รายงาน คู่มือการปฏิบัติงานของเลขานุการ

คมู่ อื ปฏบิ ตั ิงานของเลขานกุ าร

เสนอ

ครปู รียา ปนั ธิยะ

จัดทำโดย
นางสาวกัญญาพชิ ญ์ พญิ โย เลขท่ี 3
สบล.63.1 สาขาวชิ าการเลขานุการ

คูม่ ือการปฏิบตั งิ านของเลขานกุ าร เล่มนีเ้ ปน็ สว่ นหนง่ึ ของ
รหัสวิชา 30203-2004 การจดั การเอกสารอิเล็กทรอนกิ ส์

ภาคเรยี นที่ 1 ปกี ารศกึ ษา 2564
วทิ ยาลยั อาชวี ศกึ ษาลำปาง

ก

คำนำ

คู่มือปฏิบัติงานเลขานุการน้ี เป็นเพียงสว่ นหนึง่ ของภารกิจหลักของงานเลขานุการ ซึ่งข้าพเจา้ นางสาว
กัญญาพิชญ์ พิญโย นักศึกษา สบล.63.1 สาขาวชิ าการเลขานุการ วิทยาลัยอาชวี ศึกษาลำปาง ได้จัดทำข้ึนเพ่ือ
จัดเก็บข้อมูลความรู้ เกี่ยวกับหลักการ แนวทาง เทคนิค ขั้นตอน วิธีการปฏิบัติงาน เพื่อถ่ายทอดให้ผู้ที่ปฏิบัติ
หนา้ ที่เลขานุการ ได้นำไปประยุกต์ใช้ อันจะเปน็ ประโยชนต์ อ่ การปฏิบตั งิ าน ใหม้ ีประสิทธิภาพมากยงิ่ ข้นึ

ข้าพเจา้ ตระหนักดวี า่ การปฏบิ ตั หิ นา้ ที่ “เลขานุการ” เปน็ ภารกจิ ที่ต้องมีความเขา้ ใจในบทบาทหน้าที่
ความรอบรู้ และความรับผิดชอบ ดังนั้นจึงหวังว่าคู่มือปฏิบัติงานเล่มนี้จะเป็นประโยชน์แก่ผู้ปฏิบัติงาน
เลขานกุ าร เพอ่ื สง่ ผลให้การปฏบิ ัตงิ านเลขานกุ ารสำเร็จลุล่วงดว้ ยดแี ละมีประสิทธิภาพ

ขอขอบคุณ บิดา มารดา ครู อาจารย์ และครูปรียา ปันธิยะ ครูผู้สอน มา ณ ที่นี้ด้วย ผิดพลาด
ประการใด ขา้ พเจา้ ขอรบั ไวแ้ ตเ่ พยี งผู้เดียว

กัญญาพิชญ์ พญิ โย
ผ้จู ัดทำ

สารบญั ข

เรอื่ ง หน้า
คำนำ ก
สารบญั ข
คมู่ ือการปฏิบัตงิ านเลขานกุ าร
1
การนดั หมาย 3
การใช้ E-mail 6
การจดวาระการประชมุ 20
การติดต่อประสานงาน ค
อ้างอิง

การนัดหมาย

การนัดหมาย (Appointment) เลขานุการจะต้องรับผิดชอบในการจัดการนัดหมาย ตลอดจนการ
บันทึกนัดหมายนั้นไว้ เพราะเป็นสิ่งที่จําเป็น และต้องกระทำอย่างรอบคอบไม่ควรใช้วิธีจดจํา เพราะอาจเกิด
ข้อผดิ พลาดได้ ซ่ึงมขี ้อควรปฏิบตั ดิ งั นี้

1. วิธกี ารนัดหมาย
2.1 การนัดหมายด้วยตนเอง คือ ผู้ที่ประสงค์จะขอพบผู้บรหิ ารมาติดต่อด้วยตวั เอง
2.2 การนดั หมายทางโทรศพั ท์ คอื ผู้ที่ประสงค์จะขอพบผู้บริหารมิได้มาด้วยตนเอง
2.3 การนัดหมายทางจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (E-mail) คือ ผู้ที่ประสงค์จะขอพบผู้บริหารใช้

เทคโนโลยีด้านการสื่อสารเข้ามาช่วยในการนัดหมาย แต่การนัดหมายในลักษณะนี้ หากผู้บังคับบัญชาหรือ
เลขานุการ ไมไ่ ดเ้ ปิดจดหมายอิเลก็ ทรอนิกส์ (E-mail) ก็อาจจะทำให้พลาดการตดิ ต่อได้

2. รูปแบบการลงตารางนดั หมาย
เมื่อเลขานุการได้นําเรียนให้ผู้บริหารทราบเกี่ยวกับการนัดหมาย และผู้บริหารประสงค์ให้

บุคคลเข้าพบ ดังนั้น เลขานุการจำเป็นต้องลงการนัดหมายในการตารางนัดหมาย ซึ่งระบบที่เลขานุการ
ผู้บรหิ ารมหาวทิ ยาลัยสงขลานครนิ ทร์ ดำเนนิ การ มี 2 รูปแบบ ดังนี้

2.1 การลงตารางนดั หมายในสมุดนดั หมาย
2.2 การลงตารางนัดหมายในระบบ Online ที่ http://www.google.com/calendar/render
ดังภาพตวั อยา่ ง

ภาพที่ 1 ตารางนัดหมายในระบบ Online
3. หลักเกณฑ์การขอเข้าพบ

3.1 การนัดหมายจากบคุ คลภายนอก ต้องขอทราบรายละเอียด ชือ่ นามสกุล เรอื่ งท่ีต้องการ
นัดหมาย วัน เวลาที่ขอนัดหมาย รวมถึงสถานที่ตดิ ต่อกลับและหมายเลขโทรศัพท์ด้วย ทั้งนี้ เพื่อสอบถามและ
นดั หมายวนั เวลา และเพอ่ื ให้ตรงกับความประสงค์ของผู้บริหารในการรับทราบนดั หมายด้วย

