เอกสารประกอบการอบรม

รวมเทคนิคการใช้งาน เครื่องมือต่างๆ และสูตรฟังก์ชั่นใหม่ๆ ที่ช่วย เพิ่มขีดความสามารถให้กับคุณ ด้วยการคำสั่งในการจัดการกับชุดข้อมูล เช่น Format As Table, PivotTable, Conditional Formatting ,Subtotal, Flash Fill ฯ ที่ช่วยให้เราจัดการกับข้อมูลจำนวนมากได้สะดวกรวดเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาด ประหยัดเวลา ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อนได้ การใช้สูตรฟังก์ชั่นที่ซ้อนทับกัน ใน กลุ่มต่างๆ เจาะลึกในระดับที่เอาไปใช้งานจริงได้ เช่น สูตร IF, AND, VLOOKUP, INDEX, MATCH ฯ แบบผสมผสาน รวมถึงตัวอย่างโจทย์ใน หลายๆ สถานการณ์ และเสริมด้วยเกร็ดความรู้ต่างๆ จากประสบการณ์ของ ผู้เขียน ในการจัดฝึกอบรม มามากกว่า 10 ปี.. เอกสารประกอบการอบรม MS Excel 2019+ / Microsoft 365 Intermediate to Advanced จัดทำโดย: ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์เทรนไอที https://trainzit.com

สารบัญ Section1: เริ่มต้นกับ Excel................................................................................................ 1 ตัวดำเนินการการคำนวณในสูตร Excel ..............................................................2 เครื่องหมาย หรือตัวอักษรพิเศษ ที่มีผลกับการทำงานใน Excel ..........................4 ประเภทของข้อมูลในโปรแกรม Excel .................................................................5 รายการที่กำหนดเอง Custom lists...................................................................5 การกำหนด Format Cells ที่น่าสนใจ................................................................6 ตัวอย่างรูปแบบการแสดงผลวันที่และเวลา..........................................................7 FLASH FILL การเติมข้อมูลด่วน......................................................................8 ผลลัพธ์ที่เกิดจากการคำนวณและการทำงานที่ไม่ถูกต้อง......................................9 เครื่องมือ Quick Analysis.............................................................................. 10 การกำหนดค่า Fix Cell Reference................................................................ 10 สูตรฟังก์ชั่งพื้นฐานที่น่าสนใจ.............................................................................11 การจัดรูปแบบเป็นตาราง Format As Table................................................... 12 การจัดรูปแบบอย่างมีเงื่อนไข Conditional Formatting..................................... 13 ขั้นตอนการไฮไลด์ทั้งแถวที่กำหนดเงื่อนไขด้วย Conditional Formatting........... 14 ตั้งค่าการสั่งพิมพ์ด้วย Print Area, Break, Print Titles..................................15 การใช้ Paste Special..................................................................................... 16 Defined Names การตั้งชื่อเซลล์...................................................................... 17 ติดตามที่มาที่ไปของเซลล์ Formula Auditing................................................... 18 Protect Sheet & Workbook.......................................................................... 19 การใช้ตารางสรุปผลรวมย่อย (Subtotal)..........................................................20 ตารางสรุปสาระสำคัญอัตโนมัติ (PivotTable) ..................................................21 PivotTable(เพิ่มเติม)........................................................................................22 PivotTable(เพิ่มเติม) การสร้างการเชื่อมโยง Report Connection....................23 การติดตั้งส่วนเสริม Add-ins =BathOnly()......................................................24 ความเข้าใจเรื่อง ARRAY ................................................................................25

Section2: ฟังก์ชั่นในกลุ่ม LOGICAL.................................................................................26 IF หลายเงื่อนไข..........................................................................................27 การใช้งานฟังก์ชั่น IF หลายเงื่อนไข (IF+AND,OR) ......................................28 ฟังก์ชั่นในกลุ่ม INFORMATION.......................................................................29 ฟังก์ชั่นในกลุ่ม Math & Trig............................................................................30 ฟังก์ชั่น SUMIF, COUNTIF........................................................................31 ฟังก์ชั่น SUMPRODUCT, SUBTOTAL .....................................................32 ฟังก์ชั่น ตัวเลข-ปัดขึ้นปัดลง..........................................................................33 ฟังก์ชั่นในกลุ่ม LOOKUP & REFERENCE ....................................................35 ฟังก์ชั่น VLOOKUP.....................................................................................36 ฟังก์ชั่น XLOOKUP.....................................................................................37 ฟังก์ชั่น INDEX+MATCH............................................................................38 ฟังก์ชั่นในกลุ่ม TEXT.......................................................................................39 ฟังก์ชั่น LEFT,RIGHT,FIND,SUBSTITUDE...............................................40 ฟังก์ชั่น วันที่และเวลา.......................................................................................41 หลักในการใช้วันที่และเวลา...............................................................................42 ฟังก์ชั่น DATEDIF....................................................................................43 ส่วนเสริม : คีย์ลัดต่าง ๆ..................................................................................44

1 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตัวอย่าง หน้าเริ่มต้นของโปรแกรม Excel เวอร์ชั่น Microsoft 365

2 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตัวดำเนินการการคำนวณในสูตร Excel โปรแกรม Excel แบ่งชนิดของตัวดำเนินการเป็น 4 ชนิดคือ 1. ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์ ความหมาย ตัวอย่าง + (เครื่องหมายบวก) การบวก = 3 + 3 - (เครื่องหมายลบ) การลบ Negation = 3 – 3 =-3 * (เครื่องหมายดอกจัน) การคูณ = 3 * 3 / (เครื่องหมายทับ) การหาร = 3/3 % (เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์) เปอร์เซ็นต์ 30 ^ (แคเรท) การยกกำลัง = 3 ^ 3 2. ตัวดำเนินการเปรียบเทียบ ความหมาย ตัวอย่าง = (เครื่องหมายเท่ากับ) เท่ากับ = A1 = B1 > (เครื่องหมายมากกว่า) มากกว่า = A1>B1 < (เครื่องหมายน้อยกว่า) น้อยกว่า = A1<B1 >= (เครื่องหมายมากกว่าหรือเท่ากับ) มากกว่าหรือเท่ากับ = A1>= B1 <= (เครื่องหมายน้อยกว่าหรือเท่ากับ) น้อยกว่าหรือเท่ากับ = A1<= B1 <> (เครื่องหมายไม่เท่ากับ) ไม่เท่ากับ = A1<>B1 3. ตัวดำเนินการข้อความ ความหมาย ตัวอย่าง & (เครื่องหมาย 'และ') เชื่อมต่อ หรือต่อค่าสองค่า เพื่อ รวมเป็นค่าข้อความที่ต่อเนื่องกัน = A1 ถือว่า "ชื่อ" และ B1 จะถือว่า "นามสกุล", = A1&" "&B1 ผลลัพธ์จะได้"ชื่อ นามสกุล" 4. ตัวดำเนินการอ้างอิง ความหมาย ตัวอย่าง : (เครื่องหมายจุดคู่) ตัวดำเนินการช่วง ซึ่งสร้างการอ้างอิงไปยังเซลล์ทั้งหมดที่อยู่ระหว่าง เซลล์อ้างอิงสองเซลล์ รวมทั้งตัวเซลล์อ้างอิงทั้งสองเซลล์นั้นด้วย B5:B15 , (เครื่องหมายจุลภาค) ตัวดำเนินการยูเนียน ซึ่งรวมการอ้างอิงหลายๆ ชุดเข้าด้วยกันเป็น การอ้างอิงหนึ่งชุด = SUM (B5: B15, D5:) (ช่องว่าง) ตัวดำเนินการอินเตอร์เซกชัน ซึ่งสร้างการอ้างอิงหนึ่งรายการไปยัง เซลล์ร่วมของการอ้างอิงทั้งสองชุด B7:D7 C6:C8

3 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com สัญลักษณ์ที่ใช้ในการคำนวณสูตร ลำดับความสำคัญของเครื่องหมายทางการคำนวณ

4 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com เครื่องหมาย หรือตัวอักษรสัญลักษณ์พิเศษ ที่มีผลกับการทำงานใน Excel 1. ‘ เรียกว่า Apostrophe/Single quote ใช้สำหรับกำหนดให้ค่าที่เราใส่ลงไปในช่องเซลล์มอง เป็นรูปแบบข้อความ Text เช่น.. ค่าปกติเมื่อพิมพ์ เมื่อไม่ใส่ ' เมื่อใส่ ' 001 1 001 2. “ เรียกว่า Quotation mark/Double quotes ใช้เมื่อเราใช้ = ” ” ทำให้เราสามารถใส่ Text ลงไปในสูตรได้ เช่น =”Hello” หรือ =IF(A5=”ชาย”,1,0) 3. # เรียกว่า Hash Sign/Shape เราใช้ # อ้างอิงชื่อ Header ของ ข้อมูลที่เรากำหนด รูปแบบเป็น Table ไว้แล้ว เช่น =Table1[[#Headers],[แผนก]] 4. $ เรียกว่า Dollar Sign ใช้เพื่อทำ Absolute Cells สำหรับล็อคคอลัมน์ และ/หรือ แถว เพื่อไม่ให้สูตรอ้างอิงเลื่อนขยับเวลาลากสูตรลง เช่น $A$1:$C$10 5. * เรียกว่า Asterisk/Star ในทาง Excel มีความหมาย 2 แบบคือ a. การคำนวณแบบ คูณ เช่น =A5*100 b. แบบที่สอง เป็นสัญลักษณ์ที่เรียกว่า Wildcard ใช้สื่อสารว่า “อะไรก็ได้กี่ตัวก็ได้” ใช้ร่วมกับสูตรฟังก์ชั่นบางตัวเช่นสูตร SUMIF, COUNTIF, VLOOKUP ฯ ตัวอย่างเช่น =SUMIF($A$2:$A$10,”สม*”,$B$2:$B$10) แปลว่า หาผลรวมตัวเลขเฉพาะ คนที่ชื่อขึ้นต้นด้วย สม เช่น สมชาย, สมุด, สมร 6. ? เรียกว่า Question Mark เป็นสัญลักษณ์ Wildcard อีกตัวหนึ่ง ใช้แทนค่า “อะไรก็ได้” จำนวน 1 ตัวอักษรเช่น ?อ??? จะค้นหาเจอเฉพาะคำที่มี 5 ตัวอักษรและมี อ อยู่ตำแหน่ง ที่สอง เช่น กอไก่, มอแมว, เอกพล 7. [ ] เรียกว่า Square brackets หรือ วงเล็บก้ามปู มักพบเจอในข้อมูลที่ถูกจัดรูปแบบที่เป็น Table ในใส่ของฟิลด์หัวข้อมูล =Table1[[#Headers],[Unit Price]] 8. { } เรียกว่า Curly brackets หรือ วงเล็บปีกกา มักพบเจอในข้อมูลที่มีรูปแบบเป็น Array สามารถพิมพ์หรือ กด Ctrl+Shift+Enter ก็ได้

