MINIT MESYUARAT PENGURUSAN SIRI 1 TAHUN 2019

pe

MINIT MESYUARAT PENGURUSAN KALI PERTAMA 2019
SMK SULTAN AHMAD TAJUDDIN

Tarikh : 23.12.2018
Hari : Ahad
Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat 2

Kehadiran : 1. Tn.Hj. Sulaiman B. Abd. Hamid - Pengetua

2. Tn. Hj. Samat B. Hassan - Pen. Kanan Pentadbiran

3. En.Ramlan B. Osman - Pen. Kanan HEM

4. En. Husnisham B. Yusof - PK Kokurikulum

5. En. Suhaimi B. Mahmud - Pen. Kanan Tingkatan 6

6 Pn. Hajah Anisah Bt Yahya - Pen. Kanan Petang

7. Pn. Yusmaliza Bt. Mat Saad - GKM Bahasa

8. Pn. Norizan Bt Ibrahim - GKM Sains dan Matematik

9. En. Abdul. Rani B. Hj. Hanafi - GKM Teknik &Vokasional

8. Pn.Lizana Bt Awang - GKM Kemanusiaan

9. En. Ku Sulung Ku Johari - Kaunselor

10. En. Rusafzanizam B.Che Kasa - Kaunselor

Agenda I: Aluan Pengerusi

1. Tuan Pengetua (TP) memulakan mesyuarat dengan bacaan al- Fatihah. Beliau mengucapkan salam
dan mengucapkan terima kasih atas kehadiran semua pentadbir .

2. TP juga mengucapkan terima kasih kepada semua kerana menjayakan semua program sekolah
sepanjang tahun 2018 dan mengharapkan kerjasama ini berterusan hingga tahun 2019.

3. TP juga mengucapkan selamat kembali ke sekolah bagi meneruskan sesi 2019 dan bersedia
memulakan persekolahan.

4. TP mengingatkan semua pentadbir untuk hadir bertugas pada minggu terakhir bagi membuat
persiapan yang diperlukan mengikut bidang tugas masing-masing.

Agenda II: Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat yang lalu

5. TP meminta semua pentadbir membaca minit mesyuarat yang lalu.
6. mencadangkan minit mesyuarat yang lalu diterima oleh Pn.Norizan bt Ibrahim dan disokong oleh Tn.

Hj. Samat b. Hassan .

Agenda III: Perkara- perkara berbangkit

7. TP membangkitkan tentang perkara 16 dn 17 berhubung dengan Penilaian Bersepadu Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan(PBPPP).

8. TP memaklumkan selepas mesyuarat selesai akan diadakan penyelarasan skor kerana terdapat
perbezaan markah yang agak ketara antara Penilai 1 dan Penilai 2.
Makluman

