UNIT 1

UNIT 1: PERANAN DAN FUNGSI PENYELIA (SUPERVISOR)

Kadang-kala seorang penyelia dinaikkan pangkat keperingkat penyeliaan sebagai
ganjaran di atas pencapai prestasinya dan mempunyai kefahaman mengenai rangka
pengurusan secara keseluruhan yang terhad pengurusan secara keseluruhan yang
patut ada dan diperlukan untuk menjadi seorang penyelia yang berkesan.

Secara tradisionalnya, fungsi penyelia dilihat atau dianggap sebagai fungsi “Polis” iaitu
mengawal bahagian “harta” syarikat. Pandangan yang betul adalah seorang penyelia
patut dilihat sebagai seorang “Ketua” dan “Guru” yang mengambil berat mengenai
kakitangan dan pekerja syarikat.

Definisi Penyelia :

1. “Seseorang yang dipertanggungjawabkan bagi mempastikan daya pengeluaran
dan servis berada dalam kawalan yang baik di bawah penyeliaannya”
(J.Adair, the effective Supervisor).

2. “Seseorang yang mempunyai kakitangan yang melapor diri atau report untuk
kerja kepadanya adalah seorang penyelia”
(DD Warrick dan RA Zawacki “Supervisory Management”, Harper & Row, USA
1984, p.5).

3. “Seorang penyelia adalah “ahli kepada peringkat pengurusan pertama yang
dipertanggungjawab terhadap sekumpulan pekerja dan bertanggungjawab
kepada pihak pengurusan atasan”
(The Industrial Relation Code of Practice, UK.)

Penyelia merupakan satu pasukan pengurusan yang penting. Mereka mengawal
aktiviti pekerja dan bertanggungjawab di dalam memastikan arahan, polisi dan
hasrat pengurusan dijalankan atau diikuti oleh orang di bawah seliaan mereka.
Oleh itu tugas seorang penyelia adalah mempastikan tugasan dijalankan melalui
pengurusan pekerja yang betul.

Secara am, kedudukan seorang penyelia di dalam organisasi adalah seperti berikut :-

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

Pengurusan Peringkat Jawatan seperti:
Atasan Presiden, Pengarah Urusan,
Pengerusi DLL.
Pengurusan Peringkat Pertengahan Pengurus Kilang, Pengarah, Ketua
Jabatan.
Pengurusan Penyelia Pegawai, Pentadbir, Ketua Jurusan,
Penyelia.

Skill sebenar yang digunakan dan diperlukan oleh penyelia dan pengurus adalah sama.
Perbezaannya hanyalah kepada penekanan terhadap berbagai skill dan cara yang
digunakan. Contohnya di dalam perancangan, pengurus menggunakan perancangan
jangka panjang manakala penyelia lebih menitikberatkan perancangan jadual harian
tugasan yang perlu dilakukan.

SKIL YANG DIPERLUKAN OLEH SEORANG PENYELIA

Robert Kahn dari University of Michigan ( USA ) menyatakan bahawa tugasan
seorang penyelia boleh dibahagikan kepada tiga bidang yang penting iaitu :-

Skill Teknikal - Adalah skill yang diperlukan bagi menyiapkan atau
menjalankan tugas seperti seorang mekanik kereta
memerlukan skill teknikal bagi membolehkan membaiki kereta.

Skill Kemanusian - Adalah teknik dan method yang diperlukan untuk bekerja dengan
pekerja di bawahannya dengan selesa. Menurut kajian adalah
didapati bahawa 80% dari masalah di tempat kerja berkaitan
dengan masalah kemanusian.

Skill Konsep - Adalah skill yang membolehkan seorang melihat
keseluruhan gambaran organisasi dan boleh merancang dan
menyusun kerja selari dengan objektif keseluruhan organisasi.

