PROJECT Innovative & Creative Circle (ICC) KEMENTERIAN PENDIDIKAN PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LUNDU KUMPULAN : KENYALANG GADING PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LUNDU e-E.Report
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU KENYALANG GADING, PPD LUNDU. ICC 2023 ISI KANDUNGAN LAPORAN PROJEK INNOVATIVE AND CREATIVE CIRCLE (ICC) KENYALANG GADING PPD LUNDU, SARAWAK BIL PERKARA MUKA SURAT SEKAPUR SIREH 1 1. LATAR BELAKANG KUMPULAN 2 1.1 Tarikh Penubuhan Kumpulan 1.2 Senarai Ahli Kumpulan 1.3 Maksud Logo Kenyalang Gading 1.4 Motto 1.5 Etika Kumpulan 1.6 Slogan Projek 1.7 Pengendalian Kumpulan 1.8 Perancangan Projek 2 2 3 4 4 5 5-6 7-10 2. PEMILIHAN ISU YANG HENDAK DISELESAIKAN 11 2.1 Mengenalpasti Isu 2.2 Pemilihan Isu Kumpulan 11-13 14-15 3. PENGENALPASTI STATUS SEMASA 16 3.1 Definisi Tajuk 3.2 Definisi Masalah 3.3 Pengumpulan Data (Sebelum) 16 16-21 22
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU KENYALANG GADING, PPD LUNDU. ICC 2023 3.4 Analisa Data 3.5 Penetapan Sasaran 3.6 Cadangan Penyelesaian 22 23 23-24 4. RUMUSAN DAN PELAKSANAAN SOLUSI 25 4.1 Analisa Masalah 4.2 Pengenalpastian Solusi 4.3 Perlaksanaan Sistem Ujilari 25-26 27 28 5. PENGESAHAN KEBERKESANAN DAN KEBERHASILAN 29 5.1 Persembahan Pengurusan 5.2 Pelaksanaan 29 29-33 6. PENGESAHAN KEBERKESANAN DAN KEBERHASILAN 34 6.1 Arahan Rasmi Penyeragaman 6.2 Tindakan Kelestarian 34 34-36 7. PEMERKASAAN BUDAYA INOVASI ORGANISASI 37 7.1 Mengukuhkan Budaya Inovasi Kumpulan 7.2 Pengukuran Semula Tahap Kumpulan Selepas Projek 37 37-39 LAMPIRAN 40-46
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 1 SEKAPUR SIREH Alhamdulillah bersyukur kami ke hadrat llahi yang telah memberi kesempatan kepada kami bersama-sama dalam Majlis Konvesyen Inovasi Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak Tahun 2023 dalam usaha kita untuk memupuk mutu kerja yang cemerlang. Kami bersyukur, dengan adanya projek Innovative And Creative Circle (ICC) seumpama ini, ahli kumpulan diberi peluang untuk mengambil bahagian dalam proses penambahbaikan dalam organisasi dan ini secara langsung membolehkan pelaksanaan tugas menjadi lebih efisyen. Bagi projek kumpulan ICC kami kali ini, penambahbaikan pengumpulan data pemantauan atau kunjung bantu ke sekolah diberi tumpuan dengan mewujudkan e-E.Report. Penglibatan semua ahli kumpulan juga telah dapat mengeratkan lagi silatulrahim di antara satu sama lain. Dengan kesempatan ini, kami ahli-ahli ICC Kenyalang Gading Pejabat Pendidikan Daerah Lundu ingin mengucapkan setinggi-tinggi terima kasih kepada Pegawai Pendidikan Daerah, Pejabat Pendidikan Daerah Lundu dan semua yang terlibat secara langsung atau tidak langsung dalam menjayakan projek inovasi ini. Wassallam. Kumpulan Kenyalang Gading Pejabat Pendidikan Daerah Lundu
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 2 1. LATAR BELAKANG KUMPULAN 1.1. Kumpulan Kenyalang Gading ditubuhkan pada 15 Mei 2023. 1.2. Kumpulan ini dianggotai oleh 7 orang pegawai daripada pelbagai jawatan dan gred di Pejabat Pendidikan Daerah Lundu iaitu ; 1. Encik Kuswady bin Chil - Ketua Kumpulan 2. Puan Fauziah binti Ibrahim - Setiausaha 3. Encik Wan Sakeran bin Wan Ismail - Ahli 4. Encik Calvin Chang Seng Leong - Ahli 5. Encik Yusbi bin Haji Ali - Ahli 6. Encik Haslan bin Wasli - Ahli 7. Encik Mohd Fitri bin Kamal - Ahli Fasilitator kumpulan ialah : 1) Encik Pgn. Abdul Kadir bin Pgn Budin 2) Encik Roseli anak Ripen.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 3 1.3. Kenyalang Gading membawa maksud seperti berikut ; LOGO PASUKAN INOVASI PPD LUNDU SARAWAK REKA BENTUK : 1. Ikon burung Kenyalang digabungkan dengan perkataan Gading digunakan sempena nama kumpulan. Pemilihan "KENYALANG GADING" untuk nama kumpulan yang sesuai dikaitkan dengan mercu kebanggaan masyarakat setempat. 2. Imej menggambarkan penggunaan teknologi bagi menjana idea serta menghasilkan produk inovasi yang mampu bersaing di peringkat antarabangsa.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 4 1.4. MOTTO MOTTO Kumpulan Kenyalang Gading ialah FOKUS, SISTEMATIK dan BERINTEGRITI 1.5. ETIKA KUMPULAN 1.5.1 Sentiasa Fokus & Tabah 1.5.2 Awal & Mendahului 1.5.3 Amalan Budaya Kerja Cemerlang 1.5.4 Berfikiran Terbuka dan Bekerjasama 1.5.5 Sentiasa Tersenyum dan Bersyukur 3. Glob dunia yang memberi fokus kepada Malaysia dalam aspek kewibawaan perjuangan pasukan Inovasi PPD Lundu seiring dengan matlamat penubuhan kumpulan inovasi. 