KOPERASI IKBN BUKIT MERTAJAM BERHAD ATURAN AKTIVITI KURSUS TAJUK 1. (1) Aturan ini dinamakan ATURAN AKTIVITI KURSUS yang dijalankan oleh Koperasi Institut Kemahiran Belia Negara Bukit Mertajam Berhad (selepas ini disebut sebagai Aturan Ini). (2) Aturan Ini diwujudkan di bawah Undang-undang Kecil 44(2)(x), koperasi ini dan dikuatkuasakan selepas persetujuan Mesyuarat Agung koperasi ini pada ………………. dan dikemukakan kepada Suruhanjaya. TAFSIRAN 2. Dalam Aturan Ini,melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain; (a) “Aktiviti Ini” ertinya Aktiviti Kursus yang dijalankan oleh Koperasi Ini meliputi kursus-kursus customized, modular dan jangka pendek yang mendatangkan hasil atau pendapatan kepada Koperasi Ini mengikut Undang-undang Kecil 9(1)(i): (b) “Anggota” ertinya anggota Koperasi Ini mengikut Undang-undang Kecil 11; (c) “Aturan Ini” ertinya Aturan Aktiviti Kursus Koperasi Ini (d) “Jawatankuasa” ertinya jawatankuasa yang dilantik oleh Lembaga Koperasi menurut Undang-undang Kecil 44(2)(w) bagi mengendalikan pentadbiran dan pengurusan hal-hal berkaitan aktiviti ini mengikut Akta, Peraturan dan Undangundang Kecil; (e) “Koperasi Ini” ertinya Koperasi Institut Kemahiran Belia Negara Bukit Mertajam Berhad; (f) “Kursus” ertinya aktiviti pembelajaran dan pengajaran yang dijalankan dibawah Aktiviti Ini; (g) “Lembaga” ertinya Anggota Lembaga Koperasi Ini yang dilantik dibawah Undang-undang Kecil 34; (h) “HRDF” ertinya Human Recourses Development Fund iaitu agensi kerajaan dibawah Kementerian Sumber Manusia, di mana Koperasi Ini berdaftar sebagai penyedia latihan; (i) “Pengerusi” ertinya pengerusi Jawatankuasa yang dilantik dikalangan Lembaga;
(j) “Pembekal” ertinya syarikat atau individu yang membekalkan perkhidmatan dan perbekalan; (k) “Penceramah” ertinya jurulatih, individu atau pengajar yang dilantik oleh Koperasi Ini; (l) “Pelanggan” ertinya individu, agensi kerajaan atau syarikat swasta yang melanggan Aktiviti Ini. (m) “Peserta” ertinya individu yang dihantar oleh Pelanggan untuk menghadiri kursus dibawah Aktiviti Ini. (n) “Urus Setia” ertinya mana-mana Anggota yang dilantik oleh Jawatakusa menguruskan Aktiviti Ini (o) “Konsultan”ertinya mana-mana individu atau syarikat yang dilantik oleh Koperasi ini untuk menguruskan kursus atau modul pembelajaran. TUJUAN 3. Tujuan Aktiviti Ini diwujudkan ialah untuk: (a) Menjana pendapatan koperasi; (b) Menjana pendapatan anggota; dan (c) Dikenali sebagai penyedia latihan yang terbaik. SUMBER KEWANGAN 4. Menurut Undang-undang Kecil 9(2), sumber kewangan bagi melaksanakan aktiviti ini diperoleh daripada: (a) Modal dengan cara mengumpul syer, deposit, pinjaman atau simpanan khas daripada anggota; (b) Deposit atau pinjaman daripada bukan anggota dengan kelulusan Suruhanjaya menurut perenggan 50(e), subseksyen 52(2), seksyen 52A Akta dan Peraturan; dan (c) Mana-mana sumber kewangan lain yang dibenarkan menurut Akta Koperasi, Peraturan dan Undang-undang Kecil. PENTADBIRAN DAN PEMANTAUAN 5. (1) Aktiviti Ini ditadbir oleh Jawatankuasa yang dilantik oleh Lembaga menurut Undang-undang Kecil 44(2)(w). (2) Jawatankuasa hendaklah bertanggungjawab:
(a) Menyediakan surat tawaran kursus kepada peserta kursus; (b) Menyediakan sebut harga, invois dan pemplet kursus; (c) Menyediakan jadual kursus dan biodata pengajar kepada Pelanggan bagi tujuan tuntutan daripada HRDF; (d) Memastikan urusan pembayaran kursus dilakukan dalam tempoh sembilan puluh (90) hari selepas kursus dijalankan; (e) Memastikan harga kursus yang kompetitif; (f) Menguruskan dan memastikan pengendalian kursus dijalankan dengan baik dan teratur; (g) Menguruskan tuntutan bayaran yuran kursus daripada Pelanggan dan HRDF; (h) Menguruskan tuntutan elaun pengajaran dan perjalanan bagi penceramah; (i) Menguruskan tuntutan elaun urus setia kursus; (j) Menguruskan tuntutan elaun pengurusan peserta; (k) Menguruskan tuntutan bayaran makan dan minum kepada Peserta jika makan dan minum tidak disediakan oleh Koperasi Ini; (l) Menguruskan pembelian bahan guna habis, penyelenggaran peralatan latihan dan alat bantuan mengajar serta alat tulis; (m) Menguruskan pembelian aset dan peralatan latihan. (3) Pengerusi hendaklah melaporkan kepada Mesyuarat Lembaga: (a) Prestasi Aktiviti Ini dengan menyatakan bilangan kursus yang telah dijalankan, akan dijalankan dan telah dibatalkan; (b) Pendapatan dan perbelanjaan aktiviti ini; (c) Belanjawan Aktiviti Ini jika ada; dan (d) Perancangan Aktiviti Ini jika ada. (4) Urus Setia hendaklah bertanggungjawab; (a) Mengawalselia perjalanan kursus sehingga tamat.
(b) Memastikan peralatan pembelajaran dan pengajaran dalam keadaan baik dan selamat digunakan. (c) Memastikan nota, alat tulis mencukupi (5) Penceramah hendaklah bertanggungjawab: (a) Membangunkan modul latihan Aktiviti Ini jika perlu; (b) Mengendalikan aktiviti pengajaran dan pembelajaran ketika kursus berlangsung; (c) Memastikan peserta mematuhi peraturan ketika, semasa dan selepas kursus berlangsung; (d) Memastikan kehadiran peserta sepanjang kursus; (e) Mengurus sendiri tuntutan penceramah dan perjalanan penceramah. (6) Bendahari Koperasi hendaklah bertanggungjawab menguruskan penerimaan dan pembayaran wang dan hal ehwal kewangan Aktiviti Ini seperti Undangundang Kecil 48. (7) Mana-mana hal pentadbiran dan pemantauan Aktiviti Ini boleh diamanahkan kepada pengurus atau pekerja berdasarkan diskripsi kerja yang dipersetujui oleh Lembaga. PEMBANGUNAN MODUL KURSUS 6. (1) Pembangunan modul kursus hendaklah disediakan oleh Jawatankuasa Ini atau penceramah dengan mendapatkan kelulusan Lembaga sebelum digunakan. (2) Pembangunan modul kursus yang baru hendaklah dibuat dalam tempoh tidak melebihi 14 (empat belas) hari selepas menerima surat permohonan daripada Pelanggan. (3) Pembangunan modul kursus oleh Penceramah setelah diluluskan oleh Lembaga boleh dibayar elaun pembangunan modul kursus sebagai elaun tambahan seperti Aturan 10. TEMPAHAN KURSUS 7. (1) Pelanggan hendaklah melakukan permohonan mengadakan kursus kepada Koperasi Ini dengan menggunakan surat rasmi pelanggan atau dengan mengisi boring permohonan kursus.