X

Skill Pengurusan Penyeliaan yang Utama adalah :

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 1 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

1. Memimpin - Pasukan dan
Mengatur dan Mengagihkan Kerja
2. Penyeliaan Kakitangan - Pembentukan Matlamat dan Perjadualan
Struktur Kerja dan Sistem
3. Merancang - Peranan Perhubungan
Melatih
4. Menyusun - Penilaian
Mengawal Standard dan Penyeliaan
5. Komunikasi -

6. Kaunseling -

7. Penilaian Prestasi -

8. Mengaawal -

Penyeliaan menjadi kunci dan memainkan peranan yang penting dan utama di dalam
sektor industri masakini. Tiada apa yang dapat dicapai tanpa hubungan penting
diantara pihak pengurusan atas dan para pekerja.

Penyelia mempunyai dua tanggungjawab utama iaitu menjaga kepentingan pihak
pengurusan disebelah pihak dan wakil pekerja di masa yang sama. Dua tanggungjawab
ini amat sukar dilakukan jika tiada imbangan diantara keduanya.

PEMIMPIN / PENYELIA YANG BERKESAN

1. SETIAP ORANG ADALAH PEMIMPIN / PENYELIA.

Penyelia diertikan sebagai “The Process or acts of influencing the activities of an
organized group in its effort towards goal and goal achiement” menurut D.C.
Miller and Whit From dalam buku mereka “Industrial Socioligy” ( Terjemahannya
ialah: Proses atau perilaku seseorang bagi menpengaruhi aktiviti suatu kumpulan
yang tertubuh dalam usahanya untuk mewujudkan dan mencapai matlamatnya ).

Tiap seorang dari kita adalah penyelia, menurut situasi dan peluang tertentu.

 Di rumah – kita adalah ibu / bapa atau orang harapan keluarga.
 Di kampung halaman – kita mungkin menjadi ketua kelab, pasukan, pemimpin /

penyelia kumpulan pemuda / pemudi dan dll.
 Di tempat kerja – kita mungkin dilantik oleh majikan mengetuai misi projek atau

aktiviti tertentu, atau secara tidak rasmi menjadi jurucakap kumpulan atau
menjadi ketua pasukan sukan atau memimpin sesuatu aktiviti dengan sokongan
ramai.
 Dalam satu kecemasan ( kebakaran, kemalangan jalan raya, banjir dll ) kita
mungkin dapati orang lain tidak berupaya bertindak dan bertanggungjawab
memikul tanggungjawab mengatasinya, oleh itu anda rasa perlu untuk memikul
tanggungjawab tersebut.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 2 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

 Jika masa kini kita hanya menjadi pengikut, suatu hari nanti kita pasti akan
menjadi penyelia juga dalam salah satu situasi tersebut seperti di atas.

Kedudukan Penyelia dalam Organisasi adalah nyata berada sebagai orang yang dikira
penting dalam Organisasi tersebut.

Pengurus Cawangan
(Branch Manager)

Eksekutif Jualan Eksekutif Servis Eksekutif Pengurusan
(Sales Executive) (Service Executive) (Management
Executive)

Penyelia
(Supervisor)

2. CIRI- CIRI SEORANG PENYELIA

Seorang pekerja teknikal yang ingin menjadi penyelia yang baik perlu mempunyai
sebahagian dari ciri-ciri bertawakal :-

i. Keberanian – berani mengeluarkan pendapat, meneroka bidang baru, cekal
menghadapi rintangan dan bertawakal.

ii. Berdisiplin - Menahan diri dari melayani tuntutan naluri, menjaga keutuhan
tujuan dan tidak mudah tergoda oleh umpanan.

iii. Bercita-cita tinggi – Mahu jadi juara, memilih aktiviti / kerja yang mencabar,
berasa puas hanya jika matlamat tercapai, tidak mudah menyerah kalah.

iv. Pakar – Mahir dalam kerja, menguasai diri sendiri, arif tentang selok-belok
tugas.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 3 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

v. Bangga - Menerima keadaan diri, bangga dengan pencapaian dan kekuatan
sendiri.

vi. Berdaya utama - Daya imaginasi yang kuat dan penuh daya usaha, tulin
dan sejati.

vii. Bagus Dalam Perhubungan Sesama Manusia – Menghormati orang lain
termasuk orang bawahnya, pandai mengambil hati.

viii. Sedia Menghadapi Risiko – Tidak gentar menghadapi risiko diri, harta dan
nama.

ix. Petah Bertutur – Ahli Pidato, pandai meyakinkan orang lain.

x. Pandai Menyelesaikan Masalah – Mengguna teknik dan prosedur dalam
menyelesaikan masalah.