4. Penggunaan "Networking" dalam menjana idea, kreativiti dan inovasi bertaraf dunia.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 5 TARIKH KUSWADY WAN SAKERAN CALVIN YUSBI HASLAN FAUZIAH FITRI JUMLAH 5/5/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 8/5/2023 1 1 1 0 1 1 1 6 15/5/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 23/6/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 7/7/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 21/7/2023 1 1 1 0 1 1 1 6 22/8/2023 0 1 1 1 1 1 1 6 7/9/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 22/9/2023 1 1 1 0 1 1 1 6 29/9/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 5/10/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 6/10/2023 1 1 1 1 1 1 1 7 JUMLAH 11 12 12 9 12 12 12 80 JADUAL KEKERAPAN KEHADIRAN ANGGOTA KUMPULAN 1.6. SLOGAN PROJEK Kumpulan Kenyalang Gading menetapkan SLOGAN projek : KE ARAH MENDAPATKAN MAKLUMAT LAPORAN PEMANTAUAN / BIMBINGAN YANG TEPAT DAN SISTEMATIK. 1.7. PENGENDALIAN KUMPULAN Mesyuarat Kumpulan : Kumpulan Kenyalang Gading telah mengadakan mesyuarat kumpulan secara berkala iaitu pada setiap hari Rabu/Jumaat selama 2 jam 30 minit mulai dari 2.30 petang hingga 5.00 petang bertempat di Bilik Mesyuarat Pejabat Pendidikan Daerah Lundu. Daripada 84 jumlah kekerapan ahli mesyuarat yang telah diadakan, didapati jumlah kekerapan kehadiran adalah 80 manakala jumlah kekerapan ketidakhadiran ialah 4 seperti yang ditunjukkan di dalam jadual kekerapan kehadiran mesyuarat dan carta pai kehadiran ahli. Rajah 1 dan Rajah 2, peratus kehadiran ahli daripada 80 kekerapan mesyuarat ialah 95%. Rajah 1 : Jadual kekerapan Kehadiran Anggota Kumpulan
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 6 Rajah 2 : Carta Pai Peratus kekerapan Kehadiran Anggota Kumpulan Dalam mengendalikan mesyuarat, kumpulan menghadapi beberapa masalah seperti berikut ; i. Kesibukan pegawai dengan tugas rasmi masing-masing. ii. Pertindihan tarikh aktiviti dengan program jabatan. iii. Faktor kesihatan. Keadaan inilah yang menyebabkan kumpulan tidak dapat mencapai kehadiran 100%. Rujuk Gambar Perjumpaan di Lampiran I.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 7 1.8 PERANCANGAN PROJEK Carta perbatuan dirangka untuk merancang perjalanan projek seperti yang ditunjukkan di dalam Rajah 3 dan Rajah 4. Rajah 3 : Carta Perbatuan Perjumpaan
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 8 Rajah 4 : Carta Perbatuan Secara Bulanan Kumpulan Kenyalang Gading mengunakan kaedah P.D.C.A iaitu : P - Plan (rancang) D - Do (laksana) C - Check (semak/penilaian) A - Action (Penyeragaman)
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 9 Jadual perancangan projek diwujudkan berteraskan kaedah P.D.C.A ini. Daripada jadual perancangan yang ditunjukan seperti di Rajah 5 kumpulan telah membuat perancangan seperti berikut ; Plan - 1 minggu iaitu untuk mengenalpasti masalah, memilih masalah, tema projek dan pengumpulan data awal. Do - 3 minggu untuk analisa data awal, mengemukakan alternatif cadangan penyelesaian, membuat persembahan pengurusan, cadangan penyelesaian untuk pertimbangan dan keputusan, pelaksanaan cadangan dan pengumpulan data. Check - 3 minggu untuk menganalisa data selepas dan persembahan pengurusan untuk pertimbangan dan keputusan. Action - 4 minggu untuk menilai dan memastikan proses kerja baru dipatuhi dan digunapakai.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 10 Rajah 5 : PDCA
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 11 2. PEMILIHAN ISU YANG HENDAK DISELESAIKAN 2.1 Mengenalpasti Isu Hasil dari pemerhatian tugas-tugas di pejabat ini, ahli kumpulan telah mencadangkan beberapa isu untuk dijadikan tajuk ICC bagi Kumpulan Kenyalang Gading. Di antara isu yang telah disenaraikan ialah ; BIL ISU / MASALAH PENCADANG 1. Pergerakan Fail sukar dikesan En.Mohd Fitri bin Kamal 2. Kecenderungan sekolah menyatakan tidak menerima sebarang surat yang dihantar oleh pihak PPD En.Calvin Chang Seng Leong 3. Analisis data pemantauan/bimbingan sukar dilaksanakan En. Haslan bin Wasli 4. Data SSDM Amalan Baik kurang direkod Pn. Fauziah binti Ibrahim 5. Pengurusan Cakna Kehadiran murid kurang sistematik En. Kuswady bin Chil 6. Urusan agihan buku teks SPBT mengambil masa yang lama En. Yusbi bin Haji Ali 7. Sistem Kaunter kurang mesra pelanggan En. Wan Sakeran bin Wan Ismail Daripada 7 tajuk yang dicadangkan, kumpulan membuat analisa SMART seperti berikut untuk memilih tajuk penting :- Simple - Projek yang mudah disiapkan Measurable - Projek yang boleh diukur Achieveable - Projek yang mampu diselesaikan Realistic - Projek yang realistik Time-bound - Projek dapat disiapkan dalam tempoh Masa yang ditentukan.