5 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ประเภทของข้อมูลในโปรแกรม Excel ค่าที่แท้จริงใน Microsoft Excel ไม่ว่าเราจะเขียนสูตร หรือ พิมพ์ข้อมูลลงไปในเซลล์ใดๆ ผลลัพธ์ค่าที่แท้จริง (Value) สามารถแบ่งออกเป็น 4 รูปแบบ คือ 1. Text ตัวอักษร เช่น =’001 , =CONCAT(“สวัสดี”,B2), ลั้ลลา 2. Number ตัวเลข เช่น ตัวเลขปกติทั่วไป 10, 2.30 , SUM(5,5,5) =SUMIF(X1:X2,XXX,YY) *** Date/time ถือเป็นการจัดรูปแบบ format ที่ถูกแปลงจากค่าตัวเลข โดย Date(วันที่) ค่าจริงคือตัวเลขจำนวนเต็ม และ Time(เวลา) ค่าจริงคือตัวเลขทศนิยม 3. Logic ตรรกะ หรือ Boolean/Condiation มีอยู่ 2 อย่างคือ TRUE, FALSE สองค่านี้ สามารถนำไปคำนวณได้โดย TRUE=1 และ FALSE=0 4. Error ข้อผิดพลาดต่างๆที่ เกิดขึ้นจากการเขียนสูตรเช่น #NAME, #VALUE, #N/A ฯ การได้มาซึ่งผลลัพธ์ใน Excel 1. Formula พิมพ์เองคำนวณเอง โดยการใช้ ตัวอ้างอิง เช่น =A5+A6+A7 2. Functions ใช้สูตรมาช่วยให้การคำนวณ เช่น =SUM() =CONCAT() =SUMIF() 3. Tools ใช้เครื่องมืออัตโนมัติต่างๆ ที่ excel มีให้เช่น PivotTable, Subtotal, Sort & Filter, Flash Fill, Power Query ฯลฯ รายการที่กำหนดเอง Custom lists ค ำสั่ง Custom listsใช้ส ำหรับเมื่อเรำ ต้องกำรพิมพ์ข้อควำมแบบ List รำยกำรแบบที่เรำก ำหนดได้เอง เช่น เมื่อ พิมพ์ ค ำว่ำ มกรำคม ลงในเซลล์หนึ่ง เรำสำมำรถ ดึง Fill รำยกำรเพิ่มขึ้นมำให้เป็น กุมภำพันธ์ มีนำคม เมษำยน พฤษภำคม ฯ เรียงลงมำอัตโนมัติได้ กำรเข้ำสู่เครื่องมือ Custom Lists โดยไปที่ แถบ File > Options > แท๊บ Advanced > เลื่อน ลงไปล่ำงๆเพื่อหำปุ่ ม Edit Custom Lists *ซึ่งกำรท ำ Custom List จะท ำให้ Excel สำมำรถ Sort ข้อมูลตำม List ที่เรำก ำหนดได้ด้วย

6 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การกำหนด Custom Format Cells ที่น่าสนใจ เมื่อเรำคลิกขวำที่เซลล์ใดๆ เลือก Format Cells สำมำรถเข้ำไปตั้งค่ำกำรแสดงผลลัพธ์รูปแบบให้ เปลี่ยนไปจำกค่ำจริงที่ต้องกำรได้ โดยเมื่อ ไปที่แท๊บย่อย Custom เรำสำมำรถก ำหนดค่ำเริ่มต้นของ กำรกรอกข้อมูลพื้นฐำนได้ 4สถำนะได้แก่ NUMBER;NEGATIVE;ZERO;TEXT โดยแต่ละ ช่วงสถำนะข้อมูลจะใช้เครื่องหมำย ; คั่น กำรแสดงผลตำมดังตัวอย่ำงด้ำนล่ำง Custom format : Result : 000-000-0000 เบอร์โทรศัพท์มือถือ เช่น 089-987-8999 #,##0 “บำท” เครื่องหมำย 0และ # ใช้แทนหน่วยของหลักตัวเลขเช่นหลักสิบ หลักร้อย หลักพัน โดยเมื่อใส่ # ตำมตัวอย่ำงเมื่อค่ำจริงไม่ถึง หลักพัน เครื่องหมำยตัวคั่น , จะไม่ปรำกฎ [BLUE]0.00 ใช้[ ] ใส่ข้อควำมแสดงผลสีตัวอักษรได้โดยมีทั้งหมด 8 สี คือ.. [BLACK], [BLUE], [CYAN], [GREEN], [MAGENTA], [RED], [WHITE], [YELLOW] [COLOR 1-56] ใช้ [COLOR ตำมด้วยเลขสี] เพื่อแสดงสีตัวอักษรที่หลำกหลำย ถึง 56 สีเช่น [COLOR 38] ได้สีอะไรลองเล่นดูเอง :-) [Green]#,##0;[Red]-#,##0 NUMBER;NEGATIVE จ ำนวนเต็มจะเป็นตัวอักษรสีเขียว และ ค่ำติดลบจะมี - น ำหน้ำและมีสีแดง @ สถำนะประเภทข้อควำม เช่น เมื่อเรำใส่รูปแบบ ( @ ) ภำยใต้สูตร =BAHTTEXT(50) ผลลัพธ์ที่ได้ จะปรำกฏเป็น ( ห้ำสิบบำทถ้วน ) [green]000;[red]-(000);-;---@--- ตัวอย่ำง กำรก ำหนดผลลัพธ์ที่ต่ำงกันเมื่อพิมพ์ ตัวเลข;ค่ำติดลบ;ค่ำศูนย์;ข้อควำม 000-000-0000 เบอร์โทรศัพท์มือถือ เช่น 089-987-8999 ;;; ไม่ใส่ค่ำใดๆ ที่สถำนะ NUMBER;NEGATIVE;ZERO เสมือนค ำสั่งในกำรซ่อนตัวเลขไม่ให้มองเห็น 0.0,, “M” ย่อกำรแสดงผลค่ำตัวเลขหลักล้ำน จำกเดิมที่เป็นเลข 12345678ให้เป็น 12.3 M *_0 ______________5 มีขีดเส้นน ำหน้ำ

7 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตัวอย่างรูปแบบการแสดงผล format cell ของวันที่และเวลา dd วันแบบตัวเลขย่อ 01 05 ddd วันแบบข้อควำมย่อ Mon Fri dddd วันแบบเต็ม Monday Friday mm เดือนที่เป็นตัวเลข 02 04 mmm ชื่อเดือนแบบย่อ Feb April mmmm ชื่อเดือนแบบเต็ม February June yy ปีที่เป็นตัวเลข 20 yyyy ปีที่เป็นตัวเลข 2020 dddd dd mmmm yyyy Monday 8 April 2020 [$-,107]dd/mm/yyyy แสดงเป็นปี พ.ศ. 01/01/2565 hh:mm:ss 10:15:15 [hh]:mm:ss 30:15:15 *สำมำรถใส่ค่ำเกิน 24ชม.ได้ [mm] รวมตัวเลขนำที โดยไม่แสดงค่ำชั่วโมง เช่น 2:30จะแสดงเป็น 150 นำทีแทน ** เราสามารถใช้สูตรฟังก์ชั่นแทนการคลิกขวา Format cells ได้ด้วย โดยใช้ฟังก์ชั่น =TEXT(VALUE,FORMAT_TEXT) เช่น...

8 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com FLASH FILL การเติมข้อมูลด่วน Flash Fill เป็นคำสั่งที่ใช้สำหรับ รวมข้อมูลระหว่างเซลล์, ต่อชื่อนามสกุล, ตัดช่วง, ต่อ ช่วงเซลล์, แทรกกลาง หรือ การจัดรูปแบบของตัวเลข วันที่ และอื่นๆอีกมากมาย ให้อยู่ ในรูปแบบที่ต้องการ โดยที่เราไม่จำเป็นต้องแก้ไขใหม่ทั้งหมด หรือไม่จำเป็นต้องใช้ ฟังก์ชั่นใดๆมาช่วยทั้งสิ้น คำสั่ง Flash Fill สามารถหาได้เมนู Data > Flash Fill (ไอคอน) * คำสั่ง Flash Fill เป็นคำสั่งใหม่บน Microsoft Excel 2013 ขึ้นไป ตัวอย่างวิธีการใช้คำสั่ง FLASH FILL 1. พิมพ์ Emily ลงในช่อง C2 เพื่อกำหนดค่าเริ่มต้นที่ต้องการ ว่าจะรวม หรือจะตัด หรือแยก หรือแทรกสัญลักษณ์ใดๆ 2. เลือกช่วง C2:C7 เพื่อคลุมพื้นที่ที่จะจัดการ 3. กด Ctrl+E หรือ กดคำสั่งที่เมนูบาร์แท๊บ Data > Flash Fill ตัวอย่าง FLASH FILL แบบเชื่อมต่อ และแทรกสัญลักษณ์

9 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com

10 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com เครื่องมือ Quick Analysis เมื่อเลือกช่วงข้อมูลใดๆ Quick analysis สามารถช่วยสรุปข้อมูลด่วน เป็นกราฟหรือชาร์ท หรือ คำนวณ ที่เหมาะสมและรวดเร็วต่อการวิเคราะห์ซึ่งเครื่องมือทั้งหมดนี้มีอยู่ในแท๊บ เมนูบาร์หลัก ด้านบนอยู่แล้ว เพียงแต่นำมาออกแบบให้เลือกใช้ได้ง่ายและรวดเร็ว มีเมนูต่างๆ ได้แก่ Formatting / Charts / Totals / Tables / Sparklines • สามารถสร้าง mini charts เพื่อสร้างแผนภูมิสรุปขนาดเล็กได้ • มีคำสั่งคำนวณข้อมูลที่น่าสนใจ เช่นค่าตัวเลขสะสม ค่า%เฉลี่ย อัตโนมัติได้ การกำหนดค่า Fix Cell Reference ด้วยเครื่องหมาย $ การอ้างอิงตำแหน่งเซลล์ ร่วมกับการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ โดยทั่วไปการเลือกตำแหน่งเซลล์จะ เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกสูตรไปยังเซลล์อื่น ในทางกลับกันการอ้างอิงเซลล์แบบ Absolute นั้น ตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิงจะคงที่ไม่เปลี่ยนแปลงแม้ว่าจะคัดลอกไปที่ใดก็ตาม แบ่งออกเป็น 3 แบบดังนี้ 1. Relative Referencing อ้างอิงแบบสัมพันธ์ ใช้ในการทำงานทั่วๆไป เช่น A1:A5 2. Absolute Referencing อ้างอิงแบบสัมบูรณ์ หรือที่เรียกว่าการล๊อคเซลล์โดยการ อ้างอิงนี้ ตำแหน่งเซลล์ที่อ้างอิงจะไม่เปลี่ยนแปลงเมื่อมีการคัดลอกคำสั่ง โดยเราสามารถที่ จะล็อกตำแหน่งของแถวหรือคอลัมน์หรือทั้งคู่ได้ โดยการเพิ่มเครื่องหมาย $ ที่ตำแหน่ง บรรทัดและคอลัมน์หรือใช้คีย์ลัด กด F4 เช่น $A$1:$A$5 3. Mixed Referencing อ้างอิงแบบผสม มักใช้ร่วมกับการคำนวณแบบเฉพาะทาง เช่น $A1:$A5 หมายความว่า ล๊อคไม่เปลี่ยนแปลงที่คอลัมน์A แต่แถวที่ 1 กับ 5 สามารถขยับ เปลี่ยนแปลงค่าได้

11 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com สูตรฟังก์ชั่งพื้นฐานที่น่าสนใจ ชื่อฟังก์ชั่น รูปแบบของฟังก์ชั่น ผลลัพธ์การนำไปใช้ SUM SUM(A1,A4,A5) สำหรับการหาผลรวมของกลุ่มตัวเลข AVERAGE AVERAGE(B1:B4) หาค่าเฉลี่ยโดยการเอาข้อมูลทุกตัวมาบวกกันและ หารด้วยจำนวนทั้งหมดที่มี COUNT COUNT(A1:A10) นับจำนวน ใช้กับข้อมูลชนิดตัวเลขเท่านั้น COUNTA COUNTA(A1:A10) นับจำนวน ใช้กับข้อมูลทุกชนิดที่ไม่ใช่ค่าว่าง COUNTBLANK COUNTBLANK(A1:A10) นับจำนวน ใช้กับการนับช่องเซลล์ที่ว่างเท่านั้น MAX MAX(A1:A10) หาค่ามากที่สุดในช่วงกลุ่มข้อมูล มาแสดง LARGE LARGE(A1:A10,K) หาค่ามากที่สุดในช่วงกลุ่มข้อมูล มาแสดง โดย สามารถใส่ค่า K ได้ว่าจะหาอันดับที่เท่าไหร่ MIN MIN(A1:A10) หาค่าน้อยที่สุดในช่วงกลุ่มข้อมูล มาแสดง SMALL SMALL(A1:A10,K) หาค่าน้อยที่สุดในช่วงกลุ่มข้อมูล มาแสดง โดย สามารถใส่ค่า K ได้ว่าจะหาอันดับที่เท่าไหร่ TODAY TODAY() แสดงค่าวัน/เดือน/ปี ปัจจุบันออกมา โดยค่านี้จะ เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ ตามวันของ Windows BAHTTEXT BAHTTEXT(300) แปลงตัวเลขเป็นข้อความค่าเงินบาท ถ้วน CONCATENATE CONCATENATE(“A”,”B”) เชื่อมข้อความที่มาจากหลายเซลล์เข้าด้วยกัน CONCAT CONCATENATE(A1:A5) เชื่อมข้อความที่มาจากหลายเซลล์เข้าด้วยกัน สามารถเลือกเป็นช่วงเซลล์ได้ V.2019+ TEXTJOIN TEXTJOIN(“ “,1,A1:A5) เชื่อมข้อความที่มาจากหลายเซลล์เข้าด้วยกัน สามารถเลือกเป็นช่วงเซลล์ได้กำหนดตัวคั่นกลาง ได้ V.2019+ UPPER LOWER PROPER Ex. HELLO TEST BABY Ex. Hello test baby EX. Hello Test Baby แปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด แปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด แปลงข้อความเป็นตัวพิมพ์ใหญ่สลับเล็ก * โปรดจำไว้ว่าโครงสร้าง Syntax ของสูตรใดๆที่มีสัญลักษณ์[ ] ครอบไว้ หมายความว่า อะกิวเมนต์นี้ ไม่จำเป็นต้องใส่ก็ได้ ถือเป็นค่า Default หรือเป็นทางเลือก Optional

