1 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK LAPORAN KOMPREHENSIF PROJEK INOVASI: TAJUK INOVASI PPD LIMBANG: “GAPURA INFO’S” Ahli-ahli: TAHUN 2023 1) Cik Suraya binti Habibollah 2) Cik Marlina binti Zaini 3) Encik Chin Tze Peng 4) Encik Shafik Azizi bin Rahman 5) Encik Mohd Hafiz bin Zulkefli
2 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY 1.0 LATAR BELAKANG KUMPULAN Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) Pejabat Pendidikan Daerah (PPD) Limbang telah ditubuhkan pada tahun 2012 dan diberi nama sebagai Synergy dan mempunyai ahli daripada setiap sektor. Selepas penstrukturan, Kumpulan KIK ini beroperasi di bawah pemantauan Sektor Perancangan. Bagi menyertai Konvensyen Inovasi Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak tahun 2023, PPD Limbang telah melantik ahli jawatankuasa khusus untuk menyertai pertandingan ini. Ahli jawatankuasa telah bersetuju untuk menghasilkan satu projek inovasi di bawah kategori Penambahbaikan Proses yang bertajuk “GAPURA INFO’S”. Ahli-ahli Jawatankuasa bagi Projek Inovasi ini terdiri daripada:
3 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Ahli Jawatankuasa Projek GAPURA INFO’S: BIL NAMA PEGAWAI JAWATAN SEKTOR PERANAN 1 Tuan Haji Mat Zinan bin Haji Wahit Pegawai Pendidikan Daerah - Penaung 2 Cik Suraya binti Habibollah Timbalan PPD Perancangan Ketua Kumpulan 3 Cik Marlina binti Zaini Penolong PPD Perancangan Penyelaras 4 Encik Chin Tze Peng Penolong PPD Perancangan Jawatankuasa Teknikal 5 Encik Shafik Azizi bin Rahman Penolong Pegawai Teknologi Maklumat Pengurusan Jawatankuasa Dokumentasi 6 Encik Mohd Hafiz bin Zulkepli Juruteknik Komputer Pengurusan Jawatankuasa Teknikal 7 Mohd Ikhwan bin Bujang Pensyarah Akademik IPGTAR Pembimbing Kumpulan Synergy telah mendapat sokongan dan kepercayaan penuh daripada pihak pengurusan iaitu Pegawai Pendidikan Daerah Limbang bagi tujuan pelaksanaan menjalankan projek yang telah diusahakan oleh semua ahli kumpulan ini. (Rujuk Lampiran 1: Borang Penyertaan & Surat Sokongan) 2.0 SIGNIFIKAN PEMILIHAN PROJEK DAN PEMBUKTIAN 2.1 KETERANGAN PROJEK Projek inovasi yang dilaksanakan oleh Kumpulan Synergy Pejabat Pendidikan Daerah Limbang merupakan satu projek yang diilhamkan melalui kajian isu yang terdapat di dalam organisasi. Tajuk Inovasi yang dipilih ialah GAPURA INFO’S. Menurut Kamus Dewan Edisi Keempat, ‘Gapura’ bermaksud pintu gerbang. INFO adalah singkatan kepada Informasi. Manakala huruf ‘S’ merujuk kepada ‘Sekolah’. Secara keseluruhannya, GAPURA INFO’S bermaksud pintu
4 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY gerbang untuk mendapatkan informasi berkaitan sekolah-sekolah di daerah Limbang khususnya. Kumpulan Synergy telah menghasilkan satu kemudahan pengaksesan data yang mengandungi video dan data mengenai semua sekolah di Daerah Limbang. Bahan data yang disediakan diperolehi daripada pihak sekolah dan pihak PPD sendiri dan kemudiannya digabungkan dalam satu platform (Google Drive) yang mudah diakses oleh pihak-pihak yang memerlukan. 