3.2 การขอนัดหมายให้ผู้บริหารพบบคุ คล ซงึ่ สวนใหญ่จะเปน็ บคุ คลทมี่ รี ะดบั สูงกว่าผู้บรหิ าร
ดงั นน้ั ผู้ทาํ หน้าท่ีเลขานกุ ารจะต้องขอคำปรึกษาจากผู้บรหิ ารและเพื่อจดั กำหนดวนั เวลาทสี่ ะดวกในการขอนัด
หมายอย่างน้อย เวลาซึ่งอาจจะระบุเวลาที่แน่นอนหรือช่วงเวลา เพื่อให้เขาเลือกได้สะดวกขึ้นเช่น “วันจันทร์
ที่ 10 เวลา 11.00 น. หรือวันอังคารที่ 11 เวลา 11.00 น.” หรอื “วนั จนั ทร์ท่ี 10 ช่วงเช้าหรือบา่ ยกไ็ ด”้

2

3.3 กรณที ีม่ ีบคุ คลมาติดต่อโดยมไิ ด้นัดหมาย ผู้ทําหน้าท่ีเลขานกุ ารจะต้องสอบถามกอ่ นว่า
บุคคลท่ีมาตดิ ตอ่ ได้มกี ารนดั หมายไว้ล่วงหน้าหรือไม่

3.4 กรณีที่มิได้มีการนัดหมายไว้ และผู้บริหารอยูในสำนักงาน ผู้ทําหน้าที่เลขานุการจะต้อง
เป็นผู้ตดั สินใจเบือ้ งต้นว่าสมควรให้พบผู้บรหิ ารหรอื ไม่ โดยการตัดสนิ ใจนั้นไม่ควรดูจากการแต่งกายของบุคคล
นั้น หากพิจารณาแล้วว่า บุคคลนั้นไม่สมควรให้เข้าพบ ผู้ทําหน้าที่เลขานุการจะต้องอธิบายหรือใช้คําพูดให้
เข้าใจว่า ผู้บริหารติดภารกิจอย่างอื่นอยู่ก่อนแล้ว ยังไม่สามารถให้เข้าพบได้ ดังนั้น อาจให้ฝากข้อความหรือ
เอกสารไว้ เพ่อื ให้ผู้บรหิ ารพิจารณาและกำหนดวนั นัดหมายในภายหลัง โดยจะแจ้งใหท้ ราบอีกครัง้ หนึง่ เป็นต้น
ส่วนในกรณีที่พิจารณาแล้วว่าสมควรจะนําเรียนผู้บริหารเพื่อพิจารณาอนุญาตให้เข้าพบหรือไม่ ผู้ทําหน้าที่
เลขานุการควรจะขอทราบช่ือของผู้มาติดต่อรวมถึงเร่ืองท่ีขอเข้าพบด้วย เพอ่ื นาํ เรยี นผู้บริหารพิจารณา

3.5 กรณีท่ีไม่ไดม้ ีการนดั หมายไว้ และผู้บริหารไม่อยู่ในสำนักงานควรขอทราบช่อื และธรุ ะของ
ผู้มาตดิ ตอ่ และบันทึกนําเรียนให้ผู้บริหารทราบในภายหลัง

3.6 กรณที ่ไี ด้มีการนัดหมายไว้ล่วงหน้า ผู้ทําหน้าที่เลขานกุ ารต้องทำหน้าทน่ี ําเขา้ พบตามเวลา
หรือก่อนเวลาหากผู้บริหารสะดวกและไม่มีภารกิจอื่น และผู้ทําหน้าที่เลขานุการควรทักทาย โดยการเอ่ยนาม
ของผู้ที่มาติดต่อ จะทำให้เขารู้สึกว่าได้รับความสนใจและเอาใจใส่ ทำให้เกิดการประทับใจต่อการต้อนรับของ
เรา เช่น สวัสดีค่ะ คุณ....ที่นัดไว้ใช่ไหมคะ เชิญนั่งรอสักครู่ค่ะ ดิฉันจะนําเรียนให้ท่านทราบว่าคุณ...มาถึงแล้ว
เป็นต้น

3.7 การเรียนให้ผู้บริหารทราบถึงกำหนดนัดหมาย หากผู้บริหารอยูตามลำพัง อาจเรียน
โดยตรงด้วยวาจา แต่หากทานกําลังมีแขกหรือมีประชุม ให้ใช้วิธีเขียนบันทึกสั้น ๆ นําเรียน โดยอาจแนบ
นามบตั รของผู้เขา้ พบไปให้ผู้บริหารทราบด้วยกไ็ ด้

3.8 กรณีที่ผู้นัดหมายไว้หรือผู้ที่ได้รับอนุญาตให้เข้าพบ ใช้เวลาเกินที่นัดหมายหรือเวลาท่ี
สมควรมาก และผู้บรหิ ารมภี ารกิจอนื่ ที่ต้องทำตอ่ ควรโทรศัพท์หรอื เขยี นบันทึกสนั้ ๆ เรียนให้ผู้บรหิ ารทราบ

3.9 ผู้ทําหน้าที่เลขานุการ จะต้องสามารถจดจําชื่อ และจำบุคคลได้อย่างแม่นยํา เพื่อเป็น
ประโยชน์ต่อการตอ้ นรบั ทเ่ี หมาะสม และดียิ่งขึ้นในโอกาสต่อไป

4. การเล่ือนนดั หมายและการยกเลกิ นดั หมาย
4.1 กรณีที่ผู้บริหารมีความประสงค์เลื่อนนัดหมาย ผู้ทําหน้าที่เลขานุการจะต้องรีบประสาน

กบั หน่วยงานหรือบคุ คลให้ทราบโดยด่วน เพอื่ จดั เวลานดั หมายใหม่
4.2 กรณีที่ผู้เข้าพบมีความประสงค์เลื่อนนัดหมาย ผู้ทําหน้าที่เลขานุการจะต้องขอทราบ

รายละเอียดและเหตุผลในการขอเลื่อนนัดหมาย รวมถึงวัน เวลา ที่ประสงค์จะเข้าพบใหม่ เพื่อนําเรียนให้
ผู้บริหารทราบ และพจิ ารณาต่อไป

