การจัดเก็บเอกสาร

document storage

แนวคิดเบือ้ งต้นเกี่ยวกับ
การจัดเก็บเอกสาร

ความหมายของ เอกสาร

เอกสาร คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทาให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์
ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์
อยา่ งใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทาใหเ้ กิดความหมายเพอื่ การสอ่ื สารเกดิ ความเขา้ ใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุท่ี
คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะน้ัน ต่อมาเม่อื มีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึก
ในกระดาษ เกดิ เป็นคัมภรี ์ หนงั สอื และเอกสารตา่ ง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์
หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปป้ีดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือ
ซีดี หรอื แผน่ ดวี ดี ีเกดิ เป็นเอกสารทีเ่ รยี กว่า เอกสารอเิ ล็กทรอนิกส์

ปญั หาในการจัดเกบ็ เอกสาร

- เอกสารปะปนกนั
- ขาดมาตรฐานในการจัดเกบ็ (ไมม่ หี มวดหม่ทู ่ีใช้กันทง้ั องค์กร)
- ขาดผ้รู บั ผดิ ชอบเอกสาร
- การจดั เกบ็ ไมเ่ หมาะกับขนาดหรือปริมาณเอกสาร
- ขาดอุปกรณ์ในการจดั เกบ็ ท่ีเหมาะสมและเพยี งพอ
- ไมม่ รี ะบบทาลายเอกสาร
- ไมม่ ีระบบการยืมเอกสารท่ีดี

การควบคุมเอกสาร

มีข้นั ตอนดังนี้
01 ลงทะเบียนเอกสารและประทบั ตราการควบคมุ เอกสาร

02 ถ้าใช้เอกสารร่วมกันหลายหน่วยงาน อาจใหห้ น่วยงาน
ท่ีรับเร่ืองงานท่รี ับเรื่องเปน็ ผ้คู วบคมุ สาเนา

03 การแจกจา่ ยและการปรับเอกสารใหท้ นั สมัย

ระบบมาตรฐานในการจัดเก็บเอกสาร

การควบคุมน้ันจะต้องมีการควบคุมตามท่ี
ข้อกาหนดของระบบคุณภาพ ISO 9001 กาหนดไว้เป็น
อย่างนอ้ ย

ISO 9001 คือระบบมาตรฐานบรหิ ารงาน
คุณภาพระดบั สากลทีเ่ ก่ียวข้องกับการจัดการคณุ ภาพ
ในองค์กร เหมาะกบั ทกุ องค์กรในทกุ สายงาน ช่วย
ยกระดับประสทิ ธิภาพในการทางานและกระตุน้ ใหอ้ งค์กร
มกี ารพัฒนาอย่างตอ่ เน่ือง

การต้งั ชอ่ื แฟม้ เอกสาร

ช่ื อ แ ฟ้ ม เ อ ก ส า ร ค ว ร ใ ช้ ค า หลกี เลี่ยงการใชภ้ าษาไทย
ภาษาอังกฤษท่ีกระชับ สั้น
และสอื่ ความหมาย

คาภาษาอังกฤษที่ใช้ควรเป็นตัวพิมพ์ กรณที ี่มีคาหลายคาประกอบกนั
เล็ก (a – z) และ/หรือผสมตัวเลข ใหใ้ ชเ้ ครือ่ งหมาย Hyphen –
(0 – 9) ท้ังน้ีการใช้ตัวเลขหากมีค่า เชื่อมระหว่างคา
ประจาหลักตั้งแต่หลักสิบขึ้นไป ให้นา
ตวั เลขเดยี่ วดว้ ย 0

ข้นั ตอนการจดั เกบ็ เอกสาร

สารวจเอกสาร โดยนาเอกสารปีปัจจุบัน ใ ห้ ร หั ส ห ม ว ด ใ ห ญ่ บ น ห น้ า แ ร ก ข อ ง นาเอกสารท่ีให้รหัสแล้วมาคัดแยกออก
มาตรวจสอบดู ว่ามีเร่ืองอะไรบ้าง เอกสารท่ีมุมขวามือด้านบนด้วยดินสอไว้ ตามด้วยรหัสหมวดใหญ่แต่ละหมวด
ทยอยออกมาทีละแฟ้ม ไม่ต้องเอา ก่อน เพ่ือจะไดค้ ดั แยกเอกสารไดง้ ่ายขึ้น นามาให้รหัสหมวดย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม
ออกมาเยอะจะได้ไมส่ บั สน เอกสารบนหน้าแรกของ เอกสารท่ีมุม
2 ขวามือ ด้านบนถัดลงมาจากรหัสหมวด
1 ใหญ่ด้วยดนิ สอ
เอกสารแต่ละหมวดใหญ่มาเรียงลาดับ
ประทับตราEกnาtหeนr ดอายุการเก็บบนหน้า เ ดื อ น ท่ี เ กิ Eดnกt่ eอrน ล ง ไ ป ห า เ ดื อ น ท่ี เ กิ ด 3
แรกของเอกสารท่ีมุมด้านขวามือด้าน หลังสุด จากนั้นเรียงลาดับวันท่ีของ
ล่างสุดของเอกสาร เอกสารด้วยเลขจากน้อยไปหามาก Enter