12 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การจัดรูปแบบเป็นตาราง Format As Table Format As Table เป็นเครื่องมือที่ออกแบบมาใช้กับการทำงานกับข้อมูลในลักษณะ Database โดยเฉพาะ เป็นเครื่องมือที่รวบรวมคำสั่งและความสามารถหลายๆ อย่างเอาไว้ มากมาย เช่น การขยายขอบเขตข้อมูลอัตโนมัติ (Dynamic Range), การใส่สูตรอัตโนมัติ, การ Filter & Sort, การใส่รูปแบบสีสลับแถวเพื่อให้สังเกตข้อมูลที่อยู่บรรทัดเดียวกันง่ายขึ้น, การสรุป ข้อมูลแบบอัตโนมัติ เป็นต้น • การแปลงช่วงข้อมูลให้เป็น ชุดตาราง Table สามารถทำได้โดยไปที่แท๊บ Home > คลิก เลือกรายการดีไซน์สีสันแบบใดก็ได้ > คลิก OK ( My Table has headers ) • เมื่อข้อมูลเป็น Table แล้วสูตรการคำนวณ จะแสดงผลเปลี่ยนไปเช่นจากเดิม เช่นจากเดิม =SUM(F4:F24) เปลี่ยนเป็น =sum(Table1[ราคา]) ซึ่งจะมีผลในการทำงานแบบ Dynamic Range ด้วย • เมื่อข้อมูลของเราเป็น Table แล้วจะเห็นว่ามี แท๊บ Design เพิ่มขึ้นมา พร้อมกันตั้งชื่อชุด ตาราง เราว่า Table1, Table2 เรียงไปเรื่อยๆ และสามารถพิมพ์ตั้งชื่อเองได้ด้วย • สามารถคลิกเลือก Total Row เพื่อสรุปข้อมูลอัตโนมัติที่แถวด้านล่างสุดได้ พร้อมกับ เปลี่ยนหรือเพิ่มตัวเลือกสูตรอื่นๆได้ด้วย ซึ่งสูตรนี้จะมีผลกับ การ Filter ด้วย • ที่กลุ่ม Table Styles ด้านขวาสุดสามารถเลือกเปลี่ยนชุดรูปแบบสี หรือเปลี่ยนกลับเป็นค่า เริ่มต้นได้โดย การเลือกไปที่ชุดสีบนสุดซ้ายสุด ของหน้าต่างเมนู

13 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com • สามารถใช้คำสั่ง Insert Slicer ที่เป้นการแสดงผล ตัวกรองข้อมูลรูปแบบใหม่ ซึ่งจะ คล้ายๆกับ Filter แต่คำสั่งนี้จะใช้ได้นั้นต้องเป็น Excel v.2013 ขึ้นไปเท่านั้น • สามารถแปลงคืนกลับมาเป็น ช่วงข้อมูลธรรมดา โดยการกด Convert to Range การจัดรูปแบบอย่างมีเงื่อนไข Conditional Formatting Conditional Formatting เป็นเครื่องมือสำหรับ จัดรูปแบบเช่น ใส่สีข้อความ สีช่องเซลล์ ตัวหนาเอียง เส้นขอบ ปรากฏสัญลักษณ์ไอคอน มีแถบสี ต่างๆ โดยมีเงื่อนไขที่เราตั้งขึ้นมาควบคุม เช่นเมื่อตัวเลขต่ำกว่าที่กำหนด เมื่อมีค่าซ้ำ เมื่อครบกำหนดวันเวลาที่ตั้งไว้ เป็นต้น NOTE:: เมื่อต้องใช้เครื่องมือในการสรุปขั้นสูงเช่น เครื่องมือ Relationship - Data Model, Power Query Editor, Power Pivot, Power BI ฯลฯ จำเป็นต้องแปลงข้อมูลใน excel ให้อยู่ใน รูปแบบ Format as Table จึงจะสามารถนำไปใช้งานได้ ➢ ตั้งค่าเงื่อนไขตามเงื่อนไขที่กำหนด เช่น หาค่าซ้ำ ค่าตรงกัน ค่ามากกว่า น้อยกว่า ➢ แสดงข้อมูลรูปแบบให้ตัวเลข เป็นการกำหนดค่าอันดับสูงสุด หรือต่ำสุด ➢ ใส่แถบสีคล้าย Bar chart ลงในช่องเซลล์ ให้เห็นค่าตัวเลขที่มาก/น้อย ➢ กำหนดค่ามากน้อย โดยการแสดงสีที่ไล่ระดับ อ่อนไปหาเข้ม ➢ แสดงสัญลักษณ์ไอคอน ต่างๆ ตามค่าตัวเลขมากน้อย ที่กำหนด ➢ New Rule: เขียนกฎเกณฑ์ อื่นๆเพิ่มเติมเพื่อจัดรูปแบบ สามารถใส่ฟังก์ชั่นลงไปได้ ➢ Clear Rules: ล้างกฎเกณฑ์ จากช่วงที่ได้เลือกไว้ออก ➢ Manage Rules: สร้าง แก้ไขปรับแต่ง ลบ กฎเกณฑ์เงื่อนไขที่เคยสร้างไว้แล้ว

14 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตัวอย่างผลลัพธ์ที่ได้จาก Conditional Formatting ขั้นตอนการไฮไลด์ทั้งแถวที่กำหนดเงื่อนไขด้วย Conditional Formatting จากภาพตัวอย่าง เราต้องการให้ ทั้งแถวที่ถูกเลือกไฮไลท์เป็นสีเหลืองโดย มีเงื่อนไขคือข้อความใน department ต้องตรงกันกับคำในช่องเซลล์ F1 ในที่นี้คือคำว่า Finance ให้ทำขั้นตอนดังนี้ 1. คลิกเลือกเซลล์ C4 แล้วไปที่ Home > data Validation > New Rules > Use a formula to determine which cells to format ตามภาพ 2. ที่ช่อง Format values where this formula is true: พิมพ์เงื่อนไข logic ว่า =$C4=$F$1 หมายถึงเช็คว่าคำในช่องทั้งสองช่องตรงกับคำเดียวกันหรือไม่ 3. ใส่ Format ตามต้องการ ในที่นี้คือแถบสีเหลือง กด OK 4. ไปที่ data Validation > Manage Rules 5. ตามภาพด้านล่าง จะเห็นกฎที่เราสร้างขึ้น ให้ไปที่ช่อง Applies to ทำการขยายพื้นที่การแสดงผล เงื่อนไขโดยใส่เซลล์ให้คลุมพื้นที่ข้อมูลทั้งหมดในงาน ในที่นี้คือ =$A$4:$F$12 กด OK

15 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตั้งค่าการส่ังพมิพด ์ ้วย Print Area, Break, Print Titles 1.ก ำหนดช่วงกำรสั่งพิมพ์ด้วย Print Area โดยกำรลำกเมำส์คลุม พื้นที่ที่ต้องกำร เลือกค ำสั่ง Set Print Area (สำมำรถเลือกเพิ่ม หน้ำอื่นได้โดยกำรเลือกค ำสั่ง Add to Print Area) 2. ถ้ำมีส่วนเกินจำกหนึ่งหน้ำกระดำษ หรือต้องกำรพิมพ์ในหน้ำเดียว ให้ไปที่มุมมอง Page Break Preview แล้วเลื่อนแถบเส้นประ สีฟ้ำ ไปทำงขวำ โดยค ำสั่งนี้จะท ำให้เมื่อสั่งพิมพ์ข้อมูลโดยรวมจะมีขนำดตัวอักษรที่เล็กลง ไปเป็นค่ำ % ซึ่งสำมำรถปรับลดหรือเพิ่มได้ อีกวิธีหนึ่งที่ก ำหนด ให้พิมพ์ในหน้ำเดียวได้คือ ไปที่แท๊บ File > Print > ที่ตัวเลือก No Scaling ตำมภำพ จะมี ตัวเลือก 2อันที่น่ำสนใจคือ • Fit Sheet on One Page : บีบอัดข้อมูลในชีทนั้นๆ ให้สำมำรถพิมพ์ได้จบใน หน้ำเดียว • Fit All Column on One Page : บีดอัดข้อมูลส่วนเกินในแนวคอลัมน์ด้ำนข้ำง ให้ บีบเข้ำมำจบในหน้ำเดียว แต่ในส่วนแนวแถว จะสำมำรถพิมพ์ล้นไปหน้ำ 2,3,4 ได้ 3. ถ้ำต้องกำรแบ่งเป็นแผนก ละ 1 หน้ำ ให้ใช้ค ำสั่ง Breaks แนะน ำ ให้แบ่งในแนวแถว โดยเอำเมำส์ไปคลิกที่ แถวที่อยู่คนแรกของแผนก ถัดไป เลือกค ำสั่ง Breaks > Insert Page Break จะมีเส้นขีด แนวนอนปรำกฏขึ้นมำ ท ำซ ้ำเรื่อยๆ กับคนแรกของแผนกอื่นๆ เพื่อแบ่งแต่ละแผนกขึ้นหน้ำใหม่เมื่อสั่งพิมพ์ 4. ท ำซ ้ำหัวเรื่องด้วยปุ่ ม Print Titles เมื่อกดเข้ำไปจะปรำกฎอยู่ในแท๊บ Sheet ที่ค ำสั่ง Print titles > Rows to repeat at top: คลิกลงในช่องเซลล์นั้น แล้วไปคลิกที่แถวที่ต้องกำรท ำซ ้ำ (สำมำรถคลิกค้ำงเลือกหลำยแถวได้) เป็นอันเสร็จเรียบร้อย

16 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การใช้Paste Special ถ้าคุณต้องการวางเฉพาะบางมุมมองของข้อมูลคัดลอกเช่นการจัดรูปแบบหรือค่า คุณจะใช้หนึ่งในตัวเลือกการ วางแบบพิเศษ หลังจากที่คุณได้คัดลอกข้อมูล กด Ctrl + Alt + V เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบวางแบบพิเศษ ได้อีกด้วย • แท๊บ Paste สำหรับเลือกออฟชั่น ในการวางข้อมูลให้เป็นรูปแบบต่างๆ เช่น แปลง formula > value, วางข้อมูลแบบไม่เอาเส้นขอบ, วางรูปแบบ data validation เป็นต้น • แท๊บ Opreation สำหรับเลือก นำข้อมูลตัวเลขที่ copy กับตำแหน่งตัวเลขที่วางทับ มาบวก ลบ คูณ หารกัน เพื่อความสะดวกรวดเร็วในการปรับแก้คำนวณข้อมูลจริง • ตัวเลือก Slip Blanks สำหรับใช้เมื่อมีการ copy ข้อมูลมาวางทับ เฉพาะข้อมูลที่เป็นค่าว่างเมื่อ Copy มาทับข้อมูลใหม่นั้นค่าว่างจะไม่ถูกแทนที่ แต่จะแสดงด้วยข้อมูลเดิม • ตัวเลือก Transpose สำหรับ สลับแนวชุดข้อมูล จากแนวนอนเป็นแนวตั้ง หรือจากแนวตั้งเป็น แนวนอน ตามตัวอย่างภาพด้านล่าง