2.2 SIGNIFIKASI PEMILIHAN PROJEK (EMPATHY) Pada tahun 2021, “Program Rakan Cakna” telah dilaksanakan iaitu satu program di mana semua pegawai ikhtisas yang berada di PPD telah diagihagihkan kumpulan untuk membantu sekolah dari pelbagai aspek (Rujuk Lampiran 2 untuk Proses Kerja Rakan Cakna). Pada tahun 2022, Program ini digiatkan lagi dan dijenamakan semula sebagai “Program Rakan Strategik Sekolah”. Isu yang diperolehi melalui tugasan kepada semua pegawai ini adalah kebanyakan pegawai adalah pegawai baru yang dilantik daripada sekolah melalui penstrukturan di PPD dan masih kurang tahu tentang sekolah-sekolah yang dipertanggungjawabkan. Keadaan ini menyebabkan kumpulan kami berpendapat pegawai ikhtisas perlu dibekalkan dengan maklumat - maklumat sekolah yang berkaitan. (Rujuk Lampiran 3 untuk Senarai nama guru yang ditempatkan semula ke Pejabat selepas penstrukturan). Justeru, maklumat asas sekolah adalah sangat diperlukan untuk membantu para pegawai memahami perkara asas mengenai sekolah yang dipertanggungjawabkan. ISU Pegawai baru di PPD yang kurang maklumat mengenai sekolah-sekolah di Daerah Limbang PUNCA ISU Tiada platform khusus untuk mendapatkan maklumat mengenai sekolah yang dipertanggungjawabkan. INTERVENSI Menyediakan platform yang mudah di akses untuk mendapatkan maklumat
5 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Kumpulan Synergy telah memilih projek GAPURA INFO’S berdasarkan justifikasi berikut: A. Kaitan dengan fungsi utama jabatan/organisasi (DEFINE) Sektor Perancangan yang merupakan salah satu sektor di Pejabat Pendidikan Daerah merupakan sektor yang berperanan dalam merancang, memantau dan menyelaras pengurusan perancangan, pelaksanaan hala tuju dan kualiti pendidikan di daerah selaras dengan dasar Kementerian Pendidikan Malaysia bagi membolehkan agensi melaksanakan fungsi ditetapkan dengan cekap dan berkesan. Sehubungan dengan itu, bagi memastikan pegawai-pegawai ikhtisas dapat melaksanakan tugasan dengan cekap dan berkesan, mereka perlu dibekalkan dengan maklumat-maklumat sekolah sebagai panduan dalam memberikan bimbingan kepada sekolah. Untuk mencapai objektif ini, Kumpulan Synergy telah membangunkan projek GAPURA INFO’S yang merupakan pintu gerbang informasi kepada maklumat-maklumat asas sekolah di daerah Limbang. B. Memenuhi kehendak pelanggan dan pemegang taruh (stakeholder) (DEFINE) Pegawai-pegawai ikhtisas terutamanya yang baru dilantik sebagai Penolong Pegawai di PPD merupakan guru-guru di sekolah yang biasanya hanya mengetahui beberapa sekolah di sekitar sekolah asal mereka. Sebagai seorang pegawai di PPD dan dilantik sebagai Rakan Strategik Sekolah, pegawai-pegawai ini perlu lebih mengetahui maklumat asas sekolah-sekolah yang lain sebagai panduan sebelum memberi bimbingan. Oleh yang demikian, projek GAPURA INFO’S ini akan dapat membekalkan maklumat asas kepada para pegawai sebagai panduan awal sebelum turun ke sekolah. (Rujuk Lampiran 4: Agihan Pegawai Ikhtisas sebagai Rakan Strategik Sekolah) C. Sejajar dengan agenda dan matlamat nasional (DEFINE) i. Melalui prakata mantan Menteri Sains, Teknologi dan Inovasi, YB Khairy Jamaluddin di dalam buku Dasar Sains, Teknologi dan Inovasi Negara 2021-2030: “Dasar Sains, Teknologi dan Inovasi Negara (DSTIN) 2021-2030 merupakan komitmen Kerajaan dalam memanfaat, mengguna dan memajukan sains dan teknologi ke arah memacu pertumbuhan sosio-ekonomi negara. Disebalik kepesatan sains dan teknologi, dunia pada masa kini turut dilanda pelbagai krisis seperti kesihatan, kebuluran dan penggangguran yang menyumbang kepada krisis