4.3 กรณีมีการยกเลิกการนัดหมายไม่ว่าจะเป็นความประสงค์ของผู้บริหารหรือผู้ขอเข้าพบ
ผู้ทําหน้าที่เลขานุการจะต้องรีบประสานและรายงานให้ผู้บริหารและผู้ขอเข้าพบทราบโดยด่วน โดยแจ้งเหตผุ ล
ในการยกเลิกนดั หมายให้ทราบ
หมายเหตุ : ข้อผิดพลาดในการนดั หมายอาจเกดิ ขนึ้ ไดจ้ ากสาเหตุ ดงั น้ี

- ผู้บริหารหรอื ผู้ขอเขา้ พบไดต้ ดิ ต่อนัดหมายกันโดยตรง และอาจไม่ไดแ้ จ้งให้เลขานกุ ารทราบ
- เล่อื นวันนัดหมายโดยไม่ไดแ้ จ้งเลขานุการ (ท้งั น้ีอาจถือว่าผู้บริหารทราบแล้ว)
- แจ้งเล่ือนนัดหมายกะทันหัน
- ไมไ่ ดย้ ืนยนั การนัดหมายอีกครัง้ ก่อนถงึ วันนัดหมาย
- ไมไ่ ดล้ งเวลานัดหมายในตารางนัดหมายให้เป็นปจั จุบัน

3

การใชอ้ ีเมล

E-mail ถือเป็นสิ่งพื้นฐานทีใ่ ช้ในการสื่อสาร ทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ อีกทั้งยังเป็นการ
ส่ือสารไร้พรมแดนที่ไม่เคยจางหายไปกบั โลกเทคโนโลยีสมัยใหม่อีกดว้ ย เพราะไมว่ ่าจะผ่านมากี่ยุคสมัย E-mail
กย็ งั คงเปน็ สง่ิ จำเปน็ ทต่ี ้องใชใ้ นการตดิ ตอ่ สอ่ื สารอยู่ดี

E-mail คืออะไร

Electronic-Mail หรือที่หลายคนรูจ้ กั กันในเชื่อ E-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนกิ ส์ ที่ใช้ในการรบั -ส่ง
สื่อสารกันระหว่างบุคคล ซึ่งจะทำการรับ-ส่งผ่านเครือข่ายกลาง นั่นก็คือ อินเตอร์เน็ต (Internet) โดยการใช้
งานเหมือนกับการส่งจดหมายผ่านไปรษณีย์ปกติ คอื ต้องทำการเขียนข้อความภายใน โดยมีช่อื ของผู้ส่ง ชื่อของ
ผู้รับ จากนั้นคลิกคำสั่งเพื่อส่งข้อความออกไปหาผู้รับ โดยทั้งชื่อผู้ส่ง และชื่อผู้รับจะต้องผ่านการลงทะเบียนที่
เรียกกันว่า E-mail Address หากกรณีเป็นข้อความทผี่ ู้รบั ไมไ่ ด้อนุญาต ขอ้ ความน้นั จะถกู เรียกวา่ Spam

รปู แบบของอเี มล

เมือ่ คลกิ ไปทีต่ วั เลอื กเพื่อเขยี นอีเมลจะพบวา่ มสี ว่ นประกอบ 2 สว่ นแยกกันไว้อยา่ งชดั เจน คือ
1. ส่วนหัว หรือ Header มีลักษณะเป็นช่องว่าง ให้กรอกรายละเอียดลงไป โดยข้อมูลที่ต้อง

กรอกคลา้ ยกบั การจา่ หน้าซองจดหมาย จะประกอบไปด้วย
- ที่อยูอ่ ีเมลของผสู้ ่ง ซ่งึ ในปจั จุบันอาจไม่ปรากฏใหเ้ ห็น
- ทอี่ ยอู่ ีเมลผูร้ ับ
- หวั ข้อเนือ้ หาภายใน เพือ่ ใหผ้ รู้ ับสามารถเข้าใจคร่าว ๆ ถึงหัวขอ้ เรือ่ งของการส่ือสารครั้งน้ี

2. สว่ นเนื้อความ หรือ Body เป็นส่วนของเนื้อหาท่ีสามารถพิมพข์ ้อความลงไปได้ เหมือนการ
พิมพ์ใน Word อีกทั้งยังสามารถแนบไฟล์เอกสาร รูปภาพ วีดีโอ หรือลิงค์ข้อมูลต่าง ๆ ไปกับอีเมลเพื่อส่งถึง
ผู้รบั ได้

รปู แบบการใช้งานอีเมล

1. การใช้งานแบบปิด หรือ Offline ซึ่งเป็นการใช้งานโดยที่ไม่ต้องทำผ่านเครือข่ายกลาง
(อินเตอร์เน็ต) ซึ่งสามารถทำได้ โดยการดาวน์โหลดดึงข้อมูลในอีเมลมาเก็บไว้ในโปรแกรม หรือภายใน
คอมพิวเตอร์ก่อน เม่ือมีข้อความเข้ามาในอีเมล ทำให้สามารถเปดิ ดูขอ้ มูลอเี มลบนเคร่ืองได้ตลอดเวลา ถึงแม้จะ
ไม่มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางก็ตาม แต่อย่างไรก็ตามการใช้งานแบบปิดก็ยังมีข้อเสียอยู่ นั่นก็คือเมื่อไม่มี
การเชอ่ื มต่อกบั เครอื ข่ายกลาง หากมีข้อความหรืออีเมลใหมเ่ ข้ามาก็จะไม่มีทางทราบข้อมูลได้

2. การใช้งานแบบเปิด หรือ Online เป็นการใช้งานแบบปกติที่ใช้กัน นั่นคือทั้งผู้รับและผู้ส่ง มีการ
เชื่อมต่อกับเครือข่ายกลางไว้อยู่ ทำให้สามารถรับหรือส่งอีเมลได้เลยทันที ส่วนข้อเสียของการใช้งานแบบน้ี
ขึน้ อยู่กับการเชอ่ื มต่อกับเครือข่ายกลาง หากการเชอ่ื มต่อเกิดปญั หา กจ็ ะทำใหก้ ารรับและส่งอีเมลมีปัญหาตาม
ไปด้วย

