMAT PROFESIONAL DAN TEKNIKAL.

Sebahagian yang scsuai untuk gaji kakitangan profesional akan dicaj kepada
buruh langsung.

Kakitangan profesional terlibat memberikan khidniat nasihat kepada organisasi
utarna, peranggaran, penyediaari lukisan dan spesifikasi, mendapatkan tender, penyeliaan
kemajuan kena, rnenyemak akaun kontraktor dan mengesahkan pembayaran.

Oleh itu, kos mestilah dikira dan dibahagikan diantara kontak, buruh Iangsung
dengan caj penubuhan.

PERUNTUKAN UNTUK TAHUN KEWANGAN.

Sumber kewangan yang akan disediakan untuk tahun berikutnya dikira dan
peruntukan dibuat untuk semua aktiviti bagi memastikan standard khidmat
penyenggaraan dipenuhi.

Bagi memenuhi sumber yang ada, standard tersebut mungkin perlu diubah
untuk memastikan perkara berikut dapat dibiayai:

a) Kos tenaga buruh yang diperlukan.
b) Kos bagi kerja yang telah dipersetujui sebagaimana diperlukan untuk

mernbiayai kerja-kerja yang diutamakan mengikut tiga kategeri yang telah

Page 13 of 17

DPP B2(b)

dinyatakan sebelum ini.Program kerja kemudiannya disediakan dan
dipersetujui bersarna pengurusan kanan.
Walaupun perbelanjaan telah diperuotukkan dengan penub berhati-hati, Iangkah
berjaga-jaga perlu diambil untuk mernastikan yang sumber tersebut digunakan dengan
baik dan pelbagai peruntukkàn kewangan tidak dibelanjakan dengan
lebih.Walaubagaimanapun, beberapa fleksibiliti diterima untuk membiayai kerja
kecemasan yang tidak dijangka. Program kerja bulanan mestilali disediakan
rnerangkumi semLia kerja prioriti bersama-sarna dengan anggaran kewangan.Ini boleh
digunakan sebagai rancangan keija dan sebagai asas untuk kawalan belanjaan.
Sudah menjadi .kebiasaan bagi authoriti yang berkenaan akan rnengurangkan
ramalan anggaran pengurus penyenggaraan yang dihantar kepadanya bilarnana
dirasakan perlu.Secara idealnya sebarang pengurusan hendaklah terlebih dahulu
dibincangkan bersama pengurus penyenggaraan.
Sebagai andaian.Jika rarnalan yang dibuat sebanyak RiM 1.5 juta telah
dikurangkan 5% menjadi RM 1.425 juta, maka pengurus penyenggaraan tertakluk
kepada jumlah tersebut dan tidak boleh rnelebihinya tanpa kebenaran bertulis daripada
lembaga pengurusan atau majlis. Pengurangan terhadap skim atau khidmat yang
disediakan kerana memenuhi perbelanjaan yang diIuluskan hendaklah dinyatakan
dengan jelas kepada pelanggan supaya dia mengetahui kekurangan tersebut adalah
disebabkan ketidak sanggupnya atau keenggananya menyediakan dana yang cukup.
Pengurus penyenggaraan dan pemilik bangunan akan merneriksa kos
pengendalian organisasi penyenggaraan dan membandingkan dengan kos perunding
bebas yang memberi khidmat yang serupa.
Satu cara rnenyemak ialah dengan mengira mengikut skala yuran perundingan
sernasa operasi untuk khidmat perkongsian dalam praktis arkitek, raktis juruukur
bahgunah dan agensi hartanah.BiIa mengira yuran yang dikenakan dibawah kaedah mi
periL’ diingat yang kerja tersebut adalah dalarn unit-unit kecil dan juga merangkurni
kernudahan kejuruteraan.Ia mesti diberi wajaran yang berpatutan.
Standard khidmat yang akan disediakan merangkunii penyediaan lukisanlukisan,
spesifikasi, memperolehi tender, penyeliaan kerja dan pengesahan akaun.Yuran
perundingan untuk khidrnat tersebut adalah antara 15% sehingga 25 % dan nilni kerja
yang disiapkan.