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 12 Rajah 6 : Analisa Pemilihan Tajuk Penting Kaedah SMART Dari kaedah SMART, kumpulan mendapati 6 cadangan tajuk telah mendapati markah yang tinggi. BIL ISU / MASALAH 1. Kecenderungan sekolah menyatakan tidak menerima sebarang surat yang dihantar oleh pihak PPD. 2. Analisis data pemantauan/ bimbingan sukar dilaksanakan. 3. Data SSDM Amalan Baik kurang direkod. 4. Pengurusan Cakna Kehadiran murid kurang sistematik. 5. Urusan agihan buku teks SPBT mengambil masa yang lama. 6. Sistem Kaunter kurang mesra pelanggan. Di dalam sesi brainstorming, kumpulan telah bersetuju menggunakan teknik force ranking bagi mengasingkan di antara tajuk masalah yang penting dengan yang
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 13 kurang penting. Semua ahli kumpulan dikehendaki memberi penilaian bagi setiap tajuk berdasarkan skala yang diberikan. Skala yang diberikan adalah seperti berikut :- 1 - Tidak Penting 2 - Sederhana 3 - Penting 4 - Sangat Penting Carta pemilihan tajuk projek menggunakan teknik force ranking seperti pada Rajah 7. 1. Kecenderungan sekolah menyatakan tidak menerima sebarang surat yang dihantar oleh pihak PPD. - 20 undian 2. Analisis data pemantauan / bimbingan sukar dilaksanakan. - 26 undian 3. Data SSDM Amalan Baik kurang direkod. - 23 undian 4. Pengurusan Cakna Kehadiran murid kurang sistematik. - 23 undian 5. Urusan agihan buku teks SPBT mengambil masa yang lama. - 20 undian 6. Sistem Kaunter kurang mesra pelanggan. - 22 undian
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 14 BIL TAJUK ISU A B C D E F G JUMLAH 1 Kecenderungan sekolah menyatakan tidak menerima sebarang surat yang dihantar oleh pihak PPD 4 3 2 3 3 2 3 20 2 Analisis data pemantauan/bimbingan sukar dilaksanakan 4 4 4 3 4 4 3 26 3 Data SSDM Amalan Baik kurang direkod 4 3 3 3 3 3 4 23 4 Pengurusan Cakna Kehadiran murid kurang sistematik 4 4 3 3 3 3 3 23 5 Urusan agihan buku teks SPBT mengambil masa yang lama 4 3 3 4 2 2 2 20 6 Sistem Kaunter kurang mesra pelanggan 4 3 3 3 4 3 2 22 A KUSWADY SKALA : B WAN SAKERAN 1 TIDAK PENTING C CALVIN CHANG SENG LEONG 2 SEDERHANA D YUSBI 3 PENTING E HASLAN 4 SANGAT PENTING F FITRI G FAUZIAH PEMILIHAN ISU : FORCE RANKING Rajah 7 : Pemilihan Isu : Force Ranking 2.2 PEMILIHAN ISU KUMPULAN Dari teknik-teknik ICC yang digunakan dan dengan sokongan data-data kekerapan masalah, kumpulan berpuashati dan bersetuju memilih Isu ICC kumpulan, iaitu : ANALISIS DATA PEMANTAUAN/ BIMBINGAN SUKAR DILAKSANAKAN
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 15 Isu ini juga dipilih kerana, 1. Persetujuan daripada Pihak Pengurusan melalui surat kelulusan bertarikh 15 Jun 2023 mengenai pemilihan isu projek. Lampiran II. 2. Respon soal selidik tentang penggunaan Borang Laporan Eksekutif secara hardcopy. Lampiran III. Kumpulan ICC menyertakan Carta Aliran Kerja (sebelum) penggunaan borang pemantauan eksekutif. Sila rujuk Rajah 8. Rajah 8 : Carta Aliran Kerja (Sebelum)
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 16 3. PENGENALPASTIAN STATUS SEMASA 3.1 DEFINISI TAJUK “e-E.Report sebagai Penambahbaikan pengumpulan data pemantauan / bimbingan ke sekolah” adalah : ▪ e-E.Report : Sistem laporan eksekutif secara maya ▪ Penambahbaikan : sesuatu yang menambah ▪ Pengumpulan Data : perihal atau perbuatan mengumpulkan ▪ Pemantauan : perihal memantau terhadap perkembangan projek/aktiviti ▪ Bimbingan : perbuatan membimbing 3.2 DEFINISI MASALAH Kumpulan Kenyalang Gading mendefinisikan masalah dengan menggunakan teknik 5W 1H iaitu : ▪ WHAT ? Apa Masalahnya ? Penggunaan borang secara manual dalam laporan pemantauan/ bimbingan ke sekolah kurang efisyen dalam penganalisisan data.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 17 ▪ Apa itu Laporan Pemantauan/ bimbingan ke sekolah? Laporan yang perlu diisi oleh pegawai selepas melakukan pemantauan atau bimbingan ke sekolah. Berikut Sektor yang melakukan pemantauan : ➢ Sektor Perancangan (SPR) ➢ Sektor Pengurusan Sekolah (SPS) ➢ Sektor Pembelajaran (SPB) ➢ Sektor Pembangunan Murid (SPbM) ➢ Sektor Pengurusan ➢ Sektor Pentaksiran dan Peperiksaan ➢ Sektor Psikologi dan Kaunseling ▪ WHY ? Kenapa ia berlaku ? Laporan tidak dihantar kepada pihak Pengurusan Tertinggi pada masa yang ditetapkan. ▪ WHEN ? Bila ia berlaku ? Selepas Pemantauan/ bimbingan dilaksanakan. ▪ WHO ? Siapa yang terlibat ??? Pegawai Ikhtisas dan kakitangan Pejabat Pendidikan Daerah Lundu. ▪ WHERE ? Dimana ia berlaku ??? Di Pejabat Pendidikan Daerah Lundu