(2) Koperasi Ini hanya menerima tempahan kursus di bawah Aktivti Ini apabila menerima surat pengesahan dan bayaran pendahuluan daripada pihak Pelanggan, daripada harga yang telah ditawarkan oleh Koperasi ini kepada Pelanggan. (3) Wang pendahuluan dalam Perkara (2) tidak akan dipulangkan sekiranya penangguhan dan pembatalan kursus dibuat oleh Pelanggan. (4) Dalam tempoh tidak melebihi 30 (tiga puluh) hari sebelum kursus bermula, Koperasi Ini akan mengeluarkan surat tawaran kursus kepada Pelanggan. PENANGGUHAN, PEMBATALAN ATAU MENARIK DIRI DARI KURSUS. 8. (1) Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus boleh dibuat dalam tempoh tidak kurang empat belas (14) hari sebelum tarikh pendaftaran kursus. (2) Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus dalam tempoh sepuluh (10) hari berkursus dari tarikh pendaftaran kursus. (3) Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus seperti perkara (1); Bendahari hendaklah membuat pulangan bayaran penuh kepada Pelanggan dalam tempoh sembilan puluh (90) hari selepas tarikh penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus. (4) Sekiranya penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus tidak mematuhi perkara (1); (a) Sekiranya penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus dibuat oleh Koperasi ini, pulangan bayaran penuh hendaklah dibuat oleh Bendahari Koperasi kepada Pelanggan dalam tempoh 90 (sembilan puluh) hari dari tarikh Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus tersebut. (5) Sekiranya Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus tidak mematuhi perkara (2); (a) Sekiranya penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus dibuat oleh Pelanggan, wang pendahuluan tidak akan dikembalikan. Dan jika bayaran penuh telah dibuat oleh Pelanggan. Pelanggan layak untuk mendapatkan pemulangan baki yuran yang telah dibayar selepas mengambil kira pelarasan yuran yang tidak dipulangkan (non-refundable fees). Koperasi mempunyai hak untuk menolak yuran pendaftaran kursus,bahan guna habis latihan, yuran proses, yuran peperiksaan, yuran makan dan minum, kos pengajar dan lainlain kos. Pemulangan bayaran setelah mengambil kira pelarasan yuran yang tidak dipulangkan (non-refundable fees), hendaklah dibuat oleh Bendahari Koperasi kepada Pelanggan
dalam tempoh sembilan puluh (90) dari tarikh penangguhan atau pembatalan atau penarikan diri kursus tersebut; atau (b) Sekiranya Penangguhan atau pembatalan atau menarik diri dari kursus dibuat oleh Pelanggan kurang dua puluh empat (24) jam dari tarikh kursus yang telah dipersetujui, Pelanggan hendaklah membuat bayaran penuh kepada Koperasi Ini setelah menerima inbois tuntutan daripada pihak Koperasi ini. KESELAMATAN KURSUS 9. (1) Koperasi Ini hendaklah mengambil insurans berkelompok untuk melindungi keselamatan Peserta, Penceramah, Urus Setia dan Jawatankuasa yang bertugas sepanjang kursus berlangsung bagi memindahkan risiko kepada pihak ketiga. (2) Koperasi Ini tidak akan bertanggungjawab ke atas kerugian, kecacatan dan kecederaan yang diakibatkan oleh kecuaian Pelanggan atau Peserta. (3) Pelanggan boleh mengambil insurans tambahan bagi melindungi Peserta yang dihantar oleh pihak mereka. TUNTUTAN DAN PEMBAYARAN ELAUN 10. (1) Penceramah dan Urus Setia boleh dibayar elaun oleh Koperasi Ini seperti Jadual Pembayaran Elaun. (2) Anggota yang berjaya memperkenalkan bakal Pelanggan kepada Koperasi Ini melalui Jawatankuasa sehingga berlangsungnya kursus dengan bakal Pelanggan tersebut. Anggota tersebut boleh dibayar komisyen seperti Jadual Pembayaran Elaun. (3) Bayaran pakar hendaklah dibuat berdasarkan sebut harga yang telah dipersetujui oleh Lembaga. (4) Walau bagaimanapun bayaran Elaun Penceramah boleh berubah kadar bayarannya berdasarkan jika Penceramah mempunyai sijil professional/sijil Ikhtisas profesional atau sijil kekompetensi ST/SEDA/IPC atau institusi yang diiktiraf berdasarkan pengetahuan dan pengalaman Penceramah tersebut atau berdasarkan nilai harga kursus yang telah dipersetujui antara Pelanggan dan Koperasi ini serta Penceramah selepas mendapat kebenaran daripada Lembaga. (5) Bayaran konsultan hendaklah dibuat berdasarkan sebutharga yang telah dipersetujui oleh Lembaga.