6 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY yang lebih besar iaitu krisis ekonomi global. Negara perlu sentiasa bersiap siaga dengan memanfaatkan peluang-peluang yang wujud ketika pelbagai krisis melanda. Dalam hal ini, kita perlu melihat Sains, Teknologi dan Inovasi (STI) sebagai pemboleh daya dalam menangani isu dan cabaran negara seterusnya membawa negara keluar daripada pelbagai permasalahan yang wujud. ii. Melalui prakata mantan Ketua Setiausaha Kementerian Sains, Teknologi dan Inovasi di dalam buku Dasar Sains, Teknologi dan Inovasi Negara 2021-2030: “Dasar Sains, Teknologi dan Inovasi Negara (DSTIN) 2021-2030 digubal bagi menggariskan hala tuju strategik agenda pembangunan Sains, Teknologi, Inovasi dan Ekonomi (STIE) negara seterusnya menjadikan STIE sebagai elemen utama dalam penyediaan dasar dan pelan induk utama Kerajaan bagi menggalakkan inovasi dalam pertumbuhan ekonomi. Justeru, DSTIN 2021-2030 akan menggerakkan sektor STIE melalui pengukuhan tadbir urus STI yang responsif, pembangunan dan pemacu teknologi industri tempatan melalui R&D&C&I, meningkatkan bilangan bakat STI yang adaptif serta mengarusperdanakan pembudayaan dan pengaplikasian teknologi. Dasar ini akan membawa Malaysia menjadi negara berteknologi tinggi dengan bukan sekadar menjadi pengguna teknologi tetapi sebagai pembangun teknologi tempatan.” iii. Melalui buku Dasar Sains, Teknologi dan Inovasi Negara 2021- 2030, 4 fokus utama Sains, Teknologi dan Inovasi ialah: (a) Mengukuhkan tadbir urus Sains, Teknologi dan Inovasi (STI) negara. (b) Menjadikan Sains, Teknologi, Inovasi dan Ekonomi (STIE) sebagai pemboleh daya menangani isu dan cabaran negara. (c) Memacu pembangunan dan pengaplikasian teknologi tempatan ke arah negara berteknologi tinggi. (d) Menggalakkan inovasi dalam pertumbuhan ekonomi, meningkatkan kesejahteraan dan kualiti hidup masyarakat. iv. Sejajar dengan Pelan Strategik Pendigitalan Sektor Awam 2021- 2025: (a) Perkhidmatan Digital digunakan secara bersepadu (b) Sejajar dengan Matlamat Utama ke-11 dan Matlamat Utama ke16 menerusi Sustainable Development Goals (SDG) 2030 iaitu dalam mereformasi tadbir urus ke arah meningkatkan ketelusan dan kecekapan perkhidmatan Awam.
7 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Justeru, inovasi yang dilaksanakan oleh kumpulan kami adalah sejajar dengan agenda dan matlamat nasional iaitu sebagai pemboleh daya menangani isu dan cabaran yang berada pada ekosistem semasa Pejabat Pendidikan Daerah Limbang serta sejajar dengan Pelan Strategik Pendigitalan Sektor Awam 2021-2025 iaitu Perkhidmatan Digital digunakan secara bersepadu dan meningkatkan ketelusan dan kecekapan perkhidmatan Awam. D. Kaitan dengan keadaan dan ekosistem semasa (DEFINE) i) Selepas penstrukturan PPD dilaksanakan sepenuhnya pada akhir tahun 2021, kebanyakkan pegawai yang ditempatkan semula dari sekolah ke Pejabat Pendidikan Daerah Limbang (pada tahun 2022) tidak mempunyai maklumat asas mengenai sekolah-sekolah yang ada di daerah Limbang selain daripada sekolah asal yang ditempatkan sebelum ini. Pada tahun 2022, Program Rakan Strategik Sekolah di bawah Sektor Perancangan telah digiatkan lagi pelaksanaannya. Program Rakan Strategik PPD Limbang merupakan satu program di mana semua pegawai ikhtisas perlu memberikan bimbingan sekurangkurangnya 3 buah sekolah mengikut kumpulan yang telah diberikan. Hasil dapatan daripada pelaporan Rakan Strategik pada tahun 2022, ramai pegawai ikhtisas yang memerlukan maklumat asas mengenai sekolah yang dipertanggungjawabkan untuk memudahkan mereka memberi bimbingan ke sekolah. (Rujuk Lampiran 5 untuk Rumusan Penilaian Program)