4 5 ลงทะเบียนหนังสือเก็บโดยนาเอกสารแต่
ล ะ ห ม ว ด ใ ห ญ่ แ ล ะ แ ต่ ล ะ เ ดื อ น ม า
ลง ท ะ เ บี ย น ( ต าม แ บ บ ฟ อ ร์ ม ข อ ง
หน่วยงาน)

6

ขน้ั ตอนการจดั เกบ็ เอกสาร

นาเอกสารแต่ละแต่ละหมวดใหญ่มาคัด นาเอกสารแต่ละหมวดย่อยมาเรียงลาดับ จัดเก็บเอกสารเข้าแฟ้มตามรหัสหมวด
แยกตามรหัสหมวดยอ่ ยท่ีให้ไว้ เดือนที่เกิดก่อนขึ้นมาหาเดือนที่เกิดหลัง ย่อยหรือรหัสชื่อแฟ้ม ในกรณีที่แฟ้มน้ัน
พร้อมกับเรียงลาดับวันท่ีของเอกสาร มีเอกสารอยู่บ้างแล้ว จะนาเอกสารใหม่
7 จากเลขน้อยไปหาเลขมาก เก็บเพ่ิมเติมก็จะต้องนาเอกสารท้ังหมด
มาเรยี งลาดับเดอื นของเอกสาร

8 9

จัดทาบัตรคEุมnรtาeยrละเอียดเอกสารภายใน จัดเก็บแฟ้มเอกสารเข้าใส่ตู้ ทาบัตรคุม Enter
แฟ้ม โดยจะทาเมื่อแฟ้มนั้นเอกสารเต็ม ต่าง ๆ เช่นEnบteัตrรนาหน้าตู้ บัตรนารอง
แฟม้ แลว้ บตั รยมื แฟม้ ยืม จดั ทาบญั ชคี มุ แฟ้มเอกสาร

10 11 12

วิธกี ารจดั เกบ็ เอกสาร

1. เตรียมอุปกรณ์ สถานท่ี และเอกสารให้พรอ้ ม
2. แยกเอกสารทัง้ หมดเป็น 2 ประเภท

• เอกสารท่ีตอ้ งจดั เกบ็
• เอกสารที่ไม่ตอ้ งจดั เกบ็
3. แยกเอกสารที่ต้องจัดเก็บให้เป็นหมวดหมูย่ อ่ ยท่สี ุด
4. จัดเรยี ง
5. จัดเขา้ แฟ้ม
6. เก็บเขา้ ที่
7. จัดทารายการและบันทกึ การใช้เอกสาร
8. จดั การกบั เอกสารที่ไมใ่ ช้แลว้

อายุการเก็บเอกสาร

1. หนงั สือต้องสงวนเปน็ ความลับ ให้ปฏิบตั ิตามระเบยี บว่าดว้ ย
การรักษาความปลอดภยั แห่งชาติ

2. หนังสือทเี่ ป็นหลักฐานทางอรรถคดี สานวนของศาลหรือของ
พนกั งานสอบสวน

3. หนงั สือเกีย่ วกบั ประวตั ศิ าสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี
สถติ ิ หลกั ฐาน

4. หนังสือท่ีไดป้ ฏบิ ตั ิงานเสร็จสนิ้ แลว้ และเปน็ คู่สาเนาทม่ี ตี น้ เรื่อง
5. หนังสือท่ีเป็นเร่ืองธรรมดาสามัญซ่ึงไม่มคี วามสาคัญและเป็นเร่ือง

ที่เกิดขนึ้ เป็นประจา
6. หนงั สือทีเ่ ก่ียวกับการเงนิ ซ่ึงมใิ ช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทาง

การเงนิ ตอ้ งเก็บไวไ้ ม่น้อยกวา่ 10 ปี

เอกสารท่คี วรเก็บรกั ษาไวต้ ลอดไป

1. หนงั สอื ทต่ี อ้ งสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามกฎหมาย ระเบยี บวา่ ด้วยการรกั ษาความปลอดภัยแห่งชาติ
หรอื ระเบยี บว่าดว้ ยการรกั ษาความลับของทางราชการ

2. หนังสือทม่ี กี ฎหมาย ข้อบงั คบั หรอื ระเบียบทีอ่ อกใชเ้ ปน็ การทวั่ ไปกาหนดไวเ้ ปน็ อยา่ งอื่น
3. หนังสือที่สว่ นราชการ มีความจาเปน็ ต้องเก็บไวท้ ี่สว่ นราชการน้ัน

แนวคดิ เบอ้ื งต้นเกี่ยวกบั การจดั เกบ็ เอกสาร

ผู้จดั ทา

นางสาวกญั ญาพิชญ์ พญิ โย เลขท่ี 3
สบล.63.1 สาขาเลขานกุ าร

นาเสนอ
ครปู รียา ปันธยิ ะ

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นี้เปน็ ส่วนหนึง่ ของวชิ าการจดั การเอกสารอเิ ลก็ ทรอนกิ ส์
รหัสวชิ า 30203-2004

ภาคเรยี นท่ี 1 ปกี ารศึกษา 2564
วิทยาลยั อาชวี ศกึ ษาลาปาง