3. การใช้งานแบบยกเลิกการเชื่อมต่อ หรือ Disconnected เป็นการผสมกันระหว่างการใช้งานแบบ
ปิดและแบบเปิด โดยจะอาศัยการเก็บข้อมูลหรืออีเมลเข้ามาในโปรแกรมก่อน ให้ผู้รับสามารถใช้งานแบบปิด
เพื่อลดภาระของการเชื่อมต่อ และการทำงานของคอมพิวเตอร์ จากนั้นเมื่อผู้รับต้องการที่จะแก้ไขข้อความ
หรือส่งอีเมลเพื่อตอบกลับผู้ส่ง ก็จะมีการสลับการใช้งานเป็นแบบเปิดให้มีการเชื่อมต่อกับเครือข่ายกลาง
เพื่อสามารถส่งอีเมลตอบกลบั หาผสู้ ่งได้

4

ภาพที่ 2 รูปแบบการใช้งานอีเมล

รปู แบบช่ือ Email Address

ในการสมัคร Email Address จะมีการกรอกข้อมูลส่วนตัว ทั้งชื่อ-สกุล วันเดือนปีเกิด และที่อยู่เพ่ือ
เปน็ การยนื ยันตวั ตนของผู้ใชง้ าน ในสว่ นของชอ่ื จะเป็นตามรูปแบบเดยี วกัน

ส่วนแรก yourname คือข้อความหรือชื่อที่สามารถตั้งขึ้นได้ จะสอดคล้องกับชื่อตนเองหรือไม่ก็ได้
แต่ชื่อที่ตั้งขึ้นต้องไม่ซ้ำกับชื่อที่มีอยู่ก่อนแล้ว เครื่องหมาย @ สำหรับกั้นระหว่างชื่อกับชื่อเว็บไซต์
domain.com คือ ชื่อเว็บไซต์ที่ใช้ในการสมัครเพื่อให้ได้ Email Address มา ยกตัวอย่างเช่น gmail.com
outlook.com, yahoo.com และ hotmail.com เป็นต้น

ภาพที่ 3 รูปแบบชอ่ื Email

คำย่อท่พี บได้บอ่ ย ๆ ใน E-mail 5

ส่วนมากคำย่อที่ปรากฏภายในอีเมล จะเป็นคำปกติที่ใช้สื่อสารกันในชีวิตประจำวัน คำย่อเหล่าน้ี

สว่ นมากเปน็ ภาษาองั กฤษ บางคำต้องมีการเรียนรู้เพือ่ ใหส้ ามารถนำไปใช้อย่างถูกต้อง

- TBA ย่อมาจาก To be announced หมายถงึ จะประกาศใหท้ ราบภายหลัง

- TBD ย่อมาจาก To be determined หมายถงึ จะกำหนดทหี ลัง

- TBC ย่อมาจาก To be confirmed หมายถงึ จะยืนยันกลับมาภายหลัง

- BTW ยอ่ มาจากBy the way หมายถึง อย่างไรก็ตาม หรือ อกี อยา่ งหนง่ึ

- FYI ยอ่ มาจาก For you information หมายถงึ เรยี นใหท้ ราบ แจ้งใหท้ ราบ หรอื เปน็ ข้อมลู

- CC ย่อมาจากCarbon copy หมายถงึ ส่งสำเนาถงึ เปน็ การสง่ โดยให้รบั ทราบไมจ่ ำเป็นตอ้ งตอบกลับ

- FW ยอ่ มาจาก Forwarded message หมายถึง การสง่ อีเมลทไี่ ด้รับมาแล้วใหค้ นที่เก่ียวข้อง

- RE ย่อมาจาก Reply หมายถงึ การตอบกลับอีเมล

ภาพที่ 4 การส่ง Email

ประโยชน์ของ E-Mail

ประโยชน์ของการใช้ E-mail คือมีความรวดเร็วและสามารถส่งข้อความไปหาบุคคลใดก็ได้ทั่วโลก สา
มารรับและส่งไดท้ ง้ั ข้อความ ไฟลเ์ อกสาร ไฟลร์ ปู ไฟล์วดี โี อ หรอื ลงิ คข์ ้อมลู ต่าง ๆ ทำให้ประหยัดคา่ ใชจ้ า่ ย ลด
การใช้กระดาษและวสั ดุสิ้นเปลืองได้เปน็ อยา่ งดี ทั้งยังสามารถสมัครใช้ Email Address ในการทำธุรกรรมต่าง
ๆ บนเครือขา่ ยกลางได้ เชน่ Internet Banking, Social Network เปน็ ต้น เพื่อเปน็ การยนื ยันตัวตนของบุคคล
ได้อีกด้วย ที่สำคัญผู้ส่งสามารถส่งเอกสารได้ไม่จำกัด ประหยัดเวลาในการส่งเพราะส่งต่ออีเมลกันได้ และ
สามารถสง่ ถงึ ผู้รับได้หลายคนพรอ้ มกัน

E-Mail นั้นเป็นเทคโนโลยีที่มีการนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย เพราะมีทั้งความสะดวก ประหยั ด
ทรัพยากร และยังสามารถใช้ยืนยันตัวตนของผู้ใช้งานได้อีกด้วย จึงถูกนำไปเป็นส่วนหนึ่งในการทำธุรกรรม
ตา่ ง ๆ บนโลกเครือข่ายอินเตอรเ์ น็ต และเปน็ เทคโนโลยีทยี่ งั คงอยตู่ ลอดกาลอกี ดว้ ย

6

การจดวาระการประชมุ

รายงานการประชุม คือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมและมติของที่ประชุมไว้เป็น
หลักฐาน ดังนั้น เมื่อมีการประชุม จึงเป็นหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการที่จะต้องรับผิดชอบจัดทำรายงานการ
ประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุมท่ีพบบ่อยคือ ไม่รู้วิธีการดำเนินการประชมุ ทีถ่ ูกต้อง ไม่รู้จะจด
อย่างไร ไมเ่ ขา้ ใจประเด็นของเรื่อง ผู้จดบนั ทึกการประชุมจะต้องรูว้ ิธีคิดก่อนเขยี น ร้ลู ำดับความคดิ รู้โครงสร้าง
ความคิด รอู้ งค์ประกอบเนือ้ หา จะทำให้เขียนไดเ้ ข้าใจงา่ ย ไม่สบั สนวกวน

รปู แบบ ให้จดั รูปแบบดงั ต่อไปนี้
แบบรายงานการประชุม

รายงานการประชุม……………………………………………………
คร้งั ที่…………………..