8 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY ii) Selain itu, kumpulan kami juga telah mengenalpasti keperluan daripada agensi kerajaan yang lain seperti Pejabat Daerah Limbang, Pejabat Residen, Pejabat Kesihatan dan Jabatan Bomba dan Penyelamat Limbang yang memerlukan maklumat asas mengenai sekolah-sekolah di daerah Limbang. E. Kaedah Pemilihan Projek dan Analisis (DEFINE) Melalui aktiviti Brainstorming, Kumpulan Synergy telah menyenaraikan tiga projek yang berpotensi iaitu: (i) Projek Inovasi GAPURA INFO’S (ii) Projek Inovasi ESF (Easy Search File) (iii) Projek Inovasi Convenience Kiosk Kumpulan Synergy telah mengenalpasti dan sebulat suara untuk memilih Projek Inovasi GAPURA INFO’S sebagai projek yang akan dipertandingkan pada Konvensyen Inovasi Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak Tahun 2023 dan diperincikan lagi dengan tiga kaedah kajian sebagai pemilihan projek kami iaitu: (i) Kaedah 5W+1H WHO Pegawai Ikhtisas , Guru-guru dan Pegawai dari agensi kerajaan lain WHEN Tahun 2023 WHAT Maklumat asas sekolah-sekolah di daerah Limbang WHY Permintaan daripada Rakan Strategik mengenai maklumat asas sekolah WHERE Daerah Limbang HOW Dengan menyediakan platform yang mengandungi maklumat asas sekolah dan mudah diakses oleh Rakan Strategik Sekolah Jadual 1: Kaedah 5W + 1H
9 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY (ii) Kaedah Pemerhatian, Pengukuran dan Soal Selidik Rajah 1: Kaedah Pemerhatian, Pengukuran dan Soal Selidik (iii) Kaedah SCAMPER Rajah 2: Kaedah SCAMPER PEMERHATIAN: Pemerhatian melalui pembentangan pelaporan Rakan Strategik. PENGUKURAN : Kaji selidik melalui penilaian program semasa sesi pembentangan pelaporan Rakan Strategik. SOAL SELIDIK : Pengumpulan maklumat melalui temubual bersama Rakan Strategik (Pegawai Ikhtisas) K A E D A H K A J I A N
10 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY F. Penyataan sasaran Outcome dan Impak (DEFINE) i. Outcome Projek a. Penjimatan kos masa Rakan Strategik Sekolah dalam memperolehi maklumat b. Platform yang mesra pelanggan dan amat mudah difahami. ii. Impak Projek a. Dalam jangka masa yang panjang, projek ini dapat membantu meningkatkan kecekapan pegawai dalam merancang pelan bimbingan kepada sekolah-sekolah yang dipertanggungjawabkan. b. Meningkatkan bilangan guru yang lebih cakna mengenai sekolah-sekolah di daerah Limbang c. Projek ini juga dapat membantu agensi luar dalam merancang strategi bantuan berdasarkan objektif agensi masing-masing. 3.0 TINDAKAN PENYELESAIAN A. Strategi Penghasilan Jadual 2: Carta Perbatuan
11 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY B. Penyelesaian kreatif termasuk aplikasi penggunaan tools Hasil kajian kumpulan mendapati pembinaan GAPURA INFO’S ini sangat diperlukan untuk meningkatkan kecekapan pegawai di samping membantu pihak sekolah mengenali sekolah-sekolah yang ada di daerah Limbang. Kumpulan kami telah menggunakan beberapa kaedah untuk tindakan penyelesaian iaitu: (i) Analisis SWOT (ii) Kaedah Pemikiran Reka Bentuk (Design Thinking) (Emphatize, Define,Ideate, Prototype & Test)
12 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Manakala aplikasi tools yang digunakan oleh kumpulan kami ialah Problem Statement Tools: “5W + 1H” Question: Tools “5W + 1H” Penerangan WHO Pegawai Ikhtisas , guru-guru dan pegawai dari agensi kerajaan lain WHEN Tahun 2023 WHAT Maklumat asas sekolah-sekolah di daerah Limbang WHY Permintaan daripada Rakan Strategik dan agensi luar mengenai maklumat asas sekolah. WHERE Daerah Limbang HOW 1 Kajian kumpulan dan soal selidik pegawai Rakan Strategik mendapati maklumat asas sekolah diperlukan untuk lebih memahami sekolah yang dipertanggungjawabkan. 2 Sekolah akan menghasilkan video maklumat asas mengenai sekolah masingmasing manakala pihak PPD akan menyediakan data sekolah. 3 Kumpulan akan mengumpulkan semua maklumat dalam satu platform.