1

Agenda IV:Laporan dari atas
Laporan daripada Dato’ Pengarah JPN Kedah

- Pada 4.11.2018, semua pengetua dipanggil untuk diberi taklimat. Antara yang diperincikan
a. Pemantauan budaya tutup sekolah 2018 dan budaya buka sekolah 2019.
b. Pada hari pertama persekolahan semua sekolah perlu mencetak dan mempamerkan Sijil
Kelulusan Perjawatan 2019.
c. Semua pelajar perlu mempunyai 1meja, 1 kerusi dan 1 set buku teks pada hari pertama
persekolahan.
d. Pegawai yang tidak hadir bertugas akan dipotong emolumen dan elaun.
e. Setiap urusan menjemput tetamu kenamaan ke majlis atau program sekolah , jemputan
hendaklah dibuat 30 hari sebelum program berlangsung melalui Unit Perhubungan JPN.
f. Guru di sekolah kerajaan yang membuka pusat tuisyen tertakluk kepada Surat Pekeliling
Perkhidmatan Kementerian Pelajaran Malaysia Bil.1 Tahun 2006.
g. Semua PGB hendaklah memahami pelaksanaan PBPPP dengan mendalam.
h. Guru atau AKP perlu mencapai 5 hari berkursus sebelum 15 Nov 2018.
i. Permohonan untuk ke luar negara melibatkan urusan persendirian perlu mendapat kelulusan
PPD mulai 1 Oktober 2018.
j. Profil peribadi dan perkhidmatan pegawai/ AKP perlu dikemaskini kerana proses penamatan
perkhidmatan /persaraan menggunakan HRMIS sepenuhnya.
k. Penggunaan Sistem Indeks Kualiti Nilam (IQNILAM)ditangguhkan untuk semak semula dan
kutipan data secara manual akan dijalankan.
l. Penguatkuasaan penggunaan emel rasmi iaitu MYGOVUC untuk JPN/PPd/Sekolah.
m. Aplikasi e-perkhidmatan KPM online iaitu e-prestasi, e- tatatertib, e- asrama, e -sarana,
e -pangkat dan e- SPBT.
n. Penarafan SSQS pada Julai- Ogos untuk sistem penarafan bintang untuk semua sekolah
di Malaysia.
o. Status penggunaan VLE Frog negeri Kedah akan dipertingkatkan.
p. Aplikasi e- Perkhidmatan KPM online akan di buat untuk mengutip data Pendidikan 3 kali
setahun.
q. Untuk pengurusan murid Aplikasi Pangkalan DataMurid (APDM)perlu dikemaskini dari
semasa ke semasa.
r. Peratus pengisian Sistem Salah Laku Disiplin Murid (SSDM)masih rendah dan sekolah yang
gagal mengisi SSDM akan diminta membuat surat tunjuk sebab.
s. Pentaksiran Bilik Darjah (PBD) memerlukan integriti dalam pengoperasian di sekolah.
t. Pentadbir perlu menguasai konsep PAK 21 untuk membimbing , memantau dan menilai
pelaksanaan oleh guru.
u. Sistem Analisis Peperiksaan Sekolah(SAPS) perlu dipantau oleh Pengetua dan Penolong
Kanan supaya mata pelajaran yang didaftarkan tepat.
v. S/U SAPS perlu memastikan mata pelajaran yang didaftarkan adalah betul sebelum membuat
pengesahan online setiap kali peperiksaan.
w. Tidak dibenarkan mengubah nama kelas dalam APDM selepas bulan Februari atau selepas
Ujian 1.
x. PAJSK- SEGAK (Standard Kecergasan Fizikal Kebangsaan)perlu dikemaskini dan disahkan
mengikut jangka masa yang telah ditetapkan.
y. Pembudayaan PLC di sekolah masih berada di tahap rendah.

2

Agenda V: Laporan daripada barisan Pentadbiran.
A. Ucapan daripada Tuan Pengetua

1. 5 minit PPPM.
9. TP memaparkan video tentang PPPM .
10. TP memberi 2 fokus iaitu

a. Prestasi sekolah
b. Kemenjadian murid

Tindakan: Semua Pentadbir

2. Guru berpindah keluar dan masuk

11. TP memaklumkan bahawa Pn.Siti Sariah bt Halim yang berpindah keluar ke Pahang dan 2 orang
guru yang akan berpindah masuk iaitu En.Azmi bin Md Said dari SMK Song, Sarawak dan En.Mohd
Masri bin Ramli dari SMK Tagasan,Semporna, Sabah.

3. Budaya buka sekolah dan asrama.

12. TP memaklumkan bahawa
a. Mesyuarat guru pertama akan diadakan pada 26.12.2018, mesyuarat Kurikulum/ HEM dan
KOKO akan diadakan pada 30 Disember ini.
b. Pendaftaran pelajar Tingkatan 1 pada 30.12.2018
c. Pendaftaran pelajar asrama pada 31.12.2018
d. Pembersihan kelas/ asrama pada 30 - 31.12.2018
e. Penjualan buku koperasi sekolah pada 26- 31.12.2018
f. Banner sambutan pelajar masuk sesi 2019 akan dipasang.
g. Pelajar mesti mempunyai I set buku teks dan 1 set meja dan kerusi
Makluman

4. Perancangan Sekolah 2019

13. TP memaklumkan bahawa buku- buku perancangan sekolah perlu disiapkan .
14. Jadual waktu juga mesti siap diberi kepada semua guru semasa mesyuarat kurikulum dan akan berlaku

perubahan dari semasa ke semasa.
15. Jadual untuk tingkatan 1 hingga 3 perlu mengikut peruntukan masa KSSM.
16. Sekolah juga perlu menyiapkan pamplet sekolah dan akan dibantu oleh Pn.Roshida bt Rahman

menggunakan data 2017.
17. PKI perlu menyiapkan perancangan strategik untuk 3 tahun.

