SIBOLGA hobi ngopi melahirkan inovasi LAN RI MAKARTI BHAKTI NAGARI Laporan Aksi Perubahan Tahun 2023 KOPI PUSLATBANG KMP LAN Makasar reformer Dr. Saroha Manullang, S.E., M.M Konsultasi Online bersama Pegawai Imigrasi Sibolga
Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga Kopi Sibolga Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (Kopi Sibolga) Bertujuan untuk memaksimalkan Penyebaran Keimigrasian kepada Masyarakat luas di Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Sibolga “ KOPI SIBOLGA HALAMAN 1
LEMBAR PERSETUJUAN IMPLEMENTASI AKSI PERUBAHAN KINERJA ORGANISASI PELATIHAN KEPEMIMPINAN ADMINISTRATOR ANGKATAN X PUSAT PELATIHAN PENGEMBANGAN DAN KAJIAN MANAJAMEN PEMERINTAH LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA TAHUN 2023 Nama : Dr. Saroha Manullang, S.E., M.M NDH : 03 Instansi : Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga Jabatan : Kepala Kantor Aksi Perubahan : Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI SIBOLGA) Untuk Memaksimalkan Penyebaran Informasi Keimigrasian Pada Wilayah Kerja Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga Disetujui untuk disampaikan dalam seminar implementasi aksi perubahan Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan X Pusat Pelatihan Pengembangan dan Kajian Manajemen Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara Tahun 2023 Makassar, November 2023 Menyetujui : COACH MENTOR dto dto Milawaty, S.S, MM Yan Wely Wiguna, S.Sos, M.Si Lembar Persetujuan KOPI SIBOLGA HALAMAN 2
Kata Pengantar Puji Syukur Reformer sampaikan kepada Tuhan Yang Maha Kuasa, karena atas rahmat dan kasih-Nya, penyusunan aksi perubahan ini dapat diselesaikan dengan baik. Laporan Aksi Perubahan Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga) yang dilaksanakan ini, muncul dikarenakan kondisi di satuan kerja reformer yang dalam penyebaran informasi keimigrasian masih belum maksimal dikarenakan luasan wilayah kerja dan sumber daya manusia yang terbatas. KOPI Sibolga berbasis website live chat ini dapat membantu penyebaran informasi keimigrasian yang dilakukan kepada Masyarakat dikarenakan memaksimalkan Sumber Daya Manusia yang ada di Kantor Imigrasi Sibolga. Kedepannya, KOPI Sibolga bukan hanya terbatas pada konsultasi yang dilakukan secara live chat, namun dapat berkembang ke arah penyebaran informasi keimigrasian yang lebih inovatif. Pada kesempatan ini, Reformer menyampaikan terima kasih kepada Kepala Kantor Wilayah Sumatera Utara (Bapak Mhd. Jahari Sitepu, S.H., M.Si), Atasan Langsung/ Mentor (Bapak Yan Welly Wiguna, S.Sos., M.Si), Coach (Ibu Milawaty, S.S., MM) yang terus memberi dukungan serta pendampingan dalam penyusunan dan penyempurnaan aksi perubahan ini. Reformer juga berterima kasih kepada untuk segenap tenaga pengajar/fasilitator/panitia pelaksana yang telah memfasilitasi terselenggaranya Pelatihan Kepemimpinan Administrator (PKA) Angkatan X ini. Terima kasih juga Reformer sampaikan kepada Tim Kerja/Tim Efektif dan Stake holder yang mendukung terselenggaranya aksi perubahan ini. Akhirnya, semoga laporan aksi perubahan ini, dapat bermanfaat bagi kita semua dan dapat memberikan informasi kepada pembaca. Reformer Dr. Saroha Manullanh, S.E., M.M NDH. 03 KOPI SIBOLGA HALAMAN 3
2 3 4 5 6 7 8 11 12 13 14 16 17 20 23 26 29 32 35 38 40 41 42 42 43 Lembar Persetujuan .............................................................................. Kata Pengantar ..................................................................................... Daftar Isi ................................................................................................ Ringkasan Eksekutif ............................................................................. Latar Belakang ...................................................................................... Tujuan ................................................................................................... Manfaat ................................................................................................. Analisa Masalah Pelayanan .................................................................. Profil Kinerja Organisasi ........................................................................ Analisa Masalah Kinerja Organisasi ...................................................... Strategi Penyelesaian Masalah.............................................................. Tahapan Kegiatan ................................................................................. Milestone 1 ............................................................................................ Milestone 2 ............................................................................................ Milestone 3 ............................................................................................ Milestone 4 ............................................................................................ Milestone 5 ............................................................................................ Milestone 6 ............................................................................................ Milestone 7 ............................................................................................ Milestone 8 ............................................................................................ Deskripsi Proses Kepemimpinan ........................................................... Keterkaitan dengan MP Pilihan ............................................................. Keberlanjutan Aksi Perubahan .............................................................. Pelaksanaan Pengembangan Potensi Diri ............................................ Penutup ................................................................................................. Daftar Isi KOPI SIBOLGA HALAMAN 4
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga adalah unit pelaksana teknis yang menjalankan fungsi Direktorat Jenderal Imigrasi didalam melaksanakan pelayanan serta pengawasan keimigrasian kepada masyarakat yang berada di wilayah kerja 9 Kabupaten dan 3 Kota di Provinsi Sumatera Utara. Salah satu fungsi Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga sebagaimana tercantum dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor 23 Tahun 2019 ialah pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang informasi dan komunikasi publik keimigrasian. Dalam pelaksanaannya, fungsi ini dijalankan oleh Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian khususunya Sub Seksi Informasi Keimigrasian pada Kantor Imigrasi Sibolga. Namun, sebagaimana realita yang ada, sumber daya manusia pada Sub Seksi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian pada Kantor Imigrasi Sibolga dijalankan oleh satu orang Kepala Sub Seksi dan satu orang pegawai sebagai operator kehumasan. Tentunya, hal tersebut sangatlah tidak efektif untuk melaksanakan fungsi penyebaran informasi keimigrasian pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga. Dampaknya, penyebaran informasi keimigrasian dapat tidak maksimal dilak sanakan. Untuk mengatasi hal tersebut, dilaksanakan aksi perubahan KOPI SIBOLGA yang merupakan akronim dari Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga. Layanan KOPI SIBOLGA ini hadir dengan memanfaatkan media yang telah ada pada Kantor Imigrasi Sibolga yaitu website dan juga melibatkan peran serta pegawai lain yang tidak terbatas pada Seksi Teknologi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian. Layanan berbasis website ini ialah layanan live chat yang dalam praktiknya dijalankan oleh beberapa admin yang telah ditentukan dan memiliki jadwal sebagai operator, dan membuat penyebaran informasi keimigrasian maksimal untuk dilaksanakan. Aksi perubahan ini sesuai dengan arah Reformasi Birokrasi (RB) yang berdampak dan mengarah pada tema digitalisasi administrasi pemerintahan, yaitu pemanfaatan ruang digital untuk memberikan kemudahan pelayanan keimigrasian kepada Masyarakat dalam hal ini untuk memperoleh informasi keimigrasian. Ringkasan Eksekutif KOPI SIBOLGA HALAMAN 5
Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga, sebuah unit pelaksana teknis yang menyediakan layanan dan pengawasan keimigrasian di wilayah Sumatera Utara. Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga memiliki wilayah kerja 9 Kabupaten dan 3 Kotamadya (bisa dilihat pada peta) dan memiliki potensi pelayanan kepada WNI sekitar 2.855.822 atau 19,42% dari populasi provinsi Sumatera Utara (BPS,2020) Dalam upaya meningkatkan kualitas pelayanan imigrasi kepada masyarakat, terutama dalam hal penyebaran informasi, Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga menghadapi kendala terkait keterbatasan Sumber Daya Manusia (SDM) yang memengaruhi penyebaran informasi keimigrasian. Masyarakat di wilayah kerja kantor ini mengandalkan media sosial resmi dan layanan call center yang dioperasikan oleh satu operator, yang bisa menyebabkan keterlambatan dalam memberikan informasi. Untuk mengatasi masalah ini, reformer mengusulkan inovasi dalam bentuk "Konsultasi Online bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga)." Gagasan ini melibatkan pegawai Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga yang terlibat langsung dalam pelayanan imigrasi untuk memberikan sosialisasi dan konsultasi kepada masyarakat. Layanan ini memanfaatkan fasilitas website kantor dengan penambahan fitur live chat sebagai media konsultasi online. Latar Belakang Jumlah seluruh pegawai sebanyak 35 orang Pegawai Tikim 5 Orang Pegawai Humas 2 Orang KOPI SIBOLGA HALAMAN 6
Tujuan utama dari aksi perubahan ini adalah memaksimalkan penyebaran informasi keimigrasian di wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga dengan memanfaatkan sumber daya yang ada dan memberikan opsi bagi masyarakat untuk memperoleh informasi keimigrasian secara lebih efisien. Selain itu, ini juga merupakan langkah dalam mendukung Digitalisasi Administrasi Pemerintahan dalam agenda Reformasi Birokrasi Tematik yang memanfaatkan teknologi digital untuk memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Tujuan jangka pendek (2 Bulan) dari aksi perubahan ini adalah tersedianya layanan Konsultasi Online bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga) yang dalam lingkup terbatas dalam hal ini live chat pada website Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga. Tujuan jangka menengah (6 Bulan s.d. 1 Tahun) dari aksi perubahan ini adalah tersedianyai layanan Konsultasi Online bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga) yang dapat diakses oleh masyarakat luas, lewat program-program podcast, live streaming, atau pun siaran dengan mitra seperti radio. Adapun tujuan jangka panjang (1 Tahun s.d. 2 Tahun) dari aksi perubahan ini terlaksananya pengembangan layanan KOPI Sibolga menjadi inovasi layanan tetap pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga. Tujuan Jangka Pendek Jangka Menengah Jangka Panjang KOPI SIBOLGA HALAMAN 7
Adapun ruang lingkup dari aksi perubahan ini ialah adanya bentuk penyebaran informasi kepada masyarakat di wilayah kerja Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga melalui Konsultasi Online bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga). Konsultasi ini berbasis live chat pada website yang muncul sebagai ide untuk memberikan pilihan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi keimigrasian serta sebagai wujud terimplementasinya salah satu agenda Reformasi Birokrasi Tematik yakni Digitalisasi Administrasi Pemerintahan yang memanfaatkan ruang digital untuk memberikan pelayanan publik kepada masyarakat. Bagi Organisasi ? Ruang Lingkup Manfaat Peningkatan Responsivitas: Dengan komunikasi langsung melalui platform online, pegawai imigrasi dapat merespons pertanyaan dan permintaan. Bagi Masyarakat ? Efisiensi Waktu dan Biaya: Dengan konsultasi online, masyarakat tidak perlu datang langsung ke kantor imigrasi, menghemat waktu dan biaya transportasi. Bagi Stakeholder ? Akses Mudah ke Informasi: Stakeholder akan lebih mudah dan cepat mengakses informasi terkait prosedur imigrasi, dokumen-dokumen yang diperlukan, peraturan, dan perubahan kebijakan terkini. KOPI SIBOLGA HALAMAN 8
Kantor Imigrasi Sibolga Jalan Sisingamangaraja No.477, Kelurahan Aek Parombunan, Kecamatan Sibolga Selatan, Kota Sibolga, Sumatera Utara KOPI SIBOLGA HALAMAN 9
imigrasisibolga imigrasisibolga kanim_sibolga imigrasi sibolga 08116255655 KOPI SIBOLGA HALAMAN 10
