LAPORAN KOMPREHENSIF PROJEK Sektor Sumber dan Teknologi Pendidikan Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak e’ILA
Laporan Komprehensif Projek 1. Latar Belakang Kumpulan Sektor Sumber dan Teknologi Pendidikan (SSTP), merupakan sebuah sektor baharu di bawah naungan Jabatan Pendidikan Negeri (JPN) Sarawak. Sebelum penstrukturan pada tahun 2019, SSTP adalah di bawah Bahagian Teknologi Pendidikan, KPM. Penstrukturan yang berlaku telah mengecilkan bilangan warga di SSTP daripada lebih 60 orang kepada hanya 11 orang sahaja dengan peranan dan fungsi yang masih hampir sama. Salah satu fungsi SSTP adalah menguruskan fasiliti dan penginapan di premis SSTP sebagai Institut Latihan Awam (ILA), KPM. Sejajar dengan perubahan dan situasi tersebut, maka pengurusan di SSTP yang diketuai oleh seorang Ketua Penolong Pengarah telah mengesyorkan kepada pengurusan premis ILA supaya membuat satu inovasi untuk memantap dan mengoptimumkan penggunaan premis di SSTP sebagai ILA, KPM. Era pasca Covid-19 yang membenarkan semula latihan diadakan secara bersemuka telah mendesak pengurusan untuk memikirkan kaedah dan cara yang lebih bersistematik. Maka, pada akhir tahun 2021, satu pasukan pemikir yang diketuai oleh Encik Harold Unsie, Penolong Pengarah, dari Unit Pentadbiran yang bertanggungjawab menyelia premis ILA di SSTP telah secara tidak rasmi menubuhkan pasukan untuk tujuan tersebut. Mereka yang terlibat ialah Cikgu Jamel Ambya bin Ramli dan Cikgu Tan Mary dari Unit Pengintegrasian Teknologi Pendidikan, Cikgu Tammy Teo Ching Sin dari Unit Media Pendidikan, Puan Norimah binti Abdul Rahman, Penyelia Asrama dan Puan Irene Law, Pembantu Tadbir sebagai Setiausaha. Mereka ini terlibat secara langsung tentang pengurusan tempahan dan penggunaan premis SSTP sebagai ILA seperti Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Makmal Komputer dan Asrama. Keanggotaan pasukan ini berubah apabila Puan Norimah binti Abdul Rahman, Penyelia Asrama telah bertukar tempat bertugas ke sekolah dan Puan Irene Law, Pembantu Tadbir telah bersara wajib pada akhir tahun 2022. Kekosongan jawatan tersebut telah diisi pada tahun 2023, dengan kemasukan Penyelia Asrama yang baharu ialah Encik Tay Ambuh dan Pembantu Tadbir ialah Puan Hasimah binti Abdul Binang.
Sebelum ini, proses permohonan tempahan semuanya dilaksanakan secara manual menggunakan memo atau surat yang dikemukakan kepada pengurusan SSTP. Kaedah secara manual dan konvensional seperti ini telah menimbulkan pelbagai cabaran dan kesulitan kepada kedua-dua belah pihak, sama ada pihak pengurusan premis SSTP mahu pun pihak pelanggan atau pengguna premis. Kaedah manual ini diakui sebagi kurang efektif dan kurang efisien bukan sahaja dari segi kos, masa dan tenaga malah ternyata keterbelakang dan konservatif berbanding kaedah yang berasaskan ICT. Sesungguhnya, SSTP sangat bertuah kerana mempunyai beberapa orang pegawai yang memiliki pentauliahan dalam bidang Google for Education Certified Trainer. Mereka mempunyai kepakaran dan pengalaman dalam penggunaan aplikasi Google untuk PdPC ataupun juga pengurusan pejabat. Maka, bermula awal tahun 2022, pasukan ini telah mula mengumpul maklumat penting menggunakan Google form. Seterusnya, pasukan ini telah merekabentuk dan membina beberapa draf dashboard dengan menggunakan Google Data Studio secara trial and error. Akhirnya, pada akhir bulan Mac 2022, pasukan ini telah