3. PENYELIAAN DIRI

Corak penyeliaan boleh dipelajari melalui cara-cara berikut :-

i Mendapat pengetahuan – mempelajari dan mendalami tentang sifat-
sifat penyeliaan, ilmu berkaitan dengan pengkhususan kita, menjalankan kajian
sendiri tentang aspek-aspek penyeliaan.

ii. Latihan – Melatih diri menyelia secara kecil-kecilan setiap kali peluang terbuka,
mempraktikkan prinsip-prinsip penyeliaan dan menyesuaikannya dengan
situasi diri.

iii. Membina sikap positif – Tugas penyelia memerlukan ketahanan
rohani dari segi keyakinan, pengharapan, pandangan hidup, firasat
dan kesabaran.

iv. Membina perasaan tanggungjawab – melatih diri memikul
tanggungjawab atas kesilapan yang dilakukan oleh orang bawah / pengikut
kita.

v. Membina keyakinan diri – Pemimpin, lebih dari orang lain, hendaklah yakin
akan kebolehan diri sendiri supaya orang bawah / pengikut mempunyai
kepercayaan atas kepimpinannya.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 4 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

4. STAIL KEPIMPINAN DAN PRAKTIKNYA

Kepimpinan ialah “the process or acts of influencing the activities of an
organized group in its effort toward goal seting and goal achievement”

D.C Miller & W.H. From “Industrial Sosiology”

Terjemahannya: “Proses atau perilaku membentuk aktiviti suatu kumpulan yang
tertuduh dalam usahanya menentu dan mencapai metlamatnya.

4.1 APA KESAN PENYELIAAN

Stail kepimpinan atau cara penyeliaan diberi oleh seseorang ketua (penyelia) memberi
berbagai kesan kepada kelakuan ahli-ahli kumpulan. Jadi kalau buruk cara selian yang
diberi, buruklah kelakuan orang bawahan (pengikut ). Guru kencing berdiri, murid
kencing berlari. Bapa borek anaknya rintik. Akibatnya daya pengeluaran terancam.

Tetapi jika baik penyeliaan yang diberi, nescaya keseluruhan prestasi kumpulan dan
individu akan meningkat dalam segala aspek.

4.2 STAIL PENYELIAAN

Tiga stail yang popular sahaja:-

 Kuku besi ( Autocratic )
 Bebas-Lepas ( Laissez- faire )
 Demokrasi ( Democratic )

i. Penyeliaan Kukubesi.

Penyeliaan jenis ini menentukan semua kerja- dasar kerja, teknik cara, dan aktiviti
semasa, dia juga melantik ahli-ahli sesuatu jawatankuasa dan dia sendiri memberi
pujian persendirian kepada ahli kumpulan. Dialah raja, dialah menteri. Dialah polis,
dialah hakim. Dialah parlimen, dialah pegawai perlaksanaan.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 5 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

ii. Penyelia bebas lepas.