Dalam menjalankan fungsi keimigrasian, Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga didukung oleh sumber daya manusia (SDM) yang berjumlah empat puluh orang dimana tiga puluh lima diantaranya adalah PNS dan lima belas lainnya adalah PPNPN. Para PNS tersebut terdiri satu orang Kepala Kantor, empat orang pejabat eselon IV, sembilan orang pejabat eselon V, dan dua puluh dua orang staf yang terdiri dari tiga belas orang pegawai JFT dan sembilan orang pegawai JFU. Selain itu, Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga memiliki dua Unit Kerja Keimigrasian di Kota Gunungsitoli dan Mandailing Natal yang dimana setiap minggunya empat orang pegawai bergiliran bertugas di UKK Gunungsitoli maupu UKK Mandailing Natal. Analisa Masalah Operator Kehumasan Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga merupakan salah satu Unit Pelaksana Teknis (UPT) di lingkungan Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Kantor Imigrasi Sibolga menjalankan tugas dan fungsi dalam bidang keimigrasian. KOPI SIBOLGA HALAMAN 11
Sebagai perpanjangan tangan Direktorat Jenderal Imigrasi di daerah, salah satu tugas Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga adalah pelaksanaan tugas keimigrasian di bidang informasi dan komunikasi publik keimigrasian. Dalam hal menjalankan fungsi penyebaran informasi keimigraisan di Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga, dilaksanakan oleh Seksi Teknologi, Informasi, dan Komunikasi Keimigrasian dengan jumlah pegawai yang berada pada seksi tersebut hanya terdiri dari 5 orang pegawai dan yang spesifik menjalankan fungsi penyebaran informasi berada pada Sub Seksi Informasi dan Komunikasi Keimigrasian yang dipimpin oleh 1 orang Kepala Sub Seksi dan 1 orang staf JFT. Kantor Imigrasi Sibolga menyediakan sarana untuk pemyebaran informasi yaitu Media Sosial (Instagram, Facebook, Twitter, Youtube), Call Center (Whatsapp), dan Website yang dikelola oleh Sub Seksi nformasi dan Komunikasi Keimigrasian yang personilnya terbatas. KEPALA KANTOR SAROHA MANULLANG NIP. 19790212 200312 1 001 KASUBAG TATA USAHA BISUK CHRISTIAN SILABAN NIP. 19831223 200901 1 008 WIDYA C.F. TOGATOROP NIP. 19821219 200901 2 001 KAUR KEPEGAWAIAN KAUR KEUANGAN KAUR UMUM JAMASTA SIHOMBING NIP. 19740717 199703 1 001 ERNA YETTY NIP. 19711005 199903 2 001 JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU RYANTO NAPITUPULU NIP. 19800518 200212 1 001 KASI TIKIM FERRI MANUNTUN NIP. 19800319 200912 1 002 KASUBSI TIKOM ANGGI ADYTIA HUTABARAT NIP. 19850327 201212 1 001 KASUBSI INFOKIM KASUBSI LANTASKIM KASUBSI INTALKIM WAWAN SETIAWAN NIP. 19810721 200501 1 001 ANDI LASERA TARIGAN NIP. 19890413 200912 1 006 HENRIKUS MUSTIKO JATI NIP. 19820308 200112 1 001 KASI LALINTALKIM FAISAL IRVAN NIP. 19811227 200501 1 001 KASUBSI INTELKIM KASUBSI DAKIM AMIRUL UMAM NIP. 19811130 201012 1 002 ANDI FEBRY RINALDHI NIP. 19820218 200912 1 003 KASI INTELDAKIM KOPI SIBOLGA HALAMAN 12
Ketiga isu tersebut didapatkan dengan cara environmental scanning, yang kemudian dipilah dengan menggunakan teknik analisa kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, and Kelayakan (APKL) serta teknik penetapan isu prioritas USG (Urgency, Seriousness, Growth) didapatkan bahwa isu “Belum optimalnya penyebaran informasi tentang Keimigrasian pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga” menjadi isu yang harus dicari solusi penyelesaian masalahnya UKK Mandailing Natal. Analisa Masalah Kinerja Organisasi Kondisi saat ini yang menjadi Isu Strategis dalam unit kerja yang menja di penghambat antara lain : Belum optimalnya sinergi yang terjalin dengan beberapa Stakeholder yang ada di wilayah kerja; 1. 2. 3. Belum optimalnya penggunaan aplikasi M-Paspor dalam pelaksanaan pelayanan keimigrasian; Belum optimalnya penyebaran informasi tentang keimigrasian pada Kantor Imigrasi Sibolga, Kondisi yang diharapkan dapat menjadi jawaban atas Isu Strategis di Kantor Imigrasi Sibolga : Optimalmya sinergitas dengan stakeholder yang ada di wilayah kerja Kantor Imigrasi Sibolga; 1. 2. 3. Optimalnya penggunaan aplikasi M-Paspor dalam pelaksanaan pelayanan keimigrasian; Optimalnya penyebaran informasi tentang keimigrasian pada Kantor Imigrasi Sibolga. MACHINE Terbatasnya alat penyebaran informasi; Tidak adanya Inovasi; Rendahanya Kompetensi SDM; Kurangnya SDM; Operator Kehumasan terbatas; MATERIAL METHOD MAN Luasnya Wilayah Kerja; Terbatasnya Anggaran; Kurang Variatif Kurang Intens; Belum optimalnya penyebaran informasi tentang keimigrasian pada Kantor Imigrasi Sibolga “ KOPI SIBOLGA HALAMAN 13