Tindakan : PK Pentadbiran

5. PdPc guru dalam kelas.

18. TP menyatakan bahawa PdPc guru di dalam kelas perlulah mengikut PAK 21 iaitu pengajaran
berbantukan komputer.

3

19. Penggunaan VLE Frog perlu ditingkatkan dan semua pentadbir mesti menguasai penggunaan VLE
Frog agar tidak dipertikai oleh guru-guru yang lain dan menggunakan VLE Frog 1 atau 2 kali dalam
sebulan.
Tindakan : Semua pentadbir

20. Pengajaran guru perlu menyeronokkan untuk menarik minat para pelajar.
21. Objektif guru mesti tercapai. Pengajaran mesti berfokus dan mengikut sukatan KSSM. Kelas perlu

disusun mengikut PAK21.
22. Pentadbir perlu memastikan semua guru yang mengajar tingkatan 1 hingga 3 menggunakan format

KSSM.
Tindakan : Semua pentadbir

23. BRM perlu dihantar ke pejabat mulai Khamis minggu kedua persekolahan (10/1/2019)dan guru- guru
perlu menyiapkan semua bahagian.

24. Sesi persekolahan akan bermula pada pukul 7.25 pagi - 1.40 petang bagi sesi pagi dan untuk sesi
petang bermula 12.30 tengah hari - 6.30 petang.

25. TP mencadangkan untuk kehadiran setiap hari, selain sistem perakam waktu, buku kehadiran juga
perlu ditandatangani agar memudahkan pengurusan kehadiran.
Makluman

26. En.Abdul Rani b. Hanafi , menanyakan tentang pergerakan guru keluar dan masuk sekolah.
27. TP menjelaskan bagi guru-guru yang akan bermesyuarat akan dibenarkan pulang awal dan mencatat

di bahagian catatan dalam kad perakam waktu.
28. Pn.Yusmaliza bt Mat Saad menanyakan tentang waktu yang sesuai untuk pulang awal tersebut.
29. TP memaklumkan pada jam 11.00 pagi tetapi sekiranya tiada kelas, guru-guru dibenarkan pulang

lebih awal.
Makluman

30. En.Shuhaimi b.Mahmud memaklumkan kepada TP bahawa terdapat guru yang mengarahkan
pentadbir membuat kelas ganti untuk urusan peribadi.

31. TP menjelaskan sekiranya urusan itu boleh dibuat pada luar waktu bekerja, perkara itu tidak
dibenarkan.

32. TP juga menjelaskan yang perkara melibatkan urusan peribadi hanya boleh dimaklumkan kepada TP
dan PK Pentadbiran sahaja.

6. Personaliti Guru.

33. TP mengingatkan semua guru bahawa semua guru perlu berpakaian kemas dan tidak menjolok mata
34. Gaya pemakaian adalah seperti berikut

a. Ahad – bertali leher
b. Rabu – Unit Beruniform
c. Khamis- Batik
35. Guru perlu memakai kasut yang sesuai .
36. Pn.Anisah bt Yahaya menanyakan tentang pemakaian baju unit uniform mengikut warna tetapi bukan
baju unit uniform yang rasmi dalam kalangan guru .
37. TP memaklumkan yang perkara tersebut tidak dibenarkan.

Makluman

4

7. CRK dan Cuti Sakit

38. TP meminta kepada semua guru memaklumkan terlebih dahulu sekiranya ingin mengambil CRK
kepada TP.

39. Guru- guru perlu mengisi borang cuti sebelum bercuti dan memberikan sebab hendak bercuti dan
serahkan kepada PK1 sebelum diserahkan kepadanya kecuali kecemasan.

40. TP memaklumkan guru-guru perlu mencatat alasan bercuti dan tidak dibenarkan menulis hanyalah
untuk urusan keluarga sahaja.Sekiranya berlaku TP akan memulangkan semula permohonan tersebut.