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 18 ▪ HOW ? Bagaimana Ianya Berlaku ??? Pengisian dan penghantaran borang yang tidak konsisten. Kumpulan seterusnya menggunakan Rajah Sebab dan Akibat atau Ishikawa, kumpulan mendapati Manusia, Kaedah, Persekitaran dan Bahan adalah penyumbang kepada berlakunya masalah tersebut (Rujuk Rajah 9 dan Rajah 10). Rajah 9 : Rajah Ishikawa -Manusia, kaedah, Persekitaran dan Bahan
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 19 Rajah 10 : Rajah Ishikawa Lengkap Faktor penyebab di bawah sebab Manusia ialah : 1. Sikap 2. Beban Tugas 3. Tidak Ikut Prosedur 4. Kecairan Maklumat 5. Integriti
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 20 Faktor penyebab di bawah sebab Kaedah ialah : 1. Pengisian secara manual 2. Tempoh pengisian 3. Masalah komunikasi Faktor penyebab di bawah sebab Persekitaran ialah : 1. Lokasi sektor 2. Keberadaan pegawai Faktor penyebab di bawah sebab Bahan ialah : 1. Ruang Penyimpanan 2. Peruntukan terhad 3. Masalah percetakan 4. Bekalan kertas 5. Kertas berwarna Seterusnya kumpulan membuat analisa bagi mencari sebab-sebab paling mungkin dengan membuat verifikasi sebab-sebab yang telah dikenalpasti. ▪ Sikap : Sikap pegawai yang bertangguh dalam pengisian borang selepas melakukan pemantauan ke sekolah. ▪ Beban Tugas : Pegawai mempunyai banyak tugas dan aktiviti yang serentak menyebabkan banyak dokumen yang perlu diselesaikan. ▪ Tidak Ikut Prosedur : Tidak mematuhi ketetapan tempoh penghantaran borang laporan eksekutif. ▪ Kecairan Maklumat : Terdapat maklumat pemantauan/ bimbingan yang tidak dicatat dalam laporan kerana tempoh pemantauan telah lama berlaku.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 21 ▪ Integriti : Terdapat maklumat bersifat sulit mudah terdedah kepada pihak yang tidak berkaitan. ▪ Pengisian secara manual :Pengisian masih menggunakan cara konvensional yang mengambil masa. ▪ Masa pengisian : Pengisian borang mengambil masa yang agak lama dan remeh. ▪ Masalah komunikasi : Tidak dapat berhubung dengan pegawai ▪ Lokasi sektor : Kedudukan pejabat terbahagi kepada dua premis. ▪ Keberadaan pegawai : Pegawai berada di luar stesen ▪ Ruang Penyimpanan : Ruang terhad untuk menyimpan borang. ▪ Peruntukan terhad : Pembelian bahan-bahan terhad mengikut peruntukan. ▪ Masalah percetakan : Memerlukan sumber manusia. ▪ Bekalan kertas : Bekalan alat tulis terhad bergantung kepada peruntukan. ▪ Kertas berwarna : Hanya menggunakan kertas berwarna hijau. Dari verifikasi sebab-sebab paling mungkin kumpulan telah mengenal pasti sebab sebenar yang menyebabkan berlakunya isu analisis data pemantauan / bimbingan sukar dilaksanakan iaitu ; 1. Sikap 2. Peruntukan terhad 3. Beban Tugas 4. Kecairan Maklumat 5. Pengisian secara manual
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 22 Ya Tidak 1. Adakah anda menyediakan laporan selepas pemantauan/ bimbingan di sekolah? 37 12 2. Sejauh mana anda menganggap laporan eksekutif penting dalam pengambilan keputusan dalam organisasi anda? 29 20 3. Berapa lama masa untuk anda melengkapkan borang laporan eksekutif manual? 40 9 1. Anda setuju bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos pembelian kertas berwarna. 38 11 2. Anda setuju dengan bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos cetakan. 42 7 3. Anda setuju bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos pembelian ink/toner printer. 43 6 1. Laporan eksekuitf secara manual melibatkan tenaga kerja tambahan seperti cetakan yang memerlukan tenaga kerja AKP untuk membuat cetakan. 41 8 2. Penggunaan laporan eksekutif secara manual menggunakan tenaga seperti membuat catatan, cetakan kertas untuk diperbanyakkan dan pemfailan. 49 0 1. Maklumat terus dapat diakses oleh PPD/ Timbalan daripada laporan eksekutif secara manual. 18 31 2. Laporan eksekutif menyediakan pangkalan data/ dashboard yang membantu penyimpnan data sebagai medan 'one stop centre' untuk semua dapatan daripada semua pegawai. 