Penyelia jenis ini pula melepaskan semua aspek kerja atas budibicara ahli-ahli
kumpulannya. Dibiarkan kumpulan orang bawahannya.

a. Membuat dasar – ( dia sendiri berlepas tangan )
b. Mengambil keputusan – ( dia sendiri hanya memberi nasihat, itu pun

bila diperlukan )
c. Mengatur kerja dan penjadualan kerja – ( dia sendiri ) lansung tidak

menekan mana-mana pihak melainkan apabila timbul krisis atau
ancaman )
d. Dia ( penyelia ) tak menegur, mengkritik atau memberi fikiran
melainkan jika ditanya- mendiamkan diri kebanyakan masa.

iii. Penyeliaan Demokrasi

Penyelia ini melibatkan diri dalam semua aspek kerja sebagai penggalak menurut
kesesuaiannya.

a. Dia sentiasa mengalak dan membantu orang bawahnya – malah
dasar kerja dibincang dahulu dengan orang bawahnya.

b. Dia bersama-sama ahli kumpulannya menentukan matlamat kerja –
menasihat dan memberi maklumat tetapi membenarkan ahli-ahlinya
membuat keputusan secara berpasukan.

c. Dia benarkan ahli-ahlinya kebebasan memilih rakan kerja dan tugas
tetapi dia mempastikan mereka mencapai matlamat dan bekerja
dengan harmoni.

d. Apabila dia memuji dan menegur, dia adil dan saksama- dan
mengakui batasnya sebagai pemberi hukuman.

5. STAIL PENYELIAAN MENURUT SITUASI KERJA

Teori ini menyatakan bahawa stail penyeliaan bukanlah statik tetapi dinamis. Stail
bergantung kepada faktor-faktor situasi dan daripadanya yang paling utama ialah
perhatian kepada manusia ( perhubungan ) dan perhatian terhadap tugas (
pengeluaran ). Dalam jangkaan dua tekanan ini hendaklah diseimbangkan. Tetapi
keperluan sesuatu situasi mungkin memerlukan seseorang penyelia memberi
penekanan sementara kepada stail lain.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 6 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

i. Keras : Terlampau mengutamakan hasil pengeluaran lebih dari manusia.
Stail ini hanya sesuai dalam situasi krisis atau bagi mencapai matlamat
jangka pendek dalam keadaan tertentu yang memerlukan tindakan sekali
sahaja misalnya memenuhi permintaan mendadak. Kalau stail ini digunakan
terus menerus, orang bawahan akan menjadi terlalu bergantung kepada
penyelia, jadi robot atau patung wayang kulit yang bergerak hanya apabila
“dalang” menggerakkannya.

ii. Lembut: Terlampau mengutamakan manusia lebih dari pengeluaran. Sesuai
dalam situasi dimana kerja kreatif, persendirian dan perhubungan manusia
adalah penting, misalnya mentadbirkan sekumpulan ahli sains membuat
kajian mentadbir sekumpulan pelukis, mengurus kumpulan sukarela dan
seumpamanya. Penyelia ini bimbang orang bawahannya akan melakukan
kesilapan dan akan kecil hati jika disuruh bekerja lebih sedikit. Lantas beliau
sendiri yang akhirnya membuat kerja / tugas yang sepatutnya dibuat oleh
pekerja-pekerjanya.

iii. Sederhana : Penyelia ini yakin dan tidak gusar bertindak bagi faedah daya
pengeluaran yang tinggi. Tetapi apabila para pekerja mula gelisah
mengalami tekanan ini, beliau akan dengan cepat membaiki hati dan ego
orang bawahnya. Penyelia ini mungkin dianggap tidak ikhlas atau paling
tidak dianggap sebagai orang tengah sahaja – antara pekerja dengan pihak
pengurusan atasan – tidak lebih dari itu. Dia “main politik” demi untuk
menghasilkan pengeluaran yang patut dan sekaligus menjaga hati
pekerjanya.

iv. Lemah : Penyelia ini adalah “pak turut” bukan ketua. Dia talam dua muka.
Ular kepala dua. Dia hanya menjadi penyampai arahan orang atas dan
menggunakan topeng kuasa untuk mendapatkan kerjasama orang
bawahannya. Bila kegagalan pengeluaran berlaku, dia menyalahkan orang
bawahannya. Sesuai bagi tempat kerja yang mementingkan prosedur yang
ketat ( makmal, bahagian akaun dan pengajian, tentera dsb.nya)

v. Pembentuk pasukan: Dia mengutamakan kedua-duanya – Manusia dan
pengeluaran. Baginya organisasi dan para pekerja mempunyai keperluan
yang boleh diselarikan : Organisasi mahukan hasil pengeluaran tinggi,
pekerja mahu perhubungan manusia yang maksima.