17 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com Defined Names การตั้งชื่อเซลล์ การกำหนดขอบเขตของข้อมูลที่เป็นสูตรเช่น A1:H20 อาจทำให้คุณอ่านได้ยาก แต่ถ้าหากขอบเขตข้อมูลนั้นถูก เปลี่ยนเป็นหัวข้อหรือชื่อขอบเขตข้อมูลแทน จะทำให้คุณอ่านและเรียกใช้งานได้ง่ายขึ้น และวิธีการเปลี่ยนสูตรวุ่นวายซับซ้อน ให้กลายเป็นคำง่ายๆ ก็ทำได้ด้วย Define Name นั้นเอง • สามารถ Define Name ได้หลายวิธีเช่น คลิกที่ช่อง Name Box ด้านซ้าย แล้วพิมพ์ชื่อที่ต้องการ หรือ กด Define Name ที่เมนูด้านบน หรือคลิก Create from selection ในกรณีที่เลือกเป็นช่วงข้อมูลก็ได้ • ข้อดีของการตั้งชื่อเซลล์Define Name 1. จำง่าย เข้าใจง่าย เรียกใช้ได้ง่าย สูตรสั้นลง 2. เมื่อมีการนำไปใช้หลายๆที่ การเปลี่ยนแปลงข้อมูลช่วงที่อ้างอิง ทำได้ได้ดีกว่าและรวดเร็วกว่า 3. ใช้ร่วมกับการทำงาน สูตรหรือเครื่องมืออื่น ๆ ในขั้นสูงได้ เช่นการเรียก Vlookup() ผสม indirect() 4. การทำงานอ้างอิงร่วมกับภาษา VBA ง่ายขึ้น • สามารถเลือกคำสั่ง Name Manager เพื่อ แก้ไขช่วง เปลี่ยนแปลงชื่อ ลบหรือปรับแต่งต่างๆ ได้

18 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ติดตามที่มาที่ไปของเซลล์Formula Auditing เครื่องมือตรวจสอบสูตรที่เราต้องการรู้ที่มา ที่ไป ช่วงที่อ้างถึงได้รวดเร็ว หรือต้องหารหาค่าผิดพลาด Error ที่ปรากฎ ใน Sheet หรือเครื่องมือ Evaluate ที่แสดงผลภายในสูตรคำนวณทีละ Step ช่วยในการตรวจสอบผลคำนวณได้และยังเป็น เครื่องมือที่มีผลกับการสั่งพิมพ์เพื่อบ่งชี้ถึงตำแหน่งของเซลล์ได้ มีเครื่องมือต่างๆดังนี้ • Trace Precedents ใช้ตรวจสอบ เซลล์ที่เลือกนี้ มีที่มาจากอะไร อยู่ที่ไหน โดยจะมีเส้นชี้มาจากกรอบสีฟ้า • Trace Dependents ใช้ตรวจสอบหาว่าเซลล์ที่เลือกอยู่นี้ ถูกอ้างถึงไปใช้คำนวณต่อที่ไหนอีกบ้าง • Remove Arrows ลบ เส้นสีฟ้าที่แสดงทั้งหมด • Show Formulas แสดงผลสูตรคำนวณทั้งหมดใน Sheet นั้นๆ ให้แสดงผลเป็นหน้าตาเหมือนข้อความ Text • Error Checking ใช้เมื่อต้องการตรวจสอบ หาค่า Error ต่างๆที่ปรากฏใน Sheet โดยตำแหน่งของเซลล์จะโดดไปยัง เซลล์ที่มี Error ทีละอันๆ โดยอัตโนมัติ เครื่องมือ Evaluate Formula สำหรับใช้เพื่อประเมินสูตร โดยใช้เมื่อสูตรมีการเขียนซ้อนไว้หลายชั้น เราสามารถกดดูที ละ Step ขั้นตอนภายในการทำงานของผลลัพธ์ทีละขั้นๆเพื่อดูการทำงานหรือหาค่า Error ภายในสูตรนั้นๆได้ ตัวอย่างเครื่องมือ Evaluate Formula

19 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com Protect Sheet & Workbook การ lock cell ห้ามแก้ไขข้อมูล หรือ lock workbook สำหรับห้ามแก้ไขหรือจัดการกับ Sheet มีวิธีต่างๆ ดังนี้ 1. การ Protect Sheet แบบปกติ • เลือกแท๊บ Review > Protect Sheet • เมื่อเลือกแล้วจะมีส่วนให้เรากรอก password สำหรับการปลดล๊อกซึ่งจะใส่หรือไม่ใส่ก็ ได้ และในส่วนที่มีให้ติ๊กเลือก คือการอนุญาตให้แก้ไขอะไรได้บ้าง • กด OK เมื่อผู้ใช้งานทำการแก้ไขข้อมูลเฉพาะ sheet นี้จะไม่สามารถแก้ไขได้และมีการ แจ้งเตือนขึ้นมา 2. การ Protect Workbook • เลือก Review > Protect Workbook จะใส่ password หรือไม่ก็ได้ กด OK • เมื่อเลือกแล้วเราจะไม่สามารถจัดการปรับแต่งจัดการกับการทำงาน Sheet ใดๆ เช่น เปลี่ยน ชื่อ Sheet, ย้ายหรือคัดลอก Sheet, ลบ Sheet หรือ แสดง/ซ่อน Sheet การทำงานนี้จะมี ผลกับทั้งไฟล์งาน 3. การ Protect Sheet แบบแก้ไขได้บางเซลล์ และซ่อนการดูสูตร • เลือกช่วงเซลล์ที่ต้องการให้แก้ไขได้ คลิกขวา > Format Cells… • ที่แท๊บ Protection ติ๊กเลือก locked ออก > คลิก OK • จากนั้น ใช้คำสั่ง Review > Protect Sheet ตามขั้นตอนข้อ 1. เป็นอันเสร็จเรียบร้อย • หากต้องการซ่อนการแสดงผลสูตร ให้เลือกช่วงที่ต้องการแล้วติ๊ก Hidden แทน

20 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การใช้ตารางสรุปผลรวมย่อย (Subtotal) คำสั่ง Data > Subtotal ใช้กับตารางข้อมูลซึ่งจัดเรียงข้อมูล ในลักษณะที่มีการจัดแบ่งกลุ่ม เมื่อใช้คำสั่งนี้ จะ เป็นการสรุปข้อมูลเฉพาะหัวข้อที่ต้องกการ พร้อมกับสร้าง Group สำหรับคลิกเลือก แสดง/ซ่อน รายละเอียดโดย แบ่งย่อยตามแต่ละขั้นๆ ได้ และยังมีตัวช่วยในการแบ่งหน้า ระหว่างกลุ่ม เหมาะสำหรับการสรุป ผลรวม/นับจำนวน และทำการสั่งพิพม์ออกมาเป็นรูปแบบ รายงานแยกแต่ละ หน้าๆ ได้ • At each change in: ตัวเลือกสำหรับการจัดกลุ่ม เหมาะสำหรับ แบ่งประเภทกลุ่ม เช่น Categories, Department, Segment ** กลุ่มที่จะเลือกแบ่งนี้จำเป็นต้องมีการเรียงลำดับ ภายใน กลุ่มให้มีแถวที่ติดกันเท่านั้นถึงจะจัดกลุ่มกันได้** • Use function: สำหรับการเลือกใช้ฟังก์ชั่น การเลือกคำนวณสรุป รวมตามกลุ่มที่แบ่งด้านบน เช่น SUM, COUNT, AVG • Add subtotal to: ใช้ที่เลือกด้านบนนั้น สรุปในคอลัมน์อะไรบ้าง • Replace current subtotal: สำหรับใช้เมื่อมีการใส่ Subtotal ซ้อนทับกันหรือไม่ • Page break between groups: สำหรับ การใส่ตัวแบ่งหน้า Page break ระหว่าง กลุ่มของ Categories โดย เมื่อสั่งพิมพ์จะแยกเป็นหน้าๆตามกลุ่มที่ตั้งไว้ใน [At each change in] • Summary below data: ตัวเลือกว่า จะให้สรุปรวม grand total ที่บรรทัดสุดท้ายของตาราง หรือถ้าไม่คลิก เลือกจะ หมายความตัวสรุปรวมนี้ จะไปอยู่ด้านบนของชุดข้อมูลแทน

21 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ตารางสรุปสาระสำคัญอัตโนมัติ (PivotTable) PivotTable เป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพในการคํานวณ สรุป และวิเคราะห์ข้อมูลตามเงื่อนไขที่ กำหนด ที่ช่วยให้คุณเห็นการเปรียบเทียบ รูปแบบ และแนวโน้มต่างๆ และยังสามารถนำไปสร้าง เป็นแผนภูมิ Pivot Chart และใช้ร่วมกับ Slicer, Timeline เพื่อนำไปสรุปเป็นตาราง Dashboard ได้อย่างสวยงาม PivotTable มีข้อกำหนด-ข้อควรรู้ ต่างๆดังนี้ 1. ข้อมูลที่นำมาสร้าง PivotTable นั้นต้องมีหัวตาราง ที่เรียกว่า Column Header ที่ต้อง เป็นแถวแรกบนสุดแถวเดียวเท่านั้น ห้ามทำการ Merge cell หรือมีค่าว่างๆ ใดๆ ในแถว หัวข้อที่ว่านี้ 2. PivotTable จะไม่ refresh หรืออัพเดตปรับปรุงข้อมูลเอง เมื่อต้องกาแก้ไข อัพเดต ข้อมูลจำเป็นต้อง กดคำสั่ง Refresh เสมอทุกครั้ง 3. ข้อมูลที่เลือกมาสร้าง PivotTable นั้น หากเลือกใช้เป็นช่วงตาราง Format As Table แทนที่จะเป็นช่วงเซลล์ A1:F20 ธรรมดา จะสามารถทำให้ PivotTable ของเรา นำไปใช้ในการทำงานขั้นสูง เช่น ดึงข้อมูลข้าม Pivot หลายๆตัวไปมาได้เช่น การทำ Data Model รวมถึงข้อมูลต้นทางจะถูกจัดเก็บเป็น Dynamic Range ด้วย (ช่วงเซลล์ ขยับอัตโนมัติ) สามารถสรุปข้อมูล จำนวนแถวหลักพันหลัก หมื่น ให้เป็น ค่าสรุป ได้อย่างง่ายดายและ รวดเร็วโดยใช้เวลาไม่ถึง 1 นาที

22 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com PivotTable (เพิ่มเติม): การใส่ Calculated Field เราสามารถ สร้างการ ฟิลด์ที่โยนเข้ามา สรุปเพิ่มเองได้โดย สามารถเขียนการคำนวณ หรือเอาฟิลด์อื่นๆมาคำนวณ และสร้างเป็น ฟิลด์ ใหม่ได้ โดยที่ไม่ได้ยุ่งเกี่ยวกับ ข้อมูลต้นทาง คำสั่งทำได้โดยไปที่ แท๊บ Analyze > fields, Items, & Sets > Calculated Field… ตั้งชื่อฟิลด์ในช่อง Name ใส่การคำนวณ ใดๆที่ต้องการลงในช่อง Formula โดยเราสามารถ เอา ฟิลด์อื่นๆเข้ามาร่วมคำนวณได้ดังภาพตัวอย่าง กด Add ด้านขวาบน แล้วกด OK ข้อมูลที่ได้จะ ปรากฎในรายงาน PivotTable ทันที PivotTable (เพิ่มเติม): แถบเครื่องมือที่น่าสนใจ เมื่อคลิกขวาที่ข้อมูลในกลุ่ม Values เรา สามารถเลือกแท๊บ Summarize Values By เพื่อเปลี่ยนค่าที่ต้องการสรุปเป็น SUM, COUNT, AVERAGE และอื่นๆ ได้ เมื่อคลิกขวาที่ข้อมูลในกลุ่ม Values เรา สามารถเลือกแท๊บ Show Value As เพื่อ เปลี่ยนรูปแบบข้อมูลสรุปให้แสดงผลเป็น ค่า%, ค่าสะสม, เปรียบเทียบ และอื่นๆ ได้ เมื่อคลิกขวาที่ข้อมูลในกลุ่ม Rows เรา สามารถเลือกคำสั่ง Group เพื่อจัดกลุ่มข้อมูล ได้ไม่ว่าจะเป็น กลุ่มข้อความ กลุ่มตัวเลข หรือกลุ่มวันที่