9 40 3. Laporan eksekutif secara manual memerlukan masa untuk mengumpul data dan hanya boleh diakses semasa mesyuarat atau sesi perjumpaan pegawai. 40 9 1. data dan maklumat laporan eksekutif secara manual sangat mudah dianalisis. 9 40 2. Laporan eksekutif secara manual sukar diakses dan mengambil masa untuk dihantar kepada ketua jabatan. 41 8 3. Analisis laporan eksekutif secara manual dibuat dalam kadar segera. 7 42 Beban Tugas Kecairan Maklumat Pengoperasian Pra Test Sikap Bahan Aspek Soalan Laporan secara manual 3.3 PENGUMPULAN DATA (SEBELUM) Kumpulan seterusnya telah mengumpul data bagi memastikan sebab-sebab paling mungkin bagi masalah ”ANALISIS DATA PEMANTAUAN/ BIMBINGAN SUKAR DILAKSANAKAN”. Data telah dikutip selama 4 minggu mulai 5 hingga 31 Mei 2023. Data-data ini telah dikutip oleh ahli kumpulan secara berkumpulan. 3.4 ANALISA DATA Seramai 49 responden membuat pengisian data. Dari data yang dikutip, kumpulan seterusnya menganalisa data-data tersebut. kumpulan mendapati:-
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 23 3.5 PENETAPAN SASARAN Berdasarkan pada data kekerapan kes dan kekerapan terkumpul kumpulan menetapkan sasaran kumpulan untuk mengatasi Masalah ANALISIS DATA PEMANTAUAN / BIMBINGAN SUKAR DILAKSANAKAN ke arah 95 %. 3.6 CADANGAN PENYELESAIAN Kumpulan ini membuat cadangan penyelesaian dengan menggunakan rajah pokok seperti di Rajah 11. Melalui rajah pokok semua sebab-sebab paling mungkin diberikan cadangan untuk mengatasi berserta pro dan kontra. Antaranya : Cadangan bagi mengatasi sebab Sikap : ▪ Penambahbaikan sikap dilakukan iaitu teguran dan peringatan mesra semasa mesyuarat pengurusan. ▪ Pegawai diberi tempoh pengisian sebelum 15hb pada bulan berikutnya. Cadangan bagi mengatasi sebab Peruntukan Terhad : ▪ Menghasilkan aplikasi e-E.Report. Cadangan bagi mengatasi sebab Beban Tugas : ▪ Pegawai diminta untuk menyediakan senarai semak tugas dan time motion (mengutamakan tugas utama).
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 24 Cadangan bagi mengatasi sebab Kecairan Maklumat : ▪ Peringatan agar mengisi segera sebaik sahaja selesai sesuatu pemantauan/ bimbingan. Cadangan bagi mengatasi sebab Pengisian Secara Manual : ▪ Menghasilkan sistem pelaporan secara maya. Rajah 11 : Rajah Pokok Cadangan Penyelesaian
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 25 4. RUMUSAN & PELAKSANAAN SOLUSI 4.1 ANALISA MASALAH Di dalam sesi percambahan fikiran kumpulan telah mengenalpasti beberapa sebab yang menyebabkan berlakunya masalah ANALISIS DATA PEMANTAUAN/ BIMBINGAN SUKAR DILAKSANAKAN. Kumpulan seterusnya menggunakan Analisis SWOT (Rajah 12) bagi mengenalpasti sebab-sebab paling mungkin. Rajah 12 : Analisis SWOT
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 26 Analisis Persekitaran : S – Strengths / Kekuatan : 1. Pegawai-pegawai yang celik IT dan bersedia menerima perubahan selari dengan kemajuan IR4.0. 2. Perjawatan pegawai ikhtisas lengkap/ mencukupi. 3. Mendapat sokong penuh daripada Pengurusan PPD. 4. Mempunyai Pegawai Pendidikan Daerah yang berpengalaman. 5. Mempunyai jalinan dan jaringan yang sangat baik dalam lokaliti setempat. W – Weaknesses / Kelemahan : 1. Kesibukan pegawai menyebabkan situasi terlepas pandang terhadap pengisian. 2. Output pelbagai dan tidak seragam. 3. Tempoh masa yang tidak konsisten diberikan untuk pengisian laporan. 4. Tiada ruang luas untuk penyimpanan laporan. 5. Pembaziran dalam penggunaan bahan pencetakan. O – Opportunities / Peluang : 1. Peralatan ICT lengkap. 2. Pegawai yang berkemahiran dalam aplikasi ICT. 3. Lokasi pejabat yang strategik. 4. Bilangan sekolah yang tidak banyak dan jarak yang dekat. 5. Mendapat sokongan ahli politik dan pelbagai agensi. T – Threats / Ancaman : 1. Sikap pegawai yang tidak konsisten dalam pengisian. 2. Sukar mendapat bekalan kertas yang ditetapkan. 3. Keselamatan data dan maklumat tidak terjamin. 4. Kos pembekalan tidak mencukupi. 5. Output yang tidak seragam menyebabkan sukar untuk membuat analisis.