Dia membina situasi kerja yang harmoni dan bersatu padu, yang menggalakkan
pencapaian individu, daya pengeluaran yang tinggi dan kepuasan bekerjasama
berpasukan.

Dia menggalakkan penglibatan semua pekerja dalam merancang kerja pasukan
mereka dan di sinilah pekerja memperolehi makna, komitmen, tujuan dan peluang

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 7 UNIT 1

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

bagi mengembangkan kebolehan dan minat masing-masing. Dia mengamanahkan (
delegate) kerja.

Dia mengutamakan pencapaian jangka panjang. Ia tidak tunduk kepada situasi
tetapi sebaiknya mencipta satu situasi yang sesuai untuk tugas dan para pekerja di
bawah jagaannya.

KAJIAN KES : PERANAN PENYELIA DI DALAM PERHUBUNGAN
KEMANUSIAAN.

Ali adalah seorang penyelia di salah sebuah kilang yang besar dibandar Kluang.
Pekerja dikilang tersebut adalah terdiri dari 60% wanita dan 40% lelaki.

Ali adalah seorang Penyelia yang rajin bekerja dan terkenal dengan kebolehannya
dalam mencapai target pengeluaran pada setiap masa. Dia adalah seorang yang
berpengalaman dan pernah menjadi operator pengeluaran sebelum dinaikkan
pangkat keperingkat Ketua Line ( Line Leader ) dan seterusnya meletakkan target
yang tinggi bagi “Line” dibawah kawalannya. Dia juga mempastikan bahawa
setiap operator dan ketua line dibawah jagaannya mengetahui desripsi kerja
mereka dan menggunakan pengawalan yang ketat ke atas anak buahnya.

Ali juga adalah seorang penyelia yang tegas dan mahukan anak buahnya
melakukan tugas dengan tepat dan cekap dengan mengikut tanggungjawab dan
jadual kerja mereka. Pekerja dijabatan Ali akan menyatakan Ali adalah seorang
penyelia yang tidak mengamalkan prinsip pilih kasih.

Walaubagaimanapun pekerja dijabatan Ali tidak gembira dengan kerja mereka. Ini
ditunjukkan dengan kadar pekerja berhenti yang tinggi. Salah satu sebab utama
adalah kerana sifat Ali yang suka marah-marah dan kepimpinannya yang terlalu
tegas. Bila ada kesilapan yang dibuat atau sesuatu laporan lambat disiapkan Ali
menjadi begitu marah dan akan menengking pekerja yang terlibat. Tetapi jika
kerja dilakukan mengikut yang dijadualkan Ali akan memberi ganjaran kepada
pekerjanya.

Ali amat disayangi oleh pengurus pengeluaran dan dilihat sebagai seorang penyelia
yang “Hard Working” yang menjaga jabatannya dengan ketat dan tegas.Beliau telah
mendapat banyak pujian daripada pengurusnya.

Bincangkan Yang Berikut : 8 UNIT 1

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL

DIPLOMA KOMPETENSI ELEKTRIK (PENDAWAI PW4)
NYV 3082 SUPERVISORY SKILL
_______________________________________________________________________________________________________

a. Apa pandangan anda mengenai Ali sebagai seorang penyelia.

b. Jika Ali digantikan dengan seorang penyelia yang mengamil berat
mengenai perhubungan kemanusiaan, apa akan terjadi?

c. Apakah peranan seorang penyelia di dalam mempastikan matlamat
syarikat yang dapat dicapai.

BAHAGIAN KEMAHIRAN DAN TEKNIKAL 9 UNIT 1