23 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com PivotTable (เพิ่มเติม) : การสร้างการเชื่อมโยงในรายงาน (Report Connection) ให้กับตัวกรอง Slicer และ Timeline ให้กับ Pivot Chart หลายๆอัน เพื่อ จัดรูปแบบรายงานในลักษณะ Dashboard เมื่อเราสร้าง PivotTable เพื่อนำไปสร้าง Pivot Chart แล้วนั้น เราสามารถเอาตัวกรอง ขึ้นมาควบคุมได้สองตัวที่มีชื่อว่า Slicer และ Timeline โดยเมื่อสร้าง ขึ้นมาแล้ว เมื่อเรากดกรอง ข้อมูล Pivot Chart จะถูกปรับเปลี่ยนการแสดงผลตามค่ากลุ่มข้อมูลนั้น โดยปกติแล้ว ตัวกรอง ที่ สร้างขึ้นนี้จะส่งผลกับ Pivot Chart ตัวที่เราเลือกตัวเดียวเท่านั้น หากต้องการให้การกรองนี้ส่งผล ไปยัง Pivot Chart ตัวอื่นๆมีขั้นตอนดังนี้ 1. เลือก Slicer ที่ต้องการเชื่อมโยง (ในภาพคือ Gender) ไปที่แท๊บ Slicer ที่ได้สร้างขึ้นมาแล้ว คลิกเลือก Report Connections จะปรากฏกล่องเครื่องมือ ตามภาพด้านล่างขวา 2. คลิก Checkbox ให้กับ PivotChart ที่ต้องการเชื่อมโยง ในภาพคือ (กราฟคอมโบ กราฟ วงกลม และกราฟเส้น) กด OK เป็นอันเสร็จ

24 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การติดตั้งส่วนเสริม Add-ins =BathOnly() • ทำการเชื่อมโยงกับไฟล์ ThaiFunction.xla ที่แจกให้ในคลาส หรือหาดาวน์โหลด ใน อินเตอร์เน็ตเพื่อเปิดใช้งาน ฟังก์ชั่นพิเศษที่โดยปกติแล้ว excel ไม่มีสูตรเหล่านี้ • ให้ไปที่เมนูบาร์File > Options > Add-ins คลิก GO ตามภาพ • กด Browse.. เพื่อเข้าไปหาไฟล์ ThaiFunction.xla ที่บอกไว้ตอนแรก เมื่อเลือกไฟล์แล้วจะ มีตัวเลือก “รวมฟังก์ชั่นแบบไทย” ปรากฏขึ้นมาดังภาพ • ทดลองใช้สูตร BahtOnly(), Money(), ReadTex() และสูตรอื่นๆ ได้เลย • ถ้ายังใช้ไม่ได้ ให้ลองปิดโปรแกรม Excel แล้วเปิดใหม่ หรือลอง Browse.. เชื่อมต่อไฟล์ ด้วยขั้นตอนเดิมอีกครั้งหนึ่ง • สูตรพิเศษเหล่านี้จะผูกกับไฟล์ที่เราใช้ในเครื่องคอมพิวเตอร์เราเครื่องเดียวเท่านั้น หาก ต้องการส่งต่อไฟล์นี้ไปยังคอมพิวเตอร์เครื่องอื่นให้ใช้สูตรนี้ได้ จะต้องส่งไฟล์ ThaiFunction.xla ไปเชื่อมต่อกับคอมพิวเตอร์เครื่องนั้นๆด้วย • ท่านสามารถจัดการ การผูกเชื่อมต่อกับไฟล์ ThaiFunction.xla ในกรณีที่ไฟล์มีการเปลี่ยน ชื่อ หรือไฟล์มีการย้ายที่ หรือเปลี่ยนคอมพิวเตอร์สามารถเข้าไป แก้ไขการเชื่อมต่อได้โดย ไปที่เมนูบาร์แท๊บ Data > กลุ่ม Connenctions > Edit Links

25 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ความเข้าใจเรื่อง ARRAY Array คืออะไร? Array คือการเขียนสูตรคำนวณของ Excel ขั้นสูง ที่สามารถ มองการ คำนวณสูตร ให้ทำงานเป็น “ชุดข้อมูล” (Data Set) ที่ ทำงานประมวลผลคำสั่ง หลายๆตัวพร้อม กันได้โดยรูปแบบ Array จะมีสัญลักษณ์ { } ครอบไว้ เช่น • การเขียนสูตรปกติ =IF(A1>10,”yes”,”No”) • การเขียนสูตรแบบ Array {=IF(A1:A10>10,”yes”,”No”)} การให้ผลของการคำนวณแบบ Array ทำงาน โดยทั่วไปเมื่อพิมพ์สูตรแล้วนั้น จะต้องกดปุ่ม Ctrl+Shift+Enter เพื่อให้คำสั่งทำงาน (***แต่ถ้าเป็นเวอร์ชั่น Microsoft365 สามารถกด Enter ปกติได้เลย และไม่จำเป็นต้องมี{ } ครอบไว้แล้ว***) ข้อดีหลักๆ ของ Array มีดังนี้ • เขียนการคำนวณสูตรได้สั้นลง ลดขั้นตอนการพิมพ์สูตร • เกิดการประมวลผลในรูปแบบใหม่ ที่สูตรทั่วไปทำได้ยุ่งยาก-หลายขั้นตอน หรือทำไม่ได้เลย ต้องใช้ Array ทำงานเท่านั้น • สร้างช่วงเซลล์(Range) จำลองขึ้นมาได้ เช่นสำหรับการใช้สูตร VLOOKUP ปกติต้องอ้างอิง ไปที่ ตาราง table_array แต่ถ้าใช้ Array สามารถพิมพ์ข้อมูลรูปแบบ Array เข้าไปได้เลย ตามภาพตัวอย่าง... **สูตรฟังก์ชั่นปกติบางตัวจะมีการประมวลผลเป็นรูปแบบ Array อยู่แล้วเช่น สูตร SUMPRODUCT, LARGE, SMALL, VLOOKUP ฯลฯ ตัวอย่างสูตรที่เขียนแบบ ARRAY ที่ใช้ในบทเรียนนี้มีสูตรดังนี้... 1. การรวมยอดเงินสูงสุด3อันดับแรก =SUM(LARGE(A1:A3,{1,2,3})) 2. การนับจำนวนตัวอักษรเฉพาะชื่อคนที่ยาวที่สุด {=MAX(LEN(A1:A3))} 3. การคืนค่า VLOOKUP แบบหลายค่า =VLOOKUP(A5:A1:D20,{2,3,4}) 4. การหาค่า VLOOKUP แบบ Multiple Match (คืนค่าหลายค่า) 5. การใช้สูตร VLOOKUP+CHOOSE เพื่อสืบค้นข้อมูล จากขวามาซ้าย เป็นต้น

26 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่นในกลุ่ม LOGICAL ฟังก์ชั่นทางตรรกะ (LOGICAL) มีสูตรต่างๆที่น่าสนใจดังนี้.. =AND ตรวจสอบหลายเงื่อนไข และส่งกลับค่า TRUE ถ้าอาร์กิวเมนต์ทั้งหมด เป็น TRUE =OR ตรวจสอบหลายเงื่อนไข และส่งกลับค่า TRUE ถ้ามีอาร์กิวเมนต์ตัวใด ตัวหนึ่ง เป็น TRUE =IF ระบุการทดสอบเงื่อนไขที่จะดำเนินการ =IFS ตรวจสอบว่าตรงตามเงื่อนไขตั้งแต่หนึ่งข้อขึ้นไป และส่งค่าที่สอดคล้อง กับเงื่อนไขที่เป็น TRUE เงื่อนไขแรก =IFERROR ส่งกลับค่าที่คุณระบุถ้าสูตรประเมินเป็นข้อผิดพลาด ERROR ใดๆ มิฉะนั้นให้ส่งกลับผลลัพธ์ของสูตร =SWITCH ประเมินเงื่อนไขตามรายการของค่า และส่งกลับผลลัพธ์ที่จับคู่กับค่าที่ ตรงกันค่าแรก ถ้าไม่ตรงกัน อาจส่งกลับค่าเริ่มต้นที่เป็นตัวเลือก การใช้งานฟังก์ชั่น IF เลือกใช้ฟังก์ชั่น IF สำหรับการทำงานที่มีการกำหนดเงื่อนไขเป็นทางเลือก ถ้าเงื่อนไขเป็น จริงให้ทำงานแบบหนึ่ง ถ้าเป็นเท็จให้ทำงานอีกแบบหนึ่งเช่น.. Syntax: =IF(LOGICAL_TEXT,VALUE_IF_TRUE,VALUE_IF_FLASE) =IF(A1=”ชาย”,”สวัสดีครับ”,”สวัสดีค่ะ”) หรือ =IF(A1<=30,A5*110%,A5+10) เป็นต้น การนำ IF แบบนี้มาใช้ในการคำนวณจะใช้เป็นทางเลือกในกรณีต่างๆ เช่นตรวจสอบเงื่อนไข ตั้งกฎเกณฑ์เมื่อถึงตัวเลขมาก-น้อยกว่าที่กำหนด แจ้งเตือนเป็นข้อความ หรือเช็คค่าผิดปกติ บางอย่าง เป็นต้น

27 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การใช้งานฟังก์ชั่น IF ซ้อน IF เลือกใช้ IF ซ้อน IF สำหรับความต้องการให้ค่าผลลัพธ์ที่ต้องการมากกว่า 2 ผลลัพธ์ขึ้นไป เช่น ถ้าอายุไม่เกิน 30 ขึ้นคำว่า Normal, อายุไม่เกิน 40 ขึ้นคำว่า Senior นอกนั้นขึ้น Pro โดย การเขียนสูตรจะมีสูตร IF ซ้อนกันอยู่ใน IF ตัวแรก เช่น Syntax IF1ชั้น: =IF(L,T,F) ::: Syntax IF2ชั้น: =IF(L,T,IF(L,T,F)) Syntax IF3ชั้น: =IF(L,T, IF(L,T,IF(L,T,F)) *ไปเรื่อยๆ เช่น IF(A1<=30,”Normal”,IF(A1<=40,”Senior”,”Pro”)) หากต้องการให้ค่าผลลัพธ์ที่ต้องการมากกว่า 2 ผลลัพธ์ขึ้นไป ยังสามารถเลือกใช้สูตรอื่นๆได้อีกเช่น ฟังก์ชั่น IFS:: =IFS(LOGICAL1,TRUE,LOGICAL2,TRUE,LOGICAL3,TRUE) ตัวอย่าง IFS :: =IFS(A1<=30,”Normal”,A1<=40,”Senior”,A1>40,”Pro”) *สูตร IFS จะไม่มีผลที่เป็น FALSE ดังนั้นในบางครั้ง สูตรนี้จะใช้ร่วมกับสูตร IFERROR ด้วย ฟังก์ชั่น SWITCH: =SWITCH(EXPRESSION,VALUE1,RETURN1,VALUE2,RETURN2,…) ตัวอย่าง SWITCH กับข้อความ :: =SWITCH(A1,”ปกติ”,”Normal”,”อาวุโส”,”Senior”,”Pro”) ตัวอย่าง SWITCH กับตัวเลข :: =SWITCH(TRUE,A1<=30,"Normal",A1<=40,"Senior","Pro") ฟังก์ชั่น CHOOSE: =CHOOSE(INDEX_NUM,VALUE1,VALUE2,…) ตัวอย่าง CHOOSE =CHOOSE(ตัวเลขลำดับ,”Normal”,”Senior”,”Pro”) *สูตรนี้ จะแทนค่า ตัวเลขลำดับ โดยถ้าใส่ 1 จะได้ค่า Normal, ถ้าใส่ 2 จะได้ Senior ไปเรื่อยๆ ฟังก์ชั่น VLOOKUP:: เราสามารถใช้สูตร VLOOKUP ในรูปแบบหาค่า TRUE แทนการใช้ IF ซ้อน IF หลายๆ ชั้นได้ เช่นกัน ดูตัวอย่างจากในหน้าการใช้ ฟังก์ชั่น VLOOKUP