เมอื่ …………………………….
ณ……………………………………………………………………………….

————————————-
ผูม้ าประชมุ …………………………………………………………………………………………………
ผูไ้ ม่มาประชมุ (ถ้ามี)
ผู้เขา้ ร่วมประชุม (ถ้าม)ี ………………………………………………………………………………….
เร่มิ ประชมุ เวลา…………………………………………………………………………………………….
(ข้อความ) ………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………….
……………………………………………………………………………………………………………….
เลิกประชมุ เวลา……………………………………………………………………………………………
ผ้จู ดรายงานการประชุม

รายงานการประชุม : ให้ลงชื่อคณะที่ประชุม หรือชื่อการประชุมนั้น เช่น “รายงานการประชุม
คณะกรรมการ……………..”

คร้ังที่ : การลงครง้ั ทท่ี ี่ประชมุ มี 2 วิธี ที่สามารถเลอื กปฏบิ ัติได้ คือ
1. ลงครั้งที่ที่ประชุมเป็นรายปี โดยเริ่มครั้งแรกจากเลข 1 เรียงเป็นลำดับไปจนสิ้นปีปฏิทิน

ทับเลขปพี ทุ ธศักราชที่ประชมุ เม่อื ขึน้ ปปี ฏิทนิ ใหม่ให้ เริ่มครั้งที่ 1 ใหม่ เรยี งไปตามลำดับ เชน่ คร้งั ที่ 1/2544
2. ลงจำนวนครั้งที่ประชุมทั้งหมดของคณะที่ประชุม หรือการประชุมนั้นประกอบกับครั้งที่

ประชมุ เปน็ รายปี เชน่ ครงั้ ท่ี 36-1/2544
เมื่อ : ให้ลงวัน เดอื น ปี ที่ประชุม โดยลงวนั ที่ พรอ้ มตัวเลขของวนั ที่ ช่อื เต็มของเดอื นและตวั เลขของ

ปพี ทุ ธศกั ราช เชน่ เมือ่ วนั ท่ี 1 พฤศจิกายน 2544
ณ : ให้ลงชอื่ สถานที่ ทใ่ี ช้เปน็ ที่ประชุม
ผมู้ าประชุม : ให้ลงช่ือและ/หรอื ตำแหนง่ ของผู้ได้รับแตง่ ตั้งเป็นคณะท่ีประชุมซงึ่ มาประชุม ในกรณีที่

เป็นผู้ได้รับการแต่งตั้งเป็นผู้แทนหน่วยงาน ให้ระบุว่าเป็นผู้แทนของหน่วยงานใด พร้อมตำแหน่งในคณะท่ี

7

ประชมุ ในกรณีท่เี ปน็ ผมู้ าประชุมแทนใหล้ งชื่อผ้มู าประชุมแทนและลงด้วยว่ามาประชมุ แทนผูใ้ ด หรือตำแหน่งใด
หรือแทนผู้แทนหนว่ ยงานใด

ผู้ไม่มาประชุม : ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม
โดยระบุใหท้ ราบว่าเป็นผ้แู ทนจากหนว่ ยงานใด พรอ้ มทง้ั เหตผุ ลทีไ่ ม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม : ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้า
มาร่วมประชมุ และหน่วยงานทส่ี งั กดั (ถา้ ม)ี

เรมิ่ ประชมุ : ใหล้ งเวลาทเี่ รม่ิ ประชมุ
ข้อความ : ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติดให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่
ประชุมกบั มติหรอื ขอ้ สรุปของทปี่ ระชมุ ในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดงั น้ี
วาระท่ี 1 เรอ่ื งที่ประธานแจ้งให้ทป่ี ระชุมทราบฃ
วาระท่ี 2 เรอ่ื งรบั รองรายงานการประชุม (กรณีเปน็ การประชมุ ทไ่ี มใ่ ชก่ ารประชุมคร้ังแรก)
วาระที่ 3 เรื่องทเ่ี สนอให้ท่ปี ระชุมทราบ
วาระที่ 4 เรื่องทเ่ี สนอให้ทป่ี ระชุมพจิ ารณา
วาระท่ี 5 เรอ่ื งอน่ื ๆ (ถา้ มี)
เลิกประชมุ เวลา : ใหล้ งเวลาท่ีเลกิ ประชุม
ผู้จดรายงานการประชมุ : ให้เลขานกุ ารหรอื ผซู้ ่ึงได้รับมอบหมายใหจ้ ดรายงานการประชุมลงลายมือ
ชอื่ พร้อมทั้งพมิ พช์ ื่อเตม็ และนามสกุล ไว้ใตล้ ายมอื ช่อื ในรายงานการประชมุ ครงั้ นนั้ ด้วย
สว่ นประกอบของข้อความในแตล่ ะเร่ือง ควรประกอบดว้ ยเน้ือหา 3 สว่ น คอื
ส่วนท่ี 1 ความเป็นมา หรือสาเหตุทีท่ ำให้ตอ้ งมีการประชุมพิจารณาเรือ่ งนัน้ ๆ
ส่วนที่ 2 ความคิดเห็นหรือข้ออภิปรายต่าง ๆ ซึ่งคณะที่ประชุมได้แสดงความคิดเห็นหรอื ได้อภิปราย
ในเรอื่ งดงั กล่าว
ส่วนที่ 3 มติที่ประชุม ซึ่งถือเป็นส่วนสำคัญ ที่จำเป็นต้องระบุให้ชัดเจน เพื่อจะได้ใช้เป็นหลักฐาน
หรอื ใชเ้ ป็นแนวทางในการปฏบิ ัตติ ่อเร่อื งตา่ ง ๆ ที่ไดป้ ระชมุ
การจดรายงานการประชมุ อาจทำได้ 3 วิธี คอื
วธิ ที ี่ 1 จดรายละเอยี ดทกุ คำพูดของกรรมการ หรือผู้เข้ารว่ มประชุมทกุ คน พรอ้ มดว้ ยมติ
วิธีที่ 2 จดยอ่ คำพดู ท่ีเป็นประเด็นสำคญั ของกรรมการหรือผู้เข้ารว่ มประชุม อันเปน็ เหตุผลนำไปสู่มติ
ของทป่ี ระชุม พร้อมดว้ ยมติ
วิธีที่ 3 จดแต่เหตุผลกับมติของที่ประชมุ การจดรายงานการประชุมโดยวิธีใดนั้น ให้ที่ประชุมนั้นเอง
เป็นผู้กำหนด หรอื ให้ประธานและเลขานกุ ารของท่ปี ระชมุ ปรึกษาหารือกันและกำหนด
การรบั รองรายงานการประชมุ อาจทำได้ 3 วธิ ี คือ
วิธีที่ 1 รับรองในการประชุมครั้งนั้น ใช้สำหรับกรณีเร่ืองเร่งด่วนให้ประธานหรือเลขานุการของที่
ประชุม อ่านสรุปมตทิ ี่ประชุมพจิ ารณารบั รอง
วิธีที่ 2 รับรองในการประชุมครั้งต่อไป ให้ประธานหรือเลขานุการ เสนอรายงาน การประชุมครั้งที่
แลว้ มาให้ที่ประชมุ พจิ ารณารับรอง
วิธีที่ 3 รับรองโดยการแจ้งเวียนรายงานการประชุม ใช้ในกรณีที่ไม่มีการประชุมครั้งต่อไป หรือมีแต่
ยังกำหนดเวลาประชุมคร้ังต่อไปไม่ได้ หรอื มรี ะยะเวลาห่างจากการประชุมครั้งนัน้ มาก ใหเ้ ลขานุการส่งรายงาน
การประชมุ ไปใหบ้ ุคคล ในคณะที่ประชมุ พิจารณารับรองภายในระยะเวลาท่ีกำหนด