Strategi Penyelesaian Masalah Terobosan Inovasi merupakan inovasi dalam hal produk, proses, teknologi, atau biaya terkait hal ini yang menunjukkan ke arah perbaikan. Dengan berpedoman pada masalah yang terjadi pada kondisi saat ini, maka solusi perbaikan yang dapat dilakukan pada aksi perubahan ini adalah “Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI SIBOLGA), yang dalam pelaksanaannya memanfaatkan website Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga (https://www.imigrasisibolga.kemenkumham.go.id) yang telah ditambahkan fitur live chat dan dalam pelaksanaannya dijalanakn oleh beberapa pegawai dan bukan terbatas pada pegawai pada sub seksi informasi dan komunikasi keimigrasian. Terobosan inovasi ini diharapkan dapat mengoptimalkan sarana dan sumber daya yang ada pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga untuk memberikan informasi keimigrasian kepada masyarakat UKK Mandailing Natal. KOPI SIBOLGA HALAMAN 14 scan me ! scan me ! Icon Live Chat Kopi Sibolga
Bagaimana cara akses layanan kopi sibolga ? Dengan siapa kita berkonsultasi ? Fitur Live Chat Kopi Sibolga dapat anda akses melalui Website : imigrasi.kemenkumham.go.id (Klik icon di pojok kanan bawah) Ini dia petugas layanan Kopi Sibolga yang siap melayani kamu selama hari kerja dari hari Senin s.d. Jumat (08.00 Wib-15.00 Wib) Layanan apa saja yang tersedia ? KOPI SIBOLGA WNI merupakan layanan konsultasi online yang topiknya seputar pelayanan kepada WNI. Anda bisa bertanya mengenai seputar pelayanan kepada Warga Negara Indonesia seperti pengurusan paspor kepada petugas kami. KOPI SIBOLGA WNA merupakan layanan konsultasi online yang topiknya seputar pelayanan kepada WNA. Anda bisa bertanya mengenai seputar pelayanan kepada Warga Negara Asing (WNA) seperti pengurusan izin tinggal dan pelaopran keberadan orang asing kepada petugas kami. KOPI SIBOLGA TATA USAHA (TU) merupakan layanan konsultasi online yang topiknya seputar pelayanan Tata Usaha pada Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga. Anda bisa bertanya mengenai seputar pelayanan kepegawaian, tata usaha, dan urusan umum kepada petugas kami. Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga Kopi Sibolga Vici Forney Asnan Sulthan Salenasti Yolanda KOPI SIBOLGA HALAMAN 15
Tahapan kegiatan (Milestone) dari aksi perubahan merupakan proses kepemimpinan yang dilaksanakan secara bertahap mengacu pada tujuam dan tahapam/milestone yang sudah disempurnakan. Milestone yangdilaksankan merupakan milestone jangka pendek yang berlangsung dari Minggu Ketiga September hingga Minggu Kedua November 2023. Aksi Perubahan ini dapat tercapai sesuai dengan rencana jangka pendek. Adapun capaian aksi perubahan setiap milestone dalam rencana jangka pendek adalah sebagai berikut: Tahapan Kegiatan MILESTONE Milestone 1 Analisis Masalah Pelayanan dan Alternatif Solusi Milestone 3 Tersedianya SOP Kopi Sibolga Milestone 5 Pelaksanaan Internalisasi Kopi Sibolga Milestone 7 Termanfaatkannya Layanan Kopi Sibolga Milestone 2 Terbentuknya Tim Kerja Kopi Sibolga Milestone 4 Simulasi Kopi Sibolga Milestone 6 Launching dan Sosialisasi Kopi Sibolga Milestone 8 Monitoring dan Evaluasi Kopi Sibolga KOPI SIBOLGA HALAMAN 16
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 17
Kegiatan ini dilaksanakan pada tanggal 21 September 2023 untuk mengetahui kondisi sebenarnya dari penyebaran informasi yang dilakukan pada Kantor Imigrasi Sibolga dan juga meminta pendapat serta masukkan dari semua unsur pegawai mengenai inovasi KOPI Sibolga yang digagas sebagai aksi perubahan untuk mengatasi isu mengenai belum optimalnya penyebaran informasi pada Kantor Imigrasi Sibolga pendek adalah sebagai berikut : Analisis Masalah Pelayanan dan Alternatif Solusi KOPI SIBOLGA HALAMAN 18