Page 14 of 17

DPP B2(b)

Pengurus Penyenggaraan pada masa mi mestiiah melihat senarai keutamaan
untuk kontrak kerja kecil dan kerja utarna bangunan serta kerja mekanikal dan elektrikal.
Beliau juga perlu melihat senarai kerja pembaharuan. Semasa membuat perneriksaan
dia boleh meluluskan hanya beherpa kerja yang rnencukupi bagi memenuhi
perbelanjaan yang telab dikurangkan.Perti nibangan juga perlu diambil tehadap harga
tender yang rendah atau melebihi dan yang dijangkakan.

Polisi tehadap ramalan jangka panjang telah dibincangkah dibahagian 7.banyak
item-item utama perbelanjaan akan turun naik tahun denii tahun bagi estet yang
mengandungi bangunan yang berbeza-beza usian’a.Justeru tu pengurus yang baik
menggunakan ramalan kerja jangka panjang bagi menyarnakan beban kerja tahun
dengan anggaran tahunan untuk inengelakan turun naik yang tidak menentu.Türul] naik
yang tidak menentu menyuhtkan tuan punya bangunan untuk rnenanganinya dan
membuat peinbayaran.Perbeanj aan item-jtern Utan]a ialah seperti berikut :

a) Mendekorasikan semula (mungkin lima tahun sekali untuk bahagian luar dan
tujuh tahun sekai untuk bahagian dalam);

b) Pembaikan bumbung,jalan dan tapak kukuh.
c) Membaiki sambungan motor untuk dinding bata dan dinding batu;
d) Pembaharuan lif, pendawaian semula elektrik, peningkatan pencahayaan

kepada standard yang lebih tinggi;
e) Penggantian peralatan mekanikal, peningkatan pemanasan atau penebatan.

KAWALAN KEWANGAN KONTRAK

Kerja-kerja kontrak mestilaH disediakan dengan cekap bagi memastikan pemilik
bangunan memperolehi pulangan perbelanjaannya yang bersesuiaan. Pengurangan dan
penambahan kepada dokumen kontrak rnestilah didokumentasikan dengan lengkap dan
dihargakan.Sebarang perubahan mestilah disertai engan mengeluarkan arahan
perubaban kerja pada masa yang perlu-kadar harga dalam kontrak menjadi asas untuk
penyelarasan. Sebutharga mestilah dIperolehi dan kontrakton bagi item yang tiada
dalam kadar harga kontrak.

Page 15 of 17

DPP B2(b)

KOS LEBIHAN

Jika jurnlah perubahan seakan-akan menyebabkan jumlah kontrak melebihi
jumlah asal. Laporan tersebut mestilah disediakan untuk pengurusan kanan. Laporan
tersebut memberikan sebab-sebabnya dan anggaran terperinci. Kontraktor mesti
ditahan dan meneruskan kerja tanbahan tersebut sehinggalah mendapat kebenaran
untuk meneruskannya.

AKAUN MUKTAMAD

Penyediaan akaun muktamad mesti menyatakan dengan jelas perkara berikut

a) Jumlah Kontrak
b) Pengu@ngan
c) Penambahan
d) Akaun subkontraktor;
e) Resit-resit berkaitan,akaun,cukai ni Iai tambahan (VAT) dan sebagainya.
f) Jumlah muktamad.

Kaedah sistem ramalan boleh dibuat berdasarkan kepada rekod yang baik dan
pengalaman yang dialui.Perkara mi telah dibincangkan sebelum iniSistem ml Iebih
sesuai untuk organisasi yang besar.Walau bagaimanapun,prinsip-prinsip boleh
digunakan untuk sebarang perbelanjaan pehyenggaraan.Adalah penting diberi
perhatian,iaitu perbelanjaan penyenggaraan ticlak mencukupi hanya dengan
menambahkan satu peratus tertentu kepada perbe1anjan tahunlepas bagi menamung
kenaikan kos buruh dan bahan binaan.