13 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY C. Penghasilan dan Pengujian Prototaip PEMBANGUNAN (IDEATE) DAN PENGUJIAN PROTOTAIP 1 (PROTOTYPE) BIL GAMBAR/EVIDEN PENERANGAN 1. Taklimat/Perjumpaan dengan Guru Data Dan Guru ICT Membimbing guru data & guru ICT menghasilkan video “Kenali Sekolah Kitani”. Menunjukkan contoh/ templet video untuk rujukan. Memberi tarikh akhir penghantaran video “Kenali Sekolah Kitani”. 2 Menghasilkan menu/paparan depan untuk mengakses video-video sekolah. Membuat menu/paparan berbutang dengan menggunakan Powerpoint. Mencari peta Limbang Mendapatkan koordinat-koordinat lokasi 40 sekolah di Daerah Limbang 3 Mengumpulkan video sekolah dan menghubungkan butang sekolah dalam powerpoint dengan video sekolah “kenali sekolah kitani”. 4 Pengguna boleh memilih untuk menonton video yang dihasilkan oleh sekolah dengan klik pada butang sekolah dalam slideshow powerpoint.
14 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY PEMBANGUNAN PROTOTAIP 2 BIL GAMBAR/EVIDEN PENERANGAN 1. Prototaip 1 telah ditambahbaik dengan menambah butang ‘INFO’ untuk memaparkan maklumat asas semua sekolah : Bilangan Guru Bilangan Anggota Kumpulan Pelaksana Bilangan Murid Sekolah Memudahkan pegawai yang ingin mengetahui maklumat asas sekolahsekolah di Daerah Limbang tanpa perlu memainkan video sekolah.
15 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY PEMBANGUNAN PROTOTAIP 3 1. Prototaip 2 telah ditambahbaik dengan menambah butang untuk memaparkan video Pejabat Pendidikan Daerah Limbang. BIL GAMBAR/EVIDEN PENERANGAN 1. Prototaip 2 ditambahbaik dengan menambah butang untuk memaparkan video Pejabat Pendidikan Daerah Limbang.
16 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY PEMBANGUNAN PROTOTAIP 4 Prototaip 3 ditambahbaik dengan pembangunan “GAPURA INFO’S” melalui Google Looker Studio dan Google Drive supaya dapat diakses secara dalam talian. BIL GAMBAR/EVIDEN PENERANGAN 1. Prototaip 3 ditambahbaik dengan pembangunan “GAPURA INFO’S” melalui Google Looker Studio dan Google Drive supaya dapat diakses secara dalam talian. https://lookerstudio.google.com/ reporting/ef3e6335-dabd-404da860-003e8d62611d 2. Pemilihan sekolah dengan fungsi filter untuk paparan sekolah yang diingini. Maklumat bilangan guru, anggota kumpulan pelaksana (AKP) dan murid bagi sekolah pilihan akan dipaparkan.