KOPI SIBOLGA HALAMAN 19 Undangan Rapat Koordinasi dengan pejabat struktural terkait pembentukan Tim Kopi Sibolga Daftar Hadir Rapat Koordinasi dengan pejabat struktural terkait pembentukan Tim Kopi Sibolga Notula Rapat Koordinasi dengan pejabat struktural terkait pembentukan Tim Kopi Sibolga
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 20
Pembentukan Tim Kerja KOPI Sibolga dilakukan sebagai bentuk tindak lanjut dari Rapat Koordinasi dengan semua seksi . Pada tanggal 26 September 2023, telah dilakukan rapat pembentukan Tim Efektif KOPI Sibolga yang menghasilkan SK Tim Efektif serta uraian tugas dari masing-masing Tim Efektif. Terbentuknya Tim Kerja Kopi Sibolga KOPI SIBOLGA HALAMAN 21 Undangan Rapat Tim Efektif Pengelolaan Layanan Konsultasi Online bersama Pegawai Kantor Imigrasi Sibolga (KOPI SIBOLGA)
KOPI SIBOLGA HALAMAN 22 SK Tim Efektif Pengelolaan Layanan Konsultasi Online bersama Pegawai Kantor Imigrasi Sibolga (KOPI SIBOLGA) Notula Tim Efektif Pengelolaan Layanan Konsultasi Online bersama Pegawai Kantor Imigrasi Sibolga (KOPI SIBOLGA)
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 23
Setelah Tim Efektif terbentuk, hal yang dilakukan selanjutnya adalah perancangan mekanisme pelayanan KOPI Sibolga serta media yang digunakan dalam konsultasi. Rapat ini dilaksanakan pada tanggal 03 Oktober 2023. Tersedianya Standar Operasional Prosedur/SOP Kopi Sibolga Pada tahapan kegiatan ini, disepakati bahwa media yang digunakan ialah website dengan adanya fitur live chat serta adanya admin yang tiap harinya bergiliran untuk menjadi konsultan/yang membalas pesan yang masuk melalui fitur live chat. Penyiapan infrastruktur live chat yang dilaksanakan selama satu minggu mulai dari tanggal 03 Oktober 2023 –07 Oktober 2023 untuk menentukan pola dan sistem kerja dari kegiatan yang akan dilaksanakan. KOPI SIBOLGA HALAMAN 24
Manual Book Layanan Live Chat Website Kopi Sibolga Undangan & Daftar Hadir Rapat Penyusunan SOP Kopi Sibolga SOP & Notula Rapat Penyusunan SOP Kopi Sibolga KOPI SIBOLGA HALAMAN 25
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 26
Kegiatan ini dilaksanakan pada 10 Oktober 2023. Simulasi KOPI Sibolga berbasis website live chat dilakukan setelah media, SOP, dan Manual Book telah dipersiapkan. Simulasi Kopi Sibolga KOPI Sibolga dengan website live chat ini memanfaatkan Crisp Live Chat yang merupakan platform gratis untuk dijadikan media penghubung dengan website kantor yang telah ada. Pada kegiatan simulasi ini, dilakukan percobaan bagaimana mekanisme masyarakat mengajukan pertanyaan di website dan bagaimana para admin menjawab melalui administrator crisp live chat. KOPI SIBOLGA HALAMAN 27
KOPI SIBOLGA HALAMAN 28
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 29
Internalisasi/sosialisasi internal dilaksanakan pada tanggal 20 Oktober 2023. Kegiatan ini dilakukan untuk memberi sosialisasi kepada seluruh pegawai Kantor Imigrasi Sibolga Pelaksanaan Internalisasi Kopi Sibolga mengenai layanan KOPI Sibolga juga memberikan pelatihan kepada para admin yang ditunjuk bagaiman mekanisme dari fitur live chat. Para admin yang ditunjuk diminta untuk melakukan penginstalan aplikasi Crisp di handphone masing-masing agar dapat menjawab pertanyaan yang masuk secara efektif dan efisien. KOPI SIBOLGA HALAMAN 30
Undangan Rapat Internalisasi dan Pelatihan Pegawai terkait Kopi Sibolga Daftar Hadir Rapat Internalisasi dan Pelatihan Pegawai terkait Kopi Sibolga Notula Rapat Internalisasi dan Pelatihan Pegawai terkait Kopi Sibolga KOPI SIBOLGA HALAMAN 31
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 32
Pada kegiatan ini dilakukan launchings secara resmi dari KOPI Sibolga, kegiatan launching dilakukan bekerja sama dengan RRI Sibolga pada tanggal 30 Oktober 2023. Launching dan Sosialisasi Kopi Sibolga Sebelumnya juga sudah dialakukan penyebaran informasi melalui media sosial dan sosialisasi langsung kepada masyarakat yang ada di Kantor mengenai layanan KOPI Sibolga KOPI SIBOLGA HALAMAN 33
KOPI SIBOLGA HALAMAN 34
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 35
