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ESCUELA DE ADMINISTRACIÓN Y NEGOCIOS

Informes de Gestión en Word – Aspectos Relevantes

Al momento de realizar un Informe de Gestión, siempre debes tener en cuenta que quién lo lee,
sea quien sea, espera de ese informe, sobre todo, claridad: claridad de ideas, claridad de análisis,
claridad expositiva y consecuencias de lo analizado, bien en forma de decisiones sugeridas o a
través de reflexiones. Claridad, claridad, claridad. Mejor un Informe espartano y claro, que bonito,
farragoso, difuso y confuso.

Cuando realizas un Informe de Gestión en Word, en lugar de Power Point o Excel, debes tener en
cuenta que la persona que lo recibe entenderá que en este Informe deberá leer más que observar,
por lo que su contenido deberá ir en ese sentido. Esto significa que en Word se puede hacer un
documento altamente explicativo, cargado de argumentos y defensa de los mismos y, también,
incluir en él los gráficos generados en Excel a través de datos numéricos.

La pregunta que habitualmente nos realizamos al momento de insertar un gráfico en un
Documento Word, sobre todo en un Informe de Gestión es ¿Dónde lo insertamos?, bueno, lo
importante es la estructura del Informe, y que el lugar donde se inserte el gráfico responda a esa
estructura.

Word y la Estructura del Informe de Gestión.

Lo primero que debes saber es que el procesador de Texto Word es sumamente amigable al
momento de generar Informes de Gestión y de respetar una estructura prolija del mismo. Más allá
de la posibilidad de insertar Encabezados y Pies de Página, Números de Página, Portadas o Tablas,
este sistema también entrega acceso a otras herramientas que te pueden ayudar a mantener un
orden y sobre todo a no caer en pequeños errores que pueden generar una mala impresión en la
persona que estará leyendo tu informe.

Una de las principales herramientas de este procesador de texto tiene que ver con la posibilidad
de insertar un Índice, herramienta que encuentras en la lengüeta “Referencias”, y posteriormente
“Insertar índice”. Al insertar esta herramienta encontrarás una serie de opciones que te ayudarán
a sacarle el mayor provecho, incluyendo el estilo en que quieres que aparezca, y si deseas dejar
vinculados los títulos al número de página. Esta opción no sólo te ayudará a estar completamente
seguro de que los números de página son los correctos, sino que también te permitirá estructurar
y ordenar tu Informe de Gestión sin caer en mayores errores.

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El Índice también lo puedes realizar utilizando una Tabla de Contenidos, la cual también está
disponible en la lengüeta “Referencias”, esta Tabla de Contenidos es de más sencilla utilización y
puedes agregar un sinnúmero de contenidos, actualizando la Tabla cada vez que agregues más
texto, o imágenes, y actualizando automáticamente el número de página en el cual está cada
contenido. La Tabla de Contenidos también le permitirá al lector hacer “Click” sobre el título del
capítulo y que el procesador de texto lo lleve directamente al párrafo asociado al título, sin
necesidad de buscarlo manualmente.

Otro tema muy importante es como insertar los Gráficos dentro de los Informes de Gestión en
Word; bien, definitivamente insertarlos como Imagen es la mejor opción, simplemente cópialos y
al momento de pegarlos en tu archivo Word hazlo utilizando la herramienta “Pegado Especial” y
allí seleccionas pegarlo como imagen. Una vez que hayas hecho esto, una de las opciones más
interesantes es agregar un Título a la Imagen del Gráfico, esto lo puedes hacer ingresando a la
Lengüeta “Referencias” y posteriormente seleccionando la opción “Insertar Título”, allí podrás
colocar el nombre que corresponda al gráfico que acabas de pegar. También en esa misma
lengüeta podrás organizar una Tabla de Ilustraciones, de forma de que si tienes pegados muchos
gráficos en tu Informe de Gestión, nunca pierdas el correlativo de imágenes que aparecen a lo
largo del Informe.

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Las notas al pie también son una herramienta muy interesante, sobre todo cuando quieres agregar
alguna información que si bien es adicional, tiene un valor muy importante y es aclaratoria del
texto principal. También las notas al pie sirven mucho para indicar las Fuentes desde donde se
obtuvo una información, esto se utiliza mucho en los Informes de Gestión cuando estamos
comparándonos contra alguna medición o estándar que externo a la empresa, entonces, por
ejemplo, solemos agregar una Nota al Pie que indica “Este dato es de acuerdo al informado por el
INE en su informe de precios del mes de Marzo de 2015”, y de esa forma dejamos claro con una
nota al pie cual es la fuente de información desde donde obtuvimos el dato.