berjaya membuat uji lari dashboard bersama-sama Google Form dan Google Data Studio. Uji lari demi uji lari telah dilaksanakan sebagai continuous improvement untuk mengenal pasti kelemahan dan kekuatan inovasi ini. Setelah melalui proses pemurnian dan penambahbaikan maka inovasi telah diperkenal dan dilancarkan secara rasmi pada 15 September 2022 oleh Encik Jamel Ambya bin Ramli yang menjalankan tugas Ketua Penolong Pengarah, SSTP pada ketika itu. Setelah hampir setahun dilancar dan digunakan, di atas sokongan dan kebenaran daripada Ketua Penolong Pengarah, SSTP maka pada bulan September 2023, dashboard ini telah didaftarkan menyertai Pertandingan Inovasi sempena Konvensyen Inovasi Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak 2023. Dalam satu sesi percambahan fikiran yang ringkas, maka pasukan pembinaan inovasi telah bersetuju sebulat suara menamakan inovasi ini sebagai e’ILA dan nama kumpulan sebagai Suka-Suka Tapi Power (SSTP). e’ILA membawa maksud permohonan tempahan premis ILA di SSTP, JPN Sarawak secara online menerusi platform Google Form dan Google Looker Studio. Sementara nama kumpulan sebagai ‘Suka-Suka Tapi Power’ (SSTP) merupakan akronim Sektor Sumber dan Teknologi Pendidikan (SSTP).
2. Signifikasi Pemilihan Projek a. Salah satu fungsi SSTP adalah menguruskan fasiliti dan penginapan di premis SSTP sebagai Institut Latihan Awam (ILA), KPM. SSTP mempunyai fasiliti sebagai ILA seperti Bilik Mesyuarat, Bilik Latihan, Makmal Komputer dan Asrama. Bagi melaksanakan fungsi dan memenuhi kepuasan pelanggan, maka SSTP telah menetapkan Piagam Pelanggan sektor iaitu membuat kelulusan permohonan tempahan penggunaan premis dalam tempoh tiga (3) hari bekerja bagi permohonan yang telah lengkap diproses. Proses permohonan tempahan. b. Selama ini, proses permohonan tempahan fasiliti ini semuanya dilaksanakan secara manual menggunakan memo atau surat yang dikemukakan kepada pengurusan SSTP. Kaedah secara manual dan konvensional seperti ini telah menimbulkan pelbagai cabaran dan kesulitan kepada kedua-dua belah pihak, sama ada pihak pengurusan premis SSTP mahu pun pihak pelanggan atau pengguna premis. Kaedah manual ini diakui sebagi kurang efektif dan kurang efisien bukan sahaja dari segi kos, masa dan tenaga malah ternyata keterbelakang dan konservatif berbanding kaedah yang berasaskan ICT. Sebagai penyedia premis latihan yang prihatin dengan keperluan dan kepuasan pelanggan maka pengurusan tertinggi iaitu JPN, KPM sentiasa memberi ruang dan peluang kepada SSTP untuk mencari kaedah dan inovasi yang bersistematik, efisien dan efsektif untuk memenuhi keperluan dan kepuasan pelanggan. c. Penggunaan premis SSTP sebagai ILA, KPM semakin menjadi pilihan dalam kalangan pelanggan terutama sekali dalam era pasca Covid-19 apabila latihan secara bersemuka mula dibenarkan semula. Sementara itu, dalam era pasca Covid-19, kedudukan ekonomi negara kita menjadi semakin mencabar. Keadaan politik dan pucuk pemerintahan di negara kita agak tidak stabil. Rizab kewangan negara semakin kurang menyebabkan Kerajaan mengambil inisiatif untuk berjimat cermat dalam perbelanjaan. Sebagai salah langkah penjimatan dari segi kewangan, JPN, KPM khususnya dan Kerajaan amnya sentiasa menyaran dan menggalakkan program dan aktiviti dijalankan di premis ILA berbanding hotel yang ternyata mahal. Semua penggunaan premis ILA, KPM perlu dioptimumkan untuk tujuan tersebut.