28 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การใช้งานฟังก์ชั่น IF หลายเงื่อนไข (IF+AND,OR) เลือกใช้ IF หลายเงื่อนไข สำหรับความต้องการให้มีเกณฑ์ ข้อกำหนดในการได้มาซึ่งผลลัพธ์ ที่ต้องการมากกว่า 2 เงื่อนไขขึ้น ไปโดยจะต้องใช้ร่วมกับสูตรฟังก์ชั่น AND และ OR ฟังก์ชั่น AND:: =AND(LOGICAL1,LOGICAL2,…) ตัวอย่าง: การตรวจสอบ3เงื่อนไข เช่นการเช็คว่าค่าที่ตรวจสอบนั้น เป็นผู้ชาย ที่อายุไม่เกิน30 และ ไม่ได้อยู่แผนกขายใช่หรือไม่? ***ผลลัพธ์ต้องจริงทั้งหมดถึงจะขึ้น TRUE ตัวอย่างตามโจทย์: =AND(A1=”ชาย”,B1<=30,C1<>”ขาย”) ฟังก์ชั่น OR:: =OR(LOGICAL1,LOGICAL2,…) ตัวอย่าง: การตรวจสอบ3เงื่อนไข เช่นหากต้องการเข้าร่วมโปรโมชั่นราคาพิเศษนี้ ต้องเป็นสินค้าที่ เก่าเกิน5ปี หรือเป็นสินค้าที่มีตำหนิใช่หรือไม่ หรือจำนวนสินค้ามีมากกว่า1000ชิ้น ***เป็นจริงอันใด อันหนึ่งก็ขึ้น TRUE ตัวอย่างตามโจทย์: =OR(YEAR(A1)>5,B1=”YES”,C1>1000) ตัวอย่างการนำ IF+AND มาใช้ร่วมกัน ตัวอย่างการนำ IF+AND+OR มาใช้ร่วมกัน

29 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com การใช้งานฟังก์ชั่น =IFERROR สูตรนี้ใช้สำหรับตรวจสอบว่า สูตรปกติที่เขียนไว้ผลลัพธ์สุดท้ายเป็น ERROR ใดๆ ใช่ หรือไม่ ถ้าใช่.. ให้เปลี่ยนค่า Error นั้นเป็นอย่างอื่นเช่น เป็นข้อความว่า ผิดพลาดแทน หรือขึ้นเลข 0 หรือค่าว่าง หรือสูตรอื่นๆตามต้องการ Syntax = IFERROR(VALUE,VALUE_IF_ERROR) ตัวอย่าง: ต้องการซ่อนสูตรที่รันผิดพลาดเพราะได้ผลลัพธ์เป็น #DIV/0 ให้เป็นค่าอื่นแทน เช่น =IFEROR(SUM(A1,A2,A3),”โปรดตรวจสอบ”) เป็นต้น ฟังก์ชั่นในกลุ่ม INFORMATION ฟังก์ชั่นในการตรวจสอบสถานะของข้อมูล (INFORMATION) มีสูตรต่างๆที่น่าสนใจดังนี้.. =CELL ส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับการจัดรูปแบบ ตำแหน่งที่ตั้ง หรือ เนื้อหาของเซลล์ =INFO ส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมการดำเนินการ ปัจจุบัน =ISBLANK ส่งกลับค่า TRUE ถ้าค่าว่าง =ISERROR ส่งกลับค่า TRUE ถ้าค่าเป็นค่าความผิดพลาดใดๆ =ISNUMBER ส่งกลับค่า TRUE ถ้าค่าเป็นตัวเลข =ISTEXT ส่งกลับค่า TRUE ถ้าค่าเป็นข้อความ =ISอื่นๆ สูตรในกลุ่ม IS มักใช้ร่วมกับการฟังก์ชั่นตรวจสอบเงื่อนไข เช่น =IF(ISBLANK(A1),”ค่าว่าง”,”ค่าปกติ”) หรือ =IF(ISNUMBER(A1),A1+100,A1&A2)

30 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่นในกลุ่ม Math & Trig ฟังก์ชั่นทางคณิตศาสตร์และตรีโกณมิติ(Math & Trig) มีสูตรในคำนวณตัวเลขต่างๆ มากมายที่ไม่ค่อยได้ใช้ในการทำงานจริงเท่าไหร่นักเช่น การหาระยะมุม SIN COS TAN การหา ค่าครม.-หรม. ค่า PI และอื่นๆ โดยจะคัดเลือกสูตรที่น่าสนใจมาให้เรียนรู้กัน ดังนี้.. =SUMIF, COUNTIF, AVERAGEIF, MAXIF, MINIF ส่งกลับผลรวม,นับจำนวน,ค่าเฉลี่ย,ค่ามาก,ค่าน้อย แบบมี เงื่อนไขกำหนด =SUMIFS, COUNTIFS, … ส่งกลับผลรวม,นับจำนวน,ค่าเฉลี่ย,ค่ามาก,ค่าน้อย แบบมี เงื่อนไขกำหนด มากกว่า1เงื่อนไข =SUMPRODUCT หาผลรวมของค่าที่คูณกันในแต่ละแถว =RANDBETWEEN สุ่มตัวเลขขึ้นมาระหว่างค่า X ถึงค่า Y =INT ปัดทศนิยมทิ้งทั้งหมด ทำตัวเลขให้เป็นจำนวนเต็ม =TRUNC ปัดเศษทิ้งตามที่ต้องการ โดยกำหนดตำแหน่งทศนิยมได้ =CEILING, FLOOR ปัดเศษขึ้นหรือลง ตามตัวเลขที่กำหนดได้ =ROUND ปัดเศษขึ้นหรือลง โดยกำหนดค่าตำแหน่งทศนิยมว่า ถ้าค่าที ปัดนั้นเป็นเลข 0-4 จะปัดลง,เลข 5-9 จะปัดขึ้น =ROUNDUP, ROUNDDOWN บังคับปัดเศษขึ้นหรือลง โดยกำหนดค่าตำแหน่งทศนิยม =MOD ใส่ตัวเลข ตัวหารใดๆ เพื่อตัดค่าตัวหารที่ลงตัวนั้นออก แล้ว เหลือค่าเศษที่ปัดไม่ลงตัว คืนกลับมาแสดง =SUBTOTAL ส่งกลับผลรวมย่อยในรายการหรือฐานข้อมูล โดยกำหนดสูตร ย่อยได้ โดยจะส่งผลกับการกรองด้วย Filter ด้วย =AGGREGATE เหมือน SUBTOTAL แต่สามารถกำหนดตัวเลือกในการละเว้นแถวที่ ซ่อนอยู่หรือค่าความผิดพลาด หรือละเงื่อนไขอื่นๆได้

31 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น SUMIF หาผลรวมแบบมี1 เงื่อนไข Syntax :: =SUMIF(RANGE,CRITERIA,SUM_RANGE) RANGE หมายถึง ช่วงเซลล์ที่มีเงื่อนไขที่ระบุใน CRITERIA CRITERIA หมายถึง เงื่อนไขที่ระบุ ในที่นี้คือคำว่า ลั้ลลา SUM_RANGE หมายถึง ช่วงเซลล์ที่เป็นตัวเลขที่เราต้องการจะเอามาบวกกัน ตัวอย่าง SUMIF ในการรวมจำนวน Amount ของ ลั้ลลา ฟังก์ชั่นอื่นๆในกลุ่มนี้ก็จะมีการโครงสร้างสูตรที่คล้ายๆกัน โดยหาค่าผลลัพธ์แตกต่างกันไป เช่น.. ฟังก์ชั่น COUNTIF:: =COUNTIF(RANGE,CRITERIA) ฟังก์ชั่น AVERAGEIF:: =COUNTIF(RANGE,CRITERIA,AVERAGE_RANGE) ฟังก์ชั่น SUMIFS:: =SUMIFS(SUM_RANGE,RANGE1,CRITERIA1,RANGE2,CRITERIA2) ฟังก์ชั่น COUNTIFS:: =COUNTIF(RANGE1,CRITERIA1,RANGE2,CRITERIA2) เป็นต้น ฟังก์ชั่นกลุ่มนี้สามารถใช้สัญลักษณ์ Wildcard ที่เป็นตัว ? และ * เข้ามาใช้งานได้ด้วยเช่น.. - นับจำนวนค่าคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วย ส:: =COUNTIF(A1:A10,”ส*”) - หาค่าคนที่ ส อยู่ในพยัญชนะตำแหน่งที่4โดยทั้งคำมี5ตัวอักษร:: =COUNTIF(A1:A10,”???ส?”) ฟังก์ชั่นในกลุ่มนี้หากต้องการหาค่าที่เป็นเงื่อนไขมากกว่า น้อยกว่าสามารถใส่แบบนี้ - รวมเงินเดือนคนที่อายุไม่เกิน30:: =SUMIF(A1:A10,”<=30”,C1:C10) - นับจำนวนคนที่อายุระหว่าง20-30:: =COUNTIFS(A1:A10,”>=20”,A1:A10”<=30”)

32 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น SUMPRODUCT :: การคำนวณหาผลรวมของค่าของชุดข้อมูลที่จับคู่คูณกันในแต่ละแถว Syntax :: =SUMPRODUCT(ARRAY1,[ARRAY2],[ARRAY3],…) ARRAY หมายถึง ชุดข้อมูลที่ สามารถคำนวณพร้อมๆกันทั้งหมดในชุดนั้น ตัวอย่าง SUMPRODUCT แบบระบุเงื่อนไข เช่น.. หาค่ายอดขายรวมของ เจนจิรา เท่านั้น ฟังก์ชั่น RANDBETWEEN :: สุ่มค่าตัวเลขขึ้นมา 1ตัว โดยกำหนดค่าต่ำสุดและค่าสูงสุดได้ Syntax :: =RANDBETWEEN(BOTTOM,TOP) ตัวอย่าง การสุ่ม เลขใดๆก็ได้ระหว่าง1-100:: =RANDBETWEEN(1,100) ฟังก์ชั่น SUBTOTAL :: ส่งกลับผลรวมย่อยในรายการหรือฐานข้อมูล โดยกำหนดสูตรย่อยได้ โดยจะส่งผลกับการกรองด้วย Filter ด้วย Syntax :: =SUBTOTAL(FUNCTION_NUM,REF1,..) FUNCTION_NUM หมายถึง ให้ระบุตัวเลขของการคำนวณย่อย เช่น 3=COUNT 9=SUM REF1 หมายถึง ช่วงเซลล์ที่ต้องการเอามาคำนวณค่า ฟังก์ชั่น AGGREGATE :: เหมือน SUBTOTAL แต่สามารถกำหนดตัวเลือกเพิ่มเติมได้ Syntax :: =AGGREGATE(FUNCTION_NUM,OPTIONS,ARRAY,[K]) OPTIONS หมายถึง ตัวเลือกที่สามารถกำหนดตัวเลือกในการละเว้นแถวที่ซ่อนอยู่หรือค่าความ ผิดพลาด หรือละเงื่อนไขอื่นๆได้ ARRAY หมายถึง ช่วงชุดข้อมูลที่ต้องการเอามาคำนวณค่า [K] หมายถึง เลขอันดับใดๆ ใช้ร่วมกับฟังก์ชั่นย่อย เช่น LARGE, SMALL