17 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Peta Lokasi Sekolah juga dapat zoom in kepada sekolah pilihan. 3. Butang “INFO” turut disediakan untuk memaparkan maklumat asas sekolah dengan lebih cepat. Contoh: Sekiranya Rakan Strategik ingin mencari nama Guru Besar SK Bukit Luba, mereka boleh klik butang: (i) Nama Sekolah: SK Bukit Luba (ii) Jawatan: Pengetua/Guru Besar Nama Guru Besar SK Bukit Luba akan terpapar. RINGKASAN PROSES PROTOTYPE:
18 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY D. Perakuan dari pihak bertauliah/berkuasa (Rujuk Lampiran) Projek Inovasi GAPURA INFO’S ini telah mendapat sokongan daripada dua agensi kerajaan iaitu: i. Sokongan daripada Pejabat Daerah Limbang (Rujuk Lampiran 6) ii. Sokongan daripada Pejabat Residen Limbang (Rujuk Lampiran 7) E. Pelaksanaan Inovasi (TEST) 1) Penggunaan GAPURA INFO’S telah digunakan sepenuhnya oleh semua Rakan Strategik sebagai rujukan. (Rujuk Lampiran 8: Memo Taklimat dan maklum balas penggunaan) 2) Projek GAPURA INFO’S juga telah dibentangkan kepada Pejabat Daerah Limbang dan Pejabat Residen Limbang. (Rujuk Lampiran 9: Gambar pembentangan dan maklum balas daripada Pejabat Daerah Limbang dan Pejabat Residen Limbang) Melalui Pelaksanaan Inovasi di atas, Kumpulan Synergy telah mengumpul keputusan uji cuba dan telah mengambil tindakan pembetulan. 1) Keputusan Uji Cuba 1: Hari Terbuka PPD (a) Platform yang sangat baik dan dicadangkan untuk dikongsikan kepada semua sekolah. (b) Perlu lebih mesra pengguna. (2) Keputusan Uji Cuba 2: Bersama Rakan Strategik (a) Perlu ditambahbaik dari segi ilustrasi paparan (warna dan design) (b) Penyemakan data oleh semua sektor terlibat. (c) Butang Info perlu lebih mesra pengguna dan berinformasi.
19 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY (3) Keputusan Uji Cuba 3: Bersama agensi luar (rujuk lampiran) Tindakan pembetulan telah diambil oleh ahli kumpulan untuk menambah baik platform ini melalui hasil dapatan keputusan uji cuba di atas. 4.0 OUTCOME PROJEK 4.1 Pencapaian Outcome dan Pembuktian 4.1.1 Faedah Pengurangan Proses Kerja & Menjimatkan masa CARTA ALIR CARA MENDAPATKAN MAKLUMAT ASAS SEKOLAH SEBELUM SELEPAS Perlu menghubungi Sektor Perancangan untuk mengetahui lokasi sekolah Perlu ke Sektor Pengurusan Sekolah untuk mengetahui maklumat guru Perlu ke Sektor Pembangunan Murid untuk mendapatkan maklumat murid Hanya perlu akses ke GAPURA INFO’S Perlu bertanya kepada rakan sekerja untuk mengetahui keadaan fizikal sekolah secara umum
20 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Pembuktian: Platform yang telah ditambah baik terbukti memudahkan Rakan Strategik untuk mencari maklumat yang diperlukan. Contoh situasi 1 : Pegawai Rakan Strategik ingin mencari bilangan guru dan Anggota Kumpulan Pelaksana (AKP) SMK Seri Patiambun Limbang. Langkah 1: Klik pada Nama Institusi dan Pilih SMK Seri Patiambun. Bilangan guru, AKP dan murid akan terpapar secara auto. Contoh situasi 2: Pegawai Rakan Strategik ingin mencari nama Guru Besar Sekolah Kebangsaan Bukit Luba. Langkah 1: Klik butang INFO. Langkah 2: Klik butang NAMA SEKOLAH Langkah 3: Pilih (tick) SEKOLAH KEBANGSAAN BUKIT LUBA only Langkah 4: Klik butang JAWATAN Langkah 5: Pilih PENGETUA/GURU BESAR. Paparan secara automatik akan menunjukkan Guru Besar Sekolah Kebangsaan Bukit Luba. Bilangan guru, AKP dan murid terpapar secara auto. Klik butang INFO
21 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Klik NAMA SEKOLAH Pilih SEKOLAH KEBANGSAAN BUKIT LUBA Klik JAWATAN Pilih PENGETUA/GURU BESAR Nama Guru Besar Sekolah Kebangsaan Bukit Luba akan muncul.