d. Ekosistem dalam KPM telah berubah dan mempunyai lanskap yang semakin mencabar. Sehubungan itu, KPM telah menekankan penggunaan dan pembudayaan ICT dalam urusan kerja masingmasing berpandukan teras yang ketujuh dalam Tujuh Teras Utama KPM iaitu Peningkatan Keupayaan Pendidikan Digital di Sekolah. Oleh yang demikian, inovasi e’ILA yang memperkenalkan dashboard tempahan permohonan penggunaan premis secara online menerusi platform Google Form dan Google Looker Studio adalah wajar dan sesuai. e. Penggunaan dashboard semenjak awal tahun 2023 telah menjadi semakin signifikan dan menunjukkan impak yang ketara. Semasa proses permohonan tempahan dijalankan secara manual ternyata sangat ianya bukan sahaja tidak efisien dan tidak efektif tetapi juga tidak ekonomikal. Penggunaan kertas adalah banyak oleh keduadua belah pihak iaitu pelanggan yang memohon dan juga penyedia premis yang memberi maklum balas. Ternyata sangat pembaziran berlaku apabila banyak kertas diguna sebagai borang, memo dan surat dalam koresponden. Kaedah lama yang menggunakan borang, memo dan surat didapati banyak permohonan yang tidak lengkap dan tidak berintegriti sehingga menyebabkan penggunaan premis tidak dapat digunakan secara optimum. Masa untuk memproses permohonan agak mengambil masa yang lama. Melalui penggunaan dashboard e’ILA, situasi seperti ini dapat dielak atau sekurang-kurangnya diminimumkan sebab semua butir perubahan atau pembetulan dapat dibuat dengan mudah dalam dashboard tersebut. Dashboard ini telah melalui beberapa siri uji lari untuk mengenal pasti kelemahan dan kekuatan sebelum ianya dilancarkan. Maka, pengurusan tertinggi di SSTP dalam Mesyuarat Pengurusan SSTP Bilangan 3 Tahun 2022 telah sebulat suara setuju memilih e’ILA yang memperkenalkan dashboard tempahan permohonan penggunaan premis secara online menerusi platform Google Form dan Google Looker Studio menggantikan kaedah konvensional menggunaka borang, memo dan surat.
f. Dalam membuat kerangka dan konsep e’ILA, kumpulan pembangunan inovasi ini telah menetapkan beberapa Keberhasilan /Outcome dan Impak seperti berikut: i. Memastikan 100% permohonan tempahan dibuat menggunakan dashboard e’ILA. ii. Memastikan 100% permohonan tempahan dapat diberi maklum balas dalam masa tiga hari bekerja mengikut Piagam Pelanggan sektor. iii. Memastikan 100% permohonan tempahan diproses tanpa melibatkan sebarang kos. iv.Memastikan 100% permohonan tempahan tanpa kertas sejajar dengan konsep Go-Green seperti yang dikehendaki dalam EKSA dan QEP 5S yang diamalkan oleh JPN Sarawak. v. Memastikan bilangan permohonan tempahan meningkat sekurang-kurangnya 50% berbanding dengan kaedah secara manual. 3. Tindakan Penyelesaian a. Pembinaan dashboard secara online ini sangat ringkas dan tidak memerlukan sebarang kos. Pautan untuk dashboard ini dipromosi melalui Facebook rasmi dan juga google site SSTP. Semua pelanggan luar boleh mendapatkan maklumat daripada platform tersebut. Pelanggan hanya perlu mengisi semua maklumat berkaitan program atau aktiviti melalui Google Form. Maklumat tersebut akan dipaparkan melalui Google Looker Studio untuk mengetahui semua status permohonan tempahan yang terkini. Di peringkat ini, Penyelia Asrama yang ditugaskan menyelia dan mengawal dashboard ini akan menyemak dan memproses permohonan tersebut. Permohonan yang telah diproses akan dirujuk kepada KPP/PP untuk tindakan seterusnya bagi menentukan sama ada permohonan tersebut dilulus, ditolak atau dibatal. b. Prototaip pertama dashboard ini mula dihasilkan pada bulan Februari 2022. Selepas itu, kumpulan telah membuat uji lari pada bulan Mac 2022. Pada bulan April dan Mei 2022 dashboard ini telah dimurni dan ditambah baik. c. Setelah dimurnikan, dashboard mula digunakan secara trial sehingga bulan September 2022 sebelum ianya dilancarkan pada bulan yang sama. SSTP telah menghantar permohonan ke KPM