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 27 4.2 PENGENALPASTIAN SOLUSI Bagi mengatasi isu ANALISIS DATA PEMANTAUAN / BIMBINGAN SUKAR DILAKSANAKAN, kumpulan ICC bersetuju membangunakan sebuah aplikasi yang dikenali sebagai e-E.Report. Sistem ini adalah inovasi daripada penggunaan borang di mana semua maklumat yang terdapat di dalam borang Laporan Eksekutif diletakkan di dalam e-E.Report. e-E.Report adalah : e bermaksud elektronik, E bermaksud eksekutif ; dan Report bermaksud laporan. e-E.Report ini merupakan laporan secara maya yang berbentuk digital dan diakses menggunakan pelbagai alat peranti dengan syarat mempunyai talian internet. e-E.Report terbahagi kepada dua bahagian iaitu bahagian adalah berkaitan maklumat asas iaitu sekolah yang dikunjung/bimbing, nama ketua dan ahli pasukan pemantau/ pembimbing, sektor, email pelapor, tarikh dan kekerapan pemantauan/ bimbingan. Bahagian kedua pula merangkumi tujuan lawatan, dapatan lawatan, cadangan penambahbaikan dan tindak susul. Pelaporan akan diproses secara automatik selepas pelapor mengisi maklumat ke dalam aplikasi tersebut. Pelapor akan mendapat salinan secara softcopy melalui email yang didaftar dalam aplikasi. Segala pengisian oleh pelapor dipaparkan pada dashboard e-E.Report. Dashboard dilihat secara analisis data yang boleh diakses oleh ketua sektor secara berterusan.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 28 4.3 PERLAKSANAAN SISTEM UJILARI Hasil analisa permasalahan yang dibuat, Kumpulan ICC sepakat dengan menghasilkan aplikasi e-E.Report bagi membantu menyelesaikan masalah. Sistem ini di ujilari bermula awal tahun 2023. Uji lari sistem ini dilaksanakan secara menyeluruh kepada semua sektor. Berdasarkan uji lari yang dilakukan, terdapat penambahbaikan seperti : ▪ Laporan google form dijana secara autocrate dan pelapor terus menerima laporan melalui email. ▪ Penyediaan dashboard analisis laporan dengan menggunakan aplikasi looker studio. ▪ Ditambah baik dengan menjadikan aplikasi boleh diakses menggunakan alat peranti.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 29 5. PENGESAHAN KEBERKESANAN & KEBERHASILAN 5.1 PERSEMBAHAN PENGURUSAN Kumpulan Kenyalang Gading telah membuat persembahan kepada pihak pengurusan (Pegawai Pendidikan Daerah) mengenai tajuk ICC dan mengemukakan cadangan serta cara mengatasi yang dikenal pasti. Pihak pengurusan melalui surat bil . PPDLUN. 100-1/5/1(06) bertarikh 1 Jun 2023 telah meluluskan permohonan untuk kumpulan Kenyalang Gading melaksanakan cadangan penyelesaian yang dicadangkan seperti di Lampiran IV. 5.2 IMPAK PELAKSANAAN Kumpulan seterusnya melaksanakan cadangan penyelesaian selama 4 minggu mulai dari 5 hingga 30 Mei 2023. Data-data telah dikutip oleh ahli kumpulan menggunakan kaedah soal selidik dan pemerhatian rekod (Rujuk Lampiran VI). FAEDAH-FAEDAH KETARA : 1. Respon Soal Selidik Pra Test (Laporan secara manual) dan Post Test (Laporan secara maya e-E.Report) Perbandingan respon soal selidik pra test dan post test menunjukkan penggunaan laporan e-E.Report memberikan impak yang tinggi dalam pengurusan laporan pemantauan / bimbingan. Jadual perbandingan adalah seperti berikut :
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 30 Ya Tidak Ya Tidak Adakah anda menyediakan laporan selepas pemantauan/ bimbingan di sekolah? 37 12 Adakah anda menyediakan laporan selepas pemantauan/ bimbingan di sekolah? 47 2 Sejauh mana anda menganggap laporan eksekutif penting dalam pengambilan keputusan dalam organisasi anda? 29 20 Sejauh mana anda menganggap eE.Report penting dalam pengambilan keputusan dalam organisasi anda? 45 4 Berapa lama masa untuk anda melengkapkan borang laporan eksekutif manual? 40 9 Berapa lama masa untuk anda melengkapkan e-E.Report ? 39 10 Anda setuju bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos pembelian kertas berwarna. 38 11 Anda setuju bahawa laporan eE.Report memerlukan kos pembelian kertas berwarna. 0 49 Anda setuju dengan bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos cetakan. 42 7 Anda setuju dengan bahawa eE.Report memerlukan kos cetakan. 3 46 Anda setuju bahawa laporan eksekutif secara manual memerlukan kos pembelian ink/toner printer. 43 6 Anda setuju bahawa e-E.Report memerlukan kos pembelian ink/toner printer. 0 49 Laporan eksekuitf secara manual melibatkan tenaga kerja tambahan seperti cetakan yang memerlukan tenaga kerja AKP untuk membuat cetakan. 41 8 e-E.Report melibatkan tenaga kerja tambahan seperti cetakan yang memerlukan tenaga kerja AKP untuk membuat cetakan. 47 2 Penggunaan laporan eksekutif secara manual menggunakan tenaga seperti membuat catatan, cetakan kertas untuk diperbanyakkan dan pemfailan. 49 0 Penggunaan e-E.Report menggunakan tenaga seperti membuat catatan, cetakan kertas untuk diperbanyakkan dan pemfailan. 47 2 Maklumat terus dapat diakses oleh PPD/ Timbalan daripada laporan eksekutif secara manual. 