33 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น INT : ปัดทศนิยมทิ้งทั้งหมด ทำตัวเลขให้เป็นจำนวนเต็ม Syntax :: =INT(NUMBER) ตัวอย่าง =INT(129.6257) จะได้เป็น 129 ฟังก์ชั่น TRUNC : ปัดทศนิยมทิ้งทั้งหมด ทำตัวเลขให้เป็นจำนวนเต็ม Syntax :: =TRUNC(NUMBER,[NUM_DIGITS]) NUM_DIGITS หมายถึง ให้ใส่ค่าตำแหน่งทศนิยมที่ต้องการเก็บไว้ ที่เหลือด้านหลังปัดทิ้ง ตัวอย่าง1 =TRUNC(129.6257,2) จะได้เป็น 129.62 ตัวอย่าง2 =TRUNC(129.6257,0) จะได้เป็น 129 ตัวอย่าง3 =TRUNC(129.6257,-1) จะได้เป็น 120 ฟังก์ชั่น ROUND : ปัดเศษขึ้นหรือลง โดยกำหนดค่าตำแหน่งทศนิยมว่า ถ้าตำแหน่งทศนิยม ด้านหลังค่าที่กำหนดนั้นนั้นเป็นเลข 0-4 จะปัดลง,เลข 5-9 จะปัดขึ้น Syntax :: =ROUND(NUMBER,[NUM_DIGITS]) ตัวอย่าง1 =ROUND(129.62572,2) จะได้เป็น 129.63 ตัวอย่าง2 =ROUND(129.62572,4) จะได้เป็น 129.6257 ตัวอย่าง3 =ROUND(129.62572,-1) จะได้เป็น 130 ฟังก์ชั่น ROUNDUP,ROUNDDOWN : ปัดเศษขึ้นหรือลง โดยกำหนดค่าตำแหน่งทศนิยม ว่าแล้วทำงานตามสูตรที่ปัดนั้น Syntax :: =ROUNDUP(NUMBER,[NUM_DIGITS]) ตัวอย่าง1 =ROUNDUP(129.62572,1) จะได้เป็น 129.7 ตัวอย่าง2 =ROUNDDOWN(129.62572,0) จะได้เป็น 129 ตัวอย่าง3 =ROUNDDOWN(129.62572,-1) จะได้เป็น 129.625 ตัวอย่าง4 =ROUNDUP(129.62572,-2) จะได้เป็น 200

34 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น CEILING : ส่งกลับค่าตัวเลขที่ปัดเศษขึ้น ให้เป็นจำนวนเต็มที่ใกล้เคียงที่สุด Syntax :: =CEILING(NUMBER,SIGNIFICANCE] SIGNIFICANCE หมายถึง ตัวเลขค่าที่ต้องการให้ปัดเข้าหา ตัวอย่าง1 =CEILING(129.6257,20) จะได้เป็น 140 ตัวอย่าง2 =CEILING(129.6257,0.25) จะได้เป็น 129.75 ตัวอย่าง3 =CEILING(129.6257,0.01) จะได้เป็น 129.63 ตัวอย่าง4 =CEILING(129.6257,100) จะได้เป็น 200 ฟังก์ชั่น FLOOR : ส่งกลับค่าตัวเลขที่ปัดเศษลง ให้เป็นจำนวนเต็มที่ใกล้เคียงที่สุด Syntax :: =FLOOR(NUMBER,SIGNIFICANCE] SIGNIFICANCE หมายถึง ตัวเลขค่าที่ต้องการให้ปัดเข้าหา ตัวอย่าง1 =FLOOR(129.6257,20) จะได้เป็น 120 ตัวอย่าง2 =FLOOR(129.6257,0.25) จะได้เป็น 129.5 ตัวอย่าง3 =FLOOR(129.6257,0.01) จะได้เป็น 129.62 ตัวอย่าง4 =FLOOR(129.6257,100) จะได้เป็น 100 **สามารถใช้สูตรที่ใหม่กว่านี้ได้คือ =CELING.MATH และ =FLOOR.MATH ได้ ซึ่งสูตรใหม่สอง ตัวนี้จะเหมาะกับการใช้สำหรับค่าตัวเลขที่เป็นค่าติดลบ ฟังก์ชั่น MOD : ใส่ตัวเลขตัวหารใดๆ เพื่อตัดค่าตัวหารที่ลงตัวนั้นออก แล้วเหลือค่าเศษที่ปัดไม่ ลงตัว โดยสูตรนี้จะเน้นไปที่ผลของเศษที่หารไม่ลงตัวนั้น คืนกลับมาแสดง ไม่ได้ปัดขึ้น ไม่ได้ปัดทิ้ง Syntax :: =MOD(NUMBER,DIVISOR] DIVISOR หมายถึง ตัวเลขที่จะเอาไปหาร ตัวอย่าง1 =MOD(129.6257,20) จะได้เป็น 9.6257 ตัวอย่าง2 =MOD(129.6257,0.25) จะได้เป็น 0.1257 ตัวอย่าง3 =MOD(129.6257,5) จะได้เป็น 4.6257

35 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่นในกลุ่ม Lookup & Reference ฟังก์ชั่นในการค้นหาและอ้างอิง (Lookup & Reference) มีสูตรต่างๆที่น่าสนใจดังนี้.. =VLOOKUP ค้นหาในคอลัมน์แรกของอาร์เรย์และคืนค่าย้ายข้ามคอลัมน์ใน แนวตั้งเพื่อส่งกลับค่าลงในเซลล์มีตัวเลือก TRUE,FALSE =XLOOKUP ค้นหาช่วงหรืออาร์เรย์ และส่งกลับรายการที่สอดคล้องกับค่าที่ ตรงกันแรกที่พบ ถ้าไม่มีค่าที่ตรงกัน XLOOKUP สามารถ ส่งกลับค่าที่ตรงกันที่ใกล้เคียงที่สุด (โดยประมาณ) =INDIRECT แปลงค่าในเซลล์ให้กลายเป็นเซลล์ที่อ้างอิงได้ =INDEX คืนค่าในเซลล์จากการระบุเลข แถวและคอลัมน์ =MATCH คืนเลขลำดับตำแหน่ง ของค่าที่หา จากช่วงเซลล์ =CHOOSE เลือกแสดงค่า โดยระบุ ให้ลำดับ 1,2,3 เป็นค่าใดๆ =FORMULATEXT ส่งกลับสูตรที่การอ้างอิงที่ระบุเป็นข้อความ =SORT เรียงลำดับเนื้อหาในช่วงหรืออาร์เรย์ =FILTER กรองช่วงข้อมูลโดยอิงตามเกณฑ์ที่คุณกำหนด =UNIQUE ส่งกลับรายการค่าที่ไม่ซ้ำกับในรายการหรือช่วง =COLUMNS, ROWS คืนค่าเลขตำแหน่งคอลัมน์ หรือแถวที่กระทำอยู่

36 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น VLOOKUP : เปรียบเทียบข้อมูลจับคู่ในตาราง แล้วคืนค่ากลับในแนวตั้ง Syntax:: =VLOOKUP(LOOKUP_VALUE,TABLE_ARRAY,COL_INDEX_NUM,[RANGE_LOOKUP]) อธิบาย : VLOOKUP(ค่าที่ต้องการหา,ตารางข้อมูล,ลับดับคอลัมน์ที่ต้องการคืนค่า,รูปแบบการค้นหา) Range_lookup จะมี2แบบคือ TRUE(1) และ FALSE(0) ลักษณะการทำงานของ VLOOKUP: 1. ค่าที่หาต้องอยู่ด้านซ้ายสุดของช่วงข้อมูล table_array เท่านั้น 2. การหาค่าจะหาได้จากซ้ายไปขวาเท่านั้น* 3. การหาค่าแบบ FALSE เหมาะกับตัวเลขที่ไม่เรียงกัน เรียงไม่ครบ หรือขัอความก็ได้โดย การคืนค่าจะไล่หาจากบนลงล่าง และคืนค่าตัวแรกสุดที่หาเจอ 4. การหาแบบ TRUE ใช้กับตัวเลข หรือข้อความ โดยที่ข้อมูลนั้นต้องเรียงลำดับจาก น้อยไปหามากเท่านั้น เหมาะกับข้อมูล data จำนวนมากๆ (หลายหมื่นรายการ) Note: เราสามารถใช้VLOOKUP+CHOOSE เพื่อหาและดึงข้อมูลจากขวามาซ้ายได้โดยใช้array ร่วมกับสูตร โดยมีโครงสร้างตามนี้ >> VLOOKUP(A1,CHOOSE{1,2},G3:G7,C3:C7),2,0) Note2: เนื่องจากค่าที่หาถ้าเกิดความผิดพลาด คืนค่าเป็น #N/A เราสามารถใช้สูตรต่างๆร่วมกับสูตร VLOOKUP เพื่อซ่อนค่าผิดพลาดนั้นได้เช่นสูตร IF, IFNA, IFERROR เป็นต้น เราสามารถใช้ VLOOKUP แบบ Approximate Match (TRUE) ในการหาค่าใกล้เคียง ซึ่งจะเป็น วิธีที่ ใช้ทดแทนสูตร IFซ้อนIF ได้ตามภาพด้านล่าง

37 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น XLOOKUP : เปรียบเทียบข้อมูลจับคู่ในตาราง แล้วคืนค่ากลับในแนวตั้ง และมี ตัวเลือกในการคืนค่าหลายอย่าง (มีเฉพาะใน Version 2021 ขึ้นไป หรือ Microsoft365) =XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode]) lookup_value คือ ค่าที่ต้องการนำไปเทียบเพื่อสืบค้น, lookup_array คือ ช่วงข้อมูลหรือ array ที่จะค้นหา return_array คือ ช่วงข้อมูลหรือ array ที่จะคืนค่า [if_not_found] คือ ในกรณีที่หาไม่เจอ ที่จากเดิมจะเป็น #N/A เป็น ให้ระบุค่าที่ต้องการได้ [match_mode] คือ รูปแบบการค้นหา 0 คือ การค้นหาแบบพอดี (Exact match) โดยหากไม่พบจะคืนค่า #N/A. (หากไม่ระบุ จะเป็นค่าตั้งต้น) -1 คือ การค้นหาแบบพอดีเป๊ะ (Exact match) โดยหากไม่พบจะคืนค่าเป็นลำดับที่ค่าน้อยกว่าลำดับถัดไป 1 คือ การค้นหาแบบพอดีเป๊ะ (Exact match) โดยหากไม่พบจะคืนค่าเป็นลำดับที่ค่ามากกว่าลำดับถัดไป 2 คือ การค้นหาแบบระบุสัญลักษณ์ได้ (Wildcard match) ได้แก่ *, ? และ ~ [search_mode] คือ กำหนดค่าโหมดของการค้นหา โดยมีรูปแบบด้วยกัน 2 ลักษณะ คือ 1 คือ ทำการค้นหาตั้งแต่บนไปล่าง , -1 คือ ทำการค้นหาตั้งแต่ล่างขึ้นบน 2 คือ ค้นหาแบบ Binary Search แบบ Ascending (ค่าที่หา ต้องเรียงจาก น้อยไปมาก) -2 คือ ค้นหาแบบ Binary Search แบบ Descending (ค่าที่หา ต้องเรียงจาก มากไปน้อย) ข้อดีของ XLOOKUP: *เมื่อเทียบกับ VLOOKUP - ทำงานได้เร็วกว่า และไฟล์มีขนาดเล็กกว่า - ค้นหาข้อมูลได้จากซ้ายไปขวา และ ขวาไปซ้าย - มีตัวเลือกเปิดปิดการใช้ wildcard character - แทนค่า #N/A ได้โดยไม่ต้องเขียนสูตรเพิ่ม - มีตัวเลือกในการคืนค่าใกล้เคียง ข้อเสียของ XLOOKUP: - ใช้ได้ในเวอร์ชั่น Excel 2021 ขึ้นไปเท่านั้น