22 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Contoh situasi 3: Pegawai Rakan Strategik ingin mencari bilangan murid asrama sekolah yang dipertanggungjawabkan iaitu SK Batu Danau. Langkah 1: Klik butang INFO. Langkah 2: Klik butang ASRAMA Langkah 3: Klik NAMA INSTITUSI. Langkah 4: Pilih (tick) SK BATU DANAU Klik butang INFO Pilih (tick) SK BATU DANAU Bilangan murid asrama SK Batu Danau akan terpapar. Klik butang ASRAMA
23 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY 4.1.2 Kreativiti persembahan video dalam GAPURA INFO’S menarik kerana idea berdasarkan kreativiti sekolah. 4.1.3 Kemudahan akses. Maklumat asas sekolah boleh diperolehi di mana-mana sahaja asalkan mempunyai kemudahan internet. 4.2 Faedah Sampingan (luar jangka) 4.2.1 Menggalakkan kreativiti guru-guru di sekolah. 5.0 IMPAK PROJEK 5.1 Penilaian impak dan pembuktian 5.1.1 Penjimatan masa Pegawai Ikhtisas di PPD Limbang dalam mencari maklumat asas berkaitan sekolah. 5.1.2 Memperkasakan imej organisasi secara khusus. 5.1.3 Menuju ke arah pelaksanaan prosedur kerja yang sistematik. 5.1.4 Menggembleng tenaga, pengetahuan, kepakaran dan pengalaman melalui semangat kerja berpasukan. 5.1.5 Menggalakkan penciptaan dan penjanaan inovasi. 5.1.6 Memenuhi keperluan pihak Jabatan Pendidikan Negeri Sarawak. 5.2 Ciri-ciri kelestarian Projek GAPURA INFO’S mampu memberikan impak secara berterusan kerana data yang dibekalkan akan dikemaskini setiap tiga bulan dan dipantau sepenuhnya di bawah Sektor Perancangan Pejabat Pendidikan Daerah Limbang. 5.3 Faedah Sampingan (luar jangka) 5.3.1 Pegawai dapat meningkatkan kemahiran penggunaan teknologi ICT dalam menguruskan data. 5.3.2 Jumlah bilangan pegawai menggunakan ICT meningkat. 5.3.3 Data boleh diakses di mana-mana saja asalkan ada talian internet. 5.3.4 Mengeratkan hubungan diplomatik antara agensi-agensi kerajaan yang lain.
24 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY 6.0 POTENSI PENGEMBANGAN INOVASI 6.1 Tahap ketersediaan teknologi/sistem/proses Bagi memastikan maklumat yang dibekalkan di dalam GAPURA INFO’S ini adalah terkini, kumpulan kami menggunakan Google Looker Studio dan Google Drive untuk mengemaskini data asas sekolah 3 bulan sekali. Kumpulan kami juga mempunyai perancangan pada masa akan datang dalam menghasilkan GAPURA INFO’S menggunakan Appsheet. 6.2 Tahap replikasi atau Pengkomersilan Secara prinsipnya, Projek GAPURA INFO’S ini amat mudah direplikasikan dan amat berpotensi disebarluaskan ke agensi kerajaan yang tertentu yang memerlukan maklumat asas sekolah di Daerah Limbang seperti: (a) Pejabat Daerah Limbang – untuk mengetahui maklumat asas sekolah. (b) Pejabat Residen Limbang – untuk mendapatkan maklumat asas mengenai bilangan pelajar penan di daerah Limbang. (c) Pejabat Kesihatan – untuk merangka pelan lawatan kesihatan ke sekolah-sekolah. 7.0 KESIMPULAN Projek inovasi Kumpulan Synergy Pejabat Pendidikan Daerah Limbang iaitu GAPURA INFO’S merupakan satu projek yang telah memberikan impak yang positif dalam meningkatkan kecekapan proses kerja pegawai-pegawai di PPD Limbang. Akses yang mudah, data yang tepat dan kerap dikemaskini kesahannya merupakan perkara yang akan meningkatkan lagi mutu kerja Rakan Strategik Pejabat Pendidikan Daerah Limbang dalam membantu dan membimbing sekolah-sekolah yang telah dipertanggungjawabkan.