melalui SICT, JPN Sarawak untuk mendapatkan kelulusan. Namun sehingga kini, pihak SSTP belum menerima jawapan daripada KPM. d. Keberhasilan Projek i. Memastikan 100% permohonan tempahan dibuat menggunakan dashboard e’ILA. ii. Memastikan 100% permohonan tempahan dapat diberi maklum balas dalam masa tiga hari bekerja mengikut Piagam Pelanggan sektor. iii. Memastikan 100% permohonan tempahan diproses tanpa melibatkan sebarang kos. iv.Memastikan 100% permohonan tempahan tanpa kertas sejajar dengan konsep Go-Green seperti yang dikehendaki dalam EKSA dan QEP 5S yang diamalkan oleh JPN Sarawak. v. Memastikan bilangan permohonan tempahan meningkat sekurang-kurangnya 50% berbanding dengan kaedah secara manual. (Outcome /Impak) Projek i. Pendigitalan proses permohonan tempahan secara online memberi ruang dan peluang kepada pengguna sistem menggunakan platform Google Form dan Google Looker. Impak: Inovasi ini telah berjaya menerapkan pembudayaan penggunaan ICT dalam kalangan warga SSTP khususnya dan warga JPN dan KPM sebagai pengguna sistem amnya. ii. Pendigitalan proses permohonan tempahan secara online juga telah menjadi pengurusan permohonan tempahan semakin efektif dan efisien. Impak: • Penjimatan dari segi kos kerana inovasi tidak memerlukan penggunaan kertas • Penjimatan dari segi masa kerana proses permohonan secara online dapat diberi maklum balas dalam tempoh 3 hari bekerja seperti yang ditetapkan dalam Piagam Pelanggan sektor • Penjimatan dari segi tenaga kerana proses permohonan dan kelulusan hanya melibatkan pemohon dan pelulus sahaja dan tidak memerlukan perkhidmatan PO untuk menyediakan memo/surat dan sebagainya • Proses penyimpanan maklumat dan data dalam Cloud membolehkan pihak pengurusan mendapatkan maklumat
data pada bila-bila masa dan di mana-mana apabila diperlukan. iii. Pendigitalan proses permohonan tempahan secara online telah memantapkan pengurusan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK) di SSTP khususnya dan JPN amnya. Impak: Permohonan tempahan tanpa kertas adalah sejajar dengan konsep Go-Green seperti yang dikehendaki dalam EKSA dan QEP 5S yang diamalkan oleh JPN Sarawak. iv. Dashboard Tempahan dan Kemudahan di Premis SSTP sebagai ILA, KPM mudah dipromosikan kepada pengguna di seluruh KPM, JPN dan agensi melalui Facebook dan Google Site SSTP. Impak: Menjadikan premis SSTP sebagai pilihan pelanggan menyebabkan bilangan permohonan tempahan dan bilangan pengguna yang menggunakan premis semakin bertambah dengan drastik. Potensi Pengembangan Projek a. Dashboard e’ILA mempunyai ruang dan potensi untuk ditambahbaik dengan menggunakan Aplikasi AppSarawak di bawah MAMPU berbekalkan kepakaran yang ada di SSTP. b. Keupayaan kumpulan inovasi memantap dan melestarikan dashboard e’ILA membolehkan inovasi ini diterima dan digunapakai oleh semua ILA, KPM dan agensi-agensi yang lain pada masa hadapan. Dashboard : https://tinyurl.com/TempahanPremisSSTPSarawak Google Form : https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSceuB8NQRc3h04z9n7 WPT8Jb9srxt8AclqOdI3q2TiEN2ymbw/viewform Emel DELIMa yang digunakan untuk mencipta Dashboard Tempahan Premis : [email protected]