8

ตัวอย่างหนงั สือเชิญประชมุ

ภาพที่ 5 หนงั สือเชิญประชมุ

9

ตัวอย่างระเบยี บวาระการประชมุ

ภาพที่ 6 ตัวอยา่ งรายงานการประชมุ

10

ตวั อย่างรายงานการประชมุ

ภาพท่ี 7 รายงานการประชมุ

11
ภาพที่ 8 รายงานการประชุม

12
ภาพที่ 9 รายงานการประชุม

13
ภาพที่ 10 รายงานการประชุม

14
ภาพที่ 11 รายงานการประชุม

15
ภาพที่ 12 รายงานการประชุม

16
ภาพที่ 13 รายงานการประชุม

17
ภาพที่ 14 รายงานการประชุม

18
ภาพที่ 15 รายงานการประชุม

19
ภาพที่ 16 รายงานการประชุม

20

การติดตอ่ ประสานงาน

การติดต่อสอ่ื สารใหเ้ กดิ การร่วมมอื ในการปฏิบตั ิงาน มีความสอดคล้องกนั สร้างระเบียบใน
การทำงานให้เปน็ ไปในทิศทางเดยี วกนั การดําเนนิ งานราบรื่น ไมเ่ กิดการทำงานซ้ำซ้อน ขดั แยง้ หรอื เหล่ือมล้ำ
กัน เพื่อให้การ ปฏิบัติงานบรรลวุ ตั ถปุ ระสงค์อย่างมปี ระสทิ ธิภาพ

วตั ถุประสงคข์ องการประสานงาน

การประสานงานเกิดจากความต้องการให้งานเกิดผลสำเร็จมีคุณภาพตามมาตรฐานเป็นไปตาม
ขอ้ กาํ หนด ประหยดั เวลา ทรพั ยากรในการปฏิบัติงาน มคี วาม สะดวกราบรน่ื และไม่เกดิ ปญั หาข้อขัดแย้งซึ่งใน
การประสานงานแตล่ ะคร้ังมวี ัตถุประสงค์เฉพาะ ดังน้ี

1. แจง้ ผเู้ กีย่ วข้องทราบ หรอื ขอความชว่ ยเหลอื และเพื่อรักษาไว้ซึ่ง ความสัมพนั ธ์อนั ดี
2. ขอคาํ ยนิ ยอมหรือความเห็นชอบ
3. เพือ่ ใหเ้ กิดความเข้าใจตรงกนั
4. ขจดั ขอ้ ขดั แยง้ ในการปฏบิ ัติงานและเพมิ่ ประสทิ ธภิ าพประสิทธิผลในการดําเนินงานขององคก์ ร
5. ชว่ ยให้การดําเนินงานเป็นตามแผน และทำให้เกิดการดําเนินงานอยา่ ง รอบคอบมากย่งิ ขึ้น
6. ใช้ตรวจสอบอุปสรรคและซักถามปญั หาข้อสงสัยทเ่ี กดิ ข้ึนระหวา่ งการ ดําเนนิ งาน
7. เพื่อใหง้ านบรรลุเป้าหมายท่ตี ้ังไว้

ภาพที่ 17 การติดตอ่ ประสานงาน

ประโยชน์ของการประสานงาน

1. ช่วยให้การทำงานบรรลเุ ป้าหมายได้อย่างราบรื่นรวดเรว็
2. ช่วยประหยดั เวลาในการทำงาน
3. ชว่ ยประหยัดงบประมาณ วสั ดอุ ุปกรณใ์ นการดาํ เนินงาน
4. ช่วยใหท้ กุ ฝ่ายเข้าใจถึงนโยบายและวัตถปุ ระสงค์ขององค์กร
5. ช่วยสรา้ งความสามัคคแี ละความเข้าใจในหม่คู ณะ
6. เสริมสรา้ งขวญั กําลงั ใจของผู้ปฏิบตั ิงาน
7. ชว่ ยลดข้อขัดแย้งในการทำงาน
8. ส่งเสริมผ้ปู ฏบิ ตั งิ านใหร้ ูจ้ ักการทำงานเปน็ ทมี และเพ่ิมผลสำเรจ็ ของงาน
9. เกิดความคดิ สร้างสรรค์ และมีการปรบั ปรุงอยู่เสมอ

21
10. ปอ้ งกันการทำงานซำ้ ซ้อน
11. ช่วยให้การดําเนินงานเป็นไปอย่างมปี ระสิทธภิ าพ