18 31 Maklumat terus dapat diakses oleh PPD/ Timbalan daripada laporan eE.Report . 49 0 Laporan eksekutif menyediakan pangkalan data/ dashboard yang membantu penyimpnan data sebagai medan 'one stop centre' untuk semua dapatan daripada semua pegawai. 9 40 e-E.Report menyediakan pangkalan data/ dashboard yang membantu penyimpnan data sebagai medan 'one stop centre' untuk semua dapatan daripada semua pegawai. 49 0 Laporan eksekutif secara manual memerlukan masa untuk mengumpul data dan hanya boleh diakses semasa mesyuarat atau sesi perjumpaan pegawai. 40 9 e-E.Report memerlukan masa untuk mengumpul data dan hanya boleh diakses semasa mesyuarat atau sesi perjumpaan pegawai. 0 49 Data dan maklumat laporan eksekutif secara manual sangat mudah dianalisis. 9 40 Data dan maklumat e-E.Report sangat mudah dianalisis. 49 0 Laporan eksekutif secara manual sukar diakses dan mengambil masa untuk dihantar kepada ketua jabatan. 41 8 e-E.Report sukar diakses dan mengambil masa untuk dihantar kepada ketua jabatan. 0 49 Analisis laporan eksekutif secara manual dibuat dalam kadar segera. 7 42 Analisis e-E.Report secara manual dibuat dalam kadar segera. 49 0 Beban Tugas Kecairan Maklumat Pengoperasian Pra Test Post Test Sikap Bahan Aspek Soalan Laporan secara manual laporan eE.Report Soalan
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 31 2. Pengisian lebih singkat - Laporan yang diisi lebih mudah dan menjimatkan masa. Perbandingan Pengisian Lebih Singkat di antara Faedah Ketara Sebelum projek dan Faedah Ketara Selepas Projek adalah seperti berikut :- FAEDAH KETARA : BIL PERKARA Laporan Secara Manual Laporan eE.Report 1. Tempoh penulisan laporan 1 minggu Serta merta 2. Tempoh penghantaran laporan 1 minggu Serta merta 3. Pengurangan Kos Bahan - Penjimatan dapat dilakukan dari segi penggunaan bahan kerana nisbah pegawai dalam setiap sektor adalah berbeza dan pemberatan penggunaan bahan bergantung kepada jumlah pegawai dari setiap sektor. Perbandingan Pengurangan Kos Bahan di antara Faedah Ketara Sebelum projek dan Faedah Ketara Selepas Projek adalah seperti berikut :-
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 32 FAEDAH KETARA (SEBELUM) BIL SEKTOR (S) JUMLAH PEGAWAI KERTAS A4 (RM17) KERTAS HIJAU (RM25) INK PRINTER (RM120) JUMLAH (RM) 1. S.Perancangan 3 3 1 2 316.00 2. S.Pembelajaran 11 11 4 4 767.00 3. S.Pengurusan Sekolah 8 8 3 2 451.00 4. S.Pembangunan Murid 5 5 2 2 375.00 5. S.Pengurusan 14 14 5 6 1,083.00 6. S.Pentaksiran & Peperiksaan 1 1 1 2 282.00 7. S.Psikologi & Kaunseling 1 1 1 2 282.00 JUMLAH KESELURUHAN 3,556.00 FAEDAH KETARA (SELEPAS) ▪ Tidak melibatkan sebarang kos bahan kerana menggunakan aplikasi sepenuhnya. 3. Analisis Data Pelaporan Cepat dan Sistematik - Data dapat dijana serta merta. Paparan analisis juga dapat dilihat oleh pihak pengurusan secara berterusan. Perbandingan Analisis Data Pelaporan Cepat dan Sistematik di antara Faedah Ketara Sebelum projek dan Faedah Ketara Selepas Projek adalah seperti berikut : 4.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 33 FAEDAH KETARA (SEBELUM) Tahun 2021 ▪ Data pelaporan perlu dikutip dari setiap sektor dan dianalisis secara manual. ▪ Pelapor perlu membuat laporan kepada ketua sektor secara bersemuka tentang dapatan pemantauan/bimbingan di sekolah namun kekangan jadual tugas menyebabkan perkara ini sering tertangguh. ▪ Data pelaporan perlu dianalisis dalam jangka masa yang panjang. FAEDAH KETARA (SELEPAS) Tahun 2023 (Awal Tahun hingga kini) ▪ Data pelaporan dijana dan dianalisis mengikut sektor secara automatik. ▪ Ketua sektor dapat melihat data pelaporan secara terus tanpa melalui perjumpaan. ▪ Data pelaporan dapat dianalisis dalam jangka masa yang singkat melalui dashboard e-E.Report.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 34 6. PENYERAGAMAN & REPLIKASI 6.1 Arahan Rasmi Penyeragaman Kumpulan seterusnya telah mengemukakan keputusan pelaksanaan cadangan penyelesaian kepada pihak pengurusan pada 19 Mei 2023 untuk pertimbangan dan tindakan penyeragaman. Pihak pengurusan melalui memo bil. PPDLUN.100-7/5/1(40) bertarikh 22 Mei 2023 telah mengarahkan supaya cadangan penyelesaian yang dikemukakan oleh Kumpulan KENYALANG GADING di gunapakai dan diseragamkan di Pejabat Pendidikan Daerah Lundu serta merta. (Lampiran V). 6.2 Tindakan Kelestarian Kumpulan Innovative And Creative Circle (ICC) mengemukakan Carta Alir Baru kepada semua sebagai rujukan penggunaan e-E.Report. Sila rujuk Rajah 13 dan Rajah 14. Ketetapan juga dibuat iaitu pengisian e-E.Report perlu diselesaikan oleh semua pegawai selewat-lewatnya pada 15hb bulan berikutnya.