PENETAPAN HARGA KURSUS 11. (1) Jawatankuasa hendaklah menetapkan harga kursus selepas mengambil kira jumlah kos yang terlibat dengan menaikkan tidak kurang 30% (tiga puluh peratus). (2) Kos yang dinyatakan dalam perkara (1) meliputi; (a) Kos makan dan minum; (b) Kos pengurusan kursus; (c) Kos alat tulis dan nota; (d) Bayaran elaun urus setia; (e) Kos bahan guna habis; (f) Kos utiliti termasuk bil eletrik, bil air, bil internet dan bil telefon; (g) Bayaran elaun penceramah dan perjalanan penceramah; (h) Kos-kos lain jika ada, termasuk sewaan kemudahan, sewaan alatan atau mesin, sewaan premis atau bangunan, bayaran pakar dan bayaran-bayaran lain yang terlibat; dan (h) Kos insurans berkelompok. (i) Bayaran konsultan (3) Jawatankuasa boleh memberikan potongan harga daripada harga yang telah ditetapkan dalam perkara (1) dengan tidak melebihi 10% (sepuluh peratus). (4) Walau bagaimanapun perkara (1), Lembaga boleh menetapkan harga yang berbeza.
PEMBAYARAN 12. (1) Pelanggan hendaklah; (a) menjelaskan bayaran pendahuluan seperti Aturan 7(2) sebanyak 10% (sepuluh peratus) daripada harga yang telah ditawarkan oleh Koperasi ini kepada Pelanggan dalam tempoh tidak kurang 14 (empat hari) sebelum tarikh kursus yang telah dipersetujui; dan (b) membuat pembayaran baki kepada Koperasi ini dalam tempoh seperti ditetapkan dalam invois tuntutan yang dikeluarkan oleh Koperasi Ini; (2) Untuk Pelanggan individu, bayaran penuh hendaklah dibuat sebelum kursus bermula dan sekiranya gagal, Koperasi Ini boleh menghalang Pelanggan untuk mengikuti kursus yang dianjurkan oleh Koperasi Ini. (3) Pelanggan boleh membuat pembayaran kepada Koperasi Ini dengan menggunakan kaedah berikut: (a) Tunai; (b) Wang pos; (c) Pindahan wang secara elektronik (EFT); (d) E-dompet; (e) Cek berpalang atas nama Koperasi Ini; (f) Pesanan tempatan (LO); atau (g) Apa-apa instrument pembayaran setara tunai dan dibenarkan. (3) Jawatankuasa hendaklah mengantung urus niaga seterusnya dengan Pelanggan yang gagal mematuhi perkara (1) sehinggalah bayaran penuh telah dibuat oleh Pelanggan.