Langkah-langkah perilu diarnbil untuk melaksanakan program yang
dirancangkan apabila belanjawan tahunan telah dipersetujui Kelulusan belanjawan
dalam masa yang sesuai untuk membolehkan pengurus penyenggaraan menyediakan
spesifikasi dan menerima tender merupakan amalan yang baik. Ini untuk membolehkan
arahan dikeluarkan sebelum bermulanya tahun kewanganKontrak servis dan kontrak
pengal perlu dibincangkan pada masa yang sesuai.

Page 16 of 17

DPP B2(b)

Kebanyakan organisasi yang besar mempunyai sistem pengkosan untuk produk
dan Rhidmat yang disediakan.Sementarasistem pengkosan untuk pembaikan dan
pembaharuan selalunya akan berhubung rapat dengan sistern utamaSistem pengkosan
tidak wajar diperkenalkan tanpa rnenilai manfaatnya kepada pemilik bangunan.Jika
sistem mi diperkenalkan ia hendaklah mudah difahami dn dilaksanakan dan pada masa
yang sama ia bo]eh menyediakan niakluniat asas untuk kawalan pengurusan.Prosedur
perakaunan untuk dianiakan oleb organisasi kerja pihak berkuasa tepatan telah
digariskan dalam perundangan.

Dengan melihat lima tahun kedepan pengurus penyenggaraan berpel uang meni
Iai komitmen yang ada. dan seterusnya membahagikan perbelanj aan mengikut dana
yang didapati.Pengurus yang berhati-hati selalunya mompunyal senaral kerja yang perlu
dibuat bila ada dana dalam waktU yang singkat atau bergantung kepada kebenaran
masuk kepremis-preni is.

Pernilik estet yang besar perlu mengetahul kos pembaikan untuk setiap
bangunan.Sistern pengkosan hendaklah memberi maklumat tersebut. Kebanyakan
pengurus penyenggaraan berti ndak sebagai ejen yang menjalankan kerja untuk
berbagai-bagal bahagian dan jabatan pernulik.Justeru itu kos ntuk setiap kerja perlu
ditunjukan.

Bagi kebanyakan kerja, pekerja perlu mencatatkan jumlah masa yang digunakan
untuk sesuatu kerja bersama-sama dengan perincian bahan binaan yang
digunakan.Kedua-dua elemen ini boleh menjadi asas kepada sebarang sistem
pengkosan.Jika sekiranya seseorang diberi arahan kerja bagi setiap tugas yang
menghuraikan kerja dan menyatakan kod dimana keija tersbut dicajkan, maka ia boleh
digunakan untuk rnendapatkan data bagi mengoperasikan sistem tersebut.

Pengurus penyenggaraan mernerlukan satu bentuk maklurnat kawalan
pengurusan supaya Ia boleh melihat dengan cepat sama ada programnya itu berjalan
dengan lancar dan mengikut porancangan keselurohan. Ia juga dapat rnernbantunya
dalam proses mernbuat keputusan.

Page 17 of 17

DPP B2(b)

EXERCISE :
1. Kenapakah penilaian kerja penting dalam sesuatu projek ?
2. Perbandingan kos perlu dibuat diantara kos mula dan kos akhir, apakah sebabnya ia

perlu dilakukan ?
3. Setiap kerja yang dibuat perlu dilakukan penilaian akhir terhadap kerja tersebut,

kenapakah langkah ini perlu dilakukan ?
4. Perbandingan progres kerja diantara jadual dilakukan adalah bertujuan ?

REFERENCE :
1. Plunkett/Ather. ‘Introduction to Management’ 2nd Edition’. PWS Kent
2. Rory Burke. ‘Project Management: Planning and Control Techniques’ Fourth
Edition. Willey
3. Shelly,Cashman,Waggoner.’Using Computers A Gateway to Information’.Boyd &
Fraser.
4. Modul Supervisory Skill – SKM Tahap 03.

Page 18 of 17

DPP B2(b)
Page 19 of 17