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 35 Rajah 13 : Carta Alir Kerja e-E.Report.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 36 Rajah 14 : Carta Penggunaan e-E.Report.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 37 7. PEMERKASAAN BUDAYA INOVASI ORGANISASI 7.1 MENGUKUHKAN BUDAYA INOVASI KUMPULAN Ahli kumpulan Kenyalang sentiasa mengukuhkan budaya inovasi kumpulan supaya ianya sentiasa diamalkan secara berterusan. Budaya inovasi menjurus kepada penambahbaikan dan penyesuaian kepada pemikiran, idea yang sedia ada sehingga memberi nilai tambah baru yang boleh diguna pakai dan dimanfaatkan serta boleh dijadikan sebagai produk atau perkhidmatan yang boleh dikomersialkan. Oleh itu, bagi membudayakan inovasi dan kreativiti ini, ia tidak boleh dihadkan kepada sesuatu kelompok ahli kumpulan sahaja, sebaliknya inovasi itu perlu difahamai dan diamalkan oleh seluruh lapisan organisasi dalam pelbagai bidang kepakaran masing-masing. Strategi dalam konteks inovasi ialah mencari kaedah terbaik untuk mencapai matlamat organisasi. Melaluinya, usaha membudayakan inovasi dan kreativiti boleh diterapkan dalam kalangan pekerja organisasi agar setiap pekerja berkebolehan menjana idea baru untuk organisasi keseluruhannya 7.2 PENGUKURAN SEMULA TAHAP KUMPULAN SELEPAS PROJEK Ahli Kumpulan Kenyalang Gading telah dinilai kemajuannya sepanjang tempoh projek ini. Carta radar menunjukkan kemajuan kumpulan dalam mengendalikan aktiviti Innovative And Creative Circle (ICC). Kemajuan kumpulan diukur dari segi : 1) Hubungan dan persefahaman sesama ahli. 2) Kreativiti dan pembangunan diri. 3) Pengetahuan dan kemahiran baru tentang alat-alat ICC.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 38 BIL JENIS KEMAJUAN P A B C D E F G JUMLAH 4 4 4 4 4 4 4 28 5 5 5 5 5 5 5 35 4 4 4 4 4 3 3 26 5 5 5 5 5 5 5 35 3 3 3 3 3 3 3 21 5 5 5 5 5 5 5 35 4 4 4 4 4 4 4 28 5 5 5 5 5 5 5 35 4 4 4 4 4 3 3 26 5 5 5 5 5 4 4 33 P PETUNJUK : A KUSWADY B WAN SAKERAN SEBELUM C CALVIN CHANG SENG LEONG D YUSBI SELEPAS E HASLAN F FITRI G FAUZIAH 4 KERJASAMA & KERJA BERPASUKAN 5 KEBOLEHAN BERKOMUNIKASI & KEYAKINAN DIRI JADUAL PENILAIAN KUMPULAN 1 HUBUNGAN & PERSEFAHAMAN SESAMA AHLI 2 KREATIVITI & PEMBANGUNAN DIRI 3 PENGETAHUAN & KEMAHIRAN BARU TENTANG ALAT-ALAT ICC 4) Kerjasama dan kerja berpasukan. 5) Kebolehanan berkomunikasi dan keyakinan diri. Sila Rujuk Rajah 15. Rajah 15 : Jadual Penilaian Kumpulan Dari carta radar di dapati tahap kemajuan ahli selepas projek telah meningkat dari sebelum projek. Peningkatan kemajuan ini adalah disebabkan oleh langkahlangkah yang diambil oleh kumpulan untuk memupuk kefahaman dan minat ahli di samping bimbingan dari Fasilitator kumpulan yang sentiasa mendorong dan menunjuk ajar serta tidak jemu dengan kerenah ahli kumpulan. Ahli-ahli juga sering kali mengadakan sesi perbincangan diadakan pada waktu mengikut kesesuaian masa ahli kumpulan. Sila Rujuk Rajah 16.
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 39 Rajah 16 : Carta Radar Kemajuan Ahli Kumpulan SEKIAN, TERIMA KASIH EN. KUSWADY BIN CHIL PEGAWAI PENDIDIKAN DAERAH DG 54 EN. WAN SAKERAN B. WAN ISMAIL TIMB. PPD SEKTOR PERANCANGAN DG 48 EN. CALVIN CHANG SENG LEONG TIMB. PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH DG 48 EN. YUSBI B. HJ ALI TIMB. PPD SEKTOR PEMBELAJARAN DG 48 EN. HASLAN B. WASLI PENOLONG PPD USTP, SPB DG 44 EN. MOHD FITRI B. KAMAL JURUTEKNIK KOMP SEKTOR PENGURUSAN FT 19 PN. FAUZIAH BINTI IBRAHIM PENOLONG PPD UNIT HEM DG 44
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 40 LAMPIRAN 1 GAMBAR MESYUARAT KUMPULAN ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU SARAWAK
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 41 LAMPIRAN II SURAT KELULUSAN PEMILIHAN ISU PROJEK
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 42 LAMPIRAN III RESPON SOAL SELIDIK TENTANG PENGGUNAAN BORANG EKSEKUTIF SECARA HARDCOPY
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 43
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 44
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 45 LAMPIRAN IV PERMOHONAN MELAKSANAKAN CADANGAN PENYELESAIAN
ICC KENYALANG GADING PPD LUNDU.2023 46 LAMPIRAN V SURAT CADANGAN PENYELESAIAN DIGUNAPAKAI DAN DISERAGAMKAN DI PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LUNDU