PENGGANTUNGAN AKTIVITI 13. Jika kedudukan Kewangan Aktiviti Ini tidak mengizinkan atas sebab-sebab tertentu, Lembaga boleh menggantungkan Aktiviti Ini sehingga kedudukan kewangan pulih semula PERTIKAIAN 14. Jika berbangkit sebarang perselisihan faham atas tafsiran aturan ini atau timbul apaapa pertikaian mengenainya, maka pertikaian itu hendaklah dirujuk kepada Suruhanjaya menurut Undang-undang Kecil 79. Aturan ini telah dibentang dan diluluskan di dalam mesyuarat agung tahunan koperasi pada …………………….. (Pengerusi) (Setiausaha) (Bendahari)
JADUAL PEMBAYARAN ELAUN BIL JENIS BAYARAN NILAI ELAUN TANGGUNGJAWAB MENGURUS TUNTUTAN DOKUMEN SOKONGAN TEMPOH BAYARAN JIKA DOKUMEN LENGKAP 1. Elaun Penceramah Mengikut kelulusan tertinggi akademik penceramah: Penceramah Jadual Kursus 14 Hari Sijil Kejuruteraan Politeknik/Kolej Komuniti/SKM 2,3,4 & 5 (JPK) Diploma Kejuruteraan/Teknologi Politeknik,UTM,UiTM dan lain-lain universiti yang diiktiraf oleh kerajaan Ijazah Sarjana/PHD *Jika penceramah mempunyai sijil kompetensi dari institusi seperti ST/ SEDA/IPC atau lain-lain institusi yang diiktiraf oleh kerajaan atau industri RM100.00/Jam RM130.00/Jam RM160.00/Jam RM200.00/Jam RM50.00/Jam (Tambahan elaun RM50.00/jam akan ditambah dengan kelulusan tertinggi penceramah) Mengisi Borang Claim Penceramah 2. Elaun Perjalanan Penceramah dan Urus Setia (jika kursus dibuat di luar Kawasan IKTBN BM) 1-500 km 101 km seterusnya Bayaran parking Bayaran penginapan Hotel Bayaran Penginapan Lodging RM0.85/km RM0.80/km Resit parking RM 250.00/hari RM 80.00/hari Penceramah dan Urus Setia Alamat lodging atau tempat penginapan, Resit rasmi, resit parking dan resit hotel 3. Elaun Urus Setia Bayaran urusetia kursus. Iaitu kursus yang dibawa masuk oleh anggota koperasi. RM100.00 /jam (maksimun 3 jam/hari) Urus Setia Jadual kursus 4. Elaun makan dan minum Sarapan pagi Makan tengah hari Makan malam RM 5.00 RM 20.00 RM 15.00 Jawatankuasa Senarai nama peserta 5. Komisyen kursus 2.5% - 8% daripada nilai harga yang dikenakan kepada pelanggan yang dibawa. Nilai komisyen bergantung kepada keuntungan atau harga yang dibawa dan dipersetujui oleh Lembaga Anggota Mengisi Borang Claim Komisyen dan penyata pendapatan dan
perbelanjaan kursus 6. Pakar Berdasarkan sebut harga yang dipersetujui oleh Jawatankuasa/Lembaga Urus Setia Invois tuntutan dari pakar. 7. Elaun Pembangun an Modul Kursus RM300.00 /modul Penceramah Mengisi Borang Claim Pembangun an Modul 8. Konsultan kursus 3% - 10% daripada nilai harga kursus yang dikenakan kepada pelanggan yang dibawa. Nilai konsultan bergantung kepada keuntungan atau harga yang dibawa dan dipersetujui Lembaga Jawatankuasa Mengisi Borang Claim Konsultan dan penyata pendapatan dan perbelanjaan kursus
CARTA ALIR PROSES ATURAN KURSUS tidak lengkap lengkap Mula Jawatankuasa memproses & semakan borang permohonan kursus Pelanggan mengisi borang permohonan kursus Jawatankuasa menyemak borang tuntutan penceramah & Pembelian/penyelenggaraan kursus Proses pembelajaran & pengajaran Proses pembayaran oleh Bendahari Koperasi Penceramah membuat tuntutan tidak lengkap Tamat