Termanfaatkannya Layanan Kopi Sibolga Fitur Website Live Chat pada Website Kantor Imigrasi Sibolga (https://imigrasisibolga.kemenkumham.go.id) telah bisa diakses oleh masyarakat. Masyarakat dapat langsung masuk ke website atau pun melakukan scan QR pada yang dihighlight pada Instagram Kantor Imigrasi Sibolga. KOPI SIBOLGA HALAMAN 36 Terima kasih saya ucapkan kepada Tim Pelayanan Kopi Sibolga yang telah menjawab pertanyaan saya pada Live Chat di Website Kantor Imigrasi Sibolga. Layanan ini, merupakan salah satu alternatif bagi saya untuk memperoleh informasi keimigrasian. Petugas live chat ramah dan solutif dalam menjawab pertanyaan saya FATIMAH Masyarakat “
KOPI SIBOLGA HALAMAN 37 Foto : Konsultasi dan Laporan kepada Kakanwil Kemenkumham Sumut terkait dengan terlaksananya Layanan KOPI Sibolga Foto : Tangkapan Layar Live Chat Kopi Sibolga Ibu Fatimah (Masyarakat)
MILESTONE KOPI SIBOLGA HALAMAN 38
Monitoring dan Evaluasi Layanan Kopi Sibolga Kegiatan Monev dilaksankan sejauh mana layanan ini berjalan, serta melihat bagaiman respon masyarakat terkait dengan layanan ini. KOPI SIBOLGA HALAMAN 39
Deskripsi Proses Kepemimpinan Terobosan Inovasi merupakan inovasi dalam hal produk, proses, teknologi, atau biaya terkait hal ini yang menunjukkan ke arah perbaikan. Membangun Integritas dan Akuntabilitas Kinerja Organisasi Reformer memimpin teknis operasional, menyusun kegiatan strategis dalam pelaksanaan aksi perubahan, melaksanakan komunikasi efektif, membangun kerja sama dan memberikan solusi pemecahan. Membangun Tim Dalam proses pembentukan tim aksi perubahan KOPI Sibolga, dibutuhkan para anggota tim yang mampu memberi dedikasi terhadap aksi perubahan. Dalam hal ini telah dibentuk tim efektif dari KOPI Sibolga dan juga para operator live chat yang ditunjuk. Setiap anggota tim bekerja memiliki tugas yang telah dibagi sesuai kemampuan masing-masing sehingga dapat menghasilkan pergerakan yang inovatif Membangun Jejaring dan Kolaborasi Reformer berusaha menggandeng seluruh stakeholder agar aksi perubahan ini dapat diterima dengan baik. Untuk Milestone dalam jangka waktu menengah, reformer telah bekerja sama dengan RRI Sibolga agar dapat melakukan siaran langsung di RRI secara terjadwal dan media live streaming untuk mengakses layanan KOPI Sibolga Pengelolaan Budaya Kerja Dalam mengelola budaya kerja dalam aksi perubahan KOPI Sibolga ini, reformer mengandalkan teknologi informasi yang diwujudkan melalui penyediaan fasilitas Live Chat pada Website untuk melakukan knsultasi online dengan Pegawai Imigrasi Sibolga. Hal ini memudahkan masyarakat untuk mengakses pelayanan keimigrasian KOPI SIBOLGA HALAMAN 40
Organisasi Digital Aksi perubahan KOPI Sibolga merupakan inovasi berbasis digital sehingga mata pelatihan ini relevan untuk mendukung aksi perubahan. Diseminasi aksi perubahan KOPI Sibolga telah dilakukan melalui publikasi aksi perubahan ke media sosial Instagram, sosialisasi secara langsung, maupun melalui radio RRI Sibolga. Kepemimpinan Transformasional Mata pelatihan ini sangat relevan untuk mendukung aksi perubahandimana reformer sebagai pemimpin tim menerapkan gaya kepemimpinan transformasional untuk melakukan terobosan baru dalam rangka peningkatankinerja organisasi. Jejaring Kerja Dalam aksi perubahan ini dibangun jejaring kerja bersama stakeholderterkait untuk mendukung pelaksanaan kegiatan guna tercapainya sasaran yang diinginkan. Keterkaitan dengan MP pilihan Diseminasi dan Publikasi Aksi Perubahan KOPI SIBOLGA HALAMAN 41 Diseminasi Kopi Sibolga di media Sosial
Keberlanjutan Aksi Perubahan Aksi perubahan ini diharapakan dapat terus berjalan untuk memberikan pilihan dan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi keimigrasian. Dalam jangka menengah, kegiatan ini akan direncanakan berkembang menjadi kegiatan Konsultasi lewat program podcast, live streaming di media sosial Kantor Imigrasi Sibolga, dan juga siaran radio. Reformer telah berkoordinasi dengan RRI Sibolga untuk dapat menjalin kerja sama membuat sebuah program tetap yang bertajuk KOPI Sibolga untuk mensosialisasikan layanan keimigrasian kepada masyarakat di wilayah kerja Kantor Imigrasi Sibolga. Pelaksanaan Pengembangan Potensi Diri Implementasi pengembangan potensi diri dilakukan dengan mengasah kemampuan reformer dalam memimpin tim kerja aksi perubahan dimana reformer senantiasa hadir dalam mengarahkan personil tim dan mengkoordinir pelaksanaan kegiatan di lapangan agar mencapai sasaran perubahan yangdikehendaki sesuai tahapan kegiatan dalam milestone jangka pendek. KOPI SIBOLGA HALAMAN 42