41. Tempoh CRK adalah 10 hari dan 15 hari jika cuti sakit daripada pihak swasta.
Makluman

8. Pemantauan PdPc Guru Di dalam Kelas

42. TP memaklumkan akan ada pemantauan daripada para pentadbir mengikut jadual yang telah
ditetapkan sekurang- kurangnya tiga kali setahun dalam PKB.

43. Perbincangan profesional tentang PdPc guru akan dibuat.
44. TP akan memantau PdPc semua guru.
45. PLC akan dilaksanakan mengikut jadual yang akan ditetapkan.

9. Perhimpunan Rasmi Sekolah

46. TP memaklumkan bahawa perhimpunan rasmi sekolah akan diadakan pada setiap hari Ahad. Guru
bertugas diminta datang awal

47. TP meminta PK HEM dan Jawatankuasa perhimpunan sekolah menguruskan pelajar lebih awal dalam
dewan. Ucapan hanya ringkas sahaja dan elakkan leteran. Semua guru diminta untuk berada di atas
pentas dewan.

48. Setiap kali perhimpunan , guru bertugas akan membuat makluman dan membaca 1 hadis serta
memberi sedikit ulasan.
Tindakan: PK HEM

49. En.Ku Sulung b. Ku Johari memaklumkan tentang 5 minit anti dadah perlu dibuat.
50. TP meminta untuk diadakan secara berselang seli dan memaklumkan perkara yang penting sahaja.

Tindakan: UBK
51. En.Abdul Rani b.Hanafi memaklumkan maklumat yang beliau perolehi daripada PPD iaitu perkara

yang tidak ada dalam pekeliling , sekolah boleh membuat polisi tersebut .

10. Budaya Sekolah Penyayang

52. Pentadbir dan guru bertugas diminta untuk menunggu pelajar sekolah setiap hari di hadapan pintu
pagar sekolah.

53. Program Mentor- Mentee juga akan dilaksanakan.

11. Buku Kehadiran Murid

5

54. TP meminta guru tingkatan mengambil kehadiran murid pada waktu pertama- PK HEM
55. TP mengingatkan kepada guru agar sesekali membenarkan pelajar untuk menanda buku kedatangan.

Pelajar hanya dibenarkan menanda kehadiran dalam borang yang disediakan.
56. Setiap hujung bulan buku kehadiran akan ditutup.
57. TP memaklumkan agar PK HEM mengadakan perjumpaan sebulan sekali dengan guru-guru kelas

supaya semuanya berjalan dengan lancar.
Tindakan: PK HEM

58. Pn.Anisah bt Yahaya memaklumkan bahawa masih ada guru yang ada guru menyimpan buku
kedatangan pelajar di meja masing-masing dan turut memaklumkan bahawa masih ada seorang guru
petang masih belum melengkapkan buku kehadiran sehingga hujung tahun.

59. TP meminta PK HEM membuat perjumpaan dengan semua guru kelas dan memberi penerangan
terperinci tentang pengisian Buku Kehadiran Murid agar tidak menimbulkan masalah.
Tindakan: PK HEM

60. En.Ku Sulung b.Ku Johari meminta makluman daripada PK HEM tentang maklumat pelajar yang
berpindah masuk dan keluar serta dibuang sekolah.

61. PK HEM menjelaskan ada maklumat di pejabat.
62. TP meminta agar PK HEM dapat mengemaskini semua maklumat dengan lebih baik untuk

memudahkan urusan semua pihak.
Tindakan : PK HEM

12. Guru Ganti

63. TP memaklumkan bahawa Jadual Guru ganti disediakan oleh GKM dan PK T6.
64. Guru ganti wajib berada di dalam kelas yang diganti. Guru- guru yang sudah tahu tiada di sekolah

diminta menyediakan bahan/ latihan kepada pelajar dan diserahkan kepada GKM dan PK T6 yang
bertugas untuk diberikan kepada guru ganti.