องคป์ ระกอบของการประสานงาน

การประสานงานอาจพจิ ารณาองคป์ ระกอบท่สี ำคญั ไดด้ ังนี้
1. ความร่วมมือจะต้องสร้างสัมพนั ธภาพในการทำงานโดยอาศัยความเข้าใจ หรอื การตกลงร่วมกัน

ในการรวบรวมกําลังความคิด วิธกี าร เทคนิค และระดมทรัพยากรเพือ่ สนับสนุนการดาํ เนนิ งาน
2. จังหวะเวลาจะต้องปฏิบัติงานตามบทบาทหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนตาม

กําหนดเวลาทต่ี กลงกนั ใหต้ รงเวลา
3. ความสอดคล้อง พิจารณาความพอเหมาะพอดี ไมท่ ำงานซ้ำซ้อนกัน
4. ระบบการส่อื สาร จะต้องมีการสอื่ สารทีเ่ ข้าใจตรงกนั อยา่ งรวดเร็ว และ ราบรน่ื
5. ผปู้ ระสานงานจะต้องสามารถดงึ ทุกฝ่ายเขา้ รว่ มทำงานเพื่อตรงไปสูจ่ ดุ หมายเดียวกันตามทีก่ ำหนด

วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

ปัจจัยท่ีมผี ลตอ่ ประสิทธภิ าพในการประสานงาน
1. ต้องมกี ารกำหนดหนา้ ท่กี ารงานของแต่ละสว่ นงานให้ชดั เจน
2. มรี ะบบการตดิ ตอ่ ส่ือสารที่มีประสิทธภิ าพ ท้ังนี้ เทคโนโลยกี ารสอ่ื สาร ท่ีทนั สมยั เป็นปจั จัยทม่ี ี

ผลโดยตรงตอ่ ประสทิ ธิภาพในการประสานงาน
3. การรว่ มมอื กนั ของผปู้ ฏบิ ตั ิงานในการทำงานร่วมกัน ช่วยใหเ้ กดิ แรงจูงใจ และขวัญกําลังใจของ

ผู้ปฏิบัตงิ าน
4. มกี ารประชมุ ทีมงาน เพ่ือกำหนดแนวทางการทำงานในการประสานงาน รว่ มกัน ควบคู่กับการ

ฝึกอบรมพฒั นาทีมงานเพ่อื ให้ทมี งานมีความเข้าใจไปในทิศทาง เดียวกนั
5. การมอบอำนาจการตัดสนิ ใจในบางระดบั ให้กบั ผูท้ าํ หนา้ ท่ีประสานงาน เป็นการเพ่ิมคุณค่าของ

ผทู้ าํ หน้าทใ่ี หเ้ กิดความมน่ั ใจและมคี วามคดิ ริเรม่ิ
6. การสนบั สนุนการทำงานโดยการมอบเงนิ รางวัลหรอื ของขวัญ เป็นการ กระตุ้นใหเ้ กิดความ

กระตือรือรน้ และสร้างขวัญกําลงั ใจให้แก่ผู้ปฏิบตั ิงาน

ภาพที่ 18 องค์ประกอบของการประสานงาน

22

ภาพท่ี 19 ปจั จัยท่ีช่วยใหเ้ กิดการประสานงานท่ีดี

ปจั จยั ท่ีชว่ ยให้เกดิ การประสานงานทดี่ ี

1. ตอ้ งมรี ะบบการติดต่อส่ือสารทด่ี ี
2. ความรว่ มมอื ของผู้ปฏิบตั ิงาน (เปน็ ไปตามอัตโนมัติ)
3. ขวัญกําลังใจของคนในองค์การ
4. ผ้บู งั คบั บัญชาหรอื ผบู้ รหิ ารต้องเปน็ ผู้ท่ีมีความสามารถ
5. การวางแผนงานท่ีดี

ขอ้ แนะนำในการทำงานร่วมกบั หนว่ ยงานอ่นื เพือ่ การประสานงาน

1. พยายามผกู มิตรในโอกาสแรก
2. หลกี เลีย่ งการนินทาวา่ ร้ายหัวหน้าคนงาน
3. ไม่โยนความผดิ ไปใหผ้ อู้ ื่น
4. สรรเสริญหัวหน้าคนงานอน่ื เมอ่ื เขาทำความดี
5. ช่วยเหลือเมื่อมเี หตฉุ ุกเฉิน
6. เมอื่ มีงานเกี่ยวข้องกบั หน่วยงานอน่ื ควรแจง้ ให้เขาทราบ
7. รบั ฟังคำแนะนาํ
8. ความเห็นของคนอื่น แม้เราจะไมเ่ ห็นด้วยกค็ วรฟัง

ข้อแนะนำในการทำงานร่วมกับหนว่ ยงานอ่นื เพอ่ื การประสานงานรวมมือระหวา่ งหนว่ ยงาน

1. ศกึ ษาเรยี นรู้ข้นั ตอนและวิธีการปฏิบตั งิ านของหน่วยงานท่ีเกยี่ วเน่ืองกัน
2. รับทราบปญหาอปุ สรรคจุดแขง็ จดุ อ่อนของหน่วยงานท่ีตองประสานงาน
3. สร้างความคุ้นเคยกับหัวหนาหน่วยงานอื่นมีการรวมประชุมหารือหา ขอกำหนดที่เป็นที่ยอมรับ
ระหว่างกันอาจจดั ให้มกี ารประชมุ สังสรรค์และ สันทนาการรวมกัน
4. เมอ่ื เกดิ เหตุการณเขาใจผดิ หรอื มขี อผิดพลาด ใหรีบคนหาสาเหตุและรวม กันช่วยกนั แกไข
5. มกี ารวางระบบการตดิ ตามผลการปฏบิ ตั งิ านระหวางกนั เพ่อื สร้างความรบั รู้ รว่ มกัน

23

การประสานงานด้วยหนงั สือ

ใชใ้ นกรณที ีเ่ ป็นงานประจำท่ีทง้ั สองหนว่ ยงาน ทราบระเบียบปฏิบัติอยู่แล้ว มีแนวทางปฏบิ ัติ ดงั น้ี
1. หากเป็นเรือ่ งใหม่ ควรประสานทางโทรศพั ท์กอ่ น
2. ตัวอย่างของเรื่องที่อาจต้องมีหนังสือตามไปหลังประสานงานทางโทรศัพท์ แล้ว เช่น ขอทราบ