Layanan Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga (KOPI Sibolga) diharapkan memberi kemudahan bagi masyarakat di wilayah kerja Kantor Imigrasi Sibolga serta membantu petugas kehumasan dalam menyebarkan informasi keimigrasian. Layanan bebasis website ini juga diharapkan mampu meningkatkan kunjungan ke website Kantor Imigrasi Sibolga untuk Saran dalam pelaksanaan aksi perubahan ini adalah : Terbentuknya Tim Efektif KOPI Sibolga berdasarkan Surat Keputusan Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga Termanfaatkannya layanan KOPI Sibolga berbasis live chat website sebagai media konsultasi online Penutup Saran Layanan KOPI Sibolga berbasis live chat agar terus ” disosialisasikan Para pegawai yang ditugaskan agar memiliki komitmen terhadap pelaksanaan KOPI Sibolga ” Melaksanakan monitoring dan evaluasi agar layanan semakin berkembang dan memper baiki kesalahan-kesalahan ” Mempersiapkan rencana milestone jangka menengah ” dari layanan KOPI Sibolga Tersedianya Layanan KOPI Sibolga berbasis live chat website sebagai media konsultasi online KOPI SIBOLGA HALAMAN 43
Keterangan Perorangan SAROHA MANULLANG 19790212 200312 1 001 Humbahas, 12 Februari 1979 Pembina (IV/a) / 01-10-2021 Kepala Kantor Imigrasi Sibolga / III Protestan Kawin 575981816085000 450130 / 10 Februari 2022 Nama : NIP. : Tempat / Tanggal Lahir : Pangkat / Golongan / TMT : Jabatan / Eselon Sekarang : Agama : Status Perkawinan : Nomor NPWP : NHK / Tanggal Lapor / Formulir : Telepon +62 812-2333-312 E-mail : [email protected] Alamat : Jl. Sisingamangaraja No. 477 Kelurahan Aek Parombunan Kec. Sibolga Selatan Kota Sibolga, 22538 Pendidikan Terakhir 2015 Doktor Pariwisata Universitas Udayana Denpasar, Bali Riwayat Jabatan 03/02/2021 - Sekarang 21/12/2020 09/01/2020 15/10/2018 21/12/2016 18/12/2015 08/05/2015 16/10/2012 03/06/2010 04/07/2008 2007 02/05/2006 30/03/2004 Kepala Kantor Imigrasi Kelas II TPI Sibolga Plt. Kepala Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan Kabid Inteldakim Kantor Imigrasi Kelas I Khusus TPI Medan Kepala Rumah Detensi Denpasar Kepala Kantor Imigrasi Wakatobi Kasi Perlintasan Subdit PDP Dit. Sistik Ditjenim Kasubag Tata Usaha Dit. Sistik Ditjenim Kasi Insarkom Kantor Imigrasi Denpasar Kasi Statustikim Kantor Imigrasi Ngurah Rai Kasubsi RAP Rumah Detensi Imigrasi Jakarta Pejabat Imigrasi Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Soekarno-Hatta Protokol dan Polsus Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Soekarno-Hatta Staf Kanim Klas I Soetta Depkeh dan HAM RI Kanwil DKI Jakarta (Daftar Riwayat Hidup) Diklat Jabatan 2004 2004 2006 2007 2007 2011 Dilklat Pra Jabatan Oleh Pusat Pendidikan dan Pel. Pegawai Depkumham Diklat Prajab II Oleh Pusat Pend. dan Pel. Pegawai Depkum HAM Kesamaptaan Oleh Kanwil Hukum dan HAM DKI Jakarta Kesamaptaan Pelatihan Tehnis Keimigrasian Depkeh dan HAM RI Oleh Polri Pendidikan Teknis Keimigrasian Oleh BPSDM Hukum dan HAM Adum/Sepala/Diklatpim IV Oleh BPSDM Kanwil Hukum dan HAM Bali Pengalaman Penugasan Luar Negeri 2016 2015 2013/2014 2011/2012 2009 Vietnam (Simkim) Singapura (OS) Australia (OB/OS) Jepang (OB) Singapura (Training)
Kantor Imigrasi Sibolga Jalan Sisingamangaraja No.477, Kelurahan Aek Parombunan, Kecamatan Sibolga Selatan, Kota Sibolga, Sumatera Utara
imigrasisibolga imigrasisibolga kanim_sibolga imigrasi sibolga 08116255655
Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga Konsultasi Online Bersama Pegawai Imigrasi Sibolga KopiSibolga Terima kasih kami ucapkan atas bantuan, kerjasama serta bimbingannya di dalam Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan X Pusat Pelatihan dan Pengembangan dan Kajian Manajemen Pemerintahan Lembaga Administrasi Negara Makassar Tahun 2023 Reformer Dr. Saroha Manullang, S.E., M.M. Kepala Kantor Imigrasi Sibolga MHD. JAHARI SITEPU Kakanwil Kemenkumham Sumatera Utara YAN WELY WIGUNA Kadivim Kemenkumham Sumatera Utara Mentor MILAWATY Peneliti Muda Puslatbang KMP LAN Makasar Coach