13. SKPMg2

65. TP menjelaskan bahawa SKPMg2 akan diteruskan untuk penarafan sekolah. Pasukan pelaksana
Sekolah (PPS) akan memberikan penilaian pada aspek/TUMS yang terdapat dalam SKPMg2 dan
memastikan semua eviden disediakan

14. Kehadiran Guru

66. TP meminta semua guru mengetip kad kehadiran perakam waktu setiap kali hadir ke sekolah dan
pulang dari sekolah.

67. Menjadi satu kesalahan membantu mengetip kad perakam waktu untuk orang lain sama ada suami
atau isteri

68. Kehadiran guru ke sekolah akan direkodkan ke dalam sistem kehadiran guru setiap hari
69. Setiap guru juga dikehendaki mencatat kehadiran dalam buku kehadiran guru
70. Guru/AKP yang datang lewat ke sekolah akan direkodkan kelewatan dan kad akan bertukar warna

kuning ke hijau dan seterusnya warna merah.

15. Bidang Tugas Guru.(BTG)

6

71. TP memaklumkan bahawa BTG telah disediakan oleh barisan pentadbir sekolah dan meminta guru
melaksanakan tanggungjawab yang diberi.

72. TP meminta setiausaha bagi setiap ahli jawatankuasa bertanggungjawab melaksanakan tugas yang
diberikan. Beliau meminta mereka membuat perancangan bersama bagi memastikan bidang tugas
berjalan lancar.

16. Keluar kawasan Sekolah.

73. Sesiapa yang hendak keluar dari kawasan sekolah perlulah memaklumkan kepada TP atau barisan
pentadbir. Guru- guru juga perlu menulis dalam buku keluar kawasan.

17. Penulisan BRM

74. TP meminta guru Tingkatan 1, 2 dan 3 menulis BRM mengikut KSSM manakala bagi tingkatan-
tingkatan lain seperti biasa. Elemen yang perlu ditulis akan ditanda oleh pentadbir semasa BRM
disemak.

75. BRM diletakkan di pejabat sekolah pada ruangan yang disediakan mengikut bidang masing- masing.
Pada setiap hari Khamis. Fail boleh digunakan.

76. Memo akan dihantar kepada guru yang akan tidak menghantar BRM dan satu salinan memo akan
disimpan di dalam fail peribadi guru di bilik TP.

18. Hal- hal lain
77. Pengajaran menggunakan VLE Frog akan dimasukkan dalam jadual waktu guru. Semua guru wajib

melaksanakan pengajaran yang menggunakan program ini. Semua guru telah dibekalkan dengan
telefon bimbit Yes untuk mengakses ke VLE Frog.
78. Koperasi sekolah perlu dimantapkan
79. Sekolah perlu diceriakan dan gotong royong perdana akan diuruskan oleh Unit Koko.
Tindakan : PK Kokurikulum

80. Semua guru adalah guru disiplin
81. Semua pelajar ialah anak - anak kita. Sekolah merupakan rumah kedua kita dan tempat kita mencari

nafkah.
82. Program Surau Imarah. Satu jawatankuasa Keceriaan Sekolah akan dilantik bagi memastikan

keceriaan dan kebersihan surau.
83. Program Hubbul Quran, Solat zohor dan asar berjemaah akan diteruskan dan pelbagai program akan

di atur .
84. Program Team Building dan hari Keluarga akan diatur oleh Badan Kebajikan Guru dan

mengharapkan penglibatan semua guru.
85. TP juga menjelaskan tentang Penilaian Prestasi (PBPPP) akan dijalankan sepanjang tahun dan semua

guru akan diminta menyediakan fail peribadi PBPPP.
86. Semua PP1 dan PP2 akan mula membuat pemantauan dari awal Januari sehingga Oktober 2019.
87. TP meminta pentadbir melihat kelas angkat masing- masing dan memastikan tahap keceriaan dan

kebersihan memuaskan.Pentadbir juga diingatkan agar memastikan semua kelas angkat mempunyai
bilangan meja dan kerusi mencukupi sebelum sesi 2019 bermula.

Tindakan : Semua Pentadbir

88. TP memaklumkan label guru tingkatan dan pentadbir akan disediakan oleh GK Kemanusiaan.
7

Tindakan : GK Kemanusiaan

89. TP meminta agar kata-kata motivasi perlu dilekatkan di pintu kelas masing-masing.
90. TP memaklumkan yang semua pentadbir akan terlibat untuk memberi sumbangan ikhlas dalam

membuat kata-kata motivasi yang akan diletakkan di tempat yang strategik.
91. TP meminta guru B&K menguruskan perkara tersebut.