38 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น INDIRECT : แปลงค่าในเซลล์ให้กลายเป็นเซลล์ที่อ้างอิงได้ Syntax :: =INDIRECT(REF_TEXT,P[A1]) ตัวอย่าง เมื่อใช้ร่วมกับสูตร RANBETWEEN เพื่อบวกตัวเลขตำแหน่งแบบสุ่มตั้งแต่ C1:C20 =SUM(INDIRECT(“C”&RANDBETWEEN(1,20):C20)) ฟังก์ชั่น INDEX : คืนค่าที่อยู่ในตาราง จากการระบุ แถว/คอลัมน์ Syntax :: =INDEX(ARRAY, ROW_NUM, [COLUMN_NUM]) Array คือ ชุดข้อมูลที่มีหลายๆค่าหรือหลายช่วงเซลล์ Row_num คือ เลขระบุตำแหน่งแถว Column_num คือ เลขระบุตำแหน่งคอลัมน์ ฟังก์ชั่น MATCH : คืนเลขลำดับตำแหน่ง ของค่าที่หา จากช่วงเซลล์ Syntax :: =MATCH(LOOKUP_VALUE, LOOKUP_ARRAY, [MATCH_TYPE]) Lookup_value คือ ค่าที่ต้องการนำไปเทียบเพื่อสืบค้น Lookup_array คือ ชุดข้อมูลแถวหรือคอลัมน์ ที่ต้องการคืนค่ามาแสดง Match_type คือ รูปแบบการค้นหาโดยมี 0 (สืบค้นแบบตรงกันเท่านั้น) ,1 (สืบค้นจากค่าที่หาจาก น้อยไปหามาก) และ -1 (สืบค้นจากค่าที่หามากไปหาน้อย) *การใช้ INDEX+MATCH นิยมใช้แทน VLOOKUP เนื่องจากมีข้อดีมากกว่า คือสามารถสืบค้นจากค่ามากไป หาน้อย, หาคืนค่าจากขวาไปซ้าย(ตามตัวอย่างภาพด้านล่าง) แล้วยังใช้ได้กับ Excel ทุกเวอร์ชั่นด้วย

39 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่นในกลุ่ม TEXT ฟังก์ชั่นในกลุ่มข้อความ (TEXT) มีสูตรต่างๆที่น่าสนใจดังนี้.. =LEFT, RIGHT เลือกและตัดข้อความจากทางซ้าย,ขวา เพื่อนำมาแสดง =LEN นับจำนวนของตัวอักษร ในช่องเซลล์ที่กำหนด =MID เลือกและตัดข้อความเอาเฉพาะตรงกลาง นำมาแสดง =FIND คืนค่าตำแหน่งของตัวอักษร จากตัวอักษรทั้งหมดในเซลล์นั้นๆ =EXACT เช็คค่า2เซลล์ว่าเป็นค่าที่ตรงกันหรือไม่ คืน TRUE,FALSE =TEXT กำหนดการแสดงผล custom format ให้กับเซลล์ =SUBSTITUDE หาตัวอักษร และแทนที่ตัวอักษรใหม่ ลงในค่าเซลล์นั้น =VALUE แปลงตัวเลขที่เก็บในรูปแบบตัวอักษร ให้เป็นตัวเลข =TRIM ตัดตัวอักษรเว้นวรรค ตำแหน่งข้างหน้า และข้างหลังทั้งหมด โดยถ้าเป็นตำแหน่งตัวอักษรตรงกลางระหว่างคำจะเหลือไว้ 1 ตัวอักษรเช่น “ นาย อุดม “ จะได้เป็น “นาย อุดม” * สูตรในกลุ่มนี้เมื่อตัดหรือแทรก หรือแบ่งใดๆ ผลลัพธ์ที่ได้จะเก็บในรูปแบบของ ตัวอักษร TEXT, ใน กรณีที่ได้ตัวเลขและต้องการนำไปคำนวณ ให้ใช้การแปลงเป็นตัวเลขจริงๆด้วยสูตร =VALUE()

40 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น LEFT,RIGHT : เลือกและตัดข้อความจากทางซ้าย,ขวา เพื่อนำมาแสดง Syntax :: =LEFT(TEXT,[NUM_CHARS]) Text คือ เซลล์หรือตัวอักษรใดๆ Num_chars คือ จำนวนตัวอักษรที่ต้องการนำมาแสดง ฟังก์ชั่น MID : เลือกและตัดข้อความเอาเฉพาะตรงกลาง นำมาแสดง Syntax :: =MID(TEXT,START_NUM,[NUM_CHARS]) Text คือ เซลล์หรือตัวอักษรใดๆ Start_num คือ ตำแหน่งตัวอักษรเริ่มต้นที่ต้องการ นำมาแสดง Num_chars คือ จำนวนตัวอักษรที่ต้องการนำมาแสดง ฟังก์ชั่น FIND : คืนค่าเลขลำดับตำแหน่งของตัวอักษร จากตัวอักษรทั้งหมดในเซลล์นั้นๆ Syntax :: = FIND(FIND_TEXT, WITHIN_TEXT, [START_NUM]) FIND_TEXT คือ เซลล์หรือตัวอักษรใดๆ WITHIN_TEXT คือ ตัวอักษรหรือคำใดๆ ที่ต้องการสืบค้น START_NUM คือ ตำแหน่งเริ่มต้น ที่จะไล่หาค่าที่สืบค้น จากซ้ายไปขวา *การหาด้วย FIND ต้องตรงตามตัวพิมพ์ใหญ่-เล็กและไม่อนุญาตให้ใช้อักขระตัวแทน หรือสามารถ ใช้ฟังก์ชั่น =SEARCH() มาแทนได้ ฟังก์ชั่น SUBSTITUDE : หาตัวอักษร และแทนที่ตัวอักษรใหม่ ลงในค่าเซลล์นั้น Syntax :: = SUBSTITUTE(TEXT, OLD_TEXT, NEW_TEXT, [INSTANCE_NUM]) Text คือ เซลล์หรือตัวอักษรใดๆ Old_Text คือ ค่าเดิมก่อนการแทนที่ New_Num คือ ค่าใหม่ที่ต้องการแทนที่ Instance_Num คือ ตำแหน่งที่ต้องการแทนที่ค่า ในกรณีที่มีหลายค่าจะแทนที่ * มีฟังก์ชั่นที่คล้ายกันคือ =REPLACE()

41 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่นในกลุ่ม DATE&TIME ฟังก์ชั่นในกลุ่มวันที่และเวลา (Date & Time) มีสูตรต่างๆที่น่าสนใจดังนี้.. =YEAR,MONTH,DAY แยกข้อมูลที่เก็บในรูปแบบวันที่ ออกมาเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม =DATE คืนค่า จำนวนเต็ม กลับมาแสดงเป็นรูปแบบวันที่ =TODAY, =NOW แสดงวันที่ปัจจุบัน และวันที่+เวลาปัจจุบัน สูตรนี้ถือเป็นสูตรในกลุ่ม Volatile Function กล่าวคือ เป็น ฟังก์ชันที่คำนวณใหม่ทุกครั้งที่เกิดการเปลี่ยนแปลง แม้การ เปลี่ยนแปลงนั้นจะไม่เกี่ยวกับเซลล์ที่เขียนสูตรเลยก็ตาม =HOUR,MINUTE,SECOND แยกข้อมูลที่เก็บในรูปแบบเวลา ออกมาเป็นตัวเลขจำนวนเต็ม =TIME คืนค่า จำนวนเต็ม กลับมาแสดงเป็นรูปแบบเวลา =WORKDAY =WORKDAY.INTL หาว่าเมื่อใส่จำนวนวันทำงานไปแล้วกี่วัน วันสุดท้ายจะเป็นวันที่ เท่าไหร่ โดยกำหนดวันหยุดได้ =NETWORKDAY =NETWORKDAY.INTL หาว่าเมื่อใส่วันที่เริ่มต้นทำงาน และวันที่สิ้นสุดทำงาน จะเป็น จำนวนวันทำงานทั้งหมดกี่วัน โดยกำหนดวันหยุดได้ =EOMONTH คืนวันที่สุดท้ายในเดือนนั้นๆ มาแสดง =WEEKDAY คืนตัวเลขลำดับ วันที่ในรอบสัปดาห์ จากวันที่ ที่หา =DAYS360 หาจำนวนความต่างของ 2วันที่ โดยคืนค่าใน1ปีจะมี 360วัน =DATEDIF*** คํานวณจํานวนวัน เดือน หรือปีระหว่างวันที่สองวัน โดยมี ตัวเลือกการดึงตัวเลข ได้หลากหลาย

42 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com

43 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com ฟังก์ชั่น DATEDIF : คํานวณจํานวนวัน เดือน หรือปีระหว่างวันที่สองวัน Syntax :: = DATEDIF(START_DATE,END_DATE,UNIT) Text คือ เซลล์หรือตัวอักษรใดๆ Start_date คือ วันที่เริ่มต้น , End_date คือ วันที่สุดท้าย Unit คือ ชนิดของข้อมูลที่คุณต้องการส่งกลับ โดย: "Y" จำนวนปีแบบเต็มในช่วงเวลา "M" จำนวนเดือนแบบเต็มในช่วงเวลา "D" จำนวนวันในช่วงเวลา "MD" ผลต่างระหว่างจำนวนวันใน start_date และ end_date โดยไม่สนใจ เดือนและปีของวันที่ทั้งสองวัน สิ่งสำคัญ: เราไม่แนะนำให้ใช้อาร์กิวเมนต์ “MD” เนื่องจากที่ข้อจำกัด ที่ทราบแล้ว ดูส่วนปัญหาที่ทราบแล้วทางด้านล่าง "YM" ความแตกต่างระหว่างเดือนใน start_date end_date วันและปีของ วันที่จะถูกละเว้น "YD" ผลต่างระหว่างจำนวนวันของ start_date และ end_date โดยไม่สนใจ ปีของวันที่ทั้งสองวัน *** ฟังก์ชันนี้อาจคํานวณผลลัพธ์ที่ไม่ถูกต้องภายใต้สถานการณ์บางอย่าง ปัญหาที่ทราบแล้ว :: อาร์กิวเมนต์ "MD" อาจทำให้ผลลัพธ์เป็นจำนวนติดลบ ค่าศูนย์ หรือผลลัพธ์ที่ไม่ แม่นยำ ถ้าคุณพยายามคำนวณวันที่เหลือหลังจากเดือนที่เสร็จสมบูรณ์ล่าสุด *สามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมใน เว็บไซด์ของ Microsoft ได้

44 ศูนย์อบรมคอมพิวเตอร์ TrainzIT: https://trainzit.com คีย์ลัดแนะนำ ใน Excel ที่ช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วขึ้น Ctrl+ PageUp สลับแผ่นงาน (Worksheet) จากไปทางซ้าย Ctrl+ PageDown สลับแผ่นงาน (Worksheet) จากไปทางขวา Ctrl + Shift + & ตีเส้นขอบตารางที่เลือก Ctrl + Shift + - ลบเส้นขอบตารางที่เลือก Ctrl + ; ใส่วัน/เดือน/ปี ปัจจุบัน ใน Cell ที่เลือก Ctrl + Shift + ; ใส่เวลาปัจจุบัน ใน Cell ที่เลือก Ctrl + E คำสั่งคีย์ลัดของ เครื่องมือ Flash fill Ctrl+ F หรือ H คำสั่ง Find & Replace Alt + Enter ตัดคำในช่อง Cell ให้ขึ้นบรรทัดใหม่ Alt + = ใส่สูตรหาผลรวมตัวเลข =SUM Ctrl + Alt + V เปิดเมนูวางแบบพิเศษ Paste Special Ctrl + P เข้าสู่หน้าจอ การสั่งพิมพ์ F3 วางชื่อช่วงเซลล์ที่ตั้งชื่อไว้จาก Name Manager F4 ล๊อก Cell ที่เลือกด้วย $ F5 คำสั่ง Go To สามารถเข้าใช้ Go to Special เพื่อเลือกช่วง เซลล์แบบพิเศษได้ด้วย F9 แปลงข้อมูลใน Cell ให้เป็น Value Windows+; เรียกคีย์บอร์ดของ Emoticon ของระบบไมโครซอฟต์ขึ้นมา ใช้งาน เช่น