25 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 1 BORANG KELULUSAN KETUA JABATAN & BORANG PENYERTAAN PERTANDINGAN KONVENSYEN JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK
26 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY
27 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 2 PROSES KERJA RAKAN CAKNA PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LIMBANG _________________________________________________________________________
28 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 3 SENARAI NAMA GURU YANG DITEMPATKAN SEMULA KE PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH LIMBANG SELEPAS PENSTRUKTURAN _________________________________________________________________________ BIL NAMA JAWATAN & SEKTOR 1 MARLINA BINTI ZAINI PENOLONG PPD SEKTOR PERANCANGAN 2 CHIN TZE PENG PENOLONG PPD SEKTOR PERANCANGAN 3 YUSAIRY BIN YAHYA PENOLONG PPD SEKTOR PEMBELAJARAN (UNIT PENDIDIKAN ISLAM) 4 MOHAMAD ZULKIPLI BIN PERALI PENOLONG PPD SEKTOR PEMBELAJARAN (UNIT PENDIDIKAN KHAS) 5 MARY AJANG SISC+ MATEMATIK DAN SAINS (UNIT PENGUPAYAAN PEMBANGUNAN AKADEMIK SEKOLAH) 6 AHMAD BIN MELAN @ SARIF SIP+ (UNIT PENGUPAYAAN KEPIMPINAN SEKOLAH) 7 RAMLEE BIN KARIM PENOLONG PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (UNIT PRA SEKOLAH & RENDAH) 8 DYG LELAWATI BINTI ABANG JALIL PENOLONG PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (UNIT PRA SEKOLAH & RENDAH) 9 BENJAMIN YEO EE SENG PENOLONG PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (UNIT PRA SEKOLAH & RENDAH) 10 NOOR AZIMAH BINTI WAHAB PENOLONG PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (UNIT PENDIDIKAN SWASTA) 11 SITI NAQIAH BINTI LAJIM PENOLONG PPD SEKTOR PENGURUSAN SEKOLAH (UNIT PRA SEKOLAH & RENDAH) 12 SEBASTIAN KODY DUMA PENOLONG PPD (UNIT PEMBANGUNAN BAKAT MURID) 13 AWANG ZAINALABIDIN BIN USOP PENOLONG PPD (UNIT PEMBANGUNAN BAKAT MURID) 14 ASMAYATI BINTI GHAZALI PENOLONG PPD (UNIT HAL EHWAL MURID) 15 WARDAH WYDIA JIM ABDULLAH KAUNSELOR ORGANISASI DAERAH 16 MOHD. SUWARDI BIN AYUB PENOLONG PPD PENTAKSIRAN DAN PEPERIKSAAN
29 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 4 AGIHAN PEGAWAI IKHTISAS SEBAGAI RAKAN STRATEGIK SEKOLAH _________________________________________________________________________
30 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 5 RUMUSAN PENILAIAN PROGRAM PELAPORAN RAKAN STRATEGIK _________________________________________________________________________ Skor 4 dan 5 menunjukkan keperluan yang tinggi untuk maklumat/data mengenai sekolah disediakan sebagi rujukan.
31 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 6 SURAT SOKONGAN PEJABAT DAERAH LIMBANG _________________________________________________________________________
32 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 7 SURAT SOKONGAN PEJABAT RESIDEN LIMBANG _________________________________________________________________________
33 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 8 MEMO TAKLIMAT DAN MAKLUM BALAS PENGGUNAAN _________________________________________________________________________
34 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Maklum Balas Penggunaan
35 | G A P U R A I N F O ’ S KONVENSYEN INOVASI JABATAN PENDIDIKAN NEGERI SARAWAK – KUMPULAN SYNERGY Lampiran 9 PEMBENTANGAN PROJEK GAPURA INFO’S KE PEJABAT RESIDEN DAN PEJABAT DAERAH