Tindakan; Guru B&K

92. TP mengingatkan tentang buku perancangan sekolah yang perlu disiapkan iaitu Perancangan Strategik
3 Tahun, Perancangan Taktikal dan Perancangan OPMT.

93. TP juga turut memaklumkan tentang video korporat sekolah yang perlu disediakan jawatan kuasa
yang dibentuk dengan kerjasama ILP Butterworth dan akan ditayangkan setiap kali program sekolah
dijalankan.

94. TP mengingatkan pentadbir untuk bertanggungjawab kepada sistem online KPM, JPN, dan PPD
yang dipertanggungjawabkan mengikut bidang tugas masing-masing agar sentiasa dikemaskinikan.

95. TP memaklumkan banyak kelemahan pada tahun 2018, terutamanya di bawah bidang tugas PK HEM.
96. PK HEM di minta untuk menerangkan semula kepada guru-guru tentang pengisian SSDM amalan

sahsiah mulia dalam kalangan pelajar.
Tindakan: PK HEM

97. TP memaklumkan tentang penyediaan jadual pemantauan ke asrama yang melibatkan semua
pentadbir perlu disiapkan oleh PK HEM .

98. TP juga menjelaskan tentang pengurusan perhimpunan rasmi sekolah yang akan diuruskan oleh PK
HEM dan AJK HEM agar perhimpunan berjalan dengan lancar.
Tindakan : PK HEM

99. TP meminta semua pentadbir dapat memberi makluman awal tentang sesuatu perkara agar dapat
mengambil tindakan awal.
Makluman

100. En. Ku Sulung b. Ku Johari menanyakan tentang perhimpunan pada hari pertama persekolahan
kerana sesi persekolahan bermula pada hari Selasa.

101. TP menjelaskan perhimpunan akan diadakan seperti biasa dan guru bertugas dan TP akan
memberikan ucapan.

102. En. Ku Sulung b. Ku Johari memaklumkan yang UBK akan menjalankan kaunseling berfokus dan
meminta keputusan akhir tahun tingkatan 2 dan 4.

103. TP memaklumkan untuk mendapatkan keputusan tersebut daripada Penyelia Tingkatan 2 dan 4.
Tindakan : UBK

104. En.Husnisham b.Yusof memaklumankan kepada TP yang sijil PJSK telah pun disiapkan dan akan
diserahkan kepada TP untuk ditandatangani.

105. Pn.Yusmaliza bt Mat Saad meminta agar mesyuarat Koko dan HEM diubah kepada 30.12.2018
kerana banyak komitmen guru untuk mendaftar anak ke sekolah.

106. TP bersetuju untuk menggabungkan dengan mesyuarat Kurikulum dan akan memastikan untuk
tahun akan datang, minggu akhir cuti tidak akan diadakan mesyuarat kerana komitmen guru kepada
keluarga.

107. Pn.Yumaliza bt Mat Saad menanyakan TP tentang bidang tugas Pn.Nord Arnee bt Zainol.
108. TP menjelaskan yang Pn Nord Arnee akan dilantik sebagai Ketua Panitia Bahasa Melayu.
Agenda VI : Penutup

8

109. TP mengucapkan terima kasih atas sumbangan idea semua pentadbir dan menganggap bahawa
mesyuarat ini amat penting untuk kecemerlangan sekolah.

110. TP mengharapkan agar segala isu 2018 dapat di atasi dan 2019 akan ada perubahan yang lebih baik.
111. Para pentadbir diingatkan agar menjaga hubungan baik dengan semua rakan sejawat agar wujud

suasana harmoni .
112. TP juga mengingatkan agar berhati-hati menulis didalam group wassup kerana bimbang ada yang

akan terasa dan hanya membaca dan jika perlu sekadar memberi maklum balas.
Mesyuarat ditangguhkan pada jam 1.30 tengah hari

Disediakan oleh
t.t

……………………………………..
(LIZANA BINTI AWANG)
Disemak oleh:

t.t
……………………………………………
(TUAN HAJI SAMAT BIN HASSAN)

9