ข้อมลู ขอหารอื ขอทราบความตอ้ งการ ขอรบั การสนับสนุน ขอความ อนเุ คราะห์ ฯลฯ
3. หนังสอื ทจี่ ะส่งควรตรวจสอบให้ถูกตอ้ งตามระเบียบงานสารบรรณ
4. การร่างหนังสือขอรับการสนับสนุน ขอความอนุเคราะห์ หรือขอความ ร่วมมือ ควร

ประกอบดว้ ย
- เหตทุ ่ีมีหนังสือมา
- ใช้ประโยคที่สื่อถึงการให้ความสำคัญกับหน่วยงานที่ขอรับการ สนับสนุน/ความอนุเคราะห์

หรอื แจ้งความจาํ เปน็ และเรอื่ งรางทต่ี อ้ งการขอความรว่ มมอื
- ต้งั ความหวังทจ่ี ะไดร้ บั การสนบั สนนุ /ความอนุเคราะหห์ รือได้รบั ความ ร่วมมือ
- แสดงความขอบคุณอยา่ งจริงใจ

5. เมื่อได้รับการสนับสนุน การอนุเคราะห์ แล้ว ควรมีหนังสือไปขอบคุณ หน่วยงานน้ัน ๆ
เพอื่ รักษาความสัมพันธ์อันดีไว้สำหรบั โอกาสตอ่ ไป

ภาพท่ี 20 การประสานงานด้วยหนงั สอื

การตดิ ต่อดว้ ยตนเอง

เป็นการประสานงานที่ดี เพราะได้พบหน้า ได้เห็น บุคลิกลักษณะ สีหน้า ท่าทาง ของผู้ติดต่อ
และมเี วลาในการทำความเข้าใจกนั ได้อย่าง พอเพียง การตดิ ตอ่ ด้วยตนเอง มีขอ้ เสียคือ ใช้เวลามาก การติดต่อ
ด้วยตนเองส่วนใหญ่ จะเป็นกรณีที่สำคัญ เช่น เรื่องการกำหนดนโยบาย หรือมีรายละเอียดมาก
เป็นการให้เกียรติ สร้างความรู้สึกที่ดี และเป็นการให้ความสำคัญแก่อีกฝ่ายหนึ่งในการมาติดต่อ ประสานงาน
ดว้ ยตนเอง ซึง่ มแี นวทางการปฏบิ ตั ิ ดังนี้

1. เตรยี มขอ้ มูล หรือหวั ข้อหารือใหพ้ ร้อม ข้อมูลดังกล่าวอาจมีการบนั ทึกสั้น ๆ หรอื พิมพ์
รายละเอยี ด ส่ง E-mail ไปล่วงหนา้ เพอื่ ใหอ้ ีกฝา่ ยไดเ้ ตรียมขอ้ มลู ในเบ้ืองต้นได้

2. หากสรปุ ขอ้ หารือได้แลว้ ควรจดั ส่งเอกสารเพ่อื ยนื ยันอีกคร้ัง

24

ข้อจำกดั ท่ีเป็นอปุ สรรคของการประสานงาน

1. กำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของหน่วยงานและบุคคลไม่ชัดเจน ส่งผลทำใหเกิดการ
ก้าวกา่ ยอำนาจหน้าทก่ี ารงานระหว่างกัน

2. ความแตกต่างดา้ นต่าง ๆ ของบุคคลการขาดมนษุ ย์สัมพันธ์อาจทำให้ขาดความเข้าใจอันดีต่อกัน
ระหว่างผู้ปฏิบตั งิ าน

3. การขาดระบบการติดต่อส่อื สารที่ดีเทคโนโลยีการส่ือสารไม่ทนั สมยั หรอื แตกต่างกันมาก
4. ความแตกต่างกันในเทคนิคและวิธีปฏิบัติงานในแต่ละหน่วยงานต่างกันรวมทั้งสภาพ
และสิ่งแวดล้อม
5. การดำเนนิ นโยบายและประสทิ ธภิ าพของหน่วยงานต่างกนั

ภาพที่ 21 อุปสรรคในการประสานงาน

อุปสรรคของการประสานงาน

1. ขาดความเข้าใจอนั ดีต่อกนั ระหวา่ งผ้ปู ฏิบัตงิ าน
2. การขาดผู้บังคับบัญชาทมี่ ีความสามารถ
3. การปฏิบตั งิ านไม่มแี ผน
4. การก้าวกา่ ยหนา้ ทีง่ านกนั
5. การขาดการตดิ ต่อส่ือสารท่ีดี
6. การขาดการนเิ ทศงานที่ดี
7. ความแตกต่างกันในสภาพและสง่ิ แวดลอ้ ม
8. การดำเนนิ นโยบายตา่ งกัน
9. ประสิทธิภาพของหนว่ ยงานต่างกนั
10. กำหนดอำนาจหน้าท่ีความรบั ผิดชอบและอำนาจไม่ชดั เจน
11. ระยะทางติดต่อห่างไกลกัน
12. เทคนิคและวธิ ีปฏบิ ัติงานในแตล่ ะหนว่ ยงานต่างกัน

ค

แหลง่ อ้างอิง

http://www.general.psu.ac.th ค่มู ือการปฏบิ ัติงานเลขานกุ าร [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
http://www.general.psu.ac.th/pdf/ManualSecretary.pdf (3 กันยายน 2564)

https://www.1belief.com E-mail คืออะไร [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
https://www.1belief.com/article/what-is-email/ (3 กนั ยายน 2564)

https://th.jobsdb.com วาระการประชุม [ระบบออนไลน์] แหล่งท่มี า
https://th.jobsdb.com/th-th/articles (3 กนั ยายน 2564)

https://ddc.moph.go.th การติดต่อประสานงาน [ระบบออนไลน์] แหล่งท่ีมา
https://ddc.moph.go.th/uploads/ckeditor2//%E0%B9%80%E0%B8%97%E0%B8%84%
E0%B8%99%E0%B8%B4%E0%B8%84 (3 กันยายน 2564)